1. No category

Vår ref.:
14/2207-26
Internt notat
Kommunestyrevedtak 11/15, 19. februar 2015, «Evaluering av organisasjonen i
Lunner kommune»
«Saken tas til orientering med følgende merknader: - Rådmannen bes vurdere om
Voksenopplæringen skal innplasseres organisasjonsmessig på linje med de andre skolene»
Prosess for vurderingen:
1) Rådmannen lager et notat som redegjør for vurdering Voksenopplæringens
innplassering i organisasjonen.
2) Notatet sendes ut til berørte ledere, tillitsvalgte og hovedtillitsvalgte, med
tilstrekkelig tid til interne prosesser før dialogmøtet.
3) Det gjennomføres et dialogmøte mellom rådmannsnivået, berørte ledere og
tillitsvalgtapparatet, med bakgrunn i dette notatet.
4) Rådmannen konkluderer på hvor Voksenopplæringen skal innplasseres, og
orienterer deretter berørte parter om dette, samt kommunestyret.
Fremdrift/ Dato
Uke 12
Uke 13
Uke 14
Uke 15
PÅSKE
Notat sendes ut
16/3
Tid til interne møter,
vurderinger
Dialogmøte
7/4
Rådmannen
konkluderer
8/4
Notatet bygger på dokumentet Evaluering av organisasjonen i Lunner kommune, og er
gjort med henblikk på Voksenopplæringens plassering i organisasjonen før 1. mars
Side 1 av 16
2015. Den drøfter rådmannens ledergruppes vurderinger som ble gjort i forbindelse
med sluttføringen av OU-prosessen.
Vurdering av Voksenopplæringen i forhold til tjenesteutøvelse, utvikling, styring
og medarbeiderskap
Tjenesteutøvelse
Styrker
Svakheter
- Dagens organisering har tjenesteleder
som har kompetanse innen feltet
Voksenopplæring. Det delegerte ansvaret
gir gode tjenester og god
ressursutnyttelse.
- Mangelfull koordinering mellom
tjenestene bidrar til at brukerne ikke
mottar så godt koordinerte tjenester som
ønskelig
- Ansvarliggjøringen av tjenesteleder gir
muligheter for rask og effektiv tilpasning
av driften
- Det er kort vei fra brukerne av
Voksenopplæringen til den ansvarliggjorte
tjenesteleder
- Manglende måloppnåelse på egne mål og
strategier
- Stort ressursuttak av ledere til
heldagssamlinger, og kan påvirke
tjenesteutøvelsen for lederen
Utvikling
Styrker
Svakheter
- Kommunen har samlet den strategiske
fagutviklingen i en egen enhet PUF, som
gjør at disse ikke så lett blir slukt av
driftsoppgaver på tjenestestedene
- Det finnes ingen egen strategisk rådgiver
på feltet Voksenopplæringen
- Rektor deltar på skoleledermøter når
temaene er relevante
- Rektor har kompetanse på fagområdet
og står tett på medarbeiderne og har god
innsikt i utfordringene som disse står i.
Dette gir rektoren mulighet for å påvirke
utviklingen i en ønsket retning.
- En flat struktur og stor delegering ut i
organisasjonen gjør det problematisk for
helhetstenkningen for kommunen
- Kommunen går glipp av gode muligheter
når det jobbes lite på tvers og
samhandlingsarenaer mangler
- Tett kontakt mellom rådmannen og
rektor bidrar til fokus på
kommunedelplanene etc. K-sjef har god
innsikt i hva som skjer på
Side 2 av 16
Voksenopplæringen.
Styring
Styrker
Svakheter
- Rektor har rådmanns myndighet
delegert med fullt ansvar for økonomi,
personal, organisering og økonomi. Det gir
rektor handlingsrom for god styring og
drift
- Mange enheter med delegert myndighet
fra rådmannen kan medføre at enkelte
tjenesteledere treffer beslutninger uten å
ta tilstrekkelig hensyn til kommunen i sin
helhet
- Denne delegering gjør rektorstillingen
attraktiv og spennende
- Forskjell hos tjenesteledere ifht bruk og
mulighet for prioritering av tid til styring
- Delegert myndighet gir raske
beslutninger som kan være til det beste
for medarbeiderne og brukerne
- To tjenesteledere innen samme
fagområde, Flyktningtjenesten og
Voksenopplæringen , rapporterer til to
ulike K-sjefer. Dette gir en skjevhet i
mulighet til koordinering og
informasjonsflyt
- Målkart og lederprat gir god styring og
informasjon mellom K-sjef og rektor. Ksjef for VO har også ansvar for
kommunedelplan Oppvekst som er VOs
kommunedelplan
- For mange ledere på ledersamlingene
gjør dette til et lite effektivt organ, for
fungerer som arena for informasjon og
ikke for å forandre beslutninger
-Det er uklare beslutninger og
ansvarsområder mellom stab/støtte og
Voksenopplæringen. Dette merkes spesielt
innen IKT-området.
Medarbeiderskap
Styrker
Svakheter
- Dagens ledersamling består av både
tjenesteledere, avdelingsleder og
tillitsvalgte, som bidrar til større grad av
innsikt og forståelse for helheten i
kommunen
- Det har tatt tid og vært tildels vanskelig å
forankre medarbeiderskap og lean i VO
- Det er vanskelig å holde fokus på
medarbeiderskap når hovedfokus ligger
Side 3 av 16
- Rektor har nærhet til medarbeiderne og
kan fremme medarbeiderskapet på en
effektiv måte
på nedskjæringer og omstilling
Hvordan skal vi lykkes i en ny organisasjon?
Teksten i kursiv er sammendrag fra evalueringsdokumentet.
Teksten uten kursiv er rådmannens vurderinger.
Strategisk utviklingsarbeid
For å lykkes med arbeidet kreves det kompetanse, ressurser og prioritering. Man må skape
robuste fagmiljøer, slik at det blir enklere å prioritere utviklingsarbeidet. Det må skapes
arenaer både horisontalt og vertikalt for å sikre tverrfaglighet.
Flyktningtjenesten og Voksenopplæringen er interkommunale tjenester som er
gjensidig avhengig av hverandre og arbeider innenfor samme lovverk. Dagens
organisering med rapportering til ulike K-sjefer har vist seg å ikke være heldig med
tanke på strategisk utvikling og samhandling med Gran kommune. Det er derfor viktig at
den nye organisering ivaretar samhandlingen mellom disse tjenestene bedre enn i dag.
En stor utfordring er å legge til rette for bedre og mer helhetlig samhandling med NAV.
Grunnleggende støtte- og stabsfunksjoner til drift og ledelse
En felles stab- og støttefunksjon vil gi en mer koordinert og helhetlig tjeneste for
tjenestelederne.
Denne organiseringen påvirker ikke hvordan Voksenopplæringen vil være innplassering
i organisasjonen.
Kobling mellom linjeansvar, strategisk utviklingsarbeid og fagutvikling for øvrig
Strategisk utviklingsarbeid er hovedsakelig i dag lagt til PUF. Tjenestelederne har ansvar
for fagutviklingen i avdelingene og linjeansvaret for implementering av overordnede
strategier og mål. I en ny organisasjon må vi finnes delingsarenaer, kultur for å utnytte og
utvikle kompetanse med ledere som har eierskap til utviklingsaktiviteter og sørger for å
dra sammen fagmiljøer og utnytte tverrfaglighet.
Kommunens skolefaglige rådgiver har vært knyttet til kvalitetsutviklingen for
grunnskolen, 6-16 år, og har i liten grad vært involvert i utviklingsarbeid hos
Voksenopplæringen. Rektor deltar på skoleledersamlinger med de andre rektorene hvor
Side 4 av 16
det finnes en arena for kvalitetsutviklingsarbeid i skolen. Voksenopplæringen har
ansvar for tjenester etter Opplæringslova § 4A, Opplæring spesielt organisert for
vaksne.
Tverrfaglig flyktningforum har vært et forum for informasjonsutvikling og har i liten
grad satt strategisk utviklingsarbeid på dagsordenen. Det er nødvendig å samle det
strategiske utviklingsarbeidet innen fagområdet i kommunen, og dermed få en klarere
og tydeligere stemme inn i den strategiske ledergruppen.
Styring og ledelse- gjennom innsikt og oversikt
Bedre styringen gjennom innsikt i egne oppgaver samtidig med en forståelse for
kommunens behov som en helhet. Færre tjenesteleder vil gi bedre generalister og
vektlegge kulturelt samhold og felles verdier, og dermed motvirke subkulturer. Man får
større tjenesteder med mer tverrfaglig innsikt.
Det utpeker seg to områder som Voksenopplæringen vil kunne være en naturlig del av,
skoleområdet og et nytt Oppvekst- og integreringsområde. I begge områder finnes det
felles utfordringer. For skoleområdet er det utfordringer innen det pedagogiske- og
faglige feltet. For Oppvekst- og integrering er det utfordringer innen tiltak for svake
elever, samarbeid med PPT, tiltak for elever som ikke kommer seg i ut i arbeid eller i
videre utdanning, samarbeid med NAV og Flyktningtjenesten. Innen Oppvekstfeltet
finnes også helsestasjons- og barnevernstjenesten som er viktige støttespillere for
spesielt Flyktningtjenesten.
Delegering og ansvar i ulike lederroller
Rådmannens myndighet er delegert helt ut i organisasjonen. De ulike lederroller avgjør
ansvar og myndighet. En modell med færre tjenesteledere og større områder gir større
ansvar til tjenestelederne. Styrken i delegert ansvar og myndighet videreføres. Nivået
under tjenesteleder vris på tjenesteyting. For de fleste endres ikke delegert ansvar og
myndighet.
Delegering og ansvar til rektor vil ikke endres vesentlig uansett innplassering i ny
organisasjon.
Grensesnittet mellom tjenesteyting og brukere
Tildeling av tjenester til riktig nivå og til riktig tid. Aktuelt for tildeling av tjenester innen
kommunehelsetjenesteloven.
Organiseringen av disse tjenestene påvirker ikke innplasseringen av VO.
Side 5 av 16
Arenaer og deltakere
Det må bygges gode relasjoner mellom alle nivåer i organisasjonen. Arenaer er
møteplasser for ledelse, kunnskapsdeling og samhandling. Rådmannens ledergruppe,
strategisk ledergruppe, lederkonferanse, fagarenaer, andre faste arenaer.
Uansett innplassering må VO finne sine nødvendige arenaer for ledelse,
kunnskapsdeling og samhandling.
Tverrfaglighet og samhandling på tvers i organisasjonen
For å lykkes må man organiseres seg slik at driften «flyter», samtidig legge til rette for
tverrfaglighet og samhandling. Det må finnes samarbeidsformer, uavhengig av enhet, på
tvers av områdene og enhetene, særlig for «spesielle saker». Tydeligere eierskap til ulike
fagområder og tjenester muliggjør dette.
Samhandling mellom Voksenopplæringen og Flyktningtjenesten er kritisk viktig for å
lykkes med rettighetene og pliktene som følger av Introduksjonsloven, og for gi
brukerne en best mulig tjeneste. En slik samhandling vil man kunne legge bedre til rette
for når tjenestene er organisert i samme tjenesteområde.
Dynamikk – kraft til endring
En organisasjon må ha kraft og kapasitet til endre seg, uavhengig om endringer kommer
av interne eller eksterne forhold. En ny organisasjonsmodell må frigjøre kapasitet hos
ledelsen fra drift til å lykkes med gjennomføring av endringer. Færre ledere og tydelig
strategisk ledergruppe sikrer bedre tverrfaglighet og kapasitet hos tjenestelederne.
Det må finnes et overordnet ledelsesnivå over Voksenopplæring og Flyktningtjenesten
som kan inneha denne kraften, og har kapasitet til å se helheten i kommunen og
samtidig ivareta integreringsperspektivet i kommunen.
Implementering av læring fra andre kommuner og jakt på bedre praksis
Kommunen må hele tiden lære av andre kommuner og søke etter bedre praksis. Ny
kunnskap må utvikles spres og anvendes. Det forventes at det finnes arenaer for
kompetansedeling og erfaringsutveksling, og at dette ikke skjer tilfeldig. Større
tjenesteområder gir tjenesteleder og fagmiljøene muligheter for enklere å implementere
erfaringer og forbedringer.
Voksenopplæringen og Flyktningtjenesten har ikke deltatt på læringsreiser
sommeren/høsten 2014, og har derfor ikke gjort samme erfaring som man finner i
helse- og omsorgsområdene. Slik læring er forventet i tiden fremover.
Side 6 av 16
Dagens organisering
Mulighetsrommet innen dagens organisering er også vurdert. Det er mulig å forbedre noen
av svakhetene som er påpekt uten å gjøre vesentlige endringer av organisasjonen. På en
relativt enkel måte vil vi kunne gjennomføre de «opplagte» justeringene for å fjerne
dagens hindringer. Slike justeringer vil ikke legge til rette for utvikling innenfor det
mulighetsrommet som er beskrevet i ny organisering.
Rådmannens ledergruppes vurderinger
Voksenopplæringen og Flyktningtjenesten legges innenfor samme tjenesteområde, på
grunn av det tette samarbeidet mellom tjenestene. Dette samarbeidet er en viktig
forutsetning for at innbyggere som mottar tjenester etter Introduksjonsloven får et så
godt tilbud som mulig. Det er ikke aktuelt å legge Voksenopplæring alene som et eget
tjenestested.
Det er vurdert to mulig innplasseringer:
 Eget tjenesteområde for Integrering, hvor Voksenopplæringen legges under
Flyktningtjenesten
 Voksenopplæringen legges til Oppvekst, sammen med Flyktningtjenesten
Det har vært en målsetting med OU-prosessen å redusere antall tjenesteledere, for å
skape bedre muligheter for strategisk utvikling.
Rådmannens ledergruppe landet på at en plassering inn i et nytt tjenesteområde
Oppvekst og Integrering vil gi bedre tverrfaglig muligheter for arbeidet innen
Integreringsområdet, og er det som blir foretrukket. Dette er også en innplassering som
er ønsket av tjenestelederne for Flyktningtjenesten og Voksenopplæringen.
Høringsuttalelser
Vedlagt følger de høringsuttalelsene som kom inn i forbindelse med OU-prosessen og
som direkte gjelder innplassering av Voksenopplæringen og/eller Flyktningtjenesten.
Høringsuttalelsene ble vurdert nøye i arbeidet med å innplassere Voksenopplæringen i
organisasjonen, og det er viktig at alle parter er godt kjent med innholdet i disse
uttalelsene.
Side 7 av 16
Side 8 av 16
Side 9 av 16
Side 10 av 16
Side 11 av 16
Side 12 av 16
Side 13 av 16
Side 14 av 16
Gran og Lunner voksenopplæring
-
Ny start, nye muligheter!
Kommentarer fra Voksenopplæringen og Flyktningtjenesten til foreslåtte
endringer i OU-prosessen, presentert for oss 19.11.2014
Styrker ved dagens ordning





Sterke fagmiljøer, høy anseelse i miljøene (IMDi, Vox, Udir)
To likestilte tjenester
Høy fagkompetanse hos ansatte
Tett og godt samarbeid mellom tjenestene
Vo har et godt samarbeid med andre rektorer og skolefaglig rådgiver, møter fast i
Skoleledermøtene
 Flyktningforum er en felles arena
 VO-Fly jobber tett sammen i utviklingsarbeid, f.eks nå prosjekt for å få et mer
yrkesrettet introprogram for å bedre kvalifisere deltakerne.

Svakheter ved dagens ordning:
 Vo – Fly har samme brukere, samme lovverk (introloven) og får tilsyn (FM) på
samme områder, men er likevel delt
 Tjenestelederne rapporterer til ulike kommunalsjefer – informasjonsflyten er
ikke optimal
 Tjenestene er ikke lenger samlokaliserte (som i 2013, i Roalinna)
 Bare ca. 10 % av sakene i skoleledermøtene angår voksenopplæringen - lite
effektiv tidsbruk
 Få saker meldes til flyktningforum - blir informasjonsutveksling, ikke samarbeid
 Vo- Fly savner samarbeid med Nav, ppt, psykisk helse m.fl. – dette er kommunale
tjenester som har mye med våre brukere å gjøre
Side 15 av 16
Mulige løsninger
Tjenestene får samme kommunalsjef/ass.rådmann, evt. tjenesteleder ved at:
1) Vo flytter over til området «oppvekst»
Det er ikke trolig at alle saker i FO vil angå Vo, men nærhetene til Fly blir sikret. Nav
vurderes i OU- prosessen også å evt. legges til Oppvekst.
Det er viktig at rektor for Vo får møte i skoleledermøtene når det er saker som angår
voksenopplæringen også, slik som skoleutvikling, vurdering, eksamen i grunnskolen
m.fl.
Voksenopplæringen er også skole! Men en annerledes skole.
Vo ser ikke for seg at en skoleleder som møter i rådmannens ledergruppe skal greie å
ivareta Vo’s behov og særpreg på en tilfredsstillende måte. Til det er innhold, lovverk og
målgruppe for forskjellig hos oss og de andre skolene (jf. skolefaglig rådgiver som ikke
har ansvar for introloven).
2) Fly flytter over til området «skole»
For Fly er det ikke aktuelt dersom man velger løsningen der en av rektorene får noe
ekstra lederressurs for å være tjenesteleder på området, samtidig som vedkommende er
rektor på sin skole.
Fly ser heller ikke for seg at en ny skoleleder vil ivareta alle aspekt ved tjenesten og
opplæring under introduksjonsloven på like god måte som opplæring under
opplæringsloven. Likevel kan Fly tenke seg å «flytte» over til skolegruppa, hvis dagens
skolefaglig rådgiver blir skoleleder/ tar på seg å møte i RLG. Dette er fordi samarbeidet
fungerer tilfredsstillende i dag: informasjonsflyten til/fra og samarbeidet med Vo/Fly til
skolerådgiver/skoleleder vil kunne fungere tilfredsstillende også i framtida.
Vo og Fly ønsker at området vi legges under får tilføyd ordet «integrering» til navnet, og
at vi fortrinnsvis legges under «Oppvekst og integrering».
S. Vibeche Holte
Ingvill Alisøy-Gjerløw
Tjenesteleder voksenopplæring
tjenesteleder flyktningtjenesten
Side 16 av 16