Partnerforum 01.09.15
Innovasjon i anskaffelser
Hege Brinchmann
Seksjonssjef anskaffelsesseksjonen
Hvordan er NAV organisert?
Arbeids- og velferdsdirektoratet
Tjenestelinjen
Partnerskap
med
428 kommuner
Ytelseslinjen
Økonomilinjen
NAV Fylke
NAV Forvaltning
NAV Innkreving
NAV-kontor
i kommuner
og bydeler
NAV Pensjon
NAV Økonomi
pensjon
NAV Kontroll
NAV Kontaktsenter
NAV Klageinstans
NAV Hjelpemidler
NAV Internasjonalt
NAV, 01.09.2015
Anskaffelsesseksjonen
NAV Økonomi
stønad
NAV Økonomitjeneste
Side 2
Anskaffelsesseksjonen
39 medarbeidere
Drift
Hjelpemidler
Arbeidsrettede
tjenester
Forretningsjuridisk
10,4 mrd årlig
anskaffelsesvolum
Policy, retningslinjer og rutiner for anskaffelsesprosessen
NAV, 01.09.2015
Side 3
Totalt anskaffelsesvolum i NAV
Forbruk hovedkategorier 2014
Drift
Hjelpemidler
13 %
Forbruk hjelpemidler 2014 (MNOK)
Brystprotese
6
Førerhund
15
Hjelpemidler for mosjon og idrettsutstyr
27
Øvrige hjelpemidler
62
Forflytningshjelpemidler
39 %
134
Heiser, løfteplattformer og trappeheiser
167
Tjenester
48 %
194
Hjelpemidler til personlig pleie
227
Høreapparat
Totalt: 10 411 513 789
355
Hjelpemidler for komm. og info
514
Hjelpemidler boligtilpasning
518
Rullestoler
Totalt: 4 979 775 240
761
Bil
856
Ortopedi
1 129
0
NAV, 01.09.2015
Arbeidsrettede tiltak
200
400
600
800
1 000
1 200
Side 4
Brukere og leverandører - nøkkeltall
50
44,8
45
40
35
30
21,9
25
17,6
20
15
9,6
10
2,4
3,7
18-26 år
26-40 år
5
0
0-18 år
40-67 år
67-80 år
>80 år
Brukere 2014, aldersfordelt
135 575
behandlede søknader
om hjelpemidler
213
Sentrale
rammeavtaler
NAV, 01.09.2015
45 %
av brukerne er over 80 år
110
leverandører med
sentral rammeavtale
20
største leverandører
utgjør 56 %
Side 5
Innovasjon i anskaffelser ?
 Både innovasjon i
 Og anskaffelse av
anskaffelsesprosessen
innovasjon
 Ikke bare «nye produkter
 Men også «forbedrede
og tjenester»
produkter og tjenester»
 Hente ut potensiale
rutineanskaffelsene
Vurdere behov
Planlegge og
organisere
Dialog med
markedet
Gjennomføre
konkurransen
Implementere
og følge opp
Kilde: Difi
NAV, 01.09.2015
Side 6
NAV, 01.09.2015
Side 7
Organisering og prosessforbedring
Resultater
 Systematisk og enhetlig tilnærming til
Hjelpemidler og
tilrettelegging
anskaffelsesprosessen
- fageier
 Bedre rolle- og ansvarsfordeling
 Velfungerende anskaffelsesteam
Brukeranskaffelser
Leverandører
Utfordringer
- anskaffelser
- avtaler
Brukere
 Felles forankring i en stor
organisasjon
 Samme utfordring - ulik prioritering
Hjelpemiddelsentraler
- kompetansesenter
- behov og
formidling
NAV, 01.09.2015
Sentral
forsyningsenhet
- avrop og logistikk
Side 8
Fra «teknisk» kravspesifikasjon
Post
Beskrivelse
1
Dusj- og toalettstol med drivhjul – fast høyde,
setebredde til og med 45 cm.
2
Dusj- og toalettstol med drivhjul – fast høyde,
setebredde fra og med 46 cm
3
Dusj- og toalettstol med drivhjul – høyderegulerbar,
setebredde til og med 45 cm
4
Dusj- og toalettstol med drivhjul – høyderegulerbar,
setebredde fra og med 46 cm
5
Dusj- og toalettstol med drivhjul - delbar uten verktøy
Eksempel fra
hygiene
hjelpemidler
NAV, 01.09.2015
FØR:
 Poster inndelt etter tekniske
egenskaper
 164 poster
 Mange absolutte krav
En dusj-/toalettstol (091203) for voksne skal bestå av:
sete med toalettåpning
armlener eller sidebøyler
ryggstøtte
understell med låsbare hjul – gjelder for dusj – og toalettstoler med små
hjul for postene 4-10
benstøtter, avtagbare eller faste
feste for bøtte og/eller bekken
drivhjul – gjelder kun for dusj – og toalettstoler med drivhjul, postene 17-21
tilt manuell for postene 8 - 9
tilt elektrisk for postene 10
nakkestøtte - for dusj/toalettstoler med tilt for postene 8 - 16
veske til delbar dusj-/toalettstol - gjelder post 21
Tilbehør. Følgende tilbehør til dusj- og toalettstoler (091203) må tilbys:
bøtte
Side 9
Til «behovsbasert» kravspesifikasjon
Post 1: Toalettstol – u/hjul og m/høyderegulering, kategori 091203
Én vinner
Enkeltprodukt
A) Brukerne er typisk personer
som har behov for å gå på toalettet andre steder enn på baderommet
som har nedsatt eller ingen gangfunksjon
B) Krav til dokumentasjon for hvert hovedprodukt for:

Samsvarserklæring

Standard for tekniske hjelpemidler
Se punkt 2 for utdypende spesifisering av produkt- og dokumentasjonskrav.
C) Absolutte krav til produktets konfigurasjon:

Vanndrenerende konstruksjon

Sidebøyler/armlener

Ikke hjul

Ryggstøtte
D) Brukerne har behov for en toalettstol med følgende egenskaper:
1.
Enkel å rengjøre
2.
Gir god støtte under bruk
E) Tildelingskriteriet: Kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse vektes 55-65 %
Produktets grad av oppfyllelse av brukers behov angitt i felt D, med hovedfokus på,
men ikke begrenset til, følgende underkriterier:

Rengjøringsvennlighet (Brukerbehov 1)

Støtte under bruk (Brukerbehov 2)
F) Tildelingskriteriet: Totalkostnad vektes 35-45 %
Følgende elementer inngår i beregningen av totalkostnaden:

Pris hovedprodukt + enhetspris utprøving

Økonomiske konsekvenser av eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene
NÅ:
 Poster inndelt etter brukerbehov
 Færre poster - 46
 Færre absolutte krav
 Tettere kobling mellom:
– Brukere
– Behov
– Tildelingskriterier
 Mer treffsikre kravspesifikasjoner
NAV, 01.09.2015
Side 10
Behovsspesifisering
Resultater
 Åpen tilnærming – «morgendagens
produkter»
 Færre avviste produkter
 Mer treffsikre kravspesifikasjoner
Utfordringer
 Være åpen nok og konkret nok
 Uegnede produkter tilbys
 Samme produkt kan tilbys i flere
poster
NAV, 01.09.2015
Side 11
Dialog med markedet
Mulighetene for dialog med leverandørene våre er mange
Før kunngjøring:
• Veiledende kunngjøring
• Dialogmøter én-til-én
• Konkurransegrunnlag på høring
Etter kunngjøring:
• Tilbyderkonferanse
• Oppstartsmøte kontrakt
Kontraktsfasen:
• Årlige leverandørutviklingsdager
• Strukturert leverandøroppfølging
NAV, 01.09.2015
Side 12
Dialog med markedet
Resultater
 Leverandører involveres mer
 Transparent prosess
 Avdekke utfordringer og udekkede behov
 Bedre markedsforståelse
 Bedre forhold mellom NAV og leverandører
Utfordringer
 Stimulere leverandørene til
produktinnovasjon
– Folketrygden definerer hvilke produkter som
staten dekker
 Produktendringer i kontraktfase
NAV, 01.09.2015
Side 13
Innovasjonsstipendiater i NAV
 Ny forsøksordning fra Innovasjon Norge
 Stipendmidler offentlige virksomheter kan
bruke til konkrete innovasjonsformål
 Innovatører fra privat næringsliv jobber
med innovasjonsprosjekt i NAV
– Prosjekt 1: Produktkrav i
hjelpemiddelanskaffelser
– Prosjekt 2: Informasjonsdeling i
hjelpemiddelverdikjeden
NAV, 01.09.2015
Side 14
Suksesskritierier
Kvaliteten på tjenestene i NAV -
 Kompetanse
 Samarbeid
 Forankring
 Engasjert anskaffelsesteam
 Ta små steg av gangen
 Det er lov å gjøre feil
er avhengig av et godt anskaffelsesarbeid!
NAV, 01.09.2015
Side 15
Suksesskriterier
PLANLEGGING
KOMPETANSE
NAV, 01.09.2015
SAMARBEID
Side 16