Tjenesteanalyser - bedre grunnlag for planlegging og styring
Tjenesteanalyser -‐ bedre grunnlag for planlegging og styring NKF/KS Eiendomsne<verk -‐ en kvalitetssikrings-‐ og treningsarena. v/Jan Aarak, rådgiver, KS Gardermoen 22. september 2015 Det kommunale handlingsrommet 2907 skoler 615327 elever 6296 barnehager 287177 barn 428 kommune-‐ planer 510079 ansa<e Kilde: SSB (2013) Store summer, hvordan blir de brukt? • For mange kommuner representerer driSen av formålsbyggene opp mot 10 % og driSen av boligene 2 -‐ 8 % av omsetningen . • Uten driSsutgiSene Vl bygg i skole og pleie-‐ og omsorg representerer disse tjenestene noe over 20 % av omsetningen. • KOSTRA-‐tall for 2013 viste at kommunene disponerte 105 000 boliger. • Bru<o driSsutgiSer i 2013 e<er funksjon 265, var kr 5 301 763 000 og bru<o investeringsutgiSer Vl boligformål var på rundt 5 milliarder kroner. KS Effek:viseringsNe<verkene -‐ skal bidra Vl at kommunene får: • Bedre innsikt i egne tjenester og grunnlag for endring i ressursprioriteringer • Bedre beslutningsgrunnlag for poliVske prioriteringer og mål lokalt • Økt brukerfokus og brukermedvirkning Sammenheng mellom måling og handling Vilje til endring av egen praksis ! Effektivitet og kvalitet 2015 Fase I Målepunkt • Kartlegge og drøfte • Mål og tiltak 2016 Fase I 2015-16 Fase II Utviklingsarbeid Målepunkt 2016-17 Fase II Utviklingsarbeid • Kartlegge og drøfte • Mål og tiltak Tid KS Effek:viseringsNe<verk er: (NKF/KS Eff.ne, for Eiendoms-‐ og boligforvaltning) En faktabasert læringsarena • med blikk for kommunenes særtrekk, og med rom for fornyelse • som gir relevant og faktabasert styringsinformasjon for beslutninger og tjenesteutvikling • som :lfører organisasjonen kompetanse som forblir i kommunen De<e gjør vi! ü Kvalitetssikre grunnlagsdata/faktagrunnlag ü Dokumentere ü Analysere, sterke og svake sider – våre u]ordringer ü Bruke vår erfaring og vår fagkunnskap ü Bruke fakta og dokumentasjon ü Jobbe i grupper -‐ kommunevis og på tvers ü Finne overføringsverdi fra gode eksempler ü Finne løsninger som passer for oss ü Erfaringsutveksling, lære av andre ü Styrke innsikt og Vllit Vl egne kreSer Også små steg kan gå i rik:g retning! Tjenesteanalyse Et håndfast resultat av ne<verksdeltakelse • Kvalitetsanalyse • Ressursanalyse • Samlet vurdering av resultateffekVvitet • KS gir dere halvfabrikata: OverskriSer og figurer • Dere skriver inn egne vurderinger • Jobbes frem underveis i ne<verket Tjenesteanalyse Formål • Dokumentasjon på ressursbruk og resultat, Delta med trygghet og vurdering av resultateffekVvitet tyngde i de viktige • Definere u]ordringer, se<e mål, prioritere Vltak diskusjonene" • Grunnlag for beslutninger og planlegging Hvorfor bør kommunene selv utarbeide tjenesteanalyse? • Beholder og bygger kompetanse i kommunen • Meningsfylt – læring og utvikling • Tjenesten beholder eierskap, leverer fakta og vurderinger NKF/KS Eiendoms og boligne<verk 2015 Mål og ambisjoner, Tjenesteanalysen • Tjenesteanalysen – et verktøy for dialog – Gjennom hele ne<verksløpet dokumenterer kommunene arbeidet som gjøres på samlingene i Tjenesteanalysen som sammenfa<er de vik-‐Cgste funn og konklusjoner om tjenesten. – Analysen skal peke på prioriterte forbedringsområder og legge opp Cl dialog med rådmann og de folkevalgte om fremCdens eiendoms-‐ og boligforvaltning. – NKF og KS bidrar og bistår kommunene i arbeidet med analysen. • Arbeid mellom samlinger – Arbeidet med effekCviseringsne<verk forutse<er at kommunene arbeider på egenhånd mellom samlingene. – Produktet av ne<verket blir at kommunene uKører Clstandskartlegging, bruker-‐ og medarbeiderundersøkelse og utarbeider en tjenesteanalyse som behandles poliCsk. – Denne analysen bør også inngå som grunnlag i annet planarbeid som budsje</Handlingsplan/akCvitetsplaner. Innledning" " Kvalitet" " Økonomi" Med-" arbeidere" Hvor står vi Hvor vil vi Resultat-" effektivitet" Hva vil vi forandre? Tjenesteanalyse - oppbygging" Konklusjoner! Forbedrings-" punkter" Innholdsfortegnelse 1. Innledning................................................................................................................ 3 1.1. Bakgrunn for analysen ......................................................................................... 3 1.2. Formålet med tjenesteprofilen .............................................................................. 3 1.3. Organisering av Eiendomsforvaltning ..................................................................... 3 1.4. Demografiske data og befolkning .......................................................................... 4 2. Ressursanalyse/Tjenesteanalyse ................................................................................. 4 2.1. Sammenligning av utvalgte indikatorer .................................................................. 4 2.2. Prioritering ......................................................................................................... 4 2.3. Dekningsgrad - Arealeffektivitet ............................................................................ 4 2.4. Produktivitet ...................................................................................................... 4 2.5. Investeringer - Avskrivninger ............................................................................... 4 3. Kvalitet .................................................................................................................... 4 3.1. Brukerundersøkelser – opplevd kvalitet: ................................................................ 4 3.2. Tilstandsvurdering .............................................................................................. 4 3.3. Universell utforming ............................................................................................ 5 3.4. ENØK / energi /klimaregnskap .............................................................................. 5 3.5. Brannforebyggende arbeid ................................................................................... 5 3.6. Avviksrapportering .............................................................................................. 5 4. Medarbeider ............................................................................................................. 5 4.1. Sykefravær / Nærvær.......................................................................................... 5 4.2. Medarbeidertilfredshet (medarbeiderundersøkelse) ................................................. 5 5. Oppsummering av analyse ......................................................................................... 5 5.1. Eiendomsnettverk og tjenesteanalyse .................................................................... 5 5.2. Utvikling av eiendom forvaltning, drift og vedlikehold og eiendomsutvikling ............... 5 6. Mål og forberingstiltak ............................................................................................... 5 6.1. Mål og tiltak ....................................................................................................... 5 6.2. God praksis ........................................................................................................ 5 NKF/KS Eiendoms og boligne<verk 2015 Mål og ambisjoner, tema på samlingene • Ressursbruk – Hva sier tallene om kommunenes eiendoms-‐ og boligforvaltning? – Med utgangspunkt i KOSTRA og annen styringsinformasjon ser vi på innhold, prio-‐riteringer og rammebeCngelser. Vi ser nærmere på handlingsrommet, og drøVer hvordan kommunen kan forvalte boligporteføljen best mulig. • Kvalitet i eiendoms-‐ og boligforvaltningen – Bruk av kvalitetsindikatorer og Clbakemeldinger fra brukere for å utvikle tjenestene. – Oppfølging av Clstands-‐, bruker-‐ og medarbeiderundersøkelsene, – hvordan kan kunnskap om kvalitet brukes Cl utvikling på tjenestenivå? • Resultateffek:vitet – – – – kobling av kunnskap om ressursbruk og kvalitet. Ny kunnskap brukes Cl å se<e nye mål og Cl å utvikle nye arbeidsmetoder. Fokus på utvikling og endringsarbeid i den enkelte kommune. Erfaringsdeling, ideer og inspirasjon Cl videreutvikling av tjenesten. Vurdering av resultateffek:vitet i egen virksomhet Det er for snevert å bare se på sammenhenger mellom nøkkeltall -‐ må også se på resultatet av det vi gjør – selve leveransen! Resultatbegrepet må omfa<e kvalitet – ikke kun vurderes ut ifra kostnadseffekVvitet ü Får vi ”gode nok” resultater i forhold Vl innsatsen? ü Hva er ”godt nok” for våre brukere? ü Hva er ”godt nok” for oss? ü RelaVvt begrep – ikke fast størrelse Vurdering av resultateffekVvitet i egen Har vi riktige tiltak?" Har vi avklart kvalitetsbegrepet?" virksomhet Det er for snevert å bare se på sammenhenger mellom nøkkeltall -‐ må også se Tilbyr vi tjenester til de brukerne " på r esultatet! Opplever medarbeiderne avklarte som har behov for tjenestene?" forventninger og handlingsrom?" Resultatbegrepet må også omfa<e kvalitet – ikke bare kostnadseffekVvitet ü Får vi det ”gode nok” resultater forhold Ligger bevisste politiske ivalg " Vl innsatsen? prioriteringene ü Hva ebak r ”godt nok” for våre " brukere? Hvordan opplever brukerne …eller har det bare blitt slik?" møtet med kommunen? " ü Hva er ”godt nok” for oss? ü RelaVvt begrep – ikke fast størrelse Arbeider vi rasjonelt og " utnytter ressursene godt?" Retter vi ressursene mot " de prioriterte målgruppene? " Har innbyggerne realistiske forventninger?" Er terskelen for å få tjeneste " for lav, for høy eller akkurat passe? " Styringsinformasjon i KS Effek:viseringsne<verk Indikatorer Forstå • Relevante • Datakvalitet • Innsikt i hva ulike indikatorer viser • Forstå tallene for egen kommune Formidle Anvende • Å kunne forklare • Agenda for dialog • Tjenesteutvikling • Styring Data-‐ og feilkilder Behov Ressurs-‐ innsats Deknings-‐ grad Tjenesteprofil Produk-‐ Vvitet Nø<erøy • Areal i m2 pr innbygger-‐på sni< ?– HOVEDDRIVER • Samla korr. bru<o driSsutgiSer pr m2 på sni< • Høyeste ne<o driSsutgiSer pr innbygger • Høyest andel av samla sum ne<o driSsutgiSer «RikVge» driSsutgiSer Vl forvaltning pr m2? • «For» LAV innsats på Vedlikehold pr m2 • Størst investeringer og avskrivninger pr m2 • «Høyeste» ElevVlfredshet ne<verket Tilstand på bygg? Areal = hovedkostnadsdriver? Tjenesteprofil for bolig -‐ 2014 Tilstand på bygg? StaVsVkk har allVd vært gode nyheter! Kunsten å fa<e seg i korthet… Ne<verk som arbeidsform Kommunens utviklingsarbeid Ne<verks-‐ samling • • • • Ne<verks-‐ samling Ønsket utby<e? Ne<verks-‐ samling Ne<verk er ikke kurs eller egenutvikling Dere jobber på og mellom samlinger Bevissthet på ønsket utby<e hele veien Relatere Vl egne u]ordringer og mål -‐ resultatene skapes av kommunen og i kommunen Avklarte mål? Kri/ske suksessfaktorer: Hva må vi lykkes med for å nå målene våre? Nøkkelen :l suksess! • Vær disiplinerte • Se< av Vd – planlegg akVviteter • Delta på samlinger – samme personer, fra • Fag og økonomi, tjeneste og «rådmannsnivå» – alle samlinger – fra start Vl slu< • Bruk fellesskapet og vær en bidragsyter Hva gir effekt av deltakelse i ne<verk? • Deltakelsen er forankret på rik:ge nivåer i kommunen – Ansvarliggjøring av de som skal gjennomføre – Bevisst vurdering av hvem som skal delta på samlingene • Kommunen sVller med nødvendig kompetanse og ressurser i ne<verket – Sikrer at oppgavene kan løses mellom samlingene Sjansene for å få effekt av deltakelsen øker når… • ne<verket er en del av en allerede igangsa< prosess • eller man har en konkret plan for det videre arbeidet Evaluering av Effne<, Rambøll 2014 Ly< Vl erfarne pellfolk…. Hva er ne<verksarbeid? • • • • • Ne<verket skal være en stø<e i eget arbeid – dere skaper resultatene selv Forsøk å ha med samme personer på alle samlinger konVnuitet skaper fremdriS og gir ne<verksbygging Gjensidig taushetsplikt i rommet – mulighet for åpenhet Den sosiale forpliktelse i ne<verket – engasjement og utby<e er gjensidig forsterkende Det er god investering å dele med andre Tjenesteanalyser -‐ bedre grunnlag for planlegging og styring • Meir fakta -‐ om det blir Vd! • Hvis ikkje, takk for meg! Eksempel på metode: Oppgave -‐ Situasjonsbeskrivelse • Gap analyse GAP-‐analyse En GAP-‐analyse er en situasjonsanalyse hvor man kan kartlegge avviket mellom den nåværende situasjonen og den ønskede situasjonen. Man kan dermed gripe inn og påvirke de<e gapet. Ulike interessegrupper vil ha ulike oppfatninger om hva som er situasjonen i dag og hvordan denne ønskes endret. Har vi re< person i re< bolig :l re< :d? 2014 • • • • • • • • -‐ -‐ Enkeltpersoner og familier med lav inntekt Flyktninger Flyktninger Personer med nedsa< funksjonsevne Behov for tilrettelagt bolig 5 % 21 % 16 % Eldre Psykiske lidelser Utviklingshemmede 5 % Rusmiddelmisbrukere Personer med rusavhengighet 7 o% g/eller psykiske lidelser Rusmiddelmisbrukere m ed Innsa<e i norske fengsler en psykisk lidelse 9 % 37 % Unge 18-‐25 år Andre problemer Antall bostedsløse stabilt; 6.250 personer (2012) Hvorav 679 personer var barn • Nyinnflyttede -‐ ulike brukergrupper Uten behovsprøving Heimelekse boligne<verk – frist 10. oktober: BYGNINGSTYPER BESKRIVELSE Antall Boliger totalt Eide boliger Leide boliger Formidla boliger Omsorgsboliger m gjenkjøpsre< Alle utgi^er Leieutgi^er Ja Dri^s-‐ utgi^er Vedlikehold utgi^er Forvalter-‐ utgi^er U`akturering husleie • Handlingsplan for veien videre – forankring i egen organisasjon! • Indikatorer i tjenesteprofilen(e) – de vikVgste styringsindikatorene som du ønsker skal brukes i Tjenesteanalysen/u]ordringsnotatet. • Brukerdialogen ( 1. november) • hva vil du vite noe om og hvorfor? • forslag Cl spørsmål og hvordan • hvem ønsker du å spørre? • Tilstandskartlegging – NKF sender ut verktøy, når kan dere ha gjennomført de<e? Tjenesteanalyser -‐ bedre grunnlag for planlegging og styring • Lykke Vl!
© Copyright 2024