Tjenesteanalyser i praksis
Drift av eiendom
Eiendomsdrift og forvaltning
Asker kommune
Unni Mogstad Simensen – leder Fellesfunksjoner, EDF
Asker kommune
Tettsteder og knutepunkter
Norges 11. største kommune
Antall innbyggere: 59.571
(SSB 1.januar 2015)
Flateinnhold km2: 101
Askers ulike sentre skal utvikles
med fokus på stedenes
særpreg, og betydning som
servicesentre, trafikknutepunkt
og møteplass for lokalbefolkning
og lokalt næringsliv.
Senterstrukturen i Asker
Asker kommune
Netto driftsresultat:
218,6 mill. -
5,4%
Investeringer:
760,1 mill.
Ansatte:
3.864 – 3.104 årsverk
Organisering:
To fullmaktsnivåer
(2014)
(2014)
(des. 2014)
Nivå 1: Rådmannen, 5 direktører, utvikling, økonomi og HR
Nivå 2: 6 tjenesteområder, 57 virksomheter
Oppvekst, Helse og omsorg, Kultur, frivillighet og fritid, Teknikk og miljø,
Eiendom, Administrasjon og ledelse
Eiendomsdrift og forvaltning
Ø 
Eiendomsfunksjonen i Asker kommune har ansvar for å dekke behovet
for bygninger og eiendommer til kommunale formål. Eiendommene
skal ha en god og nøktern standard og de skal leveres til
konkurransedyktige priser.
Ø 
Eiendom forestår strategiske oppkjøp, bygger og driver kommunale
bygg, samt forvalter, vedlikeholder og utvikler den kommunale
bygningsmassen.
Ø 
Eiendomsdrift og forvaltning (EDF) inngår som en av tre virksomheter.
Ø 
EDF har ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens
eiendomsmasse.
Ø 
Driftsbudsjett :
Utgifter:
Inntekter:
50 årsverk
Ø 
204 mill
137 mill
Tjenesteområde - Eiendom
Eiendomsdirektør
Rådgiverteam
10 ansatte
Renhold og Praktisk Bistand
Virksomhetsleder
Renhold ca 59 ansatte
Praktisk bistand ca 15 ansatte
Formålsbygg og spesialister
Avd.leder
Spesialister 4 ansatte
Forvaltning, Drift og Vedlikehold 18 ansatte
Eiendomsdrift og forvaltning
Virksomhetsleder
Bolig og kulturhistoriske bygg
Avd.leder
Bolig 8 ansatte
Kulturhistoriske bygg 2 ansatte
Håndverkere 8 ansatte
Prosjekt og utbygging
Virksomhetsleder
Prosjektledere Bygg og VA
20 ansatte
Fellesfunksjoner
Avd.leder
Økonomi, personal, kundesenter 5 ansatte
Service 3 ansatte
Tjensteanalysen
q  Beskrivelse
av
kommunens aktivitet
q  Status
for tjenesten
q  Analyse
av
–  kommunens
ressursinnsats
–  produktivitet
–  kvalitet
Tjenesteanalysen
Bakgrunn
Ø 
Ø 
Ø 
Ø 
I 2008 KOSTRA-rapportering innen eiendomsforvaltning
I 2009 startet KS gjennom sine effektiviseringsnettverk med
tjenesteanalyser
I 2011 opprettet KS i samarbeid med NKF et nettverk innen
eiendomsforvaltning i Vestfoldkommunene – pilot på Tjenesteanalyse
eiendomsforvaltning
Samtidig i NKF regi ble det startet et KOSTRA nettverk hvor Asker
kommune deltar (Asker, Lørenskog, Moss, Nittedal, Ringerike, Sarpsborg,
Skedsmo, Sørum og Rælingen)
Formål
Ø 
Danne grunnlag for videre prioriteringer i drift og organisering.
Tjenesteprofil
Tjenesteprofil Eiendomsforvaltning Snitt nettverk = 100%
300
270
250
200
161
150
151
144
135
131
119
117
81
83
100
85
81
109
110
111
87
84
89
126
121
90
72
50
49
33
0
126
113
106
Asker
116
Snitt
107
Lavest
44
31
114
98
Høyest
151
Bærum
107
Snitt Landet
89
88
144
99
Tjenesteprofil
Fokusområder:
Prioritering
Tjenesteprofil Eiendomsforvaltning Snit
– Tjenesteprofil
Ø 
300
250
200
Beskriver
kommunens evne
og vilje til å
prioritere
tjenesteområdet
161
150
151
135
131
119
117
81
83
100
85
81
109
110
87
84
50
49
33
0
126
113
106
116
107
114
98
151
Dekningsgrad
Tjenesteprofil Eiendomsforvaltning Snitt nettverk = 100%
– Tjenesteprofil
Ø 
0
Valgt å splitte på
bygningstype
0
0
161
0
151
135
131
119
117
81
83
0
85
81
109
110
111
87
84
89
72
0
0
121
49
33
126
113
106
116
107
114
98
151
107
89
Produktivitet
Eiendomsforvaltning Snitt nettverk = 100%
–
Tjenesteprofil
Ø 
270
Ø 
Forvaltning (F)
Drift (D)
Energikostnad
Renhold
§ 
§ 
161
117
151
109
87
83
144
110
111
84
89
121
Ø 
126
Vedlikehold
(V)
90
72
49
33
116
107
114
44
31
98
151
107
89
88
144
99
itt nettverk =Investering
100%
Tjenesteprofil
og avskrivning –
Ø 
Investering snitt over
siste 5 år
Avskrivninger
Ø 
Avskrivningsandel:
Ø 
270
151
144
126
Fordeling av kostnad til eiendomsforvaltning
121
111
90
89
7 %
72
49
44
31
107
89
88
144
Forvaltning
37 %
Drift
99
43 %
Vedlikehold
Avskrivning
13 %
Målt/opplevd kvalitet –
%
Tjenesteprofil
Ø 
Energibruk – ny 2012
Ø 
Brukerundersøkelse
Tilstandsvurdering
Radon
ENØK og energi
Tilsyn
270
Ø 
144
126
121
90
72
Ø 
Ø 
Ø 
44
31
88
144
99
Arealer omfattet av
tjenesteanalysen
Totalt disponibelt areal:
Eid areal:
Formålsbygg:
395.000 m2 bygningsmasse
365.000 m2 bygningsmasse
260.000 m2 bygningsmasse
4 % 5 % 5 % Administrasjon 12 % Førskole Skole 33 % 17 % Ins=tusjon Kultur Idre@ 9 % 5 % 10 % Bolig Næring Annet Planprosess og analyser
Ø 
Ø 
Ø 
Ø 
Ø 
Ø 
Ø 
Tjenesteanalyse
Årsrapport
Handlingsprogram
ROS analyser
Virksomhetsplan
Sak om vedlikehold
Vedlikeholdsplan –
publiseres på innsiden
Kostnader til eiendomsforvaltning
6 % Forvaltning 42 % DriH 43 % Vedlikehold Avskrivning 9 % Fordeling i korrigerte brutto driftsutgifter per kvm (BTA) i 2014.
Ø 
Som en følge av store investeringer i Asker kommune, særlig i perioden
2004-2005 er avskrivningenes andel av de totale utgiftene på et relativt høyt
nivå.
Ø 
I 2012 ble det verdibevarende vedlikeholdet styrket med: 10 mill kroner pr år.
Ø 
Budsjettert vedlikehold 2014: 50,4 mill kroner
Midler til vedlikehold
Ø 
Asker kommune har gjennomgående en god standard på
eiendomsmassen
Ø 
1 % av investeringskost i nybygg avsettes til drift og vedlikehold på
bygget
Ø 
0,75 % av investeringen i rehabiliteringsprosjekter, settes av til drift
og vedlikehold
Forvaltning av midlene
Fastsette vedlikeholdsbudsjett
Ø  Vedlikeholdsoppdrag registreres og klassifiseres utfra tilstandsgrad og
konsekvensgrad (NS 3424, NS 3451)
Ø  Avstemmes mot økonomiske rammer
Ø  Offentlige pålegg, nye lovkrav, tilsyn, meldinger fra verneombud,
ansatte, brukere og innbyggere
Ø  Brukerundersøkelser, Medarbeiderundersøkelser
Ø  Tjenesteanalyse og nøkkeltall
Forvaltning av midlene
Skille mellom planlagt vedlikehold, løpende vedlikehold og
investeringer
Ø  Minst 70 % av vedlikeholdet skal være planlagt
Ø  Minst 90 % av planlagt vedlikehold skal gjennomføres
Ø  Egne budsjetter/avsatte midler til:
•  Reservepott til vedlikehold
Ø  Investeringer til mindre rehabiliteringsbehov (skille drift og invest.)
•  Koordineringspotter innen Oppvekst og Helse
•  Brann (4 mill pr år)
•  Universell Utforming (1 mill pr år)
•  Kulturminnebygg (5 mill pr år)
•  ENØK (Totalt 35,6 mill)
Forvaltning av midlene
Månedlig oppfølging av mål- og nøkkeltall
Ø  Balansert målstyring – BMS mål
Ø  Avviksbehandling AskerDialogen
Ø  Nøkkeltall innen egen drift
Indikator- Indikator
kode
B-E.1.1.
Andel avvik knyttet til lov/forskrift som lukkes i
henhold til frist fastsatt av tilsynsmyndighet.
(AskerDialogen)
B-E.1.2.
Andel avvik knyttet til tidsplanlegging av prosjekter i
vedtatt Handlingsprogram, jf. tabell 5A og 5B.
(Telling)
B-E.1.3.
Andel avvik (kostnad) knyttet til gjennomføring av
vedtatte prosjekter, jf. prosjektplaner.
(Telling)
B-E.1.4.
Andel prosjekter i prosent av totalt antall prosjekter
hvor det foreligger miljøregnskap.
(Telling)
B-E.1.5.
Opplevd tilfredshet med inneklima.
(Medarbeiderundersøkelse)
500 450 26 000 000 24 000 000 400 22 000 000 350 20 000 000 18 000 000 300 16 000 000 250 14 000 000 12 000 000 200 10 000 000 150 8 000 000 100 B-E.1.6.
B-E.2.1.
6 000 000 4 000 000 50 2 000 000 B-E.3.1.
0 B-E.3.2.
0 januar februar mars Resultat
2011
87,18 %
Resultat
2012
88,24 %
27,08 %
4,65 %
12,50 %
8,14 %
100 %
84,38 %
4,60
4,80
Andel avvik i prosent av totalt antall vedlikeholdstiltak
9,76 %
9,79 %
i henhold til plan.
(Telling)
Responstid på melding (retting/tilbakemelding om
22 dager
8 dager
fremdrift) av feil og mangler.
(AskerDialogen)
Andel gjennomførte møter med leietakere
92,65 %
87,36 %
(forvaltning/vedlikehold), jf. rutine.
(Telling)
Andel prosjektplaner hvor brukere involveres i
100 %
96,51 %
planleggingen i prosent av totalt antall prosjekter.
(Telling)
april mai juni juli august september oktober november desember Antall Budsje@ =ltak forbruk 2013 2013 Antall Planlagt Års budsjeI I bes>lling I bes>lling / Ferdig ferdig Sum Agresso, Antall Planlagt i ISY betalt inkl.mva Logg. (Sum ) Forvaltning av midlene
Utgifter til Drift (D) utgjør 68 % av budsjettet (eks.
avskrivninger)
Fordeling av driHskostnader Energi 25 % Renhold 25 % Lønn 20 % Service etc. 30 % Grundigere analyse av innsatsfaktorene
Videre tiltak………
Tjenesteanalyser i praksis
Unni Mogstad Simensen
Eiendomsdrift og forvaltning
Asker kommune