Ergo Group - Halden kommune
Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapsalen, Halden rådhus Dato: 29.04.2015 Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00 eller til [email protected]. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Unntatt offentlighet PS 2015/6 Godkjenning av innkalling PS 2015/7 Godkjenning av saksliste PS 2015/8 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2015/9 Referatsaker RS 2015/2 IA-handlingsplan 2015-18 2008/3379 RS 2015/3 Søknader om skjønnsmidler til fornying 2015 2008/3871 RS 2015/4 Økonomirapport pr. mars 2015/761 PS 2015/10 Advokatbistand kommunale tjenestemenn kriterier for vurdering om dekning av saksomkostninger PS 2015/11 Sykefraværsstatistikk og rapporter for 1. kvartal 2015 Morten Christoffersen utvalgsleder Side2 X ArkivSaksnr 2011/2382 2015/2144 Side nr. Side3 PS2015/6Godkjenningavinnkalling PS2015/7Godkjenningavsaksliste PS2015/8Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side4 PS2015/9Referatsaker Side5 Halden kommune Arkivkode: 440 Arkivsaksnr: 2008/3379-122 Journal dato: 15.04.2015 Saksbehandler: Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Hovedarbeidsmiljøutvalget Utvalgssak 2015/44 Hovedutvalg for administrasjon 2015/2 Møtedato 23.04.2015 29.04.2015 Utsendte vedlegg 1 IA-handlingsplan 2015-18 2 Informasjonsfolder "Oppfølgingsmøte for avklaring" 3 Sjekkliste- sykefravær som tema på samarbeidsmøter Ikke utsendte vedlegg IA-handlingsplan 2015-18 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Handlingsplanen er utarbeidet av torsdagsdagsgruppa som består av 3 hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, 2 IA-rådgivere fra Nav arbeidslivssenter og 3 repr. fra HMS/personal. Planen ble drøftet med hovedtillitsvalgte 27.02.15. Handlingsplanen gjelder fra 10.1.15- 31.12.18 og følger tidsrommet for ny signert IA-avtale. I tillegg er det utarbeidet en egen informasjonsfolder vedr. Oppfølgingsmøte for avklaring og en sjekkliste som kan benyttes i ulike møter hvor sykefravær er tema. Rådmannens innstilling: IA-handlingsplan tas til orientering. Informasjonsfolder og sjekkliste godkjennes og inngår som en del av kommunens interkontroll /HMS system (HIKS). Dokumentet er elektronisk godkjent av: Side6 Toril Bjerkeli Side7 Overordnet handlingsplan for IA-arbeidet i Halden kommune 2015-2018 Utarbeidet av HMS- avdelingen i samarbeid med hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og IA-rådgivere. Gjelder for tidsrommet: 10.01.2015-31.12.2018 IA- avtalens overordnede mål: Bedre arbeidsmiljøet Styrke jobbnærværet Forebygge og redusere sykefraværet Hindre frafall fra arbeidslivet Halden kommunes IA-mål: Redusere sykefraværet med 20 % sammenlignet med gjennomsnittet for forrige IA-avtale, 2010-2014. Fra 8,3 % til 6,7 %. Mål i dag <8 %. Arbeide for at våre egne ansatte med redusert arbeidsevne ikke faller ut av arbeidslivet, men gjennom aktiv tilrettelegging sørge for deltagelse i arbeidslivet. Jobbe for at den reelle pensjonsalder øker, dvs. at flest mulig står i arbeid frem til ordinær pensjonsalder. Side 1 av 5 Side8 MÅL: Tiltak Gjennomføring Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging 1. Halden kommune skal ha et samlet sykefravær < 8 %, dvs. et nærvær på 92 %. Ila perioden er målet å redusere til <6,7 %, dvs et nærvær på 93,3%. Alle skal følge de vedtatte rutinene for oppfølging av sykemeldte. (Jfr. Rutine for oppfølging av sykemeldte) Fortløpende Nærmeste leder 2. Forebyggende tiltak skal ha høyt fokus. HMS-avdeling skal bidra til at alle rutiner er kjent og at de benyttes. HMS-avdelingen Forebyggende tiltak skal være kjent blant alle ansatte. (Jfr. Forebyggende tiltak i sykefraværsarbeidet) Nærmeste leder med bistand fra HMSavdelingen. Verneombud og tillitsvalgte kan bidra til å gjøre dette kjent i sine avdelinger/enheter. DELMÅL 1 Sykefravær-økt nærvær 3. Tilrettelegging til enkeltpersoner og grupper Tilrettelegging benyttes som et forebyggende tiltak og for å få Side 2 av 5 Side9 Fortløpende Leder med bistand fra IArådgiver eller HMS MÅL: Tiltak Gjennomføring ansatte tilbake i arbeid. Tilretteleggingen skal evalueres og tidsbegrenses. Tilretteleggingstilskudd fra NAV benyttes. Side 3 av 5 Side10 Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging avdelingen. For gruppetiltak kan verneombud og tillitsvalgte søke om tilskudd i samarbeid med leder. MÅL: Delmål 2-Personer med redusert arbeidsevne 1. Tilrettelegge for egne ansatte med redusert arbeidsevne/funksjonsevne. 2. Åpne for personer som Nav har avklart for utprøving/arbeidstrening. Tiltak Gjennomføring Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging Kortvarig tilrettelegging/tilpasning av arbeidssteder (hjelpemidler, arbeidstid, hjemmekontor m.m.) Funksjonsvurdering i regi av Bedriftshelsetjeneste eller NAV. Jobbrotasjon/jobb-bytte. Ansatte i omstilling prioriteres først til ledige stillinger de er kvalifiserte for. Gi mulighet for permisjon for å prøve arbeid utenfor kommunen (eks. IA-plass eller ordinær jobb). Vurderes fortløpende i hver enkelt sak. Leder, evt. i samarbeid med andre aktører. Etablere praksisplasser på faste steder i kommunen med fast person som følger opp avtalen (kan være leder). HMS-avdelingen kontaktes og kan bistå med avtaler med NAV, og for å avklare mulighet for permanent jobb. I hele perioden. Leder som kontaktes av NAV eller andre tiltak i regi av NAV avklarer med HMS-avdelingen. Side 4 av 5 Side11 MÅL: Delmål 3 Avgangsalder Jobbe for at reell avgangsalder øker. Tiltak Gjennomføring Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging Utarbeide aldersstatistikk for å se om avgangsalder øker. Arrangere kurs i samarbeid med NAV og lokal pensjonskasse til ansatte i aldersgruppen 55-67 år. I hele perioden. HMS-/personalavdelingen Gjennomføre samtale med alle 6 måneder før avgang med alderspensjon. Leder gjennomfører samtalen, personalavdelingen sender påminnelse. Arbeidssteder med mange seniorer, 55 + bør ha tema oppe på personalmøter og samarbeidsmøter. De bør utarbeide egne tiltak tilpasset sitt arbeidssted. Leder i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud. Evt. innhente bistand fra HMS- avdeling, NAV eller bedriftshelsetjeneste. Implementere seniorpolitisk dokument (Jfr. «Senior- en viktig ressurs») Livsfaseperspektiv som gjenspeiles i tilrettelegging. Side 5 av 5 Side12 HMS-avdelingen/personal til alle ledere. Ledere til sine ansatte. Kontaktinformasjon: HMS-konsulent Mette Hansen [email protected] 69 17 45 93 HMS-konsulent Hege Kjelvik [email protected] 69 17 47 75 Fagleder HMS Else Marie Breda [email protected] 69 17 45 57 Side13 Halden 05.03.15 Utarbeidet av torsdagsgruppa Informasjontildegsomskal på oppfølgingsmøte/dialogmøte Oppfølgingsmøte for avklaring/dialogmøte Som oftest er det mulig og helsefremmende å være helt eller delvis i arbeid selv om man er syk. Jo tidligere man kommer i gang, desto større er sjansen for å komme raskt tilbake til arbeid. Målet med møtet er: • At du som er sykemeldt kommer i aktivitet/ får avklart din situasjon • Finne ut hva du kan/ikke kan • Finne tiltak som kan hjelpe deg videre Noen av ressursene som Stamina kan bidra med: • Konsultasjon fra ulike fagfelt utfra problemstilling • Arbeidsplassvurderinger HMS- avdelingen bistår blant annet med: • Finne alternative arbeidsoppgaver/arbeidsplass. • Tilrettelegging med evt. bistand • Utprøving Det er vanligvis leder som tar initiativ til møtet, men du kan også be om et slikt møte. Side14 I møtet får du og din leder innspill fra IA-rådgiver fra Nav, bedriftshelsetjenesten Stamina og HMS- konsulent fra kommunen. Alle som deltar i møtet bidrar for å finne løsninger! Du kan la deg bistå av plasstillitsvalgte eller annen tillitsperson. Du må selv kontakte denne personen. Dersom det er hensiktsmessig, kan lege/behandler delta, du må selv kontakte denne personen. Av praktiske grunner holdes møtet på rådhuset, hvis ikke annet avtales. Noen tilgjengelige ressurser/virkemidler som NAV kan bidra med: • Raskere tilbake • Tilretteleggingstilskudd til individ/grupper • Praksisplass utenfor kommunen • Avklaringstiltak • Karriereveiledning • Senter for jobbmestring Halden kommune HMS/Personal Sjekkliste for gjennomgang av sykefravær på samarbeidsmøter Nivå: Overordnet Utarbeidet av: Dokumentnr: HK-HMS 01/XX Godkjent av: Systemansvarlig: Fagleder HMS Godkjent dato: Else Marie Breda Gjelder fra: Torsdagsmøtet og drøftet av HTV- møtet 01.03.2015 Revidert av: Revisjonsnr: Sjekklisten er tenkt som en hjelp i ulike møter hvor sykefravær er tema, f. eks. i samarbeidsmøter mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Sykefraværsstatistikk Evt. kommentarer Gjennomgang av tallene fordelt på korttids- og langtidsfravær for perioden for eksempel siste måned/kvartal. Utvikling i korttidsfravær- øker/minker Utvikling i 17-39 dager- øker/minker Utvikling i langtidsfravær- øker/minker Er det spesielle forhold som kan ha påvirket fraværet? Eksempler: Årstidsvariasjon, infeksjoner, økende arbeidspress, underbemanning, omstilling, oppussing/støy Oppfølging Evt. kommentarer Er sykefraværsrutinene fulgt? Er sykefraværsrutinene kjent blant ansatte? Tiltak som leder har iverksatt Eksempler: oppfølgingsmøter, dialogmøter, foreslått tilrettelegging, søkt tilskudd etc. Har vi erfaring fra tidligere som har gitt resultat? Hva har vi gjort før for å lykkes? Bistand fra andre Evt. kommentarer Kan HMS-avdelingen bidra med noe? Er de kontaktet? Side15 Kan IA-rådgiverne bidra med noe? Er de kontaktet? Kan Stamina Helse (bedriftshelsetjeneste) bidra med noe? Er de kontaktet? Vet vi om andre avdelinger/enheter som har lykkes? Er de kontaktet? ANNET Evt. kommenterer Side16 Halden kommune Arkivkode: 031 Arkivsaksnr: 2008/3871-115 Journal dato: 14.04.2015 Saksbehandler: Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Hovedutvalg for administrasjon Utvalgssak Møtedato 29.04.2015 Utsendte vedlegg 1 Skjønnsmidler til fornying i kommunene 2015 2 Søknader om skjønnsmidler 2015 til fornying i kommunene - Halden kommune 3 Søknadsskjema - Psykisk helse i barnehage og skole 4 Søknadsskjema - Teknologi, bolig og utvikling - Halden 2030 5 Skisse - skjønnsmidler 6 Søknad skjønnsmidler - Det Digitale Østfold 2015 7 Søknadsskjema Østfold 2015 Søknader om skjønnsmidler til fornying 2015 Sammendrag av saken: Det vises til brev av 22.12.14 fra Fylkesmannen i Østfold om skjønnsmidler til fornying i kommunene 2015 (se vedlegg 1). Halden kommune har oversendt to søknader om skjønnsmidler til fornying 2015 til fylkesmannen i prioritert rekkefølge. Søknadene er prioritert som følger: 1. 2. Sjumilssteget. Psykisk helse i barnehage og skole (videreføring fra 2014) Teknologi, bolig og utvikling – Halden 2030 (nytt prosjekt) Søknadene og budsjettinformasjon følger som trykte vedlegg til saken (vedlegg 2-5). Samlet omsøkt beløp er kr 1.2 mill. I tillegg er det oversendt søknad om skjønnsmidler til fornying til prosjektet Det Digitale Østfold som Halden kommune er vertskommune for. Det er søkt om kr 600.000 til dette prosjektet (se vedlegg 6-7). Side17 Kommunene i Østfold Samordnings- og beredskapsstaben Deres ref.: Vår ref.: 2014/8777 331.2 TLU Vår dato: 22.12.2014 Skjønnsmidler 2015 til fornying i kommunene Etter drøfting med referansegruppa for fornyingsarbeidet i kommunene om bruken av skjønnsmidlene, har Fylkesmannen bestemt at storparten av midlene til fornying i 2015 og 2016 skal brukes til delvis finansiering av kommunenes arbeid med kommunereformen. Rutinene for utlysing, oppfølging, tildeling og utbetaling av denne delen av skjønnsmidlene er beskrevet nedenfor, og søknadsfristen er mandag 16. februar. Kontaktperson om bruken av skjønnsmidler til kommunereformen er prosjektleder Torleif Gjellebæk; [email protected], telefon 482 19 996. I tillegg til skjønnsmidler til kommunereformen vil Fylkesmannen i 2015 kunne gi noe tilskudd til fornying innenfor følgende kategorier: Bosetting av flyktninger Sjumilssteget Velferdsteknologi Andre felles utviklingsprosjekter Fylkesmannen vil i et brev som sendes kommunene i februar 2015, informere om rutinene og fristene for disse søknadene. Fordelen er at det da vil være mulig å se flere alternative kilder for finansiering over statsbudsjettet i sammenheng. Kontaktperson for bruken av skjønnsmidler til formål innenfor disse kategoriene er seniorrådgiver Tormod Lund; [email protected], telefon 951 60 515. For 2015 vil Fylkesmannen fordele alle skjønnsmidlene til fornying til de fire kategoriene nevnt over, og det vil derfor ikke være mulig å søke skjønnsmidler til fornying til andre formål. Kommunereformen - arbeidet frem til nå – forventninger til kommunene Kommunereformen er en krevende oppgave for kommunene, både politisk og administrativt. Fordeler skal veies mot ulemper, ikke bare innenfor rammen av nåværende kommunegrenser, men også i en regional sammenheng. Arbeidet med reformen krever kapasitet, kompetanse og evne til å vurdere utviklingen på mer enn vanlig lang sikt. Denne høsten har Fylkesmannen vært representert i mange møter med kommunene enkeltvis, og i regionrådene. Vi har opplevet stort engasjement og sterk vilje til å finne de løsningene som er best for befolkningen og utviklingen i Østfold. Alle kommunene vil gjennomføre Statens hus · Postboks 325 · 1502 Moss · Telefon: 69 24 70 00 · Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 · e-post: [email protected] · www.fylkesmannen.no/ostfold Side18 2 kvalifiserte utredninger, og mange kommuner har startet sonderinger med nabokommuner. Fylkesmannen er godt fornøyd med den måten som kommunene nå arbeider med reformen på. I alle møtene med kommunene om reformen har vi fra Fylkesmannens side lagt særlig vekt på: Det bør lages en enkel, men god plan for arbeidet med reformen. Planen er en viktig forutsetning for prosesser som skal være forståelige, forutsigbare, gjennomsiktige og involverende. Kommunene bør starte arbeidet med reformen så raskt som mulig, hver for seg og sammen, uavhengig av meninger om hva som kan bli det endelige vedtaket om sammenslutning eller ikke. Det endelige vedtaket skal uansett være resultatet av en kvalifisert prosess. Respekten for at kommunene har ulike behov for å bruke tid frem til endelig vedtak, samtidig som vi har understreket at det ikke bør være behov for omfattende og langvarige utredninger. Alle kommunene bør innen utgangen av 1. kvartal 2015 gjøre et vedtak om det vi har kalt «foreløpig veivalg». Dette er nærmere definert i det «arbeidsheftet» som er sendt alle kommunene og som er utarbeidet av Fylkesmannen i samarbeid med Østfold Analyse. Bruk av skjønnsmidler til kommunereformen i 2015 og 2016 Bakgrunnen for at vi vil ha spesielle rutiner for utlysing, oppfølging, tildeling og utbetaling av skjønnsmidlene til arbeidet med kommunereformen, er at Fylkesmannen som kjent har et særskilt oppdrag i denne sammenheng. Fylkesmannen skal bidra til at kommunene gjennomfører på en kvalifisert måte det utredningsoppdraget som reformen har gitt dem, og Fylkesmannen skal våren/sommeren 2016 oppsummere/vurdere situasjonen i fylket som grunnlag for departementets videre arbeid. Med disse spesielle rutinene vil vi fortsette den dialogpregede prosessen som vi har lagt vekt på i kommunereformen frem til nå, og vi vil også sikre et godt grunnlag for Fylkesmannens oppsummering/vurdering i 2016. Rutinene for bruk av skjønnsmidler til arbeidet med kommunereformen blir som følger: 1. Kommunene kan etter søknad tildeles inntil kr 300.000 hver i tilskudd til arbeidet med kommunereformen. Dette gjelder den delen av arbeidet som går frem til et endelig vedtak i kommunestyret om sammenslutning/endring av kommunegrensene, eller et begrunnet vedtak om fortsatt å være egen kommune, se kapittel 1.2 i arbeidsheftet – hovedfase 1 og 2. Søknadsfristen er mandag 16. februar. Kommuner som bare gjennomfører utredning som nevnt i hovedfase 1 vil kunne få tilskudd, men i så fall forholdsmessig mindre enn de kommunene som også gjennomfører hovedfase 2. Vi antar at fase 2 vil bestå av en blanding av felles aktiviteter for flere kommuner, og spesifikke aktiviteter for hver enkelt kommune. Fylkesmannen ønsker bare søknader fra enkeltkommuner, selv om søknaden har mange felles aktiviteter med andre kommuner i hovedfase 2. 2. Søknaden skal inneholde: Organisasjonskart med beskrivelse av hvordan arbeidet vil bli organisert, herunder hvem som har politisk og administrativt ansvaret for gjennomføringen. Side19 3 En enkel og oversiktlig plan og matrise for de aktivitetene som skal gjennomføres og tidfestingen av disse. Aktivitetene må gis en tilfredsstillende beskrivelse. Beløp som det søkes om. Søknaden skal være kortfattet og kan gjerne leveres i format «power point». Fylkesmannen legger til grunn at søknader også omfatter aktiviteter som allerede er planlagt og gjennomført. 3. Når søknaden er mottatt vil Fylkesmannen invitere politisk og administrativt ansvarlig søker til en dialogsamtale om søknaden med varighet 60 minutter, hvor søknaden evalueres og hvor det gis et foreløpig tilsagn om tilskudd. Endelig tilsagn vil avhenge av gjennomføringen av det planlagte arbeidet. 4. Når det planlagte arbeidet er gjennomført, sender søker en kortfattet rapport til Fylkesmannen, hvoretter Fylkesmannen inviterer til en dialogsamtale om gjennomføringen, hvor denne evalueres, og hvor det gis endelig tilsagn om tilskudd. Fylkesmannens evalueringer av søknader og gjennomføring vil bli dokumentert, og det er ikke grunnlag for å unnta disse dokumentene fra offentlighet. Vi ønsker at alle kommunene søker om skjønnstilskudd til arbeidet med kommunereformen, siden dette gir oss et godt grunnlag for fortsatt tett dialog med kommunene. God Jul og lykke til videre i et godt arbeid med kommunereformen. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Espen Pålsrud e.f. direktør Tormod Lund seniorrådgiver Saksbehandler: Tormod Lund Side20 Page 1 of 1 Fra: Toril Bjerkeli[[email protected]] Dato: 27.02.2015 12:06:30 Til: [email protected] Kopi: [email protected]; Gudrun Haabeth Grindaker; Kenneth Andre Johannessen; Jane Short Aurlien Tittel: Søknader om skjønnsmidler 2015 til fornying i kommunene - Halden kommune Vedlagt oversendes søknader om skjønnsmidler til fornying i kommunene for 2015 fra Halden kommune. Søknadene er prioritert som følger: 1. Sjumilssteget 2. Teknologi, bolig og utvikling – Halden 2030 Halden kommune håper på en positiv behandling av søknadene! Vennligst bekreft at søknadene er mottatt. Mvh Toril Bjerkeli Personalsjef Rådhuset, Storgt. 8, 1776 HALDEN Tlf. 69174525/93243199 [email protected] Side21 file:///C:/Ephorte/PDFDocProc/EPHORTE/435901_FIX.HTML 27.02.2015 Side22 Side23 Side24 Side25 Side26 Side27 Side28 Work-shop «Hvordan vil vi bo» PG Kartlegge og definere PG PG 3 2 1 • Agenda/Kaupang • Aktører og tjenester • Fagområder • Workshop Ønsket resultat? AG1 – løsninger, konsept PG PL Prosjektplan og mandat Ønsket resultat? SG/RLG, POL Ønsket resultat? SG/RLG Skisse av videre fremdriftsplan SG/RLG Prosjektplan godkjent 5 4 AG2 – Organisasjon, planverk AG1 •Innhente, studietur, konsept og løsninger •Lokalisering, tilgjengelighet •Økonomi •Økonomi • Ulike handlingplaner • Endringsbehov PG PG •Sammenfatte resultat fra arbeidet PG, AG1 og AG2 AG2 Prosessdesign «Teknologi, bolig og utvikling, Halden 2030» Side29 PG PL = Prosjektleder PG = Prosjektgruppe SG = Styringsgruppe AG1 og 2 = Arbeidsgruppe 1 og 2 RLG = Rådmannens ledergruppe (=SG?) POL = Politisk nivå - hovedutvalg Page 1 of 1 Fra: Karine Engebretsen[[email protected]] Dato: 16.02.2015 12:44:12 Til: Martin Vik; Toril Bjerkeli Tittel: VS: Søknad skjønnsmidler - Det Digitale Østfold Hei. Da er årets søknad om Skjønnsmidler for Det Digitale Østfold sendt inn. Saksnr. 2008/3871 – 111 I 2014 ble det henvist til innsendt søknad for Det Digitale Østfold i «fellessøknaden» til Halden. Om det også skal gjøres i år må dere ta et standpunkt om. Mvh. Karine Engebretsen Leder servicesenteret Kommunikasjon og service Halden kommune Telefon: (dir) +47 69 17 46 34 - (mob) +47 91 75 35 88 Halden 350 år Fra: Karine Engebretsen Sendt: 16. februar 2015 12:28 Til: '[email protected]' Emne: Søknad skjønnsmidler - Det Digitale Østfold Mvh. Karine Engebretsen Leder servicesenteret Kommunikasjon og service Halden kommune Telefon: (dir) +47 69 17 46 34 - (mob) +47 91 75 35 88 Halden 350 år Side30 file:///C:/Ephorte/PDFDocProc/EPHORTE/432851_FIX.HTML 18.02.2015 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2015 Navn på prosjektet Det Digitale Østfold Søker Andre kommuner som deltar Nettverkssamarbeid Det Digitale Østfold, Halden kommune er vertskommune Alle kommuner i Østfold og Østfold Fylkeskommune Søknadsbeløp 600.000 Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Halden kommune Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Mars 2015- mars 2016 Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2015 – april 2016) Koordineringsgruppe bestående av repr fra de kommuner Organisering som ønsker det. Indre-kommunene stiller med 3 repr. Bykommunene stiller med minst en repr. Prosjektleder + e-postadresse Karine Engebretsen [email protected] Forankret administrativt over mange år Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Det Digitale Østfold (DDØ) er et faglig nettverk for utvikling av kommunale, brukerrettede, digitale tjenester i Østfold. Nettverket er åpent for alle kommunene i fylket. Aktivitetene i nettverket koordineres av et representativt styre og rapporterer årlig til Fylkesmannen i Østfold og kommunene. Kurs og andre skoleringstiltak i tilknytning til elektronisk kommunikasjon og service er blant nettverkets fremste mål. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) I 2015/16 vil vi jobbe med: Administratorkurs CIM Vi ønsker å utvikle god kompetanse i alle kommuner om bruk av CIM og vil samarbeide Side31 med Fylkesmannen om deling av dokumenter/tiltakskort. Kommunereformen - Legge til rette for god innbyggerdialog knyttet til kommunereformen gjennom folkemøter og spørreundersøkelser - Bidra med kompetansetiltak som understøtter kommunereformarbeidet - Utvikle kommunikasjonsplaner Kurs i Universell utforming digitale medier Målgruppe: web-red, IT-rådgivere Tema: Nye retningslinjer. Utvikle eks på kravspekk? Vi ber dem vurdere våre nettsider ift nye retningslinjer. Kursholdere: Funka NU. Kurset holdes i mars 2015. Kurs i Klarspråk Målgruppe: Saksbehandlere, arkiv, kommunikasjonsfolk Tema: Erfaringer fra pilotprosjekt, hovedprosjekt planer Kursholdere: Making Waves Kurset holdes i mai 2015. Beste praksis - seminar Målgruppe: Alle kommunefolk som kan være interessert Tema: Gode digitale løsninger; fiks gatami, digital tømmekalender (printe, sms-varsel), svar ut osv. Kommunikasjonsstrategi. Kursholdere: DDØ Kurset holdes høsten 2015 Studietur Gøteborg/Skanderborg Borger 3.0 – Skanderborg kommune Svært relevant å koble mot arbeidet med e-borger-prosjekt. Klarspråk – Gøteborg kommune E-borger /Seniorportalene «Den digitale borger i Østfold». DDØ skal i samarbeid med prosjektet (i regi av Østfold kulturutvikling, avd bibliotekutvikling) jobbe med kompetanseheving av veiledere (digitale verter) – i bibliotek, servicetorg og frivillighetssentraler, for å kunne sikre størst mulig grad av elektronisk selvhjelp. Avslutningsseminar for de som var på kurs i høst og andre interesserte. Bibliotekutvikling henter inn en foredragsholder. Tema er erfaringer med nanolearning og kundespm. Kurset vil holdes før sommeren 2015. Altinn Hvis Altinn Innovation fortsetter i 2015, ønsker DDØ å fortsatt delta med en representant. Det er svært nyttig å følge Altinn Innovation og arbeidet til KommIT med fokus på kommunenes muligheter. Spesielt med utfordringen deling av data på tvers av sektorene/livsløpsbaserte tjenester – slik EU nå har som mål for «vellykket» eForvaltning og videreføring av arbeidet rundt helseteknologi. 2 Side32 Koordineringsmøter Faglige nettverks-/koordineringsmøter, ca. 3-4 pr. halvår Finansiering (i 1000 kr) 2015 2016 Totalbudsjett 900000 900000 Egenandel 300000 300000 Skjønnsmidler fra FM 600000 600000 Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) 2017 SUM Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere DDØ har arrangert workshop i beredskap og bruk av CIM sammen med fylkesmannen i Østfold, anskaffet mediemodul. Klarspråk: Sarpsborg og Fredrikstad kommuner har deltatt som pilot-kommuner i KS klarspråk-prosjekt. Vi har også hatt en deltaker i styringsgruppa hos KS. Det skal etableres et hovedprosjekt fra høsten 2015 der vi ønsker å delta med flere Østfoldkommuner. «Den digitale borger i Østfold». DDØ har i samarbeid med prosjekt i regi av Østfold kulturutvikling, avd bibliotekutvikling, jobbet med kompetanseheving av veiledere (digitale verter) – i bibliotek, servicetorg og frivillighetssentraler, for å kunne sikre størst mulig grad av elektronisk selvhjelp. Turid Johansen har representert DDØ i Altinn Innovation 2014 DDØ har også arrangert følgende kurs: Kurs i i Instagram med 41 deltakere Kurs i sosiale medier med 58 deltakere To kurs i LinkedIn med ca 40 deltakere Oppstartskurs «Den digitale borger i Østfold» med bla. Stian Lindbøl på Inspiria med 36 deltagere 6 Faglige nettverks-/styremøter Fylt ut av Dato 16.02.15 Navn Ingrid Trømborg Stilling Kommunikasjons- og servicesjef Fredrikstad kommune Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: [email protected] 3 Side33 Halden kommune Arkivkode: 151 Arkivsaksnr: 2015/761-3 Journal dato: 15.04.2015 Saksbehandler: Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Formannskapet Utvalgssak 2015/28 Møtedato 23.04.2015 Kommunestyret Hovedutvalg for undervisning og oppvekst 2015/14 28.04.2015 Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold 2015/13 29.04.2015 Hovedutvalg for administrasjon 2015/4 29.04.2015 2015/13 29.04.2015 Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for næring og eiendom Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 NAV 3 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner 4 Undervisning og oppvekst 5 Kultur 6 Helse og omsorg 7 Teknisk 8 Oversikt pr. enhet Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. mars Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: økonomikonsulenter og kommunalsjefer. Sammendrag av saken: Rådmannen rapporterer balanse etter tre måneders drift. Den tallmessige prognosen viser et negativt avvik på 1,3 mill. kr. Med fortsatt stram styring har rådmannen tro på balanse ved utgangen av året ved. Kommunalavdelingene og deres drift prognostiseres totalt sett i balanse, men er heftet med usikkerhet, spesielt knyttet til effekt av nedbemanning innenfor helse og omsorg. Side34 Skatteinntektene er i denne prognosen redusert med 8,8 mill. kr, samtidig er avdragene redusert med 5,1 mill. kr. slik at kommunens fellesinntekter viser et negativt avvik på 3 mill. kr totalt. Det er usikkerhet knyttet til skatteinngangen på årsbasis selv etter en nedjustering på 8,8 mill. kr i denne prognosen. Årsaken er den fortsatt lave veksten på nasjonalt nivå som blant annet skyldes lave investeringer i oljesektoren. Haldensamfunnet har nå blitt direkte rammet av dette. Som underleverandør til oljesektoren opplever Nexans utfordringer og har varslet at 90 ansatte vil motta oppsigelse i løpet av mai. Dette vil berøre Halden på flere måter, men det er for tidlig å anslå omfanget. Det antas likevel at det vil bli nødvendig å styrke kommunens/ NAVs innsats mot arbeidsmarkedet/ næringslivet. Fortsatt nedbemanning og en restriktiv ansettelsespolitikk er nødvendig i tillegg til kontinuerlig arbeid med tiltak for å oppnå balanse ved utgangen av året. Det vil være nødvendig å foreta ansettelser for å styrke enkelte områder der organisasjonen pr i dag ikke har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten pr. mars tas til etterretning 2. Tiltak iverksatt av rådmannen for å oppnå balanse tas til etterretning Saksutredning: Innledning Kommunestyret vedtok 18.12.2014 i sak 2014/ 124 budsjett for 2015: «…..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret…» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. mars 2015. Økonomirapporten pr. mars viser et tallmessig merforbruk på 1,3 mill. kr. Rådmannen har balanse i 2015 som overordnet mål og forventet resultat. Inneværende år vil bli et svært krevende år med ytterligere nedbemanning for å nå målet om balanse. Fylkesmannen godkjente kommunestyrets vedtak om budsjett 2015 i brev datert 09.02.2015. Fylkesmannen presiserer i brevet at « det er viktig å fortsette arbeidet med endringstiltak for å redusere driftsutgiftene og øke driftsinntektene». Side35 Årsprognose pr. mars Tall i mkr Fellesinntekter Sentral/ Felles NAV Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Teknisk Kultur Totalt Budsjett -1 426,20 119,79 54,16 571,41 572,22 65,51 43,11 0,00 Prognose pr. mars -1 423,10 115,22 56,77 573,91 572,14 64,85 41,50 1,29 Prognoseavvik pr. mars -3,10 4,58 -2,61 -2,51 0,08 0,66 1,60 -1,29 Rådmannen har balanse i det totale budsjettet som overordnet mål og ser derfor de ulike områdene under ett. Prognosen viser dermed et merforbruk på 1,3 mill. kr ved utgangen av året. Det pågår arbeid i kommunalavdelingene for å sikre drift innenfor respektive tildelte rammer. Det vil uansett bli nødvendig med budsjettjusteringer og ytterligere tiltak ettersom veksten i skatteinngangen forventes å bli lavere enn budsjettert. Rådmannen vil komme tilbake til behovet for budsjettjusteringer og fordelingen mellom kommunalavdelingene. Kommentarer Fellesinntekter Fellesinntektene rapporterer en mindreinntekt på 3,1 mill. kr lavere enn budsjett. Det har siden forrige rapportering blitt kjent at skatt fra uføre skal bidra til å demme opp for deler av den forventede skattesvikten. Dette har medført at det i denne rapporten er lagt inn en reduksjon i forventede skatteinntekter på 8,8 mill. kr. Halden kommune betaler minimumsavdrag, og beregningen for 2015 viser at avdraget vil bli 5,1 mill. kr lavere enn budsjettert. Det fremkommer i årsrapporten til Østfold Energi at styret foreslår et utbytte på 118 mill. kr totalt. Dersom generalforsamlingen vedtar styrets forslag vil Halden kommune få ca. 8,4 mill. kr i utbytte mot 4,3 mill. kr budsjettert. Opplysningen kom i sluttfasen av rapporteringen og rådmannen har derfor ikke hensyntatt en eventuell økning på ca. 4 mill. kr i den tallmessige prognosen. Rådmannen vil komme tilbake med forslag til disponering av en eventuell økning, men vil allerede nå signalisere at dersom det blir et økt utbytte vil dette sannsynligvis bli foreslått avsatt til fond for inndekning av tidligere års merforbruk. NAV NAV rapporterer et negativt avvik på 2,6 mill. kr i økonomirapporten pr. mars. Årsaken til dette er blant annet at det ikke er samsvar mellom budsjettert økonomisk sosialhjelp og antall brukere ved årets inngang. Det har, derimot, i mars vært en liten reduksjon i antall brukere. Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Sentraladministrasjon/ fellesfunksjonene rapporterer pr. mars et positivt avvik på 4,6 mill. kr. Det er budsjettert med oppstart av en ny barnehage i august på rådmannens område. Ettersom det var usikkerhet knyttet til om denne barnehagen skulle starte i 2015 eller ikke, ble tilskuddet budsjettert på rådmannens område og ikke i kommunalavdeling undervisning og oppvekst. Det har nå kommet melding om at barnehagen ikke skal starte før i 2016. Side36 Helse og omsorg Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse ved utgangen av året. Prognosen er imidlertid heftet med en betydelig grad av usikkerhet knyttet til den pågående nedbemanningsprosessen. Det er også stor usikkerhet knyttet til nivået på kostnadene for avlastning til funksjonshemmede. Nedbemanning I budsjettet ligger det en forutsetning om effekt av nedbemanningsprosessen på kr 16,4 mill, tilsvarende effekt av de oppsagte årsverk med virkning fra 1. mars 2015. I rapporten er effekten av innsparingstiltaket redusert med kr 1,9 mill da oppsagte medarbeidere har stått i stilling også i mars måned. Kommunen har overfor Halden tingrett begjært fratreden fra stillingene. Kommunen forventer at endelig avklaring på dette spørsmålet vil foreligge innen utgangen av april måned. Det signaliseres derfor allerede nå at effekt av oppsigelsene også i april måned vil utebli med ytterligere ca 1,9 mill kr. Undervisning og oppvekst Kommunalavdelingens prognose viser et negativt avvik på 2,5 mill. kr. I denne prognosen er det allerede iverksatt flere tiltak. Når det gjelder etterberegning av tilskudd til private barnehager for 2014, legges kommunens pensjonsutgifter knyttet til barnehagens ansatte til grunn. Det er også disse utgiftene som er regnskapsført. Dette prinsippet er allerede lagt til grunn i budsjettet for 2015. Mangel på fosterhjemsplasser gjør at flere barn bor lenger på institusjon enn planlagt. Institusjonsopphold dekkes i sin helhet av kommunen og bidrar til en negativ prognose i barnevernet. Det arbeides derfor med å finne flere fosterhjemsplasser. Driften ved Halden kommunale kompetansesenter nedskaleres til lovens minimum som følge av at det ikke er nok inntekter til å opprettholde de aktivitetene som har vært tidligere. Utfordringene som er beskrevet over er de samme som beskrevet i årets første økonomirapporter. I tillegg arbeides det nå med tilpasning av barnehagene etter årets etterspørsel når det gjelder barnehageplasser. Kultur Prognosen viser et positivt avvik på 1,6 mill. kr. Det positive avviket fremkommer som følge av blant annet høyere inntekter i kultursalen samt en økt salgsinntekt knyttet til Haldenhistorien. Teknisk Kommunalavdelingen rapporterer et positivt prognoseavvik på ca. 0,6 mill. kr. og dermed en forbedring fra sist måned på kr 120 000. Mindreforbruket er resultatet av et negativt prognoseavvik på nettolønn på 1 mill.kr, 2 mill. kr på andre utgifter og et positivt avvik i inntekter på ca. 3 mill. kr. Avviket i inntekter er hovedsakelig knyttet til parkering og planavdeling samt en ompostering av husleierefusjon som tidligere har ligget hos andre enheter. Side37 Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe 20-40 Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn – vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Omr. Sentral/felles inkl.NAV Undervisning og oppveskt Helse og omsorg Kultur Teknisk Halden Kommune Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose Avvik årsprognose 10 Fastlønn 15 544 54 029 57 168 -3 139 20-40 Variabel lønn 283 1 171 1 311 -140 10 Fastlønn 86 256 313 109 309 605 3 504 20-40 Variabel lønn 4 821 12 812 14 885 -2 073 10 Fastlønn 110 443 388 119 392 578 -4 459 20-40 Variabel lønn 16 201 64 363 70 866 -6 503 10 Fastlønn 3 362 13 083 12 977 106 20-40 Variabel lønn 151 653 506 147 10 Fastlønn 14 959 56 607 57 751 -1 144 20-40 Variabel lønn 581 1 335 1 567 -232 70 Fastlønn vedlikehold 2 686 9 030 9 729 -699 10 Fastlønn 230 564 824 947 830 079 -5 132 20-40 Variabel lønn 22 037 80 334 89 135 -8 801 70 Fastlønn vedlikehold 2 686 9 030 9 729 -699 Brutto lønn pr. måned Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Regnskap 113 186 118 658 113 677 Budsjett Regnskap 2014 113 107 112 517 116 428 118 926 112 589 113 044 112 739 113 107 120 327 113 339 18 283 19 677 112 913 117 178 115 262 134 710 127 153 126 900 116 331 114 397 116 095 116 473 89 161 66 916 1 270 388 1 267 185 Side38 Tabellen over viser bruttolønnsutviklingen i kroner. I mars er bruttolønnsbelastningen 1 mill. kr høyere enn periodisert budsjett. Det presiseres at periodiseringen ikke er 100 % nøyaktig ettersom den i hovedsak gjøres på et overordnet nivå. Dersom rådmannen finner det nødvendig vil periodiseringen bli endret i løpet av året. Brutto lønn i mars 2015 er 633 kkr høyere enn i tilsvarende periode i fjor. Denne økningen må ses i sammenheng med at det både har vært et lønnsoppgjør og at antall årsverk er redusert i perioden. Kommunalavdeling undervisning, oppvekst og kultur har pr. mars en bruttolønnsprognose noe lavere enn budsjett, øvrige områder har en negativ bruttolønnsprognose. For flere av områdene vil merforbruket medføre tilsvarende merinntekter i forhold til budsjett, men for enkelte vil det også medføre nødvendige reduksjoner i form av avvikling av engasjementer og vikariater. Oppsummering av prognose og avvik Periode 03/15 Fellesinntekter Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Totalt Økonomirapport HK, eks. VAR og Havn Regnskap Årsbudsjett Årsprognose -302 914 -1 426 197 -1 423 096 341 050 1 256 042 1 268 122 -18 286 -62 482 -65 864 322 764 1 193 561 1 202 258 188 717 685 390 711 125 -19 855 -452 753 -488 994 188 712 1 294 Prognoseavvik -3 101 -12 080 3 382 -8 698 -25 735 36 241 -1 294 Tall i kkr Usikre elementer Etter tre måneders drift er årsprognosen heftet med en betydelig grad av usikkerhet. Det er en betydelig usikkerhet knyttet til effekten av den pågående nedbemanningsprosessen som er budsjettert med 16,8 mill. kr i helse og omsorg. Skatteanslaget er i denne rapporten nedjustert med 8,8 mill. kr i forhold til budsjett, det er imidlertid fortsatt stor usikkerhet knyttet til hvor stor veksten vil bli på nasjonalt nivå i 2014. Etter en nedjustering av skatteanslaget med 8,8 mill. kr er fortsatt prognosen for skatteinntektene 21 mill. kr høyere enn faktiske inntekter i 2014. Skatt fra uføre skal som tidligere beskrevet bidra til å redusere skattesvikten, men ettersom Halden kommune opplevde tilnærmet ingen vekst fra 2013 til 2014 er det fortsatt en betydelig usikkerhet knyttet til nivået på skatteinntektene ved utgangen av året. Nexans opplever store utfordringer som følge av å være en underleverandør til oljebransjen og varslet nylig en nedbemanning ved at 90 personer vil motta oppsigelse i løpet av mai. Lavere investeringer i oljebransjen var en av årsakene til blant annet reduserte skatteinntekter i fjor. Nå er Haldensamfunnet også direkte berørt gjennom nedbemanningen ved Nexans. Rådmannen er klar på at nedbemanningen ved Nexans vil få konsekvenser og ringvirkninger for Haldensamfunnet. Det er et for tidlig stadium å anslå nivået på konsekvensene. Effekten av øvrige budsjetterte tiltak blant annet i NAV og undervisning og oppvekst er avgjørende for å oppnå balanse i 2015. Det arbeides med gjennomføring av tiltak, men det er fortsatt usikkerhet knyttet til effekten som skal oppnås i 2015. Prognosen forutsetter at det ikke blir noen økning i antall sosialhjelpsmottakere og at antall barn som er omfattet av tiltak i barnevernstjenesten er stabilt. Side39 Rådmannens tiltak for å oppnå balanse Rådmannen har et klart mål om å oppnå balanse i 2015. Det vil utarbeides nye tiltak som kan innebære ytterligere nedbemanning, redusering eller forslag om avvikling av enkelte tjenester. Økonomirapporten pr. februar ble behandlet i formannskapet 26.03.15, sak 2015/21 og i kommunestyret 09.04.15, sak 2015/34. Ved begge behandlingene ble det vedtatt at rådmannen skal legge frem en oversikt over ytterligere tiltak i forbindelse med neste formannskapsmøte. Rådmannen vil i den sammenheng informere formannskap og kommunestyre om at det jobbes med nye tiltak innen følgende områder: 1. SFO – Rapporten fra Agenda Kaupang viser at kommunen har høyere enhetskostnader for SFO enn sammenliknbare kommuner. Rådmannen vurderer hvordan bemanningen ved kommunens SFO kan organiseres på en mer hensiktsmessig måte. 2. Grunnskole – Rådmannen har et arbeid pågående for å utarbeide en ny timefordelingsmodell i grunnskolen. Modellen vil være klar til budsjettarbeidet for 2016. 3. Reduserte leieutgifter – Rådmannen arbeider fortsatt med å samordne kommunens virksomhet og avvikle enkelte eksterne leiekontrakter. 4. Arbeidstiltak NAV – Rådmannen forsøker i størst mulig grad å legge til rette for arbeidstiltak for sosialhjelpsmottakere. Rådmannen har stor oppmerksomhet på stram styring, kostnadsreduserende tiltak og økte inntekter. Budsjettendringer Vil bli foreslått i forbindelse med tertialrapporten. Likviditet Grafen viser bruk av trekkrettigheten i perioden 10. februar – 1. april: Kommunen fikk i budsjettet for 2015 godkjent en videreføring av trekkrettigheten fra 350 mkr til 450 mkr. Det ble varslet, mot slutten av 2014, at det kunne bli nødvendig å ta denne i bruk for å sikre betjening av kommunens forpliktelser. På grunn av anstrengt likviditet rundt perioder med lønnsutbetaling har rådmannen økt trekkrettigheten fra og med 1. februar 2015. Økningen tilsvarer litt mer enn en normal måned med lønnsutbetalinger. Kommunens likviditet vil være under press i lang tid fremover. Bakgrunnen for dette er gjeldende regelverk knyttet til beregning av pensjonspremier (som innbetales), som langt på vei Side40 skjer fra departementet, og kostnadsføringen av pensjonskostnaden. Differansen mellom disse er det såkalte premieavviket. Premieavviket har de siste årene variert fra 30-50 mill. kr årlig. Det betyr at selv om kommunen går i balanse, vil likviditeten svekkes tilvarende. Det tas da ikke hensyn til eventuelle bevegelser i investeringsregnskapet som salg eller finansiering med egenkapital. De årene driftsregnskapet for eksempel viser et overskudd på 45 mill. kr for å dekke inn underskudd, vil fremdeles likviditeten svekks dersom premieavviket er over 45 mill. kr. Kommunes akkumulerte premieavvik inkl. arbeidsgiveravgift av dette, er 257 mill. kr. Litt forenklet beskrevet, gitt alle andre forhold i balanse ville behovet for trekkrettighet pr. i dag ha vært i denne størrelsen. I 2015 er det budsjettert med en inndekning av underskudd på 10 mill. kr som trekker likviditeten i positiv retning. Ubrukte lånemidler på til sammen 44 mill. kr (investeringer og startlån), samt bundne driftsfond på 35 mill. kr, vil imidlertid belaste likviditeten dersom de benyttes. I tillegg til dette vil altså premieavviket belastet likviditeten. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side41 Økonomirapport Fellesinntekter Periode 15/03 Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd Kompensasjonstilskudd Sum Statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum Eiendomsskatt Momskompensasjon investeringsregnskapet Overføring investeringsregnskapet Sum netto mva-kompensasjon Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd fond Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Motpost avskrivninger Andre inntekter Sum Ekstraordinære poster Underskuddsdekning Avsetning til/ bruk av bundne fond Avsetning til/ bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum Fellesinntekter Periode Regnskap Årsbudsjett -223 841 979 -75 975 701 Årsprognose Prognoseavvik -172 548 -299 990 228 -833 418 000 -607 769 000 0 -7 200 000 -1 448 387 000 -7 200 000 -1 437 045 000 -10 036 591 -10 131 951 -20 168 542 -39 600 000 -40 000 000 -79 600 000 -40 231 591 -40 575 951 -80 807 542 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 484 617 1 253 104 0 9 297 1 356 222 18 103 240 47 349 000 6 290 000 9 842 000 100 000 58 840 000 122 421 000 46 800 000 6 290 000 8 000 000 250 000 53 700 000 115 040 000 0 0 0 0 549 000 0 1 842 000 -150 000 5 140 000 7 381 000 0 -855 931 0 -855 931 0 -5 650 000 -4 300 000 -9 950 000 0 -5 650 000 -5 000 000 -10 650 000 0 0 700 000 700 000 0 -2 245 -2 245 -20 681 400 0 -20 681 400 -19 631 244 -2 245 -19 633 489 -1 050 156 2 245 -1 047 911 0 0 0 0 10 000 000 0 0 10 000 000 10 000 000 0 0 10 000 000 0 0 0 0 -302 913 706 -1 426 197 400 -1 423 096 031 -3 101 369 Side42 -830 845 000 -599 000 000 -2 573 000 -8 769 000 0 0 -11 342 000 0 631 591 575 951 1 207 542 Kommentarer til avvikene: Sum Statstilskudd Sum Eiendomsskatt Skatt og rammetilskudd viser totalt et negativt avvik på 11,3 mill. kr. Det ble i forrige økonomirapport varslet et mulig avvik i skatteinntektene på opp i mot ca. 20 mill. kr. Det har siden forrige rapportering blitt kjent at det forventes at skatt fra uføre skal bidra til å demme opp for deler av skattesvikten. Det er i prognosen pr. mars en forventning om et avvik på 8,8 mill. kr knyttet til skatteinngangen. Dette anslaget er imidlertid heftet med en betydelig grad av usikkerhet. Prognosen for eiendomsskatt er beregnet ved å fremskrive første faktureringstermin. Dette gir en prognose som er 1,2 mill. kr bedre enn budsjett. Sum finansutgifter Prognosen for finansutgifter er redusert med 7,3 mill. kr. Fortsatt forventning om lave renter samt lavere minimumsavdrag enn budsjettert er årsaken. Sum finansinntekter Forventet utbytte er i prognosen økt med 0,7 mill. kr. Dette er knyttet til kundeutbytte fra Gjensidige som ikke er budsjettert. Disposisjoner Prognosen forutsetter en inndekning av akkumulert merforbruk på 10 mill. kr. Dette er i samsvar med budsjett. Fellesinntektene er i prognosen pr. mars 3,1 mill. kr lavere enn budsjettert. Sum Fellesinntekter Side43 NAV Periode 03/15 Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik 6 074 248 22 091 019 22 824 074 -733 055 -330 454 -550 000 -777 954 227 954 5 743 794 21 541 019 22 046 120 -505 101 14 496 036 45 845 000 52 753 128 -6 908 128 -5 499 534 -13 230 000 -18 034 552 4 804 552 14 740 296 54 156 019 56 764 696 -2 608 677 Totalt : NAV Halden har et utfordrende år foran seg med en prognose som viser et avvik på 2,6 mkr. Det er en svak økning fra februar. Derimot rapporteres det om en nedgang i antall brukere med 24 personer. Viktig å merke seg at det også er nedgang i antall hovedmottagere av økonomisk sosialhjelp. Det er også en nedgang i gjennomsnittlig saksbehandlingstid fra 37 dager i februar til 25 i mars. Det samme med antall ungdommer. Prosjekt Rett ytelse viser også til at flere blir avklart mot statlige ytelser. Prosjekt Arbeid Først bidrar også til avklaring og aktivitet, et viktig prosjekt som utfører samfunnsnyttige oppgaver for Halden kommune. Bruttolønn: Artsgruppen viser et negativt avvik i prognosen, noe som skyldes manglende refusjoner fra sykepenger og refusjon lønn Nav-leder. Refusjoner: For marsrapporteringen er det innkommet kr 200.000 i refusjoner i etterbetalte trygdeytelser. Ytterligere 10 personer i Rett Ytelse er avklart mot uføretrygd, også i disse sakene er det refusjoner som NAV Halden krever tilbakebetalt der hvor sosialhjelp er gitt. Behandlingstiden ved Nav forvaltning er nå fra 5-8 måneder. Nettolønn: Viser et avvik på ca.500 000. Andre utgifter: Tabellen under viser en oversikt over hvilke områder det blir gitt sosialhjelp, boutgifter er det område som har hatt størst økning. Med de tiltakene vi har igangsatt, vil vi redusere utgifter til strøm og husleierestanse. Andre inntekter: Våre inntekter er refusjon fra trygdeytelser og tilskudd fra IMDI ved bosetting av flyktninger. Side44 Tiltak for å dekke inn avvik som er iverksatt eller under planlegging: Etter en organisasjonsendring tilbys 25 personer forvaltning av sin personlige økonomi. Vår erfaring er at flere som blir overført fra kommunale ytelser til statlige, ikke mestrer sine betalings forpliktelser. Formålet er å lære den enkelte til å disponere slik at det forhindrer husleie og strømrestanser. Det samme der hvor det er barnefamilier som ikke mestrer sin private økonomi. Arbeid Først, samarbeide mellom IPAS og NAV Halden fortsetter, økning til 15 personer i prosjektet til enhver tid. Det er nedfelt i lov om sosiale tjenester i NAV mulighet for at sosialhjelpsmottagere skal jobbe for ytelsen. Det igangsettes med 10 plasser hvor jobben skal utføres i kommunen. Det må følges opp og administreres innenfor allerede begrensede personalressurser. Det er etablert et beslutter-team som kvalitetssikrer og godkjenner alle vedtak før godkjenning. Fungerer også som internkontroll, forhindrer urettmessig utbetaling av økonomisk sosialhjelp og sikrer at brukerne får en hjelp som er forsvarlig. Boligoppfølger bidrar til oppfølging av brukere som har store utfordringer med å bo og betale sine regninger. Forhindrer utkastelser og restanser. Prosjekt «Mestring gjennom jobben» fortsetter, vi ser at tett oppfølging av brukerne bidrar til at det skjer en endring og flere har fått arbeid. Rett ytelse» MÅLTALL 2015. Januar Februar Mars 468 520 496 301 328 303 71 87 84 111 106 95 84 87 58 29 37 25 Antall sosialhjelps- mottagere Sosialhjelp som hovedinntekt Sosialhjelp som hovedinntekt m/barn u/18 år Mottagere u/25 år Sosialhjelp som hovedinntekt u/25 år Gjennomsnittlig saksbehandlingstid Bruk av økonomisk sosialhjelp 2015. Ytelse Husleie Januar Februar Mars 1.233.683 1.379.076 1.469.560 56.208 139.439 131.667 400.825 463.944 436.494 10.917 41.665 26.120 677.432 781.287 958.848 604.996 630.423 506.530 218.240 183.476 207.434 148.018 162.479 150.694 Husleierestanse Strøm Strømrestanse Livsopphold Supplerende livsopphold Barnehage/SFO Tannbehandling Side45 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Periode 03/15 Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Regnskap 21 194 918 -807 175 20 387 743 23 809 918 -9 713 604 34 484 057 Årsbudsjett 79 485 525 -1 644 875 77 840 650 131 132 182 -89 178 345 119 794 487 Årsprognose Prognoseavvik 81 608 188 -2 122 663 -1 614 038 -30 837 79 994 150 -2 153 500 127 597 235 3 534 947 -92 373 868 3 195 523 115 217 517 4 576 970 Totalt: Sentraladministrasjonen og fellesfunksjonene rapporterer om en positiv prognose på 4,6 mill. kr pr. mars. Brutto lønn: Prognosen viser et merforbruk på brutto lønn på 2,1 mill. kr. Deler av dette skyldes en uteglemt stilling i budsjettet. Økt langtidsfravær i økonomi og plan har medført en økning i avviket på brutto lønn fra forrige periode. Refusjoner: Det forventes refusjoner tilsvarende budsjett for 2015. Netto lønn: Netto lønn viser et negativt avvik på 2,2 mill. kr. Andre utgifter: Prognosen på andre utgifter viser et mindreforbruk på ca. 3,5 mill. kr. Dette er i hovedsak knyttet til utsatt oppstart av en privat barnehage. Barnehagen skulle opprinnelig ha oppstart i august 2015, men på grunn av usikkerhet knyttet til oppstartstidspunktet ble tilskuddet budsjettert på rådmannens område og ikke på kommunalavdelingens. Andre inntekter: Andre inntekter viser en prognose som er 3,2 mill. kr høyere enn budsjettert og er i hovedsak knyttet til bruk av bundne fond og samt enkelte økte tilskudd i forhold til budsjett. Side46 Undervisning og Oppvekst Mars 2015 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 119 315 294 443 647 121 439 887 535 3 759 586 Refusjoner -6 578 053 -21 452 099 -23 095 896 1 643 797 Netto lønn 112 737 241 422 195 022 416 791 639 5 403 383 Andre utgifter 87 406 141 218 074 603 226 464 443 -8 389 840 Andre inntekter -15 781 340 -68 862 491 -69 344 029 481 538 Sum enhet 184 362 043 571 407 134 573 912 053 -2 504 919 Totalt: Kommunalavdelingen for Undervisning og oppvekst har et utfordrende år foran seg. Etter tre måneders drift av året rapporteres det om et negativt avvik på om lag 2,5 mkr. Det er ca 0,2 mkr i endring siden forrige rapportering pr februar 15. Målet vårt er fortsatt balanse ved årets utløp. Kommunalsjefen vil ha ekstra fokus på de områdene som beskrives under. Brutto lønn: Artsgruppen viser et positivt avvik på om lag 3,7 mkr. Tiltak som er planlagt fra høsten 15 og videreføring av tiltak vedtatt i økonomiplanen er innarbeidet i prognosen. Det vises for øvrig til forrige rapportering om allerede iverksatte tiltak. Det føres en stram og kritisk linje vedrørende vikarbruk. Refusjoner: Artsgruppen viser et positivt avvik i forhold til budsjett og en økning siden forrige rapportering. Dette henger sammen med høyere sykefravær enn beregnet. Netto lønn: Artsgruppen viser pr mars 15 et positivt avvik på om lag 5,4 mkr. Dette henger sammen med en endring i prognosen som beskrevet under avsnittet «brutto lønn». Andre utgifter: Artsgruppen viser et negativt avvik på om lag 8,3 mkr. Økningen fra forrige rapportering skyldes en justering på flere av utgiftspostene samt en høyere skolebetaling til Inspiria (vedtatt på et eiermøte) enn forutsatt i budsjettet. Økningen på denne artsgruppen må sees i noen sammenheng med økningen i artsgruppen «andre inntekter», en endring på om lag 1 mkr siden forrige rapportering. I tillegg er de utfordringene de samme på området barnevern som tidligere rapporter pr januar og februar d.s. Andre inntekter: Artsgruppen viser et positivt avvik på om lag 0,5 mkr. Dette er en forbedring på ca 1 mkr sett oppimot forrige rapportering. Side47 Tiltak for å dekke inn avvik: Tiltakene beskrevet i økonomirapporten pr februar 15 er under arbeid og implementering. I tillegg arbeides det nå med tilpasning av barnehagene etter årets etterspørsel når det gjelder barnehageplasser. Kommunalsjefen er i tett dialog og samhandling med barnehagestyrerne. Dette arbeidet følges videre opp i april og mai for mulig effekt fra august 15. Barnevernet fortsetter sitt arbeid med fokus på å redusere dyre institusjonsplasseringer. Side48 Kultur Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 4 536 256 17 724 704 17 326 171 398 533 Refusjoner -59 930 -326 170 -337 918 11 748 Netto lønn 4 476 326 17 398 534 16 988 253 410 281 Andre utgifter 11 916 537 36 219 372 37 391 370 -1 171 998 Andre inntekter -4 506 205 -10 512 213 -12 875 956 2 363 743 Sum enhet 11 886 658 43 105 693 41 503 666 1 602 027 Totalt: Enheten rapporterer nå på et positivt avvik på om lag 1,6 mkr. Endringen skyldes i hovedsak en stor forbedring på artsgruppen andre inntekter. Brutto lønn: Artsgruppen et positivt avvik på om lag 0,4 mkr. Mindreforbruket på lønn skyldes i hovedsak vakanser i enkelte stillinger. Det arbeides for å dekke opp de vakanser som skal besettes. Dette tar noe lenger tid enn forutsatt grunnet hensynet til overtallighetsutfordringene i kommunen. Refusjoner: Artsgruppen viser pr mars et lite positivt avvik i forhold til budsjett. Artsgruppen styres mot balanse. Netto lønn: Artsgruppen en positiv endring på om lag 0,4 mk. Endringen i prognosen skyldes et mindreforbruk for brutto lønn. Andre utgifter: Artsgruppen viser et negativt avvik sett oppimot rapporteringen pr februar 15. Økningen i artsgruppen skyldes påkrevde investeringer knyttet til lydanlegg i kultursalen samt utgifter knyttet til arrangementene der. Andre inntekter: Artsgruppen viser en klar forbedring og en økning i positiv prognose siden forrige rapportering. Endringen skyldes i både salgsinntekter knyttet til Haldenhistorien samt høyere billettinntekter i kultursalen. Tiltak for å dekke inn avvik: Utgiftsnivået må holdes nede og styres tramt Det tas sikte på en nærmere gjennomgang av KOSTRA tall for 2014 for om mulig å vurdere nye tiltak. Dette vil vi komme tilbake til ved neste rapportering Utnyttelsen av ledig kapasitet i kultursalen må optimaliseres. Etablere et tettere samarbeid og dialog med DNBE Side49 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 03/15 Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Regnskap 166 615 314 -9 906 794 156 708 520 32 998 017 37 533 035 227 239 572 Årsbudsjett 606 721 113 -36 735 000 569 986 113 165 513 499 -163 278 043 572 221 569 Årsprognose Prognoseavvik 619 091 012 -12 369 899 -37 705 481 970 481 581 385 531 -11 399 418 176 247 678 -10 734 179 -185 491 255 22 213 212 572 141 954 79 615 Totalt: Helse og omsorg prognoserer etter tre måneders drift en prognose i balanse. Rådmannen understreker sterkt at prognosen er forbundet med betydelig grad av usikkerhet. Dette vil det redegjøres spesifikt og nærmere for i verbal delen under hvert hovedpunkt. Brutto lønn: Helse og omsorgstjenestene er en personell tung sektor. En vesentlig del av sektorens netto ramme er lønnskostnader. Bruttolønn prognoseres med et overforbruk av kr 12.370`. Merforbruket knytter seg i det vesentlige til følgende forhold: 1) 3,8` i uteblitt effekt av oppsigelsene for mars og april måned da oppsagte medarbeidere har stått i stilling utover oppsigelsestidspunktet. Kommunen har begjært for Tingretten at oppsagte medarbeidere fratrer sin stilling. Avgjørelse forventes å foreligge fra Tingrettens side siste uke i mars. 2) 1,1` knyttet til utbetaling av lønnsoppgjør relatert til driftsåret 2014. Det er avsatt tilsvarende beløp til inndekning av kostnaden under «andre inntekter». 3) 2` i økte kostnader for hjemmesykepleien relatert et forventet økt aktivitetspress på disse tjenestene. Sykehusets utskrivningspraksis, og det press dette legger på kommunehelsetjenesten, er tidligere grundig omtalt og redegjort for. 4) 5` i økte lønnskostnader som fordeles på følgende områder: - 1,5` ved institusjon. Årsak: Vikar sykdom økt med 0,5 mill, overtid økt med 0,6mkr, pensjon økt med 0,4mkr - 2,0` ved omsorgsboliger. Årsak: vikar sykdom økt med 1,1mkr, overtid økt med 0,5mkr, tillegg kveld/natt økt med 0,2mkr - 1,2` ved samlokaliserte boliger. Årsak: vikar sykdom økt med 0,3mkr, ekstrahjelp økt med 0,1mkr, overtid økt med 0,5mkr, pensjon økt med 0,3mkr Usikre forhold knyttet til brutto lønn: Det er gjennomført en grundig analyse og gjennomgang av den enkelte enhets innleverte prognose for å kunne gjøre en vurdering av nivået sett i et årsperspektiv. Side50 I budsjettet ligger det en forutsetning av effekt av nedbemanningsprosessen på kr 16,4 mill, tilsvarende effekt av de oppsagte årsverk med virkning fra 01 mars 2015. I rapporten er effekten av innsparingstiltaket redusert med kr 3,8 mill da oppsagte medarbeidere har stått i stilling utover oppsigelsestidspunktet. Kommunen har overfor Halden tingrett begjært fratreden fra stillingene. Kommunen forventer at endelig avklaring på dette spørsmålet vil foreligge innen utgangen av mars måned. Av andre forhold knyttet til brutto lønnsprognosen er det nødvendig å trekke frem den usikkerhet som alltid ligger i driftssituasjonen i en sektor som året rundt håndterer døgnbemannede helse og omsorgstjenester. Endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes og andre uforutsette hendelser representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet. Erfaringsmessig vil det i løpet av et driftsår alltid oppstå hendelser som krever ekstra ressursinnsats; enten knyttet til endringer i eksisterende pasienters bistandsbehov eller ved at nye pasienter og behov oppstår. Rådmannen vil ha et meget sterkt fokus på kostnadskontroll ved tildeling av nye tjenester, men understreker samtidig at hensynet til faglig forsvarlighet og brukeres rettskrav i noen tilfeller gjør det vanskelig å komme utenom at tjenester må vurderes selv man ikke på iverksettelsestidspunktet har budsjettmessig inndekning. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer en merinntekt knyttet til sykepengerefusjon på kr 970`. Det vises til at sykefraværsrapporten i januar og februar måned viser et høyere fravær enn for tilsvarende periode i 2014. Refusjonsnivået fra NAV i årets to første måneder gir grunn til å øke refusjonsanslaget noe. Dette vil imidlertid monitorers fortløpende og justeringer vil måtte forventes. Netto lønn: Netto lønn prognoseres med et avvik på kr 11,4 mill. Andre utgifter: Det prognoseres et merforbruk på kr 10.734` Årsaken til økningen skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 6.5` overføringer fra fond innenfor flere områder. Dette er utgifter som knytter seg til iverksettelse og oppfølging av prosjekter som kommunen har fått ulike tilskudd til fra direktorat, fylkesmann, husbanken osv. Utgiften er ikke budsjettert – og representerer i prognosen dermed en mer-utgift, men har en tilvarende motpost under «andre inntekter». 2) 1.5` i kommunalt boligtilskudd for leiligheter på Brygga 3) 1,0` i økte utgifter utover budsjett relatert til en enkeltbruker. Denne har en tilsvarende motpost under «andre inntekter». 4) 0,7` økning da utskrivningsklare pasienter blir værende på sykehus lengre. 5) 0,3` mer i boligtilskudd fra Husbanken Usikre forhold: Rådmannen finner grunn til å understreke en betydelig usikkerhet knyttet til prognosen for andre utgifter. Dette særlig knyttet opp mot at kommunens kostnader for avlastning til funksjonshemmede belastes på dette ansvaret. Som det er redegjort for under brutto lønn, er det slik at endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes og andre uforutsette hendelser representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet. Andre inntekter: Inntektene viser en merinntekt utover budsjett med kr 22.213`. Side51 Dette skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 6.5` fondsavsetninger innenfor flere områder j.fr ovennevnte tilsvarende utgift. 2) 1,8` i økt inntekt fra staten relatert til et statsfinansiert spesialtiltak rundt en enkeltbruker 3) 1.1` avsatt til lønnsoppgjør etter brudd 2014. Motposten/utgiften er belastet brutto lønn j.fr ovennevnte redegjørelse. 4) 0,9` merinntekt leieinntekter ved Karrestad og Brygga omsorgsboliger 5) 11,4`økt inntektsanslag knyttet til refusjonsordningen for særlig ressurskrevende tjenester. 6) 0,3` økte inntekter fra Husbanken Usikre forhold / nærmere kommentar: Rådmannen vil også i 2015 fortsatt ha et sterkt fokus på inntektsoptimaliserende tiltak og tilnærminger. Det er meget viktig at kommunen aktivt jobber for å maksimere effekten av ulike statlige tilskudds og refusjonsordninger for sektoren. Positive endringer vil forløpende rapporteres i tråd med de ulike tidsfristene for innsending av grunnlagsmateriale til Helsedirektoratet. På rapporteringstidspunktet har rådmannen valgt å øke inntektsanslaget for refusjonsordningen for særlig ressurskrevende tjenester med kr 11,4 mill utover budsjett. Det understrekes at denne forventede økningen er heftet med usikkerhet. Grunnlagsmaterialet er på rapporteringstidspunktet revisjonsgodkjent og oversendt Helsedirektoratet. Direktoratet står imidlertid fritt til å gjøre sine selvstendige vurderinger før utbetaling foretas, og inntektsanslaget kan derfor ikke anses som en sikker inntekt. Kommunen vil få klarhet i dette spørsmålet medio juni 2015. Tiltak for å dekke inn avvik: Som redegjort for ovenfor, vil man måtte påregne endringer i prognosen itråd med at nedbemanningsprosessen og de ulike faser denne inneholder kommer til avklaring. I tillegg vil man fortløpende monitorere det generelle driftsnivået opp mot avsatt budsjett og rapportere endringer og tiltak fortløpende. Kommunalavdelingen har intensivert arbeidet med å ikke besette ledige vikariater så langt dette overhodet er mulig uten å sette henynet til brukere og pasienters liv og helse i spill. Ethvert vikariat som holdes ubesatt, representerer et konkret innsparingtiltak. Side52 Teknisk Periode 03/15 Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik 23 313 818 86 372 685 87 385 174 -1 012 489 -603 376 -1 773 500 -2 332 521 559 021 22 710 442 84 599 185 85 052 653 -453 468 18 090 557 88 605 240 90 671 417 -2 066 177 -21 887 795 -107 691 927 -110 873 957 3 182 030 18 913 204 65 512 498 64 850 113 662 385 Totalt: Budsjettet til teknisk sektor er noe økt i forhold til fjorårets budsjett. Rammen for 2015 tilsvarer i hovedsak resultatet for sektoren i 2014. Dette medfører en fortsatt stram linje for alle driftsområder. Sektoren kan ved utgangen av mars rapportere om en prognose som tilsier et mindreforbruk på ca. 660 000,- for 2015. Dette er en forbedring på 120 000,- fra forrige økonomirapportering. Forbedringen skyldes i hovedsak en ompostering av husleierefusjoner som tidligere har ligget på funksjon sentral/felles som nå er overført eiendom. Dette er delvis refusjon for utgifter som eiendom har, og også har hatt tidligere. Brutto lønn: Bruttolønn har foreløpig et negativt prognoseavvik på ca. 1,0 mkr for 2015. Dette innebefatter også ekstra utgifter til lønn i henhold til avtale om sikringstjenester på Svinesund kontrollområde. En utgift som igjen dekkes inn av en inntekt som føres i andre inntekter. Sektoren er i 2015 fortsatt avhengig av en meget nøktern bemanning i flere avdelinger, men har fra 1.4 ansatt en jurist i et vikariat i eiendomsavdelingen som erstatning for en ansatt i permisjon. Dette er hensyntatt også i denne prognosen. Refusjoner: Foreløpig et positivt prognoseavvik på ca. 560.000,- grunnet sykdom i sektoren. Dette er tilsvarende tall som tidligere rapportert. Sykefraværet i teknisk sektor for 1 kvartal ligger på 5,3 %. I første kvartal ligger fraværet på 1-16 dager på 2,1 %. Fravær 17-40 dager og over 40 dager ligger på totalt 3,2 %. Netto lønn: Nettolønnsprognose tilsvarende et merforbruk på ca. 0,4 mkr pr mars. Viser til kommentarer over. Andre utgifter: Prognose pr mars tilsvarer et merforbruk i andre utgifter på tilsvarende ca 2,0 mkr og skyldes mindre avvik på flere områder, deriblant gatelys, park, veier og gater og miljø og landbruk samt et avvik på ca 600 000,- i andre inntekter på Rokke. Inntektsbudsjettet på Rokke er justert noe ned i forhold til fjoråret. Midler til vedlikehold av bygning tilsier en videreføring av vedlikehold i tråd med siste år. I Side53 det vesentligste blir det utført arbeid i form av pålegg og absolutt påkrevde tiltak på eiendomsmassen. Veikapitalen i Halden er redusert med ytterligere 4 mkr i løpet av 2014. Det er lagt inn en beskjeden økning på veivedlikehold for 2015 og pr i dag har Halden kommune et etterslep på veivedlikehold på ca. 35 mkr i henhold til RoSy-rapport for 2014-2015. Asfalteringsprogrammet for 2015 på ca. 4 mkr vil tilnærmingsvis utsette ytterligere økonomisk etterslep frem til 2016. Asfalteringsprogrammet med prioriterte gater og veier ble behandlet i HTPLM i februar. Arbeidet er igangsatt. Vi har feiret byjubileum. I den sammenheng har teknisk sektor bidratt på flere områder. Det er lagt inn 200 000,- til dette arbeidet i budsjett 2015. Deler av arbeidet løses i samarbeid med NAV som har prosjekter knyttet til vedlikehold av statuer og paviljonger pågående. Den totale kostnaden for sektoren er ikke ferdigstilt, men vil legges frem i neste rapportering. Andre inntekter: Prognose tilsier et positivt avvik i inntekter tilsvarende ca. 3,1 mkr og er i hovedsak knyttet til inntektsprognosen på parkering, planavdelingen samt veier og gater. Brann rapporterer om en prognose tilsvarende 230 000,- i merinntekt. Denne må imidlertid sees i sammenheng med en økt lønnsbelastning som nevnt tidligere i rapporten. Som nevnt i rapporter gjennom 2014 var det en utfordring knyttet til husleiekostnader. Sektoren har nå ansvar for alle husleiekostnader og utgiftene legges inn i budsjett. Dette har vært et mer krevende arbeid enn forutsatt, men det ser nå ut til at vi har bedre oversikt. Eiendom har mistet interne husleieinntekter på tilsvarende 800 000 for St. Joseph, Rockehuset og Biblioteket. På en annen side er midler tilsvarende ca 2.0 mkr i husleierefusjoner nå overført eiendom som den faktiske betaler. Sum område: Positivt avvik i størrelsesorden ca. 660 000,- VAR Periode 03/15 Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik 3 556 076 10 176 797 11 163 678 -986 881 -63 386 -150 000 -184 886 34 886 3 492 690 10 026 797 10 978 792 -951 995 22 680 354 152 365 172 151 190 343 1 174 829 -42 570 870 -162 391 969 -165 253 516 2 861 547 -16 397 826 -3 084 381 3 084 381 Side54 Totalt: Oversikt og resultat på VAR er sammensatt av mindreforbruk på 4 mkr på renovasjon, mindreforbruk på kr 100 000 på vann og merforbruk på 1 mkr på avløp. Per i dag er det høy aktivitet når det gjelder vedlikehold. Dette gjelder spesielt avløp. Holdes aktiviteten oppe styres det mot et overforbruk her. Det er knyttet noe usikkerhet i forhold til avgiftsinntektene på fastledd. Her kan det se ut til inntektene blir noe høyere enn budsjettert. Dette vil fremkomme i neste rapportering. Aktiviteten og fremdriften innen investeringsområdene vil ha stor påvirkning på kapitalkostnadene for i år, avhengig av hvor store verdier som aktiveres. Renteutviklingen påvirker også området. På renovasjonsområdet er overføringen til Rokke i tråd med tidligere rapporter satt til 4,6 mkr for 2015. Dette er selvkost for det arbeidet som utføres på Rokke for renovasjonsordningen. For 2014 lå denne i budsjett med en overføring på 7,5 mkr med de følger dette fikk for det økonomiske resultatet på Rokke. For 2015 er nå budsjett og selvkost balansert. Side55 Vedlegg økonomirapport Enhet Fellesinntekter Regnskap pr. Budsjett Prognose mars 2015 2015 -302 875 062 -1 426 197 400 -1 423 096 031 Avvik pr. mars -3 101 369 NAV Rådmannen IT Fellesfunksjoner Kommunalsjef personal, økonomi og IT Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles 14 740 298 4 578 368 6 293 293 9 255 833 0 8 783 519 5 572 918 49 224 229 54 156 019 34 765 789 18 626 128 20 272 447 0 27 152 696 18 977 427 173 950 506 56 764 696 29 951 582 18 618 078 21 465 913 0 27 144 341 18 037 603 171 982 213 -2 608 677 4 814 207 8 050 -1 193 466 0 8 355 939 824 1 968 293 Kultur & Idrett Sum Kultur & idrett 11 886 658 11 886 658 43 105 693 43 105 693 41 503 666 41 503 666 1 602 027 1 602 027 Teknisk Forvaltning Miljø og Landbruk Plan Brann Rokke avfallsanlegg Teknisk Drift Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk 8 782 830 498 716 499 815 6 396 637 1 307 998 1 294 562 132 638 18 913 196 42 126 770 3 153 182 1 942 157 22 478 626 -4 982 649 104 239 690 173 65 512 498 42 099 962 2 755 148 1 387 869 22 223 215 -4 322 266 104 239 601 945 64 850 112 26 808 398 034 554 288 255 411 -660 383 0 88 228 662 386 7 007 529 6 236 033 5 049 937 3 750 276 5 626 028 7 782 978 5 575 731 6 017 598 2 280 964 5 381 572 33 473 305 23 287 307 19 405 264 13 782 044 20 632 682 29 260 621 21 840 764 22 720 590 7 922 496 22 012 496 32 783 383 22 755 325 19 263 449 13 473 298 20 257 861 29 187 707 21 837 405 22 853 957 8 015 229 22 087 020 689 922 531 982 141 815 308 746 374 821 72 914 3 359 -133 367 -92 733 -74 524 Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole 4 925 283 24 818 562 24 806 597 11 965 Rødsberg skole 7 432 545 28 141 339 28 122 883 18 456 Strupe skole Halden kompetansesenter 7 868 011 6 515 674 38 651 247 979 992 38 107 073 4 923 669 544 174 -3 943 677 PPT 2 045 918 8 199 871 7 566 317 633 554 Barnehagene felles/Private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus Sum Undervisning og oppvekst 73 706 726 1 251 302 1 139 641 1 294 304 1 909 207 1 109 288 1 607 039 1 897 831 16 950 629 184 362 044 146 498 519 4 815 400 4 597 505 5 844 356 7 759 301 4 560 907 6 160 098 7 080 358 68 962 110 571 407 134 145 946 948 4 773 550 4 502 636 5 538 493 7 707 953 4 447 605 6 076 875 6 999 688 71 877 130 573 912 051 551 571 41 850 94 869 305 863 51 348 113 302 83 223 80 670 -2 915 020 -2 504 917 Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg 63 683 148 38 278 603 86 513 421 24 595 391 14 168 983 227 239 546 -66 453 403 149 438 215 315 023 644 93 863 493 80 349 620 572 221 569 -73 722 280 151 365 977 319 863 607 93 591 057 81 043 593 572 141 954 7 268 877 -1 927 762 -4 839 963 272 436 -693 973 79 615 TOTALT 188 750 611 0 1 293 965 -1 293 965 Vann Avløp Renovasjon Havn VAR og Havn -4 219 459 -5 935 595 -6 242 776 -2 677 540 -19 075 370 0 0 0 0 0 -104 456 1 083 140 -4 063 065 376 879 -2 707 502 104 456 -1 083 140 4 063 065 -376 879 2 707 502 Side56 Halden kommune Arkivkode: 080 Arkivsaksnr: 2011/2382-28 Journal dato: 19.03.2014 Saksbehandler: Martin Vik Utvalgssak Utvalg Hovedutvalg for administrasjon Utvalgssak Møtedato Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Advokatbistand – kommunale tjenestemenn Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Fra tid til annen kan det forekomme at ansatte i Halden kommune blir innklaget i forlikssaker eller rettsaker som en konsekvens av å utføre sitt arbeid. I den anledning ønsker rådmannen å fremlegge et forslag til avtale som inngås mellom Halden kommune som arbeidsgiver og den ansatte. Dette vil være med på å sikre den ansattes rettigheter samt bidra til en forutsigbarhet og trygghet slik at ansatte lettere blir i stand til å utføre de oppgavene de er satt til å gjøre. Rådmannen skal i hvert enkelte tilfelle foreta en selvstendig vurdering av saken før eventuell avtale inngås. Dersom forlikssaken eller rettssaken gjelder rådmannen selv ligger beslutningen til ordfører. Spørsmålet om dekning av saksomkostninger for folkevalgte berøres ikke av denne avtalen, og rådmannen anbefaler at en tilsvarende vurdering gjøres for disse, men da av et vedtaksført politisk organ. Rådmannens innstilling: 1. Vedlagt avtale godkjennes og kan inngås mellom Halden kommune v/rådmannen og den ansatte etter en konkret forutgående vurdering av rådmannen. 2. Rådmannen utarbeider kriterier for vurderingen, og vil orientere administrasjonsutvalget om disse. 3. Kostnaden i hvert enkelt tilfelle skal som hovedregel ikke overstige kr. 200.000,-. Rådmannen kan i helt særskilte tilfeller øke rammen til kr 500.000,- Side57 Avtale om dekning av saksomkostninger m.m. i sak hvor Halden kommunes ansatt er innklagd eller innstevnet for domstolene i sak om utføring av tjenestehandlinger for Halden kommune. 1. Denne avtalen er inngått mellom Halden kommune og ansattnr:……navn………………… angående dekning av saksomkostninger m.m. i forliksrådssak/rettssak….betegnelse…… 2. Med bakgrunn i administrasjonsutvalgets vedtak i sak PS………forskutterer Halden kommune nødvendige saksomkostninger, gebyrer og idømte saksomkostninger for vedkommende avtalepart i denne avtalen for en nødvendig og rimelig ivaretakelse av dennes interesser i saken. Særlige rettslige skritt utover et nødvendig forsvar skal først drøftes med Halden kommune. 3. Halden kommunes forskuttering av dette forutsetter at det skal gjøres opp status når saken er slutt, og det er avgjort av retten hvem som idømmes saksomkostninger. Om den annen part dømmes til å dekke de saksomkostninger kommunen har lagt ut for, plikter kommunens avtalepart i denne avtalen å overføre slike mottatte beløp i sin helhet tilbake til kommunen, om ikke kommunen selv gis rett til å tre inn i kravet. 4. Avtaleparten –ansatt i kommunen - får for øvrig dekket sine prosessutgifter slik at man holdes økonomisk skadeløs jf. regler og praksis ang. arbeidsgiveransvar og organansvar. Hensynet til at slike saker vanligvis er av offentlig interesse, og at det offentlige dekker saksomkostningene, tilsier at alle dokumenter i en slik sak også da skal sendes i kopi til Halden kommune, og dokumentene registreres som inngående post i kommunens alminnelige saksbehandlingssystem. Disse dokumentene blir underlagt de alminnelige regler for innsyn jf. reglene i offentlighetsloven, samt forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Ved underskrift på denne avtalen samtykker den private part til en slik praksis. I tvilstilfeller skal den private part få uttale seg til slik offentliggjøring. Dog har kommunen endelig avgjørings-myndighet. 5. Om den ansatte skulle bli dømt og/eller idømt erstatningsansvar fremlegges spørsmålet om kommunen skal støtte en videre anke, evt. spørsmålet om kommunen også skal påta seg å dekke idømt erstatning, til beslutning i folkevalgt organ, basert på sakens premisser og rettslige omstendigheter – herunder igjen vurdert opp mot alminnelige erstatningsrettslige regler om evt. også personlig ansvar for den enkelte og regress. Kommunen bør som hovedregel innhente et eksternt råd i slike saker. Halden, den…………………. ……………………….. For Halden kommune ……………........ ansatt Side58 Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Økonomi Erfaringer tilsier at dette ikke er av et stort omfang og slik sett ikke vil være en stor økonomisk belastning. Juridiske forhold Det presiseres at avtaleutkastet tar for seg forhold hvor ansatte blir innklagd pga tjenestehandlinger på vegne av Halden kommune. Rådmannen vil komme tilbake med kriterier vedrørende de juridiske forholdene, og legge disse frem til administrasjonsutvalget til orientering. Personal- og organisasjonsspørsmål En slik avtale vil bidra til en økt trygghet hos ansatte for å gjøre den jobben de er satt til å gjøre. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Haabeth Grindaker Martin Vik Side59 Halden kommune Arkivkode: 445 Arkivsaksnr: 2015/2144-1 Journal dato: 16.04.2015 Saksbehandler: Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Hovedarbeidsmiljøutvalget Utvalgssak 2015/18 Hovedutvalg for administrasjon 2015/11 Møtedato 23.04.2015 29.04.2015 Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk for 1. kvartal 2015 2 Sykefraværsrapport for 1.kvartal 2015- Sentral felles 3 Sykefraværsrapport for 1. kvartal 2015- Nav 4 Sykefraværsrapport for 1. kvartal 2015- Undervisning, oppvekst og kultur 5 Sykefraværsrapport for 1. kvartal 2015- Teknisk 6 Sykefraværsrapport for 1. kvartal 2015- Helse og omsorg Sykefraværsstatistikk og rapporter for 1. kvartal 2015 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk for hele kommunen og pr. kommunalavdeling og NAV kommunal del. Det gjøres oppmerksom på at dette er foreløpige tall for mars og 1. kvartal. Korrigerte tall vil bli delt ut i møtet. Rapportene for kommunalavdelingene baserer seg også på de foreløpige tallene, dette for å kunne levere en mest mulig tidsmessig oppdatert rapport til utvalgene. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk og rapporter for kommunalavdelingene for 1. kvartal 2015 tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side60 Sykefraværsstatistikk pr. mars 2015 foreløpige tall Halden kommune totalt Periode 1 - 8 dager 1 - 16 dager 17 -39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 1,5 % 6,6 % 11,8 % 10,1 % 11,8 % Feb 1,9 % 1,6 % 2,3 % 6,2 % 12,1 % 10,7 % 11,9 % Mar 1,1 % 1,3 % 1,5 % 5,7 % 9,6 % 10,0 % 11,0 % 1.kvartal 1,6 % 1,6 % 1,8 % 6,2 % 11,2 % 10,3 % April 10,1 % Mai 8,8 % Juni 8,5 % 2.kvartal 9,1 % Juli 5,6 % August 7,0 % September 8,3 % 3.kvartal 7,0 % Oktober 9,4 % November 9,8 % Desember 10,0 % 4.kvartal 9,7 % pr. Sentral felles Periode 1 - 8 dager 1 - 16 dager 17 - 39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,0 % 1,2 % 0,6 % 7,3 % 11,1 % 9,1 % 11,1 % Feb 2,6 % 0,4 % 2,4 % 4,8 % 10,1 % 7,5 % 10,6 % Mar 0,8 % 0,9 % 1,4 % 3,3 % 6,3 % 7,7 % 9,4 % 1.kvartal 1,8 % 0,8 % 1,5 % 5,1 % 9,2 % 8,1 % April 11,3 % Mai 10,0 % Juni 10,6 % 2.kvartal 10,6 % Juli 7,6 % August 8,7 % September 8,3 % 3.kvartal 8,2 % Oktober 8,7 % November 8,6 % Desember 12,2 % 4.kvartal 9,8 % Personalavdelingen side 1 av 3 sider Side61 pr. 22.04.2015 Sykefraværsstatistikk pr. mars 2015 foreløpige tall NAV- kommunal del Periode 1 - 8 dager 1 - 16 dager 17 - 39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,7 % 4,1 % 0,0 % 10,7 % 16,5 % 8,7 % 16,5 % Feb 4,2 % 1,1 % 0,7 % 10,4 % 16,4 % 7,1 % 15,9 % Mar 0,5 % 0,0 % 0,0 % 4,2 % 4,7 % 9,3 % 12,3 % 1.kvartal 2,1 % 1,7 % 0,2 % 8,4 % 12,5 % 8,4 % April 12,2 % Mai 5,8 % Juni 5,8 % 2.kvartal 7,9 % Juli 9,5 % August 7,6 % September 8,9 % 3.kvartal 8,7 % Oktober 11,3 % November 9,5 % Desember 13,1 % 4.kvartal 11,3 % pr. Undervisning, oppvekst og kultur Periode 1 - 8 dager 1 - 16 dager 17 - 39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,1 % 2,0 % 1,6 % 6,1 % 11,8 % 8,9 % 11,8 % Feb 1,5 % 1,6 % 2,0 % 5,8 % 10,9 % 9,3 % 11,3 % Mar 1,2 % 1,3 % 1,2 % 5,7 % 9,4 % 9,6 % 10,6 % 1.kvartal 1,6 % 1,6 % 1,6 % 5,9 % 10,7 % 9,3 % April 8,9 % Mai 7,9 % Juni 7,8 % 2.kvartal 8,2 % Juli 4,1 % August 5,4 % September 8,1 % 3.kvartal 5,9 % Oktober 8,9 % November 8,6 % Desember 8,7 % 4.kvartal pr. 8,7 % Teknisk Periode 1 - 8 dager 1 - 16 dager 17 - 39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 0,4 % 1,1 % 2,6 % 5,6 % 5,3 % 5,6 % Feb 2,3 % 0,5 % 0,8 % 2,7 % 6,3 % 6,5 % 6,0 % Mar 1,0 % 0,5 % 0,4 % 2,2 % 4,0 % 5,7 % 5,3 % 1.kvartal 1,6 % 0,5 % 0,8 % 2,5 % 5,3 % 5,8 % April 6,0 % Mai 5,8 % Juni 5,0 % 2.kvartal 5,6 % Juli 3,2 % Personalavdelingen side 2 av 3 sider Side62 pr. 22.04.2015 Sykefraværsstatistikk pr. mars 2015 foreløpige tall August 4,0 % September 4,7 % 3.kvartal 4,0 % Oktober 5,4 % November 5,6 % Desember 6,1 % 4.kvartal 5,7 % Helse og omsorg Periode 1 - 8 dager 1 - 16 dager 17 - 39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 1,6 % 7,4 % 12,8 % 10,6 % 12,8 % Feb 2,0 % 2,0 % 2,9 % 7,3 % 14,2 % 12,6 % 13,5 % Mar 1,1 % 1,4 % 2,1 % 6,6 % 11,2 % 11,4 % 12,5 % 1.kvartal 1,7 % 1,7 % 2,2 % 7,1 % 12,7 % 11,5 % April 11,8 % Mai 9,8 % Juni 9,5 % 2.kvartal 10,4 % Juli 7,0 % August 8,2 % September 9,4 % 3.kvartal 8,2 % Oktober 10,6 % November 11,6 % Desember 11,2 % 4.kvartal 11,1 % pr. Akkumulert pr dato viser fra 01.01. til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar 01.01.-28.02 mars 01.01.-31.03. Personalavdelingen side 3 av 3 sider Side63 22.04.2015
© Copyright 2024