SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arkivsaksnr.: Peder Christiansen 14/1930 Arkiv: C20 Sign: Dato: Utvalg: Formannskapet 26.01.2015 REVIDERING AV RETNINGSLINJER FOR TILSKUDD TIL FRILUFTSLIVANLEGG Forslag til vedtak: Karmøy formannskap vedtar nye retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg som vedlagt saksfremlegget. SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Hver år tildeler kommunen midler til lag og foreninger som ønsker å lage anlegg for friluftsliv. Retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg ligger til grunn for tildelingen. Retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg ble vedtatt i Karmøy formannskap den 21.05.2007. I kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet 2013-2016 ble det vedtatt et delmål om å revidere retningslinjene i denne perioden. Retningslinjene er et dokument på 9 sider, og det er administrasjonens erfaring at de i liten grad blir brukt/lest av søkerne. I den grad de blir brukt er det side 6-8 som er viktigst. Hovedmålet med revideringen er å forkorte retningslinjene for å gjøre dem enklere å bruke for søkerne. Punkter som foreslås endret • Rutinen pr. i dag er at kommunen betaler ut tilskudd til lag og foreninger i etterkant av vedtaket, i forkant av gjennomførelsen av prosjektet. Ulempen med å utbetale i forkant er at det viser seg vanskelig og tidkrevende å innhente regnskap i etterkant, når midlene allerede er delt ut. Rådmannen vil derfor foreslå at midler betales ut i etterkant, når kommunen har mottatt regnskap og kvitteringer på at midlene er brukt etter intensjonen. Frist for å vise dokumentasjonen settes til 1. oktober, og eventuelle midler som da ikke er krevd innen fristen vil kunne gå til andre friluftslivtilbud. Ved å innføre denne praksis vil man få lik saksbehandling som ved kulturavdelingens tilskuddsordninger. Ulempen med dette er først og fremst for søker, som må «legge ut» for midler til tiltaket selv. • For å få starttilskudd til nye foreninger innen friluftsliv kreves minst 15 medlemmer med en medlemsavgift på kr 200 pr år. Rådmannen mener at dette er en dyr medlemsavgift for en forening som arbeider for friluftsliv, da dette svært ofte er en gratis aktivitet. Man kan derfor stille spørsmålstegn ved hvor mange, og hvorfor, man ønsker å betale kr 200 for å drive friluftsliv. Rådmannen foreslår at grensen som kommunen krever for å gi starttilskudd settes til kroner 100 pr år. Denne summen er det som kulturavdelingen krever ved deres tildeling til lag og foreninger, og vil derfor skape en mer lik praksis i hele kommunen. • Vilkår for å søke om tilskudd har 11 punkter. Punkt 1 er at «Søker må være et lag/forening som er åpen for alle. Laget/foreningen må ikke drive på forretningsmessig basis. Rådmannen mener at for eksempel Rotary og Lions bør være tilskuddsberettiget, da det er tiltaket som gjøres som er viktig, ikke hvem som står bak. Dette ivaretas i punkt 2: «Tiltaket må komme allmennheten til gode. I utgangspunktet må anlegget være tilgjengelig for alle hele året». Rådmannen mener dette punktet gjør at punkt 1 er unødvendig, og foreslår at det går ut. Et annet vilkår for tildeling er at «Dersom tiltaket er berettiget spillemidler, skal det søkes om slike midler. « Spillemiddelordningen er slik at det nå må påberegnes en ventetid på 89 år. Rådmannen foreslår å ta vekk/endre dette punktet, ved å gjøre det frivillig for søker om hvor man skaffer midlene fra. Rådmannen foreslår derfor at ordlyden endres til at for • de tiltak som tilfredsstiller kravene til å motta spillemidler, er satsen for kommunale midler maksimum 20% av totalkostnad. Ved denne endringen vil kommunen fortsatt bare betale 20% hvis det er mulig å hente spillemidler, men det er opp til søker selv å finansiere de resterende 80%, med eller uten spillemidler. • Videre står det i punkt 7 at «I søknaden skal det opplyses om du har søkt/har planer om å søke støtte fra andre instanser til tiltaket og evt. hvor mye dere allerede har mottatt. « Plan for finansiering er en viktig del av søknadsskjemaet som skal fylles ut, og det er derfor unødvendig at det står i vilkårene. • I og med at rådmannen mener midlene skal tildeles i etterkant av gjennomføring, ved å fremvise kvitteringer, foreslås det å ta vekk punkt 8 «Senest 6 mnd. etter at anlegget er ferdigstilt, skal søker dokumentere hvordan midlene er brukt. • Punkt 10 stiller som vilkår at «Utbygger eier arealet eller har disposisjonsrett over arealet i minst 10 år.» Rådmannen mener dette punktet krever for mye av søker. Hvis for eksempel et lag ønsker midler til å skilte, kviste eller merke en turløype er det for mye forlangt at de skal ha disposisjonsrett over arealet i 10 år. Man må også huske på at eiendomsstrukturen i Karmøy gjør at man fort må innhente disposisjonsrett fra mange grunneiere. I søknadsskjemaet skal man krysse av om man har vedlegg med leieavtale/disposisjonsrett til anlegget. Rådmannen vurderer at ved å bruke skjønn i søknadsprosessen får man en bedre løsning enn ved å sette strenge vilkår. Det foreslås derfor at punkt 10 endres til: «For større anlegg, for eksempel badestrender, kreves det at søker eier eller har disposisjonsrett over arealet i minst 10 år. « • Videre foreslår rådmannen at punkt 4 fjernes:»Karmøy kommunestyre har vedtatt at lag/foreninger som mottar tilskudd fra Karmøy kommune, må akseptere ledsagerbevisordningen. Dette innebærer betalingsfritak for følgeperson til funksjonshemmede ved arrangementer som lag/foreninger holder». At punktet fjernes fra listen over vilkår, betyr ikke at ordningen ikke gjelder. Vedtaket til kommunestyret vil fortsatt være gjeldene, men vil for friluftsliv være svært lite aktuell. Saksbehandler for ledsagerbevis opplyser at ordningen i all hovedsak blir brukt i svømmehaller og på kino. • Videre foreslår rådmannen at ordbruken «tilskuddsberettigede friluftslivanlegg» endre den til «friluftslivanlegg som kan få tilskudd». Bruk av ordet berettiget kan tolkes som om søker har krav på eller rett til tilskudd, og det er misvisende. • Rådmannen foreslår å fjerne punkt 3.5: «Vedlegg til søknaden For å kunne gi søker en rask tilbakemelding på søknaden oppfordrer vi dere til å legge ved alle nødvendige vedlegg. Aktuelle vedlegg kan være kostnadsoverslag, finansieringsplan, tegninger, beskrivelser, offentlige godkjenninger m.v. Ta evt. kontakt med saksbehandler for nærmere avklaring om hvilke vedlegg som vør ligge ved søknaden. « Disse eventuelle vedleggene kommer frem i søknadsskjemaet, og siden punkt 3.2 omhandler mangelfulle søknader, mener rådmannen at punkt 3.2 er godt nok, og punkt 3.5 er unødvendig. • Det foreslås også at punkt 4.3 Handlingsprogram fjernes.: «Anlegg som står i handlingsprogrammet i «Kommunedelplanen for idrett og fysisk aktivitet» får utbetalt kommunale midler i henhold til vedtatt budsjett og etter gjeldende kommunale satser. Disse midlene blir utbetalt til respektive lag, foreninger m.v. I den rekkefølge som handlingsprogrammet viser.» Dette punktet er unødvendig i retningslinjene for tilskudd til friluftslivanlegg. • Punkt 5.3.1 er at for å få starttilskudd til ny forening må det søkes om tilskudd senest 6 måneder etter at foreningen er stiftet, samtidig som den må ha vært i drift i 3 måneder. Ved tildeling en gang per år (1. mars) må man være fleksible med antall måneder før eller etter at foreningen ble startet. Det foreslås at punktet tas vekk, og at det brukes skjønn rundt formuleringen «ved etableringen av» nye friluftsorganisasjoner. • Punkt 5.1 nevner de tiltak som det skal gis tilskudd til. Rådmannen foreslår at listen utvides med fiskeplasser, rasteplasser, badestrender og parkeringsplasser tilknyttet friluftsområder. Videre foreslås det at setningen avsluttes med «og lignende». • Videre foreslår rådmannen at turhytter, grindabygg, rastehytter og lignende endres fra ikke tilskuddsberettigede tiltak, til tiltak som kan få støtte. Det må unngås at slike store anlegg, som kan ha totalkostnad på flere hundre tusen kroner, tar en stor del av de totale midlene, slik at det ikke bli midler igjen til mindre andre tiltak. Slike større tiltak bør derfor ha en noe lavere prioritet, og med det i utgangspunktet ikke få 1/3 av totalkostnad i støtte fra kommunen. • Punkt 4.1 «Det samlede tilskudd til friluftslivanlegg er hvert år avhengig av de midler kommunestyret stiller til rådighet gjennom budsjettvedtak « foreslås fjernet. Dette er en selvfølge, og det trenger ikke stå i retningslinjene. • For å få en mer lik forståelse og bruk av kostnadsoverslag foreslås det at verdien av dugnadstimer settes til kr 200 pr. person pr. time. Rådmannens kommentarer og konklusjon: Ved å utbetale midler i etterkant vil kommunen få en større og enklere kontroll med midlene. Videre vil endringene i retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg gjøre søknadsprosessen og behandlingen enklere og bedre. Rådmannen i Karmøy, 08.10.2014 Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg: Nye retningslinjer Eksisterende retningslinjer Retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg Vedtatt i Karmøy formannskap den 26.01.2015 Retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg Vilkår for å søke om tilskudd For å sikre at de kommunale midlene blir brukt til friluftslivanlegg og at de kommer allmennheten til gode, stiller kommunen følgende vilkår for å søke om tilskudd: 1. Tiltaket må komme allmennheten til gode. I utgangspunktet må anlegget være tilgjengelig for alle hele året. 2. Søker må innhente alle nødvendige tillatelser til tiltaket. 3. Organisasjoner som har til oppgave å ivareta medlemmenes yrkesmessige interesser er ikke tilskuddsberettiget. Lag/foreninger som arbeider aksjonspreget og/eller hvor laget/foreningen kan forventes å ha kort levetid er heller ikke tilskuddsberettiget. 4. Ved nybygg/oppgradering, drift og vedlikehold av friluftslivanlegg skal det legges vekt på universell utforming. 5. For større anlegg, for eksempel turhytter eller badestrender, kreves det at søker eier eller har disposisjonsrett over arealet i minst 10 år. 6. Misbruk av ordningen kan føre til at kommunen trekker tilbake hele eller deler av tilskuddet. Saksbehandling, søknadsprosedyrer og klagemuligheter.  Alle søknader vedrørende kommunale tilskudd til friluftslivanlegg skal være utfylt på skjema «tilskudd til friluftslivanlegg». Denne finnes på karmoy.kommune.no. Den fås også utdelt i servicetorget på rådhuset.  Søknadene sendes til kommunen innen fristen 1. mars hvert år. Etter at søknadene er ferdigbehandlet, blir søkerne underrettet om vedtaket. Klageinstansen er formannskapet (klagenemda).  For sent innkomne søknader vil som hovedregel ikke bli behandlet. Dersom søknaden har vesentlige mangler gis det frist på inntil to uker for å komme med tilleggsinformasjon.  Søknaden merkes med «søknad om tilskudd til friluftslivanlegg».  Eventuelle tilskudd utbetales når kommunen har mottatt kvitteringer og rapport om at arbeidet er ferdig.  Frist for å levere kvitteringer og rapport til kommunen settes til 1. oktober. Hvis kommunen ikke har mottatt nødvendige papirer innen fristen vil midlene bli brukt til andre friluftsformål, og søkeren vil miste tilskuddet. 2 Retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg 3 Regler for tilskudd 1) Satsene for kommunale tilskudd til friluftslivanlegg i regi av lag/foreninger er inntil 1/3 av totalkostnad. For friluftslivanlegg som er spillemiddelberettiget, er satsen for kommunale tilskudd maksimum 20 % av totalkostnad. Offentlige tilskudd skal ikke overstige kontantutgiftene for anlegget. 2) Følgende friluftsanlegg kan få tilskudd: Det gis tilskudd til tiltak som stier, turveier, klopper, bruer, gjerdeklyvere, informasjonstavler, universell utforming, informasjonsplakater, merking av traséer, fiskeplasser, rasteplasser, turhytter, badestrender og parkeringsplasser tilknytter friluftsområder og lignende. a) Det gis tilskudd til nye friluftslivanlegg. Dette innebærer også nye anlegg som står i nær forbindelse med eksisterende anlegg. b) Det gis tilskudd til drift og vedlikehold av eksisterende friluftslivanlegg. Eksempler på drift og vedlikehold er grusing av turstier og turveier, reparasjon av gjerdeklyvere og klopper. c) Det gis tilskudd til oppgradering av eksiterende anlegg. Stikkord i denne sammenheng er modernisering, universell utforming, sikkerhet med videre. 3) Følgende anlegg kan ikke motta tilskudd: Opparbeidelse av trafikkareal (som gang- og sykkelvei, bil- og traktorvei, fartsdumper, trafikkbommer), typiske idrettsanlegg, lekeplasser med videre. Listen er ikke uttømmende. 4) Ved etablering av nye friluftslivorganisasjoner kan det gis et starttilskudd på inntil kr 10 000,-. Ved vurdering av om det skal gis tilskudd vil et avgjørende moment være om det finnes tilsvarende lag og foreninger i det aktuelle området som fra før ivaretar friluftslivinteressene. Forutsetninger for starttilskudd er:  Hovedarbeidsområdet til foreningen /laget må være utvikling, drift og vedlikehold av friluftslivanlegg. Anleggene skal i utgangpunktet være åpen for alle hele året.  Foreningen/laget skal ha en selvfinansiering på minimum kr 100,- pr. medlem/deltaker pr. år, og ha minst 15 medlemmer når det søkes om starttilskudd.  Søknaden må inneholde følgende: o Medlemsliste o Vedtekter o Kort rapport om organisasjonens virksomhet/mål/planer. 5) Ved kostnadsoverslag skal det beregnes 200 kr pr. time pr. person i dugnadsinnsats. Retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg 4 Friluftsliv i Karmøy Karmøy kommune har i dag et godt friluftstilbud til befolkningen. Det er lagt godt til rette med turstier, turveier, klopper, gjerdeklyvere, turhytter med mer over store deler av kommunen. For å finne fram til turområdene kan kommunen tilby flere kart og brosjyrer som gjør det lettere å finne fram til friluftsattraksjonene. Det finnes også en egen nettside om turmål på Haugalandet, se www.friskifriluft.no. Planlegging og realisering av friluftslivsanlegg foregår ofte som et samarbeid mellom det offentlige og den frivillige sektoren. I Karmøy kommune har vi tradisjon for å samarbeide nært og godt med lag, foreninger, klubber, enkeltpersoner med videre innen friluftsliv. Dette samarbeidet har gitt gode resultater, og tilbakemeldingene fra foreningene er gode. Ved å kombinere frivillig dugnadsinnsats med kommunale midler til innkjøp får en realisert mange prosjekter. For enkelte typer friluftslivanlegg kan det i noen tilfeller være naturlig at mest formålstjenlig at kommunen tar et større ansvar for planlegging og gjennomføring. Dette kan skyldes at lokale lag og foreninger innen frilufslivsektoren ikke har den økonomiske kapasiteten, kompetansen med videre til å gjennomføre større prosjekter. Dersom frivillige lag og foreninger likevel vil gå i gang med større friluftsanlegg, stiller kommunen gjerne opp med råd og veiledning. Mange av oss har ikke muligheter for å ferdes i skog og mark uten en eller annen form for tilrettelegging. Det kan være at turveien er litt for bratt, gjerdet vi må klyve over er for høyt, merkingen av turstien er mangelfull og så videre. Karmøy kommune har vedtatt å legge universell utforming til grunn i sitt friluftsarbeid, og vi vil derfor legge stor vekt på at omsøkte tiltak tar hensyn til at vi har ulike forutsetninger til å ta oss fram, og at vi befinner oss i ulike livssituasjoner. Vi håper at retningslinjene vil bidra til ytterligere satsing på friluftsliv, og at tiltakene vil komme flest mulig til gode. Retningslinjene er laget med tanke på å få en mest mulig ryddig og rettferdig tildeling av midler. Videre er det lagt vekt på at midlene skal komme flest mulig til gode, og at søknadsprosessen skal være enklere for søker. Med dette ønsker vi alle lag, foreninger og andre som jobber med friluftsliv lykke til med arbeidet. SAKSPROTOKOLL - REVIDERING AV RETNINGSLINJER FOR TILSKUDD TIL FRILUFTSLIVANLEGG Formannskapet behandlet saken den 26.01.2015, saksnr. 5/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Karmøy formannskap vedtar nye retningslinjer for tilskudd til friluftslivanlegg som vedlagt saksfremlegget.