Møteinnkalling - Aukra kommune
AUKRA KOMMUNE WKONTROLLUTVALET I Aukra, 11.september 2015 Til medlemmene i kontrollutvalet MØTEINNKALLING MØTE NR.: TID: STED: 4/15 18.09.2015 kl. 09:30 Kommunestyresalen, Aukra kommunehus SAKSLISTE: UTV.SAKSNR. TITTEL PS 26/15 GODKJENNING PS 27/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 28/15 SLUTTRAPPORT PS 29/15 NYE RIKSFJORD SKOLE . BYGGEREKNESKAP PS 30/15 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 31/15 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 32/15 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET VERKSEMD I VALPERIODEN 2011 - 2015 PS 33/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET PS 34/15 REVISJONSPLAN PS 35/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 36/15 EVENTUELT AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11. JUNI 2015 VEGLYS EIKREM. BYGGEREKNESKAP FOR REVISJONSÅRET OM UTVALET SI FOR 1. HALVÅR 2015 2015 Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksenmolde.kommune.no Innkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Rita Rognskog (s) leiar Åse Solveig Eriksen rådgiver Kopi: Ordførar Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2M&R AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 033 Åse S. Eriksen 04.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval PS 26/15Kontrollutvalet Møtedato 18.09.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11. JUNI 2015 Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 11. juni 2015 vert godkjend. Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen rådgiver KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtestad: Sak nr: Møteleiar: Møtande medlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Av øvrige møtte: 3/15 11.06.2015 kl 09.30 —kl 14.00 Barnebo barnehage avd. Riksfjord / Frivillighetssentralen, Aukra 16/15 —25/15 Rita Rognskog, leiar (V) Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap) Gro Kjellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Arne Hjelmås (Krt) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (under sak 16/15 —21/15 og 24/15) Einar Andersen, forvaltningsrevisor (under sak 16/15 21/15 og 24/15) Kjell Engdahl, rådgjevar/fagansv. økonomi (under sak 18/15) Gerd Nerbø, prosjektleiar (under sak 19/15 —21/15) Terje Urdshals, utbyggingssjef (under sak 19/15 -21/15) Ranveig Høghaug Sporsheim, personalsjef (under sak 22/15) Randi Fredriksen, einingsleiar institusjonstenester (under sak 22/15) Sissel Garseth, styrar Barnebo barnehage Hanne Skarshaug, ass. styrar Barnebo barnehage Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 16/15 GODKJENNING PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 18/15 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PS 19/15 ENERGISENTRAL PS 20/15 UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP PS 21/15 NYTT VENTILASJONSANLEGG PS 22/15 TILSETTINGSRUT1NAR PS 23/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23. APRIL 2015 FOR 1. TERTIAL 2015 SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP AUKRA HELSESENTER. BYGGEREKNESKAP I AUKRA KOMMUNE 1AUKRA. REVIDERING Side 1 av 8 PS 24/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «INFORMASJONSSIKKERHET KOMMUNE» GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN PS 25/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 16/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTET 23. APRIL I AUKRA 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Protokollen frå møte 23. april 2015 vert godkjend. Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat og orienteringssakene vert teke til orientering. - Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 14/15 Rekneskap og årsrapport 2014 - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 40/15 RS 15/15 Aukra kommune —val av revisjonsordning - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 49/15 RS 16/15 Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 50/15 RS 17/15 Sammenslåingsprosjekt —kommunal revisjon i M&R —referat frå møte i styringsgruppa 08.05.2015 Orienteringssaker: OS 08/15 Rapport etter tilsyn —kommunal beredskapsplikt —Aukra kommune —3 avvik — 3 merknader - Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 02.01.2014 Kontrollutvalet ønskjer å få dokumentasjon på at avvika etter tilsynet er lukka. OS 09/15 Verksemdsbesøk ved Barnebo barnehage avd. Riksfjord —omvising og orientering frå barnehagens administrasjon Kontrollutvalet hadde gjort avtale om verksemdsbesøk ved Barnebo barnehage avd. Riksfjord i samband med utvalet sitt møte 11.06.2015. Hensikta med besøket var å få orientering om barnehagens drift og ei omvising i lokala som barnehagen disponera. Side 2 av 8 Styrar Sissel Garseth, supplert av ass. styrar Hanne Skarshaug, orienterte og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Barnehagetilbodet har endra seg frå å vere ei tilsynsordning til å verte eit pedagogisk tilbod til alle med lovfesta rett til plass. Barnehagen skal ivareta barnas behov for omsorg, leik og fremja læring og danning og er første del av utdanningsløpet. Dei tilsette har stort fokus på kvalitet og innhaldet i tilbodet. Samfunnsmandatet til barnehagane gjeng fram av Barnehagelova § 1. Barnebo barnehage er organisert med to avdelingar og har 113 plassar fordelt på 82 plassar på Riksfjord og 31på Furutun. Alle som har søkt om plass for barnehageåret 2015/2016 har fått plass. Plasseringa på Riksfjord er ei midlertidig løysing mens dei ventar på at det skal byggast nytt på Aukratun. Dei tilsette ser at den midlertidige løysinga på Riksfjord kan vere ei utfordring, men den vil kunne fungere i dei fire åra det vil ta å bygge nytt. Barnehagen sine to avdelingar vil då bli samlokalisert. Garderobe- og toalettkapasiteten på Riksfjord er i minste laget for 82 barn. Trafikk og parkeringstilhøya er og vanskelige og vart verre etter at kulturskulen flytta inn. Det kan vere ei utfordring å dekke behovet for tilsette med pedagogisk kompetanse. Ønskjer å endre nokre assistentstillingar til pedagogiske stillingar. Kommunen har som mål for framtida at 50 % av dei tilsette skal vere barnehagelærarar og 25 % barne- og ungdomsarbeidarar. Gjennom internopplæring vil kommunen auke den barnefaglege kompetansen til alle tilsette. Barnehagen har fått ein ny 80% stillingsressurs til å arbeide med språkopplæring og språkstimulering. Dette er ei spesialkompetanse som dei ser stor nytte av. Småbarnsalderen er ei grunnleggande periode for språkutvikling og tidleg innsats på området er avgjerande. Spesielt er dette viktig for minoritetsspråklege barn. Kontrollutvalet er imponert over den innsats dei tilsette gjer og det fokus dei har på barna sine behov ved bruk av ulike typar pedagogiske metodar. Etter orienteringa fekk kontrollutvalet omvising i barnehagen sine lokalar. Leiar takka styrar for omvisinga og ei god, interessant og informativ orientering om barnehagen sin drift. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 18/15 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin økonomirapport for 1. tertial 2015 saman med administrasjonen si munnlege orientering, til vitande. Kontrollutvalet si handsaming Rådgjevar Kjell Engdahl gjorde greie for drifts- og investeringsrekneskapen pr. 30.04.2015 og kommenterte rekneskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Mellom anna er årsaka til meirforbruket på rådmannen sitt resultatområdet, forskotering av fastlandssambandet over Kjerringsundet som ikkje var tatt med i budsjettet. Side 3 av 8 Kontrollutvalet merka seg meirforbruket på området Institusjonstenester og ser behov for at det blir gjort undersøkingar for å finne årsak til at eininga igjen har eit stor meirforbruk. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte rekneskapsresultatet og budsjettkorrigeringane. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 19/15 ENERGISENTRAL SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 19/15 handsama byggerekneskapen for Energisentral skole og andre bygg. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Energisentral skole og andre bygg var budsjettert med ei totalramme på kr 15 000 000.-. Ramma for prosjektet vart seinare foreslått endra til kr 19 500 000.-, men dette vart ikkje vedtatt. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 21 014 527.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 6 014 527.- eller 40 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Utbygging av Energisentral skole og andre bygg vart ferdig i juli 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Energisentral skole og andre bygg. Kontrollutvalet si handsaming Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om byggeprosjektet og gjorde greie for årsak til at endring frå gass til bergvarmebasert oppvarming førte til stort meirforbruk på prosjektet. Kontrollutvalet har igjen merka seg at byggerekneskap vert lagt fram meir enn 1 år etter at prosjektet er ferdig. Urdshals forklarar at dette skuldast stort arbeidspress i avdelinga. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 20/15 UTBYGGING 4. AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 20/15 handsama byggerekneskapen for Utbygging av 4. avd. Furutun. Side 4 av 8 Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Utbygging 4. avd. Furutun var budsjettert med ei utgiftsramme på kr 10 275 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 9 793 895.Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 481 105.- eller 4,7 % i høve til totalbudsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Utbygging av 4. avd. på Furutun vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i august 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet ser at reglementet er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun. Kontrollutvalet si handsaming Utbyggingssjef Terje Urdshals og prosjektleiar Gerd Nerbø orienterte og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 21/15 Kontrollutvalet NYTT VENTILASJONSANLEGG AUKRA HELSESENTER. BYGGEREKNESKAP sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 21/15 handsama byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter var budsjettert med ei kostnadsramme på kr 7 000 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 7 092 352.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 92 352.- i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Bygging av nytt ventilasjonsanlegg ved helsesenteret vart i hovudsak ferdig i mars/april 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet har merka seg at reglementet ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter. Kontrollutvalet si handsaming Side 5 av 8 Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om dei byggtekniske utfordringane med prosjektet. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 22/15 TILSETTINGSRUTINAR 1 AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek utgreiinga frå kommunen sin administrasjon til etterretning. Kontrollutvalet ber administrasjonen i Aukra kommune sjå til at gjeldande lov og rutinar for tilsetting som er nedfelt i kommunen sitt reglement følgjes ved både interne og eksterne tilsettingar. Kontrollutvalet si handsaming Saksframlegget til denne saka var unntatt offentlegheit. Personalsjef Rannveig Høghaug Sporsheim og einingsleiar Randi Fredriksen gjorde greie for det som var skjedd i tilsettingssaka og beklaga at det var skjedd brot på kommunen sitt reglement og på Arbeidsmiljølova. Det er nå utarbeida eit justert Reglement for rekruttering og tilsetting i Aukra kommune. For pleie- og omsorg er rutinane endra vedr. utfylling og utsending av arbeidsavtalar. Denne oppgåva er nå lagt til ei merkantil stilling innan pleie- og omsorg. Utkastet til justert reglement for tilsettingar skal leggast fram for kommunen sin leiargruppe til uttale. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS 23/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I AUKRA. REVIDERING Kontrollutvalet si tilråding Kontrollutvalet anbefaler det framlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune som sendast over til kommunestyret med følgjande tilråding: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune slik det går fram av saka. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte. Det framkom ingen merknader eller rettingar til det framlagte utkast til revidert reglement. Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune sendes til kommunestyret med følgjande tilråding: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune slik det går fram av saka. Side 6 av 8 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS24/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT AUKRA KOMMUNE» GJENNOMGANG «INFORMASJONSSIKKERHET AV PROSJEKTPLAN I Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet godkjenner den framlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet " Informasjonssikkerhet i Aukra kommune" med dei merknadar og tilføyingar som måtte framkomme i møtet. Prosjektplanen dannar grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Kontrollutvalet si handsaming Forvaltningsrevisor Einar Andersen gjorde greie for problemstillinga revisjonen meiner vil danne grunnlag for undersøkinga og arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalet hadde ingen merknader eller tilføyingar til prosjektplana. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande) PS25/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet sitt vedtak I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterast jamleg. 11.06.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. 11.06.15: Sekretæren har vore i dialog med politisk sekretariat i Aukra kommune vedr. arbeidet med å lage ei oversikt over politiske vedtak i perioden 2010 —2014 som ikkje er sett i verk. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt første møte til hausten. Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune —ny sak Kommunal beredskapsplikt blei lovfesta i 2010. Kommunane plikter å kartlegge kva for uønska hendingar som kan inntreffe i kommunen, vurdere kor sannsynleg det er for at desse hendingane inntreff og korleis dei i så fal I kan Side 7 av 8 påverke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderast og sarnanstillast i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. I forskrift om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommunar må lage ei risiko- og sårbarheitsanalyse som ser beredskapsarbeidet under eitt. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har tidlegare gjennomført eit tilsyn med Aukra kommune sin kommunale beredskapsplikt. Det var funne 3 avvik og gitt 3 merknader. 11.06.15: Kontrollutvalet ønskjer dokumentasjon om lukking av avvika og informasjon frå administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Aukra kommune. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte. Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista. Det kom forslag om følgjande ny sak til oppfølgingslista: Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmar. (5 voterande) Rita Rognskog leiar Arne Hjelmås Katrine RindarøyKnut nestleiar Inge Bakkemyr Gro Kjellnes Løvik Åse Solveig Eriksen sekretær Side 8 av 8 Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: AUKRA KOM MUNE Kontrollutvalet 2015-1547/04 033 Åse S. Eriksen 09.09.2015 Saksfra mlegg Møtedato 18.09.2015 Utvalssaksnr Utval PS 27/15Kontrollutvalet REFERAT OG ORIENTERINGAR Sekretariatet si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 18/15 Sammenslåingsprosjekt —kommunal styringsgruppa 25.06.2015 (vedlagt) RS 19/15 Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap —brev til kommunane frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert 25.08.2015 (vedlagt) RS 20/15 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet 08.09.2015 (vedlagt) revisjon M&R —referat frå møte i for Romsdal Orienteringssaker: OS 10/15 Møte- og forklaringsplikt «Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, 15.06.2015 (vedlagt) Åse Solveig Eriksen rådgiver Referat fra møte 25.6.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene, "Møreog RomsdalRevisjon IKS". Møtet ble holdt som telefonmøte. Møtet startet kl 14.00. Til stede: Knut Anders Oskarsson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/prosessleder Revisjonssjefene Bjarne Dyrnes og Sigmund Harneshaug var invitert til å delta. Bjarne Dyrnes møtte. Sigmund Harneshaug kunne ikke møte p.g.a. annet oppdrag. Det vises til innkalling hvor tema for møtet var status og framdrift i prosjektet etter at avtaleverket i sammenslåingsprosjektet ennå ikke er behandlet i Nordmørskommunene . Knut Anders Oskarson gjorde greie for bakgrunnen for møtet og for prosessen så langt. Asmund supplerte med å vise til møtet i arbeidsgruppa 22.6.15, spesielt referatet derfra og til kontakten med eierkommunene på Nordmøre. Styringsgruppa drøftet så situasjonen og de tiltak som nå skal gjøres. Det ble bl.a henvist til det kommende møtet 30.6.15 i representantskapet i Distriktrevisjon Nordmøre IKSder eierkommunene vil møtes. Styringsgruppa hadde forhåpninger til at mye kan avklares der for å komme videre. Dessuten ville Ola Rognskog henvende seg til alle ordførerne for å påvirke framdrift og forhåpentligvis gode beslutninger. I tillegg vil Asmund holde kontakt med eierkommunene og være oppdatert på beslutningsprosessene der. Det ble uttrykt tilfredshet med de dokumenter som arbeidsgruppa hadde forberedt til innkalling av konstituerende representantskapsmøte. Med bakgrunn i de samlede drøftingene i styringsgruppa, fastsatte styringsgruppa dato for konstituerende representantskapsmøte til TIRSDAG17. NOV Knut Anders Oskarsson varslet at det kunne være aktuelt med møte i styringsgruppa i august for å oppsummere status og legge grunnlag for videre arbeid fram mot konstituerende representantspasmøte. Ronny Rishaugorienterte etter spørsmål fra styreleder kort om møtet i Angvik 12.juni og problemstillinger som ble reist der. Møtet sluttet med at det ble uttrykt tro på at prosjektet villelykkes. Møtet slutt 11.30. 25.6.15. Asmund Kristoffersen/referent Kommunerevisionsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: 71 11 14 53 - dit-ekte T&efon: 71 11 10 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 E-post: [email protected] Organisasjonsnr.: 976 663 268 Kommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Deresreferanse: Vår referanse: AnnySonderland Arkivkode: Stedidato Mo‘de,25.08.2015 Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap Vi viser til kommunenes vedtak om å gå inn i nytt revisjonsselskap Møre og Romsdal revisjon IKS. Vi er i gang med etablering av selskapet. Etter opprinnelig plan skulle dette ha skjedd i. juli 2015. Det har oppstått forsinkelser siden kommunene som er medlem av Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, ikke har behandlet saken. Dette vil skje nå ganske snart. Vi er i gang med flytting fra lokaler ved busstasjonen til Steinbruddet vest for sentrum. Vi blir da samlokalisert med ansatte i dagens fylkesrevisjon. Nærmere informasjon om tidspunkt for etablering av det nye selskapet blir gitt når det er gjort vedtak i alle kommunene. Med hilsen 1.2 , 440P Sygmunds1-1neshaug nagliglede Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Vestnes kommune: Forfall: Rauma kommune: Møtende vara: Gjemnes kommune: Sunndal kommune: Ikke møtt: Fra sekretariatet: 2/15 8.9.2015 Kl. 09.30 —kl. 11.05 Møterom «Formannskapssalen», 08/15 —12/15 Ola Krogstad, leder Molde rådhus møtte: Av øvrige møtte: Rita Rognskog, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik H. Johansen Finn Myrland Paul Nauste Øyvind Uren Odd Ivar Røhmesmo Heidi Hogset Odd Helge Gravem Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Ingen Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom følgende merknader til saksliste: Daglig leder fremmet forslag om at det ble delt ut en referatsak i møte; RS 07/15 protokoll fra forhandlingsutvalg 08.09.15 og orienteringssak; OS 06/15 Val av founannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordførar m.m Innkalling og sakliste ble godkjent med de tillegg som ble meldt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 08/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. MARS 2015 ST 09/15 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 10/15 ØKONOMIRAPPORT PR. 21. AUGUST 2015 ST 11/15 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2016 ST 12/15 EVENTUELT Side 1 av 4 GODKJENNING ST 08/15 Styrets AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. MARS 2015 vedtak Protoko1len fra styremøte 23. mars 2015 godkjennes. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). REFERAT ST 09/15 Styrets OG ORIENTERINGER vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 06/15 Protokoll fra møte i sekretærforumet i M&R og S&F 31.8-1.9.2015 Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. RS 07/15 Protokoll fra forhandlingsutvalget 8.9.2015 Protokollen ble delt ut i møte. Styreleder orienterte. Orienteringssaker: OS 04/15 Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap Styreleder og daglig leder orienterte. Det gjenstår at kommunen knyttet til Distriktsrevisjon Nordmøre IKS får gjort vedtak i respektive kommunestyrer. Konstituerende representantskapsmøte skal etter planen være 17. november 2015. OS 05/15 Granskninger —Bernt svarer: «Ikke alle kan granske» - artikkel fra Kommunal Rapport, datert 26.5.2015 Daglig leder gjennomgikk artikkelen OS 06/15 Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordførar —Utdrag fra Rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Utdrag fra rundskrivet ble delt ut i møte. Daglig leder gjorde oppmerksom på det som stod i rundskrivet knyttet til valg av kontrollutvalg. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). ST 10/15 Styrets vedtak Økonomirapport Styrets ØKONOM1RAPPORT PR. 21.08.15 pr. 21.08.15 tas til orientering. behandling Side 2 av 4 Daglig leder gjennomgikk økonomirapporten og svarte på spørsmål fra styret. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2016 ST 11/15 Styrets vedtak Det framlagte forslag til budsj ett for KU sekretariatet for 2016 godkjennes. Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Utgiftene fordeles på kommunene etter en prosentvis andel beregnet etter folketallet pr. 1. januar 2015 —jfr. vedlegg Styret ber sekretariatet legge fram en sak om kjøp av elektronisk saks- og arkivsystem i løpet av 2016 Styrets behandling Daglig leder gjennomgikk budsjettforslaget og svarte på spørsmål fra styret. Det ble i møtet fremmet forslag om at en i vedtaket skulle legge til et punkt 3, til sekretærens innstilling: Styret ber sekretariatet legge fram en sak om kjøp av elektronisk saks- og arkivsystem i løpet av 2016 Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (8 voterende) Sekretærens innstilling Det framlagte forslag til budsj ett for KU sekretariatet for 2016 godkj ennes. Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Utgiftene fordeles på kommunene etter en prosentvis andel beregnet etter folketallet pr. 1. januar 2015 —jfr. vedlegg ST 12/15 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: fra sekretariatet Statusoppdatering Ansettelse av rådgiver Sekretariatets arkiv Statusoppdatering etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS Side 3 av 4 Sekretariatets arkiv Ase Solveig Eriksen orienterte om det arbeidet som må gjøres med sekretariats arkiv for at dette skal være i tråd med arkivlovgivningen. Møtebøker og saker må bl.a. innbindes i bøker med faste permer. Dette er et noe tidkrevende arbeid å gjennomgå arkivet, og det vil innebære en del kostnader for sekretariatet med innbindingen. Arbeidet må gjøres for dagens arkiv uansett om en på sikt tar i bruk et elektronisk saks- og arkivsystem. Ansettelse av rådgiver Etter at sekretariatets nåværende rådgiver ønsker å gå av med pensjon fra nyttår, har denne stillingen vært utlyst. Det kom inn 20 søknader på den utlyste stillingen og 5 av disse ble kalt inn til intervju. Det er nå gjort tilsetting i stillingen, og det er gjort avtale om tiltredelse fra 1. januar 2016. Statusoppdatering Viser til OS 04/15 etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS Rita Rognskog nestleder Ola Krogstad leder Jim Erik H. Johansen Heidi Hogset Finn Myrland Paul Nauste Odd Helge Gravem Øyvind Uren Jane Anita Aspen sekretær Side 4 av 4 Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalgetikommunal-rapport.no Side 2 av 4 Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget. Konsekvensene kan bli alvorlige for tilsatte som ikke stiller, mens ordføreren kan ignorere plikten uten straff. Av Kommunal Rapport 15. juni 2015 - 13:46 (Oppdatert: 15 juni 2015 - 13:47) Liker 0 Tweet101 Har tilsatte, ordfører og andre folkevalgte møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalget etter kommuneloven § 77 nr. 7? I tilfelle - hvilke eventuelle avgrensinger er det i møte- og forklaringsplikta? Bernt svarer I kommuneloven § 77 nr. 7 er det fastsatt at kontrollutvalget "hos kommunen eller fylkeskommunen" kreve "enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokumentet og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene". Plikten til å gi slik informasjon til kontrollutvalget påligger altså kommunen eller fylkeskommunen. Det betyr at alle som på en eller annen måte har opptrådt på kommunens eller fylkeskommunens vegne, eller http://kommunal-rapport.no/node/112542 16.06.2015 Berntsvarer:Du har plikttil å forklaredegtil kontrollutvalgetI kommunal-rapport.no Side3 av 4 medvirket når det ble truffet vedtak, eller ved saksforberedelsen av et vedtak, har plikt til å forklare seg til kontrollutvalget om dette. For administrasjon er det rådmannen som har ansvar for å påse at denne plikten blir oppfylt. I dette ligger også at rådmannen som øverste leder for kommunens administrasjon skal påse og om nødvendig pålegge - sine underordnete å møte og forklare seg til kontrollutvalget. Rådmannen kan ikke sette begrensninger når det gjelder hva den enkelte tilsatte skal forklare seg om, og kan heller ikke kreve å være til stede under forklaringen. For de folkevalgte er plikten til å møte og forklare seg en individuell plikt som følger av det tillitsverv eller de oppgaver han eller hun har påtatt seg. Plikten omfatter bare det som direkte knytter seg til utførelsen av vervet eller oppgaven, og omfatter ikke interne politiske drøftelser i partigruppe eller liknende. Brudd på plikten til å gi opplysninger eller forklare seg, er ikke straffbart. For tilsatte vil dette imidlertid være en tjenestemessig svikt som kan utløse avskjed eller andre tjenestemessige sanksjoner. For folkevalgte - herunder ordfører - som ikke vil medvirke, har kommunen ingen andre virkemidler enn å gå veien om omvalg til det verv vedkommende har, der dette er mulig, altså i praksis som medlem av utvalg eller styre. Ordfører og formannskapsmedlemmer er derimot valgt for hele valgperioden, og kan ikke kastes. Fakta AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 212&14 Åse S. Eriksen 07.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 28/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 18.09.2015 VEGLYS EIKREM. BYGGEREKNESKAP Sekretariatet si tilråding til fråsegn Kontrollutvalet har i møte 18.09.2015 i sak 28/15 handsama byggerekneskapen for Veglys Eikrem. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 31.08.2015. Prosjektet Veglys Eikrem var budsjettert med ei totalramme på kr 3 200 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 2 176 738.-. Dette gir eit mindreforbruk på prosjektet på kr 1 023 262.- eller 32 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert gjennom frie fond. Utbygging av veglys på Eikrem vart ferdig i juni 2015. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan I år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet ser at reglementet på dette punkt er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Veglys Eikrem. Bakgrunn for saka Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Veglys Eikrem. Som vedlegg til saka følgjer: Saksframlegg til formannskap/kommunestyre, datert 07.07.2015 Oversikt over byggekostnader Revisjonsuttale —byggerekneskap, datert 31.08.2015 VURDERING Avsluttande byggerekneskap for utbygging av Veglys Eikrem er nå framlagt. Arbeidet med prosjektet vart i hovudsak utført i 2014 og vart ferdig i juni 2015. Bakgrunnen for prosjektet var at det i samband med behandling av budsjett i 2013 vart vedtatt utbygging av veglys, legging av fiberoptisk kabel for internett og legging av elektriske kablar i grunn frå Eikremreset til Ormen Lange sitt landanlegg. Kostnadsramma for prosjektet var på 3,2 mill. kronar. Prosjektet er finansiert gjennom frie fond. Rekneskapen viser at det er brukt kr 2 l 76 738.- som gir eit mindreforbruk på prosjektet på kr 1 023 262.-. Etter at anbodsrunden var gjennomført, gikk kontrakten for entreprisen for graving og montering til firma Odd Småge AS. Firma Ielektro AS fekk oppdraget for levering og montering av veglys. Byggeprosjektet vart ferdig og siste faktura betalt i juni 2015. Av Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram innan lår etter overtaking. Reglementet er følgt på dette punktet i denne saka. Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Veglys Eikrem gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane er i samsvar med rekneskapstalla som er presentert i saksframlegget. Revisor har øg kontrollert at det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege feil eller manglar. Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for prosjektet. Åse Solveig Eriksen rådgiver Aukra kommune Utbygging Arkivsak: 2014/280-20 Arkiv:Q02 Saksbeh:Gerd Nerbo Dato:07.07.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval Formannskapet Kommunestyret Møtedato Sluttrapport utbyggingsprosjekt 683 014 Veglys Eikrem Rådrnannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 683 014 Veglys Eikrem. Vedlegg 1 Økonomirapport veglys og fiber Eikrem 2 Uttale revisor 3 Kontrollutvalet sin uttale Særutskrift: Bakgrunn: Utgreiing: Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknad til sluttrapporten blir vedlagt saksframlegget. Prosjektet gjeld bygging av veglys, straum og fiber på Eikrem i ei strekning på om lag 2 kilometer. Bakgrunn for utbygginga var følgiande oversendingsforslag i kommunestyret som vart vedtatt ved behandling av budsjett 2013: «Det blir satt av midlar for 2014 til utbygging av følgjande anlegg frå transformator på Eikretnreset til Ormen Lange landanlegg. - Utbygging av vegbelysning med stålpålar og nedgravde kablar - Legging afiberoprisk kabel med fordeling for internett. - Legging av elektriske kablar i grunn (dette gjer Istad Nett gratis når grøfta er gravd)» Kostnadskalkyleribudsiett: Det var kalkulert med bygging av ei strekning prosjektet i budsjett 2014. på vel tre kilometer, og sett av 3,2 millionar til Utbyggingsprosjektet Prosjektet er gjennomført og styrt av Utbyggingsavdelinga Prosjektansvarlig: Terje Urdshals Prosjektleiar: Peder Småge med fyljande nøkkelpersonar: Konkurranse på graving og montering vart lyst ut på DOFFIN 6/3-2014 og seks entreprenørar leverte tilbod. Odd Srnåge AS fekk oppdraget med eit tilbod på kr 891.000 (inkl.mva.). Konkurranse på elektro vart lyst ut på DOH-IN 14/3-2014 og tre firma leverte tilbod. Ielektro AS fekk oppdraget med eit tilbod på kr 778.000 (inklanva.). Økonomi: Sluttkostnad for entreprenørarbeidet inkludert asfaltering Interne administrasjonsutgifter er på kr.105 289,- og materiell Utbygginga vart ferdigstilt med ein sluttsum på kr. 2,176.738,ramme. Siste faktura var datert 2216 2015. Prosjektet er finansiert gjennom frie fond, Evalueringigjennomføring Gjennomføring har gått som planlagt. Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Terje Urdshals endte på kr.2.071.449. som er kr.1.023.762 under Doffin Side I av 4 (http://www.difi.no/) Bokmål (/Eps.localization/UserCulture/ChangeCulture? cultureName.nb-N0) I Nynorsk (/Eps Localization/UserCuIture/ChangeCulture? cultureName.no-NO) I English (/Eps Localization/UserCulture/ChangeCulture? cultureName=ewGB) DOFFIN Database for offentlige innkjøp Om Doffin (/1-lome/About) Kontakt (/Home/Contact) (https://kgv.doffin.no/login.asp7B=DOFFIN) I Logg inn z • . •. • re (/home/buyer) ' ' ' ' '' _...., ,,, ,.........,.., – — Vis dokurten2r_Lbitusiugz.daffin,n2,LemL5kaakugsjAmzuu/idderiugip1) Søk kunngjøring Kunngjøring av konkurranse Kunngjøring om konkurranse Klassisk sektor Kunngjøring iht FOR 2006-04-07 nr 402 del I og il Bygge- og anleggsarbeid Del I: Oppdragsgiver L1) Kontaktinformasjon Aukra kommune 964981337 Falkhytten 6480 Aukra NO Kontaktperson: Peder Småge Telefon: +47 71171552/91884566 E-post: [email protected] (mallto:[email protected]) Faks:+47 71171501 Nettsteder: Nettsted kjøperprofil: https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/Index/2140 (https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/Index/2140) Elektronisk trIgang til konkurransedokumenter og annen informasjon: https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/114101 (https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/114101) https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-848360 07.07.2015 Doffin Side 2 av 4 Elektronisk innlevering av tilbud eller forespørsel om deltakelse: https://kgv.doffin.noktm/Supplier/Notice/244831 {https://kgv,doffin.no/ctm/Suppher/Notice/244831) Ytterligere informasjon kan fås her: Ovennevnte Spesifikasjoner og ytterligere dokumenter vedrørende dynamisk Innkjøpsordning) kontaktpunktjer) (herunder dokumenter fås her:Ovennevnte kontaktpunkt(er) Tilbud eller forespørsel om deltakelse skal sendes Ovennevnte kontaktpunkt(er) 1.2) Type oppdragsgiver Fylkeskommunal 1.3) eller kommunal admimistrasjon Hovedaktivitet Alminnelig offentlig tjenesteyting Anskaffelse på vegne av andre oppdragsgivere Oppdragsgiver anskaffer på vegne av andre oppdragsgivere: nei Del II: Kontraktens gjenstand 11.1) 11.1.1) Beskrivelse Navn på anskaffelsen gitt av oppdragsgiver: Prisforespørsel levenng og montering av veglys Eikrem 11.1.2)Type anskaffelse og utførelses- eIler leveringssted Bygge- og anieggsarbeid Hovedleverings- eller hovedutførelsessted: Aukra NUTS-kode NORGE Kommune: 11.1.3) Aukra Kunngjøringen gjelder inngåelse av Kontrakt 11.1.5) Kort beskrivelse Leveranse av veglyskabler, leveranse og montering jording, av sikringer, fundament, lysmastre. rekkeklemmer, veglys og sette lysanlegget i drift 11.1.6) CPV-klassifisering Hovedvokabular 45000000 11,1.8) Bygge- ag anleggsvirksomhet Delkontrakter \blkontrakten 11.1.91 nei Opplysninger om alternative tilbud Vil alternative 11.2) bestå av delkontrakter: tilbud bli tatt i betraktning: nei Leveransens mengde eller omfang 11.2.1)Totalleveransens mengde eller omfang: 2500 meter kabel og 50 stk lyspunkt https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-848360 07.07.2015 Doffin Side 3 av 4 11.2.2) Opplysninger om opsjoner 11.2.3) Opplysninger om forlengelse Opsjoner: nei Kontrakten kan forlenges: nei 11.3) Kontraktens varighet planlagt startdato 22. 04. 2014 planlagt fercligstillelsesdato 22. 08. 2014 Del III: juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske opplysninger Betingelser i kontrakten 111 -1.4) Andre særlige vilkår Det gjelder særlige vilkår for oppfyllelse av kontrakten: nei 111 .3) Særskilte betingelser i forbindelse med tjenestekontrakter 1113.1) Opplysninger om en bestemt profesjon Er utførelsen av tjenesten referanse til gjeldende forbeholdt lov, forskrifter en bestemt profesjon: ja eller bestemmelse: 111.3.2) Personer som er ansvarlige for utførelsen av tjenesteytelsen Del IV: Prosedyre Type prosedyre 11/.1.1) Type prosedyre Apen anbudskonkurranse Tildelingskriterier ni.2.1) Tildelingskriterier Laveste pris 1V.2.2) Opplysninger om elektronisk auksjon Vil det bli avholdt en elektronisk auksjon: nei Administrative opplysninger 1V.3.1) Saksnummer hos oppdragsgiver 1002 1V3.2) Forutgående kunngjøring knyttet til samme kontrakt nei 1V.3,3) Vilkår for å få utlevert eller tilgang til konkurransegrunnlag og/eller andre dokumenter (gjelder ikke ved dynamisk innkjøpsordning) mådet betales for utleveringftilgang til dokumentene: nei Frist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse 07.04.2014 - 12:00 1V.3.6) https:fiwww.doffin.no/Notice/Details/2014-848360 07.07.2015 Side 4 av 4 Doffin Språk som skal anvendes ved utforming av tilbud eller forespørsel om deltagelse Annet: Norsk N.3.7) Vedståelsesfrist minimum tidsperiode tilbudene er bindende. Varighet i måned(er): 003 (fra dato og klokkeslett fastsatt for rnottak av tilbud) IV.3.8) Tilbudsåpning Sted: Aukra kommune 964981337 Aukraringen 25 6480 Aukra NO Vil det være åpen tilbudsåpning; ja Lukket tilbodsopning Del VI: Supplerende opplysninger Opplysninger om gjentakende innkjøp Berører kunngjøringen gjentakende innkjøp: nei Prosedyre for klagebehandling vt.4.1) Kontaktpunkt til instans som er ansvarlig for den formelle klagebehandlingen Tvisteløsningsorgan v14.21Innsendelse av klager Informasjon vedrørende tidsfrist(er) Klage sendest til Aukra kommune for innsendelse av klage: innen 10 dager frå mottatt tildelings brev. VI.4.3) Kontaktpunkt for å innhente informasjon om klagebehandling og prosess for innsendelse av klager Dato for publisering av denne kunngjøring: 14.03.2014 Support: [email protected] Difis nettsteder (mailto:[email protected]) I Telefon: 23 96 00 10 I (http://www.difi.no/artikkel/2012/10/difis-nettsteder) https://www.doffin.no/Notice/Details/20 I4-848360 07.07.2015 Doffin Side 1 av 4 (http://www.difi.no/) Bokmål (/Eps.localization/UserCulture/ChangeCulture? cultureName=nb-NO) Nynorsk I (/Eps,Localization/UserCulture/Changeculture? cuItureName=nn-NO) I English (/Epslocalization/Usereulture/ChangeCulture? cultureName.en-GB) DOFFIN (/) c2,1 vrio Database for offentlige innkjøp Om Doffin (/Home/About) I Kontakt (/Home/Contact) (https://kgv.doffin.no/login.asp?B=DOFFINJ) Logg inn Søk kunngjøring re (/home/buyer) Vis doku 4) Kunngjøring av konkurranse Kunngjøring om konkurranse Klassisk sektor Kunngjøring iht FOR 2006-04-07 nr 402 del I og Il Bygge- og anleggsarbeid Del I: Oppdragsgiver Kontaktinforrnasjon Aukra kommune 964981337 Aukraringen 25 Falkhytten 6480 Aukra NO Kontaktperson: Peder Småge Telefon: +47 71171552/91884566 E-post: [email protected] (mailto:[email protected]) Faks:+47 71171501 Nettsteder: Nettstecl kjøperprotil: https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/lndex/2140 (https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/Index/2140) Elektronisk tilgang til konkurransedokumenter og annen informasjon: https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/113854 (https://kgv.cloffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/113854) https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-52843I 07.07.2015 Doffin Side 2 av 4 Elektronisk innlevering av tilbud eller forespørsel om deltakelse: https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Notice/2444-45 (https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Notice/244445) Ytterligere informasjon kan fås her: Ovennevnte kontaktpunkt(er) Spesffikasjonerog ytterlIgere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende dynamiskInnkjøpsordning)fås her:Ovennevnte kontaktpunkt(er) TIlbud eller forespørselom deltakelseskalsendestil: Ovennevnte kontaktpunkt(er) 1.2) Type oppdragsgiver Fylkeskommunal 1.3) Alminnelig 1.4) eller kommunal administrasjon Hovedaktivitet offentlig tjenesteyting Anskaffelse på vegne av andre oppdragsgivere Oppdragsgiver anskaffer på vegne av andre oppdragsgivere: nei Del II: Kontraktens gjenstand 11.1) Beskrivelse 11.1.1) Navn på anskaffelsen gitt av oppdragsgiver: Graving for veglys og fiber ca 3 km. 11.1.2)Type anskaffelse og utførelses- eller leveringssted Bygge- og anleggsarbeld 11•1.5)Kort beskrivelse Tilbod på graving og legging av veglyskabel, jording, legging av trekkerør for fiber ca 3 km. Montering av fundament for skap og lys 11.1.6) CPV-klassifisering Hovedvokabular 45000000 Bygge-og anleggsvIrksomhet 11.1.8) Delkontrakter Vil kontrakten bestå av delkontrakter: nei 11.1.9)Opplysninger om alternative tilbud Vil alternative tilbud bli tatt i betraktning: nei 11.2)Leveransens mengde eller omfang 11.2.1) Totalleveransens 11.2.2) Opplysninger om opsjoner Opsjoner: 11 .2.3) mengde eller omfang: nei Opplysninger om forlengelse Kontrakten kan forlenges: nei Del III: juridiske, økonomiske, rmansielle og tekniske opplysninger https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-52843 I 07.07.2015 Doffin Side 3 av 4 1111)Betingelser i kontrakten 111.1.4) Andre særlige vilkår Det gjelder særlige vilkår for oppfyllelse 111-3) Særskilte 111.3.1) av kontrakten: nei betingelser i forbindelse med tjenestekontrakter Opplysninger om en bestemt Er utførelsen av tjenesten forbeholdt profesjon en bestemt profesjon: nei 111.3.2) Personer som er ansvarlige for utførelsen av tjenesteytelsen Vil juridiske personer måtte oppgi navnene og de faglige kvalifikasjonene for de personer som er ansvarlige for utførelsen av de aktuelle ytelser: nei Del IV:Prosedyre Type prosedyre Type prosedyre Apen anbudskonkurranse 1V.2) Tildelingskriterier Tildelingskriterier Det økonomisk Kriteriene mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av listet under Pris Vekting 1 Framdrift 1V.2.2) 0 Vekting 4 pplysninger om elektronisk auksjon Vil det bli avholdt en elektronisk IV.3) auksjon: nei Administrative opplysninger Saksnummer hos oppdragsgiver 3.000 Forutgående kunngjøring knyttet til samme kontrakt nei 1V.3.3) Vilkår for å få utlevert eller tilgang til konkurransegrunnlag og/eller andre dokumenter (gjelder ikke ved dynamisk innkjøpsordning) Frist for å be om tilgang til konkurransegrunnlag dokument: 07.04.2014 Må det betales for utlevering/tilgang 1V.3.4) og/eller andre - 00:00 til dokumentene: nei Frist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse 07.04.2014 - 12:00 1V.3.6) Språk som skal anvendes ved utforming av tilbud eller forespørsel om deltagelse Annet: Norsk https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-528431 07.07.2015 Doffin Side 4 av 4 RV.3.7) Vedståelsesfrist - minimum tidsperiode tilbudene er bindende. Varighet i dager: 090 (fra dato og klokkeslett fastsatt for mottak av tilbud) IV.3,8) Tilbudsåpning Dato: 08.04.2014 - 00:00 Sted: Kommune 964981337 Aukraringen 25 6480 Aukra NO Kontaktperson: Aukra kommune Vil det være åpen tilbudsåpning. ja Lukket tilbodsopning Del Vi: Supplerende opplysninger Opplysninger om gjentakende innkjøp Berører kunngjøringen VI.4) gjentakende innkjøp, nei Prosedyre for klagebehandling VIA.1) Kontaktpunkt til instans som er ansvarlig for den formelle klagebehandlingen Tvisteløsningsorgan vI.4.2) 1nnsendelse av klager Informasjon vedrørende Frist for innsendelse tidsfrist(er) for innsendelse av klage er 10 dager frå mottatt av klage: tildelingsbrev VI.4.3) Kontaktpunkt for å innhente informasjon om klagebehandling og prosess for innsendelse av klager vt.5) Dato for publisering av denne kunngjøring: 06.03.2014 Telefon: 23 96 00 10 (mailto:[email protected]) I (http://www.difi.no/artikkel/2012/10/difis-nettsteder) Support: [email protected] Difis nettsteder https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-528431 j 07.07.2015 Prosjekt:683014 Veglys Eikrem 00100 Løn i faste stillingar 00106 Seniortillegg 00900 Pensjonskostnader 00990 Arbeidsgjevaravg. 01000 Kontormateriell 01151 Mat/bevertning tilsette/politikarar/gjestar 01200 Andre varer og tenester 01302 Telefon 01500 KURS,OPPLÆRING 01600 Kostgodtgjersle 01601 Bilgodtgjering 01700 Transport 01701 Drift eigne transportmidler 01702 Ikkje innberetn.pl.reiseutgifter 01950 Gebyr 02000 Inventar og utstyr 02001 Programvare/maskinvare 02100 Leige/leasing av transportmidlar 02301 Nybygg 02501 Materialer nybygg 04290 Mva. generell kompensasjonsordning Sum Mindreforbruk Rekneskap Rekneskap 2015 2014 3 474 512 543 - KostnadsTotalsum 194 802 48 701 72 105 885 11 209 11 872 266 18 236 286 782 91 304 125 295 292 163 1 311 181 339 1 188 734 272 943 366 269 75 579 885 11 721 12 415 266 18 236 286 782 91 304 125 295 292 163 1 311 181 339 1 188 734 467 745 414 970 248 032 1 928 706 2 176 738 - - ramme 3 200 000 1 023 262 kt 2 Jammunerevis More og Romsdal Tefefon: 71 11 14 50 Telefaks, 71 11 10 28 Telefon: 71 11 10 00 —hovetikentor E-post: [email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 REVISOR Reclhusplassen 1 6413 MOLDE Til Aukrakommune Deres referanse: Vår referanse: June Beoy Fostervold SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT KOMMUNE —REVISORS UTTALELSE Stedidato Molde, 31.august 2015 Arkivkode: R 22/15 683014 —VEGLYS EIKREM AUKRA Vi har gjennomfort de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utfort i samsvar med ISRS 4400 —Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utfort for å bista dere i vurderingen av riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet pr 22.06.2015. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 2 176 738 - (inklusiv merverdlavgift). Vi har kontrollert at: Det er foretatt kunngjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet Beskrivelsen av byggeprosjektets fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger Kostnader som er bokført på prosjekt 683014 i kommunens regnskapssystem regnskapstallene som er presentert i saksframlegget stemmer med Kostnader som er bokført på prosjekt 683014 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle prosjekt ved å ta stikkprover av regnskapsforte opplysninger mot underliggende dokumentasjon Vedtak om oppstart ble gjort i ko kr 3 200 000 nunestyret 12.12.2013 K-sak 98/13 med en budsjettramme på Prosjektet har et mindreforbruk på kr 1 023 262 Det ble kunngjort 2 konkurranser i Doffm, en på graving og montering og en på elektro. På graving og montering leverte 6 entreprenorer tilbud. Odd Småge AS fikk appdraget. På elektro leverte 3 firma tilbud. Ielektro AS fikk oppdraget. Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik. Siden de ovenstående kontrollhandhnger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen Ikke inneholder vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomfort revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere. Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i forste avsnitt, og skal ikke brukes til noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune. June Lseoy otervol Revisor Kornmunerevisjonsdistrikt 2 Mere og Romsdal Redhusplassen 1 6413 MOLDE Molde. Aukra. Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Frxna rio AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet 2015-1547/04 212&14 Åse S. Eriksen 11.09.2015 Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 29/15 Kontrollutvalet 18.09.2015 NYE RIKSFJORD Sekretariatet SKOLE. BYGGEREKNESKAP si tilråding til fråsegn Kontrollutvalet har i møte 18.09.2015 i sak 29/15 handsama byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen 06.09.2015. samt revisor sin uttale, datert Prosjektet Nye Riksfjord skole vart budsjettert med ei totalramme på kr 316,3 mill. kroner. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 301 889 154.-. Dette gir eit mindreforbruk på prosjektet på kr 14 367 486.- eller 4,5 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Bygging av Nye Riksfjord skole vart ferdig og tatt i bruk ved skulestart i 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole. Bakgrunn for saka Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole. Som vedlegg til saka følgjer: Saksframlegg til formannskap/kommunestyre, datert 26.08.2015 Sluttrapport, datert 28.08.2015 m/oversikt over byggekostnader Revisjonsuttale byggerekneskap, datert 06.09.2015 VURDERING Avsluttande byggerekneskap for bygging av Nye Riksfi ord skole er nå framlagt. Arbeidet med prosjektet starta i august 2012 og vart ferdig i juli/august 2013. Bakgrunnen for prosjektet var behov for ein ny og større skule på Riksfjord. Byggeprosjektet, som har vore leia av kommunen sin utbyggingsavdeling med bistand frå ekstern prosjektleiing, er det største investeringsprosjekt Aukra kommune har gjennomført til no. Nærare utgreiing om byggeprosjektet gjeng fram av saksframlegget til formannskap / kommunestyret. Kostnadsramma for prosjektet vart til slutt på 316 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Firma Hammerø & Storvik AS vart engasjert som ekstern prosjektleiar for byggeprosjektet. Rekneskapen viser at det er brukt kr 301 889 514.- som gir eit mindreforbruk på prosjektet på 14,1 mill. kroner. Etter at anbodsrunden var gjennomført, gikk kontrakten for entreprisen for flateopparbeiding av tomt til firma Romsdal Anlegg AS, for tomtetekniske arbeider til firma Odd Småge AS og totalentreprisen gikk til firma Betonmast Røsand AS. Byggeprosjektet vart ferdig og teke over av Aukra kommune i august 2013. Av Aukra kommune sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram innan lår etter overtaking. Reglementet er ikkje følgt på dette punktet i denne saka. Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole gjelder det aktuelle prosjekt. Det er igjen registert en differanse mellom kommunerekneskapen og prosjektrekneskapen frå Hammerø & Storvik som det vil bli gitt nærare orientering om årsak til i møtet. Revisor har 6g kontrollert at det var gjort kunngjøring av konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege feil eller manglar. Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for prosjektet. Åse Solveig Eriksen rådgiver Aukra kommune Arkivsak: 2012/422-66 Teknikk, eigedom og brann Arkiv: 614 Saksbeh: Jon-Gunnar Dato: 26.08.2015 Gjelberg Saksframlegg Utv.saksnr Møtedato Utval Formannskapet Kommunestyret Sluttrapport Rådmannen 201000 Nye Riksfjord skole. si tilråding: Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 201000 —Nye Riksfjord skole Vedlegg 1 Prosjektrapport (Hammerø og Storvik Prosjekt AS) K-sak 41/11. Nye Riksfjord skole. Godkjenning av revidert prosjekt og prosjektkostnad. 3 Utomhusplan. Som bygd. 4 Planteikning sentralbygg 1 ets. Som bygd. 5 Planteikning sentralbygg 2 ets. Som bygd. 6 Planteikning barnetrinna. Som bygd. 7 Planteikning mellomtrinna. Som bygd. 8 Interiørperspektiv. 9 Bilder Særutskrift: Bakgrunn: Kommunestyret vedtok den 28.04.2011 i K-sak 41/11 revidert prosjekt og prosjektkostnad. Vedtatt prosjektkostnad var på kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Prosjektet blei godkjent slik det var lagt fram med eit brutto areal på 7755m2. Skulen skulle stå ferdig til skulestart i august 2013. Utgreiing: Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknad til sluttrapporten blir vedlagt saksframlegget. Organisering av prosjektet Prosjektet vart gjennomført og styrt av TEI3 (Teknikk, eigedom og brann) med fyljande nøkkelpersonar: Prosjektansvarleg: Terje Urdshals (dåverande teknisk sjef, Aukra kommune) Prosjektleiar: Jon-Gunnar Gjelberg, bygg. Peder Småge, tomteteknisk arbeid og infrastruktur. Ass. Prosjektleiar, byggherreombud Tor Jostein Furu, Arnold Askeland, Ingeborg Lyngstad og byggeleiing Kristiansen, og Svein Lodve Sandblåst (Hammerø og Storvik Prosjekt AS). Prosjekteringsleiar/arkitekt: Jann Reistad (Aukra kommune), Asbjørn Bua (Arkitektkontoret BBW AS) Kjøp av eksterne tenester og anbodskonkurranse bygg Arkitektkonkurranse blei utlyst i 2007. Tre firma levert sine forlag til løysingar den 31.10.07. I K-sak 39/08 vedtok kommunestyret den 08.05.2008 at "Tun i ly" var vinnar av arkitektkonkurransen og at forprosjektet skulle baserast på dette konseptet. Tekniske rådgjevarar blei lyst ut siste kvartal 2008 og kontrakt signert i fyrste halvdel av 2009. For geoteknikk og bygg vant Geovest-Haugland AS frå Molde. For elektro, VVS, akkustikk, og brann, blei Cowi AS frå Molde/Trondheim vinnarar. 1juni 2010 lyste kommunen ut konkurranse om bistand på prosjektleiing. Rådgivingsfirmaet Hammerø og Storvik Prosjekt AS i Molde vant. Kontrakt blei signert oktober 2010. Same år blei Mikel Wettre engasjert gjennom Kunstnersenteret som kunstkonsulent. Konkurranse på utkøyring av myrmassar og oppbygging av nytt bærelag for tomten, samt bygging av anlegg, vart også lyst ut i 2010. Romsdag Anlegg AS (Molde) blei tildelt denne kontrakten. Arbeidet med tekn isk infrastruktur og vegsystem utanfor nærområdet til skulen var også ei eiga kontrakt. Etter gjennomført konkurranse i siste kv. 2010 signerte kommunen kontrakt med Odd Småge AS (Aukra) for dette arbeidet. Den største kontrakten for prosjektet omfatter både prosjektering (teknisk planlegging inkl. arkitekt) og bygging av skulen (totalentreprise). Denne konkurransen blei lyst ut på Doffin 10.11.2010. Konkurransen var to-delt der første del var ein konkurranse om å bli kvalifisert. Fem leverandører blei kvalifisert til å lever tilbod. 18. mai 2011 signerte kommunen kontrakt med totalentreprenøren Brødrene Røsand AS frå Averøy. Kommunen gjennomførte også konkurranse for innleige av interiørarkitekt, der CADI AS frå Oslo vant. Prosjektet omfatta I saksframlegget tilrevidert prosjekt og prosjektkostnad (K-sak 41/11) var det lagt fram ein tabell over dei ulike kontraktane (entreprisar) i prosjektet: Kortnamn Namn Omtale E01-A Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg E0 1-B Tomteteknisk arbeid/infrastruktur E01-C Energisentral E02 Totalentreprise Rein byggekontrakt. Omfattar utkøyring av massar (myr) og oppfylling av nytt bærelag (stein) samt anleggsveg. Rein byggekontrakt. Alt arbeid med røyr i grunnen til- og frå skulen samt veganlegg. Grensesnitt: Den "røde streken" som er vist på utomhusplana. Rein byggekontrakt. Eige bygg/tilbygg med teknisk anlegg. Skal forsyne skulen med varmt vann til oppvarming av bygget (vannboren varme) og varmt forbruksvatn (dusj, vask etc). Tatt ut av prosjektet i 2013. Kontrakt på både bygging og prosjektering (planlegging, teknikk, teikning). Omfattar heile skulen inkl. opparbeiding av uteområdet. Laust inventar og utstyr er ikkje med. Gjelder både inne og ute. I revidert prosjekt var omfang (areal) og dermed prosjektkostnaden redusert i høve til forprosjektet som var lagt fram. Totalareal forprosjekt (inkludert basseng) var på 8 777rn2 bta. Etter vedtaket vart prosjektet revidert og arealet redusert til eit totalareal på 7 755m2 bta. Altså ein reduksjon på totalt 1022m2. Basseng med teknisk rom (for basseng) utgjorde 977m2 og sentralrommet er redusert med ca. 45m2. Prosjektets nivå på kvalitet og tekniske løysingar var i tråd med rammene gitt i forprosjektet. Det vil seie gode materiale som gjev låge vedlikehaldskostnader for bygget og eit uteområde med god kvalitet på overflater og utstyr. Kostnadskalkyler/budsjett: Den godkjente forprosjektramma for prosjektet var på 286 mill. kr. inkl. mva pr. 18.02.2010. Prisstigning var da ikkje inkludert. Det kom inn tilbod på entreprise E02 (totalentreprenøren) i februar 2011. Dei andre kontraktane som var inngått (grunnarbeid/tomteteknisk arbeid og infrastruktur) hadde prisnivå pr. februar 2011. Forprosjektramma, justert for prisstigning pr. februar 2011, var på kr. 300.586.000,- inkl. mva. Rådmannens forslag til byggebudsjett i revidert prosjekt var: Prisjustert forprosjektkostnad Framtidig prisstigning Historiske kostnader Mva. differanse 300 586 000 18 000 000 3 500 000 5 414 000 By2gebudsjett 327 500 000 (sjå vedlagt K-sak 41/11 for fleire detaljar) Rådmannen si tilråding i «Nye Riksfjord skole. Godkjenning av revidert prosjekt og prosjektkostnad» (K-sak 41/11): Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill. kr, til kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Kommunestyret godkjenner forslag til byggebudsjett inklusive framtidig estimert prisstigning og historiske kostnadar på kr. 327,5 mill. kr. inkl. mva. Innstillinga frå formannskapsmøtet 26.04.2011: Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill. kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Kommentar:Pkt. 3 i rådmannens tilråding er her fiernet. Prosjektkostnaden i pkt. 2 er pr. 15.02.2011 og inneheld da ikkjeframtidig prisstigning og historiske kostnadar. I kommunestyremøte 28. april 2011 blei formannskapet si innstilling sett opp i mot eit endringsforslag. Formannskapet si innstilling vart vedtatt: Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill, kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Løyving og evt. korrigert løyve Det faktum at den økonomiske ramma for prosjektet ikkje var inkludert framtidig prisstigning og historiske kostnadar var kommentert i rekneskapet for 2011. I budsjettvedtaket for 2013 var energisentralen tatt ut av skuleprosjektet og ny prosjektkostnad på 316.257.00,- kr. lagt fram. Etter dette har vi rapportert mot ein prosjektkostnad på 316 mill. kr. inkl. mva og prisstigning. Økonomi: Prosjektrapporten frå Hammem og Storvik Prosjekt AS viser at sluttsummen for prosjektet blei på kr. 301.889.514,- inkl. mva. (alle kostnader inkl.) Dette er 14,1 mill under rammen på kr. 316.000.000,- Vedtatt prosjektkostnad på kr. 300.586.000.- inkl. mva. pr. 15.02.2011 var som sagt utan historiske kostnadar og prisstigning. Om vi skal samanlikne med denne summen: Sluttsum inkl, alle utgifter: - Prisstigning, E02 - Prisstigning, E01-B 301 889 514 5 657 143 467 236 205 396 Sluttsum - samanlikning 295 559 739 Sluttsummen blir da kr. 6.329.775,- under ramme. Sluttsummen for prosjektet på kr. 301.889.514,- gir ein prosjektkostnad på 38.928 kr/m2. Da er alle kostnadar med (nokre planlagte utgifter er per no ikkje lukka. Dette er inkludert i sluttsummen). Finansiering: Prosjektet er finansiert med frie midlar. Evaluering/gjennomføring Prosjektet er det største investeringsprosjetet for Aukra Kommune fram til no. Prosjektet har vore leia av utbyggingsavdelinga med bistand frå ekstern prosjektleiing. Dette har fungert meget bra. Frå vedtatt revidert prosjekt og prosjektkostnad i I. kv. 2011 har kommunen styrt prosjektet innanfor vedtatt kostnad, kvalitet, og framdrift. Prosjektet var delt i 3 hovudkontrakter. Hovudhensikta var i første omgang å forsere oppstart med grunnarbeid slik at dette ikkje skulle bli starta på om vinteren. Her kan det oppstå uklare grensesnitt, men dette har gått bra. Vi var bevisst på å definere grensesnitta tidlig. Prosjektet var godt planlagt og beskrevet når det gikk ut på anbod. Spesielt for bygget. Dette kan ha både negative og positive sider. Ved gjennomføring som totalentreprise er det mest vanlege at bygget ikkje er so detaljert planlagt. Prosjektet hadde ei nemnd som var ansvarleg for den kunstneriske utsmykkinga. Den var leia av dåverande rektor Inger-Ase Bieltvedt Rød. Kunstprosjektet var tredelt med Sentralrommet som hovututsmykning og med sidefløyane som mindre delprosjekt. Vinnar av konkurransen for sentralbygget blei Erlend Leirdal med prosjektet «SVA STEVNEMØTE». SVA betår av tre frittliggande skulputar av tre plassert rett på golvet. «STEVNEMOTE» er motiv av Sunnmørsbåten og Nordmørsbåten i ulike vinklar plassert på foldeveggen. Catrine Thorsteinsen hadde utsmykkinga for mellomtrinna. Hennar forslag, Chimera, er ein serie med teikningar med to hovudelement: Flamme og figurar samansett av dyrehoder. Anne Bertsen hadde utsmykking for barnetrinna med foto som uttrykk. Her brukte ho born i ulike komposisjonar. Mindre bilder er tatt av bom frå Gossen. I dei større motiva er det brukt bom som ikkje er frå Aukra. Totalt sett har vi ratt eit meget godt bygg med gode kvaliteter og materialer både ute og inne. Entreprenøren hadde stor fokus på HMS som mellom anna innebar ein ryddig og rein byggeplass. Dette er nok hovegrunnen til at det ikkje er meldt om nokon alvorlige hendingar eller ulykker. Det var også fokus på å gjere arbeidet skikkelig med ein gong. Etter 2 år med drift ser vi at skulen fortsatt fremstår som ny! Ingrid Husøy Rimstad Rådmann Terje Urdshals Teknisk sjef HAMSTO PROSJEKTRAPPORT Rapport tyPe Utført av Aukra kommune 3250 Nye Riksfjord skole (Gossen barne- og ungdomsskole) SLUTTRAPPORT 28. august 2015 Arnold Askeland Arnold Askeland Bakgrunn og organisering Denne rapporten tar utgangspunkt i prosessen etter valgt plassering av skolen på tomt på Falkhytten, nord for kommunesenteret. Etter innledende planlegging besluttet byggherren å gjennomføre prosjektet som totalentreprise. Revidert forprosjekt ferdig i januar 2010. 13yggherrens prosiekteringsgruppe For EOIA og E01-B: Rådgivende ingenior veianlegg:Asplan Viak AS Rådgivende ingeniør geoteknikk:Norconsult -Rådgivende AS (tidl. Geovest Haugland AS) ingeniør elektro:COWI AS For resten av prosjektet: Arkitekt:Arkitektkontoret BBW AS (også totalentreprenørens arkitekt) By2.geteknikk:Norconsult AS (tidl. Geovest Haugland AS) VVS, elektro, brann og lyd:COWI - AS Interiørarkitekt: Cadi AS Prosjektstyring Ass. prosjektleder. byggeledelse (E01-A/E01-B)Hammerø & Storvik Prosjekt AS (COWI AS underleverandør og byggherreombud (E02)teknisk byggherreombud) Entrepriser Entreprise E01-AFlateopparbeiding Entreprise E01-BTomtetekniske infrastruktur tomtRomsdal arbeider /Odd Entreprise E02TotalentrepriseBetonmast Anlegg ASSeptember Småge ASMars 2010 - februar 2011 2011 —oktober2013 Røsand ASDetaljprosjektering fra mai 2011 (tidl. Brødrene Rosand AS)Overtakelse tomt juli 2011 Byggestart august 201 1 Overtakelse august 2013 SHA (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø) Prosjektet ble gjennomfort uten alvorlige hendelser eller ulykker. Framdrift/status Totalentreprisen ble overtatt av byggherren i august 2013 iht. kontrakt Kvalitet Aukra kommune har fått en skole med høye kvaliteter: Signalbygg Kvaliteter i arealer og planløsning Materialkvaliteter Allsidige uteområder med gode materialkvaliteter Inntrykket etter to års bruk er at standarden vil holde seg over tid. HAMSTO PROSJEKTRAPPORT økonomi Byggeregnskapet er et «skyggeregnskap» til kommunens regnskap, og er ved rapportering avstemt mot kommuneregnskapet pr 13.08.2015. Byggeregnskapet er korrigert slik regnskapet er ført i Aukra kommune. Bl. a. har Aukra kommune ført kostnader for off. infrastruktur med en annen fordeling enn hva som ble gjort i prosjektregnskapet. Oppsummering byggeregnskap: PostBudsjett Bygge-m2/prisKommentar regnskap august pr(regnskap) 2015 Reserver11 100 000648 Felleskostnader1 600 0001 131 644146 27484 Udisp. Bygning182 000 000184 615 28623 806 Huskostnad194 700 000186 395 203 r24 035 Ute ndørs19 330 00020 279 3202 615 Inkl. budsjett utendørs Flateopparbeidelse 2015 skoletomt tomt og veianlegg Entreprisekostnad214 030 000206 674 52426 650 Generelle 300 00025 649 5623 307 kostnader26 Byggekostnad240 Spesielle kostnader ekskl. mva14 330 000232 324 08529 958 020 871 402 00010 1411 - Mva61 650 00058 694 2877 569 Prosjektkostnad316 000 000301 889 928 51438 Byggeregnskapet er ført ekskl. mva, men er i sluttregnskapet medtatt med sum faktisk fort mva fra kommuneregnskapet. 1 avsetning er medtatt mva av gjenstående utgifter, og i budsjett også mva av ubrukt reserve. Prosjektet avsluttes med gjenstående på 14,1 mill kr inkl. mva etter avsetninger for gjenstående utgifter. Overforbruk på enkeltposter viscr hvor mye postene har brukt av reservene. Arealpris er beregnet ut fra bruttoareal 7755 m2 (BTA). For detaljer, se vedlegg. Vedlegg: Statusrapport per 13. august 20125 Byggcregnskap alle år pr 13. august 2015 Side 2 av 2 Aukra kommune Arkivsak:2010/194- Teknikk, eigedom og brann Arkiv:614 128 Saksbeh:Jon-Gunnar Gjelberg Dato:11.04.2011 Saksframlegg Utv.saksnr Utval FORMANNSKAPET 62/11 Møtedato 26.04.2011 41/11 28.04.2011 KOMMUNESTYRET NYE RIKSFJORD SKOLE. GODKJENNING OG PROSJEKTKOSTNAD. AV REVIDERT PROSJEKT Rådmannen si tilråding: I. Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill, kr, til kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Kommunestyret godkjenner forslag til byggebudsjett inklusive framtidig estimert prisstigning og historiske kostnadar på kr. 327,5 mill, kr. inkl. mva. Saksprotokoll i FORMANNSKAPET - 26.04.2011 Behandling Håkon Inge Sporsheim sette fram følgjande forslag: Stryke pkt. 3 i tilrådinga frå rådmannen Hans Mevold sette fram følgjande forslag: Sak 62/11 i formannskapet sendes tilbake til administrasjonen til ny vurdering/reduksjon av prosjektkostnader for nye Riksfjord skole. Forslaget frå Hans Mevold fall med 1 mot 5 stemmer Heidi Løklingholm sette fram følgjande forslag: Endre pkt. 2 i tilrådinga frå rådmannen: Inntil kr 300 586 000,Forslaget frå Håkon Inge Sporsheim samrøystes vedtatt Forslaget frå Heidi Løklingholm vart vedtatt med 5 mot 1 stemme Tilrådinga frå rådmannen pkt. 1 vart vedtatt med 4 mot 2 stemmer 2 fall med 1 mot 5 stemme 3 fall Innstilling frå formannskapet: Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill, kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET - 28.04.2011 Behandling Helge Kjøll jr. fekk permisjon og forlot møtet, møtet vart sett med 19 representantar FRP v/Knut Orø sette fram følgjande forslag: I. Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det er framlagt. Kontrakt på totalentreprise kan inngås. 2. Kommunestyret godkjenner prisregulert ramme pr. 15.02.11 med inntil 300 mill. kroner. Energisentral, som vart utsatt i kommunestyret 17.02.11, sak 14/11, tilpasses behovet for skolen innafor denne ramma. Kommunestyret ber rådmannen om å innhente pris frå totalentreprenør på å inkludere svømmehall og foaje i prosjektet, slik opprinneleg planlagt. Kostnadsoversikt framlegges i kommunestyret i møte i juni 2011 for ny vurdering, og eventuell godkjennelse. FRP v/Knut Orø ba om gruppemøte. Det vart halde gruppemøte. FRP v/Knut Orø sette fram følgjande endringsforslag: Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det er framlagt. Kontrakt på totalentreprise kan inngås. Kommunestyret godkjenner prisregulert ramme pr. 15.02.11 med inntil 300 mill. kroner. Energisentral, som vart utsatt i kommunestyret 17.02.11, sak 14/11, tilpasses behovet for skolen. Kommunestyret ber rådmannen om å innhente pris frå totalentreprenør på å inkludere svømmehall og foaje i prosjektet, slik opprinneleg planlagt. Kostnadsoversikt framlegges i kommunestyret i møte i juni 2011 for ny vurdering, og eventuell godkjennelse. Innstillinga frå formannskapet pkt. log 2 vart vedtatt med 14 mot 5 stemmer Forslaget frå FRP v/Knut Orø pkt. 1, 2, 3 og 4 fall med 14 mot 5 stemmer Vedtak Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill, kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Vedlegg Særutskrift - ORIENTERING OM OPPSTART, DEL AV NYE RIKSFJORD SKOLE FLATEOPPARBEIDING TOMT OG TRAFIKKAREAL Situasjonsplan - skoleområde (30.01) datert 01.11.10 * Planteikningar av revidert sentralbygg (2 stk.)* Perspektivskisser (2stk)* Totalbudsjett - Samanlikning mot forprosjekt.* Forslag til byggebudsjett.* Revidert organisasjonsplan (* Kjem direkte frå kopieringsfirma) Særutskrift: Riksfjord skole Referansegruppe Kontraktar (entreprisar) for å bygge Nye Riksfjord skole. 1 saksframlegget er kontraktane (entreprisane) for byggearbeida i prosjektet omtalt med kortnamn. Her er ei oversikt og omtale av dei: Kortnamn E01-A Namn Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg Omtale Rein byggekontrakt. Omfattar utkøyring av massar (myr) og oppfylling av nytt bærelag (stein) samt anleggsveg. E01-B Tomteteknisk arbeid/infrastruktur Rein byggekontrakt. Alt arbeid med røyr i grunnen til- og frå skulen samt veganlegg. Grensesnitt: Den "røde streken" som er vist på utomhusplana. E01-C Energisentral Rein byggekontrakt. Eige bygg/tilbygg med teknisk anlegg. Skal forsyne skulen med varmt vann til oppvarming av bygget (vannboren varme) og varmt forbruksvatn (dusj, vask etc) E02 Totalentreprise Kontrakt på både bygging og prosjektering (planlegging, teknikk, teikning). Omfattar heile skulen inkl. opparbeiding av uteområdet. Laust inventar og utstyr er ikkje med. Gjelder både inne og ute. Bakgrunn: Planløysinga for sentralbygget er revidert i tråd med tidlegare vedtak og det er gjennomført anbodskonkurranse for entreprise E02. Revidert prosjekt og prosjektkostnad er lagt fram for referansegruppa og vert no lagt fram for kommunestyret før kontrakt med totalentreprenoren vert signert. Utgreiing: (Rådmannen si tilråding med kort oppsummenring er åfinne sisst i saksframlegget) Kommunestyret vedtok forprosjektet for Nye Riksfiord skole 18. februar 2010 (PS 12/10). Vedtaket frå møtet er protokollfort slik det går fram nedanfor, men kommunestyret gjorde vedtaket i Livsløp til sitt, og det burde difor stått "Kommunestyrer også i dei to første linene, og ikkje berre i pkt 2. Sitat: I. Livslopsutvalet meiner "Tun i ly" framstår som ein spanande og framtidsretta skole. Livslopsutvalet godkjenner prosjektet for Nye Riksfjord skole slik det er lagt fram med føljande endringar: Svømmehall/basseng blir trekt ut av prosjektet (ca. 33,5 mill, kr) Foaje/hall blir redusert i forhold til at svømmehall går ut slik at det blir ei arkitektonisk heilheit (ca. 1,5 mill. kr) Samla prosjektkostnad vil med dette bli redusert med ca. 35 mill (321-35 = 286 mill. kr) 2. Kommunestyret godkjenner plan for Nye Riksfjord skole i samsvar med pkt. 1 med opning til skuleåret 2013/2014. Revidert prosjekt. I vedtaket som er sitert over er omfanget (areal) og dermed prosjektkostnaden redusert i høve til forprosjektet som var lagt fram. Totalareal forprosjekt (inkludert basseng) ‘ar på 8 777m2 bta. Etter vedtaket er prosjektet revidert og arealet redusert til eit totalareal på 7 755m2 bta. Altså ein reduksjon på totalt 1022m2. Basseng med teknisk rom (for basseng) utgjorde 977m2 og sentralrommet er redusert med ca. 45m2. Planløysingane elles er ikkje endra. Sjå vedlagte planteikningar av 1. og 2. etasje av sentralbygget. Prosjektets nivå på kvalitet og tekniske løysingar er i tråd med rammene gitt i forprosjektet. Prisstigningsjustert forprosjektkostnad. Den godkjente forprosjektramma for prosjektet er på 286 mill, kr. inkl. mva. Prisstigning var da ikkje inkludert. Det kom inn tilbod på entreprise E02 (totalentreprenøren) i februar 2011. Dei andre kontraktane som er inngått (grunnarbeid/tomteteknisk arbeid og infrastruktur) har også prisnivå/kostnadar pr. februar 2011. Ved samanlikning av dagens faktiske kostnadsnivå i entreprisane (kontrakt bygging) og i prosjektering/adm. mot forprosjekt, må forprosjektets budsjett derfor oppjusterast til dagens prisnivå. Forprosjektets budsjett hadde prisnivå pr 15. september 2009. Prisstigninga i perioden september 2009 —februar 2011 (SSB indeks boligblokk total) var på 5,1 %. Forprosjektramma justert for prisstigning til februar 2011 er da på kr. 300.586.000,- inkl. mva. Ut i frå avtalar som er inngått om prosjektering, prosjektadministrasjon, entreprisar E01-A, og E01-B, tilbodssum frå totalentreprenør Brødrene Røsand AS (E02), overslag for inventar og førebels overslag for E01-C (energisentral og energiforsyning), er totalkostnaden for prosjektet pr d.d. slik det er lagt fram; innanfor ramma for prisjustert forprosjektkostnad. Påvedlagt skjema, "Totalbudsjett- sammenligning med forprosjekt", er dette vist. Her ser vi at summen for alle entreprisar februar 2011 er på kr. 300.578.579,- inkl mva. Dette er like under prisstigningsjustert forprosjektramrne på kr. 300.586.000,- inkl. mva. Forslag til byggebudsjett For å kunne kalkulere eit endelege byggebudsjett/prosjektkostnad må ein legge til mellom anna framtidig prisstigning. 1tillegg er det ført ein del kostnadar på prosjektet som vi har definert som historiske kostnadar. Dette er kostnadar med konsekvensanalysen som vart utført når plassering av skulen vart vurdert i 2006, grunnkjøp ved dagens Riksfjord skole, kostnadar med knusing av stein (frå Juvika). Desse kostnadane skal være synleg i regnskapet for prosjektet men var ikkje inkludert som ein del av prosjektramma i godkjent forprosjekt. Mva. differansen i tabellen under er eit resultat av at framtidig prisstigning er tatt med i byggebudsjettet. Endeleg prosjektkostnad er da kalkulert til: Prisjustert forprosjektkostnad Framtidig prisstigning Historiske kostnader Mva. differanse Byggebudsjett 300 18 3 5 327 586 000 500 414 500 000 000 000 000 000 Reservar og marginar i forprosjektet var på til saman kr. 30.844.197,- inkl. mva. Posten for marginar og reserve er i revidert budsjett blitt justert ned i samsvar med faktisk prosjektfase og dermed at vi no har sikrare tal. Det er likevel ein del usikre element i prosjektet og dette gjeld først og fremst budsjettet for entreprise E01-C som pr dags dato er grunna i forprosjektets kalkylar. I forslag til byggebudsjett er marginar og reserve satt til kr. 17.121.243,- eks. mva. Sjå vedlagt forslag til byggebudsjett. Omfang kontrakt E02 Kontrakten med totalentreprenøren omfattar som kjent alt byggearbeid som er innafor det definerte grensesnittet markert med ein raud strek på utomhusplana. Det som ikkje er med er laust inventar og utstyr både inne på skulen og for uteområdet. Det blir lyst ut eigne konkurransar for innkjøp av dette innafor dei økonomiske rammene som er (blir) gitt av kommunestyret. Framdrift Arbeidet med grunnarbeid og tomteteknisk arbeid/infrastuktur går i all hovedsak som planlagt. Det er ingen avvik (kvalitet) på arbeid som ikkje er lukka. Framdriftsmessig er arbeida som er omfatta av kontrakt E01-B noko forsinka i høve til vedtatt plan i forprosjektet, men vil ikkje påverke sluttdato for ferdigstilling av prosjektet. Vedtatt plan for gjennomføring hadde som målsetting at skulen skulle takast i bruk til skulestart 2013, og det ligg også til grunn i gjeldande hovudplan. Hovudframdriftsplana som var vedlagt prosjektrapporten som kommunestyremotet fekk utdelt på møtet den 31. mars i år, er den same plana som totalentreprenøren baserte sitt tilbod på. Det blir dermed opp til både totalentreprenør Brødrene Røsand AS og byggherre å gjere sitt til at denne plana blir fylgt. Totalentreprenøren vil nå utarbeide ei meir detaljert framdriftsplan som blir ein del av kontraken med kommunen. Økonomiske og administrative konsekvensar: Totalentreprenøren vil også utarbeide ei faktureringsplan som refererer til deira detaljerte framdriftsplan. Periodisering av kostnadane vil da bli sikrare fram i tid enn det som har vore tilfelle så langt i prosjektet. Grunnlaget for kontrakt med totalentreprenøren består både av ein tekstdel og teikningar. Testdelen gir funksjonskrav for materialbruk og tekniske anlegg. Teikningane viser i ulik detaljeringsnivå korleis dette skal utførast. Endringar frå skildra løysingar blir det i ulikt omfang i alle prosjekt. Større endringar som medfører mykje ekstraarbeid med ny planlegging, fører mest sannsynlig til at entreprenøren vil ha lengre tid for å ferdigstille prosjektet. Det er likevel lagt opp til ein prosess med entreprenøren der vi vurderer kostnadsreduserande tiltak som ikkje får framdriftsmessige konsekvensar. Byggherren må godkjenne endringane på førehand. Gevinsten skal delast likt mellom entreprenør og byggherre. Revidert prosjektorganisasjon Prosjektleiinga har vedtatt revidert prosjektorganisasjon i høve til den fasen vi no er i. Denne har same prinsipp og hovudstruktur som vedtatt plan, men er no meir detaljert. Vedlagte organisasjonsplan datert 2010-11-12 var også ein del av konkurransegrunnlaget for entreprise E02. Tor Jostein Furu er oppført som assisterande prosjektleiar (APL). Svein Lodve Sandblåst er byggeleiar for entreprise 1A, IB og 1C. Arnold Askeland er med som byggherreombud. Alle er frå Hammerø & Storvik Prosjekt AS. Terje Urdshals er no vara som prosjektansvarleg og Peder Småge er assisterande prosjektleiar for E01-A, E01-B og E01-C. På vedlagt plan er utsmykkingsnemnda vist som eigen boks. Viser til PS 97/09 "Søknad om tilskott til utsmykking av Nye Riksfjord skole". For å kunne søkje om midlar måtte det oppnemnast eit utval som skal jobbe med kunstnarisk utsmykking av skulen. Utvalet (nemnda) er leia av Rektor og referent er prosjektleiaren. Dei andre medlemmane er Anne Jorunn Sandøy, Eli Vengen, Marianne Myrbostad, arkitekt Asbjørn Bua, og kunstnarisk rådgjevar Mikkel Wettre. Fyrste gongen kommunen søkte om tilskott fekk ein avslag, men vart oppfordra til å søkje på nytt. Det vart engasjert kunstrådgjevar gjennom KORO og vi sendte ein ny søknad. Kommunen har fått kr. 285.000,- i tilskott. Frå vurderinga til KORO: "Større skole i mindre bygdesamfunn, men med stor industriutbygging knyttet til gassfeltet Ormen Lange. Godt begrunnet søknad med tydelig visjon." Innkjøp av laust inventar og utstyr er ein omfattande jobb på eit så stort prosjekt. Det må leggast opp til at rektor kan jobbe aktive med dette. Rådmannen si tilråding med kort oppsummering: I. Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagtfram. Prosjektet er revidert i høve til vedtatt forprosjekt og totalarealet er redusert med 1 022m2 bta til 7 755m2 bta. Kvalitet og ambisjonsnivå er uendra. Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent forprosjekt —286 mill, kr. inkl. mva, til kr. 300.586.000,- inkl. mvå. pr. 15.02.2011. Godkjent forprosjektramme på kr. 286 mill, kr. er basert på prisnivå pr. 15. september 2009. For å kunne samanlikna dagens faktiske kostnadsnivå i prosjektet, må godkjent ramme justerast for den prisstigninga som har vært sidan 15.09.2009 og fram til 15. 02.2011. Sjå vedlegg 5: Budsjettoppsett med samanlikning mot vedtatt forprosjekt. Kommunestyret godkjenner forslag til byggebudsjett inklusivelramtidig estimert prisstigning og historiske kostnadar på kr. 327,5 mill, kr. inkl. mva. For å kunne seie kva sluttsummen på prosjektet kan bli, og som grunnlag for framtidig rapportering, er det utarbeida eit forslag til byggebudsjett. Kort fortalt er dette den godkjente forprosjektramma som er prisstigningsjustert fram til skulen er ferdig bygd og overtatt, pluss det vi definerar som historiske kostnadar. Historiske kostnadar er faktiske utgifter som er ført på prosjetet tidlegare, men som ikkje har direkte samanheng med skulen som blir bygd på Falkhytten. Desse kostnadane skal likevel være med i det endelege byggebudsjettet. Dagfinn Aasen Prosjektansvarleg Rett utskrift 29.04.11 Anita Raknes Otterlei Formannskapssekr Jon-Gunnar Gjelberg Prosjektleiar Kommunerevisjonsdistrikt 2 DISTRIKTSREVISOR Møre og Romsdal Radhusplassen 1 6413 MOLDE Telefon: 71 11 14 50 Telefaks: 71 11 10 28 Telefon: 71 11 10 00 —hovedkontor E-post: [email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 Til Aukra kommune Deres referanse: Vår referanse: Sigmund Harneshaug Sted/dato Molde, 6. september 2015 Arkivkode: R 22/15 SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT KOMMUNE —REVISORS UTTALELSE 201000—NYE RIKSFJORD SKOLE —AUKRA Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i samsvar med ISRS 4400 —Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere i vurderingen av riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet pr 31.08.2015. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 301 889 514 (inklusiv merverdiavgift). Vi har kontrollert at: Det er foretatt kumgjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet Beskrivelsen av byggeprosjektets fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger Kostnader som er bokført på prosjekt 201000 i kommunens regnskapssystem regnskapstallene som er presentert i saksframlegget stemmer med Kostnader som er bokført på prosjekt 201000 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle prosjekt ved å ta stikkprøver av regnskapsførte opplysninger mot underliggende dokumentasjon Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret 18.02.2010 med en budsjettramme på kr 286 000 000 (forprosjektrammen ). Denne rammen ble revidert i K-sak 41/11 og ny godkj ent og vedtatt ranune ble 300 586 000,- regulert for prisstigning Det ble også i samme sak lagt frem et byggebudsjett inklusive framtidig estimert prisstigning og historiske kostander på kr 327 500 000,-. Dette forslaget ble fjernet og kostnadsrammen på 300 586 000,- ble stående. I budsjettvedtaket for 2013 var energisentralen tatt ut av skoleprosjektet og dette ga en ny prosjektkostnad på kr 316 257 000 ( utifra estimert ikke godkjent budsjett på kr 327 500 000,-)Dette er nevnt i budsjett og økonomiplan 2013 -2016, men revisjonen kan ikke se at det er egen sak på disse rammeendringene. Prosjektet har vært styrt etter ramme på 316 millioner. Prosjektet har et mindreforbruk på kr 14 367 486 i forhold til vedtatt ramme på kr 316 257 000. Vi har kontrollert at det er foretatt utlysning i Doffin. Prosjektet var delt i 3 hovedkontrakter : Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg Tomtetekninsk arbeid/ infrastruktur Totalenterprise Kornmunerevisjonsdistrikt Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 1 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Arkitektkonkurransen ble utlyst i 2007, tre firma leverte sine forslag og i K-Sak 39/08 vedtok kommunestyret at «Tun i ly» var vinner i prosjektet. Tekniske rådgivere ble utlyst i 2008 og kontrakt ble skrevet med Geovest Haugland AS fra Molde og Cowi AS fra Molde/ Trondheim. Bistand på prosjektledelse ble utlyst i 2010 og rådgivningsfirmaet Hammerø og Storvik AS vant anbudet. Kontrakt ble skrevet i oktober. 12010 ble det også utlyst konkurranse på utkjøring av myrmasser og oppbygging av nytt bærelag for tomten, samt bygging av anlegg. Romsdals Anlegg AS i Molde ble tildelt kontrakt. Teknisk infrastruktur og vegsystem og opparbeiding av dette var en egen kontrakt. Konkurranse ble gjennomført i siste kvartal 2010 og Odd Småge AS i Aukra fikk dette oppdraget. Den største kontrakten som omfatter både prosjektering og bygging av skolen (totalenterprise ) Denne konkurransen ble lyst ut på Doffin 10. november 2010 og var todelt. Første del var en konkurranse om å bli kvalifisert og 7 leverandører var interessert, 6 ble kvalifisert til å bli med på anbudsrunden. Totalentrepenør Brødrene Røsand AS fra Averøy vant tilbudet. Kommunen gjennomførte også konkurranse på innleie av interiørarkitekt. Cadi AS fikk anbudet. Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik. Siden de ovenstående kontrollhandlinger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen ikke inneholder vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere. Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke brukes til noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune. iiiiiid al eshaug istriktsrevisor Kommtmerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Kontrollutvalet KOMMUNE WAUKRA Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 033 Åse S. Eriksen 09.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 30/15 Kontrollutvalet 18.09.2015 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet tek gjennomgangen av politiske vedtak til etterretning. Bakgrunn for saka I samsvar med Kommunelova si § 77, 1 skal kontrollutvalet på vegne av kommunestyret føre det løpande tilsyn og etterfølgjande kontroll med kommunens verksemd og forvaltning. Kontrollutvalet skal samtidig sjå til at den kommunale forvaltning gjeng føre seg i samsvar med politiske vedtak og føresetnader. Av dette kan kontrollutvalet krevja å få framlagt ein årleg oversikt over politiske vedtak som administrasjonen av ulike årsaker ikkje har sett i verk ved utgangen av året. Trass i mange førespurnader til kommunen sin administrasjon, har ikkje kontrollutvalet i Aukra, sidan november 2010, fatt framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å fa ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. I utvalet sitt møte i februar 2015 vart sekretær beden om å skrive til rådmann og be om å få tilsendt ei oversikt over politiske vedtak fatta i perioden 01.01.2010 —31.12.2014 som av ulike årsaker ikkje er sett i verk. Sekretariatet har mottatt oversikt over politiske vedtak i kommunestyret, formannskap og drift- og arealutvalet som ikkje er sett i verk for år 2013, 2014 og 1. halvår 2015. Oversikt for vedtak i år 2010, 2011 og 2012 vil krevje for stort arbeid å få framlagt og er av den grunn ikkje lagt fram, men i medhald av opplysningar frå administrasjonen, er alle vedtak frå den perioden sett i verk. Som vedlegg til saka følgjer: • Rapport for vedtaksoppfølging, datert 02.09.2015 VURDERING Hensikta med å få ei oversikt over politiske vedtak er å kontrollere at kommunen sin administrasjon sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er fatta i dei politiske organ. Kommunestyret i Aukra handsama 115 saker i 2013, 131 saker i 2014 og 71 saker i 1. halvår 2015. Av vedlagte oversikt gjeng det fram at 4 saker frå 2013, 5 saker frå 2014 og 9 saker frå 1. halvår 2015 er under behandling. Formannskapet handsama 138 saker i 2013, 135 saker i 2014 og 67 saker i 1. halvår 2015. Av desse er 4 saker frå 1. halvår 2015 under behandling. Alle sakene som formannskapet tok avgjerd i før 2015 skal vere effektuerte. Drift- og arealutvalet handsama 115 saker i 2013, 131 saker i 2014 og 71 saker i 1. halvår 2015. Av desse er 1 sak frå 2014 og 2 saker frå 1. halvår 2015 under behandling. At ei sak er effektuert betyr at vedtaket er sett i verk, men saka er ikkje nødvendigvis avslutta. Ved effektiv og rett bruk av kommunens sakshandsamingssystem vil kommunen kunne ha god kontroll og oversikt over effektuerte politiske vedtak lett tilgjengeleg. Åse Solveig Eriksen rådgiver Vedtaksoppfølging ePhorte® Seleksjon: Rapport Utvalg: generert: Oversikt over 1 - Kommunestyret, B - Under behandling 02.09.2015 vedtak Kommunestyret som ikkje er utkryssa som iverksett 2013 2012/585-2 Oppretting Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 55/13 1 Oppretting Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 24.06.2013 - Vedtakstatus: av venskapskommunesamarbeid av venskapskommunesamarbeid Adm. enhet: Saksansvarlig: RÅD - Rådmannen JAHO - Jan Erik Hovdenak Merknad: Særutskrift sendt. Opp som sak i F og K den 26.05 og 18.06 2012/337-1 Prosjekt - utviklingsarbeid om individuell Aukra kommune - ei orientering Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 62/13 1 Prosjekt Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 17.09.2013 - - utviklingsarbeid plan for rus/psykiatritenesta om individuell i plan for rus/psykiatritenesta i Aukra Adm. kommune - ei orientering enhet: Saksansvarlig: NAV - NAV Aukra EDSL - Edny Sletten Merknad: Særutskrift sendt på e-post 2013/13101 Godkjenning småomnar, Utvalg: Nr: av forskrift om open brenning og brenning Aukra kommune, Møre og Romsdal. av avfall i Vedtakstittel: 1 KS sak 76/13 - Godkjenning Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 28.10.2013 av forskrift om open brenning og brenning av avfall i småomnar, Adm. Aukra kommune, enhet: TEB - Teknikk, brann Møre og Romsdal. Saksansvarlig: eigedom og JOGJ - Jon-Gunnar Gjelberg Merknad: Særutskrift sendt på e-post 2013/1367- Skogrydding Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 81/13 1 Skogrydding Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 28.10.2013 1 - Merknad: Oversendes til vidare handsaming Adm. enhet: RÅD - Rådmannen Saksansvarlig: GEGO - Geir J. Göncz Kommunestyresaker i 2014 2014/663-2 Lovframlegg om statleg godkjenning til høyringsforslag frå kommunane Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 57/14 1 Lovframlegg Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 19.06.2014 - av kommunale om statleg godkjenning låneopptak av kommunale - forslag låneopptak - forslag til høyringsforslag Adm. frå kommunane Saksansvarlig: enhet: BERI - Bernhard ORDF - Ordførar Riksfjord Merknad: Høyringsuttalen er sendt: 2013/50929 Reguleringsplan Eigengodkjenning Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 62/14 1 Reguleringsplan Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 17.09.2014 - [email protected] gang- den 16.06.14 og sykkelveg gang Rød-kryss og sykkelveg - ved veg til Løvika - Rød kryss ved veg til Løvika - - Eigengodkjenning Adm. Saksansvarlig: enhet: SVNO PLU - Plan og utvikling - Svein Rune Notøy Merknad: Ksak 62/14. Spørsmål rundt busslommer må avklarast før ny eigengodkjenning Høyring er gjort til lokalt busselskap og Statens vegvesen. Førespurnad er gjort samferdselavd., men der får vi ikkje svar trass purring. 2014/690-6 Oppstartsvedtak andre bygg Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 70/14 1 Oppstartsvedtak Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 18.09.2014 - for prosjekt 201100 - Energisentral for prosjekt 201100 - grunna krav frå kst. til fylkeskommunen, rinn II Energisentral skole og rinn II skole og andre Adm. bygg enhet: Saksansvarlig: TEUR - Terje UTB - Utbygging Urdshals Merknad: Avventer avklaring avklaring av fjernvarme etter ferien 2015 frå Nyhamna 2013/14755 Oppstartsvedtak Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 84/14 1 Oppstartsvedtak Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 27.10.2014 - medio for prosjekt mai og avgjerd 645502 i sak om isløkke - Utbygging for prosjekt 645502 i sentrum - Åsdalen/MFK - Utbygging Åsdalen/MFK Adm. Merknad: Avventer ikkje tatt avgjerd frå MFK om gjennomføring av MFK av byggeprosjekt Hall- medio juni 2015 er avgjerd enda Saksansvarlig: enhet: TEB Teknikk, brann eigedom og TEUR - Terje Urdshals 2014/12351 Evaluering av vikarpool Utvalg: Nr: KS sak 130/14 2 Evaluering Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 26.12.2014 - Vedtakstittel: av vikarpool Adm. INT - enhet: Saksansvarlig: Institusjonstenester RAFR enhet: Saksansvarlig: - Randi Hjelset Fredriksen Merknad: Oversendes saksbehandlar Kommunestyresaker 2014/1462- for vidare ekspedering 2015 Søknad om midlar til Startlån 2015 3 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 3/15 1 Søknad Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 23.02.2015 - om midlar til Startlån 2015 Adm. NAV - NAV Aukra KALE - Kan Lene Valestrand Merknad: Oversendes saksbehandlar for videre handsaming 2012/42258 Prosjekt nr. 201000 Nye Riksfjord skole. ungdomsskole). Budsjettløyve 2015. Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 21/15 1 Frist: Prosjekt - Status: Under behandling nr. 201000 (Gossen Nye Riksfjord skole. barne- (Gossen og barne- og ungdomsskole). Adm. Iverksatt: Budsjettløyve 2015. enhet: Saksansvarlig: UTB - Utbygging 31.03.2015 JOGJ - Jon Gunnar - Gjelberg Merknad: Oversendes til vidare handsaming 2015/16-9 Etablering Utvalg: Nr: av hurtigladestasjon KS sak 28/15 1 Etablering Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 31.03.2015 - for El-bil ved Aukrasenteret Vedtakstittel: av hurtigladestasjon for El bil ved Aukrasenteret - Adm. enhet: TEB Teknikk, brann Saksansvarlig: eigedom og TORE - Torstein Engstad Merknad: Oversendes til vidare behandling .3 2013/67219 Busetting av flyktningar i Aukra Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS 68/15 2 Busetting Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 29.06.2015 - kommune av flyktningar 2015 i Aukra og 2016 kommune 2015 og 2016 Adm. enhet: Saksansvarlig: RÅD - Rådmannen JAHO - Jan Erik Hovdenak Adm. Saksansvarlig: Merknad: Oversendes til vidare utsending 2015/710-1 Elevopptak Utvalg: Nr: Aukra Kulturskole KS sak 66/15 1 Elevopptak Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 29.06.2015 - skoleåret 2015-2016 Vedtakstittel: Aukra Kulturskole skoleåret 2015 - 2016 enhet: MASO KUL - Kultur - Malin Solberg Merknad: Oversendes til info 2014/112610 Endring av vedtekter for Aukra Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 65/15 1 Endring Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 29.06.2015 - ungdomsråd av vedtekter for Aukra ungdomsråd Adm. enhet: Saksansvarlig: KUL - Kultur ANTI - Anne Kari Tinnesand Merknad: Oversendes til oppretting av vedtatte 2014/13964 Utbyggingsavtale Mevold bustadfelt vedtekter mellom Aukra Utvalg: Nr: Vedtakstittel: KS sak 64/15 1 Utbyggingsavtale Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 29.06.2015 - og utsending til medlemmar kommune mellom Aukra og Solid kommune og varamedlemmar Utbygging etc... AS - og Solid Utbygging AS - Mevold Adm. bustadfelt enhet: TEB - Teknikk, brann Saksansvarlig: eigedom og TRTU - Trond Tungesvik Merknad: Oversendes til vidare ekspedering LI 2014/235-4 Foreldrebetaling Utvalg: Nr: i kommunale KS sak 59/15 1 Foreldrebetaling Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 29.06.2015 - barnehagar 2015 Vedtakstittel: i kommunale barnehagar 2015 Adm. enhet: RÅD - Rådmannen Saksansvarlig: MABO - Marianne Bolghaug Merknad: Oversendes 2015/54-8 til vidare utsending Romsdalshallen driftstilskot av særutskrift - søknad om kommunal garanti, etablerings- og garanti, etablerings Utvalg:Nr:Vedtakstittel: KS sak 58/15 - 1Romsdalshallen - søknad om kommunal Status:Frist:Iverksatt:Adm. - Rådmannen Merknad: til vidare og driftstilskot enhet: Under29.06.2015RÅD behandling Oversendes - utsending av særutskrift og ny sak opp til hausten Saksansvarlig: GEGO - GeirJ. Goncz Vedtaksoppfølging ePhorte® Utvalg: Seleksjon: Rapport generert: Oversikt over 1 - vedtak som ikkje er utkryssa sitt engasjement Under behandling som iverksett i nye storhallar i Aukra kommune Vedtakstittel: Nr: F sak 21/15 1 Kommunen Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 25.03.2015 - - 2015 Kommunen Utvalg: B Vedtakstatus: 02.09.2015 Formannskapssaker 2015/54 2 - Formannskapet, sitt engasjement i nye storhallar i Aukra kommune Adm. enhet: RÅD - Rådmannen Saksansvarlig: GEGO - Geir J. Göncz Merknad: Saka vart utsatt og skal opp som to nye saker 2013/67219 Busetting av flyktningar i Aukra Utvalg: Nr: Vedtakstittel: F sak 66/15 1 Busetting Status: Frist: Iverksatt: - kommune av flyktningar i Aukra 2015 og 2016 kommune 2015 og 2016 Adm. Under behandling enhet: RÅD - Rådmannen Saksansvarlig: JAHO - Jan Erik Hovdenak Merknad: F-saka vart utsendt, jfr. 2012/89-Aukra 114 brev datert kommune, 22.05.15 kommuneplanen sin arealdel 2015 - 2027, høyring Utvalg:Nr:Vedtakstittel: F sak 54/151Aukra kommune, - kommuneplanen sin arealdel 2015 - 2027, høyring Status:Frist:Iverksatt:Adm. enhet: Under29.06.2015PLU behandling - Plan og utvikling Saksansvarlig: KJLO - Kjell Lode Merknad: Saka oversendes til vidare 2015/639-2 Søknad Utvalg: Nr: utsending om deltaking F sak 64/15 1 Søknad Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 01.06.2015 - Merknad: Oversendes til vidare på byregionprogrammet Vedtakstittel: ekspedering om deltaking på byregionprogrammet Adm. enhet: RÅD - Rådmannen Saksansvarlig: GEGO - Geir J. Göncz Vedtaksoppfølging ePhorte® Seleksjon: Rapport Saker Utvalg: generert: i drift 6 - Drift og arealutvalet, B - Under behandling 02.09.2015 og arealutvalet 2014 2014/313-5 Trafikksikringsplan Utvalg: Nr: Vedtakstittel: for Falkhytten DRA sak 20/14 1 Trafikksikringsplan Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 17.04.2014 - Vedtakstatus: - sentrumsområdet. for Falkhytten - sentrumsområdet. Adm. enhet: Saksansvarlig: TEB - Teknikk, brann eigedom og TORE - Torstein Engstad Merknad: Ovrsendes Saker til vidare i drift handsming og arealutvalet 2015 2015/112-7 Søknad frå Evy Elisabeth Krohn om dispensasjon Kobbevika-Saltrøa for ombygging/fasadeendring Utvalg: Nr: Vedtakstittel: DRA sak 18/15 1 Søknad Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 31.03.2015 - frå Evy Elisabeth Krohn frå reguleringsplan av hytte i Saltrøa om dispensasjon frå reguleringsplan Kobbevika Adm. - Saltrøa for ombygging/fasadeendring enhet: av hytte i Saltrøa Sveinung Tangen Saksansvarlig: PLU - Plan og utvikling KJTA - Kjartan Merknad: Oversendes til vidare ekspedering 2015/253-7 Utbetring av veggrøfter ved møtet, jamfør kommunelova Utvalg: Nr: Vedtakstittel: DRA sak 30/15 1 Utbetring Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 16.06.2015 - av veggrøfter til orientering og Frænvegen. andre setning ved Hauglandsvegen Sak reist og Frænvegen. i Sak reist i møtet, Adm. jamfør og vidare handsaming kommunelova enhet: TEB - Teknikk, brann Merknad: Oversendes Hauglandsvegen § 34, 1. ledd, § 34, 1. ledd, andre setning Saksansvarlig: eigedom og TORE - Torstein Engstad 2013/1694- Kommunal VA-norm 12 Utvalg: Nr: Vedtakstittel: DRA sak 35/15 1 Kommunal Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 26.08.2015 - VA norm - Adm. Saksansvarlig: enhet: TEB - Teknikk, brann eigedom og TORE - Torstein og TORE - Torstein Engstad Merknad: Oversendast saksbehandlar 2013/169413 Standard abonnementsvilkår administrative bestemmelsar Utvalg: Nr: Vedtakstittel: DRA sak 36/15 1 Standard Status: Frist: Iverksatt: Under behandling 26.08.2015 - Merknad: Oversendast saksbehandlar for vatn abonnementsvilkår og avløp, for vatn tekniske og avløp, og tekniske og administrative Adm. bestemmelsar Saksansvarlig: enhet: TEB - Teknikk, brann eigedom Engstad AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 150 Åse S. Eriksen 09.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 31/15 Utval KontrollutvaIet Formannskap Møteclato 18.09.2015 Kommunestyret FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ei ramme på kr 572 000.-, inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Bakgrunn for saka I medhald av § 18 i Forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalet utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet sitt forslag ti1 budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapet si budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremmer med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet sin verksemd for 2016 i Aukra kommune. Kontrollutvalet sitt budsjett for 2016 vil hmehalde kostnadane til sjølve drifta av utvalet, samt utgifter knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Aukra kommune kjøper sekretariatstenester for kontrollutvalet hos Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Dette er i samsvar med avtalen om interkommunalt samarbeid. Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal skal i møte 08.09.2015 behandle budsjettramma for sekretariatet for 2016. Beløpet for kjøp av sekretariatstenester for 2016 er i samsvar med Aukra kommune sin del av sekretariatet sitt budsjett. Aukra kommune kjøper i dag revisjonstenester frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal (KR2). Dette er i samsvar med inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Aukra kommune har gjort vedtak om å gå inn som eigar i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Etablering av selskapet er noko forseinka sidan kommunane som er medlem av Distriktsrevisjon Nordmøre IKS ikkje har behandla saka. Dette vil skje ganske snart. På grunn av forseinkinga føreligg ikkje budsjettet for det nye revisjonsselskapet. Ved etablering av selskapet er det lagt til grunn at deltakarkommunane ikkje skal få høgare utgifter til revisjon. Distriktsrevisor har anbefalt at ein budsjetterer med same tall som for 2015, med påslag for 3 % pris- og lønnsvekst. Beløpet for kjøp av revisjonstenester er i samsvar med Aukra kommune sin del av revisjonen sitt budsjettforslag. Budsjettforslaget skal synleggjere kontrollutvalet sine eigne kostnader og kostnader knytt til revisjon og sekretariatstenester. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret. Budsjettforslaget frå kontrollutvalet kan berre endras av kommunestyret, men formannskapet kan, i sitt samla budsjett, foreslå eit anna beløp enn det kontrollutvalet foreslår. Når det gjeld kontrollutvalet sin eigen verksemd må ein ta utgangspunkt i beløpa som gjeng fram av rekneskapsutskrift pr. augst 2015. Møtegodtgjersle for 2015 vert utbetalt i november og gjeng ikkje fram av rekneskapsrapport pr. august. I budsjettframlegget er det lagt opp til at kontrollutvalet avviklar inntil 5 møter i året. Budsjettforslaget kan spesifiserast som følgjer: Konto Tekst 1080 1080 1080 1099 1100 1115 1150 1160 1170 1195 Godtgjørsle utvalsleiar Godtgjørsle folkevalte (1 000,- x 4 x 5) Tapt arbeidsforteneste Arbeidsgivaravgi ft Faglitteratur, aviser, abonnement Bevertning Opplæring og kursutgifter Bilgodtgjersle + diett (oppg.pl.) Utgiftsdekning reise Kontingenter Sum kontrollutvalet si eigen verksemd 1475 1475 Kjøp tenester Revisjons KR2 Kjøp tenester KU-sekretariatet Sum kontrollutval, sekretariat og revisjon Budsjett 2016 16 500 21 000 10 000 5 000 2 000 3 500 40 000 2 000 10 000 2 000 112 000 Budsjett 2015 16 500 20 000 17 000 7 700 2 000 2 500 40 000 3 000 10 000 4 000 122 700 341 000 119 000 572 000 331 000 111 000 564 700 Rekneskap Pr. august 2015 0 0 2 529 357 2 000 1 451 15 000 455 1 673 1 300 24 765 (331 000) 111 000 Vedlagt følgjer: Kostnadsfordeling sekretariatstenester for 2016 Kostnadsfordeling revisjonstenester for 2016 VURDERING For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille nødvendige ressursar til disposisjon. Kommunestyret skal vedta eit samla budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen der utgifter til utvalet sin eigen verksemd, sekretærbistand og revisjon kjem fram. Kontrollutvalet må ha muligheit og midlar til å skaffe seg kunnskap og delta i erfaringsutveksling og samlingar saman med andre kontrollutval. I kommunal- og regionaldepartementets 85 anbefalingar for styrkt eigenkontroll i kommunane er det peika på opplæring av kontrollutval som eit viktig område. Kontrollutvalgssekretariatet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert synleggjort i kommunen sitt rekneskap. Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet sluttar seg til dei vurderingar som her er gjort og anbefaler utvalet å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ein netto ramme på kr 572 000.- som inkl. kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet. Saka leggas derfor fram med ovannemnte forslag til vedtak. Åse Solveig Eriksen rådgiver KONTROLLUTVALGSSEKRETAR1ATET FOR ROMSDAL KOSTNADSFORDELING 2016 OG 2015 Kommune Aukra Eide Fræna Gjemnes Molde Nesset Rauma Sunndal Vestnes Sum Sum inntekter Folketall 01.01.15 3 466 3 463 9 787 2 580 26 392 2 975 7 445 7 155 6 708 69 971 Fordeling % 5,0 5,0 14,0 4,0 37,0 4,0 11,0 10,0 10,0 100,0 Budsjett 201? 118750 118750 332 500 95 000 878 750 95 000 261 250 237 500 237 500 2 375 000 2 375 000 Budsjett 2015 111025 111025 310 870 88 820 821 585 88 820 244 255 222 050 222 050 2 220 500 2 220 500 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Distriktsrevisor Telefon: 71 11 14 51 -direkte Telefon: 71 11 11 DO-hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 Mobil: 92 24 48 34 E-post: sigmund,[email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 Møre og Romsdal Til medlemskomrnunene i Kommunerevisjonsdistrikt2 Møre og Romsdal Deres referanse: Vår referanse: Sigmund Hameshaug Arkivkode: K30 Sted/dato Molde, 1. september 2015 Budsjett 2016for revisjon av medlemskommunene Fordelingen av kostnader til revisjon blir slik: Molde kommune Fræna kommune Eide kommune Gjemnes kommune Vestnes kommune Rauma kommune Aukra kommune Nesset kommune Sunndal kommune SUM Budsjett 2016 1 935 000 787 000 347 000 283 000 569 000 627 000 341 000 314 000 608 000 5 811 000 Økning 56 000 23 000 10 000 8 000 17 000 18 000 10 000 9 000 18 000 169 000 Budsjettet øker med kr 169 000 i forhold til 2015, som tilsvarer 3 % økning. Siden det nye revisjonsselskapetikke er på plass så er det heller mulig på det nåværende tidspunktå gjøre noe vedtak om budsjett 2016. Det er derfor gjort denne beregningen som grunnlag for budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn. Endelig forslag til budsjett for 2016 må avventes til senere på høsten. Med hilsen ,(4Pij eshaug und Dittiktsrevis Vedlegg: Kopi: Informasjonsbrevtil medlemskommunene datert 25. august 2015 Kontrollurvalgsselcretariatetfor Romsdal Kommunerevisjonsdsblkt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 Molde 1 (1 )Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna AUKRA KOMM UNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 20 15-1547/04 033&14 Åse S. Eriksen 07.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 32/15 Kontrollutvalet Kommunestyret 18.09.2015 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN 2007 - 2011 Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet godkjenner vedlagte rapport om utvalet sin verksemd i valperioden 2011 — 2015 som vert sendt over til kommunestyret med følgjande anbefaling: Kommunestyret tek framlagt rapport om kontrollutvalet sin verksemd i valperioden 2011 — 2015 til vitande. Bakgrunn for saka I medhald av Kommuneloven § 77, pkt. 6 skal kontrollutvalet rapportere resultata av sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalet rapporterer løpande til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldingar og ved framlegging av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg leggast protokoller frå kontrollutvalet frem for kommunestyret som referatsaker fortløpande. Kommunestyret har dermed mulegheita til å stille spørsmål til kontrollutvalet sine medlemmer i kommunestyret. Som et ledd i denne rapporteringa vil kontrollutvalet legge frem ein rapport for kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden og vurdere om man har nådd dei lovmessige krav til kontrollutvalet si verksemd. Vedlagt følgjer: • Eigen evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid —Valperioden 2011 —2015 VURDERING Formålet med rapporten er frå kontrollutvalet si side å informere om utvalet si rolle og funksjon, og at ein på den måten kan gi føringar og signaler om lovmessige krav og om formålet med sin eigen verksemd i valperioden. Rapporten inneheld innleiingsvis ein kort presentasjon av kontrollutvalet og kontrollutvalet si rolle. Vidare gir den ein kortfatta oversikt over kontrollutvalet sine oppgåver slik dei går fram av dei gjeldande lovreglar om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon og kontrollutval. Rapporten er utforma på ein måte som kan gjøre den egna til å bli brukt som eit grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutval og eventuelt nytt kommunestyret. Sekretariatet viser til vedlagte rapport om utvalet si verksemd i valperioden 2011-2015. Eventuelle forslag til endringar i rapporten som kjem fram i kontrollutvalet sitt møte innarbeidast i rapporten før den sendast over til kommunestyret. Åse Solveig Eriksen rådgiver WKONTROLLUTVALET AUKRA KOMMUNE I Eigen evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid Valperioden 2011 —2015 Innleiing Valperioden 2011 —2015 nærmar seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalet i Aukra kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere eigen verksemd, for å kunne sette eige arbeid og resultat i eit kritisk lys, og for å kunne gje det påtroppande kontrollutvalet ei god innføring til sitt arbeid, ønskjer kontrollutvalet å gje ein evaluering av sitt eige arbeid i valperioden. Om kontrollutvalet, mandat og samansetjing Kontrollutvalet veljas av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpande tilsynet med den kommunale forvaltninga. Alle kommunar og fylkeskommunar er pliktig til å velje eit kontrollutval. Kontrollutvalet skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i medhald av kommunelova sørgje for dette. 2.1 Kontrollutvalet si samansetjing i perioden Kontrollutvalet i Aukra kommune har for perioden 2011 —2015 følgjande samansetjing: Funksjon Leiar Nestleiar Navn Rita Rognskog* Katrine Rindarøy* Medlem Medlem Medlem Arne Hjelmås Knut Inge Bakkemyr Gro Kjellnes Løvik Parti Ap Ap Varamedlemmer KrF H AL Nr 1 2 3 Navn Kristoffer J. Rød (Eli Marie Haugen) Olav Hauge Aril Oterhals medlem av kommunestyret. Eli Marie Haugen søkte om fritak frå vervet som varamedlem til kontrollutvalet grunna flytting frå kommunen. I formannskapet sitt møte 30.06.2014 vart Olav Hauge valt til nytt 2. varamedlem til kontrollutvalet. 2.2 Rammer for utvalet sitt arbeid Kontrollutvalet er eit lovpålagt organ, kor deira mandat har grunnlag i kommunelova si føresegn om internt tilsyn og kontroll § 77: Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova § 77, og i forskrift om kontrollutval av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på sine vegne. Kontrollutvalets hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølge kommuneloven søgje for at følgjande oppgåver blir utført: Rekneskapsrevisjon —sjå til at kommunen sine rekneskap reviderast på ei tryggande måte, gje uttale om årsrekneskapen og sjå til at revisors merknader til årsrekneskapen blir følgt opp. Forvaltningsrevisjon —utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på ei overordna analyse, følgjer og rapporterer resultata frå forvaltningsrevisjonsprosjekt til kommunestyret. Parti Sp (Sv) Sv Frp Gransking eller undersøkingar —på eige initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattast som uønskt eller i strid med mål om ei effektiv og forsvarleg forvaltning av kommunen sine ressursar. Selskapskontroll —utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Val av revisjonsordning —kontrollutvalet gjev innstilling om val av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på val av revisor. Budsjett —utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innan desse rammene skal kontrollutvalet utøve tilsynsrolla på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tenestekvalitet, effektiv ressursutnytting og å sikre at politiske vedtak blir følgt opp. Reglement for kontrollutvalet Det er vedtatt eit eige reglement for kontrollutvalet. Retningslinene vart vedteken i k-sak 71/11 i møte den 22.09.2011. revidering av eksisterande reglement vart handsama av kontrollutvalet i møte 11.06.2015 og er sendt til kommunestyret for endeleg avgjerd. Reglementet gir retningsliner for samansetjing av utvalet, sakshandsaming, ressursar og oppgåver. 2.3 Kontrollutvalet sine ressursar Sekretariat Reglement for kontrollutvalet fastslår at utvalet skal ha sekretariatsbistand tilpassa deira behov. Kontrollutvalet har sekretariatsbistand frå Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Sekretariatet ble etablert i 2005 etter vertskommunemodellen med Molde kommune som vertskommune. I 2013 vedtok medlemskommunen å endre organisasjonsforma for sekretariatet til eit Interkommunalt Samarbeid (IS) etter kommuneloven si § 27 som eit eige rettssubjekt. Selskapet vart oppretta med verknad frå august 2013 og er registrert i Brønnøysundregisteret. I 2014 vart bemanninga i sekretariatet auka frå 1 til 2 årsverk. Det hadde då lenge vore utrykt behov for ein bemanningsauking i sekretariatet på grunn av aukande arbeidsmengde. Sekretariatet skriv saksframstillingar, støttar kontrollutvalet med praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, samt vedtaksoppfølging. Sekretariatet er bindeledd mellom utval og revisjonsselskap, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. Revisjon Revisjonsordninga skal være tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens eige organisering og internkontroll. Aukra kommune er medeigar i og har avtale om levering av revisjonstenester med Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Selskapet vart etablert i 1993 og leverer revisjonstenester til Aukra kommune samt 8 andre kommunar i Romsdal og på Nordmøre. 3 Revisjonsselskapet fordeler ressursane sine i forhold til årlige honorar som betalast av medlemskommunane. Selskapet utfører rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til rekneskapsrevisjon nyttast det timetallet selskapet kvart år finn nødvendig for å kunne bekrefte kommunen sitt årsrekneskap. Ressursane til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukast på bakgrunn av kontrollutvalet sine bestillingar av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. økonomi Kommunegyrel eller,ffikeslinget som til enhver tid skal sorgelbr at kontrollulvalget har sekrelarialsbigand tilfredsstiller mvalgets behov. Forskrifi om kordrollutvalg, kapittel 7 For å utøve sin funksjon på ei god måte har kontrollutvalet behov for økonomiske rammer som gjer mogleg ein god nok aktivitet. Aukra kommune sin del av kostnader til sekretærbistand utgjør 6 % av den totale ramma. Utgiftene i perioden har fordelt seg slik: 2011 kr 48 180.kr 53 700.2012 kr 58 900,2013 kr101 500,2014 Honorara tilrevisjon er vedtatt på styremøte (av medlemsrepresentantane Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R . frå kommunane) i Budsjett for kontroll og tilsyn for 2015 i Aukra kommune har ei totalramme på kr 564 700.som inkluderer kjøp av revisjonstenester med kr 331 000.-, kjøp av sekretariatstenester med kr 111 000.- og kr 122 700,- er avsett til kontrollutvalet sin eigen verksemd. 3. Arbeid i utvalet 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vert halde 5 møter pr. år. Møtefrekvensen er tilpassa utvalet sin aktivitet og i forhold til omfanget av saker som har vært handsama. Kontrollutvalet sine møter er i hovudsak lagt til kommunehuset. Utvalet har vore oppteken av å vere ein synleg del av organisasjonen og å halde seg oppdatert på kva som rører seg innan dei ulike verksemdsområde. Ved mange av kontrollutvalet sine møter har det vært gitt orienteringar frå administrasjonen på forskjellige verksemdsområde i kommunen. Kontrollutvalet har og i perioden avlagt besøk ved fleire av kommunens verksemder. Hensikta med verksemdsbesøk er å bli kjend med den kommunale forvaltninga og at de tilsette skal bli kjend med kontrollutvalet. Informasjon frå dei som arbeider i kommunen og som kjenner forholda best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalet. På den måten har utvalet fått førstehands kunnskap og føresetnader for å gjere jobben dei er satt til. 3.2 Saker Ein stor del av kontrollutvalet si sakshandsaming omfattar forhold dei er pålagd å arbeide med gjennom krava i kommunelova og forskrift om kontrollutval. Kva fokus som veljast i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet sjølv å definere. Gjennom forvaltningsrevisjonar er det internkontroll og rutinar i kommunen som peiker seg ut som det 4 området som har fått størst merksemd, sjå eiget avsnitt om gjennomførte forvaltningsrevisjonar i perioden. Kontrollutvalet har i tillegg hatt fokus på Fylkesmannen sine tilsynsrapportar og kommunen si oppfølging av desse. Kontrollutvalet si sakshandsaming er ikkje samanfatta i eit årshjul, men det er likevel eit visst mønster frå år til år i kva for slags saker som kjem opp til dei ulike tider. I tillegg til dei kjente saksområda hender det at utvalet får førespurnader frå innbyggjarane, som rører ved områder som kan være innanfor kontrollutvalet sitt myndigheitsområde. Slike førespurnader handsamast seriøst uavhengig om det er eit forhold som blir undersøkt vidare eller at kontrollutvalet finn at dette ikkje er ei sak som hører til deira funksjon å sjå på. Kontrollutvalet har gjennom valperioden gått gjennom store deler av kommunen si verksemd og handsama 38 saker i 2011, 38 saker i 2012, 33 saker i 2013, 38 saker i 2014 og 36 saker så langt i 2015 (siste møte for det sittande kontrollutvalet er 18. september). 3.3 Deltaking i relevante fora For å halde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalet si oppgåveløysing deltek medlemmene på konferansar og samlingar, når det vurderast som relevant og muleg. Av "faste" arrangement utvalet har vært representert på i perioden er: Nasjonal konferanse for kontrollutval i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) I tillegg har det i perioden vore arrangert ein fellessamling for kontrollutvalsmedlemmene dei 9 medlemskommunane som er knytt til Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Føremålet med samlinga var i hovudsak opplæring av nye utvalsmedlemmer. i Kontrollutvalet i Aukra er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og deltek på årsmøta til FKT som arrangerast i samband med Nasjonal konferanse i regi av FKT i den grad dei er representert på konferansen. 4. Rekneskapsrevisjon "Kontrollulvalgel skal pase at kommunens elletij7keskommunens årsregnskap og kommunale eller ffikeskommunale .fOretaks årsregnskap blir revidert pa en betryggende måte,(...) Når kontrollutvalget er blittjOrelagt revisjonsberetningenira revisor„skal utvalget avgi unalelse om årsregnskapet fOr det vedlas av kommunestyret elletiffikestinget. Når revisor pa peker jOrhold i årsregnskapet, // orskr/Ji om revisjon i kommuner og ,ffikeskommuner 4„skal kontrollulvalget påse at dene blir jUlgt opp." Forskrifi om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalet handsamar saker om rekneskapsrevisjon på fleire måtar gjennom året. Det er etablert rutinar for orienteringar frå oppdragsansvarleg revisor i samband med at det vert avlagt revisjonsmelding og anna rapportering. I tillegg til årsrekneskapen gir også kontrollutvalet si fråsegn til Aukra kommunes bygge- og investeringsrekneskap som vert sendt over til kommunestyret, samt at utvalet følgjer den økonomiske utviklinga gjennom året ved gjennomgang av tertialvise rekneskapsrapportar. Revisjon av årsrekneskapen 5 Kontrollutvalet har gitt si fråsegn til kommunen sine årsrekneskap i valperioden som er framlagt for formannskapet og som har inngått som grunnlag for kommunestyret sine avgjersler når kommunestyret har vurdert om kommunens rekneskap skal godkjennast eller ei. Kontrollutvalet har gjeve følgjande fråsegn til rekneskapen for Aukra kommune i valperioden: 2011: Sak 14/12: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2011 viser kr 237 894 212.- til fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 48 883 784.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 91 313 958.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 3,273 mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 56,5 mill. kr mot budsjettert 91,9 mill. kr. Kontrollutvalet har merka seg at revisor i sitt brev til kontrollutvalet peikar på Aukra kommune sine usikre fordringar som også gjeld krav på sjukepengar frå NAV. 2012: Sak 09/13: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2012 viser kr 240 928 827.- til fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 40 588 695.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 97 780 300.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 1,370 mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 19,050 mill. kr mot budsjettert 47,5 mill. kroner. Kontrollutvalet har igjen merka seg at revisor i sitt brev til kontrollutvalet peikar på Aukra kommune sine usikre fordringar som også gjeld krav på sjukepengar frå NAV med 1,4 mill. kroner. 2013: Sak 10/14: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2013 viser kr 216 612 756.- til fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1 642 310.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 122 573 763.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 11,212 mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 84,492 mill. kr som er i samsvar med budsjett. 2014: Sak 12/15: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2014 viser kr 263 377 298.- til fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 578 910.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 80 329 336.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 4,9 mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 39,688 mill. kr som er i samsvar med budsjett. 5. Forvaltningsrevisjon "Kontrollutvalgel skal pa se at kommunens eller lYlkeskommunens virksomhet arlig blir gjenstand firibrvallningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dene kapinel. Konfrollutvalget skal minst eTngang i valgperioden og senest innen utgangen av aret ener al kommunestyret eller.ffikestinget er konstituert, utarbeide en plan.for gjennomforing av firrafiningsrevislon Kontrollutvalget skal pase at konununestyrets eller,ffikestingets vedtak i tilknytning behandlingen av rapporter om,fOrvaltningsrevisjon.Mges opp." Forskrifi om kontrollulvalg, kapinel 5 Kontrollutvalet skal utgreie behovet for, planleggje og bestille forvaltningsrevisjonar kommunen og resultata frå arbeidet skal rapporterast til kommunestyret. i Det er utarbeidd Plan for forvaltningsrevisjon 2012 —2015 som vart handsama av kontrollutvalet i møte 14.02.2012, sak 07/12 som vart vedteke av kommunestyret i møte 10.05.2012 i K sak 50/12. 6 Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vore høgt prioritert i heile utvalsperioden. Kontrollutvalet har gjort mange vurderingar og hatt drøftingar for å finne gode arbeidsmetodar både i prioritering av prosjekt, samarbeid med revisjonsselskapet og i samband med handsaming av avlagte rapportar. Frekvensen for utarbeiding av planer for forvaltningsrevisjon skal i medhald av kommunelova være minimum ein gong i kvar valperiode. Aukra kommune har hatt rutinar for utarbeiding av slike planer, samt at det blir tatt ei årleg gjennomgang av plana som er vedteken og at det blir gjort nye bestillingar. Kontrollutvalet har hatt dialog med den politiske og administrative leiinga undervegs i prosessen med utforminga av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspel til planlegginga av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av dei enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekta har utvalet lagt mykje arbeid i å få innretta bestillingane slik at dei skal ha fokus på dei forholda utvalet meiner er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betyding. Alle forvaltningsrevisjonar leggast systematisk fram for kontrollutvalet etter kvart som dei er ferdig. Alle rapportane er sendt vidare til kommunestyret. Etter kommunestyret si handsaming og vedtak, er rapportane følgt opp med tanke på å sjå til at vedtaka blir realisert og arbeida vidare med i administrasjonen. 5.1 Gjennomfort forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har i valperioden handsama oppfølging av 1 tidlegare rapport og 2 nye forvaltningsrevisj onsprosj ekt. Sak 20/12: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Saksbehandling i Aukra kommune» Funn: På bakgrunn av sine funn meinte revisjonen at Aukra kommune særleg måtte sette i verk tiltak innan følgjande områder for å sikre it godt tenestetilbod og sakshandsaming: gjennomføre brukarundersøkingar rundt dei tenester som leverast av einingane Forvaltning, drift og vedlikehald, samt Plan, utvikling og samfunn utarbeide arkivplan og internkontrollsystem for sikring av personopplysningar følgje opp Riksrevisjonens undersøking om sikring og tilgjengeleggjering av arkiv sikre at postjournalen og restanselistene gir eit reelt uttrykk for oppgåvesituasjonen i kommunen Følgjande vart gjort: Aukra kommune hadde, eller var i ferd med å følgje opp revisjonens anbefalingar. Etter revisjonen si meining har det vore ei positiv utvikling innan feltet. kommunen hadde ikkje gjennomført brukarundersøkingar rundt dei tenestene som einingane Forvaltning, drift og vedlikehald og Plan, utvikling og samfunn utfører. Revisjonen peika på at kommunen sitt arbeid med internkontroll og informasjonssikring skulle starte opp i 2011 kommunen var deltakar i KS-nettverk sitt prosjekt for å styrke rådmannen sin internkontroll. Revisjonen konkluderte med at dei ikkje såg det naudsynt med vidare undersøkingar om sakshandsamingsrutinar på det tidspunktet. 7 Sak 10/13: Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune Funn: Revisjonen fann at Aukra hadde utfordringar knytt til tilstrekkelig kompetanse. Kommunen arbeider med kompetanseplan, organisering, stillingsstruktur og å legge til rette for fagleg utvikling. Aukra kommune hadde ikkje oppdatert alle skriftlege prosedyrar som skulle sikre at brukarane fekk tilfredsstilt grunnleggjande behov. Aukra kommune hadde i liten grad etablert eit system for å hente inn pasientars og brukarars erfaring og synspunkt. Opplegget rundt oppfølging av brukarundersøkinga var mangelfull. Ingen brukara hadde individuell plan eller koordinator i heimetenesta i Aukra kommune. Revisjonen anbefalte at Aukra kommune burde: fortsatt prioritere arbeidet med å sikre tilstrekkeleg kompetanse arbeide vidare med kvalitetssystemet og få på plass ulike prosedyrar skissere nærare opplegg for brukarmedverknad både på systemnivå og individnivå fortsatt å prioritere arbeidet med å utvikle tenestene sikre at personer som har behov for det, får individuell plan og koordinator sikre eit likeverdig døgntilbod/beredskap for heimetenesta i heile kommunen, og her eventuelt vurdere om samarbeid med Molde eller Fræna kan vere aktuelt for fastlandet vurdere ressursbruken også i eit langsiktig perspektiv. Oppfølging november 2014: Revisjonen vurderte det slik at Aukra kommune var godt i gang med å følgje opp anbefalingane i rapporten. Revisjonen viste til at Aukra kommune arbeider med å utvikle tenestene, sikre rekruttering og kompetanseutvikling, organisasjonsutvikling, samt etablere nye tilbod og utvikling av kvalitetssystemet. Kommunen var i gang med å gjennomføre ei brukarundersøking. Resultata av den blir grunnlag for det vidare arbeid på brukarnivå. kommunen var i gang med å sikre at krava til individuell plan og koordinator vart sett i verk, men arbeidet var ikkje sluttført. Kommunen har gjennomført møter med Fræna og sett på løysingar som kan betre tenestenivået for fastlandsdelen. Denne løysinga viste seg å vere vanskelig å gjennomføre i praksis. Heimetenesta fekk tilført ekstra ressursar på kveldsvakt for å sikre tenestene for brukarane i Julsundet. Det var Og sett i gang utgreiing for omsorgsbase i Julsundet i tråd med kommunestyret sitt vedtak. Revisjonen konkluderte i sitt oppfølgingsbrev av 07.11.2014 at kommunen var aktive i arbeidet med utvikling av kvaliteten i heimebaserte tenester, men anbefalte kontrollutvalet å halde seg orientert om utvikling innanfor følgjande områder: Brukarmedverknad på systemnivå og individnivå Individuell plan og koordinator Likeverdig døgntilbod/beredskap for heimetenesta i heile kommunen Revisjonen fann ikkje grunnlag for vidare oppfølging og har med dette avslutta sitt arbeid. 8 Sak 31/14: Kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune Funn: Forvahningsrevisjonsprosjektet avdekka noen forbetringspunkt. Dei forhold som revisjonen trakk fram som anbefalingar var: Aukra kommune bør sikre tilstrekkeleg bemanning ved Aukraheimen. Aukra kommune bør vidareføre arbeidet med å sikre at personalet ved Aukraheimen har tilstrekkeleg kompetanse. Aukra kommune bør sikre at alarm- og telefonsystem ved Aukraheimen fungerer tilfredstillande. Aukra kommune bør vidareføre og intensivere kvalitetsarbeidet ved Aukraheimen. Kontrollutvalet anbefaler det nye utvalet å ha ei vidare oppfølging av desse forvaltningsrevisjonane. Utvalet meiner å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekt, men vil samtidig understreke betydinga av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjonar i alle deler av kommunen si verksemd. Kontrollutvalets rolle som bestiller er særs viktig i denne samanhengen, særleg i forhold til å velje riktig tidspunkt for undersøkingane og ikkje minst vere konkret i forhold til kva som skal undersøkast og kva man ønskjer å få svar på. Dette er ei oppgåve som det påtroppande kontrollutvalet anbefalast å gje hog prioritet. I møte 18.11.2014, sak 35/14 vedtok kontrollutvalet å bestille følgjande nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt: Informasjonssikerhet i Aukra kommune Arbeidet med dette prosjektet er sett i verk og rapporten vil ventelig bli lagt fram for det nye kontrollutvalet i løpet av hausten 2015. 5.2 Granskingar eller undersøkingar Kontrollutvalet kan på eige initiativ eller etter oppmodning frå kommunestyret gjennomføre granskingar eller undersøkingar. Dette har ikkje vore ein sentral del av utvalet si verksemd i valperioden, då dei fleste større undersøkingar er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjonar. I perioden har det blitt innmeldt nokre saker kor det har vore grunnlag for nærmare undersøkingar. Slike undersøkingar kan også føre til seinare forvaltningsrevisjonar. 6. Selskapskontroll - Kontrollutvalget jYlkeskommunens Kontrollutvalget kommunestyret skal pase at det lOres kontroll interesser i selskaper med fOrvaltningen skal minst én gang i valgperioden eller jYlkestinget av kommunens eller m.m. er konstituert, og senest innen utgangen utarbeide en plan,fi)r av aret eder at gjennomfOring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for inneverande periode vart vedteke av kontrollutvalet 14.02.2012 i sak 08/12 og av kommunestyret 10.15.2012 i sak 49/12. I medhald av plana skal det rapporterast etter at kontroll er utført eller gjennom ei årleg rapport. Gjennomføring av eigarskapskontroll føreset at kommunen har utarbeidet eigarskapsmelding (retningsliner for forvaltning av kommunen sine interesser i selskap samt eigarstrategiar for 9 kvart enkelt selskap). Aukra kommune har utarbeidet eigarskapsmelding del I som vart vedtatt av kommunestyret 31.03.2011. Kontrollutvalet handsarna i møte 17.12.2012 oppfølging av selskapskontroll av Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS). Av rådmannen sitt svar i e-post av 10.12.2012 gjekk det fram at Aukra kommune i liten grad hadde vurdert eller følgt anbefalingane frå revisjonen i rapportens pkt. 7.1. Kommunerevisjonen sendte eit brev til Aukra kommune v/ rådmann vedr. dei anbefalingane som kommunen ikkje hadde følgt opp ved revisjonen si undersøking i desember 2012. Revisjonen fekk ikkje svar frå administrasjonen i Aukra kommune. Utvalet fann det alvorleg at administrasjonen i Aukra kommune ikkje svarte på revisjonen sitt brev om ny oppfølging av selskapskontrollen av RIR IKS. Ny oppfølging av selskapskontroll av RIR IKS lagt fram i kontrollutvalet sitt møte 27.02.2014. Kontrollutvalet fann at Aukra kommune i liten grad har følgt revisjonen sine anbefalingar i rapporten, men såg likevel ikkje grunn til å følgje denne saka vidare. 7. Påseansvar overfor revisjon - Kontrolhilvalget skal.fOre det lopende tilsyn og kontroll 1)..,lkeskommunale,fOrvahningen at kommunen med den kommunale pa vegne av kommunestyret eller lYlkeskommunen har enfOrsvarlig ellerffikestinget, eller herunder pase revisjonsordning." Forskrtl. om konirollulvalg, kapiltel 3 Med bakgrunn i å vere folkevalte lekfolk, utan nokon revisjonsfagleg bakgrunn, opplevast det utfordrande å ha ansvar for at kommunen har ein god revisjonsordning. Når det gjelder rekneskapsrevisjonen gir kontrollutvalsforskrifta meir innhald til kva som ligger i omgrepet forsvarleg revisjonsordning: "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller ftlkeskommunens årsregnskap og kommunale eller ftlkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg lopende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette fbregår i samsvar med de bestemmelser som folger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg § 6 For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll seier ikkje kontrollutvalsforskrifta noko bestemt om kva for slags kvalitetskrav som skal leggjast til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peiker likevel på at : "Gjennomforing og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt" Forskrift om revisjon § 7 Det er i forskrifta fastsett formelle krav som skal stillast til valt revisor, medrekna krav til utdanning, vandel, sjølvstende og objektivitet. Desse forholda kviler det eit ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutinar for at dette skjer. Det som opplevast som ei større utfordring er å fjølge med på at innhaldet i revisjonsarbeidet skjer på ein tilfredsstillande måte, og finne gode ordningar for korleis utvalet kontinuerleg kan være oppdatert og ha tryggleik for at revisjonsordninga er tilfredsstillande. 10 Kontrollutvalssekretariatet og Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R har utarbeidet ei Engasjementsavtale som er ei avtale med kvar av dei ni kommunanes kontrollutval, for høvesvis rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtaleutkastet vart vedteke av Samarbeidsforumet for kontrollutvala i deira møte 15.06.2011. Avtalen spesifiserer ressursar, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Avtalen stadfester også kva for slag dokument som skal leggast fram for kontrollutvalet. Dette er forhold som har stor betyding for kontrollutvalet sin mulegheit til å ha tilstrekkeleg informasjon om korleis revisjonsordninga fungerer, og dermed for kontrollutvalet si oppfølging av sitt «påse-ansvar». Avtalene vil forhåpentlegvis bli ei god ramme for tilhøve mellom utval og revisjonsselskap. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovudsak knytt til prosjekt og til forebuingar til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor skal bidra til at undersøkingane får det fokus utvalet ønskjer. Utover planlegging og framlegging av prosjektplan og rapportar, deltek forvaltningsrevisor i møter på førespurnad frå utvalet. Kontrollutvalet meiner å ha funne gode samarbeidsordningar og etablert rutinar som setter dei i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha tryggleik for at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. 8. Erfaringar frå arbeidet i denne valperioden 8.1 Forholdet til politisk leiing Kontrollutvalet utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordna ansvaret for kontroll og tilsyn. Utvalet har gjennom heile perioden vært oppteken av å ha god dialog med den politisk leiinga og oppdatert kjennskap til kva som til kvar ein tid er kommunestyret sine behov. Ordføraren informerast jamleg ved kopi av innkallingar til kontrollutvalet sine møter. Det er å håpe at kommunestyret signalisera dei ønskjer dei har med kontrollutvalet slik at utvalet opplevas som deira eige organ og en ressurs for kommunestyret sitt tilsynsansvar. Saker frå kontrollutvalet leggast løpande fram for kommunestyret, anten det er rapporter frå gjennomførte forvaltningsrevisjonar, årsmeldingar eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. 8.2 Forholdet til administrativ leiing Kontrollutvalet opplever å ha konstruktive relasjonar til administrativ leiing og stor nytte av dialogen om generelle forhold i kommunen og i samband med konkrete prosjekt og oppgåver. Administrasjonen gir informasjon og deltek i møter når kontrollutvalet ber om det og gir uttrykk for å ha forståing for kontrollutvalet si rolle og arbeid. Utvalet har lagt vekt på å lytte til signaler frå administrasjonen, mellom anna ved å ha samtalar og å vere opne for innspel i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. På den måten har det framkome viktig kunnskap frå dei som kjenner organisasjonen best og ein har hatt høve til å avstemme oppfatningar rundt utfordringar og risiko i organisasjonen. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalet si utveljing av prosjekter, når dei har lagt vekt på å gjere prioriteringar ut frå mest muleg tilgjengeleg informasjon. 11 Når det gjeld kommunikasjonen i samband med dei enkelte prosjekta eller revisjonsarbeidet elles, er det revisoranes område og ikkje noko kontrollutvalet involverar seg i. Kontrollutvalet har ansvar for oppfølginga av kommunestyret sine vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I dei tilfella der vedtaka set krav til administrasjonen si oppfølging, overhaldast i stor grad fristar for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtaka. Vedtaksoppfølginga er i hovudsak god og at administrasjonen si etterleving i kontroll- og tilsynssaker er i stor grad er tilfredsstillande. 8.3 Arbeid med etablering av nytt revisjonsselskap i Møre og Romsdal Aukra kommunestyre fatta i k-sak 73/13 vedtak om å medverke til å få etablert ei ny interkommunal revisjonsordning for levering av revisjonstenester til kommunane og Møre og Romsdal fylkeskommune. Ei styringsgruppe har leia arbeidet. Styringsgruppa la i april 2014 fram ei utgreiing om samanslåing av fleire revisjonseiningar i Møre og Romsdal. Forslaget vart behandla i Aukra kommunestyre 04.9.2014 sak 75/14 som samrøystes vedtok å slutte seg til utgreiinga om etablering av ei ny interkommunal revisjonsordning. I mars 2015 la styringsgruppa fram forslag til selskapsavtale og eigaravtale for det interkommunale selskapet til behandling i kontrollutvala og kommunestyra. Alle kommunane i kommunerevisjonsdistrikt 2, samt Møre og Romsdal fylkeskommune har fatta vedtak om å slutte seg til det nye interkommunale selskapet NIore og Romsdal Revisjon IKS. Vidare framdrift i saka har stoppa litt opp, då kommunane knytt til Distriktsrevisjon Nordmøre IKS ikkje har gjort sine vedtak i kommunestyra. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalet har gjort for Aukra kommune i valperioden 2011 —2015, er utvalet sine medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalet har ei viktig rolle i ein lærande organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalet har i valperioden hatt viktige og spennande oppgåver der ein har belyst mange av kommunen sine tenesteområde. Kontrollutvalet har hatt eit godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen og utvalet opplever at det er god forståing for kontrollorganas rolle og funksjon i kommunen, noko som er avgjerande for at utvalet skal kunne gjere ein god jobb. Kontrollutvalet har i valperioden fått laget nødvendige plandokument: Plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon, som er blitt rullert årleg. Planverket er såleis på plass og gjennomføringa er gjort i medhald av målsettingane som er satt. Kontrollutvalet meiner, ut frå den ovannemnde utgreiinga, å ha oppfylt sine pålagte oppgåver i kommunelova på ei fornuftig og god måte. Målet om å vere uavhengig i sitt arbeid meiner kontrollutvalet at dei har ivaretatt på ei god måte. I utvalet sine møte er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjonen og vedtak, mens partipolitiske omsyn leggast tilbake. Sakene som er handsama i utvalet ber ikkje preg av å vere politiske omkampar eller ha partipolitiske agendaer. Utvalet har vore bevisst på problemstillingar knytt til uavhengigheita og satt denne høgt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalet takke kommunestyret og administrasjonen i Aukra kommune for eit godt samarbeid i valperioden, som har bidrege til konstruktivt arbeid og gode resultat. Kontrollutvalet vil med dette ønskje det påtroppande kontrollutvalet lykke til i den neste valperioden der nye interessante og krevjande oppgåver venter. 12 Aukra, 18.09.2015. Rita Rognskog Katrine Rindarøy Arne Hjelrnås Knut Inge Bakkemyr Gro Kjellnes Løvik 13 AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 216 Åse S. Eriksen 08.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 33/15 Utval Kontrollutvalet REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET Møtedato 18.09.2015 FOR 1. HALVÅR 2015 Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport for 1. halvår 2015 til vitande. Bakgrunn for saka Kommunelova § 77 nr. 4 og Forskriftene for kontrollutval § 6 og § 9 omhandlar kontrollutvalets tilsynsansvar overfor revisjonen. Kontrollutvalet skal i samsvar med kommunelova si § 77 nr. 4 sjå til at kommunen sine rekneskap vert revidert på ein tilfredsstillande måte. Dette kan mellom anna skje ved at revisor rapporterer om sitt arbeide til utvalet med bakgrunn i den tidlegare framlagte revisj onsplan. Vedlagt saka følgjer: Revisjonsrapport 1/15 VURDERING I revisjonsplanen er det lagt opp til rapportering til kontrollutvalet to gonger pr. år på det arbeidet som er utført. Grunnlaget for rapporteringa er revisjonsplana for revisjonsåret 2013 som vart handsama i kontrollutvalet sitt møte 2. oktober 2014, sak 25/14. Rapporten viser til prioriterte oppgåver og konklusjonar på revisjonens følgjande 3 hovudoppgåver: Rekneskapsrevisj on Forvaltningsrevisj on Selskapskontroll Rekneskapsrevisjon Revisjonsrapporten peika på en del forhold som kontrollutvalet bør merke seg: Internkontrollen i kommunen vurderast som tilfredstillande m.a. refusjon sjukepengar og rutinar omkring meirverdiavgift Attestasjonsoppgåver knytt til statleg rapportering førast jamleg Kontroll og godkjenning av momskompensasjonsoppgåver annakvar månad Revisor konkludera følgjande i sin rapport: Gjennomført kontroll av rekneskapsføringa i Auka kommune avdekka ingen vesentlege feil. Merknader revisjonen har hatt til rekneskapsføringa har blitt fortløpande rapportert og retta av økonomiavdelinga. Revisjon er utført i rnedhald av plan. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er utført i medhald av plan. Det er utarbeida Plan for forvaltningsrevisjon 2012 —2015 som vart vedteke av kommunestyret i Aukra 10.05.2012 i sak 50/12. Kontrollutvalet har bestilt forvaltningsrevisjonsprosjektet «Informasjonssikkerhet i Aukra kommune». Prosjektplan vart lagt fram og handsama av kontrollutvalet i møte 11.06.2015. Selskapskontroll Det er heller ikkje i perioden utført nokon form for selskapskontroll innan Aukra kommune. Kommunen har utarbeid Eigarskapsmelding og det ligg til rette for å gjennomføre selskapskontroll. Plan for selskapskontroll for perioden 2012 —2015 er vedteke av kommunestyret 10. mai 2012. Revisjonseininga Rapporten viser til revisj onen sine fokusområder og dei økonomiske rammene for revisjonseininga, samt bemanningssituasjonen. Vidare vises det til prosessen om utgreiing av en ny felles revisjonsordning i Møre og Romsdal. Dei økonomiske rammene for revisjonen er utarbeidd av revisjonsstyret i vedteke budsjett. Revisjonsdistriktet har i dag 4 rekneskapsrevisorar (medrekna distriktsrevisor) og 2 forvaltningsrevisorar. Bemanninga er med dette auka med 1 person og er tilbake på 2010nivå. Rapporten konkluderer på dette området med at revisjonseininga drives i medhald av planane som er lagt for verksemda og at bemanningssituasjonen er tilfredsstillande. Sekretær har ingen generelle merknader til rapporten slik den her er presentert ut over dette og revisor sine kommentarar/merknader til det einskilde punkt. På dette grunnlag vert saka lagt fram for kontrollutvalet med ovannemnde forslag til vedtak. Åse Solveig Eriksen rådgiver Kommunerevisjonsdistrikt 2 Telefon: 71 11 14 51 - direkte Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor E-post: sigmund.harne';[email protected] Organisasjonsnr.: 976 663 268 Møre og Romsdal Til kontrollutvalget i Aukra kommune Vår referanse: Sigmund Harneshaug Deres referanse: Arkivkode: R 2/15 Sted/dato Molde, 17. august 2015 Revisjonsrapport 1. halvår 2015 —Aukra kommune Revisjonen rapporterer til kontrollutvalget to ganger i året. Utvalget orienteres på et overordnet nivå om resultatet og status av utført revisjon. Det rapporteres i forhold til vedtatte planer for regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, misligheter og revisjonsenheten. I tillegg til planene vises det til rammene for revisjonen som ligger i engasjementsbrevet og uavhengighetserklæring. Det vil i møtet i kontrollutvalget 18. september 2015 bli supplert muntlig i forhold til punktene nedenfor. Regnskapsrevisjon Revisjonen har avgitt revisjonsberetning til kommunen sitt regnskap for 2014 datert 26. mars 2015. Regnskapet ble mottatt 13. mars 2015 og er avlagt av regnskapsansvarlig og administrasjonssjef. Endelig versjon av kommunens årsmelding ble mottatt den 14. april 2015. Revisjonen hadde tilgang til foreløpig regnskap og foreløpig årsmelding på et tidligere tidspunkt. Frist for regnskapsavslutning er 15. februar og frist for å avlegge årsmelding er 30. mars, men mange kommuner greier ikke å overholde denne fristen. Vi har ved våre revisjonshandlinger ikke funnet vesentlige formelle eller materielle feil i det framlagte regnskapet. Viser for øvrig til vår uttalelse som ble avgitt i forbindelse med behandling av årsregnskapet i kontrollutvalget. Det er i første halvår blitt utført revisjon i forbindelse med revisjon av momskompensasjon, investerings-regnskap og spillemiddelregnskap. Det har tidligere vært foretatt gjeimomgang av rutiner og test av kontroller på en del områder. Interkontrollen vurderes som tilfredsstillende. Det gjelder blant annet rutiner ved rundt merverdiavgift og refusjon sjukepenger. Refusjon sjukepenger har det vært ryddet i og i 2014 var det kun små differanser. Attestasjonsoppgaver knytta til statlig rapportering tas fortløpende. Kontroll og godkjenning av momkompensasjonsoppgaver gjøres annenhver måned. Det er ikke skrevet nummerert brev til kontrollutvalget i perioden. Komrnunerevisjonsdistrikt Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 1 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Planlegging av revisjonen av regnskapet for 2015 gjøres i august og planen legges frem for kontrollutvalget i september. Konklusjon: Gjennomført kontroll av regnskapsføringen i Aukra kommune avdekket ikke vesentlige feil. De merknader revisjonen har hatt til regnskapsføring har fortløpende blitt rapportert og er rettet av økonomiavdelingen. Revisjon er utført i henhold til plan. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget bestilte i møte 18.11.2014 (sak 35/14) forvaltningsrevisjonsprosjekt om informasjonssikkerhet i Aukra kommune. Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget i møte 11. juni 2015. Revisjonen har startet arbeidet og prosjektet blir gjennomført sommeren og høsten 2015. Konklusjon: Revisjonen er utført i henhold til plan Selskapskontroll Det er ikke gjennomført selskapskontroller i 2015. Dette er i samsvar med plan. Misligheter Revisjonen skal undersøke forhold som gjelder påstand om misligheter og rapportere dette til kontrollutvalget. Konklusjon: Det har ikke vært oppdaget misligheter i denne perioden. Revisjonsenheten Revisjonsenheten er i en prosess med sammenslåing med Distriktsrevisjon Nordmøre IKS og Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal. Kommunestyrene i Kommunerevisjonsdistrikt 2 og fylkestinget har gått inn for etablering av nytt selskap. Kommunestyrene i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS skal behandle dette på ettersommeren 2015. Revisjonsdistriktet har i dag fire regnskapsrevisorer (medregnet distriktsrevisor) og to forvaltningsrevisorer. Bemanningen ble økt med en person i 2014 og er tilbake på 2010-nivå. Dette har etter en samlet vurdering vært nødvendig for å sikre en forsvarlig revisjon av kommunenes regnskaper. En regnskapsrevisor sluttet 30.6.2015. Ansettelse i denne stillingen avventes til september 2015, og sees i sammenheng med etablering av nytt revisjonsselskap. Konklusjon: Revisjonsenheten drives i henhold til planene som er lagt for virksomheten. Bemanningssituasjonener tilfredsstillende. Molde 17.8.2015 Sigmund Harneshaug Distriktsrevisor Kommunerevisjonsdistrikt More og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 2 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna 1§, Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet 2015-1547/04 216 Åse S. Eriksen 07.09.2015 Saksframlegg Utval Motedato PS 34/15Kontrollutvalet 18.09.2015 Utvalssaksnr REVISJONSPLAN Sekretariatet FOR REVISJONSÅRET 2015 si tilråding Kontrollutvalet tek revisjonsplana for revisjonsåret 2015, saman med revisorane si vurdering av sjølvstende, til vitande. Bakgrunn for saka I medhald av Forskrift om revisjon kap. 2, § 4 er revisor pålagd å arbeide planmessig og effektivt. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og sjå til at kommunen har ein forsvarleg revisjonsordning, jmfr. Forskrift om kontrollutval, kap. 3, § 4 og kommunelova si § 78 nr. 1. Vedlagd følgjer: Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Nøkkeltal Revisor si vurdering av sjølvstende VURDERING Revisjon av kommunen sitt virke skal skje i medhald av god kommunal revisjonsskikk, det vil seia at revisjonsarbeidet skal planleggjast, gjennomførast og rapporterast. Årsplanen vil vera retningsgjevande for revisjonens sitt arbeide i perioden 1. mai 2015 til 30. april 2016, såframt kontrollutvalet ikkje meiner at andre områder eller felt bør prioriterast. Revisjonsplana byggjer på verksemdsplana for heile revisjonen og har stort fokus på risiko og vesentlegheit. Dette fordi det vil ha stor betyding for revisjonshandlingane og kva som vert rapportert til kontrollutvalet. Det er ingen vesentlege endringar i regelverk, organisering, økonomisystem og skifte av nøkkelpersonell i Aukra kommune i 2015. Revisjonsplana viser til prioriterte oppgåver og målsettingar på revisjonen sine følgjande hovudoppgåver: Rekneskapsrevisj on Forvaltningsrevisj on Revisjon av internkontrollen Føremålet med revisor si vurdering av risiko er å sikre at dei forhold som kan føre til at vesentlege feil oppstår vert avdekka og vurderte så snart som mogleg. Dette vert gjort ved at revisor gjer ein vurdering av det som gjeld ibuande risiko, kontrollrisiko og analytiske kontrollar. I Aukra kommune er det konstatert følgj ande risikoforhold: Kommunen har god økonomi og har god oppfølging av økonomien. Risiko for vesentlege feil i rekneskapen synes å vere låg. Med god økonomi kan det vere fare for å pådra seg for store driftsutgifter ved å auke investeringane og andre driftsutgifter. Budsjettert store investeringar i økonomiplan —skilnaden mellom drifts- og investeringskostnader bør få merksemd. Det er påvist feil i behandling av meirverdiavgifta i kommunen. Revisor vil rapportere skriftleg til kontrollutvalet kvart halvår om revisjonsmålsettingane pkt. 3 av den løpande revisjonen. i I timebudsjettet for 2015 er det satt av totalt 529 timer fordelt på 331 timer til rekneskapsrevisjon, 198 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet har ingen innvendingar eller generelle merknader til revisjonsplana slik den ligg føre, ei heller mot den grenseverdi for vesentlegheit på 6,5 mill, kr. som er fastsett i plana. Sekretær har heller ikkje merknader til revisor si eigenvurdering av sjølvstende knytt til revisjonsoppdraget. Med dette som grunnlag, vert saka lagt fram for kontrollutvalet med ovannemnde forslag til vedtak. Åse Solveig Eriksen rådgiver 17. august 2015 KOMMUNEREVISJONSD1STRIKT 2 Arkiv: 13-1 j Side 1 av 6 AUKRA KOMMUNE REVISJONSPLAN2015 FOR AUKRA KOMMUNE INNLEDNING Revisjon planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Regnskapsrevisjon innebærer å vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll gjennomføres risiko- og vesentlighetsvurderinger i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Disse planene behandles i kontrollutvalget og kommunestyret første året i valgperioden. Til grunn for planlegging av revisjon i den enkelte kommune har revisjonen en virksomhetsplan som dekker hele revisjonsdistriktet. Virksomhetsplanen omhandler alle oppgaver revisor skal utføre, overordna prioritering og de ressurser som revisjonsdistriktet har til disposisjon. INFORMASJON OMKOMMUNEN I planleggingsfasen vil en måtte være spesielt oppmerksom på endringer i regelverk, organisering, økonomisystem og skifte av nøkkelpersonell. Dette skal være tilgjengelig på kommunens hjemmeside og intranett. Det er ingen vesentlige endringer som vil påvirke vår planlegging. Økonomi Kommunen har store inntekter som følge av anlegget på Nyhamna som gir kommunen stor økonomisk handlefrihet. Vi har sett en økning i driftsutgiftene de senere årene. En mulig årsak er at man kanskje ikke har så stort fokus på kostnadskontroll som kommuner med trang økonomi. Nøkkeltall fra regnskapene for perioden 2009-2014 er vedlagt. Drift Aukra kommune hadde netto driftsresultat på 18,2 % av inntektene i 2014 mot 26,1 % i 2013. Dette ligger langt over måltallet på 1,75 %. Disposisjonsfondet var på 170,9 mill, kr pr 31.12.2014 og utgjorde 38,7 % av driftsinntektene for 2014. Kommunen hadde et regnskapsmessig mindreforbruk på 13,58 mill kroner i 2014 (etter avsetninger). Soliditet Kommunen sin langsiktige gjeld til investeringer var på 74,0 % av inntektene i 2014 mot 74,8 % i 2013. Etter en reduksjon frem mot 2010 har man de senere årene sett en økning i kommunens gjeld frem til 2013. Det er nå en liten reduksjon fra 2013 til 2014. Likviditet Likviditeten i kommunen er god. 1 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 17. august 2015 AUKRA KOMMUNE 3. Arkiv: 13-1 Side 2 av 6 REGNSKAPSREVISION Generell risiko og vesentlighetsvurdering Formålet med revisors risikovurdering er å sikre at de forhold som kan bevirke at vesentlige feil og mangler oppstår, blir avdekket og vurdert så tidlig som mulig, slik at tilstrekkelige og effektive revisjonshandlinger blir foretatt. Vesentlige feil eller mangler er det totale omfang av feil og mangler som gjør det sannsynlig at brukerne av den økonomiske informasjonen ville fatte en annen beslutning enn om disse feilene ikke var til stede. Risikovurderingen er ment å gjennomføres ved at revisor foretar en vurdering vedrørende iboende risiko og kontrollrisiko. Dette dokumenteres i vårt revisjonsverktøy Descartes som risikovurderingshandlinger. Kommunen har god økonomi og god oppfølging av økonomien. Risikoen vurderes som lav. Det er likevel konstatert følgende risikoforhold: Med god økonomi er det en fare for å pådra seg for store driftsutgifter både ved økte investeringer og driftsutgifter. Det er budsjettert store investeringer i økonomiplan, og skillet mellom drifts- og investeringsutgifter bør vies noe oppmerksomhet. Tidligere års erfaringer har vist noe feilbehandling av merverdiavgift i kommunen. Avgiftsbehandlingen vies oppmerksomhet i forbindelse med terminvis gjennomgang av merverdi-kompensasjon. Det bør i tillegg vies noe oppmerksomhet til ordinær merverdiavgift. Vesentlighetsgrense Kommunens gode økonomi gir rom for en høyere vesentlighetsgrense. Den totale vesentlighetsgrensen for Aukra kommune er satt til 6,5 mill, kroner regnskapsåret 2015. Revisjonsmessig angrepsvinkel Det som framkommer under foregående punkt om generell risiko og vesentlighetsvurdering den iboende risiko for vesentlige feil i regnskapet vurdert å være på nivå med tidligere år. er Ut fra vår vurdering av kontrollrisikoen (effektiviteten i kommunens internkontroll) vil vi legge opp til å bygge på den interne kontroll der det synes mest effektivt, dvs at revisjonen i stor grad vil bygge på test av kontroller. For øvrig gir risikovurderingen grunnlag for følgende prioriteringer: Generelt Lønnsområdet limkj øpsområdet Driftsmiddelområdet / Mva-behandling bør vies litt ekstra oppmerksomhet. Det har tidligere vært en del feil med refusjon sykepenger, dette har det vært ryddet oppi men bør følges opp at avstemmingsrutiner er på plass. Området egner seg for test av kontroller. Det er tidligere konstatert at det er gode rutiner og at disse har vært fulgt. Det er avdekket lite feil de senere årene. Vi vil i stor grad basere oss på test av kontroller og gitt at disse testene bekrefter at kontrollrisikoen fortsatt er lav vil omfanget av substanstester være svært begrenset. Det foretas en løpende rapportering på framdriften i 2 17. august 2015 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 Side 3 av 6 AUKRA KOMMUNE investeringsregnskapet Overføringsområdet Salgsområdet Likvidområdet Finansområdet Arkiv: 13-1 investeringsprosjektene. Det er risiko knyttet til skille mellom investerings- og driftsutgifter siden vurderingen i noen grad må baseres på skjønn. Se etter at det legges frem byggeregnskap for de prosjektene som er ferdig. Vi vil foreta test av internkontrollen på området ut i fra kommunens investeringsreglement. Rutiner ved avslutning av investeringsprosjekt bor vies litt oppmerksomhet da det kan være store differanser mellom kommuneregnskap og entreprenør regnskap. Bør også se på skillet mellom drift og investering. Området har få transaksjoner og det benyttes derfor utelukkende test av detaljer (substanstester) dvs. totalavstemming. Den iboende risiko knyttet til fullstendighet bør følges opp nærmere både ved en kartlegging rutiner med tilhørende test av kontroller og ved analyse av regnskapstallene. Detaljtester vil også bli vurdert hvor hensiktsmessig (avstemmingskontroller etc). Risikoen for feil er høyere på ikke rutinemessige transaksjoner Det er tidligere konstatert gode rutiner og god internkontroll. Det foretas tester av bankavstemminger. Det er lite med kontantkasser i kommunen. Oppfølging av bankkonti som enhetene har opprettet (skoler og institusjoner). Området har få transaksjoner og egner seg for test av detaljer — totalavstemming. Finansforvaltningsreglementet følges opp både i forbindelse med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Prioritering mellom hovedoppgavene regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon er gjort ved ressursfordelingen i virksomhetsplanen. Til å utføre forvaltningsrevisjon basert på prosjekt er det satt av to stillinger. I tillegg utfører alle revisorer noe forvaltningsrevisjon i forbindelse med oppfølging av politiske vedtak og gjennom regnskapsrevisjonen. Prioriteringer Her følger en oppstilling over de prioriteringer vi har gjort innen regnskapsrevisjon og revisjon av intern kontroll. Regnskapsrevisjon Påse at reglene for beregning av selvkost følges og at det gjøres for- og etterkalkyler. Påse at endringer i KOSTRA-veilederen blir fulgt opp av administrasjonen. Påse at en ikke kommer under minste lovlige låneavdrag, og da spesielt ved forlengelse av avdragstiden. Det skal foreligge dokumentasjon med en beregning. Påse at administrasjonen følger opp med budsjettendringer ved vesentlige endringer i forutsetningene i budsjettet, jfr KL § 47 nr. 3 og ny veileder fra KRD. Påse at det ikke foretas direktekjøp av varer og tjenester i strid med anskaffelsesreglene. Dette vil også bli fulgt opp ved forvaltningsrevisjon. Påse at kommunen overholder bestemmelsene i kommuneloven om lovlige låneformål. Påse at ikke finansforvaltningen er i strid med finansforvaltningsreglementet. Påse at administrasjonen ikke opptrer i strid med delegasjonsreglementet. Påse at administrasjonen forstår innholdet i fullstendighetserklæringen og engasjementsbrevet. Oppfølging av merknader vi har gjort til regnskapet for 2014. Se nærmere på bokføring startlån Se på mottak av elektroniske fakturar 3 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 17. august 2015 AUKRA KOMMUNE Arkiv: 13-1 Side 4 av 6 Se nærmere på pensjon og rutiner rundt utmelding/ innmelding i KLP Revisjon av internkontroll Revisjonen må ha fokus på det forebyggende i gode rutiner. God intern kontroll innebærer at feil og misligheter blir oppdaget og nødvendige korrigeringer/rapporteringer blir foretatt. Revisjonen må påse at kommuneregnskapet løpende blir avstemt og avstemmingene dokumentert på en tilfredsstillende måte. Avstemmingene bør oppbevares i 10 år. Administrasjonen kan gjeme benytte regnskapsmappen som vi sponser kommunene med. Revisjonen bør foreta en vurdering av om finansforvaltningsreglementet, delegasjonsreglementet, etiske retningslinjer oppfyller intensjonen i kommuneloven og om det er behov for ajourføring. Revisjonen må vurdere om administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse (oppdatering) og kapasitet på økonomiområdet. Revisjonen må ha en god dialog med rådmannen knytta til risikoen for misligheter og feil. Dette gjøres ved møter med rådmannen i planleggingsfasen og konklusjonsfasen (revisjonsberetningen). Revisjonen må foreta en vurdering av risikoen for overfakturering på varekjøp pga dårlige rutiner, bekjentskaper og leverandører som er i en monopolsituasjon. Alle formelle krav til en faktura må være oppfylt, jfr bokføringsloven. Revisjonen må foreta en vurdering om det forekommer tilfeller der kommunen mottar sponsing fra leverandører. Følg nærmere opp at kommunen overholder bokføringsloven. 4. FORVALTNINGSREVISION Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om: forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, regelverket etterleves, forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapporteringav forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosj ekt. Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Det skal etter forskrift om kontrollutvalg lages en plan for forvaltningsrevisjon. Prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt vil komme frem i denne planen. Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget 14.2.2012 og godkjent av kommunestyret 10.5.2012. Kommunestyret har i nevnte plan prioritert følgende prosjekter: Kvalitet i barnehagene økonomisk situasjon for Helse, omsorg og velferd 4 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 17. august 2015 2 Arkiv: 13-1 Side 5 av 6 AUKRA KOMMUNE Samhandlingsreformen Kvalitet i sykehjemstjenester Kvalitet hjemmebaserte tjenester Informasjonssikkerhet Kommunens arbeid med klimatilpasning av egen virksomhet Prioriteringer Kontrollutvalget bestilte i møte 18.11.2014 (sak 35/14) forvaltningsrevisjonsprosjekt om informasjonssikkerhet i Aukra kommune. Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget i møte 11. juni 2015, og revisjonen planlegger å gjennomføre prosjektet høsten 2015. Prosjektet vedrørende kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune ble gjennomført høsten 2014. Rapport ble behandlet av kontrollutvalget 18.11.2014, og av kommunestyret 12.2.2015. Kommunerevisjonen skal iht. oppdrag vurdere hvorledes de anbefalinger som kommunestyret har vedtatt er fulgt opp. Kommunerevisjonen vil høsten 2015 innhente informasjon om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Vurderingen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i møte 24.11.2015. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 til 2019 Ifølge bestemmelsene om internt tilsyn og kontroll og revisjon i kommunelovens kapittel 12 med forskrifter er det et krav at det skal gjennomføres en overordnet analyse basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at det er mulig for kommunestyret og kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. NKRF har utarbeidet en veileder som viser hvordan man kan utarbeide en slik overordnet analyse (2010). Innen utgangen av 2016 skal kommunen vedta overordet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-19. Kommunerevisjonen vil lede prosessen og samarbeide med kontrollutvalget/kontrollutvalgssekretariatet. Dette arbeidet vil starte høsten 2015. Hovedtyngden av arbeidet og behandlingen i kontrollutvalg og kommunestyre vil skje første halvår 2016. I denne perioden vil det derfor ikke bli gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommunen. Det er ønskelig at det nåværende kontrollutvalget gir innspill til dette arbeidet. 5. SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven § 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 (§§ 13 til 15). Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Herunder skal det kontrolleres om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kapittel 3. Kontrollutvalget skal også minst &I gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike 5 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 17. august 2015 AUKRA KOMMUNE Arkiv: 13-1 Side 6 av 6 sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kommunestyret har vedtatt plan for selskapskontroll for perioden 2012 til 2015. Prioritering Det er ikke planlagt selskapskontroller i 2015. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016 til 2019 Innen utgangen av 2016 skal kommunen vedta plan for selskapskontroll for perioden 2016 til 2019 med tilhørende analyse av overordnede risikofaktorer i kommunens virksomhet. Kommunerevisjonen vil lede prosessen og samarbeide med kontrollutvalgssekretariatet. Dette arbeidet vil starte høsten 2015. Hovedtyngden av arbeidet og behandlingen i kontrollutvalg og kommunestyre vil skje første halvår 2016. Det er ønskelig at det nåværende kontrollutvalget gir innspill til dette arbeidet. ANDRE REVISIONSOPPDRAG Ved regnskapsrevisjon av kommunale selskaper, stiftelser, legater, er det laget egne tilpassede programmer. Descartes benyttes der det en hensiktsmessig. I tillegg er det en rekke attestasjonsoppdrag (merverdiavgiftskompensasjon, spillemiddelregnskap, osv.) som håndteres løpende. Revisjonshandlinger tilpasses den enkelte attestasjon. RAPPORTERING Revisjonen vil rapportere skriftlig til kontrollutvalget på identifiserte risikoer for vesentlige feil, to ganger i året. I tillegg vil det ved hvert møte i kontrollutvalget bli gitt muntlig orientering om forskjellige forhold under punktet referatsaker. RESSURSBRUK - TIMEBUDSIETT Det er budsjettert å bruke 529 timer på revisjonsoppdragene i Aukra kommune. Oppdragsansvarlig revisor er Sigmund Harneshaug for regnskapsrevisjon og Einar Andersen og Anny Sønderland for forvaltningsrevisjon. June Beøy Fostervold er utøvende revisor på regnskapsrevisjon. Alle revisorer er vurdert å være uavhengige av kommunen. For oppdragsansvarlige avgis skriftlig egenvurdering. Timebudsjett: • Regnskapsrevisjon: • Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll • Sum: 331 timer 198 timer 529 timer VEDLEGG Nøkkeltall 2014 Uavhengighetserklæring Engasjementsavtale fra oppdragsansvarlig revisor 6 AUKRA KOMMUNE NØKKELTALL FRA DE SISTE ÅRSREGNSKAPENE Nedenfor viser vi til nøkkeltall innenfor 3 områder (Drift, Soliditet og Likviditet) over en 7 års periode. DEFINISJON: Nøkkeltallene er beregnet som prosent av driftsinntekter. Nøkkeltallene sier noe om kommunen sin økonomiske situasjon. Alle nøkkeltallene (med unntak av nedbetalingstid av gjeld) er utregnet som prosent av kommunens driftsinntekter. Det er også gjort sammenligning med fylkesgjennomsnittet, men her mangler en del tall. DRIFTSINNTEKTER 2009 360 15 558 AUKRA KOMMUNE FYLKET 2010 353 16 300 2011 372 17 356 2012 411 18 576 2013 470 19 606 2014 442 20 119 2011 24,5 1,0 2012 23,8 2,1 2013 26,1 2,1 2014 18,2 0,4 % økning siste -5,9 % 2,6 % året BEREGNING AV NØKKELTALLENE: DRIFT NETTO DRIFTSRESULTAT (%) 2009 23,8 2,9 AUKRA KOMMUNE FYLKET 2010 22,7 2,5 Gjennomsnitt 23,2 1,8 Kommentar: Nøkkeltallet netto driftsresultat viser overskuddet eller underskuddet i drifta av kommunen, og er andelen av årets driftsinntekter som ikke er brukt i drifta. Fylkesmannen har satt et mål om at overskuddet bør være på minimum 3% av driftsinntektene. Aukra kommune har et netto driftsresultat i 2014 på 80,3 mill kroner tilsvarende 18,2 % av inntektene noe som taler for seg selv. NETTO EKSTERNE FINANSUTGIFTER (%) 2009 1,6 2,2 AUKRA KOMMUNE FYLKET 2010 1,4 4,3 2011 1,2 5,8 2012 2,0 4,6 2013 3,8 4,6 2014 5,6 4,8 Gjennomsnitt 2,6 4,4 Kommentar: Nøkkeltallet for netto eksterne finansutgifter sier noe om hvor stor del av kommunens driftsinntekter som brukes til finansutgifter. Høy gjeld med høye rente- og avdragsutgifter medfører mindre ressurser til daglig drift og mindre fleksibilitet mht. å omdisponere midler i drift. Aukra ligger under snittet for fylket. DISPOSISJONSFOND AUKRA KOMMUNE %) 2009 18,6 2010 14,6 2011 16,0 2012 29,2 2013 34,5 2014 38,7 Gjennomsnitt 25,3 FYLKET 3,8 3,7 2,9 3,8 3,7 3,6 3,9 Kommentar: Nøkkeltallet for disposisjonsfond sier noe om hvor mye kommunen har i frie reserver dvs andelen av frie inntekter som ikke er brukt i driften. Kommunen trenger et disposisjonsfond av en viss størrelse for å møte uforutsette kostander og svikt i de frie inntektene. I tillegg til dette vil det komme det som blir vedtatt avsatt til disposisjonsfond av årets mindreforbruk. Aukra har disposisjonsfond langt over snittet. AKKUMULERT REGNSKAPSRESULTAT (%) AUKRA KOMMUNE FYLKET 2009 8,1 -0,2 2010 5,9 0,3 2011 13,1 -0,9 2012 9,9 -0,1 2013 0,3 0,0 2014 3,1 -0,1 Gjennomsnitt 6,7 -0,2 Kommentar Nøkkeltallet akkumulert regnskapsresultat viser akkumulert overskudd/ (-)underskudd i forhold til driftssinntektene. Vanligvis vil dette tallet være negativt dvs et underskudd. Aukra kommune har 13,58 mill kroner i udisponert regnskapsmessig mindreforbruk. SOLIDITET LANEGJELD DRIFTSMIDLER eld - formidlin slån - pensjonsforplikte se lan sikti 2011 2009 2010 42,7 30,5 29,5 AUKRA KOMMUNE 89,9 87,6 78,0 FYLKET 2012 65,5 92,3 2013 74,8 92,7 2014 74,0 90,3 Gjennomsnitt 52,8 88,5 Kommentar: Nøkkeltallet lånegjeld driftsmidler sier noe om kommunens soliditet dvs, fordeling mellom gjeld og egenkapital. I lånegjelden er formidlingslån og pensjonsforpliktelser holdt utenom. Gjelden er økende, men fortsatt under snittet for fylket og Aukra har økonomi til å bære gjelden. AVDRAGSTID GJELD (lånegjeld/betalt avdrag lån AUKRA KOMMUNE 2010 18,6 2011 28,3 2012 28,3 2013 19,9 2014 13,5 Kommentar: Nøkkeltallet viser gjennomsnittlig avdragstid for kommunen sin lånegjeld. Avdragstiden skal reflektere rest avskrivningstid på driftsmidlene, men dette gjelder kun dersom kommunen betaler minsteavdrag. Aukra kommune betaler mer. BRUTTO INVESTERINGSUTGIFTER (%) sum ut ifter i investerin sre nska et 2009 2010 14,1 28,4 AUKRA KOMMUNE 14,9 15,0 FYLKET 2011 31,3 13,6 2012 43,4 13,3 2013 49,7 10,0 2014 18,7 0,0 Gjennomsnitt 30,9 11,1 Kommentar: Nøkkeltallet for investeringsutgifter sier noe om nivået på kommunens investeringer i forhold til driftsinntektene. Aukra kommune har høge investeringer, men har økonomisk evne til å dekke dette. LIKVIDITET ARBEIDSKAPITALEN (%) (AKD=omløpsmidler- AUKRA kortsiktig gjeld) KOMMUNE FYLKET 2009 37,3 23,1 2010 36,9 24,2 2011 45,1 23,3 2012 52,1 25,9 2013 44,8 19,0 2014 51,7 17,2 Gjennomsnitt 44,7 _22,1 Kommentar: Nøkkeltallet arbeidskapitalens driftsdel sier noe om grunnlikviditeten til kommunen dvs, muligheten til å betale for sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Likviditeten målt som arbeidskapitalens driftsdel bør minst utgjøre 5% av kommunens driftsinntekter. Aukra kommune har god likviditet. HOVEDKONKLUSJON NØKKELTALLENE FORAN VISER AT DRIFTEN Aukra kommune har et netto driftsresultat på 18,2% av inntektene. Dette er godt over måltallet på 1,75 % SOLIDITETEN På grunn av de store inntektene er kommunen solid. LIKVIDITET Kom munen sin likviditet er langt over måltallet på 5%. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Telefon:71 11 14 51 - direkte Telefon:71 11 /0 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 Mobil:92244834 E-post: [email protected] Org./revisornr.: 976 663 268 Møre og Romsdal Til kontrollutvalget i Aukra kommune Deres referanse:Vår referanse:Arkivkode: Sigmund HameshaugR2 Sted/dato Molde, 1.7.2015 Vurderingav uavhengighet hutledning Ifølge forskrift om revisjon § 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Både kommuneloven (§ 79) og forskrift om revisjon (kapittel 6) setter krav til revisors uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor. Lovensog forskriftenskravtiluavhengighet Ihht kommuneloven § 79 og § 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke: være ansatt i andre stillinger i (fylkes)kommunen eller i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i være medlem av styrende organer i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg stiller loven § 79 og forskriften § 14 følgende begrensninger: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. (fylkes)kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene Kommunerevisjonsdistrikt Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 1 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Kravtiluavhengigheti konmmnelovenogforskriftom revisjon Ansettelsesforhold Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i revisjonsselskapet. Medlem i styrende organer Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet som kommunen deltar i. Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kanføre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Nærstående Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Aukra kommune som har betydning for min uavhengighet og objektivitet. Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede bekrefter at detfor tiden ikke ytes rådgivnings- eller andre tjenester ovelfor Aukra kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Før slike tjenester utføres av Kommunerevisjonsdistrikt 2foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art iforhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften § 14, skal revisor ikke upeøretjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet ogpå en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Undertegnede bekrefter at detfor tiden ikke ytes tjenester ovetfor Aukra kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Undertegnede bekrefter at verken revisor eller Kommunerevisjonsdistrikt 2for tiden opptrer som fullmektig for Aukra kommune. Andre særegne forhold Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tillitten til min uavhengighet og objektivitet. Når det gjelder forvaltningsrevisorene vil de også ved oppstart av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt foreta en vurdering av sin uavhengighet i forhold til det konkrete prosjektet. Sigmund Harneshaug Einar Andersen Oppdragsansvarlige revisorer i Aukra kommune Kommunerevisjonsdistrikt Møre og Romsdal 2 2 (2) Anny Sønderland Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet 1¥1 Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 033 Åse S. Eriksen 08.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 35/15 Kontrollutvalet 18.09.2015 OPPFØLGINGSLISTE Sekretæren si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer ajourført oppfølgingsliste pr. 11.06.2015. I dette møtet er det lagt opp til orienteringar frå kommunen sin administrasjon til følgjande saker: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune» Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Ny organisering av pleie og omsorgstenestene i Aukra kommune Ny orientering om Dagsenter Solbakken Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune VURDERING Dersom det er saker utvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i eit seinare møte, kan desse verte fremma i møtet for oppføring på oppfølgingslista. Åse Solveig Eriksen rådgiver KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE SAKSOPPFØLGING å our Saker som er tatt opp: Dato: Ansvar: Merknad: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune» 27.02.14 Rev./adm. Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 23.05.2013 i sak PS 10/13. Rapporten vart oversendt til kommunestyret som handsama sak i møte 05.09.2013 i k-sak 60/13. Oppfølging av rapporten vil venteleg skje i løpet av hausten 2014. Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune 27.02.14 Adm./sekr Ny organisering av pleie og omsorgstenestene i Aukra kommune 21.05.14 Adm./sekr r. 11.06.2015 Status: 18.11.14: Oppfølging av rapporten handsama i dagens møte i sak PS 32/14. Etter anbefaling frå revisjonen vil kontrollutvalet framover følgje opp kommunen sitt vidare arbeid med følgjande punkt: *Brukarmedverknadpå systemnivå og individnivå *Individuell plan og koordinator for brukarane *Likeverdig dogntilbod/ beredskap for heimetenesta i heile kommunen Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering frå kommunen til første møte hausten 2015. Eit økonomireglement skal 27.02.14: Kontrollutvalet beskrive hovudreglane for den vil oppmode økonomiske styringa av administrasjonen i kommunen si verksemd. kommunen om å revidere Reglementet bør klargjere gjeldande økonomiansvaret mellom det politiske reglement slik at det er i og det administrative nivået i samsvar med praksis. kommunen og beskrive 01.07.14: Sekretæren skriv kommunen sine interne reglar til kommunen og ber om og fullmakter. at økonomireglementet Økonomireglementet bør vert revidert. innehalde kommunen sine 02.10.14: Økonomisjef vedtak om økonomiplan, Erna Varhaugvik budsjett, rapportering, orienterte. rekneskap og årsrapport. Økonomiavdeling har Økonomireglementet kan ikkje kapasitet i supplere delegeringsinneverande år å sette i reglementet når det gjeld gang arbeidet med økonomisaker. Aukra revidering av gjeldande kommune sitt økonomiøkonomireglement. reglement er frå 2005 og vart 23.04.15: Kontrollutvalet revidert i desember 2009. Eit vil be administrasjonen økonomireglement bør om ein statusrapport til rullerast og oppdaterast neste møte. jamleg. 11.06.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte. Aukra kommune har gjort ei 02.10.14: Einingsleiar for omorganisering av pleie- og heimetenesta Jorunn omsorgstenesta ved å dele Hurlen orienterte. tenesta i to med ei eining for Institusjonstenester og ei for Heimetenester. Hensikta med omorganiseringa er at det skal bli ei betre teneste for brukarane. Kontrollutvalet ønskjer ei orientering frå kommunen sin administrasjon til første møte hausten 2014. Ny orientering om Dagsenter Solbakken Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenester Aukra kommune» Oppfølging av politiske vedtak 02.10.14 Adm./sekr 25.02.15 Rev./adm. 25.02.15 Adm. i Dagsenter Solbakken starta opp i juni 2014 og har ope to dagar i veka. Hensikta med dagsenteret er å kunne tilby daglege aktivitetar som matlaging, handarbeidsaktivitetar, turar og trening. Målgruppa er personar som sit heime, ungdom som fell utanom skolen og for dei som slit med rus og psykiatri. Dei ønskjer 6g å kunne tilby betre tiltak rundt demente som bur heime. Tenesta er behovsprøvd og tildeles etter vedtak på bakgrunn av søknad og kartlegging. Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 18.11.2014 i sak PS 31/14. Rapporten vart oversendt til kommunestyret som handsama sak i møte 12.02.2015 i k-sak 5/15. Oppfølging av rapporten vil venteleg skje i løpet av hausten 2015. Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet Aukra kommune si pleieog omsorgsteneste er frå 2014 delt i to einingar — Eining heimetenester og Eining institusjonstenester. Bakgrunn for delinga er utfordringane med Samhandlingsreforma, revidert lovverk og forskrifter. Tenestene vil i framtida bli meir basert på kva brukarane rettmessig har krav på og skal tildelast etter vedtak. Sjå protokoll til orienteringssak OS 10/14 i dagens møte. Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering om eit år. 02.10.14: Kontrollutvalet ønskjer å følgje kommunen sitt arbeid med dagsenteret vidare og vil be om ei ny orientering til første møte på hausten i 2015. 25.02.15: Sekretær vert beden om å skrive til rådmann og be om å få oversendt ei oversikt over politiske vedtak fatta i perioden 01.01.2010 — 31.12.2014 som av ulike årsaker ikkje er sett i verk. 23.04.15: Sekretæren har sendt brev til Aukra kommune 18.03.2015 og og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune 11.06.15 Adm./sekr Kommunal beredskapsplikt blei lovfesta i 2010. Kommunane plikter å kartlegge kva for uønska hendingar som kan inntreffe i kommunen, vurdere kor sannsynleg det er for at desse hendingane inntreff og korleis dei i så fall kan påverke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderast og samanstillast i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. I forskrift om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommunar må lage ei risiko- og sårbarheitsanalyse som ser beredskapsarbeidet under eitt. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har tidlegare gjennomført eit tilsyn med Aukra kommune sin kommunale beredskapsplikt. Det var funne 3 avvik og gitt 3 merknader. bedt om å få framlagt slik oversikt. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt neste møte. 11.06.15: Sekretæren har vore i dialog med politisk sekretariat i Aukra kommune vedr. arbeidet med å lage ei oversikt over politiske vedtak i perioden 2010 —2014 som ikkje er sett i verk. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt første møte til hausten. 11.06.15: Kontrollutvalet ønskjer dokumentasjon om lukking av avvika og informasjon frå administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Aukra kommune AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1547/04 033 Åse S. Eriksen 08.09.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr PS 36/15 Utval Kontrollutvalet Møtedato 18.09.2015 EVENTUELT Innspel til arbeidet med overordna analyse Innan utgangen av 2016 skal Aukra kommune vedta ein plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019. Revisjonen vil leie prosessen med å utarbeide ei overordna analyse av risikofaktorar i kommunen si verksemd. Denne analysen skal ligge til grunn for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Det er ønskjeleg at revisjonen i dagens møte kan innhente innspel frå det avtroppande kontrollutvalet til denne prosessen. Utvalet sine medlemmer blir derfor bede om å tenke gjennom om ein ser aktuelle risiko områder før møtet, slik at ein kan bidra med innspel. Åse Solveig Eriksen rådgiver
© Copyright 2024