Saksliste
Generalforsamling 2015
28. januar 2015
Innhold
1 Saksliste generalforsamling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Velge ordstyrer, referent og to desisorer til å underskrive protokollen
1.2 Behandle styrets beretning og oppfølging av handlingsplan . . . . . .
1.3 Behandle innkomne endringsforslag av vedtekter . . . . . . . . . . .
1.3.1 Endring i § 9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.2 Endring § 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.3 Tillegg til § 8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Behandle regnskap med revisjonsmerknader . . . . . . . . . . . . . .
1.5 Vedta handlingsplan for kommende års virksomhet . . . . . . . . . .
1.6 Vedta budsjett for kommende års virksomhet . . . . . . . . . . . . .
1.6.1 Forklaring til budsjettposter . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7 Foreta valg av nytt styre og valgkomite . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7.1 Valgkomiteens innstilling til nytt styre . . . . . . . . . . . . .
1.7.2 Styrets innstilling til valgkomité . . . . . . . . . . . . . . . .
1.8 Valg av uttakskomite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9 Behandle innkomne forslag / eventuelt . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9.1 Avklaring av rammer for elitesatsing 2015 . . . . . . . . . . .
1.9.2 Orienteringssak - uttakskriterier . . . . . . . . . . . . . . . .
2
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
3
3
3
4
4
4
4
5
5
6
8
9
9
9
10
10
10
11
1
Saksliste generalforsamling
Det vises til innkalling sendt ut 30.12.2014.
1.1
Velge ordstyrer, referent og to desisorer til å underskrive protokollen
Forslag:
Ordstyrer: Øyvind Lavoll
Referent: Karen Sofie Bjerkeseth
Desisorer: To fra salen
1.2
Behandle styrets beretning og oppfølging av handlingsplan
Årsberetning er vedlagt, og gås raskt igjennom.
Figur 1: Gjennomføring av handlingsplan for 2014
3
Forslag til vedtak: Styrets årsberetning og oppfølging av handlingsplan godkjennes med
eventuelle merknader
1.3
Behandle innkomne endringsforslag av vedtekter
Innsender av samtlige forslag: Eirik Hexeberg Henriksen
1.3.1
Endring i § 9
Målsetninger i vedtektene virker unødvendig, og vil kreve endring hvert år. Det foreslås
at §9 sløyfes i vedtekene, men at dette punktet inkluderes i Handlingsplan for kommende
års virksomhet.
Det foreslås som et resultat av dette tilsvarende endring i § 5
Forslag til vedtak: § 9 i vedtektene strykes
1.3.2
Endring § 5
Årsmøtet skal:
fra: 5. Årsmøtet skal vedta handlingsplan for kommende års virksomhet.
til:
5. Vedta handlingsplan for kommende års virksomhet som et styringsdokument for det
nye styret, denne skal minimum inneholde:
- Plan for regattadeltagelse i det kommende år
- Målsetninger for klubben, både sportslige, økonomiske og evt. andre målsetninger i det
kommende år.
Forslag til vedtak: Endringsforslaget i § 5 godkjennes
1.3.3
Tillegg til § 8
Ny paragraf, 8-2:
§ 8-2 Uttakskomite Det skal hver år velges en uttakskomite på årsmøtet. Komiteen velges
for ett år av gangen. Komiteens skal ledes av nestleder/sportslig ansvarlig. Komiteens
oppgaver består i å gjennomføre uttak av alle klubbåter som skal representere i nasjonale
og internasjonale regattaer. Dette innebærer både å sette uttakskriterier og gjennomføre
uttaket. Komiteen bør bestå av 4-7 medlemmer (inkludert nestleder/sportslig ansvarlig).
Komiteens sammensetning bør være som følger:
• Likest mulig fordeling mellom kjønn
• Minst 2 erfarne roere (A roer)
• Minst 1 som har startet å ro i NTNUI
4
Styrets forslag: Endringsforslaget i § 8 godkjennes., med følgende endring:
Dette innebærer både å sette uttakskriterier og gjennomføre uttaket. Komiteen gjør uttak
etter de kriteriene som settes av styret før sesongstart.
Styret ønsker å innarbeide dette allerede i år, og som en konsekvens valg av uttakskomite
satt opp som punkt. 9.
1.4
Behandle regnskap med revisjonsmerknader
Regnskapet er lagt ved årsberetning, og er godkjent i siste internevisjon.
Forslag til vedtak: Regnskapet godkjennes
1.5
Vedta handlingsplan for kommende års virksomhet
Styrets forslag til handlingsplan:
• Delta i følgende regattaer:
–
–
–
–
Studentmesterskapet
Norgesmesterskapet
Student-EM i Hannover
Jobbe for deltagelse i en utenlandsregatta i tillegg til NM
• Legge til rette for utøvere som ønsker å kvalifisere seg til deltagelse i Universiaden
• Arrangere sesongoppstartssamling (i Ålesund)
• Lage et dugnadssystem som belønner frivillig innsats (nybegynneropplæring, coxing osv.)
• Rekruttering
– Arrangere nybegynnerkurs til høsten
– Arbeide for rekruttering av erfarne roere
• Arrangere et arrangement som viser mangfoldet i studentidrettene med Sweco som
sponsor
– F. eks en alumniregatta under UKA-15
• Fortsette med sesongavslutning på befalsforeningen
• Videreføre arbeidet med å skaffe nye sjåfører til å kjøre båthengeren (Krever førerkort klasse BE)
• Jobbe for en bedre struktur for å få folk fra nybegynnernivå til allsidig roere
– Bedre organisering av opplæringssystemet - f. eks. belønne opplæring via dugnadssystemet?
5
• Videreføre det gode samarbeidet med Trondhjems Roklub
• Vurdere en grundigere utredning av alternative plasseringer av basen ved elva, for
å kunne ro uavhengig av tidevann
• Vurdere organiseringen klubbens daglige virke, for å lette styret for driftsoppgaver
• Vurdere om gruppa bør vokse videre, og i så fall hvordan det bør gjøres
• Videreføre det gode PR-arbeidet (500 likes på face)
• Sørge for at alle medlemmer har muligheten til å ikle seg gruppas uniformer ved å
gjennomføre bestilling av:
– Konkurransebekledning (rodrakt og longsleeve)
– Blazere
Forslag til vedtak: Styrets forslag til handlingsplan godkjennes med eventuelle
merknader
1.6
Vedta budsjett for kommende års virksomhet
Konto
3110
3120
3125
3130
3140
3150
3151
3152
3405
3600
3810
3820
3830
3840
3910
3920
3930
3940
3960
3970
3980
3999
Kontonavn
Beløp
Salg av materiell, avgiftsfritt
Sponsorinntekter
Reklame/annonseinntekter
Stevneinntekter
Kiosksalg
Egenandel, reise(Fra egne medlemmer)
Egenandel, Opphold(fra egne medlemmer)
Egenandel, Stevne/arrangement(fra egne medlemmer)
Tilskudd Særforbund(Forbundet til hver gruppe)
Leieinntekter
HS-midler
Ekstraordinære HS-midler
Andre midler fra Hovedstyret
Inntekter fra andre grupper i NTNUI
Kursinntekter
Treningsavgift/gruppeavfigt(fra medlemmene til gruppa)
Lisenser/årskontigenter(som skal betales videre til forbundet)
Overgangsgebyr (NB! Inntekt)
Lotteriinntekter
Inntekter tilstelning/fest
Dugnadsinntekter
Diverse inntekter(benyttes helst ikke)
Sum driftsinntekter
40 000
90 000
140
15
105
85
000
000
000
000
106 900
10
2
20
2
000
000
000
600
2 500
25 000
644 000
Tabell 1: Budsjett del 1 - inntekter
6
Konto
4010
4021
4022
4031
4032
4033
4034
4040
4110
4120
4130
4311
4312
4341
4342
4301
4302
4410
4420
4430
4390
5000
6010
6110
6300
6610
6620
6780
6800
6810
6820
6840
6861
6862
6863
6900
6940
7100
7210
7220
7230
7320
7410
7421
7430
7510
7610
7770
Kontonavn
Beløp
Startkontingent
Opphold konkurranser(overnatting)
Opphold Treningssamling(overnatting)
Reise buss/bil/tog/fly
Reise SM buss/bil/tog/fly
Reise, massearrangement
Reise Treningssamling
Andres reise til eget stevne
Dommergebyr
Bøter/omberammingsgebyr
Stevneutgifter(arrangert selv for andre)
Klubbmateriell
Lagdrakter
Hall-/baneleie trening
Hall-/baneleie kamp/konkurranse
Innkjøp av varer for videresalg
Innkjøp av kioskvarer for videresalg
Trener/instruktørutdanning
Dommerutdanning
Kurs
Beholdningsendring
Lønn(Ikke til selvstendig næringsdrivende)
Avskrivning
Investering i "varig"anlegg/større klubbmateriell
Leie av lokaler, tomt, etc
Reparasjon og vedlikehold bane/anlegg
Reparasjon og vedlikehold utstyr
Lønn selvstendig næringsdrivende
Kontormateriell
Kopiering
Trykking
Aviser, tidsskrifter mm.
Utgifter egne møter
Utgifter reise til andres møter
Utgifter tilstelning/fest
Telefon
Porto
Godtgjørelse (reisegodtgjørelse, diett, etc. Ikke lønn)
Forbundskontingent
Kretskontingent
Lagavgifter
Reklame/annonser
Medlemskontingenter, lisenser
Gaver
Premier
Forsikring
Lotteriutgifter
Gebyr
7
30
100
10
175
45
Sum
643 100
Tabell 2: Budsjett del 2 - utgifter
000
000
000
000
000
20 000
Est. HS-støtte
19 550
17 500
12 000
0
0
0
20 000
28 000
15 000
40 000
1 000
3 000
62 000
40 000
5 000
11 000
0
20 000
0
650
0
1 950
20 000
5 000
30 000
2 000
5 000
0
4 250
0
2 600
1 000
3 500
106 900
1.6.1
Forklaring til budsjettposter
Post
Forklaring
3110
3120
3150
3151
3152
3405
3840
3910
3920
3930
3970
3980
4010
Salg av treningstøy
Sweco
Egenandeler, Universiaden ca. 100.000, resten på øvrige regattaer
Ålesundsamling, 40 stk à 400
SM, EM, NM
Tilskudd fra NSI (reisestøtte SM, Breddemidler, Elitemidler, Universiade, student-EM)
Fra NTNUI Mosjon
Nybegynnerkurs
Båtavgift (50*400,-) - settes rett i båtfond
For deltagelse i nasjonale regattaer
Inntekter sesongavslutning
Immatrikuleringsdugnad, Energy Games
Startkontingent NM (5000,-), SM (40*150 = 6000,-), Norgescup/
Andre norske regattaer/Innendørs-NM (12 000)
SM & NM
Ålesundsamling
Nordisk (4 biler, 10.000), NM Stavanger (20 stk fly (18.000) + bil & båthenger, 7000)
Bil + henger (7000), flybill til 30 stk (38 000) minus NSI-støtte (15.000). Tils 30k
Ålesundsamling(er)
Romaskin (8900) dekkes fullt av rogruppa. Søker støtte til 3 fotbrett (8100),
Åremaling (600), oppussingsmateriale (4300), tils. 13k
Bruk av bilkollektivbiler til og fra Jonsvannet/Jonsborg (ca. 250 pr bil/trening,
gir 560 personøkter") 28000 - 8000 i elitemidler fra NSI.
Båtleie på utenlandske mesterskap
Rotøy fra JL, blazere
Trenerforum 2 stk à 500
BE-sertifikat (50 % støtte). Har ingen i gruppa med båthengersertifikat i
høstsemesteret neste år
Avskrivning av båtpark og romaskiner
Avsetning til båtfond, med mål om ny firer i 2017, ny åtter i 2023
Leie av befalsforening, sesongavslutning
Mat på temakvelder (teknikk, styrketrening, osv).
Sesongavslutning, mat Ålesund, bankett SM
Reisegodtgjørelse trenerforum, roforbundets ting
Kontingent til krets/kretstrener
Lisens nasjonale regattaer
Gravering NM/SM-pokaler
Paypal-gebyr, nettbutikk
4021
4022
4031
4032
4034
4311
4341
4342
4301
4410
4430
6010
6110
6300
6861
6863
7100
7220
7410
7430
7770
Tabell 3: Forklaring av budsjettposter
Dette gir et budsjettert resultat på 900 kr.
Forslag til vedtak: Styrets forslag til budsjett vedtas
8
1.7
1.7.1
Foreta valg av nytt styre og valgkomite
Valgkomiteens innstilling til nytt styre
Valgkomiteen har i år bestått av:
Eirik Hexeberg Henriksen (leder)
Haakon Gunnerius Jonsrud Hagen
Marianne Madsen
Årets valgkomite begynte arbeidet med å finne kandidater til neste års styre allerede i
begynnelsen av desember. Det var ingen kandidater som meldte sitt kandidatur direkte
til valgkomiteen. Dette kan skyldes dårlig informasjon eller det faktum at man gikk tidlig
ut å kontaktet kandidater man så som aktuelle.
Valgkomiteens arbeid frem mot årsmøtet 2015 har hovedsakelig blitt gjort gjennom 3
arbeidsmøter og en samtalerunde med de aktuelle kandidatene til styreverv. Vi mener
prosessen med å komme frem til en innstilling til de aktuelle valg har vært grundig og god.
I tillegg til å komme med en innstilling til nytt styre har det avtroppende styret bedt
valgkomiteen komme med en innstilling til en uttakskomite.
Ved innstilling til både styre og uttakskomite har vi lagt vekt på å få en god balanse i
sammensetningen ved å balansere antall nye og gamle styremedlemmer, antall som har
rodd før og som har startet å ro i NTNUI samt tilstrebet likest mulig fordeling mellom
kjønn i tillegg til personlig egnethet til det enkelte verv.
For valgkomiteen
Eirik Hexeberg Henriksen
Verv
Navn
Leder
Nestleder / sportslig ansvarlig
Kasserer
Styremedlem (sponsoransvarlig)
Styremedlem (infoansvarlig)
Materialansvarlig
Varamedlem
Oda Emilie Nilseng Danielsen
Fredrik Winther Thorsen
Anders Pjaaka Torp
Tobias Martinsen
Karen Sofie Bjerkeseth
Anne Line Hexeberg Henriksen
Jon-André Brurberg
Tabell 4: Valgkomiteens innstilling til nytt styre
Forslag til vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtas, stillingene velges enkeltvis
1.7.2
Styrets innstilling til valgkomité
Styret ønsker å etablere en praksis der de som går ut av styret (og fortsatt er studenter
påfølgende år) går inn i neste års valgkomité, og evnt. supplelers noe de årene det er
liten utskifting. På bakgrunn av dette instilles følgende:
9
Verv
Navn
Leder
Medlem
Medlem
Medlem
Olav Kallerud
Øyvind Lavoll
Sven Ole Nicolaysen
Elise Tveita
Tabell 5: Styrets innstilling til valgkomié
Forslag til vedtak: Styrets innstilling vedtas
1.8
Valg av uttakskomite
Verv
Navn
Leder
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Sportslig leder
Marianne Madsen
Haakon G. J. Hagen
Eirik Hexeberg Henriksen
Marie Lothe
Anette Sneis
Tabell 6: Valgkomiteens innstilling til uttakskomite
Forslag til vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtas
1.9
1.9.1
Behandle innkomne forslag / eventuelt
Avklaring av rammer for elitesatsing 2015
Forslagsstiller: Styret
I rogruppa har vi tradisjon for å satse høyt med førstelaget. Dette mener vi er en riktig
prioritering, for å fortsatt være et attraktivt miljø å søke til for roere som skal begynne
og studere, og for at dem som begynner å ro i Trondheim skal ha noe å strekke seg etter.
Det er likevel viktig at denne aktiviteten ikke går ut over bredden og den ordinære aktiviteten i rogruppa. Det forslås derfor at den øvre økonomiske rammen for toppsatsingen
(Universiade og Student-EM) settes av årsmøtet.
Styret forslår følgende rammer:
• For Universiaden støtter klubben deltagere (inkl. 1 reserve for hvert lag) med 2000
kr. pr. NTNUI-medlem som er student, men oppad begrenset til 20.000 kr. Skulle
det dermed blir flere enn 10 deltagere (som er studenter vår-15), avkortes støtten
tilsvarende.
10
• For student-EM støtter klubben med totalt 25.000, øvrige utgifter dekkes gjennom egenandelen. Støtten fordeles flatt på alle deltagere, uavhengig av båttype og
studentstatus.
1.9.2
Orienteringssak - uttakskriterier
Styrets tanker om uttakskriterier for 2015:
SM
Best mulig jentelag
Guttene: 6 beste uansett kategori + beste av de 2 nye som har rodd < 2 år.
Student-EM
Best mulig lag på i M8+ og W8+ av dem som har rodd i Trondheim V-15. Uttaksmøte
i starten av mai, uttak så fort som overhodet praktisk mulig etter dette. Roere (også
de som begynner på NTNU H-15) som uttakskomiteene anser som gode nok kan delta i
andre båttyper.
NM
Best mulig lag på i M8+ og W8+, EM-lagene prioriteres. Andre båttyper etter ønske.
11