US 116/2015 Innføring av TDI‐modellen og revidering av reglementet for bidrags‐ og oppdragsfinansiert aktivitet ved NMBU Universitetsledelsen
Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør
Saksbehandler(e): Jan E. Aldal, Hans Christian Sundby, Torgeir Pedersen
Arkiv nr.: 15/04098
Vedlegg:
1. Revidert reglement for bidrags – og oppdragsfinansiert aktivitet ved NMBU
Forslag til vedtak:
UniversitetsstyretgodkjennerdetfremlagteforslagtilrevideringavNMBUsreglement
forbidrags‐ogoppdragsaktivitet(BOA).Reglementetgjøresgjeldendefra1.1.2016.
17.11.2015
Mari Sundli Tveit
Rektor
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
2
Innledning IdennesakskalstyrettastillingtilinnføringavTDI(Tid,DirektekostnaderogIndirekte
kostnader)‐modellenvedNMBU.TDIerutvikletavUniversitets‐oghøgskolerådet
(UHR)somenmodellforberegningavtotalekostnaderiforskningsprosjektitrådmed
bestemmelseneiKDsrundskrivF‐07‐13.
KunnskapsdepartementetogNorgesforskningsrådforutsetteratUniversitets‐og
høyskolesektorenbenytterTDI‐modellen.Rektorleggerderforfremdennesakenfor
Universitetsstyretforåredegjøreformodellen,densmål,økonomiskekonsekvenser
implementeringsplanformodellen.EndringeriNMBUsreglementforbidrags‐og
oppdragsfinansiertanbefales,slikatTDI‐modellenertatthensyntilireglementet.
Forankring i NMBUs målstruktur og strategier Sakeneretleddioppfølgingavinterntogeksterntvedtattregelverk,herunder
overholdelseavloverogregelverkrelaterttilKunnskapsdepartementet(KD)sitt
tildelingsbrev.KunnskapsdepartementetstildelingsbrevtilNMBUi2015sierfølgende
omTDI:
«Nårdetgjelderbidrags‐ogoppdragsfinansiertaktivitetknyttettilforskning,skal
belastningavindirektekostnaderberegnesgjennomTDI‐modellenmedmindreprosjektets
omfangellerkompleksiteteravenslikartatenenklereberegningsmodellkanleggestil
grunn.»
Statlig regelverk KDsrundskrivF‐07‐13;omstatligeuniversiteteroghøyskolersforpliktendesamarbeid
ogervervavaksjer(BOA‐reglementet).
Bakgrunn og mål for TDI BakgrunnenforutarbeidelsenavmodelleniUH‐sektorenvaretønskeombedre
prosjektfinansieringogstørreinstitusjonelthandlingsromforuniversitetoghøyskoler.
UHRsstyregodkjentei2012TDI‐modellenoganbefalteatinstitusjonenetardenibruk.
DetertrehovedmålmedTDI:
1.
2.
3.
Åsynliggjøredefaktiskeprosjektkostnadeneslikatbådedesomfinansiererog
desomutførerprosjektetkanbudsjettereogregnskapsførereelt.
Økehandlingsrommetforinstitusjonenevedatflereeksterntfinansierteprosjekt
blirfullfinansiert,ogdermedikkebinderoppinstitusjonensøvrigemidler.
Taibrukprinsippogrutinerforbudsjettogregnskapsomermeritrådmed
internasjonalforskningsfinansiering.DettenkesdasærligpåEU‐finansiering1.
1IHorizon2020harEUimidlertidgåtttilbakefraprinsippetomfinansieringav75%avtotalekostnader
somvargjeldendei7.rammeprogram,tilåinnførefinansieringavet25%påslagpådedirekte
kostnadenetildekningav(noenav)deindirektekostnadene.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
3
Forskningsrådetakseptertemodellenselementer,oghartilpassetsinesøknadsmalertil
TDI.
TDI‐modellen ‐ redegjørelse Allekostnaderpåforskningsprosjektkanentenkategoriseressomdirekteeller
indirektesomvistimodellenunder:
BoksenemarkertmedblåbakgrunnviserbokføringavkostnaderiUH‐sektorenslik
praksisvardaprosjektkostnaderførstblespesifisertiregnskapet.Somdetfremgårav
modellenvardetkundeleravdedirektekostnadenesomblebokført,mensdeindirekte
kostnadeneblebokførtiht.forventningeromfinansieringskildensbetalingsvilje,ogikke
iht.dereelleindirektekostnadene.
Iløpetavdesistetiåreneharutviklingagåttiretningavbokføringavprosjektenes
totalekostnader.Denguleboksensomviserkostnadentilfastansattestidsbrukhari
økendegradgjortseggjeldende,slikatogsådennelønnskostnadenharblittbokførtslik
deniht.regelverketskalbokføres,dvs.somendirekteprosjektkostnad.Dette
videreføresselvsagtiTDI‐modellen.
VedinnføringavTDIberegnesreelleindirektekostnaderogerstatterpraksismedbruk
avstandardpåslag.Detinnebæreratsatsensombenyttesforindirektekostnadernåvil
blidokumenterbar,ogsidendenikketarhensyntilfinansieringskildensbetalingsvilje,
vildenblihøyereenndagensstandardpåslag.Indirektekostnadererøvrige
støttetjenester,bådeiformavsentralefellestjenesteroglokaladministrativstøtte.De
indirektekostnadenekanhenførestilgenerellearbeidsplasskostnaderog
aktivitetsspesifikkekostnaderknyttettilkjerneaktiviteteneutdanningogforskning.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
4
EtsentraltaspektvedTDI‐modelleneratbrukavinternestøttetjenestertilforskning
somernødvendigforgjennomføringavprosjektetfaktureresprosjektet,ogdermed
ogsåinngåridedirekteprosjektkostnadene.Dettevilførstogfremstgjeldebrukav
laboratorier.Brukavinternestøttetjenesterkategoriseressom«leiested»iTDI.Brukav
sliketjenesterhartidligereimerellermindregradblittbetraktetsomenindirekte
kostnadisektoren,dvs.somendelavstandardpåslag,selvomdetogsåeksisterer
laboratoriersomfakturerersinekostnadertilforskningsprosjekt.
TDIkanillustrerespåfølgendevis:
Detertrehovedutfordringerforåkommefremtiltotalekostnader:
1. Tidsbruk.Hvordanregistreretidpåprosjekt?
Midlertidigprosjektansattelønnesdirektepåprosjektiht.arbeidsavtale.Forfast
vitenskapelig ansatte er det ikke krav om timeregistrering med mindre det er
kontraktsfestamedfinansieringskilden.Tidsbrukenangispågrunnlagavavtaler
om fordeling av arbeidstid mellom den vitenskapelig ansatte og instituttleder
inngåttførprosjektsøknadersendt,ogskalværeinkludertiprosjektbudsjettet.
2. Leiested.Hvordandefinereogredegjøreforkostnadertilleiested?
Leiestedskostnader er de kostnadene som gjør at fagmiljøene er ulike, slik som
laboratoriermedvitenskapeligutstyr,driftsmateriellogtekniskstøttepersonell.
Disse kostnadene kan identifiseres på grunnlag av regnskapsdata. Prosjekt som
harbrukfordennetypentjenesterforutsettesåbetalefordissetjenestene,slikat
kostnadene synliggjøres som direkte kostnader i prosjektregnskapene. Sentral
økonomiadministrasjonenvilisamarbeidmedinstituttenejobbeforåfåetsystem
innarbeidetforleiestedsadministrasjon.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
5
3. Indirektekostnader.Hvordandefinereogredegjøreforreelle,indirekte
kostnader?
Indirekte kostnader er øvrige støttetjenester. Det dreier seg om sentrale
fellestjenester (bibliotek, IT, fellesadministrasjon) og lokal støtte (kontor, lokal
ledelseogadministrasjon).Deindirektekostnadeneberegnesperårsverkknytta
til stillinger direkte involvert i prosjektgjennomføringa. Deler av de indirekte
kostnadene er generelle arbeidsplasskostnader (kontorarealet, IT/telefoni,
personal‐ogøkonomiadministrasjon)ogregnesliktforallevitenskapeligansatte
samtteknisk‐administrativtansattesomdeltardirekteiprosjektgjennomføringa.
Økonomiske konsekvenser ved innføring av TDI InnføringavTDIvilsynliggjøreressursbrukenpåenbedremåteennidag,noesomigjen
vilmedføreetbedrebeslutningsgrunnlagforprioriteringavknapperessurser.TDIogså
bidratiløktebidragfrafinansieringskildenesidenbetalingsviljenerhøyerefordirekte
kostnaderennindirektekostnader.
DetunderstrekesatTDIutelukkedeerenkostnadsmodell,ogleggerikkenoenføringer
for hvordan virksomheten skal prioritere ressursbruken. Innføring av TDI vil ikke ha
direkte konsekvenser for bruk av egenfinansiering på bidragsprosjekt, men den vil i
større grad synliggjøre bruken av tildelte midler fra KD. Som i dag skal imidlertid all
egenfinansiering begrunnes og dokumenteres, og bruk av egenfinansiering kan kun
begrunnesmedaktivitetensstrategiskeviktighet.
Nårdetgjelderoppdragsprosjekt,vilTDIøkefinansieringsbehovetgjennomenhøyere
satsforindirektekostnader.Iogmedatoppdragsprosjektskalværefulltutfinansiertav
oppdragsgiver, kan det tenkes at innføring av modellen vil kunne redusere
oppdragsaktiviteten.
Fremdriftsplan for innføring av TDI ved NMBU
Sett i lys av at KD i tildelingsbrevet til NMBU forutsetter at modellen anvendes, anser
rektoratmodellenogsåmåinnføresvedNMBU.RektortarderforsiktepåatTDIinnføres
vedNMBUfra1.januar2016.
Revidering av BOA‐reglementet DeteksisterenderegelverketblevedtattavFellesstyret19.12.2013isak177/13.I
avsnittet«Økonomi»iNMBUsgjeldendeBOA‐reglementblesatserforindirekte
kostnaderpåbidrags‐ogoppdragsaktivitetsomvargjeldendevedNorges
LandbrukshøyskoleogUniversitetetformiljø‐ogbiovitenskapvidereført.Iregelverket
forutsettesbokføringavindirektekostnaderbasertpåTDI‐modellenetteratdener
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
6
vedtattavUS.TDIernåberegnaforNMBUogsatseneforindirektekostnaderkantasi
bruk.
TDIberegnesmedbakgrunnihistoriskeregnskapstallogDBH‐data.NMBUssatsfor
indirektekostnaderoppdateresårligbasertpåavlagtårsregnskaptoårtilbakeitid.
Foråskapeforutsigbarhetogenkelhetibudsjetteringogregnskapsføring,foreslåsdet
atTDI‐beregningenesomtilenhvertidergjeldendevedsøknadstidspunktetforblir
gjeldendegjennomheleprosjektetslevetid,uavhengigavoppdateringersenerei
prosjektetslevetid.Avsammegrunnforeslåsdetåbevaresatserforeksisterende
prosjektutprosjekteneslevetid,slikatTDIikkefårtilbakevirkendekraft.
For2014viserTDI‐modellenatdeindirektekostnadeneforforskningperårsverkfor
UFF(Undervisning,Forskning,Formidling)‐stillingererkroner428.000isnittved
NMBU.Detutgjør56%avgjennomsnittliglønnskostnadforettårsverk.På
instituttnivåvarierersatsenfra48%til75%,men10av13instituttliggerinnenfor
intervallet50–59%.Medtankepåderelativtsmådifferansenemellominstituttene,
foreslåsdetatalleinstituttbrukersnittsatsen.Iogmedatleiestedskostnadeneskal
faktureresdirektetilprosjektene,vildifferanseniindirektekostnaderhovedsakelig
væreavhengigavstørrelsenpåenhetensadministrasjon.Isåmåteerdetnaturligå
forventelitendifferansemellominstituttenesindirektekostnaderovertid.
TilnåharrefusjoneravindirektekostnaderfraBOAblittfordeltmellominstituttnivåog
sentraltnivå.Påsiktkandetågodskriveinstituttenemedalleindirektekostnader
generertavBOAbidratilåøkeinstituttenesinsentivtiløktBOA‐omsetning.Imidlertid
kandetværehensiktsmessigåfordelerefusjonenemellominstituttnivåogsentraltnivå
inntilvidere,slikatgrunnlagetforvurderingavhvilkekonsekvenserTDI‐modellenfår
erbedre,ogforåunngårammekuttiinstituttenestildelingforåkompensereforbortfall
avrefusjonerpåsentraltnivå.Detforeslåsderforatsatsenforindirektekostnaderpå56
%splittes,slikat60%tilfallerinstituttene,mens40%tilfallersentraltnivå.På
oppdragsprosjektskalindirektekostnaderværefulltfinansiertavoppdragsgiver.På
bidragsprosjektforeslåsdetenstandardsatspåminimum40%.Laveresatserenn40%
påbidragsprosjektskalbegrunnesutifrastrategiskehensynogdokumenteres.Detvil
samtidigværemuligåbokførefullsatspå56%påbidragsprosjektogså.
Rektors vurdering RektorsmenerativerksettelseavTDI‐modellenkangibedreprosjektøkonomiogstørre
institusjonelthandlingsrom,ogprinsippenesomliggertilgrunneritrådmedKDs
rundskriftF‐07‐13somregulererbidrags‐ogoppdragsaktiviteten.PåsiktkanTDIbidra
tilinnfrielseavstyringsparameter2.1ominntekterfrabidrags‐ogoppdragsfinansiert
aktivitet.RektorvilmedbakgrunniTDI‐modellensettenormalsatserfor
bidragsprosjekter.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
Vedlegg 1: NMBUs reglement for bidrags‐ og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Formål
Hensiktenmedreglementetforbidrags‐ogoppdragsaktiviteteneråleggetilrettefor
effektivressursutnyttelseogregeletterlevelse.ReglementetskalbidratilatNMBU
oppfattessomenseriøsogattraktivsamarbeidspartnerforeksterneaktører.
ReglementettarutgangspunktibestemmelseneiKunnskapsdepartementets
”Reglementomstatligeuniversitetersoghøyskolersforpliktendesamarbeidogerverv
avaksjer”,(rundskrivF‐07‐13),ogfungerersomtilleggtilrundskrivF‐07‐13.
Virkeområde
Reglementetgjelderforalletyperforpliktendesamarbeidmedeksternevirksomheter
omfagligaktivitetmedeksternfinansieringutoverkroner50.000ekskl.mva.
Kriterier
Allaktivitetsomheltellerdelviserfinansiertaveksternevirksomheter:
 Skalværeavfagliginteresse,ogioverensstemmelsemedenhetensmålog
strategier.
 SkalforvaltesslikatdetivaretarNMBUsøkonomiskeinteresser.
 SkalikkesvekkeNMBUsfagligeuavhengighet.
 Skalhafinansieringavallekostnader(inkl.godkjenningforev.egenfinansiering).
 Skalikkesubsidierebidragsprosjektermedbevilgningerstilttilrådighetfra
Kunnskapsdepartementetderdettekanføretilkonkurransevridningiforholdtil
andreaktørersomleverertilsvarendetjenester.
 Skalorganiseressomprosjekt.
Roller
 Prosjekteiervilværeinstituttet/enhetenvedleder(instituttledereller
tilsvarende)somhargodkjentsøknadenforprosjektet.Prosjekteiervedinstitutt‐
/enhetslederskalunderskriveavtalen/kontrakten,ogprosjektettilhører
administrativtdenneenheten.Bidragsyterkanimidlertidkreveatansvaret
leggestilethøyerestyringsnivå.
 Prosjektledereransvarligforgjennomføringavprosjektet.Denenkelte
prosjektlederharingenfullmaktertilåinngåbindendeavtaler.
 DeterikkeanledningtilåengasjerenæringsdrivendesomertilsattvedNMBUtil
prosjektarbeid.DetfølgeravdetteattilsatteikkekanfakturereNMBU.
 Tilsattesomlønnesavprosjektmidlermåhaarbeidsavtaleinnenforprosjektets
kontraktsfestedetidsramme.Regleripersonalreglementetomutlysing,
innstillingogtilsettingavvitenskapeligellertekniskpersonaleskalfølges.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
2
Dokumentasjon
Skriftligdokumentasjonknyttatilbidrags‐ogoppdragsaktivitetskalværeenkelåfinne
vedbehov.Detmåvurderesomdokumentasjonenerarkivverdig.
Følgendeskaldokumenteresskriftligførsøknadsendes:
 Begrunnelseforklassifiseringavprosjektogvurderingavmerverdiavgiftsplikt,
somskalværeavklartførprosjektsøknadsendes.
 Fagligbegrunnelseforeventuellegenfinansieringavbidragsaktivitet,somskal
væresignertavinstituttleder/enhetslederførprosjektsøknadsendes.
 Prosjektbudsjett
Følgendeskaldokumenteresskriftligetteratsøknadersendt:
 Prosjektsøknad
 Allekontrakterogeventuellekontraktsendringer,foreksempel
kontraktsforlengelse.NMBUsstandardkontrakterogbudsjetteringsmalerskal
benyttes.Isærskiltetilfellerkanimidlertidannenskriftligdokumentasjon
(tildelings‐/gavebrevetc.)væretilstrekkelig.Isliketilfellerskalprosjekteiergi
skriftligtilbakemeldingtildeneksternefinansieringskildensombekrefter
mottakavmidlertilprosjektet.
 Framdriftsrapporterogsluttrapport
Økonomi
 Allekostnaderoginntekterskalbudsjetteresogregnskapsføres.
 Alleoppdragsprosjektskalværefullfinansiertavoppdragsgiver,ogdetskal
beregnesenrimeligfortjenestepåoppdraget.
 Forallebidragsprosjektskaldetsøkesomeksternfinansieringavensåstordel
avkostnadenesommulig.Idetilfellerderbidragsyterikkefinansiereralle
kostnader,skalfinansieringavresterendekostnadervedhjelpav
grunnbevilgningværegodkjentavinstitutt‐/enhetsleder.
 NMBUleggerTDI‐modellentilgrunnforberegningavindirektekostnader.Deter
enfellessatsforindirektekostnaderforheleNMBUutledetavTDI‐modellen.
Satsenoppdateresårligbasertpådatatoårtilbakeitid.TDI‐modellenharikke
tilbakevirkendekraft,ogvilsåledesikkeværerelevantforprosjektmed
søknaderlevertfør1.1.2016.
 Prosjektresultatvedover‐ellerunderskuddioppdragsaktivitetoverførestil
administrativtansvarligenhetisinhelhet.
 Forskuddsbetalingskalavtalessålangtdetermulig.
Fagligfrihetogansvar
NMBUskalsørgeforåpenhetomresultaterfraforskninginnenBOA.Vitenskapelig
ansatteharretttilåoffentliggjøresineresultater,ogskalsørgeforatslik
offentliggjøringskjer.Styretkansamtykketilutsattoffentliggjøring,nårlegitimehensyn
tilsierdet.Detkanikkeavtalesellerfastsettesvarigebegrensningerirettentilå
offentliggjøreresultaterutoverdetsomfølgeravlov,ellerimedholdavlov.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015
3
Iverksettelse
Retningslinjeneforbidrags‐ogoppdragsaktivitetenvedNMBUblerevidertav
Universitetsstyret26.november2015ogtrådteikraft1.januar2016.Revidert
reglementerstatterreglementetsomtrådteikraft1.januar2014.
Definisjoner
Medbidragsfinansiertaktivitetforståsprosjekterhvorinstitusjonenhenterstøttefra
eksternefinansieringskilder,utenkravommotytelsefrainstitusjonennår
avtale/kontraktinngås.Bidragsprosjekterkanikkegåmedover‐ellerunderskudd.
Medoppdragsfinansiertaktivitetforståsprosjekterinstitusjonenutførermotbetalingfra
ekstern(e)oppdragsgiver(e)nårdetforeliggeretkravommotytelsefrainstitusjonen
nåravtale/kontraktinngås.Oppdragsprosjekterskalgåmedoverskudd.
Medaktivitetavfagliginteresseforståsaktivitetsomstyretkangodtgjøreatstyrker
fagutviklingeninterntvedinstitusjonen,ogsomerforankretiinstitusjonensstrategi.
Medfagliguavhengighetforståsfraværavuønskedeellerutilsiktedebindingerpå
hvordaninstitusjonenforvaltersineøkonomiskeressurser.Fagliguavhengighet
innebærerogsåatforpliktendesamarbeidikkemedførerbegrensningeriinstitusjonens
selvstendighetifagligespørsmål.
Medindirektekostnader/dekningsbidrag/overheadforståsdekostnaderNMBUharved
bygningsdrift,(lys,varmeogvedlikehold).Indirektekostnaderomfatterogsåit‐
nettverk/infrastruktur,bibliotektjenester,lokalogsentraladministrasjon(bl.a.lønnog
regnskap),tekniskstøtteogITstøtte.
NMBU
Universitetsstyret Møtedato26.11.2015