Saksliste med saksframlegg
Birkenes kommune Innkalling for Formannskapet Møtedato Onsdag 02.09.2015 Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 16:00 - 17:00 Saksliste Saksnr Tittel 034/15 Godkjenning av møteprotokoll 10.06.2015 035/15 Meldinger 036/15 Søknad deltakelse forsøk ny avsvarsfordeling stat - kommune på barnevernområdet 037/15 Kommunereformen - veien videre 038/15 Søknad om overføring av Nygard krets fra Birkenes til Evje og Hornnes kommune 039/15 Finansstrategi i Birkenes kommune 040/15 Høringsuttalelse - eiendomsbeskatning av arbeidsmaskiner mv. i verk og bruk 041/15 Rullering poltisk utvalgsstruktur og godtgjørelse - forslag fra arbeidsgruppa 042/15 Tobias jorde - helhetlig plan for utvikling, vedlikehold og drift Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 – 15:00 og på www.birkenes.kommune.no/Politikk Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 24.08.2015 Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 034/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1 - 033 15/1878 Godkjenning av møteprotokoll 10.06.2015 Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av 10.06.2015 godkjennes. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 035/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1 - 033 15/1878 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 1 Forankring av vedtak i OSS vedr. samhandlingsmelding psykisk helse og rusfeltet. 2 Notat med hovedtall juni-juli Birkenes kommune Tjenesteområde helse og velferd Dok. ref. 15/1607 - 3, jp. 2015014291 Saksbehandler: ANST Dato: 24.08.2015 Meldingssak - notat Samhandlingsmelding psykisk helse og rus - spleiselag mellom kommunene og SSHF Det er enighet mellom kommunene på Agder og Sørlandet sykehus om å samhandle tettere i videreutvikling av tjenestetilbudet innen psykiatri og rusfeltet. Nettverkene innen Helse og omsorg - i alle kommuneregionene på Agder – ønsker sammen med Sørlandet sykehus Helseforetak (SSHF) å lage en felles «Samhandlingsmelding for psykisk helse og rus». Målet er å få fram et helhetlig utfordringsbilde for Agder. For å få dette til foreslås det et spleiselag mellom alle kommunene på Agder og SSHF til å finansiere en prosjektleder. Birkenes kommune skal, etter innbyggertall, være med å dele på kostnader til prosjektleder. Kostnader dekkes innenfor vedtatt budsjett. Som en del av finansieringen arbeides det parallelt med å søke eksterne prosjektmidler, men det er vanskelig å konkretisere omfanget, og det kan heller ikke forskutteres midler, før evt. vedtak om støtte til arbeidet med Samhandlingsmeldingen foreligger. Dette er i tråd med tidligere vedtak om samhandling med Sørlandet sykehus. En felles samhandlingsmelding vil kunne bidra til en tettere samhandling innen utviklingen av psykiatri og rustjenestene i landsdelen, å bidra til og løfte felles utfordringer for Agder, nasjonalt. Endelig vedtak i saken fattes i OSS 24.09. Anne Stapnes Helse- og velferdssjef Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Fra: Anne Stapnes Sendt: 24. august 2015 10:59 Til: Anne Stapnes Emne: VS: Forankring av vedtak i OSS vedr. samhandlingsmelding psykisk helse og rusfeltet. Fra: [email protected] [mailto:[email protected]] Sendt: 20. juli 2015 14:36 Til: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Anne Stapnes; [email protected] Kopi: [email protected] Emne: VS: Forankring av vedtak i OSS vedr. samhandlingsmelding psykisk helse og rusfeltet. Videresender denne mailen fra Harry Svendsen til oppfølging i egen kommune. Ha en fortsatt god sommer! Hilsen Ragnhild Fra: Svendsen, Harry [mailto:[email protected]] Sendt: 30. juni 2015 13:54 Til: [email protected]; 'Unn-Christin Melby'; Elisabeth Urstad; Bendiksen Ragnhild Kopi: Janne B Brunborg; Hilde Engenes Emne: Forankring av vedtak i OSS vedr. samhandlingsmelding psykisk helse og rusfeltet. Hei I forbindelse med forankring av vedtak i OSS 27.05. ang ”Samhandlingsmelding psykisk helse og rus” ble følgende vedtatt: 1. OSS slutter seg til strukturen for prosessen. – Det engasjeres en prosjektleder/-koordinator. – Det opprettes en koordinerende administrativ arbeidsgruppe for prosessen som ledes av prosjektleder-/koordinator. – Det opprettes et fagutvalg for rus og psykiatri som er underlagt koordineringsgruppen i prosessen. 2. OSS slutter seg til den angitte tidsrammen for arbeidet. 3. Kostnader tilknyttet prosjektet fordeles 50/50 på hhv SSHF og kommunene (tilsvarende modell som ifm. ROS- og samfunnsanalysen i U2030.) 4. Prosessen ivaretas av nåværende arbeidsgruppe inntil koordinerende arbeidsgruppe er etablert og prosjektleder-/koordinator er på plass. 5. Partene må forankre dette vedtaket i egen organisasjon før endelig beslutning. Kommunene må avklare og forankre vedtaket i de fem kommuneregionene fram til neste OSS – møte i september. beste hilsen Harry Svendsen samhandlingskoordinator Østre Agder mobil 91662944 Birkenes kommune Servicesenter Dok. ref. 15/720 - 10, jp. 2015014045 Saksbehandler: LIDA Dato: 18.08.2015 Notat med hovedtall juni/juli Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. juli med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. juli (bokført pr. 12.08.2015): Budsjett RegnRegninkl. RegnAvvik i skap Budsjett Avvik skap Budsjett Avvik endringer skap % juni/juli juni/juli i kr hittil i år hittil i år i kr 2015 2014 (100=bud) Teknisk 3 016 3 169 -152 22 573 18 211 4 362 124 35 680 37 896 Ressurssenter 971 3 002 -2 031 10 465 13 614 -3 149 77 23 754 20 468 Skole og barnehage 16 133 13 917 2 216 67 853 62 577 5 277 108 113 947 116 066 Helse og velferd 8 643 8 184 459 41 154 41 511 -357 99 76 520 77 500 Servicesenter 4 884 3 649 1 236 14 604 14 151 453 103 22 696 19 300 Kirken 609 622 -13 2 157 2 176 -19 99 4 021 3 823 Fellesområder -49 321 -52 333 3 012 -183 482 -188 846 5 365 97 -276 619 -275 052 Mer/mindreforbruk -15 065 -19 790 4 727 -24 676 -36 606 11 932 0 0 Regnskapsmessig er det et totalt merforbruk i forhold til budsjett på kr 11,9 mill. hittil i år. Avviket gjelder i hovedsak teknisk, skole og barnehage og fellesområdet, i motsatt retning har vi ressurssenteret. I tallene til teknisk ligger kostnader til kalk som vi mottar inntekter fra staten på å dekke, inntektene er ikke bokført ennå. Det store avviket i ressurssenteret skyldes at barnevernskostnadene fra Lillesand kommune ikke er bokført gjeldende juni og juli. Skole og barnehage har stor differanse som først og fremst kommer av at vi har hatt høyere kostnader på barn i andre kommuner i første halvår. Læringssenteret har heller ikke mottatt sine tilskudd fra staten ennå, slik at en del av avviket vil jevne seg ut. Fellesområdet gjelder i hovedsak periodiseringsavvik, mens som tidligere rapportert må vi forvente lavere skatte- og rammeinntekter og høyere finanskostnader enn budsjettert. Dette forklarer en stor del av drifferansen. Frie inntekter pr juli: Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Birkenes kommune Servicesenter Frie inntekter pr juli** Regnskap Budsjett pr pr juli juli - 182 657 -186 860 Avvik 4 203 Budsjett inkl. endringer 2015 -286 068 Regnskapsmessig har frie inntekter et negativt avvik på kr 4,2 mill. pr. juli. Underliggende er at vi har mottatt lavere skatte- og rammeinntekter enn budsjettert med kr 0,5 mill, Kr 1,4 mill. er periodiseringsavvik gjeldende eiendomsskatt for verker og bruk. Kr 2,2 gjelder statlige tilskudd som kompensasjonstilskudd og integreringstilskudd som også foreløpig anses å være periodiseringsavvik. Estimat for mindreinntekt er ca kr 1,1 mill. i årsprognose og gjelder forventede reduserte skatte- og rammeinntekter. Netto finans pr juli: Netto finans pr juli*** Regnskap Budsjett pr pr juli juli -824 -1 986 Avvik -1 162 Budsjett inkl. endringer 2015 9 450 Netto finans har totalt et negativt avvik på kr 1,2 mill. Det forventes noe høyere rente og avdragskostnader enn budsjettert. Avkastningen på verdipapirer ser fortsatt ut til å kunne bli høyere enn budsjettert. Prognosen er at det samlet sett vil bli et negativt avvik her på årsbasis. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Utvikling i likviditet: Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Side 2 av 6 Birkenes kommune Servicesenter Utvikling i likviditet 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 Sum likvide midler 30 000 Sum justerte likvide midler 20 000 10 000 0 -10 000 -20 000 Blå linje markerer penger i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr juli er det kr 26,8 mill. i banken når det er justert for bundne midler. Utviklingen i personalkostnader t.o.m. aug: Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Side 3 av 6 Birkenes kommune Servicesenter 25 000 Lønnskostnader inklusiv sosiale kostnader, sykelønnsrefusjoner og innsparingskrav 20 000 15 000 Regnskap Budsjett Gjennomsnitt budsjett 10 000 5 000 0 aug sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 15 15 Grafen over viser utvikling i personellkostnadene siste 12 måneder. Personalkostnadene har totalt et positivt avvik pr august. Vi ser imidlertid at gjeldende de to siste månedene er regnskapet noe høyere enn budsjett. Sykelønnsrefusjoner er imidlertid ikke bokført pr august. Kommunen har for lite i igjen i budsjettet til resultateffekten av lønnsoppgjøret i 2014 og 2015. Totalt beløper det seg til ca. kr 1,0 mill. Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Side 4 av 6 Birkenes kommune Servicesenter Personalkostader fordelt pr tjenesteområde ( juni-juli 2015) 9 000 Personalkostnad og budsjett pr område 8 000 7 000 6 000 5 000 Regnskap 4 000 Budsjett 3 000 2 000 1 000 0 Teknisk ligger litt over budsjettet denne måneden, det gjelder at nedbemanningene på renhold ikke er helt gjennomført ennå. Ressurssenteret ligger fortsatt under budsjettet også gjeldende juni og juli. I hovedsak er det fordi det ikke blir utbetalt så mye i introduksjonsstødnad som planlagt, i tillegg har det vært sykemeldinger det ikke er satt inn vikar for.Lønnsbudsjettet er justert for at barnevernet startet samarbeid med Lillesand i mars måned. Skole og barnehage ligger betraktelig over sitt budsjett, noe av dette kan forventes refundert eller dekket av en annen budsjettpost, men i hovedsak har skole og barnehage vanskelig for å innfri de innsparingskravene som er budsjettert. Helse og velferd ligger litt under sitt budsjett, her er imidlertid ikke sommeren over når det gjelder lønnskostnadene, det pleier alltid å være et lite etterslep som kommer senere. Servicesenteret ligger inne med et overforbruk i forhold til budsjett i sommermånedene fordi det er utbetalt godtgjørelse til de folkevalgte i perioden. Det antas å være et periodiseringsavvik som vil jevne seg ut. Øvrige driftsinntekter- og kostnader blir ikke kommentert i denne rapporten, men fremkommer nærmere i tertialrapportene og årsberetningen. Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Side 5 av 6 Birkenes kommune Servicesenter Med hilsen Lisa Dahl Controller Postadresse: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Telefon: 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Side 6 av 6 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 040/15 Tjenesteutvalget PS 01.09.2015 036/15 Formannskapet PS 02.09.2015 052/15 Kommunestyret PS 10.09.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Astrid Færden Gaare K1 - 026, K2 - F40 15/1658 Søknad deltakelse forsøk ny avsvarsfordeling stat - kommune på barnevernområdet Barneverntjenesten for Kristiansandregionen Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner at Barneverntjenesten for Kristiansandregionen søker om å delta i forsøk med ny ansvarsfordeling mellom stat og kommune på barnevernfeltet i tråd med framlagte søknad. 2. Kommunestyret vedtar «Forskrift om forsøk med økt kommunalt oppgave- og finansieringsansvar for barnevernet» 0T Forskrift om forsøk med økt kommunalt oppgave- og finansieringsansvar for barnevernet i x kommune Søknad om forsøkskommune for ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernfeltet. Link til andre dokumenter https://www.regjeringen.no/contentassets/fa9f490b8d9c4105b2bd31a080dcaead/060515oppdatert-kunngjoringstekst-for-forsok-med-ny-ansvarsfordeling-i-barnevernet-2.pdf Saksopplysninger: Sammendrag Regjeringen ønsker å prøve ut endringer i ansvarsdelingen mellom stat og kommune på barnevernområdet gjennom forsøk i et mindre antall kommuner. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) inviterer landets kommuner til å søke om å delta i forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet. Departementet har utarbeidet en egen forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet på høring. Forskriften skal regulere avvik fra gjeldende lover og forskrifter om oppgavefordelingen mellom stat og kommune på barnevernområdet. Kommunen(e) må vedta denne forskriften for å kunne delta i forsøket. Dersom et interkommunalt barnevernsamarbeid søker om å delta i forsøket, må forskriften og søknaden være forankret i alle kommunene som inngår i samarbeidet. Søknad fra Barneverntjenesten i Kristiansandregionen om å delta følger som vedlegg sammen med departementets forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet. Etter rådmannens vurdering vil kommunen få økt handlingsrom og sterkere styring av den faglige og økonomiske utviklingen av barneverntjenesten ved overføring av oppgaver fra statlig til kommunalt barnevern. Rådmannen anbefaler derfor at kommunene som inngår i Barneverntjenesten for Kristiansandregionen søker om å bli forsøkskommune for ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet. Bakgrunn Regjeringen ønsker å prøve ut endringer i ansvarsdelingen mellom stat og kommune på barnevernområdet gjennom forsøk i et mindre antall kommuner. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) inviterer landets kommuner til å søke om å delta i forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet. Hovedformålet med ny oppgave- og ansvarsfordeling er et bedre barnevern hvor flere barn får rett hjelp til rett tid. I forsøket vil kommunene bli gitt et økt ansvar for oppgaver og tiltak på barnevernområdet, samt økt finansieringsansvar for tiltakene. Oppvekststyret i Kristiansand kommune fattet 14.oktober 2014 (sak 41/14) vedtak om at Kristiansand kommune skulle søke å bli forsøkskommune på barnevernfeltet. Etter Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet utlysning av forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet i mai 2015, fattet Oppvekststyret et nytt vedtak 9. juni, hvor administrasjonen ble bedt om å fremme en sak om å delta i forsøksordning med ny ansvarsfordeling mellom stat og kommune på barnevernsområdet til møte i august 2015. Oppvekststyret ba også administrasjonen avklare en eventuell søknad med de andre kommunene i den nye interkommunale barnevernstjenesten i forkant av den politiske behandlingen. Kommunestyrene i Søgne, Songdalen og Birkenes og bystyrene i Lillesand og Kristiansand har vedtatt å etablere felles interkommunalt barneverntjeneste, Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen, fra 1.1.2016, med Kristiansand kommune som vertskommune. Kommune-/bystyrene i de respektive kommunene vedtok i juni 2015 samarbeidsavtalen mellom kommunene. Det framgår av samarbeidsavtalens punkt 3 at Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen har som ambisjon å bli forsøkskommune i endret oppgave og ansvarsfordeling mellom stat og kommune på barnevernfeltet. Vilkår for å søke 1. Det må utarbeides en søknad fra kommuner som ønsker å delta i forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet. Søknaden må inneholde: · · · · · · · · Beskrivelse av hvordan kommunen ser for seg å ivareta det økte ansvaret som skisseres i denne kunngjøringen. Kommunen må beskrive hvordan den vil organisere seg administrativt for å ivareta økt ansvar. Dette gjelder for eksempel organisering av arbeidet knyttet til rekruttering, veiledning og opplæring av fosterforeldre. En kort beskrivelse av hvordan barns medvirkning ivaretas i behandlingen av saker. En beskrivelse av kommunens forebyggende og tverretatlige arbeid på barnevernområdet Redegjøre for et opplegg for egenevaluering av forsøket. Beskrivelse av hvordan kommunen ser for seg å ivareta det økte ansvaret som skisseres i denne kunngjøringen. Kommunen må beskrive hvordan den vil organisere seg administrativt for å ivareta økt ansvar. Dette gjelder for eksempel organisering av arbeidet knyttet til rekruttering, veiledning og opplæring av fosterforeldre. En kort beskrivelse av hvordan barns medvirkning ivaretas i behandlingen av saker. En beskrivelse av kommunens forebyggende og tverretatlige arbeid på barnevernområdet Redegjøre for et opplegg for egenevaluering av forsøket. Søknaden må forankres politisk i kommunestyret. Søknad fra Barneverntjenesten for Kristiansandregionen følger som vedlegg. 2. Departementet har utarbeidet en egen forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet på høring. Forskriften skal regulere avvik fra gjeldende lover og forskrifter om oppgavefordelingen mellom stat og kommune på barnevernområdet, jf. forsøksloven, § 5. Kommuner må vedta forskriften om forsøk med økt oppgave- og finansieringsansvar for barnevernet for å kunne delta i forsøket, jf. forsøksloven § 5 andre ledd. Forskriften må vedtas av kommunestyret i kommuner som ønsker å delta i forsøket. Departementets forskrift om forsøk følger som vedlegg. 3. Dersom et interkommunalt barnevernsamarbeid søker om å delta i forsøket, må forskriften og søknaden være forankret i alle kommunene som inngår i samarbeidet. Det forutsettes derfor at alle kommunene som inngår i Barneverntjenesten for Kristiansandregionen godkjenner søknaden og vedtar forskriften som gjelder for forsøket. Framdrift / Tidsfrister BLD har fastsatt følgende framdriftsplan / tidsfrister: Aktivitet (Administrativ) søknadsfrist til BLD Vedtak fra kommunestyrene som kan ettersendes • Godkjent søknad • Vedtatt forskrift Planlagt oppstart av forsøket Tidsfrist Første september 2015 Forsøkets varighet Fire år, eller til lovendringer om endrede ansvarsforhold mellom stat og kommune på barnevernområdet settes i kraft i alle landets kommuner. Innen 1. oktober 2015 Første april 2016 Vurdering Vurderingskriterier Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet har besluttet at forsøkene gjennomføres i et mindre antall av landets kommuner, hvorav minst en stor (over 100 000 innbyggere) og en mindre stor (15 -20 000 innbyggere) kommune. For å kunne søke om forsøk må kommunen minimum ha en befolkning på 15 000 innbyggere. Ved behandling av søknader om deltakelse i forsøk vil det legges vekt på følgende vurderingskriterier for utvalg av forsøkskommuner: 1. Kommunen har god måloppnåelse med hensyn til sentrale krav i barnevernloven (for eksempel fristoversittelser ved gjennomføring av undersøkelser, kravene til tiltaksplan ved hjelpetiltak, jf. bvl. § 4-5, krav til omsorgsplan, jf. bvl. § 4-15, tilsyn med barn som er plassert i fosterhjem, jf. bvl. § 6-3, ivaretakelse av barns medvirkning, jf. bvl. § 6-3). 2. Kommunen har god bemanning i barneverntjenesten, sett i forhold til antall meldinger, undersøkelser og barn med tiltak 3. Kommunens netto driftsutgifter til barnevern, per barn i barnevernet 4. Kommunen kan dokumentere at de driver et godt forebyggende og tverretatlig arbeid 5. Kommunen gir en god beskrivelse av hvordan de vil organisere forsøket 6. En helhetsvurdering der både kommunenes kompetanse, kapasitet, tverretatlige arbeid, størrelse, sammensetning samt kostnadsvurdering vektlegges. Kommunene som søker vil bli vurdert ut ifra hvordan de samlet sett forholder seg til kriteriene 1 - 5. Det sjette kriteriet innebærer at det vil bli foretatt en helhetsvurdering av hvordan sammensetningen av forsøkskommuner vil påvirke bl.a. det nasjonale tilbudet til Bufetat. Økonomisk forutsetninger Departementet legger følgende økonomisk forutsetninger til grunn: Forsøkskommunene kompenseres for økt oppgave- og finansieringsansvar gjennom en økning i rammetilskuddet. Denne økningen beregnes med utgangspunkt i hvor mye Bufetat i dag bruker på de oppgavene som overføres til kommunene under forsøket. I 2015 utgjør dette 4 - 4,5 mrd. kroner. Kommuner som deltar i forsøk vil få overført en andel av dette beløpet. Andelen beregnes ut fra kostnadsnøkkelen for barnevern, som består av antall innbyggere 0–15 år med enslig forsørger 2, antall innbyggere 0–22 år, og andel fattige3.4 Forsøkskommunene vil altså ikke bli kompensert ut i fra hvilke kostnader de har hatt til barnevern i foregående år. Kommunene vil imidlertid få en ekstra kompensasjon, utover beløpet som tilsvarer Bufetats utgifter. Denne kompensasjonen gis for at kommunene skal kunne bygge opp nødvendig administrasjon og kompetanse i forbindelse med forsøket og evalueringen av dette. Utover dette vil kommunene få særskilte midler til oppbygging av tiltak som kan forebygge at barn må plasseres utenfor hjemmet og kompetanseheving knyttet til dette. Departementet vil kunne gi mer konkret informasjon om overføringene til den enkelte kommune, når forsøkskommunene er valgt ut og statsbudsjettet for 2016 er vedtatt av Stortinget. Det vil derfor ikke være mulig å beregne de økonomiske konsekvensene (hverken merinntekter eller merutgifter) for forsøkskommunene på nåværende tidspunkt. Forsøkskommunene vil kunne fortsette å kjøpe tjenester fra Bufetat til en pris som dekker Bufetats kostnader fullt ut. Departementet har utarbeidet en oversikt over Bufetats kostnader for de enkelte tiltakene i invitasjonen til kommunene om å søke å bli forsøkskommune. De økonomiske konsekvensene for forsøkskommunene vil langt på vei avhenge av hvordan den enkelte forsøkskommunen klarer å innrette driften, og utvikle den kommunale barneverntjenesten under nye rammevilkår. Faglig og økonomisk merverdi forutsetter at forsøkskommunene utvikler tverrfaglige og tverrsektorielle forebyggende strategier, bygger opp egne barnevern tiltak, og utvikler samarbeid med lokale private eller ideelle aktører og personer. Invitasjonen til å søke om forsøksstatus, med nærmere beskrivelse av vilkår kan lastes ned fra BLD sin nettside: https://www.regjeringen.no/contentassets/fa9f490b8d9c4105b2bd31a080dcaead/060515oppdatert-kunngjoringstekst-for-forsok-med-ny-ansvarsfordeling-i-barnevernet-2.pdf Anbefaling Rådmannen anbefaler at kommunene som inngår i Barneverntjenesten for Kristiansandregionen søker om å bli forsøkskommune for ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet. Økt kommunalt ansvar på barnevernfeltet, vil etter rådmannens vurdering ytterligere legge til rette for bedre tjenester for utsatte barn, unge og deres familier. Etter rådmannens vurdering vil økt kommunalt ansvar for barneverntjenesten bidra til å redusere samhandlingsutfordringer og transaksjonskostnader mellom kommunalt og statlig barnevern. Kommunen vil få økt handlingsrom og sterkere styring av både faglig og økonomisk utvikling av tjenesten. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 037/15 047/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Kommunestyret PS Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1 - 024, K1 - 002 14/910 01.09.2015 Kommunereformen - veien videre Administrasjonens forslag til vedtak: Skriv inn forslag her 1. Kommunestyret slutter seg til anbefalingene i utredningen om framtidig kommunestruktur i Kristiansandsregionen. 2. Det opprettes et forhandlingsutvalg ledet av ordfører, med varaordfører og en representant fra opposisjonen som medlemmer. Forhandlingsutvalget nedsettes på første møte etter at nytt kommunestyre er valgt. Rådmann deltar og sørger for sekretariatsfunksjon for utvalget. 1. Forhandlingsutvalgets mandat: a. Birkenes kommune starter forhandlinger om muligheten for å bygge en ny kommune mellom alle syv kommunene i Knutepunkt Sørlandet. b. Dersom dette ikke fører frem, har forhandlingsutvalget mandat til å gå videre med andre alternativer. c. Kommuneplanens satsingsområder legges til grunn for forhandlingene. 4. Referansegruppen videreføres med en representant fra hvert parti for å sikre bred representasjon i prosessen. 5. Endelig beslutning om framtidig kommunestruktur og vurdering av grenser behandles av kommunestyret innen 30. juni 2016. 0T Notater fra informasjonsmøtene angående kommunereformen april 2014 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Bakgrunn Stortinget ga sin tilslutning til regjeringens ønske om å gjennomføre en kommunereform (Stortingets vedtak proposisjon 95 S (2014), innstilling 300 S (2013-2014)): «Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet. Dette er nødvendig for å møte morgendagens utfordringer og stadig økte forventninger fra innbyggerne.» Innen 1. halvår 2016 skal alle kommunene tatt stilling til kommunereformen, hvor fristen for kommunale vedtak er satt til 1. juli 2016. 1. desember 2014 la ekspertutvalget fram sluttrapporten «Kriterier for god kommunestruktur». Utvalget har sett på hvilke kriterier kommunene bør oppfylle for å kunne ta på seg nye oppgaver: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Tilstrekkelig distanse Effektiv tjenesteproduksjon Økonomisk soliditet Valgfrihet Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Høy politisk deltakelse Lokal politisk styring Lokal identitet 20. mars 2015 ble stortingsmeldingen «Meld. St. 14 (2014-2015) Kommunereformen – nye oppgaver til større kommuner» presentert. Meldingen gir en gjennomgang av hvilke oppgaver nye og større kommuner kan få ansvar for. De syv by- og kommunestyrene i Knutepunkt Sørlandet vedtok i desember 2014 mandatet for en felles utredning om fremtidig kommunestruktur i Kristiansandsregionen. Utredningsgruppen har skrevet rapporten på et selvstendig faglig grunnlag innenfor mandatet som er gitt. Målet med utredningen er å fremskaffe et godt beslutningsgrunnlag for valg av fremtidig kommunestruktur for kommunene i Kristiansandsregionen. Det gis ingen anbefaling om hvilken modell som er best, men utredningsgruppen konkluderer med hvilken modell som bør vurderes først i en videre prosess. Utredningen skal behandles i alle 7 kommune- og bystyrer i september, som et felles grunnlag for videre lokale beslutningsprosesser. Den enkelte kommune vurderer samtidig om de ønsker å vedta oppstart av en videre forhandlingsprosess. Det foreslås å nedsette lokale forhandlingsutvalg i hver kommune som får ansvar for videre realitetsvurdering. Utredningens innhold og anbefalinger Rapporten har et overordnet fokus, og går ikke i dybden på de ulike temaområdene. I rapporten er det beskrevet noen av de oppgavene og utfordringene kommunene vil stå overfor i årene fremover. I lys av dette er det vurdert styrker og svakheter ved fem mulige prinsipielle modeller for fremtidig kommunestruktur for kommunene i Knutepunkt Sørlandet. De fem prinsipielle modellene må forstås som en avgrensning i forhold til antall mulige alternativer. For Birkenes kommune er det i utredningsrapporten vurdert følgende hovedalternativer: · · · · · Dagens grenser (som sammenligningsgrunnlag for øvrige alternativer) Birkenes og Lillesand Birkenes, Lillesand og Grimstad Birkenes, Vennesla, Iveland og Songdalen Birkenes, Lillesand, Kristiansand, Søgne, Songdalen, Iveland og Vennesla (alle 7) Parallelt med utarbeidelse av rapporten har det i Birkenes kommune blitt arrangert folkemøter og gitt informasjon om kommunereformen til innbyggerne. Innspillene fra folkemøtene er vedlagt saken. Utredningen viser at det har skjedd store endringer i samfunnet siden forrige runde med kommunesammenslutninger på 1960-tallet. Kommunene er tilført mange nye og krevende oppgaver. De viktigste samfunnsmessige utfordringene for kommunene i Knutepunkt Sørlandet er å øke utdanningsnivået, andelen yrkesaktive, rekruttere og beholde attraktiv arbeidskraft, arbeide forebyggende og satse på innovasjon i offentlig og privat sektor. På grunn av de demografiske endringene og helseutfordringer vil kommunene få flere og mer kompetansekrevende oppgaver innen pleie og omsorg samtidig som kampen om arbeidskraften til offentlig sektor blir hardere. For de små kommunene kan det være vanskelig å rekruttere fagpersonell, og kommunene er i stor grad avhengig av interkommunalt samarbeid for å løse oppgavene, særlig spesialiserte fagområder. Utredningsgruppens analyser viser at små kommuner med sårbar økonomi, herunder Birkenes kommune, på sikt ikke er sterke nok til å gi et godt tjenestetilbud til innbyggerne uten utstrakt grad av interkommunalt samarbeid. Fagmiljøene vil være små og sårbare, og det vil være rekrutteringsutfordringer på spesialiserte fagfelt. Utredningsgruppen deler ekspertutvalgets anbefalinger om en minimumsstørrelse på 15–20 000 innbyggere for å gi et tilfredsstillende tjenestetilbud, uten utstrakt grad av interkommunalt samarbeid. Birkenes kommune har i kommuneplanen pekt på tre satsingsområder: nærings- og stedsutvikling, tidlig innsats/folkehelse og kvalitet i barnehage og skole. Dette er Birkenes sitt utgangpunkt for videre utvikling og skal danne grunnlaget for de tjenestene som tilbys innbyggerne. Utredningsrapporten klargjør hva som må til for at kommunen skal nå disse målene. Det fremkommer av utredningen at det kan bli for krevende for Birkenes å overleve som egen kommune og samtidig yte et fullgodt servicetilbud til innbyggerne innenfor de rammene som finnes. Birkenes har etablert samarbeid med nabokommuner på flere områder, for å kunne ivareta basistjenester innenfor de mulighetene som finnes i dag. Dagens samarbeid er ikke tilstrekkelig for å løse dagens utfordringer. Det er blant annet vurdert utvidet samarbeid innenfor teknisk sammen med Lillesand. Utgangspunktet for utredningsgruppens konklusjon er målene for de nye kommunene i regionen: · Kommunen er rustet til å gi best mulig tjenester til sine innbyggere på kort og lang sikt. · Kommunen er utviklet som et funksjonelt og demokratisk samfunnsutviklingsområde for sine innbyggere. · Kristiansandsregionen er styrket som konkurransedyktig byregion og har en sentral rolle for utvikling og vekst på Agder. I utredningsrapporten konkluderes det med at alternativet «Alle 7 kommunene» bør vurderes først i den videre kommunereformprosessen i Kristiansandsregionen. Dermed kan man få avklart om dette alternativet er politisk realiserbart før en eventuelt vurderer andre alternativer. Rådmannen anbefaler at Birkenes kommune støtter utredningsgruppens forslag om å vurdere alternativet med en storkommune bestående av knutepunktkommunene først. Vurdering Ikke mulig å levere fullgode tjenester med dagens størrelse Kommunens hovedutfordring er å levere fullgode tjenester innenfor de rammene som finnes i dag og i fremtiden. Befolkningsvekst over flere år og høy andel av unge har gitt økte utgifter, men er i det lange løp positivt for kommunen. Birkenes er en lavinntektskommune med høy gjeld og uten reserver. Det økonomiske handlingsrommet er dermed begrenset. Kravene til kommunen som tjenesteleverandør, samfunnsutvikler og myndighetsutøver har økt betraktelig, samtidig som tilgjengelige ressurser ikke har vokst i takt med kravene. Birkenes kommune jobber intensivt med å ta igjen omstillingsetterslepet, jfr. årsberetninger og økonomiplaner. Omfattende omstillinger og dårlig økonomi gjør kommunen sårbar i forhold til nye behov og oppgaver. I økonomiplanen for 2015-2018 pekes det på at den finansielt utfordrende situasjonen vil vedvare i flere år fremover. Årsberetningen for 2014 viser at Birkenes kommune har et positivt resultat pga. ekstraordinær avkastning på langsiktige plasseringer og at omstilling tar tid. Selv etter innføring av eiendomsskatt, som gav 10 mill i økte inntekter, øker gapet mellom utgifter og inntekter. Det økonomiske handlingsrommet og økende krav gjør det utfordrende å levere gode nok tjenester allerede i dag. På flere områder er det store etterslep som følge av manglende ressurser over tid. Tilfang av nye oppgaver fra staten, uten tilstrekkelig finansiering og begrensede muligheter for kommunalt samarbeid, gjør det krevende å ivareta dagens og fremtidens krav til tjenestetilbud. Birkenes, som er en relativt liten kommune, er svært sårbar for endringer i de økonomiske rammene. På bakgrunn av utredningen og vurdering av kommunens helhetlige situasjon og framtidsutsikter mener administrasjonen at det er urealistisk å ivareta de oppgaver som pålegges innenfor dagens størrelse. Samarbeid på tvers av kommuner gir muligheter men samtidig styringsutfordringer som kan unngås med å bygge nye og store nok kommuner med hensiktsmessige og funksjonelle grenser. En av fordelene med dagens kommuner er nærheten som innbyggerne opplever til både kommunale tjenestetilbud og til kommunepolitikerne. Lokal stedstilhørighet og kultur er viktig for å skape gode bo- og oppvekstmiljø. Ved en eventuell sammenslutning av en eller flere kommuner vil det også bli endringer i de folkevalgte organene. Det må da utarbeides gode måter for å ivareta nærheten til de folkevalgte og tjenestene. Det er særlig viktig at innbyggerne får en reell medvirkning gjennom for eksempel samarbeidsorganer. Birkenes kommune er en tvangssammenslått kommune fra 60-tallet som er preget av unikt engasjement, sterk identitet og mye frivillighet. Dette har allikevel ikke vært nok til å skape nødvendig endring og omstilling til nye krav som settes til samfunn, tjenester og organisasjon. Nye krav og oppgaver, befolkningsvekst, høy gjeld, små driftsenheter på et stort areal og omfattende omstillingsbehov (innovasjon) legger press på kommunens økonomi som er dårlig, liten og sårbar. Til sammen gir dette en alvorlig situasjon for Birkenes kommune. Kommunen må derfor handle kompetent og ansvarlig, for å beholde den positive kraften i Birkenes samfunnet og samtidig skape nødvendig utvikling til det beste for innbyggerne i Birkenes. For tidlig å konkludere med hvilket alternativ som er best for Birkenes kommunes innbyggere Det er ikke mulig å vite hvilket alternativ som er best for Birkenes kommunes innbyggere, før det har vært en reell dialog mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Kommunereformarbeidet er en krevende prosess med mange hensyn som skal ivaretas. Det er derfor viktig å avvente med å konkludere for tidlig i forhold til hvilket alternativ som er best. I prosessen må det vurderes hva som er viktigst for framtiden og hvordan man kan lykkes med å bygge en ny kommune som vil ivareta innbyggerne på en best mulig måte. En avgjørende erkjennelse for videre fremdrift er at det er urealistisk å levere fullgode tjenester med dagens kommunestørrelse. Birkenes kommune har et stort areal og grenser til flere kommuner. Dette gjør grensejusteringer ekstra aktuelle for vår kommune. Prosessen fremover må dermed ta opp i seg både grensejusteringer og fortsatt dialog med innbyggere. Det er først i juni 2016 at kommunestyret må ta endelig stilling til hvilke kommuner som danner en ny kommune. Målet med forhandlingene mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet er å konkretisere mer hva dette innebærer for Birkenes kommunes innbyggere, slik at kommunestyret har et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag. En beslutning som skal stå seg i et 50 års perspektiv. I dialogen blir det viktig å undersøke hva som skal til for å lykkes med å bygge en ny kommune til det beste for innbyggerne. Det forestående samarbeidet om barnevernet i fem av syv kommuner er et eksempel på en desentralisert tjenestemodell. Anbefaling Birkenes kommune har i kommuneplanen pekt på tre satsingsområder: nærings- og stedsutvikling, tidlig innsats/folkehelse og kvalitet i barnehage og skole. Dette er Birkenes sitt utgangpunkt for videre utvikling og skal danne grunnlaget for de tjenestene som tilbys innbyggerne. Med dagens kommunestørrelse vil det ikke være mulig å nå disse målene fullt ut og samtidig levere lovlige og forsvarlige tjenester innenfor dagens rammer. Administrasjonen anbefaler at Birkenes kommune går i forhandlinger med kommunene i Knutepunkt Sørlandet med mål om å bygge en ny kommune sammen med flere. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 038/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1 - 024, K1 - 002 14/910 Søknad om overføring av Nygard krets fra Birkenes til Evje og Hornnes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune ønsker at vurdering av grensejusteringer følger samme saksforløp som kommunereformen. 2. Birkenes kommune ber derfor fylkesmannen avvente behandling av søknad om grensejustering. 0T Anmodning om tilbakemelding - overføring av Nygard krets til Evje og Hornnes kommune Søknad om grensejustering Kopi av brev sendt til Evje og Hornnes kommune Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Innbyggerne i gamle Nygard krets i Birkenes kommune har sendt søknad til fylkesmannen i AustAgder om overføring til Evje og Hornnes kommune. Området som søkes overført er vist i vedlegget til saken. Bakgrunn Innbyggerne i gamle Nygard krets har etter en lengre tids vurdering gått inn for å søke overgang til Evje og Hornnes kommune. Dette temaet er blitt aktualisert i de siste par årene i forbindelse med den planlagte kommunereformen. Vurdering I søknaden pekes det på flere faktorer som gjør at innbyggerne nå søker om å innlemmes i Evje og Hornnes kommune. Området som søkes overført til Evje og Hornnes har per i dag 28 innbyggere over 18 år og består av totalt rundt 43 000 da. Evje sentrum ligger i betydelig kortere avstand fra hele området som søker overgang enn Birkeland. For innbyggere er det naturlige sentrum Evje med arbeidsplasser, handel, servicetilbud, fritidsaktiviteter og kulturtilbud. Kollektivtilbudet i området er generelt dårlig og mot Birkeland i praksis ikke-eksisterende. Selv om det ikke er et godt kollektivtilbud mot Evje er det i praksis lettest tilgjengelige sentrumsområdet da avstanden hit er betydelig kortere. Innbyggerne som søker overgang til Evje frykter å bli en større utkant enn det som er tilfellet i dag gjennom den pågående kommunereformen. Innbyggerne i det aktuelle området ser derfor det som en fordel å heller tilhøre Evje og Hornnes kommune.Det er foreløpig ikke gjort noen andre utredninger av konsekvenser i forhold til for eksempel økonomiske konsekvenser eller konsekvenser for det offentlige tilbudet på Engesland. Dette må utredes mer før rådmannen kan gi en anbefaling. Det pågår nå en større diskusjon rundt fremtidige kommunegrenser og arbeidet med kommunereformen er godt i gang i Birkenes. Rådmannens oppfatning er at en eventuell grensejustering, uavhengig av hvor det måtte være ønskelig i Birkenes, ses i en sammenheng med kommunereformen for øvrig. Det er derfor på det nåværende tidspunkt både vanskelig å vite og avgjøre hva som er mest hensiktsmessig for den enkelte innbygger, for et nærmiljø og for kommunen som helhet. Anbefaling Etter rådmannens vurdering bør en eventuell grensejustering være en naturlig del av de vurderingene som vil bli gjort i forbindelse med kommunereformen. Kommunereformen er en krevende prosess med mange hensyn som skal veies opp mot hverandre. En av intensjonene med kommunereformen er nettopp å gjøre justeringer for å tilpasse kommunegrensene til realitetene i dag og for fremtiden. Rådmannen vil dermed ikke anbefale å realitetsbehandle og konkludere i søknader om grensejusteringer isolert fra hva som skjer med kommunegrenser i forbindelse med kommunereformen, og ber derfor om at grensejusteringen ses i sammenheng med kommunereformen. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 039/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K1 - 209, K3 - &41 14/859 Finansstrategi i Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Det avsettes årlig på disposisjonsfond for å dekke svingninger i økonomien. Gjennomsnittlig skal dette utgjøre 0,6 % av kommunens brutto driftsinntekter over en 4-års periode. 2. Disposisjonsfondet bygges opp over en 10-årsperiode til ca 20 mill. inflasjonsjustert til 5,6 % av driftsinntektene. 3. Avdrag gjeld nedbetales tilsvarende avskrivninger på investeringer hvert år. 4. Andre nøkkeltall utarbeides hvert år i årsberetningen for kontroll av kommunens økonomiske situasjon og retning. 0T Finasiell strategi 30.06.2015 Prosjektbeskrivelse finansstrategi i Birkenes kommune Finansiell ROS-analyse Saksopplysninger: Vedlagt ligger et forslag til en finansstrategi for Birkenes kommune. Strategien skal være et styringsdokument til bruk for administrasjonen og folkevalgte når de skal ta strategiske beslutninger, særlig i forbindelse med budsjett og økonomiplanen. Den angir retningen. Hvordan man konkret handler vil være forankret i budsjett og økonomiplaner. Strategien kommer til uttrykk i nøkkeltall eller handlingsregler. De er fastsatt i målbar form på bakgrunn av hva som er realistisk å få til i Birkenes kommune ut fra den situasjonen kommunen er i dag. Bakgrunn Vedtaket om en finansstrategi ble tatt i Budsjett og økonomiplan 2014-2017 KS 070/13 11: «Administrasjonen pålegges videre å utrede salg av kommunale aktiva inklusive investeringsfond, for å nedbetale gjeld.» Videre i plandokumentet uttales det: «Som påpekt flere steder i plandokumentet, har kommunen uforsvarlig høy gjeld I fht. inntektene. I planperioden er det foreslått en raskere nedbetaling enn minimumsavdrag i 2016 og 2017. Dette er imidlertid ikke nok for å få en bærekraftig balanse mellom kommunens inntekter og gjeld når Birkenes som vekstkommune må foreta en del investeringer i årene som kommer. Kommunen har langsiktige plasseringer på kr 65 mill. I tillegg har kommunen et eierskap i Agder Energi på 1,26 %. Administrasjonen vil utarbeide en finansstrategi som vil belyse hvordan vi best bør innrette oss innen området fremover.» Prosjektbeskrivelse ble utarbeidet våren 2014 og sendt som meldingssak til kommunestyret 20.05.2014. Dette dokumentet er del to og tre av gjennomføring av prosjektet : Analyse: Deloitte ble engasjert sommeren 2014 for å foreta en ROS-analyse av økonomien i Birkenes med anbefalinger. Ekstern part ble foretrukket for å sikre objektivitet, og for å gi økonomiavd. i kommunen en kvalifisert diskusjonspartner. Denne analysen er gjennomført. Utarbeidelse av finansstrategi: Utarbeidelse av et dokument med en finansstrategi med konkrete mål for gjeldsnivå i forhold til driftsinntekter/driftsutgifter i kommunen. Finansstrategien bygger på ROSanalysen. Politisk behandling: Dokumentet skal behandles politisk. Sammen med den utarbeidede ROSanalysen, foredraget med Asbjørn O. Pedersen våren 2014 og utvidet formannskapsmøte 10.6.2015 vil det til sammen danne et godt grunnlag for å vedta en finansstrategi til anvendelse i budsjett- og økonomiplanprosessene fremover. Sammendrag av finansstrategien: Utgangspunktet for alt vi gjør, er oppdraget med å levere tjenester til kommunens innbyggere basert på regulerte rettigheter og forsvarlighetsprinsippet. Dette krever forutsigbarhet og en viss konsistens i tjenesteleveransene. Og nettopp forutsigbarhet for våre innbyggere er hele årsaken til at kommunens økonomi må være sunn og bærekraftig over tid. Dette er også kommunen forpliktet til gjennom Kommuneloven. Sette inn ressurser på et tidligere tidspunkt, er en av de strategiene Birkenes kommune har satset på for å oppnå rasjonell og effektiv forvaltning av kommunale fellesinteresser. Strategidokumentet tar for seg ulike nøkkeltall som egner seg for styring av en kommune. De aktuelle nøkkeltallene er: Drift: · · · · Brutto driftsresultat Netto driftsresultat Lønnskostnader i prosent av driftsinntekter Finanskostnader i prosent av driftsinntekter Investering: · · Gjeldsnivå Lånefinansiering av investeringer Soliditet: · · Avkastning verdipapirer Fond Kontroll · · Avvik fra budsjett Arbeidskapital i prosent av driftsinntekter Nøkkeltallene kan brukes til kontroll av at risiko reduseres i Birkenes kommunes økonomi. Den risikoen er hovedsakelig: · · · Avhengighet av usikre inntekter som avkastning verdipapir og utbytte Agder energi Høy gjeld, med risiko for høye renter og avdrag. Vekst, forsinkelse i inntekter via rammetilskudd. Disse sårbarhetene er ytterligere belyst i ROS-analyse utført av Deloitte. Den samme analysen viser også at det er begrensede muligheter for å redusere sårbarheten. Tre alternativer er utredet som eiendomsskatt, salg av verdipapirer og aksjer i Agder energi. Kommunen står også oven for betraktelige investeringsbehov i årene fremover. Det gjør det urealistisk og for eksempel å sette et investerings- eller gjeldstak. Den eneste måten å få til et gjeldstak på er ved salg av verdipapirer. Ettersom de historisk sett har gitt svært god avkastning, vil ikke det være noen god ide selv om det er risikoreduserende fordi disse inntektene er usikre. En økning i eiendomsskatten er et langt sikrere alternativ. Da vil man kunne opparbeide seg midler slik at man tåler svingninger i de usikre faktorene. Administrasjonen vil anbefale to hovedmåltall basert på utfordringene: Målsatt avsetning til fond vil bidra til at risiko for at bortfall av avkastning og utbytte eller for høy vekst skal velte kommunen kortsiktig. Kommunen vil evne bortfall av inntekter i et par år dersom man klarer å bygge opp et fond. Avdragsbetaling av gjeld tilsvarende avskrivningene. Medfører at lånegjeld ikke blir høyere enn investerte verdier. På sikt vil også dette føre til en bedre gjeldsutvikling selv om det ikke løser problemene helt og fullt. Det skal også utarbeides andre nøkkeltall i forbindelse med årsberetningen hvert år for å registrere uheldig utvikling av kostnader og gjeld over tid. Kommunen skal fortsatt i sin løpende oppfølging bruke budsjett som styringsverktøy. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 040/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K1 - 232, K3 - &13 15/1482 Høringsuttalelse - eiendomsbeskatning av arbeidsmaskiner mv. i verk og bruk Administrasjonens forslag til vedtak: Høringsuttalelse- eiendomsbeskatning av arbeidsmaskiner mv. i verk og bruk, oversendes. Det vises til høringsbrev av 18.6.2015 til høringsinstansene vedrørende forslag om endring i reglene om eiendomsskatt på arbeidsmaskiner mv. i verk og bruk i lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova). Birkenes kommune er opptatt av at bestemmelsesretten til utformingen av eiendomsskatten ligger hos den enkelte kommune, innenfor rammene fastsatt i eigedomsskattelova. Endringene som foreslås vil gi bedre forutberegnelighet ved utskrivingen av eiendomsskatt både for kommunene og de eiendomsskattepliktige, og samtidig innebære en betydelig lettelse i skattebyrden for mange bedrifter. Motsatsen er en betydelig reduksjon i mange kommuners eiendomsskatteinntekter. Begge alternativene i høringen innebærer at mange kommuner mister store deler av inntektene. Birkenes kommune mener at en utvidelse av § 12 som angir kraftlinjer/ verk, telelinjer/ -verk og vindkraftverk som egne utskrivingsalternativ, vil kunne være gunstige i forhold til å kunne gi kommunene mulighet til å differensiere selv. Birkenes kommune har en betydelig andel av sin inntekt gjennom eiendomsskatt fra verker og bruk. Spesielt gjelder dette inntekter fra kraft- og telelinjer med tilhørende anlegg. Begge nevnte alternativer i høringsforslaget vil bety et bortfall av disse inntektene. Dette vil få store økonomiske konsekvenser for kommunen. På den andre siden har Birkenes flere industribedrifter som er viktige for bygda. Et scenario der produksjonsutstyr og produksjonsinstallasjoner fjernes fra skattegrunnlaget vil klart være en fordel for disse. En endring som foreslått vil gi en større grad av likebehandling mellom de ulike bedriftene. Dette siden skattegrunnlaget med de nåværende reglene beror på skjønnsmessige vurderinger og resultatet er en uforutsigbar praktisering. Birkenes kommune mener hverken alternativ 1 eller alternativ 2 i høringsforslaget til departementet er fullverdige forslag som løser eiendomsskatteproblematikken. Dersom det likevel skal arbeides videre med ett av disse alternativene har Birkenes kommune valgt å slutte seg til alternativ 1 med følgende kommentarer: · Birkenes kommune finner det hensiktsmessig å ha mest mulig differensiering av kategorier i eiendomsbeskatning. Ved å velge å jobbe videre med alternativ 1 så beholder en verker og bruk som et selvstendig utskrivingsalternativ. Alternativ 2 fjerner verker og bruk som en egen kategori, og det mener vi er et skritt i feil retning. · Alternativ 1 foreslår følgende lovendring: § 4 annet ledd fjerde punktum skal lyde: Produksjonsutstyr og – installasjonar skal ikkje reknast med. I alternativ 2 foreslås verker og bruk som en underkategori til næring. Gjeldende regler for fastsettelse av eiendomsskattegrunnlaget for næringseiendom vil ikke kunne regulere dette tilfredsstillende. Innplassering under næring vil også innebære at produksjonsutstyr- og installasjoner ikke kan inngå i skattegrunnlaget. Eiendomsskatt fra maskiner og produksjonsutstyr som særskilt er taksert, utgjør 194 660 kr i Birkenes kommune (jf. tabell 1) Dette vil da ikke utgjøre et betydelig tap av inntekter til kommunen. Redusert eiendomsskatt vil gi økt konkurransekraft for bedriftene, noe som igjen skaper ringvirkninger for resten av kommunen. I tillegg kan det motivere bedrifter for å investere i mer kostbart og avansert produksjonsutstyr. Utfordringen for Birkenes kommune er kraftlinjer, trafostasjoner, telelinjer etc. For slike verker og bruk kan begge forslagene medføre at det vesentligste av anlegget ikke blir eiendomsbeskattet. Det vil utgjøre et inntektstap på tilnærmet 60 % av den samlede eiendomsskatteinntekten på verker og bruk. Dette er et kritisk inntektstap for en liten kommune. Tabell 1- Birkenes kommune- 2014 1. Samlet eiendomsskatteinntekt fra verk og bruk 5 714 382 kr 2. Eiendomsskatt fra maskiner og produksjonsutstyr i takster hvor dette er særskilt taksert 194 660 kr 3. Eiendomsskatt fra kraftlinjer 2 912 336 kr 4. Eiendomsskatt fra andre infrastrukturanlegg (telenett, bredbånd, kabel tv, rørledninger etc.) 262 150 kr 5. Prognose på eiendomsskatt fra fremtidig vindkraft 5 000 000 kr . En stor vindkraftutbygging er under planlegging i Birkenes kommune. Et viktig argument for utbygging var fremtidige inntekter til kommunen gjennom eiendomsskatt, som vederlag for inngrep i naturen. Prognoser for fremtidig eiendomsskatt fra vindmølleutbygging er estimert til 5 000 000 kr. Birkenes kommune har valgt å støtte alternativ 1 i denne høringen fordi dette muliggjør en mer differensiert eiendomskattepolitikk, noe som er ønskelig. Alternativ 1 har også med seg lovendringen som sier at produksjonsutstyr og – installasjoner skal ikke regnes med i skattegrunnlaget. Dette er en fordel for industribedriftene i vår kommune, men det er kritisk for kommuneøkonomien. Vi ønsker en eiendomskattepolitikk hvor man tilbakefører mer bestemmelsesrett til kommunene, slik prinsippet for eiendomsskatten var tiltenkt. Det vil si at vi ønsker at hver kommune kan differensiere mer i forhold til hvilke kategorier som skal beskattes. For eksempel slik som vannkraftanlegg utgjør et eget utskrivingsalternativ, kunne det vært lagt opp til det samme for kraftlinjer/ -verk, telelinjer/ verk og vindkraftverk. Birkenes kommune vil avslutningsvis bemerke at de store omstillingene det legges opp til, og de betydningsfulle økonomiske konsekvensene det vil få for et stort antall kommuner, gir et behov for en grundig vurdering og en prosess som ikke må tilskyndes. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 043/15 Tjenesteutvalget PS 01.09.2015 041/15 Formannskapet PS 02.09.2015 043/15 Planutvalget PS 02.09.2015 Kommunestyret PS Eldrerådet PS Råd for funksjonshemmede PS 013/15 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1 - 033 15/1300 31.08.2015 Rullering poltisk utvalgsstruktur og godtgjørelse - forslag fra arbeidsgruppa Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Tjenesteutvalget og viltnemnda legges ned. Saker vedtaksbehandlet i tjenesteutvalget overføres til kommunestyret. 2. Felles utvalg for eldreråd og råd for funksjonshemmede opprettes fra ny valgperiode 3. Det arbeides for å opprette et felles forliksråd for Lillesand og Birkenes mvf 01.01.2017 4. Antall kommunestyremedlemmer reduseres til 19 fra 01.10.2019 5. Godtgjørelsesreglementet endres iht administrasjonens forslag. Der det foreslås to satser, velges a. laveste sats 0,5 % b. høyeste sats 1 % 6. Innsparinger som følge av punkt1- 5 innarbeides i tertialrapport nr 2 for 2015 og budsjett/økonomiplan for 2016 tilsvarende effekt i 2015 og helårseffekt fra 2016. 0T Oversikt politisk godtgjørelse sammenlignbare kommuner Økonomiske konsekvenser Link til andre dokumenter Saksopplysninger/Bakgrunn Nåværende politisk struktur og godtgjørelsesreglement ble vedtatt 06.09.2007. Kommunestyret oppnevnte i sak 041/15 arbeidsgruppe for rullering av godtgjørelse politiske verv , som ble gitt følgende mandat: Revisjon av dagens reglement med forslag om nødvendige endringer. Arbeidsgruppen har bestått av ordfører, varaordfører, leder tjenesteutvalget og leder valgkomiteen. Rådmannen og formannskapssekretæren har representert administrasjonen. Det har vært avholdt ett møte. Arbeidsgruppe legger fram forslag om 1. Styrke kommunestyret og opprettholde kun lovbestemte utvalg. Vurdere nedlegges av tjenesteutvalget og felles viltnemnd med Lillesand 2. felles utvalg for eldreråd og råd for funksjonshemmede. 3. felles forliksråd for Lillesand og Birkenes. 4. Redusere antall kommunestyremedlemmer til 19. 5. Vurdere endringer i godtgjørelsesreglementet Vurdering 1. Styrke kommunestyret og opprettholde kun lovbestemte utvalg Etter lovverket må kommunene oppnevne formannskap, fast utvalg for plansaker, administrasjonsutvalg, klagenemnd, kontrollutvalg, eldreråd , råd for funksjonshemmede og forliksråd i hver kommune. Kommunelovens § 10 gir kommunen i tillegg mulighet til å opprette faste utvalg for kommunale formål for deler av den kommunale virksomheten. Arbeidsgruppa ser viktigheten av å styrke kommunestyret. Det er behov for å sikre at alle kommunestyrets medlemmer får tilgang til samme informasjon og kunnskap. En mulig arbeidsmetode kan være å dele kommunestyremøtene i to deler: temamøte og behandling av saker. Flere temamøter gir alle medlemmene i kommunestyret en mulighet til å gå i dybden på et valgt tema, for så å få saken opp til behandling på et seinere møte. Dette kan planlegges i et årshjul for hvert år og samkjøres med planstrategi og styring. § 10 utvalg. Tjenesteutvalget Arbeidsgruppa foreslår at utvalget ikke opprettholdes. Det medfører at saker som Tjenesteutvalget har vedtaksbehandlet vil bli direkte behandlet i kommunestyret. Arbeidsgruppa mener det vil bidra til å vitalisere og føre til mer engasjement i kommunestyret. Viltnemnd – felles viltnemnd med Lillesand Slik situasjonen er i både Lillesand og Birkenes i dag, har viltnemdene ingen nødvendig forvaltningsmessig funksjon. Alle oppgaver innen viltforvaltning er delegert og håndteres enten administrativt eller av viltlagene. Vi skiller funksjonen fallviltgruppe som er en lovpålagt oppgave, denne ivaretas ikke av viltnemd. Administrasjonens holdning er at viltnemd ikke er et nødvendig politisk organ, som det ikke er behovet i neste periode. 2. Felles utvalg for eldreråd og råd for funksjonshemmede. Begge lovene åpner for å opprette felles råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne, jf eldrerådslova §§ 4a og 8a og lov om råd for menneske med nedsett funksjonsevne § 3. Norsk institutt for by- og regionforskning NIBR har utarbeidet et notat, publisert januar 2014. Notatet er basert på en spørreundersøkelse i alle landets kommuner over organiseringen av kommunale og fylkeskommunale eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. I alt 336 kommuner har svart på undersøkelsen om eldreråd. Av disse oppgir 89 prosent at de har rene eldreråd, mens 11 prosent (35 kommuner) har fellesråd. Ikke overraskende er kommunene, som har valgt fellesråd, i gjennomsnitt mindre enn de som har valgt rene råd. Kommuner med fellesråd har en gjennomsnittsstørrelse på 4.100 innbyggere, mens gjennomsnittsstørrelsen for kommuner med rene eldreråd er på 12.700. Felles rådene består av fra 5-7 medlemmer med medlemmer fra formannskap/kommunestyre, pensjonistforeninger og organisasjoner med funksjonshemming. Songdalen er en av kommunene i Knutepunktet som har god erfaring med fellesråd. Rådet består av 2 kommunestyremedlemmer, 2 representanter fra pensjonistorganisasjoner og 2 representanter fra organisasjoner med funksjonshemming. Arbeidsgruppa foreslår felles råd ut fra viktigheten av å ha et helhetlig fokus og tilnærming til sakene. Et eksempel er helhetlig boligpoltikk, hvor det er viktig med ivaretakelse av ulike behov i en sammenheng. Det medfører også effektivisering i administrasjonen, med felles sekretariatfunksjon og samlet sett færre møter. Medlemstallet settes til 7 med 3 representant fra formannskap/kommunestyret, 2 representanter fra pensjonistorganisasjoner og 2 representanter fra organisasjoner med funksjonshemming. 3. Felles forliksråd for Lillesand og Birkenes Etter domstolloven kan kommuner som har samme sekretariat for forliksrådet og dessuten ligger i samme domssogn, med tilslutning av minst 2/3 av hver av kommunestyrenes medlemmer beslutte å ha felles forliksråd dersom kommunene samtidig er enige om hvor mange medlemmer og varamedlemmer hver kommune skal velge, og om hvordan det skal sikres at det blant både medlemmene og varamedlemmene er både kvinner og menn. Felles forliksråd kan opprettes uavhengig av funksjonsperioden etter § 57. Gjeldende funksjonsperiode er fram til 31.12.2016 Birkenes og Lillesand forliksråd har pr i dag sekretariat og ligger i samme domssogn . Forslaget framsettes på bakgrunn av ønske fra Birkenes forliksråd, da sakene blir mer komplekse og saksmengden er for liten til at medlemmene får den erfaring og kunnskap som kreves for å utføre vervet tilfredsstillende. 4. Redusere antall kommunestyremedlemmer til 19. Kommunelovens §7.2 omhandler kommunestyrets medlemstall. Er innbyggertallet under 5000, skal det være minst 11 medlemmer. For kommuner med 5000 – 10000 innbyggere skal medlemstallet være minst 19. Dersom det blir flertall for å endre medlemstallet, vil det først få virkning fra 2019. Iht kommuneloven må endring av antall medlemmer vedtas senest 31. desember i nest siste år i valgperioden. 5. Vurdere endringer i godtgjørelsesreglementet. Godtgjørelse politiske verv Rådmannen legger nå frem et noe revidert reglement, ift til fast- og møtegodtgjørelse for utvalgsmedlemmene. I tråd med 1. tertialrapport er det behov for ytterligere innsparingstiltak. Godtgjørelse til ordfører i 2014 ble redusert fra 90 % til 80 % av stortingsrepresentantenes grunnlønn, jf K-sak 011/14. I forslaget er ordførers godtgjørelse på 80 % opprettholdt grunnlag for fastgodtgjørelse. Det er videre ikke foreslått noen endringer i forhold til dagens gjeldende reglement bortsett fra satsene. Det er innhentet opplysninger fra sammenlignbare kommuner som Gjerstad, Åmli , Tvedestrand, Froland, Lillesand. Songdalen og Lindesnes, jf vedlagte tabell. Forslag fra administrasjonen: · Ordførers godtgjørelse settes til 80 % av stortingsrepresentantenes grunnlønn. · Varaordførers godtgjørelse opprettholdes med 10 % av ordførers godtgjørelse · Det gis fast godtgjørelse i % av ordførers godtgjørelse til Kommunestyrets medlemmer med 0,5% / 1% Formannskapets medlemmer med 0,5% / 1% Planutvalgets medlemmer med 0,5 % / 1% Leder kontrollutvalget med 1 % Kontrollutvalgets medlemmer med 0,5 % · Øvrige utvalg gis møtegodtgjørelse med kr 450 til leder og kr 350 til medlemmer. · Grunnlaget for fast godtgjørelse justeres ikke i valgperioden, dvs. satsen i valgåret opprettholdes (stortingsrepresentantenes lønn pr 2015). Forslaget gir budsjettmessig forutsigbarhet i valgperioden og medfører en innsparing på kr 425 583 / kr 308698 avhengig av 1 % eller 0,5 %., jf vedlegg. Denne innsparing reduseres noe ved at kommunestyret har flere temamøter gjennom et år. Anbefaling 1. Tjenesteutvalget og viltnemnda legges ned. Saker vedtaksbehandlet i tjenesteutvalget overføres til kommunestyret. 2. Felles utvalg for eldreråd og råd for funksjonshemmede opprettes fra ny valgperiode 3. Det arbeides for å opprette et felles forliksråd for Lillesand og Birkenes mvf 01.01.2017 4. Antall kommunestyremedlemmer reduseres til 19 fra 01.10.2019 5. Godtgjørelsesreglementet endres iht administrasjonens forslag. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 042/15 046/15 Utvalg Type Dato Formannskapet PS 02.09.2015 Kommunestyret PS Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1 - 233, K2 - L05 15/1625 01.09.2015 Tobias jorde - helhetlig plan for utvikling, vedlikehold og drift Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune starter opp arbeidet med en ny organisering av forvaltningen av Tobias jorde. Kommunens innsats i prosjektet er administrative ressurser inntil kr 100 000 innenfor vedtatte budsjettrammer. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Birkenes kommune har fått tilsagn om kr. 100 000 til lokal samfunnsutvikling i kommunen (LUKmidler) fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Det er fylkeskommunen som administrerer tilskuddet på vegne av departementet. Midlene er ment for bruk til å prosjektere og komme i havn med den fremtidige organiseringen og driften av Tobias jorde. Midlene skal ikke brukes til drift eller investeringer i fysiske installasjoner. Administrasjonen i Birkenes vil bruke høsten på å igangsette et arbeid med videreutvikling av Tobias jorde. Bakgrunn Tobias jorde er et sentralt og svært viktig grøntområde på Birkeland. Arealene brukes til rekreasjon, lek, ulike arrangementer som konserter, markedsdager og tivoliaktiviteter. Utviklingen av Tobias jorde er et første skritt på vei mot å realisere sentrumsplanen for Birkeland. I arbeidet med sentrumsplanen har det vært en forutsetning at Tobias jorde skal være et sentralt og viktig element i sentrum. Det er kommunen som eier Tobias jorde. Vurdering Det er flere grunner til at det er nyttig å igangsette en prosess for den videre utviklingen av Tobias jorde. Hovedgrunnen er at kommunen nå har en kommuneplan og en områdereguleringsplan som har definert sentrumsutvikling som et viktig satsingsområde i de kommende årene. Tobias jorde er en viktig faktor i dette. Det har i mange år blitt jobbet for å utvikle Tobias jorde og definere hva Tobias jorde er og skal brukes til. Denne historien må tas med som et grunnlag for den videre utviklingen av området. Rådmannen vil anbefale at formannskapet gir administrasjonen fullmakt til å jobbe videre med en plan for videre utvikling av Tobias jorde. Formannskapet gir samtidig administrasjonen fullmakt til å sette sammen en rådgivende gruppe for prosjektet sammensatt av personer fra næringsliv, organisasjoner, kommuneadministrasjon. Formannskapet fungerer som styringsgruppe. Rådmannens ledergruppe er administrativ styringsgruppe. Birkenes kommune skal sørge for god innbyggerinvolvering. I en slik prosess er det viktig å involvere innbyggere, næringsliv og andre interessegrupper på en god måte. Blant annet foreslås det at skolebarn kan delta på et verksted for utforming av Tobias jorde. Dette må gjøres i samarbeid med skolen. Barn og unge er en viktig fremtidig brukergruppe i området og bør få en tydelig stemme inn i prosjektet. Næringsliv og grunneiere må involveres i prosessen. Det foreslås at det inviteres til en dialog for å finne gode løsninger for Tobias jorde til felles beste. Arbeidet med en plan for Tobias jorde skal omfatte all kommunal eiendom på området, det vil si også sti og veger inn og ut av området. Det skal lages en helhetlig plan for Tobias jorde som beskriver ansvar for evt nye tiltak i området, organisering av forvaltningen, vedlikehold og finansiering. Dette innebærer også at prosessen skal avklare scenen og løsning for tak. Det er en målsetning at forslag til helhetlig plan foreligger innen sommeren 2016. Finansiering: LUK-midlene på kr. 100 000 må benyttes i tillegg til egne ressurser. Det foreslås derfor at det benyttes inntil kr. 100 000 av interne ressurser innenfor vedtatte budsjetter. Det bør i løpet av prosjektperioden være på plass en finansieringsordning for videreutvikling og drift av parkområdet. Anbefaling Det anbefales at Birkenes kommune starter opp arbeidet med en ny organisering av forvaltningen av Tobias jorde. Kommunens innsats i prosjektet er administrative ressurser inntil kr 100 000 innenfor vedtatte budsjettrammer i tillegg til tilskuddet på kr. 100 000 fra fylkeskommunen. De interne ressursene stilles til rådighet innenfor tjenesteområdet teknisk.
© Copyright 2024