1. No category

Utvalgte problemstillinger knyttet
til bokføringsreglene
Salg av ”nye leiligheter” i
boligselskaper
Revisjon og revisjonsplikt – må,
bør eller trenger ikke
Terje Tvedt, BDO AS
Utvalgte problemstillinger knyttet til
bokføringsreglene
Agenda
•
•
•
•
•
•
•
Innledning og historikk
Pliktig regnskapsrapportering og ajourhold
Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
Kontrollspor
Dokumentasjon av bokførte opplysninger
Dokumentasjon av balansen
Oppbevaring
side 3
INNLEDNING
side 4
Litt historikk
Bokføringsloven og –forskriften ble vedtatt høsten 2004
Gjeldende for alle fra 1.1.2006
Evaluering av bokføringsloven
• Bokføringsstandard styret har foretatt en gjennomgang av
bokføringsregelverket for Finansdepartementet
—Delrapport I – Godkjenningsordning for kassasystemer (september 2008)
—Delrapport II – Forslag til endringer i bokføringsloven og
bokføringsforskriften
(oktober 2008)
—Delrapport III - Forskriftsendringer, forsikring, bank og finans (april
2009)
side 5
Litt historikk (forts)
– Lov om endringer i bokføringsloven ble fastsatt
– Deler av bokføringslovendringer satt i kraft
– Resterende bokføringslovsendringer satt i kraft
– Enkelte endringer i bokføringsforskriften vedtatt
– Enkelte endringer i bokføringsforskriften og
overgangsforskriften vedtatt
• 28.06.2013 – Flere endringer i bokføringsforskriften vedtatt
•
•
•
•
•
22.06.2012
01.07.2012
07.09.2012
07.09.2012
17.09.2012
side 6
Oppbevaringstid
•
•
Fem år fra 2015
Unntak
— Dokumentasjon av prosjektregnskap må oppbevares i minst 10 år.
— Bankers og finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner må
oppbevares i minst 10 år.
— Foretak med petroleumsutvinning eller rørledningstransport må fortsatt
oppbevare i minst 15 år og i minst 10 år for utenlandske selskaper og personer
som driver virksomhet på norsk sokkel.
— Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som er omfattet av justeringsreglene og
gjelder fast eiendom, skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt.
— Dokumentasjon som skal utarbeides etter merverdiavgiftsforskriften ved
anskaffelser, bruk og overdragelser av kapitalvarer, skal oppbevares i fem år
etter siste år i justeringsperioden.
— Petroleumsutvinning og rørledningstransport - 15 år
side 7
Formål med regelverket
Formål
Etablere grunnlag for å produsere årsregnskap og annen historisk
regnskapsrapportering som følge av lov og forskrift (pliktig
regnskapsrapportering og spesifikasjon av den)
Muliggjør innsyn i løpende transaksjoner og pliktig regnskapsrapportering
Ikke inkludert i formålet
• Intern kontroll
• Intern rapportering
side 8
Oppbygging av regelverk for regnskapsføring og -avleggelse
Regnskapsrapportering
1. Bokføring og øvrig
registrering
Bokføringsloven
2. Regnskapsavslutning
Regnskapsloven mm
3. Distribusjon og
tilgjengeliggjøring
Aksjelovene og
annen lovgivning
side 9
Innledning - lovmodellen
Formål og grunnleggende bokføringsprinsipper
Pliktig regnskapsrapportering
Bokføring
Dokumentasjon av
balansen
Spesifikasjon av
pliktig regnskapsrapportering
Dokumentasjon av
bokførte
opplysninger
Oppbevaring
Øvrige regler
Side 10
side 10
God bokføringsskikk
NBS
NBS
NBS
NBS
NBS
NBS
NBS
NBS
1 Sikring av regnskapsmateriale (mars 2014)
2 Kontrollsporet (mars 2014)
3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (mars 2014)
4 Elektronisk fakturering (mars 2014)
5 Dokumentasjon av balansen (mai 2013)
6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer (mars 2014)
7 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (januar 2015)
8 Sideordnede spesifikasjoner (april 2015)
side 11
God bokføringsskikk (forts)
GBS 1 Utstedelse av kreditnota (desember 2014)
GBS 2 Kjøreskolers plikt til å ha kassaapparat og timebestillingssystem (mars 2014)
GBS 5 Utstedelse av salgsdokumentasjon for rabatter, markedstøtte mv. (september 2014)
GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv. (april 2015)
GBS 7 Utstedelse av salgsdokumentasjon – royalty til forfattere (mars 2014)
GBS 8 Bokføring av innbytte (mars 2014)
GBS 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt
dokumentasjons- og oppbevaringskrav (april 2015)
GBS 10 Dokumentasjon av medgått tid (april 2015)
GBS 13 Forskuddsfakturering (september 2014)
GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering til Altinn (april 2015)
GBS 16 Internettsalg (april 2015)
GBS 17 Tidspunkt for dagsoppgjør for serveringssteder (april 2015)
side 12
Grunnleggende bokføringsprinsipper (BFL § 4)
1. Regnskapssystem
6. Dokumentasjon
2. Fullstendighet
7. Sporbarhet
3. Realitet
8. Oppbevaring
4. Nøyaktighet
9. Sikring
5. Ajourhold
10. God bokføringsskikk
side 13
PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING OG AJOURHOLD
side 14
Pliktig regnskapsrapportering - definisjon
”…lovbestemt rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter,
gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt med forhåndsdefinert innhold…”
• Årsregnskap, ligningsoppgaver, mva-oppgaver osv.
• Kravet til skriftelighet utelukker ikke at pliktig regnskapsrapportering er i elektronisk form
• Det er en forutsetning for bokføringsplikt, at man har pliktig regnskapsrapportering
side 15
Pliktig regnskapsrapportering - avgresning
BFF § 2-1 Pliktig regnskapsrapportering
Pliktig regnskapsrapportering etter BFL § 3 omfatter regnskapsrapportering med
hjemmel i:
•
•
•
•
•
Regnskapsloven
Merverdiavgiftsloven
Ligningsloven
Skattebetalingsloven
Folketrygdloven
Regnskapsrapportering med hjemmel i Finanstilsynsloven er tatt bort i BFF § 2-1
side 16
Ajourhold – spesifikke regler
BFL § 7, 2. ledd
Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig
regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned
• BFF § 4-1 Unntak for virksomheter med få transaksjoner
Færre enn 600 (endret fra 300) bilag pr år.
Men må være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering
side 17
SPESIFIKASJONER AV PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING
side 18
Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
”Detaljgjengivelse og/eller sammenstilling av bokførte
opplysninger, eksempelvis fordringer og gjeld pr motpart…”
• Skal foreligge hos bokføringspliktige, men i motsetning til pliktig
regnskapsrapportering ikke sendes til eksterne parter
• Forutsetningen for å kunne frembringe en spesifikasjon er vanligvis at det har
skjedd en bokføring med påfølgende bearbeiding av opplysningene
• Grunnlaget for selve bokføringen er heretter benevnt dokumentasjon, og må ikke
forveksles med spesifikasjoner
side 19
Lovbestemte spesifikasjoner - regnskapslovgivningen
BFL § 5
For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere
enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å
kunne utarbeide:
1. Bokføringsspesifikasjon
2. Kontospesifikasjon
3. Kundespesifikasjon
4. Leverandørspesifikasjon
5. Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere, og egen virksomhet
6. Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
side 20
Lovbestemete spesifikasjoner – skatte- og avgiftsrapprotering
BFL § 5 (forts.)
For hver periode med pliktig rapportering skal den
bokføringspliktige i tillegg være i stand til å kunne utarbeide:
1. Spesifikasjon av merverdiavgift
2. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
3. Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved
utarbeidelse av konsernregnskap
• Detaljer i BFF § 3-1
• Regnskapssystemet skal kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig
regnskapsrapportering på papir
side 21
Utarbeidelse av spesifikasjoner
Tidligere var det at krav om at spesifikasjonene skulle utarbeides
Nå kan man velge om:
• Utarbeide eller
• Kunne utarbeide (dvs. utarbeide ved behov)
• Krav til lukking hvis man ikke utarbeider spesifikasjonene
side 22
Regler for utarbeidelse av lovbestemte spesifikasjoner
Må kunne utarbeide på forespørsel for 5/10 år tilbake, dette krever
lukking
Dato for utarbeidelse skal fremgå av spesifikasjonene
Krever oppbevaring av bokførte opplysninger
Vanligvis i regnskapssystemet de er bokført i
Krav om lukking av regnskapsperioder
—Dokumentasjon av lukkefunksjonen
• Kan også utarbeide og oppbevare ferdige spesifikasjoner
—Printfiler på server, utskrift på papir mv.
• For begge alternativene – sikring mot endring, sletting, tap og ødeleggelse i
samsvar med NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale
•
•
•
•
side 23
Lukking av regnskapsperioder
Krav til lukking av perioder
• Regnskapsperiodene skal lukkes innen ajourholdsfristene i BFL § 7
— Lukking skal gi tilfredsstillende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger etter fristens utløp
— Ved lukking av regnskapsperioder skal det foreligge en beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for
lukking
side 24
Underspesifikasjoner
NBS 2 Kontrollsporet
• Poster kan fremkomme som totaler i spesifikasjoner av pliktig
regnskapsrapportering, dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige
disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende
spesifikasjoner, og er kontrollerbare mot totalen
— F. eks daglige kontantsalg i en egen rapport.
Periodens totale kontantsalg i henhold til rapporten bokføres. Rapporten blir da
en underspesifikasjon av bokførings-spesifikasjonen og kontospesifikasjonen (må
inneholde dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning)
— Gjelder ikke kunde- og leverandørspesifikasjon
side 25
KONTROLLSPOR
side 26
Kontrollspor
Den tidligere bestemmelsen om regnskapssystem i BFL § 6 mv., ble
endret i 2012 slik at det nå presiseres at det er kontrollsporet som
skal beskrives
Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan
systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfeller
det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger på en
enkel måte
Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert
eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at
den er fullstendig.
side 27
Kontrollspor - regelverket
• BFL. § 4, punkt 7 Sporbarhet:
Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon,
spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering
• BFL. § 6 Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via
spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering.
• Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte
poster kan etterprøves
• Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være fortløpende
nummerert, eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å
kontrollere at den er fullstendig for hver enkelt bokføringspliktig etter BFL
§ 2.
• NBS 2 Kontrollsporet (oktober 2012)
side 28
Fra dokumkentasjon til rapportering
side 29
NBS 2 - Kontrollsporet
Standarden omhandler
— Generelle krav til toveis kontrollspor
— Krav til dokumentasjon av kontrollsporet, som kun gjelder i de tilfeller hvor dette er nødvendig for å kunne
kontrollere de bokførte opplysningene på en lett måte
side 30
NBS 2 – egenskaper ved kontrollsporet
Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon av
— Bokførte opplysninger,
— Opplysninger i spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering, og
— Pliktig regnskapsrapportering
Det skal på samme måte foreligge et toveis kontrollspor mellom balansen og
dokumentasjon av balansen
Kontrollsporet skal være lett å følge for en ekstern kontrollør
side 31
Felles nummerering
Felles faktureringssystem i konsern
• Uttalelse fra Skattedirektoratet 30.10.2006
— Det er ikke i samsvar med bokføringsforskriften at flere benytter en felles nummerserie
— Hver bokføringspliktig etter BFL § 2, må ha sin egen nummerserie
– Evt. må salgsdokumentene være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av
utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte
side 32
Nummerering ved skanning
Krav om fortløpende nummerering
Kan løses på flere måter, men kravet til kontrollspor må ivaretas
• Manuell løsning hvor bilagene nummereres før skanning og filen merkes med hvilke bilag den
inneholder
• Skanningprogram hvor programmet tildeler nummer
— Nummeret fremgår ikke direkte av det skannede dokumentet
— Må kunne gå fra dokumentasjonshenvisning i spesifikasjonen til dokumentasjonen og motsatt vei
side 33
NBS 2 - Dokumentasjon av kontrollsporet
• Dokumentasjon av kontrollsporet skal utarbeides dersom det er nødvendig
for å kontrollere bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering på
en lett måte
• Dersom dokumentasjon av kontrollsporet er nødvendig skal den være så
utfyllende og omfattende og inneholde de opplysningene som er nødvendig
for at en ekstern kontrollør kan etterprøve bokførte opplysninger og pliktig
regnskapsrapportering
– Dokumentasjonen skal være strukturert og organisert på en måte som gjør
det mulig for en ekstern kontrollør å forstå kontrollsporet
side 34
DOKUMENTASJON AV BOKFØRTE OPPLYSNINGER
side 35
Dokumentasjon av bokførte opplysninger
Bokførte opplysninger skal være dokumentert (BFL § 10)
• Vise bokførte opplysningers berettigelse
• Korrekt og fullstendig innhold
• Ikke endres etter utstedelse
side 36
Primær- og sekundærdokumentasjon
Sekundærdokumentasjon
Primærdokumentasjon
Avtale
Leveranse
Dokumentasjon av
bokførte opplysninger
Lovbestemte
spesifikasjoner
Ordre
Pakksedler
Faktura eller tilsvarende
Kontospesifikasjon
Kontrakter om større
leveranser
Arbeidsbeskrivelser og
lignende
Kontantsalgsdok.
Kundespesifikasjon
Timebestillinger
Timelister
Lønnsdokumentasjon
Bokføringsspesifikasjon
Dokumentasjon av utlegg som
refunderes ansatte
Prosjektregnskap
Dokumentasjon av
betalingstransaksjoner
Side 37
Salgsdokumentet
• BFF § 5-1-1 Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst
inneholde:
—Nummer og dato for utstedelse (dokumentasjonsdato)
—Angivelse av partene (også kjøper)
—Ytelsens art og omfang
—Tidspunkt og sted for levering
—Vederlag og betalingsforfall
—Mva og andre avgifter som kreves spesifisert
– Mva skal angis i NOK
• Hvis det ikke er tilstrekkelig informasjon på faktura => annen dokumentasjon
(avtaler, brev, pakksedler) kan bli primærdokumentasjon, krever henvisning
fra faktura
side 38
Språk i salgsdokumentet
BFF 5-1-1a
• Norsk, svensk, dansk eller engelsk
(departementet kan ved forskrift eller enkeltvedtak bestemme annet språk)
• Bokføringspliktige med filialer i utlandet kan likevel utstede filialens salgsdokument på det
lokale språket
side 39
Hvem kan utstede salgsdokument
Utstedelse av salgsdokument – BFF § 5-2
§ 5-2-1. Utsteder av dokumentasjon
— Skal utstedes av selger med mindre annet er bestemt i lov/forskrift
– Bokføringspliktig som kjøper av ikke bokføringspliktig kan utstede salgsdokumentasjon på vegne av
selger
— Angivelse av kjøpere som kan utstede salgsdokument
– Hovedsakelig foreninger og samvirkelag innenfor primærnæringene
side 40
Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument
BFF § 5-2-:
2. Tidspunkt for utstedelse - hovedregel
• Snarest mulig og senest en måned etter levering
• Års-/årsterminoppgaver – samme kalenderår
3. Månedlig fakturering
• Leveranser som faktureres månedlig kan faktureres innen 15 virkedager i
måneden etter leveringsmåneden
4. Løpende levering av tjenester
• Senest en måned etter utløpet av ordinær mva termin
• Kan utsettes for ubetydelige leveranser
• Bestemmelsen gjelder også for varer som leveres sammen med tjenesten
5. Strøm, telefoni og lignende
• Måling av faktisk forbruk, salgsdokumentasjon for lengre perioder – maks 1
år, helst samme kalenderår
side 41
Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument (forts)
6. Forskuddsfakturering
— Persontransport, servering, abonnementer, leie, avgift og lignende kan utstedes før
levering har funnet sted – begrenset til 1 år
— Hva kan det ligne på?
— Helst samme kalenderår som levering
— For andre typer leveranser kan forskuddsfakturering med mva ikke utstedes
— Ikke avgiftspliktige leveranser kan forskuddsfaktureres
7. Kreditnota
8. Dispensasjon
side 42
Nummerering og datering
• Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden,
kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt
at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. Bestemmelsen
gjelder tilsvarende for uttak
• Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for
flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik
forfallsdato
• Plikten til nummerering av salgsdokument gjelder ikke konkursbo som ikke
er næringsdrivende og som plikter å levere omsetningsoppgave etter
merverdiavgiftsloven
side 43
Løpende ytelser
Salg av ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode,
i henhold til skriftlig inngått avtale, kan dokumenteres med
betalingsdokumentasjon. Betalingsdokumentasjonen skal i slike tilfeller inneholde
de opplysninger som kreves i et salgsdokument, med unntak av fakturanummer.
side 44
Dokumentasjon av bokførte opplysninger
Krav til originalitet

Papirdokumentasjon og elektronisk dokumentasjon er i prinsippet likestilt

Den bokføringspliktige må dokumentere hva som er originaldokumentasjon
dersom dette ikke er åpenbart

Original dokumentasjon er utstedt når de dokumenterte opplysningene
- er bokført hos utsteder, eller
- kan bokføres av mottaker ved at dokumentasjonen er oversendt
Side 45
Filformat ved elektronisk utstedelse av salgsdokumenter
Salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke
enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling,
regneark, e-post mv. uten at endring fremgår direkte av salgsdokumentet
side 46
NBS 4 Elektronisk fakturering
• Omhandler kriterier som må oppfylles for at elektronisk fakturering skal
skje i samsvar med kravene i bokføringsreglene
• Særlig gjelder dette
— Krav til rimelig sikring av salgsdokumentene mot endring, sletting, ødeleggelse
eller tap etter utstedelse, og
— Krav til lesbarhet og mulighet for etterkontroll i hele oppbevaringsperioden,
herunder krav til kontrollspor
side 47
Elektronisk faktura - definisjon
• En elektronisk faktura er et salgsdokument hvor innholdet overføres
elektronisk fra selger til kjøper, og kan importeres i kjøpers
regnskapssystem og behandles maskinelt.
• Et vedlegg til en elektronisk faktura er enhver oversendelse som ikke er
en del av den elektroniske fakturaen slik denne defineres i punkt 3.1,
men som har innhold som kreves i salgsdokumentet og som oppfattes av
selger og kjøper å være en del av dette. Vedlegg kan oversendes som
filer i samme forsendelse som den elektroniske fakturaen, eller
oversendes på papir eller som filer adskilt fra den elektroniske
fakturaen.
• Omfatter ikke fakturaer sendt i pdf-format pr epost
side 48
Internettsalg
Netthandel
• Nedlasting av lydbok, musikkfil mv. og betaling med bank-/kredittkort => Kontantsalg
— Neppe krav til dagsoppgjør
• Salg av varer
— Betaling i forbindelse med bestillingen er forskuddsbetaling
– Mottatt dokument er ordrebekreftelse med kvittering (forskuddsbetaling)
– Faktura følger varen
side 49
Dokumentasjon av kjøp
Dokumentasjon av kjøp – BFF § 5-5
• Kjøpsdokumentet skal være salgsdokumentet selger har utstedt, og skal innholde de
opplysningene som kreves i et salgsdokument
• Ved kontantkjøp fra detaljist skal kjøpsdokumentasjonen også inneholde angivelse av kjøper
når vederlaget overstiger kr 1 000 inkl mva.
— Gjelder ikke når det er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort.
• Når kjøper ikke er angitt skal formålet klart fremgå (kan påføres av kjøper selv)
side 50
Dokumentasjon – utlegg av ansatt
Dokumentasjon av kjøp – BFF § 5-5 (forts.)
• Dokumentasjon av kjøp som er lagt ut av ansatt skal inneholde angivelse av kjøper (arbeidsgiver)
når vederlaget overstiger kr 1.000 inkl. mva. og varen er for videresalg eller direkte innsatsfaktor
i tjenesteproduksjon
— Gjelder ikke når det er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort
• Når kjøper ikke er angitt skal formålet klart fremgå
side 51
Her står jeg i butikken…..
Ja
Vederlag
> 40.000?
Ingen motpartsangivelse
Motpartsangivelse
og reskontroføring
Nei
Nei
Utlegg som
ansatt?
Nei
Bokføringspliktig?
Nei
Ja
Ja
Ja
Videresalg
eller innsatsfaktor?
Utleggsoppstilling
Ja
Beløp < 1000,
ikke drivstoff?
Ja
Nei
Angivelse av formål/
bruksområde +
signatur
Nei
Ingen motpartsangivelse
Vederlag
> 1.000?
Ja
Kjøper angis på
kjøpers eks.
med stempel/sign
Dokumentasjon – øvrige poster
• Utgiftsdokumentasjon
— Reise og
–
–
–
–
oppholdsutgifter – BFF § 5-9
Hvem utgiftene omfatter
Formålet med reisen
Hvilke arrangementer den reisende har deltatt på
Forskrift om utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven
Hvis dokumentasjonen består av flere reisedokumenter og opplysninger nevnt over ikke fremgår av hvert
enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dokumentene
– Bevertningsutgifter – BFF § 5-10
Formålet og hvem bevertningen omfatter
side 53
NBS om dokumentasjon av betalingstransaksjoner
• Angivelse av parter
— Parter vil i denne sammenhengen si hvem som innfrir sitt krav og hvem som mottar
oppgjør
• Angivelse av beløp
• Angivelse (sannsynliggjøring) av hvilke krav som innfris
• Dokumentasjon kan være
— Bankkvittering
— KID
— Kontoutdrag hvis det sannsynliggjøres der
— Kvittering fra gjennomført nettbankbetaling
— Øvrig dokumentasjon
side 54
OPPBEVARING
side 55
Oppbevaring
Oppbevaring av dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig
regnskapsrapportering er definert som et av de grunnleggende
bokføringsprinsippene
Oppbevaring er nødvendig for at regnskapsrapportering skal kunne
kontrolleres i ettertid
• Oppbevaring av primærdokumentasjon skal gjøre det mulig å kontrollere
realiteten og nøyaktigheten av regnskapsrapporteringen, mens
• Oppbevaring av sekundærdokumentasjon skal gi tilleggsmuligheter for
kontroll av fullstendighet av regnskapsrapporteringen, samt kontroll av
riktigheten av primærdokumentasjon og korrekt periodisering av
bokførte opplysninger
side 56
Oppbevaringstid
Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, jfr. BFL § 13 1. ledd
5 år
3 ½ år
1. Årsregnskap og annen pliktig
regnskapsrapportering, årsberetning og
revisjonsberetning*
5. Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak
av avtaler av mindre betydning
2. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
eller bokførte opplysninger som er nødvendige for
å kunne utarbeide slike spesifikasjoner
6. Korrespondanse som gir tilleggsinformasjon i
tilknytning til en bokført opplysning
3. Dokumentasjon av bokførte og slettede
opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet og
dokumentasjon av balansen
7. Utgående pakksedler eller tilsvarende
dokumentasjon som følger varen eller sendes til
kjøper på annen måte
4. Nummererte brev fra revisor
8. Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov
eller forskrift
side 57
Krav til sikkerhetskopiering
Elektronisk regnskapsmateriale skal sikkerhetskopieres
Så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier
Innen fristen for ajourhold
Kopien skal oppbevares adskilt fra originalen
Ved overføring fra papir til elektronisk medium, skal papir oppbevares til
sikkerhetskopi er tatt
• Fortegnelse som viser
•
•
•
•
•
—
—
—
—
Hva som er kopiert
Hvor ofte det er kopiert
Hvor original og kopi er oppbevart
Fortegnelsen er oppbevaringspliktig i 5 år
• Oppbevaringsreglene gjelder både original og sikkerhetskopi
side 58
Oppbevaringsmedium
• Fritt valg av oppbevaringsmedium, men materialet må sikres mot endring, tap og ødeleggelse
på tilfredsstillende måte
• Skal kunne skrives ut på papir
• Krav om at bokførte opplysninger skal være tilgjengelig i elektronisk form i 3 ½ år etter
regnskapsårets utgang
— Gjelder det som er bokført – innholdet i hovedbok og andre spesifikasjoner – ikke dokumentasjon som
fakturaer og andre bilag
— Opplysningene må være søkbare – skannes versjon av utskrift er ikke tilstrekkelig
— Foretak med omsetning mindre enn NOK 5 mill er unntatt
— Dispensasjonsadgang spesielt myntet på situasjoner der foretaket skifter system
side 59
Mulige oppbevaringsmedier
PDF
Du
mottar:
Papir
Printes
Prosess /
valg:
Skannes
PDF
Du oppbevarer:
Side 60
Papir
Skannet
versjon
side 60
NBS 1 Sikring av regnskapsmaterialet
Omhandler kriterier som må oppfylles for at sikringen av regnskapsmateriale skal
anses å være betryggende
• Generelle sikringstiltak
• Regler om sikkerhetskopiering
• Lukking av regnskapsperioder ved elektronisk oppbevaring av bokførte opplysninger
side 61
NBS 1 – generelle krav
• Sikring av regnskapsmateriale skal omfatte alt oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter
BFL § 13 første ledd og BFF
• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal sikres på en måte som forhindrer endring,
sletting, tap og ødeleggelse, eller på en måte som gjør det mulig å oppdage endring, sletting,
tap eller ødeleggelse og å gjenskape regnskapsmaterialet.
— Gjenskaping skal skje på en måte som sikrer integriteten til regnskapsmaterialet.
side 62
NBS 1 – Formål med sikring
• Tiltak for sikring av oppbevaringsmateriale kan ha tre formål:
—Tilgjengelighet
—Integritet
—Konfidensialitet
– Manglende konfidensialitet vil ha liten effekt i forhold til formålet med
bokføringsreglene
• Den bokføringspliktige skal gjennomføre tiltak som reduserer risikoen for
endring, sletting, ødeleggelse og tap av oppbevaringspliktig
regnskapsmateriale til et akseptabelt nivå
—”forsvarlig” og ”betryggende sikring”
side 63
NBS 1 – papir og papirlignende medier
Oppbevaring på papir eller papirlignende medier
• Regnskapsmaterialet skal i rimelig grad sikres mot
—
—
—
—
—
Brannskade
Vann- og fuktskader
Fjerning
Vanskelig gjenfinning
Manglende lesbarhet
• Ved oppbevaring på papirlignende medier skal den bokføringspliktige gjennomføre sikkerhetskopiering
av regnskapsmateriale
— Papirlignende medier; pdf, jpg, tif eller lignende formater
— Skal oppbevares på et ikke slettbart medium
side 64
NBS 1 – papir og papirlignende medier (forts)
Behov for særskilte sikringstiltak
• Sikkerhetskopiering
• Oppbevaring av maskin- og programvare for lesing og utskrift av regnskapsmaterialet i hele
oppbevaringsperioden
• Vurdering av oppbevaringsmediets levetid
side 65
NBS 1 - risikovurdering
• Elektronisk oppbevaring
—Bokføringspliktige med elektronisk oppbevaring skal gjennomføre en
risikovurdering.
– Risikovurderingen skal bestå av en oversikt over uønskede hendelser som utgjør en
risiko knyttet til regnskapsmaterialets tilgjengelighet og integritet, med vurdering
av sannsynlighet for og konsekvens av hendelsene.
– Videre skal risikovurderingen beskrive iverksatte tiltak for å redusere slik risiko til
et akseptabelt nivå.
—Elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale omfatter all lagring på
elektroniske medier som ikke faller inn under definisjonen av
papirlignende oppbevaring
side 66
NBS 1 – risikovurdering (forts)
Risikovurderingen vil være en vurdering av sannsynlighet for og
konsekvens av uønskede hendelser som kan påvirke
regnskapsmaterialets integritet og tilgjengelighet.
Konsekvens
Høy
Lav
Middels
risiko
Høy risiko
Høy risiko
Lav risiko
Middels
risiko
Høy risiko
Lav risiko
Lav risiko
Middels
risiko
Sannsynlighet
Høy
side 67
NBS 1 – øvrige krav til risikovurdering
Elektronisk oppbevaring (forts)
• Risikovurderingen skal holdes à jour.
• Bokføringspliktige med elektronisk oppbevaring skal dokumentere gjennomførte
risikovurderinger. Dokumentasjonen skal oppbevares i minimum ti år etter
utgangen av det siste regnskapsåret risikovurderingen var aktuell.
• Oppbevaringsstedet skal være egnet til betryggende sikring av elektronisk
regnskapsmateriale.
• Oppbevaringsstedet skal være under den bokføringspliktiges kontroll, enten
gjennom eierskap eller gjennom avtale, slik at tilgang kan begrenses til
autoriserte personer.
side 68
NBS 1 - sikring av elektronisk lagret regnskapsmateriale
• Elektronisk regnskapsmateriale skal sikres mot endring, sletting, tap eller ødeleggelse gjennom
fysisk sikring av oppbevaringsmediet.
• Elektronisk regnskapsmateriale som oppbevares på PC, i nettverk eller lignende, skal sikres mot
endring eller sletting gjennom logisk sikring.
• Den bokføringspliktige skal sikre at elektronisk regnskapsmateriale er tilgjengelig for kontroll, er
lesbart og kan skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.
• Gjenfinning av elektronisk regnskapsmateriale skal kunne skje på en enkel måte.
• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal være løpende sikret mot endring, sletting,
ødeleggelse og tap i hele oppbevaringsperioden.
side 69
NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer
• Standarden har virkning for regnskapsår som starter 1.1.2015 eller senere
—Samtidig oppheves GBS 14 Bokføring ved bruk av regneark
• Standarden omhandler bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer
som sluttbrukerverktøy i bokføringsarbeid
—System for bokføring
—Utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering
—Utarbeidelse av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
side 70
NBS 6 - virkeområde
Standarden omhandler også bruk av tekstbehandlings- og
regnearkprogrammer for å utarbeide dokumentasjon av bokførte
opplysninger og dokumentasjon av balansen
Hvem kan bokføre i tekstbehandlings- og regnearkprogrammer
• Bokføringspliktige med færre enn 600 bilag(endret fra 1.1.2014) i
regnskapsåret kan bokføre i tekstebehandlings- eller regnearkprogrammer.
• For andre bokføringspliktige anses det ikke som god bokføringsskikk å
bokføre i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer.
side 71
NBS 6 – pliktig regnskapsrapportering
Uavhengig av bokføringsverktøy, kan pliktig regnskapsrapportering
utarbeides ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer.
• Dersom pliktig regnskapsrapportering oppbevares i tekstbehandlings- eller
regnearkformat, skal det gjennomføres særskilt sikring mot urettmessig
endring, sletting, tap eller ødeleggelse av regnskapsrapportering.
• Eventuelt skal regnskapsrapporteringen oppbevares på papir eller i et
filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente
sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at
endringen fremgår direkte av den pliktige regnskapsrapporteringen.
side 72
NBS 6 - salgsdokumenter
Salgsdokumenter som utarbeides ved bruk av regneark- eller
tekstbehandlingsprogrammer skal skrives ut på forhåndsnummererte
trykte blanketter.
• Utskrift på forhåndsnummererte trykte blanketter kan likevel unnlates
dersom tekstbehandlings- eller regnearkprogrammet har en betryggende
sikret funksjon for fortløpende nummerering av salgsdokumentene.
• Salgsdokumentene må utstedes og oppbevares på papir eller i et filformat
som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for
tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringene fremgår direkte
av salgsdokumentene
side 73
Salg av ”nye leiligheter” i borettslag
side 74
Hva er ”nye leiligheter”
Alternativ 1 – kapitalutvidelse (ikke
aktuelt for sameier)
• Eksisterende lokaler bygges om eller går ut
av fellesarealer – loft, vaktmesterleilighet
og lignende
• Det utstedes ny(e) andel(er) for
leiligheten(e)
• Andelseier betaler markedspris for andelen
• Regnskapsmessig behandling
– Andelskapital økes med pålydende
– Borettsinnskudd økes med pålydende
– Resterende kjøpesum regnskapsføres som
”annen innskutt egenkapital”
– Ingen resultateffekt
• Vedtektene må endres for å reflektere
endringene
• Pantesikring av borettsinnskudd må
oppdateres
Alternativ 2 – salg av eiendel
• Eksisterende lokaler bygges om eller går ut
av fellesarealer – loft, vaktmesterleilighet
og lignende
• Nye leiligheter seksjoneres ut, og
seksjonene selges til markedspris
• Regnskapsmessig behandling
– Bygningsverdi reduseres tilsvarende andel solgt
(bare aktuelt for borettslag)
– Gevinst ved salget inntektsføres
• Vedtekter må endres for å reflektere
endringene
– Flere seksjoner i sameiet – kan utløse
revisjonsplikt
– Nytt sameie borettslag – øvrige seksjoner
Skattemessig konsekvens
Alternativ 1 – kapitalutvidelse (ikke
aktuelt for sameier)
• Kapitalutvidelsen får ingen konsekvens for
resultatregnskapet
• Påvirker derfor ikke skattepliktig inntekt
for andelseierne selv om ”gevinsten” kan
være betydelig
09.11.2015
Alternativ 2 – salg av eiendel
• Gevinsten allokeres til andelseiere etter
vanlige regler
• Inngår i andelseiers skattepliktige inntekt
• Salg av fellesareal til seksjonseier for å
utvide vedkommende seksjon er gir ikke
skattepliktig gevinst
76
Hva så med egne andeler?
• Borettslag kan eie egne andeler i inntil tre måneder
• Ved salg av andelen, vil gevinsten bli fordelt på andelseiere og være skattepliktig
• Hvis andelen for ”egen leilighet” har eksistert siden stiftelsen
– Hvem betalte for andelen?
– Er det riktig at andelen eksisterer?
– Feil bør rettes etter vanlige regler
09.11.2015
77
Revisjon og revisjonsplikt – må, bør eller
trenger ikke
09.11.2015
78
Revisjonsplikt
• Utgangspunktet er at alle regnskapspliktige har revisjonsplikt
–
–
–
–
Aksjeselskaper
Boligbyggelag
Borettslag
Eierseksjonssameier som nevnt i eierseksjonsloven § 44 annet ledd
– De med 21 eller flere seksjoner
– Stiftelser
– En rekke andre selskapsformer
Unntak fra revisjonsplikten
• Generelt unntak for virksomheter med driftsinntekter under kr 5 mill
– Unntak fra unntaket for bl.a. aksjeselskaper, stiftelser, enkelte kommandittselskaper med mer
– Unntak fra unntaket også for selskaper som har revisjonsplikt med hjemmel i egen lov
• Boligbyggelag
– Bustadbyggjelagslova kapittel 8
• Borettslag
– Burettslagslova kapittel 9
• Boligsameier
– Eierseksjonsloven § 45
– Sameier med mer enn 21 seksjoner
– Sameier med mer enn 9 seksjoner der mindre enn tre fjerdedeler er boligseksjoner
– Sameier med mer enn 8 seksjoner skal ha ”legmannsrevisor”
09.11.2015
80
Mulighet til fravalg for aksjeselskaper
Generalforsamling kan vedta fravalg av revisjon dersom
• Driftsinntekter < 5 mill
• Balansesum < 20 mill
• Gjennomsnittlig antall ansatte < 10 årsverk
Unntaket gjelder ikke morselskap i konsern
09.11.2015
81
Revisjon er en attestasjonstjeneste
Revisor
Vurdering mot
egnede kriterier
Ansvarlig part
Påstand om et saksforhold
Side 82
Konklusjon med
høy/moderat
sikkerhet
Tiltenkt
bruker
Økt tillit til finansiell rapportering
Revisor
Selskapet
Årsregnskap og beretning
Eiere
Kreditorer
Revisjonsberetning
Långivere
Myndigheter
OSV
Styre og revisor – hvem har ansvaret
• Styret er ansvarlig for å utarbeide regnskap i samsvar med regnskapslovens regler og god
regnskapsskikk
• Revisor reviderer styrets regnskap ”på vegne av” eksterne regnskapsbrukere
• Styrets og revisors ansvar er uavhengig av hverandre
– Styrets ansvar endres ikke ved at regnskapet revideres
– Revisjonen kan også gi styret økt sikkerhet
Kurs- og læringsplan, år 2 2013
Page 84
Bør man ha revisor hvis det ikke er krav om det
• Kvalitet hos forretnings-/regnskapsfører
– Regnskapsfører er ikke revisor
• Kompleksiteten i regnskapet og virksomheten for øvrig
• Regnskapsbrukere
– Hvilke brukere finnes
– Hva brukes regnskapet til
• Kompetanse hos styret
• Andre relevante forhold
09.11.2015
85
Kontaktinformasjon
[email protected]
98 20 62 91
side 86
Takk for oppmerksomheten!
side 87