Presentasjon av Støtteenheten (SIS)
for nye ledere
April 2015
Hensikt med dagens samling
• Presentere oss
• Fortelle hva vi kan bidra med for å støtte deg
i din lederrolle
• Hva gjør vi – hva forventer vi av deg
• Tid til spørsmål
Hvem er vi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Liv-Marit Davidsen – leder
Aase Devold – arkiv
Ellen Grimsgaard – innkjøp, mobil, bredbånd, sertifikater
Ingvild Hansen – webarbeid og oppdragsvirksomhet
Tove Strand Karlsen – personal
Britt Melteig Krog – personal
Marthe Berit Mørck – bilagsbehandling og fakturering (EIA)
Harald Sand – HMS
Jon Arne Sneve – personal
Øyvin Wormnæs – innkjøp og prosjekter
Erna Årsetøy – budsjett og økonomirapportering (EIA)
•
http://www.usit.uio.no/om/organisasjon/sst/sis/om/hvem-hva.html
•
http://www.usit.uio.no/om/organisasjon/sst/sis/om/kontaktinfo.html
Arkiv
• Dokumentfangst,-kontroll og kvalitetssikring
• Brukerstøtte og veiledning i ePhorte og UiOs
retningslinjer for elektronisk saksbehandling
• Tilrettelegging og veiledning ved innsynsbegjæringer
• Forvaltning av historiske arkiver
• [email protected]
Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid
(HMS)
Førstehjelp, hjertestarter
• Mer informasjon finnes på:
• http://www.usit.uio.no/om/hms/index.html
• Om skade oppstår:
• http://www.usit.uio.no/om/hms/skade/
Ved nyansettelse må du orientere om:
Brannvern på USIT, rømningsveier og etasjeansvarlige
• Generelt om brannvern:
http://www.usit.uio.no/om/hms/brannvern/index.html
• Rømningsveier og etasjeansvarlige:
http://www.usit.uio.no/om/hms/brannvern/romningsveietasjeansvarlig.html
HMS
LAMU og verneombud ved USIT følger opp spørsmål
knyttet til arbeidsmiljø og påser at lov og forskrift
følges. Alle ansatte kan fremme saker for LAMU
http://www.usit.uio.no/om/hms/lamu/
[email protected]
Rådgivning og innkjøp i forhold til ergonomi.
Kontakt: [email protected]
Innkjøp
• Innkjøp på rammeavtaler
• Bistand ved større kjøp, samarbeid med UiOs
innkjøpsavdeling sentralt
• Forvaltning av elektroniske sertifikater
• Forvaltning av UiOs rammeavtaler på mobil og
bredbånd
• [email protected]
Hva håndterer vi
•
•
•
•
•
•
Møbler, stoler og bord
Ergonomisk utstyr
Møtemat, blomster, gavekort osv
Mobil- og bredbånd (EK-tjenester)
Forespørsler og anbud
Innkjøpssystemet
• http://www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/anskaffelser/
Oppdrag
• Administrativ støtte til oppdragsvirksomheten
– Utsendelse av varsel om prisendring
– Legge ut avtale og informasjon om avtale på eget
webområde
– Finne riktig avtalemal og sjekke avtaleutkast
– Publisering av oppdatert regneark for prising av driftsavtaler
• [email protected]
Personal
• Støtte ledere med personalansvar
• Saksbehandling ved tilsetting, permisjoner,
fratredelser
• Oppfølging av sykefravær
• Rapportering av fravær, timeføring, lønnsstatistikker
• [email protected]
Personal
• Sykefravær
• HR-portalen
– Lederoppgaver
http://www.usit.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/hr-portal/
– CT
• Fraværshåndtering (permisjoner, ferie)
– Hvem gjør hva, og hva kan du som leder innvilge
Personaloppfølging
• Viktig og nyttig nettside:
• http://www.usit.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/
Lønn
•
•
•
•
•
Lønnsfastsettelse nye
2.3.8 – lønnsjustering i løpet av første året
2.3.3 – lokale lønnsforhandlinger
2.3.4 – endrede arbeidsoppgaver
2.3.4 – rekruttere og beholde
Økonomi
• Bilagsbehandling, fakturering, økonomirapportering
• Budsjettarbeid og veiledning i økonomisaker
• [email protected]
Bilagsbehandling
• Overtid
– HR-portal og papir (timelønnede)
• Beredskap
• Refusjoner
• Reiser
– Forskudd
– Reiseregning
• https://www.usit.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/ledelse/hr-portal/
Diverse
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Utlevering av rekvisita og nøkler
Tilganger på adgangskort
Kaffesalgordning for ansatte
Administrativ støtte til Oppdragsvirksomheten
Arrangementsstøtte
Gaver til ansatte som får barn
Oppfølging mht EA ved feil og mangler i huset
Bistand ved kontorbytte
Med mer
Web (Gyda)
•
•
•
•
•
Webredaksjonen hjelper 
Ansvar for gruppesider/seksjonssider + eventuelle tjenestesider
Retningslinjer
IT-tjenestesidene
USITs nettsted:
–
–
–
–
Gruppesider, personpresentasjoner og organisasjonskart
For ansatte-sidene m/informasjon om økonomi og personaloppfølging
Ledermøte-referater
OBS: vi har også engelske nettsider
• Skjer a? Har du noe nytt på gang, hjelper vi med informasjon
og nettsider. Vi trenger nyheter til Aktuelt om USIT og Aktuelt
om IT.
Lederfora
• IT-direktørmøter – hver tirsdag
– IT-direktørens forum for diskusjoner og saksbehandling i saker av vesentlig
strategisk, taktisk eller operativ interesse for USIT og universitetets ITvirksomhet. Med underdirektørene, med alle seksjonslederne en gang i
måneden.
• Møte om personalsaker – hver fredag
– Personalsaker (innstillinger, lønnsvurderinger etc)
• https://www.usit.uio.no/om/ledelse/om/index.html
Epost-lister – USITs ledelse
•
[email protected]
– Stillings-/personalsaker der IT-direktøren skal ta en beslutning eller på
annen måte følge opp
•
[email protected]
– Hele linjeledelsen på USIT
•
[email protected]
– Alle seksjonsledere
•
[email protected]
•
IT-direktørene og underdirektørene