Plan for oppfølging av
ventetid, pasientforløp og
effektivitet i 2015
Mars 2015
Del 1 - Utfordringsbilde
1.1 Status gjennomførte tiltak
1.1.1 Tidligere aktiviteter/tiltak
- Langtidsventende 2013-14
- Ventetider/fristbrudd 2014
1.1.2 Involverte fagområder/poliklinikker
1.1.3 Andre tiltak av betydning
1.2 Foreløpige resultater
1.2.1 Langtidsutvikling ventetider/fristbrudd
1.2.2 Resultatutvikling 2014-indikatorer
1.2.3 Utvikling og status PHV og TSB
1.3 Hovedutfordringer
1.3.1 Viktigste faktorer for manglende måloppnåelse
1.3.2 Fagområder med særlige utfordringer
1.3.3 Andre forhold av særlig betydning
– Utilstrekkelig plan/tiltak
– Ledelsesmessig prioritering?
– Lokal oppfølging?
1.4 Flaskehalser
1.4.1 Fagområder/støttefunksjoner
- personell/utstyr
1.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse?
Del 2 – tiltaksplan 2015
2.1 Ledelsesmessig ansvar
2.1.1 Forankring/involvering/opplæring
2.1.2 Oppfølging av linjeledere 2015
2.2 Mål og tiltak
2.2.1 Helhetlige pasientforløp/behandlingslinjer
- Status for 4 forløp, prioritert fra 2013-2014
- Implementering av evt. andre planlagte forløp
2.2.2 Pakkeforløp kreft
– 4 første pakkeforløp fra 01.01
– Planer for 10 nye forløp fra 01.05
– Planer for 14 siste forløp fra 01.09
2.3 Ventetider/fristbrudd
2.3.1 Mål og prognoser for indikatorer
2015
2.3.2 Særlige tiltak for å sikre at målene
nåes
2.4 Detaljert for «utfordrende» fagområder
2.4.1 De 5 mest utfordrende fagområdene
2.3.2 Særlige tiltak på disse områdene
2.3.3 Eventuelle behov for avlastning/kjøp
2.5 Bedre utnyttelse av opr. stuer/utstyr
2.5.1 Tiltak for å øke effektiviteten opr.stuer
2.5.2 Tiltak for å øke effektiviteten utstyr
2.6 Rapportering/oppfølging
2.6.1 Tiltak/opplegg rapportering
2.6.2 Tiltak oppfølging
DEL 1 - UTFORDRINGSBILDE
1.1 Status gjennomførte tiltak
1.1.1 Tidligere aktiviteter/tiltak
Generelle tiltak
• Utarbeidet handlingsplan for pasientadministrativt arbeid som inkluderer
ventetider/fristbrudd/«Glemt av sykehuset» og konsernrevisjons påpekninger
– styregodkjent og iverksatt juni 2013
– månedlig oppfølging av resultater
– ny status til styret juni 2015
• Stort fokus på opplæring av ledere, vurderende leger og kontorpersonell
– Veileder og underviser direkte mot fagområdet i tillegg til felles undervisninger.
– Flere E-lærings kurs
• Utarbeidet og beskrevet standardisert henvisningsforløp somatikk og psykisk
helsevern
– Bruk av SMS varsel i alle fagområder (eks. deler av kvinneklinikken og psykisk
helsevern)
– Etablert rutiner for ikke møtt
• Bidratt sterkt og aktivt i HSØ nettverk, prosjekter osv
• Interne nettverksgrupper for sekretærer
1.1.1 Tidligere aktiviteter/tiltak
Langtidsventende (2013-14)
• Etablert internt «Fritt sykehusvalg» juni 2014
– Ringer pasienter og tilbyr utredning/ behandling annet sted
• Innleie av spesialister, ekstra kvelds- og helg poliklinikk
– Etablert faste «stafetter» der det er langvarig spesialistmangel
• Bedret informasjon til pasienten om reell ventetid
• «Ryddet» ventelister – kontinuerlig arbeid
• Oppgaveforskyvning innen flere fagområder
1.1.1 Tidligere aktiviteter/tiltak
Ventetider/fristbrudd (2014)
• Etablert internt «Fritt sykehusvalg» juni 2014
– Ringer pasientene og tilbyr utredning/ behandling annet sted
– Økt bruk av avtalespesialister
• Etablert felles henvisningsmottak for alle fagområder
• Ekstra kvelds- og helg poliklinikk
• Oppgaveforskyvning innen flere fagområder
1.1.2 Involverte fagområder/poliklinikker
• Alle fagområder med ventetid over 65 dager og langtids
ventende pasienter har utarbeidet egen handlingsplan for
pasient administrativt arbeid
• Fagområder med spesialt fokus i 2014 var:
– Ortopedi
– ØNH
– Nevrologi
– Karsykdommer - åreknuter
– Barnesykdommer
– Hjertesykdommer
1.1.3 Andre tiltak av betydning for tilgjengelighet
• Ressursteam fra SP hjertesykdommer fra september 2014
1.2 Foreløpige resultater
1.2.1 Langtidsutvikling ventetid/fristbrudd
Fristbrudd i % av de med rett
Mål 1: Andel fristbrudd avviklede
7,0 %
6,0 %
5,0 %
4,0 %
3,0 %
2,0 %
1,0 %
0,0 %
jan
feb
mar
apr
mai
Faktisk 2013
jun
jul
Faktisk 2014
aug
sep
okt
nov
des
sep
okt
nov
des
Faktisk 2015
Mål 2: Gjennomsnittlig ventetid (for avviklede pasienter)
100
Dager
80
60
40
20
0
jan
feb
mar
apr
mai
Faktisk 2013
jun
Faktisk 2014
jul
aug
Faktisk 2015
1.2.2 Resultatutvikling 2014-indikatorer
Mål 3: Gjennomsnittlig ventetid for ventende
140
120
Dager
100
80
60
40
20
0
jan
feb
mar
apr
mai
Faktisk 2013
jun
jul
aug
Faktisk 2014
sep
okt
nov
des
Faktisk 2015
Mål 4: Antall ventende
14000
Antall ventende
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
jan
feb
mar
apr
mai
Faktisk 2013
jun
Faktisk 2014
jul
aug
Faktisk 2015
sep
okt
nov
des
1.2.2 Resultatutvikling 2014-indikatorer
Mål 5: Antall ventende over 3 mnd
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
januar
februar
mars
april
mai
juni
Faktisk per måned 2013:
juli
august
Faktisk 2014:
september
oktober
november
desember
1.2.3 Utvikling og status PHV og TSB
Gjennomsnittlig ventetid for ordinært avviklede pasienter
70
60
50
40
30
20
10
0
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Des
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
2013
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Des
Aug
Sep
Okt
Nov
Des
2014
Psykisk helsevern
Rus
Fristbrudd - avviklede pasienter
7,0 %
6,0 %
5,0 %
4,0 %
3,0 %
2,0 %
1,0 %
0,0 %
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Des
Jan
Feb
Mar
2013
Apr
Mai
Jun
Jul
2014
Psykisk helsevern eksl RUS
RUS
1.3 Hovedutfordringer
1.3.1 Viktigste faktorer for manglende måloppnåelse
•
•
•
•
•
Omstillinger ifm nytt sykehus Kalnes og oppgradering av Moss
6 % økning i antall nyhenviste fra 2013 til 2014
Spesialistmangel innen flere fagområder
For kort langtidsplanlegging av leger/booking av pasienter
Analysegrunnlag for å fastsette «steady state» aktivitet
– Planlagt frevær
1.3.2 Fagområder med særlige utfordringer
•
•
•
•
•
•
•
Fordøyelsessykdommer
Øye
Ortopedi
Hjertesykdommer
ØNH
Lungesykdommer
Nyresykdommer
1.3.3 Andre forhold av særlig betydning
– Utilstrekkelig plan/tiltak
– Ledelsesmessig prioritering?
– Lokal oppfølging?
En kombinasjon av ovenstående 1.3.1
Planlegging av nytt sykehus er særlig krevende ift å få
tilstrekkelig ledelseskraft og gjennomføring av prioritering.
1.4 Flaskehalser
1.4.1 Fagområder/støttefunksjoner
Kapasitetsutfordringer innen:
• Radiologi
• Patologi (legemangel). Tiltak iverksatt internt.
1.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse?
Det vil være behov for bedre utnyttelse av
• Operasjonskapasitet i Moss
• Poliklinikker (somatikk/PHV)
• Planlagt utvidede åpningstider i poliklinikker
DEL 2 – TILTAKSPLAN 2015
2.1 Ledelsesmessig ansvar
2.1.1 Forankring/involvering/opplæring
• Utarbeidet ny struktur for ledelsesrapportering
• Lederavtalene for 2015 inneholder
– Måleparametere med definerte måltall/prognoser
• Parametere som er definert i lederavtalene omhandler
–
–
–
–
–
Aktivitet, pasientsikkerhet, kvalitet
Økonomi og innkjøp
Samlet plan (fokus inn mot nytt sykehus på Kalnes)
FoU og samhandling
HR og HMS
• Gjennomgang av tiltak og behov for stabsstøtte
• Forankring og informasjon i:
– Ledermøter
– Avdelingsvis/fagområde
– Styret
2.1.2 Oppfølging av linjeledere 2015
De parametere og måltall som er definert i lederavtalen følges opp kontinuerlig gjennom året ved
at avdelingene leverer en skriftlig rapport hver måned. Månedsrapporten inneholder også en
risikovurdering og en beskrivelse av tiltak som skal bidra til økt måloppnåelse.
Månedlig rapportering:
• Fra avdelingen til administrerende direktør i henhold til definert
mal
• Fokus i rapporten er kommentarer, prognoser og tiltaksplaner
Presentasjon av månedsrapport:
• Alle kliniske avdelinger har møter med adm. dir tre ganger i året
for å presentere rapporten
• I det fysiske møtet stiller:
– Administrerende direktør og stabsdirektører
– Avdelingssjef og seksjonsledere
– Tillitsvalgtrepresentant for arbeidstakerorganisasjoner
– Rådgivere fra økonomi, HR og foretakssekretariatet
2.2 Mål og tiltak
2.2.1 Helhetlige pasientforløp/behandlingslinjer
Status for 4 definerte pasientforløp
• Hoftebrudd: implementert
• Hjerneslag: implementert
• Alkoholisme: implementert Pasientforløp TSB «sårbare mellomrom»
• KOLS: Utsatt til 2016
Andre pasientforløp - Implementert i 2014/15
• Prostatakreft
• Fødsel
• Søvnrelaterte respirasjonsforstyrrelser
• Analinkontinens – luft og avføringslekkasje
• Abdominalt aortaaneurisme
• TSB «sårbare mellomrom»
• Prostatakreft
• Carotisstenose
• Hjerneslag
Pasientforløp under utvikling i 2015 
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Hofteprotese/ fremre tilgang
Malignt melanom
ADHD voksene
Lindrende behandling
Katarakt
Traume
Fødsel
Akutt rygg
Thyreoideaoperasjoner
Alderspsykiatri
Psykoser
Autisme forstyrrelse barn
• Hørselsutredning barn
• Selvskading barn
• Intox under 18
• Intox voksne over 18
• Personlighetsforstyrrelse
• Brystsmerter
• DVT
• Lungemetastaser
• Innleggelse av pacemaker –
permanent og temporær
• Maculadegenerasjon
• Brystkreft (revisjon)
2.2.2 Pakkeforløp kreft
4 første pakkeforløp fra 01.01.2015
Pakkeforløpene er implementert
• Møter med fastleger er gjennomført
• Nettside med informasjon er utarbeidet
• Forløpskoordinatorer er tilsatt innen alle forløpene
• Prosedyrer er utviklet
• Vi har etablert
– Nettverk for forløpskoordinatorer
– Forum for pakkeforløp, som skal sikre helhetlig prioritering og ensartet praksis i
SØ
Forberedelse til nye pakkeforløp
•
•
•
•
Nye forløpskoordinatorer og forløpseiere planlegges
Opplæring gjennomføres fortløpende
Deltar på regionale informasjonsmøter
Oppdatering av nettside
Prosessforbedring
Pasientforløp og arbeidsprosesser («Lean»)
• Har utviklet opplæringsprogram for piloter i prosessforbedring
• 14 piloter starter opplæring 5. mars 2015
• Utvikler/ forbedrer pasientforløp og arbeidsprosesser parallelt med
opplæringen
• Behandlingsplaner for ulike diagnoser innen PHV
2.3 Ventetid/fristbrudd
2.3.1 Mål og prognose for indikatorer 2015 4b
Mål 1: Andel fristbrudd avviklede
7,0 %
Fristbrudd i % av de med rett
6,0 %
5,0 %
4,0 %
3,0 %
2,0 %
1,0 %
0,0 %
jan
feb
mar
apr
Faktisk 2013
mai
Faktisk 2014
jun
jul
Faktisk 2015
aug
sep
Serie4
okt
nov
des
2.3.1 Mål og prognose for indikatorer 2015 4b
Mål 2: Andel fristbrudd ventende
Fristbrudd i % av de med rett
6,0 %
5,0 %
4,0 %
3,0 %
2,0 %
1,0 %
0,0 %
jan
feb
mar
apr
mai Faktisk 2014
jun
julFaktisk 2015
aug
Serie4
sep
okt
nov
des
2.3.1 Mål og prognose for indikatorer 2015
Mål 3: Gjennomsnittlig ventetid for avvviklede
90
80
70
Dager
60
50
40
30
20
10
0
jan
feb
mar
apr Faktisk 2013
mai
jun Faktisk 2014
jul
augFaktisk 2015
sep
Serie4
okt
nov
des
2.3.1 Mål og prognose for indikatorer 2015 4b
Mål 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende
140
120
Dager
100
80
60
40
20
0
jan
feb
mar
apr
Faktisk 2013
mai
jun
Faktisk 2014
jul
Faktisk 2015
aug
sep
Serie4
okt
nov
des
Antall ventende
Mål 5: Antall ventende
14000
Antall ventende
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
jan
feb
mar
aprFaktisk 2013
mai
Faktisk 2014jul
jun
Faktisk 2015sep
aug
Serie4
okt
nov
des
Antall ventende over 1 år
Mål 6: Antall ventende over 1 år
1200
Antall ventende
1000
800
600
400
200
0
jan
feb
mar
apr Faktisk 2013
mai
junFaktisk 2014
jul
Faktisk 2015sep
aug
Serie4
okt
nov
des
2.3.2 Særlige tiltak for å sikre at målene nåes
Ressursteam SP samarbeider med internt ressursteam i 5 fagområder
I forbindelse med nytt sykehus vil det bli en total omlegging av
hvordan man organiserer og drifter poliklinikkene, som inkluderer en
mer enhetlig håndtering av henvisninger og pasientbooking.
Omleggingen forventes å gi effekt på kapasitet, pasientservice,
tilgjengelighet og pasientsikkerhet fra 2016.
MERK: Grunnet innflytting til nytt sykehus 4 nov 2015 er det betydelig
usikkerhet knyttet til sykehusets evne til å opprettholde nødvendig
produksjon i 2015. Det er økt risiko for fristbrudd og økt ventetid i
denne perioden.
2.4 Detaljert for «utfordrende»
fagområder
2.4.1 De 5 mest utfordrende fagområdene
• Fordøyelsessykdommer – spesialistmangel (coloscopier)
• Hjertesykdommer - spesialistmangel
• Øye – nye behandlingsmetoder gir stor etterspørsel, ulik finansiering
privat/offentlig
• Ortopedi – spesialistmangel (særlig hender/barn)
• Gastrokirurgi
• ØNH
2.4.2 Særlige tiltak på disse områdene
I tillegg for 2015:
• Økt lederfokus og tettere oppfølging
• Piloter på prosessforbedring (PHV/somatikk)
• Ekstra ressursteam fra Sykehuspartner i samarbeid med internt
ressursteam -økt tilgjengelighet og redusert ventetid
• Økt bruk av eksterne behandlingssteder
• Vurdere kjøp av tjenester som coloskopier
2.4.3 Eventuelle behov for avlastning/kjøp
Fordøyelsessykdommer – coloskopier
Patologi
Liten/ingen tilgang på avlastning innen lungesykdommer
Øye- like konkurransevilkår mellom HF og private
Ortopedi – hender (bruker Fritt Sykehusvalg)
Varicer
2.5 Bedre utnyttelse av opr.stuer /utstyr
2.5.1 Tiltak for å øke effektiviteten opr. stuer
Operasjonsavdelingen Fredrikstad har satt i gang en pilot, innebefattende to
operative spesialiteter: endo/mammae og kvinneklinikken
– Utarbeidet en driftskontrakt mellom Operasjonsavdelingen, operatører,
anestesileger, renhold samt sengepost
– Forberedelse av utstyr og operasjonsbord,
– Følger tidspunkts angivelse for alle aktiviteter og oppmøte om morgenen
– Satt inn ekstra operasjons- og anestesisykepleier => ingen lunsj stopp
Resultat etter 2 mndr:
• 1 ekstra pasient operert hver dag og ferdig innen arbeidsdag slutt
For å innføre dette systemet innenfor hele operasjons aktiviteten kreves tilførsel
av ekstra årsverk.
2.5 Bedre utnyttelse av opr.stuer /utstyr
2.5.1 Tiltak for å øke effektiviteten opr. stuer
•
•
•
•
Prosessforbedring – bruke deler av LEAN
Standardisering forløp og utstyr
Sterilutstyr kapasitet må tilpasses operasjonsvirksomhetens behov
Tilgang på operatører og annet nøkkelpersonell
– Vurdere å øke åpningstiden
• Operasjonsplanlegging
– Lage «produksjonsdager» innenfor ordinær driftsplan (ikke opplæring,
samle like type inngrep og side og de friskeste pasientene)
• Kulturbygging – fremme operatører som gode teamledere
• Oppgaveglidning – eks prosedyrevogner settes fram av hjelpepersonell
• IKT-verktøy som støtter prosessene i forhold til kvalitet og effektivitet
2.5.2 Tiltak for å øke effektiviteten utstyr
• Standardisere utstyr– begrense valgmuligheter
• Prosjektarbeid utenom arbeidstid
• Vurdere sambruk av det dyreste utstyret vs. Fare for
samtidskonflikter
• For noe er det behov for mer utstyr for å oppnå effektiv drift
– Kartlegger/simulerer reelt behov for f.eks.
gjennomlysningsapparat og scopi rack
2.6 Rapportering/oppfølging
2.6.1 Tiltak/opplegg rapportering
Månedlig rapportering
• Alle kliniske avdelinger leverer driftsrapport hver måned
• Foretakssekretariatet utarbeider et sammendrag ( Sammendraget omhandler kun de
avdelingene som ikke har fysisk møte den aktuelle måneden)
• Sammendraget oversendes administrerende direktør, som beslutter videre
oppfølging
Presentasjon av månedsrapport
• Alle kliniske avdelinger har fysisk møte tre ganger i året for å presentere sin
driftsrapport
• Foretakssekretariatet utarbeider referat. Referatet er hovedsakelig en
oppsummering av utestående tiltak, og inkluderer frist for gjennomføring
og hvem som er ansvarlig.
Oppfølging
• Utestående tiltak som beskrives i referatet er en del av rapportmalen, og
skal oppdateres før avdelingen leverer neste månedsrapport
2.6.2 Tiltak oppfølging
• Ukentlig/månedlig oppfølging av status iht handlingsplaner
pasientadministrativ
• Oppsøkende virksomhet der avvik fremkommer