1. No category

NON-FOOD-HANDEL PÅ ROSKILDE FESTIVAL 2016
Ovenpå en yderst vellykket Roskilde Festival 2015 med godt vejr og masser af glade
festivalgæster, håber vi at kunne præstere endnu en fantastisk festival, når dørene slås op igen i
2016. En vigtig del af en vellykket festival er – udover selvfølgeligt musikken – et bredt udvalg af
handelsboder, som sælger mad, tøj, kunsthåndværk, smykker og meget andet, da disse boder er
med til at skabe den helt særlige Roskilde-atmosfære. Handelsboderne opdeles i food og nonfood.
Vigtige datoer:
15. februar 2016: Deadline for ansøgning om bod
Primo marts 2016: Svar på ansøgning
1. april: Betaling af 1. rate
1. maj: Betaling af 2. rate
Kundegrundlaget på Roskilde Festival
Med omkring 70-75.000 gæster samt medarbejdere, kunstnere og mediefolk deltager således flere
end 100.000 på festivalen, så kundegrundlaget for handlende på festivalen er stort. Den
gennemsnitlige festivaldeltager bruger (ud over billetten) ca. DKK 2.850 under festivalen til mad,
drikke og diverse indkøb i non-food-boderne.
Fokus på forskellighed, kvalitet, bæredygtighed og social bæredygtighed
Det er Roskilde Festivals ønske, at vores initiativer inden for miljø, bæredygtig handel og
humanitært engagement også afspejles gennem vores samarbejdspartnere, handelsboderne.
Samtidig vil vi naturligvis også tilfredsstille publikums ønske om mange typer af boder med så
interessante, sjove og forskelligartede varer som muligt. Herudover ønsker vi at kunne tilbyde
publikum at komme tilbage til de boder, de har kendt fra tidligere år og glæder sig til at gense igen i
2016. Alle disse kriterier spiller ind – som helhed eller hver for sig – ved udvælgelsen af boder til
Roskilde Festival 2016.
Et andet meget vigtigt punkt som Roskilde Festival sætter højt på dagsordenen, er social
bæredygtighed. Omkring social bæredygtighed, er det Roskilde Festivals ønske, at vores
samarbejdspartnere, handelsboderne, ikke benytter sig af børnearbejde. Derudover forventer vi at
forholdene for de folk som arbejder i boderne, skal foregå på et anstændigt niveau.
Bæredygtighed i din bods sortiment
Da Roskilde Festival har stort fokus på bæredygtig handel, er vi meget interesserede i at vide, om
nogle af dine varer er bæredygtige. Husk derfor at anføre dette i ansøgningsskemaet med en
uddybning af, hvorledes de kan betragtes som bæredygtige – f.eks. hvis der indgår en form for
genbrug i produktionen af dine varer, hvis produktionen foregår under godkendte forhold i 3.
verdens lande, eller hvis du har et Fair Trade-certifikat eller lignende.
Handel med kopivarer
Ganske som i det omkringliggende samfund er al handel med uægte varer/kopiprodukter ikke
tilladt på Roskilde Festival. Ud over at dansk lovgivning mod sådan handel, strider det også mod
Roskilde Festivals eget regelsæt og ønske om at tilbyde vores gæster ærlige produkter. Alle
ansøgninger med kopi-produkter vil derfor blive afvist. Ethvert salg af kopiprodukter på festivalens
område vil – udover en politianmeldelse – medføre øjeblikkelig bortvisning og nedlukning af boden.
Non-food handelsområder på Festival 2016
På Roskilde Festival 2016 etablerer Handelssektionen følgende handelsområder med non-food
handel:
Festivalpladsen/Indre Plads (4 salgsdage: 29. juni - 2. juli begge datoer inkl.):
Trade Zone
(Bag Tribunen)
Trade Island
(Handelsøen)
NYT i 2016!
Handels-bazaren
Pavilion
Festivalens største, mest centrale og efterspurgte handelsområde, med
placering i umiddelbar forlængelse af Orange Scenes publikumsområde og
med særligt – men ikke udelukkende – fokus på boder med mainstream
varesortimenter. Publikum bruger Trade Zone til en central helle/pause
mellem de store koncerter. Området er fyldt med farverige barer og pop-up
koncerter. Traditionelt set har nonfoodboderne i området en høj kvalitet og
rummer brands
Handelsområde med en central og eftertragtet beliggenhed på
festivalpladsens vestlige del, beliggende mellem Orange og Avalon scene.
Særligt fokus på boder med velkendte modebrands. I dette område vil der i år
ske en masse spændende, fysiske ændringer, da Handelsøen i år har
overtaget det gamle Art-zone areal. I området imellem handelsøen og
handels-bazaren vil der være blive implementeret en cool bar.
Handels-bazaren er vores nye område som vil være placeret i forlængelse af
Handelsøen og Sejlene. Området vil være et udviklingsområde, hvor der
bliver skabt et fælles rum for publikum. Fokus vil være små og nye up-coming
boder som tilbyder fairtrade, dansk design og/eller økologi i deres sortiment.
Selve området vil være en struktur, hvor boderne er tæt placeret under
samme tag a la ”Illum/Magasin”. Boderne tilbydes her en plug-in løsning,
hvor de kun selv skal sørge for interiør, salgsdisk og podier til salg af
produkter. Boderne vil være mellem 3x6meter til 6x6meter. Sæt x i
ansøgningsskemaet hvis du er interesseret.
(Mere info følger i januar/start februar).
Handelsområdet der ligger omkring den rockede scene Pavilion, er et af de
områder på festivalen, hvor rigtig mange publikummer kommer forbi.
Området er beriget med store velkendte barer som f.eks. Gringobar og en
lang række mindre madsteder, der serverer lækker mad på alle tider af
døgnet. Identiteten i området har en “Mini christianiastemning” over sig, med
mange små hyggelige områder at hænge ud i og mange forskellige
publikumsaktiviteter. Traditionelt set har publikum været vant til at finde især
vintage, second-hand og rockabilly-tøj i området, og nu rummer det også
plads til f.eks. design-værksteder, tøjproduktion, kreative værksteder og
meget mere.
Gloria
(Tidl. Stald Nord)
Graffiti Zone
(Tidl. Stald Syd)
Apollo
Hyggeligt og velbesøgt handelsområde med tæt beliggenhed til det store
handelsområde ved Trade Zone, samt Gloria Scene og foodcourt. Her findes
et godt og stort udbud af både food-boder og non-food-boder med skønne,
klassiske og farverige festival-varesortimenter med t-shirts, sommerkjoler,
solbriller m.m. Området udvikles og bliver Roskilde Festivals nye Art Zone
område med masser af liv og publikumsaktiviteter.
Centralt, velbesøgt og attraktivt handelsområde, der ligger på
festivalpladsens sydlige del og tæt på den meget trafikerede indgang til/fra
Camping. Området ligger lige op ad de stalde, hvor der foregår en masse
graffiti aktiviteter og hvor fokus for området i 2016 primært vil være på upand-coming designere og særlige projekter indenfor bæredygtig produktion.
Som noget nyt i 2016 ligger Apollo nu på Indre Plads (festivalpladsen).
Handelsområdet er et udviklingsområde, hvilket betyder at der kommer til at
være spændende ændringer i området i år.
Camping/Ydre Plads (8 salgsdage: 25. juni – 2. juli begge datoer inkl.):
Camping East
Camping West
Service- og handelscenter på Camping Øst, som udover non-food boder med
brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder,
merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samarittervagt mv. og
derfor er særdeles velbesøgt. Her er fokus på boder med mere
publikumsaktiverende varesortimenter. I området findes også ”Roskilde
Miniby”. I år vil der være publikumsaktiviteter ved centeret, som fx
Ghettoblasteren som spiller musik og et byg-selv område.
Service- og handelscenter på Camping Vest, som udover non-food boder med
brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder,
merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samaritter-vagt mv. og
derfor er særdeles velbesøgt. Dette område huser Rising-scenen, hvor upcoming bands spiller under warm-up perioden, og der arbejdes på at skabe en
fælles identitet for området, hvor nonfoodboderne inkluderes mere i
bycenteret.
Campingarealerne åbner for publikum lørdag den 25. juni 2016 kl. 16.00 – og fra dette tidspunkt vil
alle servicefaciliteter samt mad-, drikkevare- og pantboder være åbne. Non-food boderne i disse
handelsområder skal have rejst deres facade torsdag den 23. juni 2016 senest kl. 17.00 – og skal
åbne for salg senest lørdag 25. juni kl. 16.00
Priser på boder og medarbejderarmbånd
Som noget nyt i år har vi tilpasset vores priser således der nu kun er to prisgrupper.
Prisgruppe A: Pavillion, Gloria (tidl. Stald Nord), Grafitti Zone (tidl. Stald Syd) og Apollo ligger alle
på festivalpladsen (Indre Plads) og har 4 salgsdage. Camping East og Camping West ligger på
campingområdet (Ydre Plads) og har 8 salgsdage.
Prisgruppe B: Trade Zone (Bag Tribunen) og Handelsøen ligger begge på festivalpladsen (Indre
Plads) og har 4 salgsdage.
Prisgruppe A
Prisgruppe B
Antal
Facademeter
(Bodens dybde er
altid 6 meter!)
Område:
Område:
Pavillion
Trade Zone (Bag Tribunen)
Gloria (Tidl. Stald Nord)
Handelsøen
Grafitti Zone(Tidl. Stald Syd)
Apollo
Camping East
Camping West
3
DKK
15.190
DKK
20.470
4
DKK
17.760
DKK
26.300
5
DKK
20.330
DKK
29.130
6
DKK
22.900
DKK
33.460
7
DKK
25.470
DKK
37.790
8
DKK
28.040
DKK
42.120
9
DKK
30.610
DKK
46.450
10
DKK
33.180
DKK
50.780
11
DKK
35.750
DKK
55.110
12
DKK
38.320
DKK
59.440
Prisen inkluderer min. 4 adgangstegn.
 4 (2 BV + 2VV) adgangstegn for boder fra 3-5 facademeter,
 5 (2 BV + 3 VV) adgangstegn for boder fra 6-8 facademeter
 6 (2 BV + 4 VV) adgangstegn for boder fra 9-11 facademeter
 7 (2 BV + 5 VV) adgangstegn for boder fra 12-? facademeter
Bemærk, at disse adgangstegn ikke inkluderer adgang til medarbejdercamping – det skal bestilles
særskilt (se mere info nedenfor).
BV armbånd giver adgang til bagområderne på handelsboden, Backstage Village samt Volunteer
Village.
VV armbånd giver adgang til bagområderne på handelsboden samt Volunteer Village.
Har man et ønske om at få ombyttet flere billetter til VV armbånd end de i prisen inkluderede, skal
man ansøge Roskilde Festival her om. Man skal selv ud at købe billetterne, og ombytning til VV
bånd koster DKK 310,00 pr billet.
Billetprisen udgør i forsalg DKK 1.995 (ex. gebyr) Billetter kan indkøbes via www.roskildefestival.dk. Vær opmærksom på, at festivalen kan blive udsolgt, og vi anbefaler derfor stadehaver
at være ude i god tid. Vi kan ikke garantere billetter efter 1. maj 2016 og vi kan desværre ikke
skaffe ekstra billetter når der er udsolgt.
Kort over områder på Roskilde Festival 2016
Strøm
Hver bod får adgang til 5000watt, som koster DKK 3150,00, dette betales også den 1. maj 2016.
Bruger boden mere end de 5000watt vil festivalen sende en ekstra opkrævning efter festivalen.
Under opbygning vil der være adgang til byggestrøm, man skal selv huske div. forlængerledninger
mv.
Oprydningsdepositum
Ud over stadepladsbetalingen skal indbetales et oprydningsdepositum på DKK 1.500, som
tilbagebetales efter godkendelse af stadepladsarealets oprydning foretaget af stadehaver selv.
Godkendelsen foretages af Team Trash Force som stadehaver kontakter inden afrejse. Ved
godkendelse modtager stadehaver en e-mail om at området er godkendt og bedes fremsende et
kontonummer således depositum kan tilbageføres. Mere info om procedure fremsendes tættere på
festivalen.
Medarbejdercamping
Der vil være mulighed for køb adgangstegn til medarbejdercamping inkl. adgang til varmt bad.
Adgangstegn til medarbejdercamping kan bestilles på hjemmesiden og vil koste DKK 200,00 pr.
stk. Alternativt kan disse efterbestilles ved Handelskontoret via [email protected]
– dog senest 30. april 2016.
PEOPLE
I 2015 introducerede Roskilde Festival databasen PEOPLE hvor stadehaver skal registrere sine
medarbejdere og selv printe check-in kort ud til den enkelte medarbejder. I PEOPLE vil kontrakt,
information, deadlines, kontaktperson og gode tips vedr. non-food boden også kunne hentes.
Placering af boder
Såfremt du tilbydes en stadeplads på Roskilde Festival 2016, vil du samtidig modtage oplysning
om, i hvilket handelsområde din bod placeres. Den helt præcise placering af boden indenfor det
pågældende handelsområde oplyses først ved ankomst til Roskilde Festival.
Vær opmærksom på, at vi ikke kan garantere, at din bod placeres i det område, som du har ønsket
som første prioritet i ansøgningen, men vi tilstræber naturligvis at imødekomme flest mulige ønsker
– under hensyn til pladsen i områderne og vores vurdering af bodernes mulighed for salg.
Flytning af bod til andet område
Roskilde Festival er både under planlægning og afvikling en foranderlig størrelse. Ikke alle mål og
geografiske forhold er kendt eller kan være kendte, før alt løber af stablen. Derfor forbeholder
festivalen sig ret til – indtil 30 dage før festivalens start – at flytte boders placering til et andet
område i forhold til den i kontrakten beskrevne placering. En sådan flytning foretages kun indenfor
det overordnede tildelte område – dvs. at sådanne flytninger kun foretages fra Camping (Ydre
Plads) til Camping (Ydre Plads) eller fra Indre Plads til Indre Plads.
Enhver flytning vil skriftligt meddeles stadehaver hurtigst muligt. Nødvendige flytninger af boder til
andet overordnet område (fra Ydre til indre Plads eller omvendt), giver stadehaver ret til 20% rabat
på den alternative stadeplads’ pris.
Fra Roskilde Festivals side ønsker vi at give vores handlende så god og præcis information som
muligt og har et højt ønske om, at sådanne flytninger ikke bliver aktuelle. Erfaringen siger dog, at
ingen festival uden uforudsete hændelser. Med overstående ønsker vi derfor at tilkendegive en fast
politik fra festivalens side.
Etablering af bod
Alle udgifter til etablering af boden påhviler stadehaver. Roskilde Festival stiller ikke materiel, telt
eller andet til rådighed.
Bodens skiltning og facade
For at fremme festivalens generelle udtryk indskærpes, at der for alle non-food-boder gælder, at
boden skal være udstyret med en facadeskiltning, som på rimelig afstand kan identificere boden ud
fra dennes navn.
Det er på bodens facade i udgangspunktet kun tilladt at skilte med ansøgers eget brand/navn, som
evt. kan være det samme brand som varesortimentet i boden.
Hvis der ønskes at skilte med øvrige brands på bodens facade – som forhandles i boden, men
som ikke er ansøgers eget brand – skal forudbetales et særligt branding-gebyr på 25% oveni
bodens pris. Det skal fremgå af ansøgningsskemaet, hvorvidt boden ønskes at skilte med øvrige
brands end sit eget.
Dersom boden skilter med øvrige brands end sit eget på bodens facade, og der ikke på forhånd er
ønsket tilladelse hertil (angivet i ansøgningen), vil boden blive opkrævet det særlige brandinggebyr på 25% på selve festivalen til betaling kontant samt en ekstra afgift på DKK 5.000.
Nyt i 2016!
Som noget nyt vil vi gerne have at I sender en plantegning over boden med mål på bod og skilt,
gerne også med billeder. I bedesl også oplyse om I bruger sampling og de sociale medier, dette vil
fremgå af ansøgningsmaterialet.
Generelt for boderne
 Stadepladsbetalingen forfalder til betaling således: 50 % af bodens pris og
oprydningsdepositum på DKK 1.500 skal betales senest den 1. april 2016, og de
resterende 50 % + strøm på DKK 3.150 skal betales senest den 1. maj 2016.
 Roskilde Festival opstiller miljøtoiletter på bagområderne tilknyttet handelsboderne.
 Der må ikke placeres campingvogne eller biler bag boden, ligesom disse heller ikke kan
bygges ind i boden.
 Der tildeles én parkeringstilladelse pr. bod – det tilstræbes, at p-området ligger indenfor
rimelig afstand i forhold til boden.
 Boden dybde skal være 6 meter. Herudover har boden 1,5 meter bag boden inkluderet i
prisen. Foran boden har man lov til, så vidt området foran boden tillader dette, at benytte
1,5 meter til promovering af et mindre udvalg af bodens varer (dog kun indenfor bodens
bredde).
 Af hensyn til tyverisikring skal boden alle dage være bemandet med max 2 nattevagter fra
lukketidspunkt til åbningstidspunkt alle nætter.
 Boden skal ligeledes være bemandet med max. 2 nattevagter fra lukketid lørdag den 2. juli
kl. 22.00 til søndag den 3. juli kl. 09.00 (Indre Plads) / kl. 12.00 (Camping / Ydre Plads).
Svar på ansøgningen foreligger medio marts 2016.
Bemærk, at vi har brug for beskrivelse af hele varesortimentet og gør opmærksom på, at kun
varer, der indgår i kontraktens sortimentsbeskrivelse, kan sælges på festivalen.
Det er vigtigt, at der medsendes fotos (samlet størrelse under 10MB) af varesortiment – uanset
eventuel tidligere deltagelse på Roskilde Festival. Ansøgninger uden fotos behandles ikke, ligesom
henvisninger til fotos på et website ikke accepteres. Evt. vareprøver kan fremsendes sammen med
ansøgningen til førnævnte adresse. Fremsendte fotos og eventuelle vareprøver returneres ikke.
Ansøgninger modtaget efter den 15. februar 2016 vil blive behandlet, men med væsentligt ringere
muligheder for at få tilbudt en stadeplads.
Med venlig hilsen
The non-food trade team
Roskilde Festival