1. No category

SSC anslutningsprojekt LÖN
Mittuniversitetets överföring av löneadministration till
Statens Service Center.
Mittuniversitetet
Ove Olander
Grp.led. IT-Utveckling
Vad har vi när vi börjar resan mot SSC?
• Personalsystem - Palasso – extern drift
• Personal för lönehandläggning
• Integrationer
• Etablerade rutiner och processer
Mittuniversitetet
Vilka inom Miun är med i projektgruppen?
• Ett par ekonomer
• Controller
• Lönehandläggare
• Projektledare - extern
• IT med integrationskunskaper
• Lärare/representant akademin
• Chef (personalavdelningen, dito systemägare)
Mittuniversitetet
SSC tillhandahåller
Styrgrupp
Anslutningsprojektledare (APL) /
Kundansvarig (KA)
Anslutningsteam
Verksamhetsspecialist (VS)
Systemadministratör (SA)
Teknisk projektledare (TPL)
Servicedesk (SD)
Specialister vid behov
Mittuniversitetet
Inom projektet använder vi
• Skype (for business) för distansmöten
• SSC har tillhandahållit en samarbetsportal
• Epost och telefon naturligtvis
• Fysiska träffar när så påkallat
Mittuniversitetet
Vad gör Miun under resan?
• Möten Miun – SSC (projektmöten samt teknikmöten)
• Möten endast Miun
• Parallella interna aktiviteter – PER, EKO, IT
• Intern acceptans/etablering inom PER (oro, hur ska det bli? )
• Utbildning i någon form (självstudier, workshops...)
Mittuniversitetet
SSC idé över hur anslutningsprocessen ser ut
1. Utvärdera
2. Definiera
3. Implementera
4. Driftsätta
5. Stabilisera
Kontinuerlig kommunikation och riskanalys

Insamling av volymer
och information
 SLA-genomgång
och GAP-analys

Avgifter
 Detaljerad
genomgång av ITfrågor
 Planera
implementerafasen
och fastställ
eventuell styrgrupp

 Signerad
överenskommelse
Mittuniversitetet
 Löpande
avstämningsmöten
 Utbildning för kundens
projektgrupp vid behov
 Driftsättning av ITlösning och
tillhörande tjänster

Uppföljning av
driftsättning.
 Överlämning till
SSC:s
driftorganisation
 Styrgruppsmöten vid
behov
 Avstämning
samverkansmodell
innan driftsättning
Avsiktsförklaring
KA
 Startmöte
 Leveransgodkännande
KA
APL
APL
APL, SA, VS, TPL
SA, VS, TPL, KA, SD
SA, VS, TPL, KA, SD
KA
Tidsplan
Mittuniversitetet
Miun Aktiviteter (samarbetsportalen)
Aktivitetslista Mittuniversitetet (MIUN) och Statens servicecenter (SSC)
Syftet med aktivitetslistan är att ha kontroll på aktivteter som behövs för att byta till nytt lönesystemsamtsamt ev kring aktiviteter
som vi ser inom SKH och SSC.
Listan är sökbar så att det går att söka ut förbättringsområden på avdelning, status, ämne, svar/lösning/beslut, ansvarig och
start/slutdatum
Myndighet:
Status:
Ämne:
Svar/Lösning/Beslut:
Ansvarig:
Start/Slut:
Nr
Myndighet
Vem har anmält frågan
1 Ledning (ärendet flaggas upp till högrmine nivå), 2 Pågående, 3 Svar/Lösning/Beslut
När svar/lösning/beslut är överenskommet ändras status till 3
Kort beskrivning
Kort beskrivning
Vem är utsedd ansvarig och driver ärendet?
Datum för början och slut
Status
Ämne
Svar/Lösning/Beslut
Rutin för ev manuella utbetalningarna, reseförskott och utlandsarvodister. Direktutbetalning via Primula som
förskott? Yvonne kollar vad detta kostar för MIUN. MIUN återkomme rmed svar
Boka produktionssättningsplan med MIUN
Jämför primulafilen med Palassofilen, uppdatera svaret, allt var inte tydligt. Yvonne kallar till möte för att gå
igenom rapporter med Eva,Bea,Cia,Nanette och Jenny. ReseID -ärendenr behövs, frågan ställd till Evry.
Anställningsbevis hur ska dessa se ut ? - Eva Somero. Eu intyget
Ett formulär tas fram i Primula där kunden registrerar om konteringen som sedan läses in i Primula CA 100/mån.
Gäller lönekontering. Yvonne återkommer. Skickar till Nanette 2016-04-04
5 MIUN
Pågående
Manuella utbetalningar.
13 SSC
17 MIUN
Pågående
Pågående
Produktionssättningsplan
Palasso-filen, behovet av att få samma
information efter övergången till Primula
19 MIUN
Pågående
21 MIUN
Pågående
22 MIUN
25 MIUN
28 MIUN
29 MIUN
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
31 MIUN
36 MIUN
40 MIUN
43 MIUN
53 MIUN
54 MIUN
55 MIUN
56 MIUN
57 MIUN
58 MIUN
59 MIUN
60 MIUN
61 MIUN
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Pågående
Mittuniversitetet
Om konteringar
Arvode utland, sinkskatter och tredjelands
medborgare. Utländska konton direktutbetalning
Semester, för framförallt lärare
Lönerevision
Servicedesk
Bokföringsfil
Statistik
Attestant
Timlön
Omorganistaion
Timanställda LAS
rapport anställnings form
Vid accept tester
Formulär
Formulär
Attest
Acceptanstest
Flöden
Studenadministratör
Hur hanterar vi detta i Primula samt källrapportör. Kolla med Kemi, SKH hur dom hanterar detta . MIUN har fått
tagit del av detta via Nenette.
Generellt ska all semester ska läggas ut under halvåret. Kan man stoppa så att lärarna söker semester i Primula.
Frågan ställd till Evry. Ruta på lärarkategori som kan bockas i tas fram för GU. Titat på förslag för Södertörn.
Blir manuell hantering kring lönerevisionsmodulen. Ta med till acc perioden för att testa. Kommer rmed plan
Genomgång av Servicedesk
Felhantering kring bokföringsfilen . Kolla i processen om vad det står om felhantering. Kolla med Evry ang
fellogg
Vilka behov av statistik finns internt hos MIUN, Jenny har skickat detta. SSC går igenom detta och kollar
Hur byter man attestant om tex en chef är sjuk? Yvonne kollar hur det är på andra myndigheter. MIUN lägger ett ärende på detta
Lärare har 110 kr extra per timme vid kvällsundervisning, Blir ett nytt formulär i Primula - Klart
Det sker en omorganisation den 1/7 ca 100 personer flyttas från Härnösand till Sundsvall. Yvonne skickar ex vad SSC behöver
Hur ska det rapporteras så dom inte får las för tex helmåndad Frågan ställd till Evry
Finns det någon rapport med ex ava Frågan ställd till Evry
Kontrollera dubbla anställning så det blir rätt på semestern
Arvode tim och belopp, formulär, ska testas i acctest. Skickas till Nanette
Bisyssla (attest bör ske av närmaste chef )och kontoändring, ska testas i acctest. Skickas till Nanette
Övertidstimmar för lärare som överstiger en viss gräns, attesteras av rektor istf avdelningschef, Jenny kollar och meddelar Yvonne
Vad ska testas i acceptanstest . MIUN vill se vad som ingår i test.
Flöden för formulär. Flöden till Yvonne
Lägger in via källrapportör. Resor läggs in i formuläret även resetillägg.
Exempel på EKO områden att bevaka
• Överföring av Ekonomidata från Agresso (kodplan,kombinationskontrollen)
• Bokföringsfilen från Primula
• Mappning av lönearter mot konton
• Konton för sociala/arbetsgivare-avgifter etc.
• Processer (löneändringar, konteringsändringar, personalorganisatoriska ändringar.)
• Nytt formulär för administration av (om)konteringsändringar i Primula.
Mittuniversitetet
Exempel på PER områden att bevaka
• Rutin för manuella betalningar
• Lärare skall inte kunna söka semester i Primula, läggs ut direkt
• Byte av attestant
• Lärares ersättning vid kvällsundervisning
• Dubbla anställningar
• Arvode utland, sinkskatter, tredjelandsmedborgare
• Processer
• Förankring inåt organisationen och referensgruppsträffar
Mittuniversitetet
Processbeskrivning Löneadministration
Mittuniversitetet
Exempel på IT områden att bevaka
Mittuniversitetet
Vilka IT-system är inblandade?
Mittuniversitetet
IT uppgifter
• Hur får man in en nyanställd i våra system?
• Överföring av användardata
• Ta emot data (bokföringsfil. Datauttag, personaldataförändring)
• Skicka ekonomidata (kodplan, sambandskontroll)
• Inloggning mot Primula webb
• Interna integrationer
Mittuniversitetet
Nyanställd - Moment 22
• Vart lägger man in personuppgifter när personalsystemet behöver personuppgifter
för att kunna ta emot personuppgifter? N’ få hitt på nå!
• Vi skapade, lex Nilex.
• Vår lösning för att samla in initiala personuppgifter utgår ifrån
anställningsprocessen där chef initierar anställningen och får uppgifterna från den
nyanställde för att därefter lägga beställningar i ett webborderformulär. (kontorsutr.,
dator, användarkonto, epost, ev. anst.bevis. etc)
Mittuniversitetet
Integration mellan SSC och Miun
• SSC lämnar data hos oss med tekniken ”Fil”.
• Miun lämnar data hos SSC med tekniken ”Fil”
• Tanken är att en Miun-Biztalk integrationslösning skall hantera
Miun’s del av integrationen.
• Men innan den är helt och fullt på plats löser vi behovet av
integration med det vi har och kan. Vi försöker bygga med
avgränsade moduler/funktioner som lätt övertas av BT-konceptet.
Mittuniversitetet
Överföring av användardata
• Detta är den första integrationen som måste till
• Egentligen fick vi ett val, filöverföring via SFTP.(även om det finns
ytterligare alternativ men där finns ingen beprövad erfarenhet inom SSC...tydligen)
• Problem uppstod när det stod klart att utbyte av nycklar inte var ett
alternativ. En interaktiv SFTP session var det som erbjöds. Vad
gör man då för att kunna automatisera överföringen?
• N’ få hitt på nå! (antar att det finns flera lösningar men jag kände inte till några vid detta
tillfälle)
Mittuniversitetet
Mittuniversitetet
Mittuniversitetet
Inloggning mot Primula webb
• Vi har inom Miun 2 federations alternativ att använda.
• Via Miun’s IDP som hanterar i huvudsak swamid federationen.
• Via Miun’s ADFS.
• Vi valde ADFS. Varför? Jo vi tänkte att det kanske kunde tillföra någon form av enklare
inloggning mot Primula (för de användare som har PC med rätt windows version och
webbläsaren IE med rätt version......).
Mittuniversitetet
Inloggning mot Primula webb forts.
• När vi hade satt upp ADFS kopplingen fick vi från SSC veta ytterligare krav.
• Personnummer! (Hade detta varit känt från början hade vi nog valt IDP’n istället)
• I vår swamid IDP har vi tillgång till pnr i ett attribut men inte i vår ADFS eftersom vårt AD inte
har personnummer.
• Efter flera misslyckade försök att från extern källa med ADFS inbyggda funktioner, hämta PNR
till ADFS, tillverkades en enkel DLL som anropades inifrån ADFS som hämtar pnr från en
databas.
Mittuniversitetet
Inloggning mot Primula webb forts....forts.
• Hur skall personal kunna ansluta sig mot primula från sin webbläsare?
• Direkt point2point eller filtrerat på IP-scope eller via en proxy?
• Efter inrådan från SSC prövade vi en proxy i microsofttappning...
• det...gick inte så bra (Vi hade inte tillgång till någon teknisk kontakt på SSC’s sida, vi fick
”forbidden”, ”not found” etc. pga redirect hanteringen. Hade vi haft en kontaktperson så hade vi
kanske löst problemet )
• Efter ytterligare dialog med SSC’s TPL fick vi klarttecken att gå direkt mot Primula. Så det gör vi
nu. Ser ut att fungera.
• Tidsplanen är snäv så vi har inte tid strul!
Mittuniversitetet
Och hur har det gått?
• Hösten 2015 uppstartsmöten med SSC
• 13 jan. 2016 Officiell projektstart (ursprungligen nov. 2015)
• Integrationer (de som är tillgängliga) i testmiljö mellan Miun- SSC, klart.
• Inloggning mot primula i testdrift, klart.
• Vi väntar på databasuttag samt person och anställningsexport från Primula.
(den 6/4 fick vi ett pris på vad Evry vill ha betalt för detta: 205575:- )
• Vissa fomuläranpassningar samt nya formulär är på gång, kan vara klart nu.
• Acceptanstest v15
• 8 maj sista dag att rapportera in i gamla systemet.
• Produktion 1 juni
• Stor risk att vi inte har det interna integrationsflödet på plats till den 1 juni.
Mittuniversitetet
Erfarenheter så här långt
• Snäv tidsplan (borde ha varit 6 månader till)
• Saknar teknisk kontaktperson(er) till de system som används på SSC
• En viss svårighet att få respons på önskemål och krav (...så brukar vi inte göra....)
• Tidsfördröjning i en del frågor vilket försenar (Affärsupplägget kan diskuteras)
• Miun borde tagit ett bättre helhetsgrepp om omfattningen innan projektet startade.
• Projektet kom ca. 12 månader för tidigt.
(Vi borde haft vår integrationsplattform i produktion, begrepps/-data/-informationsmodeller
analyserade och beslutade)
Mittuniversitetet
---å här skulle det kunna vara slut.
Mittuniversitetet
Dataflöden mellan Miun/SSC
• Bokföringsfil
• Kodplan
• Sambandskontroll (SSC) / kombinationskontroll (MIUN’s EKO)
• Användardata
• Databasuttag
• Person och anställningsförändringar (inkrementell xml)
Mittuniversitetet
Bokföringsfil från Primula
• Kommer skickas 1 ggr/mån
• Ex.
•
HM15111
•
BS
4380637
•
•
BS
4041
60073
0+0000000000001354963+0000000000001354963
0MAGNE CYL
•
Mittuniversitetet
221
6201146210
SEK
0
GLHM
2016021920160219
0
0
Userdatafil till Primula
•
USER;Mittuniversitetet;1209;2016-03-30T14:31:02;[email protected];P
•
alvedon;Alve;Don;[email protected];;;TUG;0;;;;196611213172
•
magnecyl;Magne;Cyl;[email protected];010-142 00 00;+46 76 500 90 90;KOM;0;;;;199402075401
Mittuniversitetet
Sambandskontroll till Primula
•
3100
Gem adm Utbildning
480601
Rektors ledningsgrupp/Chefsforum
•
3100
Gem adm Utbildning
480602
Kansli bil REK
•
3100
Gem adm Utbildning
480603
Medlemsavgifter
•
3100
Gem adm Utbildning
480609
Miljö
•
3100
Gem adm Utbildning
480610
Mittforum
•
3100
Gem adm Utbildning
480623
Drift diariesystem
•
3100
Gem adm Utbildning
480624
Juridisk service
•
3100
Gem adm Utbildning
480639
Rektors bil
Mittuniversitetet
Kodplan till Primula
•
11020
Utvecklingsarbete egenutvecklat ack anskaffningsvä2015-09-29N
•
11021
Utvecklingsarbete egenutvecklat årets anskaffnings2015-09-30N
•
11022
Utvecklingsarbete egenutvecklat onmföringskonto 2015-10-15N
•
11024
Pågående projekt andra immat anltillg
•
11025
Utvecklingsarbete, minskning av ack anskaffningsvä2015-10-15N
•
11026
Utvecklingsarbete egenutvecklat omföringskonto åre2015-10-15N
Mittuniversitetet
2010-03-01N
Interna
integrationer
av
Primuladata
Mittuniversitetet
SLUT, jag lovar!
Mittuniversitetet