1. No category

PA 2.0
Projektdirektiv
Projektdirektiv
PA 2.0
Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
Mall från Tieto PPS (ME017, 3.0.0)
Karin Berglind
Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
Utgåva P1.0-1
Sida: 1 (6)
www.tieto.se/pps
Godkännande av projektdirektiv och bilagor
1
Beställare/Projektägare:
Projektledare:
Anna Lindholm/Christina Nilsson
Karin Berglind
Projektnamn/identitet
PA 2.0
2
Bakgrund
Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens
servicecenter (SSC), en statlig myndighet under Finansdepartementet som erbjuder statliga
myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel.
Regeringen har beslutat att anslutningarna till Statens servicecenter ska ske under 2015–2019.
Göteborgs universitet är, som alla myndigheter, ålagt att ansluta sig och kommer troligen att
genomföra en anslutning under 2016. En avsiktsförklaring har skrivits där parterna kommit överens
om att Statens servicecenter ska leverera tjänster inom löneadministration samt rese- och
utläggsadministration till Göteborgs universitet. I samband med detta sker en verksamhetsövergång
av lönehandläggare, vilket innebär att Statens servicecenter placerar ett kontor i Göteborg där
berörda medarbetare inom löneadministrationen vid universitetet erbjuds anställning.
En anledning till att universitetet väljer att ansluta sig 2016 är att avtalet för det nuvarande
personaladministrativa systemet Palasso då löper ut och att ett nytt system, Primula, införs. Vid
anslutning till SSC måste en anpassning av systemet göras. Istället för att först införa Primula på
egen hand och därefter anpassa systemet genomför universitetet införandet och anpassningen
tillsammans med SSC på samma gång, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader.
Universitetets nuvarande avtal för Palasso löper ut 2016-06-30. SSC har tecknat avtal med
leverantören av Palasso för att säkra driften av sina befintliga kunder fram till och med 2018-12-31
Nya myndigheter som ansluts till SSC kan teckna ett hängavtal till detta. Den påbörjade
anslutningsprocessen med SSC innebär att universitetets drift av Palasso är säkrad även efter 201606-30, för det fall implementeringen av Primula inte är slutförd vid detta datum, vilket ger
universitetet bättre förutsättningar att genomföra projektet med mindre tidspress.
Projektet ingår i gemensamma förvaltningens projektportfölj för universitetsgemensamma
utvecklingsprojekt. Vid tiden för regeringens beslut om SSC som kom i november 2014 pågick redan
en förstudie vid universitetet i syfte att kartlägga förutsättningarna inför bytet av PA-system från
Palasso till Primula (se avsnitt 4 för underlag från förstudien).
Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
Sida: 2 (6)
2.1 Omfattning
•
Anslutning av universitetets löne-, rese- och utläggsadministration till Statens servicecenter
genom verksamhetsövergång.
Byte av personaladministrativt system från Palasso till Primula.
I samband med anslutningen till Statens servicecenter och införandet av nya IT-system kommer
verksamhetsprocesser vid Göteborgs universitets personaladministration att utvecklas. Ansvar
och roller kommer att förtydligas och arbetssätt kommer att anpassas till de nya systemen, både
vid personalenheten och vid samtliga institutioner och fakulteter.
Under förstudien beslutades att universitetet i samband med bytet till Primula även ska byta från
dagens rekryteringssystem E-rek till ReachMee.
Vidare har förstudien Gemensam organisationshantering, som pågått under 2014, visat på
1
behovet av förbättrat arbetssätt och systemstöd för att hantera organisationsdata i de
universitetsgemensamma systemen. Detta förändringsarbete har nära samband med bytet av
personaladministrativt system och kommer därför att inkluderas i projektet.
Det personaladministrativa systemet är ett centralt källsystem i universitetets systempark, och
bytet från Palasso till Primula medför omfattande förändringar av integrationerna till omgivande
system. Under förstudien beslutades att en större långsiktig insats för att renodla
integrationslandskapet kommer att genomföras inom projektet.
•
•
•
•
•
3
Effektmål
Effektmål
Hur ska effekten mätas?
När ska
effekten
mätas?
Ansvarig
1
Tydligt ansvar och tydliga
roller i PA processerna
som berörs av
överflyttandet till SSC.
Nöjdare medarbetare, mindre
personberoende. Mäta nuläge
och sätta mål för önskat läge
efter projektets slut.
1 år efter
övergången
HR Chef
2
Det ska bli lättare att:
- Söka jobb
- Använda
egenrapporteringen
Processförändring:
- Kapa ledtider
- Säkra information
Mäta nuläge och sätta mål för
önskat läge efter projektets
slut.
1 år efter
övergången
HR Chef
Mäta nuläge och sätta mål för
önskat läge efter projektets
slut.
1 år efter
övergången
HR Chef
Endast informationsmängder
som har beslutade definitioner
distribueras vidare till
mottagande system.
Vid projektets
slut
IT Chef
Efter varje förändring ställs
utfallet mot en bedömning hur
den skulle genomförts I den
tidigare integrationslösningen
Efter
projektets slut
IT Chef
3
4
5
Säkerställa kvalitet &
riktighet av den info som
integreras genom ensade
definitioner & utpekat
ägarskap.
Robust integrationslösning
som kan hantera
förändringar i befintliga
system + nya system med
mindre resurser och
kortare ledtid.
1
Till organisationsdata hör begrepp som är direkt relaterade till organisationen d.v.s. organisationsenhet,
organisationstyp, organisationsstruktur, relationstyp och metadata
Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
Sida: 3 (6)
4
Underlag
•
•
•
5
Förstudierapport – Nytt personaladministrativt system 1.1 inkl. bilagor:
o Utredning lönekörning och semesterskuld PA_HR förstudie
o Projektförslag – Byte av personalsystem
o PA rapport integrationsbeskrivning v2
o Förstudierapport Gemensam organisationshantering 1.1
o 141107 rapportanvändning 130101 till 140930 PA datalager
Avsiktsförklaring SSC
Finansdepartementets pressmeddelande oktober 2014
Kontaktpersoner
•
•
•
•
Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten
Staffan Gunnarsson, Sektionschef/Systemförvaltare, Personalenheten
Roger Haglund, Rekrytering
Tommy Christensen, Verksamhetsövergång
En inledande intressentanalys har gjorts under förstudien och redovisas i avsnitt 2.1 i
Förstudierapport – Nytt personaladministrativt system 1.1
6
Tidsplan och kalkyl för förberedelserna
Åtagande t o m
Tidpunkt
Kalkyl timmar
BP1
SG juni
990 h
BP3
SG i sept
600 h
7
Projektmål, krav och önskemål
7.1
Resultat
Kalkyl utlägg
Resultaten kopplade till projektets effektmål.
• Universitetets löne-, rese- och utläggsadministration är överflyttad till SSC
• Berörda verksamhetsprocesser och arbetssätt inom personalområdet är förändrade
och implementerade i hela verksamheten. Projektet skall möjliggöra att alla
verksamheter som upprättar information arbetar på ett korrekt sätt.
• Samtliga berörda har fått möjlighet att ställa om till nya arbetssätt genom att projektet i
samarbete med linjeorganisationen säkerställt att verksamhet och kompetens har
utvecklats och förberetts inför förändringen.
• Gemensamt arbetssätt runt hantering av organisationsförändringar som berör IT
system.
• Personaladministrativt system är bytt från Palasso till Primula, med drift och support
hos SSC.
• Rekryteringssystem är bytt från E-rek till ReachMee, med drift och support hos SSC
• Renodling av integrationslandskapet.
• Gemensam organisationsdatabas är utvecklad och driftsatt.
• Projektet skall skapa förutsättningar för kommande utveckling av Datalager rapporter
och vyer genom att systemförvaltarna för datalager verifierar sina krav på system och
data för organisation.
Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
EffektMål
1,2,3
1,2,3
1,2
4
1,2,3
1,2,3
5
5
5
Sida: 4 (6)
7.2
Tidpunkt
Projektet startar under april 2015 med den inledande fasen Definiera som ska förbereda för
anslutningen. Definiera beräknas pågå t.o.m. juni/aug 2015. I denna fas ingår planering av
resterande delar av projektet. Projektet ska bland annat definiera de tjänster som ska levereras av
SSC och ett avtal om detta ska tecknas mellan SCC och GU. Därefter ska tjänsterna implementeras
och driftsättas. Den preliminära tidplanen är att tjänsterna levereras till universitetet fullt ut hösten
2016. Den exakta tidpunkten avgörs längre fram, beroende på vad som händer under
Definierafasen. För en översikt över SSC generella anslutningsprocess, se bild nedan.
7.3
Kostnad
Projektets totala budget är uppskattad till mellan 19,3 och 23,3 Mkr. I nuläget finns en stor osäkerhet
kring kostnaden både avseende integrationer och projekt och anslutningskostnader för SSC. Avsatta
medel i budgetramen för projektet är 25,1 Mkr. Efter projektfasen Definiera kan ett säkrare estimat
ges för den totala projektkostnaden.
7.4
Projektmålets prioritering
Prioritering:
8
0,5
Resultat
0,3
Tidpunkt
0,2
Kostnad
Finansiering
Projektet finansieras med universitetsgemensamma investeringsmedel.
Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
Sida: 5 (6)
9
Övrigt
Interna Styrgruppen är tillsatt enligt följande:
• Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten. Ordförande i styrgruppen
• Sören Ehrnberg, IT-chef, IT-enheten
• Anette Gillek, Sektionschef, IT-enheten
• Anna Lindholm, Områdeschef, Administrativt stöd
• Laura Ojanen Prytz, Ekonomicontroller, Områdeskansli administrativt stöd
• Lena Rogström, prefekt Institutionen för Svenska språket, Humanistiska Fakulteten
• Göran Liljedal, administrativ chef, Sahlgrenska Akademin
Projektcontroller: Ylva Wridell, Projektkontoret
Gemensam styrgrupp med SSC:
• Charlotte Johansson Ahlström, SSC, Ordförande
• Hans Tynelius, SSC
• Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten. Ordförande i styrgruppen
• Anna Lindholm, Områdeschef, Administrativt stöd
Projektledare SSC: Susanne Lindestam Öktem
Projektledare GU: Karin Berglind
All dokumentation från förstudien finns på Box i mappen Förstudie personaladministrativt system
All dokumentation om projektet samlas på Box i mappen HR 2.0.
Gemensam samarbetsyta med SSC.
10 Referenser
Ref.nr.
Dokumentnamn, dokumentbeteckning
Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx
Utgåva, datum
Sida: 6 (6)