1. No category

 DGI Sydøstjyllands landsdelsbestyrelse.
 DGI Sydøstjyllands ledergruppe
Til




orientering med bilag for
Kasper Tikøb, førstesuppleant LB
Claus Graversen, andensuppleant LB
Henning Rasmussen (kritisk revisor)
Kristian Bonde (kritisk revisor)
 Formænd for udvalg og kompetencegrupper
 Medarbejdere
Forefindes på DGI.dk
Min landsdelsforening/referater
Horsens, den 8. juni 2016
DGI Sydøstjylland – Landsdelsbestyrelsesmøde den 8. juni 2016. Referat.
Deltagere:
Rita Pedersen
Ingvard Nørgaard
Jørgen Roed
Jakob Enkelund
Peer Stokholm
Carsten Jacobsen deltog under punkterne 5, 8-15
Afbud
Lene Møller
Godkendelse af dagsorden og opfølgning:
1.
Godkendelse af dagsorden, herunder opfølgning.
Dagsordenen blev godkendt.
Opfølgning sker under dagsordenens punkter.
Punkter til drøftelse/beslutning:
2.
Mørkholtlejren
Landsdelsbestyrelsen har tidligere besluttet at nedrive bygningerne på grunden.
Der er indsendt anmodning om nedrivningen til Vejle Kommune, der ikke har indsigelser
og dermed tager nedrivningen til efterretning.
Der er i forlængelse af tidligere beslutning indhentet 2 tilbud på nedrivningsopgaven.
Der er i mellemtiden fremkommet forespørgsel fra interesseret køber til hovedhuset.
Landsdelsbestyrelsen skal på mødet drøfte og beslutte:
 Forespørgsel fra interesseret køber om køb af hovedhuset
 Tilbud på nedrivningsopgaven
 Disponering af inventar og løsdele, herunder friluftsshelter
 Henvendelse fra nabo om beskæring af træer på grunden
 Vedligeholdelse af grunden fremover
Referat
Landsdelsbestyrelsen drøftede henvendelsen fra mulig køber. Henvendelsen er ikke
interessant og der var intet nyt i tilbuddet.
Landsdelsbestyrelsen drøftede de indkomne tilbud på nedrivningsopgaven og valgte det
økonomisk mest attraktive. Direktøren indgår aftale med tilbudsgiver efter samråd med
DGI’s advokat.
Shelteret på grunden overleveres til FDF lejren Søborg, med den begrundelse af shelteret
bliver i området og fortsat vil være tilgængelig for offentligheden. FDF sørger selv for
borttransport. På samme måde foræres bord/bænkesættene til Bådebrosudvalg.
Beskæring af træer på grunden bliver et mellemværende mellem kommende ejere af
grunden og de pågældende naboer.
Grunden vedligeholdes med græsslåning indtil den er afhændet.
3.
Prioriterede arbejdsområder for landsdelsbestyrelsen 2016.
Landsdelsbestyrelsen besluttede på møde den 13. januar prioriterede arbejdsområder for
landsdelsbestyrelsen i 2016. Der arbejdes med de enkelte punkter på landsdelsbestyrelsesmøder. Initiativer i forhold til arbejdsområderne iværksættes løbende, blandt andet via
indstillinger fra ledergruppen.
Arbejdsområderne ser i overskriftsform således ud:
 Demokrati og involvering i DGI Sydøstjylland
 Strategi 2020
 Kommunesamarbejde
 Landsstævne 2017
 Bevæg dig for Livet - SPOTA
Landsdelsbestyrelsen skal på mødet drøfte status på arbejdsområderne.
Referat
Landsdelsbestyrelsen drøftede status på de prioriterede arbejdsområder. Der arbejdes løbende med områderne i forskellige sammenhænge.
4.
Landsdelskontoret. Opfriskning og mødefaciliteter
Efter 10 års brug trænger lokalerne til en opfriskning, herunder nye borde i mødelokalet.
I takt med udvidelsen af medarbejderstaben, er der inddraget et mødelokale, hvilket gør,
at der er mangel på mødefaciliteter. I den forbindelse er der forhandlet med udlejer om
de faciliteter i kælderetagen som idrætsklinikken fraflytter 1. juli.
Landsdelsbestyrelsen skal drøfte og beslutte
 Udgifter til opfriskning af lokaler samt nye mødeborde. (Fremlægges på mødet)
 Tilbud fra udlejer vedrørende disponering af faciliteter.
Referat
Landsdelsbestyrelsen drøftede og godkendte tilbuddet fra udlejer om brugsret til lokaler i
kælderetagen ved landsdelskontoret.
Landsdelsbestyrelsen godkendte budgetforslag til opfriskning af mødelokale m.m. Der er
tale om maling af mødelokale, nye mødeborde samt billeder med idrætsmotiver til mødelokale og kontorer. Endvidere overgår kontoret til Skypetelefoni, hvilket indebærer anskaffelse af nye headset til medarbejderne.
Den samlede udgift, der er på 65.000 kr., afholdes over relevante konti og eventuelle
budgetoverskridelser hermed indarbejdes i budgetopfølgning efter 3. kvartal 2016.
Side 2
5.
Budget for landsdelshold Gymnastik 2016-2017
Landsdelsholdene 2016-2017 hører regnskabsmæssigt til i det regnskabsår hvor de afsluttes og er derfor en del af budget 2017. Da landsdelsholdene starter op medio 2016
og det samlede budget 2017 først godkendes ultimo 2016, er der behov for en behandling af budgettet på nuværende tidspunkt.
Landsdelsbestyrelsen skal i den forbindelse drøfte budget for landsdelshold Gymnastik
2016-2017, samt budgetopfølgning for landsdelshold 2015-2016.
Referat
Landsdelsbestyrelsen drøftede forslaget til budget for landsdelshold Gymnastik sæson
2016-2017. Landsdelsbestyrelsen besluttede, at budgetopfølgningen for sæson 20152016, der ligger til grund for budgetlægningen, skal analyseres grundigt, hvorefter der
udarbejdes nyt budgetforslag, der godkendes ved rundsendelse på mail til landsdelsbestyrelsen inden sommerferien. Landsdelsbestyrelsen drøftede endvidere elementer i budgetlægningen.
6.
Opfølgning på møde med DGI hovedbestyrelse om fusionsaftalen for skydning
Der har været afholdt møde med DGI hovedbestyrelses rejsehold om fortolkningen af
fusionsaftalen for skydning. Der udarbejdet et opfølgningsnotat fra mødet.
Landsdelsbestyrelsen skal følge op på:




Fælles forståelse af konklusionen fra DGI Hovedbestyrelses rejsehold
Påvirkning af DGI Sydøstjyllands regnskab 2015, herunder fastsættelse
af administrationsbidrag for skydning.
Procedure for udarbejdelse af målsætninger for skydning fremover.
Fremtidig bemanding på det skyttefaglige og udviklingsmæssige område.
Referat
Landsdelsbestyrelsen drøftede konklusionen fra mødet med DGI hovedbestyrelses rejsehold, der primært går ud på, at de øremærkede budgetmidler til skydning skal forbruges
før disponering fra bunden egenkapital uagtet at er i budgetfasen er disponeret herfra.
Landsdelsbestyrelsen tog konklusionen til efterretning.
Der blev besluttet et fast administrationsgebyr til dækning af variable administrationsomkostninger i forbindelse med skydeaktiviteter.
Årsregnskabet for 2015 tilrettes i henhold til ovenstående og økonomien i DGI Skydning
beskrives overordnet i ledelsesberetningen.
Målsætninger, herunder budget for det kommende år samt disponering fra bunden egenkapital, drøftes på årsmødet for DGI Sydøstjylland Skydning der afholdes i oktober.
Der nyansættes en skydefaglig medarbejder på fuld tid til administration og foreningskontakt. Forventet tiltrædelse 1. oktober. Der udarbejdes administrativt stillingsopslag
hurtigst muligt med ansøgningsfrist medio august. Formanden for skydeudvalget deltager
i ansættelsesudvalget. Såfremt der på skydeområdet bliver behov yderligere medarbejderessourcer til foreningsudvikling, kan disse tilkøbes til kostpris.
7.
Dagsorden til landsledelsesmøde 10.- 11. juni 2016
Landsdelsbestyrelsen skal drøfte dagsorden til Landsledelsesmøde 10. – 11. juni 2016.
Formand, næstformand og direktør deltager i landsledelsesmødet.
Side 3
Referat
Landsdelsbestyrelsen drøftede landsledelsesmødets dagsordenen og holdning til de enkelte punkter blev afstemt.
Dagsorden kan læses på http://www.dgi.dk/om/fakta/tal-og-referater/referater
Her kan notat fra landsledelsesmødet læses efterfølgende.
8.
Meddelelser: Landsdelsformanden.
Formanden orienterede om bestyrelsen for Vingsted Hotel- og Konferencecenters (VHK)
beslutning om ikke at forlænge Vejle Kommunes lejeaftale på svømmehallen. Beslutningen er primært på grund af påtrængende vedligeholdelsesudgifter. Beslutningen indebærer at Vingsted Svømmeklub, står uden faciliteter. Vi følger op på dialogen mellem Vejle
kommune og VHK, herunder tilbyder bistand til svømmeklubben med henblik på andre
faciliteter.
Formand, næstformand og direktør har deltaget i møde med de andre landsdelsforeninger i DGI SYD. Emnet var evaluering af øvrige idrætter samt evt. fælles bemanding af
strategiske programområder.
Rita Pedersen meddelte at hun ikke genopstiller som formand på årsmødet i november.
9.
Meddelelser: Landsdelsbestyrelsen.
Jakob orienterede om arbejdet som bestyrelsens kontaktperson for Tennis. For at optimere arbejdet, herunder BDFL-Tennis, afholdes der møde med Jakob, landsdelskontoret
og tenniskonsulenten. Direktøren indkalder til mødet.
10.
Korte meddelelser fra direktøren.
Direktøren har deltaget i møde med Aalborg kommune om Petanquefacilieter ved Landsstævne 2017. Med det budgetterede deltagerantal kan petanqueaktiviteten afvikles centralt og samlet i Karolinelund.
I forbindelse med Horsens Kommunes ansøgning om værtskab for Landsstævnet i 2021,
har direktøren deltaget i et møde med ledende embedsmænd på området i Horsens Kommune. Der er i kommunen faciliteter, ideer og planer til at lave et unikt landsstævne og
direktøren bistår Horsens kommune frem mod aflevering af udbygget ansøgning den 1.
september 2016. Landsstævnets udvælgelsesudvalg vil besøge Horsens den 28. oktober
2016. Det afgøres ultimo 2016 hvem der bliver vært for Landsstævnet i 2021. Udover
Horsens, er Svendborg og Helsingør med i opløbet.
I samarbejde med DGI Sydvest ansættes medarbejder til opsøgende arbejde overfor foreninger, kommuner og skoler. Ansættelsen, der er 2 årig, finansieres hovedsageligt ved
indtægter fra arrangementer. Ansættelsen vil aflaste badmintonkonsulenten.
I regi af BDFL-Cykling har DGI Sydøstjylland fået bevilget midler til delvis finansiering af
en medarbejder der frem til 30. september 2017 skal være med til at udbrede cykling,
især for kvinder. Der udarbejdes en ansøgning til udvikling puljen om restfinancieringen.
11.
Åben for tilføjelser.
12.
Landsdelsbestyrelsens årshjul og mødeplan
Landsdelsbestyrelsen skal følge op på årshjul og mødeplan for 2016 samt drøfte:


Dagsordenpunkter til landsdelsbestyrelsesmødet den 1. september 2016.
TV2 på Tour i Juelsminde 9. – 10. juli og Give 11. – 13. juli.
Side 4


Verdensholdte opvisning i Vejle 25. september
Introdage for nye bestyrelsesmedlemmer 18. - 19. november.
Referat
DGI Sydøstjylland afventer Verdensholdets turne i i foråret 2017 og planlægger tiltag i
den forbindelse.
Introdage for nye bestyrelsesmedlemmer afholdes centralt den 18. - 19. november 2016.
Vi afventer indbydelsen samt overvejer intern uddannelse i stedet da uddannelsen afholdes imiddelbart forud for DGI Sydøstjyllands årsmøde den 23. november 2016.
Landsdelsbestyrelsen skal drøfte emner til næste møde, herunder:
 Emner til formandskandidat
 Afklaring om øvrige Landsdelsbestyrelsesmedlemmer på valg opstiller
 Underskrift af årsrapport 2015
Bilag.
12.1 Bestyrelsens årshjul for 2016.
13.
Ansøgning til intern udviklingspulje
DGI Sydøstjylland Gymnastik og Fitness har ansøgt om 14.000 kr. til vejlederkursus for
lokalforeningsinstruktører den 11. – 12. juni 2016.
Formålet er at styrke og udvikle både instruktører og gymnaster i vores landsdel samt
etablere større synergi vores lokaforeninger imellem. På sigt er det målet at opbygge en
database af af dygtige instruktører der både kan vejlede og udnervise og dermed styrke
og udvikle gymnastikken i DGI Sydøstjylland.
Referat
Landsdelsbestyrelsen har via mail godkendt ansøgningen.
Der er herefter 209.000 kr. i puljen
14.
Eventuelt.
15.
Godkendelse af beslutningsreferat af nærværende dagsorden.
Beslutningsreferat af nærværende dagsorden blev godkendt.
Landsdelsbestyrelsen besluttede at der ikke fremover udarbejdes mødenotat som
supplement til referatet.
Venlig hilsen
DGI SYDØSTJYLLAND
Rita Pedersen
Landsdelsformand
/
Peer Stokholm
direktør
Side 5