Kvinnherad kommune Møteinnkalling
Kvinnherad kommune Utvalg: Møtestad: Dato: Tidspunkt: Møteinnkalling Kontrollutvalet Kommunestyresalen, Kvinnherad Rådhus 24.08.2016 13:00 NB – tidspunkt for møtestart er kl. 13.00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Nygard tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53 / 911 05 982. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Synnøve Solbakken kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1- Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Lukket PS 28/16 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 29/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 30/16 Orienteringssak vedr. rådgjevarstilling for prosjekt Kvinnheradspakken 2014/69 PS 31/16 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune 2016/51 PS 32/16 Revisjonsplan for Kvinnherad kommune 2016 2016/32 PS 33/16 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2017 2016/20 PS 34/16 Referatsaker RS 8/16 Utdrag frå protokoll kommunestyret 26.05.16 2016/8 RS 9/16 Notat - referatsak som gjeld henvending vedr.kommunedelplan 2014/69 RS 10/16 Referatsak til KUV-møte 24.08.16 vedr. vedtak i Levekårskomiteen 04.04.16 2015/210 RS 11/16 Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 2016/19 RS 12/16 Budsjettbrev frå Fylkesmannen 2016 2016/32 RS 13/16 Notat til kontrollutvalet vedr. oppfølging av Styrevervregisteret 2014/370 RS 14/16 Notat vedr. oppfølging etter tilsyn med NAVKvinnherad 2016/33 RS 15/16 Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune vedr. helsetenester til PU-pasientar 2016/33 RS 16/16 Melding om generalforsamling i Kvinnherad Energi AS 2015/208 RS 17/16 Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. 15.08.16 2016/20 RS 18/16 Utdrag frå reglement - reglar for møtegodtgjering og satsar 2016/24 RS 19/16 Notat vedr. aktuelle orienteringssaker til kontrollutvalet 2014/69 PS 35/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 36/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune 2014/56 PS 37/16 Eventuelt -2- Arkivsaksnr -3- PS28/16Godkjenningavinnkallingogsakliste PS29/16Godkjenningavprotokollfråforrigemøte -4- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 219 Arkivnr: 2014/69-12 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Saknr. 30/16 Møtedato 24.08.2016 Orienteringssak vedr. rådgjevarstilling for prosjekt Kvinnheradspakken Bakgrunn Det er sendt slik mail til rådmann 10.08.16.: «Til rådmann Kontrollutvalet hadde i møte 08.02.16 sak vedr. «Orienteringssak vedrørande rådgjevarstilling» på saklista. I møteprotokollen er følgjande ført: «Saksprotokoll i Kontrollutvalet - 08.02.2016 Handsaming i møtet: Rådmann Odd Ivar Øvregård var med i møtet under handsaming av denne saka. Utvalsleiar innleia med å gjennomgå spørsmålstillingane som er sett. Rådmann orienterte og utdjupa notatet om rådgjevarstilling datert 29.01.16. Det vart poengtert at rådmann ikkje ser på dette som ei ny tilsetting, men at det er å sjå på som ei forlenging av arbeidsengasjement med AFP-avtale. Rutiner, sakshandsaming og kommunikasjon kunne vore betre. Kontrollutvalet kom med kommentarar til orienteringa. Utvalet peika mellom anna på at saka burde vore lagt fram for formannskapet før endeleg tilsetting i rådgjevarstilling. Signert arbeidsavtale vart delt ut og kontrollutvalet kommenterte at denne ikkje har noko tidsavgrensing. Avtalen vart så samla inn igjen. Ut frå orienteringa drøfta så kontrollutvalet kva ein ville gjera vidare. Det vart konkludert med at ein ønskjer å sjå vidare på saka til hausten. Utvalet vil då be om ei ny orientering om korleis stillingen vert prioritert vidare i budsjettsamanheng, etter 2016. Vedtaket var samrøystes. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -5- Side 2/2 Vedtak: Kontrollutvalet vil be om ei ny orientering til hausten etter at revidert budsjett for 2016 / 2017 er handsama.» På bakgrunn av kontrollutvalet sitt vedtak i møte 08.02.16 ber utvalet om å få ei orientering om denne saka i sitt møte 24.08.16. Kontrollutvalet vil be om at det vert orientert om: Kor lenge er det planlagt at arbeidsavtalen med Kjell Nygård skal gjelda ? Korleis vert lønn til denne rådgjevarstillingen dekka inn / kva post i kommunerekneskapen vert den ført under ? Dersom det er gjort vedtak om at rådgjevarstillinga skal vidareførast, er det teke høgde for dette i revidert budsjett ? Ber om tilbakemelding på om kontrollutvalet kan få orientering i denne saka vert sendt til sekretariatet så snart som råd.» Sekretariatet har avklara med fungerande rådmann, Anne Sofie Bjelland Kjeka, at rådmann Odd Ivar Øvregård kan orientera til kontrollutvalet om saka i møte 24.08.16. Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -6- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2016/51-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Saknr. 31/16 Møtedato 24.08.2016 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune Bakgrunn I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) § 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta § 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst-Larsen har sendt over ei slik eigenvurdering dagsett 15.08.2016. Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta § 4 heiter det: § 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. I nokre kommunar har revisor utført oppgåver / prosjekt for kommunen, som ikkje er tinga av kontrollutvalet. Det er ingen ting i vegen for at dette kan gjennomførast, dersom det ikkje kjem i konflikt med uavhengighet og objektivitet eller er arbeid av stort omfang. Det bør difor opplysast om revisor har utført oppdrag for kommunen ut over det som er bestilt av kontrollutvalet, og størrelsen på oppdraget. Sekretariatet har motteke stadfesting frå Deloitte om at dei ikkje har hatt oppdrag utover bestilling frå kontrollutvalet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -7- Side 2/2 Sekretariatet kan såleis ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar revisor sin uavhengighet i høve Kvinnherad kommune. Konklusjon Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Kvinnherad kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen hjå Deloitte. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert 15.08.16. -8- D eloitte . DeloitteAS Sundgaten 119 Postboks 528 NO-5527 Haugesund Norway r u. +47 52 70 25 40 Faks: +475270 25 41 www.deloitte.no Til kontrollutvalget Kvinnherad kommune 15.august2016 Vurdering av uavhengighet Innledning Ifølge forskrift om revisjon § 15 skaloppdragsansvarligrevisorminimum hvert år avgi en skriftlig egenvurderingav sin uavhengighettil kontrollutvalget. Krav til uavhengighetog objektivitet gjelderogsåfor revisorsmedarbeidere , mendet er kun oppdragsansvarlige revisorersomplikter å leggefram en skriftlig vurderingfor kontrollutvalget.Ved Deloittesplanleggingav oppdragetvil vurderingav uavhengigheten til hver enkeltrevisor i kommunensrevisjonsteaminngå somet egetpunkt i planleggingen. Oppdragsansvarlig revisorsskriftlige egenvurderingskalligge som et vedleggtil denne vurderingen. Bådekommuneloven(§ 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) setterkrav til revisors uavhengighet.Kraveneer nærmerebeskrevetnedenfor. Lovens og forskriftens krav til uavhengighet I flg. Kommuneloven§ 79 og § 13 i forskrift om revisjon kan den som foretarrevisjonikke: l. væreansatti andrestillinger i kommuneneller i virksomhetsomkommunendeltari 2. væremedlemav styrendeorganeri virksomhetsomkommunendeltar i 3. delta i, eller ha funksjoneri annenvirksomhet, når dettekan føre til at vedkommendes interesserkommeri konflikt med interessenetiloppdragsgiver, eller på annenmåteer egnettil å svekketilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer,næreslektninger), somhar slik tilknytning til revidert at det kan svekkerevisorsuavhengighetog objektivitet. I tillegg stiller loven § 79 og forskriften § 14 følgendebegrensninger: 5. revisor kan ikke utførerådgivnings-eller andretjenesterder detteer egnettil å påvirke eller reisetvilom revisorsuavhengighetog objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenestersomhørerinn underdenrevisjonspliktiges(dvs. kommunens)egneledelses-og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptresomfullmektig for den revisjonspliktige,unntattved bistandi skattesakeretter domstolloven Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee , and its network of members firms, each of which is a legally separate and independent ent ity. Please see www .de loitte .com/nol omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member f irms. -9- Registrert i Foretaksregisteret Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr : 9802 11 282 Deloitte . 8. det må ikke foreligge andresæregneforhold somer egnettil å svekketilliten til revisorsuavhengighetog objektivitet ved gjennomføringav revisjonsoppgavene Revisors egenvurdering av punktene ovenfor Pkt. l: Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andrestillinger enn i Ansettelsesforhold revisjonsselskapet . Pkt. 2: Medlem i styrendeorganer Undertegnedeer ikke medlemav styrendeorganer i noenvirksomhet somkommunendeltar i . Undertegnede deltar ikke i eller inneharfunksjoner i annenvirksomhet Pkt. 3: Delta eller somkanføre til interessekonflikteller svekkettillit til rollen som innehafunksjoneri annenvirksomhet, revisor. somkan føre til interessekonflikteller svekkettillit Pkt. 4: Nærstående Undertegnedehar ikke nærståendesomhar tilknytning til Kvinnherad kommunesomhar betydningfor min uavhengighetog objektivitet. Pkt. 5: Rådgivningseller andretjenester somer egnettil å påvirkerevisors habilitet Undertegnedebekrefterat detfor tiden ikkeytes rådgivnings-eller andre tjenesteroverfor Kvinnheradkommunesomkommeri konflikt meddennebestemmelsen. Før slike tjenesterutføresav Deloitte ASforetas en vurderingav rådgivningenseller tjenestensart i forhold til revisorsuavhengighet og objektivitet.Dersomvurderingenkonkluderermedat utøvelseav slik tjenestekommeri konflikt medbestemmelsen i forskriften § 14, skal revisor ikke utføretjenesten.Hvert enkelttilfelle må vurderes særskilt. Revisorbesvarerdaglig spørsmål/henvendelser somer å betraktesom veiledningog bistandog ikke revisjon.Paragrafensier at ogsåslike veiledningermå skje medvarsomhetogpå en måtesomikke binder opp revisorssenererevisjons-og kontrollvurderinger. Pkt. 6: Tjenester underkommunens egneledelses-og kontrolloppgaver Undertegnedebekrefterat detfor tiden ikkeytes tjenesteroverfor Kvinnheradkommunesom hører inn underkommunensegneledelsesog kontrolloppgaver. -10- Deloitte . Pkt. 7: Opptresom fullmektig for den revisjonspliktige Undertegnede bekrefterat verkenrevisor eller Deloitte ASfor tiden opptrer somfullmektig for Kvinnheradkommune . Pkt. 8: Andre særegneforhold Undertegnede kjennerikke til andresæregne forhold somer egnettil å svekketillitten til min uavhengighetog objektivitet. Med vennlig hilsen Deloitte ElseHolst-Larsen Statsautorisert revisor -11- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2016/32-6 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Saknr. 32/16 Møtedato 24.08.2016 Deloitte presenterer revisjonsplan for 2016 og rekneskapsrevisjonen så langt Bakgrunn Kontrollutvalet i Stord kommune har ansvar for at det vert gjennomført rekneskapsrevisjon i kommunen, jf. kommunelova § 77.4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Vidare har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg § 4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» Drøfting Kontrollutvalet si handsaming av revisjonsplan og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen sine rekneskapar vert revidert på ein tryggande måte og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Sekretariatet har motteke revisjonsplan for 2016 og den ligg ved saka. Slik sekretariatet ser det, bør kontrollutvalet få høve til å koma med innspel til fokusområde i interimsrevisjonen som skal gjennomførast denne hausten, dersom dei ønskjer det, sjølv om det er revisjonen som fastset den endelege revisjonsplanen. Etter planen skal interimsrevisjonsrapport leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i siste møte dette året. Konklusjon Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tar informasjonen frå Deloitte AS til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -12- Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå Deloitte AS til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Revisjonsplan Kvinnherad kommune 2016 -13- Revisjonsplan Kvinnherad kommune 2016 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Planlegging og rapportering Revisjonen har oppstartsmøte med økonomisjef og rådmann tidlig på høsten for å gå kort gjennom overordna planlegging, revisjonsprosessen og for informasjonsutveksling om eventuelle endringer. Revisor skal i etterkant av interimsrevisjonen informere kontrollutvalget i revisjonsrapport samt presentere i møte om eventuelle vesentlige funn. Deloitte Okt Vi vil gjennomføre risikovurderingshandlinger for å kartlegge og teste vesentlige rutiner i kommunen: Deloitte - Rutiner Kostnader/innkjøp Lønn Inntekter (SFO, egenbetaling institusjon, egenbetaling omsorgstjenester, gebyrer byggesaker) Bankavstemming Regnskapssystem NAV - kommune Nov-jan, avh av tidspkt for interimrev og for KUmøte Okt/nov. interimsrevisjon Fokus her vil være på etablert intern kontroll, og vurdere hvorvidt den interne kontrollen er tilstrekkelig og hensiktsmessig til å forhindre feil i regnskapsrapporteringen. Kostnader Investeringer/finans Detaljkontroll av kostnader Analytisk revisjon av lønnskostnader Deloitte interimsrevisjon Gjennom året/ okt Påse at kommunen har vedtatt et finansforvaltningsreglement. Deloitte - Okt/nov. interimsrevisjon Tertialvis Feb.-april Påse at finansforvaltningsreglementet følges. Mva.kompensasjon Revisor skal foreta kontroll av hver termin for mvakompensasjon før denne sendes inn og signeres. Økonomisjef skal derfor sende nødvendig dokumentasjon (tall i omsetningsoppgave og oversikt over alle transaksjoner for den aktuelle termin) til revisor senest fem dager før frist for signering. Økonomisjef og Deloitte Frist for innsendelse er innen 1 måned og 10 dager etter utløpet av hver termin, jfr Lov om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. § 7. For 3. termin er fristen 31. august. Økonomisjef er ansvarlig for innsendelse og for å gi beskjed til Deloitte når oppgaven er klar til signering. Økonomisjef og Deloitte 1 -14- Løpende RevisjonsplanKvinnheradkommune 2016 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Offisielt regnskap Ved mottak av endelig regnskap for 2016, vil vi påse følgende: Deloitte årsoppgjør Feb. -april Regnskapsmateriell mottas innen 15.02.17 (skal rapporteres kontrollutvalg) Regnskapsoversikter henger sammen Nødvendige noteopplysninger er utarbeidet Avslutning av regnskapene er iht. forskrift Avstemming av kretsløp er foretatt (Egenkapital, arbeidskapital og anleggsmidler/langsiktig gjeld) Budsjettall stemmer med vedtatt budsjett Korrekte tall medtatt i årsmeldingen KOSTRA-rapportering korrekt foretatt Vi vil også foreta en analyse av regnskapstall mot budsjett og fjorårstall. Bank Bankavstemming Deloitte årsoppgjør Feb. -april Investeringer og utlån Verdsettelse og klassifisering av verdipapirer Feb. -april Avkastning på verdipapirer Deloitte årsoppgjør Utlån husbankmidler mm Kundereskontro mot regnskap Tap på krav (inkl. innbetalingskontroll) Deloitte årsoppgjør Feb. -april Kreditsaldoer Periodisering inntekter Forskuddsbetalte utgifter Avsetninger Deloitte årsoppgjør Feb. -april Driftsmidler Anleggsregister mot regnskap Feb. -april Aktivering Deloitte årsoppgjør Salg Avskrivninger iht. regelverk Gjennomgang prosjektregnskap Fordringer 2 -15- RevisjonsplanKvinnheradkommune 2016 Område Angrepsmåte Påløpte utgifter Leverandørgjeld Langsiktig gjeld Egenkapital/fond Inntekter Utgifter Lønn Vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutine for å identifisere avsetning for påløpte utgifter Vurdere avsetningene som er gjort Leverandørreskontro mot regnskap Debetposter Utbetalingskontroll Saldoforespørsler Lån iht. låneavtale/bekreftelse fra långiver Låneopptak er i samsvar med kommuneloven Memoriakontoer (samsvar mellom opptak av lån, bruk av lån og bevegelse på konto for ubrukte lånemidler) Rentekostnader Avdrag iht. vektingsregel Oversikt over garantier Evt. bevegelser kontrolleres mot avsetninger og bruk i driftsregnskap og investeringsregnskap Kapitalkonto Analyse av inntekter Skatteinntekter Rammetilskudd Analyse av utgifter Periodisering iht. anordningsprinsippet Selvkostregnskap Analyse av lønnskostnader Kontrolloppstilling over innberettet beløp Feriepenger Pensjon Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Sykepengerefusjoner 3 -16- Ansvarlig Tidspunkt Deloitte årsoppgjør Feb. -april Deloitte årsoppgjør Feb. -april Deloitte årsoppgjør Feb. -april Deloitte årsoppgjør Feb. -april Deloitte årsoppgjør Feb. -april Deloitte årsoppgjør Feb. -april Deloitte årsoppgjør Oktober Feb. -april RevisjonsplanKvinnheradkommune 2016 Område Angrepsmåte Ansvarlig Tidspunkt Attestasjoner Div. attestasjoner Deloitte Løpende Revisjonsberetning Revisor skal avgi revisjonsberetning senest 15. april, jfr Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 5. Deloitte Senest 15. april 4 -17- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 151 Arkivnr: 2016/20-12 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Saknr. 33/16 Møtedato 24.08.2016 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2017 Samandrag I reglement for kontrollutvalet, som er vedteke av kommunestyret 28.04.2016 står det mellom anna: «Kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde. Kontrollutvalet gjev tilråding om budsjettet for drift av kontrollutvalet. Denne tilrådinga vert av formannskapet vurdert innarbeidd i formannskapet sitt samla framlegg til budsjett. Tilrådinga frå kontrollutvalet skal følgja budsjettsaka til kommunestyret. Kontrollutvalet har fullmakt til å omfordela budsjettet mellom tenester / ansvar, innanfor sitt budsjettområde.» I tråd med reglementet fremjar kontrollutvalet med dette sitt forslag til budsjett for 2017. I budsjettframlegget bereknar kontrollutvalet kostnad med dei oppgåver budsjettet skal dekka. «Veileder til KOSTRA» skildrar og kva funksjon 110 – kontroll og revisjon, skal dekka: «Utgifter og inntekter knyttet til kommunenes kontrollutvalg etter kommuneloven § 77 og revisjon etter kommuneloven § 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Funksjonen omfatter ikke administrative internkontrollsystemer som er underlagt administrasjonssjefen.» Drøfting For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i gjeldande revisjonsavtale. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Noverande avtale med revisor går ut 30.06.17. Det er såleis uvisse med kor stort revisjonshonoraret vert for 2. halvår 2017. Det kjem an på kva avtale ein oppnår etter ny konkurranse i marknaden og omfang av timebaserte tenester. Det er budsjettert tilsvarande som noverande avtale, også for andre halvår i 2017. I budsjettframlegget er revisjonskostnader delt på to postar. Ein post for kostnader med rekneskapsrevisjon og ein post for oppdrag bestilt av kontrollutvalet ut frå godkjende planar. I kostnader med revisjonstenester er det lagt til konsumprisauke. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 5 eller 6 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som ”eit vanleg år”. Det er vidare lagt inn kostnader med kurs, og at medlemmane i Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -18- Side 2/3 kontrollutvalet kan delta på fagkonferansar, samt servering på utvalsmøta. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste i tråd med godtgjerslereglementet til kommunen. Om oppgåvene til kontrollutvalet: I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i § 10: ”§ 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.” ”§ 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll.” Formuleringane i desse paragrafane viser at hovudoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. I starten av ny valperiode skal det, i tråd med regelverket, utarbeidast nye planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har i 2016 arbeidd med å utarbeida nye planar som skal leggast fram for kommunestyret til godkjenning i november. I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Ut frå gjeldande planar vil prosjektarbeid krevje ei ramme på omlag 400 timar for kommunar med Kvinnherad kommune sin storleik. Det er og lagt inn i budsjettet ein post for ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, til dømes tiltak som måtte koma til utanom prosjekt frå planane og til utgreiingar som kontrollutvalet finn naudsynt å gjennomføra undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan, eller henvendingar frå innbyggarar. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Jmf. avtale mellom Kvinnherad kommune og Hordaland fylkeskommune. I 2014 hadde Hordaland fylkeskommune ein gjennomgang av grunnlaget for dagens timepris, for å sikre at fylkeskommunen ikkje kryss-subsidierar kommunane dei er sekretariat for. Som meddelt i tilsvarande budsjettsak for eit år sidan, tek denne prisjusteringa først til å gjelda for Kvinnherad kommune frå 01.01.2017. Konklusjon På slik bakgrunn tilrår sekretariatet at kontrollutvalet godkjenner framlegget til budsjett. Budsjettframlegget skal så følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera endeleg vedtak når det gjeld budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Kvinnherad kommune. Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017. -19- Side 3/3 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2017. -20- 050 550 000 500 2 2 20 21 1 3 360 210 148 000 769000 186 800 I 043 000 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Aviser, tidsskrift, faglitteratur Servering Reiseutg. ikkje oppgavepliktige Kursutgifter Opphaldsutgifter og diettgodtgj. Folkevaldopplæring Køyregodtgjersle Kontingentar Kons.tenester revisjon Andre konsulentten. Revisjon Planarbeid Ekstra tiltaksmidlar Konkurranseutsetting av revisjon 13303 Kjøp fylkeskom. sekretariatstenester Delsum 14291 Meirverdiavgift lnntektspostar Total budsjettramme 11002 11404 11500 11501 11503 11501 11601 11953 12701 12709 12709 12709 000 900 000 000 - - 81 200 6 000 87200 10803 10804 10805 10803 kr kr kr kr kr kr kr 24 700 41 500 15 000 Budsjett 2015 Godtgjersle utvalsleiar Godtgjersle folkevalde Tapt arbeidsforteneste Feriepenger tapt arbeidsforteneste Delsum 10990 Arbeidgiveravgift (AGA) Delsum Konto Tekst 131 035 664331 160 804 -3 290 837 441 kr kr kr kr kr 964 000 095 125 - 000 380 934 800 998 2 4 245 262 2 4 4 5 1 14 348 1 248 15596 - - 12 448 1 900 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Rekneskap 2015 80 500 11 500 92000 2 3 10 40 2 4 351 164 kr kr kr kr kr kr kr kr kr I 000 000 kr -21- 150 000 728000 180 000 kr kr kr 500 200 800 000 - 500 000 000 000 - kr kr kr kr kr kr kr 25 500 40 000 15 000 Budsjett 2016 kontingent I 371 700 - - 2016: inkl. planarb. / 2017: inkl. konsumpdsauke kr lkkje aktuelt i 2017 Reise til I frå KU V-møter Forum for Kontroll og Tilsyn Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll lkkje aktuelt i 2017 50 000 Evt. ad-hoc oppg. td. øvrig forv.rev.& utgreiing 26 100 Ekstra arbeid konkurranseutsetting revisjon 174 000 Inkl. kons.prisauke I 029107 254 682 - 500 300 817 890 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 3 4 225 509 2 3 10 20 kr kr kr kr 500 000 000 Reise ifm. Kurs og konferansar 000 Fagkonferansarog kurs 25 847 Leiargodtgjersle 3% av ordførarlønn 34 400 Medlemmer kr 8.600 i møtegodt.gj. pr år 15 000 1 800 77 047 10 864 87911 kr kr kr kr kr kr kr Budsjett 2017 Merknad Budsjetfforslag for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune for 2017 PS34/16Referatsaker -22- UTDRAG FRÅ PROTOKOLL KOMMUNESTYRET 26.05.2016. PS 2016/20 Rekneskap 2015 - Kvinnherad kommune Behandling i Kommunestyret den 26.05.2016 Formannskapet si innstilling vart samrøystes vedteken. Vedtak frå Kommunestyret den 26.05.2016 1. Kvinnherad kommune sitt rekneskap for 2015 vert godkjent slik det ligg føre. 2. Av mindreforbruket totalt kr 56.325.913,- vert kr 9.900.000,- sett av til kraftfondet. Verdien vert då kr 420.084.802,3. Resterende del av mindreforbruket kr 46.425.913,- vert satt av til disposisjonsfond. Kr 26.400.000,- av dette vert merka premieavvik pensjon. Total verdi av disposisjonsfonda vert etter dette kr 132.755.508,-. 4. Kr. 1,0 mill. av disposisjonsfond vert nytta i 2016 til utbetaling av tilskot til Baroniet i Rosendal. 5. 5. Kommunestyret viser til Kontrollutvalet sine merknader av 09.05.2016: Oppsummering / tilrådingar frå kontrollutvalet: Kontrollutvalet er uroa over at resultatet av årsrekneskapen viser at Kvinnherad kommune ser ut til å ha gjort seg avhengig av utbytte frå Kraftfondet for å gå i balanse. Kontrollutvalet vil særleg tilrå at kommunestyret syter for å gjera tiltak som sikrar at Finansreglementet til kommunen og «Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning» vert følgt. Kontrollutvalet har vidare merka seg at rekneskapen syner høg lånegjeld i høve til tilråding frå Riksrevisjonen, medan driftsresultatet og disposisjonsfondet isolert sett er tilfredsstillande. Årsmeldinga bør og innhalda skildring av internkontroll-arbeidet i kommunen på ein tydlegare måte. Desse merknadane må takast omsyn til i kommunen sitt vidare arbeid. PS 2016/21 Årsmelding2015. Behandling i Kommunestyret den 26.05.2016 Formannskapet si innstilling vart samrøystes vedteken. Vedtak frå Kommunestyret den 26.05.2016 Årsmelding 2015 blir teken til orientering. PS 2016/29 Årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Behandling i Kommunestyret den 26.05.2016 Innstillinga vart samrøystes vedteke. Vedtak frå Kommunestyret den 26.05.2016 Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet 2015 slik den ligg føre. -23- Sekretariat for kontrollutvalet Kvinnherad kommune NOTAT TIL kontrollutvalet FRÅ sekretariat for kontrollutvalet Bergen 17.08.2016. Notatet gjeld: Henvending til kontrollutvalet vedr. innspel til kommunedelplanen frå Fjelberg Utvikling. Det er kome slik henvending til kontrollutvalet med fleire på mail 23.06.16.: «Fra: Stig Roar Johannesen [mailto:[email protected]] Sendt: 23. juni 2016 09:50 Til: Kontrollutvalet - Postmottak <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; Kvinnherad kommune <[email protected]> Emne: Utvikling Fjelbergøy Fjelberg Utvikling & Eiendom AS v/Stig R Johannesen Kjeka 5458 Arnavik 21.06.2016 Kvinnherad kommune Rådhuset Rosendalsveien 10 5470 Rosendal Prestmarka Fjelbergøy. Som alle kjenner til i kommunen rullerte kommuneplanen i Kvinnherad og det var mulig for grunneiere/hjemmelshaver med flere og komme med innspill til rulleringen av kommuneplanen. I denne forbindelse ble det sendt innspill til kommuneplanen over området Prestmarka Fjelbergøy, fra Fjelberg Utvikling & Eiendom Hensikten med innspillet er å legge til rette for næringsområde med fritids bebyggelse, kart over området vedlagt innspill. Fristen for innlevering av innspill til denne kommuneplan var satt til 25 oktober 2015, innspillet var levert inn før fristens utløp. Siden fristens utløp har en forventet en tilbakemelding fra kommunen hvordan saksforløpet her gikk, men ingen informasjon forelå/foreligger her. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 – Mobil 916 64 183 - E-postadresse: [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -24- Normalt i kommunen informerer de via sine nettsider for å informere om fremdriften. En har sjekket nettsidene av Kvinnherad kommune og ikke funnet noen form for informasjon, og det er ikke gitt informasjon til de berørte parter som har innspill til kommuneplanen. Siden det ikke var mulig å tilegne seg informasjon ang vårt innspill til kommuneplanen ble kommunens representant Anbjøn Høyvik kontaktet. Får her opplyst at det var nedsatt en arbeidsgruppe med politikere og rådmann og en gruppe som har lagt frem et forslag til utkast. Dette ligger nå på kommunens nettside hvor en ser at vårt innspill er fjernet. Her får en opplyst at innspillet ikke er tatt til behandling og tiltakshaver må levere en reguleringsplan før kommuneplanen blir vedtatt. Dette høres totalt urimelig ut, samtidig er ikke det rett prosedyre å følge etter gjeldende lov verk. Anbjørn Høyvik presiserte igjen at det var viktig å få inn et reguleringsforslag helst før sommeren, etter dette var det for sent. Gjen ført den informasjon som blir gitt fra Anbjørn Høyvik stiller vi oss sterkt tvilende til dens saksfremlegg til politikerne og rådmannen. Samtidig kan det virke som om at innspillet treneres av andre årsaker fra arbeidsgruppen (kommuneplan) Vi stiller oss uforstående til at kommunen motarbeider et innspill til kommuneplanen som kan gi et større næringsforhold, med flere arbeidsplasser, samt sikre eksisterende bosetning på Fjelbergøy En vil ta for seg veilederen for kommuneplanprosessen T-1492 under hovedpunktene 2 Lovens formål skal fremme bærekraftig utvikling til det beste for den enkelte. Bærekraftigutvikling omfatter fremme av for eksempel verdiskapning, næringsvirksomhet og sysselsetting. Medvirkning i planlegging skal sikre alle berørte interesser og myndigheter. Dette innebærer grunnleggende demokratiske prinsipper som åpenhet, forutsigbarhet og medvirkning både for private og myndigheter. Kommunen skal utarbeide en planstrategi for kommuneplanen. Ser en på Kvinnherad sin planstrategi valg perioden 2015 til 2019 under under punkt 3.3.11 Strategier Bidra til støtte og utvikling av både det tradisjonelle landbruket og tilleggsnæringer. Legge til rette for spredd nærings utbyggelse i grisgrendte strøk. Ser en på lovens tekst samt kommunens strategi er det ikke noe som stemmer gjen ført vårt innspill til kommuneplanen. I denne saks sammenheng er det et viktig spørsmål som må avklares og redegjøres fra kommunens side det er følgende habilitet spørsmålet for den arbeids gruppe som behandler alle innspillene til kommuneplanen. I plangruppen sitter Kjartan Thoresen gjennom hans familie har eier interesser på Fjelbergøy og blant annet eier deler av vei trase inn til området innspillet dekker. Formålet med innspillet var verdiskapning og ny næringsvirksomhet, dette innspill strider ikke mot veilederen og dens lov, samtidig samstemmer innspillet med Kvinnherads strategi. Ser en på lovens tekst med tanke på medvirkning har kommunen ikke tatt kontakt slik at tiltakshaver har mulighet til medvirkning. 2 -25- En sitter igjen med en sterk mistanke om at innspillet er trenert uten at det er tatt hensyn til loven, eller er det et habilitet spørsmål ute og går her. Det er foretatt møte med kommunen den 13.05.11 hvor det ble en gjennomgang med tanke på oppstart av reguleringsarbeidet. Ser en på møtereferatet fra dette møte under punkt 1.7 KAN KOMMUNEN RÅ TIL OPPSTART Står det følgende Sitat Det kan meldes oppstart av planarbeidet i,h,t kommunestyrets ønske om at en kan arbeide videre om mulig , og finne en løsning for å bygge ut dette området (deler av Prestmarka) i reiselivs sammenheng. Dette arbeidet ble iverksatt med Rambøll som konsulent. Grunnen til innspillet til kommuneplanen var å forankre denne prosess i kommuneplanen. Prosessen ble igangsatt ut fra de kreterer som forelå fra kommunens side med de store kostnader dette har påført meg. En vil be kommunen ta stilling til de momenter som fremkommer her og redegjøre for de, skriftlig eller kalle inn til et avklaringsmøte samt ta innspillet inn i kommuneplanen, slik at hørings prosessen avgjør den videre fremdrift i denne sak.. Det bes om rask tilbakemelding i sakens anledning, med tanke på hvordan kommunen behandler innspill fra private aktører mm. Hilsen Stig R Johannesen Mob 950 35 004» Det vart sendt slikt svar tilbake 24.06.16.: «Hallo! Viser til dykkar skriv av 21.06.16 med tittel «Utvikling Fjellbergøy», stila til Kvinnherad kommune. Stadfestar at Kvinnherad kontrollutval har motteke kopi, og at me også betraktar utvalet som «kopimottakar». Dette vil av utvalet bli sett på ved første høve, og tidlegast i neste møte som er 24.08.16. Me vil og forhøyra oss med kommunen i forkant av møtet, om det har vore noko «aktivitet» i løpet av sommaren. Sekretær for utvalet, normalt Kari Nygard, handterar saka ut frå tilgjengelege ressursar og ferieavvikling. Med helsing Hogne Haktorson Kontrollsjef Sekretariat for kontrollutvalet» 3 -26- 30.06.16 kom det slik mail vedr. henvendinga: «Fra: Stig Roar Johannesen [mailto:[email protected]] Sendt: 30. juni 2016 23:47 Til: Kontrollutvalet - Postmottak <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; Kvinnherad kommune <[email protected]> Emne: Re: Utvikling Fjelbergøy Hei, viser til brev av 21.06.2016 med tittel " utvikling Fjelbergøy ", stila til Kvinnherad kommune. Ser at Dere tar en avgjørelse på denne sak FØR ny kommunedelplan blir vedtatt, event. at kommunedelplan blir revisert som følge av sakens viktighet. Brevet ble sendt til post kommune, kontroll utvalg, rådmann og Ordfører. Mvh Stig R. Johannesen, Fjelberg utvikling & eiendom AS» Henvendinga vert med dette lagt fram for kontrollutvalet som referatsak til drøfting. 4 -27- Sekretariat for kontrollutvalet Kvinnherad kommune NOTAT TIL kontrollutvalet FRÅ sekretariat for kontrollutvalet Bergen 17.08.2016. Notatet gjeld: Vedtak fatta i Levekårskomiteen 04.04.16. Det er sendt slik mail til møtesekretær for Levekårskomiteen 10.08.16, med kopi til rådmann, fungerande rådmann og politisk sekretær i Kvinnherad kommune: «Til møtesekretær for Levekårskomiteen Hei, Kontrollutvalet har som fast post på sine møter: «Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval». Med slik gjennomgang vil kontrollutvalet følgja med om det er saker i andre utval som kontrollutvalet bør be om meir informasjon om, og at sakshandsaminga i utvala skjer i tråd med reglementet for dei ulike utvala. På møte i kontrollutvalet 09.05.16 vart mellom anna protokoll frå Levekårskomiteen sitt møte 04.04.16 gjennomgått. I møteprotokollen etter kontrollutvalet sitt møte er det ført følgjande: «Møteprotokollar frå andre utval / komitear vart gjennomgått og nokre saker vart kommentert. Bl.a. vart det kommentert at protokoll frå Levekårskomiteen sitt møte 04.04.2016 viser at årsmøte i Kvinnherad Frivillighetssentral er handsama som sak i komiteen sitt møte. Det vart stilt spørsmål om denne handteringa av eit årsmøte i ein organisasjon. Kontrollutvalet ber om at det vert lagt fram informasjon om framgangsmåten i denne sak til neste møte.» Sender med dette ein førespurnad til møtesekretær om dette. Kontrollutvalet ønskjer ei tilbakemelding på spørsmålstillinga om bakgrunn for at årsmøte i ein organisasjon er teke opp som sak i komiteen, og at det er gjort vedtak om at «Årsmøte i Kvinnherad Frivillighetssentral vart samrøystes vedteke». Det er ønske om ei tilbakemlding til kontrollutvalet om denne saka. Det er i orden å gje tilbakemelding med å svara på denne mailen, og dette vil så bli lagt fram som referatsak i kontrollutvalet sitt møte 24.08.16.» Sekretariatet har hatt kontakt med møtesekretær, som opplyser at rådmann vil orientera til kontrollutvalet om handsaminga av denne saka, i møte 24.08.16. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 – Mobil 916 64 183 - E-postadresse: [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -28- Sakshandsamar, innvalstelefon Håvard Rød, 5557 2143 Vår dato 23.05.2016 Dykkar dato Vår referanse Dykkar referanse Kommunane i Hordaland Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 Fylkesmannen vil gi eit oversyn over hovudpunkta i framlegget til revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017, jf. kommuneproposisjonen Prop. 123 S. I brevet betyr «kommunane» primærkommunane utan at fylkeskommunane er med og «departementet» Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Endringar i det økonomiske opplegget for 2016 Skatteinntekter Pårekna skatteinntekter for kommunane er auka med kr. 575 mill. frå nivået i statsbudsjettet. Pårekna skattevekst i år aukar difor frå 6,0 prosent til 6,4 prosent i revidert nasjonalbudsjett, i høve til faktisk innkomen skatt i 2015. Auken i pårekna skattenivå for i år samanlikna med det skattenivået som blei lagt til grunn i statsbudsjettet har samanheng med skattevekst i siste delen av 2015. Kostnadsvekst I revidert nasjonalbudsjett er det rekna med lågare lønsvekst enn i statsbudsjettet. Pårekna lønsvekst er redusert frå 2,7 prosent i statsbudsjettet til 2,4 prosent i revidert nasjonalbudsjett. Auke i konsumprisindeksen frå 2,5 prosent til 2,8 prosent trekk i motsett retning. Det fører til at kostnadsdeflatoren for kommunane blir redusert frå 2,7 prosent i statsbudsjettet til 2,6 prosent i revidert nasjonalbudsjett. Løn tel om lag to tredelar av kostnadsdeflatoren. Det inneber ei pårekna kostnadsinnsparing for kommunane på om lag kr. 320 mill. Kommunal tiltakspakke Regjeringa gjer framlegg om eit eingongstilskot på til saman kr. 250 mill. for 2016 til vedlikehald og rehabilitering av vegar, bygg og anlegg som er eigd av kommunen eller kommunalt føretak. Ordninga omfattar kommunar på Sør- og Vestlandet med høgare arbeidsløyse enn landsgjennomsnittet. Hordaland sin del av ramma er kr. 41.480.000,-. Det blir teke utgangspunkt i talet på arbeidslause per april i år. På dette tidspunktet var 3,1 prosent av arbeidsstyrken i landet heilt arbeidslaus. Tilskotet vil bli gitt med likt kronebeløp per heilt arbeidslaus person ut over landsgjennomsnittet på 3,1 prosent. Tilskotet blir fordelt utan søknad. Tilskotet skal nyttast til tiltak som blir sett i gang i 2016 i tillegg til allereie vedteke tiltak i kommunane sine budsjett for 2016. Det blir lagt opp til rapportering om bruken. Midlar som ikkje er brukte til føremålet må bli betalte tilbake. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 -29- E-post: [email protected] Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland Fordeling av tilskotet mellom kommunane i Hordaland i kr. 1.000,Bergen Sveio Bømlo Stord Kvinnherad Granvin Samnanger Os Sund Fjell Askøy Meland Øygarden Radøy Lindås Austrheim Fedje 15 445 193 1231 8099 2053 100 42 349 1932 5898 984 963 1101 451 1895 509 235 Sum 41 480 Kommuneopplegget for 2017 - generelt Det er gitt signal om ein realvekst i dei frie inntektene for kommunane på mellom kr. 3,45 mrd. og 3,7 mrd. frå 2016 til 2017. Veksten er rekna frå det inntektsnivået for i år som no er lagt til grunn i revidert nasjonalbudsjett. Veksten for 2017 vil difor bli endra når statsbudsjettet blir lagt fram til hausten dersom pårekna inntektsnivå for i år blir endra. Veksten i dei frie inntektene på mellom kr. 3,45 mrd. og 3,7 mrd. er realauke slik at priskompensasjon frå 2016 til 2017 vil kome som eit tillegg i inntektene. Prisindikatoren som blir nytta til priskompensasjon, vil bli kjent i statsbudsjettet til hausten. Skatteøyret blir fastsett først i statsbudsjettet for å tilpassa skatteveksten til målsetjinga om at skatteinntektene skal utgjere om lag 40 prosent av kommunane sine samla inntekter. Det er lagt opp til at auken i dei frie inntektene frå 2016 til 2017 skal dekka auka ressursinnsats i kommunane til: 1. Auka utgifter som følgje av befolkningsutviklinga, både med omsyn til folkevekst og alderssamansetjing. Det er lagt til grunn at av veksten i dei frie inntektene, vil om lag kr. 2,0 mrd. (kr. 2,1 mrd. for heile kommuneforvaltninga) gå til auka utgifter knytt til befolkningsutviklinga for kommunane. 2. Pensjon. For kommunane kan pensjonskostnadene samla kome til å auka med om lag kr. 0,7 mrd. (kr. 0,85 mrd. for heile kommuneforvaltninga), utover det som blir kompensert gjennom prisjustering av inntektene. Det må understrekast at det er stor uvisse knytt til dette overslaget. 2 -30- Pårekna auke i pensjonskostnadene skuldast låg avkastning på pensjonsmidlane på bakgrunn av det låge rentenivået. I tillegg er det rekna med auka amortiseringskostnader i 2017 på grunnlag av pårekna premieavvik i 2016. 3. Av veksten i dei frie inntektene i 2017 er kr. 300 mill. grunngjeve med auka satsing innan rusområdet. Skjønstilskot for 2017 Basisramme skjønstilskot for landet blir kr. 1191 mill. Dette er ein reduksjon på kr. 100 mill. frå basisramme i landet i 2016. Beløpet på kr. 100 mill. blir overført til kommunane sitt innbyggjartilskot i inntektssystemet. Det kan for 2017 også bli endring i fordelinga av ramma mellom fylka. Overgangsordninga INGAR tek ikkje omsyn til endringar i skjønstilskot. Kr. 400 mill. av skjønsramma er frå og med 2011 gitt til kommunar som tapte mykje på endringane i inntektssystemet i 2011. Denne ramma er blitt fordelt av departementet mellom kommunane. Fordelinga har lagt fast med same årlege beløp til dei aktuelle kommunane til neste revisjon av kostnadsnøklane, det vil seie med same fordeling i perioden 2011 - 2016. I Hordaland har følgjande kommunar fått kompensasjon, tilskotsbeløp i parentes: Bergen Bømlo Stord Kvinnherad Voss Os Fjell Askøy Lindås Austrheim Masfjorden (kr. 46,6 mill.) (kr. 3,7 mill.) (kr. 0,7 mill.) (kr. 5,2 mill.) (kr. 1,8 mill.) (kr. 2,6 mill.) (kr. 2,5 mill.) (kr. 0,4 mill.) (kr. 7,6 mill.) (kr. 1,6 mill.) (kr. 0,1 mill.). Som følgje av at det for 2017 blir gjennomført revisjon av kostnadsnøklane i inntektssystemet, blir denne kompensasjonsordninga ikkje vidareført i 2017. Vi presiserer at det ikkje er dei ordinære skjønsmidlane, som Fylkesmannen fordeler, som blir avslutta for 2017. Ramma på kr. 400 mill. vil framleis i 2017 vere ein del av skjønsramma men blir i staden gitt som kompensasjon knytt til følgjande: Reduksjon basistilskot ved samanslåing Reduksjon basistilskot i samband med nytt inntektssystem frå 01.01.2017. Kr. 300 mill. blir sett av til kompensasjon for kommunar som har gjort vedtak om kommunesamanslåing i kommunereformperioden og som får redusert basistilskot i perioden 2017 - 2019. Modell og omfang for kompensasjonsordninga blir lagt fram i statsbudsjettet for 2017.Kompensasjon blir gitt som skjønstilskot i 2017. 3 -31- Kommunar som slår seg saman i kommunereformperioden vil få erstatta bortfall av basistilskot gjennom årlege inndelingstilskot (15 + 5 år), på grunnlag av inntektssystemet i 2016, når samanslåing blir sett i verk. Kompensasjonsordninga i overgangsperioden omfattar reduksjon i basistilskot. Det er førebels ikkje lagt opp til at ordninga omfattar reduksjon i distriktstilskot og småkommunetilskot i overgangsperioden. Tilskot mellomstore kommunar Kr. 100 mill. blir sett av til mellomstore kommunar som slår seg saman. Ny kommune må ha meir enn 9000 innbyggjarar etter samanslåing. Departementet vil i statsbudsjettet til hausten gi nærare opplysningar. Ramma på kr. 100 mill. utgjer halvårsverknaden, det vil seie for andre halvår 2017. I 2018 blir ramma til føremålet kr. 200 mill. Infrastrukturtiltak Stortinget vedtok i statsbudsjettet (2016) ei løyving til fylkesvegar og andre infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman, og det blei sett av kr. 50 mill. til denne ordninga. For 2017 blir det sett av kr. 100 mill. innafor fylkeskommunane si skjønsramme til føremålet. Veksttilskot Veksttilskot blir i 2016 gitt til kommunar som i dei siste tre åra har hatt ein årleg gjennomsnittleg folkevekst høgare enn 1,5 prosent. Tilskot blir i 2016 gitt med kr. 56.485,- per ny innbyggjar utover vekstgrensa. For 2017 er det framlegg om å redusera vekstgrensa til 1,4 prosent for veksttilskot. I Hordaland er samla veksttilskot for 2017 utrekna til om lag kr. 49,4 mill. Overgangsordninga INGAR tek ikkje omsyn til endringar i veksttilskot. Det er ikkje framlegg om å la veksttilskotet vere med i grunnlaget for årlege inndelingstilskot i samband med kommunesamanslåing. Dersom ein ny kommune har høg nok vekst i folketalet, vil den oppnå veksttilskot på same måte som andre kommunar. Departementet har gjort følgjande utrekning av veksttilskot i 2017 for kommunar i Hordaland, i kr. 1.000,-: Askøy 7831 Austevoll 1426 Fitjar 636 Fjell 11675 Jondal 259 Lindås 2995 Meland 2942 Os 16251 Sund 3567 Øygarden 1831 Sum 49413 4 -32- Selskapsskatt Innføring av kommunal selskapsskatt blir utsett. Ei innføring no ville ha kunne gitt større uvisse knytt til inntektene i kommunar med særlege utfordringar i næringslivet. Regjeringa vil kome attende til spørsmålet om selskapsskatt i kommuneproposisjonen for 2018. Frivilligsentralar Ansvaret for tilskot til frivilligsentralar skal frå 01.01.2017 bli overført til kommunane. Regjeringa vil i statsbudsjettet for 2017 gjere framlegg om at tilskot til føremålet blir innlemma i kommunane sitt rammetilskot. Tilskot over Kulturdepartementet sitt budsjett utgjer i 2016 kr. 127,8 mill. Det blir lagt opp til at tilskot blir fordelt særskilt innafor rammetilskotet i ein overgangsperiode på fire år. Fordelinga av tilskot for 2017 vil byggje på Kulturdepartementet si fordeling i 2016. Vidareføring av noverande inntektssystem Noverande inntektssystem blir vidareført bl.a. knytt til inntektsutjamning, overgangsordning INGAR og telletidspunkt. Inntektsutjamninga er 60 prosent av skilnaden mellom kommunane sitt skattenivå og gjennomsnittleg skattenivå for landet. Tilleggskompensasjon er 35 prosent under 90 prosent av landsgjennomsnittet. Kompensasjonsgraden blir vidareført som i noverande inntektssystem, men graden vil kunne bli justert seinare. Det er inntil vidare lagt opp til at kommunane sin skattedel av samla inntekter skal utgjere om lag 40 prosent. Overgangsordninga med inntektsgarantitilskot (INGAR) gir kompensasjon for ei utvikling i rammetilskotet meir enn kr. 300,- per innbyggjar under landsgjennomsnittet frå eit år til det neste. INGAR tek ikkje omsyn til endring i skatt, inntektsutjamning, veksttilskot og skjønstilskot. INGAR tek omsyn til endringar i inntektssystemet, innlemming av øyremerka tilskot i rammeoverføring, oppgåveendringar, endringar i kriteriedata, bortfall av småkommunetilskot og nedgang i distriktstilskot. Telletidspunkt for innbyggjartal og aldersfordelinga i utgiftsutjamninga som grunnlag for rammeoverføring i 2017 vil vere 01.07. i år. For inntektsutjamninga i 2017 er telletidspunktet innbyggjarar per 01.01.2017. For andre kriterium i utgiftsutjamninga enn aldersfordeling er telletidspunktet 01.01.2016 for rammeoverføring i 2017. Nytt inntektssystem for kommunane Framlegg til endringar i inntektssystemet har vore på høyring. Det blei 21.april d.å. inngått avtale mellom Høgre, Framstegspartiet og Venstre i Stortinget om nytt inntektssystem. Framlegget til nytt inntektssystem i kommuneproposisjonen for 2017 er i samsvar med denne avtalen. 5 -33- Basistilskot Basistilskotet er i noverande inntektssystem eit like stort tilskot per kommune for alle kommunar, uavhengig av talet på innbyggjarar. Tilskotet er i 2016 om lag kr. 13,2 mill. per kommune. Det blir lagt opp til at halvdelen av basistilskotet framleis skal vere eit like stort tilskotsbeløp per kommune, det vil seie om lag kr. 6,6 mill., i 2016 - kroner. Den andre halvdelen av basistilskotet vil bli gradert etter kommunen sin strukturverdi. Strukturverdien er avstand i kilometer i gjennomsnitt for innbyggjarane i kommunen for å nå 5000 innbyggjarar, uavhengig av kommunegrenser. Det blir korrigert for ferjestrekningar. Ved å gradera halvdelen av basistilskotet på grunnlag av strukturverdi, får kommunar med korte reiseavstandar eit lågare basistilskot enn kommunar med lengre reiseavstandar. Det blir lagt til grunn ein grenseverdi på 25,4 km. ved utrekning av basistilskot. Dersom kommunen sin strukturverdi er 25,4 km. eller høgare, vil kommunen framleis få fullt basistilskot. Dersom strukturverdien er lågare enn 25,4 km, vil basistilskotet bli redusert. Som følgje av at ein stor del av kommunane i landet får redusert basistilskot, blir sum basistilskot for kommunane samla redusert. Dette frigjer midlar som blir tilbakeførte til kommunane på grunnlag av innbyggjartal. Departementet (KMD) har i førebels utrekning lagt til grunn at denne tilbakeføringa utgjer kr. 243,- per innbyggjar, jf. tabell i kommuneproposisjonen. Dei kommunane som kjem negativt ut, samanlikna med noverande basistilskot, har ein kombinasjon av låg strukturverdi (korte reiseavstandar) og relativt lågt innbyggjartal. Kommunar med høgt innbyggjartal kjem positivt ut då dei får mykje midlar tilbakeførte av den samla reduksjonen i basistilskot. Fleire kommunar med lågt innbyggjartal kjem også positivt ut av omlegginga fordi dei har så høg strukturverdi (lange reiseavstandar) at dei får liten eller ingen reduksjon i basistilskotet. I kommuneproposisjonen, Prop. 123 S, er fordelingsverknadene av gradert basistilskot illustrerte i tabell 7.1, kolonne 4. Inntektsbortfall frå 2017 som følgje av redusert basistilskot vil bli kompensert i overgangsperioden for kommunar som vedtek å slå seg saman, jf. punkt over om skjønstilskot. Distriktstilskot Sør-Noreg Distriktstilskotet blir gitt til kommunar med over 3200 innbyggjarar og distriktsindeks frå 0 til 46. Skattenivået må vere under 120 prosent av landsgjennomsnittet. Distriktsindeksen gir uttrykk for distriktsutfordringar gjennom geografi, arbeidsmarknad, inntektsnivå og alderssamansetjing. Jo lågare distriktsindeks, jo større distriktsmessige utfordringar. Distriktstilskotet blir gitt med ein sats per kommune og ein sats per innbyggjar, gradert på grunnlag av distriktsindeksen. Jo lågare distriktsindeks, jo høgare distriktstilskot både per kommune og per innbyggjar. I Hordaland får kommunane Etne, Kvinnherad, Odda, Ullensvang, Voss, Kvam og Vaksdal dette distriktstilskotet. 6 -34- I framlegget er det lagt opp til å gi mindre tilskot per kommune og meir tilskot per innbyggjar. Det vil framleis vere gradering av tilskotet på grunnlag av distriktsindeks. Denne graderinga vil no bli sterkare slik at distriktsutfordringar uttrykt gjennom distriktsindeksen vil gi større verknad på tilskotsbeløpet enn tidlegare. Kommunar med lågt innbyggjartal vil tape på omlegging, t.d. Ullensvang. Fleire av dei mellomstore kommunane vil tene på omlegging som følgje av større del av fordelinga på grunnlag av innbyggjartal. Kommunar med låg distriktsindeks, t.d. Kvinnherad, vil tene meir på omlegging enn kommunar med høgare distriktsindeks, t.d. Voss. I kommuneproposisjonen, Prop. 123 S, tabell 7.1, kolonne 5, er det illustrert verknadene av omlegging for distriktstilskot og småkommunetilskot. Utrekning her er basert på distriktsindeksar for 2014. For 2017 vil endelege tilskot i statsbudsjettet bli baserte på distriktsindeksar oppdaterte til 2015. Dette kan gi relativt store utslag samanlikna med den førebelse illustrasjonen av verknadene i kommuneproposisjonen. Småkommunetillegg Dette tilskotet vil erstatta småkommunetilskotet og vil bli som eit distriktstilskot. Noverande småkommunetilskot er for 2016 om lag kr. 5 ½ mill. per kommune. Noverande tilskot blir gitt med same tilskotssats til alle kommunar under 3200 innbyggjarar og skattenivå under 120 prosent av landsgjennomsnittet. Det blir ikkje teke omsyn til distriktsutfordringar. I framlegget er det lagt opp til trekk i tilskotet på grunnlag av distriktsindeksen. Med høgare distriktsindeks, mindre distriktsutfordringar, vil trekk i tilskotet bli større. Det vil framleis berre bli tilskotssats per kommune, ikkje tilskot per innbyggjar. Verknader for kommunane i fylket: Fitjar Tysnes Jondal Ulvik Granvin Samnanger Fedje Masfjorden Distriktsindeks Trekk 57 38 27 23 24 56 24 43 -50 % -10 % -0 % -0 % -0 % -50 % -0 % -30 % I kommuneproposisjonen tabell 7.1, kolonne 5, er det som nemnd illustrert verknadene av omlegging for distriktstilskot og småkommunetilskot. Omlegging gjer at samla småkommunetilskot vil bli redusert for kommunane i landet. Dette frigjer midlar som blir tilbakeførte kommunane. Departementet har i si førebelse utrekning rekna denne tilbakeføringa til kr. 15,- per innbyggjar. For 2017 vil endelege tilskot i statsbudsjettet bli baserte på distriktsindeksar oppdaterte til 2015. 7 -35- Kostnadsnøklane Departementet har gjennomgått kostnadsnøklane i utgiftsutjamninga i inntektssystemet. Noverande kostnadsnøklar er oppdaterte etter nytt datagrunnlag. Oppdatering blir gjort på grunnlag av statistiske analysar som forklarer skilnader i kostnadene knytte til alderssamansetjing, sosioøkonomiske tilhøve og busetjing m.m. Framlegget er i samsvar med høyringsnotatet med unntak av vekta på kriteriet for psykisk utviklingshemma 16 år og over. I høyringsnotatet var det framlegg om å redusera vekta på kriteriet for psykisk utviklingshemma. Det vil bli gjort ytterlegare utgreiing i denne samanheng. Inntil vidare blir det ingen reduksjon i vekta på dette kriteriet i utgiftsutjamninga. Det blir lagt opp til oppdatering av kostnadsnøklane om lag kvart fjerde år framover. Ein eventuell reduksjon i vekta på kriteriet for psykisk utviklingshemma vil kunne kome tidlegare. I kommuneproposisjonen tabell 7.1, kolonne 3, er fordelingsverknadene av endring i kostnadsnøklane illustrerte for kommunane. Det blir bl.a. lagt større vekt på kriteria innbyggjarar i aldersgruppene 67 - 79 år og 80 - 89 år. Dette bidreg til at kommunar med relativt få innbyggjarar i desse aldersgruppene taper, t.d. kommunane Fjell, Askøy og Meland. Innbyggjarar 90 år og eldre får lågare vekt. Dessutan får landbrukskriteriet noko lågare vekt, delkriteriet areal dyrka mark blir teke ut og delkriteriet jordbruksverksemder blir vekta opp. Dette bidreg til at fleire distriktskommunar i fylket med relativt mange av dei aller eldste innbyggjarane og som tradisjonelt har vore landbrukskommunar taper. Samla illustrasjon av verknader I kommuneproposisjonen, tabell 7.1,er dei samla verknadene av endringane i inntektssystemet illustrerte, per innbyggjar. Det må understrekast at dette berre er ein illustrasjon. Dei endelege tala for verknader kjem i statsbudsjettet til hausten og vil vere baserte på eit nyare og oppdatert kriteriegrunnlag. Denne oppdateringa kan gi utslag og endringar samanlikna med illustrasjon som er gitt i kommuneproposisjonen. Vi vil gjere nærare greie for illustrasjonen i tabell 7.1. Kolonne 6 syner totale fordelingsverknader, per innbyggjar. Dette består av endringane i kostnadsnøkkel, basistilskot, distrikts- og småkommunetilskot. Kolonne 7 syner kompensasjon gjennom overgangsordninga INGAR, per innbyggjar. INGAR gir kompensasjon dersom tap frå eit år til det neste året er større enn kr. 300,- per innbyggjar. Utrekning i illustrasjon er berre knytt til sjølve endringane i inntektssystemet isolert. Kompensasjon gjennom INGAR gjer at tap frå eit år til det neste ikkje blir for stort. Kompensasjonen blir gradvis mindre år for år. Tapet vil difor kome fullt ut etter ein periode, t.d. etter to - tre år. 8 -36- INGAR i illustrasjonen er utrekna som, per innbyggjar: - Total fordelingsverknad, frå kolonne 6, dersom tap er større enn kr. 300,Trekk med kr. 300,- då det er tap utover dette nivået som blir kompensert Trekk med kr. 48,- som er finansieringa av ordninga for kommunane samla Trekk kr. 48,- per innbyggjar vil vere for alle kommunar, både dei som tener og dei som taper på omlegging. Kolonne 8 syner illustrasjon av førsteårsverknad for 2017. Det er lagt til grunn ein generell vekst i frie inntekter frå 2016 til 2017 med kr. 3,45 mrd. for kommunane samla i landet (før priskompensasjon til 2017-kroner), som utgjer kr. 668,- per innbyggjar. Førsteårsverknad er utrekna som, per innbyggjar: - Total fordelingsverknad, frå kolonne 6 Tillegg med kr. 668,- i generell vekst Tillegg med kompensasjon gjennom INGAR. Dersom ingen kompensasjon, vil det likevel bli eit trekk på kr. 48,- (førebels utrekning) som alle kommunar må bidra med til ordninga. I denne illustrasjonen vil ingen kommunar kome ut med ein svakare førsteårsverknad enn + kr. 320,- per innbyggjar som følgje av overgangsordninga INGAR og generell vekst i frie inntekter ( - 300 - 48 + 668 = + 320 ). Statsbudsjett 2017 Statsbudsjettet blir lagt fram torsdag 6.oktober. Med helsing Lars Sponheim Rune Fjeld assisterande fylkesmann Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 9 -37- Sakshandsamar, innvalstelefon Edvard Høgestøl 55 57 20 45 Vår dato 05.07.2016 Dykkar dato 18.04.2016 Vår referanse 2016/5270 331.1 Dykkar referanse Kvinnherad kommune Rosendalsvegen 10 5470 Rosendal Budsjett 2016, revidert budsjett 2016 og økonomiplan 2016 - 2019 Fylkesmannen har motteke særutskrift av kommunestyresak om budsjett for 2016 og økonomiplan 2016 - 2019, vedteke i kommunestyremøte 17. desember 2015. Det vert også vist til revidert budsjett for 2016 og rapport for 1. tertial, vedteke 22. juni. Kommunen er ikkje under statleg kontroll og godkjenning etter kommunelova § 60. Frie inntekter Kommunen har budsjettert med kr. 353,48 mill. i skatt på eige og inntekt for 2016. I 2015 var det ein samla skatteauke for kommunane i landet på 6,0 prosent. Det er no rekna med ein skatteauke for kommunane frå 2014 til 2015 også med 6,0 prosent. Kommunen sitt skattenivå i 2015 var 92,4 prosent av landsgjennomsnittet. I rammeoverføring til kommunane er det symmetrisk inntektsutjamning. Kommunar med skattenivå over landsgjennomsnittet får eit trekk, mens kommunar med skattenivå under landsgjennomsnittet får kompensasjon. Kommunen sine frie inntekter består av ordinær skatt og statleg rammeoverføring, medrekna inntektsutjamning. Sum frie inntekter er budsjettert til kr. 708,32 mill. Inntektsprognosen for 2016 er no oppdatert med nyaste innbyggjartal, oppjustert skatteanslag for 2016 og anna som følgjer revidert nasjonalbudsjett. Dei budsjetterte frie inntektene i budsjettet av desember 2015 er på nivå med frie inntekter frå den siste inntektsprognosen. Kommunen legg til grunn lågare inntekter frå sal av konsesjonsstraum. Eigedomsskatt Det er budsjettert med kr. 80,- mill. i eigedomsskatt for 2016. Budsjettert eigedomsskatt i 2015 var kr. 66,75 mill. Auken skuldast innføring av skatt på bustad og hytter. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Fylkesmannen i Hordaland Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 -38- E-post: [email protected] Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland På delen som gjeld verk og bruk er det rekna med ein reduksjon, grunna fallande kraftprisar. Eigedomsskatten for 2016 er vedteken med sju promille som generell sats, med differensiert sats på to promillar for bustad og fritidseigedom. Avdrag I økonomireglane er det gitt minimumskrav for storleiken på årlege avdrag. Etter kommunelova § 50 sjuande ledd kan attståande løpetid for kommunen si samla gjeldsbyrde ikkje overstiga den vegde levetida for kommunen sine anleggsmidlar ved det siste årsskiftet. Ein hovudregel vil vere at årlege låneavdrag som eit minimum må utgjere om lag 3,5 - 4 prosent av lånegjelda (når formidlingslån og avdrag på slike lån ikkje er rekna med). Fylkesmannen tilrår kommunane at dei ordinære avdraga er på minst dette nivået. Det er budsjettert med kr. 41,6 mill. i ordinære avdrag (utanom avdrag på formidlingslån). Budsjetterte avdrag oppfyller ikkje det tilrådde minstenivået, og må avstemmast mot økonomireglane sitt minimumsnivå etter kommunelova § 50 sjuande ledd. Driftsresultat Kommunelova § 46 punkt 6 legg til grunn at det blir budsjettert med eit driftsresultat som minst er tilstrekkeleg til å dekka renter, ordinære avdrag og nødvendige avsetjingar (inkl. inndekning av underskot). Paragraf 3 i forskriftene om årsrekneskapen presiserer nærare det driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen skal omfatta. Som hovudregel må til dømes ei inntekt og innbetaling som ikkje er ordinær bli ført i investeringsrekneskapen. Netto driftsoverskot i budsjettet er negativt med kr. 7,8 mill. Kommunane er i tidlegare år tilrådde å ha eit netto driftsoverskot i prosent av driftsinntektene på minst tre prosent, basert på prinsippet om formuebevaring. Frå og med 2014 blir momskompensasjonen frå investeringar inntektsført direkte i investeringsrekneskapen, og ikkje i driftsrekneskapen. Omlegginga slår ut på driftsresultata, utan at det er ein realendring i kommunen si drift. På denne bakgrunn reduserte Det tekniske berekningsutvalet for kommunal og fylkeskommunal økonomi i rapporten sin frå november 2014 det tilrådde nivået for netto driftsoverskot, i prosent av driftsinntektene, frå 3 prosent til 1 ¾ prosent for kommunane generelt. Fylkesmannen si vurdering er at netto driftsoverskot bør vere noko høgare enn 1 ¾ prosent av driftsinntektene for å kunne handtere svingingar i inntektene og for å ha stabilitet i tenestene. Investering, lånegjeld og kapitalutgifter I 2016 er det planlagt nye investeringar for til saman kr. 138,2 mill. Den desidert største posten er Rosendaltunet med kr. 70,- mill. Investeringane var utsette frå 2015. I 2017 er utbygginga venta å koste kr. 132,- mill. Av andre større investeringar kan 2 -39- nemnast bustad til vanskelegstilte med kr. 10,5 mill., og til saman kr. 26,32 mill. til VAR som er potensielt sjølvfinansierande. Etter nye regelverk for budsjettering av investeringar skal ubrukte midlar frå 2015 verte førte som budsjettendringar, alternativt overført til økonomiplanen 2017 – 2020. Saman med generell budsjettrevisjon, vart investeringsbudsjettet derfor endra ein del, i tal, frå desember 2015 til juni 2016. Konklusjonen er at kommunen låner kr. 70,5 mill. i 2016. Anna finansiering er mva-kompensasjon, kr 38,9 mill., og tilskot til investeringar, kr. 20,26 mill. (Begge desse tala er frå opphavleg budsjett). I tillegg kjem lån til vidare utlån med kr. 25,- mill. Vi har rekna ordinær langsiktig gjeld per 31.12.2014 for kommunane samla i fylket, utanom Bergen, til kr. 69.840,- per innbyggjar. I det talet er ikkje pensjonsforplikting medrekna. Det tilsvarande talet for kommunen er kr. 86.578,-. I prosent av brutto driftsinntekter er talet også svært høgt samanlikna med andre (17 prosentpoeng høgare enn landsgjennomsnittet – til tross for at kommunen har høge inntekter). Ser vi på tal for 2015, er gjelda auka til om lag kr. 92.998,- pr. innbyggjar. Oppsummering Kommunen må økonomisk legge opp til at avkastninga frå «kraftfond» kan nyttast til investeringar, og ikkje i drift. Det vert svært sjeldan nytta eigne midlar til investeringar, og kommunen har vore avhengig av avkastning for å gå i balanse. Utviklinga i første tertial 2016 har vore negativ for kraftfondet, sjølv om det var teikn til betring ved tidspunkt for tertialrapport. Rådmannen presiserer i tertialrapporten at «..ein kommune som Kvinnherad med store ekstrainntekter ikkje skal ha problem med å halde eit driftsbudsjett som på mange områder er mykje større enn kommunar vi kan samanlikne oss med». Fylkesmannen er fullt ut samd i det. Fleirtalet i kommunestyret vedtok 17. desember at arbeidet med å reduserer driftsutgiftene skulle intensiverast. Ein gjennomgang skulle etter vedtaket verte lagt fram i samband med revidert budsjett for 2016. Fylkesmannen kan ikkje sjå at ein slik er lagt fram. Vi legg likevel til grunn at arbeidet med reduksjon i utgiftsnivået held fram. Kommunestyret vedtok 26. mai rekneskapen for 2015 med vedtaksføring av kontrollutvalet sine tilrådingar knytte til uro over kommunen sin avhengigheit av utbytte frå «kraftfondet», tilråding om at kommunen følgjer «forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning» og at kontrollutvalet har merka seg at rekneskapen syner høg lånegjeld i høve til tilråding frå Riksrevisjonen. Kommunen sitt disposisjonsfond er styrka siste år. Det skjer openbart ein del endringar i kommunen for tida. Fylkesmannen ser på dette som nødvendig og positivt. 3 -40- Med helsing Rune Fjeld assisterande fylkesmann Edvard Høgestøl seniorrådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 4 -41- Sekretariat for kontrollutvalet Kvinnherad kommune NOTAT TIL kontrollutvalet FRÅ sekretariat for kontrollutvalet Bergen 16.08.2016. Notatet gjeld: Styrevervregisteret. På siste møte i kontrollutvalet, 09.05.16, vart det i sak «Gjennomgang av møteprotokollar» drøfta korleis oppdatering av opplysningar i KS sitt styrevervregister skjer. I møteprotokollen vart det notert at sekretariatet skulle følgja opp dette: «Kontrollutvalet ber om at rutinar for registrering i KS sitt styrevervregister vert undersøkt til neste møte.» Dette notatet er såleis ei tilbakemelding til kontrollutvalet om dette. Dersom ein går inn på Styrevervregisteret sine sider på internett finn ein denne velkomst-meldinga: «Velkommen For å styrke kommunesektorens omdømme, er det viktig å skape åpenhet om hvilke roller enkeltpersoner i kommunen, fylkeskommunene eller kommunale selskaper har. KS' styrevervregister er et webbasert register som skal gi oversikt over folkevalgtes, ansattes og styremedlemmers verv og økonomiske interesser. Registeret er gratis og åpent for allmennheten. Når kommunestyre/fylkesting eller generalforsamling i kommunal bedrift har vedtatt å tilslutte seg Styrevervregisteret, innhentes automatisk opplysninger om den enkelte fra Kommuneregisteret, fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret i Brønnøysund. I tillegg kan personen selv legge inn relevant informasjon om andre roller, verv eller interesser. Folkevalgte og ansatte i kommunen, fylkeskommunen eller det kommunale selskapet skal være kjent med at deres navn og verv/stilling publiseres i Styrevervregisteret. De vil motta egen e-post med tilgang til å redigere opplysninger i registeret. Det er også mulig for vervinnehavere å logge inn på Styrevervregisteret fra denne nettsiden – under arkfanen «Logg på for vervinnehavere».» Vidare finn ein følgjande under ark-fana «Registrering»: «Hvis kommunen vil knytte seg til Styrevervregisteret Når en kommune, fylkeskommune eller et kommunalt selskap har vedtatt å knytte seg til Styrevervregisteret, må rådmann eller daglig leder bekrefte dette på e-post til [email protected] Opplysninger om folkevalgtes og ansattes verv/stilling i kommunen innhentes deretter fra Kommuneregisteret og publiseres automatisk. En egen kontaktperson i kommunen, fylkeskommunen eller selskapet har ansvaret for at opplysningene om folkevalgte og ansatte som er innhentet fra Kommuneregisteret er korrekt. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 – Mobil 916 64 183 - E-postadresse: [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -42- For personer som er registrert i Styrevervregisteret Dersom du er registrert i Styrevervregisteret, fins det allerede opplysninger om noen av dine verv og interesser. Det gjelder verv som folkevalgt eller stilling i kommune, fylkeskommune eller kommunalt selskap, samt opplysninger fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Andre verv og interesser som du vurderer som relevante må du selv legge inn. Verv og økonomiske interesser omfatter alt som kan sette spørsmål ved din habilitet som folkevalgt eller ansatt – det vil si verv eller interesser som kan komme til å bli berørt av beslutninger i kommunen. Du må selv vurdere hva som kan være relevante forhold. Det kan være fast eiendom, eiendeler i ulike selskaper, aksjeeierskap, verv i en frivillig organisasjon eller lag som på et eller annet tidspunkt kan tenkes å søke om midler eller støtte fra kommunen. Videre kan det være styreverv i offentlig eller privat eide selskaper, i interesseorganisasjon eller lønnet arbeid / konsulentoppdrag som kommer i tillegg til verv eller ansettelse i kommunen.» Ansvar for vedlikehald og oppdatering av Styrevervregisteret Vidare har sekretariatet teke kontakt med politisk sekretær i Kvinnherad kommune, Bente Høyland. Ho opplyser at det er ho som er kontaktperson for Styrevervregisteret i Kvinnherad kommune. Som det kjem fram av opplysningane på Styrevervregisteret sine internett-sider, så er det kvar einskild som på eiga hand, har ansvar for å kontrollera opplysningane om seg sjølv i registeret, og evt. supplera med andre verv og interesser som er relevante. Det vert opplyst frå politisk sekretær om at dette ikkje er informert særskilt om til dei personar som er registrert under Kvinnherad kommune i Styrevervregisteret. 2 -43- Y Sekretariat for kontrollutvalet Kvinnherad kommune NOTAT TIL kontrollutvalet FRA sekretariat for kontrollutvalet Bergen 17.08.2016. Notatet gjeld: Oppfolging etter tilsyn med NAV Kvinnherad. I neste møte, som var 09.05.16, fekk kontrollutvalet ei kort orientering vi rådmann om oppfølgingsarbeidet etter tilsynet. Kontrollutvalet bad då om at dokumentasjon på kva som er gjort av oppfølgingsarbeid vart oversendt til kontrollutvalet v/sekretariatet. Sekretariatet har nå motteke slik dokumentasjon frå NAV Kvinnherad. Aktuelle dokument vert lagt ved som referatsak til dette møtet. • Tilsyn med NAV Kvinnherad plan for retting av avvik, brev til Fylkesmannen, dato 28.01.2016. • Oppfolging av tilsyn NAV Kvinnherad kommune, brev frå Fylkesmannen, dato 22.02.2016. • Tilsyn NAV Kvinnherad evaluering av tiltak, brev til Fylkesmannen, som viser ffillmaktsvedtak og notat vedr. evaluering av tilsyn, dato 27.05.2016. — — Besoksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen Telefon 5523 9000 Direkte telefon 55239406— MoNI 91664 183- E-postadresse: [email protected] Bankgimnr. 5201 06 74239- Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. - - -44- Kontrollutvalet fekk framlagt «Rapport etter tilsyn med NAV Kvinnherad» i møte 08.02.16. Det vart gjort slikt vedtak: «Kontrolluh’alet ber om at sekretari atetførebur orientering frå NA VKvinnherad i neste mote.» -45- tï Kvinnherad kommune Rådmannen T Rosendalsvegen 10 5470 ROSENDAL Tel: 53483100 Fax: 53483130 Org. nr: 954 967 636 Bankgiro: 3450.07.00083 NAV Kvinnherad post€’kvinnh erad.ko mmun e.no www. kvinnherad.kammune.no facebookcom/kvl nnherad Fylkesmannen i Hordaland Saksbehandlar Arild Berg Tif. direkte innval Vâr ref. 2011/641-23 Dykkar ref. 2015/11057 721.0 Dato 28.012016 Tilsyn med NAV Kvinnherad plan for retting av avvik - I det følgjande vil vi avvik for avvik gjera greie for vår plan for komande og alt iverksette tiltak for å lukka awika. Avvik i - Det vert utarbeid skriftleg rutine for vedtaksansvaret, kven som har dette ansvaret, kven som har ansvaret når vedtaksansvarleg er borte og kva vedtaksansvaret inneber i form av sjekkpunkter. Frist 1. mars 2016. Avvik 2 - - - Vert delvis fanga opp i førre tiltak, då det vert eige sjekkpunkt om det er dokumentert godt nok at det er føreteke ei individuell vurdering av behovet. Ein vil i løpet av februar starte opp med statussamtalar med den einskilde tilsette. I desse samtalene vil ein gå gjennom status for den einskilde i høve oppfølging av generelle og personlege målkrav, herunder om ein har fulgt opp gjeldende rutinar i høve vedtak og journalføring. Statussamtale vil verta gjennomført minst ein gong kvart kvartal. Leier vil i sin statussamtale ned fagansvarleg og avdelingsleiarar få resultatet av alle statussamtalane og eventuelle avtalar som er gjort med den einskilde om eventuelt forbetringspotensiale fram til neste samtale. Avvik 3 - Rutinane for kartlegging er kjent, men vil verta gjennomgått med dei tilsette på nytt med melding om at dette er ei prioritert oppgåve. Dette vert tema på teamet si kontinuerleg forbetrings-tavle, og vert eit punkt i statusamtalane som nevnt under avvik 2. Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel —utvikling og vekçl -46- Eg viser til oversending av rapport etter tilsyn med NAV Kvinnherad kommune av 27.11.15, der Kvinnherad kommune er beden om å sende inn ein tidfesta plan for retting av avvika. Side 2 NM Kvinnherad er framleis i mellombelse lokale, men vi har fått nytt møterom og to samtalerom i nabobygget. Dette letter i høve kontaktpunkt med brukarane og bør sikre betre kvalitet i oppfølginga. - NAV har eit etablert avviksmeldingssystem som alle kan nytte i høve vald/truslar, brot på sikkerhetsrutiner ol. Det vert no etablert eigen rutine for melding av avvik som gjeld faglege kommunale saker i form av eige skjema og system. Desse meldingene vil koma til leier ved NAV Kvinnherad og til kommuneleiinga. Frist 1. mars 2016. Rutinane vil verta gjennomgått i kontormøte straks dei er klar, og deretter i minst to kontormøte i året (saman med avvikssystemet i øvrigt). Nytilsette vil få orientering om rutinen. Generelt til alle avvika - Det vert etablert faste møtepunkt mellom kommunalsjef i Kvinnherad kommune, leiar NAV Kvinnherad og fagansvarlege for dei kommunale tenestene i NAV Kvinnherad. I desse møte vil NAV-leiar og kommuneleiinga få informasjon om rutinar og praksis, resultat av 5tatus5amtalar, og kan sjekka ut om rutinar fungerer slik dei skal, at ein fanger opp svikt og at det vert sett i verk naudsynte førebyggande og korrigerande tiltak. Innan 1. mars vil ein starte opp alle tiltaka i planen. Ein vil ledet gå to periodar med statussamtalar før ein evaluerer effekten og sjekkar ut om alle avvik er lukka. Evaluering skal gjennomførast innen 1. juni 2016. Evalueringa vil innehalda gjennomgang i teammøta, vurdering av statussamtalane som er gjennomført og konkret kontroll! avsjekk av om nye brukarar er tilstrekkeleg kartlagt og at det er dokumentert oppfølging. Det vil også verta kontrollert at alle vedtak er i tråd med regelverk og vedtekne rutinar og at vi finn dokumentert individuell vurdering i samband med vedtak. Med helsing Arild Berg leiar NAV Kvinnherad Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga undersknft. Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel —utvikling og vekst -47- Evaluering av planen Ei 8 k,:iS 2016 Fylkesmannen i Hordaland i i Sakshandsamar, nnvalsteletan Vibeke Herskedal. 5557 2244 f c li ‘S1 !I_._J— —- - ‘A2i - — - — .- Vå data 22Ø2 2016 -97*kar dato Kvinnherad kommune Posthoks 93 5480 IIUSNES Vår referanse 20151110577210 Dykkar rererar.se NaV Oppfolging av tilsyn - / - Nav Kvinnherad kommune •‘ / Det gr fram av ovannemnde brev at kommunen framleis har mellombelse lokale, men at ein har ltt cii nytt molerorn og to samtalerom i nabobyggei. og ut dette har betra tilhova i høve kontaktpunkt med brukemne og vil sikra betre kvalitet i oppfolginga. Vidare går det fram at kommunen skal utarbeide skriftleg fullmakt for å avkiare kven som skal ha mynde til å falle vedtak om økonomisk sconad. Kommunen skal også utarbeide rutinar for å kartlegging o oppfolging. og om det er foreteke ei individuel] vurdering i den enkelte sak og rutinar for oppftlging. Det vert opplyst at innan I. mars 2016 skal alle tiltaka vera iversatt. og at evaluering skal gjennomforast innan l.juni 2016. Dcc vert i tillegg etablert fast månadleg mote- /rapponeringspunkt mellom kommunalsjef i Kvinnherad kommune, leiar Nav Kvinnherad og fagansvarlege for dci kommunale Ienescene i Nav Kvinnherad. I desse mola vil Nav-Iciar og kommuneleiinga l informasjon om rutinar og praksis. resultat av statussumialar. og kan sjekka ut om rutinar fungerer slik dci skal, at ein fangar opp svikt og at dci vert sett i verk naudsynie lhrebyggande og korrigerande tiltak. Slik Fylkesmannen vurderer cilbakemeldinga frå kommunen er ein del av grunnlaget for våre avvik reita opp. Fylkesmannen vil be om å l’ tilsendt kommunen si evaluering av dci nye rutinane og ci vurdering av om endring av praksis synast å virke som foresett innan 15. juni 2016. Med helsing I lelga Arianson l’ylkeslege Vibeke Herskedal seniorrådgjevar Brei’ci er gocIkjeii t’kklro?aisk og har ckr/br i’igtt uncktkri/i. Slalens hus Kaigalen 9. 5020 Bergen TeIelon 5557 2000 Telefaks: 555728 SI sosiaiaydehn a H ps,731o. 5020 Brgen 47fl tg.0, E•posl: posImoUak@lmha on Internett. www.fylkesmannen.no!hardaland -48- Fylkesmannen viser til rapport frå tilsyn med Nav Kvinnherad kommune 27. november 2015. og lilbakemelding frå kommunen motteke I. februar 2016 i brev daten 2S. januar 2016. Tema for tilsynet var Iencstenc okonomisk stonad og opplysning râd og rcttleiing til personur mellom 17 og 23 ;r. -49- tTzs Kvinnherad kommune T / Rosendalsvegen 10 5470 ROSENDAL Tel: 53483100 Fax: 53483130 Rådmannen NAV Kvinnherad Org. nr: 964 967 636 Bank8iro: 3460.07.00083 [email protected] www. kwinnherad.kommune.no ta cebonkæom/kvin nherad Fylkesmannen i Hordaland Saksbehandlor Arild Berg Tif. direkte innval 81581000 Vår ref. 2011/641-27 Dykkar ref. Dato 2015/ 11057 27.05.2016 Tilsyn NAV Kvinnherad evaluering av tiltak - Vedlagt vår evaluering av dei tiltak /endra rutiner som vart sett i verk frå februar. Vedlagt igg også fullmakt frå NAV-leiar til fagansvarleg til å fatte vedtak etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Med helsing Arild Berg leiar NAV Kvinnherad Brevet er godkjent elektronisk og hor derfor ingo underskrift. Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel —utvikling og vc?kst -50- Eg viser til tidlegare korrespondanse, seinast dykkar brev av 22. februar der de ber om å få tilsendt kommunen si evaluering av dei nye rutinane og om endring av praksis synest å virka som føresett. •,jIfri. Kvinnherad kommune NAV Kvinnherad Fiusnes, 15. februar 2016 Fullmakt til å fatte vedtak etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsfonaltninga av 12.12.2009 nr 131. For vedtak vert fatta etter denne fullmakt skal folgjande punkt vera kontrollerte: At sakshandsarnar sitt forslag til vedtak er i samsvar med loven og forskrifta, og at det er synt til korrekt lovgmnnlag i vedtaket At sakshandsamar sitt forslag til vedtak er i samsvar med NAV Kvinnherad sine interne rutiner At alle utrekningar og alt talmateriale i sakshandsamar sitt forslag til vedtak er korrekte At det er sett vilkår til brukar i høve aktivitet, og at det går fram av notat korleis sakshandsamar planlegg å folga opp vilkår At det dersom vedtaket gjeld ny brukar er gjort kartlegging og at resultatet av kartlegginga er notatfort At det dersom det i forslag til vedtak er gjort innskrenkningar som gjeld utbetaling av stonad eller utbetalingsfon, finnest tilstrekkeleg dokumentasjon for slik innskrenking og at dette er notatført. - - - - - - Arild Berg Leiar NAV Kvinnherad NAV KVINNHERAD II Postadresse: Postboks 93 I! 5480 HUSNES Besksadresse; Aksen II 5480 Husnes Tel: 55 55 33 33 II Faks: 53044891 w.navna II -51- Leiar ved NAV Kvinnherad gjev med dette Kåre Hagan fullmakt til å fatte vedtak etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr 131. Dersom han ikkjc er til stades når vedtak må fattast, vert likelydande fullmakt gitt i rekkjefolge til Nora Lena Natland og Kjell Sigbjom Rossland. Dersom det oppstår ein situasjon der ingen av dei nemnde er tilstades når vedtak må fattast, vil leiar peika ut tilsette til å gjera vedtak. Ved ein slik situasjon skal Kåre Hagan ha kopi av alle fatta vedtak straks han er ahende. Side I y Rådmannen NAV Kvinnherad - Vår ref: 2011/641-26 Dato: 27.05.2016 Til: Gunn Tove Petterteig Frå: Arild Berg Notat gjeld: Rapport evaluering av tiltak etter tilsyn - Fylkesmannen i Hordaland har ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for dei sosiale tenestene etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9. Tema for tilsynet var økonomisk stønad og opplysning, råd og leiing til personar mellom 17 og 23 år, og vart gjennomført 4. og 5. november 2015. Denne rapporten omhandlar resultatet av denne evalueringa. - - - - - - - Utarbeiding av skriftleg rutine for vedtaksansvaret. Denne vart utarbeidd 15. februar 2016 og gjort kjent mellom dci til5ette kort tid etterpå. Statussamtalar med dci tilsette. Det er utarbeidd mai for slike samtalar og 1. runde med samtalar er gjennomført. Det vert to nye rundar i hausthalvåret. NAV-Ieiar har vekentleg møte med avdelingsleiar og fagansvarleg i høve status. Rutinar for kartlegging av nye brukarar. Gjennomgått med alle tilsette på nytt. Jamleg tema i fagmøta. NAV Kvinnherad har flytta på ny, og er no samla i nytt bygg sentralt på Husnes. Ein har no heile 5 samtalerom til rådvelde, og alle tilsette har eigen telefon og eige kontor. Det er etablert fast møtepunkt mellom representant for kommuneleiinga, NAV-leiar og fagansvarleg. MØta har til no funne stad med ein månads mellomrom. Konkret kontroll av vedtak og oppfølging: Vi har gått gjennom dei 12 siste sakene (pr. 19. mai) som gjeld personar mellom 17 og 23 år. Det gav slik resultat: o 2 av brukarane er heimebuande og har fått redusert sats. Dette er drøfta/ vurdert og grunngjeve i sakssystemet o 10 av brukarane har ikkje fàtt redusert sats o 12 av 12 vedtak er i tråd med regelverk og vedtekne rutiner, og vi finn dokumentasjon på oppfølgingspunkt. o 6 av brukarane er nye, og det er dokumentert kartlegging i tråd med rutine. 2 av brukarane er tidlegare kartlagt i samband med søknad til kvalifiseringsprogrammet. o 4 brukarar er ikkje kartlagt i fagsystemet (Velferd). Desse fire er framandspråklege og har hatt oppfølging av flyktningtenesta i kommunen. Dei er tidlegare grundig kartiagt både av IMDI og av flyktningetenesta, men ikkje etter NAV Kvinnherad sine Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel —utvikling og vekst -52- Fylkesmannen påpeikte i rapport datert 27.11.15 avvik og ba om rapport innan 1. februar 2016 om korleis Kvinnherad kommune ville lukka avvika. Kommunen sendte sin plan for lukking av avvika og evaluering av nye rutinar/ ny praksis 28. januar 2016. I planen gjekk det fram at evaluering skulle utførast innan 1. juni. Side 2 o rutiner. Vi vil internt ta ei drøfting om korvidt ein for denne brukargruppa skal kartiegga på ny, med dokumentasjon i fagsystemet (Velferd). NAV-leiar legg opp til at det vert gjort tilsvarande stikk-kontroll blant alle saker, ikkje berre for den aldersgruppa tilsynet omhandlar, 2 ganger i året framover. -53- Konklusjonen etter denne kontrollen er at nye rutinar/ ny praksis og ny opplæring og påminning for del tilsette så langt synes å ha gitt ønska resultat at vedtak og oppfølging i høg grad er individuelle, dokumenterte og i tråd med regelverk og rutinar. Kvinnhend kommune -fellesskap og trivsel —utvikling og vekvr Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune 2016 Adressa til verksemda: Kvinnherad kommune Rosendalsvegen 10 5470 Rosendal Tidsrom for tilsynet: 12. - 14. april 2016 26.04.2016 Fylkesmannen i Hordaland Oppfølging av tilsynet I dette tilsynet blei det ikkje funne avvik frå lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avslutta. Samandrag 1. Innleiing 2. Omtale av verksemda 3. Gjennomføring 4. Kva tilsynet omfatta 5. Funn 6. Vurdering av styringssystemet 7. Regelverk 8. Dokumentunderlag 9. Deltakarar ved tilsynet Samandrag Tilsynet med Kvinnherad kommune helse - og omsorgstenester Vi undersøkte 12. - 14. april er del av det landsomfattande tilsynet med kommunale i 2016. om kommunen ved systematisk personar med utviklingshemming, styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at 18 år og eldre som bur i eigen bustad, får forsvarlege helse - og omsorgstenester. Vi har ikkje grunnlag for å konkludere med at tenestene som blir gitt, er uforsvarlege. Ved tilsynet blei det ikkje avdekt brot på krav i lov og forskrift. Vår vurdering av styringssystemet går fram av rapportens kapittel 6. Dato 25.4.2016 Torill Vebenstad Anne Grete Robøle revisjonsleiar revisor 1. Innleiing Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse - og omsorgstenester -54- etter lov om Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no statlig tilsyn med helse - og omsorgstjenesten Rapporten er utarbeidd landsomfattande § 2. etter tilsyn med Kvinnherad kommune. tilsynet med helse - og omsorgstenester Tilsynet er ein del av det i 2016. Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunane ved si styring (internkontroll) lovgjevinga vi l blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte kva tiltak kommunen har for å avdekkje, tema tilsynet omfattar rette opp og førebyggje l om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte l om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga Tilsynet blei utført som systemrevisjon. ved intervju l brot på lovgivinga innanfor dei blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, og andre undersøkingar. Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig kommunen sikrar at krav i tilstandsvurdering av det arbeidet har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda Rådmannen styrer tenestene i line til verksemdsleiar Rosendalsona. Tenestene er ulikt organisert kompetansesenter, som er organisert personar med utviklingshemming. i Herøysund kompetansesenter i dei to verksemda Kvar gruppe er organisert del av heimetenestene. ved at Herøysund berre gjev tenester til med fast personale som gir tenester både til dei som bur i eigen bustad og til dei som bur i bufellesskap. som ein integrert tilsynet omfattar i fem grupper med eigen gruppeleiar, og verksemdsleiar I Rosendalsona er tenestene organisert Sona er delt i ni grupper med eigen gruppeleiar tenester til vaksne personar med utviklingshemming og det blir ytt i to av gruppene. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt 3. februar 2016. Formøte blei gjennomført Svar på kartlegging Opningsmøte Intervju: 25. februar 2016. om legemiddelhandtering blei motteke 10. mars 2016. blei halde 12. april 14 personar blei intervjua. Samtalar med brukarar Stikkprøver: blei gjennomført Journalar og brukarpermar, 12. april. turnusplan og vaktliste påsken 2016, beskjedbok med meir, sjå kapittel 8. Sluttmøte blei halde 14. april. Oversikt over deltakarar gjennomgått ved tilsynet, under tilsynet, dokument som vi fekk tilsendt på førehand og dokument som blei er gitt i kapittel 8. 4. Kva tilsynet omfatta Vi har undersøkt om kommunen og om nødvendig gjennomfører helse - og omsorgstenester ved systematisk endringar styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på slik at personar med utviklingshemming og at krav i lov og forskrift blir etterlevd. Tilsynet omfatta: 1. Gjennomføring av personleg assistanse, avgrensa til: - Tilsyn og hjelp til å vareta eigenomsorg - Hjelp til aktivisering - Opplæring i daglege gjeremål, personleg stell og eigenomsorg -55- får forsvarlege i Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no 2. Helsetenester i heimen og tilgjenge til medisinsk undersøking og behandling, avgrensa til: - Legemiddelhandtering, istandgjering og utdeling - Oppfølging etter legebesøk og oppfølging for å vurdere nødvendig helsehjelp hos lege - Helsehjelp ved akutte tilstandar - Kommunens medverknad til at brukar kjem i kontakt med og blir følgd til fastlege eller lege i spesialisthelsetenesta - Hjelp ved legebesøk til å formidle opplysningar som legen treng for å gi helsehjelp - Formidling av informasjon frå legebesøk tilbake til dei som gir helsetenester i heimen til brukaren. I tilknyting til kvart tema undersøkte brukarens rett til informasjon vi også korleis kommunen og medverknad. Vi undersøkte har lagt til rette for og varetek og om kommunen etterspør politiattest ved tilbod om tilsetjing. Tilsynet omfatta brukarstyrt ikkje tenester som blir gitt med bruk av tvang og makt, praktisk bistand hushald, personleg assistanse, helsehjelp spesialisthelsetenesta av brukarane, gir forsvarleg ved legevakt og tannhelsetenester. Om fastlege og helsehjelp og om fastlegen gjennomfører regelmessig helsekontroll var heller ikkje del av tilsynet. 5. Funn Ved tilsynet blei det ikkje avdekt brot på krav i lov og forskrift. 6. Vurdering av styringssystemet Ved tilsynet har vi ikkje fått informasjon Ansvarsforhold er avklart. som tilseier at tenestene som blir gitt, er uforsvarlege. Gruppeleiarane har i praksis ansvaret for at brukarane får forsvarlege tenester. Det er lagt vekt på at brukerane Det er som hovudregel og helsehjelp. framstår skal få medverke i planlegging og dagleg gjennomføring styrt kva personell som deltek i dagleg gjennomføring Tilbodet til utviklingshemma i gruppa med integrerte tenester, av personleg assistanse jamfør omtale i kapittel 2, likevel som meir sårbart ved at færre av dei tilsette har særskilt kompetanse miljøarbeid og ved at personellressursar akutte/meir omfattande dokumenterer evaluering til tider må disponerast av tiltak, har konsekvensar i fagsystemet. for det målretta om målretta til andre tenestemottakarar behov. Det er og skilnader i korleis verksemdene mål og tiltak og evalueringar av tenestene. utarbeider Generelle målsetjingar miljøarbeidet med tiltaksplanar og og lite tydelege og kan medføre at tiltak ikkje blir justert. Med unntak av feil i legemiddelhandtering, brukarretta verksemd. melder tilsette sjeldan frå om feil og uønskte hendingar i Det er også skilnader i korleis gruppene og verksemdene handterer meldingane etterspurt informasjon og brukar dei i forbetringsarbeid. Bortsett frå rapportering på økonomi blir det frå leiinga i liten grad regelmessig om fagleg kvalitet i tenestene og kva brukarane meiner om tenestetilbodet. 7. Regelverk l Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse - og omsorgstjenesten l Lov av 24. juni 2011 om kommunale l Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient - og brukerrettigheter l Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell l Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten l Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal l Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll l Forskrift av 27. juni 2003 nr.792 om kvalitet i pleie - og omsorgstjenestene l helse - og omsorgstjenester m.v. i forvaltningssaker Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering helsehjelp -56- i helse - og omsorgstjenesten for virksomheter og personell som yter Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no l Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering koordinator og rehabilitering, individuell plan og 8. Dokumentunderlag Opplysningar mottekne frå Kvinnherad Brev motteke 2. mars 2016 vedlagt kommune: l Organisasjonskart pr. august 2014 l Organisasjonsplan Rosendalsona og organisasjonsplan l Detaljert l Oversikt over bufellesskap/tenestestadar l Oversikt over tilsette i tenesta og utdanninga l Delegasjonsreglement l Funksjonsbeskriving Gruppeleiar l Funksjonsbeskriving Miljøterapeut – datert 01.04.2014 l Funksjonsbeskriving Miljøterapeut ved Herøysund kompetansesenter l Mal for søknad Politiattest l Plan for strategisk l Kompetanseplan l Plan for opplæring l Oversikt planlagde kurs haust 2015/vår l Informasjonshefte l organisasjonskart Retningslinjer 05.03.2013 over verksemder som yt tenester til personar med utviklingshemming for personer med utviklingshemming deira – datert 01.04.2014 kompetansestyring til nytilsette – datert 01.09.2015 2014 – 2017 – datert 01.09.2014 for Herøysund kompetansesenter av nytilsette Herøysund kompetansesenter – datert 09.12.2015 og vikarar i Hagetunet 2016 Herøysund kompetansesenter og vikarar, Herøysund kompetansesenter for tildeling av helse - og omsorgstenester i Kvinnherad – revidert kommune l Mal for vedtak om tildeling av helsetenester l Prosedyre for enkeltvedtak l Mal for kartlegging l Kvalitetsystem, Herøysund kompetansesenter: Oppgåver/ansvar Primærkontakt l Kvalitetsystem, Herøysund kompetansesenter: Oppgåver/ansvar Ansvarsvakt l l juni 2015 – datert i heimen – helse og omsorgstenester ved gjennomgang/revisjon – endra dato: 29.02.2016 av tjenester Ansvar og oppgåvefordeling mellom Tildelingskontoret rus/psykisk helse, aktiv fritid) – datert 21.10.2014 til utviklingshemmede og tenesteområda – datert 01.03.2016 – datert 23.04.2014 (plei og omsorg, Kvalitetsystem, Fagdelen: Ivaretaking av grunnleggjande behov – datert 01.01.2008, hygiene – datert 01.10.2006, Aktivisering av brukar – datert 01.10.2006 l Kvalitetsystem, Fagdelen: Dokumentasjon l Prosedyre ved akutt sjukdom hos brukarane l Mal for prosedyre ved høgt blodsukker l Kvalitetsystem, Systemdel: Avvikshandtering l Dokumentasjon vedrørande gjennomgang l Turnusar og vaktbøker l Retningslinjer l Medikamentrutinar l Kvalitetsystem, l Individuell l Mal for samtykke Personleg – datert 17.12.2012 – datert 21.08.2014 og epilepsi i tenesteytinga avviksmeldingar – datert 01.10.2006 4. kvartal 2015 januar 2016 og dokument for legemiddelhandtering samarbeid med fastlege og tenesteavtale Fagdelen: Retningslinjer plan – rutinar i Kvinnherad i forbindelse – revidert 01.05.2015 med spesialisthelsetenesta for å sikre brukarmedverknad kommune med IP Ikkje offentleg, jf offl § 13 jf fvl § 13: -57- – datert 19.01.2010 – datert 01.07.2015 Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no Saksutgreiingar og vedtak om tildeling av tenester Stikkprøver l 19 pasientjournalar l 19 brukarpermar l Referat frå ansvarsgrupper, l Turnusplan påskehelg og oversikt faktisk bemanning l Vaktplan/Arbeidsliste l Kvitteringslister l Individuelle Dokument gruppemøte for istandgjort og personalmøte og utdelt medisin planar som blei lagt fram l Brukarpermar l Turnusplan påskehelg og oversikt faktisk bemanning l Mål for tenesteytinga l l l l l l for 19 personar med utviklingshemming Prosedyre for kontakt 01.04.2016 ved Herøysund kompetansesenter – datert 05.02.2014 med lege og spesialisthelsetenesta mellom Kvinnherad kommune – Herøysund kompetansesenter og Fylkesmannen Melding om tilsyn, brev av 3. februar 2016 frå Fylkesmannen E- brev frå Kvinnherad kommune kven som deltek på formøte 12.februar E- brev med vedlegg frå Fylkesmannen legemiddelhandtering Brev med vedlegg frå Kvinnherad hadde bedt om E- brev med vedlegg frå Kvinnherad legemiddelhandtering kommune E- brev med vedlegg frå Fylkesmannen l E- brev frå Kvinnherad l E- brev med vedlegg frå Fylkesmannen Andre kommune i Hordaland : i Hordaland 2016 om kven som er kommunens motteke – datert – Herøysund kontaktperson i Hordaland 26. februar 2016, kartlegging kommune l l i påsken 2016 Prosedyre for oppfølging etter kontakt med lege/spesialisthelsetenesta kompetansesenter – datert 01.04.2016 Korrespondanse l i påsken 2016 av 2. og 3. mars 2016, dokumentasjon 10. mars 2016, svar på kartlegging i Hordaland 18. mars 2016, oversending 31.mars 2016, tilbakemelding og som vi av av program i fht. program i Hordaland 1.april 2016, oversending av korrigert program opplysningar E- brev frå lokallagsleiar kommune. i Norsk foreining for utviklingshemma om tenestetilbodet i Kvinnherad 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon Hege Vee Nytun / stilling Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Vernepleiar X X X Iara Da Silva Sa Assistent X X Gerd Ingunn Hjelpepleiar X X X X Bauge Åse Myklebust Adjunkt/miljøterapeut X -58- Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no Line Soltveit Gruppeleiar Ellen Korsvold Gruppeleiar/ X X X X X X X ass.verksemdsleiar Leif K. Kongestøl Verksemdsleiar X X X Ronny Nedrevaag Vernepleiar X X X Sigrun Eik Helsefagarbeider X X X X X X X X X X X X X X X Saghaug Solfrid Eik Hjelpepleiar Skarveland Solveig Espevik Assistent Ellen Schwenke Gruppeleiar Bjørg Wangensten Verksemdsleiar Gunn Tove Kommunalsjef X X Rådmann X X Valborg Sjøwall Fagkonsulent X Anne - Gro S. Gruppeleiar X Petterteig Odd Ivar Øvregård X X Røssland Mona Enes Frå Fylkesmannen Leiar Tildelingskontoret X deltok: Ørjan Moldestad, rådgjevar Arne Erstad, seniorrådgjevar Anne Grete Robøle, seksjonsleiar Torill Vebenstad, seniorrådgjevar -59- X Side I GENERALFORSAMLING! KVINNHERAD ENERGI AS vert halde i Rådhuset i Rosendal. Torsdag 26.05.16, kl 1500. Varamedlemer møter berre dersom dei vert særskild innkalla. Saksdokurnenta vert likevel utsendt til dei første av varamedlernene. GODKJENNING AV MØTEINNKALLING VAL AV MOTELEIAR VAL AV REFERENT SAKLISTE: 1/16 ÅRSRAPPORT 2015 MED REKNESKAP OG ÅRSMELDING 2/16 REVISJON OG STYREGODTGJERSLE FOR 2015 3/16 VAL KVINNHERAD ENERGI AS, 18.05.16 Synnøve Handeland styreleiar VEDLEGG -60- VAL AV 2 PERSONAR TIL Å SKRIVA UNDER MOTEBOKA MØTEBOK KVINNHERAD ENERGI AS Sakshandsamar Styre Sak nr. Møte dato Styreleiar Generalforsamling 1/16 26.05.16 Side 2 Side 2-3 ÅRSRAPPORT 2015 MED REKNESKAP OG ÅRSMELDING Syner til vedlagt årsrapport for 2014 som m.a. inneheld rekneskap med notar, styret si årsmelding i tillegg til revisjonsmelding. Sidan Kvinnherad Energi AS eig meir enn 50% av aksjane i Kvinnherad Breiband, krev regelverket at det vert laga konsernrekneskap. Årsoverskotet før skatt for Kvinnherad Energi AS er på kr 13,0 mill. Omsetning: kr 123 mill. (kr 121,5 mill.) Dri ftsresultat kr 15,3 mill. (kr 17,4 mill.) Årsresultat for skatt: kr 13,0 mill. (kr 15,9 mill.) Årsoverskot: kr 9,4 mill. (kr 11 ,6m1l1.) lnntektsramma for nettinntektene var for 2015 kr48 mill., ein auke frå kr 40,8 mill, i 2014. Korrigert for KILE (kompensasjon for ikkje levert energi ved straumbrot), kostnader til regional- og sentralnett, eigedomsskatt mv., vart ramma forjusten tillaten inntekt kr 63,5 mill. Dei faktiske nettinntekter vart kr66,6 mill., noko som medførte ei meirinntekt på kr 3,2 mill. Akkumulert meirinntekt per 31.12.2015 (inkl, renter) er kr 0,8 mill. Avvik i årsresultat for skatt på kr 2,2 mill i forhold til tidlegare avlagte resultatrapport skuldast ei tilleggsforing på kr 0,6 mill på meirinntekta og kr 1,9 mill i avsetning forpliktelse elsertifikat. Gjennomsnitt kraftpris har i 2015 vore 17,7 ore/kWh (spotpris ref. Kristiansand (N02)), ein reduksjon frå 22,8 ore/kWh i 2014. Dette, saman med tilnærma uendra nettleige og ein forbruksauke på 8,4%, er hovudårsaka til omtrent tilsvarande omsetningstal. Trading med finansielle krafikontraktar gav i 2015 eit negativt resultat på kr 0,5 mill. Tilsvarande resultat for 2014 var -kr0,4 mill. Styret hadde saka føre 4. mai i SAK2OI6I I og legg samrøystes fram slik tilråding om disponering av årsoverskot: Utdeling av ordinært utbyte 2015: kr 7.500.000 Overføring til annan eigenkapital: kr 1.933.212 Sum disponeringar (årsoverskofl: kr 9.433.212 -61- Rekneskapen for Kvinnherad Energi AS er gjort opp med følgjande hovudtal (tal for 2014 i parantes) Ansvar: 3112 KONTROLLUWALET 10803 GODTOJERSLE UTVALSLEIAR 10804 MØTEGODTOJERSLE 1O8O5TAPTARBEIDSFORTENESTE 10991 ARBEIDSGJEVARAVGIFT 11002 AVISER. TIDSSKRIFT, FAGLIT. 11206 REISEUTG.IKKJE OPPG.PLIKTIGE 11404 SERVERING 11500 REISEUTG.IKKJE OPPG.PLIKTIGE 11501 KURSUTGIFTER 11503 OPPHALDSUTG.IKKJE OPPG.PL. 11601 KØYREGODTGJERSLE 11602 DIEYTGODTGJERSLE 11953 KONTINGENTER 12701 KONSULENUENESTER 12709 ANDRE KONSULENTTENESTER 13303 ANDRE OVERFØRINGAR TIL FYLKET 14291 MVA UTENFOR MVA LOVEN 16201 SALGSINNT.AVGIFTSFRIE 16900 INT.OVERF. FRA SENTRALADM. Sum ansvar: 3112 KONTROLLUWALET T0TA LT - 13 15.08.2016 Regnskap 2016 Buds(end) 2016 Regnskap 2015 21.032 14.950 4.688 3.835 2.000 411 1.576 0 0 14.562 3.011 284 4.200 107.630 48.426 77.813 58.523 0 0 362.940 25.500 40.000 15.000 11.500 2.500 0 3.000 10.000 40.000 0 2.500 0 4.200 351.800 164.000 150.000 180.000 0 0 1.000.000 12.448 1.900 0 1.248 2.000 4.934 4.380 0 5.800 1.616 2.964 382 4.000 245.095 262.125 131.035 160.804 -480 -2.810 837.440 362.940 1.000.000 837.440 -62- I KVINNHERAD KOMMUNE (2016)- År/Periode 2016 1 K. REGLEMENT FOR GODTGJERSLE TIL FOLKEVALDE I KVINNHERAD KOMMUNE §1 Fast årleg godtgjersle 1.1 OrdfØrar Ordføraren si årlege godtgjersle vert sett til 95 % av løna til stortingsrepresentantar. Godtgjersla dekkjer alle gjeremål som feIl på ordførarvervet. Ordførar har ikkje møtegodtgjersle eller styregodtgjersle kraft av vervet som ordførar. Ordførar har ordning med kommunal mobiltelefon og kommunal vaktbil. 1.2 Varaordførar Varaordførar si årlege godtgjersle vert sett til 15 % av ordførar si godtgjersle. Godtgjersla dekkjer alle gjeremål som feIl på vervet som varaordførar. Varaordførar har ikkje møtegodtgjersle eller styregodtgjersle i kraft av vervet som varaordførar. Varaordførar har ordning med kommunal mobiltelefon. Leiarar av desse komiteane får årleg godtgjersle med 3% av ordføraren si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, leiargodtg]ersle, tidlegare frikjøpsordningar, telefon og datautgifter. 1.3.2. Leiar av: • Forvaltningskomiteen Leiar av denne komiteen får årleg godtgjersle med 4 % av ordførar si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, leiargodtgjersle, tidlegare trikjøpsordningar, telefon og data utgifter. 1.3.3. Leiar andre utval og råd: • Klageutval • Eldreråd • Råd for menneske med nedsett funksjonsevne får godtgjersle med kr.2000,- pr.møte. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, leiargodtgjersle, tidlegare frikjøpsordningar, telefon og datautgifter. 1.4. Gruppeleiarar i kommunestyret Gruppeleiarar i kommunestyret som ikkje er fast medlem i formannskapet, får årleg godtgjersle med 1,5% av ordførar si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer utgifter knytt til oppgåva som gruppeleiar; telefon, data, reiser, møter ca. 27 -63- 1.3 Leiarar i komitear 1.3.1. Leiarar av: Levekårskomiteen • • Kontrollutvalet • Investeringsutvalet § 2 Møtegodtgjersle 2.1. Medlemer av kommunestyret Medlemer av kommunestyret får årleg godtgjersle med 1,5% av ordførar si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle for alle kommunestyremøte, datakommunikasjon og telefon. Møtegodtgjersle vert utbetalt etter frammøte. Ved fråvær vert godtgjersla redusert tilsvarande. 2.2. Medlemer av formannskapet Medlemer av formannskapet får årleg godtgjersle med 3,0% av ordførar si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer all møtegodtgjersle for formannskapet, tidlegare frikjøpsordningar, telefon og data utgifter. Møtegodtgjersle vert utbetalt etter frammøte. Ved fråvær vert godtgjersla redusert tilsvarande. Medlemer av desse komiteane får årleg godtgjersle med 1,0% av ordførar si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle for alle komitémøte, datakommunikasjon og telefon. Møtegodtgjersle vert utbetalt etter frammøte. Ved fråvær vert godtgjersla redusert tilsvarande. 2.3.2. Medlemer av: • Forvaltningskomiteen Medlemer av denne komiteen får årleg godtgjersle med 1,5% av ordførar si faste godtgjersle. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle for alle komitémøte, datakommunikasjon og telefon. Møtegodtgjersle vert utbetalt etter frammøte. Ved fråvær vert godtgjersla redusert tilsvarande. 2.3.3. Medlemer av andre utval o rèd: • Klageutval • Eldreråd • Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Medlemer av desse utval og råd får godtgjersle med kr1000,- pr. frammøte. Godtgjersla dekkjer møtegodtgjersle for alle møta i utval og râd, datakommunikasjon og telefon. 2.4. Varamedlemer som møter i kommunestyret, formannskap, komitear, utval og råd Varamedlemer som vert kalla inn og møter i kommunestyret, formannskap, komitear, utval og råd får møtegodtgjersle pr. møte etter den satsen eit fast medlem vil få. 2.5. Møtegodtgjersle ved andre politiske møte Folkevalde som deltar i andre politiske møte i regi av Kvinnherad kommune, som ikkje ergodtgjort på annan måte, får møtegodtgjersle med kr.200,- pr. time, avgrensa til 8 timar pr. dag. § 3. Tapt arbeidsforteneste 28 -64- 2.3. Medlem av komitear 2.3.1. Medlemer av: • Levekårskomiteen • Investeringsutval • Kontrollutvalet 3.1. Generelt Medlemer og varamedlemer i kommunestyre, formannskap, komitear, utval og råd, har rett til å få utbetalt vederlag for tapt arbeidsinntekt, eller for utlegg til vikar. Slikt vederlag kjem i tillegg til fast årleg godtgjersle og møtegodtgjersle. Tap i arbeidsinntekt eller utlegg til vikar må kunna dokumenterast, og må stå i rimeleg høve til medgått møte og reisetid. Tap i pårekna overtidsarbeid eller anna ekstrainntekt vert ikkje erstatta. Folkevalde med pensjon og trygdeytingar, og som ikkje ved trekte i slike ytingar ved kommunale møte, har ikkje rett på vederlag etter denne ordninga. 3.2. Dokumentert tapt arbeidsfortene5te Dokumentert tapt arbeidsforteneste vert dekka med inntil 100% av ordførar si faste godtgjersle pr. dag, maks kr.3300,- pr.dag. 3.3. Udokumentert tapt arbeidsforteneste For private næringsdrivande kan det mot eigenerklæring dekkast inntil kr.1500,- pr. dag. 3.4. Tap av inntekt grunna politiske møte Folkevalde med tilfeldig inntekt, som td. ekstravakter, får refundert tap av slik inntekt som følgje av deltaking i politiske møte. Krav om refusjon må dokumenterast frå arbeidsgjevar. Vederlag for andre utlegg 4.1. Andre utlegg Folkevalde kan krevja refusjon for andre utlegg som vervet fører med seg, slik som utgifter til barnepass og stell av sjuke og eldre. Slike utlegg skal dokumenterast. 4.2. Reisekostnader Reisekostnader i samband med vervet som folkevald, ved dekka etter rekning frå folkeregistrert adresse til møtestad. Statens regulativ vert nytta ved bruk av eigen bil. § 5. Feriepengar, rett til sjukepengar, pensjon For folkevalde som er frikjøpt i 50% eller meir, vert det utbetalt feriepengar på same måte som for tilsette i Kvinnherad kommune. Frikjøpte folkevalde, der kommunen yter vederlag for tapt arbeidsinntekt, har rett på utbetalt godtgjersle ved sjukemelding. Folkevalde i tillitsverv som medfører godtgjersle for minst 1/3 stilling, har pensjonsordning. § 6. Ettergodtgjersle Folkevalde i verv på 50% eller meir, og som ikkje vert attvald, får slik ettergodtgjersle ved utløp av valperioden: • I inntil 1,5 månad dersom vedkomande trer inn i ny stilling etter valperioden • I inntil 3 månader dersom vedkomande ikkje trer inn i ny stilling etter valperioden. Storleiken på ettergodtgjersla skal reknast ut frå faste godtgjersla vedkomande hadde ved utløp av valperioden. § 7. Tolking av regelverket Formannskapet har tolkingskompetanse ved tvil om tolking av regelverket om godtgjersle til folkevalde i Kvinnherad. 29 -65- § 4. Kvinnherad kommune Satsar for godtgjersle Pr. D1.05.2015 Folkevalde Framlegg Utgjer i kr. Pr.01.05.2015 Kr. 841300,- Ordningar Har ikkje møtegodtgjersle, ikkje styregodtgjersle. Har kommunal mobiltelefon og kommunal vaktbil Dekkjer møtegodtgjersle i kommunestyre og formannskap, tidlegare frikjøpsordning, datautgifter, får_kommunal mobiltelefon.. Dekkjer møtegodtgjersle alle kom m u fl esty re møte, datakommunikasjon og telefon. Dekkjer møtegodtgjersle i formannskap, tidlegare frikjøpsordning, telefon og data utgifter. Dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, telefon og datautgifter OrdfØrar 95% av løn stortingsrepresentant VaraordfØrar 15% av ordfØrarlØn 126.200,- Kommunestyremedlemer 1,5% av ordførar 12.600,- Formannskapsmedlemer 3% av ordførar 25.200,- Medlem komitear Kontrollutval Levekårskomiteen Investeringsutval Medlem av komité Forvaltningskomité Leiar komitear Kontrollutvalet Levekårskomiteen lnvesteringsuwal Leiar Forvaltningskomité 1% av ordførarløn 8.400,- 1,5% av ordførarløn 12.600,- 3% av ordførarløn 25.200,- 4% av ordfØrarløn 33.600,- Dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, I eiargodtgjersle, tidlegare frikjøpsordning, telefon og datautgifter 2.000,pr.møte Dekkjer møtegodtgjersle og leiargodtgjersle, telefon og datautgifter. 1.000,pr. møte Dekkjer møtegodtgjersle, telefon og datautgifter. I - - - - - Dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, telefon og datautgifter Dekkjer møtegodtgjersle i komiteen, leiargodtgjersle, tidlegare frikjøpsordning, telefon og datautgifter - Leiarar andre utval Klageutval Eldreråd Råd for funksjonsh emma. Medlemer andre utval - - - Varamedlemer til møte i kommunestyre, formannskap, komitear og utval Gruppeleiarar i k-styret som ikkje er med i formannskapet MØtegodtgjersle ved andre politiske møte, som ikkje er godtgjort på annan måte. Møtegodtgjersle pr. møte. Som fast medlem. 1,5% av ordførarløn 12.600,- 200,-pr. time 41 Max inntil 8 t pr.dag utbetalt pr. møte kr. 1600,- -66- - Utval utan årleg godtgjersle til Ieiar. Administrasjonsutv alet Næringsfondet AMU Skatteutval Eigedomsskattene mnd Sakkunnig ankenemnd - - - - - - Vederlag tapt arbeidsforteneste/inntekt Eigenerklæring 50% av dagløn ordførar. Inntil 1.500,- Dokumenterte utgifter 100% av dagløn ordførar Inntil kr. 3.300,Refusjon etter oppgåve Tap av inntekt grunna deltaking i politiske møte Tap og utlegg må stå i høve til medgått møte- og reisetid. Tap i pårekna overtidsarbeid eller anna ekstrainntekt vert ikkje kompensert. Vederlag fØreset at den folkevalde har tap inntekt, ved dokumentasjon eller eigenerklæring som viser dette. Utgifter til barnepass Som timepris for ekstra tid i kommunal barnehage Krav må dokumenterast. Stell av sjuke og eldre Refusjon av utgifter Skysskostnader Reisa vert refundert frå folkeregistrert adresse til møtestad. Bil: Statens regulativ Andre reiseutgifter etter rekning dokumentert I Krav om refusjon for tapt arbeidsforteneste, for andre utgifter som følgjer av politisk verksemd etter dette reglementet, og for skysskostnader, bør setjast fram seinast ved utgangen av det året utgiftene er genererte. Møtegodtgjersle vert utbetalt etter frammøte. Ved fråvær vert godtgjersla redusert tilsvarande, Formannskapet har tolkingskompetanse ved spørsmål om godtgjersle for folkevalde. 42 -67- Krav må dokumenterast. Vederlag for andre utlegg Sekretariat for kontrollutvalet Kvinnherad kommune NOTAT TIL kontrollutvalet FRÅ sekretariat for kontrollutvalet Bergen 17.08.2016. Notatet gjeld: Drøfting av aktuelle orienteringssaker i kontrollutvalet. I diverse saker som kontrollutvalet handsamar eller tek opp til drøfting, vert det ofte vedteke at ein skal ta temaet til oppfølging på eit seinare tidspunkt. Utvalsleiar og sekretariatet ønskjer med dette notatet å legga fram for kontrollutvalet eit oversyn over slike saker. Ber om at kontrollutvalet drøftar desse i møte og kjem med synspunkt på aktuelle saker for vidare oppfølging. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Kraftfondet – oppfølging etter forvaltn.rev. -Evt. orienteringssak om risikoanalyse av kraftfondet Etikk-arbeid i Kvinnherad kommune – kva er gjort – orientering til KUV IT / IKT-strategi og sikkerheit Retningslinjer og rutinar vedr. kjøp og sal av eigedommar Prosjektstyring og rutinar for prosjektrekneskap Oppfølging av rapport etter forv.revisjon, internkontroll / organisering / delegasjonsreglement Oppfølging av sak vedr. Kvinnherad Vekstbedrift Stoda innan institusjonstenesta / tenester til heimebuande / tenestetildeling – tilsyn v/Rosendalstunet Eigarskapmelding for Kvinnherad kommune – fokus: o opplæring av styrerepresentantar o gjennomføra eigarmøter o oppfølging viktige dokument t.d. årsrapportar, vedtekter og strategi-dokument Heimesida til Kvinnherad kommune – få til betre utlegging av innkallingar og protokollar frå kontrollutvalet / KUV meir synleg på heimesida. Om arkivrutinar og offentlegheit (rutinar for kva som vert lagt i postliste osv.) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 – Mobil 916 64 183 - E-postadresse: [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -68- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/210-4 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Saknr. 35/16 Møtedato 24.08.2016 Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Kvinnherad kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Synnøve Solbakken Formannskapet Una Maeve Kolle Forvaltningskomiteen Oddbjørg Heimark Levekårskomiteen Svein Åge Vangdal Investeringsutvalet Sigmund Nordfonn I tråd med fordelinga ber ein om at utvalsmedlemane ser gjennom innkallingar og møteprotokollar som det er aktuelt å referere saker frå. Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret 26.05.16 og 22.06.16. Formannskapet 12.05.16 og 09.06.16. Forvaltningskomiteen 04.05.16 og 15.06.16 Levekårskomiteen -møteprotokollar er ikkje tilgjengelege på heimesida, men det er sendt ut referat frå møte 30.05.16 Investeringsutvalet Innkalling og møteprotokoll frå 15.03.2016 er lagt ut. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -69- Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -70- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 601 Arkivnr: 2014/56-13 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Saknr. 36/16 Møtedato 24.08.2016 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune Bakgrunn Noverande avtaleperiode for revisjonstenester for Kvinnherad kommune er vedteke å gjelda til og med revisjon av rekneskapsåret 2016, det vil seia til og med 30.06.17. Frå 01.07.2017 skal revisor for ny avtaleperiode vere på plass. Kommunestyret i Kvinnherad kommune gjorde slikt vedtak i sak 2014/67 i møte 23.10.14: 1. «Kvinnherad kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for heile 2015, heile 2016 og vårhalvåret 2017. Det vert følgjeleg lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.06.2017. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom 01.07.2017. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor.» Drøfting Når opsjonstida er ute må ein ha ny konkurranse, for å følgja regelverket om offentlege innkjøp. Kontrollutvalet er av lovgjevar tildelt ein sentral plass med denne prosessen. Viser til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner”, §16, 2. lekk: ”Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet”. Departementet sine merknader til §16, 2. lekk, er slik: ”Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter – herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte – forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget” Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -71- Side 2/4 Kontrollutvalet må såleis ta stilling til korleis prosessen skal gjennomførast, om samordning med andre kommunar, og om kva instans kontrollutvalet vil nytta når det gjeld innkjøpsfagleg kompetanse. Prosessen Det kan vere nyttig å sjå føre seg kva prosess som skal gjennomførast før det er avklart kven som skal vera kommunen sin revisor i neste avtaleperiode. Prosess kan skisserast i skjema. (sjå under) der dei ulike trinn framgår, og der det kan leggjast inn kor lang tid som trengst i kvar fase. Aktivitet Vedta prosess, evt. samordning og aktør for gjennomføring Godkjenna konkurransegrunnlag Utlysing på «Doffin» Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbodsfrist Tilbodsopning Dato 24.08.16 (KUV-møte) 20.09.16 (KUV-møte) Nov. 2016 Etter gjeldande reglar Medio januar 2017 Medio januar 2017 Tilbodsevaluering Handsaming av innkomne tilbod i KUV Tilråding til kommunestyret Handsaming i kommunestyret Melding om tildeling Karensperiode Kontraktsignering 1.juli 2017 Januar / tidleg februar 2017 Februar 2017 Mars 2017 April 2017 Mai 2017 14 dagar Mai / primo juni 2017 Start kontraktsperiode Om samordning av prosessen Når prosess med kjøp av revisjonstenester for neste avtaleperiode skal gjennomførast, bør samordning mellom fleire kommunar vurderast. Kommunane Bømlo, Fitjar og Stord skal også ut i marknaden og gjennomføra slik prosess nå. Det vil då vera ein fagleg og økonomisk gevinst å henta ved eventuelt å: Utarbeida sams konkurransegrunnlag Ha sams kunngjering Ha sams evaluering, varsling om tildeling, og utarbeiding av kontrakt. Aktuelle aktørar Kontrollutvalet står fritt til å knytte til seg naudsynt ekstern hjelp i arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenestene, (jfr. kommunestyrevedtak 2014/67, pkt. 2). Det som er viktig i prosessen er at den som utfører arbeidet må vera fristilt i høve til den kommunale administrasjonen, og skal rapportera direkte til kontrollutvalet. Rådmann, som i realiteten er den som vert revidert, må ikkje ha instruksjonsmynde overfor innkjøparen i denne konkrete saka. I utgangspunktet er det to aktuelle alternativ: 1. Å nytta kommunen sin eigen innkjøpar, Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum (SII). Sist det vart gjennomført konkurranse på kjøp av revisjonstenester i desse 4 kommunane, var det SII som gjorde arbeidet med konkurranseutsetting på vegne av kontrollutvala. Dei samarbeidde med sekretariatet om å tilrettelegga saka for kontrollutvala i kommunane. Sekretariatet har difor teke kontakt med SII, med førespurnad om SII kan bistå kontrollutvala i dette arbeidet. 27.05.16 vart det sendt mail til innkjøpssjef Marianne P. Fjeldstad i SII, med slik spørsmålstilling: -72- Side 3/4 «Som eit ledd i saksutgreiinga til kontrollutvala, ifm. sak om konkurranseutsetting av revisjonstenestene som skal leggjast fram for dei 4 kontrollutvala i løpet av september, må vi kunne seie noko om SII kan bistå i arbeidet eller ikkje. Det er 3 alternativ hjelp som kan vera aktuelle: 1. Bistå med å kvalitetssikre konkurransegrunnlaget før vi legg det fram for kontrollutvala til godkjenning i oktober 2016, ansvar for alt det praktiske med utlysing mv. på Doffin/Ted, kvalitetssikring av evalueringa som vi har gjort av dei innkomne tilboda, kvalitetssikring av våre forslag til tildelingsbrev samt bistand til eventuell klagehandsaming. 2. I tillegg til det som står i punkt 1 ansvar for å evaluere dei innkomne tilboda. 3. At SII ikkje har høve til å bistå denne hausten.» Innkjøpssjef Marianne P. Fjeldstad svara slik i mai 01.06.16: «Viser til Dykkar meldingar under, og telefonsamtalar om førespurnaden. Det ligg føre eit oppdatert konkurransegrunnlag utarbeidd av innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune i 2015/2016, som det vil krevje relativt små ressursar å omskrive til tilsvarande konkurranse på vegne av nye kommunar. Innkjøpsseksjonen i HFK har i vår vidare evaluert tilbod i samsvar med tildelingskriteria i dette konkurransegrunnlaget. I tillegg er innkjøpsseksjonen i HFK nært lokalisert Sekretariat for kontrollutval, noko som reduserer ressursbruk til naudsynte reiser/møter i prosessen. Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum har ikkje ledig ressurs til å yte førespurt bistand, utan at denne oppgåva i så fall vil bli ivareteke på kostnad av andre uteståande anbodskonkurransar. Med desse betraktningane lagt til grunn, vert det med dette meldt at alternativ 3; « At SII ikkje har høve til å bistå denne hausten» ser ut til å være det mest føremålstenelege alternativet.» 2. Å nytta kontrollutvalet sitt sekretariat. Sekretariat for kontrollutvalet har etter kvart brei røynsle frå slikt innkjøpsarbeid. Sekretariatet er sekretariat for 15 kommunar og fylkeskommunen. 10 av desse kommunane, samt HFK, har i dag konkurranseutsett revisjonstenestene og sekretariatet har bistått i konkurranseutsettinga i alle desse kommunane. For nokre av kommunane fleire gonger. I dette arbeide vert innkjøpsavdelinga i Hordaland fylkeskommune konsultert, m.a. når det gjeld juridisk innkjøpsfagleg kompetanse. Det er i slike tilfelle gjort avtale om at innkjøparen som vert nytta skal rapportere til kontrollutvala via sekretariatet og ikkje til fylkesrådmannen. Som kjent har kommunane Fitjar og Stord sagt opp avtalen med Hordaland fylkeskommune om levering av sekretariatstenester for kontrollutvala med verknad frå 01.01.2017. Kunngjering av desse tenestene vart gjort like før sumarferien med frist for levering av tilbod 14.07.2017. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har levert inn tilbod. Det er ikkje avgjort kven som får tilbodet om å vera sekretariat for desse kontrollutvala frå nyttår. Dette vil truleg ikkje verta avgjort før langt ut på hausten då saka skal handsamast i kontrollutvala før det kan endeleg avgjerast i kommunestyra. Om det skulle vise seg at Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune ikkje får tilbod om å vera sekretariat for kommunane Fitjar og Stord vidare, vil vi likevel kunne bistå kontrollutvala med arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenestene, også den delen som må gjerast i 2017. Slik situasjonen er no, ved at SII ikkje har kapasitet til å bistå i arbeidet, vil denne løysinga truleg vera den mest rasjonelle og den økonomisk mest fordelaktige for kontrollutvala. Arbeidet som skal gjerast etter nyttår vil i tilfelle verta fakturert etter timeforbruk og etter gjeldande timeprisar pr. 01.01.2017. Timeforbruket til dette arbeidet vert -73- Side 4/4 normalt delt mellom dei 4 aktuelle kommunane dersom alle vel å nytta sekretariatet til å bistå seg i dette arbeidet. Sekretariatet har og god røynsle med å sjå korleis avtalar med revisjonsfirma fungerar i praksis, og å følgja desse opp. Oppgåva kan tildelast innafor gjeldande avtale mellom kommunen og sekretariatet, der sekretariatet bl.a. skal gje «- administrative sekretærtenester for kontrollutvalet». Kostnader Kostnader med arbeidet vil bli delt over to år, haust 2016 og vår 2017. For 2016 rår sekretariatet til at det vert dekka innafor budsjettramma som kontrollutvalet har fått tildelt for 2016. For 2017 må ein ta omsyn til kostnader med dette arbeidet når budsjettforslag for 2017 skal setjast opp. Det vil alltid vera ein del kostnader knytt til det å skifta leverandør, enten det gjeld revisjonstenester eller andre tenester. Her kan nemnast utarbeiding av tilbodsdokument, utlysing, vurdering av tilboda, vedtaksprosessen og eventuelle klager. Konklusjon Det vert invitert til at kontrollutvalet vurderer prosess for å gjennomføra innkjøp av revisjonstenester for ny avtaleperiode. Kontrollutvalet må også ta stilling til kven som skal bistå utvalet med å gjennomføra innkjøpssaka. Forslag til vedtak 1. 2. 3. 4. 5. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Kvinnherad kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå 01.07.2017. Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -74- PS37/16Eventuelt -75-
© Copyright 2024