1. No category

US 78/2016
Status fra Prosjektstyret
Universitetsledelsen
Saksansvarlig: Olaf Melbø
Saksbehandler(e): Trond Furuberg
Arkiv nr: 16/01206-
Forslag til vedtak:
Saken tas til orientering
31.08.2016
Mari Sundli Tveit
Rektor
NMBU
Universitetsstyret
Møtedato 08.09.2016
2
Innledning
Nedenfor følger en kort oppsummering over status på Statsbyggs byggeprosjekter og
NMBUs Prosjekt Campus.
1.
Statsbyggs Byggeprosjekter
Prosjektdirektør for Statsbygg Prosjekt Campus Ås, Erik Antonsen, vil rapportere status
for byggeprosjektene i Styremøtet.
2. NMBU Prosjekt Campus:
Prosjekt Campus skal sikre at NMBUs interesser i Statsbyggprosjektene ivaretas på en
best mulig måte. Fremstillingen nedenfor er delt inn i tre hovedområder med fokus på
de viktigste elementene, uten å gå i detalj.
SLP: Brukergruppene for SLP har fremdeles stort aktivitetsnivå med møtevirksomhet
med Statsbygg for detaljprosjektering av viktige områder i det nye bygget som enda ikke
er ferdig prosjektert. Det pågår forprosjektering av Fellesbygget og NMBU’s
brukerrepresentanter er involvert i dette.
BUT: Brukergruppene for BUT har meget høy aktivitet i samarbeid med Statsbygg. Det
jobbes parallelt med vurdering av innkomne tilbud og utarbeidelse av
kravspesifikasjoner for utstyr.
FIP: Flytte og Ibruktakelsesprosjektet (FIP) er nå godt i gang med etablering av
styringsdokument og et detaljert budsjett for kostnadene forbundet med den fysiske
flyttingen. Det er etablert kontakt med og avholdt ett møte med Statsbygg Øst som har
ansvaret for avhending/etterbruksprosjekt for lokalene på Adamstuen. Dette med
henblikk på å etablere en omforent forståelse av tilstanden i byggene ved overlevering i
2019.
Urbygningen: Bygningen ble overtatt i mai og er nå under prøvedrift med full aktivitet i
lokalene. Det er en del tekniske utfordringer som teknisk avdeling arbeider med å løse
sammen med Statsbygg. Teknisk avdeling har prosjekteringsansvaret for etablering av
den nye trappen mot nord samt dialogen med Riksantikvaren for deres godkjenning før
anbudsmateriale for bygging av trappen sendes ut.
Campusplanarbeidet: rektor etablerte i slutten av juni en referansegruppe som skal
bistå Prosjekt Campus med innspill til det videre arbeidet. Gruppen består av de sju
konstituerte dekanene, studiedirektør, økonomidirektør, forskningsdirektør, teknisk
direktør og leder av studentdemokratiet. Fokus for gruppen er: 0-alternativet, optimal
bruk av det nye SLP bygget, kostnader og finansieringsalternativer.
NMBU
Universitetsstyret
08.09.2016
3
Kost:
• Kartleggingen av kostnadene for Flytting og ibruktakelse samt IKT pågår.
• Estimater for fremtidige tekniske driftskostnader for SLP-prosjektet/-bygget er
utarbeidet i samarbeid med Statsbygg.
• Prosjekt Campus vil delta aktivt i arbeidet med å sette opp estimater for den
operasjonelle driften i det nye SLP bygget fra 2019. Dette gjøres i tett samarbeid med
ledelsen på Adamstuen.
Risiko:
Ingen spesifikke risiko identifisert denne perioden. Prosjekt Campus samarbeider tett
med Statsbygg for å avdekke og forebygge mulig risiko.
Det er stor fokus på å finne optimale løsninger med tanke på funksjon og drift.
3. Budsjett Prosjekt Campus 2017 – 2019:
Det er satt opp en ny prognose for hoved gjennomføringen av Prosjekt Campus for
perioden 2017 til 19.
Tallene er basert på detaljerte vurderinger og erfaringer innhentet fra tilsvarende og til
dels sammenlignbare prosjekter hovedsakelig innen undervisning- og helsebygg og
flytting.
Budsjettet er brutt ned på følgende tre delprosjekter, se videre beskrivelse nedenfor:
1. Samlokalisering og Brukerutstyrsprosjektet
2. Flytte og Ibruktakelsesprosjektet
3. IKT SLP Prosjektet
Totalt
2017-19
Beskrivelse
2017
2018
2019
1 - Samlokaliseringsprosjektet og
Brukerutstyrsprosjektet
2 - Flytte- og ibruktakelsesprosjektet:
3 - IKT SLP:
9 620 000
6 130 000
26 230 000
9 620 000
11 230 000
17 180 000
9 620 000
26 430 000
10 730 000
28 860 000
43 790 000
54 140 000
41 980 000
38 030 000
46 780 000
126 790 000
Totalt Prosjekt Campus
NMBU
Universitetsstyret
08.09.2016
4
Samlokalisering og Brukerutstyrsprosjektet:
Beskrivelse
2017
1 - Samlokaliseringsprosjektet og
Brukerutstyrsprosjektet
9 620 000
2018
9 620 000
2019
9 620 000
Totalt
2017-19
28 860 000
Dette delprosjektet har til formål å understøtte Statsbyggs organisasjon for
prosjektering av det nye veterinærbygget med brukerutstyr. Samtidig skal prosjektet
forberede NMBUs organisasjon på å motta og drifte det samme bygget fra 2019. Som
det kan sees fra tallene er det vurdert at summen til dette elementet vil å ha en
tilnærmet konstant sum over perioden. Generelt sett er dette dekning for de personer i
NMBUs Prosjekt Campus organisasjon som er full- eller nær fulltidsengasjert i Prosjekt
Campus. Det er også satt av midler til kompensasjon til de avdelinger som har spesielt
høy belastning på de ansatte i forbindelse med brukermedvirkningen.
Kostnadene kan inndeles grovt slik:
 Prosjektledelse
 Frikjøp av personell til:
o Brukerkoordinatorer: SLP/ BUT /Park / FDV
o Administrasjon / Dokumentkontroll / Økonomikontroll
o Brukermedvirkning SLP / BUT / B-tillegg
o Diverse utgifter
Flytte og Ibruktakelsesprosjektet:
Beskrivelse
2 - Flytte- og ibruktakelsesprosjektet:
2017
6 130 000
2018
2019
11 230 000
26 430 000
Totalt
2017-19
43 790 000
Dette delprosjektet har til formål å kartlegge, beskrive, planlegge og lede
gjennomføringen av den fysiske flyttingen av NMBUs aktiviteter fra Adamstuen til
Campus Ås. Dette er en blanding av kostnader for bruk av interne ansatte samt mye kjøp
av tjenester.
 Interne kostnader:
o Brukerkoordinator
o Brukermedvirkning
o Arkivering, pakking, sortering, rydding
 Eksterne kostnader:
o Flytteplanlegging, organisering, ledelse
o Mobilisering, forberedelser
o Fysisk flytting av utstyr, løsøre og dyr
o Avvikling av Adamstuen, nedmontering, sanering, rengjøring HMS-sikring,
drift og sikkerhet frem til overføring til Statsbygg.
 Usikkerhet/ubeskrevet
NMBU
Universitetsstyret
08.09.2016
5
IKT SLP prosjektet:
Beskrivelse
2017
2018
2019
3 - IKT SLP:
26 230 000
17 180 000
10 730 000
Totalt
2017-19
54 140 000
Dette delprosjektet har til formål å kartlegge, beskrive, planlegge og lede
gjennomføringen av og forberedelsene til samt gjennomføring av IKT prosjektet som er
nødvendig for å forberede NMBU på og ta i bruk samt drifte brukerutstyr og systemer.
Dette delprosjektet vil også være med på å ruste opp det generelle IKT systemet til
NMBU frem til 2019. Dette er en blanding av interne ansatte samt kjøp av tjenester,
Hardware og systemer.
Hardwareposten er i hovedsak oppbygging av maskinrom i Sagabygget. To maskinrom
med redundant maskinvare er nødvendig både sikkerhetsmessig og driftsmessig. Med
unntak av estimert 3 mill til spesifikt utstyr i veterinærbygget er investeringene
fellesressurser som kommer hele NMBU til gode – dog er de helt nødvendige for
veterinærbygget.
Kostnaden til systembehov er basert på en tidlig evaluering av behov og detaljerte
utredninger til dette er planlagt. Erfaringer fra tilsvarende prosjekter tilsier at det er
essensielt å starte dette arbeidet i god tid før bygging er ferdig, utstyr på plass og
ibruktakelse. Dette forklarer hvorfor budsjettet har de høyeste kostnadene tidlig i fasen.
Kostnadene kan inndeles grovt slik:
 Prosjektledelse
 Frikjøp/lønn til egne ansatte
 Eksterne tjenester
 Systemanskaffelser
 Hardware og infrastruktur
4.
Rektors vurdering
Rektor tar prosjektsyrets statusrapport til orientering. NMBUs prosjektorganisasjon
virker å ha god kontroll på situasjonen. Rektor tar forslaget til budsjett til orientering,
tallene som er fremkommet nå i siste runde har et bedre detaljeringsnivå og er godt
kvalitetssikret i forhold til hvor vi er i prosjektforløpet. Rektor viser til at det i samme
styremøte vil være en gjennomgang av et samlet økonomisk bilde fram mot 2021 hvori
prosjektsyrets portefølje vil inngå.
NMBU
Universitetsstyret
08.09.2016