פרק
חשבשבת ERP
מהדורת 2010
מדריך למשתמש/ת
ספר 2
פריטים
מחולל מסמכים
שיווק ורכש
קבלות והפקדות
© כל הזכויות שמורות לחשבשבת בע"מ2010 ,
1
2
תוכן
פרק :1פריטים 7 .......................................................................................................................
מחירונים 51 .......................................................................................................................................
נתוני רכש 51 ......................................................................................................................................
מס קניה 51 ........................................................................................................................................
יתרות במחסנים 51 ...............................................................................................................................
יתרת הזמנות 51 ..................................................................................................................................
תאריכים ,סכומים ונתונים נוספים 51 .........................................................................................................
מטריצה 02 ........................................................................................................................................
נתונים לקופה רושמת 02 .......................................................................................................................
חיפוש פריטים 02 ................................................................................................................................
העתקת נתונים מפריט אחר 02 .................................................................................................................
חיפוש בעץ מוצר (היכן הפריט בשימוש?) 02 .............................................................................................
פרק :2עדכון קבוצת פריטים 25 ..................................................................................................
פרק :3מחירים מיוחדים 27 ........................................................................................................
עדכון מחירים מיוחדים 22 ......................................................................................................................
פרק :4עדכון מחירים 35 ............................................................................................................
פרק :5מחיקת היסטורית מחירים 37 ............................................................................................
פרק :6פריטים חליפיים 39 .........................................................................................................
פרק :7עצי מוצר 41 ..................................................................................................................
פריסת העץ 22 ....................................................................................................................................
שינוי סוג עץ 22 ..................................................................................................................................
העתקת בנים 22 ...................................................................................................................................
חיפוש בעץ מוצר (היכן הפריט בשימוש?) 22 .............................................................................................
מכונות ועובדים בייצור 21 ......................................................................................................................
פרק :8עדכון מחירים בעץ מוצר 49 ............................................................................................
פרק :9העתקת מחירים מאב מטריצה לבנים 51 .............................................................................
פרק :10מגוונים 53 ...................................................................................................................
3
פרק :11מחולל מסמכים 55 ........................................................................................................
לוגו11 ..............................................................................................................................................
דוגמאות 11 ........................................................................................................................................
עיצוב מסמך ללא דוגמה 11 ....................................................................................................................
עיצוב המסמך 15 .................................................................................................................................
ייבוא וייצוא פורמטי הדפסה 81 ...............................................................................................................
מסמכים נוספים 87 ...............................................................................................................................
מיזוג דואר 12 .....................................................................................................................................
פרק :12מסמכי שיווק ורכש 81 ..................................................................................................
חלקו העליון של המסמך 10 ...................................................................................................................
החלק המרכזי -שורות הפריטים12 ..........................................................................................................
החלק התחתון של המסמך 11 .................................................................................................................
פעולות נוספות 11 ................................................................................................................................
פריטים מיוחדים 72 ..............................................................................................................................
פרטי פריט 71 .....................................................................................................................................
נתוני שורה נוספים 522 .........................................................................................................................
פרטי מסמך 525 ..................................................................................................................................
פרטי חשבון 520 .................................................................................................................................
ברירות מחדל 522 ...............................................................................................................................
רשימות522 .......................................................................................................................................
נתונים נוספים 521 ...............................................................................................................................
דפדוף 521 .........................................................................................................................................
תיקון מסמכים 521 ...............................................................................................................................
חשבונית עצמית 527 ............................................................................................................................
ייבוא 555 ..........................................................................................................................................
פרק :13מסמכי ריכוז 115 ..........................................................................................................
חתך מסמכי בסיס551 ...........................................................................................................................
כל השורות 551 ..................................................................................................................................
שורה לפריט באותו מחיר 557 ................................................................................................................
שורה למסמך בסיס 502 ........................................................................................................................
מסמך למסמך בסיס 502 ........................................................................................................................
מסמכי בסיס במאגר זמני505 ..................................................................................................................
תנועות ללא מחיר 505 ..........................................................................................................................
הפקה 500 .........................................................................................................................................
4
דפדוף 500 .........................................................................................................................................
פרק :14רשתות שיווק 123 ........................................................................................................
רשתות שיווק -עדכון בולים ומדבקות 501 .................................................................................................
פרק :15חשבונית על בסיס מזומן 127 .........................................................................................
הגדרות 501 .......................................................................................................................................
חשבון עסקה 507 ................................................................................................................................
קבלה 522 .........................................................................................................................................
חשבונית מס וקבלה 522 ........................................................................................................................
חשבונית מס על בסיס מזומן 522 .............................................................................................................
פרק :16כניסה כללית /יציאה כללית /יתרת פתיחה 139 ................................................................
פרק :17העברה בין מחסנים 141 .................................................................................................
פרק :18ספירת מלאי 143 ..........................................................................................................
חתך התנועות לספירה522 .....................................................................................................................
תנועות הספירה 521 .............................................................................................................................
נתונים לתנועות העדכון 528 ...................................................................................................................
נתוני הפריט 521 .................................................................................................................................
חשבונית מס מישגור (קונסיגנציה) 512 .....................................................................................................
פרק :19דוח ערך מלאי151 ........................................................................................................
מסמכי יבוא בחישוב ערך מלאי 512 .........................................................................................................
שגיאות בעת הפקת חישוב ערך מלאי512 ..................................................................................................
פרק :20השוואה בין מסמכים 155 ...............................................................................................
פרק :21קבלות 157 ...................................................................................................................
מזומן 517 ..........................................................................................................................................
שקים515 ..........................................................................................................................................
אשראי512 ........................................................................................................................................
הפקת הקבלה 518 ...............................................................................................................................
פעולות נוספות 517 ..............................................................................................................................
קבלת מט"ח 585 ...................................................................................................................................
זיכוי עסקה באשראי 581 .......................................................................................................................
העברה ישירה לבנק 581 .......................................................................................................................
קבלת שקים חוזרים 512 ........................................................................................................................
דפדוף בקבלות קופה רושמת 515 ............................................................................................................
5
פרק :22הפקדות 183 .................................................................................................................
הפקדת מזומן 512 ................................................................................................................................
הפקדת שקים 511 ................................................................................................................................
הפקדת אשראי 518 ..............................................................................................................................
הפקדת תלושי שי 511 ..........................................................................................................................
פעולות נוספות 511 ..............................................................................................................................
הוצאת שקים חוזרים 575 ......................................................................................................................
שידור לש.ב.א 572 ..............................................................................................................................
דוח תקלות בשידורים לש.ב.א 571 ..........................................................................................................
נספח :קורא שקים 571 .........................................................................................................................
פרק :23דוחות קופה 199 ...........................................................................................................
אינדקס 201 ..............................................................................................................................
6
פרק :1פריטים
במסך זה פותחים כרטיסי פריט חדשים ומעדכנים נתונים של כרטיסי פריט שנפתחו בעבר .כיוון
שכרטיס הפריט כולל שדות רבים ,הרישום והעדכון נעשים במספר מסכים (הסברים על מסכים אלה
נמצאים בהמשך פרק זה):
כל כרטיסי הפריט נפתחים באמצעות אותם מסכים – חומרי גלם ,מוצרים מוגמרים וכד' .בהמשך
לפתיחת כרטיס הפריט ניתן גם להגדיר עצי מוצר ,פריטים חליפיים ומספרים חליפיים.
כדי לפתוח כרטיס פריט חדש בוחרים בכפתור חדש (הכפתור השני מימין) או רושמים מפתח פריט
חדש בשדה מפתח .כדי לעדכן נתונים של פריט שנפתח בעבר רושמים את מפתח הפריט שלו או
שולפים את הכרטיס באמצעות חיפוש (מקישים F7או בוחרים בסעיף חיפוש מתפריט הלחצן
הימני של העכבר).
מס' :מספר סידורי של כרטיס הפריט.
מפתח :קוד הזיהוי של כרטיס הפריט .קוד זה יכול להיות מספרי או אלפא-נומרי (לפי קביעת
המשתמש בפעם הראשונה שפותחים פריטים) .כאשר בוחרים בקוד אלפא-נומרי מומלץ לתת לכל
פריט מפתח נוח לזכירה (לדוגמה :בורג .)12אין צורך לציין במפתח הפריט תכונות של הפריט
(מידה ,יצרן ,חומר וכד') .נתונים אלה נרשמים בהמשך .אם הקוד הוא מספרי ,כל המפתחות צריכים
להיות בעלי אותו מספר ספרות .כאמור ,ניתן לשלוף את הפריט באמצעות חיפוש (מקישים F7או
בוחרים חיפוש מתפריט הלחצן הימני של העכבר) .כמו כן ניתן להפיק כרטסת של הפריט (בוחרים
כרטסת פריט מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר).
שם הפריט :שם מלא של הפריט כפי שיודפס במסמכים בישראל.
הצעה :שם הפריט מוגבל ל 100 -תווים .כאשר שם הפריט שיש להציג במסמכים ארוך יותר ,מומלץ
לפתוח עץ חשבונית ,ולרשום את שם הפריט באמצעות מספר פריטים (ראה הסברים נוספים בפרק:
עץ מוצר).
7
מיון :קוד המיון מאפשר ליצור קבוצות באינדקס הפריטים .כל קבוצה מאופיינת ע"י קוד מיון
מסוים .לדוגמה ,קוד מיון 100עבור מדפסות הזרקת דיו ,קוד מיון 110עבור מדפסות לייזר120 ,
עבור מחשב וקוד מיון 130עבור מסך .בעת הפקת דוחות (אינדקס ,דוח יתרות ,כרטסת וכד')
התוכנה מסדרת את הפריטים באופן הבא :הפריטים מסודרים תחילה לפי קודי המיון ,ובתוך כל קוד
מיון הם מסודרים לפי מפתחות הפריטים .כאשר יש דוח הכולל סיכומי ביניים ,מודפס סיכום ביניים
בכל פעם שמשתנה ספרה בקוד המיון .כדי לראות את שמות קודי המיון ,ולבחור קוד מיון מתאים
בוחרים F7או בוחרים חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
חתך :החתך מאפשר להפיק דוח הכולל פריטים שונים שאינם נמצאים ברצף באינדקס הפריטים.
בכל תו אפשר לרשום אות או ספרה כלשהם .כל תו יכול לציין תכונה מסוימת של הפריט .החתך
כולל 10תווים .כאשר רושמים חתך בפריט מסוים יש לרשום את כל 10התווים .אם החתך כולל
פחות מ 10 -תווים ,יש להוסיף את הסימן ^ ( )shift+6במקום תו רווח .לדוגמה :מחליטים שהתו
הראשון בחתך יציין את צבע הפריט כאשר Wמציין צבע לבן B ,מציין צבע שחור וכד' ,ואילו התו
השני מציין את סוג החומר ממנו מורכב הפריט .פריט מסוים הוא בצבע לבן ועשוי מחומר .2החתך
של פריט זה יהיה .^^^^^^^^2W :
בעת הפקת הדוחות ניתן להציג פריטים באמצעות הפקודות הבאות:
- *********Wכל הפריטים שצבעם לבן.
* - ********2כל הפריטים שעשויים מחומר .2
- ********3Bכל הפריטים שצבעם שחור ועשויים מחומר .3
הכלל הוא :בעת הפקת דוחות ניתן לשלוף פריטים באמצעות מיסוך – בכל פעם שמעונינים
להתעלם מתו כלשהו רושמים במקומו את התו *.
כדי לראות את ההגדרות של כל אחד מהתווים בשדה חתך בוחרים F7או בוחרים חיפוש מתוך
תפריט הלחצן הימני של העכבר.
הערה :כאלטרנטיבה לשדה "חתך" אפשר לרשום את התכונות של הפריט באמצעות שדות
תאריכים ,סכומים ונתונים נוספים (ראה להלן).
שם לועזי :שם מלא של הפריט באנגלית (עבור מסמכים לחו"ל).
י"מ :יחידת מידה של הכמות במסמכי מכירה או רכש .לדוגמה :יח' ,מ"ר ,ק"ג.
משקל :המשקל בק"ג של יחידה אחת מהפריט .בעת הפקת חשבונית או תעודות משלוח חשבשבת
יכולה לחשב את המשקל הכולל של הפריטים .כמו כן אפשר להשתמש בנתון זה כדי לפצל את
עלות ההובלה בין הפריטים השונים בעת הפקת תמחיר של יבוא.
נפח :הנפח של יחידה אחת של הפריט .נתון זה רלוונטי כאשר יש הגבלת נפח על הכמות שניתן
לאחסן במקום מסוים (לדוגמה ,הגבלה על הנפח של הפריטים שיש לאחסן במקרר) .כמו כן ניתן
להשתמש בנתון זה בעת חישובי תמחיר יבוא או חישובי תמחיר אחרים .לדוגמה :ניתן לפצל את
הוצאות שכ"ד של המחסן לפי הנפח שהפריט תפס במחסן.
מחסן :מחסן ברירת המחדל בו הפריט מאוחסן .כדי לראות את רשימת המחסנים (כולל שם
המחסן) ,בוחרים F7או בוחרים חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
8
איתור :מיקום הפריט במחסן .אם הפריט מאוחסן במספר מקומות במחסן ,ניתן לציין את האיתור
בעת רישום הכניסות למלאי והיציאות מהמלאי .חשבשבת מאפשרת לנהל מלאי לפי איתור-
התוכנה יודעת לחשב את הכמות בכל איתור.
ברקוד :מספר בר-קוד של הפריט .אין צורך למלא שדה זה ,אם מפתח הפריט הוא מספר הברקוד
שלו.
קובץ :בשדה זה ניתן לרשום שם (כולל כתובת ) Path ,של קובץ שמקושר לכרטיס הפריט
(לדוגמה :קובץ Wordהמכיל תמונה ונתונים של הפריט) .כדי לבחור קובץ שיירשם בשדה זה
בוחרים בסימן המהדק .פותחים את הקובץ באמצעות הקלקה כפולה (.)double click
את הקובץ הרצוי יש למקם במחיצת הדוחות ,כפי שהוגדרה בעת ההתקנה.
קובץ תמונה :בשדה זה ניתן לרשום שם של קובץ תמונה לדוגמה :תמונה של פרופיל צינור
אלומיניום .ניתן להדפיס את התמונה בשורת הפריט בחשבונית .לשם כך יש להוסיף את השדה
בתכנון פורמט ההדפסה במחולל המסמכים.
את התמונה הרצויה יש למקם במחיצת הדוחות ,כפי שהוגדרה בעת ההתקנה.
קוד הנחה :קוד ההנחה הוא הבסיס לטבלת ההנחות והעמלות לסוכנים .מסווגים את הפריטים
לקבוצות ,כך שבכל קבוצה נמצאים פריטים עבורם ניתנת אותה הנחה .לדוגמה ,בעסקים סיטונאיים
רבים ההנחה ללקוח נקבעת לפי ההנחה שהיצרן מעניק לסיטונאי .בעסקים אלה קוד ההנחה יכול
להיות קוד כלשהו שמציין את היצרן (או קבוצת מוצרים של היצרן) .כעת ניתן לקבוע %הנחה
מסוים לכל לקוח ולכל קבוצת פריטים בעלי אותו קוד הנחה .ההנחה עצמה נקבעת במערכת הנהלת
החשבונות בכרטיסי החשבון.
%הנחת מבצע % :הנחה במבצע נוכחי (לדוגמה :הנחת סוף עונה ,מכירת חיסול) .כאשר
חשבשבת מזהה %הנחת מבצע היא מתעלמת מטבלת ההנחות.
מחיר מכירה /מטבע :מחיר המכירה של הפריט והמטבע בו נקוב מחיר זה (שקל $ ,וכד').
בנוסף למחיר המכירה ניתן לקבוע מחירונים נוספים בסעיף מחירונים( .ראה הסברים להלן).
מחיר /תאריך קניה אחרונה :מחיר הפריט בקנייה האחרונה והתאריך שבו נרשמה קנייה זו.
חשבשבת מעדכנת את מחיר הקנייה בעת רישום המסמכים הבאים :תעודת משלוח רכש ,חשבונית
רכש ,יבוא .תאריך הקניה האחרונה הוא תאריך האסמכתא במסמכים שלעיל.
תאריך ספירת מלאי אחרונה :התאריך האחרון שבו עודכנה יתרת הפריט באמצעות המסמך
עדכון בעקבות ספירה.
ערך מלאי /תאריך :מחיר יחידה של הפריט בשקלים בעקבות חישוב ערך מלאי לפי ממוצע נע
או לפי ,FIFOוהתאריך שבו נרשם העדכון .התוכנה מעדכנת את המחיר בעת הפקת דוח חישוב
ערך מלאי (כאשר מסמנים את סעיף :לעדכן את רשומת הפריט).
ערך מלאי -מחסן ערובה :מחיר יחידה של הפריט ,הנמצא במחסן ערובה ,בעקבות חישוב ערך
מלאי .כאשר פריט נמצא במחסן ערובה ,חשבשבת מחשבת ערך מלאי נפרד עבור הכמות שנמצאת
במחסן ערובה וערך מלאי נוסף עבור הכמות שמחוץ למחסן ערובה.
תמחיר יצור /תאריך :מחיר פריט שהוא אב בעץ מוצר והתאריך בו חושב המחיר .נתון זה נרשם
בעת הפקת סעיף :עדכון מחיר בעץ מוצר .מחיר זה כולל את עלות הבנים ,לפי מחיר ערך המלאי
9
שלהם (הסבר על מחיר ערך מלאי – ראה סעיף קודם) ,בתוספת %מסוים או סכום מסוים בגין
העבודה.
מחיר יבוא מועמס :מחיר הקניה של הפריט בתוספת עלויות שחרור ,ועלויות אחרות( .עקב
ההעמסה מחיר זה הוא בש"ח).
כמות באריזה :מספר היחידות באריזה (לדוגמה ,מספר קופסאות השימורים באריזה סטנדרטית).
כאשר הלקוח מזמין כמות מסוימת ,ניתן לפרט את מספר האריזות (הארגזים) ואת מספר היחידות
הבודדות.
חשבון הוצאות /הכנסות חייבות במע"מ /הכנסות פטורות מע"מ :ניתן לייחס לכל פריט
חשבון הכנסה או הוצאה בהנהלת חשבונות .בעת הפקת חשבוניות מס (או חשבוניות רכש)
חשבשבת תרשום פקודת יומן מיוחדת עבור הפריטים בעלי אותו חשבון הכנסות (או הוצאות).
לדוגמה :חברה שמוכרת ומתקנת מחשבים ,מעוניינת להבחין בין הכנסות ממכירת מחשבים לבין
הכנסות מתיקון מחשבים .חברה זו תרשום חשבון הכנסות אחד בפריטים המתייחסים למכירת
מחשבים ,וחשבון הכנסות אחר בפריטים המתייחסים לתיקון .כאשר לא מייחסים לפריט חשבון
הכנסות או הוצאות ,חשבשבת רושמת את תנועת הנהלת החשבונות לזכות כרטיס הכנסות (או
לחובת כרטיס הוצאות) ,כפי שנקבעו בסוגי התנועה של המסמכים .כאשר רושמים חשבון הכנסות
יש לרשום גם חשבון הכנסות פטורות מע"מ (עבור מכירות ליצוא ולאילת) .ניתן לשלוף את כרטיס
החשבון המתאים באמצעות הקשה על F7או באמצעות בחירת חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני
של העכבר.
יתרה במלאי :חשבשבת מציגה בשדה זה את יתרת הכמות של הפריט .כמובן ,יתרה זו מוצגת
במסך הנוכחי לקריאה בלבד ,ולא ניתן לשנות אותה .אם קיים חשש שהיתרה המוצגת בכרטיס אינה
משקפת את היתרה האמיתית (כתוצאה מתקלה כלשהי במערכת המחשב) ,בוחרים בכפתור חישוב
יתרה מחדש .חשבשבת תחשב מחדש את יתרת הכרטיס על פי התנועות שעודכנו לקובץ הקבוע.
סוג פריט :בסעיף זה בוחרים את סוג הפריט מתוך הרשימה הבאה:
פריט רגיל :פריט מלאי רגיל (בניגוד לפריטים המפורטים להלן).
פריט טבוע :פריט בעל מספר סריאלי ייחודי (מספר טבוע) .לדוגמה :מכונת קפה ,מדפסת,
כרטיס מסך .בעת הפקת מסמך רכש ,ייצור או שיווק ,כאשר רושמים פריט עבורו מנהלים
מספרים טבועים ,חשבשבת מציגה חלון שבו מציינים את המספר הטבוע של הפריט .בהמשך
העבודה ניתן לנהל מעקב על מכירות נוספות הקשורות לאותו פריט .לדוגמה ,כאשר לקוח
שרכש מחשבים פותח קריאת שירות ,חשבשבת מציגה את רשימת המחשבים שנמצאים אצלו.
כמו כן ,משתמשים בפריטים בעלי מספרים טבועים כדי לנהל את הרכוש הקבוע (כל פריט
שהוא חלק מהרכוש הקבוע צריך להיות בעל מספר טבוע).
פריט מונה :פריט הכולל מונה לפיו מחייבים את הלקוח .לדוגמה :מונה במכונת צילום .חיוב
הלקוח נעשה על סמך ההפרש בין קריאת המונה הנוכחית לבין קריאת המונה הקודמת( .הפרש
זה הוא כמות הצילומים).
פריט מכפלה :פריט שבו הכמות הכוללת מחושבת כמכפלה של מספר גורמים .לדוגמה:
במכירת לוחות עץ הכמות (במטר מעוקב עץ) היא מכפלה של כמות הלוחות Xעובי Xרוחב X
10
אורך .נהוג להשתמש בפריט זה גם בעת מכירת פריטים באריזות :הכמות הכוללת היא מכפלה
של הכמות באריזה Xכמות האריזות.
פריט אצווה :פריט המיוצר בסדרות ,כאשר מספר הסדרה (אצווה )Batch ,רשום על הפריט,
לדוגמה :תרופות .ניהול המלאי נעשה ברמת האצווה – התוכנה מעדכנת את יתרת המלאי בכל
אצווה .לכל אצווה ניתן לרשום גם תאריך פג תוקף.
פריט פג תוקף :פריט המיוצר בסדרות כאשר לכל סדרה תאריך תפוגה הרשום על הפריט,
לדוגמה :מזון .ניהול המלאי נעשה ברמת התאריך – התוכנה מעדכנת את יתרת המלאי לגבי כל
תאריך תפוגה .כאשר מעוניינים לנהל את המלאי הן לפי אצוות והן לפי תאריכי תפוגה יש
לבחור בפריט אצווה.
פריט איתור :איתור הוא כתובת או מיקום במחסן .פריט איתור הוא פריט המאוחסן באיתורים
שונים במחסן ,ומעוניינים לדעת מה המלאי בכל איתור
חישוב ימים להשכרה :פריט זה מיועד לעסקים שמשכירים מוצרים (השכרת מכוניות,
חדרים במלון וכד') .הפריט מציין יום השכרה ומחיר הפריט הוא מחיר ליום אחד של השכרה.
פריט מטריצה :מטריצה מיועדת לעסקים בהם קיימים פריטים מאותה "משפחה" בעלי מחיר
זהה .המטריצה יכולה להיות חד מימדית (לדוגמה ,עט מסוים במבחר גוונים) או דו מימדית
(לדוגמה ,פריט לבוש במספר מידות ובמספר צבעים) .אם בוחרים בפריט זה תיפתח סדרה של
חלונות נוספים שבהם מגדירים את המטריצה.
פטור ממע"מ :האם הפריט פטור ממע"מ (לדוגמה :ירקות) .הערה :יש להבחין בין פטור ממע"מ
לפריט ,לבין פטור ממע"מ ללקוח (לדוגמה :לקוחות בחו"ל ,לקוחות באילת) .הפטור ללקוחות
נקבע בכרטיס החשבון.
פריט שקיל :דה זה מיועד לעסקים המשתמשים במערכת נקודות המכירה ( POSאו קופה
רושמת) של חשבשבת ומוכרים פריטים לפי משקל .בעת מכירת פריט שקיל מציבים את הסמן
בשדה כמות ומקישים .F6חשבשבת תקרא את משקל הפריט מהמאזניים שמחוברות למחשב,
ותרשום אותו בשדה כמות.
דפדוף לפי :כאשר פותחים פריט חדש יש לבחור בשורה הראשונה -חשבון בודד .אם מעוניינים
לדפדף בין כמה פריטים ,אפשר לבחור בשורה השנייה ,קבוצת פריטים לפי חתך ,או בשורה
השלישית ,כל קובץ הפריטים .כאשר אינדקס הפריטים הוא גדול ,מומלץ לא לבחור בדפדוף
בכל קובץ הפריטים ,אלא להגביל את הדפדוף לחתך מסוים ,על מנת שהמעבר בין כרטיס אחד לשני
לא יהיה איטי .כאשר בוחרים בדפדוף לפי קבוצת פריטים ,חשבשבת פותחת חלון שבו קובעים את
החתך (ראה הסבר בהמשך)
פריט פעיל /פריט לא פעיל :ניתן לשנות סטטוס של פריט ל"לא פעיל" כאשר מעוניינים
לחסום את הפריט שנרשמו לו כבר תנועות ,ולכן לא ניתן כעת למחוק אותו .לא ניתן לשנות סטטוס
של פריט ל"לא פעיל" אם הוא פריט חליפי או אם הוא אב או בן בעץ מוצר .כאשר פריט בסטטוס
"לא פעיל" התוכנה לא מאפשרת למכור ,לרכוש או לייצר אותו ,ואינה מציגה אותו בדוחות
מסוימים כגון מחירון.
11
מסכים נלווים
כאמור ,כרטיס הפריט כולל שדות רבים ,שלא ניתן להציג את כולם במסך אחד .להלן רשימת
המסכים הנוספים שבהם רושמים ומעדכנים את נתוני כרטיס הפריט .כדי להגיע לכל אחד ממסכים
אלה בוחרים בתפריט פעולות נוספות ,ובתפריט זה בוחרים את המסך:
מחירונים
נתוני רכש
מס קניה
יתרות במחסנים
יתרת הזמנות
תאריכים ,סכומים ונתונים נוספים
הגדרות פריט מטריצה
נתונים לקופה רושמת
תפריט פעולות נוספות מאפשר בנוסף לאמור לבצע גם את הפעולות הבאות:
מחיקת פריט – מחיקת החשבון הנוכחי ,בתנאי שלא נרשמו לו עדיין תנועות
העתקה מפריט אחר – העתקת נתונים מפריט אחר לפריט הנוכחי
מספר פריטים בקובץ – המספר הכולל של כרטיסי הפריט בקובץ
חיפוש בעץ מוצר -באמצעות סעיף זה ניתן לאתר את עצי המוצר בהם הפריט נכלל .יש
להגדיר האם להציג עד לאב הסופי בעץ (רמה אחרונה) או אבות ישירים בלבד.
תפריט הלחצן הימני בעכבר ,בשדה מפתח ,כולל את הסעיפים הבאים:
חיפוש פריט -הסבר מפורט על שיטות החיפוש ניתן למצוא בפרק כרטיסי חשבון
וסוגי תנועה בספר הנהלת חשבונות.
כרטסת פריט – כרטיס תנועות המלאי של הפריט
דוחות קבועים לפריט -סעיף זה מאפשר להפיק דוחות קבועים (דוחות מלאי) לפריט
מסוים .בשלב ראשון שומרים הגדרות של הדוחות הקבועים אותם מעוניינים להפיק .במסך
תכנון הדוח קובעים את נתוני הדוח ובוחרים בכפתור שמירה .בחלקו התחתון של מסך
שמירת הגדרת הדוח ,מסמנים את הסעיף :דוחות קבועים לחשבון/פריט .כעת ,מכל
מקום בתוכנה שבו מוצג השדה מפתח פריט ניתן ללחוץ על הלחצן הימני בעכבר ולבחור
בסעיף דוחות קבועים לפריט .חשבשבת תציג את רשימת הדוחות שנשמרו .הדוח
הנבחר יוצג עבור מפתח הפריט הרלוונטי .במילים אחרות ,סעיף זה חוסך את הצורך
לרשום את חתך מפתחות הפריט בעת הפקת הדוחות ,כאשר ידוע מהו הפריט לגביו
מעוניינים בדוח.
ברירות מחדל – קביעת ברירות מחדל לפריטים שעומדים לפתוח (בוחרים בכפתור
ברירות מחדל כדי לעבור לחלון שבו רושמים את ברירות המחדל).
12
הגדרת חתך פריטים לדפדוף
חלון זה נפתח לאחר שבוחרים בדפדוף לפי קבוצת פריטים לפי חתך .בחלון הנוכחי קובעים את
חתך כרטיסי הפריט .לאחר שבוחרים בכפתור המשך ,חשבשבת תשלוף את כל הפריטים בחתך זה
ותחזור למסך הקודם (מסך הפריטים) .במסך זה ניתן יהיה כעת לדפדף בין הפריטים (בחתך שנקבע)
באמצעות מקשי החצים שיתווספו בצדו הימני העליון של המסך ליד שדה מספר( .הכפתורים
הקיצוניים מעבירים לתחילת הקובץ או לסופו ,ואילו הכפתורים הפנימיים מעבירים לפריט הקודם
או הבא) .מספר הפריטים בחתך יוצג בצדו השמאלי התחתון של המסך.
קובעים את חתך הפריטים באמצעות השדות הבאים:
מספר סידורי – המספר הסידורי של כרטיס הפריט בקובץ הפריטים (מספר זה מוצג בשדה מספר
במסך הפריטים).
פריט – מפתח הפריט
מיון – קוד מיון
חתך – חתך הפריט
דוגמה :רושמים –
מספר סידורי :מ1 -
מ-
פריט:
מ300 -
מיון:
*********A
חתך:
עד999999999 :
עד :תתתתתתתתתתתתתתת
עד350 :
חשבשבת תשלוף את כל כרטיסי הפריט שקוד המיון שלהם הוא בין 300לבין ( 350כולל) ,וגם
החתך שלהם מתחיל באות .A
לכלול בחתך :יש לסמן אילו פריטים לכלול בחתך .האפשרויות הן כל הפריטים /רק פריטים
פעילים /רק פריטים לא פעילים (פריטים שהוגדרו כלא פעילים בכרטיס הפריט).
13
מיון לפי :בהמשך לבחירת חתך הפריטים בוחרים בסעיף זה את הסדר לפיו יוצגו הפריטים.
לדוגמה :אם בוחרים למיין את הפריטים לפי מפתח פריט ,הפריטים יוצגו זה אחר זה לפי סדר א"ב
(או סדר מספרי) של מפתחות הפריט.
ברירות מחדל
החלון הנוכחי נפתח לאחר שבוחרים בכפתור ברירות מחדל.
בחלון זה ניתן לקבוע ערכים שיופיעו כברירות מחדל בעת פתיחת פריטים חדשים .לדוגמה :אם
עומדים לפתוח קבוצת פריטים ,שכולם שייכים לקוד מיון 400ולמחסן ,5כדאי לרשום ערכים אלו
כברירות מחדל .הם יוצגו כברירות מחדל במסך שבו פותחים פריטים.
כאשר רושמים ברירות מחדל ,אפשר להפעיל אותן פעם אחת ,או לשמור אותן לפעמים הבאות.
כמובן ,בפעמים הבאות ניתן לבטל אותן ולהחליפן בברירות מחדל אחרות.
בסיום רישום ברירות המחדל בוחרים בכפתור הפעלה .לאחר הבחירה בכפתור הפעלה יש לבחור
האם לשלוף את ברירות המחדל גם בכניסות הבאות למסך הפריטים או שהערכים שנרשמו ישמשו
כברירת מחדל לפתיחת כרטיסי פריט בכניסה הנוכחית בלבד.
כאשר מסיימים לפתוח את הכרטיסים לפי ברירות המחדל החדשות ,ניתן לחזור לברירות המחדל
המקוריות של התוכנה ,באמצעות הקשה על כפתור ביטול.
לאחר הבחירה בכפתור ביטול יש לבחור האם לבטל את שליפת ברירות המחדל בעת פתיחת
כרטיסים חדשים רק בפעם הנוכחית או גם בפעמים הבאות.
הערכים שנרשמים במסך ברירות מחדל נשארים רשומים עד למחיקתם באופן ידני או על ידי שימוש
בכפתור ברירות מחדל בחלקה העליון של לשונית פרטים כלליים.
14
מחירונים
לכל פריט ניתן לקבוע מספר מחירים .לדוגמה :מחיר סיטונאי ,מחיר בדולר ,מחיר למשרד
הביטחון.
ברירת המחדל כוללת 8מחירונים ,אולם אפשר להוסיף מחירונים ללא הגבלה .להוספת מחירון או
לשינוי שם מחירון בוחרים בכפתור הוספה /שינוי שם למחירונים.
ניתן לקשר בין הלקוחות והספקים לבין המחירון .לדוגמה :המכירות ללקוח א' יהיו לפי מחירון
מספר .5הקישור נעשה ברשומת הלקוח בסעיף קודי הנחה.
מחירון :מספרו של המחירון.
שם המחירון :ניתן לקבוע לכל מחירון שם ,לדוגמה :מחיר סיטונאי ,מחיר בדולר.
מחיר :המחיר ליחידה לפני מע"מ.
מטבע :המטבע שבו נקוב המחיר.
עדכון אחרון :המועד שבו המחיר בתוקף.
ניתן לקבוע מחירון עתידי .המחיר שמוצג על המסך הוא המחיר בעל התאריך הגבוה ביותר.
כדי לעדכן מחירון או לצפות בעדכונים הקודמים של המחירון מקליקים הקלקה כפולה על מספר
המחירון בטור מחירון (בכחול) ועוברים למסך עדכון מחירון.
15
מעדכנים את מחיר ותאריך המחירון החדש ובוחרים בכפתור עדכון .להוספת מחירון או לשינוי שם
מחירון בוחרים במסך עדכון מחירון בכפתור הוספה /שינוי שם למחירונים.
נתוני רכש
חלון זה כולל נתונים נוספים על הפריט ,שרלוונטיים לרכש.
י"מ רכש :יחידת מידה של מסמכי הרכש .יש לעדכן שדה זה אם יחידת המידה בעת הקנייה
מספקים שונה מיחידת המידה במכירה ללקוחות .לדוגמה :חנות למכירת בדים רוכשת בד לפי
משקל ומוכרת לפי מטר.
כמות מינימלית ברכש :הכמות המינימלית שהספק מוכן למכור .לדוגמה :סיטונאי מזון מוכר
קופסאות שימורים באריזות של 20יחידות .במקרה זה הכמות המינימלית ברכש היא .20
%מכס % :המכס שחל על הפריט .נתון זה שימושי בעת רישום רכש מייבוא.
16
סעיף מכס :סעיף המכס של הפריט.
רמת מלאי :הכמות המכסימלית שאמורה להיות במלאי.
נקודת הזמנה :הכמות במלאי שכאשר מגיעים אליה יש לבצע הזמנת רכש מספק .בדרך כלל
כמות זו מורכבת ממלאי הביטחון (מלאי שמיועד להקטין את ההסתברות לחוסר) ומהמלאי הדרוש
לתקופת האספקה (הכמות שצפויה לצאת מהמלאי בתקופה שממועד ההזמנה ועד לקבלת המשלוח
מהספק) .כאשר הפריט יגיע לנקודת ההזמנה או מתחתיה ,חשבשבת תמליץ להזמין את הכמות
הדרושה להשלמת המלאי עד לכמות הרשומה בשדה רמת המלאי .כמובן ,רמת המלאי צריכה
להיות גבוהה מנקודת ההזמנה.
בסעיפים הבאים (הנמצאים בטור השמאלי) חשבשבת מציגה נתונים שרלוונטיים למערכת
האופטימיזציה של ניהול המלאי .מערכת זו מחשבת לגבי כל פריט ,מתי כדאי לרכוש את הפריט,
מאיזה ספק ,ובאיזו כמות .הנתונים המוצגים בחלון הם הנתונים המתייחסים לפריט .נתונים נוספים
המתייחסים לספקים ,נרשמים בכרטיסי חשבון של הספקים .הנתונים עצמם מחושבים ע"י
חשבשבת באמצעות הדוח אופטימיזציה של רכש בתפריט דוחות המלאי .הם מוצגים כאן
לקריאה ולעדכון במידת הצורך.
זמן יצור /אספקה (ימים) :משך הזמן בימים הדרוש לייצור או לאספקת הסחורה (ממועד
הזמנת הפריט).
זמן אחסנה מקסימלי (ימים) :לאחר איזו תקופה יש להוריד את הפריט מהמדף (נתון זה
רלוונטי במיוחד לפריטי מזון ותרופות) .ככל שזמן האחסנה המכסימלי קצר יותר ,יש לשמור כמות
קטנה יותר כמלאי ביטחון.
צריכה יומית :איזו כמות יוצאת מהמלאי כל יום ,בממוצע.
צריכה חודשית :איזו כמות יוצאת מהמלאי כל חודש ,בממוצע.
סטיית תקן צריכה :סטיית התקן של הצריכה .סטיית התקן מציינת באיזו מידה הצריכה היא
קבועה (כלומר ,באיזו מידה בכל יום יוצאת מהמלאי אותה כמות) .ככל שסטיית התקן גבוהה יותר,
יש לשמור כמות גדולה יותר כמלאי ביטחון.
עלות חוסר :בסעיף זה רושמים מספר המציין את מידת הנזק שתיגרם לעסק כתוצאה מיום אחד
של חוסר במלאי של הפריט .אם אפשר לחשב את הנזק הכספי בצורה מדויקת ,רצוי לרשום נתון זה.
אם הנזק הכספי אינו ידוע במדויק ,אפשר להסתפק ברישום מספר המציין את הנזק יחסית לפריטים
האחרים .לדוגמה ,אם בפריט אחד עלות החוסר היא ,10ובפריט אחר עלות החוסר היא ,5משמעות
הדבר שהנזק מחוסר של הפריט הראשון כפול מהנזק של חוסר בפריט השני .ככל שעלות החוסר
גבוהה יותר יש לשמור כמות גדולה יותר כמלאי ביטחון.
עלות אחסנה :עלות האחסנה ליום של יחידה אחת של הפריט .נתון זה מחושב על סמך דוחות
תמחיר.
תוקף אחריות בפריטים טבועים :קביעת שיטת חישוב תוקף האחריות.
האפשרויות הן:
יחושב מרשומת הטבוע :תאריך תום האחריות הוא הרשום במסך פרטי הטבוע.
17
עד Xחודשים מיום המכירה :תאריך תום האחריות יקבע על פי תאריך מכירת הטבוע.
מס קניה
חלון זה מיועד למי שחייבים לפרט בחשבונית את מס הקניה .בהתאם להנחיות רשויות המכס
קובעים את %מס הקנייה שחל על הלקוחות שהם סיטונאים ואת %מס הקנייה שחל על הלקוחות
שהם קמעונאים.
יתרות במחסנים
במסך זה מוצג פירוט יתרות הפריט על פי חלוקה למחסנים.
יתרת הזמנות
סעיף זה מאפשר לקבל מידע על יתרת ההזמנות הפתוחות של הפריט מלקוחות ולספקים.
הסכומים המוצגים בחלון הם הכמות הכוללת של ההזמנות הפתוחות.
תאריכים ,סכומים ונתונים נוספים
לעתים השדות הקבועים ברשומת כרטיס הפריט אינם מספיקים על מנת לרשום את כל הנתונים
הדרושים ,ויש לפיכך צורך בשדות נוספים .חשבשבת מאפשרת להוסיף לכל כרטיסי הפריט שדות
ללא הגבלה .בשדות אלה ניתן לרשום תאריכים (לדוגמה :תאריך הכרזת הגרסה האחרונה של
18
המוצר) ,טקסט (לדוגמה :שם התקן שחל על המוצר) וסכומים (לדוגמה :מספר חודשי האחריות
למוצר) .שמות השדות נקבעים ע"י המשתמש .כל שדה שמוסיפים ,מתווסף לכל הכרטיסים
(כלומר ,לא ניתן להוסיף שדות מסוימים לכרטיסי פריט מסוימים ושדות אחרים לכרטיסי פריט
אחרים ,אלא כל השדות יתווספו לכל הכרטיסים) .כאמור ,אין הגבלה לגבי מספר השדות שניתן
להוסיף.
יש לבחור בסוג השדות לעדכון :סכומים נוספים ,תאריכים נוספים או נתונים נוספים.
בטבלה יוצגו כל הכותרות שהוגדרו .יש להקליד הערכים תחת הטור ערך.
בכדי למחוק ערך מהטבלה בוחרים בסעיף מחיקת שורה מתפריט הלחצן הימני בעכבר ,הכותרת
תישאר אך הערך יאופס.
בטבלת תאריכים נוספים הטור חדש מציין כי עדיין לא נבחר תאריך לכותרת.
בכדי להוסיף ,למחוק או לשנות שם של שדה נוסף בוחרים בכפתור הוספת /שינוי שמות
השדות( .ראה הסברים בהמשך).
שמות לשדות נוספים בפריטים
חלון זה נפתח לאחר שבחלון הקודם בחרו בכפתור הוספת /שינוי שמות השדות.
19
חלון זה כולל שלוש לשוניות .לשונית אחת מציגה את השמות של השדות עבור הסכומים הנוספים
לשונית שנייה מציגה את השמות של השדות עבור התאריכים הנוספים ,ולשונית שלישית – את
השמות של השדות עבור הנתונים הנוספים (טקסט).
בחלון זה ניתן לבצע את הפעולות הבאות:
הוספת שדה :עוברים לשורה האחרונה (השורה הריקה) בטבלה המתאימה (תאריכים נוספים,
סכומים נוספים או נתונים נוספים) ורושמים את שם השדה להוספה.
שינוי שם שדה :עוברים לשדה שאת שמו רוצים לשנות ,ומתקנים את שם השדה.
מחיקת שדה :עוברים לשדה המיועד למחיקה ,ובוחרים בסעיף מחיקת שורה בתפריט הקליק
הימני בעכבר .לא ניתן למחוק שמות של שדות נוספים כל עוד ישנם פריטים בהם הוקלדו ערכים
בשדה.
השינויים שנעשים בחלון זה חלים לגבי כל כרטיסי הפריט.
מטריצה
מטריצה מיועדת לעסקים בהם קיימים פריטים שונים מאותה "משפחה" בעלי מחיר זהה .המטריצה
יכולה להיות מוגדרת כחד מימדית (לדוגמה ,עט מסוג מסוים במבחר גוונים) או דו מימדית
(לדוגמה ,חולצה במספר מידות ובמספר צבעים).
התוכנה פותחת פריטים עבור כל התאים במטריצה .לדוגמה ,במטריצה עבור חולצה הנמכרת ב6 -
מידות וב 5 -צבעים התוכנה פותחת 30פריטים ,פריט נפרד לכל שילוב של מידה וצבע) .פריטים
אלה הם בנים של פריט המטריצה הראשי .לפריטים אלו מחיר הזהה למחיר האב .ניהול המלאי
מתבצע ברמת הבנים.
תחילה פותחים את הפריט המשמש כפריט אב למטריצה .לדוגמה :חולצת טריקו מסוימת נמכרת
ב 6 -מידות וב 5 -צבעים .פריט האב הוא :חולצת טריקו.
לאחר שרושמים את מפתח הפריט ושאר הנתונים מסמנים את הסעיף :פריט מטריצה .חשבשבת
תפתח את המסך הבא:
20
מפתח פריט :מפתח הפריט של אב המטריצה (חולצת טריקו).
קוד פריט :התוכנה פותחת את פריטי הבנים של המטריצה (פריט לכל תא) .בסעיף הנוכחי
רושמים קוד אשר ישמש בסיס למפתחות הפריט של כל אחד מהבנים .התוכנה תוסיף לקוד זה
תווים שיציינו את הטור ואת השורה במטריצה .ברירת המחדל של קוד הבסיס היא מפתח הפריט
של האב ,אולם ניתן לשנות לקוד אחר כלשהו.
שם פריט :שם הפריט של אב המטריצה .שם זה מודפס בחשבונית.
סוג מטריצה :בסעיף זה קובעים האם המטריצה היא חד מימדית (לדוגמה :עט במגוון צבעים),
או דו מימדית (לדוגמה :חולצה הנמכרת במספר גוונים ובמספר מידות).
שורות :מספר השורות במטריצה .לדוגמה :מספר השורות הוא 15עבור עט שנמכר ב 15 -גוונים
שונים .אין הגבלה לגבי מספר השורות במטריצה.
טורים :מספר הטורים במטריצה .סעיף זה רלוונטי רק למטריצה דו-מימדית .לדוגמה :מספר
הטורים במטריצה הוא 6עבור חולצה שנמכרת ב 6 -מידות שונות .יש לבחור את מספר הטורים
מתוך האפשרויות הבאות .14 ,9 ,6 ,3 :לא ניתן להגדיר מטריצה בעלת מספר טורים שונה (אם
חולצה נמכרת ב 7 -מידות יש לבחור :מספר הטורים במטריצה .)9 -
בר-קוד :כאשר מפתחות הפריטים נרשמים במסמכים באמצעות קורא בר-קוד ,יש לבחור בסעיף:
דרך בר-קוד .אם לא ,יש לבחור בסעיף :רגיל.
כותרות שורות /טורים :לדוגמה :כותרת הטורים -מידה ,כותרת השורות -צבע.
כפתור מחיקה (בשורה של מפתח פריט) פעיל כל זמן שלא נוצרו פריטי הבנים למטריצה (הבנים
נוצרים במסך בהמשך) .לאחר שמפעילים את המחיקה הפריט חדל להיות פריט מטריצה והופך
להיות פריט רגיל.
העתקת הגדרות מטריצה :באמצעות סעיף זה מעתיקים נתונים מפריט אב מטריצה אחד לפריט
אב מטריצה אחר .מסמנים את פריט המטריצה אותו רוצים להעתיק ובוחרים בכפתור העתקה.
21
כאמור ,לא ניתן למחוק או לשנות הגדרות מטריצה לאחר שנפתחו הבנים .אם יש צורך לתקן
מטריצה ,פותחים פריט אב חדש ,מעתיקים את ההגדרות מהפריט הקודם ,מתקנים את הדרוש תיקון
ופותחים את הבנים.
כדי להתקדם לשלב הבא בפתיחת פריטי המטריצה בוחרים בכפתור :הגדרת שורות .ליציאה ללא
פתיחת פריטי המטריצה בוחרים בכפתור יציאה.
הגדרת שורות /טורים
כאשר מגדירים מטריצה ,התוכנה פותחת פריטים עבור כל הבנים של המטריצה (פריט לכל תא
במטריצה) .מפתח הבנים מורכב מקוד הפריט של האב (או קוד אחר) בתוספת תווים המציינים את
השורה ובתוספת תווים המציינים את הטור .לדוגמה ניתן לקבוע כי במטריצה דו-מימדית ,מפתח
הפריט של בן חולצת טריקו ( )T-shirtלבנה ( )Whבמידה 4יהיה .T-Shirt-Wh-4 :בחלון
הנוכחי מגדירים את הטורים /השורות במטריצה.
מפתח :תווים שיתווספו לקוד הפריט של האב כדי לציין את השורה .לדוגמה :במטריצה בה
השורות מייצגות צבעים ,ניתן לרשום:
– WTעבור צבע לבן
– BLעבור צבע כחול
– GNעבור צבע ירוק
וכך הלאה בהתאם לצבעים בהם הפריט נמכר.
שם :בסעיף זה קובעים את הטקסט שיתווסף להגדרת שם האב לקביעת שם פריט הבן במטריצה.
לדוגמה ,אם רושמים "בצבע ירוק" ושם האב הוא "חולצת טריקו" ,אזי השם המלא של הבן יהיה:
"חולצת טריקו בצבע ירוק".
כותרת :הכותרת שתופיע בטבלה של פריסת המטריצה בעת הפקת המסמכים .ניתן לתקן את
הכותרות גם לאחר יצירת הפריטים .דוגמה לכותרת :צבע).
תחילה קובעים את השורות ולאחר מכן ממשיכים להגדרת הטורים .במטריצה חד-מימדית חלון
הגדרת טורים אינו נפתח – המימד היחיד מוגדר באמצעות השורות.
בסיום בוחרים בכפתור :יצירת פריטים .חשבשבת תציג את כל פריטי הבנים של המטריצה.
22
מפתח פריט :מפתח הפריט של בן מטריצה .ניתן לתקן את מפתח הפריט בחלון זה.
שם פריט :שם הפריט של בן מטריצה .ניתן לתקן את שם הפריט בחלון זה.
שורה /טור :מספר השורה ומספר הטור של הבן בהגדרת המטריצה.
פריט אב :מפתח הפריט של אב המטריצה.
יצירת פריטים מחדש :בוחרים בכפתור זה אם נעשו שינויים במפתחות הפריטים או בשמות
הפריטים ומעוניינים לחזור לברירת המחדל של התוכנה המבוססת על קוד הפריט בתוספת מפתח
הטור ומפתח השורה.
עדכן אינדקס פריטים :בוחרים בסעיף זה כדי לאשר את פתיחת הפריטים של הבנים .הפריטים
יסומנו כפריט בן במטריצה .לאחר העדכון לא ניתן לשנות את מפתחות הפריטים
נתונים לקופה רושמת
בחלון זה קובעים נתונים המתייחסים לשוברי החלפה המופקים ע"י מערכת נקודות מכירה (POS
או קופה רושמת).
מספר ימים מקסימלי להחלפה – מספר הימים שניתן להחזיר את הפריט לחנות .חשבשבת
תחשב את התאריך האחרון בו מותר להחזיר את הפריט (ותדפיס אותו בשובר ההחלפה) ,לאור
המספר הרשום בשדה זה.
פורמט לשובר החלפה – בסעיף הנוכחי קובעים באיזה פורמט יופק שובר ההחלפה .לבחירת
פורמט מרשימת הפורמטים בוחרים בכפתור החץ משמאל לשדה .כדי לחזור להגדרת פורמט
ברירת המחדל שנקבעה ב -מחולל המסמכים ◄ מסמכים נוספים ,בוחרים בכפתור פורמט
ברירת מחדל.
23
חיפוש פריטים
ניתן לחפש כרטיס פריט מסוים (או קבוצת כרטיסי פריט) כאשר מציבים את הסמן בשדה מפתח
פריט ומקישים F7או בוחרים בסעיף חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר.
ניתן לבחור גם בסעיף חיפוש דומים -שם פריט מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר.
להסבר מפורט על שיטת העבודה במסך החיפוש ראה סעיף חיפוש כרטיס חשבון בפרק הנהלת
חשבונות.
העתקת נתונים מפריט אחר
בחלון זה רושמים את מפתח הפריט של הפריט ממנו רוצים להעתיק .נתוני הפריט יועתקו לפריט
אותו פותחים כעת.
להעתיק גם את מחירוני הפריט – אם מסמנים סעיף זה ,ואם לפריט אליו מעתיקים כבר קיים
מחירון לאותו תאריך ,יש לקבוע גם האם לדרוס את המחירון הקיים.
חיפוש בעץ מוצר (היכן הפריט בשימוש?)
באמצעות סעיף זה ניתן למצוא לאיזה פריט אב שייך פריט בן כלשהו ( .)Where usedרושמים
את מפתח הפריט של הבן ובוחרים בכפתור חיפוש .חשבשבת תציג את רשימת האבות ,שהעצים
שלהם כוללים את הבן הנידון .לפרטים נוספים על מסך זה ראה סעיף חיפוש בעץ מוצר בפרק עצי
מוצר.
24
פרק :2עדכון קבוצת פריטים
באמצעות סעיף זה מעדכנים שדות בקבוצה של כרטיסי פריט (במקום לעבור על כל אחד מהפריטים
בנפרד ולעדכן את נתוניו).
שדה לעדכון :בצדו הימני של המסך קובעים איזה שדה יעודכן ,ומה יהיה הערך שיעודכן בשדה
זה .לאחר שבוחרים אחד הסעיפים ,התוכנה פותחת חלון ,שבו פירוט השדות בהתאם לסעיף
שנבחר .לדוגמה :אם בוחרים בסעיף סכום נוסף ,ייפתח חלון הכולל את כל שדות הסכומים
הנוספים .בוחרים את שדה סכום נוסף המבוקש ,ובחלק התחתון של המסך רושמים את הערך שיש
לעדכן.
כמו כן ניתן להשתמש ברשימה זו על מנת למחוק את הערכים בשדות .לדוגמה :כדי למחוק את
הערכים במחירון מסוים ,בוחרים את סעיף מחיקת מחירון (ולאחר מכן בוחרים את המחירון
שמעונינים למחוק) .בכל פעם ניתן לעדכן שדה אחד בלבד .כדי לעדכן כמה שדות יש לחזור
ולהפעיל את תכנית העדכון כמה פעמים.
מחיקת קבוצת פריטים :ניתן למחוק קבוצת פריטים ברצף ובתנאי שלכרטיסים אין תנועות.
חתך פריטים לעדכון :בצדו השמאלי של המסך קובעים את חתך הפריטים שהתוכנה תעדכן.
שדות נוספים :הגבלת החתך על פי סכומים ,תאריכים או נתונים נוספים.
לדרוס ערכים שונים מאפס /ריק :אם לא מסמנים את הסעיף חשבשבת תעדכן רק אותן
רשומות שבהן אין ערך בשדה .לדוגמה :אם מעוניינים לעדכן את שדה סכום נוסף של קבוצת
פריטים ,למעט אותם פריטים ,שלגביהם ערך זה כבר עודכן בעבר ,אין לסמן את הסעיף הנוכחי.
לעומת זאת ,אם מעוניינים לעדכן את כל קבוצת הפריטים ,כולל אלה שלגביהם השדה הנידון כבר
עודכן בעבר ,יש לסמן את הסעיף.
תצוגה מקדימה :לאחר שקובעים את חתך הפריטים ניתן לצפות בדוח שמפרט את הפריטים
שנמצאים בחתך זה .מומלץ להפיק דוח זה כביקורת ,שכן לאחר הפעלת העדכון לא ניתן לחזור
למצב שלפני העדכון (אין דרך להפעיל .)Undo
החלון מפרט את כל הפריטים שנמצאים בחתך שנקבע במסך הקודם .אלה הם הפריטים שהתוכנה
עומדת לעדכן.
כדי למחוק שורה מרשימה זו ,עוברים עם הסמן לשורה המבוקשת ,לטור הראשון מצד ימין,
ובוחרים בסעיף מחיקת שורה מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
להפעלת העדכון מחלון תצוגה מקדימה בוחרים בכפתור עדכון .בסוף העדכון חשבשבת תקרין
הודעה .כדי לחזור למסך הקודם מבלי להפעיל את העדכון בוחרים בכפתור חזרה.
למשתמש הנוכחי אין הרשאה לחשבונות חסויים ולכן לא יבוצע עדכון בחשבונות אלו :
הודעה זו תופיע רק כאשר למשתמש הנוכחי אין הרשאה לחשבונות חסויים בהגדרות המשתמש.
אם בחתך החשבונות שנקבע במסך הקודם כלולים חשבונות חסויים הם לא יוצגו ברשימה ולא
יעודכנו בעת העדכון.
להפעלת העדכון עצמו בוחרים בכפתור עדכון.
25
26
פרק :3מחירים מיוחדים
חשבשבת כוללת דרכים רבות באמצעותן ניתן להתאים לכל לקוח (וספק) הנחות ומחירים:
.1הצעת מחיר – לכל לקוח (וספק) ניתן להכין הצעת מחיר המפרטת פריטים ומחירים.
בהמשך כאשר מפיקים ללקוח חשבוניות (ומסמכים אחרים) ניתן לשלוף את המחירים
מהצעת המחיר .שיטה זו מומלצת למקרים בהם המחירים הם עבור עסקה מיוחדת( .ראה
פרק :מסמכי שיווק ורכש).
% .2הנחה לפי קבוצות פריטים -לכל לקוח (וספק) ניתן לקבוע מחירון ו % -הנחה לגבי
כל קבוצת פריטים .לדוגמה :פריטים של יצרן א' יימכרו לפי מחירון מס' 2ובהנחה של
( .10%ראה לעיל בפרקים :כרטיסי חשבון וכרטיסי פריט).
.3מחירים מיוחדים – לכל לקוח (וספק) ניתן לקבוע מחיר מיוחד עבור כל פריט .בשיטה
זו המחיר לפריט יכול להיות גם פונקציה של הכמות .שיטה זו מוצגת בסעיף הנוכחי.
תחילת תוקף :תחילת התוקף של המחירים המיוחדים שיירשמו בהמשך.
חשבון :מפתח החשבון של הלקוח או הספק לגביו קובעים מחיר מיוחד .שם הלקוח מוצג בהמשך
השורה .כדי לקבוע מחיר מיוחד כללי ,הנשלף לכל החשבונות ,בוחרים בכפתור כל החשבונות.
פריט :מפתח הפריט לגביו קובעים מחיר מיוחד ללקוח .שם הפריט מוצג בהמשך השורה.
בהמשך המסך נפתח גיליון שבו רושמים את המחירים.
כמות מינימלית /מחיר :בסעיף זה מקשרים בין כמויות לבין מחירים .לדוגמה ,אם רושמים:
מחיר
25
23
20
כמות מינימלית
0
100
500
27
אזי הכמות המינימלית והמחירים ללקוח יהיו כדלהלן:
בקנייה בכמות של 99 - 1יחידות המחיר יהיה 25שקל ליחידה.
בקנייה בכמות של 499 - 100יחידות המחיר יהיה 23שקל ליחידה.
בקנייה בכמות של 500ומעלה המחיר יהיה 20שקל ליחידה.
מטבע :המטבע של המחיר שנרשם בטור הקודם.
%הנחה :ההנחה ב % -על המחיר שנרשם בטור מחיר( .כאשר רושמים %הנחה ,יש לרשום בטור
מחיר את המחיר המלא ,ובטור הנוכחי את ההנחה ב % .)% -ההנחה מוצג בחשבונית ללקוח.
להתעלם :יש לסמן סעיף זה אם מעוניינים להתעלם ממחיר מיוחד שהוגדר בעבר עבור כמות
מסוימת .חשבשבת תתעלם מהשורה המסומנת בטור זה .כאשר מסמנים טור זה בשורה הראשונה,
התוכנה תתעלם מהמחירים המיוחדים לכל הכמויות .באמצעות הכפתורים סימון הכל ו מחיקה
(מצד ימין לגיליון) ניתן להוסיף או לבטל את הסימון להתעלם בכל השורות.
בוחרים בכפתור מחירונים כדי שהתוכנה תציג את רשימת המחירונים המוגדרים לפריט.
כדי למחוק מחיר מיוחד בוחרים בכפתור מחיקה מתוך שורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך.
לא ניתן למחוק מחירים מיוחדים מתאריכים קודמים .לשם ביטול מחיר מיוחד מתאריך קודם יש
לסמן את סעיף להתעלם בשורות .בחלקו התחתון של המסך ירשם כי הרשומה אינה פעילה.
הערה :אם רוצים לקבוע ללקוח מסוים מחיר מיוחד לתקופה מסוימת ,ואחר כך לחזור למחיר
הרגיל ,יש לרשום שתי שורות (רשומות) .בשורה הראשונה רושמים את המחיר המיוחד ללקוח.
בשדה תחילת תוקף בשורה זו רושמים את המועד בו המחיר המיוחד נכנס לתוקף .בשורה השנייה
רושמים את המחיר הרגיל .בשדה תחילת תוקף בשורה זו רושמים את המועד בו הלקוח חוזר למחיר
רגיל .לחילופין ,ניתן להחזיר את הלקוח למחיר הרגיל ע"י בחירה בסעיף להתעלם לאחר תום
תקופת ההנחה.
עדכון מחירים מיוחדים לקבוצת פריטים
ניתן לעדכן מחיר מיוחד לקבוצת פריטים עבור לקוח או ספק מסויים .לאחר הקלדת מפתח החשבון
בוחרים בכפתור קבוצת פריטים .חשבשבת תפתח את חלון חתך הפריטים לעדכון .מגדירים את
חתך הפריטים לעדכון ובוחרים אישור .לצפייה מוקדמת ברשימת הפריטים שבחתך בוחרים
בכפתור החץ (פריטים בחתך).
לאחר העדכון תיווצר רשומה חדשה עבור כל פריט בחתך.
תפריט פעולות נוספות כולל את הסעיפים הבאים:
קיבוע תאריך תחילת תוקף /קיבוע חשבון /קיבוע פריט :בוחרים בסעיפים אלה כדי
לחסוך הקשה מחדש של נתונים חוזרים .לדוגמה :כאשר רושמים מחירים מיוחדים לפריטים שונים
לאותו לקוח ,בוחרים בקיבוע חשבון .לאחר שבוחרים בקיבוע מסוים ,הסעיף בתפריט משתנה ל-
ביטול קיבוע (איפוס).
דפדוף במחירים קודמים :דפדוף במחירים שנקבעו ללקוח (ספק) מסוים ,בטווח תאריכים
מסוים ,על פי חתך רשומות פעילות /שאינן פעילות.
עדכון מחירים :שינוי מחירים מיוחדים (העלאה או הורדה) ב % -קבוע .ראה הסברים בהמשך.
28
להתעלם מקבוצה :חשבשבת שומרת היסטוריה של המחירונים .לפיכך ,לא ניתן למחוק מחיר
שתאריך התוקף שלו קטן מהתאריך הנוכחי .בסעיף זה ניתן להפוך קבוצת מחירים מיוחדים ללא
פעילים על פי חתך תאריכים ,חשבונות ופריטים.
העתקת נתונים מתאריך קודם :סעיף זה מאפשר להעתיק מחירים מיוחדים שנרשמו לחשבון
ולפריט בעבר לרשומה לחדשה .באופן כזה ניתן לדרוס מחירים מיוחדים חדשים שניתנו ללקוח
ולהחזיר לתוקף מחירים מיוחדים ישנים.
העתקת נתונים מחשבון לחשבון /מפריט לפריט :באמצעות סעיפים אלו ניתן להעתיק
מחירים (וע"י כך לחסוך את הצורך ברישום לכל חשבון ולכל פריט).
29
עדכון מחירים מיוחדים
בכל עת ניתן להעלות או להוריד מחירים של קבוצת פריטים ב %-או בסכום מסוים .בוחרים בסעיף
עדכון מחירים מתוך תפריט הפעולות הנוספות.
חתך חשבונות :חתך הלקוחות או הספקים בהם יעודכנו המחירים.
חתך פריטים :חתך הפריטים בהם יעודכנו המחירים.
מהות העדכון :בסעיף זה קובעים:
האם תתבצע העלאת מחירים או הורדת מחירים.
מהו אחוז /סכום השינוי של המחיר.
האם לעגל את הסכומים המתקבלים כתוצאה מהעדכון.
מהו תאריך התוקף של המחירים המיוחדים החדשים.
האם לשמור על %ההנחה.
עדכון עם דוח מקדים /עדכון לא דוח :בוחרים בסעיף הראשון כאשר מעוניינים שחשבשבת
תציג דוח של המחירים המיוחדים הצפויים להתעדכן לפני שהתוכנה מעדכנת את המחירים
בקבצים.
30
פרק :4מספרים חליפיים
פעמים רבות מפתחות הפריט שהעסק משתמש בהם אינם זהים למספרים הקטלוגיים שבשימוש
עסקים אחרים .מספרים חליפיים הם המספרים הקטלוגיים שבשימוש לקוח או ספק מסוים.
חשבשבת מאפשרת לקשור בין אינדקס הפריטים בחברה שלך לבין המספרים החליפיים של
הלקוחות והספקים של העסק .טבלת קישור זו שימושית בשני מקרים:
( )1כאשר ספק שולח חשבונית הכוללת את המספרים הקטלוגיים שלו ,חשבשבת מתרגמת
אותם למפתחות הפריט בעסק שלך.
( )2כאשר לקוח מבקש שהחשבונית שהעסק שלך מפיק תכלול את המספר הקטלוגי שלו,
חשבשבת מתרגמת את מפתח הפריט של העסק שלך למספר הקטלוגי של הלקוח ,ומדפיסה את
המספר הקטלוגי שלו בחשבונית.
הערה :יש להבחין בין מספרים חליפיים לבין פריטים חליפיים .פריט חליפי הוא פריט שיכול
לשמש תחליף לפריט אחר (לדוגמה :נגדים של יצרנים שונים ,בעלי אותה פונקציונאליות).
במסך הנוכחי פותחים רשומות חדשות של מספרים חליפיים או מעדכנים רשומות קודמות .לפתיחת
פריט חליפי חדש בוחרים בכפתור חדש (בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך) .למחיקת
רשומה שנפתחה בעבר ,מקישים את מפתח הפריט ,ולאחר מכן בוחרים בכפתור מחיקה (בשורת
הכפתורים בחלקו העליון של המסך).
במסך הנוכחי התוכנה מציגה בכל פעם שני מספרי פריט בלבד – מפתח הפריט שרושמים לו מספר
חליפי ,והמספר החליפי .כאשר לפריט מסוים רושמים כמה מספרים חליפיים ,ומעוניינים לראות על
המסך את כל הרשימה יש לבחור בכפתור :עדכון מרוכז לחשבון או בכפתור עדכון מרוכז
לפריט.
לקוח /ספק :מפתח הלקוח (או הספק) עבורו מגדירים את המספר החליפי.
פריט :מפתח הפריט בחשבשבת עבורו מגדירים את המספר החליפי.
מספר חליפי :המספר החליפי המוגדר בקטלוג של הלקוח (או של הספק).
תפריט הפעולות הנוספות כולל את הסעיפים הבאים:
31
חיפוש חליפיים – באמצעות סעיף זה ניתן לחפש איזה מפתח פריט בעסק שלך מתאים למספר
חליפי של לקוח /ספק מסוים.
הצגת חליפיים – בחירה של מספר חליפי ראשי כאשר נפתחו כמה מספרים חליפיים (לאותו
לקוח /ספק) .מספר חליפי זה ישמש כברירת המחדל בעת הפקת מסמכים אך ניתן להחליפו באחר.
בחלון סדר חליפיים שנפתח יש למקם את הסמן על שורת המספר החליפי הרצוי ולבחור בכפתור
סימון ראשי.
עדכון מרוכז לחשבון
החלון הנוכחי נפתח לאחר שבוחרים בכפתור עדכון מרוכז לחשבון.
בחלון זה חשבשבת מפרטת את כל המספרים החליפיים שהוגדרו לחשבון (בשורה הראשונה).
ברשימה זו ניתן למחוק ,לעדכן ולהוסיף פריטים חליפיים.
למחיקת מספר חליפי עוברים לשורה של הפריט המבוקש בטור מספר ,ובוחרים בסעיף מחיקת
פריט מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר .לא ניתן למחוק מספר חליפי ראשי של הפריט
לחשבון .בחלון סדר חליפיים שיפתח יש להגדיר מספר חליפי ראשי אחר.
העתקת מחשבון אחר
באמצעות סעיף זה אפשר להעתיק את המספרים החליפיים מחשבון אחר (לו הוגדרו כבר מספרים
חליפיים) .אם בחשבון אליו מעתיקים קיימות רשומות קודמות הן תמחקנה בעת ההעתקה .ההעתקה
חלה על כל הפריטים.
העתקה לקבוצה :בוחרים בכפתור זה כאשר מעתיקים את המספרים החליפיים (של החשבון
שנבחר) לקבוצת לקוחות (או ספקים).
32
שיטה זו מומלצת כאשר פותחים כרטיס חשבון לכל סניף ברשת ,ומעוניינים להעתיק את המספרים
החליפיים מסניף אחד לכל הסניפים.
רושמים את חתך החשבונות ובוחרים בכפתור העתקה.
עדכון מרוכז לפריט
החלון הנוכחי נפתח לאחר שבוחרים בכפתור עדכון מרוכז לפריט.
בחלון זה חשבשבת מפרטת את כל המספרים החליפיים שהוגדרו לפריט (בשורה הראשונה).
ברשימה זו ניתן למחוק ,לעדכן ולהוסיף מספרים חליפיים.
למחיקת מספר חליפי עוברים לשורה של הפריט המבוקש בטור מספר ,ובוחרים בסעיף מחיקת
שורה מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר .אם מספר חליפי הוגדר כחליפי ראשי מבין המספרים
החליפיים של הפריט לחשבון לא ניתן למחוק אותו .בחלון סדר חליפיים שיפתח יש להגדיר
מספר חליפי ראשי אחר.
33
העתקה מפריט אחר
באמצעות החלון הנוכחי מעתיקים מספרים חליפיים מפריט אחד לפריט אחר.
חיפוש חליפיים
החלון הנוכחי נפתח לאחר שבוחרים (בחשבונית או במסמך אחר) בסעיף חיפוש חליפיים.
באמצעות חלון זה ניתן לחפש איזה מפתח פריט בעסק שלך מתאים למספר חליפי של לקוח (או של
ספק) מסוים.
בחלק העליון של המסך רושמים את מפתח החשבון (של הלקוח או של הספק) ,או את הפריט או
את המספר החליפי ובוחרים בכפתור חיפוש .תוצאות החיפוש מוצגות בחלקו התחתון של החלון.
כדי לצפות בנתונים נוספים על החשבון ,או על הפריט ,עוברים לטור המתאים (טור חשבון או טור
פריט) ובוחרים כרטיס חשבון /כרטסת חשבון או כרטיס פריט /כרטסת פריט (מתוך
תפריט הלחצן הימני של העכבר).
34
פרק :4עדכון מחירים
בכל עת ניתן להעלות או להוריד מחירים של קבוצת פריטים ב %-או בסכום מסוים.
בוחרים בסעיף עדכון מחירים מתוך תפריט פריטים.
חתך פריטים :חתך הפריטים בהם יעודכנו המחירים.
העדכון המבוקש :בסעיף זה קובעים האם תתבצע העלאת מחירים או הורדת מחירים ,ומהו אחוז
השינוי /הסכום /המכפלה של המחיר.
מחיר בסיס :מהו מחיר הבסיס לפיו יחושב השינוי.
בבחירת מחירון מרשימת מחירונים נוספים ניתן להגביל למחירון במטבע מסוים ומתאריך
מסויים.
מחירון שיעודכן :באיזה מחירון לעדכן את המחיר החדש.
תאריך למחירון החדש :התאריך שבו המחיר החדש יהיה בתוקף .חשבשבת שומרת היסטוריה
של עדכוני המחירים ,וניתן להפיק דוח שמפרט איזה מחיר היה בתוקף בכל תאריך.
מטבע למחירון החדש :האפשרויות בסעיף זה הן תמיד מטבע ממחיר הבסיס או אם יש,
להשאיר את מטבע המחירון הקיים.
עיגול סכומים :האם לעגל את הסכומים המתקבלים כתוצאה מהעדכון.
לא לדרוס מחירים קיימים במחיר אפס :לפעמים תוצאת עדכון מחירון מסוים היא אפס.
מסמנים סעיף זה כדי שהתוכנה לא תדרוס מחיר קיים כאשר המחיר החדש הוא אפס.
35
עדכון עם דוח מקדים :בוחרים בכפתור זה כאשר מעוניינים שחשבשבת תציג דוח של המחירים
הצפויים להתעדכן לפני שהתוכנה מעדכנת את המחירים בקבצים.
הדוח כולל את כל הפריטים שהמחיר שלהם עומד להיות מעודכן.
בשלב זה ניתן עדיין לשנות את המחירים שיעודכנו.
הדרכים לשינוי:
ניתן לשנות את המחיר עצמו ואת המטבע בטורים המחיר שיעודכן ו-מטבע.
ניתן לשנות את המטבע בכל השורות באמצעות בחירה בכפתור שינוי מטבע.
ניתן למחוק שורה באמצעות הסעיף מחיקת שורה בתפריט הלחצן הימני של העכבר בטור פריט.
כדי להפעיל את עדכון המחירים בוחרים בכפתור המשך.
כדי לחזור למסך הקודם (מבלי לעדכן את המחירים) בוחרים בכפתור ביטול.
36
פרק :5מחיקת היסטורית מחירים
במסך זה ניתן למחוק היסטוריה של מחירים רגילים או מחירים מיוחדים של כל הפריטים עד
לתאריך שהמשתמש בוחר בפעולה אחת .פעולה זו מומלצת על מנת לזרז את פעולת המחשב.
מחיר אחרון או מחיר יחיד לא ימחק גם אם נמצא בטווח שנקבע למחיקה.
במחיקת היסטוריה לא ניתן למחוק מחירים במחירון מסוים.
37
38
פרק :6פריטים חליפיים
פריט חליפי הוא פריט אשר אפשר להשתמש בו כתחליף לפריט אחר .לדוגמה :נגדים של יצרנים
שונים יכולים להוות תחליף זה לזה .האינפורמציה על פריטים חליפיים רלוונטית ,כאשר לקוח
מזמין פריט ,הנמצא בחוסר (ואז אפשר להציע ללקוח פריט חליפי) ,או בעת תכנון יצור כאשר יש
מחסור באחד הבנים (ואז אפשר להחליף את הבן החסר בפריט חליפי).
הערה :יש להבחין בין פריטים חליפיים לבין מספרים חליפיים .מספרים חליפיים הם
מספרים קטלוגיים שבשימוש לקוח או ספק כלשהו.
במסך הנוכחי פותחים רשומות חדשות של פריטים חליפיים או מעדכנים רשומות קודמות .לפתיחת
פריט חליפי חדש בוחרים בכפתור חדש (בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך) .למחיקת
רשומה שנפתחה בעבר ,מקישים את מפתח הפריט ,ולאחר מכן בוחרים בכפתור מחיקה (בשורת
הכפתורים בחלקו העליון של המסך).
במסך זה התוכנה מציגה בכל פעם שני פריטים בלבד – הפריט שרושמים לו פריט חליפי ,והפריט
החליפי .כאשר לפריט מסוים רושמים מספר פריטים חליפיים ,ומעוניינים לראות על המסך את כל
הרשימה יש לבחור בכפתור :עדכון מרוכז לפריט.
פריט :מפתח הפריט אשר לו מייחסים פריט חליפי .חשבשבת תציג מתחת למפתח את שם הפריט.
פריט חליפי :מפתח הפריט החליפי לפריט שהוגדר בסעיף הקודם.
ניתן לרשום מספר פריטים חליפיים לאותו פריט .כדי לרשום פריט חליפי נוסף ,יש לבחור שוב
בכפתור חדש ,ולרשום רשומה חדשה שכוללת הן את הפריט והן את הפריט החליפי.
עדיפות :כאמור ,לכל פריט ניתן להגדיר מספר פריטים חליפיים .חשבשבת תציג את רשימת
הפריטים החליפיים על פי העדיפות שהוגדרה להם בחלון זה -1 .עדיפות גבוהה – 2 ,העדיפות
הבאה וכו'.
39
עדכון מרוכז לפריט
החלון הנוכחי נפתח לאחר שבוחרים בכפתור עדכון מרוכז לפריט.
בחלון זה חשבשבת מפרטת את כל הפריטים החליפיים שהוגדרו לפריט (בשורה הראשונה).
ברשימה זו ניתן למחוק ,לעדכן ולהוסיף פריטים חליפיים.
למחיקת פריט חליפי עוברים לשורה של הפריט המבוקש לטור מספר ,ובוחרים בסעיף מחיקת
שורה מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
העתקה מפריט אחר :באמצעות סעיף זה אפשר להעתיק את הפריטים החליפיים מפריט אחר (לו
הוגדרו כבר פריטים חליפיים) .אם בפריט אליו מעתיקים קיימות רשומות קודמות הן תמחקנה בעת
ההעתקה.
העתקה מפריט אחר
חלון זה נפתח לאחר שבחלון הקודם בחרת בסעיף העתקה מפריט אחר.
מאיזה פריט להעתיק :הפריט ממנו מעתיקים את רשימת הפריטים החליפיים.
לאיזה פריט להעתיק :הפריט אליו מעתיקים את רשימת הפריטים החליפיים.
40
פרק :7עצי מוצר
חשבשבת מאפשרת לייצר ולשווק לפי עצי מוצר .עץ המוצר מציין מה הם מרכיבי הפריט .לדוגמה:
זוג אופניים מורכב מהחלקים הבאים 2 :גלגלים ,שלדה ,כידון וכד' .זוג האופניים הוא פריט האב
ואילו החלקים הם הבנים .עץ המוצר יכול לכלול מספר רמות .הגלגל הוא בן של זוג האופניים ,אך
הוא גם אב של החלקים הבאים :חישוק וצמיג .עץ המוצר של זוג אופניים כולל אם כן שתי רמות.
ברמה הראשונה מורכב זוג האופניים מהגלגלים (וחלקים נוספים) ,וברמה השנייה כל גלגל מורכב
מחישוק וצמיג.
לפני שמגדירים עץ מוצר פותחים כרטיסים לפריטים המרכיבים את העץ (אבות ובנים) .הגדרת עצי
מוצר נעשית במסך הנוכחי.
סוגי עצי מוצר
חשבשבת מאפשרת להגדיר 4סוגים של עצי מוצר:
עץ ייצור :עץ זה מתאים למפעלים יצרניים .עץ הייצור מופעל בעת הפקת דוח ייצור -האב
(המוצר המוגמר) מתווסף למלאי ,ואילו הבנים (חומרי הגלם) יורדים מהמלאי.
עץ הרכבה :עץ זה מתאים לעסקים שמוכרים ערכות המורכבות ממספר פריטים (לדוגמה :מערכות
סטריאו שונות המורכבות משילובים שונים של רמקולים ומגברים) .עץ זה מעדכן את המלאי בעת
הפקת מסמכי השיווק והרכש .בעת הפקת החשבונית ,רושמים את פריט האב( ,מערכת סטריאו א'),
אך עדכון המלאי נעשה ברמת הבנים ,שהם מרכיבי המערכת (המגבר ,הרמקולים וכד') .כאשר
משתמשים בעץ זה נחסך הצורך להפיק דוח ייצור.
עץ חשבונית :עץ זה חוסך עבודת הקלדה בעת הפקת חשבוניות ומסמכים אחרים .כאשר מקישים
פריט המוגדר כעץ חשבונית ,התוכנה מפרטת על המסך את הבנים .עדכון המלאי הוא ברמת הבנים.
לדוגמה :רושמים בחשבונית את הפריט מערכת מחשב ב' והתוכנה מפרטת בשורות הפריטים את
המרכיבים של המערכת (מסך ,מעבד ,זיכרון וכד') .ניהול המלאי הוא לגבי הבנים בלבד.
עץ תמחיר :עץ זה אינו מעדכן את המלאי .הוא מיועד לצורכי תמחיר בלבד .המחיר של האב נקבע
על פי מחירי הבנים .בכל פעם שחל שינוי במחירי הבנים ,ניתן לעדכן את מחיר האב.
41
כמות :הכמות של האב .בדרך כלל הכמות של האב היא יחידה אחת ,אולם יש מקרים בהם כדאי
לרשום כמות שונה .לדוגמה :בעת ייצור תמרוקים ,יחידת הייצור עשויה להיות 100גרם ,כי אחדים
מהמרכיבים הם פחות מגרם אחד ב 100 -גרם של המוצר הסופי.
בחלקו העליון של המסך רושמים את פרטי האב ,ובחלק התחתון רושמים את פרטי הבנים.
כדי להגדיר עץ מוצר חדש בוחרים בכפתור חדש (בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך).
כדי לדפדף בעצי מוצר שהוגדרו בעבר ,רושמים את מפתח הפריט של האב או לוחצים על החצים
שמעל מפתח האב.
מפתח אב :מפתח הפריט של האב (בדוגמה שלעיל :מפתח הפריט של זוג אופניים או גלגל).
סוג העץ :כאמור ,חשבשבת מבחינה בין ארבעה סוגים של עצי מוצר .בסעיף זה בוחרים את סוג
העץ.
רשימת הבנים
בחלק התחתון של המסך רושמים את הבנים מהם מורכב האב:
פריט :מפתח הפריט של הבן .בדוגמה של האופניים רושמים בסעיף זה את הבנים :שלדה ,גלגל,
וכו' .חשבשבת מציגה את שם הפריט.
כמות :הכמות של הבן .בדוגמה של האופניים ,אם באב רשומה הכמות ,1הכמות של הבן
"שילדה" היא ,1ואילו הכמות של הבן "גלגל" היא .2
פרטים :תוכן השדה מוצג בהוראת עבודה ובדוח ייצור .ניתן להשתמש בשדה זה למטרות שונות,
כגון ,רישום של המיקום בו יש להתקין את הפריט .שליפת אוטומטית של תוכן השדה להוראת
העבודה או דוח היצור מוגדרת במסך הגדרות חברה ◄ הגדרות מלאי.
למחיקת אחד מהבנים בעץ ,מציבים את הסמן על השורה המתאימה ,בטור מספר ,ובוחרים בסעיף
מחיקת שורה מתפריט הלחצן הימני בעכבר.
למחיקת עץ מוצר עוברים לאב המתאים (באמצעות דפדוף או חיפוש) ובוחרים בכפתור מחיקה.
לא ניתן להחליף בן בעץ שעודכן .בכדי להחליף בן מוחקים את הבן השגוי ורושמים בן חדש
במקומו.
הפעולות הנוספות כוללות את הסעיפים הבאים:
פריסת העץ – רשימת הבנים הסופיים בעץ.
שינוי סוג העץ – שינוי מעץ יצור לעץ הרכבה וכד'.
העתקת בנים – העתקת בנים מעץ מוצר אחד לעץ מוצר אחר.
חיפוש בעץ מוצר – חיפוש אבות לפי בנים.
מכונות ועובדים – עדכון המכונות והעובדים הדרושים לייצור (עבור מערכת רצפת הייצור).
החלפת פריט בכל העצים – סעיף זה מאפשר החלפה של פריט המרכיב עצים רבים ויש צורך
להחליפו (לדוגמה :פריט חדש המחליף פריט שאינו מיוצר יותר).
שחזור קובץ עצים – מפעילים את שחזור קובץ העצים כאשר יש חשש כי הקובץ נפגם.
42
פריסת העץ
חלון זה מפרט את כל הבנים המרכיבים את העץ .פעולה זו נקראת "פריסת העץ" .כאשר הבנים הם
אבות בעצים אחרים ,הפריסה כוללת את הבנים הסופיים בלבד ללא אבות ביניים.
מפתח בן /שם פריט :מפתח הפריט ושם הפריט של הבן.
כמות :הכמות של הבן עבור יחידה בודדת של אב סופי.
רמה :באיזו רמה בעץ המוצר נמצא הבן .בדוגמת האופניים הגלגל הוא בן ברמה ( 1בן ישיר) בעוד
שהצמיג (שהוא בן של הגלגל) הוא ברמה .2
שם אב ישיר :שם האב של אותו בן מסוים .בדוגמת האופניים האב הישיר של השלדה הוא זוג
האופניים בעוד שהאב הישיר של הצמיג הוא גלגל.
שינוי סוג עץ
בחלון זה משנים את סוג העץ מהסוג הנוכחי לאחד מסוגי העץ האחרים.
אם משנים את סוג העץ לעץ הרכבה או לעץ חשבונית ,ואם לפני השינוי העץ כלל פריטים שמנהלים
לגביהם אצווה ,תאריך פג-תוקף וכד' ,פריטים אלה יימחקו מהעץ( .כמובן ,חשבשבת תציג הודעת
אזהרה לפני המחיקה).
העתקת בנים
ניתן להעתיק בנים מעץ מוצר אחר לעץ מוצר נוכחי .במסגרת ההעתקה יימחקו הבנים הקיימים
בעץ .בחלון זה רושמים את מפתח הפריט של האב של העץ ממנו מעוניינים להעתיק את הבנים.
פעולה זו שימושית כאשר פותחים מספר עצי מוצר בעלי בנים דומים.
43
עץ חשבונית ועץ הרכבה לא יכולים לכלול בנים שהם פריטים מיוחדים (כגון :פריט איתור ,פריט
מטריצה וכד') ,ובעץ ייצור ניתן לכלול בנים שהם פריטים מיוחדים רק אם האב אף הוא פריט מיוחד
מאותו סוג ,ולכן ,בהעתקה מעץ אחר שיש בו פריטים מיוחדים ,פריטים אלו לא יועתקו.
חיפוש בעץ מוצר (היכן הפריט בשימוש?)
באמצעות סעיף זה ניתן למצוא לאיזה פריט אב שייך פריט בן כלשהו ( .)Where usedרושמים
את מפתח הפריט של הבן ובוחרים בכפתור חיפוש .חשבשבת תציג את רשימת האבות ,שהעצים
שלהם כוללים את הבן הנידון.
סוג חיפוש :ניתן לבחור בין שני אופני החיפוש הבאים:
עד רמה אחרונה :החיפוש יתקיים בכל רמות העץ ,כלומר התוכנה תציג את כל עצי המוצר
שהפריט הנידון (שנרשם בשורה העליונה במסך) מופיע בהם ברמה כלשהי בעץ.
אבות ישירים בלבד :החיפוש יוגבל לרמה אחת ,כלומר ,התוכנה תציג רק אבות ישירים (של הבן
שנרשם בשורה העליונה).
בחלקו התחתון של החלון ,חשבשבת מפרטת את עצי המוצר ,שהבן (שנרשם בשורה העליונה)
נמצא בהם .כאשר העץ כולל מספר רמות ,התוכנה מפרטת את השדות הבאים:
אב ישיר – האב הישיר של הפריט הנידון.
אב סופי – האב העליון של העץ.
רמה – הרמה בעץ ,שבה נמצא הפריט הנידון (הבן).
כמות לאב סופי – הכמות של הבן יחסית לאב העליון.
סוג העץ – עץ ייצור ,הרכבה ,וכד'.
44
מכונות ועובדים בייצור
כאשר מסמנים עץ כלשהו כעץ ייצור ,חשבשבת פותחת את החלון הנוכחי ,בו ניתן לרשום נתונים
על העבודה ברצפת הייצור .אין חובה למלא חלון זה.
מכונות
בסעיף זה בוחרים את מכונות הייצור באמצעותן ניתן לייצר את המוצר .המכונות עצמן נרשמות
במסכים של קליטת מספרים טבועים (שם ניתן לרשום רכוש כמכונת יצור) .לגבי כל מכונה ממלאים
את הנתונים הבאים:
מכונה :בסעיף זה בוחרים את המכונה מרשימת המכונות כאמור ,רשימה זו כוללת את כל הפריטים
בעלי מספר טבוע שהוגדרו כמכונות ייצור (בעת קליטת חשבוניות רכש).
פריט :מפתח הפריט של מכונת הייצור (לדוגמה :מכונת תפירה).
זמן כינון :משך הזמן הדרוש להכנת המכונה לייצור ( .)Set-up timeזמן הכינון נלקח בחשבון
בעת תכנון מועדי הייצור.
תפוקה לשעה :כמה יחידות מיוצרות בשעת עבודה של המכונה (לאחר זמן הכינון) .גם נתון זה
נלקח בחשבון בעת תכנון מועדי הייצור.
עובדים
בסעיף זה רושמים את העובדים הדרושים לייצור .העובדים עצמם נרשמים במערכת ניהול
משאבי אנוש .לגבי כל עובד ממלאים את הנתונים.
כאמור ,נתונים אלה רלוונטיים לתכנון הייצור .כאשר מתכננים ייצור של פריט מסוים ,חשבשבת
מאפשרת להקצות מכונות ועובדים .התוכנה בודקת אילו מכונות ואילו עובדים פנויים לייצור ,ומתי.
העתקה מעץ אחר :בוחרים בכפתור זה כדי להעתיק מכונות או עובדים מעץ ייצור אחר.
45
מכונות זהות :סעיף זה רלוונטי כאשר במפעל קיימות מכונות זהות (לדוגמה :מספר מכונות
תפירה מאותו סוג) ,ומכונות אלו נרשמו בחשבשבת תחת אותו מפתח פריט .באמצעות הסעיף
הנוכחי ניתן להוסיף את כל קבוצת המכונות הזהות.
מכונות זהות
החלון הנוכחי נפתח לאחר שבוחרים בסעיף מכונות זהות .סעיף זה רלוונטי כאשר במפעל קיימות
מכונות זהות (לדוגמה :מספר מכונות תפירה מאותו סוג) ,ומכונות אלו נרשמו בחשבשבת תחת
אותו מפתח פריט .באמצעות הסעיף הנוכחי ניתן להוסיף את כל קבוצת המכונות הזהות.
בחלון הנוכחי רושמים את מפתח הפריט של המכונה (לדוגמה :מכונת תפירה).
בחלון הבא חשבשבת תציג את כל המכונות מאותו סוג (כל מכונות התפירה).
הוספת מכונות
בחלון זה חשבשבת מפרטת את כל המכונות (שמפתח הפריט שלהן נקבע בחלון הקודם).
יש לעדכן את זמן הכינון ואת התפוקה לשעה.
לאחר מכן ,ניתן לבחור בכפתור כל המכונות כדי להוסיף את כל המכונות לרשימת המכונות
שבאמצעותן ניתן לייצר את הפריט ,או לבחור במכונות מסוימות .הבחירה במכונה מסוימת נעשית
באמצעות הקלקה כפולה ( )double clickבשורה של מכונה זו.
46
החלפת פריט בכל העצים
סעיף זה מיועד למקרה בו יש צורך בהחלפת פריט אחד בפריט אחר בכל העצים.
רושמים את מפתח הפריט המוחלף ומפתח הפריט החדש ובוחרים המשך.
שחזור קובץ עצים
מפעילים את שחזור קובץ העצים כאשר יש חשש כי הקובץ נפגם.
47
48
פרק :8עדכון מחירים בעץ מוצר
חשבשבת מאפשרת לעדכן את מחירי האבות ע"פ מחירי הבנים .עדכון זה רלוונטי בשני מקרים:
בעת קביעת מחיר מכירה ,ניתן לקבוע את המחיר לפי מחירי הבנים.
בעת קביעת מחירי עלות :כאשר מפיקים דוח ייצור ,התוכנה מכניסה למלאי את האבות (המוצרים
שהעסק מייצר) .כניסות אלו נלקחות בחשבון בעת חישוב עלות המלאי (שנכנס למאזן ולדוח רווח
והפסד) .לכן ,יש צורך לחשב את עלות המוצרים בצורה מדויקת ככל האפשר .בחשבשבת ניתן
לקבוע את מחיר עלות הייצור באופן מדויק בדרך הבאה :שולפים את מחיר חומרי הגלם לפי המחיר
שנקבע בדוח חישוב ערך מלאי האחרון( .מחיר ערך המלאי נשתל ברשומת הפריט כאשר מסמנים
את סעיף עדכון קובץ הפריטים בעת הפקת דוח חישוב ערך מלאי) ,ומוסיפים לחומרי הגלם
סכום או אחוז מסוים בגין העבודה והתקורה.
כדי לעדכן את המחירים ממלאים את הנתונים בלשוניות של המסך הנוכחי .בסיום בוחרים בכפתור
עדכון כל העצים ,אם מעוניינים לעדכן את מחירי כל העצים שהוגבלו בחתך ,או בסעיפים עדכון
עם אישור כל עץ או עדכון עם הצגת רשימה אם מעוניינים לאשר את העדכון.
חתך אבות לעדכון
בלשונית זו קובעים –
סוג העץ לעדכון :באיזה עצים יעודכן המחיר.
חתך אבות לעדכון :חתך הפריטים שהם אבות בעץ מוצר ,שהמחיר שלהם יעודכן .מומלץ לכלול
בעדכון את כל האבות (כלומר ,לא להגביל את חתך האבות) ,כדי שהתוכנה תחשב כהלכה את
המחיר במקרים בהם אבות מסוימים הם בנים של אבות אחרים( .התוכנה מעדכנת את האבות לפי
סדר הרמות בעץ).
מחירי הבנים
בלשונית זו קובעים מהיכן ישלפו מחירי הבנים המשמשים לקביעת מחיר האב .שליפת מחיר הבנים
יכולה להתבצע מהמחירונים הבאים :מחיר חישוב ערך מלאי (כאמור ,כאשר מחשבים מחיר עלות
מומלץ לבחור באפשרות זו משיקולים חשבונאיים) ,מחיר קניה אחרון ,מחיר יבוא מועמס או מכל
אחד מהמחירונים הנוספים המוגדרים לפריט.
שליפת מחיר בנים שהם אבות… :אב ביניים הוא פריט המהווה אב בעץ אחד ובן בעץ אחר.
לדוגמה :זוג אופניים מורכב מהבנים :שילדה ,גלגל ,וכד' ,והגלגל הוא אב של חישוק וצמיג .הגלגל
הוא אפוא עץ ביניים .לגבי פריט זה יש להחליט ,האם מחירו יהיה על פי מחיר העלות שנקבע בדוח
חישוב ערך מלאי ,או לפי שליפה ממחירון מסוים ,או לפי מחיר קניה אחרון או לפי מחיר
תמחיר ייצור (אם העדכון מתבצע על עצי ייצור) כפי שנקבע בדוח עדכון מחיר עץ מוצר קודם.
אם תאריך חישוב ערך מלאי האחרון… :כאמור ,ניתן להתבסס לחישוב המחיר על מחיר ערך
המלאי .כאשר מסמנים סעיף זה ,חשבשבת מאפשרת לבדוק באיזה תאריך התבצע עדכון ערך
49
המלאי לפריט .כאשר לפריט לא חושב ערך מלאי מאז התאריך שנקבע בסעיף זה (כלומר ,יש חשש
שערך המלאי לא מעודכן) ,חשבשבת תתריע או תפסיק את העדכון בהתאם לבחירה בסעיף זה.
אם יש פריטים שמחירם אפס ,האם :בסעיף זה קובעים כיצד לנהוג כאשר מחיר הפריט הוא
אפס .האפשרויות הן :להתעלם ,להתריע או להפסיק את העדכון.
סכומי מט"ח יש לחשב לפי :כאמור ,מחיר הבנים נשלפים מאחד המחירונים .המחירון עשוי
להיות במט"ח ,ובאחדים מהמחירונים המחיר קשור לתאריך (לדוגמה :מחיר קניה אחרון) בסעיף
הנוכחי קובעים האם במחירי מט"ח שקשורים לתאריך השער יישלף לפי התאריך הנוכחי או לפי
התאריך במחירון.
חישוב המחיר החדש
בלשונית זו קובעים איזה סכום יש להוסיף למחיר הבנים (לדוגמה :הסכום שיש להוסיף בגין
עלויות היצור והתקורה).
העלאת המחיר ע"י :בסעיף זה בוחרים האם להעלות את המחיר (של כל הבנים יחד) באחוז
קבוע או בסכום קבוע.
סכום /אחוז קבוע לכל העצים :בסעיף זה רושמים את האחוז או הסכום בהמשך לסעיף הקודם.
שליפת הסכום /האחוז משדה סכום נוסף :ניתן לשלוף את הסכום או האחוז מאחד השדות
של הסכומים הנוספים ברשומת הפריט.
עדכון תוצאות חישוב
בלשונית זו קובעים היכן תעודכן תוצאת חישוב מחיר האב .המחיר המחושב יכול להישתל באחד
המחירונים הנוספים או ב -שדה תמחיר עץ ייצור ברשומת הפריט.
אם התוצאה אפס ,לא לעדכן :המחיר המחושב לא יעודכן ,אם המחיר הוא אפס.
עיגול מחירים :המחיר המחושב יעוגל .בהמשך ייפתח חלון נוסף שבו בוחרים את שיטת העיגול.
לסיום בוחרים ב:
עדכון עם הצגת רשימה – תוצג רשימת העצים והמחיר החדש שיעודכן.
עדכון עם אישור כל עץ -התוכנה תציג כל עץ ותפרט לגביו את מחירי הבנים (חומרי הגלם) ואת
מחירו הצפוי של האב.
ניתן לתקן את הסכום או את ה % -שמוסיפים למחירי הבנים( .סוג התוספת % -או סכום קבוע –
נקבע במסך הקודם).
כדי לעבור לעץ הבא בוחרים בכפתור אישור.
לביטול עדכון מחיר העץ בוחרים בכפתור ביטול.
עדכון כל העצים – עדכון העצים ללא דוח מקדים.
50
פרק :9העתקת מחירים מאב מטריצה לבנים
מסך זה נועד לעדכון מחירי הבנים של אב מטריצה .המחיר החדש שיירשם ברשומת הבנים יהיה
זהה לזה של אב המטריצה.
חתך פריטי אבות מטריצה :בוחרים את חתך האבות .התוכנה תעדכן את המחירי הבנים של
אבות אלה.
מחיר בסיס :המחיר ברשומת אב המטריצה לפיו יעודכנו הבנים.
המחירון שיעודכן :המחירון בו יירשם המחיר החדש ברשומות הבנים.
עדכון עם דוח מקדים :הצגת דוח מקדים של הפריטים שיעודכנו על המסך .ניתן למחוק שורת בן
מהדוח על ידי בחירה בסעיף מחיקת שורה מתפריט הלחצן הימני בעכבר בטור מפתח פריט.
עדכון ללא דוח :הפעלת עדכון רשומות הבנים ללא צפייה בדוח מקדים.
51
52
פרק :10מגוונים
רשתות שיווק (ועסקים אחרים) עשויים להכתיב מגוון פריטים ,שרק אותם מותר למכור לסניף
מסוים .לדוגמה ,לסניף מספר ,1מותר למכור את הפריטים א' ,ב' ו -ג' בלבד ,ואילו לסניף מספר 2
מותר למכור את הפריטים א' ,ג' ו-ד' בלבד .כל קבוצת פריטים כזו נקראת מגוון פריטים ,וכאמור,
יש לייחס מגוון ללקוח (סניף) .בעת העברת תעודות למסופון (באמצעותו מפיקים תעודות משלוח
לסניפים) התוכנה בודקת שהמכירה ללקוח תכלול רק פריטים ששייכים למגוון שלו.
שמות מגוונים
במסך זה קובעים שמות של קבוצות הפריטים (לדוגמה :מגוון פריטים יוקרתיים).
עדכון רשימת הפריטים במגוון – בוחרים בכפתור זה בכדי לעדכן את רשימת הפריטים
הנכללים במגוון.
רשימת פריטים במגוון
שם מגוון :בוחרים את המגוון (לפי השמות שנקבעו בסעיף הקודם).
פריט :בטור זה רושמים את הפריטים הכלולים במגוון.
כדי להסיר פריט מרשימת הפריטים במגוון ,בוחרים בסעיף מחיקת שורה מתוך תפריט הלחצן
הימני בעכבר בטור מספר.
הוספת/הסרת קבוצת פריטים :כדי להוסיף או להסיר קבוצה של פריטים מרשימת הפריטים
במגוון ,אין צורך לרשום את כל הפריטים אחד אחר השני ,אלא ניתן להגדיר את הקבוצה
53
(באמצעות השדות מפתח פריט ,קוד מיון וחתך) ,ולאחר שממלאים שדות אלה בוחרים בכפתור
הוספת פריטים /הסרת פריטים.
ניתן לבחור בכפתור תצוגה מקדימה כדי לצפות ברשימת הפריטים שנקבעו בחתך.
חשבשבת תפתח את חלון רשימת פריטים בחתך.
במסך זה ניתן להסיר פריט מהרשימה על ידי בחירת סעיף מחיקת שורה מתוך תפריט הלחצן
הימני בעכבר בטור פריט.
לאחר שמוודאים שהרשימה נכונה בוחרים בכפתור הוספה /הסרה ,על מנת להוסיף או להסיר את
הפריטים שבחתך לרשימת הפריטים של המגוון.
54
פרק :11מחולל מסמכים
החשבוניות ,הצעות המחיר ,ההזמנות ,הדוחות שנשלחים ללקוחות והמסמכים האחרים הם כרטיס
הביקור של העסק ,ולכן ,יש חשיבות רבה לאופן שבו הם מודפסים .חשבשבת מאפשרת להגדיר
באופן מפורט את העיצוב של כל אחד מהמסמכים .כמו כן ניתן להתאים עיצוב מיוחד לכל לקוח
(חשבונית בעיצוב אחד ללקוח א' ,חשבונית בעיצוב אחר ללקוח ב' וכו').
לתכנון פורמט הדפסה בוחרים בתפריט מסמכים בסעיף מחולל מסמכים .חשבשבת תפתח את
התפריט הבא:
מסמכי שיווק :עיצוב של מסמכי השיווק והרכש – חשבונית מס ,תעודת משלוח ,הזמנה ,הצעת
מחיר ,חשבון ייצוא ,הזמנת ייבוא וכד'.יש לבחור בפורמט עברי ,אנגלי ,תלוש או תלוש אנגלי
(שני האחרונים מיועדים למשתמשי קופה רושמת) .כאשר בוחרים בסעיף מסמכי שיווק ,חשבשבת
פותחת חלון נוסף שבו בוחרים בין קבוצות המסמכים הבאות :חשבונית מס ,תעודת משלוח,
הזמנות -הצעות מחיר ,כללי .בחירה זו קובעת אילו שדות חובה לכלול בפורמט .ראה הסברים
בהמשך.
מסמכים נוספים :עיצוב של המסמכים הבאים :מסמכי מטריצה ,Packing List ,עלויות
שחרור ,תיקי יבוא ,קבלה ,ריכוז מסמכים ,חשבונית על בסיס חוזה ,חשבונית בגין חיוב שעות,
כרטיס עבודה ,פקודות יומן ועוד.
לוגו :עיצוב הלוגו של המסמכים
דוגמאות :דוגמאות של עיצובים .מומלץ להשתמש בדוגמאות אלו כבסיס לתכנון עיצוב חדש.
לוגו
ניתן להגדיר לוגו עליון למסמך (לדוגמה :שם חברה ,כתובת ,עוסק מורשה וכד') ולוגו תחתון
(לדוגמה :הודעות ללקוחות ,פרסומים וכד') .לאחר שבוחרים בסעיף לוגו יש לבחור את השפה.
55
לוגו עברי משמש למסמכים בארץ :תעודות משלוח חשבוניות וכד' .לוגו אנגלי משמש להדפסת
מסמכים המיועדים לחו"ל :חן יצוא הזמנת יבוא וכד' .לאחר בחירת השפה עוברים למסך הבא:
כברירת המחדל חשבשבת מדפיסה בראש כל מסמך את שם החברה ואת כתובתה .ניתן להוסיף
טקסט כלשהו או תמונה .כדי להוסיף שורות ללוגו העליון יש להציב את הסמן על קו הלוגו הכחול
ולגרור אותו כלפי מטה.
אותה שיטת עבודה חלה לגבי הלוגו התחתון :כברירת מחדל אין נתונים בלוגו התחתון .אם רוצים
להוסיף טקסט כלשהו או תמונה בחלק זה של המסמך ,יש לגרור את קו הלוגו התחתון כלפי מעלה.
לאחר שקובעים את גבולות הלוגו מציבים את הסמן במקום בו מעוניינים להוסיף טקסט ,לוחצים
על הלחצן הימני של העכבר ,ומתוך התפריט בוחרים בסעיף הוסף שדה .האפשרויות הן:
שדה כותרת :כותר לשדה או טקסט כללי .לדוגמה :מספר עוסק מורשה.
(בהמשך יש לבחור הוספת שדה מספר עוסק מורשה מהנתונים בקובץ פרטי חברה).
הוסף שדה מקובץ פרטי חברה :נתון שנמצא בקובץ פרטי החברה באחד השדות הבאים:
כתובת החברה ,כתובת החברה בלועזית (עבור מסמכי יצוא ויבוא) ,מספר עוסק מורשה ,מספר תיק
ניכויים ,שם חברה ,שם חברה לועזי ,שם חברה מקוצר ,כתובת אתר האינטרנט וכתובת דואר
אלקטרוני.
הוסף תמונה :באמצעות סעיף זה ניתן להדפיס לוגו שעוצב ע"י גרפיקאי ונשמר כקובץ .חשבשבת
פותחת חלון ממנו בוחרים את הקובץ .בעת הכנסת התמונה ניתן "למתוח" אותה לתוך מסגרת –
ראה הסברים להלן.
להלן דוגמה של לוגו עליון ושל לוגו תחתון שהוכנסו באמצעות תמונות:
56
הזזת שדות:
לאחר שמוסיפים שדה או תמונה ,ניתן לתקן את המיקום שלהם באופן הבא :מציבים את הסמן על
השדה (או התמונה) ,לוחצים על הלחצן השמאלי בעכבר ,וגוררים את השדה למקום הרצוי.
לחילופין ,מציבים את הסמן על השדה (או התמונה) ,לוחצים על המקש Ctrlובו זמנית מקישים על
החצים:
שימוש
הזזת השדה שמאלה
הזזת השדה ימינה
הזזת השדה מטה
הזזת השדה מעלה
מקשים
CTRL
CTRL
CTRL
CTRL
התאמת גודל השדה:
לעתים ,כאשר מוסיפים שדה או תמונה יש צורך לשנות את הגודל שלהם כדי שהם לא יוסתרו ע"י
שדות אחרים .ניתן לעשות זאת באופן הבא :מציבים את הסמן בשדה שאותו מעוניינים לשנות,
מקישים על מקש ,Ctrlוגוררים את העכבר ,כאשר החץ מונח על בסיס השדה .לחילופין מקישים
בו זמנית על מקש Shiftומקשי החצים הבאים:
שימוש…
הגדלת רוחב השדה
הקטנת רוחב השדה
הגדלת אורך השדה
הקטנת אורך השדה
מקשים
SHIFT
SHIFT
SHIFT
SHIFT
שמירת הלוגו
לאחר שהלוגו העליון והתחתון עוצבו יש לשמור את עיצוב הלוגו בשם כלשהו (בעברית או
(או :קובץ ◄ שמירה)
באנגלית) .לשמירה בוחרים בסרגל הכלים בכפתור הדיסקט:
בפעם הראשונה ששומרים את הלוגו חשבשבת תציג את החלון הבא:
לאחר מכן ניתן לשנות את שם קובץ הלוגו באמצעות סעיף :קובץ ◄ שמירה בשם.
קישור הלוגו לחברה ולמסמכים
בשלב הבא יש לקשר את הלוגו לחברה ולמסמכים שבם הוא יודפס .בוחרים קובץ ◄ הגדרות
לוגו .חשבשבת תפתח את החלון הבא:
57
בסעיף שם החברה בוחרים מתוך רשימת החברות את החברה עבורה תוכנן הלוגו .בסעיף לוגו
עברי בוחרים את קובץ הלוגו המשמש כברירת מחדל למסמכים המודפסים בעברית (חשבונית,
הזמנה וכד') ,ובסעיף לוגו אנגלי בוחרים את הלוגו המשמש כברירת מחדל למסמכים המודפסים
בלועזית (חשבון ייצוא ,הזמנת ייבוא וכד') .לעדכון בוחרים בכפתור אישור .חשבשבת תדפיס בכל
המסמכים את הלוגו שנשמר כברירת מחדל אלא אם הוגדר לוגו שונה למסמך מסוים (ראה הסברים
להלן)
דוגמאות
לפני שמתחילים לעצב את המסמך כדאי לדפדף בדוגמאות שכלולות בתוכנה כגון :תעודת
משלוח,מסמך עם מסגרת ,מסמך עם צבעים ,ריכוז שורה לפריט באותו מחיר וכו'.
בבחירת קובץ ◄ פתיחה ◄ דוגמאות .חשבשבת תציג את המסך הבא:
להצגת דוגמה מתוך רשימת הדוגמאות מציבים את הסמן על הדוגמה המתאימה ולוחצים בהקשה
כפולה על המקש השמאלי של העכבר .לחילופין מציבים את הסמן על הדוגמה המתאימה ולבחור
בכפתור אישור.
ניתן לשמור כל אחת מהדוגמאות בשם חדש ולערוך שינויים לפי הצורך.
עיצוב מסמך ללא דוגמה
כדי לתכנן מסמך שלא על פי הדוגמאות בוחרים קובץ ◄ פתיחה ◄ מסמכי שיווק מהתפריט
הראשי .לאחר מכן בוחרים את סוג המסמך עבורו ייקבע הפורמט ואם המסמך עברי (חשבונית,
הזמנה וכד') ,אנגלי (חשבון ייצוא ,הזמנת ייבוא וכד') ,תלוש (תלוש מכירה בפורמט צר של
הקופה הרושמת) או תלוש אנגלי.
לאחר בחירת סוג המסמך חשבשבת מציגה את חלון עיצוב המסמך .בחלון זה ניתן לערוך את
המסמך מחדש ולעצב אותו ע"י הוספה או מחיקה של שדות ,שינוי מיקום שדות ,קביעת פונטים,
58
הוספת הערות ועוד .אין צורך לתכנן פורמט הדפסה שונה לכל סוג מסמך .ניתן להגדיר פורמט כללי
ולהחיל אותו על כל המסמכים .יחד עם זאת יש טעם לתכנן פורמט שונה ,לדוגמה כאשר מעוניינים
שתעודת המשלוח – בניגוד לחשבונית – לא תכלול מחירים.
להלן תבנית (עיצוב) המסמך על פי ברירות המחדל.
החלק
ה עליון
של המסמך
תכנון
הטורים
החלק
התחתון
של המסמך
תוכנית פורמט ההדפסה כוללת 5מרכיבים:
לוגו עליון
החלק העליון של המסמך
תכנון הטורים (שורות הפריטים )
החלק התחתון של המסמך
לוגו תחתון
59
לוגו עליון ולוגו תחתון
ניתן לשנות את הלוגו התחתון או העליון של המסמך .השינוי נעשה לפי ההסברים שלעיל לגבי
קביעת הלוגו.
חלקו העליון של המסמך
בחלקו העליון של המסמך קובעים את העיצוב של השדות הבאים:
שם המסמך :במקום זה התוכנה מדפיסה את סוג המסמך המודפס :תעודת משלוח ,הזמנה,
חשבונית מס וכו'( .בעקבות דרישות בקרה חשבונאית ,לא ניתן לשנות את שם הממסך).
מס' :בעת הפקת המסמך חשבשבת מדפיסה את המילה מס' ,כמו בדוגמה :תעודת משלוח מס':
.10002זו ברירת המחדל .אם מעוניינים לא להדפיס המילה זו יש למחוק את הכותרת מס'.
אסמכתא :מספר המסמך כפי שנקבע על פי ספרור המסמכים.
דוגמה :בעת הפקת המסמך חשבשבת מדפיסה את המילה מקור ,העתק או טיוטה ,בהתאם
לנדרש .מילה זו תודפס במקום שבו מופיעה המילה דוגמה.
לכבוד :מילה זו מודפסת לפני שם הלקוח וכתובתו .ניתן למחוק או להחליף למילה אחרת.
פרטי חשבון :בשורות אלו חשבשבת מדפיסה את השם המלא של החשבון ,את הכתובת ואת
העיר על פי מה שנרשם במסמך .ניתן להוסיף שדות נוספים כגון :פקס ,טלפון ,כתובת E-Mail
וכו'.
שעת הפקה :השעה שבה הופק המסמך.
תאריך :תאריך הפקת המסמך (תאריך אסמכתא).
מחסן /סוכן :מספר המחסן ומספר הסוכן כפי שנרשמו במסמך.
אסמכתא :2אסמכתא 2 -מודפסת על פי הרשום בשדה אסמכתא שבפרטי המסמך.
מפתח :מפתח החשבון עבורו מופק המסמך.
מזהה :המספר המזהה של המסמך (ראה הסבר בפרק מסמכי שיווק ורכש).
שורות הפריטים
בחלק זה קובעים את הטורים שיודפסו במסמך .ברירת המחדל היא הטורים (שדות) הבאים :מפתח
פריט ,שם פריט ,כמות ,מחיר ,קוד מטבע % ,הנחה וסה"כ .ניתן להוריד או להוסיף שדות ,לשנות
את סדר הטורים ,להוסיף סיכומיי ביניים ,להוסיף תמונת הפריט ,לפצל נתוני פריט לשתי שורות
ועוד( .ראה הסברים להלן).
60
החלק התחתון של המסמך
חלק זה כולל את השדות הבאים:
תאריך תשלום :תאריך הערך של המסמך.
הערות :שורות ההערות שנרשמו בשורות ההערה בחלק התחתון של המסמך.
סה"כ לפני הנחה :סה"כ ברוטו למסמך.
%הנחה % :ההנחה וסכום ההנחה.
סה"כ לאחר :סכום לאחר ההנחה.
%מע"מ % :המע"מ וסכום המע"מ.
סה"כ :סה"כ לתשלום לאחר הנחה כולל מע"מ.
כאשר קובעים את העיצוב של חשבונית מס לא ניתן למחוק את שדות הסיכומים המודפסים
בחלק התחתון של המסמך .כאשר קובעים עיצוב של המסמך תעודת משלוח יש לכלול את טור
כמות.
עיצוב המסמך
כאמור ,ניתן לשנות את הגופן (פונט) של כל שדה ,להוסיף או למחוק שדות ,לקבוע את המיקום של
כל שדה ,ולקבוע את סדר הטורים .להלן הסברים כיצד לבצע פעולות אלה.
קביעת הגובה של כל חלק במסמך
בהמשך לקביעת השטח המוקצב להדפסת הלוגו ,ניתן לקבוע את החלוקה בין חלקו העליון של
המסמך ,שורת כותרות הפריטים ,שורות הפריטים והחלק התחתון .חלקים אלה מופרדים ע"י קווים
מפרידים (ראה תמונה לעיל) .מציבים את הסמן על קווי ההפרדה ,וגוררים את קווי ההפרדה למיקום
הרצוי.
סימון שדה
כדי למחוק או לעצב שדה (או קבוצת שדות) יש לסמן את השדה (או השדות) ,ולאחר מכן לבחור
בפעולה המתאימה .הסימון נעשה באחת הדרכים הבאות:
מציבים את הסמן על השדה הרצוי ומקישים על המקש השמאלי של העכבר .חשבשבת תסמן את
השדה שנבחר בצבע אפור.
מציבים את הסמן בנקודה כלשהי ,לוחצים על הלחצן השמאלי של העכבר ותוך כדי לחיצה ,גוררים
את הסמן (המצביע) לסימון השדה (או השדות) אותו מעונינים לבחור .בעת הגרירה חשבשבת
מציירת מסגרת מלבנית של גבולות האזור המסומן .חשבשבת תצבע כעת את שטח השדות שסומנו
באפור .בסיום הסימון משחררים את הלחיצה על העכבר.
61
סרגל הכלים
בחלקו העליון של המסך נמצא סרגל כלים .רוב הפעולות הקיימות בסרגל הכלים מחייבות סימון
שדה או קבוצת שדות .להלן הסבר קצר אודות הפעולות שמבוצעות באמצעות סרגל הכלים:
גופן וגודל אות:
ניתן לקבוע לכל שדה גופן ( )Fontוגודל אות .מסמנים את השדה לשינוי ,בוחרים בשם הגופן
ובגודל הרצוי.
בטול פעולה אחרונה /ביצוע חוזר:
שני הכפתורים הבאים משמשים כדי לבטל את הפעולה האחרונה ( )Undoאו כדי לחזור על
הפעולה האחרונה שהתבצעה.
קביעת סדר הטורים:
שני הכפתורים הבאים משמשים לקביעת סדר הטורים בשורות הפריטים .כדי לשנות מיקום של טור
מציבים את הסמן על הטור המתאים ולוחצים החץ הימני (כדי להעביר את הטור ימינה) או על החץ
השמאלי (כדי להזיז שמאלה).
לדוגמה ,כדי להזיז את מיקום ההדפסה של טור "שם הפריט" לימין ,מסמנים את שם הפריט ,וכאשר
השדה מסומן בוחרים בכפתור הזז ימינה .חשבשבת תמקם את השדה בצד ימין לפני מפתח הפריט.
מאפיינים:
מספר שימושים,
לכפתור מאפיינים
שינוי טקסט ועיצוב של שדה כותרת.
קביעת עיצוב שדה נתונים.
עדכון הלוגו.
קביעת פרמטרים לשדה סיכום.
להלן הסברים על האפשרויות השונות:
62
מאפייני שדה כותרת:
שינוי טקסט של שדה כותרת :לדוגמה ,בתכנון הטורים מופיע טור המציג את מפתח הפריט.
אם מעונינים להדפיס במקום כותרת זו את המילים "קוד פריט" ,מסמנים את הכותרת ובוחרים
בכפתור מאפיינים .חשבשבת תציג חלון ,שבו קובעים את הכותרת החדשה.
פריסת טקסט מימין לשמאל :בהוספת כותרת המכילה טקסט בעברית ובלועזית ניתן לבחור
פריסת טקסט מימין לשמאל.
צבע רקע /צבע מסגרת /צבע אותיות :סעיפים אלו מיועדים לקביעת הצבע של רקע השדה,
של התווים המודפסים בשדה ושל מסגרת השדה (כשאר השדה מוקף במסגרת) .במדפסות לייזר
ניתן להשתמש בגווני האפור במקום צבעים .דוגמה 9בסעיף דוגמאות ממחישה את השימוש בגווני
האפור.
צל /מסגרת :יש לסמן סעיף זה בכדי להדפיס השדה עם מסגרת.
זווית טקסט :באמצעות שדה זה ניתן לרשום טקסט בזוויות שונות :באלכסון ,מלמעלה למטה
ועוד .בסעיף זה יש לציין את הזוית הרצויה .לדוגמה :לכתיבת טקסט לאורך העמוד יש לקבוע זווית
של 90מעלות.
צבע ברירת מחדל :בוחרים בסעיף זה בכדי לחזור לצבעי ברירת המחדל של התוכנה .
הצמדת טקסט :ניתן לקבוע האם הטקסט יוצמד לימין ,למרכז או לשמאל .ניתן לקבוע האם
הטקסט יוצמד לחלק העליון או התחתון של השדה.
מאפייני שדה נתונים:
מסמנים את השדה (מפתח חשבון ,כמות ,מחיר ,וכד') ולאחר מכן את כפתור מאפיינים.
פריסת שדה אוטומטית :לעתים השדה אינו רחב מספיק על מנת להדפיס את כל הנתונים של
שדה (לדוגמה :שם לקוח ארוך במיוחד ,או תווים רבים בשדה הערות) .בסעיף זה קובעים כיצד
יודפסו שדות כאלה .אם לא מסמנים את הסעיף ,חשבשבת תדפיס את התווים שניתן להדפיס
לרוחבו של השדה ותקצוץ את שאר התווים .אם מסמנים את הסעיף ,ההדפסה תגלוש לשורה הבאה
(כך שבמקום שורה אחת יודפסו שתי שורות או יותר).
כיווץ שדה אוטומטי :בסעיף זה קובעים כי גובה השורה יתאים לגודל הגופן שנקבע לשדה אם
גובהו של השדה גדול מגובה הגופן.
63
שני סעיפים אלו פעילים רק לגבי שדות בחלקו העליון והתחתון של המסך( .פריסת שורה
אוטומטית של טורים מגדירים דרך תפריט עריכה◄ מראה תכנון הטורים ◄ פריסת שורות
אוטומטית).
קטגוריה :יש לבחור את קטגורית השדה.
מספר :כמה תווים יודפסו מימין לנקודה העשרונית ,האם יודפס פסיק בין אלפים ,כיצד
יודפסו מספרים שליליים ובחירת סימון מטבע (האם יצויין סימן מטבע כגון $או )₪
במקרה של ערך אפס להציג ריק :כאשר הערך בשדה הוא אפס יודפס השדה ריק.
לדוגמא :במסמך עם 5שורות פריטים רק לשניים יש אחוז הנחה .בשלושת השורות
האחרות לא יודפס אחוז ההנחה אלא ישאר ריק.
תאריך :הפורמט של שדות התאריך( .ניתן לבחור בפורמט של הגדרות המערכת).
זמן :בחירת פורמט הזמן.
תאימות לברקוד :הדפסת פורמט ברקוד כך שייקרא על ידי קורא ברקוד.
תיבת סימון :הדפסת ערך 0/1כתיבת סימון מלאה או ריקה.
המרת סכום למילים :הדפסת הסכום במילים (שימושי בהפקת שקים).
סיכום והצגת תווים :סעיף זה פעיל בשדות סיכום בלבד ומיועד לפורמט רשתות
שיווק.
צבע רקע /צבע מסגרת /צבע אותיות /צבע ברירת מחדל :ראה הסבר לעיל.
צל /מסגרת :יש לסמן סעיף זה בכדי להדפיס השדה עם צל /מסגרת.
הצמדת טקסט :ראה הסבר לעיל.
לסיום לוחצים על כפתור עדכון בכל חלונית בה השתנתה ההגדרה.
64
מאפייני שדה סיכום:
קטגוריה :חלון זה מציג את סוג השדה .השדות המוצגים בחלון מאפיינים תלויים בסוג השדה.
מספר :כמה תווים יודפסו מימין לנקודה העשרונית ,האם יודפס פסיק בין אלפים ,וכיצד
יודפסו מספרים שליליים והאם יצוין סימן מטבע ,כגון $או .₪
במקרה של ערך אפס להציג ריק :כאשר הערך בשדה מספרי הוא אפס יודפס השדה
ריק .לדוגמא :במסמך עם 5שורות פריטים רק לשניים יש אחוז הנחה .בשלושת השורות
האחרות לא יודפס אחוז ההנחה אלא ישאר ריק.
תאריך :הפורמט של שדות התאריך( .ניתן לבחור בפורמט של הגדרות המערכת) .ניתן
לבחור בפורמט עברי.
זמן :בחירת פורמט הזמן.
תאימות לברקוד :לקוחות המדפיסים קוד ברקוד במסמך ,צריכים להדליק דגל זה (בנוסף
להגדרת פונט ברקוד).
תיבת סימון :הדפסת ערך 0/1כתיבת סימון מלאה או ריקה.
המרת סכום למילים :הדפסת הסכום במילים (שימושי בהפקת שקים).
סיכום והצגת תווים :במאפייני שדה סיכום מסוג ברקוד ,מפתח חליפי ומפתח
פריט נוסף פרמטר זה ,המאפשר עיצוב חשבוניות רשת שיווק על פי דרישות רשתות
השיווק.
פריסת שורה אוטומטית :ראה הסבר לעיל.
כיווץ שדה אוטומטית :ראה הסבר לעיל.
צל /מסגרת :יש לסמן סעיף זה בכדי להדפיס השדה עם צל /מסגרת.
צבע רקע /צבע מסגרת /צבע אותיות :ראה הסבר לעיל.
צבע ברירת מחדל :בוחרים בסעיף זה בכדי לחזור לצבעי ברירת המחדל של התוכנה.
65
הצמדת טקסט :ראה הסבר לעיל.
לאחר שינוי ההגדרות יש להקיש עדכון.
מאפייני לוגו:
כאמור ,ניתן לערוך לוגו עליון ותחתון במסמך .כדי לעדכן את הלוגו מציבים את הסמן בשטח
הלוגו העליון או הלוגו התחתון ,ובוחרים בכפתור מאפיינים .חשבשבת תפתח חלון ,בו בוחרים
את הלוגו (מתוך רשימת קבצי הלוגו).
אם הלוגו הקודם היה הלוגו של ברירת המחדל ,יש לבטל את הסימון הקובע להשתמש בברירת
המחדל של החברה עבור הלוגו.
יישור לשמאל ולימין
הכפתורים הבאים מתפקדים כמו בעבד תמלילים (או גליון :)Excel
הכפתור הימני מצמיד את הנתונים לצד ימין ,הכפתור האמצעי ממרכז את הנתונים ,והכפתור
השמאלי מצמיד את הנתונים לשמאל.
קו תחתון /הדפסה נטויה /הדפסה מודגשת
גם הכפתורים הבאים מתפקדים כמו בעבד תמלילים (או גליון :)Excel
בוחרים בכפתורים אלה כדי להדפיס קו תחתון מתחת לשדה שסומן או להדפיס את השדה באופן
נטוי או באופן מודגש.
מיון שורות הפריטים
כברירת מחדל חשבשבת מדפיסה את שורות הפריטים במסמך המופק על פי סדר ההקלדה .בכדי
לשנות את סדר הדפסת השורות יש לבחור בכפתור מיון מתפריט סרגל הכלים.
66
בחלון מיון שדות יש לסמן השדות לפיהם מעונינים למיין ,ולהעבירם באמצעות החץ ימינה לטור
שדות למיון .בכדי לבטל מיון לפי שדה יש להחזירו לטור רשימת שדות בעזרת החץ שמאלה.
סדר השדות בטור שדות למיון יקבע את המיון הראשוני ,השני השלישי וכו' .בכדי למקם את
השדות בסדר הרצוי מסמנים שדה ונעזרים בחצים למעלה ולמטה.
סדר עולה /סדר יורד :ניתן למיין כל שדה בטור שדות למיון בסדר עולה או יורד .בכדי למיין
השדה בסדר עולה יש לסמן החלון שמימין לשם השדה .כאשר החלון אינו מסומן השדה ימויין
בסדר יורד .סעיף מקרא מציג את שיטת המיון שנבחרה לשדה המסומן.
הדפסת קו מפריד בסוף כל קבוצת מיון לפי שדה :בוחרים את השדה לפיו מעונינים להציג
סיכומי ביניים לפריטים .חשבשבת תחשב את סיכום הפריטים לפי קבוצת המיון ותציג אותו בשדה
סיכום אותו יש להוסיף בתכנון הטורים( .לדוגמא ,מוסיפים לתכנון הטורים את שדה "סניף"
ובוחרים טור זה בסעיף הנוכחי .בפורמט המסמך מוסיפים שדה סיכום של שדה סה"כ בתנועה.
בהדפסה יוצג סיכום ביניים לפי סניף).
הדפסת ניסיון
כאשר בוחרים בכפתור הצג לפני הדפסה
ההדפסה ,כפי שיודפס במדפסת.
כאשר בוחרים בכפתור הדפסה
,חשבשבת מציגה על המסך את פורמט
,התוכנה מדפיסה עותק דוגמה של המסך.
שמירה
לסיום בוחרים בכפתור שמירה
הראשי המהווה את ברירת המחדל).
.יש לשמור בשם מיוחד (ולא בשם של פורמט ההדפסה
67
הוספת שדה
כאמור ,המסמך כולל 3חלקים – חלק עליון (שם לקוח ,כתובת ,סוכן וכד') ,חלק אמצעי (שורות
הפריטים) וחלק תחתון (הערות ,סיכום וכד') .ניתן לקבוע אילו שדות יודפסו בכל אחד מחלקים
אלה.
כדי להוסיף שדה מציבים את הסמן במקום בו מעוניינים להכניס את השדה ,לוחצים על הלחצן
הימני של העכבר ובוחרים בסעיף הוסף שדה .חשבשבת תפתח חלון ממנו בוחרים את השדה
הרצוי .בחלק העליון של החלון כותבים את השדה לאיתור .החיפוש עובד בשיטת מכיל .על מנת
לעבור בין האפשרויות השונות העונות על התנאי משתמשים בכפתורי המשקפת מעלה ומטה
בהתאמה .הסמן יעבור רק בין השדות הרלוונטיים.
אפשרויות הבחירה משתנות לפי המיקום במסמך .לדוגמה :בחלקו העליון ובחלקו התחתון של
המסמך ניתן להוסיף שדות מרשומת כרטיס החשבון ,בעוד שבשורת הפריטים ניתן להוסיף שדות
מכרטיס הפריט ומחירי מחירון.
להלן רשימת השדות שניתן להוסיף בחלקו העליון ובחלקו התחתון של המסמך:
הוסף שדה כותרת :כל טקסט שנרשם על ידי המשתמש.
הוסף לוגו :לוגו עליון או תחתון למסמך.
הוסף שדה מקובץ חשבונות :נתונים שונים שנרשמו בכרטיסי החשבון .לדוגמה :מספר טלפון,
פקס ,יתרה ,הודעה ללקוח ,חתך וכדומה.
הוסף שדה מקובץ כותרת מסמך :נתונים שנרשמו בחלק העליון או התחתון של המסמך.
לדוגמה :אסמכתאות % ,הנחה כללית ,תאריך ,סה"כ לתשלום ,סוגי תנועה וכדומה.
הוסף שדה מקובץ אנשי קשר :נתונים שנרשמו בכרטיס החשבון בסעיף אנשי קשר.
הוסף פרטים נוספים :נתונים שנרשמו בשדות סכומים נוספים ,נתונים נוספים או תאריכים
נוספים של כרטיס החשבון.
הוסף שדה נוסחה :תוצאה של חישוב מסוים .לדוגמה :סכום ההנחה בשקלים ,מחיר כולל
מע"מ ,וכד' .להסבר נוסף ראה בהמשך.
הוסף שדה סיכום :הוספת סיכומים או חישוב סטטיסטי שיודפס בחלקו התחתון של המסמך.
לדוגמה :להדפסת המחיר הנמוך במסמך בוחרים בסעיף מינימום ובשדה מחיר .לשדה סיכום
מאפיין שדה ייחודי :סיכום והדפסת תווים.
הוסף תמונה :בחירת תמונה מתוך מחיצת הדוחות של חשבשבת (כפי שהוגדרה בהתקנה).
צרוף קובץ :קישור קבצים מסוגים שונים למסמך חשבשבת .בעת הדפסת מסמך חשבשבת ,יודפסו
גם כל הקבצים המקושרים לפורמט .להסבר נוסף ראה בהמשך.
תגית מעבר עמוד :באמצעות תגית זו ניתן לקבוע מתי חשבשבת תדלג לעמוד הבא.
לדוגמה :ניתן לסמן בעזרת תגית זו כי החלק של שורות הפריטים במסמך יודפסו תמיד בעמוד
נפרד .לשם כך מוסיפים בפורמט את התגית מעל שורות הפריטים.
68
תגית פיצול מקטעים :באמצעות תגית זו ניתן לקבוע את נקודת הפיצול אם קטע הוא ארוך מדיי
ולא יוכל להיות מודפס על גבי עמוד אחד.
לדוגמא :כברירת מחדל ,שורות הסיכום של המסמך מודפסות יחד בעמוד הראשון ,ואם לא
ניתן להדפיסן בדף הראשון יודפסו כולן יחד בדף הבא .ניתן להוסיף תגית פיצול מקטעים
בכדי לסמן לחשבשבת מיקום אחר לפיצול (לדוגמה :לאחר שורת סה"כ לפני מע"מ).
צרוף קובץ
בוחרים בסעיף בחירת קובץ ובחלון שנפתח לוחצים על כפתור בחירת קובץ .בוחרים את
המסמך הרצוי .ניתן לבחור כל סוג של קובץ( Word, Excel, PDF, Text:אחיד או ממוזג) וכו'.
יש לבחור את המדפסת שבה יודפס המסמך הממוזג .האפשריות הן:
מדפסת העתקים כפי שהוגדר בחשבשבת :הקובץ יודפס בנפרד ממסמך חשבשבת
במדפסת ההעתקים.
מדפסת אחרת :הקובץ יודפס בנפרד ממסמך חשבשבת במדפסת אחרת.
בתוך הפורמט :הקובץ המצורף יודפס כחלק ממסמך חשבשבת.
כפי שהוסבר לעיל על המסך יופיע שדה כותרת המכיל את פרטי המסמך המצורף ובו נרשם הטקסט
"."=:Mailmerge
שדה זה לא יראה בהדפסה כך שניתן למקמו בכל מקום בפורמט מלבד במקרה בו נבחרה האפשרות
בתוך הפורמט .במקרה כזה חשוב להגדיל את רוחב שדה הכותרת שנוצר למלוא רוחב פורמט
ההדפסה ,ולמקם את הכותרת בחלק בו רוצים שהקובץ יצורף (חלקו התחתון או העליון של
המסמך).
כאשר בוחרים קובץ Excelנפתח חלון הכולל את רשימת הגיליונות הקיימים במסמך .ניתן לסמן
אילו גיליונות יודפסו יחד עם מסמך חשבשבת.
ניתן לשלב כמה קבצים בפורמט חשבשבת אחד (באמצעות פעולה חוזרת של צירוף קובץ).
הסבר מפורט על יצירת קובץ דואר ממוזג בעזרת תוכנת MsWordניתן למצוא בסוף פרק זה.
69
הוספת נוסחה
כאשר בוחרים בסעיף הוסף שדה נוסחה ,חשבשבת פותחת את החלון הבא:
בצדו השמאלי של החלון מוצגת רשימת הטורים בהם ניתן להשתמש לחישוב .כאשר מעונינים
להשתמש בנוסחה בקבוע כלשהו יש לציין את ערכו בסעיף ערך.
מקשי הפעולות האריתמטיות מופיעים בצד ימין של המסך:
( ) -מקשי סוגריים
* -כפל
- /חילוק
+חיבור וחיסורהנוסחה מוצגת בחלון שבצד ימין.
דוגמה :כדי לרשום את הנוסחה של סכום ההנחה בשקלים:
בוחרים בשדה מחיר (מתוך המסגרת בצד שמאל) ולוחצים על כפתור החץ
בוחרים במקש הכפל (הכוכבית);
בוחרים בשדה %הנחה (מתוך החלון הנ"ל) ולוחצים על כפתור החץ.
;
כדי לאשר את נכונות הנוסחה בוחרים בכפתור בדיקה .אם הנוסחה חוקית ישתנה צבע כפתור
החוקיות מאדום לירוק .לסיום בוחרים בכפתור אישור.
לקביעת כותרת לטור המחושב רושמים את שם השדה בסעיף כותרת.
לביטול הפעולה האחרונה שנרשמה בוחרים בכפתור
לביטול הנוסחה שנרשמה ורישומה מחדש בוחרים בכפתור
.
לפני רישום הנוסחה מומלץ לבחור בכפתור שדות מוגדרים מראש .חשבשבת תפתח חלון ובו
רשימה של נוסחאות שכיחות .לדוגמה :סה"כ הנחה בשקלים ,סה"כ מע"מ ,סה"כ עמלה.
בחלון שדות מוגדרים מראש ניתן לבחור בסעיף מספר בקרה מכבי המיועד למשתמשים
העובדים עם מסמך רשתות שיווק בפורמט מכבי ונדרשים להוסיף את המספר בתעודות המשלוח.
הוספת שדה נוסחה אפשרית גם בשלב תכנון הטורים – הסבר להלן.
70
הוסף שדה סיכום
כאמור ניתן להוסיף שדות סיכום בחלקו התחתון של המסמך בלבד.
שדות הסיכום יכולים להיות שדות ,סכומים נוספים או מכפלה .לאחר בחירת סוג השדה חשבשבת
פותחת את החלון הבא ממנו בוחרים את השדה ואחר כך את הפעולה:
לדוגמה :להדפסת המחיר הנמוך במסמך בוחרים בסעיף מינימום ומקליקים על השדה מחיר.
תכנון טורים
תכנון הטורים נעשה ע"י הוספת שדות (ראה הסברים לעיל).
להלן השדות שניתן להוסיף שורות הפריטים .כל שדה יודפס כטור.
מספור שורות :טור שמציין את מספר השורה( .בפורמט העברי הטור מודפס בצד ימין ,ובפורמט
הלועזי -בצד שמאל).
הוסף שדה מקובץ פריטים :נתונים שונים אודות הפריט (שאינם מופיעים במסמך) .לדוגמה:
איתור ,בר-קוד ,נפח או תמונת הפריט .טור זה יודפס בשורות הפריטים.
הוסף שדה מקובץ תנועות :נתונים שנרשמו במסמך בשורות הפריטים .לדוגמה :סוכן ,מחסן,
פרטים ,אריזות .טור זה יודפס בשורות הפריטים.
הוסף פרטים נוספים :נתונים שנרשמו בשדות סכומים נוספים ,נתונים נוספים או תאריכים
נוספים של הפריט.
הוסף גורמי מכפלה :סעיף זה מיועד לפריטים המוגדרים כפריט מכפלה (לדוגמה :מוכרים
לוחות עץ לפי נפח :עובי הלוח Xרוחב הלוח Xאורך הלוח Xמספר הלוחות) .חשבשבת תפתח
חלון שבו מוצגים גורמי המכפלה שהוגדרו בחברה (ראה פרק פריטים) .בוחרים את גורמי המכפלה
שיודפסו כטורים בשורות הפריטים.
הוסף שדה מקובץ מחירונים :הוספת מחיר מחירון.
71
הוסף שדה נוסחה :ראה הסבר מפורט לעיל.
קביעת רוחב הטורים
בעת תכנון הטורים ניתן לקבוע את רוחב השדה .מציבים את הסמן על צדו השמאלי של השדה
(כאשר פורמט ההדפסה הוא עברי) .חשבשבת תשנה את צורת הסמן לחץ הבא:
כעת לוחצים על הלחצן השמאלי של העכבר ו" -מותחים" את השדה לגודל המתאים.
קביעת סדר הטורים
כאשר מוסיפים טור חדש הוא מוצג בסוף רשימת הטורים .ניתן לשנות את מיקומו באמצעות בחירת
הטור והקשה על כפתורי החצים בסרגל הכלים (ראה הסברים לעיל).
הוספת שורת המשך לשורת הפריט
ניתן להציג את נתוני הפריט במספר שורות .מסמנים השדה ובוחרים בסעיף עריכה ◄ מראה
תכנון הטורים ◄ הורדת השדה לשורה תחתונה או מקישים . Ctrl+Dn
בכדי להציג או לבטל את הצגת כותרת השדה בוחרים בסעיף עריכה ◄ מראה תכנון הטורים
◄ הסתר/הצג כותרות שורות נוספות.
ריכוז שורה לפריט באותו מחיר /קיבוץ שורות
ריכוז שורה לפריט באותו מחיר /קיבוץ שורות –בכדי לרכז לשורה אחת את כל השורות של
אותו פריט באותו מחיר בוחרים מהתפריט בסעיף עריכה ◄ ריכוז◄ ריכוז שורה לפריט
באותו מחיר או קיבוץ שורות .הסבר מפורט בהמשך.
סיכום ביניים
ניתן להוסיף סיכום ביניים בשורות הפריטים לפי קבוצת מיון.
לשם כך יש לבצע את הפעולות הבאות:
בשורות הפריטים פותחים שורת המשך.
בשורת ההמשך בוחרים :הוסף שדה ◄ הוסף שדה סיכום ◄ שדות ◄ סה"כ בתנועה.
במסך מיון (כפתור מיון בשורת הכפתורים בראש המסך) ,בשדה הוספת קו מפריד בסוף כל
קבוצת מיון לפי שדה ,בוחרים את השדה לפיו יחושב סיכום הביניים.
טורי חובה
חשבשבת בודקת שהטורים והשדות המודפסים בכל מסמך מתאימים להוראות החלות לגביו.
כאמור ,לאחר שבוחרים (במסך הראשון) לתכנן מסמכי שיווק ורכש ,נפתח חלון נוסף שבו קובעים
את סוג המסמך .האפשרויות הן :חשבונית מס ,תעודת משלוח ,הזמנות -הצעות מחיר,
כללי וחשבונית-יצוא.
להלן הדרישות לגבי כל אחד ממסמכים אלה:
72
חשבונית מס :ניתן לבטל את כל השדות בתכנון הטורים ולעצבם מחדש .לא ניתן לבטל את
השדות המודפסים בתחתית המסמך :סה"כ (לפני הנחה) ,סה"כ מע"מ וסה"כ לתשלום.
תעודת משלוח :ניתן לבטל את כל השדות למעט שדה כמות .ניתן לבטל את כל השדות
המודפסים בתחתית המסמך.
הזמנות /הצעות מחיר :ניתן לבטל את כל השדות בתכנון הטורים ואת כל השדות המודפסים
בתחתית המסמך.
חשבונית יצוא :חשבונית חו"ל ללא מע"מ .ניתן לבטל את כל השדות בתכנון הטורים ולעצבם
מחדש .לא ניתן לבטל את השדות המודפסים בתחתית המסמך :סה"כ (לפני הנחה) וסה"כ לתשלום.
כללי :ניתן לבטל את כל השדות למעט שדה כמות בתכנון הטורים .לא ניתן לבטל את השדות
המודפסים בתחתית המסמך :סה"כ לפני מע"מ ,סה"כ מע"מ וסה"כ לתשלום .בפורמט זה ניתן
להשתמש כדי לעצב את כל סוגי המסמכים.
יישור השדות
לאחר שמכניסים את השדות בחלקו העליון ובחלקו התחתון של המסמך ניתן ליישר אותם ,כך שהם
יודפסו בצורה נאותה אחד מתחת לשני.
כדי ליישר שדות מסמנים את קבוצת השדות שמעונינים ליישר על ידי לחיצה על מקש הShift -
והמקש השמאלי של העכבר ,או לחילופין ,לוחצים על המקש השמאלי של העכבר ותוך כדי
לחיצה ,גוררים את הסמן (המצביע) לסימון השדה (או השדות) אותו מעונינים לבחור .בעת הגרירה
חשבשבת מציירת מסגרת מלבנית של גבולות האזור המסומן .בוחרים את השדה שישמש כקו גבול
ליישור השדות על ידי לחיצה נוספת על הלחצן השמאלי של העכבר בשדה הרצוי .כעת בוחרים
מהתפריט הראשי עריכה ◄ יישר ובוחרים באפשרות הרצויה .דוגמה :מוסיפים לפורמט
ההדפסה את שדה פקס ,ומעוניינים ליישר שדה זה לימין בהתאם לשדה שם החשבון .מסמנים
את השדות שם חשבון ו -פקס ,לוחצים שוב על העכבר כאשר הוא ממוקם על השדה שם
חשבון.
לפני היישור שדה פקס מופיע בצד שמאל:
73
לאחר היישור השדה מוצמד לצד ימין:
רוחב /גובה זהה
באמצעות הסעיף יישר שבתפריט הראשי ניתן לקבוע רוחב או גובה זהה לכל אחד מקבוצה של
שדות מסומנים .מסמנים את השדות ובוחרים בסעיף קביעת רוחב /גובה .חשבשבת מתייחסת
אל השדה האחרון שסומן בקבוצת השדות כשדה בסיס הקובע את רוחב/גובה השדות .באופן דומה
ניתן לקבוע רווחים לרוחב ורווחים לגובה.
קווי מסגרת
ניתן להוסיף קווי מסגרת לשדות .ההוספה נעשית באמצעות סעיף :עריכה ◄ מאפיינים או
לחיצה על כפתור ה-
פורמט העמוד
כמו במעבד תמלילים ,כך גם בעת תכנון פורמט ההדפסה של מסמכים ,ניתן לקבוע את פורמט
העמוד – רוחב השוליים ,כיוון הדף וכד'.
כדי לקבוע את רוחב השוליים של הדף בוחרים קובץ ◄ הגדרות שוליים.
חשבשבת תפתח את החלון הבא:
74
בחלון זה קובעים את השוליים העליונים ,השוליים התחתונים ,השוליים הימניים והשוליים
השמאליים .קביעה זו חלה עבור המסמך שאת פורמט ההדפסה שלו מתכננים .לקביעת הגדרות אלו
כברירת מחדל עבור מסמכים שיוגדרו בהמשך ,בוחרים בכפתור לקבוע כברירת מחדל .לחזרה
לברירות המחדל של התוכנה בוחרים בכפתור ברירת המחדל של חשבשבת .לסיום בוחרים
אישור.
לקביעת כיוון הדף (הדפסה לאורך הדף או לרוחבו) בוחרים קובץ ◄ כיוון הדף .בדרך כלל נהוג
להדפיס לאורך הדף .יש מקום לבחור בהדפסה לרוחב הדף ,כאשר המסמך מכיל טורים רבים.
ברירות מחדל
מסמך פורמט ההדפסה כולל ברירות מחדל לגבי הגופנים ( .)Fontsברירות מחדל אלו נקבעות בעת
פתיחת המסמך .כדי לשנות את ברירות המחדל בוחרים קובץ ◄ ברירות מחדל .חשבשבת תפתח
את החלון שבעמוד הבא:
75
החלון כולל 3מסגרות .במסגרת העליונה קובעים את ברירות המחדל של חלקו העליון של המסמך
(שם לקוח ,כתובת ,סוכן וכד') ,במסגרת התחתונה קובעים את ברירות המחדל של חלקו התחתון
של המסמך (הערות ,סה"כ וכד') ,ובמסגרת האמצעית קובעים את ברירות המחדל של כותרת
הטורים (שם פריט ,כמות וכד') ושל הנתונים בטורים .כדי לשנות ברירות המחדל בוחרים בכפתור
בחירת הגופן נעשית כמו במעבד תמלילים (או תוכנת חלונות אחרת).
מראה תכנון הטורים
הסעיפים הבאים בתפריט עריכה◄מראה תכנון הטורים קובעים את מראה הטורים.
בחירת סוגי מסגרת – קביעת סגנון ,צבע ועובי המסגרות והקווים המפרידים בין שורות
הפריטים.
קווים מפרידים בין השורות – קו מפריד בין כל שורת פריט.
קו מתחת לכותרת – קו מפריד בין הכותרת לשורות הפריטים.
קו בסוף קטע הנתונים – קו מפריד בין שורות הפריטים לחלקו התחתון של המסמך.
פריסת שורות אוטומטית -לעתים הטור אינו מספיק רחב על מנת להדפיס את כל הנתונים של
שדה (לדוגמה :שם פריט ארוך במיוחד ,או תווים רבים בשדה פרטים בתנועות יומן) .בסעיף זה
קובעים כיצד יודפסו שדות כאלה .אם לא מסמנים את הסעיף ,חשבשבת תדפיס את התווים שניתן
להדפיס לרוחבו של השדה ותקצוץ את שאר התווים .אם מסמנים את הסעיף ,ההדפסה תגלוש
לשורה הבאה (כך שבמקום שורה אחת יודפסו שתי שורות או יותר).
הורדת/העלאת השדה לשורה תחתונה/עליונה – סעיפים אלו מאפשרים להציג שדות
בשורות הפריטים בשורת המשך.
הסתר/הצג כותרות שורות נוספות – בסעיפים אלו קובעים האם להציג או לבטל הצגת
הכותרות לשדות המוצגים בשורות ההמשך.
ריכוז
אם המסמך כולל כמה שורות שבהן יש אותו פריט ואותו מחיר ,ניתן לרכז את השורות לשורה אחת
שכוללת את הכמות הכללית בשורות הנידונות .
ריכוז שורה לפריט באותו מחיר
בוחרים עריכה◄ ריכוז◄ ריכוז שורה לפריט באותו מחיר כדי למיין את המסמכים לפי
פריטים ,ועבור כל פריט ,למיין את השורות לפי מחירים .התוכנה מסכמת את הכמות שנמכרה מכל
פריט באותו מחיר ומדפיסה במסמך שורה אחת לכל פריט (באותו מחיר) .התוכנה בודקת שכל
הנתונים בשורות זהים ,לרבות שם פריט.
קיבוץ שורות
בשונה מסעיף ריכוז שורות לפריט באותו מחיר ,שבאמצעותו מרכזים שורות שכל הנתונים
שלהן זהים ,הסעיף הנוכחי מיועד למקרים שבהם רוצים לרכז כמה שורות שאינן זהות (פרט לזהות
בפריט ובמחיר) .כיוון שהשורות אינן זהות ,יש לקבוע איזה ערך יודפס בשורת הסיכום.
לאחר שבוחרים עריכה ◄ ריכוז ◄ קיבוץ שורות ,יש לסמן את הטורים העשויים
לכלול נתונים שונים (למשל שם פריט ,סניף ,הערה נוספת וכו') ,לשם כך פותחים את מסך
מאפיינים (בעזרת כפתור מאפיינים בסרגל הכלים) ובשדה ריכוז לפי בוחרים את הערך שיוצג
76
בשורת הסיכום :סכום /ממוצע /מספר /מינימום /מקסימום ,אם השדה מספרי ,או
מינימום /מקסימום אם השדה אלפא-נומרי.
סכום -שורת הסיכום תציג את סכום הערכים בשדה מכל השורות המקובצות.
ממוצע -שורת הסיכום תציג את ממוצע הערכים בשדה מכל השורות המקובצות.
מספר –שורת הסיכום תציג את מספר השורות המקובצות.
מינימום – שורת הסיכום תציג את הערך הנמוך ביותר בשדה מבין השורות המקובצות.
מקסימום – שורת הסיכום תציג את הערך הגבוה בשדה מבין השורות המקובצות.
אם הנתונים של שורות שאמורות להיות מקובצות אינם זהים בשדה מסוים ,ואם לא נקבע לגבי
שדה זה לפי מה לרכז (כלומר ,איזה נתון יוצג בשורת הסיכום) ,חשבשבת לא תקבץ את השורות
האלה לשורה אחת.
סיכום המסמך
בוחרים עריכה◄ סיכום מסמך כדי לקבוע את מיקום שורות הסיכום בצמוד לשורות הפריטים
(נייד) או בסוף הדף (קבוע).
מראה ההדפסה
ניתן להגדיר כי במסמך מרובה דפים יופיע חלקו העליון של המסמך גם בדפי ההמשך .מסמנים
אפשרות זו בתפריט בסעיף עריכה ◄ מראה ההדפסה ◄ הדפסת החלק העליון של
המסמך בדפי המשך.
תמונת רקע
בוחרים עריכה◄ תמונת רקע כדי לבחור קובץ שיודפס כתמונת רקע בפורמט ההדפסה.
הגדרות נוספות
הצגת שורות בסכום אפס :מבטלים את הסימון על מנת שבמסמך הכולל שורות בסכום אפס
שורות אלו לא יודפסו .בתעודת משלוח הכוללת שורות בסכום אפס שורות אלו יודפסו תמיד ,אך
בחשבונית הסוגרת את תעודת המשלוח השורות יופיעו על המסך אך לא יודפסו.
מטריצה :הסעיף הנוכחי רלוונטי לעסקים שמוכרים פריטי מטריצה .עסקים אלה יכולים לבחור
בין שלוש שיטות ההדפסה הבאות:
מטריצה חד-מימדית:
המטריצה בתוך שורת הפריט – המטריצה תוצג בהמשך לשורה של הפריט (כל פריט יוצג
בשורה אחת).
המטריצה לאחר שורת הפריט – המטריצה תודפס בשורה נוספת לאחר שורת הפריט.
77
גם במטריצה דו-מימדית:
שורת פריט ללא מטריצה –– שורת הפריט תוצג ללא פירוט המטריצה.
שחזור מסמכים שנמחקו
חשבשבת שומרת את פורמטי ההדפסה שנמחקו בסל מחזור ייחודי לתוכנה .לשחזור מסמכים
שנמחקו בוחרים בסרגל הכלים בסעיף כלים ◄ שחזור ובהמשך בוחרים את הקטגוריה ממנה
מעונינים לשחזר .חשבשבת תציג את רשימת פורמטי ההדפסה שנמחקו:
לשחזור פורמט הדפסה יש לסמן את הפורמט הרצוי ולבחור בכפתור שחזר .המסמך יתווסף
לרשימת המסמכים הקיימים בתוכנה.
ייבוא וייצוא פורמטי הדפסה
סעיף זה מאפשר להעביר פורמטי הדפסה מעמדה אחת שעובדת בתוכנת חשבשבת חלונות לעמדה
אחרת .לדוגמה ,חברות בעלות מספר סניפים יכולות לעצב את פורמט ההדפסה בסניף אחד ,לייצא
את תכנון הפורמטים השונים ולייבא את פורמט ההדפסה בסניפים האחרים.
לייצוא פורמט הדפסה ,בוחרים בתפריט קובץ בסעיף יצוא .חשבשבת תציג את החלון הבא:
קובץ חבילת ייצוא :בסעיף זה קובעים היכן ייווצר קובץ הייצוא ואת שם הקובץ .ניתן להיעזר
בכפתור מיקום לקביעת מחיצה שונה מברירת המחדל (מחיצת התוכנה).
סימון מסמכים לייצוא :בחלון זה התוכנה מציגה את רשימת פורמטי ההדפסה שנבנו בחברה.
מסמכי לוגו מסומנים בכוכבית .יש לסמן את המסמכים שמעונינים לייצא .לסימון כל הפורמטים
מסמנים בתחתית החלון את הסעיף סמן הכל.
78
לשלוח בדואר אלקטרוני :מסמנים סעיף זה אם מעונינים לשלוח את קובץ הייצוא באמצעות
דואר אלקטרוני (.)E-mail
לסיום ולהפעלה בוחרים בכפתור ייצוא.
לייבוא פורמט הדפסה ,בוחרים בתפריט קובץ בסעיף ייבוא .חשבשבת תציג את החלון הבא:
קובץ חבילת ייבוא :בסעיף זה רושמים את המסלול ממנו יש לייבא את הקובץ המכיל את
פורמטי ההדפסה .ניתן להיעזר בכפתור מיקום לאיתור הקובץ .כברירת מחדל ,סיומת הקובץ היא:
.cab
הצג מסמכים :בוחרים בכפתור זה בכדי להציג את רשימת המסמכים הקיימים בקובץ הייבוא.
סימון מסמכים לייבוא :סעיף זה רלוונטי רק אם בוחרים בכפתור הצג מסמכים .התוכנה
מפרטת את פורמטי ההדפסה בקובץ .יש לסמן את המסמכים שמעונינים לייבא .לייבוא כל
הפורמטים מסמנים בתחתית החלון את הסעיף סמן הכל.
לסיום בוחרים בכפתור ייבוא.
מסמכים נוספים
בנוסף למסמכי שיווק (הזמנה ,חשבונית וכד') ניתן לעצב את פורמט ההדפסה של מסמכים אחרים:
דוח ייצור ,חיוב לפי חוזה ,חיוב עבור שעות עבודה ,חשבונית הכוללת מטריצה ,מסמכים לרשתות
שיווק ,כרטיס עבודה ,קבלה וכו'.
עיצוב המסמכים הנוספים זהה לעיצוב מסמכי השיווק.
כמו לגבי מסמכי שיווק ,גם לגבי המסמכים הנוספים ,ניתן לעצב מספר פורמטים לאותו מסמך ,ואז
יש לבחור את פורמט ברירת המחדל .כדי לבחור את פורמט ברירת המחדל בוחרים בסעיף קובץ
◄ פתיחה (או בכפתור פתיחה בסרגל הכלים) כדי לפתוח את חלון פתיחת מסמך ,ובחלון
שנפתח בוחרים מסמכים נוספים ובהמשך את סוג המסמך .בחלקו התחתון של החלון תוצג
רשימה של הפורמטים השונים שתוכננו למסמך זה .מסמנים את הריבוע שליד הפורמט שישמש
כברירת מחדל.
כאשר מעוניינים לשנות פורמט של מסמך מסוים ,ולמסמך ישנם מספר פורמטים ,התוכנה מציגה
את שמות הפורמטים השונים בחלקו התחתון של החלון .מסמנים את שם הפורמט שמעונינים
לעדכן ומקישים אישור.
79
מיזוג דואר
אם מעוניינים לתכנן מסמך Wordשיצורף למסמך חשבשבת בעת ההפקה ,ניתן להשתמש
באפשרות של צרוף קובץ .המסמך המצורף יכול להיות מסמך אחיד ,שהינו מסמך ,Word
,Excelוכו' הכולל טקסט ו /או תמונות ,לדוגמה קטלוג מוצרים חדש .אפשר גם לצרף מכתב
ממוזג כדוגמת כתב אחריות על מוצר שנקנה בחשבונית המופקת .כתב האחריות יכלול את פרטי
הקונה והמכשיר כפי שנרשמו במאגר הנתונים של חשבשבת.
יצירת מסמך Wordממוזג
ליצירת מסמך ממוזג יש לפתוח את תוכנת ה Word -ולבחור באפשרות מיזוג דואר מתוך תפריט
הכלים.
הקישור לבסיס הנתונים של חשבשבת מתבצע באמצעות תוכנת MsQueryהמאפשרת קבלת
נתונים חיצוניים ל Wordממאגרי מידע שונים הקיימים ,כגון :קבצי , TEXTמסדי נתונים מסוג
,SQL, ACCESS, ORACLEהקישור נעשה דרך .ODBC
מקשרים את המסמך למאגר הנתונים של חשבשבת בעזרת ה( MSQuery -בוחרים ב
WizCountברשימת ה )ODBC -ובוחרים את השדות שנתוניהם יוצגו במסמך.
גודל השאילתה ב MSQueryמוגבל ל 255-תווים .חובה לקשר את השדה IDבטבלת Stock
בכדי שחשבשבת תוכל לקשר בין המסמך הממוזג למסמך המופק בחשבשבת.
מעצבים את המסמך ב ,Wordשותלים השדות המקושרים לחשבשבת ושומרים.
את המסמך יש למקם במחיצת הדוחות ,כפי שהוגדרה בעת ההתקנה.
80
פרק :12מסמכי שיווק ורכש
חשבשבת מפיקה את כל המסמכים הדרושים לפעילותו של העסק .המסך הנוכחי מיועד להפקת
מסמכי השיווק והרכש :הצעת מחיר ,הזמנה ,תעודת משלוח ,חשבון עסקה וחשבונית מס .הסברים
על מסמכים נוספים (קבלה ,דוח יצור ,כרטיס עבודה וכד') ניתן למצוא במסכים המתאימים.
ניתן להפיק מסמך אחד על סמך מסמך אחר .לדוגמה :מפיקים הצעות מחיר ,לאחר מכן הופכים
חלק מהן (או את כולן) להזמנות לקוח ,לאחר מכן הופכים חלק מהן (או את כולן) לתעודות משלוח,
ולבסוף מפיקים חשבונית מס .כמובן ,ניתן לדלג על שלבים .לדוגמה :מפיקים הזמנה וסוגרים אותה
באמצעות חשבונית מס.
מסמכי שיווק לעומת מסמכי רכש :המסמכים שלעיל מוצגים בשני תפריטים – פעם אחת בתפריט
מסמכי שיווק ופעם נוספת בתפריט מסמכי רכש .לדוגמה :כאשר מוכרים ללקוח ,מפיקים חשבונית
מס ,וכאשר מקבלים חשבונית מספק ,מפיקים חשבונית רכש( .חשבונית הרכש היא העתק של
החשבונית שהתקבלה מהספק).
מסמכי סוכן :כאשר מפיקים מסמכים ללקוחות ,הספרור של המסמכים "הזמנה" "תעודת משלוח"
ו" -חשבונית" הוא קשיח .ישנם עסקים שמפיקים מסמכים אלה בספר ידני או באמצעות מסופון,
ומעוניינים להעתיק אותם למחשב .ההעתקים למחשב הם מסמכי סוכן – הזמנת סוכן ,תעודת
משלוח סוכן וחשבונית סוכן .הספרור של מסמכים אלה מועתק מהמסמכים המקוריים ,וההדפסה
שלהם אינה כוללת את המילה "מקור".
חשבונית מס שיריון היא חשבונית מס לכל דבר .אולם בניגוד לחשבונית מס "רגילה" שמופקת
לאחר אספקת הסחורה ללקוח ,חשבונית זו מופקת לפני מועד האספקה .הסחורה משוריינת ללקוח.
לדוגמה :סיטונאי חומרי בניין מוכר צינורות לקבלן ,אך (כדי לחסוך עלויות הובלה) הקבלן מבקש
שהאספקה תידחה למועד מאוחר יותר .בעת האספקה מפיקים תעודת משלוח שסוגרת את חשבונית
מס השריון.
חשבונית מס ריכוז מיועדת לעסקים שבמשך החודש מפיקים תעודות משלוח ללקוחות ,ובסוף
החודש מעוניינים להפיק בריצת מחשב אחת את כל חשבוניות המס לכל הלקוחות.
חשבון עסקה מיועד לעסקים העובדים על בסיס מזומן.
תפריט רשתות שיווק כולל את המסמכים המיועדים לרשתות השיווק שופרסל ,הריבוע הכחול
וכד' .המסמכים מופקים בפורמט הנדרש ע"י רשתות אלה ,כולל הפקת הקבצים על דיסקט.
תפריט ייצוא כולל את המסמכים שמפיקים כאשר שולחים סחורה לחו"ל (הזמנת יצוא ,תעודת
משלוח יצוא וחשבון יצוא) .חשבון היצוא כולל גם .Packing list
תפריט יבוא כולל את המסמכים שמפיקים בעת יבוא סחורה מחו"ל – הזמנה לספק בחו"ל ,תעודת
משלוח יבוא ,כניסה ישירה מיבוא ,כניסה למחסן ערובה ,שחרור ממחסן ערובה וחישוב עלויות
היבוא.
81
שיטת העבודה במרבית המסמכים שלעיל היא כמעט זהה .מטעמי נוחיות ,בשורות הבאות יוצגו
הסברים לגבי הפקת חשבונית מס ,אך הסברים אלה חלים לגבי כלל המסמכים.
לפני שמפיקים מסמכים יש לעבור למערכת ההגדרות ולקבוע את הדברים הבאים:
.1ספרור התחלתי של המסמכים (לדוגמה :באיזה מספר יתחיל הספרור הקשיח של
חשבונית מס).
.2סוגי התנועה של המסמכים (לדוגמה :אילו כרטיסי חשבון יש לזכות בעת הפקת
חשבונית).
.3פורמט ההדפסה של המסמכים – אילו טורים ואיזה טקסט יודפסו בכל מסמך.
חלקו העליון של המסמך
בחלקה העליון של החשבונית (או מסמך אחר) ,בוחרים את מסמך העבודה ורושמים את פרטי
הלקוח (או הספק).
לפתיחת מסמך חדש בוחרים בכפתור חדש (מתוך שורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך).
סוג המסמך :בשדה זה בוחרים איזה מסמך להפיק – חשבונית מס ,תעודת משלוח ,הזמנה וכד'.
כברירת מחדל ,חשבשבת מציגה את סוג המסמך שנבחר מתפריט המסמכים .אם מעוניינים להפיק
מסמך אחר ,לוחצים על החץ ובוחרים את המסמך המתאים .ניתן לעבור למסמך אחר גם באמצעות
התפריט.
מפתח חשבון :מפתח החשבון של הלקוח (או הספק) .ניתן לאתר את כרטיס החשבון באמצעות
הקשה על F7או באמצעות בחירה בסעיף חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
שם חשבון /כתובת :פרטי הלקוח או הספק (שם ,כתובת ,עיר) כפי שנרשמו בכרטיס החשבון.
ניתן לשנות את הנתונים .השינוי תקף למסמך הנוכחי בלבד (ואינו מעדכן את כרטיס החשבון).
אסמכתא :מספר המסמך נקבע באופן סופי רק בעת הפקת המסמך .המספר המופיע כעת על המסך
יהיה מספר החשבונית אלא אם כן תחנה אחרת תפיק חשבונית קודם לכן ,או אם המסמך ישמר
במאגר זמני ובינתיים יופקו מסמכים אחרים( .יתרון נוסף של שיטה זו – אין צורך לבטל מסמכים
שנשארו במאגר זמני) .הספרור ההתחלתי נקבע במסך הגדרות מלאי .במסמכים בעלי ספרור לא
קשיח האסמכתא נקבעת בעת פתיחת המסמך ולא משתנה בעת ההפקה.
מספר מזהה :המספר המופיע במסך מתחת לשדה אסמכתא .מספר זה נקבע בעת פתיחת המסמך
ואינו משתנה בעת ההפקה .לכן ,נוח להשתמש במספר זה כאשר מאתרים מסמכים .בעת הפקת
המסמך התוכנה מדפיסה את המספר המזהה בנוסף למספר האסמכתא.
82
ע.מ /ת.ז :על פי התקנות החדשות לגבי הדיווחים למע"מ יש להדפיס את מספר העוסק (או תעודת
זהות או דרכון) של הלקוח בכל החשבוניות שמפיקים ללקוחות ,למעט חשבוניות ללקוחות
מזדמנים (שאינם מעוניינים לקזז מע"מ תשומות) ,ובתנאי שסכום החשבונית לפני מע"מ אינו עולה
על .₪ 5,000עסקים לא יוכלו לדרוש קיזוז מע"מ תשומות ,אם מספר העוסק שלהם לא יודפס על
החשבונית שהם מקבלים.
תאריך :תאריך הפקת המסמך .אם המסמך טרם הופק ,התוכנה מציגה בחלון זה את תאריך
המערכת.
מחסן /סוכן :בסעיפים אלו אפשר לרשום את מספר המחסן ואת מספר הסוכן( .ניתן לעדכן את
מספר המחסן ואת מספר הסוכן בכל שורת פריט .אולם אם רושמים אותם מראש בשדות אלה,
התוכנה מעדכנת אותם כברירת מחדל בכל השורות שרושמים בהמשך .לחילופין ניתן לעדכן את
המחסן והסוכן בשורות פריטים בעזרת בסעיף עדכון שורות קיימות בלשונית ברירות מחדל).
קובץ זמני וקובץ קבוע
חשבשבת שומרת את הנתונים בקובץ על הדיסק מייד עם רישומם (ולכן ,אם המחשב מפסיק את
פעילותו כתוצאה מהפסקת חשמל או מסיבה אחרת ,הנתונים לא נמחקים) .אולם כל עוד לא בוחרים
בכפתור הפקה ,החשבונית היא במעמד טיוטה – ניתן לשנות ולעדכן אותה ללא הגבלה .בשלב זה
החשבונית נמצאת בקובץ זמני .לאחר ההפקה החשבונית עוברת לקובץ הקבוע.
כדי לפתוח חשבונית הנמצאת בקובץ זמני ,בוחרים בכפתור רשימה .חשבשבת תפתח חלון
המפרט את כל החשבוניות שנמצאות בקובץ זמני .בחלון זה בוחרים את החשבונית המבוקשת .כדי
לצפות בחשבוניות שהופקו בוחרים בכפתור קובץ קבוע .חשבשבת תפתח חלון שבו קובעים את
חתך החשבוניות .לאחר בחירת החתך החשבוניות יוצגו זו אחר זו.
החלק המרכזי -שורות הפריטים
בחלקו האמצעי של המסך מוצגות שורות הפריטים .בשורות אלה רושמים את הפריטים שמוכרים
ללקוח .שורות אלו יודפסו בחלקה המרכזי של החשבונית.
מספר :המספר הסידורי של השורה במסמך .ניתן לקבוע כי סדר השורות בהדפסה יהיה שונה.
(הסבר ניתן למצוא בפרק מחולל המסמכים)
מפתח פריט :קוד הזיהוי של הפריט .אם לא זוכרים את מפתח הפריט ניתן לבחור בסעיף חיפוש
מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר .כמו כן ניתן לקרוא את מפתח הפריט באמצעות קורא בר-קוד או
לשלוף אותו באמצעות מספר חליפי (ראה הסברים בהמשך).
שם פריט :לאחר שמקישים את מפתח הפריט חשבשבת שולפת את שם הפריט .ניתן לתקן את
הכיתוב .התיקון יהיה בתוקף בחשבונית הנוכחית (ולא יעדכן את רשומת הפריט).
83
כמות :הכמות למכירה .לא ניתן לרשום כמות 0אולם ניתן לרשום כמות שלילית ,לדוגמה :כמות
שהוחזרה ,כאשר ההחזרה נרשמת באמצעות חשבונית (ולא באמצעות זיכוי) .אם הפריט הוא בעל
מאפיינים ייחודיים (לדוגמה פריט בעל מספר טבוע) ,התוכנה פותחת חלון נוסף (ראה הסברים
בהמשך).
מחיר :מחיר ליחידה .המחיר נשלף באופן הבא :אם מפיקים את המסמך כנגד מסמך אחר ,לדוגמה,
כנגד הזמנה ,המחיר נשלף מההזמנה (הסבר מפורט בנושא זה ראה בהמשך) .אם המסמך אינו מופק
על סמך מסמך אחר ,חשבשבת בודקת אם הוגדרו ללקוח מחירים מיוחדים ,ואם כן – שולפת את
המחיר המתאים ללקוח ולכמות( .זו הסיבה לכך שהמחיר נשלף רק לאחר שמעדכנים את הכמות).
אם לא הוגדרו מחירים מיוחדים ,חשבשבת ממשיכה לשלב הבא ובודקת האם הוגדרה לפריט הנחת
מבצע ובנוסף ,האם הוגדרו ללקוח הנחות לפי קבוצות פריטים .אם כן – היא שולפת את המחירון
ואת %ההנחה לפי הגדרות אלה (פרטים נוספים על המחירים המיוחדים ועל ההנחות לפי קבוצות
פריטים – ראה פרק פריטים) .לבסוף ,אם אף לא אחת מהשיטות שלעיל חלה על הלקוח ,התוכנה
שולפת את מחיר המחירון .ניתן לתקן את המחיר.
כמובן ,שאם יוחלף החשבון בחשבונית לאחר הקלדת הפריטים ,יישלף המחיר בהתאם לחשבון
החדש.
מטבע /שער :המטבע של המחיר (כפי שנקבע במחירון שחל לגבי הלקוח) והשער של המטבע.
ניתן לשנות את המטבע ואת השער.
%הנחה % :ההנחה בשורת הפריט הנוכחית .כאשר מגדירים לפריט %הנחת מבצע או כאשר
קובעים ללקוח %הנחה במחירים מיוחדים או %הנחה לפי קבוצות פריטים ,הנחה זו נשלפת
אוטומטית .ניתן לשנות את %ההנחה.
סהכ :הסכום הכולל של השורה .הסכום מופיע נטו (בהתחשב ב % -ההנחה בשורה) .כאשר המחיר
ליחידה הוא במט"ח ,חשבשבת מציגה את הסה"כ של אותה שורה בשקלים (למעט מסמכי ייצוא
ויבוא ,בהם הסה"כ הוא לפי המטבע שנקבע למסמך) .ניתן לתקן את הסכום המוצג בטור סה"כ
(לדוגמה ,כאשר רוצים לעגל את הסכום) .בעקבות התיקון חשבשבת תציג חלון בו בוחרים איזה
שדה יש לתקן כדי שהסכום בטור סה"כ יחושב כהלכה .האפשרויות הן :תיקון המחיר ,תיקון %
ההנחה ,תיקון השער (כאשר המחיר אינו בשקלים) .לדוגמה :אם בוחרים לתקן את שדה מחיר,
חשבשבת תשנה את המחיר ,כך שלאחר התיקון המכפלה של המחיר ,הכמות % ,ההנחה והשער
תתאים לסכום הכולל.
שימוש בהגדרות הגיליון הדינמי מאפשר להסתיר או להוסיף טורי נתונים כגון מספרי אצווה
ומספרים טבועים ,שער מטבע או אריזות ,ולשנות את הסדר לפיו יוצגו הפריטים על המסך.
בכדי לפתוח את תפריט הגיליון הדינמי לוחצים על החץ בפינה הימנית עליונה של הגיליון.
התפריט כולל את הסעיפים:
סרגל איתור – איתור רשומות בגיליון דינמי.
מיקום הסמן בשורה חדשה - F8הסמן יעבור אל הטור הראשון של שורה חדשה בגיליון.
מעבר מגיליון -הסמן יעבור אל שדה שמחוץ לגיליון.
הגדרות גיליון דינמי – פתיחת מסך הגדרות גיליון דינמי.
למחיקת שורה עוברים לשורה שמעונינים למחוק ובוחרים בסעיף מחיקת שורה מתוך תפריט
הלחצן הימני של העכבר בטור מספר .למחיקת המסמך כולו בוחרים בכפתור מחיקה (בשורת
הכפתורים בחלקו העליון של המסך).
84
תפריט הלחצן הימני בעכבר ,כאשר הסמן נמצא בטור מספר כולל גם את הסעיפים:
העתקת שורה :עומדים עם הסמן על השורה אותה רוצים להעתיק ובוחרים בסעיף העתקת
שורה.
ביטול יתרה לאספקה :הסעיף פעיל בהזמנות והצעות מחיר במאגר הקבוע בלבד .ניתן
להשתמש בסעיף זה במקום בסעיף ביטול יתרה לאספקה בתפריט הפעולות הנוספות.
הוספת שורה מעל /מתחת :בחירה בסעיף זה תפתח שורה חדשה מעל /מתחת לשורה בה
נמצא הסמן .לאחר הבחירה בסעיף זה יפתח חלון בו יש להקליד את מפתח הפריט והכמות.
סעיפים אלו פעילים כל עוד בהגדרות חברה◄ הגדרות מלאי ◄ הגדרות כלליות-המשך
לא סומן הסעיף כמות 1כברירת מחדל.
פריט הערה -פריט הערה משמש לרישום הערות או מלל נוסף בשורות הפריטים .כדי להוסיף
הערה מקישים בשדה מפתח הפריט את הסימן * (כוכבית) .הכוכבית היא סימן שמור של התוכנה,
וכאשר חשבשבת מזהה סימן זה היא מאפשרת לרשום טקסט חופשי בשדה שם פריט מבלי לציין
כמות ומחיר ליחידה.
ניתן להוסיף במסמך מספר שורות הערה ללא הגבלה .כמו כן ניתן לרשום הערות בתחתית המסמך.
ניתן להציג את נתוני הפריט בהדפסה במספר שורות .לשינוי פורמט ההדפסה והוספת שדות נוספים
ושורות נוספות ראה פרק מחולל מסמכים.
החלק התחתון של המסמך
בחלקו התחתון של המסך מוצגים הנתונים שיודפסו בתחתית החשבונית.
הערות :הערות כלליות .לדוגמה :הפרויקט אליו נשלחה הסחורה .שורה זו מועתקת לשדה פרטים
בפקודת היומן.
מתחת לשדה הערות מוצג הסטטוס של המסך .האפשרויות הן :המסמך טרם הופק ,המסמך הופק,
המסמך תוקן וטרם הופק.
אם הוגדרה בכרטיס החשבון הערה למסמכי שיווק היא תוצג מעל שורת ההערות( .בדוגמה
לעיל" :מכירה במזומן או בכרטיס אשראי בלבד!")
ס .כמות :סיכום הכמויות של כל הפריטים הרשומים במסמך.
ס .אריזות :סיכום כמות האריזות של כל הפריטים הרשומים במסמך.
סה"כ :הסכום הכולל של המסמך – בשקלים (למעט מסמכי יצוא ויבוא).
85
הנחה % :ההנחה הכללית וסכום ההנחה .הנחה זו היא על הסכום הכולל של החשבונית לפני
מע"מ (לדוגמה :הנחה עבור תשלום במזומן) ,והיא בנוסף להנחה שנרשמה בשורות הפריטים .ניתן
לקבוע הנחה כללית בכרטיס החשבון של הלקוח (ואז חשבשבת שולפת את ההנחה כברירת מחדל).
סה"כ לפני מע"מ :סכום נטו (לאחר הנחה) לא כולל מע"מ.
מע"מ % :המע"מ וסכום המע"מ.
סה"כ :סה"כ לתשלום לאחר הנחה כולל מע"מ .ניתן לתקן סכום זה (לדוגמה כדי לעגל את
הסכום) .חשבשבת תתקן את סכום ההנחה כך שחישוב הסכום הכולל יהיה מדויק.
הגדרת שיטת העיגול במסמכים נקבעת במסך הגדרות חברה ◄ הגדרות מלאי ◄ הגדרות
כלליות אולם ניתן לקבוע שיטת העיגול לפי סוג המסמך במסך הגדרות חברה ◄ הגדרות
מלאי ◄ הדפסת מסמכים בטור שיטת עיגול.
כמו כן ,ניתן לקבוע שיטת עיגול לפי כרטיס החשבון במסך כרטיס החשבון ◄ נתוני שיווק
ורכש.
שיטת העיגול נקבעת על פי המוגדר לחשבון .אם לא הוגדרה שיטת עיגול לחשבון תשלף שיטת
העיגול למסמך ,ואם גם זו לא הוגדרה ,תלקח ההגדרה מהגדרות חברה ◄ הגדרות מלאי.
בהתאם לתקנות חדשות לגבי הדיווחים למע"מ אין להפיק מסמכים עם סכום מינוס .אם רוצים
לבטל חשבונית ,יש להפיק חשבונית זיכוי .בתוך החשבונית עצמה מותר לרשום שורות במינוס,
למעט במקרים בהם החשבונית כוללת גם פריטים שחייבים במע"מ וגם פריטים עם מע"מ בשיעור
אפס (פירות וירקות).
פעולות נוספות
תפריט הפעולות הנוספות כולל את הסעיפים הבאים:
הדפסות
באמצעות סעיף זה ניתן לבחור בין אפשרויות ההדפסה הבאות:
הדפסת טיוטה :הדפסת טיוטה של המסמך .על גבי המסמך מודפסת המילה :טיוטה.
הדפסת העתק משוחזר :הדפסת העתק של מסמך שהופק בעבר .ע"ג המסמך יודפסו המילים:
העתק משוחזר.
הדפסת העתק משוחזר בפורמט אחר :הדפסת העתק התוכן של מסמך שהופק בעבר ,אולם
בשינוי פורמט .לדוגמה :הודפסה תעודת משלוח בה מפורטים מחירי הפריטים ,וכעת מעוניינים
להדפיס העתק בפורמט שאינו כולל את המחירים.
ניתן להדפיס את ההעתק המשוחזר למסך ,למדפסת או לשלוח את העתק המסמך בE-mail -
בפורמט קובץ מסוג קובץ :PDFקובץ זה ניתן לפתיחה באמצעות תוכנת ,Acrobat Reader
(תוכנה זו מחולקת חינם וניתנת להורדה מהאינטרנט) .הקובץ אינו ניתן לשינוי ע"י מי שמקבל
אותו (בניגוד לקובץ מעבד תמלילים או תמונה).
בהדפסת העתק של מסמכים הכוללים תשלום בכרטיס אשראי ניתן לסמן את הסעיף הדפסה ללא
ספח אשראי.
86
הדפסת העתק משוחזר ת.משלוח רשתות שיווק :לרשתות השיווק פורמט הדפסה ייחודי.
לכן ,הדפסת העתקים לתעודות משלוח שיצאו לרשתות השיווק מבצעים מסעיף זה.
הדפסת העתקים משוחזרים ברצף :בוחרים באפשרות זו בכדי להדפיס ברצף העתקים של
מסמכים משוחזרים (לדוגמה :לפני הפקת חשבונית ריכוז ניתן להדפיס את כל תעודות המשלוח
הרלוונטיות).
מחירונים
סעיף זה כולל את סעיפי המשנה הבאים ,המאפשרים לראות מחירים נוספים של הפריט .ניתן
לשלוף כל אחד ממחירים אלה באמצעות הקלקה כפולה (:)double-click
מחירונים קודמים ללקוח :חשבשבת פותחת חלון שבו מפורטים המחירונים הקודמים ללקוח
כפי שנקבעו באמצעות סעיף הנחות ועמלות (הנחות לקבוצות פריטים) .לגבי כל מחיר התוכנה
מפרטת את תאריך תחילת תוקף (התאריך בו המחיר נכנס לתוקף).
כל מחירוני הפריט :פירוט של כל המחירים של הפריט (כולל מחיר קנייה אחרון וכד').
מחירים אחרונים במסמכים :המחירים האחרונים שנרשמו ללקוח (או לספק) במסמכי השיווק
והרכש.
שליפה מחדש של המחיר :משתמשים בסעיף זה אם שינו את המחיר במסמך ,ומעוניינים לחזור
למחירו המקורי.
רווח לפריט
כאשר בוחרים בסעיף זה התוכנה פותחת חלון נוסף שבו מחושב הרווח לפריט .ניתן לחשב את
הרווח יחסית למחיר הקניה האחרון (המחיר שנרשם באמצעות מסמך הרכש האחרון) ,יחסית
למחיר ערך מלאי (המחיר שחושב ונשתל ברשומת הפריט בעת הפקת דוח חישוב ערך מלאי) או
יחסית למחיר עלות היצור .בוחרים את מחירון העלות (מחיר הקניה האחרון או מחיר ערך מלאי או
מחיר עלות יצור) ולאחר מכן בוחרים בכפתור רווח לעסקה כדי לחשב את הרווח לכל השורות
במסמך ,או בכפתור רווח לשורה לחישוב הרווח לפריט בשורה (הפריט המוצג בשורה העליונה
של החלון) .התוכנה מציגה את הרווח בשקלים ובאחוזים.
יתרות במחסנים
בסעיף זה חשבשבת מציגה את יתרת הכמות של הפריט בכל אחד מהמחסנים (ובכולם יחד).
פריטים חליפיים
בוחרים בסעיף זה כדי לראות את הפריטים החליפיים של הפריט ,ואת הכמות במלאי מכל פריט.
לדוגמה :לקוח מעוניין לרכוש מסנן מנוע של יצרן א' ,אך פריט זה חסר במלאי .בוחרים בסעיף
הנוכחי כדי לראות אילו פריטים חליפיים (מסנני מנוע של יצרנים אחרים שזהים לפריט שחסר)
נמצאים במלאי.
87
צפייה במסמכים קשורים
ניתן להפיק מסמך אחד על סמך מסמך אחר .לדוגמה ,ניתן להפיק תעודת משלוח על סמך הזמנה.
בדוגמה זו ההזמנה היא מסמך הבסיס ותעודת המשלוח היא מסמך האב (מסמך האב סוגר את
מסמך הבסיס) .לאחר מכן ניתן להפיק חשבונית על סמך תעודת המשלוח ,ואז החשבונית היא
מסמך האב ,ותעודת המשלוח היא מסמך הבסיס .הקשר בין המסמכים נשמר הן כאשר המסמך
במאגר זמני והן כאשר הוא בקובץ הקבוע .בכל עת ניתן לגשת ממסמך הבסיס למסמך האב ולהפך.
באמצעות סעיף זה עוברים ממסמכי הבסיס למסמכי האב ולהפך( .פרטים נוספים על הפקת מסמך
על סמך מסמך אחר – ראה בהמשך).
צפייה במסמך בסיס לשורה :מסמך הבסיס עליו מבוססת שורת הפריט .לדוגמה ,כאשר
נמצאים בחשבונית מס בוחרים בכפתור זה בכדי להציג את תעודת המשלוח שנסגרה ע"י חשבונית
המס.
צפייה במסמך אב לשורה :המסמך הסוגר את שורת הפריט .לדוגמה ,כאשר נמצאים במסמך
הזמנה בוחרים בכפתור זה בכדי להציג את חשבונית המס שסגרה את השורה הנוכחית בהזמנה.
הזמנות
בסעיף זה חשבשבת מציגה תפריט המשך הכולל את הסעיפים הבאים:
הזמנות פתוחות לפריט :רשימת כל ההזמנות לפריט שהופקו וטרם סופקו.
ביטול יתרה לאספקה בהזמנות /בהצעת מחיר :יתרה לאספקה היא הכמות שטרם סופקה
ללקוח .בוחרים בסעיפים אלה על מנת לאפס את היתרה לאספקה .בוחרים את חתך הרצוי ומסמנים
את סוג ההזמנה /הצעת מחיר .לסיום בוחרים הפקה.
בכדי לבטל יתרה לאספקה רק של פריט מסוים בהזמנה ניתן גם לסמן הפריט בשורות הפריטים
ולבחור בסעיף ביטול יתרה לאספקה בתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר בטור מספר.
חיפוש פריט לפי חליפי
לכל פריט יכולים להיות כמה מספרים חליפיים (מספרים של הספק או של הלקוח) .באמצעות
הסעיף הנוכחי ניתן לאתר את מפתח הפריט בחשבשבת על פי המספר החליפי של הפריט (אצל
לקוח או ספק מסוים) .התוכנה מציגה את רשימת הפריטים (בעסק) להם הוגדר המספר החליפי אצל
הספק או הלקוח (הרשום בשורת מפתח חשבון).
עיגול לשקלים
כאשר בוחרים בסעיף זה חשבשבת מעגלת את סכום המסמך לשקלים (ללא אגורות) .עיגול המסמך
יבוא לידי ביטוי בשדות :סכום ההנחה הכללית ו % -ההנחה הכללית( .אם כתוצאה מהעיגול יש
להגדיל את סכום המכירה בכמה אגורות ,חשבשבת תציג %הנחה במינוס) .במסמך המודפס
חשבשבת לא תדפיס את המילה "הנחה" אלא "עיגול".
פעולת העיגול לשקלים לא תתבצע אם שיטת העיגול שנקבעה למסמך /לחשבון מחייבת עיגול
לעשרות שקלים.
88
מע"מ
הוספת /ביטול מע"מ :מחירי הפריטים הם ללא מע"מ .חשבשבת מוסיפה את המע"מ בחלקו
התחתון של המסמך בהתאם לאחוז המע"מ שנרשם במסך הגדרות חברה ,אלא אם כן הלקוח או
הספק הוגדר כפטור ממע"מ .אם חלה טעות בהגדרת הלקוח כפטור או כחייב במע"מ ,בוחרים
בסעיפים הנוכחים( .לפני ביטול מע"מ יש לוודא שהוגדר סוג תנועה עבור מכירות פטורות ממע"מ).
שינוי מע"מ :סעיף זה מאפשר לשנות את אחוז המע"מ במסמך מבלי לשנות את אחוז המע"מ
המוגדר בהגדרות החברה .יש לרשום סוג תנועה מתאים לאחוז המע"מ שנרשם בחלון .בכדי לחפש
סוג תנועה יש להקיש F7או לבחור בסעיף חיפוש בתפריט הלחצן הימני בעכבר בשדה סוג
תנועה חייב במע"מ.
פרוט אריזות
לכל מסמך ניתן לצרף דף Packing Listהמפרט את מספר האריזות ואת תכולתה של כל אריזה.
בחלקו התחתון של המסך רושמים את הפריטים ואת האריזות .ניתן להעתיק את כל הפריטים
מהחשבונית באמצעות סעיף העתקת שורות הפריטים בתפריט פעולות נוספות.
העמסה
באמצעות סעיף זה מעמיסים עלויות שחרור על פריטי יבוא .סעיף זה פעיל רק במסמכים הקשורים
ליבוא .הסבר אודות היבוא ניתן למצוא בהמשך.
פעולות מיוחדות
בסעיף זה נפתח תת תפריט הכולל את הפעולות הבאות:
נתונים לחיוב :סעיף זה מיועד למשתמשי מערכת חיוב שעות .באמצעות סעיף זה ניתן לקשר
מסמכי רכש לפרויקט מסוים (לדוגמה :קישור של חשבונית בגין שליחות מיוחדת לפרויקט
שמבצעים עבור הלקוח) .בעת הפקת מסמך חיוב לקוח חשבשבת תוסיף פריטים אלו לחשבון.
העברת מסמכים ל :Outlook-בוחרים בסעיף זה כדי לקשר את המסמך למשימה בתוכנת
Outlookשל . Microsoftחשבשבת תיצור קישור ( )Linkבמסכים של תוכנת .Outlookלאחר
יצירת הקישור ניתן לצפות במסמך ע"י לחיצה על הקישור מתוך תוכנת .Outlookהקישור יופעל
בתנאי שהעמדה בה מפעילים את תוכנת Outlookמקושרת לתוכנת חשבשבת ולמסד הנתונים בו
הופק המסמך .קישור המסמך נשמר באופן מקוון .כלומר ,אם נערכו שינויים במסמך בתוכנת
חשבשבת ,השינויים יוצגו גם כאשר המסמך מוצג באמצעות תוכנת .Outlookכמובן ,מתוך תוכנת
Outlookלא ניתן לשנות את הנתונים בחשבשבת (פעולה כזו הייתה מנוגדת להוראות ניהול ספרים)
אלא רק לצפות בהם .דוגמה לשימוש בקישור :מפיקים הצעת מחיר בחשבשבת ,מקשרים אותה ל-
Outlookובתוכנה זו קובעים משימות לגבי מועדי פנייה ללקוחות .בעת השיחה עם הלקוח ,כאשר
נמצאים במסך ,Outlookניתן להציג את הצעת המחיר באמצעות בחירה בקישור.
89
הפקת הזמנות/חשבונית מהאינטרנט :סעיפים אלו מיועדים למשתמשי החנות הוירטואלית
של חשבשבת .באמצעות סעיפים אלו מפיקים ברצף הזמנות או חשבוניות לכל הלקוחות אשר רכשו
סחורה באמצעות החנות הוירטואלית.
הפקת מסמכים מטיוטה :בוחרים בסעיף זה בכדי להפיק ברצף מסמכים הנמצאים בקובץ זמני.
לדוגמה :ניתן להשאיר במאגר זמני הצעות מחיר ללקוחות שיש לערוך לגביהן בירור ,ובסוף יום
העבודה ,לאחר שהתקבלו אישורים ,להפיק אותן ברצף.
הפקת תעודות משלוח רשת שיווק לדיסקט :הפקה של דיסקט המיועד לרשתות השיווק
(קואופ ,שופרסל וכד').
פריטים מיוחדים
נוסף לפריטים "רגילים" ,לגביהם יש לרשום את הכמות בלבד ,חשבשבת מטפלת בפריטים
שלגביהם יש לרשום נתונים נוספים .לאחר שמקישים את מפתח הפריט ,התוכנה פותחת חלון שבו
רושמים את הנתונים הנוספים .קביעת הנתונים הנוספים שיש לרשום לפריטים אלה נעשית במסך
כרטיסי פריט (ראה פרק פריטים).
מספרים טבועים
פריטים בעלי מספר טבוע (מספר סריאלי) הם פריטים שמנהלים לגביהם מלאי בצורה פרטנית.
לדוגמה :כאשר מקבלים למלאי או מוכרים מכונת צילום מסוימת ,רושמים את המספר הטבוע של
המכונה .אם הכמות היא ( 1יחידה אחת) ,חשבשבת פותחת חלון .בעת כניסה למלאי רושמים בחלון
זה את המספר הטבוע (אפשר להקיש אותיות וספרות כלשהן); ובעת מכירה בוחרים את המספר
הטבוע מתוך רשימת המספרים הטבועים במלאי .לא ניתן למכור פריט בעל מספר טבוע שאינו
במלאי .כאשר הכמות היא מעל ( 1לדוגמה ,בעת קבלת סדרה של כרטיסי מחשב) ,בוחרים בסעיף
פריסת מספרים טבועים ,אם המספרים הטבועים הם ברצף ,או בסעיף הקלדת מספרים
טבועים ,כאשר המספרים הטבועים אינם ברצף .
בעת כניסה למלאי (כלומר ,בעת הרישום הראשוני לגבי מספר טבוע מסוים) ,חשבשבת פותחת
חלון נוסף שבו רושמים פרטים על המספר הטבוע .החלון כולל את השדות הבאים (אין חובה למלא
נתונים בשדות אלה):
אחריות עד :תאריך תום האחריות לגבי המוצר.
מס אצווה :סדרת הייצור של המוצר (באותה סידרת ייצור מייצרים מספר פריטים בעלי מספר
טבוע).
פג תוקף :תאריך התפוגה (במוצר המכיל חומר מתכלה ,לדוגמה :מצבר).
חוזה שרות :ניתן לכלול פריטים טבועים בחוזי שרות ללקוחות .פרטים נוספים בפרק מעבדת
שירות.
מקסימום שעות עבודה :מגבלת שעות עבודה (לדוגמה ,אם הפריט הוא מנוע ,ניתן לרשום
בשדה זה את שעות העבודה שלאחריהן יש להחליף את המנוע).
פריט מונה :ניתן לקשר גם פריט מונה (ראה הסבר בהמשך) למוצר בעל מספר טבוע .לדוגמה:
המספר הטבוע הוא מכונת צילום ואילו הפריט המונה מציין את מספר הצילומים .בסעיף זה בוחרים
הפריט שהוגדר בחשבשבת כפריט מונה.
אתחול פריט מונה :קריאת המונה הראשונה.
90
כמו כן יש לקבוע את סוג הפריט כאשר האפשרויות הן:
פריט מכירה :הפריט מיועד למכירה.
רכוש קבוע :הפריט הוא חלק מהרכוש הקבוע של החברה .לגבי פריטים אלו ניתן לחשב פחת
באמצעות מערכת ניהול רכוש קבוע של חשבשבת.
מכונת ייצור :הפריט הוא רכוש קבוע וגם מכונת ייצור .פריטים אלו ניתן לשלב במערכת רצפת
הייצור.
פריט שרות :פריט טבוע שנרשם במסגרת מעבדת שירות כמספר כללי.
פרטים נוספים לטבוע :במסך זה ניתן לרשום לפריט הטבוע הערות ,סכומים ותאריכים נוספים.
כמו כן ניתן להשתמש בכפתור הגדרת ברירת מחדל לשם בחירת שדה הערות ,סכום או תאריך
נוסף מרשומת הפריט שישמש כערך ברירת מחדל.
את הקישור בין נתונים נוספים לטבוע לשדות נתונים נוספים בכרטיס הפריט ניתן להגדיר גם במסך
הגדרות◄ ברירות מחדל לנתונים נוספים ◄ תנועות טבועים.
שינוי כותרת :שינוי שם השדה הנוסף.
ניתן לעדכן נתונים במסך נתונים נוספים לטבוע על ידי בחירה בכפתור פרטי טבוע בלשונית
פרטי הפריט.
ניתן להגדיר ולשנות את נתוני המספרים הטבועים הקיימים במלאי או אלו שנמכרו גם במסך
פריטים◄ עדכון טבועים.
פריט מונה
פריט מונה הוא פריט שהכמות שלו נקבעת לפי מדידה של מונה .לדוגמה :מספר הצילומים שנעשו
במכונת צילום נקבע לפי ההפרש בין המונה הנוכחי לבין המונה הקודם ..כל פריט מונה קשור לפריט
בעל מספר טבוע (הסבר על פריטים בעלי מספר טבוע -ראה סעיף קודם) .בדוגמה הקודמת ,מכונת
הצילום היא הפריט בעל המספר הטבוע ,ופריט המונה (הצילומים) קשור למכונת הצילום.
כאשר רושמים בחשבונית פריט מונה ,חשבשבת פותחת חלון ,שבו מציינים את המספר הטבוע של
הפריט לגביו מתנהל המונה .ניתן לרשום את הפריט באופן ידני או להקיש על כפתור בחירה,
ולבחור את הפריט מתוך רשימת הפריטים בעלי המספר הטבוע.
בחלון צפייה במונים ניתן לראות את כל המספרים הטבועים ,את המונה המקושר אליהם (אם
הוגדר מונה) ואת הקריאה האחרונה של המונה .כמו כן ניתן בחלון זה לאתחל את המונה.
אצווה
פריט אצווה הוא פריט לגביו מנהלים מעקב אחר סדרות ייצור ( .)batchesבעת כניסה למלאי,
כאשר חשבשבת מזהה פריט אצווה ,היא פותחת חלון בו רושמים את מספר האצווה .ניתן לרשום
אותיות ומספרים .לכל אצווה ניתן להגדיר גם תאריך פג תוקף.
בעת היציאה מהמלאי ,בוחרים בסעיף פריטים מיוחדים – אצווה .חשבשבת תציג את כל האצוות
שיש במלאי ואת יתרתן .מתוך רשימה זו ניתן לרשום את הכמות הנמכרת כעת מתוך כל אצווה.
צפייה בכל המחסנים :כאשר בהגדרות המלאי סומן להציג פריטי אצווה ממחסן התנועה
בלבד ניתן לראות פריטים מכל המחסנים על ידי בחירה בכפתור זה.
91
איתור
פריט איתור הוא פריט לגביו מנהלים מלאי לפי איתור – התוכנה מעדכנת את הכמות של הפריט
בכל אחד מהמקומות במחסן בהם הפריט נמצא (כל כתובת אחסון נקראת איתור) .בעת כניסה
למלאי ,כאשר חשבשבת מזהה פריט איתור ,היא פותחת חלון בו רושמים את כתובת אחסון הפריט.
ניתן לרשום אותיות ומספרים.
בעת היציאה מהמלאי בוחרים בסעיף פריטים מיוחדים – איתור .חשבשבת תציג את כל האיתורים
שבהם יש לפריט מלאי ,ומתוך רשימה זו יש לבחור הכמויות הנמכרות מכל איתור.
צפייה בכל המחסנים :כאשר בהגדרות המלאי סומן להציג פריטי איתור ממחסן התנועה
בלבד ניתן לראות פריטים מכל המחסנים על ידי בחירה בכפתור זה.
צפייה במכפלה
פריט מכפלה הוא פריט שהכמות שלו מחושבת כמכפלה של מספר גורמים .לדוגמה ,כאשר מוכרים
לוחות עץ לפי נפח ,כמות המכירה היא תוצאת מכפלה של ארבעת הגורמים הבאים :מספר הלוחות,
עובי הלוח ,רוחב הלוח ,אורך הלוח.
לפני שמפעילים מכפלות ,יש להגדיר את גורמי המכפלה במסך הגדרות מלאי.
כאשר חשבשבת מזהה פריט מכפלה ,היא פותחת חלון בו רושמים את הכמות בכל אחד מגורמי
המכפלה .אם הוגדרו גורמי מכפלה ברשומת הפריט הם יישלפו באופן אוטומטי.
ערכי המכפלה נשמרים בקובץ ,וניתן גם להדפיס אותם בחשבונית .גורם המכפלה הראשון (מספר
הלוחות ,בדוגמה שלעיל) נשמר בשדה אריזות בלשונית פרטי הפריט.
כאמור ,חשבשבת מציגה בשדה כמות את תוצאת המכפלה .ניתן לתקן את הכמות ,אך התיקון לא
ישנה את גורמי המכפלה .לכן ,אם מעוניינים לתקן את הכמות מומלץ לבחור בסעיף צפייה
במכפלה ולתקן את גורמי המכפלה.
צפייה פריט פג-תוקף
פריט פג-תוקף הוא פריט לגביו מנהלים תאריכי תפוגה .לדוגמה :מוצרי מזון ,תרופות ,מוצרים
כימיים וכד' .בעת כניסה למלאי ,כאשר חשבשבת מזהה פריט פג תוקף ,היא פותחת חלון בו
רושמים את תאריך התפוגה.
בעת היציאה מהמלאי בוחרים בסעיף פריטים מיוחדים – צפייה בפריט פג תוקף .חשבשבת
תציג את כל המלאים לפי תאריכי תפוגה ,ומתוך רשימה זו יש לבחור את הכמויות מהתאריכים
שנמכרים כעת.
צפייה בכל המחסנים :כאשר בהגדרות המלאי סומן להציג פריטי פג תוקף ממחסן התנועה
בלבד ניתן לראות פריטים מכל המחסנים על ידי בחירה בכפתור זה.
92
צפייה במטריצה
פריט מטריצה מיועד למקרים בהם יש כמה פריטים מאותה "משפחה" בעלי מחיר זהה .המטריצה
יכולה להיות מוגדרת כחד מימדית (לדוגמה ,עט מסוים במבחר גוונים) או דו מימדית (לדוגמה,
פריט לבוש במספר מידות וצבעים).
כאשר חשבשבת מזהה פריט מטריצה היא פותחת חלון עם טבלה בהתאם להגדרות המטריצה בו
רושמים את הכמות .חשבשבת תסכם את הכמויות של כל הפריטים במטריצה ותציג את הסה"כ
במסמך.
כאשר מפיקים חשבונית על סמך תעודת משלוח ,ומתקנים את הכמות של פריט המטריצה
בחשבונית ,ניתן לבחור בכפתור רענון כמויות ממסך הבסיס ,כדי להחזיר את הכמויות שנרשמו
בתעודת המשלוח.
צפייה באריזות
לפריטים המשווקים באריזות ניתן לרשום בכרטיס הפריט מהו מספר היחידות באריזה (לדוגמה,
מספר קופסאות השימורים באריזה סטנדרטית) .במסמך השיווק נפתח מסך בו מפרטים את מספר
האריזות (הארגזים) ואת מספר היחידות הבודדות .התוכנה מחשבת את סה"כ היחידות ורושמת את
הכמות בשדה כמות .במסך צפייה באריזות ניתן לעדכן את הכמות.
שינוי הזמנה /הצעת מחיר
להסבר על סעיף זה ראה סעיף תיקון מסמכים בפרק מסמכי שיווק ורכש.
צפייה במבצעים /הפעלת מבצעים /ביטול מבצעים
להסברים על סעיפים אלו ראה סעיף הפעלת המבצעים בחשבונית בפרק מבצעי מכירות
שבספר חשבשבת - 3מודולים.
עדכון פריטים לפי חתך
ניתן לעדכן שורות של קבוצת פריטים במסמך על פי הגדרת חתך (קוד מיון ,חתך ,מפתח פריט)
בערך חדש על פי בחירת משתמש.
השדות שניתן לעדכן הם :אסמכתא ,2הערה נוספת ,1הערה נוספת ,2יחידת מידה ,מחסן ,סוכן,
סכום נוסף ,1סכום נוסף % ,2עמלה ,פרטים ,תאריך נוסף ,תאריך ערך.
עדכון מספר שורה
באמצעות סעיף זה ניתן לסדר את השורות בהדפסה וכן ניתן להתייחס לשורות מסוימות במסמך
הבסיס .כאשר מסמנים בסעיף זה 'כן' התוכנה שומרת את מספר השורה הפיזי במסמך .סימון זה
יגרום לכך שבשורות של ההזמנה ,הערך בשדה "מספר שורה" יהיה המספר הסידורי של השורה
93
במסמך .ערך זה יופיע בהמשך בשדה "מספר שורה של מסמך בסיס" בעת הפקת החשבונית על
סמך ההזמנה( .אם נכלל בפורמט ההדפסה ,כמובן).
ניתן לקבוע עדכון מספר שורה אוטומטי במסך הגדרות חברה◄ הגדרות מלאי◄ הגדרות
כלליות.
המלצות לסל קניות
בסעיף זה ניתן לצפות ברשימת מוצרים נוספים שהלקוח עשוי לרכוש (או שכדאי להמליץ ללקוח
לרכוש) כתוספת למוצרים בסל הקניות הנוכחי .
ההמלצה מבוססת על סטטיסטיקה של קניות של לקוחות אחרים ושל הלקוח הספציפי בעבר.
הפרמטרים של סטטיסיטיקה זו נקבעים במסך משימות להפעלה מאוחרת בסעיף סל קניות.
קניות קודמות של הלקוח :פריטים מומלצים המתאימים לחוק במבנה "כאשר הלקוח הנוכחי
רכש את הפריט בסל בדרך כלל הוא רכש גם את הפריט המומלץ".
קניות קודמות של כלל הלקוחות :פריטים מומלצים המתאימים לחוק במבנה "כאשר לקוחות
אחרים רכשו את הפריט בסל אז במקרים רבים הם רכשו גם את הפריט המומלץ".
הפקה
להפקת המסמך בוחרים בכפתור הפקה .מסמך המקור וההעתקים יודפסו במדפסת על פי פורמט
ההדפסה ומספר העותקים הרשומים בלשונית פרטי המסמך.
בהפקת חשבונית מס ,אם החברה בעלת תעודה דיגיטלית לחתימת חשבוניות ,ובכרטיס
הלקוח סומן סעיף שליחת חשבונית מס מקור דיגיטלית בדוא"ל ,חשבונית המס תשלח
בדוא"ל ללא הדפסת מקור במדפסת.
94
מסמכי בסיס
ניתן להפיק מסמך אחד על סמך מסמכים אחרים .לדוגמה :חשבונית על סמך הזמנות .בעת הפקת
החשבונית שולפים את השורות של ההזמנות ,וכך החשבונית "סוגרת" את ההזמנות .בדוגמה זו,
ההזמנות הן מסמכי בסיס ואילו החשבונית היא מסמך אב .להלן רשימת הקשרים האפשריים בין
מסמכי אב לבין הבסיס:
מסמכי אב
מסמכי בסיס
חשבונית מס
תעודת משלוח
הזמנה
הצעת מחיר
הודעת חיוב
חשבון עסקה
הזמנת תהליך (רק חשבונית
מס)
חשבונית מס/קבלה
הערות
חשבונית זיכוי
חשבונית מס
חשבונית מס/קבלה
החזרה
חש' מס על בסיס מזומן
חש' מס מישגור
תעודת משלוח
הזמנה
הצעת מחיר
החזרה
חשבונית מס שיריון
החזרה
תעודת משלוח
הזמנה
הזמנה
הצעת מחיר
חשבונית מס שריון
הזמנה
הצעת מחיר
חשבונית מס משגור
עדכון בעקבות ספירה
ביטול של חשבונית מס ע"י זיכוי
אספקה של חשבונית מס שיריון
קשרים נוספים בין מסמכים מיוחדים (חשבונית מס ריכוז ,חשבון יצוא וכד') יפורטו בהמשך.
ניתן להפיק מסמך אב אחד על סמך סוגים שונים של מסמכי בסיס .לדוגמה :ניתן להפיק חשבונית
על סמך הזמנות פתוחות ועל סמך תעודות משלוח פתוחות.
הזמנת לקוח ניתן לסגור בשני אופנים( :א) כאמור ,ניתן לסגור הזמנה ע"י תעודת משלוח וחשבונית.
(ב) נוסף לכך ,ניתן להפיק הזמנת רכש (או דוח ייצור) על סמך הזמנת הלקוח (כדי לרכוש מהספק
או לייצר את הפריטים שהלקוח הזמין).
כדי להפיק את המסמך הנוכחי על סמך מסמך בסיס כלשהו עוברים ללשונית מסמכי בסיס.
95
בחלון חתך מסמכי בסיס שנפתח בוחרים את סוג המסמך .לדוגמה ,כאשר מפיקים חשבונית
מס ,בסעיף זה בוחרים את מסמך הבסיס (לדוגמה :תעודת משלוח) .בהמשך ניתן יהיה לבחור
מסמכי בסיס נוספים (לדוגמה :הזמנה).
ניתן להגביל החתך על פי תאריכים ,מפתח חשבון וכו'.
ניתן להגדיר אילו מסמכים יופיעו ברשימת סוג מסמך ,ובאיזה סדר ,במסך בחירת מסמכי
בסיס ומיונם אותו פותחים במסך הגדרות חברה◄ הגדרות מלאי ◄ ספרור מסמכים ◄
מסמכי בסיס (קליק ימני בטור מסמך)
לסיום לוחצים אישור.
לאחר בחירת סוג המסמך חשבשבת מציגה את סוג המסמך בחלקה העליון של לשונית מסמכי
בסיס .בכדי לשנות את סוג מסמכי הבסיס לוחצים על כפתור שינוי חתך.
בהמשך מוצגים פרטים כלליים אודות המסמכים הפתוחים המתאימים.
מסמך :מספר האסמכתא של המסמך.
תאריך :תאריך המסמך.
תאריך ערך :תאריך פירעון /תשלום /אספקה (לפי סוג המסמך).
הערות :הערות שנרשמו בחלק התחתון של המסך בשדה הערות.
סהכ :סה"כ לתשלום כולל מע"מ.
96
כל שורה בחלק העליון של המסך מתייחסת למסמך פתוח אחד .כאשר בוחרים בשורה מסוימת,
חשבשבת מציגה ,בחלק התחתון ,את שורות הפריטים הנכללות באותו מסמך.
בטור הימני בשורות אלו מסמנים את השורות שיישלפו למסמך האב (השורות שמסמך האב יסגור).
אם מעוניינים להעביר את כל הפריטים של מסמך בסיס מסוים למסמך האב ,בוחרים בכפתור סימון
הכל.
אם מסמנים את סעיף שליפת שערים מחדש (בתחתית המסך) אזי לגבי פריטים שהמחיר שלהם
הוא במט"ח ,בעת העברת הפריטים למסמך האב ,חשבשבת תעדכן את השער ואת המחיר בשקלים
לפי השער הנוכחי .ברירת המחדל לסעיף זה נקבעת במסך הגדרות חברה.
במסמך האב ניתן לשנות את הכמויות .אם מקטינים את הכמות ,חשבשבת תעדכן את היתרה
לאספקה .לדוגמה :אם הכמות בהזמנה הייתה ,10ובחשבונית מקטינים את הכמות ל ,8 -היתרה
לאספקה בהזמנה תעודכן ל .2 -ניתן גם להגדיל את הכמות .במקרה זה חשבשבת תוסיף שורה עבור
הכמות הנוספת .לדוגמה :אם הכמות בהזמנה הייתה ,10ובחשבונית מגדילים את הכמות ל,15 -
החשבונית תכלול שתי שורות – שורה שסוגרת את ההזמנה (כמות )10ושורה שנייה עבור הכמות
הנוספת (כמות .)5
תפריט פעולות נוספות בלשונית זו כולל את הסעיפים הבאים:
העתקת הערות מסמך הבסיס :העתקת ההערות שנרשמו בחלק התחתון של מסמך הבסיס
למסמך האב.
העתקת פרטי הלקוח ממסמך הבסיס :העתקת שם הלקוח ,הכתובת והעיר ממסמך הבסיס
למסמך האב.
העתקת הנחה ממסמך הבסיס :העתקת %ההנחה הכללית ממסמך הבסיס למסמך האב.
העתקת כל המידע ממסמך הבסיס :העתקת כל הסעיפים הנ"ל (הערות ,פרטי הלקוח וההנחה)
וכן העתקת כל הפריטים ממסמך הבסיס למסמך האב( .במסמכי ייצוא ההעתקה כוללת גם את
כתובת הייצוא).
מסמכי בסיס סגורים בזמני :ניתן לסגור מסמכי בסיס באמצעות מסמכים הנמצאים בקובץ
הזמני (לדוגמה :סוגרים הזמנה באמצעות חשבונית ,אך עדיין לא מפיקים את החשבונית אלא
שומרים אותה בקובץ הזמני) .התנועות של ההזמנה מסומנות כסגורות ,ולכן לא ניתן לסגור אותן
באמצעות חשבונית אחרת .אם מפיקים כעת חשבונית ,ומעוניינים לסגור את ההזמנה הנידונה ,צריך
"לשחרר" את הפריטים שלה מהסגירה הקודמת .הסעיף הנוכחי מיועד למטרה זו .במסך שנפתח
מופיעים המסמכים הסגורים במסמכים זמניים .תפריט הפעולות הנוספות במסך מאפשר לבצע
שחרור פריט ,בכדי שניתן יהיה לסגור אותו בחשבונית הנוכחית.
97
פרטי פריט
לשונית זו מציגה פרטים נוספים אודות שורת הפריט הנוכחית.
מרבית השדות הוסברו לעיל במסגרת ההסברים על הלשונית הראשית ,פריטים .להלן הסברים על
הסעיפים הייחודיים למסך זה.
שורה :המספר סידורי של השורה במסמך .ניתן לדפדף בין השורות באמצעות מקשי החצים.
מחיר נטו :מחיר הפריט לאחר כל ההנחות (ההנחה בשורה ולאחר ההנחה בתחתית המסמך).
תאריך נוסף :תאריך 3במסמך (בנוסף לתאריך אסמכתא ולתאריך ערך).
פטור ממע"מ :בשדה זה מוצג סימון כאשר הפריט פטור ממע"מ.
אריזות :כמות נוספת .חשבשבת מנהלת עבור כל פריט שתי כמויות :כמות אחת הנרשמת בשדה
"כמות" וכמות נוספת הנרשמת בשדה "אריזות" .הכמות הנוספת מיועדת לעסקים המנהלים את
המלאי בשתי יחידות מידה .לדוגמה :סוחרי אלומיניום מנהלים מעקב גם אחר הכמות במטרים וגם
אחר הכמות בק"ג (כאשר אין יחס קבוע בין שתי הכמויות ,משום שהמשקל למטר אורך אינו קבוע).
בפריט מכפלה נרשם בשדה אריזות גורם המכפלה הראשון.
סוכן /מחסן :מספר הסוכן /מחסן .ניתן לחפש את הסוכן או המחסן באמצעות הקשה על F7או
בחירה בסעיף חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
יחידת מידה :יחידת המידה של המוצר .יח' ,גרם ,חבילה וכד'.
אסמכתא :2 -אסמכתא נגדית /מספר מסמך בסיס .לדוגמה :בהפקת תעודת משלוח נהוג לרשום
באסמכתא 2את מספר ההזמנה כנגדה מופקת תעודת המשלוח .אם שלפנו מסמך בסיס ,המספר
יירשם אוטומטית.
98
מספר חליפי :המספר הקטלוגי של הלקוח (או הספק) .אם הוגדרו לפריט כמה מספרים חליפיים,
מוצג המספר החליפי שנרשם כמפתח חליפי ראשי .כדי לבחור מפתח חליפי אחר ,בוחרים בכפתור
החץ שמשמאל לשדה .חשבשבת תציג את כל רשימת הפריטים החליפיים שהוגדרו לפריט.
מספר טבוע :כאמור ,חשבשבת מאפשרת לנהל מלאי של פריטים בעלי מספר טבוע (הסבר בנושא
זה ראה לעיל) .בשדה זה מציינים מהו המספר הטבוע של המוצר הנמכר בתנאי שהפריט הוגדר
כפריט לגביו מנהלים מספרים טבועים .בכדי להחליף למספר טבוע אחר בוחרים בכפתור החץ
שמשמאל לשדה.
פרטי טבוע :עדכון הפרטים הנוספים של המספר הטבוע שנבחר (לדוגמה :תום אחריות ,פריט
מונה וכו').
שיוך למספר טבוע :סעיף זה מאפשר לקשר בין פריט שאינו מנוהל כבעל מספר טבוע לפריטים
בעלי מספרים טבועים .לדוגמה :אם הפריט הוא תוף צילום ,ניתן לקשר אותו למכונת צילום של
לקוח מסוים( .כדי שניתן יהיה להפיק דוח על כל הפריטים שנמכרו עבור מכונת צילום זו) .ניתן
להקליד את המספר ידנית או לבחור מתוך רשימת המספרים הטבועים בעזרת החץ שמשמאל
לשדה .בחלון שנפתח מציגה חשבשבת כברירת מחדל את כל הפריטים הטבועים שנמכרו ללקוח
אולם ניתן לשנות את החתך.
שיוך לפריט :כאשר מגדירים שיוך למספר טבוע (בסעיף הקודם) ,חשבשבת מציגה לביקורת את
מפתח הפריט בסעיף הנוכחי (לדוגמה :בסעיף הקודם נרשם המספר הטבוע של מכונת צילום,
ובסעיף הנוכחי מוצג מפתח הפריט של מכונת צילום).
מועמס על מסמך :המספר המזהה של המסמך שפריט זה הועמס עליו (ראה להלן הסברים לגבי
העמסת מסמכים).
מספר תנועת בסיס :המספר המזהה של מסמך הבסיס בסעיף זה (אם המסמך הנוכחי הוא מסמך
אב שסוגר מסמך בסיס).
אצווה /איתור /פג-תוקף :מספר האצווה /איתור /פג-תוקף (לפי הגדרת הפריט כפריט
אצווה ,איתור או פג-תוקף) .בכל אחד משדות אלה ניתן לבחור את האצווה /איתור /תאריכי פג
תוקף ע"י בחירה בכפתור ליד השדה .בחלון שנפתח מוצגים מספרי האצווה /איתור /תאריכי פג
תוקף שבמלאי .בחלון זה לא ניתן לחלק את הכמות שבשורה בין כמה אצוות /איתורים /תאריכים.
בכדי לחלק את הכמות בשורה יש לעבור למסכי צפייה באצווה /איתור /פג תוקף מתפריט
פריטים מיוחדים בפעולות הנוספות שבלשונית פריטים.
פטור ממע"מ :האם הפריט הוגדר כחייב או כפטור ממע"מ בכרטיס הפריט.
מזהה שורה :מספר זה נקבע בעת רישום הפריט ואינו משתנה .לכן ,נוח להשתמש במספר זה
כאשר מאתרים פריטים במסמכים.
בחלקו התחתון של המסך חשבשבת מציגה פרטים מרשומת הפריט:
יתרה במלאי :יתרת המלאי של הפריט.
הזמנות מלקוחות :יתרת הזמנות שטרם סופקו ללקוחות.
הזמנות רכש :יתרת הזמנות הרכש שטרם סופקו מהספקים.
מחיר ותאריך קניה אחרון :מחיר הקניה האחרון ותאריך הרכש האחרון.
99
חשבון הכנסות /הוצאות :ניתן לקבוע ברשומת הפריט כרטיס הכנסות וכרטיס הוצאות .כרטיסי
הכנסה והוצאה אלו מוצגים כעת על המסך( .אם לא הוגדרו כרטיסי הכנסות /הוצאות תנועת היומן
נרשמת לפי סוג התנועה של המסמך) .בסעיף הבא ניתן לרשום חשבון הכנסות או הוצאות אחר
שיחול לגבי השורה הנוכחית.
נתוני שורה נוספים
לכל שורת פריט ניתן להוסיף שני שדות הערה ושני שדות סכום .לדוגמה :בעסקה הכוללת הנחה
חריגה במיוחד ניתן לציין את הסיבה בשדות הערה לפריט .הערה זו נשמרת במסמך וניתן במידת
הצורך לכלול את ההערה בהדפסת המסמך.
כדי לשנות את כותרות הנתונים הנוספים בוחרים בכפתור שינוי כותרות.
ניתן לקשר בין הנתונים הנוספים לבין הערות וסכומים נוספים ברשומת הפריט .בוחרים בכפתור
הגדרת ברירות מחדל ,ובחלון שנפתח מגדירים לכל שדה את השדה המקושר מרשומת הפריט.
את הקישור בין נתוני שורה נוספים לשדות נתונים נוספים בכרטיס הפריט ניתן להגדיר גם במסך
הגדרות◄ ברירות מחדל לנתונים נוספים ◄ תנועות מלאי.
100
פרטי מסמך
לשונית זו מציגה פרטים כלליים אודות המסמך.
מספר מסמך :האסמכתא של המסמך הנוכחי .במסמכים בעלי ספרור קשיח מספר המסמך הסופי
נקבע רק בעת ההפקה .
מטבע /שער :המטבע המוביל של המסמך ,ושער המטבע ביחס לשקל.
מטבע לשערוך :מטבע לשערוך המסמך בפקודת היומן .
סוג תנועה חייב /פטור במע"מ :סוג התנועה עבור פריטים חייבים /פטורים ממע"מ.
תאריך ערך :תאריך הערך של המסמך כולו (נוסף לתאריכי הערך בשורות).
תאריך אסמכתא :תאריך המסמך.
תאריך נוסף :תאריך .3
אסמכתא :האסמכתא של מסמך הבסיס (או אסמכתא נגדית אחרת כלשהי) .אם רושמים את
האסמכתא ידנית ומעוניינים להעתיק אותה לשורות הפריטים בוחרים בכפתור עדכן שורות.
מחסן /סוכן :מספר המחסן /הסוכן .כדי לעדכן בשורות הפריטים בוחרים בכפתור עדכון
שורות.
סה"כ שח :סכום המסמך בשקלים.
פורמט הדפסה :בסעיף זה ניתן להחליף את פורמט ההדפסה שהוגדר למסמך במסך הגדרות
חברה.
101
תאריך אינטרנט :שדה זה מציג את התאריך המקורי של מסמך שנקלט מהחנות הוירטואלית של
חשבשבת.
קובץ :ניתן לשייך למסמך קובץ מכל סוג .כאשר מפיקים מסמך היוצר תנועה בהנה"ח (כגון,
חשבונית מס) ,התוכנה מצרפת לפקודת היומן את הקובץ שהודפס.
בהפקת מסמך על סמך מסמך בסיס יש לבחור באפשרות העתקת כל המידע על מנת להעתיק את
הקובץ המקושר ממסמך הבסיס.
כתובת ליצוא :כתובת נוספת המיועדת לציון המקום למשלוח הסחורה לחו"ל .ניתן לרשום את
הכתובת ליצוא בכרטיס החשבון וכאשר מפיקים מסמך ייצוא ,חשבשבת תציג אותה בחלון זה .נתון
זה מודפס רק אם הוגדר פורמט הדפסה הכולל את השדה.
הערות ליצוא :הערות נוספות שיודפסו במסמך הייצוא (לדוגמה :הצהרות למכס) .שדה זה מודפס
רק אם הוגדר פורמט הדפסה הכולל אותו.
פיצול תשלומים :פיצול התשלומים על פי המוגדר בכרטיס החשבון .ניתן לשנות את הפיצול.
פרטי חשבון
לשונית זו מציגה נתונים שונים אודות כרטיס החשבון עבורו מופק המסמך:
הנתונים בשדות מפתח חשבון ,טלפון ,שם ,פרטים ,חשבון מרכז % ,הנחה ,פטור ממע"מ ומטבע
הם על פי הרשום בכרטיס החשבון .ניתן לעדכן במסך זה את שדה טלפון.
כמו כן מוצגים הנתונים הבאים:
יתרת הנה"ח :יתרת החוב (או הזכות) של כרטיס החשבון .היתרה כוללת רק מנות שעודכנו
לקובץ הקבוע .אם מעוניינים לראות את יתרת הכרטיס כולל המסמך הנוכחי ,בוחרים בכפתור החץ
ליד השדה.
102
תעודות משלוח :היתרה הכספית של תעודות המשלוח הפתוחות.
סה"כ :יתרת הנה"ח +יתרת תעודות המשלוח הפתוחות.
הזמנות :היתרה הכספית של ההזמנות שטרם סופקו.
קו אשראי :קו האשראי שהוגדר לכרטיס החשבון.
חריגה :ההפרש בין יתרת הנה"ח בתוספת יתרת תעודות משלוח לבין קו האשראי.
יתרת אובליגו :יתרת הנה"ח +יתרת תעודות משלוח +יתרת השקים הדחויים( .יתרת האובליגו
מוצגת בתנאי שבהגדרות החברה נרשם שיש לחשב אובליגו בעת טעינת התוכנה).
קו אובליגו :קו האובליגו שהוגדר בכרטיס החשבון.
חריגה :חריגה מקו האובליגו( .ההפרש בין יתרת האובליגו לבין קו האובליגו).
ברירות מחדל
לשונית זו מאפשרת לקבוע ברירות מחדל לשדות השונים במסמך הנוכחי.
המסך מפרט את השדות לגביהם ניתן לקבוע ברירות מחדל (תאריך פירעון ,סוכן ,וכד').
עדכון שורות קיימות :מסמנים טור זה כדי להחיל את ברירות המחדל שסומנו גם על השורות
שכבר נרשמו במסמך .אם מבטלים את הסימון בסעיף זה ,ברירות המחדל יחולו לגבי השורות
הבאות בלבד .לאחר סימון ברירות המחדל לוחצים על כפתור עדכון.
שיוך למספר טבוע :בוחרים בכפתור החץ כדי לבחור את המספר הטבוע .בוחרים בכפתור
מחיקה כדי למחוק שיוך למספר טבוע.
מחסן -עדכון שורות חדשות :עדכון המחסן בשורות הפריטים על פי הרשום במסך ברירות
המחדל ,שליפת המחסן מכרטיס הפריט או שליפת המחסן שהוגדר למשתמש במסך משתמשים.
103
רשימות
באמצעות לשונית זו ניתן לרשום משימות ולקשר אותן למסמכים .לדוגמה :בעת הפקת הצעת מחיר
ניתן לרשום את המשימה להתקשר ללקוח בעוד שבוע .במועד המתאים המשימה תוצג יחד עם
הצעת המחיר.
בחלקו העליון של המסך קובעים אלו משימות יוצגו:
משימות פתוחות בלבד :מסמנים סעיף זה כדי להגביל את המשימות שיוצגו במסך למשימות
שטרם בוצעו.
רק משימות ללקוח :מסמנים סעיף זה ובוחרים לקוח כדי להגביל את המשימות ללקוח מסוים.
תאריך ביצוע :בסעיף זה מגבילים את המשימות לפי התאריך בו יש לבצען (ברירת המחדל היא
התאריך הנוכחי ,משום שבדרך כלל מעוניינים לראות את המשימות הפתוחות שצריך היה לבצע
היום).
הטורים במסך הרשימות הם:
תאריך :תאריך רישום המשימה.
נושא :פרוט המשימה.
שם המסמך :בסעיף זה בוחרים את סוג המסמך אליו מתייחסת המשימה ,מתוך רשימת המסמכים
הקיימים בתוכנה .כמו כן ,ניתן לבצע קישור המסמך הנוכחי (ראה פעולות נוספות).
אסמכתא :מספר המסמך .כאשר מבצעים קישור למסמך נוכחי חשבשבת רושמת בסעיף זה את
המספר המזהה של המסמך.
ת.ביצוע :תאריך לביצוע המשימה.
ביצוע :מסמנים את המשבצת בטור האחרון כאשר המשימה מבוצעת.
104
נתונים נוספים
בלשונית זו 5שדות טקסט ו 3שדות סכום .שדות אלו מיועדים לרישום נתונים נוספים (לדוגמה:
שם הנהג) .כמו כן ,ניתן להציג בשדות אלו נתונים שנשלפים מהשדות הנוספים של הלקוח (ראה
הסברים בהמשך) .כל השדות הנוספים של החשבונית כלולים בתנועות המלאי של החשבונית .ניתן
לכלול אותם בפורמט ההדפסה של החשבונית (כדי שהם יודפסו) ,וכן ניתן לשלוף לפיהם דוחות
(לדוגמה :כל החשבוניות של נהג מסוים).
הגדרת ברירות מחדל :כאשר בוחרים בכפתור זה ,נפתח חלון שבו מקשרים בין השדות הנוספים
בכרטיס החשבון לבין שדות הנתונים הנוספים בחשבונית .עבור כל שדה בטור הימני יש לבחור
שדה נתון נוסף מכרטיס החשבון בטור השמאלי .הנתונים בשדות הנוספים בכרטיס החשבון יופיעו
כברירות מחדל בשדות הנוספים של החשבונית( .לדוגמה :רושמים באחד מהשדות הנוספים את
שם איש הרכש).
את הקישור בין הנתונים הנוספים לשדות נתונים נוספים בכרטיס החשבון ניתן להגדיר גם במסך
הגדרות◄ ברירות מחדל לנתונים נוספים ◄ כותרות מלאי.
שינוי כותרות :כאשר בוחרים בכפתור זה נפתח חלון זו ניתן לקבוע את השמות של השדות
הנוספים (לדוגמה :שם המוביל).
הערה :מאחר ושדות הנתונים הנוספים משותפים למסמכים רבים (השכרות ,מעבדת שירות ,ניהול
חוזים וכו') שינוי שם השדה יוצג בכל המסמכים.
ריענון ברירות מחדל :בוחרים בכפתור זה בכדי שחשבשבת תשלוף מחדש את הנתונים מהשדות
הנוספים בכרטיס החשבון (במקום הנתונים שנרשמו במסך).
105
דפדוף
בלשונית זו ניתן לדפדף במסמכים שונים שנרשמו בעבר ,כדי לעיין בהם ,להעתיק מהם נתונים
למסמך הנוכחי או כדי לקשר אותם למסמך הנוכחי לצרכיי תמחיר .במסך הגדרת חתך מסמכים
קובעים תחילה את חתך המסמכים בהם מעוניינים לדפדף ,על פי חתך חשבונות ,פריטים ,סניפים
וכו' .חשבשבת תציג על המסך את המסמך הראשון בחתך .הדפדוף נעשה באמצעות כפתורי
החצים.
תפריט פעולות נוספות כולל את האפשרויות הבאות:
העמסה על מסמך נוכחי
סעיף זה מאפשר להעמיס את העלות של פריט מסוים בחשבונית מסוימת על פריט אחר בחשבונית
אחרת .העמסה כזו חיונית לחישובי תמחיר .לאחר שפריט נרכש מתקבלת חשבונית בגין הובלה.
באמצעות הסעיף הנוכחי ניתן לקשר בין חשבונית הרכש לחשבונית ההובלה ,כדי לחשב בצורה
מדויקת את עלות הפריט כולל ההובלה .חשבשבת מעדכנת את המספר המזהה של המסמך המועמס
בפרטי שורת הפריט .הקישור בין המסמכים יבוא לידי ביטוי בהפקת הדוחות.
כדי להעמיס מסמך -
.1עוברים למסמך אותו מעוניינים להעמיס (בדוגמה הנ"ל :החשבון בגין הובלה) ,ומציבים
את הסמן על שורת הפריט אותה מעוניינים להעמיס.
.2בלשונית הדפדוף בוחרים את המסמך עליו מעוניינים לבצע העמסה (בדוגמה הנ"ל:
חשבונית הרכש שהתקבלה מהספק).
.3בתפריט פעולות נוספות בוחרים בסעיף העמסה על מסמך נוכחי.
חשבשבת תפתח חלון שבו קובעים את שיטת ההעמסה .האפשרויות הן:
סה"כ בשורה :החלק היחסי של כל שורה יהיה לפי הסכום של השורה( .כמות Xמחיר לאחר
הנחה).
כמות :החלק היחסי של כל שורה יהיה לפי השדה כמות.
שווה בשווה :הסכום המועמס יחולק באופן שווה בין השורות.
106
משקל /נפח :החלק היחסי של כל שורה יהיה לפי המשקל או הנפח בתנאי שנרשמו ברשומת
הפריט.
סכום מכס % /מכס :החלק היחסי של כל שורה יהיה לפי סכום המכס או %המכס בתנאי
ש % -המכס נרשם ברשומת הפריט.
יש לחזור על הפעולה שלעיל לגבי כל שורה שמעונינים להעמיס .חשבשבת מעדכנת את המספר
המזהה של המסמך עליו הועמסה השורה במסך פרטי הפריט בסעיף :מועמס על מסמך.
ניתן לבצע את ההעמסה בעת הפקת המסמך (בדוגמה שלעיל :בעת הפקת חשבונית הרכש בגין
חשבון ההובלה) ,או מאוחר יותר .כדי לבצע את ההעמסה לאחר הפקת המסמך יש לשלוף את
המסמך שמועמס דרך מסמכים במאגר קבוע (בלשונית פריטים שבמסמך).
העתקת שורה /העתקת כל שורות המסמך
סעיפים אלה מאפשרים להעתיק נתונים מהמסמך בו צופים כעת למסמך שאותו מפיקים.
העתקת מסמך
כאשר בוחרים בסעיף זה חשבשבת פותחת מסמך חדש המכיל את כל נתוני המסמך המועתק (מלבד
תאריך האסמכתא) .המסמך החדש יופיע ברשימת המסמכים במאגר הזמני.
107
תיקון מסמכים
כל זמן שמסמך נמצא בקובץ זמני ,הוא במעמד של טיוטה וניתן לתקן אותו ללא הגבלה .אולם
לאחר שהמסמך הופק ,הוראות ניהול ספרים של מס הכנסה מצמצמות מאוד את אפשרויות התיקון.
הכלל הוא :כדי לתקן מסמך שהופק יש להפיק מסמך נוסף.
כמובן ,לא ניתן לתקן כמויות או סכומים בחשבונית מס .אם חלה טעות בחשבונית מס שהופקה ,יש
להפיק חשבונית זיכוי ולתקן את הדרוש תיקון.
בתעודות משלוח לא ניתן לתקן כמויות ,אך ניתן לתקן מחירים (משום שהמחיר אינו חלק מהנתונים
שיש לפרט בתעודת משלוח).
בהזמנה ניתן לתקן את המסמך המקורי לרבות שינוי כמות ,מחיקת שורה והוספת שורה ,אך כדי
לעמוד בדרישות הוראות ניהול ספרים ,בכל פעם שמתקנים הזמנה ,התוכנה מפיקה מסמך נוסף,
והיא שומרת תיעוד מלא של כל התיקונים שנעשו בהזמנה .מספר האסמכתא של ההזמנה נשמר גם
לאחר התיקון.
תיקון הזמנה /הצעת מחיר
כדי לתקן הזמנה בוחרים בכפתור קובץ קבוע ,עוברים להזמנה אותה מעוניינים לתקן ,ובוחרים
בסעיף שינוי הזמנות /הצעות מחיר מתוך תפריט פעולות נוספות .חשבשבת תציג העתק של
המסמך המקורי .בחלון זה ניתן לתקן את פרטי החשבון ,להוסיף הערות ,לתקן את %ההנחה,
להוסיף שורות נוספות למסמך ,להעתיק שורה קיימת לשורה חדשה או למחוק את השורות
הקיימות .לא ניתן למחוק שורות שנסגרו ע"י מסמך אב אחר.
לאישור התיקונים במסמך בוחרים בכפתור הפקה .חשבשבת תדפיס את המסמך המתוקן ותשנה
את סטטוס המסמך ל -תוקן והופק.
כאמור ,השינויים במסמך אינם מוחקים את המידע הקודם .חשבשבת שומרת היסטוריה מלאה של
כל השינויים שנערכו בהזמנה ,ובכל עת ניתן להפיק דוח המפרט שינויים אלה.
תיקון תעודת משלוח
כדי לתקן מחירים בתעודת משלוח שהופקה ,עוברים לתעודת המשלוח אותה מעוניינים לתקן
באמצעות כפתור מאגר קבוע ,עוברים לשורה שיש לתקן ובוחרים בסעיף שינוי שורה מתוך
תפריט הלחצן הימני של העכבר .חשבשבת תפתח חלון שבו ניתן לתקן את השורות הכתובות ברקע
לבן .לא ניתן לתקן את הכמות! (אם חלה טעות בכמות יש להפיק החזרה או תעודת משלוח נוספת).
108
חשבונית עצמית
כאשר עסק מקבל שירות ממי שאינו מוציא חשבוניות (למשל ,הרצאה של אמן) ,עליו להפיק את
המסמך חשבונית עצמית .מסמך זה מחליף את החשבונית שנותן השירות היה אמור להוציא.
סוגי תנועה
לפני שמפיקים חשבונית עצמית יש להגדיר את שלושת סוגי התנועה הבאים:
( )1הכנסות מחשבונית עצמית:
%
חשבון חובה
100
הכנסות חשבונית
עצמית
בעת פתיחת כרטיס הכנסות חשבונית עצמית יש לוודא כי החשבון הראשי של הכרטיס הוא:
הכנסות חשבונית עצמית( .נתון זה דרוש כדי שהתוכנה לא תכלול את התנועות של כרטיס זה
בחישוב מע"מ עסקאות).
( )2הוצאות חייבות שכר סופרים:
%
חשבון חובה
הוצאות שכר סופרים 100
ואומנים
16
מע"מ תשומות
( )3הוצאות פטורות שכר סופרים:
%
חשבון חובה
הוצאות שכר סופרים 100
חשבון זכות
? (מפתח לקוח/ספק)
%
100
חשבון זכות
? (מפתח לקוח/ספק)
%
16
חשבון זכות
? (מפתח לקוח/ספק)
%
100
סוגי תנועה אלו נרשמים בלשונית ספרור מסמכים (במסך הגדרות ◄ הגדרות מלאי).
תהליך ההפקה
מפתח החשבון לו מפיקים חשבונית עצמית צריך להיות שייך לקבוצת הספקים (כלומר ,החשבון
הראשי צריך להיות :ספקים).
בשדה שם לקוח/ספק חשבשבת אינה מציגה את שם כרטיס החשבון של נותן השירות אלא את
שם החברה בה מפיקים את המסמך (שם החברה נרשם במסכי ההגדרות).
שמו של נותן השירות (שם כרטיס החשבון) מוצג בשדה כתובת.
109
פקודות יומן
חשבונית עצמית (לדוגמה ,על סך 16% + 100מע"מ) יוצרת את פקודות היומן הבאות:
חשבון חובה
ספק (נותן השירות)
סכום
116
חשבון זכות
הכנסות
מע"מ עסקאות
סכום
100
16
הכנסות מחשבונית
עצמית
100
ספק (נותן השירות)
100
הוצאות שכר סופרים
מע"מ תשומות
100
16
ספק (נותן השירות)
116
הערה :אם הפעילות פטורה ממע"מ (לדוגמה ,הרצאת אמן באילת) ,פקודות היומן שלעיל הן ללא
מע"מ (על סמך סוג התנועה :הוצאות פטורות שכר סופרים).
לאחר תשלום השיק לנותן השירות היתרה בכרטיס החשבון שלו מתאפסת( .השיק לנותן השירות
הוא ללא מע"מ וצריך לכלול ניכוי במקור).
110
ייבוא
כאשר רוכשים סחורה בישראל ,הרישום מתבצע באמצעות מסמך אחד – חשבונית רכש ,שהיא
העתק של חשבונית הספק .הכמות שנכנסת למלאי ומחיר העלות הם לפי המפורט בחשבונית
הרכש .לעומת זאת ,כאשר מייבאים סחורה מחו"ל ,מחיר העלות כולל לא רק את המחיר.שמשלמים
לספק אלא גם את עלויות ההובלה ואת המכס .זאת ועוד :עסקים רבים מעבירים את הסחורה
המיובאת למחסן ערובה ,ומשחררים אותה לשיעורין .עסקים אלה צריכים לנהל מעקב אחר המלאי
במחסן הערובה ואחר עלויות האחסנה.
חשבשבת כוללת שישה מסמכים לרישום ייבוא:
הצעת מחיר ייבוא :הצעת מחיר מספק בחו"ל.
הזמנת ייבוא :הזמנת פריטים מספק בחו"ל.
תעודת משלוח יבוא :תעודת משלוח יבוא מאפשרת להכניס פריטי יבוא למלאי מבלי לרשום
תנועות הנהלת חשבונות .בכדי לרשום תנועות הנהלת חשבונות יש לסגור את תעודת המשלוח על
ידי מסמך כניסה ישירה מיבוא או כניסה למחסן ערובה .לא ניתן להעמיס עלויות על מסמך תעודת
משלוח יבוא.
כניסה ישירה מייבוא :העתק של חשבון הספק ,כאשר הפריטים נכנסים ישירות למחסן החברה
(ולא למחסן ערובה).
כניסה למחסן ערובה :העתק של חשבון הספק ,כאשר הפריטים מועברים למחסן ערובה
(בונדד).
שחרור ממחסן ערובה :העברה ממחסני הערובה למחסני החברה.
העמסת עלויות שחרור :העמסה של עלויות הייבוא (מכס ,הובלה ,ביטוח וכד') על מחיר הפריט.
(מסמך זה אינו יוצר תנועות מלאי אלא רק מעדכן את מחיר הפריט).
הגדרות מקדימות
לפני שמפיקים מסמכי ייבוא יש לעדכן את הנתונים הבאים בכרטיסי החשבון ובהגדרות החברה:
כרטיסי חשבון
יש לפתוח כרטיס חשבון עבור כל ספק בחו"ל (כשם שפותחים כרטיס חשבון עבור כל ספק
בישראל) ולקבוע את מטבע ההתחשבנות עם הספק .נוסף לכך ,יש לפתוח כרטיס קניות חו"ל.
אם מעוניינים שהתוכנה תרשום פקודות יומן עבור עלויות השחרור ,יש לפתוח כרטיסי חשבון עבור
עלויות אלה .ניתן לפתוח כרטיס חשבון לכל הוצאה (הובלה ,ביטוח ,אחסנה וכד') או כרטיס אחד
לכל הוצאות השחרור.
כמו כן ,יש לפתוח במערכת הנה"ח כרטיס חשבון עבור מע"מ תשומות יבוא (בנוסף לכרטיס
מע"מ תשומות) עבור מע"מ תשומות בגין הייבוא (כלומר ,המע"מ שמשלמים עבור הטובין
שהתקבלו מחו"ל).
111
סוגי תנועה
יש להגדיר סוג תנועה במבנה הבא עבור מסמכי הכניסה מייבוא.
%
100
חובה
מפתח חשבון
קניות חו"ל
%
100
זכות
מפתח חשבון
?
פריטים
עלויות השחרור נרשמות באמצעות פריטים .ניתן להגדיר לכל עלות שחרור פריט (פריט עבור
הובלה ,פריט עבור ביטוח וכו') או פריט כללי בשם עלויות שחרור .בכרטיס הפריט יש לרשום את
חשבון ההוצאות המתאים .לדוגמה :בפריט המייצג עלויות הובלה יש לרשום את חשבון ההוצאות
של עלויות ההובלה (או את חשבון ההוצאות הכללי של עלויות השחרור).
כמו כן יש לפתוח פריט שישמש לרישום המע"מ ברשומון הייבוא .בסעיף חשבון הוצאות
שבכרטיס פריט זה יש לרשום את כרטיס מע"מ תשומות יבוא (ראה לעיל) .המע"מ ברשומון הייבוא
נרשם באמצעות פריט מיוחד ולא בשורת המע"מ כמו במסמכים אחרים.
הגדרות מלאי
במסך הגדרות מלאי יש למלא את הסעיפים הבאים:
יצירת תנועות הנה"ח במסמך עלויות שחרור :יש לבטל את הסימון אם מעוניינים
שחשבשבת לא תרשום פקודת יומן בעת הפקת המסמך העמסת עלויות שחרור( .מומלץ לא לבטל
את הסימון :רישום פקודות היומן עבור עלויות השחרור מבטיח התאמה מלאה בין הנתונים במלאי
לבין הנתונים בפקודות היומן).
רשומון ייבוא /פריט מע"מ :בסעיף זה רושמים את מפתח הפריט מהווה את פריט מע"מ
לרשומון ייבוא .לאחר שהפריט הוגדר בסעיף זה ניתן לעדכן ברשומת הפריט שחשבון ההוצאות
הוא מע"מ תשומות.
עלויות שחרור
112
מסמך זה מיועד לרישום העלויות הכרוכות בייבוא (הובלה ,ביטוח ,מכס ,עמילות ,מע"מ ,ועוד)
ועדכון מחירי הפריטים המיובאים .הוא מיועד לעדכון מחירים בלבד (ולא לעדכון כמויות).
במסמך זה רושמים את הפריטים של העלויות העקיפות (הובלה ,ביטוח ,עמילות וכד') ,ובהמשך
בוחרים בסעיף העמסה על מסמך (מתוך תפריט הפעולות הנוספות בסעיף העמסה).
במסך שנפתח בוחרים את מסמך הייבוא עליו מעוניינים להעמיס את המסמך הנוכחי ,ולאחר מכן
בוחרים בכפתור העמסה.
במסך הבא קובעים את שיטת העמסה ,הקריטריון לפיו סכום העלות העקיפה תפוצל בין פריטי
הייבוא .לדוגמה :הובלה יש מקום להעמיס לפי משקל הפריטים.
ניתן לצפות בפירוט העמסה על ידי בחירה בכפתור פירוט העמסה.
ניתן לבטל העמסה קודמת על ידי בחירת סעיף ביטול העמסה מתוך תפריט הפעולות הנוספות.
כדי להעמיס מסמך עלויות אחד על כמה מסמכי יבוא ,חוזרים על שלב בחירת המסמך ובחירת
שיטת ההעמסה עבור כל מסמך נוסף.
רושמים את המע"מ באחת משורות הפריטים .בשורה זו מפתח הפריט הוא הפריט שלעיל (הפריט
שמייצג מע"מ תשומות ייבוא) ,הכמות ,1והסכום הוא סכום המע"מ .חשבשבת תרשום אוטומטית
את תנועות היומן המתאימות לדוח 874החדש .בעת הפקת דוח 874יש לרשום את חתך כרטיסי
מע"מ תשומות ייבוא (חתך זה יצביע על כרטיס מע"מ הנ"ל).
אם רושמים את פקודות היומן עבור רשומון הייבוא באופן ידני ,יש לרשום פקודת יומן לחובת
כרטיס מע"מ תשומות ייבוא הנ"ל .בפקודת יומן זו רושמים את מספר רשומון הייבוא בשדה
אסמכתא ( 2האסמכתא השנייה).
העמסה על שורות פריטים
חלון זה מציג את הסכומים שעומדים להיות מועמסים על כל פריט ייבוא .בשלב זה ניתן לתקן את
ההעמסה .באמצעות מסמך זה מוסיפים למחיר הפריט את העלויות הכרוכות בייבוא (הובלה,
ביטוח ,מכס ,עמילות ,מע"מ ,ועוד).
113
פריט מועמס :הפריט שעומדים להעמיס על פריטי הייבוא (לדוגמה :פריט המייצג הובלה).
סה"כ בשורה :מחיר הפריט שעומדים להעמיס.
שיטת העמסה :הקריטריון לפי העלות העקיפה מפוצלת בין פריטי הייבוא (קריטריון זה נבחר
במסך הקודם) .ניתן לבחור שיטת העמסה אחרת ולבחור בכפתור העמסה מחדש.
:%האחוז (מסכום הפריט המועמס) שיועמס על כל פריט ייבוא.
קיבוע :ניתן להחליט שחלק מהפריטים לא ישתתפו בהעמסה ע"י סימונם כפריטים מקובעים.
דוגמה :נניח שמעונינים להעמיס את הפריט "הובלה" שווה בשווה בין הפריטים למעט הפריט
השלישי במסמך .לשם כך מדפדפים באמצעות מקשי החצים בחלק העליון של המסך לפריט
"הובלה" .בשיטת ההעמסה בוחרים :שווה בשווה .כדי לא להעמיס את ההובלה על הפריט
השלישי ,מציבים את הסמן על השורה השלישית בטבלה ומסמנים את הטור קיבוע .בטור %
רושמים .0כעת בוחרים בתחתית המסמך בכפתור העמסה מחדש .חשבשבת תקבע את מחירי
הפריטים תוך התעלמות מהפריט השלישי.
תפריט הפעולות הנוספות כולל אפשרות להפקת דוח עלות שחרור ,תיקי יבוא מועמסים
(הכולל נתונים כספיים בלבד) ותיקי יבוא מועמסים מפורט (הכולל פרטים נוספים כגון נפח
ו %-מכס).
חשבשבת שומרת בכרטיס הפריט שני מחירים המייצגים את עלות הפריט:
מחיר הקנייה במט"ח :מחיר זה נשמר בשדה מחיר קנייה אחרון.
מחיר ייבוא מועמס :עלות הפריט כולל עלויות שחרור .מחיר זה נשמר בשקלים.
לאחר ביצוע העמסה ניתן לבחור בפעולות הבאות במסמך היבוא במאגר קבוע ,מתוך תפריט
פעולות נוספות -העמסה:
סגירת תיק :סגירה של תיק הייבוא בפני פעולות נוספות של העמסת עלויות.
פתיחת תיק :בוחרים בסעיף זה כאשר מעוניינים לפתוח תיק יבוא שנסגר .סעיף זה רלוונטי אם
התקבלו עלויות שחרור נוספות לאחר שהתיק נסגר.
המלצה :כאשר מכניסים פריטים למחסן ערובה ,יש לרשום עלויות על הכניסה למחסן ערובה ,רק
כל עוד לא שוחררו פריטים מהמחסן .לאחר שחרור הפריטים מהמחסן יש לרשום את כל ההעמסות
על מסמכי השחרור בלבד.
114
פרק :13מסמכי ריכוז
חשבונית ריכוז -עסקים רבים עובדים בשיטה הבאה :במהלך החודש מפיקים תעודות משלוח,
ובסוף החודש מדפיסים חשבונית המרכזת את תעודות המשלוח .חשבונית זו מכונה בשם
חשבונית מס ריכוז .אמנם אפשר לסגור תעודות משלוח באמצעות חשבונית מס "רגילה" ,אולם
יש צורך בחשבונית ריכוז משתי סיבות :ראשית ,כאשר מפיקים חשבונית ריכוז ניתן להפיק
חשבוניות לכל הלקוחות בריצה אחת (חשבונית "רגילה" יש להפיק לכל לקוח בנפרד) .שנית ,ניתן
להפיק את חשבונית הריכוז בפורמט מיוחד שאינו כלול באפשרויות של חשבונית "רגילה".
תעודת משלוח ריכוז – תעודת משלוח ריכוז מאפשרת להפיק בריצה אחת מסמכים הסוגרים את
כל ההזמנות שהתקבלו מהלקוחות .ניתן להפיק תעודת משלוח ריכוז בפורמט מיוחד שאינו כלול
באפשרויות של תעודת משלוח "רגילה".
חשבונית עסקה ריכוז -חשבונית עסקה ריכוז מאפשרת להפיק בריצה אחת מסמכים הסוגרים
את כל ההזמנות שהתקבלו מהלקוחות .ניתן להפיק חשבונית עסקה ריכוז בפורמט מיוחד שאינו
כלול באפשרויות של מסמך חשבון עסקה "רגיל".
מאחר וההבדל היחיד בין חשבונית ריכוז ,תעודת משלוח ריכוז וחשבונית עסקה ריכוז הוא
במסמכים אותם ניתן לסגור (חשבונית ריכוז סוגרת תעודות משלוח והחזרות ,חשבוניות עסקה,
הזמנות והצעות מחיר בעוד שתעודת משלוח ריכוז וחשבונית עסקה ריכוז סוגרים רק הזמנות
והצעות מחיר) ההסברים להלן יתייחסו לחשבונית ריכוז בלבד.
המסך כולל מספר לשוניות:
בלשונית חתך מסמכי הבסיס מגדירים את האינפורמציה שתיכלל במסמך הריכוז.
בארבעת הלשוניות כל השורות ,שורה לפריט באותו מחיר ,שורה למסמך בסיס ומסמך
למסמך בסיס ניתן לצפות בטיוטות המסמכים בפורמטים השונים ,כפי שיוסבר בהמשך .
בלשונית מסמכי בסיס בזמני ניתן לצפות ולשחרר מסמכי בסיס שנסגרו במסמכים זמניים.
בלשונית תנועות ללא מחיר מפורטות תנועות ללא מחיר במסמכי הבסיס שנבחרו בחתך.
לשונית דפדוף מאפשרת דפדוף בחשבוניות ריכוז במאגר קבוע.
בסיום הבדיקות בוחרים בכפתור הפקה כדי להפיק את החשבוניות עצמן.
להלן הסבר לגבי כל אחת מהלשוניות:
115
חתך מסמכי בסיס
בלשונית זו קובעים את חתך התנועות עבורן מפיקים את החשבוניות.
מה לרכז? בדרך כלל משתמשים בחשבונית ריכוז בכדי לרכז תעודות משלוח והחזרות ,אולם ניתן
לרכז גם הזמנות ,הצעות מחיר או חשבוניות עסקה .בכל הפקה יש לרכז סוג מסמך אחד .כלומר ,לא
ניתן להפיק חשבונית ריכוז הכוללת תעודות משלוח והזמנות ביחד.
לקוחות :חתך הלקוחות להם מפיקים את החשבוניות.
הערה :חתך קודי המיון ריק -יש להגדיר את החתך המדויק.
תאריך החשבונית :תאריך האסמכתא של המסמך .בדרך כלל רושמים את תאריך סוף החודש של
תעודות המשלוח (או ההזמנות).
תאריך נוסף :תאריך שיירשם בשדה תאריך 3בתנועות המלאי.
תאריך ערך :בסעיף זה קובעים את תאריכי הערך של החשבוניות (התאריך בו הלקוח אמור לפרוע
את החשבונית) .האפשרויות הן:
מרשומת הלקוח :תאריך הערך יהיה לפי תנאי התשלום שנקבעו ללקוח בכרטיס החשבון
(בחלון :הנחות ותנאי תשלום).
תאריך ערך :תאריכי הערך לכל הלקוחות יהיו לפי מה שנקבע ידנית בשורה זו.
מסמכי בסיס :בחלק זה ניתן לקבוע את חתך התנועות לפי הגבלות שונות על שדות מסמכי
הבסיס (תעודות משלוח ,הזמנות וכד') .לדוגמה :בשדה מספר מסמך הבסיס ניתן להגביל את מספרי
תעודות המשלוח (או ההזמנות) שייכללו בחשבוניות הריכוז.
הגבלת נתונים נוספים ממסמכי בסיס :הגבלת חתך המסמכים על פי אחד או יותר מהערכים
שנרשמו במסמכי הבסיס בלשונית נתונים נוספים.
116
פרטים נוספים
במסך זה קובעים פרמטרים נוספים של חשבוניות הריכוז שעומדים להפיק.
הדפסת העתקי מסמכי בסיס :בעת הפקת החשבוניות יודפסו בנוסף גם העתקי מסמכי
הבסיס.
שערוך בתנועות הנה"ח /מטבע :מסמנים סעיף זה כדי שהתוכנה תשערך את תנועת היומן
למטבע שרושמים בהמשך .השערוך יהיה לפי השער בתאריך הערך או השער הידוע האחרון ,אם
אין עדיין שער לתאריך הערך.
תיקון מחירים למחיר נוכחי :מסמנים סעיף זה כדי שבעת הפקת חשבונית הריכוז חשבשבת
תשלוף מחדש את המחיר (לפי הגדרות המחירים של הלקוח) ותתעלם מהמחיר שנרשם בתעודת
המשלוח .יש לציין האם המחיר יישלף בהתאם לתאריך מסמך הבסיס או בהתאם לתאריך הפקת
מסמך הריכוז.
תיקון שערי מט"ח לשער הנוכחי :במסך הגדרות חברה◄ הגדרות מלאי◄ הגדרות
כלליות הוגדר האם התוכנה תשלוף שערי מט"ח מעודכנים בעת הפקת מסמך אב על סמך מסמך
בסיס ותחשב מחדש את המחיר בשקלים (באותם מקרים שבהם המחיר הוא במט"ח) ,או תשלוף את
השערים שנרשמו במסמך הבסיס .בסעיף זה ניתן לשנות את ברירת המחדל.
הנחה כללית :בסעיף זה קובעים כיצד תיקבע ההנחה הכללית (בשורת הסיכום) .האפשרויות הן:
מרשומת הלקוח :חשבשבת תשלוף את %ההנחה הכללית של הלקוח (כפי שהוגדרה
בכרטיס הלקוח במסך נתונים למסמכי שיווק ורכש) ותתעלם מההנחה הכללית
שנרשמה בתעודת המשלוח (או ההזמנה),
117
ממסמך הבסיס :ההנחה הכללית תישלף מתעודות המשלוח (או ההזמנה) ,ותירשם
בשורות הפריט.
ס"ת חייב במע"מ /פטור ממע"מ :בסעיפים אלה ניתן לעדכן את סוג התנועה לפריטים
חייבים במע"מ וסוג התנועה לפריטים פטורים ממע"מ.
פרטים בתחתית החשבונית :פרטים שיופיעו בכל החשבוניות (לכל הלקוחות).
שליפת הערות ממסמך הבסיס (בהפקת מסמך למסמך בסיס) :בהפקת חשבונית נפרדת
עבור כל תעודת משלוח ,ניתן לשלוף ולהדפיס את ההערות שנרשמו במסמך הבסיס גם בחשבונית.
פרטים להנה"ח :רישום נתונים שיעודכנו בתנועת היומן .ניתן לבחור את קוד התמחיר מרשומת
החשבון או לבחור קוד אחר /חדש .לבחירת קוד תמחיר יש לבחור בסעיף חיפוש או קוד תמחיר
חדש מתוך תפריט הלחצן הימני בשדה קוד תמחיר.
שמירת הגדרה
את ההגדרות שנקבעו במסכים חתך מסמכי בסיס ו-פרטים נוספים ניתן לשמור על ידי בחירה
בכפתור שמירה הנמצא בחלקה העליון של לשונית חתך מסמכי בסיס.
בעת הפקת מסמכי ריכוז בעתיד ,ניתן לחזור אל הגדרות אלו על ידי בחירה בכפתור שליפה .בכדי
לתקן הגדרה שנשמרה יש לשלוף ההגדרה ,לתקן ההגדרות ולבחור בכפתור עדכון הגדרה.
לחזרה לברירות המחדל הראשוניות של חשבשבת יש לבחור בכפתור ברירת מחדל.
בחלון שמירת הגדרה יש לבחור את פורמט ההדפסה ,מספר העותקים והאם ההגדרה כוללת
שמירת תאריכים.
סעיף שמירת תאריכים נועד למשתמשים בהפקת מסמכי ריכוז באמצעות משימות להפעלה
מאוחרת .סימון הסעיף ישמור את התאריכים שנרשמו בשדות :תאריך ,תאריך ערך ותאריך נוסף
בלשונית חתך מסמכי בסיס( .להסבר מפורט על הפעלת משימות להפעלה מאוחרת ראה פרק
13בספר הנהלת החשבונות)
כל השורות
118
ארבעת הלשוניות הבאות מציגות את פורמט ההדפסה של החשבונית .כאשר בוחרים באפשרות
הראשונה – כל השורות – ההדפסה דומה לזו המתקבלת בעת הפקת חשבונית מס "רגילה".
חשבשבת תפרט בחשבונית הריכוז את כל השורות של כל תעודות המשלוח.
בחלקו העליון של המסך חשבשבת מציגה את רשימת הלקוחות (מפתח חשבון ושם) עבורם קיימים
מסמכי בסיס פתוחים .בחלק התחתון של המסך התוכנה מפרטת את שורות הפריטים המופיעים
במסמכי הבסיס הפתוחים .מציבים את הסמן על שורה של לקוח מסוים ,והתוכנה מפרטת את שורות
הפריטים בחלק התחתון.
למחיקת לקוח מהטבלה (כלומר ,כדי לא להפיק ללקוח חשבונית ריכוז) ,עוברים עם הסמן לטור
מספר בחלק העליון ,לשורה של הלקוח ,ובוחרים בסעיף מחיקת חשבון מתפריט הלחצן הימני
של העכבר.
למחיקת שורה מסוימת מתעודת משלוח או הזמנה (כלומר ,לא לחייב את הלקוח בגין שורה זו),
עוברים עם הסמן לטור מספר בחלק התחתון לשורה המבוקשת ,ובוחרים בסעיף מחיקת שורה
מתפריט הלחצן הימני של העכבר.
הסעיף צפייה בתפריט הלחצן הימני בעכבר בטור מספר מאפשר לראות את העתק מסמך הבסיס
הכולל את הפריט בשורה.
בחלק התחתון בצד שמאל מוצגים עבור כל לקוח הסיכומים של החשבונית .כאמור % ,ההנחה
המוצג בחלק זה תלוי בהגדרות של חשבונית הריכוז אם נקבע בלשונית זו שההנחה הכללית
תישלף מרשומת הלקוח ,חשבשבת מציגה כעת את %ההנחה כפי שנקבע בכרטיס הלקוח
(ומתעלמת מההנחה הכללית בתעודות המשלוח) .אם נקבע שההנחה תישלף מההנחה הכללית כפי
שנרשמה בתעודות המשלוח ,חשבשבת רושמת אפס בשורת %ההנחה הכללית .ההנחה הכללית
של כל תעודת משלוח עוברת להנחה בשורה.
שורה לפריט באותו מחיר
בשיטה זו חשבשבת ממיינת את תעודות המשלוח לפי פריטים ,ועבור כל פריט ממיינת את השורות
לפי מחירים .התוכנה מסכמת את הכמות שנמכרה מכל פריט באותו מחיר ומדפיסה בחשבונית
שורה אחת (בניגוד לשיטה הקודמת שפירטה את כל השורות בתעודות המשלוח).
בפורמט זה ניתן למחוק את כל תעודות המשלוח של חשבון מסוים ,אך לא ניתן למחוק שורת פריט.
119
בחשבונית שתופק יופיעו בשדה הערות בתחתית המסמך מספרי כל תעודות המשלוח /הזמנות
שנכללו בחשבונית.
שורה למסמך בסיס
בשיטה זו התוכנה רושמת בחשבונית שורה אחת עבור כל תעודת משלוח .השורה כוללת את מספר
תעודת המשלוח ,התאריך והסכום.
למחיקת מסמך בסיס מהחשבונית ,עוברים עם הסמן לטור מספר בחלק התחתון של המסך ,לשורה
המבוקשת ,ובוחרים בסעיף מחיקת שורה מתפריט הלחצן הימני של העכבר .למחיקת לקוח
מהטבלה (כלומר ,כדי לא להפיק ללקוח חשבונית ריכוז) ,עוברים עם הסמן לטור מספר בחלק
העליון ,לשורה של הלקוח ,ובוחרים בסעיף מחיקת שורה מתפריט הלחצן הימני של העכבר.
מסמך למסמך בסיס
זו שיטת ההדפסה המפורטת ביותר .בשיטה זו חשבשבת מפיקה חשבונית נפרדת לכל תעודת
משלוח (או הזמנה).
חשבשבת מציגה את החשבונית כפי שתודפס בפועל .לדפדוף בין החשבוניות משתמשים במקשי
החצים המופיעים בצד שמאל של המסך ,מימין למספר החשבונית.
120
למחיקת החשבונית הנוכחית בוחרים בכפתור מחיקה .כמו כן ניתן למחוק את כל החשבוניות של
לקוח מסוים – בוחרים בסעיף מחיקה מתפריט הלחצן הימני של העכבר בשדה מפתח חשבון,
ומשיבים בחיוב לשאלה שתופיע בהמשך :האם למחוק את כל החשבוניות של חשבון זה?
מסמכי בסיס במאגר זמני
בוחרים בלשונית זו בכדי לדפדף במסמכים סגורים הנמצאים במאגר זמני ,לדוגמה :תעודות משלוח
שנסגרו ע"י חשבונית מס ,שעדיין לא הופקה .כיוון שתעודת משלוח זו סגורה ,לא ניתן לשלוף
אותה בחשבונית הריכוז.
בחלק העליון של המסך התוכנה מציגה את פרטי הלקוחות עבורם קיימים מסמכים בקובץ זמני
ובחלק התחתון -את הפריטים הסגורים במסמכים אלה .לביטול סגירת הפריט בוחרים בכפתור
שחרור פריט ממאגר זמני .לאחר השחרור ניתן לשלוף את הפריט בחשבונית הריכוז.
תנועות ללא מחיר
בלשונית זו מוצגים פריטים ללא מחיר .ניתן להפיק דוח תנועות במחיר אפס על ידי לחיצה על
כפתור הדפסת דוח.
121
הפקה
בדי להפיק את מסמכי הריכוז יש לבחור בכפתור הפקה.
במסך שנפתח יש לבחור את שיטת ההפקה ,מספר העותקים ויעד ההדפסה (מדפסת או דוא"ל)
לפי הנחיות רשות המסים אפשר לשלוח בדוא"ל רק מסמכי מקור של חשבוניות .בחשבשבת אפשר
לשלוח בדוא"ל חשבונית ריכוז ,חשבונית חוזים וחשבונית על בסיס מזומן (אלו הן חשבונית
ששולחים בכמויות גדולות).
כאשר מפיקים לדוא"ל נשלח מסמך PDFשעליו כתוב הטקסט "מסמך ממוחשב" ו" -מקור".
דפדוף
בוחרים בלשונית זו כדי לדפדף בחשבוניות ריכוז שהופקו בעבר ,וכדי להדפיס העתקים של
חשבוניות אלה.
לקביעת חתך המסמכים הרצוי בוחרים בכפתור הגדרת חתך לדפדוף.
להדפסת העתק משוחזר למסמך בוחרים בכפתור העתק משוחזר בחלקו העליון של המסך.
ההדפסה מתבצעת על פי השיטה המופיעה בשדה שיטת הדפסה בחלקו התחתון של המסך.
122
פרק :14רשתות שיווק
חשבשבת מאפשרת להפיק קבצים לפי הדרישות של רשתות השיווק (הריבוע הכחול ,שופרסל
וכד').
פותחים כרטיס חשבון עבור כל סניף של הרשת ,וכרטיס חשבון נוסף עבור מרכז הרשת .רושמים
את החשבון של מרכז הרשת בשדה חשבון מרכז של כרטיסי החשבון של הסניפים.
מפיקים את תעודות המשלוח לכל אחד מהסניפים (מפתח החשבון בתעודת המשלוח הוא מפתח
חשבון של הסניף) .לאחר מכן ,מפיקים חשבונית לכרטיס החשבון של מרכז הרשת.
רשת :בוחרים את רשת השיווק מרשימת הרשתות (לדוגמה :הריבוע הכחול) .ניתן לפתוח רשת
חדשה באמצעות הסעיף הוספת רשת בתפריט פעולות נוספות.
חשבון מרכז :רושמים את מפתח החשבון של מרכז הרשת.
חתך מסמכי בסיס
בלשונית זו קובעים את חתך הסניפים ואת חתך מסמכי הבסיס שייכללו בחשבונית.
הערה :התאריך שבו הרשת אישרה את קבלת הסחורה (תאריך הבול) הוא התאריך הרשום בשדה
תאריך ערך.
מאפייני הפקה
בלשונית זו קובעים את מאפייני ההדפסה של החשבונית שתופק.
הנחה כללית :שליפת ההנחה שתרשם בחשבונית ממסמך הבסיס או מרשומת הלקוח.
תיקון מחירים למחיר הנוכחי :בסימון סעיף זה יפתח חלון בו יש לקבוע אם המחירים שישלפו
יתאימו לתאריך מסמך הבסיס או לתאריך הפקת החשבונית.
123
שורה אחת למפתח פריט (באותו מחיר) בקובץ :בעת הפקת הקובץ חשבשבת תרכז מספר
שורות של אותו פריט באותו מחיר לשורה אחת.
דוח ריכוז :בוחרים בכפתור זה כדי להפיק דוח מקדים.
הפקת חשבוניות :בוחרים בכפתור זה על מנת להפיק את החשבוניות לרשת.
תפריט הפעולות הנוספות כולל את הסעיפים הבאים:
שחזור חשבונית – הדפסה מחדש של חשבונית שהופקה בעבר.
שחזור דיסקט – הפקה מחדש של דיסקט.
ריכוז תעודות משלוח לקובץ – הכנת קובץ EDIשל תעודות משלוח.
הוספת רשת – הוספת רשת שיווק לרשימת הרשתות שעבורן מפיקים מסמכים.
הגדרות רשת – עדכון נתונים על הרשת.
בדיקת חשבונות קו-אופ – בדיקת שדה עיסוק.
חשבונות קו-אופ ללא הגדרת עיסוק
בחלון זה התוכנה מפרטת את מפתחות החשבון של הסניפים ואת הערך בשדה עיסוק ברשומת
החשבון .ברשת קו-אופ בשדה עיסוק אמור להיות אחד הערכים הבאים 9 :או .10
ניתן לעדכן את שדה עיסוק ברשומת החשבון מתוך המסך הנוכחי .בוחרים בסעיף כרטיס חשבון
מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר בשדה מפתח .חשבשבת תציג את רשומת החשבון ,ובחלון
זה מעדכנים את שדה עיסוק.
הוספת רשת
בחלון זה פותחים רשת שיווק חדשה .רושמים את שם הרשת (שם זה יופיע בטבלה ממנה בוחרים
את הרשת) ובוחרים את פורמט ההדפסה.
כדי לרשום נתונים נוספים על הרשת יש לבחור בסעיף הגדרת רשת.
124
הגדרת רשת
בחלון זה מעדכנים נתונים על רשת.
בחירת רשת :בוחרים את הרשת שאת הנתונים שלה מעוניינים לעדכן (פתיחת רשת חדשה נעשית
באמצעות סעיף הוספת רשת).
סימוכין /מס' שולח /קוד מחסן מרכזי :שדות אלו דרושים לקובץ EDIשל תעודת משלוח.
יש למלא את השדות לפי הנתונים שמקבלים מהרשת.
שם הקובץ :שם קובץ הנתונים שמופק לדיסקט.
ריכוז תעודות משלוח לקובץ
חשבשבת מאפשרת להפיק קובץ EDIשל תעודות משלוח.
בחלון הנוכחי קובעים את חתך הסניפים ואת חתך התנועות של תעודות המשלוח.
שחזור דיסקט
כדי ליצור מחדש דיסקט לרשת שיווק רושמים את מספר החשבונית .חשבשבת תיצור את הקובץ.
125
שחזור חשבונית
באמצעות חלון זה ניתן להדפיס מחדש חשבוניות שהודפסו בעבר.
מס חשבונית :רושמים את מספר החשבונית.
חשבונית יחידה :התוכנה תדפיס העתק של החשבונית.
כל החשבוניות באותה הפקה :התוכנה תדפיס מחדש את החשבונית שלעיל ונוסף לכך תדפיס
את כל החשבוניות האחרות שהופקו יחד אתה.
רשתות שיווק -עדכון בולים ומדבקות
בחלון זה מעדכנים בתעודות המשלוח את הבולים שהתקבלו מרשת השיווק .בכדי לפתוח חלון זה
בוחרים בסעיף רשתות שיווק-עדכון בולים ומדבקות בתפריט מסמכים.
אסמכתא :מספר תעודות המשלוח.
תאריך ערך :תאריך הבול .זהו תאריך קבלת הסחורה לפי רישומי רשת השיווק.
מספר מדבקה :מספר הבול.
126
פרק :15חשבונית על בסיס מזומן
חשבשבת כוללת מערכת לעסקים העובדים על בסיס מזומן .באמצעות מערכת זו –
מפיקים חשבונות עסקה,
מפיקים קבלות תוך מעקב אחר התשלומים בגין חשבונות העסקה,
מפיקים חשבוניות מס במועדי הפירעון של התקבולים.
חשבון עסקה
ניתן להפיק חשבונות עסקה ב 3 -דרכים:
באמצעות מערכת חיוב שעות ניתן לעקוב אחר שעות עבודה והוצאות אחרות
שהושקעו בכל לקוח ,ולהפיק חשבון עסקה באופן אוטומטי על סמך דיווחי השעות
וההוצאות.
באמצעות מערכת חוזים ניתן להפיק חשבון עסקה לכל הלקוחות העובדים על בסיס
מחיר חודשי קבוע (ריטיינר).
לבסוף ,ניתן לרשום את החיובים באופן ידני .החיובים יכולים לכלול הוצאות פטורות
ממע"מ (כגון :אגרות).
קבלה
בעת רישום הקבלה חשבשבת מציגה את חשבונות העסקה הפתוחות ,וניתן לסמן אילו חשבוניות
נסגרו ע"י כל תשלום .התשלום יכול להיות חלקי – התוכנה עוקבת אחר התשלומים החלקיים עד
לסגירתם המלאה .התוכנה תומכת בכל סוגי התקבולים – מזומן ,העברות ישירות לבנק ,שקים
וכרטיסי אשראי (עם קישור ישיר לש.ב.א – שירותי בנק אוטומטיים).
חשבונית מס
חשבשבת מפיקה חשבוניות מס לפי מועדי הפירעון של התקבולים .בעת הפקת חשבונית המס,
התוכנה מפרטת את החיובים מתוך חשבונות העסקה הרלוונטיות.
הערה :אין חובה להפיק חשבונות עסקה .ניתן להפיק חשבונות מס על סמך קבלות ,מבלי שהקבלות
הופקו כנגד חשבונות עסקה .כלומר ,ניתן לעבוד באחת משתי השיטות הבאות:
תחילה מפיקים חשבון עסקה ,לאחר מכן -קבלה ,ולבסוף -חשבונית מס,
תחילה מפיקים קבלה ולאחר מכן -חשבונית מס.
127
הגדרות
בשלב ראשון ,לפני הפקת המסמכים ,יש לקבוע את הנתונים הבאים באמצעות מסכי הגדרות
חברה.
ספרור מסמכים
יש לקבוע את הספרור של המסכים הבאים:
חשבון עסקה :חשבון עסקה שרושמים ידנית או דרך מערכת חוזים.
חשבון עסקה חיוב שעות :חשבון עסקה שמופק באמצעות מערכת חיוב שעות .אם לא
משתמשים במערכת זו ,אין חובה לקבוע את הספרור של מסמך זה.
קבלה :קבלת תשלום.
חשבונית על בסיס מזומן :חשבונית מס שמפיקים על בסיס מזומן (בניגוד לחשבונית מס
"רגילה" ,שמיועדת לעסקים העובדים על בסיס מצטבר).
הגדרת סוגי תנועה
יש להגדיר את סוגי התנועה הבאים:
שם
חשבון חובה
%
חשבון זכות
%
חשבונית על בסיס
מזומן חייבת במע"מ
? (הלקוח)
116
הכנסות
מע"מ עיסקאות
100
16
חשבונית על בסיס
מזומן פטורה ממע"מ
? (הלקוח)
100
הכנסות פטורות ממע"מ 100
הערה :סוגי תנועה אלה זהים לסוגי התנועה המיועדים לחשבוניות על בסיס מצטבר.
פתיחת פריטים
במסך פתיחת פריטים יש לפתוח את שני הפריטים הבאים:
שכר טירחה
הוצאות פטורות ממע"מ
ניתן להפיק את חשבונית המס באחת משתי השיטות הבאות )1( :חשבונית המס תכלול את
הפריטים שנרשמו בחשבון העסקה )2( ,חשבונית המס תכלול לכל היותר שתי שורות – שורה אחת
עבור שכר טרחה (שתכלול את כל הפריטים חייבי מע"מ) ושורה שנייה עבור כל ההוצאות הפטורות
ממע"מ .שני הפריטים שלעיל דרושים עבור השיטה השנייה( .שיטה זו חלה גם כאשר לא הופק
חשבון עסקה .במקרה זה חשבונית המס תהיה עבור שכר טרחה).
לאחר פתיחת הפריטים הנ"ל ,יש לעבור למסך הבא :הגדרות ◄ הגדרות חברה ◄ הגדרות
מלאי ◄הגדרות כלליות-המשך .במסך זה יש לעדכן את שני הפריטים הנ"ל בסעיף
חשבוניות בסיס מזומן.
128
ניתוח כרטיסים
בעת הפקת חשבונית על בסיס מזומן התוכנה סוגרת את חשבוניות המס כנגד תנועות התשלום
שנרשמו בקבלות .חשבשבת עוברת על כרטיסי הלקוחות ושולפת את תנועות התשלום הפתוחות
שהגיע מועד פירעונן .תנועות שנסגרו באמצעות ניתוח כרטיסים אינן נשלפות .לכן ,לפני ההפקה
הראשונה של חשבוניות מס על בסיס מזומן מומלץ להפיק ניתוח כרטיסים של כל כרטיסי
הלקוחות .יש לעבור על כל התנועות הפתוחות ,ולוודא שאין מקרים של תנועות שהיו צריכות
להיות סגורות .אם מוצאים תנועות כאלה ,יש לסגור אותן ידנית .לדוגמה :אם הפיקו קבלה ,ולאחר
מכן ביטלו את הקבלה ,יש לוודא שתנועת הקבלה נסגרה ע"י תנועת הביטול( .הערה :אם מקפידים
לבצע את כל התנועות באמצעות מסמכי חשבשבת ,סגירת התנועות נעשית באופן אוטומטי).
חשבון עסקה
כאמור ,ניתן להפיק באמצעות חשבשבת שלושה סוגים של חשבוניות עסקה:
חשבונית עסקה שבה הפריטים נרשמים ידנית.
חשבונית עסקה על סמך מערכת חיוב לפי שעות.
חשבונית עסקה על סמך מערכת חוזים.
חשבון עסקה שבו הפריטים נרשמים ידנית
כדי להפיק חשבון עסקה שבו הפריטים נרשמים ידנית ,יש לעבור למסך הפקת מסמכים ולבחור
במסמך חשבון עסקה .שיטת הרישום של מסמך זה זהה לשיטת הרישום במסמכים האחרים של
חשבשבת .החשבון יכול לכלול הן פריטים חייבי מע"מ (כגון :שכר טרחה) והן פריטים פטורים
ממע"מ (כגון :אגרות) .הערה :ניתן לכלול בחשבון העסקה פריטים כלשהם למעט פריטים
"מיוחדים" (פריטים הכוללים מספר טבוע ,מספר אצווה ,תאריך פג תוקף ,איתור ,מכפלה).
חשבון עסקה על סמך מערכת חיוב לפי שעות
חשבשבת כוללת מודול לחיוב לקוחות ע"פ שעות .באמצעות מערכת זו ניתן לעקוב אחר שעות
העבודה שהושקעו בכל לקוח (או פרויקט) ולחייב את הלקוח בהתאם לשעות העבודה ובהתאם
לתעריף שנקבע לכל עובד .כמו כן ניתן לרשום באמצעות מערכת זו חיובים פטורים ממע"מ (כגון:
אגרות) וחיובים בגין עבודות של גורמים אחרים (כגון :שליחויות) .בין היתר ,המערכת יודעת
להפיק חשבון עסקה.
חשבון עסקה על סמך מערכת חוזים
חשבשבת כוללת מודול לחיוב לקוחות ע"פ חוזה (חוזה שכ"ד ,השתתפות בחוגים וכד') .באמצעות
מערכת זו ניתן להפיק חשבונות עסקה ללקוחות העובדים על בסיס קבוע (ריטיינר) .סכום החיוב
יכול להיות צמוד לדולר ,למדד או בשיטה אחרת.
הערה :חשבונות העסקה אינן נרשמות בפקודות היומן .מעמדן דומה לזה של תעודות משלוח.
הרישום שלהם מחייב (כלומר ,לא ניתן לשנות נתונים בחשבון עסקה שהופק) ,אך הוא עדיין לא
מהווה חלק מהנהלת החשבונות .בכל עת ניתן להפיק דוח המפרט את יתרת החוב של הלקוח בגין
חשבונות העסקה (בוחרים בסעיף איתור פתוחים בחשבונות עסקה מתוך תפריט דוחות◄ דוחות
לחן בסיס מזומן).
129
קבלה
בעת קבלת תשלום יש להפיק קבלה או חשבונית מס וקבלה:
אם התשלום הוא למועד עתידי (תשלום בשקים דחויים או בכרטיסי אשראי) יש להפיק
קבלה.
אם התשלום הוא במזומן (כסף מזומן ,שיק מזומן או העברה בנקאית) יש להפיק
חשבונית מס וקבלה (ראה הסבר בסעיף הבא).
אין קבלה מיוחדת למי שעובדים על בסיס מזומן ,אלא משתמשים במסמך הקבלה הרגיל .כאמור,
באמצעות הקבלה ניתן לרשום תקבולים בשקים דחויים ובכרטיסי אשראי .הרישום של כרטיסי
אשראי נעשה עם קישור ישיר לש.ב.א.
אם משתמשים בספר קבלות ידני ,יש לרשום את הקבלה במחשב באמצעות קבלת סוכן( .כאשר
משתמשים במסמך זה ,התוכנה אינה מפיקה את התיעוד המקורי של הקבלה אלא העתק של הקבלה
שנרשמה בספר ידני).
בעת רישום הקבלה ניתן לסמן אחת האפשרויות הבאות (ניתן גם לא לסמן אף אחת מאפשרויות
אלו):
קבלת פיקדון – מסמנים סעיף זה כאשר מקבלים שיק בנאמנות .חשבשבת לא מפיקה
חשבונית מס בגין שיק פיקדון .כאשר מחזירים את השיק ללקוח או מפקידים אותו,
משתמשים במסמך הפקדה.
לרשום סגירות מול חשבונות עסקה – מסמנים סעיף זה כדי לראות את חשבונות
העסקה הפתוחים ,וכדי לסמן אילו חשבונות עסקה נסגרו באמצעות התשלומים בקבלה
זו( .כמובן ,אם העסק אינו מפיק חשבונות עסקה ,ניתן לרשום את הקבלה מבלי לסגור
חשבונות עסקה).
כאשר בוחרים בכפתור החץ הנמצא צמוד לסעיף הקודם ,חשבשבת מציגה על המסך
דוח של התנועות הפתוחות .ניתן להדפיס דוח של תנועות אלו.
כאשר הסעיף לרשום סגירות מול חשבוניות עסקה מסומן ,לאחר לחיצה על כפתור הפקה
חשבשבת תפתח את החלון המוצג בעמוד הבא:
130
בחלון זה רואים את כל השורות בחשבונות העסקה שעדיין לא שולמו ומסמנים אילו חשבונות
משולמים באמצעות הקבלה הנוכחית.
חשבונית :מספר חשבון העסקה.
מתאריך :תאריך חשבון העסקה.
פריט :מפתח הפריט בשורה (כאמור ,התוכנה מציגה את כל השורות הפתוחות בכל חשבונות
העסקה).
שם :שם הפריט בשורה .כאשר השם ארוך הוא נרשם במספר שורות .ניתן לדפדף בין השורות
באמצעות מקשי החיצים (חץ עליון וחץ תחתון) בצידו השמאלי של התא.
מע"מ :האם הפריט חייב במע"מ או פטור ממע"מ.
סכום פתוח :הסכום שעדיין לא שולם .הסכום הוא לאחר כל ההנחות ובתוספת מע"מ.
סכום לסגירה :הסכום שמשולם בקבלה זו .כאשר מסמנים את הריבוע (בצידו הימני של הטור),
התשלום הנוכחי סוגר את כל הסכום הפתוח .ניתן לתקן ולהקטין סכום זה ,כך שהתשלום הנוכחי
יסגור את הסכום הפתוח באופן חלקי בלבד.
בסיום העבודה בחלון סגירת חשבונות עסקה בוחרים באחד הכפתורים הבאים:
המשך – עם סגירות :הפקת הקבלה (כולל רישום הסגירות שנקבעו במסך זה).
המשך – בלי סגירות :מחיקת כל הסגירות והפקת הקבלה.
חזרה לקבלה :חזרה למסך הקודם של הקבלה (בו רושמים את התשלומים) .באמצעות כפתור זה
ניתן לעדכן את רישום התשלומים (אם מתגלה למשל ששיק מסוים לא נרשם) ולחזור להמשך
הסימונים.
הקבלה המודפסת כוללת פירוט של חשבונות העסקה שנסגרו.
131
סגירה של חשבונית עיסקה עם קבלה הכוללת ניכוי במקור
כאשר מפיקים קבלה הכוללת ניכוי במקור ומסמנים לרשום סגירות כנגד חשבונית עסקה,
סכום הניכוי במקור לא ייסגר כנגד חשבונית העסקה .במקרה זה יש להפיק חשבונית מס על סמך
חשבונית העסקה ,ולסגור את התנועות על ידי ניתוח כרטיסים ידני.
בדיקת הסגירות של הקבלה כנגד חשבונות העסקה
כאשר מסמנים את הסגירות כהלכה ,כל התשלומים מיוחסים לשורות בחשבוניות עסקה .אולם עלול
להיות מקרה שבו סך התשלום גבוה מסך חשבונות העסקה שסומנו לסגירה .אם הקבלה כוללת
שורת תשלום אחת בלבד ,חשבשבת תרשום שתשלום זה נסגר באופן חלקי כנגד חשבונות העסקה
שסומנו .אולם אם הקבלה כוללת מספר שורות תשלום ,מתעוררת השאלה :איזה שורות תשלום יש
לסגור כנגד חשבוניות העסקה? על מנת להשיב על שאלה זו ,חשבשבת מציגה חלון נוסף.
בחלקו התחתון של החלון רואים את הסכום הכולל של השורות שסומנו לסגירה בחשבונות העסקה
ואת הסכום הכולל של התשלומים בקבלה .בין שני הסכומים יש הפרש.
בחלקו העליון והמרכזי של החלון חשבשבת מציגה את כל השקים ואת כל התשלומים בכרטיסי
אשראי שנרשמו בקבלה .כאן יש לעדכן את הטור האחרון ,לסגירה .בטור זה יש להקטין את
הסכום (באחת השורות או בכמה שורות) ,כך שהסכום הכולל לסגירה יהיה זהה לסכום חשבונות
העסקה שסומנו .לדוגמה ,אם יש הפרש של ₪ 40בין סכום חשבונות העסקה שסומנו לסגירה לבין
סכום התשלומים שהתקבלו ,ניתן להקטין ב ₪ 40 -את הסכום לסגירה בשורה הראשונה (או בשורה
אחרת כלשהי) .הסכום בשורה זו ייסגר באופן חלקי בלבד.
דפדוף בהתאמות בין חשבוניות עסקה לבין תנועות התשלום
כאמור ,חשבוניות העסקה אינן רשומות בתנועות היומן .לכן ,לא ניתן לראות את ההתאמות בין
חשבוניות העסקה לבין הקבלות באמצעות ניתוח כרטיסים .כדי לצפות בהתאמות אלו יש לבחור
בסעיף דפדוף בהתאמות חן עסקה – קבלות מתוך תפריט דוחות◄ דוחות לחן בסיס
מזומן.
החלון מפרט את ההתאמות שנרשמו בגין סגירת חשבונות עסקה ע"י קבלות .ניתן "לפתוח"
התאמות .עומדים על השורה שמעונינים למחוק ובוחרים בסעיף מחיקת שורה מתוך תפריט
הלחצן הימני בעכבר .התוכנה תמחק את כל ההתאמה (ללא תלות במספר השורות שהיו בהתאמה).
132
חשבונית מס וקבלה
כאמור ,אם מקבלים תשלום במזומן (כסף מזומן או העברה בנקאית) ,לא מפיקים קבלה ולאחר מכן
חשבונית מס ,אלא מפיקים חשבונית מס וקבלה (במסמך אחד) .אין מסמך מיוחד של חשבונית מס
וקבלה למי שעובדים על בסיס מזומן ,אלא משתמשים בחשבונית מס וקבלה "הרגילה".
בעת הפקת חשבונית מס וקבלה ניתן לסגור חשבוניות עסקה בדרך הבאה :מפיקים את חשבונית
המס על סמך חשבוניות עסקה (באותו אופן שבו מפיקים חשבונית מס על סמך הצעות מחיר או על
סמך הזמנות) .מסמנים אילו שורות נסגרו בחשבוניות העסקה (כשם שמסמנים סגירות במסמכי
בסיס אחרים).
חשבונית מס על בסיס מזומן
כאשר מקבלים תשלומים דחויים (שקים דחויים או תשלום באמצעות כרטיס אשראי) ,יש להפיק
בסוף כל חודש חשבוניות מס על בסיס מזומן .חשבוניות אלו מופקות כנגד התשלומים הדחויים
שנפרעים באותו חודש .מפיקים את חשבוניות המס בפעם אחת לכל הלקוחות (או לחתך מסוים של
לקוחות).
כאמור ,חשבונית מס על בסיס מזומן היא מסמך נפרד בחשבשבת (אשר שונה מחשבונית מס
"רגילה") ,וכמו לכל מסמך אחר בחשבשבת ,יש לקבוע לה את הספרור ואת עיצוב הדפסה.
חשבון /מיון /חתך :בסעיפים אלה קובעים את חתך הלקוחות לגביהם יופקו חשבוניות מס על
בסיס מזומן .הגדרת החתך נעשית כמו במקומות האחרים בתוכנת חשבשבת.
לכלול תנועות תשלום עד תאריך ערך :התאריך העליון של מועד הפרעון של תנועות התשלום
עבורן יופקו חשבוניות מס .כאשר מפיקים חשבוניות מס אחת לחודש ,יש לרשום בסעיף זה את
היום האחרון של החודש לגביו מפיקים חשבוניות מס.
לאחר הגדרת החתך והתאריכים לוחצים על כפתור המשך.
133
סימון התנועות לתשלום
חשבשבת תציג כעת את חלון סימון תנועות לתשלום .החלון כולל את התשלומים שעדיין לא
נרשמה להם התאמה .אלה הם התשלומים בגינם יש להפיק חשבונית מס .אם התוכנה מוצאת
תנועות תשלום שהותאמו באופן חלקי (באמצעות ניתוח כרטיסים או בדרך אחרת) ,היא פותחת
חלון שבו מפורטות תנועות אלו .יש לטפל בתנועות אלו לפני הפקת חשבונית המס( .ראה הסברים
לעיל).
הרשימה כוללת שקים ותשלומים בכרטיסי אשראי שנרשמו בקבלות (או בקבלות סוכן) .הרשימה
מוגבלת לתשלומים בש"ח .כאשר שיק חוזר מהבנק ,יופיעו ברשימה גם השיק וגם ההחזרה (אולם
לא יהיה חיוב בחשבונית המס משום שהסכומים יבטלו זה את זה) .אם מפקידים את השיק לבנק
פעם נוספת ,תופיע ברשימה ההפקדה השנייה (שבגינה יהיה חיוב בחשבונית מס) .הרשימה אינה
כוללת תשלומים בכרטיסי אשראי שבוטלו באמצעות זיכוי ,וכן שקים שהוחזרו ללקוח (כאשר
ההחזרה נרשמה באמצעות מסמך הפקדה ללקוח).
בשלב הבא יש לסמן את התשלומים שבגינם יופקו חשבוניות המס .ברירת המחדל היא – כל
השקים .כלומר ,אם לא יערך שינוי במסך ,חשבשבת תוציא חשבוניות מס לכל הלקוחות בגין כל
התשלומים שברשימה.
כדי למחוק תשלום מהרשימה יש להקיש על הריבוע בטור הימני (הסימן vיימחק) .כדי להחזיר את
התשלום לרשימה יש להקיש פעם נוספת (הסימן vיופיע מחדש) .כמו כן ניתן להיעזר בכפתורים
מחיקה ו -סימון הכל על מנת לעדכן את כל השורות בלחיצת כפתור אחת.
מס קבלה :מספר הקבלה .מספר זה עשוי להופיע ברשימה כמה פעמים ,משום שהרשימה כוללת
את כל שורות התשלום בכל קבלה .כאשר ממקמים את הסמן על מספר הקבלה ובוחרים בסעיף
צפייה מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר ,חשבשבת מציגה את הקבלה המקורית.
סוג תשלום :שיק ,אשראי (= כרטיס אשראי) ,שיק חוזר ,הפקדה חוזרת (= הפקדת חוזרת של
שיק שחזר).
תאריך ערך :תאריך פירעון .כאשר התשלום בשיק ,תאריך הערך הוא תאריך השיק .כאשר
התשלום נעשה בכרטיס אשראי ,תאריך הערך הוא התאריך שבו הבנק מזכה את החשבון.
134
ע"ס :אם הקבלה לא נעשתה על סמך חשבונית עסקה יופיע הסימון .--- :אם הקבלה סגרה
חשבוניות עסקה באופן חלקי יופיע הכיתוב :חלקי .אם הקבלה סגרה חשבוניות עסקה באופן מלא
יופיע הכיתוב :מלא.
סכום :סכום התשלום בשורה.
תצוגה מקדימה
לפני שמפיקים את החשבוניות עצמן ניתן לבחור בכפתור תצוגה מקדימה על מנת לראות על המסך
טיוטות של חשבוניות המס שהתוכנה עומדת להפיק .ניתן לשנות את הנתונים שיעודכנו בהנהלת
החשבונות (ראה הסברים להלן) ,וניתן לקבוע את פורמט ההדפסה של שורות הפריטים (תצוגה של
כל השורות בחשבון העסקה או סיכום של השורות לשכ"ט ולהוצאות פטורות ממע"מ) .כמו כן ניתן
להוסיף שורות של הערות בתחתית החשבונית.
לאחר הבדיקות בוחרים בכפתור הפקה אוטומטית .התוכנה תפיק ותדפיס חשבוניות מס
ללקוחות בגין התשלומים שסומנו ,ותעדכן את פקודות היומן ואת רישום ההתאמות (תסמן התאמה
של חשבונית המס כנגד התשלומים).
ברירות מחדל לחשבונית
לשונית זו מציגה נתונים שיודפסו בחשבוניות ושיעודכנו בתנועות היומן .ניתן לשנות נתונים אלה.
השינויים חלים לגבי החשבוניות בהפקה הנוכחית בלבד .אם רוצים לשנות ברירות מחדל באופן
קבוע (לדוגמה ,שינוי סוגי תנועה) ,יש לעדכן את השינוי דרך תפריטי ההגדרות.
תאריך החשבונית :התאריך שיודפס על גבי החשבונית כתאריך החשבונית .תאריך זה הוא
הקובע לגבי הדיווח למע"מ.
תאריך ערך /תאריך נוסף :תאריכים אלה יירשמו בתנועות היומן.
אסמכתא :אסמכתא נוספת להדפסה.
פרטים בתחתית החשבונית :טקסט קבוע שיודפס בתחתית החשבונית .ניתן להשתמש בטקסט
זה על מנת למסור הודעות כגון "אנו עוברים למשרדים חדשים".
135
פורמט ההדפסה :אם בוחרים ב -פירוט של הפריטים מחשבון העסקה ,החשבונית תכלול
את הטקסט הרלוונטי שהופיע בחשבון העסקה (שנסגרה ע"י התשלום שבגינו מופקת חשבונית
המס).
אם בוחרים ב -סיכום הפריטים ,החשבונית תכלול שורה אחת עבור שכ"ט שתכלול את כל
הפריטים חייבי מע"מ ,ושורה נוספת עבור הוצאות פטורות ממע"מ.
הערות:
.1כאשר תנועות התשלום סוגרות את חשבונות העסקה באופן חלקי ,חשבונית המס סוגרת
תחילה את הפריטים הפטורים ממע"מ .לדוגמה :אם חשבון העסקה כלל שכר טרחה (כולל
מע"מ) בסך ₪ 1180והוצאות פטורות ממע"מ בסך ,₪ 300והלקוח שילם על החשבון
עבור חשבון עסקה זה סך ₪ 500בלבד ,אזי חשבונית המס תהיה עבור ₪ 300פטורים
ממע"מ ועוד ₪ 200עבור שכ"ט ומע"מ.
.2אם כתוצאה מהתשלום החלקי נוצרו הפרשים קטנים ,הם נרשמים בשורת ההנחה הכללית
של החשבונית (כך שההתאמה הסופית היא מדויקת).
.3אם בעת הפקת הקבלה לא סגרו חשבונות עסקה ,אזי הפריט בחשבונית המס הוא שכר
טרחה (כפי שנקבע בהגדרות – ראה לעיל).
תנועות תשלום שהותאמו באופן חלקי
כאמור לעיל ,בעת שליפת תנועות התשלום ,חשבשבת בודקת אם יש תנועות שהותאמו באופן
חלקי .בדרך כלל לא אמורות להיות תנועות כאלה .התאמה חלקית יכולה להתבצע ע"י ניתוח ידני
של התנועות ,אך כיוון שתנועות התשלום אמורות להיסגר באופן מלא ע"י חשבוניות מס ,לא
אמורות להיות סגירות חלקיות .לכן ,אם חשבשבת מוצאת תנועות כאלה ,היא מציגה אותן בחלון
הבא .יש לעבור על תנועות אחת אחר השנייה ולתקן את סימון ההתאמה .אפשרות אחת היא
להשלים את ההתאמה ,כך שהתנועה תהיה מותאמת באופן מלא (ולכן ,לא תופיע ברשימת התנועות
לסגירה ע"י חשבונית המס) ,ואפשרות אחרת היא לפתוח את ההתאמה ,על מנת שניתן יהיה להפיק
חשבונית מס בגין תנועת תשלום זו.
136
דפדוף ושחזור חשבוניות מס על בסיס מזומן
בכל עת ניתן לצפות בחשבוניות מס על בסיס מזומן ולהפיק העתקים .במסך חשבונית מס על בסיס
מזומן בוחרים בכפתור קובץ קבוע .חשבשבת תפתח מסך דפדוף.
תפריט הפעולות הנוספות במסך זה כולל הדפסת העתק משוחזר לחשבונית הנוכחית או הדפסת
העתקים משוחזרים ברצף.
שאלות שכיחות
הפקתי קבלה ושכחתי לסגור חשבוניות עסקה .כיצד ניתן לסגור את חשבוניות
העסקה ששולמו?
במקום להפיק חשבונית מס על בסיס מזומן יש להפיק חשבונית מס (רגילה) כנגד חשבון עסקה
(כשם שמפיקים חשבונית מס כנגד הזמנות) .חשבונית זו תסגור את חשבונות העסקה .לאחר מכן,
יש לסמן את הסגירה בין הקבלה לבין חשבונית המס באמצעות מסך ניתוח כרטיסים.
הפקתי קבלה וסגרתי חשבונות עסקה לא נכונות .כיצד מתקנים?
יש לעבור למסך הקבלה ושם לבחור בסעיף דפדוף בהתאמות חן עסקה ותנועות תשלום .בסעיף זה
עוברים לשורה בה נרשמה הסגירה המוטעית ובוחרים במחיקה.
אילו דוחות יש להפיק על מנת לעקוב אחר הגבייה מהלקוחות?
כיוון שחשבונות העסקה אינן חלק מהספרים הן אינן נכללות בכרטסת רגילה .כדי לראות את יתרת
החוב של הלקוחות יש להפיק דוח איתור פתוחים בחשבונות עסקה בתפריט דוחות לחן בסיס
מזומן .הדוח מפרט את חשבונות העסקה הפתוחות ואת החוב הפתוח בהנה"ח (לדוגמה ,בגין שיק
שחזר) .ניתן להפיק את הדוח בשתי רמות פירוט – שורה אחת לכל לקוח או שורה לכל חשבון
עסקה פתוח.
137
138
פרק :16כניסה כללית /יציאה כללית /יתרת
פתיחה
בדרך כלל תנועות מלאי נרשמות באמצעות מסמכי השיווק והרכש (תעודת משלוח ,חשבונית וכד'),
או באמצעות מסמכי ניהול המלאי (ספירה ,העברה בין מחסנים ,דוח ייצור) .אולם ישנם מספר
מועט של מקרים שהמסמכים שלעיל אינם מכסים .במקרים אלה יש לרשום תנועות מלאי .הרישום
נעשה באמצעות המסך הנוכחי.
מומלץ לרשום תנועות מלאי במקרים הבאים:
תנועות יתרת פתיחה :תנועות אלו נרשמות בעת הקמת מסד הנתונים בחשבשבת .רושמים את יתרת
הפתיחה של כל פריט ואת מחיר הפריט.
תנועות יציאה מהמלאי בגין גניבה ,שריפה וכד'.
תנועות המרה בין פריטים בגין טעויות ברישום (רושמים כניסה לפריט אחד כנגד יציאה של פריט
אחר).
שיטת העבודה במסך זה דומה לשיטת העבודה במסמכי השיווק והרכש .להלן הסברים על הנקודות
הייחודיות במסך זה.
סוג המסמך
בשדה סוג המסמך (בשורה העליונה בצד ימין) יש לבחור בין 3סוגי המסמך הבאים:
כניסה כללית – תנועות של כניסה למלאי (לדוגמה ,כניסה עקב המרת פריט אחד בפריט אחר).
יציאה כללית – תנועות של יציאה מהמלאי (לדוגמה ,יציאה מהמלאי עקב שריפה).
יתרת פתיחה – תנועות כניסה למלאי של יתרות הפתיחה של הפריט .תנועות יתרת פתיחה,
בניגוד לתנועות כניסה כללית ,נלקחות בחשבון בעת חישוב ערך מלאי ,כאילו הן היו רכש מספק.
מפתח חשבון :בדרך כלל תנועות המלאי אינן קשורות לחשבון כלשהו ,אף כי ניתן לשייך אותן
ללקוח או ספק מסוים .יש לרשום מפתח חשבון או לבחור בכפתור ללא חשבון.
מחיר :במסמכים כניסה כללית ויציאה כללית חשבשבת מציגה כברירת מחדל את מחיר העלות של
הפריט .מחיר זה הוא מחיר קניה אחרון .במסמך יתרת פתיחה יש לרשום את המחיר ידנית .מחיר זה
משפיע על מחיר ערך מלאי.
139
140
פרק :17העברה בין מחסנים
חשבשבת מנהלת מלאי לפי מחסנים .כאשר מעבירים מלאי ממחסן למחסן יש להפיק תעודת
העברה .הפקת המסמך נעשית באמצעות המסך הנוכחי.
ממחסן :המחסן ממנו יוצאים הפריטים.
למחסן :המחסן אליו עוברים הפריטים.
לא ניתן לבצע העברה של פריט ממחסן לאותו מחסן ,מלבד פריט איתור אותו ניתן להעביר באותו
מחסן לאיתור אחר.
חשבשבת תיצור שתי תנועות מלאי – תנועת יציאה ממחסן אחד ותנועת כניסה למחסן השני.
שיטת העבודה במסך זה היא כמו במסמכי השיווק והרכש.
מחיר :כברירת מחדל ,אם התעודה לא מופקת ללקוח מסוים (בשדה כרטיס חשבון רשום :ללא),
מחיר הפריט הוא המחיר שחושב בדוח ערך מלאי אחרון .כל עוד שומרים על מחיר זה ,ניתן לחשב
את ערך מלאי לכל מחסן בנפרד .סיכום ערך המלאי של כל המחסנים יהיה קרוב מאוד לסיכום ערך
המלאי בחישוב המתעלם מהכניסות ומהיציאות למחסנים .אם התעודה מופקת ללקוח מסוים ,מחיר
הפריט הוא המחיר של הלקוח.
העברה למחסן קבלן משנה
לקוחות המייצרים באמצעות קבלני משנה ,ומעבירים לקבלני המשנה את חומרי הגלם ,יכולים
להפיק מסמך העברה בין מחסנים שכולל את פירוט חומרי הגלם על סמך הוראת העבודה
(במקום לרשום ידנית את הפריטים בהעברה בין מחסנים) .מפיקים הוראת עבודה .לאחר מכן
עוברים למסך העברה בין מחסנים ,ובוחרים בסעיף העברה לקבלן משנה מתוך תפריט פעולות
נוספות .בחלון שנפתח מגדירים את חתך הוראות העבודה והפריטים .לאחר שבוחרים בכפתור
אישור מוצגים כל הבנים (חומרי הגלם) שבמסמך העברה בין מחסנים או הזמנה למחסן.
141
קונסיגנציה
כאשר מעבירים סחורה בקונסיגנציה (מישגור) יש להפיק תעודת העברה בין מחסנים .מומלץ
לפתוח מחסן אחד (או כמה מחסנים) עבור קונסיגנציה .בשדה מפתח חשבון מומלץ לרשום את
מפתח החשבון של הלקוח אליו מעבירים את הסחורה בקונסיגנציה .לאחר שהלקוח מוכר את
הסחורה ומפיקים לו חשבונית יש לרשום בחשבונית את מספר המחסן שלעיל.
142
פרק :18ספירת מלאי
מידי תקופה ,ולפחות אחת לשנה ,יש לספור את המלאי ולעדכן את תוצאות הספירה במחשב.
רישום הספירה נעשה באמצעות מסמך עדכון אחרי ספירה .טרם הספירה ,מומלץ להפיק את דוח
ספירת מלאי (בתפריט דוחות המלאי) .ניתן להפיק את הדוח עם או ללא פירוט הכמויות בספרים.
שיטת העבודה
במסך הראשי קובעים את מפתח החשבון עבורו מתבצעת הספירה .בספירת מלאי של מחסני עסק
בוחרים בכפתור ללא חשבון .בספירת מלאי של פריטים הנמצאים ברשותו של לקוח (קונסיגנציה)
או ספק (קבלן משנה) קובעים את מפתח החשבון הרלוונטי .לאחר בחירת החשבון התוכנה תציג
את לשונית חתך תנועות הספירה.
בלשונית חתך תנועות הספירה קובעים את קבוצת הפריטים שנספרה ואת המחסן .ניתן להגביל
הן את חתך הפריטים והן את חתך התנועות (לדוגמה ,כאשר סופרים מחסן מסוים) .לאחר שבוחרים
בכפתור איסוף ,חשבשבת תחשב את יתרות הפריטים בחתך זה ,על פי הנתונים בקבצי המחשב,
ותציג את רשימת הפריטים ,והיתרה של כל פריט ,בלשונית תנועות הספירה .בלשונית זו רושמים
את הכמויות שנספרו בפועל .אם מעוניינים לצפות בנתונים של פריט מסוים ,או להפיק כרטסת של
הפריט ,עוברים ללשונית נתוני הפריט .לאחר שמסיימים את רישום הכמויות שנספרו ,בוחרים
בכפתור הפקה כדי לעדכן את קבצי המחשב – חשבשבת תרשום תנועות כניסה או יציאה שיתאימו
את הכמות הרשומה במחשב לכמות שנספרה בפועל .הערכים שיוצגו בתנועות אלו נקבעים
בלשונית נתונים לתנועת העדכון.
חתך התנועות לספירה
כאמור ,בלשונית זו קובעים את קבוצת הפריטים ואת המחסן שנספר.
143
חתך הפריטים :ברירת המחדל היא שהספירה כוללת את כל הפריטים .אם מגבילים את הספירה
לקבוצה מסוימת של פריטים ,יש לרשום את חתך הפריטים.
חתך התנועות :בסעיפים אלה ניתן להגביל את הספירה לפי נתונים בתנועות המלאי .לדוגמה:
כאשר סופרים מחסן מסוים ,לדוגמה מחסן ,5יש להגביל את חתך התנועות באופן הבא :מחסן:
מ 5 -עד .5 :אם מעדכנים נתונים של ספירה שנערכה לפני מספר ימים ,יש להקפיד על רישום
תאריך הספירה בשדה תנועות עד תאריך .התאריך בשדה זה נרשם בשדה תאריך ערך של תנועות
עדכון ההפרשים בעקבות הספירה.
פירוט לפי :כאשר מנהלים מלאי של פריטים מסוימים לפי איתור (כתובת ,מיקום במחסן) או לפי
אצווה ( )batchאו לפי תאריכי פג תוקף ,מומלץ לסמן סעיף זה (ובהמשך לבחור :איתור ,אצווה
או פג תוקף) .חשבשבת תציג את יתרת המלאי בכל איתור ,או בכל אצווה ,או לכל תאריך פג תוקף
בהתאם לשיטה שחלה על הפריט( .כאשר הפירוט הוא לפי אצווה ,התוכנה מפרטת גם את היתרה
לכל תאריך פג תוקף באותה אצווה) .אם מבטלים את הסימון ,חשבשבת תציג יתרה כללית לכל
פריט.
הצגת פריטים ביתרת אפס /ללא תנועות :סעיפים אלה מתייחסים לפריטים שיתרת המלאי
שלהם היא אפס .פריטים ביתרת אפס הם פריטים שהיו להם תנועות ,אך בחתך תנועות הספירה
היתרה שלהם היא אפס .פריטים ללא תנועות הם פריטים שהיתרה שלהם אפס ,משום שלא היו
להם כלל תנועות.
לפי מה לחשב את %הסטייה? כאשר היתרה בספירה אינה מתאימה ליתרה במלאי ,התוכנה
מחשבת את %הסטייה .ניתן לחשב את %הסטייה בשתי דרכים :יחסית ליתרת המלאי
שאמורה להיות בעת הספירה ,או יחסית לאחד הסכומים הנוספים .הדרך השנייה מאפשרת
לחשב את %הסטייה יחסית לכמות שנמכרה (או נרכשה) בתקופה מסוימת (בהנחה שכמות זו
רשומה בשדה סכום נוסף שנבחר) .חישוב %הסטייה רלוונטי לסעיף הבא:
סטייה חריגה – מעל :%כאמור ,כאשר היתרה בספירה אינה מתאימה ליתרה במלאי ,התוכנה
מחשבת את %הסטייה (באחת הדרכים שנקבעו בסעיף הקודם) .כל עוד הסטייה קטנה ,ניתן
להניח שהיא נגרמה מטעויות קטנות ,שהדרך הנכונה לתקן אותן היא רישום אוטומטי של תנועות
עדכון בעקבות ספירה (כך שלאחר עדכון התנועות ,היתרה בקבצי המחשב תתאים ליתרה בספירה).
אולם אם הסטייה איננה קטנה ,מומלץ לראות בה סטייה חריגה ,שיש לתקן אותה באופן ידני,
כלומר ,יש לבדוק מה גרם לסטייה (לדוגמה :גניבה) ולרשום את פעולת התיקון המתאימה.
בסיום בוחרים בכפתור איסוף הפריטים לדוח .חשבשבת תעבור על תנועות המלאי ולאחר זמן
קצר תציג את רשימת הפריטים ואת היתרה מכל פריט בלשונית תנועות הספירה .לחילופין ,ניתן
לא לבחור בכפתור שלעיל ,ולהקיש את מפתחות הפריט שסופרים באופן ידני.
פריטים בעלי מספר טבוע :הספירה אינה חלה על פריטים בעלי מספר טבוע .אם פריטים כאלה
נכללים בחתך הפריטים ,התוכנה מדלגת עליהם .כאשר פריט הוא בעל מספר טבוע ,הכמות מכל
מספר טבוע היא יחידה אחת .כדי לספור פריטים אלה ,יש להפיק דוח של רשימת המספרים
הטבועים הנמצאים במלאי ,ולבדוק אם כל המספרים הטבועים האלה אמנם קיימים .אם חסרים
מספרים טבועים ,יש להפיק תעודת יציאה מהמלאי.
144
תנועות הספירה
לשונית זו היא מסך העבודה הראשי .היא מציגה את היתרות של הפריטים (לפי החתך שנקבע
בלשונית חתך הספירה) .בלשונית זו רושמים את היתרות שנספרו.
אסמכתא :עדכון בעקבות ספירת מלאי הוא מסמך שנרשם בתנועות המלאי ,וכמו המסמכים
האחרים יש לו סדרת ספרור (הספרור נקבע במסך הגדרות) .אולם בניגוד למסמכים אחרים ,ניתן
לשמור רק מסמך ספירה אחד בקובץ זמני .אם קיים מסמך בקובץ זמני ,חשבשבת פותחת מסמך זה.
אם לא קיים מסמך ספירה בקובץ זמני התוכנה פותחת מסמך חדש .בסעיף זה התוכנה מציגה את
מספר המסמך.
פריט /שם פריט :מפתח הפריט ושמו.
אצווה /תוקף /איתור :כאשר ניהול המלאי של פריט מסוים הוא לפי אצווה ,או לפי תאריך פג
תוקף ,או לפי איתור( ,וכאשר בלשונית חתך הספירה נקבע שהספירה תהיה ברמת פירוט זו – ראה
הסברים לעיל) ,התוכנה מפרטת את היתרה בכל אצווה או לכל תאריך פג תוקף או בכל איתור.
(פירוט לפי אצווה כולל גם פירוט לפי פג-תוקף) .הפירוט הוא בהתאם לשיטת הניהול שחלה על
הפריט.
יתרה בספרים :היתרה לפי הנתונים בקבצי המחשב .אם היתרה היא בלתי סבירה ,כדאי לבדוק
את חתך התנועות כפי שנקבע בלשונית :חתך התנועות לספירה .ניתן לעדכן את החתך (ראה הסבר
בהמשך).
יתרה בספירה :היתרה כפי שנספרה בפועל .ברירת המחדל היא שהיתרה בספירה מתאימה
ליתרה בספרים .לכן ,יש לרשום את תוצאות הספירה רק כאשר יש אי התאמה.
הפרש :ההפרש בין היתרה בספרים לבין היתרה בספירה.
%הסטייה :ההפרש יחסית ליתרה במלאי או יחסית לנתונים באחד משדות סכום נוסף.
חריג :התוכנה מסמנת את השורות שבהן הסטייה היא חריגה ,על פי מה שנקבע בלשונית :תנועות
הספירה .ניתן לתקן את הרישום בטור זה ע"י שינוי %הסטייה החריגה ,בלשונית חתך התנועות
לספירה.
145
לעדכן? התוכנה תרשום תנועות עדכון בעקבות ספירה עבור השורות המסומנות בטור זה .ברירת
המחדל היא :התוכנה תרשום תנועות עבור כל השורות שיש בהן סטייה ,למעט אלו שבהן הסטייה
חריגה .ניתן לתקן את הרישום בטור זה ,כלומר ניתן לקבוע באופן ידני עבור אילו שורות התוכנה
תרשום תנועות עדכון בעקבות ספירה.
שימוש בהגדרות הגיליון הדינמי מאפשר להסתיר או להוסיף טורי נתונים ולשנות את סדר הצגת
השורות על המסך.
לאחר שמסיימים לעדכן את השורות בוחרים בכפתור הפקה .חשבשבת תרשום תנועות עדכון
בעקבות ספירה עבור כל שורה שסומנה בטור עדכון .התנועות יהיו כניסות למלאי או יציאות
מהמלאי ,כך שלאחר תנועות אלו היתרה בספרים תתאים ליתרה בספירה .כל עוד לא בוחרים
בכפתור הפקה ,המסמך נשאר במאגר זמני.
לפני שבוחרים בכפתור הפקה ,כדאי לעיין בלשונית נתונים לתנועות העדכון ,שבה קובעים את
הערכים שיופיעו בתנועות הכניסה למלאי והיציאה מהמלאי שלעיל (ראה הסברים בהמשך).
המלצה :אם היתרה בספירה גבוהה מהיתרה בספרים ,ואם ההפרש הוא גדול ,מומלץ לא לתקן את
ההפרש באמצעות תנועות עדכון בעקבות ספירה .הסיבה :תנועות עדכון בעקבות ספירה אינן מסמך
רכש מספק ,ולכן בעת הפקת דוח חישוב ערך מלאי (בשיטת )FIFOעלול להיות מחסור בתנועות
רכש מספקים .מומלץ לבדוק מה מקור העודף ולרשום תנועת כניסה מספק או תנועת יתרת פתיחה
עם המחיר המתאים .יש לזכור כי ערך המלאי הוא חלק מההכנסות של העסק ,ולכן ,הגדלת הכמות
במלאי גוררת הגדלת הכנסות (ובעקבות זאת הגדלת הרווח בדוח רווח והפסד).
כדי למחוק שורה עוברים לשורה המבוקשת לטור מספר (הטור הראשון מצד ימין) ובחורים בסעיף
מחיקת שורה מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
פעולות נוספות
להלן רשימת הפעולות הנוספות שניתן להפעיל בלשונית תנועות הספירה.
סיכום כמויות באיתורים שונים – נפתח מחשבון שבו רושמים את הכמויות באיתורים שונים,
והתוכנה מסכמת את הכמויות.
איפוס יתרות הפריטים בספירה – בכל שורות הפריטים תרשם כמות 0בטור יתרה
בספירה.
עדכון יתרת אריזות – עדכון שדה כמות נוספת בתנועת המלאי (לדוגמה :כמות אריזות).
עדכון שורות חריגות – התוכנה תסמן את טור לעדכן בכל השורות שבהן הסטייה היא חריגה
(בניגוד לברירת המחדל של התוכנה).
ביטול עדכון שורות חריגות – מחיקת סימון בטור לעדכן בכל השורות בהן הסטייה חריגה.
פרטי הדפסה – האם להדפיס את כל השורות שנספרו או רק את השורות שבהן נמצא הפרש
ונרשמה תנועת עדכון.
ביטול עדכון בעקבות ספירת מלאי – ביטול ספירת מלאי בתאריך קודם כלשהו.
יצוא תנועות ספירה – העברת תנועות הספירה למסופון.
יבוא תנועות ספירה – קליטת תנועות ספירה ממסופון.
ביטול יצוא תנועות – ביטול העברת תנועות הספירה למסופון.
ראה הסברים מפורטים על סעיפים אלו בהמשך הפרק.
146
נתונים לתנועות העדכון
כאמור ,לאחר שבוחרים בכפתור הפקה (בלשונית תנועות הספירה) חשבשבת רושמת תנועות
כניסה ויציאה מהמלאי ,כך שבעקבות תנועות אלה היתרה בספרים תתאים ליתרה בספירה .בלשונית
הנוכחית קובעים את הערכים שיירשמו בתנועות כניסה ויציאה אלו.
בשדות מחסן ,סוכן ,סניף ו-פרטים מומלץ לרשום ערכים בהתאם לחתך התנועות לספירה.
לדוגמה :אם ספירת המלאי היא במחסן ,2אזי יש לרשום 2בשדה מחסן.
בשדה מחיר קובעים את המחיר בתנועות המלאי .מבחינה חשבונאית המחיר הנכון הוא מחיר
ערך מלאי (ולכן ,זו ברירת המחדל) .מחיר ערך מלאי הוא המחיר ליחידה כפי שנקבע בעת הפקת
דוח ערך מלאי האחרון.
ניתן לבחור במחיר אחר .אם בוחרים בסעיף מחירונים ,חשבשבת פותחת חלון ממנו בוחרים את
המחירון המתאים.
147
נתוני הפריט
לשונית זו מיועדת לשתי מטרות –
( )1לצפות בנתונים נוספים של פריט מסוים,
( )2לתקן נתונים בתנועת העדכון של פריט מסוים.
בלשונית תנועות הספירה מציבים את הסמן בשורה של הפריט הנידון ,ועוברים ללשונית נתוני
הפריט.
השדות האפורים (הצבע האפור מציין שלא ניתן לעדכן שדות אלה) מציגים מידע נוסף על הפריט:
שם ,יחידת מידה ,נפח ,משקל וכד'.
בשדה מחיר התוכנה מציגה את המחיר כפי שנקבע בלשונית נתונים לתנועות העדכון (ראה
הסברים לעיל) .המחיר כולל את המטבע ואת השער הנוכחי .בסעיף סה"כ בשורה התוכנה
מציגה את סכום התנועה בשקלים (כמות Xמחיר Xשער) .ניתן לתקן את המחיר ובעקבות זאת את
הסכום בשורה.
הערה :אם מעדכנים מחיר בלשונית הנוכחית ,ולאחר מכן עוברים ללשונית נתונים לתנועות העדכון
ומשנים שם את המחיר ,אזי שינוי המחיר בלשונית נתונים לתנועות העדכון יחליף את השינוי
שנרשם בלשונית הנוכחית (משום שהנתונים הנרשמים בלשונית נתונים לתנועות העדכון חלים על
כל השורות במסמך) .לכן ,סדר העבודה הנכון הוא :תחילה מעדכנים את הנתונים בלשונית נתונים
לתנועות העדכון ,ורק לאחר מכן מתקנים את הדרוש תיקון בלשונית הנוכחית.
ניתן לדפדף בין הפריטים באמצעות כפתורי החצים בשורת מס' שורה.
כאשר נמצאים בשדה מפתח פריט ,ניתן להפיק כרטסת של תנועות המלאי של הפריט באמצעות
בחירה בסעיף כרטסת מתוך תפריט הלחצן הימני של העכבר.
148
סיכום כמויות באיתורים שונים
אם פריט מסוים נמצא בכמה איתורים (מבלי שמנהלים מלאי לפי איתור) ,ניתן להשתמש בסעיף זה
כדי לרשום את הכמות בכל איתור .הכמות בספירה היא הכמות הכוללת.
ספירת יתרת אריזות
ישנם עסקים שמנהלים את המלאי בשתי יחידות מידה .לדוגמה :יצרנים של פרופילי אלומיניום
נוהגים לנהל את המלאי הן לפי מטר אורך והן לפי משקל (המשקל למטר אורך אינו קבוע).
חשבשבת מאפשרת לעסקים אלה לרשום במסמכים שתי כמויות – כמו אחת בשדה כמות ,וכמות
נוספת בשדה כמות .2בעת ספירת המלאי עסקים אלה יכולים לספור את המלאי בשתי יחידות
המידה .בחלון הנוכחי ניתן לרשום את הכמות המתאימה לשדה כמות .2בדוגמה שלעיל :אם
בשדה כמות רושמים את כמות הק"ג ,אזי בחלון הנוכחי ניתן לרשום את הכמות במטר אורך.
פרטי הדפסה
בחלון קובעים מה יודפס (כאשר בוחרים בכפתור הפקה) .האפשרויות הן:
הדפסת כל השורות – המסמך יפרט את כל השורות שנספרו.
הדפסת השורות שיעודכנו בלבד – המסמך יפרט רק את השורות שבהן נמצאה סטייה (ואשר
סומנו בטור לעדכן).
149
מחיקת עדכון בעקבות ספירה קודמת
בחלון זה ניתן לבטל את תנועות העדכון שנרשמו בספירה קודמת כלשהי.
רושמים את מספר האסמכתא ואת התאריך של הספירה אותה מעוניינים למחוק ,ובוחרים בכפתור
הפקה .לאחר המחיקה לא ניתן לשחזר את תנועות הספירה שנמחקו.
הערה :אם הספירה שנמחקה אינה הספירה האחרונה ,אזי תנועות העדכון של הספירות שלאחריה
עלולות להיות לא נכונות .הסיבה :כאשר מוחקים ספירה ,מוחקים תנועות כניסה ויציאה מהמלאי,
וע"י כך משנים את היתרה שהייתה בעת הספירה הבאה .מומלץ לפיכך לבצע ספירה חדשה.
עדכון חתך התנועות
אם הכמויות בטור יתרה בספרים הן בלתי סבירות ,מומלץ לעבור ללשונית חתך התנועות
לספירה ולבדוק אם חתך התנועות נרשם כהלכה .אם מתגלה טעות ,בוחרים בכפתור שינוי חתך
(כפתור זה פעיל רק לאחר שנאספו התנועות לספירה) .חשבשבת פותחת את החלון הנוכחי.
מתקנים את החתך ובוחרים בכפתור הפעלה .חשבשבת תעבור מחדש על תנועות המלאי ותתקן את
הכמויות בטור יתרה בספרים (ובעקבות זאת גם ההפרש ואת %הסטייה) .התוכנה לא תשנה
את הכמויות שנרשמו בטור יתרה בספירה.
חשבונית מס מישגור (קונסיגנציה)
לקוחות המבצעים מכירה במישגור (קונסיגנציה) בודקים מידי תקופה מה החנות מכרה ,ומחייבים
את החנות בגין הפריטים שהיא מכרה .לאחר ספירת המלאי בחנות והפקת מסמך עדכון בעקבות
ספירה מפיקים חשבונית מס מישגור.
.1מעבירים את הפריטים לחנות באמצעות המסמך העברה בין מחסנים.
.2כאשר מגיעים לחנות לביקורת תקופתית מפיקים ספירת מלאי ועדכון בעקבות ספירה
(כאמור ,המלאי שייך לעסק ולא לחנות) .בעת הפקת עדכון בעקבות ספירה חשוב להקפיד על
הנקודות הבאות:
לרשום את מפתח הלקוח בלשונית תנועות הספירה .
לרשום את מספר מחסן הלקוח בלשונית חתך התנועות לספירה.
לרשום את מחיר הפריט בלשונית נתונים לתנועת העדכון.
.3מפיקים חשבונית מס מישגור ע"ס עדכון בעקבות ספירת מלאי .הכמויות בחשבונית זו
יהיו ההפרש בין הכמות שהייתה אמורה להיות בחנות (בעקבות ההעברה בין מחסנים) לבין
הכמות שנספרה.
150
פרק :19דוח ערך מלאי
דוח ערך מלאי מפרט את השווי של מלאי החברה .ערך המלאי עובר למאזן ולדוח רווח והפסד,
ולכן ,יש להקפיד במיוחד על דיוק הנתונים בדוח זה .טעות בחישוב ערך המלאי עלולה לגרום
לטעות בחישוב ההכנסות והרווחים.
דוח ערך מלאי מחשב את עלות המלאי לפי שתי השיטות המקובלות מבחינה חשבונאית :ממוצע נע
ו .FIFO -שתי השיטות מחשבות את ערך המלאי לפי עלות הפריטים ,אולם דרך החישוב של כל
שיטה שונה.
שיטת FIFOמניחה שבכל מכירה העסק מוכר את המלאי הישן ביותר .לכן ,לפי שיטה זו ,במלאי
נמצאים הפריטים החדשים ביותר ,ולכן ,עלות המלאי מורכבת מהקניות האחרונות.
שיטת ממוצע נע מניחה שבכל מכירה העסק שולף מהמלאי את הפריטים הנמכרים באקראי .לפי
שיטה זו כאשר העסק מקבל מלאי חדש ,מלאי זה "מעורבב" עם המלאי הקיים ,ולכן ,בכל עת ערך
המלאי הוא הממוצע המשוקלל של ערך המלאי הקודם וערך המלאי בקנייה האחרונה.
בשתי השיטות מחיר העלות נקבעים לפי מסמכי רכש בלבד .מסמכי מכירה אינם משפיעים על
מחירי העלות (אלא על הכמות בלבד) .מסמכי הרכש העיקריים הם :חשבונית רכש ,דוח ייצור,
ותנועת מלאי של יתרת פתיחה.
הערה :בתקופת אינפלציה ערך המלאי בחישוב לפי שיטת ממוצע נע הוא בדרך כלל נמוך יותר
מערך המלאי לפי שיטת ( FIFOולכן גם הרווחים נמוכים יותר).
כאמור ,שתי שיטות שלעיל מחשבות את מחיר העלות של הפריטים ,והם מתאימות לדרישות
החשבונאיות .לצרכים ניהוליים ניתן כמובן לחשב את ערך המלאי בדרכים נוספות ,לדוגמה :דוח
שמחשב את ערך המלאי לפי אחד ממחירוני הפריט .דוח כזה מפיקים באמצעות מחולל הדוחות.
הטורים בדוח יהיו :קוד מיון ,מפתח הפריט ,שם ,יתרה לתאריך ,מחיר מחירון ,מכפלה של היתרה
במחיר המחירון.
151
שמירת הגדרת הדוח :כדי לשנות את ברירות המחדל ,רושמים את הערכים החדשים ובוחרים
בכפתור שמירה (בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך) .חשבשבת תפתח חלון נוסף שבו
קובעים שם להגדרה החדשה של הדוח .מעתה ניתן לשלוף הגדרה זו באמצעות בחירה בכפתור
שליפה (שגם הוא נמצא בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך) .חשבשבת תפתח חלון של
כל הגדרות הדוחות ,ומתוך חלון זה בוחרים את הגדרת הדוח המבוקשת .בעקבות הבחירה ,ערכי
ברירות המחדל במסך יהיו בהתאם למה שנקבע בהגדרת הדוח .אם רוצים כעת לשנות ערכים
בהגדרת הדוח ,רושמים את הערכים החדשים (במסך הנוכחי) ובוחרים בכפתור :עדכון הגדרה
(בצד שמאל).
כדי לחזור לברירות המחדל הראשוניות של התוכנה בוחרים בכפתור :ברירות מחדל (ברשימת
הכפתורים בשורה העליונה).
כותרת :כותרת הדוח כפי שתודפס בדוח.
היכן להדפיס? באמצעות סעיף זה בוחרים בין האפשרויות הבאות:
להדפיס את הדוח במדפסת,
להקרין את הדוח על גבי המסך,
להעביר את נתוני הדוח ישירות לגיליון ,Excel
להעביר את נתוני הדוח לקובץ ,PDF
להעביר את נתוני הדוח לקובץ .RTF
חתך פריטים :בחירת חתך הפריטים שיכללו בדוח.
תאריך לחישוב ערך מלאי :המועד לגביו מפיקים את הדוח .תאריך זה יכול להיות מוקדם יותר
מהתאריך הנוכחי (לדוגמה ,חישוב ערך מלאי לסוף השנה הקודמת).
הגבלה למחסנים :כאשר מגבילים את החישוב למחסן מסוים (או לקבוצת מחסנים) מסמכי
הרכש כוללים גם תנועות כניסה של העברה בין מחסנים( .כאשר החישוב אינו מוגבל במחסנים
התוכנה מתעלמת מתנועות העברה בין מחסנים).
שיטת חישוב :לחשב ערך מלאי לפי FIFOאו לפי ממוצע נע.
מחיר שיודפס :כאשר בוחרים בשיטת חישוב FIFOיש לבחור את המחיר שיודפס בדוח -מחיר
בתנועת מלאי או מחיר ממוצע נע .מחיר ממוצע נע יודפס רק בתנועות של יציאה מהמלאי (משום
שהמחיר בתנועות אלה אינו רלוונטי לחישוב הממוצע הנע).
מה להדפיס :בחירת רמת הפירוט והסיכומים בדוח.
עדכון קובץ הפריטים :מסמנים סעיף זה כדי שחשבשבת תרשום את מחיר עלות המלאי של
הפריט ברשומה של כל פריט .מומלץ להפעיל אופציה זו לפחות אחת לחודש ,כדי שרשומת הפריט
תכלול מחיר מעודכן .מומלץ להשתמש במחיר זה בעת הפקת המסמכים הבאים:
העברה בין מחסנים :מומלץ לרשום את מחיר העלות כמחיר הפריט במסמכי העברה בין
מחסנים .בשיטה זו חישוב ערך מלאי של כל המחסנים יחד יהיה קרוב מאוד לסיכום של
חישובי ערך המלאי של כל אחד מהמחסנים בנפרד.
תמחיר ייצור :מומלץ לרשום את מחיר העלות כמחיר של חומרי הגלם .התוכנה תחשב
את ערך חומרי הגלם במוצר המוגמר ותוסיף סכום או %מסוים בגין העבודה.
152
גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת :סעיף זה רלוונטי לשדות שעשויים להכיל ערכים ארוכים
(לדוגמה :שדה פרטים) שהמקום הדרוש להדפסתם גדול יותר מהרוחב של הטור בהדפסה .מסמנים
סעיף זה כדי שהתוכנה לא "תקצוץ" את השדה הארוך אלא תמשיך את ההדפסה בשורה הבאה
(באותו טור).
מסמכי יבוא בחישוב ערך מלאי
מהדורת חשבשבת חלונות כוללת התייחסות מיוחדת למסמכי יבוא :כאשר מתבצעת כניסה למלאי
מיבוא ,חשבשבת מבחינה בחישוב הדוח בין פריטים ששוחררו ממחסן ערובה לפריטים שטרם
שוחררו.
מחסני ערובה הם מחסנים בהם נשמרים פריטים המיובאים מחו"ל .כל עוד הפריטים במחסן ערובה
לא משלמים עליהם מכס .לכן ,עלות הפריטים ששוחררו ממחסן הערובה גבוהה מעלות הפריטים
הנמצאים במחסן ערובה .כידוע ,דוח ערך מלאי מחשב את עלות הפריטים לפי הכניסות למלאי.
כאשר הפריטים נמצאים במחסן ערובה ישנם שני סוגים של כניסות למלאי – כניסות למחסן ערובה,
וכניסות למחסן הרגיל (בעת השחרור ממחסן ערובה) .אם "מערבבים" את הכניסות האלה יחד,
חישוב ערך מלאי עלול להיות שגוי .לכן ,כדי שהחישוב יהיה מדויק ,התוכנה עורכת חישוב ערך
מלאי נפרד לפריטים ששוחררו ממחסן ערובה ,וחישוב ערך נפרד לפריטים שעדיין נמצאים במחסן
ערובה ,כאילו מדובר בשני פריטים שונים.
הדוח מציג את תנועות המלאי של הפריט ששוחרר ממחסן ערובה( .מחיר העלות של פריטים אלה
כולל את עלויות השחרור -שהועמסו על הפריט).
בנוסף ,תחת הכותרת הפריט הנ"ל במחסן ערובה בצירוף מפתח הפריט ,מוצגות הכניסות
למחסן ערובה והשחרורים ממחסן הערובה .המחיר בתנועות אלה הוא המחיר ללא עלות המכס.
בשני הסעיפים המחיר הוא בשקלים (מחירי מט"ח מתורגמים לשקלים ,משום שדוח ערך מלאי
אמור להיות במטבע אחד).
שגיאות בעת הפקת חישוב ערך מלאי
בעת הפקת חישוב ערך מלאי ,חשבשבת עלולה להודיע על שתי השגיאות הבאות:
אין מספיק קניות
שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת FIFOויתרת המלאי קטנה מהסכום של
כל הקניות שנמצאות בקובץ (כולל יתרת פתיחה) .סיבה אפשרית :המלאי נובע מחשבונית זיכוי .יש
לתקן באמצעות רישום שתי תנועות מלאי – תנועת יציאה שמבטלת את חשבונית הזיכוי ותנועת
יתרת פתיחה.
יתרה שלילית
שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע ,ובאחד הימים יתרת המלאי
היא שלילית .כאשר היתרה שלילית אין משמעות לחישוב בשיטת הממוצע הנע .יש לתקן את
רישומי המלאי (באמצעות תנועות מלאי או ע"י הפקת המסמכים הרלוונטיים).
153
154
פרק :20השוואה בין מסמכים
דוח זה מפרט את ההבדלים בין שתי גרסאות של אותו מסך (לדוגמה ,גרסה ראשונה ואחרונה של
הזמנה) או בין שני מסכים שונים כלשהם.
השוואה בין 2גרסאות של אותו מסמך
כידוע ניתן לתקן הצעות מחיר והזמנות .כאשר בוחרים בסעיף הנוכחי הדוח מפרט את השינויים
שנעשו בין גרסה הראשונה לבין הגרסה האחרונה של המסמך .שינויים אלו מוגבלים לרשימת
הפריטים ולכמויות ,כלומר אם שתי שורות זהות במפתח הפריט ובכמות ,הן נחשבות שורות זהות,
גם אם נתונים אחרים שונים.
בוחרים את סוג המסמך ואת האסמכתא.
בהמשך ,מסמנים את תיבת הסימון של שני המסמכים להשוואה ובוחרים בכפתור הפקה.
לאחר בחירה בכפתור הפעלה ,חשבשבת תציג דוח שבחלקו העליון מוצגים נתוני המסמך שנבחרו
להשוואה .המסמכים מקבלים שמות בהתאמה – מסמך 1ומסמך .2
שורות מתאימות בין המסמכים (סיכומים לפריט)
בסעיף זה יוצגו השורות הזהות בין 2המסמכים להשוואה.
שורות שקיימות במסמך 1וחסרות במסמך / 2שורות שקיימות במסמך 2וחסרות
במסמך 1
בסעיפים אלו מוצגות השורות הקיימות במסמך אחד ואינן מופיעות בשני או שחל בהם שינוי
בכמות או במחיר הפריט.
השוואה בין 2מסמכים שונים
באמצעות סעיף זה ניתן לערוך השוואה בין 2כל שני מסמכים .לדוגמה :השוואה בין הצעת מחיר
ללקוח אחד לבין חשבונית ללקוח אחר .בוחרים את המסמכים ואת האסמכתא של כל מסמך.
155
בחירת השדות להשוואה:
בהמשך בוחרים את השדות ,שקובעים מתי שתי שורות הן זהות .לדוגמה ,אם בוחרים בשדות כמות
ומחיר ,אזי אם שתי שורות זהות במפתח הפריט ובכמות ,הן נחשבות שורות זהות ,גם אם נתונים
אחרים שונים .החלון מציג את הסעיפים הבאים:
כמות – השוואה של מפתחות פריטים וכמות הפריטים.
כמות ומחיר – השוואה של מפתחות פריט ,כמות ומחיר הפריטים.
שדות מהתנועה – כאשר בוחרים בסעיף זה נפתח חלון שבו ניתן לבחור שדות נוספים.
באמצעות חלון זה ניתן לבחור כל אחד מהשדות ,לדוגמה ניתן לקבוע כי שתי שורות הן זהות אם
הנתונים בשדות הבאים זהים :פריט ,כמות ,מחיר ,מחסן.
לאחר בחירה בכפתור הפעלה ,חשבשבת מציגה דוח שבחלקו העליון מופיעים המסמכים שנבחרו.
המסמכים מוגדרים כמסמך 1ומסמך 2בהתאמה.
תחילה מוצגות השורות המתאימות בשני המסמכים.
לאחר מכן מוצגות שורות שקיימות במסמך 1וחסרות במסמך ,2ולבסוף – שורות שקיימות
במסמך 2וחסרות במסמך .1
156
פרק :21קבלות
כאשר מקבלים תשלום (בכסף מזומן ,שק ,כרטיס אשראי או העברה בנקאית) יש להפיק קבלה,
וכאשר מפקידים שקים (או תשלומים אחרים) בבנק( ,או מעבירים שקים לספק) יש להפיק הפקדה.
פרק זה מסביר כיצד מפיקים קבלות
בתפריט מסמכים בוחרים ב -קבלות .חשבשבת מציגה את התפריט הבא:
להלן הסבר קצר אודות המסמכים שניתן להפיק בתפריטים אלו:
קבלה
קבלת מט"ח
העברה ישירה לבנק
קבלת שקים חוזרים
דפדוף בקבלות קופה
רושמת
קבלה עבור תשלום בשקלים.
קבלה עבור תשלום במט"ח.
קבלה עבור תשלום שהועבר לבנק.
קבלה (מהבנק) בגין שק חוזר.
דפדוף בקבלות שהתקבלו במערכת הקופה הרושמת והועברו
לחשבשבת.
קבלה מיועדת לקבלת תשלום .התשלום יכול להתקבל בכל אחד מאמצעי התשלום :מזומן ,שק,
כרטיס אשראי או העברה ישירה לבנק .קבלה זו משמשת כמסמך מקור .הספרור של מסמך זה הוא
קשיח (לא ניתן לשנותו).
קבלת סוכן היא העתק של קבלה שהסוכן רשם בספר קבלות ידני .הקבלה המחייבת מבחינת ניהול
ספרים היא זו שהפיק הסוכן ,בעוד הקבלה הממוחשבת משמשת במקרה זה העתק בלבד .מספר
הקבלה מועתק מהקבלה הידנית שהפיק הסוכן ,ולכן הספרור של קבלת סוכן אינו קשיח (יתכן שיש
מספר סוכנים ולכל סוכן ספר קבלות עם סדרת מספרים אחרת).
קבלת תרומה מיועדת למלכ"רים בלבד .לפי הוראות ניהול ספרים מלכ"ר המקבל תרומה חייב
לנהל ספר קבלות נפרד עבור תרומות.
157
כל אחת מהקבלות שלעיל יכולה להיות בשקלים או במט"ח .הבחירה בין קבלה (בשקלים) לבין
קבלת מט"ח נעשית בתפריט קבלות.
כאשר בוחרים בסעיף קבלה חשבשבת מציגה את המסך הבא:
תאריך הקבלה (המועד שבו מפיקים את הקבלה) הוא תאריך המערכת (תאריך המחשב) .אסור
להפיק קבלות מקור לתאריכים קודמים .לעומת זאת בעת הפקת קבלת סוכן ,ניתן לעדכן את שדה
התאריך.
הסברים על עדכון מספר הקבלה ותאריך הקבלה בקבלת סוכן – ראה להלן בסעיף הפקת הקבלה.
באמצעות המסך שלעיל רושמים קבלות חדשות ומדפדפים בקבלות קודמות .לרישום קבלה חדשה
בוחרים בכפתור חדש .לדפדוף בקבלות קודמות בוחרים בכפתור קובץ קבוע או בכפתור קובץ
זמני (קבלות שהתחילו את הפקתן אך עדיין לא הודפסו – ראה הסבר בהמשך הפרק).
הערה :לפי הוראות ניהול ספרים יש להפיק קבלה מודפסת מייד עם קבלת התשלום (כלומר ,לפני
שמפיקים מסמך אחר) .לכן ,אין לשמור במאגר זמני קבלות הכוללות פרטים על תשלום.
מותר לשמור קבלה במאגר זמני רק אם היא כוללת את פרטי החשבון בלבד ,ועדיין לא כוללת
פרטים על התשלום .הוראות אלה חלות לגבי כל אמצעי התשלום :מזומן ,שקים וכרטיסי אשראי.
מפתח חשבון
מפתח החשבון של הלקוח (או של כרטיס חשבון אחר) ממנו
התקבל התשלום.
שם חשבון /כתובת
בשורות אלו חשבשבת מציגה את פרטי הלקוח (שם ,כתובת,
טלפון).
ניתן לתקן את הנתונים בחלון זה.
בחירת אמצעי
תשלום
מזומן – שטרות כסף
שקים
אשראי – כרטיס אשראי
ניכוי במקור – הסכום שנוכה במקור
ניתן לרשום מספר אמצעי תשלום באותה קבלה.
158
מזומן
כאשר מסמנים שהתקבל תשלום מזומן חשבשבת פותחת את החלון הבא:
סה"כ מזומן
הסך שהלקוח משלם במזומן.
מזומן שהתקבל סכום הכסף שהתקבל מהלקוח .חשבשבת מחשבת את העודף שיש להחזיר.
עודף
ההפרש בין השדה הראשון לשדה השני.
מספר ת"ז/
לפי דרישות החוק בישראל ,כאשר מקבלים תשלום במזומן מעל סכום
דרכון
מסוים (הסכום הנוכחי הוא ,)3000יש לרשום את מספר תעודת הזהות של
המשלם.
כאשר הסכום במזומן הוא לפחות כמו הסכום הרשום בהגדרות החברה,
התוכנה לא מאפשרת להפיק את המסמך כל עוד לא נרשמו מספר תעודת
הזהות או הדרכון .כאשר רושמים תעודת זהות חשבשבת בודקת תקינות
ספרת הביקורת .התוכנה לא מפעילה בדיקה כזו לגבי מספר דרכון.
ספירת כסף
כאשר מקבלים שטרות ומטבעות רבים ,כדאי לבחור בכפתור ספירת כסף .חשבשבת תפתח את
חלון הספירה .בחלון זה רושמים את הכמות שהתקבלה מכל שטר (או מטבע) ,והתוכנה מחשבת את
הסכום הכולל.
בסיום הספירה בוחרים בכפתור יציאה .אם התוכנה מוצאת אי התאמה בין הסכום לפי הספירה
לבין הסכום שנרשם במסך הקודם בקבלה ,היא מציגה את המסך הבא:
159
ביטול הספירה וחזרה לקבלה חשבשבת תתעלם מספירת הכסף.
חזרה לחלון ספירת כסף
עדכון סה"כ מזומן בקבלה
חשבשבת תציג את חלון ספירת הכסף פעם נוספת.
התוכנה תתקן את סכום המזומן בקבלה לפי הסכום
בספירה.
שערוך
כאשר בוחרים בכפתור זה התוכנה משערכת למט"ח את הסכום שהתקבל במזומן .חשבשבת מציגה
את המסך הבא:
סכום משוערך
מטבע לשערוך
שער
הסכום במט"ח על פי המטבע שנקבע
המטבע עבורו מבצעים שערוך
שער המטבע ביחס לשקל
ניתן לשנות כל אחד מהשדות .התוכנה מחשבת את השערוך בהתאם לשינוי .לסיום ולעדכון הסכום
בוחרים בכפתור יציאה.
160
שקים
ניתן לרשום שקים באופן ידני לפי ההסברים שלהלן או להיעזר בקורא שקים מגנטי (הסבר
בנושא זה ניתן למצוא בסוף פרק זה).
כאשר בוחרים בסוג התשלום שקים ,חשבשבת מציגה חלון כמו בדוגמה הבאה:
מספר שק
בנק
סניף
חשבון
בדרך כלל אפשר להסתפק ברישום 5הספרות האחרונות של מספר השק.
מספר הבנק.
מספר הסניף.
מספר חשבון הבנק.
הערה :אם כרטיס החשבון כולל נתונים על הבנק ,על הסניף ועל החשבון ,נתונים אלה יוצגו
כברירת מחדל .בכל שורה חדשה יועתקו מספר הבנק ,הסניף ומספר החשבון מהשורה הקודמת
ומספר השק יקודם בספרה אחת.
תאריך
סכום
תאריך פירעון השק.
סכום השק בשקלים.
אין הגבלה לגבי מספר השקים בקבלה.
שערוך שיק
כדי לשערך את השיק בו מוצב הסמן בוחרים בסעיף שערוך מתוך תפריט הלחצן הימני בטור
מספר .חשבשבת מציגה את החלון הבא:
פרטי השיק רשומים בשורה העליונה ,והשערוך מתבצע בשורה התחתונה.
161
שערוך הכל
כאשר בוחרים בכפתור שערוך התוכנה משערכת את כל השקים המופיעים בקבלה.
בחלון זה בוחרים את המטבע לשערוך ואת השער .לאישור הפעולה בוחרים בכפתור שערוך.
הוספת עסקת תשלומים
כאשר מקבלים קבוצת שקים שמספריהם עוקבים ,ניתן לרשום את הסכום הכולל של השקים ואת
מספר השקים שהתקבלו והתוכנה תפצל את השקים בקבלה .כמו כן ניתן לרשום סכום שיק ראשון
שונה מהשקים הנוספים.
פרטים נוספים
באמצעות הגדרות הגיליון הדינמי ניתן להוסיף שדה פרטים ושדה תעודת זהות .נתונים אלו
נדרשים לצורך בדיקת שקים (ראה הסבר בהמשך) וכמו כן עשויים להיות לעזר כאשר שיק חוזר.
162
מחיקת שורה
כדי למחוק שורת שיק מציבים את הסמן בשורה שמעונינים למחוק ובוחרים בסעיף מחיקת שורה
מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר.
העתקת פרטי שיק לחשבון
כדאי לעדכן את פרטי השיק לכרטיס החשבון כך שבקבלת השקים הבאה ישלפו הפרטים לקבלה
ללא צורך בהקלדה ,בוחרים בסעיף העתקת פרטי שיק לחשבון.
קבלת פיקדון
מסמנים את הסעיף קבלת פיקדון במסך הקבלה כדי לסמן שקים שנתקבלו לפיקדון .בעת הפקדת
שקים מסומנים השקים שנתקבלו לפיקדון בסימון מיוחד.
בדיקת שקים
חשבשבת כוללת מערכת לבדיקה של שקים באמצעות חברת לאומי שק או חברת ישראכרט .בדיקה
זו היא "ביטוח" כנגד אי פירעון של שיק .עסקים המעוניינים בבדיקת שקים צריכים להתקשר עם
אחת החברות שלעיל.
בעת הפקת הקבלה (או חשבונית מס קבלה או שובר מכירה בקופה רושמת) ,חשבשבת שולחת את
הנתונים של השקים לחברה אליה קשור העסק ,ומקבלת חזרה אישור (החברה מוכנה לבטח את
השיק) או דחייה .ההתקשרות נערכת באמצעות האינטרנט (ולכן ,התחנה בה מפיקים קבלות צריכה
להיות מקושרת לרשת האינטרנט).
כאשר רושמים שקים בקבלה (או בחשבונית מס וקבלה או בשובר מכירה של קופה רושמת) ,אם
מקבלים יותר משיק אחד ,יש להקליק על כפתור הוספת עסקת תשלומים.
בעת רישום השקים חשבשבת עורכת בדיקות ראשוניות לפי פרמטרים שנקבעו ע"י החברה אליה
העסק קשור .אם נתוני השיק אינם תקינים ,התוכנה מציגה הודעה הכוללת את תיאור השגיאה
(לדוגמה :תעודת זיהוי שגויה).
כאשר מקליקים על כפתור הפקה ,חשבשבת אינה מדפיסה את הקבלה אלא שולחת את נתוני
השקים אל החברה אליה העסק קשור ,שעורכת בדיקה נוספת ומחזירה הודעת אישור (כולל מספר
אישור) או דחייה.
אם התקבלה הודעת אישור לכל השקים הפקת הקבלה נמשכת.
אם התקבלה הודעת דחייה ,האפשרויות הן –
מתקנים את הדרוש תיקון (לדוגמה ,מחליפים את השיק בשיק אחר או בתשלום במזומן) ,ומקליקים
שוב על כפתור הפקה ,על מנת לחזור על תהליך הבדיקה.
לחילופין ,מקליקים על כפתור המשך ללא אישור תיקון (בתנאי שלמשתמש יש הרשאה לכך).
חשבשבת תמשיך בהפקת המסמך (עם השיק שנדחה) ,אולם הביטוח לא יחול על שיק זה.
אם מקליקים על כפתור חזרה ,כל האישורים שנתנו עבור השקים בקבלה הנוכחית מתבטלים.
אם מבטלים שיק שהוא חלק מעסקת תשלומים ,מתבטלים האישורים עבור שאר השקים בעסקה זו.
163
אם לאחר הפקת הקבלה מעוניינים להחזיר ללקוח את השיק ,יש לפעול באופן הבא :בתפריט
מסמכים ◄ הפקדות בוחרים הפקדת שקים .רושמים את מפתח החשבון של הלקוח בשדה
מפתח חשבון .מסמנים את השקים אותם מעוניינים לבטל ומקליקים על כפתור הפקדה או הוצאה
מהקופה.
הערות:
.1בגיליון הדינמי של מסך הקבלה מומלץ להוסיף את השדות ת.ז .ו -טלפון ,משום ששדות אלו
נדרשים לאישור השיק .ניתן לרשום פרטים אלו בכרטיס החשבון ◄ פרטי חשבון
בנק/קבלות והנתונים ישלפו אוטומטית בעת רישום השיק.
.2במסך הקבלה ,בטור סניף ,יש לרשום 5ספרות (כולל אפסים) ,כפי שמספר הסניף מודפס על גבי
השיק.
.3כאשר מקבלים מספר שיקים בעסקת תשלומים ,יש לרשום אותם בקבלה כעסקת תשלומים
(ולא כשיקים נפרדים).
אשראי
חשבשבת כוללת אפשרות לקישור ישיר לש.ב.א (שירותי בנק אוטומטיים) .קוראים את כרטיס
האשראי באמצעות קורא מגנטי ,והתוכנה מעבירה את הנתונים דרך הטלפון ישירות לש.ב.א.
הפקת קבלת אשראי ללא קישור לש.ב.א
כאשר בוחרים בסעיף אשראי חשבשבת פותחת את החלון הבא:
בחלון זה רושמים את מספר כרטיס האשראי או מעבירים את הכרטיס בקורא המגנטי (אם קיים).
ניתן לשלוף את מספר כרטיס האשראי מכרטיס החשבון (הנתונים נרשמו במסך פרטי אשראי
לחוזים) על ידי בחירת הסעיף כרטיס אשראי מחשבון מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר
כאשר הסמן נמצא בשורת הכרטיס.
בחלקו התחתון של המסך מוצגת רשימת כרטיסי אשראי שהיו בשימוש הלקוח ומתוכם ניתן לשלוף
את מספר הכרטיס הנוכחי .כדי לצפות בכרטיסי אשראי קודמים יש לבחור בסעיף הצגת כרטיסי
אשראי קודמים בקבלות במסך הגדרות קופה-אשראי.
להמשך בוחרים בכפתור אישור .חשבשבת תפתח כעת חלון נוסף שבו בוחרים את סוג כרטיס
האשראי (ויזה ,ישראכרט וכד').
164
בשלב הבא חשבשבת מציגה את החלון הבא שבו רושמים את פרטי התשלום.
מס' כרטיס
שם כרטיס
בתוקף
סה"כ
סכום
כוכבים/מיילים/
נקודות
מספר כרטיס האשראי שנרשם בחלון הקודם.
שם חברת כרטיסי האשראי.
תום התוקף של כרטיס האשראי.
הסכום הכולל של התשלום.
סעיף זה מיועד לעסקים המאפשרים קבלת תשלום באמצעות כוכבים,
מיילים או נקודות .בסעיף זה רושמים את ערך הנקודות בשקלים.
חשבשבת תגרע סכום זה מהסך הכולל לתשלום.
שיטת תשלום
בחלון זה מוצגות כל שיטות התשלום שהוגדרו בסעיף הגדרות קופה
שבתפריט הגדרות חברה .לדוגמה :חברה שאינה מעוניינת לאפשר
פיצול לתשלומים יכולה לבטל שיטה זו במסך ההגדרות.
כאשר שיטת התשלום היא עדיף פלוס ,30חיוב מיידי ,או חיוב רגיל
מציינים את הסכום שהתקבל ואת שיטת התשלום.
כאשר שיטת התשלום היא קרדיט או תשלומים נפתח חלון שבו
מציינים את מספר התשלומים .חשבשבת תפצל את הסכום הכולל
לתשלומים שווים .ניתן לתקן את סכום התשלום הראשון וחשבשבת
תחשב את יתרת התשלומים הנוספים.
תאריך משוקלל
פרטים
מס' טלפון
מס' ת"ז
מס' שובר/אישור
תאריך ממוצע משוקלל (יחסית לסכומים ולתאריכים) של התשלומים.
פרטים כלליים המתייחסים לתשלום בכרטיס האשראי.
מספר הטלפון של בעל כרטיס האשראי.
מספר תעודת הזהות של בעל כרטיס האשראי.
אם כרטיס האשראי מתקבל באמצעות "גיהוץ" ידני רושמים את מספר
השובר הידני .אם כרטיס האשראי מתקבל באמצעות שידור לש.ב.א
ונדרש אישור טלפוני מחברת כרטיסי האשראי ,רושמים את מספר
האישור.
כדי לשערך תשלום באשראי בוחרים בכפתור שערוך.
אם הלקוח משלם באמצעות מספר כרטיסי אשראי ניתן לרשום את כולם באותה קבלה .בוחרים
בכפתור החץ כדי לעבור לרישום תשלום נוסף.
165
לאחר שמסיימים לעדכן את התשלום באמצעות כרטיס אשראי בוחרים בכפתור המשך .חשבשבת
תעדכן את סה"כ התשלום באמצעות כרטיסי אשראי בסעיף סה"כ אשראי.
הפקת קבלת אשראי באמצעות קישור לש.ב.א
כדי שהתוכנה תוכל להעביר נתונים ישירות לש.ב.א ,יש לבצע את הפעולות הבאות:
.1יש לחתום חוזה מול כל אחת מחברות כרטיסי האשראי ולקבל מהן מספרי ספק.
.2יש לרכוש קורא כרטיסים מגנטיים (ניתן לרכוש קורא מגנטי המצוי על המקלדת או
קורא כרטיסי אשראי מגנטי המתחבר אל המקלדת באמצעות מפצל) .חברת ש.ב.א
אינה מאפשרת להשתמש בשירותיה ללא קורא מגנטי.
.3יש לוודא שבכל תחנה בה מעוניינים לקבל תשלום באמצעות כרטיסי אשראי קיים
מודם( .הקישור לש.ב.א נעשה דרך הטלפון).
.4יש לפנות לסניף השירות בחשבשבת לקבלת טופס פתיחת מסוף בש.ב.א .בדרך כלל
האישור מתקבל תוך שבוע.
.5יש לוודא שתוכנת חשבשבת כוללת את מערכת הקישור לש.ב.א (אם לא ,יש לפנות
לסניף השירות על מנת לרכוש את המערכת).
לאחר שהתקבלו האישורים מחברות כרטיסי האשראי ומחברת ש.ב.א ,ולאחר שתוכנת הקישור
לש.ב.א הותקנה ,יש להתאים את הגדרות הקופה-אשראי שבמסך הגדרות חברה לעבודה
בש.ב.א.
יש לסמן את הסעיף החברה משדרת לש.ב.א.
בחלקו התחתון של המסך מציינים לגבי כל אחד מכרטיסי האשראי (שהעסק מקבל) את מפתחות
החשבון של הכרטיסים הבאים:
קופת ש"ח
קופת מט"ח
מפתח החשבון של קופת כרטיסי האשראי בשקלים.
מפתח החשבון של קופת כרטיסי האשראי במט"ח( .יש לפתוח
כרטיס קופה אחד לשקלים וכרטיס קופה אחר למט"ח)
166
בנק לסליקה -שבא
הפקדת שוברי האשראי מתבצעת מדי יום באמצעות שידור ישיר
לש.ב.א .בסעיף זה מציינים את מפתח החשבון של בנק כרטיסי
האשראי בו מפקידים את תקבולי האשראי .סעיף זה אינו חשבון
הבנק של העסק אלא חשבון בנק מיוחד להפקדת כרטיסי האשראי.
לפני שמקבלים תשלום באמצעות כרטיס אשראי חובה לבצע שידור ניסיון לש.ב.א.
אם החברה משדרת לש.ב.א ממסופים שונים יש להגדיר מסופי העבודה בסעיף הגדרות למערכת
שב"א רב ספק מתוך תפריט הגדרות.
שיטת העבודה בעת הפקת הקבלה זהה לשיטת העבודה שתוארה לעיל פרט לכך שבעקבות הקישור
לש.ב.א חשבשבת קוראת את נתוני כרטיס האשראי מהקורא המגנטי (ולכן אין צורך להקיש אותם).
כאשר מקבלים כרטיס אשראי התוכנה בודקת אותו מול קובץ החסומים של חברות כרטיסי
האשראי ,ומידי פעם היא מבצעת שידור לקבלת אישורים מסוגים שונים.
ניכוי במקור
בסעיף זה רושמים את סכום הניכוי במקור שהלקוח ניכה מהתשלום .התוכנה תחשב איזה %מהווה
הסכום שנוכה .מומלץ לבדוק ש % -זה אמנם שווה ל % -הניכוי שאושר לחברה.
הפקת הקבלה
להפקת קבלה רגילה בוחרים בכפתור הפקת קבלה .אם הקבלה היא קבלת תרומה (כאמור ,קבלת
תרומה מופקת ע"י מלכ"ר בעת קבלת תרומות) בוחרים בכפתור קבלת תרומה.
אם הקבלה היא העתק של קבלה ידנית ,בוחרים בכפתור הפקת קבלת סוכן .חשבשבת תציג את
המסך הבא:
מספר קבלה
יש להעתיק את מספר הקבלה מספר הקבלות הידני .אם קבלה במספר זה
כבר הופקה בשנת המס הנוכחית ,חשבשבת תציג הודעה מתאימה.
תאריך הקבלה
מספר סוכן
התאריך המקורי של הקבלה .יש להעתיק את התאריך מהקבלה המקורית.
מספר הסוכן שהוציא את המסמך הידני .לחיפוש סוכן בוחרים בסעיף
חיפוש מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר.
מספר עותקים
מספר העותקים להדפסה
167
רשימת קבלות זמניות
כאשר בוחרים בסעיף זה ,חשבשבת מציגה את רשימת הקבלות במאגר זמני ,כמו בחלון הבא:
מספר זמני
חשבון
שם חשבון
המספר הפנימי של המסמך.
מפתח החשבון במסמך.
שם החשבון כפי שנרשם בקבלה (שם זה יכול להיות שונה מהשם המופיע
בכרטיס החשבון).
תאריך
סכום
תאריך הרישום של המסמך.
הסכום הכולל של כל התקבולים בקבלה (מזומן ,שקים וכרטיסי אשראי).
בוחרים קבלה על ידי הקלקה כפולה על מספר הקבלה הזמני.
מוחקים קבלה זמנית על ידי בחירת הסעיף מחיקת שורה מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר
כאשר הסמן ממוקם בטור מספר זמני.
הערה :כפי שכבר נאמר בתחילת פרק זה ,לפי הוראות ניהול ספרים יש להפיק קבלה מודפסת מייד
עם קבלת התשלום (כלומר ,לפני שמפיקים מסמך אחר) .לכן ,אין לשמור במאגר זמני קבלות
הכוללות פרטים על תשלום .מותר לשמור קבלה במאגר זמני רק אם היא כוללת את פרטי החשבון
בלבד ,ועדיין לא כוללת פרטים על התשלום .הוראות אלה חלות לגבי כל אמצעי התשלום :מזומן,
שקים וכרטיסי אשראי .ניתן לחסום שמירת קבלות במאגר זמני – במסך הגדרות ◄ הגדרות
קופה בסעיף לא לאפשר להשאיר תשלומים בקבלות זמניות.
מחיקת קבלה נוכחית
באמצעות כפתור מחיקה (הנמצא בחלקו העליון של המסך) ניתן למחוק את הקבלה הנוכחית,
שעדיין לא הופקה.
נתונים לתנועות הנה"ח
בעת הפקת קבלה ,חשבשבת מעדכנת את הנתונים הבאים בפקודת היומן:
מספר מנה
9999
אסמכתא1
על פי הרשום
בשדה אסמכתא
נגדית
אסמכתא 2תאריך
מספר הקבלה תאריך
המערכת
168
תאריך ערך
על פי הרשום
בשדה ת.ערך
פרטים
בסעיף זה ניתן לעדכן נתונים נוספים אודות פקודת היומן :תאריך נוסף (תאריך ,)3אסמכתא ,3קוד
תמחיר וכמות.
פעולות נוספות
הדפסות
הדפסת העתק למדפסת -בוחרים בסעיף כדי להדפיס העתק משוחזר לקבלה שהופקה בעבר.
הדפסת העתק למדפסת-ללא ספח אשראי -הדפסת העתק משוחזר לקבלת אשראי שהופקה
בעבר אך ללא ספח האשראי.
הדפסת העתק לדוא"ל -בוחרים בסעיף זה כדי לשלוח העתק של הקבלה בדואר האלקטרוני.
הדפסת העתקים ברצף -בוחרים בסעיף זה כדי להדפיס העתקים משוחזרים לקבלות על פי חתך
אסמכתאות ,תאריכים או חשבונות.
הדפסת טיוטה למדפסת -בוחרים בסעיף זה כדי להדפיס טיוטה של הקבלה (אם הקבלה עדיין
לא הופקה) במדפסת.
הדפסת טיוטה למסך -בוחרים בסעיף זה להדפיס טיוטה של הקבלה על המסך.
הדפסת טיוטה לדוא"ל -בוחרים בסעיף זה כדי לשלוח טיוטה של הקבלה בדואר האלקטרוני.
שינוי סוג מדפסת – באמצעות סעיף זה משנים את הגדרת ברירות המחדל של המדפסת בה תופק
הקבלה :צרה או רחבה .ברירת המחדל מוגדרת כאמור בהגדרות קופה.
פרטי לקוח
חלון זה מציג את פרטי הלקוח ,פרטי הבנק (אם נרשמו בכרטיס החשבון) ,הגדרות אשראי ואובליגו
ועוד.
סגירות בש"ח
בעת הפקת קבלה ניתן לסגור חשבוניות פתוחות של הלקוח .הסגירה יכולה להיות של כל
החשבונית (סגירה מלאה) או של חלק ממנה (סגירה חלקית ,או סגירה על חשבון.
בוחרים בכפתור החץ מימין לשדה סה"כ או בוחרים בסעיף סגירות בש"ח בתפריט הפעולות
הנוספות.
אם התשלום שהתקבל הוא בשקלים ניתן לסמן בסעיף זה את החשבוניות שנסגרו .תחילה בוחרים
את חתך התנועות לסגירה ,ניתן לבחור בין כל התנועות הפתוחות בכרטיס הלקוח או בחתך מסוים
של תנועות פתוחות .חשבשבת תציג את התנועות הפתוחות במסך כמו בדוגמה הבאה:
169
ת .הנה"ח
תאריך
ערך
אסמכתא
סך תנועה
סך סגור
מספר התנועה בהנה"ח
תאריך אסמכתא (מועד הפקת החשבונית)
תאריך ערך (התאריך שבו החשבונית הייתה אמורה להיפרע)
אסמכתא ראשונה (מספר החשבונית)
סכום התנועה בפקודת היומן.
הסכום הסגור בתנועה .ניתן לסגור חשבונית באופן חלקי.
סך זמני
סכום שנסגר ע"י קבלה שנשארה במאגר זמני וטרם הופקה.
סימון התנועה לסגירה .בתפריט הפעולות הנוספות מופיעים סעיפים
המסייעים לסמן את התנועות .בוחרים בסעיף סימון כל התנועות בכדי
לסמן את כל התנועות המופיעות בחלון .בוחרים בסעיף סימון תנועות לפי
חתך ,כאשר מעוניינים לסגור תנועות לפי חתך מסוים (סוג תנועה ,סכום
וכד') .למחיקת הסימונים בוחרים בסעיף מחיקת כל הסימונים.
לסגירה
בסעיף זה מוצג הסכום שייסגר מהתנועה הנוכחית שסומנה .ניתן לתקן את
הסכום המופיע כברירת מחדל כאשר מעוניינים לרשום סגירה חלקית.
תפריט הלחצן הימני בעכבר בטור ת .הנהח כולל את הסעיפים הבאים:
צפייה -הדפסת העתק משוחזר של המסמך שיצר את התנועה על גבי המסך.
פירוט סגירות סופיות – בוחרים בסעיף זה כדי להציג את רשימת ההתאמות בהן משתתפת
תנועה זו כשהן ממוינות לפי מספר תנועה ,לפי מספר התאמה או לפי סכום ההתאמה.
פירוט סגירות זמניות – בוחרים בכפתור זה כדי להציג את רשימת ההתאמות שנרשמו לתנועה
זו ע"י קבלות במאגר זמני .ניתן למיין את התנועות לפי מספר תנועה ,לפי מספר מסמך (בזמני) ,או
לפי סכום ההתאמה .למחיקת הסגירות הזמניות (כדי "לשחרר" את הסכום לסגירה הנוכחית)
בוחרים בסעיף מחיקת התאמה מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר בשדה מספר קבלה(זמני).
(כאמור ,מצב בו יש תנועות תשלום בקבלה במאגר זמני הוא בעייתי מבחינת ניהול ספרים).
פירוט -נתונים נוספים אודות התנועה .חשבשבת פותחת את מסך תצוגה מפורטת של תנועת
יומן.
170
מאפייני הסגירה:
בחלקו התחתון של מסך הסגירות חשבשבת מציגה נתונים כלליים המתייחסים לתנועות שסומנו.
שולם ...ש"ח
סכום החוב שנסגר
ב ... -תנועות
הסכום הכולל של הקבלה.
הסכום של כל התנועות שסומנו לסגירה ומספר התנועות שסומנו
לסגירה.
הפרש
נמצאו ...תנועות
ההפרש בין סכום הקבלה והתנועות שנסגרו בפועל.
מספר התנועות הפתוחות שנמצאו לכרטיס החשבון.
לסיום ושמירת ההתאמות בוחרים בכפתור שמירה ויציאה.
ליציאה ללא שמירת ההתאמות בוחרים בכפתור מחיקה ויציאה (בחלקו העליון של המסך)
נתונים נוספים
ניתן לשייך לכל קבלה 5שדות הערות נוספות ו 3 -שדות סכומים נוספים .ניתן לקשר בין הנתונים
הנוספים לבין שדות הערה וסכום נוספים בכרטיס החשבון כך שהנתונים יעודכנו באופן אוטומטי
בקבלה .ניתן להוסיף את הנתונים הנוספים לפורמט ההדפסה של הקבלה.
קבלת מט"ח
כאשר מקבלים כסף מזומן במט"ח ,שק במט"ח או תשלום בכרטיס אשראי במט"ח ,יש להפיק
קבלת מט"ח .שיטת העבודה בקבלת מט"ח דומה לקבלה שקלית .בשורות הבאות יוצגו הסברים על
הסעיפים הייחודיים בקבלת מט"ח .הסברים על שאר הסעיפים ניתן למצוא לעיל במסגרת ההסברים
על הקבלה בשקלים.
לאחר שרושמים את מפתח החשבון של הלקוח חשבשבת פותחת את החלון הבא:
בחלון זה בוחרים את מטבע הקבלה מתוך טבלת המטבעות .לסיום בוחרים בכפתור המשך.
אם מטבע המט"ח שנבחר בקבלה היה שגוי ,ניתן לתקן אותו באמצעות הסעיף שינוי מטבע
מט"ח מתוך תפריט הפעולות הנוספות.
בשלב הבא בוחרים את אמצעי התשלום :מזומן ,שקלים או אשראי.
מזומן
כאשר מסמנים שהתקבל תשלום מזומן חשבשבת פותחת את החלון הבא:
171
בשדה סה"כ מזומן רושמים את סך המזומן (במט"ח) ששילם הלקוח .חובה לשערך סכום זה
לשקלים (משום שכאמור ,לפי הוראות ניהול ספרים ,הרישום בספרי הנהלת החשבונות חייב להיות
בשקלים).
שקים
כאשר מסמנים שהתקבלו שקים ,התוכנה מציגה את החלון הבא:
בטור סכום שיק רושמים את הסכום שהתקבל במט"ח .יש לשערך את הסכום לשקלים (לפי
השער שרושמים בצד שמאל).
אשראי
התשלום בכרטיס אשראי אפשרי רק כאשר מטבע הקבלה הוא .$
כאשר מסמנים תשלום בכרטיס אשראי נפתח החלון הבא:
בטור סה"כ רושמים את הסכום שהתקבל במט"ח .יש לשערך את הסכום לשקלים (לפי השער
שרושמים בצד ימין למטה).
ישנן שיטות תשלום הנהוגות בכרטיסי אשראי בשקלים ,שאינן בתוקף בכרטיסי אשראי במט"ח.
ההגבלות נקבעות ע"י ש.ב.א.
172
פעולות נוספות
סגירות במט"ח הקבלה
סעיף זה מיועד למקרים בהם מפיקים קבלת מט"ח ומעוניינים לבצע סגירה של הסכום ששולם
בקבלה כנגד חוב פתוח ,כאשר כל הסכומים (הסכום ששולם וסכום החוב הפתוח) הם באותו מטבע.
שיטת העבודה זהה לשיטת העבודה שהוסברה בסעיף סגירות בש"ח.
הערה :ניתן להשתמש בסעיף זה רק אם בכרטיס החשבון של הלקוח מוגדר שמנהלים את החשבון
במט"ח.
סגירות במטבע שונה – המרה
סעיף זה מיועד למקרים בהם התשלום התקבל במטבע אחד ,בעוד שחשבון היצוא היה במטבע
אחר .לדוגמה ,החשבון היה בדולרים אך הלקוח שילם באירו .כיוון שאי אפשר לסגור תנועות
במטבעות שונים ,בוחרים בסעיף זה כדי שחשבשבת תבצע המרה של מטבע התשלום למטבע
החשבונית.
הערה :חשבשבת תבצע את ההמרה רק בתנאי שהוגדר כרטיס חשבון בסעיף חשבון המרה
במסך הגדרות קופה.
חשבשבת מציגה חלון כמו בדוגמה הבאה:
בחירת מטבע להמרה
המטבע אליו מעוניינים להמיר את סכום הקבלה (המטבע של חשבון
היצוא)
הסכום בקבלה
ערך בשקלים
הסכום לאחר המרה
שער
ערך בש"ח
סכום המט"ח והמטבע כפי שנרשמו בקבלה
שערוך סכום הקבלה לשקלים
הסכום במטבע ההמרה שנבחר
השער של מטבע ההמרה שנבחר
הערך השקלי של הסכום לאחר ההמרה
לאחר בדיקת הסכומים המופיעים בחלון הנ"ל בוחרים בכפתור סגירות .חשבשבת תציג כעת את
התנועות הפתוחות למטבע אליו בוצעה ההמרה (התנועות לסגירה).
173
שיטת העבודה בחלון זה דומה לשיטת העבודה שהוסברה לעיל בסעיף סגירות בש"ח .התנועות
המופיעות בחלון זה הן התנועות הפתוחות במטבע שנבחר להמרה .בדוגמה הנ"ל המטבע הוא
אירו .בחלק התחתון של המסך חשבשבת מציגה את הסכום שהתקבל ואת המטבע תחת הסעיף
שולם ,ובסעיף סכום המרה מופיע התרגום למטבע ההמרה.
לסיום בוחרים בכפתור שמירה ויציאה.
בעת הפקת קבלה הכוללת סגירה עם המרה ,חשבשבת מציגה חלון אישור תוצאות .להמשך בוחרים
בכפתור אישור.
לביטול ההפקה בוחרים בכפתור חזרה לקבלה .להפקת המסמך ללא התאמה בוחרים בכפתור
ביטול ההתאמות.
בעת הפקת מסמך זה יוצרת חשבשבת 3פקודות יומן:
מס
1
2
3
חובה
קופת מט"ח
לקוח
חן המרה
זכות
לקוח
חן המרה
לקוח
סכום
הסכום שהלקוח שילם בשקלים ובמט"ח
הסכום שהלקוח שילם במט"ח
הסכום כתוצאה משערוך למטבע המרה
174
זיכוי עסקה באשראי
כדי לבטל חיוב שנעשה בקבלה או בחשבונית מס קבלה באשראי יש לבצע זיכוי אשראי.
ניתן לבצע זיכוי חלקי .כלומר ,זיכוי בסכום הנמוך מסכום העיסקה המקורי.
הגדרת סיפרור מסמכים
לשם ביטול קבלת אשראי עם ש.ב.א יש להגדיר בתפריט הגדרות חברה◄ הגדרות מלאי◄
סיפרור מסמכים סיפרור למסמך זיכוי אשראי (מסמך זה הינו מסמך עם סיפרור קשיח).
כאמור ,התוכנה מאפשרת לזכות עסקה במלואה או חלק ממנה.
זיכוי מלא של עיסקה
משחזרים את המסמך ע"י לחיצה על הכפתור קובץ קבוע ומאתרים את הקבלה בדפדוף בקבלות
קודמות.
במסמך המשוחזר על-גבי המסך בוחרים בסעיף כרטיסי אשראי .נפתח המסך הבא:
כאשר העסקה נעשתה דרך ש.ב.א .נוסף בחלקו בתחתון של המסך כפתור בשם זיכוי.
לחיצה על כפתור זה תציג את פרטי העיסקה ותאפשר להקליד את הסכום לזיכוי האשראי:
בסעיף הסכום לזיכוי הנוכחי רשום סכום העיסקה המקורי .אם מעוניינים לזכות את כל
סכום העיסקה ,לוחצים על כפתור המשך .מתקבל המסך הבא:
175
בשלב זה מעבירים את כרטיס האשראי בפס המגנטי או מקלידים בצורה ידנית את פרטי כרטיס
האשראי.
במסך הבא בוחרים את סוג העסקה :עסקה טלפונית או עסקת חתימה ולוחצים על כפתור
המשך.
בסיום הפעולה מתקבלת הודעה על כך שהזיכוי הסתיים בהצלחה.
לחזרה לתפריט הכללי לוחצים על כפתור .OK
לאחר פעולה זו התוכנה משנה במסך פרטי האשראי בקבלה את שם הכפתור מזיכוי ל -עיסקה
שזוכתה כך שלא ניתן יהיה לזכות שוב את אותה העיסקה.
זיכוי עסקה חלקי
כאשר מעוניינים לזכות רק חלק מסכום העיסקה ,רושמים את סכום הזיכוי בסעיף הסכום לזיכוי
הנוכחי ולוחצים על כפתור המשך .המשך הפעולות זהה להסבר לגבי זיכוי מלא של עיסקה.
בפעם הבאה שניכנס למסך סכום לזיכוי אשראי נראה את הסכום שכבר זוכה ואת היתרה
לזיכוי.
ניתן לבצע מספר זיכויים לאותה עיסקה עד שהיתרה לזיכוי מתאפסת ,כלומר עד ש-סה"כ
הזיכויים זהה ל-סכום העיסקה המקורי.
התוכנה צוברת את סה"כ הזיכויים החלקיים לאותה עיסקה ומחשבת מחדש בכל פעם את היתרה
לזיכוי.
תקרות זיכויים
תקרות הזכות והחובה נקבעות ע"י החברות הסולקות של המסוף .בית עסק יכול לבצע זיכויי
אשראי רק עד התיקרה שנקבעה לו .בית עסק המעונין להעלות את תקרת הזכות למסוף שלו צריך
לפנות לחברת האשראי הסולקת.
תיקרת הזיכוי היא פרמטר הרשום באחד הקבצים הנמצאים במחיצת Tranשל המסוף .הפרמטרים
מתקבלים/מתעדכנים בזמן השידור לשב"א.
176
במידה וסכום הזיכוי הוא מעל התקרה שנקבעה למסוף ,תתקבל הודעת שגיאה:
במקרה כזה ניתן לפנות לחברת האשראי לקבלת אישור לביצוע זיכוי מעל תקרה.
לחיצה על כפתור OKתפתח את מסך התקשרות לחברת האשראי לקבלת אישור לזיכוי
שבו מקלידים את מספר האישור מחברת האשראי (אם התקבל).
זיכוי של עיסקאות תשלומים
כאשר מבצעים זיכוי אשראי לעיסקאות בתשלומים ,התוכנה רושמת בקובץ התנועות לשידור
( )Tranעיסקת זכות שרשומים בה כל פרטי העיסקה המקורית (מס' כרטיס אשראי ,סכום ,מס'
תשלומים ,סכום קבוע בכל תשלום).
מכיוון שהזיכוי יכול להתבצע בכל זמן שהוא – לפני התשלום הראשון ,אחרי חלק מהתשלומים או
אחרי התשלום האחרון ,כל אחת מחברות האשראי תחייב את בית העסק לפי שיקול דעתה ועל פי
מועד הזיכוי ביחס לחיוב.
לדוגמא ,אם הזיכוי נעשה לפני התשלום הראשון או אחרי התשלום האחרון – הזיכוי יהיה בסכום
אחד על כל התשלומים.
אם הזיכוי נעשה אחרי כמה תשלומים ,בישראכרט ימשיכו לחייב את החיוב המקורי ולזכות
בתשלומים במקביל.
לעומת זאת ,בויזה כ.א.ל יעצרו את החיובים שכבר נעשו ויזכו את ההפרש.
(אם ,למשל ,נעשה חיוב של ₪ 1000ב 10 -תשלומים וכבר ירדו 4תשלומים .ויזה תעצור את 6
החיובים הבאים ותזכה ב – .) ₪ 400
מסיבה זו חשבשבת רושמת בהנהלת חשבונות תנועה אחת של זיכוי אשראי על כל הסכום שזוכה
ועם תאריך הערך של החיוב הקרוב.
177
העברה ישירה לבנק
בוחרים בסעיף העברה ישירה לבנק כאשר הקבלה היא עבור תשלום שהלקוח הפקיד ישירות
בחשבון הבנק של העסק .כיוון שהתשלום הועבר ישירות לבנק ,אין צורך להפיק הפקדה לבנק.
פקודת היומן נרשמת לחובת כרטיס הבנק (ולא לחובת כרטיס קופה).
חשבשבת מציגה את המסך הבא:
מפתח הלקוח
מפתח הבנק
סכום ההעברה
מפתח החשבון של הלקוח שהעביר את התשלום.
מפתח החשבון של הבנק אליו בוצעה ההעברה.
סכום ההעברה והמטבע בו התקבל הסכום.
הערה :גם אם הסכום שהועבר לבנק הוא במט"ח ,יש להפיק את
ההעברה דרך חלון זה.
אם הסכום שהתקבל הוא בשקלים ,ניתן לסמן את סעיף שיערוך
סכום ההעברה .חשבשבת תפתח שדה שער וסכום משוערך ותרשום
את הסכום המשוערך בנוסף לרישום בשקלים.
אם הסכום שהתקבל היה במט"ח ,חובה לשערך אותו לשקלים ,משום
שלפי הוראות ניהול ספרים ,כל פקודת יומן חייבת לכלול סכום
בשקלים.
ניכוי במקור
סכום הניכוי במקור שהלקוח ניכה( .התוכנה תחשב איזה %מהווה
הסכום שנוכה % .זה צריך להיות זהה ל % -הניכוי של החברה) .גם
בסעיף זה ניתן לבצע שערוך.
עמלה
סעיף זה מוצג רק כאשר הסכום שהועבר הוא במט"ח .הבנק גובה עמלה
שאותה הוא מקזז מהסכום .בסעיף זה רושמים את העמלה .פקודת היומן
בהנהלת חשבונות תכלול שתי תנועות :תנועה אחת עבור סכום המט"ח
שהתקבל בחשבון ותנועה שנייה עבור העמלה .העמלה תירשם כנגד
חשבון עמלות בנקים( ,כפי שהוגדר במסך הגדרות קופה) .הלקוח יזוכה
178
במלוא הסכום (לפני קיזוז העמלה) ,כך שסכום הזיכוי יתאים לסכום
החיוב (במט"ח).
תאריך ערך
אסמכתא נגדית
פרטים
התאריך בו הכספים התקבלו בבנק.
מספר חשבונית כנגדה התקבל התשלום (אין חובה לעדכן סעיף זה).
פרטים נוספים המציינים את מהות התשלום (אין חובה למלא).
כאשר הסכום שהתקבל הוא במט"ח ,הבנק גובה עמלה שאותה הוא
מקזז מהסכום .חשבשבת מאפשרת לרשום את סכום העמלה .פקודת
היומן בהנהלת חשבונות תכלול שתי תנועות :תנועה אחת עבור סכום
המט"ח שהתקבל בחשבון ותנועה שנייה עבור העמלה .העמלה תירשם
כנגד חשבון עמלות בנקים ,כפי שהוגדר בתפריט הגדרות קופה בסעיף
הגדרות חברה.
להפקת המסמך בוחרים בכפתור הפקה (או בכפתור הפקה (תרומה) כאשר הקבלה מופקת ע"י
מלכ"ר בגין תרומה)
דפדוף בהעברות קודמות
בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך בוחרים בכפתור קובץ קבוע .חשבשבת תציג חלון בו
קובעים את חלון חתך העברות הקודמות .יש לקבוע את החתך הרצוי ולבחור בכפתור המשך.
חשבשבת תציג את החלון הבא:
להדפסת העתק משוחזר של המסמך במדפסת ,מציבים את הסמן על מספר הקבלה הרצויה ובוחרים
בכפתור הדפסת העתק .להדפסת העתק משוחזר על המסך בוחרים בסעיף צפייה מתוך תפריט
הלחצן הימני בעכבר בשדה מספר קבלה.
179
קבלת שקים חוזרים
מפיקים קבלת שיק חוזר כאשר שק שהופקד חוזר מהבנק .קבלה זו תחייב את הלקוח ותעביר את
השיק לקופת שקים חוזרים.
לפני שמפיקים קבלת שיק חוזר ,יש לעבור לסעיף הגדרות קופה שבמסך הגדרות חברה
ולהגדיר שם את שני כרטיסי החשבון הבאים:
חשבון קופת שקים חוזרים (חשבון המוגדר כקופה)
חשבון נגדי לשקים חוזרים (חשבון חו"ז)
בעת הפקת קבלת שיק חוזר .חשבשבת מציגה מסך כמו בדוגמה הבאה:
החזרת שקים ע"י
האם השיק חזר מהבנק או מעו"ד (לאחר שהועבר לעו"ד
לטיפול).
מפתח חשבון
שם חשבון /כתובת /טלפון
מפתח לקוח
מספר שיק
מפתח החשבון ממנו חזר השיק (בנק או עו"ד).
בסעיפים אלו חשבשבת מציגה את נתוני כרטיס החשבון.
מפתח החשבון של הלקוח שהשיק שלו חזר.
מספר השק .תפריט הלחצן הימני בעכבר בטור מספר שיק
כולל את הסעיף בחירת שיק מרשימה המאפשר לבחור
את פרטי השיק מתוך רשימת שקים של מפתח החשבון
הנוכחי .בחלון שנפתח בוחרים את השיק הרצוי על ידי
הקלקה כפולה על סכום השיק הרצוי (בכחול).
תפריט הלחצן הימני כולל גם את הסעיפים מחיקת שורה.
חשבון/סניף/בנק
פרטים
תאריך
סכום
נתוני השק (כפי שנרשמים בקבלה רגילה)
פרטים נוספים אודות השיק .לדוגמה :סיבת ההחזרה.
תאריך חזרת השיק.
סכום השיק.
180
סכום משוערך
סכום משוערך למט"ח .ניתן להוסיף שערוך על ידי בחירת
סעיף שערוך שורה מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר בטור
מספר שיק או בחירת כפתור שערוך משורת הכפתורים.
לסיום בוחרים בכפתור הפקה.
פקודות יומן
בעת הפקת קבלת שיק חוזר ,חשבשבת רושמת את פקודות היומן הבאות:
פקודת יומן עבור קבלת השיק:
חובה
קופת שקים חוזרים
זכות
בנק /עו"ד
פקודת יומן המחייבת את כרטיס החשבון בסכום השיק החוזר:
חובה
לקוח
זכות
חן נגדי לשקים חוזרים
יתרת החשבון של הלקוח תחויב אפוא בסכום השיק שחזר.
הערה :התוכנה אינה מחייבת את הלקוח בגין הוצאות החזרת השיק ,משום שחיוב כזה דורש הפקת
חשבונית מס.
דפדוף בקבלות קופה רושמת
באמצעות מסך זה מדפדפים בקבלות שנרשמו בתוכנת הקופה הרושמת (נקודת מכירה) של
חשבשבת.
181
השארת קבלות במאגר זמני
במסך הגדרות קופה ניתן לסמן את סעיף לא לאפשר לשמור קבלות במאגר זמני .אם
מסמנים סעיף זה וקיימות קבלות במאגר זמני ,ביציאה מהקבלה התוכנה מציגה את החלון הבא:
חלון זה מפרט את רשימת קבלות השקים ,האשראי והמזומן שנשארו במאגר זמני .לא ניתן לצאת
מהקבלה עד למחיקת כל המסמכים או הפקתם .למעבר לקבלות בוחרים בכפתור קובץ זמני.
בחלון קבלות זמניות יש לבחור את הקבלה על מנת לבדוק אותה ולהפיקה או לבחור בסעיף
מחיקת שורה מתוך תפריט הלחצן הימני בעכבר בטור מספר זמני.
182
פרק :22הפקדות
כאשר בוחרים בתפריט הפקדות נפתח התפריט הבא:
להלן הסבר קצר על הסעיפים השונים בתפריט:
הפקדת מזומן
הפקדת שקים
הפקדת אשראי
הפקדת כסף מזומן בבנק.
הפקדת שקים בבנק.
הפקדת שוברים של כרטיסי אשראי (ויזה ,ישראכרט ,דיינרס וכו')
שהתקבלו באופן ידני (באמצעות "גיהוץ").
הפקדת שוברי שי
הוצאת שקים חוזרים
שידור לשבא
הפקדת שוברי שי שהתקבלו במערכת הקופה הרושמת.
הפקדת שק חוזר לבנק ,לעו"ד או ללקוח.
באמצעות סעיף זה משדרים לש.ב.א (שירותי בנק אוטומטיים) את
כל המכירות בכרטיסי אשראי שהתבצעו במשך היום.
הדפסת שידורים לש.ב.א.
שידור חד פעמי לשבא
סעיף זה משמש למקרים בהם חלה תקלה בתקשורת לש.ב.א ,ויש
צורך לשדר מחדש.
דוח שידורי שבא
פירוט העסקאות ששודרו לש.ב.א.
דוח תקלות בשידורים
לשבא
דוח המציג את היסטורית שגיאות ש.ב.א.
הדפסת שידורים
הפקדת מזומן
משתמשים במסמך הפקדת מזומן כאשר מוציאים מהקופה כסף מזומן על מנת להפקידו בבנק ,או
על מנת לשלם לספק .חשבשבת מציגה את המסך הבא:
183
מפתח הבנק
מפתח חשבון הבנק (או כרטיס אחר) אליו מפקידים את הכסף
תאריך
תאריך הפקת המסמך
מטבע
סוג המטבע להפקדה .ברירת המחדל היא שקלים.
מזומן בקופה
סך המזומנים בקופה .סכום זה מתעדכן בעת הפקת קבלת מזומן.
מזומן להפקדה סכום המזומן שמעונינים להפקיד.
הפקדה לסניף כאשר מסומן הסעיף הפקדת מזומן לפי סניפים במסך הגדרות חברה
– הגדרות קופה ,וכאשר מוגדרת למשתמש הרשאת הפקדות לכל
הסניפים ,ניתנת בשדה זה אפשרות לשנות את מספר הסניף.
הוצאה מקופה-סוג תנועה ניכוי במקור :ישנם מקרים בהם עסקים מעדיפים לשלם לספקים
כסף מזומן ישירות מהקופה או להעביר לספקים שקים שקיבלו מלקוחות .יכולות להיות לכך סיבות
מגוונות:
.1חשבון הבנק של העסק (המשלם לספק) מוגבל והעסק חושש שהשק לא יכובד.
.2העסק שמקבל את התשלום מעוניין לקבל שקים מהלקוחות (של העסק המשלם) בכדי
להקטין את הסיכון שלו.
.3העסק שמעביר את השקים הלאה חוסך את ניהול תזרים המזומנים.
השיטה מוגבלת למקרים בהם התשלום הוא עם ניכוי במקור בשיעור אפס .הסיבה :כאשר הניכוי
שונה מאפס יש להוציא מסמך המאשר את הניכוי .המסמך המאשר הוא הספח של השק .כיוון
שהעסק מגלגל תשלום של לקוח לספק אין באפשרותו להוציא אישור .אולם כיוון שהתשלומים הם
בדרך כלל לעסקים גדולים הפטורים מניכוי במקור ההגבלה אינה מורגשת.
לביצוע הוצאה מקופה של שקים או מזומנים יש להגדיר סוג תנועה במבנה הבא:
זכות
100%
?
ניכוי במקור ספקים 0%
חובה
?
100%
184
זהו סוג התנועה היחיד בתוכנה המאפשר לכלול שני סימני שאלה -אחד בחובה ואחד בזכות.
הפקדה מקופה :הסעיף הנוכחי מיועד לעסקים המשתמשים בקופה הרושמת של חשבשבת,
ומציין את מספר הקופה ממנה מפקידים.
הפקדה /הוצאה מהקופה
בעת הפקת המסמך יש לבחור בכפתור הפקדה או הוצאה מהקופה:
הפקדה
בוחרים הפקדה כאשר מפקידים את הכסף בבנק .הספרור במסמך זה אינו
קשיח ולכן ניתן לרשום את האסמכתא של ההפקדה בבנק.
הוצאה
מהקופה
בוחרים הוצאה מהקופה כאשר מוציאים כסף מהקופה כתשלום לספק או
לקופה קטנה .ספרור מסמך זה הוא קשיח.
פעולות נוספות
ראה הסברים בהמשך.
הפקדת שקים
מפיקים הפקדת שקים כדי להפקיד שקים בבנק או כדי להעביר את השקים כתשלום לספק.
חשבשבת מציגה את המסך הבא:
המסך מפרט את כל השקים שטרם הופקדו.
מפתח הבנק
סימון
מפתח חשבון הבנק (או כרטיס אחר) אליו מפקידים את הכסף.
בסעיף זה מסמנים כל שק שמעונינים להפקיד .ניתן להשתמש בסעיפים
סימון /איתור שקים ו-מחיקת סימון מתוך תפריט הפעולות הנוספות
כדי לסמן או לבטל סימון של קבוצת שקים.
185
תאריך
חשבון
פיקדון
שק מספר
סניף
תאריך פירעון השק.
מספר חשבון הבנק.
בשדה זה מסומן אם השק נתקבל כפיקדון.
מספר ההמחאה.
מספר הסניף בו התקבל התשלום .משתמש בעל הרשאה של הפקדות לכל
הסניפים (בהגדרות משתמשים) יכול להגביל את חתך השקים להפקדה
בעזרת הסעיף שקים לפי סניף מתוך תפריט הפעולות הנוספות .משתמש
ללא הרשאה זו יכול להפקיד שקים שהתקבלו בסניף הרשום בפרטי
המשתמש.
בנק
קבלה
לקוח
פרטים
סכום
מס קופה-
תשלום
מספר הבנק.
מספר הקבלה שבה נרשם השק.
מפתח הלקוח שממנו התקבל השק.
פרטים נוספים המציינים את מהות התשלום .לדוגמה :שם לקוח.
סכום השק.
אם התבצעה העברת תשלום מקופה לקופה ,נתון זה מציין את מספר הקופה
ממנה מפקידים לבנק.
מס קופה-
מסמך
נתון זה מציין את מספר הקופה המקורית שבה התקבל התשלום.
תיקון תאריכים בשקים
במסך הנוכחי ניתן לתקן שקים שתאריך הפירעון שלהם שגוי .מציבים את הסמן על תאריך השק
השגוי ,ומתקנים את התאריך .תיקון זה דרוש כדי שתהיה התאמה מלאה עם נתוני הבנק.
להפקת המסמך בוחרים בכפתור הפקדה (כאשר מפקידים את השקים לבנק) או בכפתור הוצאה
מהקופה (כאשר מוציאים שקים מהקופה כתשלום לספק).
כאשר משתמשים בקורא שקים ומפקידים את השקים באמצעות דיסקט ,יש לבחור בכפתור
הפקדה לדיסקט( .הסברים על קורא שקים ראה נספח בסוף פרק זה).
186
הפקדת אשראי
מפיקים הפקדת אשראי כדי להפקיד שוברים של תשלום בכרטיסי אשראי שהתקבלו באופן ידני
("גיהוץ") .ההפקדה היא לכרטיס מעבר ולא לחשבון הבנק של החברה (ראה הסבר לעיל).
חשבשבת מציגה את המסך הבא:
במסך זה חשבשבת מציגה את כל שוברי האשראי שטרם הופקדו.
מפתח הבנק
כרטיס
סימון
שובר
תאריך
תש'
לקוח
קבלה
זיכוי
מפתח חשבון הבנק (או כרטיס אחר) אליו מפקידים את הכסף
סוג הכרטיס
בסעיף זה מסמנים את שובר האשראי שמעונינים להפקיד
מספר השובר הידני כפי שנרשם בקבלה
תאריך הפירעון
מספר התשלומים
מפתח הלקוח שממנו התקבל השובר
מספר הקבלה שבה נרשם השובר
האם זוהי תנועת זיכוי של תשלום באמצעות כרטיס אשראי
חברה סולקת
תנועות היומן בגין העסקה הנוכחית נרשמת לכרטיס של החברה
הסולקת
מס קופה-
תשלום
כאשר מעבירים תשלום מקופה לקופה ,שדה זה מציין את מספר הקופה
ממנה מפקידים התשלום לבנק.
מס קופה-מסמך
מספר הקופה המקורית שבה התקבל התשלום.
סניף
סה"כ
תש' 1
מספר הסניף בו התקבל התשלום.
סכום ההפקדה
גובה התשלום הראשון (סעיף זה רלוונטי כאשר בוצעה עסקת
תשלומים)
187
ההפקדה מתבצעת לכל חברת כרטיסי אשראי בנפרד (הפקדה אחת לויזה ,הפקדה שנייה לישראכרט
וכד').
הפקדת תלושי שי
הפקדת תלושי שי שהתקבלו בקופה הרושמת (נקודת מכירה) .ההפקדה היא לחברה שהנפיקה את
תלושי השי.
מפתח הבנק -מפתח החשבון של החברה שהנפיקה את שוברי השי.
פעולות נוספות
להלן הסברים על הכפתורים והפעולות הנוספות בכל מסמכי ההפקדה .אחדות מפעולות נוספות
אלה קיימות במסמכי הפקדה מסוימים בלבד (ולא בכולם).
מחיקת הפקדה
כפתור מחיקה ,בחלקו העליון של המסך ,מיועד למחיקת ההפקדה הנוכחית מהמאגר הזמני.
נתונים לתנועות הנה"ח
בעת הפקת הפקדה חשבשבת מעדכנת את הנתונים הבאים בפקודת היומן:
תאריך
תאריך ערך
מספר מנה
אסמכתא1
אסמכתא2
9999
מספר
שק/שובר
מספר הפקדה תאריך ההפקדה תאריך
הפירעון
פרטים
הפקדה
בוחרים בכפתור הנה"ח כדי לרשום נתונים נוספים שיעודכנו בפקודת היומן :תאריך נוסף (תאריך
,)3אסמכתא ,3קוד תמחיר ,כמות וקובץ מצורף.
188
הפקדות קודמות
באמצעות כפתור קבוץ קבוע ניתן לדפדף בהפקדות קודמות .כאשר בוחרים בכפתור זה מציגה
חשבשבת את ההפקדה האחרונה .באמצעות מקשי החצים (הנמצאים בחלקו העליון של המסך ליד
מספר ההפקדה) עוברים להפקדות קודמות.
חיפוש הפקדה -באמצעות כפתור זה ניתן לשלוף הפקדה שבוצעה בעבר (מבלי שיהיה צורך
לדפדף עד להפקדה זו באמצעות החצים).
ניתן לאתר הפקדה לפי אחד משני השדות הבאים:
מפתח בנק :מפתח הבנק אליו נעשתה ההפקדה.
מס' הפקדה :מספר המסמך.
בוחרים בכפתור חיפוש הפקדה.
חשבשבת תציג את ההפקדות המבוקשות במסך הפקדות קודמות( .המסך הקודם).
לאחר שמסיימים לעיין בהפקדות הקודמות שמתאימות לקריטריון החיפוש ,ומעוניינים לחזור
ולדפדף בכל ההפקדות הקודמות בוחרים שוב בכפתור חיפוש הפקדה ובחלון שלעיל בוחרים
בחתך הרצוי.
הדפסת העתק
בוחרים בכפתור זה כדי להדפיס העתק משוחזר של ההפקדה.
העברה לדיסקט
בוחרים בכפתור זה כדי לבצע העתק נוסף של ההפקדה לדיסקט (בהפקדת שקים ושקים חוזרים
בלבד).
סימון /איתור שקים
החלון הנוכחי משמש לשתי מטרות:
( )1סימון של קבוצת שקים (בחתך תאריכים מסוים)
( )2איתור של שיק מסוים (שאוחזים ביד) וסימון השיק להפקדה.
189
סימון קבוצת שקים :בחלקו העליון של החלון מסמנים קבוצת שקים להפקדה .לדוגמה :כדי
להפקיד את כל השקים שמועד פירעונם חל היום ,מגבילים את חתך התאריכים ליום ההפקדה.
דוגמה נוספת :כדי להפקיד את כלל השקים הדחויים ,שמועד פירעונם חל מהשבוע הבא ואילך,
מגבילים את תאריך מ -לתאריך שחל בעוד שבוע.
איתור וסימון שיק :חלקו התחתון של החלון מיועד למקרה שבו אוחזים בשיק מסוים,
ומעוניינים לאתר אותו בין השקים שבקופה ולסמן להפקדה .רושמים נתונים על השיק (לדוגמה:
מספר השיק) .אין צורך למלא את כל השדות .התוכנה תאתר ותסמן את השיק (או השקים)
שמתאימים לקריטריון החיפוש.
אם בעסק נמצא קורא שקים ,ניתן למקם את הסמן בשדה מס' שיק ,ולהעביר את השיק בקורא.
חשבשבת תשלוף את פרטי השיק.
מחיקת סימון
באמצעות סעיף זה מוחקים סימון מקבוצת שקים /שוברים /שוברי שי.
הצגת תאריך משוקלל
תאריך משוקלל מחושב על סמך סכומי השקים /השוברים ועל סמך תאריכי הפירעון שלהם .תאריך
זה רלוונטי כאשר משלמים לספק באמצעות הוצאת שקים מהקופה ומעוניינים לבדוק מה התאריך
המשוקלל של כל השקים המועברים לספק( .ניתן לומר ,כי בממוצע כל השקים שולמו לתאריך זה).
חשבשבת מציגה את התאריך המשוקלל של ההפקדה באופן הבא:
190
כל השקים /שקים לפי סניף
הגבלת הצפייה בשקים שהתקבלו בסניף מסוים או צפייה בכל השקים (למשתמש בעל הרשאה
בלבד).
שינוי סוג מדפסת
שינוי הגדרת הדפסה למדפסת צרה או רחבה בתחנה הנוכחית.
הוצאת שקים חוזרים
חשבשבת כוללת מסמכים מיוחדים לרישום שקים חוזרים .כאשר שק חוזר מהבנק מפיקים קבלת
שק חוזר (ולא קבלה רגילה) .הסברים על מסמך זה – ראה לעיל .כאשר ממשיכים את הטיפול בשק
שחזר (ונרשם באמצעות מסמך קבלת שק חוזר) מפיקים הוצאת שקים חוזרים (ולא הפקדה או
הוצאה מהקופה רגילה) .חשבשבת מציגה את המסך הבא:
בחלקו העליון של המסך מסמנים את יעד ההוצאה מהקופה .האפשרויות הן:
הפקדה חוזרת של השק לבנק
החזרת השק ללקוח
העברת השק לטיפול עו"ד
הפקדה חוזרת של השק לבנק
אם בוחרים בסעיף הראשון ,הפקדה חוזרת של השק לבנק ,חשבשבת מציגה את המסך הבא:
191
בשדה מפתח חשבון רושמים את מפתח הבנק אליו מפקידים .חשבשבת מציגה את השקים
החוזרים הקיימים בקופה .מסמנים את השקים שמעונינים להפקיד חזרה לבנק ובוחרים בכפתור
הפקה.
חשבשבת תרשום את שתי פקודות היומן הבאות:
מס
1
2
זכות
קופת שקים חוזרים
לקוח
חובה
בנק
חן נגדי לשקים חוזרים
בעקבות ההפקדה החוזרת הלקוח יזוכה (לאחר שחויב בעת החזרת השק).
החזרת השיק ללקוח
אם בוחרים בסעיף השני ,החזרת השיק ללקוח ,עוברים למסך הבא:
מסמנים את השקים להפקדה ובוחרים בכפתור הפקה .חשבשבת תרשום את פקודת היומן הבאה:
192
חובה
חן נגדי לשקים חוזרים
זכות
קופת שקים חוזרים
פקודת יומן זו אינה משפיעה על יתרת החוב של הלקוח ,משום שהלקוח כבר חויב בעת הפקת
קבלת השק החוזר.
העברת השיק לעו"ד
אם בוחרים בסעיף השלישי ,העברת השיק לעו"ד ,חשבשבת עוברת למסך בו רושמים את מפתח
החשבון של העו"ד בידיו מפקידים את השק .חשבשבת מציגה את השקים החוזרים הקיימים
בקופה .מסמנים את השקים המתאימים ובוחרים בכפתור הפקה.
בעת הפקת המסמך רושמת חשבשבת את פקודת היומן הבאה:
חובה
מפתח חשבון -עו"ד
זכות
קופת שקים חוזרים
כמובן ,גם פקודה זו אינה משפיעה על יתרת החוב של הלקוח.
שידור לש.ב.א
בסוף יום העבודה (או במועד אחר מפקידים את שוברי התשלום בכרטיסי אשראי באמצעות סעיף
שידור לש.ב.א .חשבשבת מציגה את החלון הבא:
לתחילת השידור בוחרים בכפתור שידור מסוף אחד או שידור כל המסופים ,בעקבות זאת יוצג
החלון הבא:
בסיום ההתקשרות יוצג דוח תקשורת עבור כל מסוף ששודר:
193
העברת הודעות/הדפסות לקובץ -מסמנים סעיף זה כדי שדוח התקשורת של כל אחד
מהמסופים לא יופיע על גבי המסך במהלך ההתקשרות אלא יודפס לקובץ .את הקובץ שנוצר ניתן
להדפיס במועד אחר בעזרת סעיף הדפסת שידורים מתוך תפריט הפקדות.
הדפסת שידורים
בחלון שנפתח מסמנים בטור הדפסה את המסופים שאת דוח ההתקשרות שלהם מעוניינים
להדפיס ובוחרים בכפתור המשך.
194
שידור חד פעמי לש.ב.א
אם חלה תקלה בתקשורת או בהתחברות לש.ב.א .יש להתקשר למחלקת התמיכה בש.ב.א ולקבל
ממנה מספר טלפון אליו מתקשרים באופן חד פעמי .כאשר בוחרים בסעיף זה מציגה חשבשבת את
החלון הבא:
בתהליך ההתקשרות יתקבלו פרמטרים חדשים להתחברות ולאחר מכן ניתן יהיה לבצע שידורים
כרגיל.
דוח שידורי ש.ב.א
כאשר בוחרים בסעיף זה מפעילים תוכנה של ש.ב.א ,המפרטת את השידורים שבוצעו בתקופה
נתונה (חתך התאריכים נקבע ע"י המשתמש).
דוח תקלות בשידורים לש.ב.א
דוח זה מציג את היסטורית שגיאות ש.ב.א .התוכנה מתעדת 3שגיאות נפוצות:
.1נמצאו תנועות בתוכנה שאינן נמצאות בקובץ – TRANהעברת תנועות לידני.
.2תנועות שמופיעות בקובץ לשידור ואינן קיימות בקובץ הנתונים.
.3כפילות במספרי תנועה בקובץ .TRAN
195
נספח :קורא שקים
קורא שקים הוא מכשיר המתחבר ליציאה הטורית במחשב (בדומה לחיבור מקלדת) .בעת הפקת
קבלה או הפקדה של שקים מעבירים את השק בקורא השקים ,שקורא את הנתונים מהפס המגנטי
בתחתית השק .נתונים אלה (מס' שק ,סניף וחשבון בנק) עוברים לחשבשבת .לחלק מהבנקים ניתן
להעביר את ההפקדה על גבי דיסקט.
מכשירי קורא שקים מסופקים ע"י הבנקים ללקוחות שהיקף הפעילות שלהם גדול (הקורא חוסך
עבודה הן ללקוח והן לבנק) .לקוחות המעוניינים לעבוד עם קורא שקים מתבקשים לפנות לסניף
הבנק שלהם.
הגדרות
לפני שמפעילים את קורא השקים יש לרשום את הנתונים הבאים בהגדרות החברה.
התאמת פורמט הדפסה:
בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה .במסך זה בוחרים בכפתור הגדרות מלאי .ושם
בלשונית פורמט הפקדות שקים .חשבשבת מציגה את המסך הבא:
בטור מפתח חשבון רושמים את מפתח החשבון של הבנק ובסעיף פורמט בוחרים את הבנק
מרשימת הבנקים( .לקוחות העובדים עם בנק המזרחי מתבקשים לבחור בחלון זו פורמט להפקדת
שקים של בנק הפועלים).
הגדרת קורא השקים:
במסך הגדרות חברה בוחרים בכפתור הגדרות קופה .במסך זה מסמנים את השדה שליפת
נתוני שק מקורא שקים.
196
כאשר מסמנים סעיף זה ,בעת הפקת קבלת שקים ,חשבשבת לא תעתיק את פרטי השק מהשורה
הקודמת (כפי שהיא עושה בעת רישום ידני של שקים) אלא תקבל את הנתונים מהקורא המגנטי.
הגדרת פרטי חשבון בנק:
בתפריט הנהלת חשבונות בוחרים בסעיף חשבונות .מאתרים את כרטיס הבנק ובוחרים בכפתור
פעולות נוספות בסעיף פרטי חשבון בנק .חשבשבת מציגה את החלון הבא:
בחלון זה מעדכנים את פרטי חשבון הבנק .לסיום בוחרים בכפתור יציאה.
לקוחות בנק לאומי
לקוחות שמעונינים להעביר הפקדות על דיסקט לבנק לאומי ,מתבקשים להגדיר ,בנוסף להגדרות
הקודמות ,גם את סוג החשבון שלהם :חש"ק או חח"ד.
בכרטיס החשבון של הבנק בוחרים בכפתור פעולות נוספות בסעיף תאריכים ,סכומים
ונתונים נוספים.
בחלון זה בוחרים בכפתור הוספת /שינוי שמות השדות .חשבשבת תציג את החלון הבא:
197
בחלון זה בוחרים בלשונית נתונים נוספים ומוסיפים את הכותרת -סוג חשבון.
חשבשבת תציג כעת את החלון הבא:
בסעיף נתונים נוספים בוחרים ב -סוג חשבון ורושמים את אחד מהערכים הבאים:
ערך
330
110
סוג חשבון
חשבון חש"ק
חשבון חח"ד (עסקי)
198
פרק :23דוחות קופה
תפריט דוחות קופה כולל 4דוחות המאפשרים לאתר המחאות או שוברי אשראי בקופה או לאחר
הפקדתם.
בדוחות איתור שיקים בקופה /שהופקדו ניתן לאתר המחאות הנמצאות בקופת השיקים /
המחאות שהופקדו לפי נתונים שונים כגון סכום ,פרטי בנק ,תאריך הקבלה וכו' .
בדוחות איתור שוברי אשראי בקופה /שהופקדו ניתן לאתר שוברי אשראי הנמצאים בקופת
האשראי/שוברים שהופקדו לפי נתונים שונים כגון סוג כרטיס אשראי ,מספר אישור ,מספר
תשלומים ועוד.
לדוגמה ,אם מחפשים המחאה על סכום מסוים שהסכום שלה היה קרוב ל 1000 -שקל ,מגבילים את
החיפוש בשדה סכום (לדוגמה :מ 950 -עד .)1050
בסעיף פרטים ניתן לבחור האם לחפש בשיטת "מ -עד" ,כמו בשאר השדות ,או לשלוף את כל
השיקים שמכילים טקסט מסוים.
199
200
אינדקס
גיליון דינמי 84 .............................................
גניבה 139 ...................................................
גרפיקה 56 ...................................................
דו מימדית ,מטריצה21 ...................................
דוגמאות לעיצוב מסמכים 58 ...........................
דוח ערך מלאי 151–53 ..................................
דוחות קבועים לפריט 12 .................................
דוחות קופה 199 ...........................................
דפדוף
במסמכים 106 .........................................
בקובץ פריטים13 ,11 ...............................
העברות קודמות לבנק 179 .........................
הפקדות קודמות 189 .................................
התאמות חן עסקה – קבלות 132 ..................
חשבונית בסיס מזומן 137 ..........................
הגדרה
עץ מוצר 41–47 ......................................
פריט מטריצה 20–24 ................................
קורא שקים 196 .......................................
הדפסה
הוספת סיכומי ביניים לפורמט 67 .................
העתק חשבונית בסיס מזומן 137 ..................
העתק מסמך ריכוז 122 ..............................
טיוטה 86 ................................................
ללא ספח אשראי86 ................................. .
לרוחב 75 ...............................................
קבלה169 ...............................................
שידורי ש.ב.א194 .................................. .
הודעת חיוב 95 .............................................
הוספת
טור לפורמט הדפסה71 ..............................
מספר שורה בהדפסה 71 ............................
נוסחה 70 ................................................
עסקת תשלומים 162 .................................
קובץ בכרטיס הפריט 9 ..............................
קובץ לפורמט הדפסה 69 ............................
שדה בלוגו 56 ..........................................
שדה סיכום 71 .........................................
שורת המשך לשורת פריט72 ......................
שורת המשך לשורת פריט76 ......................
תמונה בלוגו56 ........................................
86 ................................... Acrobat Reader
125 .................................................... EDI
,Excelצרוף קובץ 69 ...................................
151 .................................................. FIFO
80 .............................................. MsWord
89 ............................................... Outlook
89 ........................................ Packing List
86 ..................................................... PDF
,PDFהפקת מסמך ריכוז 122 .........................
45 .......................................... Set-up time
44 ..........................................Where used
אובליגו 103 ................................................
אחוז מע"מ 89 ..............................................
אחריות 99 ...................................................
לפריט טבוע 17 ........................................
אינטרנט ,הפקת הזמנות וחשבוניות 90 ...............
איסוף 143 ...................................................
איתור
סוג פריט 144 ,99 ,92 ,11 ........................
פריט במחסן9 ..........................................
שיק 190 ................................................
שיקים ,דוח 199 .......................................
שוברי אשראי ,דוח199 .............................
אסמכתא 82 .................................................
מסמך בסיס98 .........................................
אצווה 144 ,99 ,91 ,11 .................................
אריזות 149 ,98 ,93 ,89 ,10 .........................
שדה במסמך 92 .......................................
אשראי 172 .................................................
זיכוי עסקת תשלומים 177 ..........................
בדיקת נתוני שקים 163 ..................................
ביטול
יתרה לאספקה 88 ,85 ...............................
ספירת מלאי150 ......................................
בנק לסליקה 167 ..........................................
בסיס מזומן 127 ............................................
ברירות מחדל
לכרטיסי פריט 14 .....................................
למסמך103 .............................................
בר-קוד 64 ,9 ...............................................
גופן 75 ,62 .................................................
201
הפצה
משקל פריט 8 ..........................................
נפח פריט 8 .............................................
הפקדה
חוזרת של שיק לבנק191 ...........................
חיפוש189 ..............................................
מזומן 183 ...............................................
מזומן לסניף 184 ......................................
מחיקה 188 .............................................
שוברי כרטיסי אשראי 187 .........................
שקים 185 ..............................................
שקים לדיסקט 197 ,189 ,186 ...................
תלושי שי 188 .........................................
הפקה
ברצף 90 ................................................
הזמנות וחשבוניות מהאינטרנט 90 ................
מסמך ריכוז ,לדואר אלקטרוני 122 ..............
שליחת מקור בדוא"ל 94 ............................
הצגת ערך אפס 64 ........................................
הצמדת טקסט63 ...........................................
הצעת מחיר 95 .............................................
השוואה בן מסמכים 155 .................................
השכרות ,פריט חישוב ימים 11 ........................
התאמה חלקית 136 .......................................
התאמות חן.עסקה-קבלות 132 .........................
זווית טקסט 63 .............................................
זיכוי עסקה באשראי 175 ................................
זמן
אחסנה מקסימלי 17 ..................................
יצור /אספקה 17 .....................................
כינון 45 ..................................................
חברה ,הגדרת לוגו 57 ....................................
חד מימדית ,מטריצה 21 ..................................
חוזים 129 ...................................................
חומרי גלם141 .............................................
חיבור לש.ב.א166 ....................................... .
חיוב על פי חוזה 129 .....................................
חיוב על פי שעות 129 ....................................
נתונים לחיוב89 .......................................
חיפוש
בעץ מוצר44 ,42 .....................................
הפקדה קודמת 189 ...................................
חתך 8 ....................................................
מחסן 98 ,8 .............................................
מסמכים 83 .............................................
הוצאה מהקופה 183 ......................................
סוג תנועה ניכוי במקור184 ........................
שיק חוזר 191 .........................................
הוצאות פטורות ממע"מ128 ............................
הזמנה 95 ....................................................
תיקון 108 ...............................................
החזרה 95 ....................................................
החזרת שיק 191 ,180 ...................................
ללקוח 192 .............................................
היסטוריה של מחירונים 37 .............................
הכנסת שדה 68 .............................................
המחאות ,דוח איתור 199 ................................
המלצות לסל קניות 94 ...................................
המרה
בין פריטים 139 .......................................
מטבע בסגירות 173 ..................................
סכום למילים בשיק 65 ..............................
הנחה 9 ........................................................
כללית במסמך 86 .....................................
לפריט במסמך 84 .....................................
מסמך ריכוז 119 .....................................
מסמך ריכוז 117 ......................................
העברה
בין מחסנים 141 .......................................
ישירה לבנק 178 ......................................
למחסן קבלן משנה 141 .............................
שיק לעו"ד 193 .......................................
העלאת מחירים 35 ........................................
מחירים מיוחדים 30 ..................................
העמסת עלויות 110–14 ,106 ,99 ,89 .............
הערה
למסמכי שיווק 85 .....................................
סוג פריט 85 ............................................
העתק משוחזר ,מסמך ריכוז 122 ......................
העתק נאמן למקור 86 ....................................
העתקה
מחירים מאב מטריצה 51 ............................
מחירים מיוחדים 29 ..................................
מסמכי בסיס97 ........................................
מספרים חליפיים 32 ..................................
נתונים ממסמך 107 ...................................
עץ מוצר 43 ............................................
פרטי השיק לכרטיס החשבון 163 ................
פריט 24 .................................................
שורה במסמך 85 ......................................
202
במלאי 10 ...............................................
הזמנות לפריט 18 .....................................
לאספקה 88 .............................................
פריט במחסנים 87 ....................................
פתיחה 139 .............................................
שלילית 153 ............................................
כוכבים 165 .................................................
כיווץ שדה אוטומטי 63 ...................................
כמות 84 ......................................................
באיתורים שונים 149 ................................
מינימלית (למחיר) 27 ................................
מינימלית ברכש 16 ...................................
שלילית 84 ..............................................
כניסה למלאי 139 .........................................
כרטיס אשראי 164 ........................................
כרטיס פריט 7 ..............................................
כתובת ליצוא 102 .........................................
לאומי שק ,בדיקת שקים163 ...........................
לוגו 55–58 .................................................
קישור לחברה 57 .....................................
מבצעים 93 ..................................................
מגוון פריטים 53 ...........................................
מונה
לחיוב 91 ,10 ..........................................
לפריט טבוע 90 ........................................
מזהה מלאי 82 ..............................................
מזומן 171 ,159–60 .....................................
מחולל מסמכים 55 ........................................
מחיקה
היסטוריה של מחירים 37 ...........................
לקוח במסמך ריכוז 119 .............................
מסמך ריכוז 121 ......................................
שורה במסמך 84 ......................................
שורה במסמך ריכוז 119 ............................
שורת שיק 163 ........................................
מחיר
בסיס 35 .................................................
העתקה מאב מטריצה לבנים 51 ...................
יבוא מועמס 10 ........................................
עדכון 35 ................................................
קנייה אחרונה 9 ........................................
שליפה במסמכים84 ..................................
מחיר לפריט
במסמך ריכוז 117 ....................................
העברה בין מחסנים141 .............................
עדכון בעקבות ספירה 148 ,147 .................
מספר חליפי 88 ,32 ..................................
סוכן 167 ,98 ..........................................
עץ מוצר 24 ............................................
פריט 24 ,11 ,7 .......................................
קוד מיון 8 ...............................................
שיק 190 ................................................
חישוב
ימים להשכרות (סוג פריט) 11 ....................
סטייה 144 ..............................................
ערך מלאי 151–53 ...................................
חנות באינטרנט ,הפקת הזמנות וחשבוניות 90 ......
חשבון
הכנסה /הוצאה במסמך 100 .......................
הכנסה /הוצאה לפריט 10 ..........................
חסוי 25 ..................................................
מרכז 123 ...............................................
חשבון עיסקה129 ,127 ,95 ,81 .....................
חשבונית
זיכוי 95 ..................................................
מס 95
מס מישגור 150 .......................................
מס על בסיס מזומן133–37 ........................
מס/קבלה95 ............................................
מקור בדוא"ל 94 ......................................
עסקה ריכוז 115 ......................................
עצמית 108–10 .......................................
ריכוז 115 ,81 .........................................
חתימה דיגיטלית 94 .......................................
חתך
חיפוש פריטים 13 ,11 ...............................
פריט 8 ...................................................
טבוע 10 ......................................................
מספר 144 ,99 ........................................
תוקף אחריות 17 ......................................
טיוטה 86 .....................................................
יבוא 110–14 ...............................................
סוגי תנועה 112 .......................................
יחידת מידה 16 ,8 .........................................
ייבוא וייצוא פורמט הדפסה 78 .........................
ייצוא ,כתובת 102 .........................................
יישור הדפסה 73 ,66 .....................................
ימים להחלפה23 ...........................................
יציאה מהמלאי 139 .......................................
ישראכרט ,בדיקת שקים 163 ...........................
יתרה 102 ....................................................
אריזות 149 .............................................
203
מצורף לפורמט הדפסה 69 ..........................
נתונים נוספים 105 ...................................
סוג מסמך בסיס 96 ...................................
סוכן 81 ..................................................
עדכון פריטים לפי חתך 93 .........................
עיצוב פורמט הדפסה 55 ............................
פרטי הפריט 98–100 ................................
צרוף קובץ 102 .......................................
קובץ זמני 83 ...........................................
ריכוז ,משימות מתוזמנות 118 .....................
שינוי טורים בגיליון דינמי 84 ......................
שינוי מספר טבוע 99 .................................
שליחת מקור בדוא"ל 94 ............................
תיקון 108 ...............................................
מספור שורות 71 ..........................................
מספר
בקרה מכבי 70 .........................................
סידורי 94 ...............................................
עוסק מורשה 56 .......................................
פריט אצל לקוח /ספק 31 ..........................
תעודת זהות 159 ......................................
מספר חליפי31–34 .......................................
במסמך 99 ..............................................
חיפוש לפי 88 ..........................................
מספר טבוע 144 ,99 ,90 ,10 .........................
מספר ימים מקסימלי להחלפה23 ......................
מע"מ 128 ,98 ,11 .......................................
הוספה ,ביטול ושינוי בחשבונית 89 ..............
מפתח פריט 7 ...............................................
משגור 95 ....................................................
משימות 104 ,89 ..........................................
הפעלה מאוחרת חשבונית ריכוז 118 ............
משקל פריט 11 ,8 .........................................
נאמנות (שיק) 130 ........................................
נוסחה 70 ....................................................
ניכוי במקור 178 ,167 ,132 ...........................
נפח פריט 8 ..................................................
נקודות 165 .................................................
נקודת הזמנה17 ............................................
נתונים נוספים
במסמך 105 ............................................
בפריט 19 ...............................................
הגבלה למסמכי בסיס 116 ..........................
טבוע 99 .................................................
לפריט במסמך 100 ...................................
תנועות מלאי 139 .....................................
מחיר מיוחד 27–29 .......................................
עדכון לקבוצת פריטים 28 ..........................
שינוי 30 .................................................
מחיר ערך מלאי141 ,139 ,49 ........................
עדכון בעקבות ספירה 147 .........................
מחירון87 ,27 ,15 ........................................
העתקה מפריט אחר 24 ..............................
מחסן 83 ......................................................
דוח ערך מלאי 152 ...................................
יתרה 87 .................................................
ערובה 111 .............................................
מחסנים ,העברה בין 141 ................................
מט"ח 171 ...................................................
מטריצה 93 ,20–24 ,11 ................................
העתקת מחירים 51 ...................................
פורמט הדפסה 77 .....................................
מיון מסמכי בסיס 96 ......................................
מיזוג דואר 80 ..............................................
מיסוך (קוד חתך) 8 ........................................
מישגור 150 ,142 .........................................
מכונות זהות 46 ............................................
מכונות ייצור 91 ,45 .....................................
מכס 16 .......................................................
מכפלה 92 ,10 .............................................
מלאי ,עדכון אחרי ספירה 143 .........................
ממוצע נע 151 ..............................................
מס קנייה18 .................................................
מסגרת 74 ...................................................
מסופון 146 ..................................................
מסמך
אסמכתא 82 ............................................
בסיס 94–97 ,88 .....................................
בסיס במאגר זמני 121 ...............................
בסיס ,שינוי כמויות 97 ..............................
ברירות מחדל 103 ....................................
דואר ממוזג 80 ,69 ...................................
דפדוף במסמכים 106 ................................
הדפסת העתק 86 ......................................
הפקה ברצף מטיוטה 90 .............................
הפקת מסמך ריכוז לדואר אלקטרוני 122 .......
השוואה בין מסמכים 155 ...........................
יבוא 110–14 ..........................................
מחיר לפריט 84 ........................................
ממוחשב 122 ...........................................
204
עיצוב מסמכים 55 .........................................
גובה 61 ..................................................
דוגמאות 58 .............................................
הוספת המשך לשורת פריט במסמך 72 ..........
הזזת שדה 57 ...........................................
טורים 71–73 ,62 ....................................
יישור שדות בהדפסה 73 ............................
יצירת דואר ממוזג 80 ................................
לוגו55–58 .............................................
מבנה מסמך 58–61 ..................................
נוסחה 70 ................................................
סיכום 71 ................................................
סיכומי ביניים 72 ......................................
פורמט למסמכים נוספים 79 ........................
פורמט עמוד 74 ........................................
פריסת שורות אוטומטית 76 ........................
צרוף קובץ 69 .........................................
ריכוז /קיבוץ שורות לפריט באותו מחיר 76 ...
שחזור פורמט שנמחק 78 ...........................
תמונת רקע 77 .........................................
עלות
אחסנה 17 ...............................................
חוסר 17 .................................................
שחרור 110–14 ,89 .................................
עמלה ,העברה ישירה לבנק 178 .......................
עץ מוצר 41–47 ...........................................
הרכבה 41 ...............................................
חיפוש44 ................................................
חשבונית 41 ............................................
ייצור 41 .................................................
פריסה 43 ...............................................
רמה 43 ..................................................
שינוי סוג43 ............................................
תמחיר 41 ...............................................
ערך מלאי 151–53 ,146 ,141 ,9 ...................
פג-תוקף 144 ,99 ,92 ...................................
פורמט
ברירת מחדל 79 .......................................
הדפסה של מסמכים אחרים 79 ....................
העמוד 74 ...............................................
עיצוב 55 ................................................
שובר החלפה 23 ......................................
סגירה
המרה 173 ..............................................
חשבונית 132 ..........................................
מול חשבונות עסקה 132 ,130 ....................
על חשבון מט"ח173 .................................
קבלה169 ...............................................
סדר חליפים32 .............................................
סדר טורים 62 ..............................................
סוג מסמך82 ................................................
סוגי תנועה
בסיס מזומן 128 .......................................
הוצאה מקופה184 ....................................
חשבונית עצמית109 .................................
מסמכי יבוא 112 ......................................
סוכן 83 ,81 .................................................
חיפוש167 ..............................................
קבלה157 ...............................................
סטייה חריגה 144 ..........................................
סיכום
ביניים בשורות הפריטים72 ,67 ..................
כמויות בספירת מלאי 149 ..........................
פריטים 136 ............................................
סיכום והצגת תווים 65 ...................................
סימון קבוצת שקים 190 .................................
סכומים נוספים בפריט 19 ...............................
סל קניות 94 .................................................
ספח אשראי ,ההדפסה ללא 86 .........................
ספירת כסף 159 ...........................................
ספירת מלאי 143–50 ....................................
מחיר 148 ...............................................
ספרור 82 ,81 ..............................................
עדכון
בולים 126 ..............................................
חתך פריטים במסמך 93 .............................
מחיר מיוחד לקבוצת פריטים 28 ..................
מחירים 35 ..............................................
מחירים מיוחדים 30 ..................................
קבוצת פריטים 25 ....................................
עדכון בעקבות ספירה 143–50 ........................
עובדי ייצור 45 .............................................
עיגול סכומים 88 ,86 .....................................
עיסוק 124 ...................................................
205
הוספת עסקת תשלומים 162 .......................
מזומן 159–60 .........................................
מזומן במט"ח 171 ....................................
מט"ח\ 171 .............................................
מספר תעודת זהות 159 ..............................
סגירות בש"ח 169 ....................................
סוכן 167 ,157 ........................................
שיק חוזר 180 .........................................
שקים במט"ח 172 ....................................
תרומה 157 .............................................
קבלן משנה ,מחסן 141 ...................................
קובץ
הוספה לפריט 9 ........................................
זמני 83 ..................................................
צרוף למסמך 102 .....................................
צרוף לפורמט הדפסה 69 ............................
קוד
הנחה 9 ...................................................
חתך (פריטים) 8 .......................................
מיון (פריט) 8 ..........................................
קונסיגנציה 150 ,142 ....................................
קופה רושמת ,שובר החלפה 23 ........................
קורא מגנטי 164 ...........................................
קורא שקים 196 ...........................................
קיבוע 28 .....................................................
קיבוץ שורות 76 ...........................................
קישור לש.ב.א166 ...................................... .
קניות מומלצות94 .........................................
קנייה אחרונה 9 ............................................
רווח לפריט 87 .............................................
רוחב טור 72 ................................................
ריטיינר 129 ................................................
ריכוז (חשבונית) 115 ....................................
ריכוז /קיבוץ שורה לפריט באותו מחיר 76 .........
רכוש קבוע 91 ..............................................
רכש 81 ......................................................
רמת מלאי 17 ...............................................
רקע 77 .......................................................
רשומון ייבוא 112 .........................................
רשימת מסמכי בסיס 96 ..................................
רשת שיווק123–26 ,81 ................................
העתק משוחזר 87 .....................................
הפקת תעודת משלוח90 .............................
פורמט הדפסה 65 .....................................
פטור ממע"מ 98 ,11 ......................................
פיצול תשלומים 102 ......................................
פיקדון 163 ,130 ..........................................
פירוט פריטים מחשבון עסקה 136 ....................
פריט 7 ........................................................
איתור 92 ,11 ..........................................
אצווה 91 ,11 ..........................................
אריזות 93 ...............................................
ברירות מחדל 14 ......................................
הוספת קובץ לפריט 9 ................................
הערה 85 ................................................
העתקה 24 ..............................................
חליפי 87 ,37–40 ....................................
טבוע 144 ,90 ,10 ...................................
יתרה 10 .................................................
מגוון 53 .................................................
מונה לחיוב 91 ,10 ...................................
מטריצה 93 ,20–24 ,11 ...........................
מכפלה 92 ,10 .........................................
מספר לקוח /ספק 31 ................................
מפתח 7 ..................................................
פג-תוקף92 ,11 .......................................
פטור ממע"מ 11 .......................................
פעיל/לא פעיל 11 .....................................
קוד חתך 8 ..............................................
קוד מיון 8 ...............................................
שם פריט 7 ..............................................
שקיל 11 .................................................
שרות 91 ................................................
פריסת
טקסט מימין לשמאל 63 .............................
עץ מוצר 43 ............................................
שדה אוטומטית 63 ....................................
שורות אוטומטית 76 .................................
צרוף
קובץ 69 .................................................
קובץ ממוזג80 .........................................
צריכה יומית 17 ............................................
קבוצת פריטים ,עדכון מחיר מיוחד 28 ...............
קבלה 157 ,130 ...........................................
אשראי 164–67 .......................................
אשראי במט"ח 172 ..................................
במאגר זמני182 ,168 ...............................
הדפסה 169 .............................................
206
שמות לנתונים נוספים במסמכים 105 ................
שעות עבודה 129 ..........................................
פריט טבוע90 ..........................................
שערי מט"ח
שליפה במסמך ריכוז 117 ...........................
שליפה ממסמכי בסיס 97 ............................
שקים 172 ,161–64 .....................................
בדיקת נתוני שקים 163 .............................
הוספת עסקת תשלומים 162 .......................
שריפה 139 .................................................
תאריך
משוקלל 190 ,165 ...................................
ספירת מלאי אחרונה 9 ...............................
קנייה אחרונה 9 ........................................
תפוגה 92 ................................................
תאריכים נוספים בפריט 19 .............................
תגית
מעבר עמוד 68 .........................................
פיצול מקטעים 69 .....................................
תחליף 87 ,39 ..............................................
תיבת סימון65 ..............................................
תיק יבוא 110–14 .........................................
תיקון
הזמנה 108 ..............................................
מסמכים 108 ...........................................
תעודת משלוח 108 ...................................
תיקרת זיכוי אשראי 176 ................................
תכנון טורים בפורמט הדפסה 71–73 .................
תמונה 68 ,56 ,9 ..........................................
תמונת רקע 77 ..............................................
תמחיר ייצור 50 ,49 ,9 ..................................
תנועות לסגירה מול קבלה 169–71 ..................
תנועות מלאי 139 ..........................................
תעודה דיגיטלית 94 .......................................
תעודת משלוח 95 ..........................................
יבוא 111 ................................................
ריכוז 115 ...............................................
תיקון 108 ...............................................
תפוגה 92 ,11 ..............................................
תפוקה לשעה 45 ...........................................
תרומה 157 ..................................................
תשלומים ,פיצול 102 .....................................
ש.ב.א166 ................................................. .
שדה
הוספה לפורמט הדפסה 68 ..........................
זוית שדה כותרת 63 ..................................
כיווץ אוטומטי 63 .....................................
סיכום בפורמט הדפסה 71 ,65 ....................
פריסה אוטומטית 63 .................................
שדות נוספים 105 ,18 ...................................
שובר החלפה 23 ...........................................
הגדרות 23 ..............................................
שוברי אשראי ,דוח איתור 199 ........................
שוליים 74 ...................................................
שורה
הוספת המשך לשורת פריט 72 ....................
הוספת מספר בהדפסה 94 ,71 .....................
ריכוז /קיבוץ שורה לפריט באותו מחיר76 .....
שחזור
דיסקט 125 .............................................
חשבונית רשת שיווק 126 ..........................
פורמט הדפסה 78 .....................................
שחרור פריט ממאגר זמני 121 .........................
שיווק 81 .....................................................
שיוך למספר טבוע 103 ,99 ............................
שיטת העמסה 113 .........................................
שיטת תשלום באשראי 165 .............................
שינוי
כמויות 97 ...............................................
מחירים 35 ..............................................
שם שדות נוספים בפריט20 ........................
שמות נתונים נוספים במסמכים 105 .............
שיערוך שיק 161 ..........................................
שיק
בחירה מרשימה 180 .................................
המרת סכום למילים 64 ..............................
חוזר 191 ,180 ........................................
פיקדון 130 .............................................
שיקים ,דוח איתור 199 ..................................
שיריון 95 ,81 ..............................................
שכר טירחה 128 ...........................................
שליפת מחירים 87 ,84 ...................................
מסמך ריכוז 117 ......................................
שם פריט 7 ..................................................
שם שדה 20 .................................................
207
© Copyright 2024