Kal Indhold Brugermanualen henvender sig til personalet på bibliotekerne. Den beskriver funktionaliteten i Cicero. Systematic Release 1.3.5 FBS-14789 Cicero Brugermanual Release Tilføjelse Initialer 1.3.4 Tilføjelse til søgeprofiler i 5.1.1. Indlogget filial kan nu vælges som standard, når valgbart. MARSC 1.3.5 Tilføjet ændringer til bonprinterkonfiguratio n (11.4.3 Bon- og labelprinter og 16.1.5 Konfiguration af bonprinter til brug af selvbetjeningsklienten ) MARSC 1.3.5 Nyt afsnit under 16. Selvbetjeningsklient omhandlende muligheden for at se status i selvbetjeningsautomat er. MARSC 1.3.5 Tilføjelse til afsnit 5.1.6 samt 11.2.1, da det nu er muligt at se en hierarkisk oversigt over placeringer. JUTBO Project: Revision: Document: $Cicero $Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ $SSE/14789/USM/0003 Copyright (c) 2016 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group 1 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Indholdsfortegnelse 1 Indledning ......................................................................... 9 Yderligere dokumentation ...................................................... 9 2 Start Cicero ...................................................................... 10 3 Indhold og designopbygning ........................................... 10 Hovedområder ................................................................... 10 Indholdsområde og listevisning ............................................ 10 Detaljeside ........................................................................ 11 Generelt ............................................................................ 12 Skærmopløsning................................................................. 12 Priser ................................................................................ 12 Print og eksport af lister ...................................................... 12 Generelle designprincipper ................................................... 13 Sortering og paginering i lister ............................................. 13 Inputfelter og validering ...................................................... 13 Notifikationsikoner .............................................................. 14 Genvejstaster og ændring af disse ........................................ 15 4 Forside............................................................................. 18 Biblioteksvæsen og filialstruktur ........................................... 18 Log på ............................................................................... 18 5 Cirkulation ....................................................................... 19 Søgning ............................................................................. 19 Søgeprofiler ....................................................................... 19 Foretag en søgning ............................................................. 19 CQL-koder ......................................................................... 21 Gem og genbrug CQL-søgeudtryk ......................................... 24 Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater .... 25 Materialesøgning ................................................................ 27 Materialeadministration ....................................................... 30 Rediger flere materialer ....................................................... 30 Print af labels til materialer .................................................. 30 Kassér materialer ............................................................... 31 Materialenumre (DBC) ......................................................... 32 2 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Materialenumre (Systematic Library & Learning) .................... 32 Håndtering af materialer på en bibliografisk post .................... 33 Reservation........................................................................ 34 Håndtering af reservationer på en bibliografisk post ................ 35 Udlån og fornyelse .............................................................. 36 Autoudlån .......................................................................... 37 Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata ................... 38 Aflevering .......................................................................... 38 Hjemkaldelse ved manglende aflevering ................................ 39 Transitnote ........................................................................ 40 Låner ................................................................................ 40 Søg låner ........................................................................... 40 Opret låner ........................................................................ 42 Sæt fraværsperiode for låner ............................................... 43 Slet låner........................................................................... 43 Lånerstatus ........................................................................ 44 Mellemværende .................................................................. 49 Beskeder sendt til låneren ................................................... 54 Blokér låner ....................................................................... 57 Biblioteket Kommer ............................................................ 58 Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen. ....................... 58 Opret ruter til Biblioteket Kommer ........................................ 58 Print lister til Biblioteket Kommer ......................................... 60 Find og reserver materialer .................................................. 61 Udlån ................................................................................ 62 Sæt fraværsperiode for låner ............................................... 63 6 Accession......................................................................... 65 Søgning ............................................................................. 65 Materialevalg ..................................................................... 67 Hent priser ........................................................................ 69 Bestil materialer ................................................................. 69 Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten70 Tilføj kommentar til materiale .............................................. 70 Afsendelse af ordre ............................................................. 71 Søgning af ordrer ............................................................... 73 Detaljevisning af ordre ........................................................ 74 Ship notices ..................................................................... 76 Fakturaer........................................................................... 77 3 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Modtagelse ........................................................................ 78 Modtag materialer .............................................................. 79 Manuel modtagelse ............................................................. 80 Katalogisering .................................................................... 82 danMARC2-regler for ejerskab og redigering .......................... 82 Opret og valider bibliografiske poster .................................... 83 Gem bibliografisk post som kladde ........................................ 84 Tilføjelse af lokale felter....................................................... 84 Materialekonti .................................................................... 88 Opret og luk en bevægelse i en periode ................................. 89 7 Fjernlån ........................................................................... 91 Standard materialegruppe ................................................... 91 Fjernlånsstatus ................................................................... 91 Fjernlånsoversigt ................................................................ 93 Modtag fjernlånt materiale ................................................... 93 Udlånsperiode .................................................................... 94 Aflever fjernlån................................................................... 94 Annuller fjernlån ................................................................. 94 Forny fjernlån .................................................................... 96 Forny fra lånerfane ............................................................. 96 Forny fra udlånsfane ........................................................... 96 Forny fra web ..................................................................... 97 Forny fra Fjernlånsoversigt .................................................. 97 Fjernlån med manglende låner ............................................. 97 Håndtering af bortkommet fjernlån ....................................... 98 8 Booking ........................................................................... 98 Søg i materialer, der kan bookes .......................................... 99 Opret booking .................................................................... 99 Overblik over bibliotekets bookinger ................................... 101 Opfyld booking ................................................................. 103 Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder, har du følgende muligheder: ..................................................................... 103 Hvis bibliotekets materialer har stregkoder, skal du gøre følgende: ......................................................................... 103 Bookingrettigheder ........................................................... 104 Notifikation til låner .......................................................... 105 Aflever materialer ............................................................. 105 4 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 9 Lister ............................................................................. 107 Plukliste .......................................................................... 107 Søg plukliste .................................................................... 107 Marker reservation som værende i proces ............................ 108 Udskriv plukliste ............................................................... 109 Saldoopgørelse og rykkere ................................................. 109 Rykkerprocessen .............................................................. 109 Send saldoopgørelse ......................................................... 111 Mellemværende der ikke kan afsendes rykker for ................. 111 Send rykker ..................................................................... 112 Bagatelgrænse ................................................................. 113 Detaljeside for mellemværende .......................................... 113 Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper ........................ 114 Administration af beskedkø ................................................ 114 Nødsystem....................................................................... 116 10 Administration ............................................................... 117 Leverandører ................................................................... 117 Opret leverandøraftaler ..................................................... 117 Slet leverandører og leverandøraftaler................................. 118 Konti ............................................................................... 119 Oprettelse af konti ............................................................ 120 Eksternt kontonummer ...................................................... 120 Redigering og lukning af konti ............................................ 121 Sletning af konti ............................................................... 121 Oprettelse af kontoperioder ............................................... 121 Redigering af kontoperioder ............................................... 122 Sletning af kontoperioder................................................... 122 Ruter .............................................................................. 122 Periodika ......................................................................... 124 Automatiske materialevalgslister ........................................ 124 Temaer ........................................................................... 125 Opret tema ...................................................................... 125 Ændre tema ..................................................................... 126 Fjern tema ....................................................................... 126 Standardpriser ................................................................. 126 Opret/rediger standardpriser .............................................. 127 Prioritering af standardpriser .............................................. 127 Flydegrupper .................................................................... 127 5 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Opret/rediger flydegruppe ................................................. 128 Slet flydegruppe ............................................................... 129 11 Sysadmin ....................................................................... 129 Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler ................. 129 Lånergrupper ................................................................... 129 Automatisk tildeling af lånergrupper .................................... 131 Materialegrupper og udlånsprofiler ...................................... 133 Lånerimport ..................................................................... 135 Placeringer....................................................................... 136 Opret ny placering ............................................................ 136 Visning og redigering af placeringer .................................... 136 Rettigheder ...................................................................... 137 Brugere ........................................................................... 138 Roller .............................................................................. 138 Brugergrupper .................................................................. 139 Klientopsætning ............................................................... 139 Generel opsætning............................................................ 139 RFID-scanner ................................................................... 140 Bon- og labelprint ............................................................. 140 Selvbetjeningsklient .......................................................... 141 Filialer ............................................................................. 142 Institutionsnumre ............................................................. 143 Forkortelse af filialnavn ..................................................... 143 Lukkedage ....................................................................... 144 Reserveringsregler ............................................................ 145 Ekstern adgang ................................................................ 146 Lånesamarbejde ............................................................... 146 SIP2 ............................................................................... 147 CMS brugere .................................................................... 149 Serveropsætning .............................................................. 149 Redigering af værdier ........................................................ 149 Gendan værdier ............................................................... 150 12 Periodika ....................................................................... 151 Forudsætninger for oprettelse af abonnement ...................... 151 Opret abonnement ............................................................ 152 Redigering af abonnementer .............................................. 153 Oprettelse af særnummer .................................................. 154 Reservation af periodika .................................................... 154 6 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Håndtering af uregelmæssige udgivelser.............................. 155 Manuel modtagelse af periodika.......................................... 156 Navneskabeloner til periodika ............................................. 159 Opret nummersekvens ...................................................... 160 13 Materialesamlinger ........................................................ 160 Opret lokal bibliografisk post for materialesamling ................ 161 Opret materialesamling ..................................................... 161 Rediger indhold af materialesamling .................................... 162 Udlån og aflever materialesamling ...................................... 163 Viderelån materialesamling ................................................ 163 14 RFID .............................................................................. 166 Udlån .............................................................................. 166 Aflevering ........................................................................ 166 Materialesøgning .............................................................. 166 Skriv til RFID-tags ............................................................ 167 Opsætning af RFID-scanner ............................................... 167 15 Nødsystem ..................................................................... 169 Adgang til nødsystemet ..................................................... 169 Udlån i nødsystemet ......................................................... 170 Aflevering i nødsystemet ................................................... 170 Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet .......... 171 16 Selvbetjeningsklient ...................................................... 173 Opsætning af selvbetjeningsklienten ................................... 173 Rettigheder ...................................................................... 173 Velkomsttekst .................................................................. 174 Besked ved reserveret materiale ........................................ 174 Låneridentifikation og opfyld reservation ............................. 175 Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient .... 175 Stregkoder til navigering med håndscanner ......................... 175 Lån og aflevering af materialer ........................................... 177 Se status ......................................................................... 178 17 Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer 180 Reservationer ................................................................... 180 Regningsnummer ............................................................. 180 Opdelte regninger ............................................................. 180 Blokerede lånere .............................................................. 180 Periodika ......................................................................... 180 7 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Modtagelse af indkøbte materialer ...................................... 180 Reservationer midlertidige materialer på fjernlån .................. 181 Udlånsprofiler ................................................................... 181 Kontoplan ........................................................................ 181 18 Appendix A .................................................................... 182 19 Appendix B .................................................................... 183 8 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 1 Indledning Dette dokument gennemgår hovedfunktionalitet for Cicero Library Management System (herefter benævnt Cicero), og er oprettet som et hjælperedskab for brugerne af systemet. Dokumentet er opbygget som følger: Kapitel 2 beskriver, hvad du skal gøre for at starte Cicero. Kapitel 3 beskriver opbygningen af applikationen og de grundlæggende interaktionsprincipper, som applikationen er bygget op på. Kapitel 4 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Forside”. Kapitel 5 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Cirkulation”. Kapitel 6 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Accession”. Kapitel 7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Fjernlån”. Kapitel 7.7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Booking”. Kapitel 9 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Lister”. Kapitel 10 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Admin”. Kapitel 11 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Sysadmin”. Kapitel 12 beskriver periodika. Kapitel 13 beskriver materialesamlinger. Kapitel 14 beskriver anvendelsen af RFID-scanning. Kapitel 15 beskriver nødsystemet. Kapitel 16 beskriver selvbetjeningsklienten. Kapitel 17 beskriver de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data, som er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero. Yderligere dokumentation Følgende yderligere dokumentation af Cicero LMS og anden dokumentation kan være relevant og refereres fra dette dokument. Reference Titel og beskrivelse [Cicero LMS Identifier: Installationsvejled 9 of 186 ekstern Link http://fbsudrulning.dk/vejledning SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Reference Titel og beskrivelse Link ning] SSE/14789/INS/0002 er/ [Opsætning Cicero LMS] 2 af Identifier: SSE/14789/USM/007 http://fbsudrulning.dk/vejledning er/ Start Cicero Fremgangsmåden, den fysiske installation samt hvordan der logges ind i applikationen, er beskrevet i [Cicero LMS Installationsvejledning]. 3 Indhold og designopbygning I det følgende beskrives den overordnede navigation for Cicero, samt hvilke komponenter der optræder på siderne, og hvilke interaktionsmuligheder disse tilbyder brugerne. Hovedområder Ciceros funktionalitet er inddelt i hovedområder, der kan tilgås fra den tophorisontale hovedmenu eller via F-tasterne. De enkelte hovedområder har en specifik farve tilknyttet, og områdets benævnelse vises til højre for hovedmenuen. Du kan herved altid få et hurtigt overblik over det område, du befinder dig i. Ude til højre er en brugermenu, hvor man kan ændre passwordet for den bruger som man er logget på med. Denne sektion har også en specifik farve tilknyttet. Figur 1 viser Ciceros hovedområder. Herfra kan du vælge og tydeligt se det valgte hovedområde. Indholdsområde og listevisning Undermenupunkterne for de enkelte områder vises ved hjælp af en fanebladsstruktur. Hvert faneblad har egen søgefunktionalitet, der er placeret under fanebladsrækken. Søgeresultater vises som en listevisning under søgeområdet. 10 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 2 viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQLsøgefeltet. Der søges i og hentes data fra DBC’s databrønd. I listevisningen er det tydeligt hvilken række, der er valgt, da den pågældende række er farvet af hovedområdets unikke farve. Du kan markere en bibliografisk post/et søgeresultatet fra tabelvisningen ved at klikke på den pågældende række eller ved at krydse af i en checkboks, hvis en sådan er tilgængelig i tabellen. En checkboks-kolonne er tilgængelig de steder, hvor du som bruger ofte vil have behov for at markere flere poster/søgeresultater af gangen. Det er f.eks. under et reservations- eller indkøbsforløb. Hvis muligt, kan flere rækker også markeres ved tastaturgenveje, se afsnit 3.5.4 for en oversigt af disse. brug af en række Afhængig af konteksten, er der forskellige interaktionsmuligheder på indholdsområdet. I hovedområdet ”Cirkulation” under fanen ”Søgning”, kan du f.eks. markere en bibliografisk post fra listevisningen og vælge at lægge den i reservationskurven. Detaljeside I tabellen med søgeresultater af f.eks. bibliografiske poster, kan du åbne en post ved at dobbeltklikke på den i listen eller markere den og trykke på Enterknappen og få vist oplysninger om posten på en detaljeside. Detaljesiden glider ind fra skærmens højre side og dækker ca. halvdelen af vinduet afhængig af skærmopløsningen. Når detaljesiden er åben, kan du stadig navigere i listevisningen med musen eller piletasterne. Detaljesiden er udformet afhængig af kontekst. Mange af dem fungerer som visninger, hvor der også er mulighed for at foretage redigeringer eller andre handlinger. Du kan lukke for en detaljeside ved at trykke på Escape-knappen eller klikke på lukke-ikonet, der er placeret øverst til højre på siden. 11 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 3 viser detaljesiden af en bibliografisk post. Ved at åbne en post i søgeresultatet vises postens detaljeside. Detaljesiden indeholder bibliografiske oplysninger fra DBC samt beholdningsoplysninger fra egen filial. Generelt Nedenstående punkter er regler, der går på tværs af Cicero. Skærmopløsning Applikationen er designet til at køre mod en skærmopløsning på minimum 1280x1024. Farvedybden anbefales at være på minimum 32 bit. Priser Som udgangspunkt vises alle priser i Cicero inklusiv moms. Print og eksport af lister Ved alle listevisninger, der er tilgængelige for print, vises en dropdown, ”Print & eksporter”, hvorfra listens indhold kan printes. I samme dropdown er der mulighed for at eksportere til diverse formater – HTML, CSV og XML. For at printe lister skal du gøre følgende: 1. Lav en søgning ud fra ønskede søgekriterier. 2. Klik på knappen ”Print og eksportér” og vælg det ønskede format. Hvis du vælger print, skal du herefter vælge en printer at udskrive på. Hvis du vælger en af eksportmulighederne, skal du udpege et sted at gemme en eksport-fil. 3. Udskriften/eksporten vil indeholde de søgekriterier, som blev benyttet samt de data, som blev fremsøgt. 12 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Generelle designprincipper I det følgende beskrives de generelle designprincipper og regler, der går igen i applikationen. Sortering og paginering i lister Listevisninger i Cicero kan sorteres ved at klikke på et af kolonnehovederne. Herved sorterer du rækkerne efter de data, kolonnen indeholder. Ved endnu et klik bliver de sorteret i omvendt orden. For at få rækken til sin oprindelige rækkefølge klikkes en tredje gang. Det specielle danMARC2 sorteringstegn ¤ vises ikke på brugergrænsefladen, men det bruges til at sortere efter. På udvalgte sider, vil der over listevisningens venstre side stå antallet af viste resultater og det totale antal resultater, som en søgning resulterede i. Dette fremgår som ”Viser x ud af y”. Som udgangspunkt er søgninger sidedelt på 25 poster af gangen, hvis der er paginering. Du henter yderligere 25 resultater i listevisningen, hver gang du scroller ned til bunden af listen. Har du valgt at sortere listevisningen efter en bestemt datakolonne, skal du være opmærksom på, at de nye resultater der hentes frem vha. paginering ikke vil være sorteret. Inputfelter og validering Der skelnes visuelt mellem inputfelter og felter, der er rene visninger. Dette vises ved, at felter, der kan redigeres i, har en hvid firkant omkring sig, mens visningerne er helt grå. Et inputfelt kan enten være obligatorisk eller valgfrit. Obligatoriske felter er markeret med en orange trekant i øverste venstre hjørne, som illustreret i Figur 4. Ved at føre musen over et obligatorisk felt, der er markeret med en orange trekant i øverste venstre hjørne, kan du se, hvilken værdi der kan/skal indtastes. Markeringen vises også, hvis den indtastede værdi ikke er valid. Du kan springe fra det ene felt til det andet vha. Tab-knappen. Figur 4 viser de forskellige typer af tilstande, et felt kan have. 13 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Notifikationsikoner Applikationen genbruger udvalgte notifikationsikoner på tværs af applikationen, som typisk betyder, at du skal tage stilling til noget for at gennemføre en handling. Ved at holde musen over ikonet, vil du blive præsenteret for en forklarende tekst. Nogle ikoner indikerer, at en handling kan gennemtvinges, og her er det op til dig, hvordan du ønsker at håndtere situationen. I de fleste situationer kan du vælge at fjerne rækken, annullere eller gennemtvinge handlingen. Se en detaljeret beskrivelse nedenfor: Generel advarsel på låneren – Betyder, at låneren er blokeret Advarselstrekant – En advarsel, der betyder, at operationen kan gennemtvinges, men at der er brud på de normale regler forbundet med udlån, fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis hvis låneren er medlem af en lånergruppe, som ikke kan låne et givent materiale, vises dette ikon. Du vil blive præsenteret for en dialog, hvor du skal bekræfte, at du, på trods af reglerne, ønsker at gennemtvinge operationen. Advarselscirkel – En blokering, der betyder, at operationen ikke kan gennemtvinges pga. brud på de normale regler forbundet med udlån, fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis hvis der forsøges at gennemføre et udlån af et materiale, som ikke findes på biblioteket. Det kan ikke lade sig gøre at fortsætte uden at fjerne rækkerne med dette ikon. Succesikonet betyder f.eks. at fornyelse af et materiale er gået godt. Stjerneikonet anvendes under modtagelse af materialer og indikerer, at et materiale er reserveret. Udråbstegn – Betyder, at der er en kommentar til det felt, hvori ikonet optræder. Eksempelvis ved oversigten af en låners udlån vil de materialer, hvor afleveringsfristen er overskredet, være markeret med dette ikon. Informationsikonet betyder, at der er et tooltip på ikonet, der fortæller mere omkring funktionaliteten på siden. 14 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Genvejstaster og ændring af disse Der er mulighed for at navigere igennem systemet uden brug af mus og kun vha. tastaturet. Flere af disse genveje kan ændres under ”Serveropsætning” i hovedområdet ”Admin”. I listevisningen af opsætningerne kan du finde de konfigurerbare genvejstaster under kategorien ”Tastatur”. Vær opmærksom på at denne opsætning deles på tværs af dit biblioteksvæsen. Se en oversigt over genvejstaster i nedenstående tabel. Genvejstast Handling F1 Navigerer til hovedområdet ”Forside” F2 Navigerer til hovedområdet ”Cirkulation” F3 Navigerer til hovedområdet ”Accession” F4 Navigerer til hovedområdet ”Booking” F5 Navigerer til hovedområdet ”Lister” F6 Navigerer til hovedområdet ”Admin” F7 Navigerer til hovedområdet ”Sysadmin” F8 Navigerer til hovedområdet ”Nødsystem” (kræver ekstra kodeord) F12 Navigerer til selvbetjeningsklienten Alt + F4 Lukker selvbetjeningsklienten (kræver ekstra kodeord) Ctrl + <nummer> (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9) Åbner den fane, der svarer til det indtastede nummer. Piletasterne Navigerer igennem listevisninger mm. Når du har foretaget en søgning med flere resultater og detaljesiden åbnes, kan du navigere i listevisningen vha. piletasterne. Detaljevisningen vil opdateres ved hver handling. Shift + pil ned eller Shift + pil op Markerer flere rækker i en tabel. Ved checkbokse i tabeller: + Mellemrumstast Sæt hak i alle ved at vælge den øverste checkboks eller tryk ”Ctrl + A” og tryk på ”Mellemrumstasten/ space”. Hvis du ønsker at sætte hak ved en eller flere rækker vælg da rækkerne og sæt et hak i et af de markerede 15 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ rækker eller tryk på mellemrumstasten. Shift+ Venstre museklik Klik med venstre museklik på en række i en tabel. Hold Shift nede og klik på en ny række. Alle række mellem de to valgte rækker markeres. Crtl + Venstre museklik Fravælger/tilvælger enkelte rækker i en tabel. Ctrl + C Kopierer tekst i inputfelter. Tekst der ikke er inputfelter kan kopieres ved at holde Ctrl nede, holde musen over ordet der skal kopieres (ordet bliver vist med fede bogstaver) og trykke på C. Ctrl + V Indsætter det, der er kopieret. Ctrl + Z Fortryder den handling, der er foretaget (Kun i tekst). Ctrl + A Markerer alt tekst eller rækker i tabeller Esc Aktiverer ”Nulstil”-knappen på søgesider eller Lukker detaljesiden/pop-up vinduer Home Går til den øverste række i en tabel. End Går til den sidste række i en tabel. Ved paginering er dette en måde at hente flere indholdselementer til tabellen. Page Up Bevæger fokus op i tabellen. Page Down Bevæger fokus ned i tabellen. Tab Navigerer til det næste inputfelt i systemet. Shift + Tab Navigerer til det forrige inputfelt i systemet. Ctrl + Tab I en tekstboks, vil Ctrl + Tab navigere til den næste inputfelt, og ikke flytte frem i tekstfeltet. Ctrl + Shift + Tab I en tekstboks, vil Ctrl + Shift + Tab navigere til det forrige inputfelt, og ikke flytte frem i tekstfeltet. Enter Aktiverer den primære handling på siden, f.eks. ”søg”. 16 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Ctrl + P Printer listevisningen hvor det er muligt. Crtl + R Opdaterer den lokale cache af indlæste data fra serveren. Ctrl + I Generer fejlrapport, der dernæst kan sendes til supporten. 17 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4 Forside Biblioteksvæsen og filialstruktur Cicero er bygget op omkring et biblioteksvæsen med en eller flere filialer. Biblioteksvæsenet er det øverste niveau, og data er som udgangspunkt ejet af væsnet, som derfor deles af filialerne. Ved ibrugtagning af Cicero besluttes hvilken organisering kommunens biblioteker skal have. Hovedreglen er at der oprettes et biblioteksvæsen til kommunens folkebibliotek, et til kommunens skolebibliotek, et til gymnasier, museer. Et biblioteksvæsen deler brugere, lånere, beholdning, reservationer, bookinger, materialevalgslister, konti, ordrer samt konfiguration af Cicero. Alle lån mellem biblioteksvæsner håndteres som fjernlån. Brugere og lånere der skal operere i flere biblioteksvæsner skal oprettes som brugere og lånere i hvert af de pågældende biblioteksvæsner. Når du som bruger er logget ind kan du i listen over filialer se hvilke filialer der er i dit biblioteksvæsen. Dit login er bundet op på dit biblioteksvæsen og de regler der er sat op i hovedområdet ”Admin”. Log på Fra Ciceros forside kan du logge på applikationen ved at angive dit biblioteksnummer, brugernavn og kodeord. Forudsætning for at du kan logge på, er at du allerede er blevet oprettet som bruger af dit bibliotek af administratoren. Efter du er logget på, skal du vælge hvilken filial, du befinder dig på. Det er muligt at vælge mellem alle de filialer, der hører til det biblioteksvæsen, du er logget ind på. At vælge filial har indvirkning på, hvor materialer sendes hen i afleveringssituationen. Systemet vil automatisk vælge den sidst valgte filial, hver gang du logger på. Figur 5 Viser forsiden af Cicero, hvorfra der kan logges på applikationen. 18 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 5 Cirkulation Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i Cicero og som er knyttet til hovedområdet ”Cirkulation”. I dette område varetages alle opgaver vedr. cirkulation og pleje af bibliotekets materialer: Udlån, aflevering, reservation, fjernlån, lånerhåndtering og Biblioteket Kommer. Det er ligeledes under dette område, at størstedelen af den direkte lånerbetjening foregår. Det er her, du søger i bibliotekets beholdning eller orienterer dig i status på fjernlån med henblik på at kunne give låneren svar eller rådgivning. Søgning Funktion: Søgning på bibliografiske poster Hovedområde: Cirkulation Fane: Søgning Underområde: Søg bibliografisk post I Cicero kan du fremsøge bibliografiske poster fra DBC’s databrønd via en CQLsøgning. Der henvises til DBCs beskrivelser af servicen og indekser for specifik brug af søgefunktionaliteten. Søgeprofiler Søgningen sker på baggrund af en valgt søgeprofil, som definerer hvilke af DBC’s kilder, der søges i. Søgeprofiler sættes op inde på VIP-basen. I Cicero kan du under hovedområdet ”Sysadmin” og fanen ”Serveropsætning” konfigurere, hvilke søgeprofiler der skal være valgt som standard i Cicero. Se afsnit 11.7 for yderligere information. For at kunne søge, skal der under feltet ”Bibliotek” være indtastet et biblioteksnummer. Nummeret skal være hovedbibliotekets nummer, og kan altså ikke være filialers biblioteksnumre. Som standard er nummeret på hovedbiblioteket, du har angivet ved login, præudfyldt. Når du søger, vil du således få returneret resultater for alle filialer under dit hovedbibliotek. Ønsker du at indsnævre søgningen til udvalgte filialer under jeres biblioteksvæsen, kan du under dropdown-menuen ”Filial” afkrydse de filialer, du ønsker at søge på. Det er dog muligt at konfigurere således, at filialen angivet ved login, fungerer som standard, og dermed automatisk er valgt. Her søges kun på den indloggede filials beholdning, med mindre andet vælges. Denne konfigurering foretages i hovedområdet ”Sysadmin” under fanen ”Serveropsætning. Det er også muligt at søge i andre bibliotekers beholdning. Det gøres ved at indtaste biblioteketsnummeret for det pågældende bibliotek under ”Bibliotek”. Du skal huske at hente søgeprofiler for det andet bibliotek. Det gør du ved at klikke på Opdater-ikonet, der er placeret ud for ”Bibliotek”-feltet, herefter bliver det indtastede biblioteks søgeprofiler hentet og kan vælges under dropdownmenuen ”Søgeprofil”. Når du søger på andre biblioteker er det ikke muligt at vælge specifikke filialer. For flerbindsværker gælder det at, det kun er muligt at fremsøge bindposter, men i danMARC2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og sektionsposter. Foretag en søgning Du foretager en søgning under fanen ”Søgning”. 19 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 1. Vælg radioknappen ”Søg bibliografisk post” og indtast en søgestreng i CQLsøgefeltet. Foretag søgningen ved at klikke på søgeknappen. 2. Når du foretager en søgning ved fx at bruge CQL-udtrykket fo= (forfatter) eller ti= (titel) foreslår Cicero selv hvad du kan søge på, på baggrund af de første par bogstaver/ord man indtaster. Fx hvis man skriver ”ti=”harry”, foreslår Cicero i en dropdown-menu en række relevante titler, så man blot skal klikke på for at vælge. Enten ved brug af piletasterne eller musen. Tryk ESC, hvis du ikke ønsker at gøre brug af titelforslag. Figur 6 Cicero forslag på baggrund af det man selv indtaster 3. Søgningen foretages på baggrund af den valgte søgeprofil. De fleste biblioteker har ’cicero’ som standard. 4. Pr. default returnerer søgningen kun resultater, der er beholdning på. Hvis du ønsker at søge materialer, som biblioteket ikke nødvendigvis har beholdning på, skal du fjerne fluebenet i ’Beholdning’. Resultater bliver vist i en listevisning. Det er muligt at sortere i kolonnerne efter forfatter, titel, materialetyper eller klassifikation. Yderligere information omkring tabel resultat visningerne kan ses i afsnit 3.5.1. Du kan søge på materialestatus i forbindelse med søgningen ved at vælge en status i dropdown-menuen ”Status”. Grundet en begrænsning hos DBC er det ikke muligt at indlæse mere end 200 poster ad gangen selvom om der angivet større sidetalsstørrelse under F7Serveropsætning. 20 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 7 viser søgning efter bibliografiske poster CQL-koder Her præsenteres et udvalg af de mest anvendte CQL-koder1. Søgekoder Eksempel Titel: ti= ti="jeg begyndte sådan set bare at gå" Forfatter: fo= fo=”helle brønnum carlsen” fo="helle brønnum" fo=”brønnum helle” Forfatter i beskrivelsen: fb fb="leonardo dicaprio" (medvirkende) fb="ib spang olsen" (illustrator) fb="otto steen due" (oversætter) For flere eksempler se: http://opensearch.addi.dk/b3.5_4.2/?showCqlFile&repository=prod&cql=opense arch_cql.xml 1 21 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Emne: em em=”kogebøger” Forlag: fl fl=”klematis” Serie: se se="let at læse" Decimalklassenummer: dk dk=”63.5” (med biplaceringer) Udgivelsesår: år år=”2014” Lettal: ll ll=7 Lixtal: ix ix=12 Alder (børnematerialer): lem lem="for 12 år" ok=”63.5” (uden biplaceringer) Søgning på materialetyper Søgning på bøger hm=xx f.eks: fo="egholm elsebeth" and hm=xx Søgning på tidsskrifter ma=ts Søgning på film ma=fi Søgning på lydbøger ma=lb Søgning på spil ts=wii ts=playstation Søgning på noder Søgning på indspillet musik Musikgenre: 22 of 186 ma=mu ma=lm Avantgarde mo=avg Avantgarde - antologier mo=ava Blues mo=blu Blues - antologier mo=bla Dansk underholdning mo=dau Et instrument mo=eti Et instrument - anotologier SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ mo=eta Filmmusik mo=fil Folkemusik mo=fol Jazz mo=jaz Jazz - anotologier mo=jaa Julemusik mo=jul Kammermusik mo=kam Kammermusik - antologier mo=kaa Middelalder/renæssance mo=mir Middelalder/renæssance antologier mo=mia New age mo=new Opera mo=opr Opera - antologier mo=opa Operetter/musicals mo=otm Operetter/musicals - antologier mo=ota Orkestermusik mo=ork Orkestermusik - antologier mo=ora Rock mo=bef Rock - antologier mo=bea Underholdning mo=und Vokalmusik mo=vok Vokalmusik - antologier mo=voa and - begge ord skal findes i posterne: ”frække” AND ”frida” or - enten det ene eller det andet (eller begge) ord skal findes i posterne: ”sri lanka” or ”ceyleon” not - et bestemt ord skal ikke findes i posterne: ”obama” not ”michelle” trunkering - du ønsker forskellige varianter af et ord: politik* (politik, politikere) maskering - du er i tvivl om et enkelt bogstav - joker for ét bogstav?: wom?n (woman, women) parenteser - du vil kombinere flere ord: (vandr* or trek*) and "nepal" 23 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ interval, før eller efter – intervaller, før eller efter kan søges på ved at anvende >= og/eller <=. Eksempler: o interval: ok>=70 and ok<=79* o før: ix<=12 o efter: ix>=12 Indekses – de mest anvendte Kombiner dit CQL udtryk med et indeks efter følgende syntaks: “… AND Holdningsitem.location=xxxxx Indekser Filtrering Holdingsitem.accessiondate Oplysning om accessionsdato (kommer fra FBS accessionssystem) Holdingsitem.agencyid Biblioteksnummer fra lokalsystem. Fx anvendeligt hvor skoler og folkebiblioteker har fællesbase Holdingsitem.branch Materialers placering på filialniveau Holdingsitem.department Materialers placering på specifik afdeling, fx Musik Holdningsitem.location Niveau under afdeling, fx Science Fiction Holdingsitem.itemid Fx Materialets stregkode / rfid Holdingsitems.status Hjemme / udlånt Gem og genbrug CQL-søgeudtryk Avancerede CQL-søgeudtryk kan være svære at huske, og mere eller mindre tidskrævende at indtaste og definere. For at spare tid, kan man derfor gemme CQL-søgeudtryk, og hurtigt hente dem frem igen, når man skal bruge dem. De gemte søgninger gælder for hele biblioteksvæsenet. Gem søgeudtryk Når man har indtastet et CQL-søgeudtryk, kan man gemme det ved at klikke på knappen placeret ude til højre i feltet. Når man klikker her, vil et lille vindue folde ud, hvor man skal give søgningen et navn, og herefter klikke ’gem’. 24 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Brug gemt søgeudtryk For at anvende et søgeudtryk man tidligere har gemt, findes det frem ved at klikke på knappen til venstre for ”Gem-knappen” CQL-feltet. Klik herpå åbner en liste med alle gemte søgeudtryk. Hvis man ønsker at redigere et søgeudtryk, skal man blot finde det frem, ændre i det, og derefter klikke på ’Gem-knappen’. Systemet spørger herefter om man ønsker at overskrive det eksisterende gemte søgeudtryk. Klik ja, og søgeudtrykket er nu opdateret. Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater Standardvisningen for en bibliografisk post indeholder en række udvalgte danMARC2 oplysninger, hvis de er tilgængelige. Nogle af værdierne er sat op i prioriteret rækkefølge, så ikke nødvendigvis alle værdier vises, hvis de er tilgængelige i formatet. De tilgængelige oplysninger kan ses uden filtrering i danMARC2-visningen. En status over materialets tilgængelighed kan ses oppe i højre side, hvor der står det totale antal materialer af posten, hvor mange der er bestilt (hvis der nogen bestilt), udlånte, hjemme, antal reservationer og hvor mange af materialer der må reserveres. Summen af ”Bestilt”, ”Udlånte” og ”Hjemme” giver det totale antal. I standardvisningen vil der også blive vist et billede af forside, hvis dette er tilgængeligt. 5.1.5.1 DanMARC2 Du kan ændre visningsformatet til danMARC2 ved at klikke på radioknappen ”DanMARC2”, der står under detaljesidens fanebladsrække. I danMARC2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og sektionsposter, der hører til den fremsøgte bindpost. 25 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 8 På detaljesiden vises der som standard et uddrag af informationer fra den bibliografiske posts MARC-felter (venstre). Visningen refereres til som standardvisning. MARC-formatet vises ved at vælge ”DanMARC2” (højre). 5.1.5.2 Flerbindsværker Hvis man fremsøger en bibliografisk post, der er en del af et flerbindsværk, er det fra detaljesiden af posten muligt navigere til alle andre bind i værket, eller bind i sektionen (hvis posten består af sektioner). Figur 9 Links ifm. Flerbindsværker Ved at klikke på ”Alle bind i sektion” foretager Cicero en ny søgning, der viser alle bind i den sektion man var inde på. Ved at klikke på ”Alle bind i værk” foretager Cicero en ny søgning, der viser alle bind der hører til værket. Når man klikker, lukkes detaljevisningen, og resultaterne vises, ligesom ved alle andre søgninger, i tabellen. Når man har en detaljevisning åben, kan man ligesom ved almindelige poster, vælge at få vist postens detaljer i DanMARC2 format. Gør man det, vil man få vist både hovedposten, sektionsposten og bindposten. 26 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 10 DanMARC2 visning af flerbindsværk Materialesøgning Funktion: Søgning på bibliografiske poster Hovedområde: Cirkulation Fane: Søgning Underområde: Søg materiale Under materialesøgning kan du fremsøge materialer ud fra følgende parametre: Materialenummer Materialegruppe Status Flydegruppe (materiale) Filial Herunder er det muligt at vælge fra et overblik over alle eksisterende placeringer som vises i et hierarki. Klik på den runde knap med en pil ned for at se overblikket. Ved at vælge en specifik delopstilling fra overblikket, behøver du ikke udfylde felterne afdeling, opstilling og delopstilling. Dette gør Cicero for dig. Funktionen er især nyttig for skolerne, hvor flere skoler ofte har delopstillinger med samme navn. 27 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Afdeling Opstilling Delopstilling Anskaffelse fra – til (dato) Ikke udlånt fra (dato) Markeret til kassation Tema Figur 11 Oversigt over de forskellige søgekriterier Materialeposten vises ved at dobbeltklikke på et af søgeresultaterne i listen. Materialeposten viser de specifikke informationer om materialet, og giver brugeren adgang til at redigere materialet – f.eks. placering, materialenummer og materialegruppe. Der kan udskrives en label til materialet. Dette kan enten gøres direkte eller med forhåndsvisning, hvor du kan rette i data inden udskrift, f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label. Se afsnit 14.3 for fremsøgning af materialer ved hjælp af RFID-scanner. 28 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 12 Materialedetaljesiden, som den ses fra en materialeliste Fra materialedetaljesiden kan materialets historik tilgås via fanen ”Historik”. Under denne fane kan du se, hvad der er sket med materialet gennem dets levetid. Figur 13 Historik på et materiale. 29 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Brugeren kan, foruden at tilgå materialeposten fra listen, vælge at tilføje materialet til reservationskurven, hvorfra det kan reserveres. Se afsnit 5.3 for yderligere information om reservation. Materialeadministration Rediger flere materialer Når brugeren har sat flueben i checkboksen ud fra en eller flere materialer fra listen og trykker på ”Rediger” knappen, åbnes nedenstående pop-up, hvori alle materialer kan redigeres samtidigt. Foruden ”Filial” kan en given værdi slettes ved at vælge ”Nulstil værdi” i det givne felt. Felter med en tom værdi ændrer ikke materialernes oplysninger. Hvis en printer er tilknyttet, kan ”Print labels” checkboksen aktiveres, og labels vil blive printet til alle de masserettede materialer. Figur 14 Redigerings-pop-up, hvori der kan rettes placeringsoplysninger for flere materialer Print af labels til materialer Print af labels kan foretages flere steder i systemet: Print af label efter redigering af en eller flere materialer foregår i redigeringsdialogen, som vises i Figur 14. Da dette er en dialog med mulighed for at vælge flere materialer på én gang kan du udskrive flere labels af gangen. Print af label til et enkelt materiale fra materialets detaljevisning. Der kan udskrives en label til materialet via dropdown-menuen ”Print label”. Dette kan enten gøres direkte ved ”Print” eller med forhåndsvisning ved ”Preview”, se Figur 15. I preview har brugeren mulighed for at rette i data inden udskrift, f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label. Du kan opsætte hvilke oplysninger, der skal vises på labelen. Dette gøres fra hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning”. Print af label i modtagelsen af et eller flere materialer. Læs mere om dette i afsnit 6.6. 30 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 15 ”Preview” funktionaliteten viser, hvordan et labelprint kommer til at se ud. Kassér materialer Brugeren kan under F2->Søgning->Søg materiale fremsøge et eller flere materialer, markere dem og klik på ”Kasser”. Ved denne handling skiftes materialets status til Kasseret. Et materiale kan ikke kasseres, hvis der til materialet er knyttet aktive reservationer, bookinger eller ubetalte erstatninger. For at foretage kassation af materialer: 1. Åbn F2 2. Vælg Søg materiale 3. Fremsøg materialer til kassation 4. Marker materialerne med flueben 5. Klik på kasser-knappen (nederst til højre) 6. Du bliver præsenteret for en advarselsdialog – der spørger om du er sikker på at materialerne skal kasseres. 7. Klik ”OK” 8. Materialets status sættes til kasseret 31 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Materialenumre (DBC) Hvis biblioteket benytter DBC’s materialenummersekvenser vil det være muligt at trække et nyt materialenummer fra sekvensen i forbindelse med oprettelsen af et materiale. Før man kan bruge nummersekvensen man har fået fra DBC, skal sekvensen indføres i Cicero. Det gøres i ”F7 Sysadmin” under ”Serveropsætning”, i parameteret ”Materialenummersekvens”. Brug nummersekvensen 1. Åbn et materiales detaljeside eller opret nyt materiale 2. Gå til feltet materialenummer 3. Klik på ”Hent nummer” til højre for feltet 4. Materialenummer genereres og indsættes i feltet Når man klikker ”Hent nummer” tjekker Cicero, om det nummer i sekvensen den er nået til, allerede findes i beholdningen. Hvis det gør det, går den videre til det næste nummer i rækken. Hvis ti numre i træk allerede findes i beholdning, stopper den med at tjekke, og giver en fejlmeddelelse. Når antallet af numre er under 50, vil Cicero, hver gang man genererer et nyt, give besked herom, ved at vise notifikationsbesked. På beskeden vil der stå, at der nu er mindre end 50 numre tilbage, når man har brugt nummer 50, vil der stå at der mindre end 49 tilbage og så videre. Materialenumre (Systematic Library & Learning) Systematic leverer trykte og laminerede stregkodeetiketter i forskellige industristandarder. En særlig børnevenlig variant (i tilfælde hvor børn også skal have mulighed for at notere nummeret på en låneseddel) er med op til 6 synlige cifre – koordinering af nummertildeling varetages i dette tilfælde af Systematic. Denne såkaldte ’Dantek-stregkode’ er anvendt i mange skoler over mange år. Stregkoden har et indbygget licensnummer, hvilket sikrer, at skannede numre er unikke indenfor ’Dantek-universet’. Ved oprettelse af nye materialer: Hvis biblioteket benytter Dantek-stregkoden, skal skolens Dantek-licensnummer være registreret under F7/Filialer. For hver filial er det muligt at angive, hvilket licensnummer der gælder for den pågældende filials Dantek-stregkoder (kontakt gerne Systematic Library & Learning support herom). Brugeren skal ved tastet fremsøgning kun taste de op til 6 cifre, som er printet på stregkodeetiketten, det fulde materialenummer udregnes og indsættes da automatisk. Ved oprettelse af nye materialer: Såfremt der er registreret korrekt licensnummer for skolen, vil det også være muligt at taste ’Dantek-stregkodens’ op til 6-cifrede materialenumre ved oprettelse/rettelse af nye materialer. 1. Find bibliografisk post 2. Klik på Opret materiale 3. I materialenummerfeltet klikkes på stregkode-ikon 32 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. Vælg den filial hvis licensnummer materialernes numre skal kodes med Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkodeikonet er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen under F7/Filialer. Ved fremsøgning af materialer: 1. Gå til F2 søgning/ søg materiale 2. Vælg filial via ikonet 3. Skan eller indtast stregkoden fra materialets label. Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkodeikonet er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen under F7/Filialer. Håndtering af materialer på en bibliografisk post Det er muligt at se en liste over og ændre materialer tilknyttet til en bibliografisk post. Denne tilgås ved at åbne en bibliografisk post og åbne fanen ”Materialer” på detaljesiden. Herfra er det også muligt at tilknytte flere materialer til den bibliografiske post, hvilket for eksempel kunne være materialer, der ikke er blevet erhvervet gennem accessions-funktionen i Cicero. Opret materiale tilknyttet en bibliografisk post 1. Klik på opret materiale 2. Udfyld de påkrævede og ønskede felter 3. Klik ”Gem” 4. Er der sat flueben i ”Opret flere” anvendes de informationer fra forrige gemte materiale på nær materialenummer til at oprette endnu et materiale. Ændre materiale tilknyttet en bibliografisk post 1. Klik på en række med et materiale 2. Ændre den ønskede information 3. Klik ”Gem” 33 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 16 Detaljesiden hvor der er vist materialer tilknyttet til en bibliografisk post, hvor det er muligt at ændre information vedrørende et materiale. Reservation Funktion: Reservation af bibliografiske poster og materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Reservationskurv Der findes tre reservationstyper i Cicero: Enkeltreservation: Låner ønsker en specifik titel. Parallelreservation: Flere titler udvælges og reserveres, men låneren får kun den først tilgængelige titel. Seriereservation: Låner ønsker at reservere alle materialer i en serie, og ønsker at få dem i specifik rækkefølge. Rækkefølgen kan fastlægges i reservationskurven vha. ikonerne under tabellen. Der oprettes kun en aktiv reservation på det første materiale i serien, og de passive reservationer vil herefter blive aktiveret én efter én. Perioden, før næste reservation bliver aktiv, kan konfigureres under fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet ”SysAdmin”. Parameteret hedder ”Aktiveringspause ved seriereservationen i dage”. Hvis værdien her sættes til nul, aktiveres næste reservering i en seriereservation, den samme dag, som låner afhenter materialet. Vær opmærksom på, at passive reservationer kan ses under lånerens status men ikke på den bibliografiske post. Lånerens status findes ved at gå til hovedområdet ”Cirkulation”, fanen ”Låner”, fremsøge en låner og åbne detaljesiden og dens fane ”Reservationer”. 34 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Udgangspunktet for at reservere titler er, at de er søgt frem – se afsnit 5.1.2 om søgning – og lagt i reservationskurven. Reservationskurven kan indeholde bibliografiske poster eller materialer. Når låneren er fremfundet via søgefeltet, kan reservationen gennemføres. Vær opmærksom på at reservation af periodika er beskrevet særskilt i afsnit 12.5. For at foretage en reservation skal du gøre følgende: 1. Søg på den ønskede titel under ”Søgning” i hovedområdet Cirkulation. 2. Marker en eller flere titler fra søgeresultatet, der skal reserveres og tryk på knappen ”Tilføj til reservation”. De markerede titler afventer herefter i reservationskurven for yderligere behandling. 3. Når titlerne er valgt, klikker du på fanen, der er illustreret med en kurv for at få vist indholdet af reservationskurven. Ud for fanen vil antallet af tilføjede titler være angivet. 4. Find låner frem ved at scanne eller indtaste lånernummeret eller fremsøg låneren på navn/adresse ved at trykke på ”Søg låner”. Låneroplysninger vises, herunder låners navn og lånerens samlede udlån. 5. Vælg reservationstype og i hvilken filial, låner ønsker at afhente materialet. Hvis låneren er tilknyttet en tilhørsfilial, vises denne filial. Hvis låneren ikke er tilknyttet en tilhørsfilial, bliver der i stedet vist den indloggede filial. 6. Der er mulighed for at oplyse interesseperiode for de enkelte materialer, hvis det kun er interessant, at titlen er tilgængelig inden en bestemt dato. Reservationer slettes automatisk, når interessedatoen er overskredet og der sendes en notifikation til låner herom. 7. Hvis en reservation bryder nogen regler, vises et advarselsikon yderst til venstre i tabellen. Advarselsbeskrivelsen kan ses ved at føre musen henover ikonet. Selvom der er advarsler, kan du afhængig af advarslen stadig gennemtvinge reservationen. En beskrivelse af de forskellige advarsler kan ses i afsnit 3.5.3. 8. Klik ”Reserver” knappen for at fuldføre reservationen. Du vil blive notificeret om, at reservationen lykkedes, og stillet om til søgeresultaterne. Håndtering af reservationer på en bibliografisk post Det er muligt at se listen af de reservationer, der er på en bibliografisk post. Herfra er det muligt at ændre kø-rækkefølgen af lånere i reservationerne og slette reservationer på den bibliografiske post. 35 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 17 viser detaljesiden for en bibliografiske post, hvorfra brugeren kan tilgå en fane, der indeholder oplysninger om bibliotekets reservationer i tilknytning til den bibliografiske post. Udlån og fornyelse Funktion: Udlån og fornyelse af materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån For at foretage udlån af materialer skal fanen "Udlån” under ”Cirkulation” være aktiv. Det er en forudsætning, at låneren allerede er oprettet. Det er også her, der kan foretages fornyelse af materialer. Scan eller indtast låners kortnummer. Hvis påkrævet, skal låners PINkode tastes ind (af låner). Hvis låner findes, vil låneroplysninger blive vist på skærmen, herunder låners navn, lånerens samlede udlånte materialer, reservationer klar til afhentning og mellemværende. Hvis lånerens kortnummer ikke fremsøges via søgefunktionen. umiddelbart kendes, kan låneren Scan eller indtast manuelt de materialer, der skal udlånes eller fornyes. Cicero tjekker op på, hvorvidt et materiale allerede er udlånt eller ej ved en udlånssession. Hvis låner allerede har lånt materialet, bliver materialet fornyet, med mindre der er reservationer på det eller materialet er registreret bortkommet med uafsluttet erstatningssag. Gennemtvinges fornyelse af et udlån hvor der er uafsluttet erstatningssag, annulleres erstatningen. Er materialet registreret som udlånt til en anden låner, afleveres materialet automatisk af applikationen og udlånes til den nye låner. 36 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og konfigureret på klienten (se afsnit 14.1). Hvis udlån af et materiale bryder nogle regler, vises et advarselsikon yderst til venstre i tabellen. Selvom der er advarsler, kan udlånet stadig gennemtvinges – undtaget er advarsler vist ved et rundt ikon. Se afsnit 3.5.3 for yderligere information om notifikationsikoner. Når materialerne er scannet ind, kan du gennemføre udlånet ved at trykke på knappen ”Afslut udlån”. Du bliver notificeret om, at processen forløb uden problemer. Herefter udskriver applikationen en kvittering på den opsatte bonprinter (se afsnit 11.4.3). Det er muligt at fravælge udskrift af kvittering, hvis en sådan ikke ønskes. Der er desuden mulighed for at få sendt kvitteringen til låneren via dennes foretrukne notifikationsform, f.eks. e-mail eller sms. Dette kan tilvælges ved checkboksen ”Send Kvittering”. Hvordan notifikationer sættes op, kan ses i afsnit 5.6.7.1. Figur 18 viser, hvorledes der er ved at blive oprettet et udlån af materialet “Harry Potter og Flammernes Pokal” til låneren Merle Christiansen. Autoudlån Et materiale kan autoudlånes til bestemte lånergrupper. Funktionaliteten bruges typisk til fjernlånte materialer, der skal transporteres til et andet bibliotek (fra långivende) eller til ’Biblioteket kommer lånere’. Lånere, der er kendetegnet ved, at de ikke selv møder op på biblioteket og finder bogen på reservationshylden. Når der foretages autoudlån er det herefter bibliotekets ansatte der sikrer, at materialet kommer videre til den låner, som materialet er lånt ud til. Regler for Autoudlån kan konfigureres under F7/Lånere. Det er attributten ’Autoudlån’ på lånergruppen der bestemmer om Cicero skal foretage automatisk udlån til lånere i den pågældende lånergruppe. 37 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Attributten Autoudlån kan antage følgende værdier: Aldrig: Betyder at der aldrig foretages automatisk udlån til lånere i lånergruppen. Altid: Betyder at der altid foretages automatisk udlån til lånere i lånergruppen. Filial: Betyder at der foretages automatisk udlån til lånere i gruppen, hvis materialet scannes/afleveres på den filial, der svarer til lånerens afhentningsfilial. Selve autoudlånet sker i forbindelse med, at et materiale med tilknyttede reservationer afleveres eller scannes i forbindelse med fratagning til reservationshylde. I det tilfælde vil der altså ske et udlån fra Afleveringsfanen. Sæt Autoudlån på lånergruppe 1) Åbn F7-> Fanen Lånere 2) Vælg den lånergruppe der skal foretages autoudlån til 3) Vælg værdien Altid/Filial(default værdien er Aldrig) 4) Gem Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata Udlånsdata fra bibliotekssystemet gemmes i 5 år i anonymiseret form. Låneroplysninger knyttet til materiale gemmes i 30 dage, hvorefter de anonymiseres. Der findes dog et par undtagelser, hvor oplysninger mellem låner/materiale gemmes i længere tid: Låneroplysninger knyttet til udlånt materiale, hvorpå der er gebyr/erstatning, gemmes indtil mellemværende er betalt eller kravet falder for forældelsesfristen Efter betaling af gebyr gemmes låneroplysninger i 30 dage, mens oplysninger om erstatning af materiale gemmes i 1 år, jf. evt. krav om tilbagebetaling, hvis materiale findes i løbet af 1 år Det er muligt at specificere hvor længe oplysninger om lån må gemmes for lånere, som er med i Biblioteket Kommer-ordningen. Denne periode sættes under F7 -> serveropsætning: Anonymisering; Dage før materialelån fra Biblioteket Kommer-lånere anonymiseres. Perioden er som udgangspunkt sat til 3 år (1095 dage). Aflevering Funktion: Aflevering af materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Aflevering Hvis man ikke benytter sig af selvbetjeningsterminalerne, kan man i Cicero aflevere materialer i området ”F2 Cirkulation” under fanen ”Aflevering”. 1. Scan materialerne eller indtast manuelt deres materialenumre. Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og 38 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ konfigureret (se afsnit 14.2). Materialer fra forskellige lånere kan afleveres under den samme proces. 2. Materialet afleveres, så snart stregkoden er scannet. 3. Hvis materialet ikke afleveres på den filial, hvor det hører til: Vil materialet automatisk skifte placering til der, hvor det afleveres, såfremt at afleveringsfilialen er omfattet af materialets flydegruppe. Vil brugeren få en besked om, at materialet skal sendes tilbage til den filial, hvor det har placering, såfremt materialet ikke er flydende, eller afleveringsfilialen ikke er omfattet af materialets flydegruppe. Figur 19: Besked om at materialet skal sendes retur 4. Sæt flueben i checkboksen for ”Kvittering” og tryk på ”Afslut aflevering” for at få udskrevet en kvittering på den opsatte bonprinter (se afsnit 11.4.3). Hvis du også har sat flueben i ”Opfyld reservation”, vil der desuden blive udskrevet reserveringsnoter for materialer, som opfylder reservationer. Det er muligt at fravælge udskrift af kvittering/reserveringsnote, hvis sådanne ikke ønskes. Figur 20 viser, hvorledes Merle Christiansen er ved at aflevere materialet “Harry Potter og Flammernes Pokal”, og at hun nu har ingen lånte materialer. Hjemkaldelse ved manglende aflevering Cicero kan sende beskeder til lånere, om at afleveringsfristen på materialer nærmer sig. I “F7 Sysadmin” kan man i “Serveropsætning” bestemme, hvor mange dage før afleveringsdatoen at denne besked skal sendes. Det gøres i parmateret ”Dage før afleveringsfrist at notifikation sendes”. Hvis lånere, af den 39 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ ene eller grund, ikke afleverer materialer til tiden, sender Cicero også en besked til låneren, om at materialet har overskredet dets afleveringsfrist. Hvor mange dage efter afleveringsdatoen denne besked skal sendes, defineres også i “Serveropsætning”. Dette gøres i parameteret “Dage efter afleveringsfrist at notifikation sendes.” Transitnote Når et modtaget materiale skal transporteres fra en filial til en anden, printes en transitnote. Transitnoten bliver printet i følgende tilfælde: 1) Hvis et ikke-flydende materiale bliver afleveret i en anden filial end dets hjemmefilial. 2) Hvis et flydende materiale bliver afleveret i en filial, som ikke er omfattet af materialets flydegruppe. 3) Hvis et materiale er reserveret og skal afhentes på en anden filial. 4) Hvis et materiale er blevet købt og modtaget på en filial, men skal sendes til en anden filial. Låner Funktion: Find låner Hovedområde: Cirkulation Fane: Låner Under fanen ”Låner” kan du søge efter en låner eller oprette en ny. Søg låner 1. I søgefeltet ”Nummer” kan du skrive lånernummer, lånerkortnummer, CPRnr., CVR-nr., biblioteksnummer, UNI-login og WAYF-login. Cicero finder selv ud af om du har skrevet lånernummer, CPR-nr., lånernummer osv. Dette gælder hver gang inputboksen nummer optræder i brugergrænsefladen. 2. Søgningen viser resultater på søgeordet i en listevisning. Er der ikke søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom. 3. Du kan få vist yderligere oplysninger om en låner ved at dobbeltklikke på denne i tabellen, hvorefter en detaljeside med låneroplysninger vises. 40 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 21 viser lånerfanen og viser, hvordan låneren kan fremsøges på f.eks. navn. 5.6.1.1 Print liste af lånere med stregkoder Hvis du ønsker at printe en liste af lånere, hvor blandt andet deres lånernummer findes i form af en stregkode, er fremgangsmåden den samme, som beskrevet i afsnit 3.4.3. For at printe listen, klik blot på knappen ”Print og eksporter”, som er placeret under tabellen med lånere. Det kan være du eksempelvis har brug for at printe en liste med alle elever i en klasse. Fremsøg klassens lånergruppe, og klik på knappen ”Print og eksporter”. Printet vil indeholde følgende informationer: 1. Navn 2. Lånernummer 3. Stregkode (til at fremsøge låneren på) 4. Adresse 5. Postnummer og by 6. Telefon 7. E-mail Hvis man ønsker at printe en liste hvor stregkoder står tæt op ad hinanden (brugbart for mange skoler) skal man inde i F7, Serveropsætning erstatte koden i ”Låner, HTML-printskabelon for lånerliste” med en anden kode. Den kode, den skal erstattes med kan findes bagerst i brugermanualen i Appendix A. Ønskes det i stedet at printe en liste kun med stregkode og lånernavn, kan man erstatte koden med koden i Appendix B. 41 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Opret låner 1. For at starte lånerregistreringen skal du klikke på ”Opret låner” ikonet, og en detaljeside fremkommer. 2. Vælg lånertypen: person, virksomhed, bibliotek eller gruppe2. Typen kan ikke ændres efterfølgende. Ved oprettelse af virksomhedslåner skal der også vælges type. Dette gøres i feltet ”Type". For virksomhedslånere af typen ”Privat” kan der sendes til inkasso, men ikke de øvrige typer. 3. Udfyld alle relevante felter for låneren; kontaktoplysninger, lånergruppe tilhørsfilial og kommune. Sæt også notifikationsmuligheder for låneren, læs herom i afsnit 5.6.7.1. Under navn kan man tilføje en værge, der pt. blot er en information til bibliotekaren om at låneren har en værge. En angivet værge har lige nu ingen funktionalitet i forhold til beskeder eller lignende. 4. Angiv lånerkort/låner-id under ”Brugerid”. Vælg type, status, og angiv nummeret (cpr-nummer, lånerkort-nr, eller UNI-login brugernavn). Angiv endvidere en pinkode, der bruges til alle brugerid. 5. Klik på knappen ”Opret låner”. Låner er nu oprettet og klar til udlån m.v. Figur 22 Lånere kan oprettes fra lånerfanen ved at klikke på “Opret låner” ikonet. Opret-formularen vises i en detaljeside, hvor brugeren skal udfylde alle obligatoriske felter. 2 Gruppe kan benyttes til institutioner eller til læsegrupper der ønsker at have en ansvarlig kontakt person der kan stå for udlån til gruppen. 42 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Sæt fraværsperiode for låner En låner kan markeres som fraværende for en periode eller på ubestemt tid. 1. Fremsøg låneren, der skal sættes en fraværsperiode for. 2. Dobbeltklik på den ønskede låner for at åbne detaljesiden. 3. Vælg datoerne ud for ”Fraværsperiode. 4. I perioden hvor låneren er fraværende, vil det betyde følgende: a. På reservationskøen i en bibliografisk post vises et rødt udråbstegn ud for låneren. i. Låneren springes over, men beholder sin plads i køen. b. På pluklisten vil vedkommendes reserverede materialer , blive udeladt. c. Særligt for Biblioteket Kommer-lånere: i. Ved fremsøgning af en låner på F2 -> Biblioteket Kommer vil låneren være markeret med et rødt udråbstegn. ii. På rutevisning (Biblioteket Kommer) vil låneren være markeret med et rødt udråbstegn, og låneren udelades fra kørelisten. Figur 23 Fraværsperioden kan være åben i begge ender. Dvs. der kan angives en start- og/eller slutdato. Slet låner 1. Først fremsøges låneren, som ønskes slettet, under fanen ”Låner”. 43 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 2. Dobbeltklik på den ønskede låner, så lånerstatus for låneren vises. 3. Tryk på knappen ”Slet”. a. Hvis sletningen fortrydes tryk på knappen ”Nej” i dialogvinduet ”Bekræft sletning”. b. Hvis brugeren stadig ønskes slettet tryk knappen ”Ja” i dialogvinduet ”Bekræft sletning”. En låner kan ikke slettes, hvis et af følgende kriterier opfyldes: Låner har aktive mellemværende Låner har aktive materialelån eller fjernlån Låner har en booking med aktive materialelån Hvis en låner, der opfylder et af ovenstående kriterier, forsøges slettet, vises et dialogvindue der fortæller, hvorfor låneren ikke kan slettes. Figur 24 Lånere kan slettes fra lånerstatus ved at klikke på ”Slet” knappen, hvorefter brugeren vil blive spurgt, om brugeren er sikker på at ville slette låneren. Lånerstatus I lånerstatus vises detaljer om en låner. Lånerstatus kan vises ved a. At dobbelt-klikke på en fremsøgt låner i søgningstabellen. b. At klikke på brugernes navn, som står over tabellen, ved udlån/aflevering eller reservation. Ved klik på f.eks. ”Udlånte”-tallet hoppes der direkte til ”Udlån” fanen. 44 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Når låner er søgt frem, er der følgende valgmuligheder: For at se stamdata for låneren vælges fanen ”Låner”. For at se udlån for låneren vælges fanen ”Udlån”. For at se reservationer for låneren vælges fanen ”Reservationer”. For at se gebyrer for låneren vælges fanen ”Mellemværende”. For at se beskeder sendt til låneren vælges fanen ”Beskeder”. Figur 25 Lånerstatus viser detaljer om en låner. De forskellige informationer tilknyttet låner er opdelt i faner. Indholdet af ”Låner”-fanen er afhængig af, hvilken lånertype der vises. F.eks. vil en virksomhed have andre stamdata end en låner af typen person. 5.6.5.1 Lånerstatus – Lånerfanen 1. På ”Låner”-fanen vises lånerens stamdata. 2. Foretag ændringer til stamdata og tryk derefter ”Gem”. 3. Hvis der er angivet ugyldigt information, f.eks. for få cifre i personnummeret, vises der en fejlbesked, og der kan ikke gemmes. For at annullere ændringerne, tryk på ”Annuller”. 45 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. Lånerens status kan printes på lånerdetaljesiden ved at klikke på ”Print lånerstatus”. Ved print af lånerens status samles en liste over lånerens navn, låner nr., lån, reservationer og gebyrer. 5.6.5.2 Lånerstatus – ”Udlån” fanen På ”Udlån” fanen vises de materialer, der er udlånt til låneren, og hvor antallet af udlån vises i fanes titel. F.eks. betyder ”Udlån (9)”, at der er ni udlån. Fra ”Udlån” fanen kan du desuden forny materialer eller sætte dem i bero. 1. Materialer, der har overskredet afleveringsfristen, vises med et ”!” i ”Afleveringsfrist” kolonnen. 2. For at forny et eller flere udlån skal de først markeres. Tryk derefter ”Forny valgte”. For at forny alle udlån trykkes ”Forny alle”. a. Hvis udlånene fornys, vises der meddelelse herom, og der vises et ”succes”-ikon. ”Afleveringsfrist”-kolonnen opdateres og viser den nye afleveringsfrist. b. Hvis udlånet ikke kan fornys, vises begrundelsen for afvisning i tooltippet for ”advarsels”-ikonet. Begrundelse for manglende fornyelse kunne være, at materialet er reserveret, eller at det har været fornyet det maksimale antal gange. 3. Hvis et udlån ikke kan fornyes, og du har rettighed til at overskrive, kan du gennemtvinge fornyelsen. Det gøres ved at markere de materialer, der ikke kunne fornys og derefter trykke på ”Gennemtving fornyelse”. 4. For at sætte et udlån i bero skal et udlån vælges og efterfølgende trykkes ”Sæt i bero”. Der skal nu indtastes eller vælges en ny afleveringsfrist. Klik OK, og applikationen opdaterer udlånet med den nye afleveringsfrist og kvitterer med besked om, at udlånet er sat i bero, og udlånet får status ”Sat i bero”. Er der aktive reservationer på det lånte materiale, gives besked i en pop-up. 46 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 26 Udlånsfanen giver et overblik over en låners udlån. Det er muligt at forny udlån fra denne fane og sætte udlån i bero. 5.6.5.3 Lånerstatus – Reservationsfanen I fanens titel vises antallet af de reservationer, der er klar til afhentning i parentes. På reservationer klar til afhentning vises: forfatter, titel, materialenummer, faustnummer, reservationstype, afhentningssted, sidste afhentningsdato og afhentningsnummer. Antallet af aktive reservationer vises under kolonnen med reservationer klar til afhentning. Se Figur 27. På de aktive reservationer får du oplysninger om: forfatter, titel, materialenummer (hvis det er en reservation på et enkelt materiale), faustnummer, reservationstype, afhentningssted, dato for oprettelsen af reservationen, interessedato og nummer i reservationskøen. 47 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 27 Reservationsfanen viser oversigt over låners reservationer. Nederste tabel indeholder alle lånerens reservationer. Øverste tabel viser de reservationer, der er klar til lånerens afhentning. Du kan slette reservationer ved at klikke på krydset. Både reservationer klar til afhentning og aktive reservationer kan slettes. Den reservation, der ønskes slettet, skal være markeret. Disse handlinger kan fortrydes, da ændringerne først træder i kraft, når du klikker på ”Gem” knappen. På de aktive reservationer kan interessedatoen ændres – enten ved at ændre datoen manuelt i feltet eller ved at bruge kalenderen til højre for det. 5.6.5.4 Lånerstatus – Mellemværende fanen På ”Mellemværende”-fanen vises de mellemværender (gebyrer og erstatninger), som låneren har. Tallet, der vises i fanens titel, angiver det samlede skyldige beløb. F.eks. betyder ”Mellemværende (kr. 120,00)”, at låneren samlet skylder kr. 120,00. Et mellemværende kan være tilknyttet mange materialer. Information om disse materialer kan ses via tool-tippet på ”Forfatter”- og ”Titel”-kolonnerne. I ”Status”-kolonnen kan du se gebyrets/erstatningens status. Applikationen opretter selv gebyrer ved for sent afleveret materiale og erstatninger ved stor overskridelse af afleveringsfristen. Det er også muligt 48 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ manuelt at oprette gebyrer og erstatninger ved at bruge ”Gebyr”- eller ”Erstatning”-ikonerne. Et gebyr eller en erstatning kan redigeres ved at markere en række i tabellen og derefter klikke ”Rediger”. På mellemværender kan der ses detaljer om mellemværendet og evt. tilknyttet lån ved at klikke på et mellemværendet. Et gebyr eller en erstatning kan annulleres ved at markere en række i tabellen og derefter klikke ”Annuller”. Når et gebyr/en erstatning annulleres, vil det ikke blive regnet med i lånerens samlede skyldige beløb. Figur 28 ”Mellemværende”-fanen viser lånerens mellemværende Mellemværende Låner kan have et økonomisk mellemværende med biblioteket i form af gebyrer eller regninger. I de følgende afsnit er beskrevet, hvordan mellemværende oprettes og håndteres i Cicero. 49 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 29 Eksempel visning af låners mellemværende. 5.6.6.1 Tilskrivning af gebyr Tilskrivning af gebyr vil ske i følgende situationer: Ved aflevering af afleveringsfrist. et materiale, hvor afleveringen sker efter lånets Ved fornyelse af et materiale, hvor fornyelsen foretages efter lånets afleveringsfrist. Det er også en fornyelse, hvis et materiale udlånes til en låner, der allerede har lånt materialet. Ved i bero-sætning af et lån, hvor bero-sætningen foretages efter lånets afleveringsfrist. Ved manuel oprettelse i Mellemværendefanen, se 5.6.5.4. Hvis materialet aldrig afleveres tilskrives gebyr af det natlige job sammen med oprettelsen af erstatning. Materialet anses for tabt når lånets afleveringsfrist er overskredet med et konfigureret antal dage (konfigureres pr. bibliotek). Hvis en låner er fritaget for erstatning, vil der hverken blive oprettet gebyr eller erstatning af det natlige job for denne låner. Er låneren fritaget for gebyr, vil erstatningen blive oprettet, men ikke gebyret. Tilskrevne gebyr kan brugeren se på fanen Mellemværender, se afsnit 5.6.5.4. Beregning af gebyr er baseret på takster, der er konfigureret pr. bibliotek. I beregningen indgår lånerens alder og det antal dage, afleveringen eller fornyelsen har overskredet udlånets afleveringsfrist. Gebyrtakster kan kun defineres for personlånere. Lånerens alder læses fra lånerens fødselsdato, men er lånerens alder ukendt, bruger systemet 12 år som alder. Ønsker man at oprette gebyr til andre end personlånere, skal det gøres manuelt på ”Mellemværende”-fanen, se afsnit 5.6.5.4. 50 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ En låner kan være fritaget fra at få tilskrevet gebyr, Hvis en låner er direkte eller indirekte tilknyttet en lånergruppe der er ”fritaget for gebyr”, bliver der ikke automatisk tilskrevet gebyr. Med indirekte henvises til at en lånergruppe arver egenskaber fra overliggende lånergrupper. Selvom en låner er ”fritaget for gebyr”, kan brugeren stadig manuelt oprette et gebyr på låneren. Et tilskrevet gebyr stiger ikke automatisk. Skal der ændres i gebyret, skal brugeren manuelt rette dets beløb. Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender. Det er en manuel arbejdsgang, der udføres fra ”F5 Mellemværende”, se 9.2.4. 5.6.6.2 Oprettelse af erstatning Oprettelse af erstatning sker i følgende situationer: Ved manuel oprettelse, se 5.6.5.4. Hvis materialet aldrig afleveres, oprettes erstatning af det natlige job. Systemet opretter også et gebyr på dette tidspunkt (se forrige afsnit for informationer om gebyret). Se afsnit 5.6.6.5 om den automatiske oprettelse af erstatning. I en erstatning indgår to beløb: materialepris og håndteringsomkostninger. Materialeprisen hentes fra det lånte materiale, hvis der ikke forefindes nogen materialepris på materialet vil der ud fra opsætningen i F6Standardpriser (se afsnit Error! Reference source not found.) blive tildelt en materialepris via standardpriser. Håndteringsomkostningerne hentes i stedet fra konfigurationen. Håndteringsomkostning konfigureres pr. bibliotek. Materialeprisen og håndteringsomkostninger hentes ved oprettelse af erstatningen, men kan ændres efterfølgende. Alle typer af lånere vil få oprettet erstatning, medmindre de er med i en lånergruppe, som er fritaget for erstatninger. Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender. Dette er en manuel arbejdsgang, der udføres fra ”F5 Mellemværende”. 5.6.6.3 Manuel oprettelse af mellemværende Gebyr og erstatninger kan oprettes manuelt. Dette gøres ved at fremsøge en låner, navigere til ’Mellemværende’-fanen og klikke på enten eller . Udover beløb og materialeoplysninger vedrørende et mellemværende kan der også gemmes en note til låneren samt en intern note. Note til låner anvendes i statusopgørelse og rykkere til låneren og som tekst på bevægelser på konto, når mellemværende betales. Den interne note sendes ikke til låner og kan kun ses på det pågældende mellemværende. Ved oprettelse og redigering af en erstatning kan materialepris håndteringsomkostninger hentes automatisk eller ved tryk på knappen 51 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ og . 5.6.6.4 Manuel annullering af gebyr og erstatning Gebyrer og erstatninger på låneren i ”Mellemværende”-fanen kan annulleres ved at markere et gebyr eller erstatning og trykke på ”Annullér”. Status-kolonnen for det markerede vil nu blive opdateret med ”Annulleret”, se sidste afsnit i 5.6.5. 5.6.6.5 Igangsætning af erstatningsforløb Cicero igangsætter automatisk et erstatningsforløb for tabt materiale, når et udlån har passeret afleveringsfristen med et konfigurerbart antal dage. Den beregnede erstatning er en sum af materialepris og håndteringsomkostninger. Materialeprisen hentes fra materialet, og håndteringsomkostningerne hentes fra konfigurationen. Når en erstatning oprettes automatisk sættes materialet til ”bortkommetikke betalt”. Når et materiale er sat som bortkommet-ikke betalt, vil det optræde på lånerens udlånsliste, men ikke kunne lånes til andre lånere. 5.6.6.6 Automatisk annullering af erstatning Ved aflevering af et materiale, annulleres automatisk erstatningen der måtte være oprettet på det. Annullering betyder, at erstatningen stadig kan ses under lånerstatus, men at erstatningssummen nulstilles. Applikationen gør det bortkomne materiale lånbart igen, når det afleveres. 5.6.6.7 Betaling af mellemværende Når en låner betaler mellemværender til en ansat, kan den ansatte vælge mellem hel eller delvis betaling af mellemværendet eller fuld betaling af alle lånerens mellemværender. Hvis der betales delvist, vil Cicero vælge at betale de ældste mellemværender først. Betaling foregår på lånerens ”Mellemværende” fane: 1. Markér et mellemværende og tryk på ”Betal”-knappen. 2. Vælg mellem ”betal markerede” eller ”betal alle” mellemværender. 3. Vil man printe en kvittering, kan man vælge det til med checkboksen, se Figur 30. Herefter vil en kvittering blive udskrevet, når betalingen gennemføres ved at trykke på ”OK”-knappen. I tilfælde af at en printer ikke er tilknyttet, vil kvitteringen kunne gemmes som en HTML-fil. 4. Hvis checkboksen ”Foretag betaling i ØS” er markeret, bliver betalingen overført til økonomisystemet. Hvis betalingen allerede er foretaget, skal markeringen fjernes, inden man trykker ”OK”. Ved betaling opretter applikationen en transaktion med betalingen på en gebyrkonto eller erstatningskonto som konfigureret. Se afsnit 10.1.2. 52 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 30 Under betalingen kan kvittering vælges fra og til. 5.6.6.8 Fortryd seneste betaling Ved fejlregistreret betaling (hel- eller delvis), f.eks. hvis den ansatte har registreret en betaling af et mellemværende, men låneren alligevel ikke kan betale, kan den ansatte fortryde seneste betaling. Denne funktion skal ikke forveksles med funktionen ”Tilbagebetal erstatning”, som anvendes ved tilbagebetaling til låner, hvis f.eks. vedkommende afleverer en bog efter at have betalt en erstatning for den. Når betalingen registreres, opretter applikationen en transaktion på en konto. Fortrydes betalingen, opretter applikationen endnu en transaktion for at modregne beløbet på samme konto. Se afsnit 6.8. 5.6.6.9 Tilbagebetal erstatning Når et materiale, der er oprettet en erstatning på, alligevel bliver afleveret, og der allerede er blevet registreret en betaling herpå, kan brugeren tilbagebetale det betalte beløb. Dette gøres ved at markere erstatningen, og trykke på knappen ”Tilbagebetal erst.”. Denne proces afleverer ikke materialet automatisk. 53 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Da erstatningen blev betalt, oprettede applikationen en transaktion på det betalte beløb. Ved tilbagebetaling af erstatning opretter applikationen endnu en transaktion på samme konto for at modregne. 5.6.6.10 Blokering af låner pga. mellemværende I konfigurationen kan der sættes en maksimalt tilladt gældsgrænse for lånere (se afsnit 5.6.6.11) og en grænse for, hvornår lånere igen får fjernet deres blokering. Blokering kan aktiveres og deaktiveres på et bibliotek med konfigurationen ”Blokering af låner”. De to gældsgrænser er: ”Beløb for blokering af låner i kr.” og ”Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr.”. Blokering sker, hvis lånerens samlede gebyrer overstiger ”Beløb for blokering af låner i kr.” og kun ved afsendelse af saldoopgørelse til låneren. Årsagen er at låneren skal have et varsel om blokeringen og i saldoopgørelsen vil stå en frist; En dato beregnet som dags dato plus f.eks. otte dage. Fristen konfigureres pr. bibliotek, i ”Blokeringsvarsel i dage”. Betaler låneren sit mellemværende inden fristen, så det skyldige beløb kommer under gældsgrænsen ”Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr.”, ophæves blokeringen. Hvis dette ikke sker inden den varslede dag, bliver låneren forhindret i at foretage yderligere lån og reservationer. Annullering af gebyr og redigering af gebyrbeløb vil ligeledes kunne fjerne blokeringen. Det er kun summen af lånerens gebyrer, der har indflydelse på blokering og fjernelse af blokering. Erstatninger har ikke betydning i denne sammenhæng. 5.6.6.11 Konfiguration I beregning af gebyr indgår takster baseret på lånerens alder og det antal dage, hvormed lånet har overskredet afleveringsfristen. Denne oplysning læses fra konfigurationen og er konfigureret pr. bibliotek. I beregningen af erstatningssum indgår materialets pris, som læses fra materialets oplysninger i Cicero og en håndteringsomkostning, som læses fra konfigurationen. I konfigurationen er også en parameter, der fortæller, hvor længe efter afleveringsfristen, at erstatning skal igangsættes. Denne konfiguration ligger sammen med konfigurationen for gebyrer og er således også pr. bibliotek. I blokering og fjernelse af blokering af låner indgår to beløb. Beløbsgrænsen for hvornår låner bliver blokeret og beløbsgrænsen for, hvornår låner ikke længere er blokeret og igen kan låne og reservere. Beskeder sendt til låneren Under ”Besked”-fanen på en låner, er det muligt at se de beskeder, der er blevet sendt til låneren fra biblioteket. Dette dækker over sms, e-mail og digital post. Her er det er muligt at se det originale afsendertidspunkt og hvornår beskeden har skiftet til den nuværende status, altså det ændrede tidspunkt. De forskellige beskeder kan sorteres efter kategori mm. Der er mulighed for at se dato og tid for, hvornår beskeden blev sendt. Samtidig er der en status, som viser, om beskeden er sendt, afventer eller er fejlet. Efter 30 dage kan selve beskeden desværre ikke vises længere grundet loven om anonymisering. Beskeder som ikke kan sendes digitalt til låneren, enten fordi de fejler eller fordi låneren ikke er tilmeldt digitalt post, kan ses og administreres i hovedområdet ”Lister” under fanen ”Beskedkø”. Læs mere i afsnit 9.3. 54 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Beskederne kan printes ved at anvende knappen ”Print valgte”. Figur 31 Under ”beskeder” fanen kan de beskeder en låner er blevet tilsendt ses og printes. 5.6.7.1 Notifikationsmuligheder hos låneren Lånerens fortrukne notifikationsvej defineres inde på lånerens detaljeside. Notifikationer kan sendes som sms og e-mail og digital post, og vælges ved at give telefonnummeret og e-mailadressen en bestemt type, nemlig den hvor der står (notif). Når denne type er valgt, sættes automatisk et flueben i tjekboksene nederst. Du kan kun fjerne fluebenet ved at ændre typen, og altså ikke ved at klikke på boksen. Hvis låneren er tilmeldt digital post og låner ønsker, at biblioteket skal anvende denne, skal der sættes flueben ud for digital post. Notifikationerne bruges til at kontakte låneren, hvis eksempelvis et reserveret materiale er klar til afhentning, et materiale snart skal afleveres osv. 55 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 32 På en låners side kan der igennem dropdown-menuerne vælges, hvilke notifikationsmuligheder der skal slås til. Du kan vælge hvilke typer af beskeder/notifikationer du ønsker at sende til låneren i hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning” ved at skrive den eller de værdier du ønsker – f.eks. ["EMAIL","SMS"]. Dit valg afhænger desuden af lånerens primære notifikationsvalg som beskrevet ovenfor. Oversigt over de notifikationstyper, der sendes til låneren: Område Type Beskrivelse Låner SMS, email, digital post Velkomst til ny låner Udlån SMS, email, digital post Udlånskvittering Aflevering SMS, email, digital post Materialelån skal snart afleveres Aflevering SMS, email, digital post Afleveringsfrist overskredet, hjemkaldelse af materialet Aflevering SMS, email, digital post Materiale er afleveret Reservation SMS, email, digital post Reservation udløbet Reservation SMS, email, digital post Reservation slettet 56 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Reservation SMS, email, digital post Materialelån klar til afhentning ved skranke Reservation SMS, email, digital post Materiale klar til afhentning til brug i læsesal Reservation SMS, email, digital post Materiale klar til afhentning Booking SMS, email, digital post Låner ændres på booking Booking SMS, email, digital post Booking slettes Booking SMS, email, digital post Booking går fra aktiv til proces Booking SMS, email, digital post Booking afvist Mellemværende Digital post Saldoopgørelse Mellemværende Digital post 1. rykker Mellemværende Digital post 2. rykker Mellemværende Digital post 3. rykker Blokér låner Som beskrevet i afsnit 5.6.6.10 kan Cicero automatisk blokere lånere, hvis der samlede gæld overstiger den angivne værdi. Endvidere kan Cicero automatisk blokere lånere, hvis de indtaster en forkert pinkode på selvbetjeningsautomaterne. Dette skal dog sættes op på automaten. Derudover kan man også manuelt blokere lånere. Der er seks blokeringsgrunde: Blokeret af selvbetjeningsautomaten (automatisk) Forlænget udelukkelse Gebyrgrænse overskredet (automatisk) Selvoprettet på web Stjålet Udelukket For at blokere en låner skal man fremsøge låneren og åbne detaljevisningen: 1. Angiv blokeringsdato oppe i højre hjørne 2. Vælg blokeringsårsag i dropdown menuen 3. Afslut ved at klikke gem For at fjerne en blokering skal man slette blokeringsdatoen og klikke gem. Herefter vil låneren kunne låne bøger igen. Den automatiske blokering ved overskridelse af gældsgrænse bliver automatisk fjernet, når låner betaler sin gæld. 57 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Biblioteket Kommer Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen. For at tilføje en låner til Biblioteket Kommer skal du åbne den almindelige detaljevisning for låneren. Under Biblioteket Kommer vælges ”Deltager i ordning”. Herefter får du mulighed for at udfylde Biblioteket Kommeroplysninger for låneren. Udfyld ansvarlig bibliotekar, rute, kørselsnote og interesseområde. For at en bibliotekar kan sættes som ansvarlig, skal vedkommende have tildelt rettigheden ”Biblioteket Kommer-ansvarlig”. Hvis Biblioteket Kommer-lånere skal have en længere udlånsperiode end andre lånere, bør der oprettes en ny udlånsprofil, hvor udlånsperioden specificeres. Udlånsprofilen tilføjes alle de materialegrupper, som Biblioteket Kommer-lånere må anvende. Til denne udlånsprofil knyttes en lånergruppe f.eks. kaldet ”Biblioteket Kommer”. Læs mere under afsnit 11.1.3 Materialegrupper og udlånsprofiler. Figur 33 Tilføj låner til Biblioteket Kommer-ordning Opret ruter til Biblioteket Kommer For at oprette og redigere ruter i Cicero, skal du som bruger have rettigheden ”Biblioteket Kommer – Opret og rediger”. Åbn F6 -> ruter og vælg Biblioteket Kommer. Klik på opret rute og udfyld navn samt beskrivelse. Du har mulighed for at tilføje køredage til ruten ved at trykke på plusset og vælge en dato. 58 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 34 Håndter ruter for Biblioteket Kommer Datoen tilføjes, når du klikker på den i kalenderen. Du tilføjer Biblioteket Kommer-lånere ved at klikke på plusset ud for ”Lånere”. Herefter vises en popup, hvor du har mulighed for at fremsøge låneren ud fra en række kriterier. Figur 35 Tilføj lånere til en rute 59 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Du kan f.eks. fremsøge lånere, som en bestemt bibliotekar er ansvarlig for. Du kan fremsøge alle Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og trykke på ”søg”-knappen. Lånere og køredage kan slettes fra ruten ved at klikke på slet-ikonet under tabellen. Det er muligt at placere BK-lånere på ruten i en foretrukket rækkefølge ved at flytte de enkelte lånere op og ned med pilene på rutevisningen. Print lister til Biblioteket Kommer Rute (køreseddel) 1. Gå til F6 -> ruter og vælg Biblioteket Kommer. 2. Åbn den rute, du vil printe. 3. Klik på knappen ”Print og eksporter” og vælg det ønskede format. Der udskrives nu en køreliste til chaufføren, som foruden navn, adresse og telefonnummer på lånerne, indeholder leveringsnote og navn på den ansvarlige bibliotekar for hver låner. Hvis en låner på ruten er fraværende på det tidspunkt, hvor kørelisten udskrives, bliver vedkommende udeladt på udskriften. Liste over en låners tidligere lån 1. Gå til F2 -> låner og fremsøg låneren på normal vis. 2. Åbn detaljevisningen. 3. Vælg ”Print lånerstatus” For Biblioteket Kommer-lånere indeholder dette print også lånerens tidligere lån. Det er muligt at angive, hvor længe oplysninger gemmes før de anonymiseres for Biblioteket Kommer-lånere. Se afsnit 5.4.2 om anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata. Liste over Biblioteket Kommer-lånere 1. Gå til F2 -> Biblioteket Kommer. 2. Klik på pilen for at fremsøge en låner. Herefter vises en pop-up. 3. Fremsøg de lånere, du vil udskrive. Du kan få vist en liste over alle Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og trykke på søg. 4. Klik på Print og eksporter og vælg det ønskede format. 60 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 36 Print alle Biblioteket Kommer-lånere Find og reserver materialer Gå til F2 -> Biblioteket Kommer. Fremsøg den låner, du vil finde materialer til. Når du har valgt en låner, vil søgeområdet være aktivt, og lånerens navn fremgår længst til højre for søgefeltet. Nu kan du fremsøge materialer som vanligt. Af tabellen vil det fremgå, hvis et materiale tidligere har været udlånt til den valgte låner. Dette vises med en advarselstrekant i tabellen. Materialet kan dog stadig reserveres til låneren. Når du har indtastet et CQL-søgeudtryk, har du mulighed for at gemme det ved at klikke på knappen placeret ude til højre i søgefeltet. Søgningen gemmes kun for den valgte Biblioteket Kommer-låner og gør det således muligt at gemme søgekriterier, der afspejler den enkelte låners interesser. 61 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 37 Gem søgning for denne låner Når du klikker på tilføj til reservation, vil den valgte låner automatisk blive tilknyttet reservationskurven. Udlån Du udlåner materialer til Biblioteket Kommer-lånere på normal vis. Du vil imidlertid blive gjort opmærksom, hvis du er ved at udlåne et materiale til en låner, som tidligere har lånt materialet. Dette vises med en advarselstrekant. Du har dog mulighed for at gennemtvinge udlånet, hvis du alligevel ønsker at udlåne materialet til låneren. Ønsker du at materialer skal autoudlånes til Biblioteket Kommer-lånere, bør du oprette en lånergruppe for disse og vælge ”Autoudlån”. 62 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 38 Denne Biblioteket Kommer-låner har tidligere lånt det valgte materiale. Sæt fraværsperiode for låner Alle lånere kan markeres som fraværende for en periode. Dette gøres ved at gå til F2 -> låner og åbne detaljesiden for en låner. Vælg datoerne ud for ”Fraværsperiode”. Hvis en Biblioteket Kommer-låner er fraværende, vil det fremgå følgende steder: På rutevisningen: Der vises et rødt udråbstegn ud for låneren. På reservationskøen i en bibliografisk post: Der vises et rødt udråbstegn ud for låneren. Låneren bliver udeladt fra kørelisten, der udskrives. Låneren springes over, men beholder sin plads i køen. Ved fremsøgning af en låner under F2 -> Biblioteket Kommer vil fraværende lånere være markeret med et rødt udråbstegn. Et materiale vil ikke fremgå af pluklisten hvis reservationen tilhører en fraværende BK-låner. 63 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 39 Rutevisning, hvor en låner er fraværende for en periode 64 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 6 Accession Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i hovedområdet ”Accession”. Området er dedikeret til anskaffelse, indkøb og modtagelse af nye materialer. Det er her, du fremsøger bibliografiske poster på materialer biblioteket allerede har beholdning på - dette foregår primært med henblik på at anskaffe sig yderligere eksemplarer eller indkøber eksemplarer af helt nye materialer. Det er også i dette område, at du kan tilgå ugens materialevalgslister og foretage gennemsyn af listerne samt forestå bestillinger af materialerne. Materialerne bestilles herefter direkte hos leverandøren via det elektroniske Editx-samarbejde. Vær opmærksom på at abonnement for periodika beskrives særskilt i kapitel 11. Søgning Funktion: Tilføj bibliografiske poster til en materialevalgsliste Hovedområde: Accession Fane: Søgning For at kunne foretage materialevalg søges efter de bibliografiske poster, som ønskes tilføjet til en materialevalgsliste. Søgningen foretages med en CQL-søgning under fanen ”Søgning”, som vist i Figur 40. Her er der søgt på udtrykket ti=”Da Vinci”. Det er muligt at søge på bibliografiske poster på andre biblioteker ved at indtaste biblioteksnummeret. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den også returnerer resultater, du ikke har beholdning på. Det er muligt at søge ud fra sin egen ugeliste fra dansk bogfortegnelse ved at taste: kk=dbf<årstal><ugenr> Hvis du har behov for at søge efter flere uger kan søgeudtrykket se således ud: kk=dbf<årstal><ugenr> OR kk=dbf<årstal><ugenr> OR kk=dbf<årstal><ugenr>. Skal der kun søges skolerelevant materiale skal udtrykket se således ud: kk=dbf<årstal><ugenr> AND sf=s 65 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 40 viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQLsøgefeltet. En bibliografisk post er valgt og kan tilføjes til materialevalgslisten. 1. Foretag en CQL-søgning. Resultatet af søgningen vises nu i tabellen. 2. Vælge de poster fra tabellen, som du ønsker at tilføje til en materialevalgsliste, ved at markere med klik i checkboksen yderst til venstre i listevisningen. 3. Vælg den materialevalgsliste, du vil tilføje poster til. (Vælg mellem mulighederne i dropdown-menuen til venstre for knappen ”Tilføj til materialevalgsliste”). 4. Når du har valgt en materialevalgsliste” aktiv. materialevalgsliste, er knappen ”Tilføj til 5. Klik på ”Tilføj til materialevalgsliste” for at føje de valgte poster til materialevalgslisten. 6. Der kan foretages nye søgninger og tilføjes nye poster til en liste, så længe den ikke er afsendt som ordre, og derfor stadig har status ”åben”. Du kan også vælge at oprette en ny liste ved at klikke på ”Opret liste” til højre for søgemenuen (se Figur 40). En fly-in vises (se Figur 41), og der indtastes et passende navn til listen. Klik derefter ”Gem”. Klik på ”Annuller”, hvis du fortryder oprettelsen. Det er muligt at knytte en bestemt filial til listen via en filial-dropdown. Dette er frivilligt, og denne filial-dropdown må gerne være tom, når du gemmer. Desuden kan du knytte en deadline til materialevalgslisten. Denne er udelukkende til information omkring forventet deadline og kan eksempelvis bruges, hvis flere skoler bestiller materialer sammen, også selvom deadline på listen overskrides, har det ikke konsekvenser for materialevalgslisten, og du kan godt arbejde videre med din liste på trods af overskridelse af den påsatte deadline. Det er muligt at redigere en allerede oprettet liste, samt at kopiere listen til udvalgte filialer, se afsnit 6.2. 66 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 41 viser, hvordan man opretter en materialevalgsliste, som man kan tilføje bibliografiske poster til. Navn er obligatorisk ved oprettelse af materialevalgslisten, hvorimod filial og deadline er frivilligt at tilføje. Materialevalg Funktion: Bestilling af materialer Hovedområde: Accession Fane: Materialevalg For at foretage materialevalg åbnes fanen ”Materialevalg”. Du skal først vælge, at se på de lister der endnu ikke er afsendt som ordre, ved at vælge status ”Åben”. Dernæst skal du vælge hvilken periode du ønsker at se de åbne lister for, og trykke på opdatér ikonet. Perioden er baseret på oprettelsesdatoen, dette vil sige datoen hvor den pågældende er liste er oprettet første gang. Hvis listen efterfølgende bliver opdateret er oprettelsesdatoen således stadig datoen, hvor listen blev oprettet første gang. Herefter kan du vælge den liste du er interesseret i, i dette felt . Ønskes det at generere nye eller opdatere lister fra DBC gøres dette ved at klikke på og vælge de uger der skal generes/opdateres lister til. Når listen er valgt, vises posterne i en listevisning (se Figur 42). 67 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 42 Her er valgt en materialevalgsliste kaldet ”Skønlitteratur” med status ”åben”, som er oprettet indenfor den valgte periode. Bemærk at i materialevalgslistens header kan du vælge at se priser fra forskellige leverandører, samt filtrere antal og pris på bestillinger pr. filial, se nedenstående afsnit 6.2.1 og afsnit 6.2.3. Et konkret brugseksempel kunne være at man skulle danne en ny liste for den kommende uge. I dette tilfælde skal man starte med at klikke på og vælge den kommende uge i dialogboksen. Herefter skal man sikre sig at oprettelsesintervallet indeholder den dato hvor listen originalt blev oprettet, hvilket i dette tilfælde ville være i dag. Derefter klikkes der på den kommende uge vil nu kunne findes i og listen for . I listen er det muligt at slette enkelte eller flere poster ved at markere dem og klikke på i nederste venstre hjørne. Du kan redigere en eksisterende liste ved at trykke på ”Redigér liste”-ikonet, se Figur 42. En fly-in kommer til syne, hvorfra du kan ændre navn, deadline og eventuelt filial, som listen er knyttet til. Fra denne fly-in er det også muligt at kopiere listen til andre filialer eller slette hele listen. Når der genereres nye eller opdateres lister er det ikke altid at det er muligt at generere/opdatere listerne for eksempel grundet, at der ikke er nogen materialer på listerne eller, at opsætningen af listernes skabeloner er forkert. De lister der ikke kunne genereres/opdateres vises i en dialogboks når ugens lister generes/opdateres (se Figur 43). De resterende lister for ugen bliver genereret/opdateret trods denne dialogboks. 68 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 43 Eksempel på visning af materialevalgslister der ikke kunne genereres eller opdateres Hent priser For at hente priser til materialerne på listen skal du først vælge en leverandør og en leverandøraftale. Priserne hentes med typeangivelse. Typeangivelse kan være en af følgende: • Forventet pris præcis • Faktisk pris • Forlagets nettopris • Forventet prisoverslag • Pris kan ikke oplyses endnu Kan ikke leveres Før musen over prisen for at se, hvor længe den er gyldig. Hvis du vælger en anden leverandør og en anden aftale, kan prisen blive en anden. Applikationen henter automatisk en ny pris, når der skiftes leverandør. Bestil materialer For at oprette en bestilling af en bibliografisk post skal du dobbeltklikke på posten i materialevalgslisten. En detaljeside vises, og på fanebladet ”Bestillingsoplysninger” kan du oprette bestillingslinjer. Der kan oprettes linjer, indtil der afsendes ordre, hvormed listen automatisk lukkes. 1. Klik på ”Opret bestillingslinje” i detaljevisningen for at oprette en ny bestillingslinje. 2. Herved fremkommer en skabelon, der udfyldes med relevante oplysninger. a. Under skabelonen er det muligt at vælge en ny leverandør og en ny aftale for det enkelte materiale. Hvis den valgte aftale har en standard økonomikonto vil denne vælges (hvis kontoen er åben). 69 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hvis det ønskes, kan der dog vælges en anden konto end aftalens standardkonto. b. Prisen vil som udgangspunkt være angivet som den fra hovedsiden valgte leverandørens pris. c. Vælg ”Manuelt” for at angive prisen manuelt. d. Opret bestillingen ved at klikke på knappen ”Opret”. Det bekræftes, at bestillingen er oprettet uden fejl. e. En linje oprettes i tabellen under fanen ”Bestillingsoplysninger”. Her vises udvalgte oplysninger fra de oprettede bestillinger. F.eks. under kolonnen ”Subtotal” vises prisen for alle eksemplarer i en bestilling. Figur 44 viser et eksempel på en udfyldt skabelon, der er klar til at blive oprettet Se materialebestillinger materialevalgslisten for en enkelt filial på Det er muligt at filtrere på filial på en materialevalgslistes bestillinger, således at man kun ser de bestillinger (antal og pris), som den valgte filial har bestilt (se Figur 42). Alle bibliografiske poster vises stadig på listen, men der står blot ”0” i antal og 0,00kr i subtotal for de bibliografiske poster, som den valgte filial ikke har bestilt fra. Tilføj kommentar til materiale Det er muligt at tilføje en kommentar til et materialevalg ved at navigere til fanen ”Kommentarer” under en posts detaljeside. 70 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 45 viser en kommentar tilføjet til et materialevalg på en materialevalgsliste Afsendelse af ordre Som det ses i Figur 46Figur 46 nedenfor, er listen gennemgået, og alle ønskede bestillingslinjer er oprettet. Under kolonnen ”Enhedspris” vil det stadig være leverandørens pris, der vises (dvs. den leverandør, der er valgt fra hovedsiden), mens ”Subtotal” vil indeholde den faktiske pris (der er baseret på bestillingslinjerne). I ”Total inkl. moms” vises den samlede faktiske pris for hele listen. Du kan oprette og afsende ordren ved klik på knappen ”Send ordre”. Det bekræftes, at ordren er oprettet og afsendt. En bestilling vil resultere i flere ordrer, hvis forskellige leverandører er valgt for materialerne. En ordre samler bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme kundenummer. Når ordrerne er oprettet, lukkes materialevalgslisten, og der kan ikke længere tilføjes flere bestillinger til listen. Midlertidige materialenumre Ved afsendelse af ordre, oprettes alle de materialer du har bestilt med midlertidige materialenumre i systemet. Det betyder at lånere kan reservere materialerne, før de er modtaget. Materialerne kan kendes på deres status (f.eks. bestilt eller afsendt), samt på deres materialenummer. Alle midlertidige materialenumre har nemlig samme struktur: A<nummer> Fejlede ordrer Hvis afsendelse af ordrer fejler, vises detaljeret fejlbesked omkring, hvilke af ordrerne, der fejlede. Fejlede ordrer kan forsøges gensendt fra fanen ”Ordrer”. 71 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 46 viser et eksempel på bibliografiske poster med udfyldte bestillinger Ordrer og konti Når ordren er sendt/oprettet vil der blive oprettet bevægelser på de konti, der er valgt under bestillingen. Hver bestillingslinje vil, hvor subtotalen er større end 0, få oprettet en bevægelse. Se afsnit 6.8 for yderligere information om materialekonti og bevægelser. 72 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 47 Eksempel på kontobevægelser, der er oprettet i forbindelse med bestilling af materialer. Søgning af ordrer Funktion: Søgning på ordrer i applikationen Hovedområde: Accession Fane: Ordrer Underområde: Ordreoversigt I Cicero kan du fremsøge afsendte ordrer i applikationen. Oplysningerne i en ordre kommer fra bestillingerne foretaget ud fra materialevalgslisten. Ordren samler bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme kundenummer. Du foretager en søgning under fanen ”Ordrer”. 5. Der kan søges på følgende parametre: Oprettelsesdatoen for ordren i en periode. Du vælger fra og til dato for perioden, du vil søge i. Status på ordren. Der kan søges på en konkret status eller alle. Leverandøren for ordren. Du kan søge på en konkret leverandør eller alle. Faustnummer. Du kan søge efter et specifikt faustnummer, og alle ordre som indeholder dette faustnummer vil blive fundet. Ordrelinje. En ordre består af en række ordrelinjer, der hver har et unikt nummer. Du kan søge på et ordrelinjenummer, hvor ordren med det indtastede ordrelinjenummer bliver fundet. 6. Resultater på søgningen bliver vist i en tabel. Standardsortering er efter leverandør og derefter nyeste oprettelsesdato. 7. Søgeresultater og søgekriterier kan nulstilles ved at trykke på knappen ”Nulstil”. 73 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 48 Fanen ”Ordrer”, hvor du kan søge efter ordrer. Detaljevisning af ordre Du kan se detaljer om en ordre ved at dobbeltklikke på en ordre i listen. Ordren vil blive vist i en detaljeside. I detaljesiden for en ordre er der to faner: ”Ordrelinjer” og ”Ordre”. 74 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 49 Detaljevisning af ordrelinjer Ordrelinjer ”Ordrelinjer” fanen giver et overblik over, hvilke materialer der er bestilt, antallet af materialer, den forventede pris, og hvor materialerne ønskes placeret. Ved at dobbelt-klikke på en bestemt bestillingslinje, kan man se yderligere detaljer for netop denne ordrelinje. Desuden er det muligt at redigere status for bestillingslinjen fra ”bestilt” til enten ”udsolgt”, ”kan ikke skaffes” og ”annulleret”. Når status ændres til ”Udsolgt”, ”kan ikke skaffes” eller ”annulleret”, slettes materialer der lå på denne ordrelinje, låneren bliver underrettet, hvis der ligger reservationer på de materialer der slettes. Ordre I ”Ordre” fanen kan du se alle hændelser, der er sket på ordren. Ordreloggen indeholder en liste af hændelser på ordren. Følgende værdier vises for en hændelse: Dato: Tidspunkt for hændelsen Type: Hændelsestypen (f.eks. ”Note redigeret” eller ”Ordre afsendt”) Ny værdi: Hvis hændelsen har resulteret i ændringer på ordren (f.eks. hvis note ændres), så vises den nye værdi. Udført af: Brugeren, der har udført en handling på ordren. Derudover kan du redigere følgende detaljer for ordren. Status kan opdateres til internt opfølgning Hvis en ordre har status ”Ikke afsendt”, er det muligt at gensende den med knappen ”Gensend ordre”. En intern note kan tilføjes 75 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Ship notices Funktion: Overblik over ship notices Hovedområde: Accession Fane: Ordrer Underområde: Ship notices Under “Ship notices” kan du få et overblik over de ship notices, der er blevet modtaget af applikationen. En ship notice er en fil fra leverandøren med materialenummer på de bestilte materialer. Figur 50 Figuren viser en liste over modtagne ship notices. Der kan søges på følgende parametre: Oprettelsesdatoen for ship noticen i en periode. Du vælger fra og til dato for perioden, du vil søge i. Status for ship noticen. Der kan søges på en konkret status eller alle. Ordrenummer. Der kan søges efter ship notice, som er sendt til en bestemt ordre. En ship notice kan hentes ned på det lokale filsystem som en XML-fil ved at vælge en ship notice fra listevisningen og trykke på knappen “Hent ship notice”. 76 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Ved at dobbeltklikke på en ship notice vises eventuelle fejlmeddelelser vedrørende den valgte ship notice i forbindelse med modtagelsen af denne. Figur 51 Figuren viser en liste over fejlbeskeder knyttet til en ship notice. Fakturaer Funktion: Overblik over fakturer Hovedområde: Accession Fane: Ordrer Underområde: Fakturaer Under ”Fakturaer” kan et overblik over de fakturaer, der er blevet modtaget af applikationen fås. 77 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 52 viser en liste over modtagne fakturaer Der kan søges på følgende parametre: Oprettelsesdatoen for faktura i en periode. Du vælger fra og til dato for perioden du vil søge i. Status for faktura. Der kan søges på en konkret status eller alle. Ordrenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en bestemt ordre. Ordrelinjenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en bestemt ordrelinje. En faktura kan hentes ned på det lokale filsystem ved at vælge en faktura og trykke på knappen “Hent faktura”. Fakturaer kan betales eller afvises ved at markere dem og trykke på ”Afvis faktura” eller ”Betal faktura”. Herefter sender Cicero en besked til økonomisystemet om, at fakturaen må/ikke må betales. Modtagelse Funktion: Automatisk og manual modtagelse af materialer Hovedområde: Accession Fane: Modtagelse Underområde: Modtag materiale og Manuel modtagelse 78 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Under ”Modtagelse” kan der modtages bestilte materialer. Der kan både modtages materialer, som der er kommet en ship notice på (automatisk modtagelse) og materialer uden ship notice (manuel modtagelse). Endvidere er det også her man modtager periodika. Modtagelsen af periodika er beskrevet i afsnit 12.7. Figur 53 Figuren viser automatisk modtagelse Modtag materialer For at modtage materiale der er klargjort, skal man blot fremsøge de modtagne materialer i Cicero. Det er muligt at fremsøge materialer på følgende måder: Manuel indtastning af materialenummer med tastatur Stregkodescanner RFID læser (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5) Når et materiale er fremsøgt bliver det tilføjet listen. Hvis materialet har status ”Undervejs” bliver checkboksen til venstre krydset af. Hvis materialet har en anden status eller hvis materialet ikke kan findes, bliver det stadig tilføjet listen, men checkboksen bliver ikke krydset af. Når de ønskede materialer er fremsøgt/tilføjet listen, modtages de ved at klikke på knappen ”Modtag”. Alle materialer, der er markeret med flueben vil nu få status ”Hjemme”. Det er også muligt at opfylde reservationer ved modtagelse. Dette gøres ved at krydse ”Opfyld reservation” af, og så trykke på ”Modtag”. Når materialer føjes til listen, kan en række ikoner indikere forskellige beskeder: 79 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hvis et materiale er reserveret bliver det markeret med en stjerne Hvis et materiale allerede er modtaget bliver det markeret med et udråbstegn i en cirkel Hvis et materiale ikke kan findes ud fra materialenummeret, bliver det markeret med et udråbstegn i en trekant Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke på ”Print labels” knappen. Manuel modtagelse Før man manuelt kan modtage materialer, skal de fremsøges i Cicero. Det er muligt at fremsøge materialer ud fra følgende parametre: Ordrenummer Ordrelinjenummer Faustnummer Leverandør. ISBN (kan også scannes ind) Figur 54 Manuel modtagelse på baggrund af ordrenummer. Hvis man eksempelvis har modtaget materialer fra ordrenummer 3, kan de modtages ved at fremsøge ordrenummeret. Alle materialer på ordren vil nu blive vist, og de kan behandles som de skal. 80 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hvis materialet skal have skiftet dets midlertidige materialenummer ud med et permanent, dobbeltklikkes på materialet for at åbne detaljevisningen. Figur 55 Figuren viser materialeredigerings mulighederne Det midlertidige nummer overskrives ved at scanne det permanente nummer, og klikke ”Gem”. Fra detaljevisningen kan man også ændre opstillingsoplysninger, materialegruppe etc. Hvis materialet skal have RFID, er det også herindefra man skriver til denne (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5). Når man har haft detaljevisningen åben, foretaget ændringer (f.eks. udskiftet det midlertidige materialenummer) og klikket ”Gem”, vil materialet blive markeret med et flueben. Hvis et materiale er reserveret, er det markeret med en stjerne Hvis et materiale allerede er modtaget er det markeret med et udråbstegn i en cirkel . . For at afslutte og modtage materialerne, klikkes på ”Modtag”. Alle materialer markeret med flueben vil nu få status ”Hjemme”. Det er også muligt at opfylde reservationer ved modtagelse. Dette gøres ved at krydse ”Opfyld reservation” af, og så trykke på ”Modtag”. Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke på ”Print labels” knappen. 81 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Katalogisering Funktion: Katalogisering Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Underområde: Søg bibliografisk post Under Katalogisering kan du oprette bibliografiske poster eller tilføje lokale felter til bibliografiske poster. danMARC2-regler for ejerskab og redigering Når du redigerer og opretter nye bibliografiske poster, er der en række regler/felter, som afgør, hvem der “ejer” den, og hvad du må redigere. Lokal post En lokalpost er bibliotekets egen post og kan kun redigeres af biblioteket selv. Hvis du ønsker, at posten skal være bibliotekets egen skal: Felt 001 *b = bibliotekets id hos DBC Fællesskabspost En fællesskabspost er en post, som alle folkebiblioteker i Danmark (og Sydslesvig) må rette i. Poster, der er folkebiblioteksejede fællesposter, er kendetegnet ved at: Felt 001 *b = 870970 Felt 996 *a = folkebiblioteksnummer Post ejet af DBC En post ejet af DBC – ejes af DBC, indtil et bibliotek overtager ejerskab ved at redigere posten. Når der rettes i en DBC-ejet post, ændres felt 996 *a til at indeholde folkebibliotekets nummer. Hvis DBC herefter retter i posten, ændres feltet ikke. Poster, der er ejet af DBC, og som må rettes, er kendetegnet ved følgende værdier: Felt 001 *b = 870970 Felt 996 *a = RET DBC nationalbibliografiske poster Poster, der er rene DBC nationalbibliografiske poster, må der tilføjes emne og noter. Tilføjelserne kan kun ses af den lokale ejer. Nationalbibliografiske poster er kendetegnet ved følgende værdier: Felt 001 *b = 870970 82 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Felt 996 *a = DBC Felt 032 *a, men ikke 032 *x = BKM eller 032 *x = NET eller 032 *x = SF[A-Z] Opret og valider bibliografiske poster 1. Klik på ikonet ”Opret bibliografisk post”. 2. Vælg hvilken type post, du vil oprette. Klik på ”Hent”, når typen er valgt, og danMARC2-felter for typen vises. Dokumentation af de forskellige typer (skabeloner), som kan vælges, kan ses her: http://www.danbib.dk/docs/Dokumentation%20af%20skabeloner%20til% 20FBS.pdf 3. Vælg om posten skal oprettes som ”Lokalpost” eller ”Fællesskabspost”. Den lokale post tilhører det lokale bibliotek, og fællesskabsposten går på tværs af bibliotekerne. 4. Udfyld relevante felter. Figur 56 Eksempel på oprettelse af ny bibliografisk post, her er typen Bog valgt. 5. Felter kan flyttes op/ned ved at klikke på enten ”Op” eller ”Ned” pil ikonerne nederst til venstre. Felterne kan kun flyttes inden for deres eget domæne, dvs. at man ikke kan flytte et felt fra 004 til 008. 6. Der kan tilføjes yderligere felter ved at klikke på ”Tilføj felt” ikonet nederst til venstre. 83 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 7. Der kan tilføjes delfelter til et felt. Marker/stå i det felt, hvortil delfeltet skal tilføjes og klik på ”Tilføj delfelt” ikonet. 8. Der kan fjernes felter ved at klikke på ”Fjern felt”. Det felt eller delfelt, der er markeret, fjernes. Hvis et felt fjernes, fjernes tilhørende delfelter også. 9. Når alle felter er udfyldt, valideres posten ved at klikke på ”Valider felt”. Du kan også vælge at validere de enkelte felter efterhånden, som de bliver udfyldt. 10. Hvis der er fejl i udfyldning af felterne, vises hvilke felter, der skal rettes. 11. Opdater til slut. Når der klikkes ”Opdater”, sendes oplysningerne til DBC. Når posten er godkendt af DBC, kan den søges frem under hovedområdet ”Accession” og fanen ”Søgning” og bruges i forbindelse med materialevalg. Gem bibliografisk post som kladde Funktion: Katalogisering Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Underområde: Kladder Hvis du ikke er blevet helt færdig med at oprette/rette en bibliografisk post, kan ændringerne gemmes som kladde. 1. Vælg radioknappen ”Kladder” i underområdet for fanen ”Katalogisering”, når der skal arbejdes videre med en gemt kladde. Den nyeste post vil ligge øverst. 2. Ved klik på den ønskede post får du en detaljeret visning med felter. Ret og send til opdatering. 3. Når kladden er opdateret, får du en meddelelse om, at opdateringen er gennemført, og at kladden er fjernet fra gruppen ”Kladder”. Annuller Hvis du har valgt en forkert post og ønsker at forlade den detaljerede visning uden ændringer, kan du vælge ”Annuller”. Slet kladde Du kan slette en kladde ved at vælge ”Slet kladde”. Der kommer en advarsel, før sletningen gennemføres. Tilføjelse af lokale felter Funktion: Katalogisering Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Underområde: Søg bibliografisk post 84 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Du kan tilføje lokale felter til en bibliografisk post. For eksempel på udvidelse af en bibliografisk post, se afsnittet under Figur 58. Konceptet i Cicero og DBC databrønd er, at det er en "fællespost" og "påhængsposter”. ”Fællesposten" er den som vedligeholdes af DBC, mens påhængsposten ejes af biblioteksvæsenet, der har oprettet den. 1. Vælg radioknappen ”Søg bibliografisk post” og indtast en søgestreng i CQLsøgefeltet. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den også returnerer resultater, du ikke har beholdning på. 2. Resultatet bliver vist i en listevisning. Åbn detaljesiden for en bibliografisk post. 3. Posten vises med felter og delfelter fra danMARC2.3 Du kan rette, tilføje eller fjerne felter. 4. For at kunne foretage ændringer, skal du have valgt typen på materialet og post-typen. 5. Brug ikonerne ”Tilføj felt”, ”Tilføj delfelt” eller ”Fjern felt” nederst til venstre i den detaljerede visning. 6. Valider ændringerne ved at bruge ”Valider”-knappen. Der valideres op mod DBC’s skabeloner og tjekket op på, om det du har tilføjet under de enkelte felter, er i korrekt format. Du får en bekræftelse på, at valideringen er gennemført uden fejl. Når der klikkes ”Opdater”, gemmes oplysningerne i DBC. 7. Når posten er succesfuldt opdateret, vil de tilføjede felter kunne ses i standardvisningen af en bibliografisk post, hvis felterne vises i standardvisningen. Alle de tilføjede felter vil dog altid kunne ses i danMARC2 formatet. Se afsnit 0 for en oversigt over standardvisningens indhold. 8. Der er nu oprettet en påhængspost. 3 http://www.kat-format.dk/danMARC2/felter03.htm 85 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 57 Søgning på bibliografiske poster med “Ole Lund” som forfatter Figur 58 Detaljesiden for en af de fremsøgte bibliografiske poster 86 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Eksempel: Udvidelse af en bibliografisk post med egne emneord 1. Under F2 fremsøgt en post. (eks. ht="zen and the art of motorcycle maintenance") 2. Husk FAUST nummeret (FAUST: 00487325) 3. Gå til F3 -> Katalogisering. Vælg ”opret Bibliografisk post” og vælg ”Påhængspost”, og tryk Hent. 4. Tryk på “Tilføj felt” og ’s’ i delfelt. og ”Tilføj delfelt” og skriv 666 i felt, 5. Tryk valider , og går valideringen godt, så tryk på . 6. Efter noget tid (vi taler om minutter) – afhænger af tiden til at gøres søgbar hos DBC - kan posten med de tilføjede emneord, så tilføjes når posten findes igen på F2. Eksempel: Oprettelse af registrering af materialer. lokalposter i Cicero og efterfølgende 1. Gå til F3 -> Katalogisering. Vælg ”opret Bibliografisk post, og vælg ”lokalpost”, og tryk Hent. Se Figur 59. 2. Udfyld felterne som følger: 004 a: ”Kode for bibliografisk posttype”. Som oftest vil I skulle skrive bogstavet e (enkeltstående post) 004 r: ”Kode for poststatus”. Som oftest vil I skulle skrive bogstavet n (ny post) 009 a: ”Kode for generel materialebetegnelse”. Som regel vil I skulle vælge mellem bogstavet u (for genstand, fx udstoppede ugler, ipads og globusser) eller bogstavet a (tekst) 009 g: Kode for specifik materialebetegnelse”. Som regel vil I skulle vælge mellem xy (for uspecificeret fysisk medie, fx ipads eller globusser) eller xx (for tekst). Mange andre muligheder kan ses af danmarc2. 245 a: ”Titel” 996 a: ”Kode for postens aktuelle ejer”. Skriv jeres biblioteksnummer. For skolernes vedkommende er biblioteksnummeret 300 efterfulgt af kommunekoden. Fx 300615 for Horsens Kommune. 3. Klik på for at validere. Ret eventuelle fejl og tryk på validerknappen igen. Klik på Opdatér, hvorpå posten opdateres imod DBCs brønd. Få minutter efter vil din post være klar til at registrere materialer på. Registrering af materialer (gælder både materialer på nyoprettede poster og materialer på ”gamle” poster (materialer der er faldet ud, nyanskaffet etc.). 1. Gå til F3 -> og fanen Søgning. 2. Fremsøg den post du ønsker at registrere materialer på 3. Dobbeltklik på posten 87 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. Klik på materialefanen i den fly-in der åbner 5. Vælg opret materiale 6. Udfyld felterne. Vær i særlig grad opmærksom på at vælge en materialegruppe, der matcher jeres behov: Skal den/skal den ikke være til at booke, til at reservere, til at låne etc. 7. Tryk Gem. Materialet er straks klar til brug Figur 59 Viser Katalogiseringssiden under F3, hvor ”Opret bibliografisk post” er åben. Materialekonti Funktion: Overblik over materialekonti og bevægelser Hovedområde: Accession Fane: Materialekonti Under fanen ”Materialekonti” kan du få et overblik over filialens åbne materialekonti, hvorfra du kan se kontoperioder og deres bevægelser. Se afsnit 10.1.2 for oprettelse af konti. 88 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 60 Oversigt over materialekonti og bevægelser Når du vælger en konto, vises alle perioder, der er oprettet på kontoen, i tabellen placeret under kontofeltet. Ved valg af én af kontoens perioder, aktiveres dato-vælgere for bevægelsesoversigten, og som default er datovælgerene sat til at vise de seneste syv dage. For at hente bevægelser fra den angivne periode, skal du trykke på søgeknappen. Ønsker du at se bevægelser for et andet tidsspænd, kan du indskrænke eller udvide søgningen ved at ændre tidsperioden. Opret og luk en bevægelse i en periode Hvis du som bruger har rettighed til at oprette bevægelser, kan du oprette nye bevægelser for en åben periode. Dette gøres ved at markere en åben periode i tabellen og så klikke på “Tilføj bevægelse”. Så præsenteres du for følgende skærmbillede: 89 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 61 viser et eksempel på en manuel oprettelse af en bevægelse Udfyld formularen og tryk “Gem”. Så lukkes formularen, og den nye bevægelse optræder automatisk i Bevægelser-tabellen, såfremt dato-intervallet (Fra - Til) inkluderer dags dato. I formularen kan du under ”Type” vælge mellem at angive beløbet som ”Disponeret” eller ”Betalt”. Hvis transaktionen er foregået og betaling foretaget, vælger du ”Betalt”, hvis beløbet er afsat og endnu ikke betalt, vælger du typen ”Disponeret”. Periodens kolonner reflekterer den nye bevægelse, dvs. kolonnerne for “Resterende” og “Forbrugt” opdateres. Du kan lukke en åben disponering ved at markere den og klikke på knappen “Luk valgte”. Hvis den åbne disponering er betalt, skal du lukke disponeringen og oprette en ny bevægelse af typen ”Betalt”. Både periode-tabellen og bevægelse-tabellen reflekterer ændringen. 90 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 7 Fjernlån Hvis du som bibliotek ønsker at oprette et fjernlån skal det oprettes i Netpunkt 4. Når det er oprettet her, vil det umiddelbart efter automatisk blive overført til Cicero og fremgå af fjernlånsoversigten. Det er fra denne oversigt, at behandlingen af fjernlån sker. Når et fjernlån oprettes i Netpunkt får det et unikt nummer, hvilket også overføres til Cicero, og hermed bruges til at identificere lånet. Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt af et låntagende bibliotek, vil det hos långivende bibliotek fremgå som en almindelig reservation. De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til fjernlån. Standard materialegruppe Funktion: Vælg standard materialegruppe Hovedområde: Admin Fane: Materialegrupper / Serveropsætning For at Cicero kan håndtere fjernlån skal du vælge en standard materialegruppe, som systemet kan placere et materiale i, når fjernlånet oprettes i Netpunkt. Dette gøres på følgende måde: 1. Opret en standard materialegruppe til fjernlån som beskrevet i afsnit 11.1.3. 2. Gå til fanen ”Materialegrupper” og undersøg materialegruppen har fået i systemet. Notér nummeret. hvilket nummer 3. Naviger til fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet ”Admin” og angiv nummeret i ”Standard fjernlåns materialegruppe” under kategorien ”Fjernlån”. Hvis et materiale modtages, og du ikke ønsker at placere det i standard materialegruppen, skal du vælge en anden materialegruppe til materialet. F.eks. hvis låneperioden skal være anderledes end standard materialegruppen angiver. Det er en fordel på forhånd at have nogle forskellige fjernlåns materialegrupper til dette formål. Fjernlånsstatus Funktion: Behandling og håndtering af fjernlån Hovedområde: Cirkulation Fane: Fjernlån Fjernlånsstatus er opdelt og nummereret i processerne Bestilt (1), Afsendt (2), Modtaget (3), Afhentning (4), Aflevering (5). Fjernlån vil altid starte i status 1.1 Bestilt. Nedenfor ses en tabel med alle de forskellige fjernlånsstatus. Status Forklaring Bestilt 1.1 Bestilt 4 Fjernlånet er oprettet i Netpunkt. www.netpunkt.dk 91 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 1.2 Find ny lokation Långivende bibliotek kan ikke levere materialet, derfor skal ny lokation findes. 1.3 Kan ikke skaffes Hvis det ikke lykkes at finde en ny lokation/leverandør af materialet, bruges denne status til at markere dette. Den skifter efterfølgende automatisk til status 5.3 efter 14 dage. 1.4 Reserveret Långivende bibliotek har oprettet en reservation på materialet 1.5 Rykket for bestilling Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er bestilt. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek. 1.6 Rykket for reservation Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er reserveret. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek. 1.7 Anmodet om annullering Indikerer at der er sendt en forespørgsel til långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan nå at blive annulleret, inden det set sendes. Hvis der svares ’Ja’, skiftes der automatisk til 5.3 Afsluttet. Hvis der svares ’Nej’, skiftes der automatisk til 2.3 Annulleret for at indikere, at materialet blot skal sendes tilbage når det modtages. Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller låneren har annulleret lånet. 1.8 Annulleres manuelt Hvis man har forsøgt at annullere et fjernlån, og långivende bibliotek ikke kan modtage annulleringsbeskeder, skifter lånet til denne status. Den betyder altså at man selv skal gå ind og annullere lånet. Afsendt 2.1 Afsendt Långivende bibliotek har afsendt materialet 2.2 Rykket for levering Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er afsendt. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek. 2.3 Annulleret Indikerer, at en låner ikke vil have materialet alligevel. Kan sættes manuelt, hvis lånet er afsendt fra långivende. Modtaget 3.1 Klar til udlån Låner kan selvafhente materialet 3.2 Klar til udlån ved skranke Låner kan afhente materialet ved skranken 3.3 Klar til læsesal Materialet kan benyttes på læsesal 3.4 Kopi klar til afhentning Låner kan afhente sin kopi 3.5 På vej til afhentningssted Materialet er sendt til afhentningsfilial 3.6 Undersøg transport Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er sendt afsted, for at gøre brugeren opmærksom på at materialet ikke er blevet udlånt endnu, og det måske er blevet væk. Afhentning 4.1 Udlånt Låner har afhentet materialet 4.2 Kopi sendt til låner Låner har modtaget en e-mail med vedhæftet kopi 4.3 Anmodet om fornyelse Indikerer at der er sendt en forespørgsel til långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan blive fornyet. Hvis der svares ’Ja’, skiftes der automatisk til 4.5 Fornyelse accepteret. Hvis der svares ’Nej’ skiftes der automatisk 92 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ til 4.6 Fornyelse afvist. Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller låneren har fornyet lånet. 4.4 Fornyes manuelt Hvis man har forsøgt at forny et fjernlån, og långivende bibliotek ikke kan modtage fornyelsesbeskeder, skifter lånet til denne status. Det betyder altså at man selv skal gå ind og fornye lånet gennem det långivende biblioteks udlånsportal. 4.5 Fornyelse accepteret Indikerer at lånet er blevet fornyet. 4.6 Fornyelse afvist Indikerer at lånet ikke kunne fornyes. 4.7 Bortkommet Fjernlånet kommer i denne tilstand når materialets tilstand ændres til bortkommet. Aflevering 5.1 Afleveret Låner har afleveret materialet, og det skal klargøres til tilbagelevering 5.2 Returneret til långivende bibliotek Materialet er sendt tilbage til långivende bibliotek. 5.3 Afsluttet Fjernlånet er afsluttet enten ved at systemet har fået besked fra långivende bibliotek da de modtog materialet eller ved automatisk tilstandsskift. 5.4 Afsluttet uden udlån Fjernlånet er afsluttet uden udlån enten ved at systemet har fået besked fra långivende bibliotek da de modtog materialet eller ved automatisk tilstandsskift. Fjernlånsoversigt I fjernlånsoversigten kan alle låntagende biblioteks fjernlån fremsøges på baggrund af en række forskellige kriterier, herunder materialenummer, fjernlånsnummer, titel, status med flere. Modtag fjernlånt materiale Når et fjernlån opfyldes af långivende biblioteket, vil lånet i oversigten automatisk skifte til status 2.1 Afsendt. Når materialet ankommer til låntagende bibliotek, findes det frem i oversigten enten ved at scanne materialenummeret, søge på titel eller andet. For at ændre materialets status til, at det nu kan afhentes af låner, gøres på to måder: Åbn F2, Aflever. Scan materialet. Materialet ændrer nu status til 3.1 Klar til udlån. Ved klik på ”Afslut aflevering” printes afhentningsnote automatisk og låner bliver notificeret. Åbn detaljesiden for materialet ved at dobbeltklikke på rækken i tabellen. Status ændres ved at vælge den ønskede nye status i en dropdown, eksempelvis 3.1 Klar til udlån. Når der trykkes ”Gem”, vil en afhentningsnote automatisk blive printet ud og låner vil blive notificeret. Hvis afhentningsnoten bliver væk, kan den efterfølgende printes manuelt ved at klikke på ”Print afhentningsnote” på fjernlånets detaljeside, som åbnes fra fjernlånsoversigten. 93 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ I særtilfælde, hvor det materialenummer der sendes med fra långivende bibliotek allerede findes i ens egen beholdning, vil fjernlånet blive oprettet med et midlertidigt materialenummer. Dette skal udskiftes ved modtagelse, og gøres også fra fjernlånets detaljeside. Udlånsperiode Alle fjernlån vil som standard bliver tilknyttet en standard materialegruppe, som skal konfigureres i serveropsætningen, se afsnit 11.7 for mere herom. Når fjernlån så oprettes i Netpunkt og overføres til Cicero, vil de blive tilknyttet denne materialegruppe. Således har alle fjernlånsmaterialer som udgangspunkt den samme udlånsperiode, nemlig den som er sat på standard materialegruppen. Hvis fjernlånet så må lånes i en kortere eller længere periode, skal du på detaljesiden for fjernlånet vælge en anden materialegruppe. Det anbefales således at oprette materialegrupper navngivet herefter; ”Fjernlån 30 dage”, ”Fjernlån 40 dage” osv. Aflever fjernlån Når låneren er færdig med sit materiale, og vil aflevere det, er det den samme proces som ved aflevering af ’almindelige’ materialer. Ved aflevering ved selvbetjeningsterminal vil låneren få en helt almindelig afleveringskvittering, og ligeså ved aflevering ved skranken. Hvis der afleveres ved skranken, printes der endvidere en køreseddel, som den ansatte kan sætte på materialet, så det er klar til at blive sendt tilbage til långivende bibliotek. Køreseddel til materiale afleveret ved selvbetjeningen vil blive printet, når det scannes anden gang af bibliotekspersonalet i klienten. Når materialet scannes, vil det – hvis det ikke allerede har denne status – skifte til status 5.1 Afleveret, og herefter skifte status til 5.2 Returneret til långivende bibliotek. Endvidere giver Cicero brugeren besked om, at det er et fjernlånsmateriale som skal sendes tilbage til långivende bibliotek. Efter fjernlånsmaterialet er sendt tilbage til långivende bibliotek skal personalet ikke gøre mere. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek, vil det automatisk sende en besked, når det modtager materialet, som skifter fjernlånet til en afsluttet tilstand. Hvis materialet har været udlånt til låneren, vil det skifte status til 5.3 Afsluttet. Hvis reservationen blev annulleret, og materialet derfor har været i status 2.3 Annulleret, vil det skifte status til 5.4 Afsluttet uden udlån. Hvis långivende bibliotek ikke benytter Cicero, sker statusskiftet fra 5.2 til 5.3 eller 5.4 automatisk efter et angivet antal dage. Antallet af dage der skal gå, før statusskiftet sker, kan konfigureres i F7 Serveropsætning, under parameteret ”Dage før automatisk tilstandsskift fra 5.2 til 5.3 eller 5.4”. Annuller fjernlån Annullering af et fjernlån kan foretages på to måder, to forskellige steder i applikationen. Enten fra lånersiden eller fjernlånsoversigten. Derudover kan lånet også annulleres af låneren via web. På lånersiden annulleres lånet ved at markere lånet, og klikke på slet-knappen under tabellen 94 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Fra fjernlånsoversigten annulleres lånet ved at skifte lånets status: 1. Hvis lånet er i status ”1.1 Bestilt”, ”1.4 Reserveret”, ”1.5 Ryk for bestilling” eller ”1.6 Ryk for reservation”, skifter man til status ”1.7 Anmodet om annullering”. a. Hvis Långivende svarer ’Ja’, skifter lånet automatisk til ”5.3 Afsluttet” b. Hvis långivende svarer ’Nej’, skifter lånet automatisk til ”2.3 Annulleret”, hvilket betyder at materialet stadig bliver sendt, men skal leveres tilbage når det modtages. c. Hvis långivende ikke kan svare, skifter lånet automatisk til ”1.8 Annulleres manuelt”. Denne status indikerer, at brugeren selv skal logge ind på långivende bibliotek og annullere lånet der fra. Herefter skiftes til en passende status i Cicero; ”2.3 Annulleret”, hvis lånet ikke kunne nå at annulleres, eller ”5.3 Afsluttet” hvis lånet kunne annulleres. 2. Hvis lånet er i status ”2.1 Afsendt”, ”2.2 Ryk for levering” eller ”3.X (alle er mulige), skifter man til status ”2.3 Annulleret” a. Materialet leveres stadig af det långivende bibliotek, men skal sendes tilbage med det samme uden udlån. Annullering af fjernlån kan altså ske på to tidspunkter: 1. Inden långivende bibliotek har afsendt materialet, og 2. Efter långivende bibliotek har afsendt materialet. 1. Annullering inden långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at materialet ikke afsendes. 2. Annullering efter långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at materialet stadig bliver afsendt, og dermed skal sendes tilbage uden udlån. 95 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hvis ikke långivende bibliotek kan modtage beskeder om annullering, vil fjernlånet gå i status 1.8 Annuller manuelt for gøre opmærksom på, at det kræver manuel handling at annullere det. Altså at bibliotekaren selv skal gå ind og annullere det. Forny fjernlån Fornyelse af fjernlån foregår enten inde på lånerens side, F2 Låner, eller ved udlån, F2 Udlån. Låneren kan også selv forny lånet på web. Forny fra lånerfane 1. Fremsøg låneren i F2 Låner, åbn detaljevisningen og naviger til udlånsfanen. 2. På udlånsfanen vil alle lånerens udlån fremgå. Marker det lån det drejer sig om, og klik ’Forny valgte’. 3. Lånet vil nu mod låneren blive fornyet med forbehold, da det endelige svar afhænger af hvad långivende bibliotek svarer. Fjernlånet skifter status til 4.3 Anmodet om fornyelse. 4. Hvis långivende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5 Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de regler der er sat op på materialegruppen. 5. Hvis långivende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6 Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om at lånet skal afleveres inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i serveropsætning. 6. Hvis ikke långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse, vil fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt, for at gøre opmærksom på, at det kræver manuel handling at forny det. Den ansatte skal selv gå ind og forny det. Forny fra udlånsfane 1. Scan materialet i F2 Udlån 2. Angiv den nye afleveringsdato for lånet, og tryk ’Afslut udlån’ 3. Lånet bliver nu fornyet med forbehold, og skifter status til 4.3 Anmodet om fornyelse. 4. Hvis låntagende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5 Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de regler, der er sat op på materialegruppen. 5. Hvis låntagende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6 Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om at lånet skal afleveres inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i serveropsætning. 6. Hvis långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse, vil fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt, for at gøre opmærksom på, at det kræver manuel handling at forny det. Den ansatte skal selv gå ind og forny det. 96 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Forny fra web Samme proces/regler, som beskrevet ovenfor, er gældende, hvis låneren selv fornyer lånet på web. Forny fra Fjernlånsoversigt Hvis man fornyer et lån fra fjernlånsoversigten ved at skifte til 4.3 Anmodet om fornyelse, sker skiftet kun hvis de lokale fornyelsesregler er overholdt. Hvis fornyelsen ikke er succesfuld vil brugeren få en besked om at prøve det i udlånsfanen hvor man eventuelt kan gennemtvinge fornyelsen. Fjernlån med manglende låner Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt med forkerte eller ugyldige låneroplysninger, og Cicero ikke kan placere lånet på en af bibliotekets lånere, indsætter Cicero i stedet det låntagende bibliotek som låner. Dette skal typisk rettes til korrekt låner. Fremsøg lån med manglende låner og ret til korrekt låner 1. Fremsøgning foregår under F2, Fjernlån 2. Vælg låner ved tryk på download pil-ikonet. En pop-up kommer til syne, hvor låntagende bibliotek fremsøges på dets biblioteksnummer i feltet ’Nummer’ 3. I resultattabellen vil alle fjernlån, der har låntagende bibliotek som låner, nu fremgå – og dermed altså alle lån med manglende låner. 4. For at tilføje den korrekte låner til lånet, åbnes detaljevisningen for fjernlånet, 5. Indtast låners lånernummer 6. Øvrige oplysninger om låner hentes automatisk fra lånerregisteret 97 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 7. Lånet og reservation bliver hermed flyttet til den rigtige låner Håndtering af bortkommet fjernlån Et fjernlån vil gå i tilstanden ”4.7 Bortkommet” når materialets tilstand skiftes til bortkommet. Dette kan ske manuelt fra materialets detaljevisning eller af det natlige job der opretter erstatninger. Bemærk dog at der ligesom ved almindelige materialer ikke automatisk oprettes en erstatning hvis der manuelt ændres status til Bortkommet. Hvis fjernlånstilstanden ændres manuelt til ”4.7 Bortkommet” fjernlånsdetaljevisningen vil materialet få status Bortkommet. fra Det er muligt at fremsøge fjernlån med status ”4.7 Bortkommet”. Når denne status vælges i listen får man mulighed for at søge på følgende ekstra felter: Afregnet med bib Afregnet med låner På fjernlånsdetaljevisning vises disse felter også hvis fjernlånet har status ”4.7 Bortkommet” eller hvis en af disse felter er sat. ”Afregnet med låner” bliver sat til ”Ja” når erstatningen betales af låneren. ”Afregnet med bib” sættes manuelt når låntagende bibliotek har betalt erstatningen hos långivende bibliotek der ikke er et Cicero bibliotek. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek vil denne sende en besked til låntagende bibliotek som automatisk vil sætte ”Afregnet med bib” og hvis fjernlånet er blevet afregnet med låner når beskeden modtages vil det automatisk gå i ”5.3 Afsluttet”. Det er altid være muligt at aflevere et bortkommet fjernlånsmateriale selvom fjernlånet er afsluttet. Her vil fjernlånet så gå i tilstanden ”5.1 Afleveret”. 8 Booking Hovedområdet ”Booking” skal primært bruges af pædagogiske centre og pædagogiske læringscentre, men kan selvfølgelig også benyttes af folkebibliotekerne. I dette område kan du søge efter bookbare materialer. Der kan søges og bookes i alle de skolebibliotekers bookbare samlinger, hvor skolerne har valgt at gå sammen i et fælles skolebiblioteks samarbejde. Booking benyttes primært, når en lærer skal bruge et antal eksemplarer i en bestemt tidsperiode i et specifikt undervisningsforløb. En booking udgøres af et ønsket antal materialer, et minimum antal materialer, en startdato og en slutdato for lånet. Der skal desuden tages stilling til, hvilken beholdning materialerne skal bookes fra. I området er det muligt at oprette bookinger, opfylde dem og viderelåne materialerne til klassens elever. Herudover kan der printes pluklister, som bibliotekets ansatte kan benytte, når materialerne skal pakkes og klargøres til transport. Forudsætningen for at kunne foretage bookinger, er at lånergrupper, der må booke, er sat op som beskrevet i afsnit 8.5. 98 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Søg i materialer, der kan bookes Funktion: Fremsøg materialer til booking Hovedområde: Booking Fane: Søg Du kan fremsøge bibliografiske poster, som kan bookes. Det er muligt at dobbeltklikke på en række for at se detaljerne for den bibliografiske post, inden du beslutter, om den skal i bookingkurven. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den kun returnerer resultater, du har beholdning på og som kan bookes. Fremgangsmåden er følgende: 1. Naviger til fanen ”Søgning” under hovedområdet ”Booking”. Foretag en søgning. 2. Tryk ”Tilføj materialer” på de materialer, du ønsker at tilføje i bookingkurven. 3. Naviger til bookingkurven for at udfylde bookingen (se afsnit 8.2). Figur 62 Figuren viser et søgeresultat af bibliografiske poster, hvoraf der er markeret to poster, som er klar til at blive tilføjet til bookingkurven. Opret booking Funktion: Opret booking Hovedområde: Booking Fane: Bookingkurv 99 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 63 Her ses bookingkurven indeholdende tre bibliografiske poster, som blev valgt i søgningen og tilføjet bookingkurven. Låneren Anton Jensen er tilføjet bookingen som låner. Inden en booking kan oprettes skal der udfyldes en række nødvendige informationer: 1. Tilføj en låner til bookingen. 2. Dobbeltklik på de enkelte linjer i listevisningen for at åbne detaljesiden og udfyld informationerne for bookingen. Figur 64 Bookingen registreres med det ønskede antal materialer, leveringssted og en angivelse af hvor materialerne skal bookes fra. Af kalenderen fremgår det, i hvilken periode materialerne er tilgængelige. Det fremgår ligeledes, hvor mange materialer der er tilgængelige på de enkelte dage. 100 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Låner: Den ansvarlige låner (lærer) der ønsker at booke materialer til en lånergruppe (klasse). Lånergruppe: Angiver den lånergruppe (klasse) der skal bruge materialerne. Når lånergruppen vælges, vil antallet i ”Ønsket antal” automatisk opdateres. Ønsket antal: Det ønskede antal materialer. Min. antal: Det minimum antal materialer låneren kan acceptere. Leveringssted Det sted, materialerne skal leveres til. Booket fra (beholdning): Den filial som materialerne skal bookes fra. Fra og til dato: I de enkelte bookinger præsenteres du for en visuel kalender, hvor du får et overblik over, hvornår materialerne er tilgængelige, og om det ønskede antal materialer kan opfyldes. Nummeret i midten er datoen i kalenderen, mens nummeret nederst i højre hjørne angiver det antal materialer, der er tilgængelige i den valgte beholdning på den pågældende dato. Farvekoder på datoer i kalenderen: Hvid: Det ønskede antal materialer er tilgængelige for booking. Rød: Bookingen kan ikke opfyldes, da der ikke forefindes det ønskede antal på det givne tidspunkt. Ønskes viderelånt: Denne funktion angiver hvorvidt låneren ønsker at materialerne viderelånes til lånergruppen (klassen) når den opfyldes. Læs mere om opfyldelse af en booking i afsnit 8.4. Note 3. Når du har udfyldt informationerne på alle materialer i kurven skal bookingen afsluttes ved at trykke på ”Book” Overblik over bibliotekets bookinger Funktion: Overblik over bookinger Hovedområde: Booking Fane: Bookinger Under fanen “Bookinger” kan du få et overblik over bibliotekets bookinger og redigere dem ved at åbne detaljesiden. Antallet på en booking kan både masseredigeres fra listen eller enkeltvis fra bookingens detaljeside. Bookinger kan fremsøges i applikationen ud fra: Bookingnr. Status: Aktiv Bookingen er sendt ind til systemet, men er endnu ikke opfyldt. Proces Der er udlånt materialer på bookingen, men minimumantallet er 101 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ endnu ikke opnået. Opfyldt Materialerne tilknyttet bookingen er blevet udlånt og afsendt til leveringsfilialen. Gennemført Alle materialer er blevet afleveret. Afvist Bookingen er afvist af biblioteket, som skulle levere materialerne. Slettet Bookingen er slettet. Startdato fra og til Lånernummer Lånergrupper Leveringsdato Leveringssted Booket fra (beholdning) I tabellen angiver det første tal i kolonnen “Antal” det ønskede antal, og det sidste viser det antal, låneren minimum skal bruge. Figur 65 Under fanen ”Bookinger” kan brugeren fremsøge en liste over alle bibliotekets bookinger. Herfra er det også muligt at printe pluklister samt opfylde og aflevere bookinger. 102 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Opfyld booking Funktion: Opfyld booking Hovedområde: Booking Fane: Bookinger Fremsøg de bookinger, du vil opfylde og gøre klar til levering. Du kan fx søge på status ”Aktiv” samt leveringsdato. Søgekriterierne er nærmere beskrevet i afsnit 8.3. Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder, følgende muligheder: har du Opfyld mange bookinger med ét klik: 1. Marker de ønskede bookinger med checkbokse til venstre i tabellen. 2. Klik på ”Opfyld” nederst til højre under tabellen. 3. Alle bookinger hvor der er materialer nok til at opnå minimum, vil blive opfyldt (materialerne lånes ud til låntageren) og følgesedlerne udskrives automatisk. 4. Hvis du vil printe en følgeseddel igen, kan du åbne den pågældende booking, gå til materialer og vælge ”Print følgeseddel”. 5. Hvis der er bookinger, hvor der ikke findes materialer nok til at opnå minimum, vil disse fortsat have status ”Aktiv”, og der vil ikke blive udlånt nogen materialer på disse bookinger. 6. Du kan vælge at afvise en booking ved at åbne detaljesiden for den, vælge fanen ”Materialer” og klikke ”Afvis”. Opfyld én booking ad gangen: 1. Åbn detaljesiden for den booking, du vil opfylde. 2. Vælg fanen ”Materialer” og ”Udlån uden materialenr.” 3. Klik på knappen ”Opfyld”. 4. Nu udlånes materialerne på bookingen og følgesedlen printes. Bookingen får status ”Opfyldt”. 5. Du kan til enhver tid printe følgesedlen igen. 6. Hvis der er under minimum antal materialer til rådighed, får du mulighed for at udlåne de materialer, der er tilgængelige. Hvis bibliotekets materialer har stregkoder, skal du gøre følgende: 1. Marker i venstre side af tabellen med checkbokse de bookinger, du vil opfylde. Klik på ”Print og eksporter” og vælg ”Print plukliste”. 2. Brug pluklisten til at finde materialerne på biblioteket. 3. Når du har fundet materialerne til en booking, skal du åbne detaljesiden for bookingen ved at dobbeltklikke på den. 103 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. Gå til fanen ”Materialer” og scan bøgerne. Hver bog der scannes bliver udlånt til låneren og vist i tabellen. 5. Når minimum antal materialer er opnået, får bookingen status ”Opfyldt”, men du kan fortsat tilføje materialer. 6. Hvis låneren ønsker, at bøgerne skal viderelånes, skal du klikke på ”Viderelån”. Nu vil elevernes navne blive vist i kolonnen ”Viderelånt til” samt på følgesedlen. 7. Klik på ”Print følgeseddel” i nederste højre hjørne. Figur 66 viser detaljesiden for opfyldelsen af en booking Bookingrettigheder Funktion: Opsætning af lånergrupper der må booke Hovedområde: Sysadmin Fane: Lånere Under fanen “Lånere” har du mulighed for at give lånergrupper på dit biblioteksvæsen tilladelse til at booke materialer – f.eks. skolens lærere. Tilladelse gives ved at vælge lånergruppen tryk på ”Booking rettigheder”. 104 of 186 og sæt flueben i boksen SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 67 Lånergrupper der har flueben i ”Booking rettigheder” kan booke materialer. Notifikation til låner Den låner, der har oprettet bookingen, får en notifikation hvis bookingen bliver slettet, afvist, har skiftet låner eller bliver sat i proces. En booking bliver sat i proces, så snart det første materiale udlånes. Hvis flere bookinger opfyldes samtidigt uden brug af materialenumre, får brugeren samme besked, som når bookingen kommer i proces. Du kan selv konfigurere beskeden under F7 -> serveropsætning; ”Booking”. Hvis bookingen skifter låner, får både den nuværende og den tidligere låner en notifikation herom. Aflever materialer Når materialerne kommer retur fra låneren, skal de afleveres i Cicero. Scan stregkoden på følgesedlen. Hvis følgesedlen ikke er kommet med retur, kan du fremsøge bookingen på fx den skole, som har lånt materialerne, eller på materialets titel. Aflever materialer uden stregkoder: 1. Marker bookingen med en checkboks til venstre i tabellen. 2. Klik på ”Aflever”-knappen under tabellen. 3. Indtast det antal materialer, der afleveres. 4. Klik på aflever. Det valgte antal materialer afleveres i Cicero. 5. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status ”Gennemført”. 105 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 6. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status ”Opfyldt”. Aflever ved at scanne bøgernes stregkoder 1. Gå til F2 -> aflever. 2. Scan bøgernes stregkoder. 3. Klik på afslut. 4. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status ”Gennemført”. 5. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status ”Opfyldt”. Du kan til enhver tid åbne en booking, markere et antal materialer og aflevere ved at trykke på ”Aflevér valgte”. 106 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 9 Lister De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet ”Lister”. I dette område kan du fremsøge overblikslister til print eller behandling. Plukliste Funktion: Fremsøg plukliste Hovedområde: Lister Fane: Plukliste Under fanen ”Plukliste” kan du printe en liste over reserverede materialer, som skal klargøres til afhentning. Du kan markere reservationerne som værende i proces, så andre ikke forsøger at behandle dem. Søg plukliste Søgning For at skabe en plukliste kan du indtaste forskellige søgekriterier. Du kan foretage en søgning på baggrund af nedenstående søgekriterier. Søgekriterium Beskrivelse Filial Angiver den filial forfra brugeren vil finde det reserverede materiale Afdeling Angiver navn på den afdeling, der skal fremfindes materialer fra Opstilling Angiver navn på den opstilling, der skal fremfindes materialer fra Delopstilling Angiver navn på den delopstilling, der skal fremfindes materialer fra DK5 Der kan søge på flere DK5-felter på én gang ved at adskille med komma, f.eks. ”50, 51, 52, 53, 54”. Materialetype Der søges på materialetyper registreret i danmarc2 formatet. Fra dato Der søges på reservationernes oprettelsesdato Til dato Der søges på reservationernes oprettelsesdato Afhentningssted Der søges efter reservationer der har registreret pågældende filial som afhentningssted. Hvis afhentningssted ikke er angivet under reservationsregler vil søgeresultatet være tomt. Status Der kan søges efter reservationer, der har status ’Aktive’, ’Proces’ eller ’Alle’ Reservationer i proces, er reservationer der allerede er hentet ind på en plukliste og hvor en bruger aktivt har sat tilstanden ’Proces’ for reservationerne. Reservationer der har tilstanden Aktive er uopfyldte 107 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ reservationer, som ikke er sat i proces. Ansvarlig Sættes tilstanden ’Proces’ på en reservation registreres samtidig navnet på den bruger der sætter tilstanden. Det er muligt at fremsøge reservationer ud fra hvilken bruger der er sat som ansvarlig Sortering Du kan sortere listen inden du henter den frem. Den kan også efterfølgende sorteres i listevisningen 1. Søgeresultat Søgningen viser reservationer som opfylder samtlige kriterier. Er der ikke søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom. Figur 68 Plukliste, hvorfra du kan få overblik over reserverede materialer, som skal gøres klar til afhentning mm. Marker reservation som værende i proces Efter at have fremsøgt en plukliste kan du danne dig et overblik over, hvilke reservationer der mangler at blive behandlet. Materialer markeret med en stjerne (*) indikerer, at der er tale om en reservation på en bibliografisk post, som har flere placeringer. Rækker, som har reservationsstatus ”Proces”, er i gang med at blive behandlet af en medarbejder (Medarbejderen står angivet under kolonnen ”Ansvarlig”). 108 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Rækker, som har reservationsstatus ”Aktiv”, er ikke i gang med at blive behandlet. Ved at klikke på knappen ”Proces” bliver du selv sat som ansvarlig for at opfylde samtlige reservationer i pluklisten. Du fjernes automatisk som ansvarlig for håndtering af reservationen, hvis den ikke er håndteret inden for et tidsrum. Behandlingstiden sættes som standard til to timer, men du kan opsætte den for dit biblioteksvæsen i hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning”, se afsnit 11.7. Find opsætningen under parameternavnet ”Behandlingstid for reservation i timer”. Udskriv plukliste Efter at have fremsøgt en plukliste kan du udskrive eller eksportere listen ved hjælp af ”Print og eksportér” knappen. Når du trykker på ”Print liste” vil samtlige resultater i pluklisten blive printet. Saldoopgørelse og rykkere Funktion: Send saldoopgørelser og rykkere Hovedområde: Lister Fane: Mellemværende På fanen ”Mellemværende” kan du fremsøge erstatninger og gebyrer og sende disse samlet som saldoopgørelser til de respektive lånere. Erstatninger og gebyrer er separate mellemværender og saldoopgørelsen er en samling af flere mellemværender. Hvor lang tid, der skal gå, kan du konfigurere under fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet ”Sysadmin” (se afsnit 11.7). Rykkerne er, ligesom saldoopgørelsen, en samling af mellemværende, der har overskredet deres betalingsfrist. Konfiguration af rykkerproces foretages under hovedområdet ”F7 Sysadmin” > ”Serveropsætning”. Rykkerprocessen I det følgende gennemgås de forskellige trin i en rykkerproces som systemet understøtter. Det er konfigurerbart, om et bibliotek bruger 1, 2 eller 3 rykkere i deres rykkerproces. Har biblioteket integration til økonomisystem sendes information til økonomisystemet i rykkerprocessen. 9.2.1.1 Saldoopgørelse Mellemværender med status ”Oprettet” eller ”Delvist betalt” kan sendes i en saldoopgørelse. Et mellemværende kan indgå i en saldoopgørelse, så snart mellemværendet er oprettet. Der er dermed ikke en forfaldsdato der skal passeres. Ved afsendelse af saldoopgørelsen sættes en forfaldsdato på hvert enkelt mellemværende. Forfaldsdatoen beregnes som dags dato plus ”Rykker interval i dage”, som konfigureres pr. bibliotek. Efter forfaldsdatoen kan 1. rykker afsendes. Saldoopgørelsen er også en varsling om blokering af låneren. Saldoopgørelsen indeholder et varsel i dage, og hvis summen af lånerens gebyrer ved udløb af 109 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ den periode ikke er bragt ned under blokeringsgrænsen (som konfigureres pr. bibliotek) er låneren blokeret for at foretage yderligere lån. Til økonomisystemet sendes en påligning med forfaldsdato lig regningens forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”. Således vil regningen ikke sendes til inddrivelse i økonomisystemet før alle rykkerfrister er overskredet. 9.2.1.2 1. rykker Ved afsendelse af saldoopgørelsen får mellemværendet sat en forfaldsdato. Når den er overskredet kan mellemværendet indgå i ”1. rykker”. Kun mellemværender med status ”Opgørelse sendt” kan indgå i første rykkerbrev / ”1. rykker”. Ved afsendelse af 1. rykker sættes en ny forfaldsdato på mellemværendet. Forfaldsdatoen beregnes som dags dato plus et konfigureret antal dage. Hvis biblioteket kun bruger én rykker i processen og 1. rykker dermed er den sidste rykker, beregnes forfaldsdatoen som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”. Bruger biblioteket mere end én rykker i processen, beregnes forfaldsdatoen som dags dato plus ”Rykker interval i dage”. Den beregnede forfaldsdato oplyses i rykkeren. Til økonomisystemet sendes en annullering af regningen og en oprettelse af regningen på ny med den nye forfaldsdato igen plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”. 9.2.1.3 2. rykker Brugeren kan kun sende ”2. rykker”, hvis biblioteket har konfigureret at bruge 2 eller 3 rykkere i rykker-processen. I ”2. rykker” indgår mellemværender med status ”1. rykker sendt”. Som ved afsendelse af 1. rykker, sættes forfaldsdato på mellemværendet også her afhængigt af om denne rykker er den sidste i rykker-processen på dette bibliotek. Er 2. rykker den sidste beregnes forfaldsdato som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”. Er 2. rykker ikke den sidste, beregnes forfaldsdato som dags dato plus ”Rykker interval i dage”. Den beregnede forfaldsdato oplyses i rykkeren. Til økonomisystemet sendes igen en annullering og en oprettelse med den nye forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”. 9.2.1.4 3. rykker Brugeren kan kun sende 3. rykker, hvis biblioteket har konfigureret at bruge 3 rykkere i rykker-processen. I 3. rykker indgår mellemværender med status ”2. rykker sendt”. Ved afsendelse af 3. rykker, sættes en forfaldsdato på mellemværendet beregnet som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”. Forfaldsdato oplyses i brevet. Til økonomisystemet sendes igen en annullering og en oprettelse med den nye forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”. 110 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 9.2.1.5 Send til inddrivelse Ved afsendelse af sidste rykker (1., 2. eller 3. rykker afh. af konfiguration), blev sat en forfaldsdato på mellemværendet. Når den dato er nået, sættes mellemværendet automatisk til ”Sendt til inddrivelse”. Låneren får besked herom, hvis det er konfigureret i F7 -> serveropsætning. Som standard vil låneren i 3. rykker blive advaret om, at mellemværendet sendes til inddrivelse. Hvis dit bibliotek sender mellemværender til inddrivelse allerede efter 1. eller 2. rykker, skal du huske at indtaste det i printskabelonen for hhv. 1. eller 2. rykker, sådan at låneren bliver advaret rettidigt. Man kan desuden manuelt sætte mellemværendet til ”Sendt til inddrivelse” med knappen ”Send til inddrivelse”. Der sendes ikke noget til økonomisystemet, som automatisk sender regningen til inddrivelse når forfaldsdatoen er overskredet. 9.2.1.6 Luk inddrivelse ”Luk inddrivelse” anvendes til at afslutte et mellemværende, der er sendt til inddrivelse. Der er ikke automatisk besked fra økonomisystemet om dette, så brugeren skal vælge ”Luk inddrivelse”. Send saldoopgørelse 1. For at sende saldoopgørelser til lånere, fremsøges alle erstatninger og gebyrer, som har status ”Oprettet/delvist betalt”. 2. I listevisningen vises nu en oversigt over alle bibliotekets låneres erstatninger og gebyrer, der har status ”Oprettet” eller ”Delvist betalt”. Hver række kan markeres med et flueben, hvilket indikerer at rækken skal indgå i saldoopgørelsen. 3. For at se detaljer eller rette et mellemværende dobbeltklikkes på mellemværendet, hvormed dets detaljeside vises. Herfra kan materialenummer, beløb og noter ændres. 4. Når alle mellemværender er gennemgået, klikkes blot på ”Send valgte”, for at sende de markerede mellemværender. Mellemværender på 0 kr. kan ikke indgå i en saldoopgørelse. Hvis en låner er ”Fritaget for rykkere” kan lånerens mellemværender fremsøges, men kan ikke indgå i en saldoopgørelse. Mellemværende der ikke kan afsendes rykker for Der kan være tilfælde, hvor mellemværende kan søges frem i tabellen, men ikke rykkes for. Disse mellemværende vil være markeret med ikonet , som viser en beskrivelse, når du kører musen henover. I tabellen ses de forskellige årsager til, at der ikke kan rykkes for et mellemværende. Tooltip Beskrivelse ”Mellemværende er annulleret” Et annulleret mellemværende kan ikke rykkes for. ”Mellemværende er betalt” Et betalt mellemværende kan ikke rykkes for. ”Mellemværende er tilbagebetalt” Et tilbagebetalt mellemværende kan ikke 111 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ rykkes for. ”Mellemværende inddrivelse” er sendt til Et mellemværende som er sendt inddrivelse kan ikke rykkes for. til ”Inddrivelsen er lukket” Efter inddrivelsen er lukket, mellemværende ikke rykkes for. et ”Beløbet er ugyldigt” Hvis et mellemværende har et restbeløb på nul eller derunder kan det ikke rykkes for. ”Betalingsfristen er endnu ikke overskredet” Hvis en rykker er sendt og dennes betalingsfristen endnu ikke er overskredet (rykkerinterval kan konfigureres under F7/Serveropsætning/Mellemværende/Rykk er interval i dage), kan dette mellemværende ikke rykkes for før betalingsfristen er overskredet ”Låneren er fritaget fra rykkere” Hvis en låner tilhører en lånergruppe, der er fritaget for rykkere, kan mellemværender ikke rykkes for. ”Låneren er under aldersgrænsen for inddrivelse” Hvis en låner er under den aldersgrænse, som kan konfigureres under F7/Serveropsætning/Mellemværende/Geb yrtakster og erstatningsomkostninger, kan denne låner ikke sendes til inddrivelse. kan Send rykker Hvis en låner har fået en saldoopgørelse med tre erstatninger på, og den ene betales inden for tidsgrænsen, vil der naturligvis kun kunne rykkes på de to erstatninger, der endnu ikke er betalt. Rykkere genereres på samme måde som saldoopgørelser. 1. For at sende rykkere til lånere, skal du fremsøge erstatninger og gebyrer. Søger du mellemværender med status ”Opgørelse sendt” kan 1. rykker, hvis fristen er overskredet, sendes. Hvis biblioteket bruger flere rykkerbreve i rykkerprocessen, skal søges på ”1. rykker sendt” for at sende ”2. rykker” og på ”2. rykker sendt” for at sende ”3. rykker”. Læs mere om de forskellige trin i rykkerprocessen i afsnit 9.2.1. 2. I tabellen vises nu en oversigt over alle bibliotekets låneres erstatninger og gebyrer, der har den valgte status. Hvert mellemværende markeres med et flueben, hvis mellemværendet skal indgå i rykkeren. 3. For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på mellemværendet, hvormed dets detaljeside vises. Herfra kan materialenummer, beløb og noter ændres. 4. Når alle mellemværender er gennemgået, klikkes på ”Send valgte” for at sende de valgte mellemværender. Mellemværender på 0 kr. kan ikke indgå i et rykkerbrev. For mellemværender med status ”1. rykker sendt” og ”2. rykker sendt” er en forfaldsdato der skal nås 112 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ før de kan indgå i brev til låner. Hvis en låner er ”Fritaget for rykkere” kan lånerens mellemværender fremsøges, men kan ikke indgå i et rykkerbrev. Bagatelgrænse Bagatelgrænsen er den nedre grænse for, hvornår der skal sendes saldoopgørelser til lånere. Det betyder at, hvis grænsen er sat til eksempelvis 50 kr., vil lånere, der kun har gebyrer, der sammenlagt er mindre eller lig dette beløb ikke fremgå, når du søger. Grænsen defineres på fanen ”Serveropsætning” under hovedområdet ”F7 Sysadmin”. Hvis du ønsker at se alle erstatninger og gebyrer, også dem uden for bagatelgrænsen, kan du ved din søgning sætte flueben i ”Medtag låner under bagatelgrænse”. Det betyder, at du kan se og sende saldoopgørelser til lånere, selvom deres total er under bagatelgrænsen. Detaljeside for mellemværende Figur 69 For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på det under F5>Mellemværende, hvormed detaljesiden for det valgte mellemværende åbnes. Detaljesiden indeholder informationer om det valgte mellemværende, den tilknyttede låner og materiale. Hvis mellemværende er i tilstand ”Oprettet”, ”Delvist betalt”, ”1. rykker sendt”, ”2. rykker sendt” eller ”3. rykker sendt” (hvis antal rykker er konfigureret til tre) kan det redigeres eller annulleres fra siden. F.eks. er det muligt at rette beløbet og klikke ”Gem”. Beløbet er nu opdateret. 113 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Mellemværender der er i en af de andre tilstande end de ovennævnte, kan kun læses, men ikke redigeres eller annulleres. Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper Funktion: Print af lister der viser udlån inklusiv overskredne lån for en lånergruppe. Hovedområde: Lister Fane: Udlån Det er muligt at printe en liste med udlån for en bestemt lånergruppe. Listen kan bestå af alle udlån (overskredne udlån, og ikke-overskredne udlån for hver låner). Det er også muligt at printe en rykkerliste for en lånergruppe ved kun at vælge check-boksen: Inkludér kun overskredne lån. Bemærk at denne checkbox som standard er slået til, så ønskes at printe den fulde udlånsliste (overskredne lån og ikke-overskredne lån for lånergruppen) skal man fravælge check-boksen: Inkludér kun overskredne lån. Udlånslisterne kan bruges til at hænge op i et klasseværelse, eller hver elev kan eksempelvis få deres egen seddel med hjem med deres udlån på. Det er derfor muligt at vælge om man vil printe én låner pr. side, eller om man ønsker at printe udlån pr. lånere ud i én lang rækkefølge uden sideopdeling. Check-boksen: Medtag langtidslån inkluderer lån på listen, der varer mere end standardudlånsperioden for et bibliotek, eksempelvis taskebøger – bøger der bruger til at undervise ud fra gennem et helt skoleår. Er man i tvivl om et print indeholder de ønskede oplysninger og den ønskede opsætning, er det muligt at få vist sin liste inden man printer ved at trykke på knappen ’preview’. Figur 70 Under F5 og fanen Udlån er det muligt at printe en liste med udlån for en bestemt låner gruppe. Administration af beskedkø Funktion: Håndtering af beskeder forsøgt sendt til låneren digitalt Hovedområde: Lister Fane: Beskedkø Beskeder der sendes digitalt til låneren vil i forskellige situationer ikke nå frem – f.eks. fordi låneren ikke er tilmeldt digital post, lånerens mobilnummer er forkert eller der er opstået en teknisk fejl. De beskeder, der er ikke kunne sendes 114 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ digtialt samles i en oversigt her (F5, Beskedkø). De fejlede beskeder kan fremsøges på baggrund af beskedtype og status (fejlet, og håndteret). Når man fremsøger beskeder, vil alle beskeder der passer på kriterierne blive vist i en tabel med oplysninger om deres beskedtype, dato, tid, kategori og hvilken låner beskeden blev forsøgt sendt til. Beskederne håndteres ved at markere dem med et flueben i venstre side af tabellen, og vælge den ønskede handling/håndtering i dropdownen ”Processér valgte”, som findes til højre under tabellen. Her kan vælges mellem ”Håndter m/print”, ”Håndter v/gensend”, og ”Håndter”. Håndteringsmuligheder ”Håndter m/print”: beskeden udskrives, så den kan sendes med post. Herefter skifter beskeden status til ”håndteret”. ”Håndter v/gensend”: Cicero forsøger at sende beskeden på den ønskede måde (SMS, email, digital post). Hvis beskeden afsendes korrekt, vil den skifte status til ”håndteret”. Hvis beskeden fejler igen, vil den få status ”fejlet” igen, og altså fremtræde i oversigten igen. ”Håndter”: Skifter blot beskedens status til håndteret. Denne handling kan bruges, hvis man fx ringer til låneren eller håndterer beskeden på anden vis. Figur 71 Beskeder, der ikke er nået frem til låneren, kan ses og administreres under hovedområdet ”Lister” under fanen ”Beskedkø” fanen. Beskeddetaljer For at se detaljer om en besked, skal man dobbeltklikke på den i tabellen. Dette åbner en fly-in, der bl.a. viser hvornår beskeden oprindeligt blev sendt, hvornår den fejlede, hvorfor den fejlede, samt hvad der står i beskeden. Inde fra 115 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ detaljevisningen kan man også håndtere beskeden på de samme tre måder, som beskrevet ovenfor, ved at vælge den ønskede handling i dropdown menuen ”Processér valgte” i nederste højre hjørne. Endvidere kan man slette beskeden ved at klikke på slet-knappen, der er placeret ved siden af ”Processér valgte”. Sletter man en besked, vil blive permanent slettet. Nødsystem Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Hovedområde: Lister Fane: Nødsystem Dette er beskrevet i afsnit 15.4. 116 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 10 Administration De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet ”Admin”. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger henvendt til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte ting på dit biblioteksvæsen. Leverandører Funktion: Opret eller fremsøg leverandører og leverandøraftaler Hovedområde: Admin Fane: Leverandører Under fanen ”Leverandører” kan der søges på leverandører ud fra navn, aftalekode og CVR-nummer. Leverandørregistreret er globalt for alle biblioteksvæsener. I tilknytning til den enkelte leverandør kan der registreres leverandøraftaler. Aftalerne der oprettes er ikke globale, og kan kun ses af det enkelte biblioteksvæsen. Opret leverandøraftaler 1. Fremsøg den eksisterende leverandør, der skal oprettes en aftale for. 2. Vælg fanen ”Aftaler” på ”Leverandør”-detaljesiden. 3. Klik på opret aftale og udfyld felterne: Kundenummer: Det nummer, der er indgået aftale med leverandøren om. Nummeret angiver, hvordan materialer bestilt med dette kundenummer skal klargøres. Beskrivelse: udfyldes med en sigende tekst. Teksten vil være synlig når du anvender aftalen i forbindelse med oprettelse af bestillingslinjer under hovedområdet ”Accession”. Standardkonto: Her vælges en åben materialekonto, som vil være udfyldt som standard, når leverandøraftalen bruges i andre sammenhænge. Rabat i %: Her beskrives den procentrabat, du har aftalt med leverandøren. Rykkerfrekvens: Angiver antal dage, der skal være mellem hver rykker. Leveringstid: Her angives aftalt leveringstid. Materialetype: Angiver den materialetype, aftalen omfatter. *Første rykker efter: Her indtastes antal dage, der går før første rykker eksekveres automatisk. *Maks antal rykkere: Her angives antallet af automatiske rykkere, der skal eksekveres. Navn, e-mail, telefonnummer: Udfyld med kontaktoplysninger på leverandørens kontaktperson. Bemærkninger: Udfyldes med eventuelle særlige aftaleforhold. 117 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Faktureringsadresse: Udfyld med adressen hvortil fakturaen skal sendes. Leveringsadresse: Udfyld med adressen hvortil materialerne skal leveres. * Den bagvedliggende funktionalitet for disse felter er ikke implementeret i indeværende version. Dvs. det er ikke muligt gennem applikationen at sende rykkere til leverandører. 4. Ved klik på ”Gem” ses aftalen i tabellen over aftaler. Figur 72 Viser leverandøren Biblioteksmedier med tilknyttede leverandøraftaler Slet leverandører og leverandøraftaler For at slette en leverandør, skal man navigere til leverandøren, og klikke på slet-knappen, der er placeret nederst til højre. Når man forsøger at slette en leverandør, tjekker systemet for følgende: 1. Er der nogen leverandøraftaler på leverandøren? (tjekker alle biblioteksvæsener) a. Hvis der er, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker der har aftaler vil blive listet. 2. Bliver leverandøren brugt i aktive periodika abonnementer? (tjekker alle biblioteksvæsener) a. Hvis den gør, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker der bruger leverandøren vil blive listet. Hvis systemet kan ’svare nej’ til begge spørgsmål, vil leverandøren blive slettet. 118 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Fremgangsmåden er den samme, hvis man ønsker at slette en leverandøraftale. Naviger til aftalen, og klik på slet-knappen, der er placeret nederst til højre. Når man forsøger at slette en aftale, tjekker systemet for følgende: 1. Er der nogen aktive ordrer, der benytter denne aftale? (tjekker alle biblioteker indenfor ens biblioteksvæsen) a. Hvis der er aktive ordrer kan aftalen ikke slettes. b. Hvis der ikke er aktive ordre slettes aftalen. Alle leverandører er globale, hvilket betyder at hvis en leverandør slettes er den slettet for alle biblioteker. Konti Funktion: Administration af konti Hovedområde: Admin Fane: Konti Figur 73 viser konfiguration af konti Fanen ”Konti” viser en oversigt over biblioteksvæsenets konti. En konto kan anvendes i forbindelse med indkøb (materialekonto) eller i forbindelse med mellemværende (gebyrkonto). Du kan oprette en grundkonto med en associeret konti-struktur. Disse konti kan indeholde perioder. Der kan oprettes, læses, redigeres og slettes konti og perioder i dette faneblad. For at arbejde med bevægelser skal du benytte hovedområdet ”Accession”, se kapitel 6 for mere herom. 119 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Oprettelse af konti Konti kan oprettes enten ved at holde musen over en eksisterende konto i kontohierarkiet og trykke på ”plus”-knappen eller ved at vælg knappen ”Opret grundkonto”, hvis det er første gang, der oprettes en konto. Figur 74 Viser, hvorledes brugeren kan oprette en ny konto Herefter indtaster du kontonummer (som skal være unikt) samt yderligere information. Ved tryk på ”Opret” oprettes kontoen. Konti kan organiseres i hierarkier efter behov. En konto kan specificeres til at blive brugt som materialekonto, klargøringskonto eller i forbindelse med mellemværende. Se afsnit 5.6.5 for yderligere information om mellemværende. Klargørings- og materialekonti skal have eksterne kontooplysninger. Klargøringskonto anvendes, når medieleverandører fremsender fakturaer med separate klargøringsudgifter, således at klargøringsudgifterne kan konteres på klargøringskontien. Der kan kun vælges én klargøringskonto. Eksternt kontonummer For at tilføje et eksternt kontonummer, som er nødvendigt for at kommunikere med det eksterne økonomisystem, vælges en udbyder under ”Ekstern kontotype”, og alt efter udbyder indtastes nødvendige oplysninger som kommasepareret liste under ”Eksterne kontooplysninger”. For KMD indtastes enten <Artskonto>,<omkostningssted>,<SIO> For EG indtastes <kontonummer> For Fujitsu indtastes <kontonummer>,<posteringsafstemningsenhed>, 120 of 186 <Artskonto>,<PSP> SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ eller <posteringsregistreringssted> Redigering og lukning af konti En konto kan redigeres ved at mouse-over på den konto i kontohierarkiet, der ønskes redigeret og derefter trykke på ikonet til redigering. Herefter kan udvalgte kontooplysninger redigeres og gemmes ved tryk på ”Gem”. Hvis en konto ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en konto. Der vises information om dette, hvis en konto forsøges lukket, uden at betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en konto kun lukkes, hvis dens tilhørende underkonti er lukkede og alle dens tilknyttede kontoperioder er lukkede. En lukket konto kan ikke genåbnes. Sletning af konti En konto kan slettes ved at holde musen over den konto i kontohierarkiet, der ønskes slettet og derefter trykke på ikonet for slet. Efter bekræftelse af sletningen vil kontoen forsøges slettet. Hvis kontoen ikke kan slettes, vises der en meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en konto, hvis den har underkonti tilknyttet. Oprettelse af kontoperioder Konti kan tilknyttes en eller flere kontoperioder. Det er på kontoperioderne, at kontobevægelserne laves. Kontoperioder kan kun oprettes på grundkontoen, og alle underliggende konti får derved automatisk de samme perioder. For at oprette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter trykkes der på ”plus”-knappen i panelet til højre. Her indtastes budget, fra og til datoer, og periodens udstrækning angives - begge datoer er inklusive. Ved tryk på ”Opret” oprettes kontoperioden. Bemærk, at de angivne datoer ikke kan ændres efterfølgende og hvis de angivne datoer overlapper med en anden kontoperiode, kan kontoperioden ikke oprettes. Efter oprettelse vises perioden i en dropdown. Disponeringer og betalinger sker altid i den aktuelle periode. Det vil sige betaling foretaget i 2015 sker på 2015 kontoperiode, og betaling i 2016 sker på 2016 kontoperiode. 121 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 75 viser, hvorledes brugeren ved oprettelse af en ny konto kan oprette en kontoperiode. Redigering af kontoperioder Budgettet for en kontoperiode kan redigeres ved at vælge perioden i dropdownlisten og derefter trykke ”Rediger”. Herefter kan budgettet redigeres og gemmes ved tryk på ”Gem”. Hvis en kontoperiode ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en periode. Der vises information om dette, hvis en periode forsøges lukket, uden at betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en periode kun lukkes på en konto, hvis de tilsvarende perioder på kontoens underkonti er lukkede. Sletning af kontoperioder For at slette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter vælges den kontoperiode, der ønskes slettet. Tryk derefter på ”Slet”-knappen. Efter bekræftelse af sletningen vil kontoperioden forsøges slettet på grundkontoen samt de tilsvarende kontoperioder på alle underkonti. Hvis kontoperioden ikke kan slettes, vises der meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en kontoperiode, hvis den har kontobevægelser tilknyttet. Ruter Funktion: Opsætning af ruter Hovedområde: Admin Fane: Ruter 122 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Under fanen ”Ruter” kan du se en tabel, der viser en oversigt over de ruter, der køres inden for dit biblioteksvæsen. Ruterne bruges til at beregne den forventede leveringsdato af bookinger. Opret en rute For at oprette en rute, skal du klikke på ”Opret rute”, som er placeret nederst til venstre. Herved åbnes detaljesiden, hvorfra du konfigurerer din rute. Figur 76 viser detaljesiden for oprettelsen af en rute. Køredage Du starter med at definere, hvilke dage ruten kører. Dette gøres ved at sætte flueben ud for køredagene. 1. Fra Herefter vælges fra en dropdown, hvor ruten starter. 2. Tilføj filialer Dernæst vælges hvilke filialer ruten kører forbi. Dette gøres ved at markere de ønskede filialer i den venstre boks, og klikke på pilen der peger til højre. Når de ønskede filialer er lagt over i boksen til højre, kan du flytte op og ned på rækkefølgen ved at markere en filial og klikke på ”pil-op” eller ”pil-ned”. Rækkefølgen på valgte filialer er vigtig, da den bruges til at udregne forventet leveringsdato for bookinger. 3. Andre regler (uge og dato) Slutteligt defineres om ruten skal køre hver uge, hver anden uge, hver tredje uge osv., samt en dato fra hvornår ruten gælder. 4. Til sidst klikkes ”Gem”, og ruten vil nu fremgå af tabellen. For at redigere en rute, skal du dobbeltklikke på den på tabellen, hvormed detaljesiden åbnes. 123 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Periodika Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et ”Grundkort” på periodika. Hovedområde: Admin Fane: Periodika Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner som bestemmer hvordan periodika præsenteres. Læs mere om dette i kapitlet om periodika i afsnit 12.8. Automatiske materialevalgslister Funktion: Opsætning af automatisk oprettelse af materialevalgslister Hovedområde: Admin Fane: Materialevalgslister For automatisk at kunne oprette materialevalgslister i hovedområdet ”Accession”, se afsnit Error! Reference source not found., skal du først have opsat skabeloner for listerne. Dette kan du gøre under fanen ”Materialevalgslister” i hovedområdet ”Admin”. Her kan du oprette en ny skabelon, som vil blive brugt, når der oprettes lister. En skabelon skal have et navn og et katalog, e.g. ”dbf”, som der søges i. Skabelonerne vil blive udfyldt med år og ugenummer suffikset ”katalog”. Derudover kan du tilføje en CQLstreng, som vil blive tilføjet søgningen og bruges til at filtrere ugelisten. Skabelonen vil resultere i en søgestreng som er opbygget således: kk=<KATALOG><ÅR><UGE> AND <CQL>. Skabelonen kan checkes for at se at den ikke indeholder fejl og at den resulterer i fundne poster ved hjælp af klik på ”Check skabelon”. Kun skabeloner angivet som aktive, vil resultere i materialevalgslister når disse genereres. 124 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 77 viser et eksempel på hvordan en materialevalgsliste kan genereres. Temaer Funktion: Oprettelse af temaer til for eksempel midlertidige opstillinger eller placeringer Hovedområde: Admin Fane: Temaer I fanen ”Temaer” kan der oprettes, ændres eller fjernes temaer. Materialer kan tilknyttes temaer ved at fremsøge materialer i hovedområdet ”Cirkulation”. Temaer kan anvendes som midlertidige opstillinger. Opret tema 1. For at oprette et nyt tema klikkes der på ”Opret tema”. 2. Udfyld relevant information om temaet. Navn, opretters initialer, ansvarlig filial, materialegruppe og tidsperiode for hvornår temaet skal være aktivt. Indsæt en beskrivelse af temaet, såfremt dette ønskes. 3. Hvis temaet skal fjernes fra materialet ved aflevering kryds af i ”Fjern tilknytning ved aflevering”. a. 125 of 186 Hvis materialerne ikke skal have fjernet tilknytning ved aflevering, kan det muligvis være fordelagtigt at printe nye labels, hvor der står temaets placering (se afsnit 5.2.2). SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. For at oprette et temas placering, gældende for de filialer der skal anvende temaet, trykkes der på plus-ikonet under tabellen ”Placering på deltagende filialer”, hvorved der tilføjes en række. 5. Specificer placering ved at ændre via dropdown-menuerne i rækken. Der kan kun vælges en placering per filial, derfor er det kun muligt at vælge en filial én gang. Figur 78 viser detaljesiden af opret tema. For at fjerne en placering, markeres placeringen i tabellen og der klikkes derefter på krydset i venstre side af detaljesiden. Ændre tema 1. Dobbeltklik på et eksisterende tema i oversigten over temaer. 2. Rediger og tryk Gem Fjern tema 1. Fra oversigten over temaer markeres det tema der skal slettes 2. Klik på krydset nederst i venstre side. Standardpriser Funktion: Oprettelse af standardpriser ved erstatning af materialer Hovedområde: Admin Fane: Standardpriser I fanen ”Standardpriser” kan der defineres standardpriser på erstatninger. Standardpriserne anvendes ved erstatninger såfremt der ikke forefindes en erstatningspris på det bestemte materiale. 126 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Opret/rediger standardpriser 1. Klik på for at oprette standardpris. Dobbeltklik på en standardpris i listen for at redigere en standardpris. 2. I detaljesiden kan der gives et navn til standardprisen i feltet ”Materialetype”. 3. I felterne ”Bibliografisk kategori 008t”, ”Generel materiale betegnelse 009a”, ”Specifik materiale betegnelse 009g” og ”Opstillingskode 038a” angives der ud fra DanMARC2, hvilke materialer den pågældende standardpris skal gælde for. 4. I feltet ”Erstatningspris inkl. moms” angives standardprisen i kroner inklusiv moms. Figur 79 viser detaljesiden for oprettelse af standardpriser. Prioritering af standardpriser De oprettede standardpriser tildeles et givent materiale ud fra et prioriteringssæt. Når der skal findes en standardpris for et givent materiale tjekkes der først prioritet 1, hvis ikke materialet passer til prioritet 1, tjekkes prioritet 2 i stedet og så fremdeles. Man kan omprioritere og slette standardpriser ved at bruge kontrollerne nede i venstre hjørne af standardprisfanen. Det anbefales at de mest restriktive standardpriser er prioriteret højst og at man i prioriteringsrækkefølgen har en standardpris der passer til alle materialer med lavest prioriteret. Hvis ikke et materiale passer til nogen af standardpriserne vil erstatningsprisen blive 0 kr. for dette materiale. Flydegrupper Funktion: Opsætning af hvor materialer må flyde til og fra 127 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hovedområde: Admin Fane: Flydegrupper I fanen ”Flydegrupper” kan der defineres forskellige flydegruppeprofiler. Flydegruppeprofiler angiver, hvorvidt et materiale med en filialplacering må flyde til en anden filial. Det er muligt at redigere og oprette nye flydegrupper. Et materiales flydegruppe kan ændres/vælges på selve materialet. Opret/rediger flydegruppe 1. Klik på for at oprette en flydegruppe eller dobbeltklik på en flydegruppe i listen for at redigere. 2. I detaljesiden kan der angives et navn og en beskrivelse til flydegruppen i henholdsvis feltet ”Navn” og ”Beskrivelse”. 3. I feltet ”Valgte” angives det, hvor materialet må flyde til og fra. I feltet ”Mulige” kan det ses, hvilke filialer der kan tilvælges til flydegruppen. Figur 80 viser detaljesiden for en flydegruppe kaldet ”Fængslet”, materialer i denne flydegruppe kun kan flyde mellem ”Depot Statsfængsel” og ”Statsfængslet”. Har et materiale en flydegruppe, hvor alle filialer er valgt, vil det, når det bliver afleveret på en anden filial, end der hvor den har placering, ændre placering til afleveringsfilialen. Afleveres materialet på samme filial som materialets placeringen, sker der ikke nogen ændring i henhold til placeringen. Hvis et materiale har en flydegruppe, hvor alle filialer ikke er valgt, såsom i Figur 80, vil det når det bliver afleveret på en anden filial flyde tilbage til 128 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ materialets placering. Bliver det afleveret på en af de valgte filialer, vil det få samme placering som afleveringsfilialen. Er materialet tildelt et tema med en dertilhørende flydegruppe, vil denne overskrive den oprindelige flydegruppe. Har temaet derimod ikke nogen flydegruppe, vil materialets oprindelige flydegruppe være gældende. Slet flydegruppe I F6Flydegrupper kan en flydegruppe slettes enten ved at markere en flydegruppe i tabellen og efterfølgende klikke flydegruppe og klikke ”Slet”. eller åbne detaljesiden for en Overstiger antallet af materialer tilknyttet til flydegruppen 5000, kan flydegruppen ikke slettes. Ønskes det derfor at slette en flydegruppe med over 5000 materialer, skal man sørge for, at der er færre materialer tilknyttet end dette. 11 Sysadmin De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet ”Sysadmin”. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger henvendt til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte ting på dit biblioteksvæsen. De eneste opsætninger, der knytter sig til din lokale PC, er dem der kan opsættes i hovedområdet ”Sysadmin” under ”Klientopsætning”, se afsnit 11.4. Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler udgør samlet set Ciceros regelsæt for håndtering af bibliotekets udlånsregler. Kombinationen af et materiales tilhørsforhold til en materialegruppe og materialegruppens tilknyttede udlånsprofiler og lånergrupper afgør, hvilke udlånsregler der skal gælde, når et materiale udlånes eller reserveres af en låner. Helt overordnet gælder, at: En låner tilhører en eller flere lånergrupper. Et materiale tilhører én materialegruppe. En materialegruppe kan have flere udlånsprofiler. En udlånsprofil kan have flere lånergrupper. Lånergrupper Funktion: Opsætning af lånergrupper Hovedområde: Sysadmin Fane: Lånere Du kan opsætte de lånergrupper dit biblioteksvæsen har behov for. Lånerne kan efterfølgende knyttes til lånergruppen, og lånergruppen kan tilknyttes til materialegruppens udlånsprofiler. 129 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 1. Lånergrupper er struktureret i et hierarki. Lånere, som er knyttet til en lånergruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne. I eksemplet i Figur 81. vil en låner, som er knyttet til ”Udenlandske biblioteker”, således også være knyttet til ”Biblioteker” og ”Alle”. 2. Der kan oprettes en ny undergruppe ved brug af ”plusset” gruppe. 3. En eksisterende gruppe kan redigeres ved brug af ”blyanten” på en . 4. En eksisterende gruppe kan slettes ved brug af ”krydset” . Bemærk, at du kun kan slette grupper, som hverken har undergrupper, lånere eller udlånsprofiler knyttet til sig. 5. Den øverste gruppe, som repræsenterer samtlige lånere på biblioteket, kan ikke slettes eller redigeres. Figur 81 Lånergrupper opsættes i en hierarkisk struktur. Lånere, som er knyttet til en gruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne. På en lånergruppe kan det konfigureres om lånergruppen skal fritages for gebyrer, fritages for erstatninger og fritages for rykkere (dvs. saldoopgørelse og rykkerbreve). Dette gøres ved at redigere en lånergruppe og markere de ønskede fritagelser. Hvis en låner er del af flere lånergrupper, så fritages han hvis bare én af disse lånergrupper er markeret som fritaget. ”Fritag for gebyr” betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få tilskrevet gebyr af det natlige job (se evt. afsnit Error! Reference source not found.). Gebyrer kan oprettes manuelt til en låner der er fritaget for gebyrer. 130 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ ”Fritag for erstatning” betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få oprettet erstatning for tabt materiale af det natlige job (se evt. afsnit Error! Reference source not found.). Er låneren fritaget for erstatning vil det natlige job heller ikke tilskrive gebyr til låneren, selvom låneren ikke er fritaget for gebyr. Erstatninger kan oprettes manuelt til en låner der er fritaget. ”Fritag for rykkere” betyder at lånere i gruppen ikke kan tilsendes saldoopgørelse og rykkerbreve. Lånernes mellemværender kan fremsøges fra Mellemværende oversigten (F5 > Mellemværende) men lånernes mellemværender kan ikke indgå i breve (se evt. afsnit 9.2.2 og 9.2.4). Automatisk tildeling af lånergrupper Funktion: Automatisk tildeling af lånergrupper Hovedområde: Sysadmin Fane: Lånere Under fanen ”Lånergrupper” kan du oprette regler for automatisk tildeling af lånergrupper som træder i kraft, når en ny låner oprettes. Det betyder, at du kan definere en række kriterier som automatisk tildeler låneren lånergrupper, hvis låneren passer på de regler du har opsat. Figur 82 viser detaljesiden for automatisk tildeling af lånergruppe Opret regel 1. For at oprette en automatisk tildeling, klikkes på knappen ”Opret ny auto. tildeling” over tabellen. 131 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 2. På detaljesiden vælger du hvilken lånergruppe der automatisk skal tildeles. 3. Vælg hvilken lånertype reglen skal gælde for. 4. Hvis reglen skal gå på kommune, vælges først om låneren skal være inden eller uden for kommunen. I feltet ved siden af vælges kommunen. 5. Hvis reglen skal gå på land, vælges først om låneren skal være inden eller udenfor for landet. I feltet ved siden af vælges landet. 6. Hvis reglen både skal gå på kommune og land, defineres begge. 7. Det sidste kriterium du kan sætte er alderen. Den kan både angives som intervaller (f.eks. 10-14, begge er inklusive) eller som under/over, det gøres ved at udelade en af værdierne. 8. Til sidst angives en beskrivelse af reglen, som vil være synlig ude i tabellen. F.eks. Alle voksne i Horsens kommune. 9. Afslut med at trykke ”Gem”. For at redigere en regel, dobbeltklikkes på den pågældende række i tabellen. 132 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Brug reglerne Når du opretter en ny låner og trykker ”Opret”, tjekker systemet automatisk om låneren opfylder nogen regler ved at validere på lånertype og på hhv. kommune, land og alder, hvis disse er opsat i reglen. Hvis låneren gør det, bliver grupper tilføjet. Materialegrupper og udlånsprofiler Funktion: Oprettelse af materialegrupper og udlånsprofiler Hovedområde: Sysadmin Fane: Materialegrupper Alle materialer skal tilknyttes en materialegruppe. På materialegruppen kan du tilknytte forskellige udlånsprofiler, og til udlånsprofilerne knyttes lånergrupper. En udlånsprofil kan kun oprettes i relation til en materialegruppe, og der skal tilknyttes en lånergruppe til udlånsprofilen. Hvis der ikke knyttes en lånergruppe til en udlånsprofil, gælder udlånsprofilen ikke for nogen lånere. Oprettelse af materialegrupper: 1. Tryk på ”Opret materialegruppe”. 2. Udfyld navn og beskrivelse. 3. Tilføj udlånsprofiler til materialegruppen ved at trykke på ”Tilføj ny profil”. Følgende obligatoriske felter skal udfyldes, før der kan trykkes på ”Gem”: Navn for udlånsprofilen Udlånsdage (udlånsperiode) eller Årlig afleveringsdato Antal fornyelser (antal gange materialet kan fornyes) Fornyelsesdage (perioden, som udlånsperioden udvides med) Reglerne for lån, reservation, fjernlån m.m. vælges til/fra i listen Tilføj de lånergrupper, som udlånsprofilen er gældende for. Dette gøres ved at klikke på ”+” og efterfølgende vælge en eller flere lånergrupper i træet 4. I tilfælde af flere udlånsprofiler kan udlånsprofilerne prioriteres ved at trykke på pilene under tabellen. En låner kan via sit medlemskab af flere lånergrupper være tilknyttet flere udlånsprofiler på samme materialegruppe. Når en låner, låner et materiale, vil den udlånsprofil, der matcher lånerens lånergrupper og har den højeste prioritet, blive aktiveret. 133 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 83 Detaljevisning for en materialegruppe 11.1.3.1 Prioritering af udlånsprofiler I det følgende beskrives oprettelse af lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til udlånsprofilerne. Eksemplet tager udgangspunkt i nedenstående lånergrupper, der er placeret i en træstruktur – bemærk de tre forskellige hierarkier i træstrukturen: Alle (øverste niveau) Biblioteker Personer Børn Voksne Når du skal sætte prioriteringen af lånergrupperne, skal det inderste niveau fra lånergruppen prioriteres højest. I eksemplet herunder er ”Voksne” prioriteret som nr. 1, ”Biblioteker” som nr. 2 og ”Alle” som nr. 3. 134 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 84 viser tre prioriterede udlånsprofiler i en materialegruppe. Systemet tjekker først om låneren er i en lånergruppe inden for prioritet 1, dernæst prioritet 2 og til sidst prioritet 3. Prioriteringen har betydning på følgende måde: Når man foretager et udlån, undersøger systemet først om låneren er i en af lånergrupperne, som er i prioritet nr. 1. Hvis låneren er i en af de pågældende lånergruppe træder lånergruppens udlånsprofil i kraft. Hvis låneren ikke er i den pågældende lånergruppe, undersøger systemet om låneren er i lånergruppen, som er i prioritet nr. 2 osv. Hvis en låner ikke er i en lånergruppe der er prioriteret kender systemet ikke udlånsreglerne, og materialet kan derfor ikke udlånes. I eksemplet herunder ville en låner placeret i lånergruppen ”Børn” blive fanget af prioritet nr. 3 med lånergruppen ”Alle”. Hvis denne ikke havde været der, ville det kun være lånere i lånergrupperne ”Voksne” og ”Biblioteker”, der kunne låne materialer. Det anbefales at udlånsprofilerne med de mest specifikke lånergrupper prioriteres højst og de mere generelle låneregler er prioriteres lavest. Fx hvis udlånsprofilen med ’alle’ var prioriteret højst, så ville alle medlemmer af ’Voksne’ og ’Biblioteker’ blive matchet af denne regel. Lånerimport Funktion: Giver mulighed at importere lånerdata fra UNI*C eller en csvfil. Hovedområde: Sysadmin Fane: Lånere Importér fra UNI*C Når institutionsnumrene er konfigureret under fanen ”Filialer” i fanen ”Sysadmin” kan lånerdata fra UNI-Login hentes. Se afsnit 11.5.1 for konfiguration af institutionsnumre. 1. Vælg en filial under ”Importér fra UNI*C” 2. Klik på knappen ”Importér” og lånerdata er importeret Importér fra .CSV fil Lånerdata kan også importeres fra en regnearksfil. Beskrivelse af kravene til .csv-filen kan ses i [Opsætning af Cicero LMS] 1. Klik på ”Vælg .csv fil” 2. Find fil på computeren 3. Klik på knappen ”Importér” til højre for ”Vælg .csv fil” knappen 135 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. Figur 85 Visning af lånerimports-funktionen Placeringer Funktion: Opsætning af placeringer Hovedområde: Admin Fane: Placeringer Under fanen ”Placeringer” kan du se en liste over afdelinger, opstillinger og delopstillinger. Der kan desuden oprettes en ny placering som en afdeling, en opstilling eller en delopstilling. De værdier, der oprettes, bruges ved placering af materialer på en filial samt på tværs af biblioteksvæsenet. Opret ny placering 1. Der kan oprettes en ny placering ved at trykke på ”Opret ny placering”. 2. Udfyld ”Forkortelse”, ”Navn” og ”Type”. 3. Tryk ”Gem”, og placeringen vil nu optræde på listen. Bemærk: Når du efterfølgende vil søge eksempelvis et materiale frem på dets placering, har du mulighed for at vælge fra et hierarki, der viser hvordan de forskellige afdelinger, opstillinger og delopstillinger er knyttet sammen. Dette er især en fordel for skolerne, der kan have delopstillinger, der hedder det samme. Visning og redigering af placeringer 1. Placeringer vises i en tabeloversigten under fanen ”Placeringer”. Her kan der filtreres efter ”Afdeling”, ”Opstilling”, ”Delopstilling” eller ”Alle”. 136 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 2. Når der dobbeltklikkes på et element i listen, åbnes den pågældende placering på en detaljeside. Figur 86 Oversigt over placeringer. Rettigheder Fanen ”Rettigheder” viser en oversigt over de brugere, som har adgang til Cicero. Det er endvidere muligt at oprette nye brugere og brugergrupper fra denne fane samt definere brugerrettigheder og adgange. Du kan altså se og administrere rettigheder for brugere og brugergrupper i dette område. 137 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 87 Viser listen over oprettede brugere Brugere Funktion: Opret brugere og tilknyt disse roller og brugergrupper Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Brugere Når du navigerer til underområdet ”Brugere”, vil du få en listevisning af alle brugere, som er oprettet i applikationen. Listen viser endvidere, hvilke roller og brugergrupper brugeren er tilknyttet. Det er også fra denne side, du opretter nye brugere. 1. Klik på ”Opret bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes. 2. Angiv et brugernavn, navn og kodeord samt de roller og brugergrupper, den nye bruger skal tilknyttes. 3. Roller og grupper vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne og grupperne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange brugeren skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom. Roller Funktion: Opret og tildel rettigheder til roller Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder 138 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Underområde: Roller Naviger til underområdet ”Roller”. Her vil du kunne se en tabelvisning over de roller, der findes i applikationen, redigere disse og oprette nye roller. Cicero leveres med en række prædefinerede roller, herunder bibliotekar og indkøber. Rollerne styrer hvilke rettigheder og adgange brugere har i applikationen. 1. For at oprette en ny rolle klikkes på ”Opret rolle”, hvormed en detaljevisning åbnes. 2. Angiv rollenavn og de rettigheder og adgange, rollen skal have. Alle rettigheder og adgange vises i en listevisning, og de tilladelser rollen skal have, vælges ved at sætte flueben ud for dem. 3. Når de ønskede rettigheder og adgange er valgt, klikkes på ”Gem”-knappen, hvormed rollen oprettes. 4. Du kan nu navigere tilbage til ”Brugere” i underområdet og tilknytte rollen til den/de ønskede brugere. En bruger kan godt være tilknyttet flere roller og vil i så fald have adgang til fællesmængden af rettigheder. Brugergrupper Funktion: Tildel rettigheder til brugergrupper Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Brugergrupper Brugergrupper kan bruges til at samle forskellige roller i én gruppe. Eksempelvis, hvis flere brugere både skal have bibliotekar og indkøbsrettigheder, kan disse roller samles i én gruppe. Herefter tildeles en bruger denne gruppe. Brugeren vil hermed have begge rettighedssæt. Klientopsætning I nedenstående afsnit beskrives de opsætninger der kan laves på din egen pc (klient). Generel opsætning Funktion: Sorteringsbeskeder og pinkode til hovedområde ”Cirkulation” Hovedområde: Sysadmin Fane: Klientopsætning Underområde: Generel opsætning Pinkode: Pinkode kan slås til og fra i udlånsområdet under hovedområdet ”Cirkulation”. Visning af sorteringsbeskeder: Det er muligt at slå sorteringsbeskederne fra og til i Cicero, så de ikke optræder i beskedkolonnen – f.eks. ved aflevering af et materiale. 139 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 88 viser generel opsætning i klientopsætning. RFID-scanner Funktion: Opsætning af RFID-scanner Opsætningen af RFID-scanner på din pc (klient) er beskrevet i kapitlet om RFID i afsnit 14.5. Bon- og labelprint Funktion: Opsætning af bon- og labelprint Hovedområde: Sysadmin Fane: Klientopsætning Underområde: Printer Vær opmærksom på at printersoftware skal være installeret inden opsætning i Cicero, således at applikationen kan finde og genkende printeren. Bonprinter Du kan kun udskrive bonner fra applikationen, hvis der er opsat en bonprinter. For at opsætte en bonprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdownlisten ”Bonprinter”, papir i dropdown-listen ”Papir” og derefter klikke ”Gem”. Nogle bonprintere tilbyder forskellige papirlængder, og det er vigtigt at vælge det ”lange” papir (se Figur 89). Dette forhindrer, at bonner skæres over for tidligt. Visse bonprintere (eks. Epson) tilbyder som udgangspunkt ikke et langt papir. I så fald skal du gøre følgende: 1. Opret et langt papir på printeren i Windows printeropsætningen. Der henvises til dokumentationen for den konkrete printermodel for hvordan dette gøres. 2. Genstart Cicero 3. Vælg det oprettede papir under printeropsætningen i Cicero. Hvis du arbejder på en computer, hvor du ikke ønsker at udskrive bonner (eks. en computer på et kontor), kan du fjerne fluebenet ved ”Bonprinter (Cicero)”. 140 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Labelprinter Du kan kun udskrive labels fra applikationen, hvis der er opsat en labelprinter. For at opsætte en labelprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdownlisten ”Labelprinter”, herefter justere top- og venstre margin i felterne ”Topmargin” og ”Venstre margin” og slutteligt klikke ”Gem”. Figur 89 der vælges det lange papir til bonprinteren for at forhindre, at bonner skæres af for tidligt. Selvbetjeningsklient Figur 90 viser indstillinger for selvbetjeningsklienten. Funktion: Angivelse af låneridentifikation, bonprinter og reservationer Hovedområde: Sysadmin Fane: Klientopsætning Underområde: Selvbetjeningsklient 141 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Det er muligt at vælge, hvilken låneridentifikation klienten skal bruge til at identificere lånere i selvbetjeningsklienten. Der vælges mellem følgende låneridentifikationer: Lånernummer – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer. Lånernummer og kode – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og i det efterfølgende skærmbillede indtaste sin pinkode til FBS. UNI•Login - låneren identificeres ved indtastning af UNI•Login brugernavn og adgangskode. Bonprinter Man kan konfigurere, hvilken bontype selvbetjeningsklienten skal udskrive ved at sætte flueben ved den ønskede type. Du kan vælge ”Print afleveringskvittering”, ”Print udlånskvitteringer” og ”Print afhentningskvitteringer”. Reservation Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at sætte et hak i checkboksen ”Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient”. Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen ”Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient”. Læs mere om selvbetjeningsklienten i kapitel 16. Filialer Funktion: Ændring af information vedrørende tilknyttede filialer Hovedområde: Sysadmin Fane: Filialer I denne fane er det muligt at ændre på og få overblik over institutionsnumrene på de tilknyttede filialer, ændre filialforkortelser samt at tilføje/ændre lukkedage per filial. 142 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 91 viser fanen “Filialer”. Institutionsnumre I opstartsfasen tilknyttes institutionsnumre til institutioner før, at der kan ske lånerimport gennem UNI*C. Institutionsnumrene anvendes i forbindelse med lånerimport fra UNI*C under fanen ”Lånere” i F7 og vælge ”Lånerimport”. Institutionsnummer tilknyttes/ændres ved at: 1. Dobbeltklik på en række med filial 2. I feltet ”Institutionsnummer” skrives det sekscifrede nummer 3. Først når der er skrevet seks cifre er det muligt at gemme – det er muligt at anvende både tal og bogstaver 4. Klik på gem og institutionsnummeret er gemt Forkortelse af filialnavn Forkortede filialnavne er det filialnavn der fremgår på ordrer. Forkortet filialnavn tilknyttes/ændres ved at: 1. Dobbeltklikke på en række med filial 2. Gå ind i fanen ”Information” 3. I feltet ”Forkortelse” skrives det forkortede filialnavn. 4. Klik på gem og det forkortede filialnavn er gemt 143 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Lukkedage For hver filial kan der registreres gældende lukkedage. Lukkedage har betydning for afleveringsdatoer. Hvis en låners afleveringsdato falder på en lukkedag, vil afleveringsdatoen beregnes til næstkommende åbningsdag. Låneren har en tilhørsfilial (registreres på lånerens detailside), det er i forhold til denne filial, at afleveringsdatoen bestemmes. Figur 92 visning af fanen ”Lukkedage” hvor der oprettes lukkedage. Lukkedage oprettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial 2. Klikke på fanen ”Lukkedage” 3. Klik på 4. Vælg om lukkedagen skal være enkelt forekommende eller ugentligt 5. Vælges enkelt skal der gøres følgende: a. Vælg lukkedagsdato (obligatorisk) b. Udfyld beskrivelse hvis ønskes c. Sæt flueben i ”Tilføj til alle filialer” såfremt lukkedagen skal gælde for alle filialer i biblioteksvæsnet 6. Vælges ugentlig skal der gøres følgende: 144 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ a. Vælg dato hvor den ugentlige gentagelse skal stoppe med at gentages (obligatorisk) b. Sæt flueben i mindst en dag (obligatorisk) c. Udfyld beskrivelse hvis ønskes d. Sæt flueben i ”Tilføj til alle filialer” såfremt lukkedagen skal gælde for alle filialer i biblioteksvæsnet 7. Klik på ”Tilføj” 8. Klik på ”Gem” Lukkedage slettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial 2. Klikke på fanen ”Lukkedage” 3. Marker en eller flere rækker der ønskes slettet 4. Klik på 5. Klik ”Gem” Reserveringsregler Reserveringsregler bestemmer hvilke filialer materialer kan opfylde reservationer på. Materialer placeret på en filial kan opfylde reservationer på de filialer, som er valgt under reservationsregler. Figur 93 viser fanen ”Reservationsregler” 145 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Reservationsregler oprettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial 2. Klikke på fanen ”Reservationsregler” 3. Flyt filialer der kan opfylde reservationer over i valgte liste. Dette kan gøres på en af følgende måder: a. Vælge filialen i mulige liste og klik på knappen peger mod valgte liste b. Vælge filialen i mulige liste og klik på ”Enter”-tasten i tastaturet c. Dobbeltklikke på filialen i mulige liste 4. Klik ”Gem” Reservationsregler slettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial 2. Klikke på fanen ”Reservationsregler” 3. Flyt filialer der ikke kan opfylde reservationer over i mulige liste. Dette kan gøres på en af følgende måder: a. Vælge filialen i valgte liste og klik på knappen peger mod mulige liste b. Vælge filialen i valgte liste og klik på ”Backspace”-tasten i tastaturet c. Vælge filialen i valgte liste og klik på ”Delete”-tasten i tastaturet d. Dobbeltklikke på filialen i valgte liste Ekstern adgang Under fanen ”Ekstern adgang” konfigureres de brugere, som eksterne systemer skal benytte for at få adgang til Cicero for jeres bibliotek som lånesamarbejde, SIP2 og CMS brugere. Lånesamarbejde Funktion: Konfigurere ekstern adgang i forbindelse med lånesamarbejde (ISO18626 og NCIP) Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: Lånesamarbejde Lånesamarbejde-siden viser en liste over lånesamarbejdes protokoller. Det, at de er vist i tabellen er ikke ensbetydende med, at de er oprettet i Cicero. Det er muligt at oprette lånesamarbejdets protokoller ved at tildele dem en rolle og et kodeord. Forudsætningen er, at lånesamarbejdets protokoller er angivet med den rigtige adresse og kodeord i VIP-basen. 146 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 1. Klik på den protokol, du vil oprette. I Cicero vil ISO18626 og NCIP være listet. 2. Under tabellen vil en række felter blive vist. Vælg en rolle og angiv et kodeord. Kodeordet skal svare til det kodeord, der er anvendt i VIPbasen for den pågældende protokol. 3. Tryk på ”Gem” for at oprette protokollen i systemet. Når protokollen er gemt, vil oprettelsesdatoen og den valgte rolle fremgå af tabellen. 4. Det er muligt at opdatere kodeordet for en protokol. Den angivne kodeord skal dog svare til det, der er angivet i VIP-basen til hver en tid. SIP2 Funktion: Konfiguration og oprettelse af SIP2-brugere Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: SIP2 Fanen ”SIP2” viser en oversigt over bibliotekets selvbetjeningsenheder, som har adgang til at kommunikere med Cicero. Du kan herfra oprette og ændre systemernes rettigheder samt opsætte sorteringsregler. 11.6.2.1 Opret SIP2 bruger Fra underområdet ”SIP2”, kan du oprette brugere til selvbetjeningsenheder. 1. Klik på ”Opret SIP2 bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes. 2. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, SIP2 brugeren skal tilknyttes. Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange brugeren skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom. 11.6.2.2 Opsætning af sorteringsregler For en SIP2-bruger kan man specificere sorteringsregler, som bestemmer hvilket afkast eller hylde materialet skal i/på. Da et materiale kan matche flere sorteringsregler alt efter om materialet er reserveret eller hvor det er opstillet, så er sorteringsreglerne prioriteret, så det vil altid være den højst prioriterede regel, der matcher materialet, der vælges. For at sætte sorteringsregler op, udfør følgende trin: 1. Åbn fanen ”Ekstern adgang” og underområdet ”SIP2” 2. Åbn den SIP2-bruger som reglerne skal følge. Hvis der ikke er nogen SIP2 bruger, tryk på knappen ”Opret SIP2 bruger”, udfyld informationen og tryk på ”Gem”. 3. Gå til fanen ”Sorteringsregler” på detaljesiden og tryk på knappen ”Opret sorteringsregel”. 147 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 4. Udfyld informationen efter hvordan reglen skal opsættes: Prioritet, navn, reserveret, placering og bin. Bin er den værdi som de enkelte afkast i sorteringsrobotten har. 5. Hvis der er flere regler, kan de flyttes op eller ned i prioriteringslisten med ikonerne til venstre under tabellen. De sorteringsregler der står øverst aktiveres først. Figur 94 viser sorteringsreglerne som kan opsættes. Det anbefales at regler som går på specifikke opstillinger eller filialer er højere prioriteret end regler af mere generel karakter. Et eksempel på opsætning af sorteringsregler kan findes nedenfor. Alle materialer der er reserveret med afhentningsfilial ’Horsens Bibliotek’ vil blive matchet af regel med prioriteret 1. Materialer der skal sendes til ’Brædstrup Bibliotek’ vil blive matchet af regel med prioritet 2. Regler for materialer i voksen-afdelingen, som skal tilbage på hylden er defineret i reglerne med prioritet 4+5. Det er vigtigt at reglen med prioritet 4 er 148 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ over reglen med prioritet 5. Hvis det var omvendt ville reglen aldrig blive taget i betragtning. Bemærk at man kan skrive andet end tal i feltet ’bin’ når der er tale om selvbetjeningsautomater. Det foreslås at fjernlånte materialer har en speciel opstilling, så det er let at sortere fjernlånte materialer. Det samme kunne gøre sig gældende for materialer, hvor erstatningen er sendt til inddrivelse. Bemærk at materialet ikke automatisk får en speciel opstilling når en erstatning sendes til inddrivelse. Det er ikke muligt at lave en regel der matcher på materialer som ikke har en delopstilling. Hvis der oprettes en regel, hvor der ikke angives noget i enkelte felter (fx delopstilling), så vil alle materialer matches. CMS brugere Funktion: Oprettelse af eksterne brugere Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: CMS brugere Fra underområdet ”CMS brugere”, kan du oprette eksterne brugere eller få vist en listevisning af alle eksterne brugere, som er oprettet i applikationen. 3. Klik på ”Opret CMS bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes. 4. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, den nye bruger skal tilknyttes. Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange den eksterne bruger skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom. Serveropsætning Funktion: Administratoropsætning af Cicero Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning Under fanen ”Serveropsætning” findes to undersider. Den ene underside omhandler Administrative værktøjer, her er det muligt at starte processen med at synkronisere beholdningsdata til DBC, hente titler på bookinger samt at tildele materialepriser på oprettede erstatninger der mangler materialepriser. Den anden underside indeholder en tabel, hvor hver række repræsenterer en konfiguration. Hver konfiguration leveres med en standardværdi, der kan ændres efter ønske. Konfigurationerne gælder for alle filialer i dit biblioteksvæsen. Du kan se en liste over værdierne i konfigurationen i [Opsætning af Cicero LMS]. Redigering af værdier Tabellen har tre kolonner: ”Kategori”, ”Parameternavn” og ”Værdi”. Kategorien siger noget om hvilket område i applikationen konfiguration har effekt, f.eks. Aflevering eller Ordre. Derudover kan den også beskrive 149 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ konfigurationer, som går på tværs af applikationens områder, f.eks. DBC. Parameternavn er en kort beskrivelse af konfigurationen, og værdikolonnen viser den værdi der er konfigureret. I de tilfælde, hvor værdien er for lang til at blive vist, vil det vises med ’…’. For at ændre en værdi skal du dobbeltklikke på rækken, hvormed detaljesiden åbnes. Herinde vil du finde en mere detaljeret beskrivelse af konfigurationen, samt et felt hvor værdien sættes. Når du har ændret værdien til det ønskede, klikkes ”Gem”, og den vil nu træde i kraft på alle filialer inden for biblioteksvæsenet. Vær opmærksom på at Cicero skal genstartes før dine ændringer træder i kraft. Gendan værdier Hvis du er kommet til at ændre en værdi til noget forkert, kan du genskabe den standardværdi Cicero leveres med. 1. Åbn detaljesiden for den ønskede værdi 2. Klik på knappen ”Gendan standardværdi”, som er placeret nederst til højre 3. Klik på ”Gem” og genstart Cicero for at se det slå igennem 150 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 12 Periodika Periodika opfører sig i hovedtræk ligesom andre materialer i systemet, og kan reserveres, lånes osv. Imidlertid adskiller det sig fra andre materialer i bl.a. oprettelsen og modtagelsen, hvilket beskrives i det følgende. Forholdet mellem periodikum-poster, grundkort, abonnement og materialer kan overordnet forstås gennem nedenstående tre trin: 1. Et abonnement baseres på et grundkort, som indeholder de centrale informationer for periodika. 2. Når et abonnement oprettes, tilknyttes et grundkort. 3. Til et abonnement hører en eller flere placeringer. Forudsætninger for oprettelse af abonnement Funktion: Forudsætninger for oprettelse af abonnement Hovedområde: Cirkulation / Accession Fane: Søg bibliografisk post Nedenstående trin beskriver hvordan abonnementer oprettes i Cicero: 1) Fremsøg en titel f.eks. ”Alt for damerne”. Åbn detaljesiden for at se om den bibliografiske post har fanen ”Grundkort” tilknyttet. Hvis den har det, er det en PIF-post, og du kan gå til trin 2. Hvis ”Grundkort”-fanen ikke vises, skal posten oprettes i systemet som en PIF-post. i. Gå til hovedområdet ”Katalogisering”. ”Accession” og åbn fanen ii. Tryk på ”Opret bibliografisk post”, og vælg type. iii. Udfyld den bibliografiske post jf. Danmarc2-reglerne (og beskrivelsen i afsnit 6.7.2). iv. Udfyld informationer særlige for periodika. Tryk på knappen ”Tilføj delfelt” til 008 og udfyld ”t” med ”p”. 2) På detaljesiden skal du vælge fanen ”Grundkort” (hvis der allerede er et grundkort, har du forudsætningerne for at oprette et abonnement, og du kan gå til abonnementsoprettelsen i afsnit 12.2). Grundkortet samler de centrale informationer for periodika, og det kan efterfølgende rettes på tværs af filialer i dit biblioteksvæsen. Udfyld grundkortet med følgende informationer: a. Titel: Her skrives titel på grundkortet. Denne titel skal anvendes til fremtidig fremsøgning. Den kan ændres også efter grundkortet er oprettet. b. Navneskabelon: Vælges i en dropdown og genereres i administrationsområdet (Læs mere i afsnit). Formålet med navneskabelonen er at angive hvordan numrene skal vises, eksempelvis: i. ”01”, ”1” eller ”januar ii. ”volume” eller ”nummer” (aflæses fra publikationen) 151 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ c. Type: Angiv om periodika er et abonnement, avis, tidsskrift eller årbog. d. Rykker efter (dage): Angiv hvor mange dage der skal gå før leverandøren skal rykkes for afsendelse (efter forventet modtagelse). e. Udgivelsesfrekvens: Vælg i en dropdown hvor ofte periodika udkommer, f.eks. dagligt, ugentligt eller halvårligt. f. Note: Tilknyt evt. en note g. Tryk ”Opret” Figur 95 viser fanen ”Grundkort” der kun optræder på periodika. Opret abonnement Funktion: Opret abonnement Hovedområde: Accession Fane: Abonnement 1) Åbn fanen ”Abonnement” og tryk på knappen ”Opret”. a. Hvis der allerede er et abonnement, skal du søge det frem og åbne detaljesiden. 2) For at oprette et abonnement skal du først vælge, hvilket grundkort abonnementet skal bindes op på, da grundkortet indeholder de generelle informationer for dit abonnement. Vær opmærksom på at grundkortets titel er det samme som den bibliografiske post – f.eks. ”Alt for Damerne”. Tryk ”Hent grundkort” øverst på detaljesiden. Fremsøg 152 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ grundkortet ud fra titel og/eller type og tryk ”OK”. Herefter skal du udfylde de øvrige felter på abonnementet: a. Abonnementsinformation Generelle informationer på abonnementet såsom antal, abonnementsnr. (oplyses af leverandøren) mm. Når checkboksen ”Opret bestillingslinje” er valgt vil systemet oprette bestillingslinjer, så man kan modtage næstkommende periodika med det samme. b. Materialegruppe Udfyldes så systemet ved hvilken materialegruppe det nyeste nummer skal placeres i samt hvilken materialegruppe ældre numre skal placeres i. Materialegruppen styrer vha. udlånsprofilen, hvorvidt materialet kan reserveres, udlånes mm. Læs mere om udlånsprofiler i afsnit 11.1. I modtagelsen af et nyt periodikum vil systemet automatisk placere det nye periodikum i materialegruppen valgt under ”Nyeste nummer” og flytte ældre numre i materialegruppen valgt under ”Ældre nummer”. Læs mere om materialegrupper i afsnit 11.1. c. Betalingsinformation Udfyldes med ”Konto”, ”Pris” og ”Betalingsperiode”. Vær opmærksom på at betalingsinformationen ikke hænger sammen med økonomisystemet. d. Leveringsinformation Udfyldes med informationer omkring leverandøren. e. Ansvarlig Det er muligt at tilknytte en medarbejder der er ansvarlig for abonnementet. f. Nummerinformation Udfyldes så systemet kan generere nummerinformation på det næste nr. samt de efterfølgende. Mindst et af disse felter skal udfyldes. i. ”Næste nr.”: Nummereringen af det næste nummer du forventer at modtage. ii. ”Volumen”: Udgivelsens volume iii. g. ”År”: Det år det pågældende periodikum udkommer i. Tryk på ”Gem”. 3) Åbn fanen ”Placering” på detaljesiden og tryk på en linje af gangen for at tilknytte en placering i form af filial, afdeling, opstilling og delopstilling. Placeringen er de filialer hvor du forventer, at periodika skal være placeret. Tryk ”Gem” efter udfyldelsen af hver placering. Udfyld de placeringer som periodika skal have. Redigering af abonnementer Funktion: Redigere abonnementer Hovedområde: Accession Fane: Abonnement 153 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Abonnementer kan redigeres efter de er blevet oprettet. 1. Åbn fanen ”Abonnement”. 2. Fremsøg det abonnement der skal redigeres og åbn detaljesiden. 3. Rediger abonnement og tryk på ”Gem”. Oprettelse af særnummer Funktion: Opret særnummer Hovedområde: Cirkulation Fane: Søg bibliografisk post Hvis du modtager et særnummer til et periodika, skal dette oprettes i Cicero på følgende måde: 1. Gå til hovedområdet ”Cirkulation” og fremsøg den bibliografiske post. Åbn herefter detaljesiden og naviger til fanen ”Eksemplarer”. 2. Tryk på knappen ”Opret særnummer”. 3. I den åbne dialog udfyldes informationerne omkring materialet og tryk ”Gem”. I inputfeltet ”Nummer” kan du f.eks. skrive ”07/08 Særnummer”. Herefter vil særnummeret fremgå på listen over eksemplarer. Figur 96 Viser den pop-up som giver mulighed for at oprette et særnummer. Reservation af periodika Funktion: Reservere periodika 154 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hovedområde: Cirkulation Fane: Søg bibliografisk post Periodika kan reserveres ligesom andre materialer i systemet, men det foregår fra den bibliografiske posts detaljeside og ikke fra listevisningen. 1. Gå til hovedområdet ”Cirkulation” og fremsøg en titel, f.eks. ”Alt for Damerne”, som du ønsker at reservere. Åbn detaljesiden og gå til ”eksemplarer”-fanen. Her bliver periodika præsenteret i to niveauer: a. Årgang: Præsenterer alle udgaver. b. Eksemplarer: Præsenterer de enkelte eksemplarer der hører til en årgang. 2. For at reservere en udgave, sæt et flueben i den valgte række i ”Årgang”-tabellen. a. Hvis der ønskes et specifikt eksemplar, vælges først årgang og dernæst sættes et flueben ved det ønskede eksemplar i tabellen ”eksemplarer”. 3. Tryk på knappen ”Tilføj til reservation” under den valgte tabel og naviger herefter til reservationskurven for at oprette reservationen til en låner som beskrevet i afsnit 5.3. Figur 97 Under eksemplarer kan der reserveres periodika enten på et specifikt eller et vilkårligt eksemplar. Håndtering af uregelmæssige udgivelser Funktion: Håndtering af uregelmæssige udgivelser 155 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hovedområde: Accession Fane: Søgning / Abonnement Hvis en publikation lægges sammen med en anden – f.eks. udgivelserne 07 og 08 bliver til udgivelse 07/08 kan dette håndteres i systemet på følgende måde: Ret nummerinformationen: Vælg fanen ”Søgning” og foretag en søgning på den bibliografiske post. Åbn detaljesiden og gå ind på fanen ”Eksemplarer”, hvor det enkelte materiale kan redigeres i en dialog ved at dobbeltklikke på en linje. Ret herefter nummerinformationen – f.eks. 07 rettes til 07/08. Ret abonnementsinformation: Gå til hovedområdet ”Accession”, vælg fanen ”Abonnement” og fremsøg abonnementet. Åbn derefter abonnementet i detaljevisningen. Ryk ”Forventet leveringsdato” så den svarer til den næste leveringsdato og ”næste nr.” så det passer med næstkommende publikation – i dette tilfælde 09. Manuel modtagelse af periodika Funktion: Modtag periodika Hovedområde: Accession Fane: Modtagelse Underområde: Modtag periodika Automatisk oprettelse af periodiske materialer: Når man opretter et abonnement, der har status aktiv eller bestilt, og man afkrydser ”opret bestillingslinje”, vil de første numre til abonnementet bliver oprettet, når der klikkes gem. Når et af de materialer, der har abonnementets næste nummer, bliver modtaget, oprettes det ønskede antal materialer til det følgende nummer. Dette vil ske indtil abonnementet når en evt. opsigelsesdato. Håndtering af uregelmæssige udgivelser: Der er leveret flere materialer af en udgave end forventet: Hvis man i en måned modtager ekstra eksemplarer ud over det forventede antal af materialer på abonnementet, er det muligt at oprette dette nummer, dette gøres ved at man: 1. Går ind under modtagelse under F3 og vælger modtag periodika 2. Der vil i toppen af søgeboksen være en ”Tilføj materialer” – knap, som man klikker på 156 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 98 Under modtagelse af periodika er det muligt at tilføje flere materialer i øverster højre hjørne. 3. Der åbnes et nyt vindue, hvor man skal vælge abonnementet og skrive, hvilken udgave man har modtaget, og hvor mange ekstra materialer man vil oprette. 157 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 99 Viser ”Tilføj flere materialer” dialogen. 4. Når man klikker gem, lukkes vinduet og der laves en søgning på abonnementsnummeret, så man er klar til at modtage de nye materialer, der er oprettet. Bemærk: Når materialer oprettes på ovenstående måde, bliver placeringen valgt efter placeringerne under abonnementet. Hvis der kun oprettes et materiale vil det være den første placering, der bliver brugt. Hvis man derimod laver flere materialer end der er placeringer – startes der forfra med fordelingen. Forventet leveringsdato på disse ekstra materialer vil være dags dato, og samme dato vil blive sat på abonnementet, hvis der er valgt ” Opdater nr. information”. Der er leveret en udgave ude af sekvens: Hvis der er leveret et nummer, der er efter det næste nummer, som er klar til modtagelse. For eksempel kan der være oprettet midlertidige materialer til nummer 5, men det er nummer 7 der er leveret, kan man oprette de numre, der er leveret uden for sekvensen, på samme måde som beskrevet ovenfor. Under ”Tilføj materialer” vinduet er det muligt at opdatere abonnementets næste nummer, volumen og år med det man har indskrevet – dette ændrer dog ikke på abonnements antal af materialer. 158 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hvordan ændringer i abonnementet påvirker oprettelsen af materialer: Hvis man ændrer sit abonnement til et færre antal eller man i en måned ikke modtager alle de materialer man regner med, skal man kassere de midlertidige materialer der er oprettet, som der ikke er brug for. Hvis man ændrer nummer til et tidligere nummer, eller man har oprettet og modtaget et nummer ude af sekvens, er det muligt at det næste forventede nummer ikke bliver oprettet. Det næste nummer kan oprettes enten ved at ændre nummerinformationen på abonnementet eller vælge ”Opdater nr. information” under modtagelse i ”Tilføj materialer” dialogen. Hvis man gør dette gennem ”Tilføj materialer”-dialogen skal man dog være opmærksom på at få oprettet alle de materialer man ønsker. Hvis der er i stedet er nogle numre, man på forhånd ved, der ikke bliver leveret, skal man ændre det tilhørende abonnement med det nummer, der er det næste nummer man forventer, der bliver leveret. Når abonnementet gemmes, vil der blive oprette materialer til det indtastede nummer. Når man ændrer abonnements antal til et større tal end hvad der tidligere var gemt, vil der blive oprettet ”manglende” materialer til det næste nummer. Hvis man derimod ændrer abonnements antal til mindre tal, vil de oprettede midlertidige materialer ikke blive slettes, disse skal kasseres. Modtagelse af de oprettede materialer Periodika skal modtages manuelt gennem følgende trin: 1. Åbn fanen ”Modtagelse” og vælg herefter underområdet ”Modtag periodika”. 2. Fremsøg det periodikum der skal modtages og åbn detaljesiden. 3. Udskift det midlertidige materialenummer med et permanent og tryk på ”Gem”. 4. Tryk på knappen ”Print label”, som printer labels for de valgte materialer. 5. Sæt flueben ved de periodika der skal modtages og tryk på ”Modtag”. Navneskabeloner til periodika Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et ”Grundkort” på periodika. Hovedområde: Admin Fane: Periodika Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner, som bestemmer hvordan periodika præsenteres. De oprettede navneskabeloner vil fremgå i en dropdown som vælges i oprettelsen af grundkort på et periodika. Navneskabelonen består af en variation af ”Volumen”, ”Nummer” og ”År” og oprettes således: 1. Åbn fanen ”Periodika” og tryk på knappen ”Opret navneskabelon”. I den åbne detaljeside udfyldes de krævede informationer: a. Nr. sekvens Vælg en ”Nr. sekvens” i dropdown-menuen. Sekvenserne angiver dels de intervaller periodika udkommer i (dag, halvår, 159 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ måned), og dels den måde det skrives på (tal eller tekst). Er valgmulighederne ikke tilstrækkelige kan der tilføjes andre nummersekvenser – se afsnit 12.9. b. Indhold udfyldes som i eksemplerne nedenfor. Udfaldsrummet af ${number} påvirkes af dit tidligere valg af ”Nr. sekvens”. Ord i ${} er variabelnavne (nøgleord), som dermed ikke skal ændres, mens det resterende af teksten frit kan ændres. i. Vol. ${volume}, nr. ${number}, år ${year} ii. Volume ${volume}, måned ${number}, år ${year} iii. Tryk på ”Opdater preview” hvis du ønsker at se et preview af nummersekvensen. 2. Tryk på ”Opret” og navneskabelonen for periodika er oprettet og kan herefter tilknyttes et grundkort på periodika. Navneskabeloner slettes således: 1. I F6 åbn fanen “Periodika” 2. Marker en eller flere rækker med navneskabeloner 3. Klik på Opret nummersekvens Under fanen Periodika er det også muligt at oprette nummersekvenser. 1. Klik på ”Opret nummersekvens” 2. Angiv et passede navn for nummersekvensen, fx Månedlig (navn) 3. Angiv sekvensen i tekstfeltet ”Indhold”. Sekvensen kan indeholde både tekst og tal, og adskilles af semikolon. Fx: ”Januar;Februar;Marts;April;Maj;Juni;Juli;August;September;Oktober;N ovember;December” 4. Afslut ved at klikke på gem Hvis man ønsker at lave en uendelig sekvens, skal man blot skrive ”#” i feltet ”Indhold”. Dette vil lave en fortløbende nummersekvensering, altså 1, 2, 3, 4 osv. Dette kan eksempelvis bruges til magasiner, hvis nummerering ikke starter forfra hvert år. Når man gør brug af dette, skal man dog selv huske at skifte år, når magasinet skifter år. Dette gøres ved at åbne abonnementet, og ændre året for næste udgivelse (F3, Abonnement). Se afsnit 12.3. 13 Materialesamlinger I Cicero kan du arbejde med materialesamlinger. En materialesamling kan beskrives som et materiale, eksempelvis en kasse, som indeholder en række materialer. Der er to typer af materialesamlinger; én hvor materialerne i samlingen har stregkoder, og én hvor de ikke har. I tilfælde af sidstnævnte kan materialerne beskrives i det tilhørende notefelt. En materialesamling kan lige som andre materialer i applikationen udlånes, afleveres, reserves osv. De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til dette. Funktionerne er spredt under dele af Cirkulation (kapitel 5) og Accession (kapitel 6), men beskrives her samlet. 160 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Opret lokal bibliografisk post for materialesamling Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Du kan oprette lokale bibliografiske poster, som repræsenterer samlinger. For detaljer om oprettelse af poster henvises til afsnit 6.7.2. Posten, som oprettes, skal være en lokalpost af typen “Lokalpost” og skal have udfyldt felt 631 delfelt a med “materialesamling” (se Figur ). Resterende felter kan udfyldes efter behov (de sædvanlige obligatoriske felter skal udfyldes som for alm. bibliografiske poster). Figur 100 Oprettelse af bibliografisk post for materialesamling. Bemærk, at 631 *a er udfyldt med “materialesamling”. Alle bibliografiske poster, som har udfyldt 631 *a med “materialesamling”, bliver behandlet specielt i applikationen. Du kan oprette materialer på baggrund af posten, og sådanne materialer kan få tilknyttet et antal andre materialer, som muliggør samlet udlån til enkeltpersoner og viderelån til grupper. Opret materialesamling Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling Hovedområde: Cirkulation/Accession Fane: Søgning Underområde: Søg bibliografisk post 161 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Fremsøg en bibliografisk post, som repræsenterer en materialesamling (se afsnit 13.1) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse, ved at materialetypen er efterfulgt af ikonet . For at søge udelukkende på materialesamlinger anvendes følgende CQL-kode: uk=materialesamling. 1. Vælg fanen “Materialer” og klik på “Opret materialesamling”. 2. Udfyld datafelter for materialesamlingen. 3. Klik på “Gem”. Materialesamlingen er nu oprettet og klar til brug. Figur 101 Materialesamlinger kan oprettes ved at klikke på “Opret materialesamling”-knappen i den bibliografiske posts detaljeside for en materialesamling. Rediger indhold af materialesamling Funktion: Rediger indhold af materialesamling Hovedområde: Cirkulation Fane: Søgning Underområde: Søg materiale Fremsøg et materiale, som er oprettet for en bibliografisk post, der repræsenterer en materialesamling (se afsnit 13.2) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse, ved at materialetypen er efterfulgt af ikonet . 1. I “Materialer”-fanen kan du se et overblik over de materialer, som er en del af samlingen. 162 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 2. Du kan tilføje nye materialer til samlingen ved at indtaste eller scanne deres materialenummer. 3. Du kan fjerne materialer ved at markere dem og klikke på krydset. Figur 102 Overblik over indholdet i en materialesamling. Materialer kan tilføjes ud fra deres materialenummer. Materialer kan fjernes ved hjælp af krydset. Udlån og aflever materialesamling Funktion: Udlån og aflever materialesamling Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån/ Aflever Materialesamlinger kan udlånes på samme måde, som du udlåner almindelige materialer (beskrevet i afsnit 5.4). Du skal blot indtaste/scanne materialenummeret for selve samlingen. Når en materialesamling udlånes, så bliver alt indholdet automatisk udlånt til samme låner. Materialesamlinger afleveres på samme måde, som du afleverer almindelige materialer (beskrevet i afsnit 0). Både selve materialesamlingen og de indeholdte materialer skal afleveres. Dvs. at der, i modsætning til udlån af materialesamlinger, ikke foretages automatisk aflevering af indholdet af samlingen blot fordi, samlingen afleveres. Målet med at gøre dette er at sikre at låneren afleverer hele samlingen. Viderelån materialesamling Funktion: Viderelån materialesamling 163 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån Underområde: Viderelån En materialesamling kan viderelånes til en lånergruppe (se afsnit 11.1.1), hvorved lånergruppens medlemmer hver får et materiale fra samlingen. Dette gøres på følgende måde: Udlån materialesamlingen til en låner, eks. en lærer. 1. Under ”Cirkulation” i fanen ”Udlån” vælges ”Viderelån”. 2. Vælg den lånergruppe, som materialesamlingen skal udlånes til, eks. en skoleklasse. 3. Indtast/scan materialenummeret for samlingen. 4. Hvis der er fejl eller advarsler i forbindelse med viderelånet, så vises et fejl/advarselsikon helt til venstre i tabellen. Beskrivelsen kan ses ved at føre musen henover ikonet. Hvis der er fejl, så kan viderelånet ikke foretages. Hvis der er advarsler, så kan viderelånet stadig foretages, men det endelige resultat kan være mangelfuldt (eks. hvis der ikke er nok materialer i samlingen til at give et eksemplar til hvert medlem i lånergruppen). 5. Klik på ”Afslut udlån” – nu har medlemmerne i lånergruppen hver udlånt et materiale fra samlingen. 6. Hvis du sætter flueben i ”Viderelånsrapport” bliver der udskrevet en udlånsrapport, som viser en oversigt over, hvilke medlemmer af lånergruppen der har fået hvilke materialer. Det er muligt at fravælge udskriften ved at fjerne fluebenet. 164 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Figur 103 Viderelån af materialesamlingen “Materiallære” til lånergruppen 5. A. Brugeren har valgt at få udskrevet en viderelånsrapport, når viderelånet er foretaget. 165 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 14 RFID I Cicero kan anvende RFID-scanning de steder hvor ”RFID”-knappen er synlig. I nedenstående afsnit beskrives et udpluk af de steder, hvor RFID er tilgængeligt samt opsætningen af RFID. Vær opmærksom på, at hvis RFID-scanning ikke er sat op på din klient vil funktionen ikke være mulig. Udlån Funktion: Udlån vha. RFID-scanner Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån Undermenu: Udlån 1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren og placere materialerne på den. 2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et materialesæt er komplet. Ved udlån af et materialesæt, hvor det ikke er komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er komplet. 3. Når et materiale med RFID-tag udlånes ved hjælp af RFID-scanneren, bliver alarmen i RFID-tag’et automatisk deaktiveret. Alarmen bliver igen automatisk aktiveret, når materialet afleveres, hvis afleveringen registreres ved hjælp af RFID-scanneren. Aflevering Funktion: Aflevering vha. RFID-scanner Hovedområde: Cirkulation Fane: Aflever 1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren og placere materialerne på den. Efter scanning skal scanneren deaktiveres. 2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et materialesæt er komplet. Ved aflevering af et materialesæt, hvor det ikke er komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er komplet. 3. Når et materiale med RFID-tag afleveres ved hjælp af RFID-scanneren, bliver ”alarmen” i RFID-tag’et automatisk aktiveret. Materialesøgning Funktion: Søgning vha. RFID-scanner Hovedområde: Cirkulation (og andre steder, hvor man kan scanne materialer) Fane: Søgning Undermenu: Søg materiale Materialer med RFID-tag kan fremsøges ved brug af RFID-scanneren. RFIDscanneren skal aktiveres før brug og igen deaktiveres efter scanning. 166 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ For at søge med RFID skal du gøre følgende: 1. Aktiver RFID-scanner ved at sætte RFID-kontakten til ”TIL”. 2. Placer en eller flere materialer med RFID-tag på RFID-scanneren. Applikationen fremsøger materialerne og viser dem i oversigten. 3. Deaktiver igen scanneren. Skriv til RFID-tags Fra detaljesiden af et fremsøgt materiale (se afsnit 5.1.5.2) kan du skrive materialeinformation til RFID-tags. Er der tale om et enkelt materiale, skrives information til et enkelt tag. Er der tale om et materialesæt, skrives det samme materialenummer til alle tags i materialesættet. Forudsætningen for at kunne skrive til RFID-tags er, at der er tilsluttet en RFIDscanner, og at den er konfigureret på klient-pc’en. Se afsnit 14.5 for RFIDopsætning. Der kan skrives til RFID-tags før eller efter påsætning af RFID-tagget på materialet. For at skrive materialeinformation til RFID-tags skal du gøre følgende: 1. For enkelt-materiale lægges materialet med RFID-tag på scanneren. For materialesæt lægges alle materialerne med påsatte RFID-tags på scanneren. 2. Ved enkelt-materiale skal ”Vedlagte materialer” være ”0”. Ved materialesæt skal ”Vedlagte materialer” være antallet af vedlagte materialer, dermed fraregnet hovedmaterialet, f.eks. hvis der er ”5” materialer i sættet, skal ”Vedlagte materialer” være ”4”. 3. Klik ”Skriv til RFID-tag”. Knappen vil ikke være synlig, hvis der ikke er konfigureret en forbindelse til en RFID-scanner. 4. Ved gennemført skrivning kvitterer applikationen med beskeden ”Skrivning til RFID-tags blev gennemført”. Ved skrivning til materialesæt skal antal tags på scanneren være korrekt. Ved for få eller for mange tags gives beskederne: ”Der ligger for få tags på scanneren” eller ”Der ligger for mange tags på scanneren”. I materialesøgningen kan du afprøve, om RFID-tag’ene er korrekte. Opsætning af RFID-scanner Funktion: Opsætning af RFID-scanner på din klient Hovedområde: Sysadmin Fane: Klientopsætning Underområde: RFID Cicero understøtter følgende scannere: TagVisions RFID-scanner via softwaren ”Taglib RFID Plug-in”, version. 4.1.3.6. Bibliothecas RFID-scanner via softwaren ”RFIDIFServer”, version 1.3.10 167 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Lyngsoe Systems RFID scanner via softwaren StaffMate, version 1.1.4.1 Tilslutning af en RFID-scanner konfigureres ved at vælge RFID-scannerleverandør og indtaste værtsnavn/IP-adresse og portnummer til RFIDscannerens software. Scanner-softwaren skal være installeret, inden RFID opsættes i applikationen, således at forbindelse til scanneren kan testes ifm. Konfigurationen. Opsætningen kan valideres ved at klikke på knappen ”Test”. Herefter vil Cicero angive om indstillingerne virker. Når der klikkes på ”Gem” angiveres der ligeledes om opsætningen er korrekt. Endvidere gemmes opsætningen uanset om opsætningen kan valideres. Ved klik på ”Annuller” sættes opsætningen tilbage til det den blev ændret fra. Opsætningen gælder kun for den aktuelle bruger på den aktuelle PC (klient), dette kan dog være ændret lokalt på PC’en5. Hvis ”ingen” scanner er valgt vil scanning med RFID-scanner ikke være tilgængelig eller synlig i Cicero. Figur 104 Opsætning af forbindelse til RFID scanner Leverandørerne oplyser følgende default porte: Scanner Port Bibliotheca 6009 TagVision 6000 Lyngsoe Systems 6000 For øvrige detaljer angående installation af scanner software henvises til leverandørernes dokumentation. 5 For mere om denne opsætning se ”Vejledning til installation af Cicero FBS” på http://fbsudrulning.dk/vejledninger/ 168 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 15 Nødsystem De følgende afsnit beskriver Ciceros nødsystem, som er tilgængeligt via knappen/ hovedområdet ”F8”. Denne giver mulighed for at benytte Cicero i tilfælde af, at der ikke kan oprettes forbindelse til serveren. For at kunne logge på nødsystemet skal der have været logget på online systemet én gang. Dette er fordi kodeordet synkroniseres med nødsystemet når Cicero er online. Hvis kodeordet for adgang til nødsystemet er blevet ændret, skal der logges på online systemet igen for at få det nye kodeord opdateret til nødsystemet. Synkroniseringen af handlinger fra nødsystemet sker automatisk, når systemet igen er online, men du kan også vælge at gøre det manuelt. Processen for dette er beskrevet i afsnit 15.4 Adgang til nødsystemet Der er to måder at starte nødsystemet på: 1) Du er på forsiden (før du er logget på) og klikker på ”F8” eller vælger fanen med musen. En dialogboks kommer frem. Ved at indtaste det korrekte kodeord aktiveres nødsystemet. 2) Du prøver at logge ind, men der er ikke adgang til serveren. Hvis du ikke kan få adgang til Cicero åbnes der en advarselsbesked om, at systemet ikke kan åbnes. I denne advarselsbesked kan bibliotekets kodeord indtastes hvorefter nødsystemet kører. Figur 105 Kodeordet skal skrives ind for at få adgang til Nødsystemet. 169 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Udlån i nødsystemet Funktion: Udlån materialer Hovedområde: Nødsystem Fane: Udlån Der er to faner i nødsystemet: ”Udlån” og ”Aflevering”. I udlån er der mulighed for at låne materialer til lånerne, selvom systemet ikke kan få kontakt til serveren. 1. Først scannes eller indtastes et lånernummer som i det almindelige udlån. 2. Herefter scannes eller indtastes materialenummer, hvilket tilføjes i tabellen ét af gangen. Afleveringsfristen kan redigeres på det enkelte scannede materiale, men sættes automatisk til 30 dage. Materialerne kan slettes fra tabellen igen, hvis de ikke skal lånes alligevel. 3. Vælg hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen. 4. Ved tryk på ”Afslut” kommer udlånene i kø til at blive udlånt til den pågældende låner, når systemet igen er online. Figur 106 Udlånsfanen giver mulighed for at låne materialer i tilfælde af at systemet er nede. Aflevering i nødsystemet Funktion: Aflevering af materialer Hovedområde: Nødsystem Fane: Aflevering 170 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ I aflevering er der mulighed for at aflevere materialer, selvom systemet er nede. 1. Materialerne scannes eller indtastes, hvorefter de tilføjes til tabellen. 2. Materialerne kommer i kø til at blive afleveret i takt med at de bliver scannet eller tastet ind, når systemet igen er online. 3. Vælg hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen 4. Ved tryk på ”Afslut” bliver kvittering printet ud og tabellen bliver nulstillet. Figur 107 Afleveringsfanen giver mulighed for at aflevere materialer når systemet er nede. Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Hovedområde: Lister Fane: Nødsystem Når systemet igen er online, er der mulighed for at logge på igen. Efter du har logget på, kommer der en dialogboks frem, som angiver, at der ligger nogle handlinger i kø. Hvis du vælger at sende handlingerne ind med det samme opdateres systemet med de udlån og afleveringer mm., der blev foretaget i nødsystemet. Dette kan tage et par minutter afhængig af hvor mange handlinger der ligger i kø. Hvis du vælger at indsende beskederne senere, vil de optræde i hovedområdet ”Lister” under fanen ”Nødsystem”, der indeholder to tabeller: 171 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ ”Handlinger i kø til synkronisering” Du kan indsende alle offline handlinger fra nødsystemet vha. knappen ”Indsend alle”. ”Fejl opstået under synkronisering” Hvis der er opstået fejl under synkroniseringen vises de i denne tabel. Du kan slette handlinger fra listen vha. ”slet”-ikonet nederst til venstre for tabellen. Figur 108 viser de to tabeller under fanen ”Nødlån”. 172 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 16 Selvbetjeningsklient Selvbetjeningsklienten giver skoleelever mulighed for at låne og aflevere materialer samt at tilgå deres status (typisk på pædagogiske læringscentre). I status er der mulighed for at se udlån, reservationer og materialer klar til afhentning. For at starte selvbetjeningsklienten skal du være logget på Cicero med en bruger, som har adgang til selvbetjeningsklienten, læs mere i afsnit 16.1. For at logge ind på selvbetjeningsklienten tryk tasten ”F12”. For at logge ud og vende tilbage til Cicero tryk på ”Alt + F4”. Herefter vil der blive åbnet en dialog, hvor der skal indtastes et kodeord for at vende tilbage til Cicero LMS. Kodeordet kan ændres i konfigurationen som beskrevet i kapitel 11.7. Figur 109 Viser selvbetjeningsklientens startside, hvorfra områderne ”Lån” ”Status” og ”Aflever” kan tilgås. Opsætning af selvbetjeningsklienten I det følgende beskrives de opsætninger, selvbetjeningsklienten kan startes første gang. som skal foretages før Rettigheder Funktion: Opsætning af rettigheder Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Brugere + Roller Før det er muligt at benytte selvbetjeningsklienten skal du være logget ind med en bruger, som har tilladelse til at benytte den. For at oprette en bruger til 173 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ selvbetjeningen vælges fanen ”Rettigheder” under hovedområdet ”Sysadmin”. Følg derefter nedenstående trin: 1) Naviger til underområdet ”Roller” og tryk på ”Opret rolle”. Udfyld en ny rolle med tilladelse til ”Adgang selvbetjeningsmodul” og tryk på ”Gem”. 2) Gå ind på underområdet ”Brugere” og tryk på knappen ”Opret bruger”. Udfyld detaljesiden for ”Opret bruger”. I tabellen ”Roller” markér checkboksen med den rolle, der netop blev oprettet. 3) Tryk på ”Gem”. Når selvbetjeningsklienten benyttes, skal der først logges på Cicero og med den nyligt oprettede bruger og dernæst trykkes på ”F12”. Bruger kun med adgang til selvbetjeningsklient Hvis man har en bruger, som kun skal have adgang til selvbetjeningsklienten kan man vælge muligheden ”Adgang KUN til selvbetjeningsklienten”. Herefter vil selvbetjeningsklienten åbne automatisk, når brugeren logger ind i Cicero. Lukker man selvbetjeningsklienten, f.eks. via ALT+F4, så lukkes også Cicero. Vær opmærksom på at denne bruger skal have følgende rettigheder for at kunne fungere korrekt: Adgang til selvbetjeningsmodul Udlån – opret og rediger Velkomsttekst Funktion: Opsætning af velkomsttekst Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning Det er muligt at indsætte en brugerdefineret velkomsttekst under startsiden af selvbetjeningsklienten ved at gå til hovedområdet ”Admin” og vælge fanen ”Serveropsætning”. Følg herefter nedenstående trin: 1. Find frem til ”Selvbetjening – Startskærm tekst” i listen og åbn den. 2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes ”Gem” vil den indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside. Besked ved reserveret materiale Funktion: Opsætning af besked ved aflevering af reserveret materiale Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning Det er muligt at indsætte en brugerdefineret tekst, som præsenteres for lånere, når de afleverer et reserveret materiale i selvbetjeningsklienten. Dette gøres ved at gå til hovedområdet ”Admin” og vælge fanen ”Serveropsætning”. Følg herefter nedenstående trin: 1. Find frem til ”Selvbetjening – Besked ved reservation” i listen og åbn den. 2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes ”Gem” vil den indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside. 174 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Låneridentifikation og opfyld reservation Funktion: Opsætning af låneridentifikation og reservationer Hovedområde: Sysadmin Fane: Klientopsætning Underområde: Selvbetjeningsklient Du kan konfigurere, hvilken metode der skal anvendes til at identificere låneren i selvbetjeningsklienten. Der vælges mellem følgende låneridentifikationer: Lånernummer – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer. Lånernummer og kode – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og i derefter indtaste sin pinkode. UNI•Login – låneren identificeres ved indtastning af UNI•Login brugernavn og adgangskode. Reservation Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at sætte et hak i checkboksen ”Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient”. Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen ”Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient”. Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient Funktion: Opsætning af bonprinter anvendt i selvbetjeningsklienten Hovedområde: Sysadmin Fane: Klientopsætning Underområde: Selvbetjeningsklient Du kan konfigurere, om der skal printes fra bonprinteren i forbindelse med indog udlån fra selvbetjeningsklienten. Dette er som standard slået fra. Bonprint Slå bonprinteren til: Vælg først en ”Printer” under Underområde: Printer. Dernæst sæt hak i checkboksen for de bontyper, der ønskes udskrevet. Mulighederne er ”Print afleveringskvittering”, ”Print udlånskvittering” og ”Print afhentningskvittering” Slå bonprinter fra: Fravælg checkboksen ved de bontyper, der ikke ønskes udskrevet. Stregkoder til navigering med håndscanner Hvis selvbetjeningsklienten ikke benyttes på en touch-skærm kan låneren i stedet scanne stregkoder og således navigere i systemet. Udskriv derfor arket med stregkoder på næste side, som har forskellige kommandoer (”udlån”, 175 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ ”status”, ”aflever”, ”udskriv status” og ”afslut”) til selvbetjeningen og placer arket ved siden af selvbetjeningsautomaten. Låneren kan nu navigere i løsningen vha. stregkoderne. Figur 110 Stregkoder til navigering med håndscanner 176 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Lån og aflevering af materialer Følgende trin kræves for at låne og aflevere materialer: 1. Tryk/scan ”Lån” eller ”Aflevering”. a. Ved ”Lån”: Låneren scanner eller indtaster sit lånernummer. Hvis pinkode er valgt til i ”Klientopsætningen”, skal pinkoden indtastes og ”Enter”-knappen trykkes (på touchskærm eller på numerisk tastatur) for at komme videre. Læs mere om opsætning af pinkoden til selvbetjeningen i afsnit 16.1. b. Ved ”Aflevering”: Låneren skal ikke logge på som i trin a men fortsætte til trin 2. 2. Materialerne scannes eller materialenumre indtastes. Systemet præsenterer låneren for tydelige notifikationer om, hvorvidt handlingen lykkedes. Hver gang et materiale scannes vil lånerens udlån tælle op eller ned. Bemærk at taskebøger er inkluderet i antallet af låneres udlån. Figur 111 viser en tydelig notifikation til låneren om at materialet er afleveret. 1. Når alle materialerne er lånt eller afleveret tryk/scan ”Afslut”. I tilfælde af at låneren glemmer at trykke ”Afslut” vil systemet automatisk afslutte efter 30 sek. 2. Der printes en kvittering, hvis den er valgt under ”Klientopsætning”. Læs mere i afsnit 16.1. 177 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Se status For at se status i selvbetjeningsklienten er det muligt enten at se denne direkte i selvbetjeningsklienten eller at udskrive den. Er selvbetjeningsklienten vist på en touch-skærm vælges muligheden ”Status” på selvbetjeningsklientens forside. Er dette ikke tilfældet, er det i stedet muligt at scanne ”Status” eller ”Udskriv status” på stregkodearket ved siden af selvbetjeningsautomaten. Figur 112 viser status - herunder lån, reservationer og materialer klar til afhentning Under status er der tre kategorier: Mine lån, reserveret og kan afhentes. Hver kategori kan vise ti materialer af gangen. Er der mere end ti materialer i en kategori, er det muligt enten at scrolle, hvis selvbetjeningsklienten vises på en touch-skærm eller at benytte sig af piletasterne, hvis skærmen har et tilhørende tastatur. Det er ligeledes muligt at få et overblik over antal udlån, reservationer eller materialer til afhentning i den øverste grå menu. Er udlånskategorien i den øverste grå menu markeret med en rød notifikation med et tal repræsenteret, indikerer denne antallet af udlån, der har overskredet dets udlånsdato. Dette er ligeledes indikeret på hvert enkelt materiale. Print af status: 1. Scan ”Udskriv status” på stregkodearket. 2. Vælg printer-ikonet nederst i højre side, når brugeren er inde i statusoversigten. 178 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 179 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 17 Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer I dette kapitel beskrives de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data, som er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero. Helt generelt er data udtrukket fra det eksisterende system og indlæst i Cicero i forhold til den funktionalitet som er tilgængelig i Cicero. Der vil derfor være data som ser anderledes ud i forhold til hvordan data blev præsenteret i dit eksisterende bibliotekssystem. De væsentligste forskelle er beskrevet nedenfor. Reservationer Vær opmærksom på, at de reservationer, der er overført fra de nuværende bibliotekssystemer ikke kan søges frem på klassemærke og materialetype på eksempelvis pluklisten. Felterne vises imidlertid i resultatlisten og der kan sorteres på felterne. Regningsnummer Originale regningsnumre på konverterede regninger vises i en parentes i regningsoversigten efter det nye regningsnummer. Der kan ikke søges på originale regningsnumre. Opdelte regninger Regninger, som i det eksisterende bibliotekssystem indeholder både et erstatningsbeløb og et gebyr, vil i Cicero være oprettet som to regninger. Én for erstatningsbeløbet og én for gebyret. Historiske transaktioner på den oprindelige regning er overført til notefeltet på de nye regninger. Blokerede lånere Årsagen til blokeringer af lånere er mere enkel i Cicero end i de eksisterende bibliotekssystemer. Dette kan bl.a. betyde, at blokerede lånere ikke automatisk får hævet blokeringen ved betaling af gebyr. I de fleste tilfælde vil den oprindelige blokeringsårsag være at finde i et notefelt på låneren. Periodika Det er ikke for alle eksisterende bibliotekssystemer muligt at foretage en fuldstændig konvertering af periodika ind i Cicero. Titler på periodika er ikke tilgængelig i de eksisterende bibliotekssystemer. Derfor anbefales det at gennemgå grundkort og rette titler på disse så de præsenteres bedre i Cicero, samt at de kan fremsøges på titel. Ligeledes anbefales det, at man gennemgår alle grundkort for sine periodika i forhold til udgivelsesfrekvens og navneskabelon. På abonnementet skal man sikre, at næste leverancenummer og næste leverancedato er korrekte. Modtagelse af indkøbte materialer Automatisk beholdningsregistrering af indkøbte materialer vil ikke fungere for konverterede ordrer fra Integra-systemer, da der her ikke har været adgang til de oprindelige midlertidige materialenumre. Midlertidige materialer for ordren skal fremsøges manuelt. 180 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ Reservationer midlertidige materialer på fjernlån Under konvertering af fjernlån, som er undervejs til biblioteket, er der oprettet reservationer og midlertidige materialer for at imødekomme funktionaliteten i Cicero. Udlånsprofiler Under konverteringen af data fra de eksisterende bibliotekssystemer oprettes der en udlånsprofil pr. materialegruppe. Disse skal gennemgås efter konverteringen og øvrige udlånsprofiler skal oprettes manuelt. Kontoplan Der er kun konverteret kontoplan for den seneste periode. 181 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ 18 Appendix A En HTML-skabelon til print af lånerliste henvendt skoler: <#-- @ftlvariable name="data" type="com.dantek.dl.client.administrationclient.loaner.printmodel.Lo anerSearchOutputModel" --> <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd"><html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"> <#-- Vær opmærksom på at Cicero vil foreslå at udskrive stregkoderne i liggende format. --> <#-- Hvis det ikke ønskes, skal du åbne printerindstillingerne og vælge stående format ved hver udskrift --> <#-- Der er angivet forskellige tilpasningsmuligheder herunder, hvor det skønnes relevant --> <head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=UTF8"/> <style> body { padding-top: 15px; font-family: "Ubuntu Light", sans-serif; font-size: 10px; font-style: normal; -webkit-print-color-adjust: exact; } p:empty { display:none; } table { border-spacing: 0; border-collapse: collapse; border: 0; font-size: inherit; width: 100%; } table td { border-bottom: 0; padding: 2 2 2 2; text-align: right; } <#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for lånernavn --> .name { font-size: 12px; } <#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for lånernummer --> .number { font-size: 8px; } .title { font-size: 14px; line-height: 0.1; } .criterion { <#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for overskrift (klassenavn) --> font-size: 24px; } .barcode {} </style> </head> <body> 182 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ <#if (data.criteria?size > 0)> <p> <#list data.criteria as element> <#if (element.criterionValue?has_content)> <center><span class="criterion"><b>${element.criterionValue}</b></span></center> </#if> </#list> </p> </#if> <#if (data.results.numberOfResults > 0)> <table> <#-- Tilpasningsmulighed: antallet ved chunk angiver antal kolonner --> <#list data.results.rows?chunk(3) as loanerPair> <tr> <#list loanerPair as loaner> <#-- Tilpasningsmulighed: Juster height herunder for at få mere/mindre luft mellem hver række --> <td height="80px"> <p><center><span class="name">${(loaner.name)!""}</span></center></p> <p><center><span class="number">${(loaner.number)!""}</span></center></p> <p><center><div>${(loaner.numberBarCode)!""}</div></center></p></ td> </#list> </tr> </#list> </table> </#if> </body> </html> 19 Appendix B En HTML-skabelon til print af lånerliste kun med stregkode og lånernavn: <#-- @ftlvariable name="data" type="com.dantek.dl.client.administrationclient.loaner.printmodel.Lo anerSearchOutputModel" --> <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd"><html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"> <head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=UTF8"/> <style> body { padding-top: 15px; font-family: "Ubuntu Light", sans-serif; font-size: 10px; font-style: normal; -webkit-print-color-adjust: exact; } p:empty { display:none; } table { border-spacing: 0; border-collapse: collapse; border: 1px solid black; font-size: inherit; 183 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ width: 100%; } table td { border-bottom: 1px solid black; padding: 4px 5px 4px 5px; text-align: right; } .title { font-size: 14px; line-height: 0.1; } .criterion { padding-right: 20px; } .barcode { } </style> </head> <body> <#if (data.criteria?size > 0)> <p> <#list data.criteria as element> <#if (element.criterionValue?has_content)> <span class="criterion">${element.criterionLabel}: <b>${element.criterionValue}</b></span> </#if> </#list> </p> </#if> <#if (data.results.numberOfResults > 0)> <table> <#list data.results.rows?chunk(2) as loanerPair> <tr> <#list loanerPair as loaner> <td height="80px" align="right">${(loaner.name)!""}</td> <td height="80px"><div>${(loaner.numberBarCode)!""}</div></td> </#list> </tr> </#list> </table> </#if> </body> </html> 184 of 186 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.421$ $Date: 26 Sep 2016$ CLASSIFICATION Denmark Systematic A/S Søren Frichs Vej 39 8000 Aarhus C, DK Tel.: +45 8943 2000 [email protected] Landgreven 3, 2.sal 1301 Copenhagen K, DK United Kingdom Systematic Software Engineering Ltd Meadow Gate, Farnborough Airport Farnborough, Hampshire GU14 6XA, UK Tel.: +44 1276 675533 [email protected] United States of America Finland Systematic Inc Systematic Oy Finland 5875 Trinity Parkway, Suite 130 Finlaysoninkuja 19 Centreville, Virginia 20120-1971, USA 33210 Tampere, FI Tel.: +1 703 385 7522 Tel.: +358 207 463 870 [email protected] [email protected] Australia Systematic Australia Tower A, Level 5, 7 London Circuit Canberra ACT 2600, AU Tel.: +61 (0)2 6169 4088 [email protected] Sweden Systematic Sweden AB Ostermalmstorg 1, 4th Floor Stockholm 114 42, SE Tel.: +46 770 770109 [email protected] Germany Systematic GmbH Im Zollhafen 24 50678 Köln, DE Tel.: +49 221 650 783 71 [email protected] Singapore Systematic Asia Pacific Pte.Ltd 15 Hoe Chiang Road #12-02 Tower Fifteen Singapore 089316 Tel.: +45 8943 2000 (HQ in Denmark) [email protected] UAE Systematic Software Engineering Ltd. - Abu Dhabi Sowwah Square, 34th & 35th Floor, Al Maqam Tower, Abu Dhabi, AE Tel.: +45 8943 2000 (HQ in Denmark) [email protected] France Systematic France SAS 5 Place de la Bastille 75004 Paris, FR Tel.: +45 8943 2000 (HQ in Denmark) [email protected] CLASSIFICATION www.systematic.com
© Copyright 2024