Lathund för att
skriva rapporter
Den här lathunden är framtagen för dig som ska skriva en rapport, men råden som ges är generella
och du kan utgå från dem oavsett om du ska skriva en rapport eller en broschyr. Det som skiljer är
egentligen hur du väljer att disponera din text. I den här lathunden utgår vi från den disposition som
är vanlig i en vetenskaplig rapport. Men det kan vara bra att känna till att det finns flera olika
dispositionsprinciper och du kan själv strukturera och döpa om rubrikerna efter behov.
Har ni en egen rapportmall på din arbetsplats är det naturligtvis den du ska följa i första hand.
Steg 1
Planera din text utifrån
målgrupp och syfte
Steg 2
Planera ordningen av
innehållet – disposition
Du har ditt arbetsmaterial färdigt. Nu ska du sammanställa det i en rapport, som kommer att publiceras på er
webbplats och läsas av … Vem?
Du har målgruppen och syftet med rapporten klart för
dig, och vet därmed vilket texturval du behöver göra.
Nu ska du bestämma i vilken ordning innehållet ska
presenteras.
Ta reda på vem du vänder dig till och hur din
läsare ska använda rapporten
Det är viktigt att du vet vem din läsare är, innan du
sätter i gång och skriver. Vet du inte det kommer du
heller inte kunna avgöra vilken språklig nivå du
behöver lägga dig på eller vilket texturval du ska göra.
Den struktur som är vanlig i en vetenskaplig
rapport bygger på en kronologisk disposition, där
man börjar med syfte och bakgrund, går vidare med
att redovisa metoden och avslutar med resultatet
och diskussionen. Det vill säga, den vetenskapliga rapporten skrivs i samma ordning som skribenten har arbetat för att komma fram till slutsatserna.
Men läsaren vill i de flesta fall ha en annan ordning.
Den person som förväntas ta del av resultaten har ofta
inte tid att läsa en hel rapport från pärm till pärm, utan
vill veta det viktigaste först. Därför behöver rapporten
kompletterats med en sammanfattning.
Gör en enkel målgruppsanalys om du känner dig osäker
på hur din målgrupp ser ut och vilka behov den har.
Undvik att vända dig till flera målgrupper samtidigt.
Ta reda på vad du behöver ta med i
din rapport
Du kan inte ta med allt i din rapport, utan behöver
göra ett urval av ditt underlag. Vilket urval beror
på hur dina läsare ska använda rapporten. Till exempel:
• Som beslutsunderlag. Ska läsaren kunna ta ställning och fatta beslut i en fråga måste rap-
porten innehålla väl underbyggda slutsatser och förslag, för- och nackdelar med förslagen och vilka eventuella alternativ som finns till försla-
gen.
•
Som ett verktyg. Ska läsaren kunna använda rapporten som ett verktyg i sin verksamhet behöver texten innehålla konkreta exempel och förslag på hur kunskapen ska omsättas i praktik.
Sammanfattningen är en av de viktigaste delarna i hela
rapporten och du skriver den sist. Sammanfattningens
disposition är emfatisk, dvs. det viktigaste kommer
först.
Ta reda på vem du
vänder dig till och
hur din läsare ska
använda rapporten.
Så här ser t.ex. dispositionen i Folkhälsomyndighetens rapportmall ut:
• (Framsida)
• Förord
• Innehållsförteckning
• Förkortningar
• Ordlista
• Sammanfattning
• Summary
• Bakgrund
• Syfte
• Metod
• Resultat
• Diskussion
• Referenser
• Bilagor
• (Baksida)
Förord
Förordet bör inte vara mer än en sida och ska ge svar
på frågorna: Varför (ger vi ut den här publikationen)?
Till vad (ska den användas)? För vem (målgrupp)?
Av vem (ansvariga för innehållet)? Som undertecknare till förordet står ofta högsta ansvariga chef.
Innehållsförteckning
Innehållsförteckningen är viktig. Den ger läsaren en
snabb överblick över innehållet i rapporten. Försök
därför skapa tydliga informativa rubriker (se vidare
under skrivtipsen nedan) som fungerar som både vägvisare och intresseväckare.
Förkortningar
Förkortningar bör undvikas. Men behöver du använda
förkortningar, skriver du ut hela namnet första gången
förkortningen nämns i den löpande texten. Dessutom
kan du lista alla förkortningar som används på den här
sidan, så att läsaren har dem samlade. Observera att
du inte behöver lista allmänt kända och vedertagna
förkortningar, såsom bl.a., t.ex., EU, etc.
Ordlista
Facktermer bör också undvikas om du vänder dig till
en målgrupp som inte är insatt inom området. En del
fackord kan skrivas om med mer allmänna ord, men
långt ifrån alla. En sätt att göra en text mer begriplig
för målgruppen är därför att samla alla viktiga termer
och deras definitioner i en ordlista.
Sammanfattning
Sammanfattningen är kanske den viktigaste delen
i hela rapporten och ska ha en emfatisk disposition.
Det innebär att du börjar med att lyfta fram rapportens viktigaste budskap, dess slutsatser och resultat,
och avslutar med en mycket kortfattad bakgrundsinformation. Bakgrundsinformationen kan du stryka
helt om den inte är nödvändig för att kunna se och förstå
resultaten utifrån ett visst sammanhang. Tanken med
en sammanfattning är att den ska ge läsaren en översiktlig bild av vad man har kommit fram till.
En sammanfattning ska vara så kort som möjligt, cirka
1–2 sidor, och kunna läsas fristående.
En sammanfattning ska helst vara mer tillgänglig
än rapportens huvuddel eftersom den ofta läses av
en betydligt större och bredare grupp än den tänkta
målgruppen, till exempel journalister och en intresserad allmänhet. Därför är det viktigt att välja ett tilltal
som fungerar i ett lite bredare sammanhang.
Summary
Vänder du dig till en målgrupp som inte har svenska
som modersmål är det bra att komplettera rapporten
med en sammanfattning på engelska.
Bakgrund t.o.m. Diskussion
Den struktur som presenteras här, är vanlig för vetenskapliga rapporter. Men den ordningen passar långt
ifrån alla rapporter. Du anpassar därför själv dispositionen utifrån ditt syfte med rapporten. Och du har full
frihet att döpa om rubrikerna så att de bättre motsvarar rapportens innehåll och struktur. Däremot bör du
inte döpa om rubriken Sammanfattning. Om läsaren
snabbt vill få en uppfattning om innehållet kommer
hon eller han leta efter rubriken Sammanfattning i
innehållsförteckningen.
Oavsett vilken disposition du väljer, kan du med
fördel inleda varje kapitel med en kort sammanfattning av kapitlet. Det vill säga, i kapitlet Bakgrund
kan du inleda med att kort sammanfatta det viktigaste
om bakgrunden. Det hjälper dina läsare att snabbt
fokusera på det viktigaste i kapitlet och att göra dem
intresserade av att läsa vidare i texten. Låt gärna
sammanfattningen få formen av en punktuppställning.
Oavsett vilken
disposition du väljer
kan du med fördel
inleda varje kapitel
med en kort
sammanfattning.
Baksidestext
I en tryckt publikation är förmodligen baksidestexten
den text som mottagaren läser först. Den är därför
minst lika viktig som sammanfattningen. En baksidestext ska vara väldigt kort, en tredjedels A4-sida, och
svara på frågorna: Vad handlar rapporten om? Vad är
det viktigaste resultatet? Hur ska rapporten användas
(användningsområde)? För vem (målgrupp)?
Steg 3
Skriv rapporten utifrån principen
lätt att läsa, lätt att förstå
Här följer en rad skrivtips.
Använd aktiva verb
De skapar liv åt texten och tydliggör vem som gör vad.
Undvik därför
•
substantiverade verb. Ex: I stället för att skriva ”I vissa uppdrag ansvarar organisationen för genomförandet av åtgärder …” är det bättre att skriva ”I vissa uppdrag ansvarar organisationen för att genomföra åtgärder …”
•
passiva verb. Det innebär att avsändare blir osynlig i texten. Ex: ”I den här rapporten undersöks …”. Skriv hellre ”I den här rapporten undersöker vi …”.
Var tydlig med vem avsändaren är
Det måste vara tydligt vem avsändaren i en text är
och vem det är som står bakom förslagen och resultaten. En text som tydligt talar om vem det är som gör
något (avsändare) och vem det är som ska göra något
(mottagare) är lättare att förstå och ta till sig, än en
text där alla inblandade personer döljs i opersonliga
konstruktioner. Men exakt var gränsen går för hur personlig du kan vara i en rapport, är svår att sätta. I de flesta
sammanhang går det emellertid bra att skriva ”vi”
förutsatt att det är helt klart vilka ”vi” är. I dessa fall är
det lämpligt att börja med att nämna organisationens,
projektets eller arbetsgruppens namn. Växla därefter
mellan namnet och vi.
Undvik nakna substantiv
Det vill säga oböjda substantiv i singular utan
bestämd eller obestämd artikel. Ex: I stället för att skriva
”Beslut har fattats av…”skriver du ”Ett beslut har
fattats av …” eller ”Beslutet har fattats av …”.
Undvik onödiga fackord
Det är viktigt att du använder ord som din målgrupp
förstår. Men det finns också en risk med att byta ut
de specifika facktermerna mot mer allmänspråkliga
termer. Vissa termer kan därför vara nödvändiga att
behålla, även om de inte är allmänt kända. I så fall är
det viktigt att du förklarar dem första gången de förekommer i texten, och att du tar med dem i en ordlista
som du lägger i början av rapporten.
Det är viktigt att du
använder ord som
din målgrupp förstår.
Använd konkreta ord
Ju mer konkret du är, desto lättare kommer dina läsare
att förstå innebörden av texten. Beskriver du ett abstrakt
resonemang är det viktigt att du förtydligar med så
konkreta ord och exempel som möjligt.
Var konsekvent i ordval och stavning
Blanda inte termer som egentligen står för samma sak,
utan bestäm dig för en term. Det förvirrar för läsaren
om du till exempel blandar ”intressent”, ”extern part”
och ”kund” i ett och samma sammanhang, om du
egentligen menar samma sak.
Och väljer du att skriva till exempel symtom, utan p,
fortsätter du med den stavningen genom hela texten.
Samma sak gäller för förkortningar. Variera inte mellan
att förkorta ett ord och att skriva ut det.
Undvik långa sammansättningar
och skrytfenor
Det vill säga ord som har hakats på ett annat ord utan
att tillföra det någon betydelse. Ex: Skriv fråga i stället för frågeställning, utveckling i stället för utvecklingsprocess, motsättningar i stället för motsättningsförhållanden, och lokaler i stället för lokalutrymmen.
Undvik att förkorta
Förkortningar ska generellt sett undvikas. Det är
alltid bättre att skriva ut hela ordet. Men ett fåtal mycket
vanliga förkortningar går bra att använda, särskilt om
de förkommer väldigt ofta i en text. Ex: bl.a., t.ex.,
etc., osv. På samma sätt finns det en rad initialförkortningar som också är allmänt kända, till exempel EU,
FN, WHO. Men de allra flesta förkortningar behöver
förklaras första gången de förekommer i den löpande
texten. Ex: DN (Dagens Nyheter) skriver i en artikel
att insatser för att öka den fysiska aktiviteten bland
befolkningen har en stor positiv effekt på hälsan.
Dessutom kan du med fördel samla alla förkortningar i
en lista som du lägger i början av rapporten.
Undvik ålderdomliga uttryck, modeord
och klyschor
Använd inte ord vars betydelse är oklar eller flertydig.
Det stör läsningen och gör det svårare för läsaren att
förstå innehållet.
Försök hålla dig till en huvudtanke i
varje stycke
Håll dig till en tankegång i ett och samma stycke. När
du byter ämne börjar du på ett nytt stycke. Ett knep
för att kontrollera att sammanhanget inte spretar är att
tänka sig en rubrik för varje stycke. Genom att sedan
läsa dessa tänkta rubriker ska du kunna få en tydlig och
sammanfattande överblick över texten.
Sammanfattande nyckelmening
Försök också att inleda varje stycke med en sammanfattande mening. Ex: ”Sammanfattningen är kanske
den viktigaste delen i hela rapporten och ska ha en
emfatisk disposition.” Ägna sedan resten av stycket åt
att förklara, exemplifiera eller modifiera huvudtanken.
Skriv informativa rubriker
och underrubriker
Den som söker efter något specifikt i rapporten utgår
i normalfallet från innehållsförteckningen. Rubrikerna
ska därför sammanfatta det som står i textens olika
delar. Försök få med viktiga nyckelord i dina rubriker
och använd aktiva verb som berättar något om vad
som sägs eller händer i texten. Kapitel- och avsnittsrubrikerna kan vara mer övergripande och ange ämnet,
medan underrubrikerna bör vara mer informativa.
Använd bindeord som skapar
samband i texten
Exempel på bindeord: Och, men, eller, när, om, därför.
De binder ihop meningar och stycken och gör texten
mer sammanhängande. Det är helt i sin ordning att
börja en mening med ”Men …” och ”Och ...”.
Använd gärna punktlistor
Punktlistor är ett bra sätt att lyfta fram det som är viktigt.
Och du slipper onödigt långa och krångliga meningar.
Skapa meningar som är lätta att läsa
•
Lägg inte in för mycket information i en och samma mening, utan försök hålla dig till en
tanke. Och undvik långa bisatser. Dela hellre upp informationen i flera meningar i så fall.
• Undvik vänstertunga meningar. Placera i
stället verbet (predikatet) så tidigt i meningen som möjligt.
•
Variera meningslängden, det skapar en rytm i texten. En text blir lättare att läsa om den innehåller både långa och korta meningar.
En medellång mening är 15–20 ord.
Använd tankstreck och bindestreck
på rätt sätt
Det korta bindestrecket använder du bara i sammansättningar. Tankstrecket använder du i skrivningar med
betydelsen ”från ... till”. Ex: Under åren 2002–2014, en
medellång mening är 15–20 ord, undersökningen omfattar personer i åldrarna 15–24 år.
Några olika sätt för att göra ett tankstreck
• Håll nere Ctrl-knappen samtidigt som du klickar på minus-tecknet (-) på det numeriska tangent
bordet.
• Håll nere alt-knappen samtidigt som du skriver 0150 (endast siffror).
• Gå in i Startmenyn: Program – Tillbehör –
Systemverktyg – Teckenuppsättning.
Här hittar du de flesta tecken.
Låt någon korrekturläsa
Låt någon som inte är lika insatt som du i texten
korrekturläsa den. Det är lätt att bli hemmablind och
missa stavfel och tankehopp. Låt därför någon kollega
eller kanske någon ur målgruppen läsa din text och
komma med synpunkter.
Fler skrivtips!
Klarspråkstest för rapporter
Ta hjälp av Klarspråkstestet för rapporter. Det kan du
använda för att ta reda på hur begriplig din text är.
Testet har tagits fram av Språkrådet.
Länk till Klarspråkstestet:
http://www.sprakochfolkminnen.se/sprak/klarsprak/
att-skriva-klarsprak/klarsprakstestet.html
Myndigheternas skrivregler
Språkrådet har även gett ut Myndigheternas
skrivregler som finns tillgänglig på deras webbplats.
Myndigheternas skrivregler innehåller skrivregler och
skrivtips för alla som skriver inom myndigheter,
kommuner och annan offentlig verksamhet.
Länk till Myndigheternas skrivregler:
http://www.sprakochfolkminnen.se/om-oss/publikationer/institutets-utgivning/sprakliga-publikationer/
sprak/2014-09-10-myndigheternas-skrivregler.html.
Svarta listan
Regeringskansliet har gett ut skriften Svara listan. Den
innehåller en rad ord och fraser som upplevs så pass
ålderdomliga eller stelbenta att de hellre bör bytas ut
mot ett annat ord.
Länk till Svarta listan:
http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/19775.