Lathund för rapporter.
Lathund för att skriva rapporter Den här lathunden är framtagen för dig som ska skriva en rapport, men råden som ges är generella och du kan utgå från dem oavsett om du ska skriva en rapport eller en broschyr. Det som skiljer är egentligen hur du väljer att disponera din text. I den här lathunden utgår vi från den disposition som är vanlig i en vetenskaplig rapport. Men det kan vara bra att känna till att det finns flera olika dispositionsprinciper och du kan själv strukturera och döpa om rubrikerna efter behov. Har ni en egen rapportmall på din arbetsplats är det naturligtvis den du ska följa i första hand. Steg 1 Planera din text utifrån målgrupp och syfte Steg 2 Planera ordningen av innehållet – disposition Du har ditt arbetsmaterial färdigt. Nu ska du sammanställa det i en rapport, som kommer att publiceras på er webbplats och läsas av … Vem? Du har målgruppen och syftet med rapporten klart för dig, och vet därmed vilket texturval du behöver göra. Nu ska du bestämma i vilken ordning innehållet ska presenteras. Ta reda på vem du vänder dig till och hur din läsare ska använda rapporten Det är viktigt att du vet vem din läsare är, innan du sätter i gång och skriver. Vet du inte det kommer du heller inte kunna avgöra vilken språklig nivå du behöver lägga dig på eller vilket texturval du ska göra. Den struktur som är vanlig i en vetenskaplig rapport bygger på en kronologisk disposition, där man börjar med syfte och bakgrund, går vidare med att redovisa metoden och avslutar med resultatet och diskussionen. Det vill säga, den vetenskapliga rapporten skrivs i samma ordning som skribenten har arbetat för att komma fram till slutsatserna. Men läsaren vill i de flesta fall ha en annan ordning. Den person som förväntas ta del av resultaten har ofta inte tid att läsa en hel rapport från pärm till pärm, utan vill veta det viktigaste först. Därför behöver rapporten kompletterats med en sammanfattning. Gör en enkel målgruppsanalys om du känner dig osäker på hur din målgrupp ser ut och vilka behov den har. Undvik att vända dig till flera målgrupper samtidigt. Ta reda på vad du behöver ta med i din rapport Du kan inte ta med allt i din rapport, utan behöver göra ett urval av ditt underlag. Vilket urval beror på hur dina läsare ska använda rapporten. Till exempel: • Som beslutsunderlag. Ska läsaren kunna ta ställning och fatta beslut i en fråga måste rap- porten innehålla väl underbyggda slutsatser och förslag, för- och nackdelar med förslagen och vilka eventuella alternativ som finns till försla- gen. • Som ett verktyg. Ska läsaren kunna använda rapporten som ett verktyg i sin verksamhet behöver texten innehålla konkreta exempel och förslag på hur kunskapen ska omsättas i praktik. Sammanfattningen är en av de viktigaste delarna i hela rapporten och du skriver den sist. Sammanfattningens disposition är emfatisk, dvs. det viktigaste kommer först. Ta reda på vem du vänder dig till och hur din läsare ska använda rapporten. Så här ser t.ex. dispositionen i Folkhälsomyndighetens rapportmall ut: • (Framsida) • Förord • Innehållsförteckning • Förkortningar • Ordlista • Sammanfattning • Summary • Bakgrund • Syfte • Metod • Resultat • Diskussion • Referenser • Bilagor • (Baksida) Förord Förordet bör inte vara mer än en sida och ska ge svar på frågorna: Varför (ger vi ut den här publikationen)? Till vad (ska den användas)? För vem (målgrupp)? Av vem (ansvariga för innehållet)? Som undertecknare till förordet står ofta högsta ansvariga chef. Innehållsförteckning Innehållsförteckningen är viktig. Den ger läsaren en snabb överblick över innehållet i rapporten. Försök därför skapa tydliga informativa rubriker (se vidare under skrivtipsen nedan) som fungerar som både vägvisare och intresseväckare. Förkortningar Förkortningar bör undvikas. Men behöver du använda förkortningar, skriver du ut hela namnet första gången förkortningen nämns i den löpande texten. Dessutom kan du lista alla förkortningar som används på den här sidan, så att läsaren har dem samlade. Observera att du inte behöver lista allmänt kända och vedertagna förkortningar, såsom bl.a., t.ex., EU, etc. Ordlista Facktermer bör också undvikas om du vänder dig till en målgrupp som inte är insatt inom området. En del fackord kan skrivas om med mer allmänna ord, men långt ifrån alla. En sätt att göra en text mer begriplig för målgruppen är därför att samla alla viktiga termer och deras definitioner i en ordlista. Sammanfattning Sammanfattningen är kanske den viktigaste delen i hela rapporten och ska ha en emfatisk disposition. Det innebär att du börjar med att lyfta fram rapportens viktigaste budskap, dess slutsatser och resultat, och avslutar med en mycket kortfattad bakgrundsinformation. Bakgrundsinformationen kan du stryka helt om den inte är nödvändig för att kunna se och förstå resultaten utifrån ett visst sammanhang. Tanken med en sammanfattning är att den ska ge läsaren en översiktlig bild av vad man har kommit fram till. En sammanfattning ska vara så kort som möjligt, cirka 1–2 sidor, och kunna läsas fristående. En sammanfattning ska helst vara mer tillgänglig än rapportens huvuddel eftersom den ofta läses av en betydligt större och bredare grupp än den tänkta målgruppen, till exempel journalister och en intresserad allmänhet. Därför är det viktigt att välja ett tilltal som fungerar i ett lite bredare sammanhang. Summary Vänder du dig till en målgrupp som inte har svenska som modersmål är det bra att komplettera rapporten med en sammanfattning på engelska. Bakgrund t.o.m. Diskussion Den struktur som presenteras här, är vanlig för vetenskapliga rapporter. Men den ordningen passar långt ifrån alla rapporter. Du anpassar därför själv dispositionen utifrån ditt syfte med rapporten. Och du har full frihet att döpa om rubrikerna så att de bättre motsvarar rapportens innehåll och struktur. Däremot bör du inte döpa om rubriken Sammanfattning. Om läsaren snabbt vill få en uppfattning om innehållet kommer hon eller han leta efter rubriken Sammanfattning i innehållsförteckningen. Oavsett vilken disposition du väljer, kan du med fördel inleda varje kapitel med en kort sammanfattning av kapitlet. Det vill säga, i kapitlet Bakgrund kan du inleda med att kort sammanfatta det viktigaste om bakgrunden. Det hjälper dina läsare att snabbt fokusera på det viktigaste i kapitlet och att göra dem intresserade av att läsa vidare i texten. Låt gärna sammanfattningen få formen av en punktuppställning. Oavsett vilken disposition du väljer kan du med fördel inleda varje kapitel med en kort sammanfattning. Baksidestext I en tryckt publikation är förmodligen baksidestexten den text som mottagaren läser först. Den är därför minst lika viktig som sammanfattningen. En baksidestext ska vara väldigt kort, en tredjedels A4-sida, och svara på frågorna: Vad handlar rapporten om? Vad är det viktigaste resultatet? Hur ska rapporten användas (användningsområde)? För vem (målgrupp)? Steg 3 Skriv rapporten utifrån principen lätt att läsa, lätt att förstå Här följer en rad skrivtips. Använd aktiva verb De skapar liv åt texten och tydliggör vem som gör vad. Undvik därför • substantiverade verb. Ex: I stället för att skriva ”I vissa uppdrag ansvarar organisationen för genomförandet av åtgärder …” är det bättre att skriva ”I vissa uppdrag ansvarar organisationen för att genomföra åtgärder …” • passiva verb. Det innebär att avsändare blir osynlig i texten. Ex: ”I den här rapporten undersöks …”. Skriv hellre ”I den här rapporten undersöker vi …”. Var tydlig med vem avsändaren är Det måste vara tydligt vem avsändaren i en text är och vem det är som står bakom förslagen och resultaten. En text som tydligt talar om vem det är som gör något (avsändare) och vem det är som ska göra något (mottagare) är lättare att förstå och ta till sig, än en text där alla inblandade personer döljs i opersonliga konstruktioner. Men exakt var gränsen går för hur personlig du kan vara i en rapport, är svår att sätta. I de flesta sammanhang går det emellertid bra att skriva ”vi” förutsatt att det är helt klart vilka ”vi” är. I dessa fall är det lämpligt att börja med att nämna organisationens, projektets eller arbetsgruppens namn. Växla därefter mellan namnet och vi. Undvik nakna substantiv Det vill säga oböjda substantiv i singular utan bestämd eller obestämd artikel. Ex: I stället för att skriva ”Beslut har fattats av…”skriver du ”Ett beslut har fattats av …” eller ”Beslutet har fattats av …”. Undvik onödiga fackord Det är viktigt att du använder ord som din målgrupp förstår. Men det finns också en risk med att byta ut de specifika facktermerna mot mer allmänspråkliga termer. Vissa termer kan därför vara nödvändiga att behålla, även om de inte är allmänt kända. I så fall är det viktigt att du förklarar dem första gången de förekommer i texten, och att du tar med dem i en ordlista som du lägger i början av rapporten. Det är viktigt att du använder ord som din målgrupp förstår. Använd konkreta ord Ju mer konkret du är, desto lättare kommer dina läsare att förstå innebörden av texten. Beskriver du ett abstrakt resonemang är det viktigt att du förtydligar med så konkreta ord och exempel som möjligt. Var konsekvent i ordval och stavning Blanda inte termer som egentligen står för samma sak, utan bestäm dig för en term. Det förvirrar för läsaren om du till exempel blandar ”intressent”, ”extern part” och ”kund” i ett och samma sammanhang, om du egentligen menar samma sak. Och väljer du att skriva till exempel symtom, utan p, fortsätter du med den stavningen genom hela texten. Samma sak gäller för förkortningar. Variera inte mellan att förkorta ett ord och att skriva ut det. Undvik långa sammansättningar och skrytfenor Det vill säga ord som har hakats på ett annat ord utan att tillföra det någon betydelse. Ex: Skriv fråga i stället för frågeställning, utveckling i stället för utvecklingsprocess, motsättningar i stället för motsättningsförhållanden, och lokaler i stället för lokalutrymmen. Undvik att förkorta Förkortningar ska generellt sett undvikas. Det är alltid bättre att skriva ut hela ordet. Men ett fåtal mycket vanliga förkortningar går bra att använda, särskilt om de förkommer väldigt ofta i en text. Ex: bl.a., t.ex., etc., osv. På samma sätt finns det en rad initialförkortningar som också är allmänt kända, till exempel EU, FN, WHO. Men de allra flesta förkortningar behöver förklaras första gången de förekommer i den löpande texten. Ex: DN (Dagens Nyheter) skriver i en artikel att insatser för att öka den fysiska aktiviteten bland befolkningen har en stor positiv effekt på hälsan. Dessutom kan du med fördel samla alla förkortningar i en lista som du lägger i början av rapporten. Undvik ålderdomliga uttryck, modeord och klyschor Använd inte ord vars betydelse är oklar eller flertydig. Det stör läsningen och gör det svårare för läsaren att förstå innehållet. Försök hålla dig till en huvudtanke i varje stycke Håll dig till en tankegång i ett och samma stycke. När du byter ämne börjar du på ett nytt stycke. Ett knep för att kontrollera att sammanhanget inte spretar är att tänka sig en rubrik för varje stycke. Genom att sedan läsa dessa tänkta rubriker ska du kunna få en tydlig och sammanfattande överblick över texten. Sammanfattande nyckelmening Försök också att inleda varje stycke med en sammanfattande mening. Ex: ”Sammanfattningen är kanske den viktigaste delen i hela rapporten och ska ha en emfatisk disposition.” Ägna sedan resten av stycket åt att förklara, exemplifiera eller modifiera huvudtanken. Skriv informativa rubriker och underrubriker Den som söker efter något specifikt i rapporten utgår i normalfallet från innehållsförteckningen. Rubrikerna ska därför sammanfatta det som står i textens olika delar. Försök få med viktiga nyckelord i dina rubriker och använd aktiva verb som berättar något om vad som sägs eller händer i texten. Kapitel- och avsnittsrubrikerna kan vara mer övergripande och ange ämnet, medan underrubrikerna bör vara mer informativa. Använd bindeord som skapar samband i texten Exempel på bindeord: Och, men, eller, när, om, därför. De binder ihop meningar och stycken och gör texten mer sammanhängande. Det är helt i sin ordning att börja en mening med ”Men …” och ”Och ...”. Använd gärna punktlistor Punktlistor är ett bra sätt att lyfta fram det som är viktigt. Och du slipper onödigt långa och krångliga meningar. Skapa meningar som är lätta att läsa • Lägg inte in för mycket information i en och samma mening, utan försök hålla dig till en tanke. Och undvik långa bisatser. Dela hellre upp informationen i flera meningar i så fall. • Undvik vänstertunga meningar. Placera i stället verbet (predikatet) så tidigt i meningen som möjligt. • Variera meningslängden, det skapar en rytm i texten. En text blir lättare att läsa om den innehåller både långa och korta meningar. En medellång mening är 15–20 ord. Använd tankstreck och bindestreck på rätt sätt Det korta bindestrecket använder du bara i sammansättningar. Tankstrecket använder du i skrivningar med betydelsen ”från ... till”. Ex: Under åren 2002–2014, en medellång mening är 15–20 ord, undersökningen omfattar personer i åldrarna 15–24 år. Några olika sätt för att göra ett tankstreck • Håll nere Ctrl-knappen samtidigt som du klickar på minus-tecknet (-) på det numeriska tangent bordet. • Håll nere alt-knappen samtidigt som du skriver 0150 (endast siffror). • Gå in i Startmenyn: Program – Tillbehör – Systemverktyg – Teckenuppsättning. Här hittar du de flesta tecken. Låt någon korrekturläsa Låt någon som inte är lika insatt som du i texten korrekturläsa den. Det är lätt att bli hemmablind och missa stavfel och tankehopp. Låt därför någon kollega eller kanske någon ur målgruppen läsa din text och komma med synpunkter. Fler skrivtips! Klarspråkstest för rapporter Ta hjälp av Klarspråkstestet för rapporter. Det kan du använda för att ta reda på hur begriplig din text är. Testet har tagits fram av Språkrådet. Länk till Klarspråkstestet: http://www.sprakochfolkminnen.se/sprak/klarsprak/ att-skriva-klarsprak/klarsprakstestet.html Myndigheternas skrivregler Språkrådet har även gett ut Myndigheternas skrivregler som finns tillgänglig på deras webbplats. Myndigheternas skrivregler innehåller skrivregler och skrivtips för alla som skriver inom myndigheter, kommuner och annan offentlig verksamhet. Länk till Myndigheternas skrivregler: http://www.sprakochfolkminnen.se/om-oss/publikationer/institutets-utgivning/sprakliga-publikationer/ sprak/2014-09-10-myndigheternas-skrivregler.html. Svarta listan Regeringskansliet har gett ut skriften Svara listan. Den innehåller en rad ord och fraser som upplevs så pass ålderdomliga eller stelbenta att de hellre bör bytas ut mot ett annat ord. Länk till Svarta listan: http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/19775.
© Copyright 2025