Hent publikationen
Sådan arbejder VISO Viden til gavn Oktober 2016 Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf: 72 42 37 00 E-mail: [email protected] www.socialstyrelsen.dk Redaktion: Bent Aagaard Andreassen, Eggert Carstens og Henrik Jakobsen Tryk: Socialstyrelsen 5. udgave, oktober 2016 Download eller e-sti til rapporten på www.socialstyrelsen.dk Der kan frit citeres fra rapporten med angivelse af kilde. 2 Indhold Indledning ...................................................................................................... 6 VISOs indhold og rammer ............................................................................. 7 1. Om VISO ......................................................................................................................... 7 Arbejdsområde.............................................................................................................................. 7 Hvem bruger VISO? ...................................................................................................................... 7 Faglig bestyrelse ........................................................................................................................... 7 Hvorfor VISO? ............................................................................................................................... 8 2. VISOs lovmæssige grundlag ........................................................................................ 8 VISOs formål................................................................................................................................. 8 Rådgivning og udredning – hvordan?............................................................................................ 9 3. Organisation ................................................................................................................. 10 4. Hvem gør hvad? ........................................................................................................... 10 Team Support ............................................................................................................................. 10 Faglig leder ................................................................................................................................. 10 Team Børn/Unge & Specialundervisning og Team Voksne ......................................................... 11 Sekretariat .................................................................................................................................. 11 5. Leverandører og specialister ...................................................................................... 11 Leverandørkompetencer ............................................................................................................. 11 6. Borgerinddragelse ....................................................................................................... 12 Særligt vedrørende børn ............................................................................................................. 12 Uden samtykke: Særlige regler på børne-ungeområdet .............................................................. 13 Voksne og samtykke ................................................................................................................... 13 Brug af video i specialistarbejdet ................................................................................................. 13 Brug af observation ..................................................................................................................... 13 7. Inklusionsperspektiver i VISOs rådgivning ............................................................... 14 8. Notat- og journaliseringspligt ..................................................................................... 16 Journaliseringspligt ..................................................................................................................... 16 Journalisering af video ................................................................................................................ 16 Journalisering i familiesager ........................................................................................................ 16 Persondataloven ......................................................................................................................... 16 9. Aktindsigt ..................................................................................................................... 17 Aktindsigt i VISO – hvordan? ...................................................................................................... 17 10. Opsamling, udvikling og implementering af viden ................................................. 18 Vidensfunktionen ........................................................................................................................ 18 11. VIAS understøtter sagsprocessen............................................................................ 18 3 VIAS support ............................................................................................................................... 19 12. Centrale begreber i VISO arbejdet .............................................................................. 19 VISOs sagsproces ....................................................................................... 22 13. Sagsprocessen fra start til slut .................................................................................. 23 14. Henvendelse og det indledende sagsarbejde ........................................................... 24 Telefon- og mailhenvendelser ..................................................................................................... 24 Skriftlig henvendelse ................................................................................................................... 24 Sagen oprettes............................................................................................................................ 25 Vigtige oplysninger ...................................................................................................................... 25 Fordelingsmøde .......................................................................................................................... 26 Kvittering ..................................................................................................................................... 27 Modtagelse af sagsakter til eksisterende sager ........................................................................... 27 15. Visitation ...................................................................................................................... 27 Definition ..................................................................................................................................... 27 Indledning af sagen ..................................................................................................................... 27 Fase 1 – Indledende kontakt til henvender og leverandør samt supplerende dataindsamling ...... 28 Fase 2 – Accept fra specialist...................................................................................................... 29 Fase 3 – Det afklarende møde .................................................................................................... 29 Øvrige deltagere ......................................................................................................................... 32 Gruppesager ............................................................................................................................... 33 Mødeindkaldelse og dagsorden .................................................................................................. 33 Opsamlingsnotat ......................................................................................................................... 33 Resultat af mødet ........................................................................................................................ 34 Flere leverandører ...................................................................................................................... 35 Leveranceforslag og godkendelse............................................................................................... 35 Længden af et leveranceforløb ................................................................................................... 36 16. Det faglige forløb ......................................................................................................... 35 Ansvarsfordeling ......................................................................................................................... 35 Inddragelse af konsulenten ......................................................................................................... 36 Midtvejsmøde.............................................................................................................................. 37 Leveranceændringer under forløbet ............................................................................................ 37 Leveranceafbrydelse ................................................................................................................... 37 17. Afslutning af fagligt forløb .......................................................................................... 37 Afrapportering ............................................................................................................................. 37 Rapport om udredningssag ......................................................................................................... 38 Kriterier for rapporten .................................................................................................................. 38 Rapportens omfang og indholdselementer (jf. bilag 10) .............................................................. 38 Rapport om rådgivningssag (jf. bilag 11) ..................................................................................... 40 Afsluttende møde ........................................................................................................................ 42 4 18. Afslutning af leverancen ............................................................................................. 43 Faglig opfølgning ........................................................................................................................ 43 Kvalitetssikring ............................................................................................................................ 43 Bilag .............................................................................................................. 44 BILAG 1: Leverandørkompetencer .............................................................................................. 44 BILAG 2: Mødeindkaldelse til afklarende VISO møde ................................................................. 46 BILAG 3: Opsamlingsnotat fra afklarende VISO møde ................................................................ 47 BILAG 4: Mødeindkaldelse til midtvejs VISO møde ..................................................................... 48 BILAG 5: Opsamlingsnotat fra midtvejs VISO møde ................................................................... 49 BILAG 6: Mødeindkaldelse til VISO afrapporteringsmøde ........................................................... 50 BILAG 7: Mødeindkaldelse til afsluttende VISO møde ................................................................ 51 BILAG 8: Opsamlingsnotat fra afsluttende VISO møde ............................................................... 52 BILAG 9: Skabelon til faglig leverancebeskrivelse ....................................................................... 53 BILAG 10: Udredningsrapport ..................................................................................................... 54 BILAG 11: Rådgivningsrapport .................................................................................................... 59 5 Indledning Formålet med denne håndbog er at give et overblik over VISO som organisation samt beskrive arbejdsgangene i VISO for specialister, konsulenter og andre, der har tilknytning til VISOs opgaveløsning i forhold til borgere, kommuner og kommunale, regionale og private tilbud. I håndbogens første halvdel gennemgås VISOs organisering, lovmæssige grundlag og socialfaglige arbejdsområde og der beskrives forpligtelser og centrale begreber. I håndbogens anden halvdel klarlægges de procedurer og arbejdsmetoder, som gør sig gældende i de forskellige dele af VISOs sagsproces. Håndbogen er tænkt som arbejdsredskab for medarbejdere i VISOs centrale enhed i Odense og VISOs landsdækkende netværk af leverandører. Håndbogen justeres i takt med den udvikling, som VISO undergår. 6 VISOs indhold og rammer 1. Om VISO VISO - Den Nationale Videns- og Specialrådgivningsorganisation - er et landsdækkende tilbud under Socialstyrelsen. I VISO indgår: VISO centralt i Odense med konsulenter fra Team Børn/Unge & Specialundervisning og Team Voksne, samt kontorchef og tre faglige ledere, akademiske medarbejdere i sekretariatet samt administrative medarbejdere i Team Support Et landsdækkende netværk af leverandører og specialister En vidensfunktion, som samarbejder med Socialstyrelsens øvrige fagcentre. Arbejdsområde Specialrådgivning og/eller udredning inden for servicelovens område Specialundervisningsområdet Opsamling, bearbejdning og formidling af ny faglig viden om virksomme metoder og indsatser på det sociale område. Hvem bruger VISO? VISOs brugere er kommuner, borgere, boformer og andre sociale tilbud, når de har behov for specialrådgivning og/eller udredning i forbindelse med specialiserede og komplicerede problemstillinger inden for følgende områder: Børn og unge med handicap Børn og unge med sociale eller adfærdsmæssige problemer Udsatte grupper Voksne med handicap Socialpsykiatrien Specialundervisning og specialpædagogisk bistand til børn, unge og voksne. Faglig bestyrelse VISOs faglige bestyrelse skal: rådgive direktøren for Socialstyrelsen om VISOs faglige virksomhed komme med forslag til og vurdere, hvordan konkrete indsatsområder prioriteres pege på områder, hvor der er behov for at udvikle viden vurdere niveauet af VISOs indsats. 7 Bestyrelsens formand er udpeget af Social- og Indenrigsministeren. De øvrige 11 medlemmer er udpeget af henholdsvis Social- og Indenrigsministeren og Ministeren for Børn, Undervisning og Ligestilling på baggrund af en indstilling fra henholdsvis KL, Danske Regioner, Danske Handicaporganisationer og Børnesagens Fællesråd. Desuden er brugerorganisationer på udsatteområdet blevet hørt. Den faglige bestyrelse udpeges for fire år ad gangen. Hvorfor VISO? VISO blev etableret i forbindelse med kommunalreformen i 2007, hvor kommunerne overtog det fulde myndigheds- og finansieringsansvar på det sociale område inklusive specialundervisning og specialpædagogik. Det har siden været op til de enkelte kommuner at vurdere, hvordan opgaverne inden for de respektive områder løses bedst. Enten i eget regi eller ved køb af ydelser hos andre kommuner, private eller regionale tilbud. Er den nødvendige specialviden ikke til stede, vil VISO kunne bidrage med gratis specialrådgivning og/eller udredning i de tilfælde, hvor der er behov for supplerende viden. 2. VISOs lovmæssige grundlag VISO har hjemmel i lov om social service. Reglerne i relation til virkeområder samt formål fremgår af bestemmelsen i § 13, stk. 9, i lov om social service samt af bestemmelserne i BEK nr. 254 af 20/03/2014. VISO er hjemlet i lov om social service jf. LBK nr. 1023 af 23/09/2014. § 13. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation i Socialstyrelsen bistår kommuner og borgere med gratis vejledende specialrådgivning i de mest specialiserede og komplicerede enkeltsager. Tilsvarende ydes gratis specialrådgivning til kommuner, regioner, skoler og institutioner m.v. samt borgere om specialundervisning og specialpædagogisk bistand. Stk. 2. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation yder gratis vejledende udredning til kommuner og borgere i de få mest sjældent forekommende specielle og komplicerede enkeltsager, hvor den fornødne ekspertise ikke kan forventes at være til stede i den enkelte kommune eller i regionens tilbud. Tilsvarende ydes gratis bistand til kommunens udredning vedrørende specialundervisning og specialpædagogisk bistand. Kommunalbestyrelsen træffer afgørelse om henvisning af borgeren efter 1. pkt. Stk. 3. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation træffer afgørelse om ydelser efter stk. 1 og 2. Afgørelsen kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. Stk. 4. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation skal tilvejebringe de mest specialiserede rådgivningsydelser, herunder relevant materialeproduktion, til kommuner, borgere, skoler m.fl. i forhold til specialundervisning og specialpædagogisk bistand m.v. Stk.5. Hvis kommunalbestyrelsen som led i behandlingen af en sag om særlig støtte til børn og unge efter kapitel 11 benytter rådgivning eller udredning fra den nationale videns- og 8 specialrådgivningsorganisation efter stk. 1 og 2, kan kommunalbestyrelsen uden samtykke videregive nødvendige oplysninger, herunder om barnets, den unges eller familiens rent private forhold, til den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation. Kommunalbestyrelsen skal uanset adgangen til at videregive oplysninger uden samtykke forsøge at få samtykke til henholdsvis at videregive og behandle oplysningerne. Stk. 6. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation kan uden samtykke behandle nødvendige oplysninger, herunder om barnets, den unges eller familiens rent private forhold, som videregives fra en kommune i forbindelse med rådgivning og udredning efter stk. 1 og 2, hvis oplysningerne videregives som led i behandlingen af en sag om særlig støtte til børn og unge efter kapitel 11. Stk. 7. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation yder gratis vejledende rådgivning til kommuner om indsatser til at forebygge kriminalitet blandt børn og unge generelt og i forhold til enkeltsager. Stk. 8. Den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation sikrer en systematisk indsamling, udvikling, bearbejdning og formidling af den faglige viden på det sociale område og på området for den mest specialiserede specialundervisning og specialpædagogiske bistand m.v. Videns- og specialrådgivningsorganisationen sørger for at koordinere og deltage i prøvnings-, forsknings- og informationsvirksomhed på hjælpemiddelområdet. Stk. 9. Kommunalbestyrelser og regionsråd kan indgå aftale med den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation om, at kommunen eller regionen mod betaling kan levere de ydelser for videns- og specialrådgivningsorganisationen, der er nævnt i stk. 1 og 2. Stk. 10. Ministeren for børn, ligestilling, integration og sociale forhold fastsætter efter forhandling med undervisningsministeren i en bekendtgørelse nærmere regler om den nationale videns- og specialrådgivningsorganisations virksomhed og organisering. VISOs formål VISOs formål fremgår af bekendtgørelsens § 2: 1) at bistå kommuner, borgere og kommunale, regionale og private tilbud med vejledende specialrådgivning i de mest specialiserede og komplicerede enkeltsager og bistå kommunen med vejledende udredning af dens borgere i de få mest specialiserede og komplicerede enkeltsager på det sociale område, hvor den fornødne ekspertise ikke kan forventes at være til stede i den enkelte kommune eller i regionens tilbud, 2) at bistå kommuner, borgere og kommunale, regionale og private tilbud med vejledende specialrådgivning i de mest specialiserede og komplicerede enkeltsager og yde bistand til kommunens udredning i de få mest specialiserede og komplicerede enkeltsager vedrørende specialundervisning og specialpædagogisk bistand, hvor den fornødne ekspertise ikke kan forventes at være til stede i den enkelte kommune eller i regionens tilbud, 3) at sikre et landsdækkende overblik over den samlede specialrådgivning, Stk 2. VISO har yderligere til formål: 8 1) at sikre sammenhængende og helhedsorienteret vidensindsamling og vidensformidling til kommuner og kommunale, regionale og private tilbud og gøre den anvendelig for både kommunernes og VISOs specialrådgivning og udredning i enkeltsager, 2) at sikre et tæt samspil mellem de forskellige videns- og rådgivningsspecialer på VISOs områder og sikre fortsat udvikling af viden og specialrådgivning, 3) at koordinere vidensudvikling omkring indsatsen på den mest specialiserede del af specialundervisningsområdet, 4) at sikre inddragelse af relevante internationale erfaringer og bidrage til det internationale samarbejde, 5) at sikre overblik over og samarbejde med tilgrænsende områder, herunder sundhedsområdet og beskæftigelsesområdet. Rådgivning og udredning – hvordan? Ydelserne defineres i bekendtgørelsen således: §3 Specialrådgivning efter servicelovens § 13, stk. 1, skal være individuel og helhedsorienteret. Rådgivningen kan omfatte specialiseret rådgivning om kompensations- og støttemuligheder, om målgruppen, om processer i komplekse sager eller om metoder og værktøjer, som knytter sig til et specialrådgivningsforløb for en bestemt målgruppe eller ydelse. §4 Udredning efter servicelovens § 13, stk. 2, omfatter en systematisk, helhedsorienteret, tværfaglig og koordineret undersøgelse og vurdering af forhold, der har eller kan få betydning for en persons fremtidige livssituation. VISO vil alene på den kommunale myndigheds anmodning kunne gå ind i et udredningsforløb. Det er ikke muligt for borgeren selv eller for fagpersoner i et tilbud at få VISO til at foretage en udredning. 9 3. Organisation VISO er en del af Socialstyrelsen beliggende i Odense. VISO har tilknyttet et landsdækkende leverandørnetværk under sig. 4. Hvem gør hvad? Organisationen i VISO centralt i Odense: Team Support Team Support udgør den administrative del af rådgivningsenheden. Tager imod henvendelser pr. telefon, post og e-mail Registrerer og fordeler sager til de faglige ledere Senest syv arbejdsdage efter en skriftlig henvendelse er modtaget på et henvendelsesskema, fremsender Team Support en kvitteringsskrivelse til henvender. I samme forbindelse fremsendes persondatabrev til de personer, der er nævnt i henvendelsen. Ved telefoniske henvendelser sendes ikke kvitteringsskrivelse. Faglig leder De faglige ledere har ansvaret for at fordele sagerne til relevante konsulenter Lederne er fagligt ansvarlige for Team Børn/Unge & Specialundervisning og Team Voksne. 10 Team Børn/Unge & Specialundervisning og Team Voksne De faglige ledere overdrager sager til konsulenterne på to ugentlige møder. Herefter er konsulenterne tovholdere. Konsulenterne har blandt andet ansvaret for, at den første kontakt med henvenderen finder sted senest syv arbejdsdage efter Team Support har kvitteret for modtagelsen. Den enkelte konsulent vælger leverandør til sagen og tager kontakt med denne. Konsulenterne besvarer henvendelser i forbindelse med den daglige telefonvagt. I telefontiden kan borgere og kommunalt ansatte drøfte konkrete problemstillinger og få afklaret, om en specifik sag hører til VISOs målgruppe. VISO har indgået kontrakt med ca.110 forskellige leverandører, som hver især er specialister inden for deres felt af socialområdet. Det kan f.eks. være leverandører inden for socialpsykiatrien, på misbrugsområdet eller hjerneskade rehabilitering. Kontrakten indgås med driftsherren, som ofte kan have flere leverandører under sig Sekretariat Sekretariatet varetager tværgående planlægnings- og udviklingsopgaver og er desuden sekretariat for kontorchefen og ledergruppen samt står for drift og udvikling af VIAS. 5. Leverandører og specialister Kontrakten mellem VISO og driftsherren indeholder en aftale om, at VISO kan rekvirere ydelser hos en eller flere af de leverandører, som driftsherren råder over. Specialisterne er ansat hos leverandøren og udfører de faglige ydelser i VISO-sagerne. Hvis der er tale om en enkeltmandsvirksomhed, vil ejeren udfylde alle roller i kontraktmæssig sammenhæng og dermed både være driftsherre, leverandør og specialist. Leverandørkompetencer Den enkelte leverandør skal sikre, at de medarbejdere, der arbejder med VISO opgaver - såvel specialister som administrative medarbejdere – har de kompetencer, der er nødvendige i VISO opgaveløsningen. I bilag 1 beskrives en række af de kompetencer, leverandøren skal besidde og løbende udvikle på. 11 VISO forventer, at de medarbejdere, der arbejder med VISO opgaveløsningen, deltager i det VISO introduktionsforløb, der er iværksat og udmeldt for primært nye, men også for erfarne specialister og administrative medarbejdere. 6. Borgerinddragelse Borgerinddragelse er et vigtigt element for et godt samarbejde mellem VISO, kommuner og borgere. Et godt samarbejde optimerer kvaliteten af VISO forløbet og giver parterne ejerskab til processen. Lovgivningen stiller ikke specifikke krav til, hvordan samarbejdet konkret skal forløbe, udover at det er forpligtende. Det fremgår af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, at alle borgere har ret til at blive inddraget i og få indsigt i sagsbehandlingen af egne forhold. Fordelen ved inddragelse er, at det kvalificerer sagsbehandlingen, at der kommunikeres kommune og borger imellem. Borgeren opnår indsigt i eventuelle interessemodsætninger og får mulighed for at kvalificere beslutningsgrundlaget bedst muligt. Borgeren bør inddrages fra starten af sagsforløbet – fx i det afklarende møde. Hvis borgeren ikke deltager i det afklarende møde, noteres det i sagshistorikken i VIAS. Efter indgået aftale om fagligt VISO forløb bør det sikres, at borgeren fortsat aktivt inddrages. Der kan være årsager, der hindrer dette. Begrundelsen skal fremgå af sagshistorikken i VIAS eller af opsamlingsnotatet. Særligt vedrørende børn De børn og unge, som er part i en VISO sag, er sårbare og har behov for støtte. Ofte har de ikke netværk og trygge rammer bag sig, der kan varetage deres tarv. Lovgivningen har derfor bestemmelser, som skal sikre disse børn og unge mulighed for at blive hørt. Serviceloven: § 46, stk. 3 Støtten skal bygge på barnets eller den unges egne ressourcer, og barnets eller den unges synspunkter skal altid inddrages med passende vægt i overensstemmelse med alder og modenhed. Barnets eller den unges vanskeligheder skal så vidt muligt løses i samarbejde med familien og med dennes medvirken. Hvis dette ikke er muligt, skal foranstaltningens baggrund, formål og indhold tydeliggøres for forældremyndighedsindehaveren og for barnet eller den unge. Alle børn har fra deres 12. år ret til at udtale sig. Der er dog ikke tale om en partshøring, men barnet skal høres, inden der træffes afgørelser, der vedrører det. Det er kommunerne, der har ansvaret for denne inddragelse, også når det drejer sig om pligten til at oplyse barnet om dets ret til en bisidder, jf. Barnets Reform. 12 Uden samtykke: Særlige regler på børne-ungeområdet Servicelovens § 13. stk. 5 giver VISO mulighed for at modtage og behandle henvendelser, der er indsendt uden samtykke fra sagens parter, hvis disse drejer sig om børn og unge. Det er en forudsætning, at henvender forud for sin henvendelse til VISO har forsøgt at indhente samtykke hos de relevante parter. Det er ikke VISOs opgave at undersøge, hvorvidt dette er forsøgt. Oplysningen om samtykke skal fremgå af henvendelsesskemaet, der fremsendes til VISO. Samtykke skal ligeledes foreligge eller være forsøgt indhentet i sager hvori der indgår værgemå, l og i sager om anbringelse uden samtykke. Henvendelsesskemaet, som udfyldes i forbindelse med indsendelse af en sag, indeholder afkrydsningsmulighed, så det klart fremgår, om sagen er indsendt efter de generelle samtykkeregler eller efter de særlige regler på børne-ungeområdet, jf. § 13, stk. 5. I tvivlsspørgsmål kontakter konsulenten den kommunale sagsbehandler. Voksne og samtykke I følge forvaltningslovens § 28, stk. 2, nr. 1. skal en borger give samtykke til fremsendelse af henvendelse og akter til VISO. Dette er ligeledes beskrevet i persondatalovens § 3, pkt. 8. Der er ikke krav om, at samtykke er skriftligt. Det er henvender, der er forpligtet til at indhente samtykke og sikre, at reglerne om videregivelse af oplysninger overholdes. Der må ikke videregives flere oplysninger end nødvendigt for at belyse den konkrete problemstilling. Borgeren har altid ret til at tilbagekalde sit samtykke. VISO vil efter modtagelse af henvendelse fremsende kvitteringsskrivelse, hvori borgeren orienteres om de rettigheder denne har i henhold til persondataloven. Hvis en sag omhandler en borger, der grundet væsentlig nedsat psykisk funktionsevne ikke er i stand til at give samtykke, vil henvender altid blive kontaktet af VISO. Brug af video i specialistarbejdet Hvis der i en VISO-sag anvendes videooptagelser, er det vigtigt, at borgeren har givet samtykke til, at der må filmes. Som udgangspunkt må der kun behandles oplysninger om en person, hvis denne har givet samtykke til det eller der er lovhjemmel ud over samtykke. Dette følger af princippet i persondatalovens § 6., at der som udgangspunkt ingen formkrav er til samtykket, men der skal være tale om en viljestilkendegivelse. Samtykket skal være specifikt informeret og frivilligt. Et samtykke kan altid trækkes tilbage og i sådanne tilfælde vil der ikke længere være hjemmel til behandling af oplysningerne eller til at have dem liggende. Andre personer – personale – som måtte indgå i videooptagelserne, skal også give deres samtykke til optagelserne. Se endvidere ”Journalisering af video” side 16. Brug af observation Der findes ingen egentlig lovgivning vedr brug af observation i de faglige VISO-forløb, men almindelig ordentlighed og god etik bør udvises. Tavshedspligten er selvfølgelig gældende, men derudover er det vigtigt, at specialisten holder sig den konkrete opgave for øje – det er observationen af den pågældende borger, der er i fokus. Hvis observationen foregår i fællesarealer, hvor andre borgere befinder sig, er det ligeledes vigtigt, at øvrige borgere, som på en eller anden måde bliver en del af en observation, informeres om VISO’s tilstedeværelse. 13 7. Inklusionsperspektiver i VISOs rådgivning Af lovgivning og konventioner om mennesker med særlige behov fremgår, at de skal have samme muligheder for at deltage i samfundslivet som andre borgere. VISOs rådgivning vedrører i mange tilfælde borgere med behov for højt specialiserede indsatser. Samtidig har de som andre mennesker brug for ligeværdig deltagelse i relevante fællesskaber. VISO ønsker at styrke inklusionsperspektiver i rådgivningen bl.a. ved at inddrage borgerens deltagelsesmuligheder som et fast element i rådgivningen. Socialstyrelsen/VISOs definition af inklusion er følgende: ”Inklusion er, når en person eller en gruppe af personer deltager aktivt og ligeværdigt i gensidigt udviklende fællesskaber uanset forskelle i forudsætninger og funktionsevne, herunder kontekstuelle faktorer. Med ligeværdigt menes gensidig accept af forskellighed. Med fællesskaber forstås de almindelige samfundsmæssige institutioner, hvor mennesker interagerer og påvirker hinanden, som fx arbejde, uddannelse og foreningsliv og lokalsamfundet.” Socialstyrelsens definition af inklusionsunderstøttende tiltag er: ”Inklusionsunderstøttende tiltag er handlinger, der har inklusion som mål. At have inklusion som mål dækker både at opnå inklusion og undgå eksklusion. Inklusionsunderstøttende tiltag sigter imod, at såvel individets som fællesskabets interesser imødekommes. Herunder hører blandt andet at sikre, at der ikke er kontekstuelle faktorer, der hæmmer deltagelsen, så som sociale, fysiske, læringsmæssige, samfundsmæssige eller kulturelle barrierer eller fordomsfulde holdninger og handlinger.” VISO har sammen med Nationalt Videnscenter for Inklusion og eksklusion (NVIE) gennemført en undersøgelse af, hvilke inklusionsperspektiver, der findes i VISOs arbejde, med henblik på at videreudvikle dette og påpege potentialer og opmærksomhedspunkter. Som et resultat af projektet er der udarbejdet seks spørgsmål til anvendelse for specialisten i rådgivningsforløbet for at sikre inddragelse af inklusionsperspektiver som supplement til specialistens specifikke faglige perspektiv. Konkret kan specialisten anvende enkelte eller flere af de seks spørgsmål som en del af den dagsorden, der sættes for dialogen på det afklarende møde. Med spørgsmålene som guide for en undersøgende og afdækkende analyse vil der være mulighed for, at specialisten sammen med henvender og borger kan lokalisere muligheder og begrænsninger i forhold til inklusion, og at dette kan inddrages i det videre udrednings- og rådgivningsarbejde. Spørgsmålene kan desuden anvendes af specialisten som refleksionsspørgsmål ved forberedelse af og håndtering af rådgivningsforløbet. Spørgsmålene tager udgangspunkt i seks temaer, der jf. NVIEs rapport har særlig betydning i forhold til inklusion. Du kan læse mere om NVIEs undersøgelse og baggrunden for de seks temaer og spørgsmål i sammendraget af rapporten. 1. Udsatte positioner: Hvornår befinder borgeren sig i udsatte positioner i forhold til at miste/ ikke opnå et tilhørsforhold til relevante fællesskaber? Hvem og/eller hvad har betydning for, om der er tale om en udsat position? At være i en udsat position er forbundet med at være i risiko for at miste tilhørsforhold til en ellers legitim og naturlig social kontekst. Personens muligheder for at være en aktiv og myndig deltager i fællesskabet reduceres. 2. Adgang til deltagelse: Deltager borgeren aktuelt i alment tilgængelige fællesskaber? 14 Hvilke fællesskaber er der tale om? Hvad/hvem giver adgang til/hindrer deltagelse? Hvem/hvad i omgivelserne kan fremme/hæmme at borgeren får mulighed for at deltage? Hvilke ressourcer er der til stede hos borgeren og i omgivelserne, der kan understøtte deltagelse? At deltage handler om, at være medlem af et eller flere fællesskaber med mulighed for at påvirke på forskellige niveauer via sprog, handlinger og artefakter og i denne kontekst og proces opleve sig anerkendt. 3. Dilemmaer: Hvilke dilemmaer i forhold til inklusion og deltagelse er der på spil i den konkrete sag? Hvilken karakter har dilemmaet (professionelt, etisk, lovgivningsmæssigt)? Hvem har indflydelse på dilemmaet, og hvordan kan det håndteres? At være i, eller opleve dilemmaer er et vilkår professionelle i vid udstrækning arbejder under. Dilemmaerne udfordrer de professionelle perspektiver og den faglige viden og er en del af grundlaget for nuanceret udredning, rådgivning, vejledning og muligheder i indsatsen. 4. Handlingsalternativer: Hvilke handlemuligheder findes der i forhold til at styrke borgerens muligheder for deltagelse? Hvad vil være optimalt? Hvad er realistisk? Hvordan kan borgeren inddrages i at afdække handlingsalternativer? At opstille handlingsalternativer i arbejdet med rådgivning og vejledning er en måde at opdage nye muligheder. Forudsætningen er, at der tænkes innovativt, og at man ikke lader sig begrænse af, det vi plejer at gøre. 5. Inddragelse: Hvordan kan borgeren konkret inddrages i rådgivningsforløbet? Hvordan sikres det, at borgerens perspektiv bliver hørt og inddraget i rådgivningen? Hvem eller hvad kan virke hæmmende eller fremmende for inddragelse? At opleve inddragelse er at blive bekræftet som individ og som en ’stemme’, der kan bidrage, udfordre og være med til at skabe udvikling i det fællesskab, man er inddraget i. Ligeværd og inddragelse er afgørende for det fuldgyldige medlemskab af et demokratisk funderet fællesskab. 6. Forandring: Hvad skal der til, for at borgeren opnår en højere grad af inklusion? Hvilke faktorer i borgerens omgivelser (organisatoriske, strukturelle, faglige) fremmer/hæmmer inklusion? Hvad skal forandres for at opnå inklusion? Forandring her forstået som en proces, der sættes i gang af et professionelt kritisk perspektiv på egen og omgivelsernes rolle i forhold til inklusion. Det er afgørende at der anlægges et kritisk konstruktivt blik på de forhold, der modvirker eller komplicerer inklusion. 15 8. Notat- og journaliseringspligt Ifølge offentlighedsloven, er VISO, herunder VISOs leverandører bundet op af reglerne i offentlighedsloven omkring notat- og journaliseringspligt. Notatpligten medfører, at alle relevante oplysninger, som den pågældende mundtligt eller skriftligt bliver bekendt med skal noteres på den konkrete sag. Notatpligten gælder som udgangspunkt kun i afgørelsessager og vedrører kun oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagen. Dette følger af § 13, stk. 1: Derudover skal der gøres notat af væsentlige sagsbehandlingskridt i sagen. VISO træffer ikke afgørelse, men er trods det alligevel omfattet af notatpligten. Det følger af forarbejderne til forvaltningsloven, der understreger at der bør noteres i sager, der ikke er afgørelsessager, hvorfor VISO handler, som om den var omfattet af offentlighedsloven. Notatet skal foretages snarest muligt. Notatpligten skal forstås i bred forstand, og den omfatter samtlige oplysninger af væsentlig karakter, uanset om de er leveret mundtligt eller skriftligt til VISO. Også anonyme relevante henvendelser er ligeledes omfattet af notatpligten. Notatpligten er med til at sikre borgrens retssikkerhed, men sikrer ligeledes myndigheden, da den giver overblik over sagens gang, herunder indgåede aftaler og bidrager med et overblik over sagens gang, og eventuelle uenigheder mellem parterne. Journaliseringspligt Der følger en række forpligtigelser om at journalisere relevante bilag på de konkrete sager. Disse regler er beskrevet i offentlighedslovens § 15. VISO og VISOs leverandører skal løbende journalisere relevante dokumenter, der sendt eller modtaget som led i administrativ sagsbehandling på de relevante sager. Det er vigtigt, at der løbende journaliseres på sagerne, så de er ajour inden borgeren eventuelt anmoder om aktindsigt i sagen. Det er et krav, at konsulenter, specialister og øvrige medarbejdere i VISO løbende journaliserer indgået materiale samt noterer sagens hændelser i sagshistorikken i VIAS gennem hele forløbet. Journaliseringen er en væsentlig hjælp, når leverancen afsluttes, og den faglige opfølgning samler op på forløbet som helhed. Journalisering af video Hvis der anvendes video i arbejdet, skal optagelserne journaliseres. VIAS er aktuelt ikke særlig brugbar til journalisering af videomateriale. Det anbefales derfor, at videomateriale forbliver på stedet under og efter VISO-forløbet. Det betyder bl.a. at den faglige analyse og bearbejdning af materialet bør foregå på stedet. Dermed bliver det stedets ansvar at journalisere materialet og destruere det igen efter endt brug. Journalisering i familiesager Ved notat og journalisering i familiesager skal man være opmærksom på, at der ikke må fremgå oplysninger om andre familiemedlemmer i de enkelte familiemedlemmers sager. Persondataloven Persondataloven gælder for elektronisk behandling af personoplysninger, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. VISO herunder VISOs leverandører er forpligtet til at overholde de regler, der gælder omkring god databehandlingsskik i persondatalovens kapitel 4. Det vedrører bl.a. : - Indsamling af oplysninger må kun ske til udtrykkelige angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke stride imod disse formål. - Man må ikke indsamle flere oplysninger end det der er nødvendigt for sagens behandling. 16 - Der skal foretages fornøden ajourføring af oplysningerne, herunder kontrol af at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Man må ikke opbevare oplysninger i længere tid end nødvendigt. Oplysninger må ikke opbevares så uvedkommende kan få adgang til det. 9. Aktindsigt Enhver har med de undtagelser, der følger af loven, ret til at begære indsigt i de sager, dokumenter og oplysninger, som er indgået til, eller oprettet af VISO. Aktindsigt gives som udgangspunkt efter to generelle regelsæt: Offentlighedsloven giver enhver ret til at begære indsigt i de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed. Forvaltningslovens regler giver parterne i en afgørelsessag mulighed for at begære indsigt i sagens dokumenter. Derudover giver persondataloven den registrerede ret til indsigt i hvilke oplysninger, der behandles om vedkommende, og formålet med denne behandling. Anmodninger om aktindsigt afgøres af den myndighed, der har afgørelseskompetence i den underliggende sag, og ellers af den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse. Anmodninger om aktindsigt i sager om lovgivning, herunder høring i forbindelse med lovgivning, skal afgøres af det ministerium, under hvis område sagen hører. Aktindsigt i VISO – hvordan? Hvis der begæres aktindsigt i en VISO sag, skal anmodningen fremsendes til VISO centralt. Anmodningen skal indeholde de nødvendige oplysninger for, at den sag, eller de dokumenter, der begæres indsigt i, kan identificeres. Ifølge offentlighedsloven skal der træffes afgørelse om aktindsigt snarest og inden for syv arbejdsdage. Hvis dette ikke er muligt, skal den, der begærer indsigt, orienteres om, hvornår afgørelsen forventes klar. Det er VISO centralt – den konsulent der har den pågældende sag – der i samarbejde med sekretariatet behandler anmodningerne og træffer afgørelse. Om nødvendigt kan jurateamet i Socialstyrelsen inddrages. Afgørelsen skal træffes, efter bestemmelserne i offentlighedsloven. Afgørelser efter forvaltningsloven forudsætter, at der er tale om en afgørelsessag. Alle henvendelser om aktindsigt skal som hovedregel forelægges til godkendelse hos VISOs kontorchef. Selve afgørelsen er en afgørelse i forvaltningsretlig forstand. Det betyder, at der er en række regler omkring sagsbehandlingen, der skal overholdes. Bl.a. skal afgørelsen om aktindsigt indeholde en klagevejledning, hvis der ikke gives fuld aktindsigt. Klagevejledningen skal gengive, hvilke klagemuligheder, den der har anmodet om aktindsigt har. 17 10. Opsamling, udvikling og implementering af viden Ud over at tilbyde specialrådgivning og/eller udredning er det VISOs opgave at sikre videns indsamling samt at udvikle, bearbejdearbejde og formidle den socialfaglige viden. Formålet er at understøtte det faglige niveau i specialrådgivnings- og udredningsopgaver. Desuden sikrer VISO dermed et landsdækkende overblik den samlede specialrådgivning. Vidensfunktionen Vidensfunktionen varetages i et tæt samarbejde mellem VISO og de socialfaglige centre i Socialstyrelsen. Den systematiske opsamling af viden fra enkeltsagerne sker i et samarbejde mellem VISOs leverandørnetværk og vidensfunktionen i VISO. Det er dermed en væsentlig opgave at sikre, at den viden, som VISO tilegner sig, formidles på en sådan måde, at de forskellige interessenter kan drage nytte heraf. Det sker blandt andet ved at formidle viden til kommunerne, der således tilegner sig kompetencer i forlængelse af samarbejdet med VISO. VISO kan bl.a. bidrage til at vedligeholde og opbygge faglige miljøer og netværk inden for relevante områder i den udstrækning, det er nødvendigt for at understøtte VISOs virksomhed. 11. VIAS understøtter sagsprocessen VIAS understøtter sagsprocessen og er udviklet med henblik på at sikre effektivitet og systematik i sagsbehandlingen sikre, at VISO kan reagere hurtigt og socialfagligt kompetent støtte konsulenterne i at træffe beslutninger, som resulterer i leverancer baseret på det bedst mulige faglige grundlag lette det administrative arbejde for leverandørerne i forbindelse med aftaler, indledning og afslutning af leverancerne. I VIAS registreres alle henvendelser til VISO oprettes sager findes sagsakterne etableres konkrete leveranceaftaler med leverandørerne registreres, følges op på og afsluttes leverancer sikres økonomisk styring af de leverancer, der er rekvireret af VISO leveres data til datawarehouse rapporteres ledelsesinformation, herunder bl.a. statistik for henvendelser, leverandørernes forbrug og økonomi samt hvilke typer af ydelser, der efterspørges udøves notat- og journaliseringspligten. VIAS brugerne er konsulenter og øvrige medarbejdere i VISO centralt specialister og administrative medarbejdere hos leverandørerne. 18 VIAS support Socialstyrelsens IT-support yder hjælp til interne og eksterne brugere i anvendelsen af VIAS (vejledning, fejlmelding og andet). Opret en sag på supportsitet, http://support.socialstyrelsen.dk. Supportsitet har åbent alle hverdage fra kl.8.30-15.30. 12. Centrale begreber i VISO arbejdet Aktindsigt Den borger, en sag drejer sig om, kan begære aktindsigt i de dokumenter og oplysninger, som VISO kommer i besiddelse af. Begæring om aktindsigt behandles i VISO centralt. Aktivitet En opdeling af specialistens ydelse i VIAS i forhold til den konkrete leveranceaftale med leverandøren. Typisk er der flere aktiviteter pr. ydelse. Hver aktivitet specificerer en bestemt del af det arbejde, der skal udføres. Aktuel henvender Den aktuelle henvender, er den henvender, der senest har henvendt sig i sagen. Det kan være en sagsbehandler eller kontaktperson for borgeren, eller borgeren selv. Hvis der sker henvender skifte undervejs i en sag, skal såvel den oprindelige som den aktuelle henvender fremgå af kontaktlisten på sagen i VIAS. Det er den aktuelle henvender, der modtager faglig opfølgning ved sagens afslutning. Audit En faglig kvalitetssikringsmetode, der samler op på erfaringer fra udvalgte sager med udgangspunkt i parternes tilbagemeldinger. Der udvælges typisk 3-4 sager til audit om året. Bisidder Enhver person har ret til at have en bisidder med ved møder med det offentlige. Bisidderen fungerer som ”flue på væggen”. Personen har ret til selv at vælge, hvem han eller hun vil have med som bisidder. Bisidder har ikke fuldmagt til at handle på personens vegne. Borgerinddragelse Et godt samarbejde med den borger, en sag drejer sig om, er afgørende for sagens behandling. Inddragelse vægtes derfor højt. Driftsherre Den private eller offentlige virksomhed, som VISO indgår kontrakter med. Driftsherren kan derudover fungere som leverandør og specialist. Faglig opfølgning Alle afsluttede sager følges fagligt op ved hjælp af spørgeskemaer, der udfyldes af henvender og specialist. Faglig opfølgning bidrager til at kvalitetssikre VISOs ydelser. F2 Socialstyrelsens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). F2 er integreret i VIAS. Henvendelse Henvendelser kan være telefoniske, skriftlige eller elektroniske. Samtlige henvendelser registreres med sagsnummer i VIAS og Captia og er derefter sager. Henvendelsesskema Et skema som udfyldes i forbindelse med henvendelse til VISO. Der findes tre henvendelsesskemaer: Et til borgerhenvendelser, et til henvendelser fra fagpersoner og et til 19 henvendelse i gruppesager. Skemaerne fås her: http://www.socialstyrelsen.dk/viso/kontakt-viso . Henvender Den, der kontakter VISO med et behov for specialrådgivning og/eller udredning i en sag. Hjemmeside På http://www.socialstyrelsen.dk/viso findes information til leverandørnetværk, borgere og fagfolk om VISO. Klassifikation / leverandører Alle leverandører er klassificeret i VIAS efter arbejdsområde. VIAS matcher leverandørklassifikation med sagsklassifikation, således VIAS automatisk foreslår matchende leverandører til den specifikke sag. Klassifikation / sag Alle sager er klassificeres i VIAS efter funktionsnedsættelse, socialt problem, person/alder og andet. VIAS matcher sagsklassifikation med leverandørklassifikationer, således VIAS automatisk foreslår leverandører, der matcher den specifikke sag. Konsulent Konsulenten er ansat i VISO centralt og er overordnet ansvarlig i den enkelte sag. Konsulenten står blandt andet for den første kontakt til henvender og visiterer sagen til en leverandør. Kontrakt VISO har indgået kontrakt med udvalgte driftsherrer om, at dennes leverandør(er) leverer en eller flere nærmere aftalte ydelser. Kvitteringsskrivelse Sendes til henvender fra Team Support senest syv arbejdsdage efter modtagelse af et henvendelsesskema. Kvitteringen indeholder også kontaktoplysninger på den konsulent, der har ansvaret for den pågældende sag. Leverance Består af en eller flere ydelser fra en leverandør. Leveranceaftale Aftale med leverandøren om den konkrete ydelse i den konkrete sag. Aftalen bekræfter samtidig de økonomiske forhold. Leverandør Det kommunale, regionale eller private tilbud, som leverer den ønskede ydelse. Partsrepræsentant Den, der er part i en sag, kan som hovedregel på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Dette følger af forvaltningslovens § 8. En partsrepræsentant skal orienteres på samme måde som personen, og skal bl.a. derfor modtage referater og andet, som sendes til personen. Person Den borger i en kommune, som en henvendelse drejer sig om, og hvis sagsforløb VISO eventuelt skal udrede eller levere specialrådgivning til. Persondatabrev Udsendes af VISO til de berørte personer – borgere – som en henvendelse drejer sig om. Brevet orienterer desuden vedkommende om dennes rettigheder i henhold til persondataloven. Pårørende En pårørende kan f.eks. være søster, bror, forælder, ægtefælle eller barn til den person, som en 20 konkret sag handler om. Sag Alle henvendelser får et sagsnummer i VIAS og Captia. De henvendelser, der resulterer i en ydelse, opdeles i følgende sagstyper: Enkeltsager: Handler om en eller flere problemstillinger i relation til en person. Familiesager: Handler om flere børn og eventuelle voksne i en familie. Gruppesager: Handler om en gruppe af borgere med samme problemstilling(er). Sagens parter De borgere og fagpersoner, som er direkte eller indirekte involverede i en sag. Sagshistorik En funktion i VIAS, hvor konsulent og specialist fortløbende noterer alle relevante hændelser i en sag. Sagshistorikken giver et overblik over samtlige dokumenter, telefonsamtaler m.m. Samtykke Der skal altid være indhentet samtykke, når en sag handler om en person. For børn og unge gælder særlige bestemmelser. Se afsnit om Borgerinddragelse. Sociale tilbud Opholdssteder, dag- og døgntilbud, bosteder og forsorgshjem. Specialist Den fagperson hos leverandøren, som udfører opgaven i relation til rådgivning eller udredning. Support, IT Socialstyrelsens IT(SOS IT) giver support til blandt andet brugen af VIAS. Telefonvagt Opkald pr. telefon modtages af Team Support, der leder samtalen videre til en konsulent, hvis opkaldet handler om problemstillinger inden for VISOs område. VIAS En forkortelse for VISOs administrative IT-system, der holder styr på alle sager fra modtagelse til afslutning. Alle ansatte i VISO samt leverandører og specialister har adgang til VIAS. VIAS bruger Administrative medarbejdere og konsulenter i VISO samt leverandørens administrative medarbejdere og specialister. Visitation Visitation er den proces, der foregår, fra en sag bliver tildelt en konsulent, til den enten afsluttes uden et fagligt forløb eller bliver et fagligt forløb, der indeholder rådgivning og/eller udredning. Begrebet dækker også konsulentens og/eller specialistens indledende arbejde med sagen, inklusive afklarende møder og leverance aftale. Værge Når der iværksættes værgemål for en person, betyder det, at personen får en værge, som handler på vedkommendes vegne i de spørgsmål, der er omfattet af værgemålet. I VISO- sammenhæng ses ofte henvendelser fremsendt på en persons vegne af en personlig værge. Ydelse Omhandler de opgaver, som specialisterne udfører for VISO. Ydelsen opdeles i visitation, udredning og rådgivning. 21 VISOs sagsproces 22 13. Sagsprocessen fra start til slut 23 14. Henvendelse og det indledende sagsarbejde Henvendelser til VISO sker både telefonisk og skriftligt. Alle henvendelser bliver oprettet som en sag, uanset om de afsluttes umiddelbart eller efter en eller flere ydelser. De fleste telefonhenvendelser, som vedrører spørgsmål om sagen, ligger inden for VISOs sagsområde. Selvom henvender efterfølgende fremsender henvendelsesskema, anføres den indledende telefoniske samtale som en afsluttet sag. Den er herefter kun registreret som en telefonhenvendelse. Når en henvender sender henvendelsesskema og sagsakter, oprettes en sag som får et egentligt sagsforløb. I enkelte tilfælde udfyldes henvendelsesskemaet i forbindelse med en telefonhenvendelse. Det sker blandt andet ved henvendelser fra borgere, når det vurderes, at de pågældende ikke er i stand til efterfølgende at udfylde og indsende et henvisningsskema. Hvis en konsulent opretter en sag som følge af en telefonhenvendelse, skal Team Support have besked, så kvitteringsskrivelse og persondatabrev fremsendes. Telefon- og mailhenvendelser Team Support eller den enkelte konsulent modtager henvendelsen. Er der behov for konkret faglig sparring omkring en problemstilling, henvises til en konsulent, hvis det er Team Support, der modtager henvendelsen. Opgavefordelingen ved henvendelser er som følger: Hvis Team Support viderestiller til en faglig konsulent Konsulenten opretter og afslutter sagen i VIAS. VIAS funktion: Ny henvendelse. Hvis Team Support afslutter henvendelsen uden viderestilling til en konsulent Team Support opretter og afslutter sagen i VIAS. VIAS funktion: Ny henvendelse. Hvis konsulenten modtager henvendelsen direkte Konsulenten opretter og afslutter sagen i VIAS. VIAS funktion: Ny henvendelse. Skriftlig henvendelse Henvendelsen modtages enten som almindelig post, elektronisk post eller via webformularen ”henvendelsesskema” på Socialstyrelsens hjemmeside. Modtager en konsulent en skriftlig henvendelse, afleveres denne hos Team Support, som opretter sagen. Henvendelser til VISO opdeles i følgende sagstyper: En personsag med CPR-nr. En personsag uden CPR-nr. En familiesag En gruppesag. 24 Team Support undersøger, om der i forvejen eksisterer en sag på det pågældende CPR-nr.: Hvis nej – eller hvis tidligere sag er lukket: Henvendelsen journaliseres i VIAS funktion: Ny henvendelse. Hvis ja: Den konsulent, som har den eksisterende sag, kontaktes for at afklare, om journaliseringen skal fortsætte på den eksisterende sag eller alternativt oprettes som ny henvendelse. Sagen oprettes Team Support opretter alle skriftlige sager i VIAS funktion: Ny sag, med mindre der er tale om en eksisterende sag. Følgende oplysninger registreres: Henvendelsesmåde Henvendelsesdato Sagstype Henvender Kontaktperson Adresse, postnr. og by Telefonnummer og e-mailadresse CVR-nummer Kommune Type Hovedgruppe Titel Persons CPR-nr. Navn Adresse Postnr. og by Telefonnummer E-mailadresse Afkrydsning i forældremyndighedsoplysninger ved henvendelser om borgere under 18 år Afkrydsning i værgeoplysninger, hvis der er tale om personligt værgemål Kontaktoplysninger ved henholdsvis forældremyndighedsindehavere og værgemål. Manglende faktuelle oplysninger kan trækkes via CPR-registret. Vigtige oplysninger Team Support tjekker henvendelsen for særlig vigtige oplysninger: Er henvendelsen godkendt af en leder? Oplysninger om forældremyndighed og værge 25 Mangler denne information, skal Team Support kontakte henvenderen. Lykkes det ikke at skaffe oplysningerne, involveres den faglige leder eller en konsulent. Mangelfulde oplysninger Er beskrivelsen af problemstillingen utilstrækkelig? Mangler henvendelsesskemaet? Samtykke?1 Henvendelsen oprettes trods manglende oplysninger. Dette noteres i sagshistorikken af Team Support. Hvis henvendelsen er fremsendt på anden vis end via henvendelsesskema, kontaktes henvender for at få vedkommende til at fremsende et henvendelsesskema inden sagen oprettes. Kvittering til henvender Senest syv arbejdsdage efter Team Support har modtaget sagen, fremsendes kvitteringsskrivelse for modtagelsen til henvenderen. Scanning og journalisering af den skriftlige henvendelse. VIAS funktion: Ny sag Almindelig post scannes og journaliseres i F2 Elektronisk post journaliseres i F2 direkte fra Outlook Webformularer kontrolleres. Den er automatisk og journaliseret i F2. Før fordelingsmøderne De skriftlige henvendelser lægges i et omslag til faglig leder eller fordelingsansvarlig, der orienterer sig i sagerne og fordeler dem på fordelingsmøderne. På forsiden af omslaget anføres følgende oplysninger: VIAS nr. F2 nr. Scannet – fremgår af en afkrydsningsrubrik Indgået elektronisk – fremgår af en afkrydsningsrubrik Sagshenvisning – fremgår af en afkrydsningsrubrik Børn/unge – fremgår af en afkrydsningsrubrik Specialundervisning – fremgår af en afkrydsningsrubrik Voksne – fremgår af en afkrydsningsrubrik. Almindelig post: Alle dokumenter lægges i omslaget. Elektronisk post: Udskrift af henvendelsesskema og den e-mail, hvoraf sagens akter fremgår, lægges i omslaget. Ønsker konsulenten flere bilag, udskriver han eller hun dem selv. Fordelingsmøde Den faglige leder / fordelingsansvarlige har ansvaret for møderne og medbringer sagerne. Team Support afleverer liste over indkomne henvendelser – morgenmøderapport – til faglig leder / fordelingsansvarlig. Rapporten trækkes i VIAS. Faglig leder / fordelingsansvarlig fordeler sagerne. Derefter er det Team Supports opgave at registrere fordelingen i VIAS: 1 Foranstaltninger efter serviceloven kræver begge forældres samtykke, selvom der er fælles forældremyndighed. VIAS funktion: Genveje – Sager til fordeling eller under ”Liste” fanen – Tildel sager. 26 VIAS genererer kvitteringsskrivelser og persondatabreve. Suppleres sagen senere med oplysninger, som tilføjer en ny henvender (aktuel henvender) eller ny part i sagen genereres automatisk endnu en kvitteringsskrivelse og et persondatabrev. Kvittering VIAS genererer kvittering for henvendelsen og persondatabrev til borgeren, når sagen er oprettet. Navnet på den konsulent, som har fået sagen tildelt, fremgår også af kvitteringsskrivelsen, ligesom navnet på henvender fremgår af persondatabrevet. Kvitteringerne dannes automatisk i VIAS ved tildeling af sagerne og afsendes automatisk via fjernprint. Team Support kontrollerer leveringsstatus via sagshistorik i VIAS. Brevene gemmes automatisk i F2. Modtagelse af sagsakter til eksisterende sager Sagsakterne modtages enten med posten eller pr. mail. Almindelig post: Dokumenterne scannes direkte ind på sagen i F2 ved hjælp af scanningsark. Dokumenterne lægges derefter i et omslag, som stemples ”SCANNET” og placeres i konsulentens dueslag. Ved elektronisk post: Dokumenterne journaliseres direkte på sagen via Outlook. Mailen videresendes til konsulenten med oplysning om, at journalisering er foretaget. Der findes en sikker mail: [email protected] Via web-henvendelse: Dokumenter gemmes automatisk i F2. 15. Visitation Definition Visitation omhandler processen, fra sagen er tildelt en konsulent, til der er indgået aftale om: En faglig ydelse eller Sagen afsluttes uden en faglig ydelse. Indledning af sagen Som udgangspunkt er det VISO konsulenten, der forestår den indledende visitation. Konsulenten læser og vurderer sagen og registrerer henvendelsen færdig i VIAS med hensyn til sagens problematikker, klassifikationer, formål, sagsforløbskarakter samt eventuel prosatekst vedrørende problemstilling og hjælps behov. Sagsakter, der indsendes elektronisk til VISO, printes ikke af Team Support. Konsulenten printer selv relevante dokumenter. Når sagen registreres i Teamsupport, genereres en PDF fil af samtlige akter, som konsulenten kan printe efter behov. Senest syv arbejdsdage efter, at Team-support har fremsendt kvitteringsskrivelse, skal konsulenten efter læsning af sagen tage telefonisk kontakt til henvender med henblik på en uddybende samtale om henvendelsens problemstillinger og behovet for hjælp, ligesom sagens vedlagte akter drøftes, og der tages stilling til supplerende dataindsamling. Samtalens mål er først og fremmest, at konsulenten i samarbejde med henvender tager stilling til, hvorvidt henvendelsen umiddelbart falder inden for VISOs virkefelt, eller om henvender skal foretage sig yderligere for at kvalificere henvendelsen. Såfremt henvendelsen falder inden for VISOs virkefelt, orienteres om og drøftes sagens 27 fremadrettede forløb - herunder det afklarende møde – dagsorden, deltagere – og visitation til leverandør. Henvender skal ligeledes gøres opmærksom på VISOs krav om relevant ledelsesmæssig involvering i sagsforløbet – både for at sikre ledelsesmæssig opbakning til VISOs forventede intervenering i henvenderorganisationen, men også for at sikre implementering - forankring og spredning – af den tilførte VISO-viden undervejs i VISO-forløbet, og når forløbet er afsluttet. Konkret betyder det på driftsniveau, at VISO stiller krav om lederdeltagelse i minimum det afklarende og det afsluttende møde på myndighedsniveau, at VISO stiller krav om lederdeltagelse i det afklarende og afsluttende møde, hvis sagen indeholder en eller flere af følgende karakteristika: o et højt konfliktniveau mellem aktørerne o flere sektorer er involveret o flere VISO-leverandører er involveret o mediebevågenhed For at sikre borgerinddragelse allerede fra det afklarende møde og i det videre sagsforløb, skal det over for henvender understreges, at VISO forventer deltagelse og relevant inddragelse af borgeren. Ligeledes drøftes hvilke muligheder borgeren har for deltagelse i det afklarende møde og for at blive inddraget i sin egen sag – herunder hvilke mulige udfordringer, der skal tages højde for. Det er væsentligt, at konsulenten noterer væsentlige og nye oplysninger fra samtalen i VIAS på sagshistorikken. VIAS funktion: 1. kontakt til henvender. I de sager, hvor det er muligt, kan sagerne sendes direkte ud til specialisterne, som herefter forestår den samlede visitation - uddybende samtale med henvender og planlægning af det videre sagsforløb. Konsulenten noterer i så tilfælde 1. kontakt til henvender i form af fx en advismail eller en telefonbesked til vedkommende med orientering om, hvilken leverandør/specialist, der er sat på sagen. Fase 1 – Indledende kontakt til henvender og leverandør samt supplerende dataindsamling Konsulenten læser sagen, registrerer eventuelle supplerende oplysninger i VIAS og kontakter henvender for en uddybende samtale med henblik på at indkredse de i henvendelsesskemaet rejste problemstillinger og behov for hjælp. Kontakten til henvender skal ske senest syv arbejdsdage efter fremsendelsen af kvitteringsskrivelsen til henvender. På baggrund af samtalen med henvender vurderes, hvorvidt VISO kan indvillige i henvenders forslag om bistand, eller om sagen skal afvises eller bearbejdes yderligere i henvenders regi, forinden den kan igangsættes. Såfremt konsulenten vurderer, at VISO kan indgå med bistand, kontakter konsulenten en mulig leverandør med henblik på en drøftelse af den konkrete sag. Hvis sagens problemstillinger kræver det, kan flere leverandører inddrages. VIAS funktion: Opret leverance. Proceduren for den indledende visitation er, at konsulenten læser materialet og sætter sig ind i problemstillingen sikrer, at alle nødvendige oplysninger er til rådighed i sagen sikre at den kommunale myndigheds sagsbehandler har sagt ok til evt. udredning i sagen kontakter henvenderen for en uddybende dialog og noterer nye oplysninger i 28 sagshistorikken undersøger på henvenders tidligere brug af VISO – hvad kom der ud af tidligere VISO forløb med fokus på forankring og spredning af viden? indhenter eventuelt supplerende materiale hos henvender og journaliserer det på sagen i VIAS vurderer egen deltagelse i afklarende møde vurderer ledelsesmæssig deltagelse i det afklarende møde vælger leverandør og tager kontakt til denne sender sagen til leverandøren som en visitationsydelse i VIAS. I VIAS får konsulenten automatisk præsenteret et udsnit af de leverandører, som har ydelser, der matcher sagens klassifikationer. Vælger konsulenten en anden leverandør, skal valget begrundes i tekstfeltet. I VIAS oprettes en leverance med en visitationsydelse på 1 time. Visitationsydelsen kan senere tilpasses det faktiske forbrug, ligesom leverancen senere i forløbet kan ændres til en udredningsog/eller rådgivningsydelse. Fase 2 – Accept fra specialist Leverandørens specialist læser sagen igennem og kan kontakte konsulenten for en dialog om sagens problemstillinger og aftale om det videre forløb. Specialisten svarer inden for fem arbejdsdage ”ja” eller ”nej” til at påtage sig opgaven. Svaret meddeles i VIAS funktion: Ja tak el. nej tak. Senest fem arbejdsdage efter at have accepteret sagen, skal specialisten kontakte henvender dels med henblik på en aftale om det afklarende møde og dels for drøftelse af henvendelsen, såfremt specialisten skønner behov for det. Kontakten og aftalen noteres i sagshistorikken. Fase 3 – Det afklarende møde Alle VISO-sager indledes som udgangspunkt med et afklarende møde mellem henvender, borger, specialist m.fl. Det afklarende møde danner grundlaget for den videre VISO sagsproces. Mødet bruges til at drøfte og afklare: Hvad sagens problemstilling(er) er ud fra de forskellige deltagende parters perspektiv og hvilke ønsker til forandring parterne har? Herunder er borgerens perspektiv vigtigt at få i spil, og henvender og VISO bør forud for mødet afklare, hvordan det gøres bedst muligt. Hvad behovet for hjælp er ud fra de forskellige deltagende parters perspektiv – hvilke forventninger har parterne til VISOs intervention og til hjælpen fra VISO? Henvenders / organisationens tidligere erfaringer med brug af VISO med fokus på forankring og spredning af den tilførte viden holdt op mod ønsket om ny bistand? Om sagen falder inden for VISOs virkefelt. Det er vigtigt at være klar på, at det ved det afklarende møde er muligt at afvise en sag som en VISO sag, hvis mødet afklarer og godtgør, at den faglige ydelse, der efterspørges, ligger uden for det, som VISO kan tilbyde. Det kan være fx være, hvis en faglig ydelse vil tendere en kommunal driftsopgave, et terapeutisk / behandlingsmæssigt forløb, eller der måske er tale om en manglende opbakning til et VISO forløb. Sagen afvises så og afsluttes. Behov vedr. arbejdsmarkedsog uddannelsesforhold ligger uden for VISOs virkefelt. Er specialisten usikker på om sagen 29 skal afvises, kan den endelige konklusion og udmelding på mødet afvente, at specialisten drøfter sagen og afvisningen nærmere med konsulenten på sagen. Hvis sagen er en VISO sag, bruges mødet til at drøfte, afklare og beslutte: Hvilken hjælp VISO kan/skal tilbyde (udredning/rådgivning) - til hvem, hvordan, hvornår og med hvilket formål hjælpen skal ydes. Der aftales på baggrund af drøftelserne konkrete mål for forløbet. Hvilke forventninger VISO har til modtagerne af hjælpen fx omkring o ejerskab og opbakning (ledelses-, medarbejder- og ressourcemæssigt, men også til borger og pårørende) til det kommende faglige forløb o henvenders (eller en anden udpeget central persons) tovholder og koordinerende funktion i egen organisation. Herunder at der aftales klare rammer for den nødvendige løbende koordinering og information VISO og sagens parter imellem i det faglige forløb o alle involverede parters ansvar for at meddele specialisten, alternativt konsulenten, hvis sagen udvikler sig uhensigtsmæssigt, hvis ny viden opstår, eller hvis forholdene udvikler sig på en måde, som nødvendiggør justeringer, fornyet problemidentifikationeller fornyet forventningsafstemning. På den måde sikres forløbets positive fremdrift og imødekommelse af henvenders behov for rådgivning o forankring og spredning af den tilførte VISO viden. Det forventes, at henvenderorganisationen / ledelsen fra starten af VISO forløbet og frem mod afslutningstidspunktet af det faglige VISO-forløb løbende gør sig overvejelser om og lægger planer for op-/efterfølgende implementering af den tilførte VISO viden. Som udgangspunkt er der afsat 2 timer til mødet: ¼ time til mødets indledende del med præsentation af deltagerne, information om VISO og information om mødets formål, form og indhold 1 time til drøftelse og afklaring af problemstilling og behov ved at specialisten stiller udredende og afklarende spørgsmål til deltagerne Der indlægges en lille pause mellem del 2. og 3., hvor specialisten sammen med konsulenten kan overveje/drøfte mødets hidtidige forløb – hvad VISO kan indgå i/ikke indgå i - og samtidig udarbejde et forslag til VISO ydelsen 3/4 time til at drøfte og præcisere aftalen om VISO bistanden i overskrifter: Hvad skal ske, hvorfor, hvornår, hvem er målgruppen for ydelsen, hvem deltager i forløbet og hvilke konkrete kortsigtede mål kan der opstilles for forløbet? Ligeledes bør VISOs krav og forventninger til henvenderorganisationen om opbakning/ejerskab, afsætning af ressourcer til forløbet, ledelsesinvolvering, indledende overvejelser om implementering præciseres. Egentlig opgaveløsning sker ikke i det afklarende møde. Det sker først efterfølgende i det faglige ydelsesforløb. Formulering af mål for forløbet På baggrund af drøftelser med deltagerne, formulerer specialisten konkrete mål, der skal være opnået ved forløbets afslutning. Målene indskrives i opsamlingsnotatet. Målene skal bidrage til: Forventningsafstemning: Der sættes ord på, hvad de forskellige deltagere forventer af forløbet, og hvad specialisten forventer at kunne levere. Evaluering: Forløbet evalueres på det afsluttende møde eller afrapporteringsmødet, ved at deltagerne vurderer, om de enkelte mål er nået. Til målformulering og evaluering i både udrednings- og rådgivningssager hentes inspiration fra modeller til evaluering af efteruddannelses- og træningsforløb. Disse bygger oftest på antagelser 30 om, hvad der skal til for at modtagerne af efteruddannelsen/rådgivningen ændrer professionel praksis. De mest anvendte indikatorer, som kan observeres på kort sigt, og som man antager kan sandsynliggøre en adfærdsændring på længere sigt, er forandringer i: holdninger færdigheder/kompetencer viden og indre motivation. Da udredninger generelt set skal bidrage med ny viden om en borger, er det i disse sager mest relevant at fokusere på, om de involverede gennem forløbet får ny brugbar viden samt evt. fornyet motivation for det videre arbejde. Når man skal formulere mål for et rådgivningsforløb, vil målene desuden kunne handle om, hvorvidt deltagerne gennem rådgivningsforløbet har opnået nye færdigheder/kompetencer. Med hensyn til at opnå ændrede holdninger vil det nok sjældent være et mål for deltagerne selv. I drøftelserne på det afklarende møde spørger specialisten de forskellige mødedeltagere, hvad de forventer, at de selv, borgeren eller andre aktører har fået af ny viden, nye kompetencer mv., når forløbet slutter? Følgende spørgsmål kan f.eks. anvendes i drøftelserne om mål for forløbet: Hvilken viden vil I gerne have ved forløbets afslutning, som I ikke har i dag? Forventer I at have kompetencer ved forløbets afslutning, som I ikke har i dag? Hvilke? Forventer I at kunne håndtere problemstillinger ved forløbets afslutning, som I har svært ved af håndtere i dag? Hvilke? Forventer I at få nye redskaber igennem forløbet, som I ikke har i dag? Redskaber til hvad? Bed deltagerne om at være så konkrete og præcise som muligt. Vær opmærksom på, at det skal være realistisk at nå målene inden for den tid, der er afsat til rådgivnings- eller udredningsforløbet. Der skal altså være tale om helt kortsigtede mål og ikke f.eks. mål for forbedringer for borgeren på længere sigt. I drøftelserne indgår også specialistens overvejelser om, hvad det er realistisk at opnå gennem forløbet, så der sker en afstemning af forventningerne. På baggrund af deltagernes input formulerer specialisten ved udarbejdelse af opsamlingsnotatet mål for forløbet. Det skal gennem drøftelserne sikres, at målene så vidt muligt er accepterede af alle deltagere Eksempler på mål: ”Sagsbehandler har fået tilstrækkelig viden om X’s kognitive forudsætninger herunder hukommelse og opmærksomhed, og hvad det betyder for hans behov for støtte, til at kunne træffe beslutning om relevante tiltag” ”Pædagogisk personale har fået supplerende viden om og erfaring med at anvende metoder og redskaber til en visuel, struktureret pædagogik for børn med autisme, til at kunne tilrettelægge en undervisning, der tager hensyn til X’s særlige behov” ”Borgeren har fået ny viden om sin diagnose, hvordan den påvirker hende i hverdagen, og hvad det betyder for hendes valg af uddannelse”. Ansvar og opgaver i det afklarende møde I udgangspunktet er specialisten altid ansvarlig for mødet med hensyn til planlægning, indkaldelse/afholdelse og opsamling, ligesom det er specialisten, der styrer og leder mødet. Det afklarende møde kan undertiden være konflikt- og energifyldt, Det kan således være en 31 udfordring at styre og lede mødet og samtidig sikre, at der sættes lys på sagens faglige og processuelle forhold. Det kan for eksempel være uenigheder mellem myndighedsafdeling og drift eller mellem borgeren og kommunens aktører, eller det kan være at sikre at alle parter bliver hørt, og at der landes en aftale, som parterne bakker op om og føler ejerskab for. Derfor kan det være en ide, at konsulenten eller en ekstra specialist deltager i mødet, hvis man fornemmer, at sagen er kompleks og konfliktfyldt. Specialistens opgave i og omkring mødet indebærer: Information til henvender om mødets formål, form, indhold og mødets deltagerkreds – hvis ikke konsulenten allerede har givet denne information til henvender i tidligere samtale Aftale mødetidspunkt, mødested og deltagerkreds med henvender Udarbejdelse og udsendelse af mødeindkaldelse og dagsorden VIAS funktion i sagshistorik + bilag 2: Mødeindkaldelse til afklarende møde Mødeledelse Udarbejdelse og udsendelse af opsamlingsnotat VIAS funktion i sagshistorik + bilag 3: Opsamlingsnotat fra afklarende møde Konsulentdeltagelse Udgangspunktet er, at konsulenten ikke deltager, men der kan være forhold til stede i den konkrete sag, der nødvendiggør, at konsulenten deltager – f. eks.: Uklarhed om hvorvidt henvendelsen falder inden for VISOs opgavefelt Sagens generelle kompleksitet; herunder uoverensstemmelser mellem sagens parter, forskellige opfattelser af problemstilling, behov for hjælp mv. Flere/mange VISO-forløb fra samme sted og dermed bekymring manglende forankring/spredning af tidligere forløb Flere sektorer og parter involveret i sagen Specialisten er ny i VISO-regi (læringsperspektiv) Flere leverandører er involveret i samme sag. Specialisten har i nævnte tilfælde fremdeles opgaven med planlægning, indkaldelse/afholdelse og opsamling, men specialist og konsulent aftaler sammen, hvilken rolle konsulenten skal have på selve mødet. Konsulenten kan endvidere deltage, hvis der er behov for opfølgning på eller controlling af leverandørens/specialistens arbejde. Her vil konsulentens rolle være at observere på specialistens arbejde på mødet og siden give feedback til denne. Beslutningen om hvorvidt konsulenten skal deltage i det afklarende møde træffes af konsulenten. Konsulenten deltager dog altid i afklarende møde, når der er tale om Gruppesager Sager med mediebevågenhed Sager med højt konfliktniveau - og overtager i nævnte tilfælde specialistens opgave med planlægning og ledelse af mødet 32 Øvrige deltagere På mødet deltager den, der har henvendt sig om sagen sammen med den borger eller de forældre til det barn, som henvendelsen drejer sig om. Ved borgerens deltagelse skabes de bedst mulige rammer ved at tage højde for borgerens særlige udfordringer. Det fx i forhold til alder og funktionsnedsættelser. Forslag kan være at holde hyppige pauser, på andre måde opdele mødet, hjælpemidler og ved at begrænse antallet af deltagere i mødet mv. Hvis borgeren ikke deltager i det afklarende møde, skal årsagen hertil anføres i sagshistorikken i VIAS. Det skal så inden mødet afklares, hvordan borgerens stemme sikres i tale sat på mødet – fx ved at man inden mødet gør sig bekendt med borgerens synspunkter og ønsker i forhold til sagen. Se det tidligere afsnit om borgerinddragelse. I samarbejde med henvender afklares det, hvilke andre relevante personer der kan bidrage til at klarlægge sagens problemstillinger. Det kan være sagsbehandleren, forældre / pårørende, fagpersoner fra bo- og aktivitetstilbud. Som beskrevet på side 28 stiller VISO krav om relevant ledelsesmæssig deltagelse i det afklarende møde. Gruppesager I gruppesager er det en forudsætning, at en ledelsesrepræsentant deltager i mødet, ligesom det forudsættes, at den kommunale driftsherre / forvaltning har accepteret, at VISO er inddraget i sagen. Mødeindkaldelse og dagsorden Specialisten sender indkaldelse og dagsorden til henvender. Herefter er det henvender, som er ansvarlig for at videresende indkaldelsen til øvrige deltagere. VIAS funktion: Skabelon i sagshistorik - bilag 2: Mødeindkaldelse til afklarende møde. Under punkt 2 på dagsorden ”om VISO” skal der orienteres om VISO, så deltagerne er klar på, hvad VISO er, hvad VISO kan/ikke kan mv. Orienteringen bør tilpasses deltagernes forhåndsviden og kan omhandle VISOs historie/opstart i forbindelse med kommunalreformen i 2007 VISO dækker servicelovens område VISO yder udredning og rådgivning, men har ingen myndighed. Udredning kan kun ske med accept af kommunal myndighed VISOs rolle er rådgivende. VISO påtager sig ikke opgaver af dels foranstaltningsog driftsmæssig karakter og dels af behandlingsmæssig karakter En VISO-udredning kan kun ske via ønske fra kommunal myndighedssagsbehandler VISOs organisation: o en del af Socialstyrelsen, o opdelt i Team Børn/unge & Specialundervisning og Team Voksne, leverandørnetværk bestående af 110 forskellige leverandører, som dækker bredt inden for handicap, psykiatri, udsatte mv, og som løser opgaverne for VISO. Opsamlingsnotat På baggrund af det afklarende møde udarbejder specialisten et opsamlings-notat. Notatet skal være på 1–2 A4-sider. Notatet sendes til henvender, som videresender til øvrige deltagere, 33 ligesom der lægges en kopi på sagen i VIAS. VIAS funktion: Skabelon i sagshistorik - bilag 3: Opsamlingsnotat fra afklarende møde. Notatet samler op på afklaringen af problemstilling og behov for hjælp og på den forventningsafstemning, der har fundet sted på mødet. Ligeledes dokumenterer notatet de konkrete målsætninger og overordnede aftaler, der er indgået på mødet. Notatet præciserer og dokumenterer: hvor og hvornår har det afklarende møde har fundet sted, og hvem har deltaget hvad er problemstillingen / erne i sagen hvad og til hvem ønsker man konkret bistand til konkrete mål med rådgivningsforløbet aftalt på mødet hvilke fremadrettede aftaler er indgået – udredning/rådgivning, herunder forventningsafstemning af aftaler om tids- og procesplan, deltagelse, antal rådgivningsgange mv. Opsamlingsnotatet er grundlag for udarbejdelse af det målrettede leveranceforslag – leverancebudget og leverancebeskrivelse – som specialisten efterfølgende udarbejder og fremsender til konsulenten i VIAS. Konsulenten behandler og godkender det fremlagte leveranceforslag, når der ligger et opsamlingsnotat på sagen i VIAS. Resultat af mødet Det afklarende møde kan få følgende udfald: 1: VISO skal levere udrednings- og/eller rådgivningsydelse Leverandøren udarbejder leveranceændringsforslag med udrednings- og/eller rådgivningsydelse – såvel et leverancebudget som en leverancebeskrivelse Konsulenten forholder sig til leveranceændringen - eventuelt i dialog med leverandøren Konsulenten godkender eller afviser/beder om genforhandling af leveranceændringen. VIAS funktionen - godkend eller genforhandl. 2: VISO skal ikke foretage sig yderligere Inden for syv arbejdsdage opgør specialisten sit timeforbrug, indtaster det i VIAS (forbrugs log) og indsender økonomiskema Inden for syv arbejdsdage godkender konsulenten økonomiskemaet og afslutter sagen. Leveranceændringsforslag Når det afklarende møde resulterer i en aftale om, at VISO skal levere udredning og/eller rådgivning i sagen, udarbejder specialisten et leveranceændringsforslag i VIAS. Forslaget indeholder Et budgetskema; hvor specialisten indtaster visitations-, udrednings- og rådgivningsydelsens aktiviteter med tilhørende timetal, transportudgifter og øvrige udgifter. VIAS funktion: Budgetskema til udfyldelse på leverancefanen i VIAS. En faglig leverancebeskrivelse hvor specialisten med baggrund i opsamlingsnotatet uddyber og begrunder de relevante faglige ydelser – udredning og/eller rådgivning - der er 34 på sagen. Specialisten redegør konkret for ydelsens formål, indhold, forløb og metodisk tilgang. Leverancebeskrivelsen er forskelligt fra opsamlingsnotatet, først og fremmest fordi leverancebeskrivelsen er et internt VISO dokument, der har til formål at o konkretisere og præcisere den faglige ydelse o sætte et fagligt perspektiv på det økonomiske budgetskema. VIAS funktion: Skabelon og skrivefelt på leverancefanen i VIAS - bilag 9: Leverancebeskrivelse. Specialisten trykker ”gem” og siden ”indsend”, når forslaget er endeligt, hvorefter konsulenten kan gennemgå og godkende eller afvise/bede om genforhandling af det indtastede leveranceforslag. VIAS funktion: Specialisten indtaster leveranceforslaget i VIAS og trykker ”gem” og siden når forslaget er endeligt: ”indsend”. VIAS funktion: Konsulenten trykker ”godkend” leveranceforslaget eller ”bed om genforhandling” med kommentarer. Specialisten kan arbejde løbende med leveranceforslaget, Så længe der trykkes ”gem” til det udarbejdede forslag, er der mulighed for at arbejde over tid med leveranceforslaget. Først når der trykkes ”indsend” er dokumentet afsendt. Har specialisten brug for en drøftelse af forslaget, inden det endeligt indsendes, kontaktes konsulenten, som kan se og forholde sig til forslaget i VIAS, når specialisten har trykket gemt. VIAS funktion: Specialisten indtaster leveranceforslaget i VIAS og trykker ”gem” og undlader at trykke ”indsend”. Konsulenten forholder sig til leveranceforslaget I konsulentens vurdering af leveranceforslaget bør indgå overvejelser om, hvordan leverandørens faglige og økonomiske redegørelse stemmer overens med: Leverandørens ydelser Den ønskede opgaveløsning Tidligere sagsdrøftelser Opsamlingsnotatet Råderummet på leverandørens økonomiske ramme. Konsulenten kan tage kontakt til specialisten, hvis der er grund til at drøfte en justering af forslaget. Er der overensstemmelse, godkendes leveranceforslaget. VIAS funktion – godkend leveranceforslag. Har konsulenten indvendinger til forslaget, eller kan det ikke godkendes, afvises forslaget og retursendes til specialisten til genforhandling. Konsulenten noterer sine indvendinger og spørgsmål i tekstboksen, som dukker op, når forslaget afvises. VIAS funktion – afvis/bed om genforhandling af leveranceforslag. Flere leverandører Hvis der er flere leverandører involveret, aftaler de sammen med konsulenten hver deres del af det samlede arbejde og måden samarbejdet parterne i mellem skal forløbe i sagen. Som udgangspunkt vælges en af leverandørerne som tovholder/primæransvarlig i sagen. Specialisterne udarbejder hver deres leveranceforslag vedrørende de respektive ydelser. Leveranceforslagene sendes til godkendelse hos konsulenten. 35 Leveranceforslag og godkendelse Konsulenten godkender det eller de samlede leveranceforslag. Hermed er visitationen afsluttet, og selve det faglige forløb begynder. Højprisleverance! En leverance over 125.000 kr. betegnes som en højprisleverance og kræver både konsulentens og den faglig leders/souschefs godkendelse. Når konsulenten har foretaget den indledende godkendelse af en højprisleverance, sender VIAS den automatisk videre til faglig leder/souschef. Konsulenten modtager i VIAS en hotadvis på sagen, når faglig leder/souschef har godkendt eller afvist højprisleverancen. Længden af et leveranceforløb Som hovedregel skal et leveranceforløb – forløbet fra det afklarende til det afsluttende møde – holdes inden for en varighed af 8 måneder. 16. Det faglige forløb Når leveranceforslaget er godkendt, fortsætter specialisten sit faglige arbejde som aftalt i leverancen. Det er nu specialisten, som er primæransvarlig for den faglige dialog og samarbejde med henvender. Ansvarsfordeling Leverandøren har ansvaret for at udføre leverancen inden for aftalens økonomiske og socialfaglige ramme at informere henvender løbende og at være i dialog med samme. Specialisten har ansvar for at: styre det faglige leveranceforløb og varetage samarbejde og dialog med henvender holde sig løbende orienteret inddrage konsulenten i forløbet, hvis der sker væsentlige ændringer i aftalen bag VISO ydelsen eller i grundlaget for aftalen notere sags hændelser løbende i sagshistorikken i VIAS – møder, aftaler, aftaleændringer, væsentlige samtaler – så der fremgår et overblik over sagsforløbet journalisere nyt materiale løbende – både udefrakommende materiale, men også det materiale som udarbejdes i sagsforløbet overholde de aftaler, der er indgået på sagen og de forpligtelser, som fremgår af håndbogen inddrage konsulenten, hvis oplevelser fra VISO-praksis giver grundlag for bekymring af væsentlig karakter – f.eks. oplevelser omkring omsorgssvigt eller åbenbare ulovligheder. Bekymringen kan evt. munde ud i en bekymringsskrivelse eller underretning, som sendes til kommunen eller bo/dagtilbuddet. Dette punkt vil snarest blive udbygget og beskrevet mere tydeligt. Specialisten har også ansvar for at: de forbrugte timer og forbrug løbende logges på sagen i VIAS. Det sikrer et retvisende billede af fremdriften i sagerne og giver desuden den enkelte leverandør mulighed for at følge den økonomiske udvikling i sagerne. Logningen af forbrugte timer danner desuden grundlaget for den løbende justering af kontrakterne, ligesom det er et vigtigt redskab for indgåelse af fremtidige kontrakter. Betaling af sagerne sker på baggrund af de loggede 36 timer. Konsulenten har ansvar for at: holde sig løbende orienteret – fx via sagshistorikken eller advis systemet på sagen – også for at afklare om inddragelse i sagen påkræves notere eventuelle hændelser i sagen journalisere nyt materiale have overblik over sagsprocessens forløb. VIAS understøtter konsulentens og specialistens muligheder for løbende at holde sig orienteret. Konsulenten og specialisten er begge notat- og journaliseringspligtig og skal således kontinuerligt føre sagshistorik, uploade dokumenter mv. i VIAS. Via advis systemet adviseres konsulent og specialist hver gang, der sker noget i en sag i VIAS. Det sker fx, når specialisten noterer i sagshistorik, uploader dokumenter og mails eller ændrer i leverancen. Således kan parterne følge med i ydelsesforløbet og om nødvendigt inddrages. Inddragelse af konsulenten Konsulenten kan inddrages ved: en kontakt fra enten henvender eller specialist, når der opstår behov for bistand af generel eller overordnet karakter eget initiativ, hvis o ydelsesforløbets kompleksitet fordrer en særlig opmærksomhed o specialisten er uerfaren, eller hvis flere leverandører er involveret o konsulenten er usikker på forløbet eller mangler opfølgning via VIAS eller via kontakt med specialist. Midtvejsmøde Specialisten kan efter samråd med konsulenten indkalde til et midtvejsmøde, hvis der er behov for at få samlet op og skabt overblik over det hidtidige forløb og få retning på det videre forløb. Det hvis der er behov for: revurdering af problemidentifikation revurdering af hjælpebehov revurdering af deltagerkredsen i den faglige ydelse revurdering af rolle-/opgavefordeling en fornyet forventningsafstemning og revurdering af konkrete mål for forløbet. VIAS funktion – skabelon i sagshistorik - bilag 4: Mødeindkaldelse til midtvejs VISO møde. Specialisten udarbejder og udsender et opsamlingsnotat fra mødet med opsummering af de nye aftaler, forventningsafstemninger mv, der er indgået på midtvejsmødet. VIAS funktion - skabelon i sagshistorik - bilag 5: Opsamlingsnotat til midtvejs VISO møde. Leveranceændringer under forløbet Konsulenten og leverandøren skal i samarbejde løbende ajourføre leveranceaftalen, når konditionerne ændrer sig. Ved leveranceændringer skal det faglige formål og betydningen af ændringen altid begrundes i en opdateret leverancebeskrivelse. Leverandøren ændrer leverancen i VIAS på en af følgende måder: ved at ændre i timetal og/eller transportudgifter i eksisterende ydelsesaktivitet 37 ved at tilføje, fjerne eller ændre en ydelse/ydelsesaktivitet ved at ændre i leverancebeskrivelsen. Konsulenten skal godkende alle ændringer, uanset om de vedrører de faglige mål, timetal eller økonomi. Får leverandøren ikke accept af sine ændringsforslag, gennemføres leverancen som først planlagt. Leveranceafbrydelse Konsulenten kan afbryde en leverance, fx hvis borgeren dør, eller hvis henvender ønsker sagen standset. 17. Afslutning af fagligt forløb Afrapportering I forbindelse med afslutningen af det faglige forløb udarbejder specialisten en skriftlig rapport, som har til formål at dokumentere forløbet. Der skelnes mellem udredningsrapporter og rådgivningsrapporter. Rapporterne udarbejdes i skabelonerne for henholdsvis udredningsrapporter og rådgivningsrapporter, som der findes link til i VIAS. Se kriterierne for rapporterne nedenfor samt vejledning i de to rapportskabeloner. Hvis der både er foregået udredning og rådgivning i forløbet udarbejdes såvel en udrednings- som en rådgivningsrapport. Rapporten overdrages til henvender, som distribuerer rapporten til borgeren og til andre relevante personer. Rapporten lægges ligeledes på sagen i VIAS. I nogle tilfælde er det hensigtsmæssigt, at konsulenten giver feedback på indholdet inden udsendelse. Udredningsrapporten skal altid suppleres med en mundtlig præsentation på afrapporteringsmødet: VIAS funktion: skabelon i sagshistorik – bilag 6: Mødeindkaldelse til VISO afrapporteringsmøde. På mødet deltager henvender og relevante af sagens øvrige parter. Typisk aftales afrapporteringsmødet allerede på det afklarende møde i forhold til tidspunkt og deltagerkreds. Afrapporteringsmødet bruges også til at drøfte og aftale opfølgende rådgivning, hvis det ikke allerede er aftalt på det afklarende møde. I enkelte tilfælde afsluttes sager efter afrapportering af udredningsrapport. I de tilfælde er det ikke nødvendigt efterfølgende at afholde et afsluttende møde (senere afsnit: Afsluttende møde), men det vil så være vigtigt på afrapporteringsmødet afslutningsvist at indtænke elementer fra det afsluttende møde – evaluering af forløbet og drøftelse af den fremtidige indsats (bilag 7). I VIAS er rapporten herefter tilgængelig under fanebladet ”Dokumenter”. Det skal også fremgå af sagshistorikken, at rapporten er udsendt og tilgængelig. Rapport om udredningssag I forbindelse med afslutning af en udredningssag udarbejder leverandøren en rapport, som overdrages til henvender og til sagen i VIAS. Den skriftlige rapport til henvender bør ikke stå alene, men suppleres med en mundtlig overlevering - eksempelvis på et møde med henvender og relevante af sagens øvrige parter. Rapporten udarbejdes i rapportskabelonen for udredningssager, som der linkes til fra VIAS. 38 VISO anbefaler, at der i afrapporteringsfasen også sker borgerinddragelse i afleveringen af rapportens konklusioner og anbefalinger. Deltager borgeren ikke på afrapporteringsmødet, skal årsagen noteres i sagshistorikken, ligesom det sikres, at borgeren på anden vis inddrages i og orienteres om rapportens konklusioner og anbefalinger. Kriterier for rapporten Rapporten er den skriftlige del af udredningen, og skal leve op til følgende kriterier: Rapporten skal kunne give nytte for sagens parter og være et anvendeligt redskab for henvender, så både sagens parter og henvender oplever, at rapporten tilfredsstillende beskriver hvilke tiltag og indsatser, der har indgået i og udvirket sagens målrettede resultat Af rapporten skal det fremgå, hvilke mål for forløbet, der er aftalt på det afklarende møde. Rapporten skal skrives i et let forståeligt sprog, så både borgeren, pårørende og forskellige fagpersoner kan forstå indholdet. Der skal derfor tages hensyn til brug af fagbegreber Det skal fremgå, hvad der er oplysninger/fakta og analyser/faglige vurderinger Den skal være så kort og præcis som muligt. Endelig skal rapporten kunne bruges i en fælles videns- og erfaringsopsamling mellem VISOs centrale enhed, faglige centre og leverandørnetværket. Rapportens omfang og indholdselementer (jf. bilag 10) Rapporten har et omfang på ca. 8-10 A4-sider. Rapportens indholdselementer er: 1. Indledning Problemstilling og aftaler for forløbet Formål med rapporten Mål med udredningen Beskrivelse af gennemført forløb 2. Baggrundshistorik 3. Metodebeskrivelse 4. Beskrivelse af funktionsevne/ funktionsnedsættelse 5. Konklusion 6. Vejledende anbefalinger 7. Materialeoversigt. Indledning Problemstilling og aftaler for forløbet Her beskrives baggrunden for kommunens henvendelse, herunder hvad der ønskes hjælp til. Desuden beskrives kortfattet, hvilke konkrete aftaler for forløbet, der er indgået på det afklarende møde. Oplysninger hentes fra henvendelsesskemaet samt det afklarende møde. Formål med rapporten Her beskrives, hvem rapporten henvender sig til, og hvad skal de kunne bruge rapporten til. F.eks. ”Rapporten er udarbejdet som opsamling på et udredningsforløb gennemført af VISO. Rapporten beskriver udredningsforløbet og samler op på resultaterne af udredningen. Rapporten er mundtligt overleveret til kommunen, borgeren m.fl. på et møde d…. og skal bl.a. bidrage til at styrke beslutningsgrundlaget i det videre arbejde omkring borgeren”. Mål med udredningen Her beskrives de konkrete mål med udredningen aftalt på det afklarende møde - hvilke mål skal være opnået ved udredningsforløbets afslutning? Læs mere om formulering af mål i kapitel 15: Visitation, fase 3 – det afklarende møde. 39 Beskrivelse af forløb Her beskrives det gennemførte udredningsforløb f.eks. ”der er gennemført x antal gange observation, x gange samtaler med borgeren” osv. samt hvem der har deltaget i forløbet Ændringer foretaget undervejs i forløbet oplyses også her. Baggrundshistorik Her beskrives, i korte træk relevant tilgængelig viden om borgerens baggrund og foranstaltningshistorik (forud for udredningen), som kan bidrage til at give en forståelse for borgerens aktuelle situation. Herunder f.eks. funktionsevne, ressourcer, interesser, hvad har været forsøgt i tidligere indsatser, sociale betingelser, beskæftigelsessituationen etc. Omfang: Ca. ½ - 1 side. Metodebeskrivelse Her beskrives, hvilke metoder, test mv., der er anvendt i udredningsforløbet, f.eks. observation, funktionsevnemetoden eller Harvard Trauma Questionnaire (HTQ). Beskrivelse af funktionsevne/ funktionsnedsættelse Her beskrives på baggrund af udredningen borgerens funktionsevne. Alt efter hvad det er aftalt, at udredningen skal indeholde, kan det f.eks. være borgerens vanskeligheder og ressourcer, samt hvordan borgeren fungerer i sin hverdag f.eks. fysisk, psykisk, socialt, kognitivt, mobilt og kommunikativt. Beskriv f.eks. også andre forhold, herunder i borgerens omgivelser, der kan få betydning for borgerens fremtidige livssituation. Konklusion Her beskrives sammenfattende på baggrund af udredningen borgerens behov for støtte samt hvilke vanskeligheder, der skal afhjælpes og ressourcer, der skal understøttes. Vejledende anbefalinger Her gives kortfattede anbefalinger til, hvordan borgeren fremadrettet får den bedste støtte. Anbefalingerne skal bidrage til, at kommunen fremadrettet kan tilrettelægge den rette indsats for borgeren. Der kan f.eks, gives anbefalinger til pædagogiske tilgange eller særlige hensyn i arbejdet med borgeren f.eks.: ”Det anbefales, at Rasmus mødes på sit funktionsniveau med en visuel struktureret autismepædagogik frem for at møde ham ud fra hans emotionelle tilstand.” eller: ”Det anbefales, at de relationer Mathilde tilbydes af hjemmevejlederne er stabile, og at fagfolk er opmærksomme på, hvilke signaler, situationer, tanker mv., der skræmmer Mathilde”. Anbefalingerne kan med fordel tage udgangspunkt i borgerens behov f.eks.: ”Susannes funktionsniveau betyder, at hun har behov for støtte i hverdagen til at strukturere sine gøremål og fastholde fokus på sine opgaver”. Eller: ”Da Nicolai er meget bekymret omkring sin fremtid, vurderes det, at han kan have gavn af rådgivning, så han kan få større indsigt i sin diagnose – hvordan det påvirker ham i hverdagen og i forhold til valg af uddannelse”. Der kan gives anbefalinger til overordnede rammer for støtte til borgeren, så længe det gøres med udgangspunkt i borgerens behov f.eks.: ”På baggrund af Peters funktionsniveau vurderes det, at han formentlig vil trives i en boform sammen med andre unge”. Eller ”Rasmus vil profitere af, at hans forældre har større overskud, hvorfor det bør overvejes, hvordan forældrene kan aflastes”. Der må ikke gives anbefalinger til konkrete tilbud, foranstaltninger og ydelser, der kan udgøre en udgift for kommunen f.eks. om støtte i hjemmet et vist antal timer om ugen, terapi, psykologisk undersøgelse, supervision m.v. Anbefalinger bør afstemmes med henvender inden det afsluttende møde, hvis der er tale om anbefalinger til fx ændrede rammer eller andet, der kan udfordre kommunens serviceniveau. 40 Materialeoversigt Her indsættes oversigt over relevante materialer, der indgår i udredningen. Bilag fx psykologiske rapporter eller andet kan vedlægges rapporten i relevant omfang. Det er væsentligt, at rapporten kan læses uden bilagsmateriale. Materialeoversigten giver henvender mulighed for en efterfølgende uddybning og kan være et redskab for det personale, der skal arbejde videre med konklusioner og anbefalinger fra rapporten. Rapport om rådgivningssag (jf. bilag 11) I forbindelse med afslutning af en rådgivningssag udarbejder specialisten en kortfattet rapport som overdrages til henvender og til sagen i VIAS. Rapporten skal: Rapporten skal give henvender og VISO et kortfattet overblik over rådgivningens mål, omfang og temaer. Rapporten skal bruges til dokumentation for den gennemførte rådgivning. Rapporten skal være formuleret i et almindeligt sprog med begrænset brug af fagtermer. Rapportens omfang og indhold: VISO anbefaler som udgangspunkt, at rapporten fylder ca. 3-6 A4 sider. Rapporten bygges op omkring nedenstående indholdselementer: Indledning Problemstilling Her beskrives baggrunden for kommunens henvendelse, herunder hvad der ønskes hjælp til. Oplysninger hentes fra henvendelsesskemaet samt det afklarende møde. Formål med rapporten Her beskrives kort, hvem rapporten henvender sig til, og hvad skal de kunne bruge rapporten til f.eks. ”Rapporten er udarbejdet som opsamling på et rådgivningsforløb gennemført af VISO. Rapporten beskriver forløbet og samler op på erfaringer fra forløbet samt giver anbefalinger for det videre arbejde omkring borgeren. Rapporten henvender sig til…. og overleveres mundtligt til kommunen, borgeren m.fl. på et møde d….”. Fokusområder for rådgivningsforløbet Her beskrives, på baggrund af opsamlingsnotatet fra det afklarende møde, hvilke fokusområder rådgivningsforløbet helt præcist behandler, hvem rådgivningen inden for de enkelte fokusområder retter sig mod (fx bestemte professionelle, borger, forældre), og hvilke aftaler, der blev indgået ved forløbets opstart. Hvis der er foretaget ændringer undervejs i forløbet, oplyses det her. Mål med rådgivningen Her beskrives de konkrete mål med rådgivningen aftalt på det afklarende møde - hvilke mål skal være opnået ved rådgivningsforløbets afslutning? Læs mere om formulering af mål i kapitel 15: Visitation, fase 3 – det afklarende møde. Baggrundshistorik Her beskrives i korte træk relevant tilgængelige viden om borgerens baggrund, omgivelser og foranstaltningshistorik, som kan bidrage til at give en forståelse for borgerens aktuelle situation. Herunder f.eks. funktionsevne, ressourcer, interesser, hvad har været forsøgt i tidligere indsatser, sociale betingelser, beskæftigelsessituationen, tidligere definerede behandlingsbehov etc. Omfang: Ca. ½ - 1 side. 41 Metoder Her beskrives, hvilke konkrete faglige metoder der har været anvendt eller afprøvet i rådgivningsforløbet f.eks. KRAP eller Marte Meo. Grundlag for rådgivningen Her oplistes fagligt materiale, som er anvendt f.eks. fra tidligere udredning, lægelige papirer eller psykologiske test. Dette skal bidrage til at give læseren en forståelse af, hvilken forudgående viden om borgeren, der ligger til grund for rådgivningsforløbet. Opsamling på rådgivningsforløbet Her laves en overordnet beskrivelse af de enkelte gennemførte møder eller elementer i forløbet herunder: Deltagere på mødet Aktuel status på problemstillinger. I de tilfælde, hvor der er væsentlige ændringer siden det afklarende møde eller det seneste møde, noteres det her. En kort sammenfatning af, hvad der er givet rådgivning om på mødet – gerne i relation til fokusområderne for forløbet. Sammenfatning af erfaringer fra rådgivningsforløbet Her beskrives sammenfattende erfaringer fra rådgivningsforløbet i forhold til de fokusområder, rådgivningsforløbet har omfattet, herunder hvad der er afprøvet, og hvilke resultater det har givet.. Herunder beskrives hypoteser om borgerens behov for kompensation og støtte. Vejledende anbefalinger Her gives forslag til, hvordan der kan arbejdes videre med borgeren inden for de valgte fokusområder herunder, hvilke metoder og værktøjer der kan anvendes i det videre arbejde. Anbefalingerne skal bidrage til, at kommunen fremadrettet kan tilrettelægge den rette indsats for borgeren. Der kan f.eks. gives anbefalinger til pædagogiske tilgange eller særlige hensyn i arbejdet med borgeren. f.eks.: ”Det anbefales, at den konkrete støtte til Rasmus tager udgangspunkt i en visuel struktureret autismepædagogik ved hjælp af f.eks. dags - og ugeskemaer eller: ”Det anbefales, at fagfolk registrerer og systematisere de signaler, situationer, tanker mv., der skræmmer Mathilde med henblik på udvikling af pædagogiks praksis.” Anbefalingerne kan med fordel tage udgangspunkt i borgerens behov f.eks.: ”Susanne har behov for tilrettelæggelse af sine gøremål og fastholdelse af fokus på sine opgaver. F.eks. ved hjælp af øvelse i at bruge IT hjælpemidler som planlægningsværktøj eller: ” Nicolai kan have gavn af rådgivning, så han kan få større indsigt i sin diagnose – f.eks. ved løbende samtaler om ADHD, samt hvordan det påvirker ham i forhold til at mestre sin i hverdag med f.eks. indkøb og tøjvask.” Der må ikke gives anbefalinger til konkrete tilbud, foranstaltninger og ydelser, der kan udgøre en udgift for kommunen f.eks. om støtte i hjemmet et vist antal timer om ugen, terapi, psykologisk undersøgelse, supervision m.v. Anbefalinger bør afstemmes med henvender inden det afsluttende møde, hvis der er tale om anbefalinger til fx ændrede rammer eller andet, der kan udfordre kommunens serviceniveau. Litteraturoversigt Her kan indsættes en oversigt over faglige materialer, der ligger til grund for eller er anvendt i rådgivningen. Det kan f.eks. være beskrivelser af anbefalede redskaber, metoder, undervisningsmaterialer eller tilgange evt. med links. Afsluttende møde 42 Når det faglige forløb er gennemført og den afsluttende rapport er udarbejdet og udsendt, indkalder specialisten til et afsluttende møde af 1½-2 timers varighed med sagens og forløbets involverede parter. VISO stiller, som beskrevet på side 28, krav om relevant lederdeltagelse i mødet. Hvis sagens eller forløbets omstændigheder taler for det, kan der afholdes et afsluttende møde med sagens parter hver for sig - fx borger/pårørende for sig og ledelse/fagfolk for sig. VIAS funktion: skabelon i sagshistorik - bilag 7: Mødeindkaldelse til afsluttende VISO møde. Den faglige konsulent deltager som udgangspunkt ikke i det afsluttende møde. Der kan være særlige forhold til stede, der kræver konsulentens tilstedeværelse. Dette beror på en konkret vurdering. I gruppesager er det dog konsulenten, som er ansvarlig for at tilrettelægge og afholde det afsluttende møde i samarbejde med henvender og specialist. Mødet er bygget op om tre elementer med mest fokus på det tredje element: kort orientering om forløbet – udredning og/eller rådgivning evaluering af forløbet– har vi nået de mål for forløbet, der blev opstillet fra start – hvorfor/hvorfor ikke? drøftelse og perspektivering af den fremtidige indsats og plan i forhold til implementering - forankring og spredning - af den tilførte VISO viden. Evaluering af forløbet Sammen med mødeindkaldelsen udsendes de konkrete mål for forløbet, der blev aftalt på det afklarende møde, og deltagerne bedes forud for mødet forholde sig til, om målene er nået. På mødet gennemgås målene, og det drøftes, i hvilket omfang målene er nået samt hvorfor/hvorfor ikke. Opsamling på drøftelserne indskrives i opsamlingsnotatet for mødet. Med afsæt i drøftelse og perspektivering af den fremtidige indsats er det tanken, at henvender og sagens øvrige parter kan tilrettelægge det videre implementeringsforløb i egen organisation – både med hensyn til forankringsdelen omkring den specifikke viden, som er tilført i forhold til den borger, som sagen har handlet om, men også i forhold til spredningen af den viden, som må være relevant og brugbar i den øvrige del af organisationen. Der udarbejdes og udsendes et opsamlingsnotat fra mødet med primært fokus på evaluering af mål og på den fremtidige indsats om forankring og spredning. VIAS funktion: skabelon i sagshistorik - bilag 8: Opsamlingsnotat fra afsluttende VISO møde. 18. Afslutning af leverancen Rapporten skal være udarbejdet, udsendt og lagt på sagen i VIAS, ligesom der skal være afholdt et afsluttende møde, før sagen kan afsluttes i VIAS. Inden for syv arbejdsdage efter det afsluttende møde: afslutter specialisten leverancen i VIAS ved at logge sine sidste forbrugte timer og øvrigt forbrug. De sidste relevante oplysninger og akter noteres og journaliseres, ligesom ”løse” oplysninger og akter på mail eller i papirform herefter makuleres. For psykologer gælder dog særlige regler. Slutteligt indsendes økonomiskemaet, og sagen er på den led afsluttet for leverandørens / specialistens vedkommende sikrer konsulenten, at specialisten afslutter sagen i overensstemmelse med de beskrevne procedurer, herunder at den afsluttende rapport er udarbejdet / udsendt, og at et afsluttende møde har fundet sted. Ligeledes skal konsulenten følge op på, om der findes oplysninger, mails, sagsakter, som bør noteres og journaliseres, før sagen lukkes. Herefter forholder konsulenten sig til økonomiforbruget, inden den endelige godkendelse 43 og afslutning af sagen. Faglig opfølgning VISO gennemfører systematisk faglig opfølgning på afsluttede ydelser. Hensigten er at tilvejebringe en systematisk kvalitetsvurdering. Opfølgningen understøtter fælles faglig læring. Efter specialistens og konsulentens sagsafslutning sendes således automatisk spørgeskemaer til udfyldelse til specialist og henvender, som på den led inddrages i arbejdet med at udvikle kvaliteten i VISOs arbejde. VISO gennemfører i udvalgte sager kvalitative og faglige auditforløb, hvor forskellige af sagens parter deltager. Emnerne er en eller flere problemstillinger fra sagen, og formålet er at lære af sagsforløbene. Kvalitetssikring VISO sikrer metodisk, at sagerne gennemføres med høj kvalitet gennem forløbet. Det gælder både på det faglige og det administrative område. I kvalitetssikringen indgår følgende elementer: Håndbogen ”Sådan arbejder VISO!” Udtagelse af enkelte sager til stikprøvekontrol ved faglig leder Faglig opfølgning via spørgeskemaer i alle afsluttede sager Audit i udvalgte sager 44 Bilag BILAG 1: Leverandørkompetencer Generelle kompetencer Alle medarbejdere hos leverandøren skal kende rollen som VISO specialist, herunder kendskab til at være en del af en politisk kontekst: Herved forstås, at såvel socialfaglige medarbejdere som administrative medarbejdere: Har viden om baggrunden for VISOs etablering og forventningerne til opgaveløsningen i VISO sager. Har viden om lov om social service og forståelse for lovens intentioner. Har administrative kompetencer. Har kompetencer til at kunne anvende en digitaliseret understøttelse (VIAS) af arbejdsprocesser, journalisering m.v. Har kompetencer til at kunne koordinere arbejdet med VISO opgaven internt hos leverandøren. Faglige kompetencer hos leverandøren Herved forstås, at den socialfaglige specialist har færdigheder i at vurdere VISO opgaven med baggrund i: Viden om og praksiserfaring med målgrupperne inden for VISOs område. Viden om inklusion og evner at indtænke det i opgaveløsningen. Viden om metoder og tilgange i forhold til de konkrete målgrupper. Viden om lovgivningen i forhold til eksempelvis magtanvendelse, persondataloven, lov om retssikkerhed, lov om værgemål, notatpligt, tavshedspligt m.v. Kompetencer i at anvende spørgeteknikker og tilgange til opgaven, der sikrer en åben og konstruktiv dialog til understøttelse af opgaveløsningen og læringsperspektivet, og som sikrer en tydelig afklaring af opgavens problemfelt. Kompetencer til at indtænke brugerinddragelse. Kompetencer til at kunne lede og gennemføre processen i VISO opgaveforløbet. Kompetence til at kunne formidle faglige problemstillinger og løsningsmodeller til tilbuddene/kommunerne/regionerne på tværs af faggrupper og til borgerne. Organisatoriske kompetencer Herved forstås, at den socialfaglige specialist har: Viden om arbejdsgange og beslutningsgange i tilbuddet/kommunen/regionen, og færdigheder i at kunne navigere i spændingsfeltet mellem muligheder og begrænsninger og at kunne agere korrekt i forhold hertil. 45 Kompetencer til at kunne håndtere eventuelt konfliktstof på en måde, som er befordrende for samarbejdet. Viden om, hvordan man får igangsat forandrings- og kvalitetsudviklingsprocesser i forskellige tilbudstyper/organisationstyper. Viden om ledelse. Analytiske kompetencer Herved forstås, at den socialfaglige specialist har færdigheder i at kunne: Vurdere kulturen, arbejdsklimaet, stemninger og omgangstonen i tilbuddet Vurdere om de anvendte faglige metoder er relevante, og om metoderne er forenelige med aktuel bedste viden. Personlige kompetencer Herved forstås, at den socialfaglige specialist har følgende færdigheder: Har en ligeværdig, anerkendende, inddragende, undersøgende og dialogbaseret tilgang i opgaveløsningen Optræder troværdig og tillidsskabende Kan arbejde struktureret Tager ansvaret for en positiv dialog Kan fastholde sin rolle som VISO specialist Har en klar og tydelig personlig kommunikation Sikrer fremdrift i opgaveløsningen og tør at tage relevant styring og ledelse. Formidlingsmæssige kompetencer Herved forstås, at den socialfaglige specialist har følgende færdigheder: Kan formidle fagligt indhold til tilbud, kommuner, regioner og borgere. Kan opstille og formidle konklusioner og udviklingsperspektiver til tilbud, kommuner, regioner og borgere. Kan udarbejde rådgivnings- og udredningsrapporten i et præcist og tilgængeligt sprog. 46 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 2: Mødeindkaldelse til afklarende VISO møde Mødedato: Sted: Inviterede deltagere: Dagsorden: 1. Velkomst - v./ henvender 2. Præsentationsrunde. 3. Orientering om VISO – hvad kan VISO bidrage med og til - v./ VISO 4. Uddybning af henvendelsen – • aktuel status • afklaring af problemstilling • afklaring af behov for hjælp • ønskede forandringer? 5. Pause 6. VISOs overvejelser og foreløbige tilbagemelding – aftaler, forventningsafstemning og rollefordeling under VISO forløbet herunder formulering af konkrete mål for forløbet som del af forventningsafstemningen. 7. Eventuelt Formålet med det afklarende møde er at sammenbringe henvender, borger, evt. pårørende og VISO med henblik på at skabe klarhed over den aktuelle socialfaglige problematik og behovet for hjælp med udgangspunkt i deltagernes perspektiver at skabe klarhed over, hvad VISO kan/ikke kan indgå i at skabe enighed i forhold til valg af strategi og indsats at drøfte/afklare parternes forventninger til og rammer/ressourcer for den kommende indsats og aftale konkrete mål for forløbet at nå frem til konkrete aftaler for det videre forløb at udveksle relevante kontaktoplysninger. VISO leder mødet og udarbejder/udsender et opsamlingsnotat fra mødet. Med venlig hilsen 47 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 3: Opsamlingsnotat fra afklarende VISO møde Møde vedr.: Mødedato: Sted: Deltagere: Referent: 1. Aktuel status 2. Sagens problemstillinger 3. Behov for VISO bistand 4. Forventningsafstemning og konkrete mål for forløbet 5. Aftaler Med venlig hilsen 48 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 4: Mødeindkaldelse til midtvejs VISO møde Møde vedr.: Mødedato: Sted: Inviterede deltagere: Dagsorden: 1. Velkomst - v./ henvender 2. Præsentationsrunde. 3. Gennemgang og evaluering af det hidtidige forløb ift.: revurdering af problemidentifikation revurdering af hjælpebehov revurdering af deltagerkredsen i den faglige ydelse revurdering af rolle-/opgavefordeling en fornyet forventningsafstemning og evt. revurdering af mål for forløbet 4. Drøftelse og aftale vedr. det videre forløb 5. Eventuelt. Formålet med midtvejsmødet er, at: • gøre status på og evaluere det hidtidige VISO forløb, med udgangspunkt i de konklusioner og aftaler der blev gjort på det afklarende møde • drøfte, evt. korrigere og aftale det videre VISO forløb. Deltagere i mødet er som udgangspunkt de samme som til det afklarende møde; gerne suppleret med yderligere relevante deltagere. VISO leder mødet. VISO udarbejder/udsender et kort notat af mødet, såfremt det videre VISO forløb ændres i f.t. tidligere aftaler. Med venlig hilsen 49 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: 30/06/2015 Sagsnr.: BILAG 5: Opsamlingsnotat fra midtvejs VISO møde Møde vedr.: Mødedato: Sted: Deltagere: Referent: 1. Aktuel status på VISO forløbet 2. Aktuel problemstilling 3. Aktuelt behov for VISO bistand 4. Aktuel forventningsafstemning og evt. reviderede mål for forløbet 5. Opsummering af aftaler Med venlig hilsen 50 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 6: Mødeindkaldelse til VISO afrapporteringsmøde Møde vedr.: Mødedato: Sted: Inviterede deltagere: Dagsorden: 1. Velkomst - v./ henvender 2. Præsentationsrunde. 3. Afrapportering 4. Evaluering af mål for udredningsforløbet 5. Drøfte/evt. aftale opfølgende rådgivning 6. Eventuelt Formålet med afrapporteringsmødet er, at • den udarbejdede VISO udredning fremlægges for og drøftes med sagens implicerede parter • drøfte behovet for opfølgende VISO rådgivning blandt sagens parter • evt. aftaler. Deltagere i mødet er som udgangspunkt de samme som til det afklarende møde; gerne suppleret med yderligere relevante deltagere. VISO leder mødet. VISO udarbejder ikke et egentligt referat af mødet, men samler op på evt. faktuelle korrektioner/tilføjelser til udredningsrapporten, og udarbejder/udsender et opsamlingsnotat såfremt der aftales et fortsat VISO forløb. Med venlig hilsen 51 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 7: Mødeindkaldelse til afsluttende VISO møde VISO sagsnr: Møde vedr.: Mødedato: Sted: Inviterede deltagere: Dagsorden: 1. Velkomst - v./ henvender 2. Præsentationsrunde 3. Afrapportering 4. Evaluering af mål for rådgivningsforløbet / det samlede forløb 5. Implementering - forankring og spredning 6. Eventuelt Formålet med det afsluttende mødet er, at: • den udarbejdede rådgivningsrapport fremlægges for og drøftes med sagens implicerede parter • evaluere VISO forløbet – herunder status på mål aftalt på det afklarende møde – og at skabe et afsluttende overblik over den samlede VISO-indsats • perspektivere og drøfte henvender organisationens fremadrettede indsats med at implementere – forankre og sprede – den tilførte VISO viden. Deltagere i mødet er som udgangspunkt de samme som til det afklarende møde; gerne suppleret med yderligere relevante deltagere. Hvis sagens og forløbets omstændigheder taler for det, kan der holdes afsluttende møder med hver part for sig. VISO leder mødet. Med venlig hilsen 52 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 8: Opsamlingsnotat fra afsluttende VISO møde Møde vedr.: Mødedato: Sted: Deltagere: Referent: 1. Opsummering på afrapportering 2. Opsummering på evaluering af VISO forløbet: I hvilket omfang vurderer mødets deltagere, at målene for forløbet, aftalt på det afklarende møde, er nået? 3. Opsummering på drøftelse om fremtidige indsats og plan for implementering – forankring og spredning – af den tilførte VISO viden 4. Evt. Med venlig hilsen 53 Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf. +45 72 42 40 00 [email protected] www.socialstyrelsen.dk VISO-konsulent: Dato: Sagsnr.: BILAG 9: Skabelon til faglig leverancebeskrivelse Problemstilling Her beskrives kort sagens problemstilling/-er Aftalt VISO ydelse Skal der foretages udredning og/eller rådgivning? Målgruppe for indsatsen Hvem er i målgruppen? Hvem er deltagere i forhold til VISO indsatsen? Formål Hvad er formålet med VISO indsatsen? Hvad ønskes opnået med indsatsen? Hvilke tanker om forandring ligger bag indsatsen? Indhold Hvilke aktiviteter består VISO indsatsen af? Hvad består enkeltaktiviteterne af? Hvad er målet for de enkelte aktiviteter? Hvis flere specialister deltager i forløbet på samme tid, så gerne en argumentation om hvorfor? Hvilke(n) metodiske tilgange anvendes i VISO forløbet. Begrundelse for valget. Forløbsbeskrivelse Hvad sker der, hvornår og hvorfor? undervejs i forløbet; forventet varighed af forløbet? Med venlig hilsen 54 BILAG 10: Udredningsrapport Udredningsrapport [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. Forord VISO er den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation under Socialstyrelsen. VISO yder vejledende specialrådgivning og udredning til kommuner, sociale tilbud og borgere på det sociale område og specialundervisningsområdet. VISOs rådgivning og udredninger er alene vejledende, og det er således kun den enkelte kommune, der har myndighed til at træffe afgørelsen om f.eks. iværksættelse af indsatser i den enkelte sag. VISOs rådgivning og udredninger skal bidrage til at styrke kommunens beslutningsgrundlag i den enkelte sag. ”Udredning efter servicelovens § 13, stk. 2, omfatter en systematisk, helhedsorienteret, tværfaglig og koordineret undersøgelse og vurdering af for eksempel en funktionsevne/funktionsnedsættelse og/eller andre forhold, der har eller kan få betydning for en persons fremtidige livssituation. (Bekendtgørelse om den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation VISO) Nærværende rapport er udarbejdet for VISO af: Dato: VISO-leverandør: VIAS nr.: Rapporten vedrører: Navn: Cpr. nr.: Rapporten er udarbejdet på baggrund af en henvendelse fra: Kommune: Sagsbehandler: 55 1. Indledning [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Rapporten skal skrives i et forståeligt sprog, så både borgeren, pårørende og forskellige fagpersoner kan forstå indholdet. Der skal derfor tages hensyn til brug af fagbegreber.] 1a. Problemstilling [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv baggrunden for kommunens henvendelse herunder hvad der ønskes hjælp til. Oplysninger hentes fra henvendelsesskemaet samt det afklarende møde.] 1b. Formål med rapporten [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv kort, hvem rapporten henvender sig til, og hvad skal de kunne bruge rapporten til f.eks. ”Rapporten er udarbejdet som opsamling på et udredningsforløb gennemført af VISO. Rapporten beskriver udredningsforløbet og samler op på resultaterne af udredningen. Rapporten overleveres mundtligt til kommunen, borgeren m.fl. på et møde d. [indsæt dato for afrapporteringsmøde] og skal bl.a. bidrage til at styrke beslutningsgrundlaget i det videre arbejde omkring borgeren”.] 1c. Mål med udredningen [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv de konkrete mål med udredningen aftalt på det afklarende møde - hvilke mål skal være opnået ved udredningsforløbets afslutning? Målet kan f.eks. handle om, at bestemte deltagere i forløbet skal have opnået en bestemt viden f.eks. ”Sagsbehandler har fået tilstrækkelig viden om X’s kognitive forudsætninger herunder hukommelse og opmærksomhed, og hvad det betyder for hans behov for støtte, til at kunne træffe beslutning om relevante tiltag” eller ”Borgeren har fået ny viden om sin diagnose, hvordan den påvirker hende i hverdagen, og hvad det betyder for hendes valg af uddannelse.”] 1d. Beskrivelse af gennemført forløb [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv udredningsforløbet f.eks. ”der er gennemført x antal gange observation, x gange samtaler med borgeren” osv. Ændringer foretaget undervejs i forløbet oplyses også her.] 56 2. Baggrundshistorik [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv i korte træk relevant tilgængelige viden om borgerens baggrund og foranstaltningshistorik (forud for udredningen), som kan bidrage til at give en forståelse for borgerens aktuelle situation. Herunder f.eks. funktionsevne, ressourcer, interesser, hvad har været forsøgt i tidligere indsatser, sociale betingelser, beskæftigelsessituationen, tidligere definerede behandlingsbehov etc. Omfang: Ca. ½ - 1 side.] 3. Metodebeskrivelse [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv hvilke metoder, test mv., der er anvendt i udredningsforløbet, f.eks. observation, funktionsevnemetoden eller Kuno Beller ect.] 57 4. Beskrivelse af funktionsevne Hvad er funktionsevne? [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv på baggrund af udredningen borgerens funktionsevne. Alt efter hvad det er aftalt, at udredningen skal indeholde, kan det f.eks. være borgerens vanskeligheder og ressourcer, samt hvordan borgeren fungerer i sin hverdag f.eks. fysisk, psykisk, socialt, kognitivt, mobilt og kommunikativt. Beskriv f.eks. også andre forhold, herunder i borgerens omgivelser, der kan få betydning for borgerens fremtidige livssituation.] 5. Konklusion [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv sammenfattende på baggrund af udredningen borgerens behov for støtte samt hvilke vanskeligheder, der skal afhjælpes og ressourcer, der skal understøttes.] 58 6. Vejledende anbefalinger [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Giv kortfattede anbefalinger til, hvordan borgeren fremadrettet får den bedste støtte. Anbefalingerne skal bidrage til, at kommunen fremadrettet kan tilrettelægge den rette indsats for borgeren. Der kan f.eks. gives anbefalinger til pædagogiske metoder eller særlige hensyn i arbejdet med borgeren. Der må ikke gives anbefalinger til konkrete indsatser eller ydelser, der kan udgøre en udgift for kommunen f.eks. om støtte i hjemmet et vist antal timer om ugen. Anbefalingen kan i stedet formuleres med udgangspunkt i borgerens behov: ’Borgeren har behov for støtte i hverdagen til at strukturere sine gøremål og fastholde fokus på sine opgaver.’ Anbefalinger bør afstemmes med henvender inden det afsluttende møde, hvis der er tale om anbefalinger til fx ændrede rammer eller andet, der kan udfordre kommunens serviceniveau.] 7. Materialeoversigt [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Indsæt oversigt over relevante materialer, der indgår i udredningen. Bilag fx psykologiske rapporter eller andet kan vedlægges rapporten i relevant omfang.] 59 BILAG 11: Rådgivningsrapport Rådgivningsrapport [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. Forord VISO er den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation under Socialstyrelsen. VISO yder specialrådgivning efter servicelovens § 13, stk. 1 og udredning efter servicelovens § 13, stk. 2 til kommuner, sociale tilbud og borgere på det sociale område og specialundervisningsområdet. VISOs rådgivning og udredninger er alene vejledende, og det er således kun den enkelte kommune, der har myndighed til at træffe afgørelsen om f.eks. iværksættelse af indsatser i den enkelte sag. VISOs rådgivning og udredninger skal bidrage til at styrke kommunens beslutningsgrundlag i den enkelte sag. ”Specialrådgivning efter servicelovens § 13, stk. 1, skal være individuel og helhedsorienteret. Rådgivningen kan omfatte specialiseret rådgivning om kompensations- og støttemuligheder, om målgruppe, om processer i komplekse sager eller om metoder og værktøjer, som knytter sig til et specialrådgivningsforløb for en bestemt målgruppe eller ydelse” (Bekendtgørelse om den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation – VISO § 3). Nærværende rapport er udarbejdet for VISO af: Dato: VISO-leverandør: VIAS nr.: Rapporten vedrører: Navn: Cpr. nr.: Rapporten er udarbejdet på baggrund af en henvendelse fra: Kommune: Henvender: 60 1. Indledning [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Rapporten bør have et omfang af ca. 3-6 siders tekst. Rapporten skal skrives i et forståeligt sprog, så både borgeren, pårørende og forskellige fagpersoner kan forstå indholdet. Der skal derfor tages hensyn til brug af fagbegreber.] 1a. Problemstilling [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv baggrunden for kommunens henvendelse, samt hvad der ønskes hjælp til. Oplysninger hentes fra henvendelsesskemaet samt fra det afklarende møde.] 1b. Formål med rapporten [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv kort, hvem rapporten henvender sig til, og hvad skal de kunne bruge rapporten til f.eks. Rapporten er udarbejdet som opsamling på et rådgivningsforløb gennemført af VISO. Rapporten beskriver forløbet og samler op på erfaringer fra forløbet samt giver anbefalinger for det videre arbejde omkring borgeren. Rapporten overleveres mundtligt til kommunen, borgeren m.fl. på et møde d. [indsæt dato for afrapporteringsmøde.]] 1c. Fokusområder for rådgivningsforløbet [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv hvilke fokusområder rådgivningsforløbet helt præcist behandler, hvem rådgivningen inden for de enkelte fokusområder retter sig mod (fx bestemte professionelle, borger, forældre), og hvilke aftaler der blev indgået ved forløbets opstart. Hvis der er foretaget ændringer af fokusområder undervejs i forløbet oplyses det her. Eksempler på fokusområder kan være: ”Hvordan kan vi forstå og afhjælpe borgerens udadreagerende adfærd?” eller ”Hvordan kan vi understøtte, at borgeren får et stærkere socialt netværk?”] 1d. Mål med rådgivningsforløbet [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv de konkrete mål med rådgivningsforløbet aftalt på det afklarende møde - hvilke mål skal være opnået ved rådgivningsforløbets afslutning? Målet kan f.eks. handle om, at bestemte deltagere i forløbet skal have opnået en bestemt viden eller bestemte kompetencer f.eks.: ”Pædagogisk personale har fået kendskab til og tilstrækkelig øvelse i at anvende konkrete redskaber til…”, eller ”sagsbehandler har fået tilstrækkelig viden om, hvad borgerens funktionsnedsættelse betyder for borgerens hverdag og behov for støtte til at kunne træffe beslutning om relevant støtte”. De enkelte mål kan evt. knyttets til ovenstående fokusområder, så der formuleres konkrete mål inden for hvert fokusområde.] 61 2. Baggrundshistorik [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv i korte træk relevant tilgængelige viden om borgerens baggrund, omgivelser og foranstaltningshistorik, som kan bidrage til at give en forståelse for borgerens aktuelle situation. Herunder f.eks. funktionsevne, ressourcer, interesser, hvad har været forsøgt i tidligere indsatser, sociale betingelser, beskæftigelsessituationen, tidligere definerede behandlingsbehov etc. Omfang: Ca. ½ - 1 side.] 3. Metoder [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv hvilke konkrete faglige metoder der har været anvendt eller afprøvet i rådgivningsforløbet f.eks. KRAP eller Marte Meo.] 62 4. Grundlag for rådgivningen [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Oplist fagligt materiale, som er anvendt f.eks. fra tidligere udredning, lægelige papirer eller psykologiske test.] 5. Opsamling på rådgivningsforløbet 5a. Første rådgivningsmøde Deltagere på mødet: Aktuel status på problemstillinger: [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Her noteres eventuelle væsentlige ændringer siden opstartsmødet.] Hvad gives der rådgivning om på mødet: [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Der gives en kort sammenfatning – ikke et referat. Knyttes til de valgte fokusområder.] Aftale om hvad der arbejdes videre med til næste gang: 63 5b. Andet rådgivningsmøde Deltagere på mødet: Aktuel status på problemstillinger: [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Her noteres eventuelle væsentlige ændringer siden sidst.] Hvad gives der rådgivning om på mødet: [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Der gives en kort sammenfatning – ikke et referat. Knyttes evt. til fokusområder.] Aftale om hvad der arbejdes videre med til næste gang: 5c. Tredje rådgivningsmøde Deltagere på mødet: Aktuel status på problemstillinger: [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Her noteres eventuelle væsentlige ændringer siden sidst.] Hvad gives der rådgivning om på mødet: [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Der gives en kort sammenfatning – ikke et referat. Knyttes evt. til fokusområder.] 5d. Fjerde rådgivningsmøde [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Indsæt evt. øvrige rådgivningsmøder.] 64 6. Sammenfatning af erfaringer fra rådgivningsforløbet [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv sammenfattende erfaringer fra rådgivningsforløbet i forhold til de fokusområder, rådgivningsforløbet har omfattet, herunder hvad der er afprøvet, og hvilke resultater det har givet for borgeren. Herunder beskrives hypoteser om borgerens behov for kompensation og støtte.] 7. Vejledende anbefalinger [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Beskriv, hvordan der kan arbejdes videre med borgeren inden for de valgte fokusområder herunder, hvilke metoder og værktøjer der kan anvendes i det videre arbejde. Anbefalingerne skal bidrage til, at kommunen fremadrettet kan tilrettelægge den rette indsats for borgeren. Der kan f.eks. gives anbefalinger til pædagogiske metoder eller særlige hensyn i arbejdet med borgeren. Der må ikke gives anbefalinger til konkrete indsatser eller ydelser, der kan udgøre udgift for kommunen f.eks. om støtte i hjemmet et vist antal timer om ugen. Anbefalingen kan i stedet formuleres med udgangspunkt i borgerens behov. Anbefalinger bør afstemmes med henvender inden det afsluttende møde, hvis der er tale om anbefalinger til fx ændrede rammer eller andet, der kan udfordre kommunens serviceniveau.] 8. Materialeoversigt [Forklarende tekster i kursiv skal slettes efter brug]. [Indsæt oversigt over faglige materialer der ligger til grund for eller er anvendt i rådgivningen. Tilføj gerne links til faglige materialer.] 65
© Copyright 2024