GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
1
Gallery käyttöönotto
Ohje on tarkoitettu Gallery ohjelmiston käyttöönottajalle, yrityksenne järjestelmänvalvojalle tai
edistyneemmälle käyttäjälle. Tämä dokumentti ei sisällä Gallery ohjelman päivittäiseen käyttöön liittyviä
ohjeita.
Ohje sisältää seuraavat vaiheet:
1. Asiakkaiden lisääminen järjestelmään
2. Tietoja -osio
3. Materiaalit, hinnastot ja oman varaston hallinta
4. Tuoteryhmät
5. Koneet ja laitteet
6. Tuoterekisteri
Suosittelemme noudattamaan tämän ohjeen mukaista järjestystä käyttöönotossa ja perehtymään ohjeeseen
ennen ohjelmiston käyttöönottoa.
Gallery IV
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
1. Asiakkaat
Asiakas kohdassa syötetään kaikki asiakastiedot käsin tai tiedonsiirtona (Excel)
Asiakkaiden luonti (syöttö)
Uusi asiakas lisätään Asiakas -osiossa, Uusi tietue -painikkeella
->
Tiedot täytetään avautuvalle lomakkeelle
Asiakkaiden luonti (tiedonsiirto)
Voi tuoda esim. Excel tiedostosta. Tehdään erillisenä työnä.
2
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
3
2. Tietoja
Kaikki yleistiedot hallitaan Tietoja -osiossa. Tietoja-osio on laaja, joten siihen paneutuminen helpottaa
seuraavien vaiheiden hallintaa käyttöönotossa.
->
Omat tiedot
Yksiköt – Yrityksen toimipisteiden nimet ja toimipisteistä lähtevillä laskuilla näkyvät tiedot
Henkilöt – Gallery käyttäjät eli henkilöt ja henkilöiden käyttöoikeudet
Talous
Maksuehdot – Eri maksuehtotavat liitettäväksi laskuihin
Tilikartta – Yrityksen käyttämien tilien numerot, ryhmät ja nimet
Alv-koodit – Arvonlisäverokoodien nimet ja numerot sekä niiden tarkenteet
Kust. paikat – Tuotannon kustannuspaikkojen nimet ja numerot
Varastopaikat – Kaikkien varastoitavien materiaalien varastopaikan koodi, numero, nimi ja kuvaus
Valuutat – Yrityksen käyttämien valuuttojen nimet ja valuuttakurssit
Materiaalihinnastot
Materiaaliryhmät – Yrityksen käyttämien materiaaliryhmien nimet sekä materiaalien hallinta varastossa
Materiaalitoimittajat – Valmistajien ja maahantuojien nimet ja materiaalien hinnat
Tuotanto
Koneet Laitteet – Tuotantolaitteiden nimet, -paikat ja laitekohtaisesti tuotannollistaloudelliset luvut
Alihankinta – Alihankkijoiden tiedot lähetettäviä tarjouspyyntöjä varten
Toimitukset – Yrityksen käyttämien rahtiliikkeiden nimet ja paikkakunnat, sekä hinnat
Tuotantoseisokit – Tänne kirjataan kaikkien tuotantoseisokkien aika, syy, linja ja kone
Sertifikaatit – Yrityksen käyttämille materiaaleille myönnetyt sertifikaatit
Julkaisut – Tilauksia voidaan käsitellä asiakkaan tuotteen nimellä, esim. lehtituotteet reprolaitoksessa
Tuoteryhmät
Tuoteryhmät – Esim. Esite on tuoteryhmä. Tässä sille määritellään Runko* ja muut tarkentavat tiedot
(*Runko = valmistusmenetelmän nimi, kts. tarkemmin ohjeen kohta 4)
Koot – Tarjottavien tuotteiden lopulliset koot
Muut tiedot
Ohjaustiedot – Ohjelmiston lisenssimäärä yrityksessä, laskujen numerosarjat, välimerkit yms.
Listat – Lomakkeilla käytettäviä esitietoja, tittelit, tuotemerkit, toimialat, asiakkuudet, asiakasluokat yms.
Kielet – Gallery-lomakkeilla olevien kenttien kieliversioiden käännöstekstit
Maat – Eri maiden nimet ja niiden lyhenteet sekä lyhenteiden versiot
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
4
Materiaalit (materiaalitoimittajien hinnastot ja oman varaston hallinta)
3.1 Hinnastot lisätään Tietoja -osiossa, Materiaalitoimittajat -painikkeella
->
Toimittajan hinnaston tietoja voi muokata Siirry syöttöön -painikkeella
Uuden toimittajan tietojen lisäys tehdään Uusi tietue -painikkeella
Tietoja voi tuoda myös tiedonsiirtona esim. Excel tiedostona.
->
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
3.2. Oman varaston hallinta ja inventointi tehdään Materiaali -osiossa
->
Hinnaston tietoja voi lisätä Uusi tietue -painikkeella
Varastolistanäkymä näkyy painamalla Jatka -painiketta
Hinnaston tietoja voi lisätä Uusi tietue -painikkeella
Inventaariokorjauksia voi tehdä suoraan valittuun varastopaikkaan
5
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
6
4. Tuoteryhmät
Tuoteryhmä = päätuote
Runko = valmistusmenetelmän nimi
Tuoteryhmäksi kutsutaan valmistettavaa ja tarjouksessa mainittavaa päätuotetta. Sellainen voi olla
esimerkiksi kirja, esite tai mikä vain tuotantolaitteilla tehty tuote. Yhdelle tuoteryhmälle, eli päätuotteelle
voidaan näin määritellä useita erilaisia tarkentavia nimiä sen valmistusmenetelmien mukaisesti. Esimerkiksi
esite, joka on digitaalisesti tulostettu ja lopuksi stiftattu on esite, mutta myös Offsetpainettu, leikattu ja
liimattu on myös esite. Ero näillä kahdella esitteellä on valmistusmenetelmän nimi. Valmistusmenetelmien
nimiä kutsutaan yksinkertaistaen Rungoiksi.
Tuoteryhmätietoja tarvitaan lopullisessa tuotemäärityksessä, kohta 5.
Tuoteryhmiä käsitellään Tietoja -osion, Tuoteryhmät -painikkeella
->
Tuoteryhmiä voi muuttaa ja käsitellä Siirry syöttöön -painikkeella
Uuden tuoteryhmän voi tehdä Uusi tietue -painikkeella
Esimerkki: Tuoteryhmä ”Brochure” ja sen ”rungot”
->
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
7
5. Koneet ja mitä niillä tehdään
Tuotantokoneilla tarkoitetaan kaikkia laitteita, joita käytetään tuotteiden valmistamiseen
Jokainen tuotantokone liitetään aina ensin johonkin tuotantolinjaan
Tuotantolinjat ovat: Palvelut, Prepress, Stanssi, Offset, Seri, Rotaatio, Flexo, Digi, Tulostus, Online,
Jälkikäsittely, Alihankinta jne. Niitä ei tarvitse määritellä käyttöönotossa, vaan ne ovat valmiina Galleryohjelmassa.
Tuotantokoneet määritellään osiossa Tietoja, Tuotantokoneet -painikkeella
->
->
Tuotantokonelistalla uuden koneen määrittely tehdään valitsemalla jokin listalla näkyvistä Tuotantolinjoista
(esimääritelty Gallery -ohjelmaan) ja painamalla Uusi tietue -painiketta. Sen jälkeen valitaan
alasvetovalikosta tuotantolinja mihin laite liitetään/kuuluu.
->
Tämän jälkeen laitteelle määritellään sen tuotannollistaloudelliset luvut ja lomakkeen alareunassa lisätään
laitteella tehtävät työvaiheet (Nimike/Alanimike) ja niiden tuotannollistaloudelliset luvut
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola
8
6. Tuoterekisteri
Tuoterekisteriä hallitaan Tuote -osiossa
Uusia tuotteita voi tehdä valitsemalla Uusi tietue -painike
->
Uuden tuotteen määrittely tehdään avautuvassa ikkunassa valitsemalla Tuoteryhmä ja sen runko mihin uusi
tuote kuuluu
Jos vastaavaa tuoteryhmää ei ole, tehdään uusi tuoteryhmä kohdassa Tuoteryhmät. Tuotteelle annetaan
selkokielinen nimi vihreään kenttään
Lomakkeen yläreunaan tallennetaan tuotteen perustiedot
Tämän jälkeen valitaan kaikki työvaiheet alla näkyvälle tuotantolinjalle -esimääritellyillä sinisillä painikkeillaja valitsemalla kuhunkin työvaiheeseen sopiva alanimike/tarkka työvaihe
Lopullinen tuotetieto on käytettävissä välittömästi
kts. alla ”Brochure” -tuotteen eri ”Rungot”