Exempelblad:
Funktionsupphandling
INKÖP GÄVLEBORG – FULLSERVICEAVTAL SKADEDJURSBEKÄMPNING SAMT FÖRSÄKRING
Våren 2016 upphandlade Inköp Gävleborg en ny leverantör av ett fullserviceförsäkringsavtal
avseende sanering av skadedjur, husbock/hästmyra samt sent upptäckt dödsfall. Tjänsten skulle
omfatta sanering vid större ansamling av alla typer av skadedjur och insekter som blivit en sanitär
olägenhet, samt vissa förebyggande åtgärder. Även förebyggande åtgärder ingick. Avtalet gällde
utan självrisk.
Lokaler där livsmedelshanterande verksamhet finns skulle inte ingå, förutom avseende träskade
insekter. Ett förebyggande skydd mot skadedjur skulle finnas dokumenterat i egentillsynen hos
livsmedelshanterande verksamhet enligt gällande livsmedelslagstiftning och ansvaret låg på
näringsidkaren, inte på fastighetsägaren.
BEHOV/FÖRUTSÄTTNINGAR
Behovet hade uppstått då beställaren inte ville
förlänga gällande avtal, framför allt på grund
av höga tilläggsdebiteringar från leverantören.
Önskat utfall av den aktuella upphandlingen var
därför att teckna ett avtal där försäkringen skulle
gälla utan självrisk och samtliga kostnader hänför
liga till uppdraget skulle ingå i årspremien.
Anbud skulle alltså lämnas på hela behovet och
avtal tecknas med en leverantör.
GENOMFÖRANDE
Organisation
Upphandlingsprocessen inleddes med att ansvarig
upphandlare tillsammans med beställare kontaktade
de två aktörerna som identifierats som potentiella
anbudslämnare, och förde en dialog angående
kommande upphandling och dess tänkta upplägg.
Ansvarig upphandlare tillsammans med en
referensgrupp bestående av representanter från de
tre största fastighetsbolagen (beställarna)
satte ihop ett förfrågningsunderlag. I det
aktuella fallet var referensgruppen angelägen
om att åstadkomma en förändring i kommande
avtal och var därför öppna för, och engagerade
i, att prova på en ny typ av upphandlingsform.
Det innebar här att Inköp Gävleborg utformade
ett förfrågningsunderlag med funktionskrav
snarare än traditionella detaljkrav.
Följande uppdragsbeskrivning formulerades
i förfrågningsunderlaget:
I uppdraget ska alla moment och all nödvändig
utrustning för erforderlig bekämpning och förebygg
ande åtgärder gällande samtliga förekommande
skadedjur som vållar sanitär olägenhet, skada eller
obehag ingå. Detta inkluderar utvändig bekämpning
på tomtmark inom fastighetsgräns.
I tjänsten ska försäkring mot husbock, hästmyror
och sent upptäckta dödsfall ingå. Försäkringen ska
gälla utan självrisk.
Enligt prisvillkoret skulle pris anges som årspremie
utan självrisk exklusive moms och innefatta allt
som behövs för att fullgöra åtagandet i fullservice
avtalet. Inga andra kostnader/avgifter fick till
komma. Offererad årspremie skulle inte påverkas
av att betalning sker halvårsvis.
Avtal tecknades med den andra anbudslämnaren
(anbudslämnare 2) vilket föranledde att anbuds
lämnare 1 överklagade beslutet hos förvaltnings
rätten. Överklagan ledde till avslag och avtal
tecknades med anbudslämnare 2.
Utvärdering
Inköp Gävleborg lyfter främst upp följande styrkor
med att använda sig av funktionskrav i den aktuella
upphandlingen:
►► Genom att ställa funktionskrav i stället för
detaljkrav kan man få fram nya lösningar man
själv inte tänkt på. Leverantörerna är ofta de
som sitter på de smarta lösningarna
►► Genom att avtala funktionskrav blir det mindre
diskussioner och potentiella problem under
avtalets löptid. Om leverantören behöver göra
en förändring på grund av till exempel ändrade
lagkrav, behöver det inte påverka det ursprung
liga avtalet
STYRKOR
Utvärdering skedde med hjälp av referensgruppen
enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga
anbud. Varje kriterium nedan gavs ett monetärt
värde (mervärde). Uppfyllda kriterier gav prisav
drag från anbudspriset och bästa anbudet var det
med lägst pris efter avdrag. Kriterierna som gav
mervärde var:
►► utvecklingsarbete
►► jourservice
►► inställelsetid akutfall.
RESULTAT
Utformningen av förfrågningsunderlaget var
nytt för branschen och utlysningen resulterade
i ett stort antal frågor från leverantörerna under
annonseringstiden.
De två potentiella leverantörerna inkom båda
med anbud. En av anbudslämnarna (anbudsläm
nare 1) hade, trots tidig dialog, uppdragsbeskriv
ningen och prisvillkoret i förfrågningsunderlaget,
inte inkluderat samtliga kostnader och avgifter i
årspremien utan bifogat en separat prislista.
FRAMGÅNGSFAKTORER
De främsta framgångsfaktorerna i den aktuella
upphandlingen var att man vågade testa ett sätt att
upphandla och en avtalsform man inte vanligtvis
använder sig av och att referensgruppen var enga
gerade i och intresserade av att pröva något nytt.
Den vinnande leverantören lyfter upp det
faktum att det fanns en referensgrupp med sak
områdeskompetens som en styrka i den aktuella
UTMANINGAR
Den främsta utmaningen var att få med sig leve
rantörerna på hur man tänkte kring upphand
lingens upplägg. Det kom mycket frågor under
annonseringstiden.
LÄRDOMAR OCH REKOMMENDATIONER
Den främsta lärdomen Inköp Gävleborg tar med sig från den aktuella upphandlingen
är vikten av tydlighet mot de potentiella anbudslämnarna, både vad gäller upphandlingens
utformning och omfattning och hur inkomna anbud kommer att utvärderas. Det är mycket
viktigt att ha en dialog med branschen i god tid innan förfrågningsunderlaget utformas.
►► Den upphandlingsansvariges främsta rekommendationer när man arbetar med funktions
krav är att lägga tid på att få med leverantörerna på banan och att våga prova att frångå
detaljkrav.
►► Leverantörens rekommendation till beställare och upphandlare är att arbeta mer med att
formulera mätbara mål kopplade till funktionskraven. Detta underlättar både genomför
andet och uppföljningen under avtalstiden. Leverantören lyfter även fram vikten av att
arbeta med en sakkunnig referensgrupp och poängterar betydelsen av en kontinuerlig
dialog med potentiella leverantörer när man genomför sin marknadsanalys. Detta för att
kunna utforma så ändamålsenliga och relevanta krav som möjligt.
Information om upphandlingen har inhämtats från
upphandlingsansvarig hos Inköp Gävleborg och
från den leverantör som vann upphandlingen.
VILL DU VETA MER?
Kontakta oss så berättar vi mer om funktionsupphandlingar.
Box 45140, SE-104 30 Stockholm
Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm
Telefon: 08-586 21 700
E-post: [email protected]
upphandlingsmyndigheten.se
Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. 2016.
upphandlingen. Detta bidrog både till bättre
utformade krav och skapade förutsättningar för
en mer korrekt utvärdering av inkomna anbud.
Leverantören lyfter vidare upp en väl fungerande
dialog med ansvarig upphandlare, med snabb
återkoppling och enkel kommunikation som en
framgångsfaktor.