1
FARMASIALIITON VERKOSTOTOIMINNAN TALOUSSÄÄNTÖ
Verkosto voi saada käyttöönsä liiton luottokortin toiminnan kulujen hoitamiseksi.
Tarvittaessa voidaan hankkia kaksi korttia esimerkiksi alueverkostolle, jonka
toiminta-alue on suuri. Verkosto nimeää keskuudestaan henkilön/henkilöt,
jonka/joiden nimiin kortti hankitaan ja, jolla/joilla on tilinkäyttöoikeus.
Verkostotoiminnan kulut maksetaan
a. suoraan luottokortilla
b. laskutetaan erillisinä kulukorvauksina liiton toimiston kautta
- hakemus tehdään liiton matka- ja kululaskulla
- alkuperäiset tositteet/kuitit tulee liittää laskun mukaan
- lomake tositteineen lähetetään liiton toimistoon järjestöasiamiehelle
Voi lähettää ilman postimerkkiä osoitteella
Suomen Farmasialiitto
Järjestöasiamies/hallinnollinen sihteeri
Tunnus 5000563
00003 VASTAUSLÄHETYS
c. tarvittaessa palveluntarjoaja voi lähettää laskun suoraan tilitoimistolle joko
sähköisenä laskuna tai paperilaskuna
- laskuun tulee merkitä sen verkoston nimi, kustannuspaikka ja
projektinumero, jonka toimintaan lasku kohdistuu
Verkkolaskutusosoite on:
003702021171
Verkkolaskuoperaattorimme Basware Einvoices Oy:n
välittäjätunnus on
BWEI
Laskutusosoite paperilaskuille on:
Suomen Farmasialiitto SFL ry
Ostolaskut
PL 350
00521 Helsinki
Yksityishenkilöiden laskut, jossa tarvitaan verokorttia, laskutetaan matkalaskulla
ja laskut tositteineen lähetetään toimistolle
2
Ohje verkostotoiminnan luottokorttien hakemisesta, vastaanottamisesta,
käytöstä ja poisluovutuksesta
-
Kortti haetaan nimetylle henkilölle, esim. puheenjohtajalle tai talousvastaavalle
Ei käteisnostoa
Luottokortin turvaraja on 3 000 €
-
ohje kortin käyttöön
o kortti haetaan First Cardin hakulomakkeella, joka palautetaan
järjestöasiamiehelle
o kortti vastaanotetaan omalla allekirjoituksella (tai sähköinen hyväksyntä
sähköpostitse)
o kortti palautetaan kortinhaltijan vaihtuessa liiton toimistolle ja palautus
dokumentoidaan allekirjoituksella
o korttia voi käyttää vain verkostotoiminnasta syntyviin kustannuksiin
o kortin käyttöoikeus on vain nimetyllä henkilöllä, jonka nimelle kortti on
haettu
o jos kortti katoaa, se tulee heti sulkea soittamalla numeroon
(+358 20 333)
o lisäohjeita antaa järjestöasiamies
Laskutus ja seuranta
-
-
-
-
kullekin kortille kertyy oma lasku
kuitit kortilla maksetuista kuluista tulee lähettää kukin kuun 10. päivä
mennessä liiton toimistoon hallinnolliselle sihteerille, joka tekee laskun
asiatarkastuksen, tiliöi ja hyväksyy laskut
laskun eräpäivä on aina kuukauden 17. päivä
Seuranta
www.firstcard.fi –osoitteesta kukin kortin haltija saa raportin korttinsa laskuista
o raportointi kunkin kortin laskuista
 kirjautuminen verkkopalveluun verkkopankkitunnuksilla (mitkä
tahansa henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset, vain Sampo ja
Ålandsbanken eivät toimi, Nordeasta saa maksuttomat tunnukset)
Alueellinen jäsentoiminta ja sen rahoitus
 luottokortilla maksetut laskut kirjataan Excel-taulukkoon, johon
kirjataan myös laskun selite.
 tämä Excel (nimetty First Card_kuukausi_kustannuspaikka_projekti) ja
skannatut (tai kirjekuoressa lähetetyt) kuitit lähetetään
järjestöasiamiehelle sähköpostissa (tai kirjekuoressa)
tilitoimiston raportoinnin katko on kuukauden 15. päivä
o km-korvaukset ja tositeperusteiset korvaukset eivät välttämättä näy
ajantasaisesti raportoinnissa
3
-
TJS:n tukipäätös lähetetään tilitoimistoon, päätökseen näkyviin
kustannuspaikka ja verkoston projektinumero
Tositeperusteinen matka-/kulukorvaus
Johtoryhmän tai verkoston toiminnan osalta ei makseta kokouspalkkioita tai
päivärahoja.
Kulut voivat syntyä
a. matkakuluista johtoryhmän kokouksiin
- järjestöasiamiehelle/hallinnolliselle sihteerille on toimitettava muistio
johtoryhmän kokouksista ja/tai listaus tapahtumien osallistujista, jotta
laskujen aihe voidaan uskottavasti tarkastaa/hyväksyä
b. jäsenten matkakuluista verkoston tapahtumaan/tilaisuuteen
- päätös mahdollisten matkakorvausten maksamisesta ja määrästä on tehtävä
jokaista tapahtumaa/tilaisuutta varten erikseen johtoryhmän kokouksessa
- km-korvaus voi olla enintään alue- ja verkostotoimintaa koskeva kmkorvaus
- järjestöasiamiehelle/hallinnolliselle sihteerille on toimitettava muistio
johtoryhmän kokouksesta, jossa matkakorvausten maksamisesta ja
määrästä on tehty päätös
c. mahdollisesti jäsenten itsensä maksamista hankinnoista tapahtumiin tai
kokouksiin liittyen
- kulut haetaan liiton matka- ja kululaskulla
- alkuperäiset kuitit liitetään laskun liitteeksi
d. Yksityishenkilöiden (esim. kouluttaja) laskut, jossa tarvitaan verokortti
- laskutetaan matka- ja kululaskulla ja lasku tositteineen lähetetään
toimistolle järjestöasiamiehelle
Hallinnollinen sihteeri tarkastaa laskujen aiheellisuuden ja laittaa laskut
toiminnanjohtajan hyväksyttäväksi ja edelleen tilitoimistolle toimitettavaksi.
Tilitoimisto maksaa laskut keskitetysti kerran kuussa, kuukauden puolivälissä.
Osallistumismaksut ja Sponsorirahan vastaanotto
Tilaisuuden kutsuun tiedot:
- suoritus maksetaan Farmasialiiton tilille FI03 1555 3000 1178 54
- viitteeksi verkostokohtainen viitenumero
- selitteeksi oma (=osallistujan) nimi
- eräpäivä niin, että saatte tiedon maksaneista riittävän ajoissa (pari
pankkipäivää menee, ennen kuin maksut näkyvät tilillä ja toimistolle pitää
jättää pari päivää aikaa poimia tiedot)
4
Toimistolle järjestöasiamiehelle ja/tai hallinnolliselle sihteerille kopio kutsusta, josta
näkyy omavastuuosuuden suuruus ja eräpäivä
Eräpäivän jälkeen pyyntö toimistolle (järjestöasiamiehelle ja/tai hallinnolliselle
sihteerille) lähettää lista maksaneista
Vuosibudjetti ja sen seuranta
Kullekin alueverkostolle varattava summa määräytyy alueen maantieteellisen
laajuuden ja alueella asuvien jäsenten määrän mukaan liiton aluetoiminnan
rahanjakomallin mukaisesti. Liiton edustajisto vahvistaa aluetoimintaan varattavan
summan syyskokouksessaan osana liiton vuosibudjettia. Alueellisten alaverkostoiden
budjetti määräytyy AJR:n budjetistaan myöntämän osuuden mukaisesti.
Neuvottelukuntien alaverkostoiden budjetti määräytyy edustajiston vahvistaman
toimintatukibudjetin mukaisesti. Liiton edustajisto vahvistaa toimintaan varattavan
summan syyskokouksessaan osana liiton vuosibudjettia.
Verkosto laatii liiton vuosikellon mukaisina ajankohtina syksyisin vuosibudjetin ja
toimintasuunnitelman seuraavan vuoden toimintaa varten ja keväisin toiminnan
raportoinnin yhteydessä arvion loppuvuoden toimintaan tarvittavista varoista. Budjetti
laaditaan tilikartan mukaiselle verkostotoiminnan budjettipohjalle ja tiedot toimitetaan
liiton toimistolle järjestöasiamiehelle. Toimintasuunnitelma ja -raportti tehdään
sähköiselle lomakkeelle.
Hallinnollinen sihteeri välittää tilitoimiston kuukauden välein toimittaman raportin
toteutuneista verkostotoiminnan kuluista edelleen kullekin verkostolle niiden omien
kulujen osalta.
5