1 FARMASIALIITON VERKOSTOTOIMINNAN TALOUSSÄÄNTÖ Verkosto voi saada käyttöönsä liiton luottokortin toiminnan kulujen hoitamiseksi. Tarvittaessa voidaan hankkia kaksi korttia esimerkiksi alueverkostolle, jonka toiminta-alue on suuri. Verkosto nimeää keskuudestaan henkilön/henkilöt, jonka/joiden nimiin kortti hankitaan ja, jolla/joilla on tilinkäyttöoikeus. Verkostotoiminnan kulut maksetaan a. suoraan luottokortilla b. laskutetaan erillisinä kulukorvauksina liiton toimiston kautta - hakemus tehdään liiton matka- ja kululaskulla - alkuperäiset tositteet/kuitit tulee liittää laskun mukaan - lomake tositteineen lähetetään liiton toimistoon järjestöasiamiehelle Voi lähettää ilman postimerkkiä osoitteella Suomen Farmasialiitto Järjestöasiamies/hallinnollinen sihteeri Tunnus 5000563 00003 VASTAUSLÄHETYS c. tarvittaessa palveluntarjoaja voi lähettää laskun suoraan tilitoimistolle joko sähköisenä laskuna tai paperilaskuna - laskuun tulee merkitä sen verkoston nimi, kustannuspaikka ja projektinumero, jonka toimintaan lasku kohdistuu Verkkolaskutusosoite on: 003702021171 Verkkolaskuoperaattorimme Basware Einvoices Oy:n välittäjätunnus on BWEI Laskutusosoite paperilaskuille on: Suomen Farmasialiitto SFL ry Ostolaskut PL 350 00521 Helsinki Yksityishenkilöiden laskut, jossa tarvitaan verokorttia, laskutetaan matkalaskulla ja laskut tositteineen lähetetään toimistolle 2 Ohje verkostotoiminnan luottokorttien hakemisesta, vastaanottamisesta, käytöstä ja poisluovutuksesta - Kortti haetaan nimetylle henkilölle, esim. puheenjohtajalle tai talousvastaavalle Ei käteisnostoa Luottokortin turvaraja on 3 000 € - ohje kortin käyttöön o kortti haetaan First Cardin hakulomakkeella, joka palautetaan järjestöasiamiehelle o kortti vastaanotetaan omalla allekirjoituksella (tai sähköinen hyväksyntä sähköpostitse) o kortti palautetaan kortinhaltijan vaihtuessa liiton toimistolle ja palautus dokumentoidaan allekirjoituksella o korttia voi käyttää vain verkostotoiminnasta syntyviin kustannuksiin o kortin käyttöoikeus on vain nimetyllä henkilöllä, jonka nimelle kortti on haettu o jos kortti katoaa, se tulee heti sulkea soittamalla numeroon (+358 20 333) o lisäohjeita antaa järjestöasiamies Laskutus ja seuranta - - - - kullekin kortille kertyy oma lasku kuitit kortilla maksetuista kuluista tulee lähettää kukin kuun 10. päivä mennessä liiton toimistoon hallinnolliselle sihteerille, joka tekee laskun asiatarkastuksen, tiliöi ja hyväksyy laskut laskun eräpäivä on aina kuukauden 17. päivä Seuranta www.firstcard.fi –osoitteesta kukin kortin haltija saa raportin korttinsa laskuista o raportointi kunkin kortin laskuista kirjautuminen verkkopalveluun verkkopankkitunnuksilla (mitkä tahansa henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset, vain Sampo ja Ålandsbanken eivät toimi, Nordeasta saa maksuttomat tunnukset) Alueellinen jäsentoiminta ja sen rahoitus luottokortilla maksetut laskut kirjataan Excel-taulukkoon, johon kirjataan myös laskun selite. tämä Excel (nimetty First Card_kuukausi_kustannuspaikka_projekti) ja skannatut (tai kirjekuoressa lähetetyt) kuitit lähetetään järjestöasiamiehelle sähköpostissa (tai kirjekuoressa) tilitoimiston raportoinnin katko on kuukauden 15. päivä o km-korvaukset ja tositeperusteiset korvaukset eivät välttämättä näy ajantasaisesti raportoinnissa 3 - TJS:n tukipäätös lähetetään tilitoimistoon, päätökseen näkyviin kustannuspaikka ja verkoston projektinumero Tositeperusteinen matka-/kulukorvaus Johtoryhmän tai verkoston toiminnan osalta ei makseta kokouspalkkioita tai päivärahoja. Kulut voivat syntyä a. matkakuluista johtoryhmän kokouksiin - järjestöasiamiehelle/hallinnolliselle sihteerille on toimitettava muistio johtoryhmän kokouksista ja/tai listaus tapahtumien osallistujista, jotta laskujen aihe voidaan uskottavasti tarkastaa/hyväksyä b. jäsenten matkakuluista verkoston tapahtumaan/tilaisuuteen - päätös mahdollisten matkakorvausten maksamisesta ja määrästä on tehtävä jokaista tapahtumaa/tilaisuutta varten erikseen johtoryhmän kokouksessa - km-korvaus voi olla enintään alue- ja verkostotoimintaa koskeva kmkorvaus - järjestöasiamiehelle/hallinnolliselle sihteerille on toimitettava muistio johtoryhmän kokouksesta, jossa matkakorvausten maksamisesta ja määrästä on tehty päätös c. mahdollisesti jäsenten itsensä maksamista hankinnoista tapahtumiin tai kokouksiin liittyen - kulut haetaan liiton matka- ja kululaskulla - alkuperäiset kuitit liitetään laskun liitteeksi d. Yksityishenkilöiden (esim. kouluttaja) laskut, jossa tarvitaan verokortti - laskutetaan matka- ja kululaskulla ja lasku tositteineen lähetetään toimistolle järjestöasiamiehelle Hallinnollinen sihteeri tarkastaa laskujen aiheellisuuden ja laittaa laskut toiminnanjohtajan hyväksyttäväksi ja edelleen tilitoimistolle toimitettavaksi. Tilitoimisto maksaa laskut keskitetysti kerran kuussa, kuukauden puolivälissä. Osallistumismaksut ja Sponsorirahan vastaanotto Tilaisuuden kutsuun tiedot: - suoritus maksetaan Farmasialiiton tilille FI03 1555 3000 1178 54 - viitteeksi verkostokohtainen viitenumero - selitteeksi oma (=osallistujan) nimi - eräpäivä niin, että saatte tiedon maksaneista riittävän ajoissa (pari pankkipäivää menee, ennen kuin maksut näkyvät tilillä ja toimistolle pitää jättää pari päivää aikaa poimia tiedot) 4 Toimistolle järjestöasiamiehelle ja/tai hallinnolliselle sihteerille kopio kutsusta, josta näkyy omavastuuosuuden suuruus ja eräpäivä Eräpäivän jälkeen pyyntö toimistolle (järjestöasiamiehelle ja/tai hallinnolliselle sihteerille) lähettää lista maksaneista Vuosibudjetti ja sen seuranta Kullekin alueverkostolle varattava summa määräytyy alueen maantieteellisen laajuuden ja alueella asuvien jäsenten määrän mukaan liiton aluetoiminnan rahanjakomallin mukaisesti. Liiton edustajisto vahvistaa aluetoimintaan varattavan summan syyskokouksessaan osana liiton vuosibudjettia. Alueellisten alaverkostoiden budjetti määräytyy AJR:n budjetistaan myöntämän osuuden mukaisesti. Neuvottelukuntien alaverkostoiden budjetti määräytyy edustajiston vahvistaman toimintatukibudjetin mukaisesti. Liiton edustajisto vahvistaa toimintaan varattavan summan syyskokouksessaan osana liiton vuosibudjettia. Verkosto laatii liiton vuosikellon mukaisina ajankohtina syksyisin vuosibudjetin ja toimintasuunnitelman seuraavan vuoden toimintaa varten ja keväisin toiminnan raportoinnin yhteydessä arvion loppuvuoden toimintaan tarvittavista varoista. Budjetti laaditaan tilikartan mukaiselle verkostotoiminnan budjettipohjalle ja tiedot toimitetaan liiton toimistolle järjestöasiamiehelle. Toimintasuunnitelma ja -raportti tehdään sähköiselle lomakkeelle. Hallinnollinen sihteeri välittää tilitoimiston kuukauden välein toimittaman raportin toteutuneista verkostotoiminnan kuluista edelleen kullekin verkostolle niiden omien kulujen osalta. 5
© Copyright 2024