Laskujen käsittely selaimessa 2014
Laskujen käsittely selaimessa 2014 Kirsi Mäenpää © CGI Group Inc. CONFIDENTIAL Kirjautuminen työpöydältä • Työpöytä - siirtyy Web-työpöydälle, jossa käyttäjä voi vaihtaa esim. käsiteltävää yritystä ja käytettävää selainistunnon kieltä • Valitaan Laskujen kierrätys • Kirjaudu ulos – käyttäjä kirjautuu ulos ohjelmasta ja päättää selainistunnon 2 Kirjautuminen • Anna käyttäjätunnus ja salasana • Kuittaa OK tai Enter • Voidaan käyttää myös ”Vaihtoehtoista tunnusta”, joka voi olla esim. sähköpostiosoite (2014) 3 Käsittelijän tiedot • Vaihdetaan salasana • Annetaan poissaoloaika ja varahenkilö • Tallennetaan tieto 4 Käsittelijän tiedot • Jos käsittelijä on sekä Asiatarkastaja että Hyväksyjä, voidaan antaa varahenkilöt 5 Oikeudet selaimessa Selaimessa on kahdenlaisia rooleja • Käyttäjä voi olla asiatarkastaja • Käyttäjä voi olla hyväksyjä Yleensä hyväksyjällä on myös asiatarkastajan rooli (omat kululaskut). Käyttäjä pääsee tiliöimään laskuja. Käsittelijä pääsee vain hänelle osoitettuihin laskuihin käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella. 6 Käsittelemättömät ostolaskut - välilehdet • Valittavaksi tulevat kaikki käsittelijälle osoitetut käsittelemättömät laskut • Käsitellyt laskut ovat omalla välilehdellä • Tiedoksi saadut laskut ovat omalla välilehdellä (2014) 7 Käsittelemättömät ostolaskut • Lasku - juoksunumero, josta aukeaa uusi ikkuna laskun käsittelyyn. • • • • • Linkki näkyy sinisellä värillä, jos lasku on avattu ko. istunnon aikana. Lasku/rivi(t) odottaa lisätietoa Eräpäivä - Näytetään punaisella värillä, jos lasku on erääntynyt. Alepvm – Käteisalennuspäivämäärä. Näytetään vihreällä värillä, jos vielä voimassa. Toimittajan laskunumero – laskulla oleva numero Vaihe – Asiatarkastus tai hyväksyntä 8 Käsittelemättömät ostolaskut - lajittelu • Otsikko-rivillä olevista painikkeista voidaan vaihtaa laskujen järjestystä esim. eräpäivän mukaan • Lasku valitaan käsittelyyn klikkaamalla laskun numeroa 9 Käsittelemättömät ostolaskut - monivalinta • Laskuja voidaan ottaa käsittelyyn useampia samalla kertaa merkitsemällä laskut -> Avaa valitut laskut (2014) • Kaikki laskut voidaan ottaa käsittelyyn merkkaamalla otsikkorivillä Lasku -> Avaa valitut laskut • Laskun käsittelyssä on tällöin Edellinen ja Seuraava painikkeet 10 Laskun käsittely - laskun kuva • • • Laskun kuvan näkymistä voidaan säädellä palkkiviivasta Nuoli ylös – piilottaa laskun kuvan näkyvistä, uudelleen painettaessa piiloitettu osa palautuu näkyviin Nuoli alas – piilottaa laskun tiedot näkyvistä, uudelleen painettaessa piiloitettu osa palautuu 11 Laskun käsittely – ikkunan toimintopainikkeet • Muistilappu – käytettävissä sekä clientin että selaimen puolella • Liitteet – voidaan lisätä sekä clientin että selaimen puolella. Painikkeessa näkyy liitteiden kappalemäärä • Historia – käsiteltävän laskun tiedot • Lähetä tiedoksi – voidaan lähettää yhdelle tai useammalle käsittelijälle tiedoksi (2014) • Paluu – palataan laskuvalintaan 12 Laskun käsittely – ikkunan toimintopainikkeet • Kuittaa – hyväksytään lopuksi asiatarkastus tai hyväksyminen • Kuittaa kaikki – käytetään, jos asiatarkastaja ja hyväksyjä on sama henkilö • Hylkää – lasku palautuu reskontraan. Esim. laskun summa väärin. Vaatii aina perustelut. • Odota – laskusta ei lähde sähköposti-ilmoituksia. Esim. odottaa lisäselvityksiä. Vaatii aina perustelut. • Siirrä – lasku voidaan siirtää saman kiertovaiheen käsittelijöille. Vaatii aina perustelut. 13 Laskurivien tiliöinti - työkalurivi • • • • • • • • Muokkaa riviä – muokkaa valittua riviä Uusi rivi - lisää uuden rivin Poista rivi – poistaa valitut rivit Etsi rivejä – siirtyy erilliseen Haku-toimintoon Virkistä taulukko – päivittää sivun ajan tasalle Valitse sarakkeet – muokkaa ulkoasua käyttäjäkohtaisesti Tallenna ulkoasu – tallentaa muokatun ulkoasun Sivujen määrä näkyvissä per lasku 10/20/30 14 Laskurivien tiliöinti – muokkaa riviä • • Laskurivin tiliöinti tehdään Muokkaa riviä –painikkeen takaa aukeavassa Muokkaa riviä –ikkunassa. Tiliöintirivejä lisätään Lisää rivejä –painikkeen takaa 15 Laskurivien tiliöinti – kopioi rivi • Tiliöity rivi voidaan kopioida pohjaksi seuraavalle tiliöinnille • Merkataan tiliöity rivi ja painetaan sen jälkeen Lisää rivi –painiketta • Tiliöinti kopioituu ilman kustannuspaikkaa 16 Laskurivin tiliöinti • Tiliöintinäkymässä näkyvillä Tilin, ALV-tunnuksen, ALVtilin ja Ostovelkatilin nimet (2014) • Työmaanumero ja Työmaaavain lisättävissä tiliöintiin (maksullinen alisovellus 2014) • • Tarvittavat tiliöinnit syötetään tai haetaan kehotteelta kenttiin tallentaa tiliöinnin. siirtyy takaisin Laskun käsittely –ikkunaan ilman muutoksia. 17 Laskurivin tiliöinti • Kehotteen takaa avautuvalla Tunnisteet -ikkunalta voi hakea tietoa syöttämällä tieto/tiedon osa Alkukohta kenttään ja valitsemalla • Tunnisteissa olevat etunollat on syötettävä • Voidaan myös käyttää painikkeita Edellinen/Seuraava • Palataan ilman muutoksia valitsemalla 18 Rivin/rivien kuittaus - allekirjoitus • Merkataan kuitattava rivi tai rivit • Painetaan Kuittaa -painiketta • Kuittaa kaikki - kuittaa käsittelijän kaikki käsiteltävään laskuun liittyvät käsittelyvaiheet (asiatarkastus, hyväksyntä) 19 Muistilappu • Muistilappuun voidaan lisätä tietoa clientin ja selaimen puolella • Laskuun tallennettu muistilappu tulee automaattisesti esiin, kun mennään käsittelemään laskun tietoja 20 Liitteet Sallitut tiedostotyypit • Laskulle voidaan lisätä ja poistaa liitteitä sekä clientin että selaimen puolella. • Liitteen lisääminen aloitetaan Browse- painikkeella. • Tallenna –toiminto tallentaa liitteen ostoreskontran ohjauksissa määriteltyyn Liite –hakemistoon • Poista painike poistaa liitteen. 21 Luottamukselliset liitteet • Liite voidaan määritellä luottamukselliseksi • Liitteitä pääsee käsittelemään clientissä, selaimessa ja arkistossa vain • käsittelijät, joilla on Kaikkien liitteiden katseluoikeus Käsittelijät, joilla ei ole oikeutta liitteisiin, näkyy rivin lopussa lukon kuva. 22 Historia • Näytetään laskun käsittelyyn liittyvät tiedot riveittäin\vaiheittain • Etsi -toiminnolla voidaan rajata hakuja • Virkistä -toiminto palauttaa alkuperäisen historiasivun 23 Käsitellyt laskut • Päivämääräkentissä on käytössä kalenteri • Käsitellyt laskut välilehdeltä päästään katsomaan käsittelijän vanhoja laskuja • Laskuja voidaan hakea monen eri rajaustekijän mukaan • Lasku = Juoksunumero ostoreskontrassa • Hae laskut – painike tekee poiminnan 24 Tietojen haku • Windowsin hakutoiminto Ctrl + F toimii selainkierrätyksen kaikissa ikkunoissa 25 Tiedoksi saadut laskut • Näytetään laskut, jotka käyttäjä on saanut tiedoksi. • Laskutiedot ovat suojattuja, joten käyttäjä ei pysty käsittelemään laskuja. • Laskut näkyvät myös selaimen Historia-näytöllä 26
© Copyright 2024