1. Johdanto
Näissä tietosuojaperiaatteissa selitetään, miten Euroopan komissio takaa henkilötietojen suojan
kuullessaan kansalaisia ja sidosryhmiä päätöksenteko- ja lainsäädäntöprosessissa.
Periaatteissa kerrotaan

miten tietoja kerätään

miten kaikkia annettuja henkilötietoja suojataan

miten tietoja käytetään

millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen (esim. oikeus saada nähdä ne, oikaista
niitä ja suojata ne).
2. Soveltamisala
Näitä periaatteita sovelletaan niihin erilaisiin kuulemis- ja palautemekanismeihin, joita komissio
tarjoaa kansalaisille ja sidosryhmille, jotta nämä voivat ilmaista mielipiteensä EU:n lainsäädännöstä ja
politiikoista päätöksentekoprosessin eri vaiheissa. Mekanismeihin voi tutustua komission Europaverkkosivustolla ("Vaikuta EU-lainsäädäntöön" / "Lainsäädännön valmisteluun osallistuminen").
3. Miksi henkilötietoja käsitellään?
Erilaisten kuulemis- ja palautemekanismien tarkoituksena on saada kansalaisilta ja sidosryhmiltä
näkemyksiä ja lausuntoja, joita voidaan hyödyntää EU:n päätöksenteko- ja lainsäädäntöprosessissa.
Komissio on sitoutunut noudattamaan avoimuuden periaatetta, ja siksi saatu palaute julkaistaan
komission Europa-verkkosivustolla.
4. Mitä tietoja kerätään ja käsitellään?
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, joita tarvitaan tiettyyn kuulemiseen osallistumiseksi tai
palautteen antamiseksi. Tietoja ovat muun muassa etunimi, sukunimi, ammatti, asuinmaa ja
sähköpostiosoite. Komission on käsiteltävä kuulemis- ja palautemekanismien järjestämiseen liittyviä
henkilötietoja voidakseen hoitaa asianmukaisesti perussopimuksissa ja erityisesti Euroopan unionista
tehdyn sopimuksen (SEU-sopimus) 5 ja 13 artiklassa ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn
sopimuksen (SEUT-sopimus) 244–250 artiklassa sille uskotut tehtävät SEU-sopimuksen 1 ja
11 artiklan mukaisesti.
5. Miten henkilötietoja suojataan?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat tiedot (esimerkiksi sähköpostiviestit, asiakirjat ja verkkoon
ladatut tiedot) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Niitä
käsitellään henkilöstöhallinnon ja turvallisuuden pääosaston turvallisuusosaston vahvistamien,
tämänkaltaisia palvelimia ja palveluja koskevien Euroopan komission turvallisuussääntöjen
mukaisesti.
Vastaaja voi nimenomaisesti pyytää, ettei hänen henkilötietojaan julkisteta.
Tässä yhteydessä sovelletaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa
henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annettua asetusta (EY)
N:o 45/2001.
6. Miten tietojasi käsitellään, ja kenelle niitä luovutetaan?
Jos et valitse vastauksesi julkaisemista nimettömänä, nimesi ja asuinmaasi sekä tapauksesta riippuen
organisaatio tai yritys, jonka puolesta vastaat, julkaistaan komission Europa-verkkosivustolla yhdessä
vastauksesi kanssa.
Pääsy tietokannassa oleviin henkilötietoihin voidaan antaa valtuutetuille työntekijöille
tiedonsaantitarpeen perusteella. Työntekijöitä sitovat luottamuksellisuutta koskevat säännöt ja
lisämääräykset.
"Kevennä sääntelytaakkaa – ota kantaa" -palautelomakkeessa annetut vastaukset ja henkilötiedot
voidaan toimittaa REFIT-foorumin jäsenille. Foorumin tarkoituksena on käydä EU-maiden ja
sidosryhmien kanssa jatkuvaa vuoropuhelua EU:n lainsäädännön parantamisesta. Se on osa
sääntelyn toimivuutta ja tuloksellisuutta koskevaa komission ohjelmaa.
7. Mitä tapahtuu, jos vastaustasi (henkilötiedot mukaan luettuna) vaaditaan yleisön
tutustuttavaksi asetuksen N:o 1049/2001 nojalla?
Vastaukseen ja siihen liittyviin henkilötietoihin voi kohdistua Euroopan parlamentin, neuvoston ja
komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001
nojalla esitetty asiakirjaan tutustumista koskeva pyyntö. Tällaiset pyynnöt analysoidaan
tapauskohtaisesti sen arvioimiseksi, sovelletaanko asiassa asetuksen 4 artiklassa määriteltyjä
poikkeuksia. Arvioinnissa otetaan huomioon vastaajan oikeutettu etu ja perustelut salassapidolle. Jos
ei-julkistetun vastauksen tai sen osien julkistaminen vahingoittaisi jonkin asetuksessa N:o 1049/2001
mainitun edun, kuten luonnollisen tai oikeushenkilön taloudellisten etujen, suojaa, toimielimet
kieltävät tutustumisen vastaukseen (tai sen olennaisiin osiin).
Näitä säännöksiä sovelletaan kaikkiin annettuihin vastauksiin ja henkilötietoihin, myös niihin, joiden
kohdalla vastaaja on pyytänyt nimetöntä julkaisua.
8. Miten tietoja voi tarkastaa, muuttaa tai poistaa?
Asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaan sinulla on oikeus tutustua henkilötietoihisi sekä pyytää
oikaisemaan ja/tai suojaamaan ne, jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia. Voit ottaa yhteyttä
komissioon rekisterinpitäjän kautta tai riitatilanteessa tietosuojavastaavaan ja tarvittaessa Euroopan
tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 10.
9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään tietokannassa, kunnes tulokset on analysoitu kokonaan. Vastaukset
anonymisoidaan hyödyntämisen jälkeen ja viimeistään viiden vuoden kuluttua sen kuulemis- tai
palautemekanismin päätyttyä, jonka yhteydessä ne annettiin.
10. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: [email protected]
Komission tietosuojavastaava: [email protected]
Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS): [email protected]