Prosess ved anskaffelser hos BFK Innkjøp
BFK INNKJØP Prosess ved anskaffelser hos BFK Innkjøp Bestillingsskjema for innkjøp over 100.000 NOK finnes på hjemmesidene til BFK Innkjøp (http://www.bfk.no/Tjenesteomrade/BFK-Innkjop/) Fase 1 Når BFK Innkjøp har mottatt ditt bestillingsskjema, vil oppdraget bli tildelt en innkjøper. Ved stor pågang kan det være noe ventetid. Dersom dere ønsker rask levering av varen eller tjenesten, er det viktig å melde behov til BFK Innkjøp i god tid før ønsket leveranse. Fase 2 Etter at BFK Innkjøp har mottatt ditt spesifiserte behov, vil innkjøperen utarbeide et utkast til konkurransegrunnlag. Du vil bli kontaktet for ytterligere informasjon, f eks vedlegg, tegninger, behovsbeskrivelser, fotografier etc. Behovshaver har ansvaret for at behovet er riktig angitt. BFK Innkjøp har ansvaret for at lover og regler følges og at innkjøpsfaget blir ivaretatt. Konkurransen blir ikke sendt ut i markedet før behovshaver har godkjent den. Fase 3 Avhengig av anskaffelsens anslåtte verdi blir konkurransen enten kunngjort på Doffin eller sendt direkte til et utvalg leverandører. Gjelder det minikonkurranse på rammeavtale, skal samtlige rammeavtaleleverandører kontaktes samtidig. Fase 4 Leverandørene får en rimelig frist til å levere tilbud. Skulle det komme spørsmål fra leverandørene underveis, vil du bli kontaktet. Det er viktig at du er tilgjengelig for spørsmål om spesifikasjonen/leveransen. Gi gjerne beskjed om hvordan vi lettest kan kontakte deg. Du skal ikke svare på spørsmål om en pågående konkurranse selv. Send spørsmålet videre til BFK Innkjøp slik at alle tilbydere blir behandlet likt. Gi også beskjed snarest mulig hvis du oppdager nye momenter som må tas hensyn til, slik at vi kan varsle leverandører i god tid før tilbudsfrist, og eventuelt gi en tilleggsfrist. Når fristen for å levere tilbud har gått ut, vil innkjøperen gå igjennom tilbudene som har kommet inn. Tilbud som ikke tilfredsstiller absolutte krav blir avvist. Det samme gjelder tilbud som kommer inn for sent. Gjenværende kvalifiserte tilbud blir sammenlignet og vurdert sammen med deg. Behovshaver har hovedansvaret for evalueringen av de kvalitative sidene ved tilbudet. Etter en Side 1 av 2 totalvurdering av tilbudene blir beste tilbud valgt. Innkjøper sender brev om tildelingen til samtlige tilbydere samtidig. De andre tilbyderne får en kort frist til å klage på avgjørelsen. Fase 5 Til slutt sørger innkjøperen for at kontrakt og anskaffelsesprotokoll blir underskrevet og arkivert i ePhorte. Det er behovshaver som signerer på kontrakten, og som har ansvaret for kontraktsoppfølgingen, herunder leveransekontroll. BFK Innkjøp kan imidlertid gi råd og veiledning ved eventuelle avvik og mangler ved leveransen. Side 2 av 2
© Copyright 2024