BFK INNKJØP
Prosess ved anskaffelser hos BFK Innkjøp
Bestillingsskjema for innkjøp over 100.000 NOK finnes på hjemmesidene til BFK Innkjøp
(http://www.bfk.no/Tjenesteomrade/BFK-Innkjop/)
Fase 1
Når BFK Innkjøp har mottatt ditt bestillingsskjema, vil oppdraget bli tildelt en innkjøper. Ved stor
pågang kan det være noe ventetid. Dersom dere ønsker rask levering av varen eller tjenesten, er
det viktig å melde behov til BFK Innkjøp i god tid før ønsket leveranse.
Fase 2
Etter at BFK Innkjøp har mottatt ditt spesifiserte behov, vil innkjøperen utarbeide et utkast til
konkurransegrunnlag. Du vil bli kontaktet for ytterligere informasjon, f eks vedlegg, tegninger,
behovsbeskrivelser, fotografier etc. Behovshaver har ansvaret for at behovet er riktig angitt. BFK
Innkjøp har ansvaret for at lover og regler følges og at innkjøpsfaget blir ivaretatt. Konkurransen
blir ikke sendt ut i markedet før behovshaver har godkjent den.
Fase 3
Avhengig av anskaffelsens anslåtte verdi blir konkurransen enten kunngjort på Doffin eller sendt
direkte til et utvalg leverandører. Gjelder det minikonkurranse på rammeavtale, skal samtlige
rammeavtaleleverandører kontaktes samtidig.
Fase 4
Leverandørene får en rimelig frist til å levere tilbud. Skulle det komme spørsmål fra leverandørene
underveis, vil du bli kontaktet. Det er viktig at du er tilgjengelig for spørsmål om
spesifikasjonen/leveransen. Gi gjerne beskjed om hvordan vi lettest kan kontakte deg. Du skal
ikke svare på spørsmål om en pågående konkurranse selv. Send spørsmålet videre til BFK Innkjøp
slik at alle tilbydere blir behandlet likt. Gi også beskjed snarest mulig hvis du oppdager nye
momenter som må tas hensyn til, slik at vi kan varsle leverandører i god tid før tilbudsfrist, og
eventuelt gi en tilleggsfrist.
Når fristen for å levere tilbud har gått ut, vil innkjøperen gå igjennom tilbudene som har kommet
inn. Tilbud som ikke tilfredsstiller absolutte krav blir avvist. Det samme gjelder tilbud som kommer
inn for sent. Gjenværende kvalifiserte tilbud blir sammenlignet og vurdert sammen med deg.
Behovshaver har hovedansvaret for evalueringen av de kvalitative sidene ved tilbudet. Etter en
Side 1 av 2
totalvurdering av tilbudene blir beste tilbud valgt. Innkjøper sender brev om tildelingen til
samtlige tilbydere samtidig. De andre tilbyderne får en kort frist til å klage på avgjørelsen.
Fase 5
Til slutt sørger innkjøperen for at kontrakt og anskaffelsesprotokoll blir underskrevet og arkivert i
ePhorte. Det er behovshaver som signerer på kontrakten, og som har ansvaret for
kontraktsoppfølgingen, herunder leveransekontroll. BFK Innkjøp kan imidlertid gi råd og
veiledning ved eventuelle avvik og mangler ved leveransen.
Side 2 av 2