1. No category

Ansøgning til Økonomi- og Indenrigsministeriet vedr. partnerskab
om regelforenkling på det administrative område - fra Odense
Kommune
1. Kommunenavn og kontaktperson inkl. telefonnr. og e-mail.
Kommunenavn: Odense Kommune
Kontaktperson: Stabschef for Økonomi & Effekt i Borgmesterforvaltningen Sarah
Gaarde
Telefonnr.: 6551 1113
E- mail: [email protected]
2. Beskriv kommunens motivation for at deltage i partnerskabet.
Det er er et rammevilkår, at der skal effektiviseres – ikke bare for Odense, men for
hele den offentlige sektor, hvilket ikke forventes at ændre sig de kommende år.
Senest er der fra 2018 og frem indlagt et effektiviserings- og
moderniseringsprogram, som årligt skal omprioritere midler i den offentlige sektor.
Odense Kommune ønsker ligesom alle andre kommune at yde så god service som
muligt for virksomheder og borgere på alle velfærdsområder og kun have et
”passende niveau” for administration, som professionelt understøtter og
fremtidssikrer velfærdsområderne i kommunen.
Der har i de senest år været stort fokus både politisk og administrativt på de
administrative udgifter i Odense Kommune. Det skyldes, at Odense trods arbejde
med at reducere de administrative udgifter, fortsat synes at have et højt
udgiftsniveau på det administrative område i forhold til andre sammenlignelige
kommuner.
Borgmesterforvaltningen
Økonomi & Effekt BMF
Budget & Finans
Flakhaven 2
5000 Odense C
www.odense.dk
Tlf. +4565511150
DATO
21. februar 2017
REF.
TSL
JOURNAL NR.
00.30.00-S00-8-17
De tilgange, som Odense Kommune indtil videre har arbejdet med for at nedbringe
de administrative udgifter er dels en konteringsmæssig tilgang, hvor konteringen på
det administrative område er gennemgået, og dels en benchmark-tilgang, hvor
Odense har sammenlignet udgifterne på det administrative område med de øvrige
6-bykommuner og hele landet med henblik på konkrete effektiviseringer på det
administrative område.
Til at understøtte dette arbejde har vi i Odense Kommune udfærdiget et
”Ekstraordinært indblik – Administration” – et overblik over de administrative
funktioner på hovedkonto 6 i Odense Kommune, som er vedlagt som bilag til
ansøgningen. Publikationen skal gerne være med til at øge gennemsigtigheden på
en stor del af de administrative udgifter, selv om der selvfølgelig også konteres
administrative udgifter på andre hovedkonti.
Økonomi- og Indenrigsministeriet tilbud er derfor en kærkommen lejlighed til at
dykke ned i området med friske øjne, hvor der tages udgangspunkt i de
administrative og processuelle byrder, som er resultat af kommunes egne
beslutninger og organisering af opgaveløsningen. En ny velfærdsdagsorden
handler om, at bringe kommunen videre til at kunne understøtte morgendagens
kommunale udfordringer. Kendetegnende for udfordringerne er, at kommunen ikke
blot arbejder på at finde billigere måder at drive kerneopgaverne på - vi har også en
ambition om at udvikle bedre og mere bæredygtig velfærd.
3. Beskriv de udfordringer, som kommunen ønsker fokus på i analysen, og
det forventede potentiale for administrative lettelser.
Odense Kommune ønsker at udfordre og udforske følgende i en kommenende
analyse.
Ansøgning vedr. partnerskab om regelforenkling på det administrative område for Odense Kommune
1/3
I KORAs analyse ”Kommunernes administrative ressourceforbrug” fremgår det, at
Odense Kommune har et højere administrativt ressource niveau end behovet
tilsiger.
Odense ønsker at udfolde og omsætte analyses metode (kombination af en
regnskabsbaseret tilgang og en personalebaseret tilgang), ved at gå et spadestik
dybere og anvende metoden ind en lavere organisatorisk kontekst.
Herunder udarbejde en kortlægning og beskrivelse ud fra en tilgang, hvor de
administrative enheder nedbrydes i blokke og nulbaser jf. nedenstående figur.
Kategorisering i funktionsblokke på et passende organisationsniveau samt samlet
for hele kommunen kunne eksempelvis være opdelt på: HR, økonomi,
sekretariatsbetjening, jura, kommunikation mv.
Kategoriseringen skal fordeles på 2 spor:
• Økonomispor: Specifikation af økonomien på funktionsblokke på
organisationsniveau.
• Personalespor: Specifikation af personalegrupper på antal og årsværk på
organisationsniveau.
Denne kortlægning giver et overblik over kommunens organisering af de primære
administrative funktioner. Viden herom skal knyttes til ressourcebehovet i forhold til
den enkelte administrative funktion med henblik på at kunne identificere potentialer.
Samtidig vil analysen skulle afdække smidigere administrative arbejdsgange inden
for de enkelte funktioner og på tværs heraf, hvilket gerne skal føre til regelforenkling
og afbureaukratisering på det administrative område.
Det forventede potentiale for administrative lettelser
Odense Kommunes ønske at have ”et passende niveau” for administration, som
professionelt understøtter og fremtidssikrer velfærdsområderne i kommunen.
Analysen her skal gerne bringe mere klarhed over hvad ”et passende niveau” er.
Umiddelbar ønsker Odense at kunne bringe de administrative udgifter ned på
niveau med landsplan eller gennemsnittet af 6-bykommunerne.
Denne tankegang med at nedbryde de administrative funktioner set i forhold
ressourcebehovet kan perspektiveres til alle øvrige kommuner.
2/3
4. Beskriv, hvordan kommunen i dag arbejder med regelforenkling og
afbureaukratisering.
Odense har gennem længere tid haft fokus på regelforenkling og
afbureaukratisering. Nedenfor er beskrevet 4 større måder, hvorpå der pt. arbejdes
med regelforenkling og afbureaukratisering i Odense Kommune.
Effektstyring – Odense Kommune lægger i den politiske styring og prioritering stor
vægt på de effekter, som kommunens aktivitet og indsatser har for borgere og
virksomheder. Byrådet har sat otte ambitiøse Odensemål, som er plejemærker for
kommunes arbejde. Økonomiudvalget og de fire fagudvalg har vedtaget en række
supplerende effektmål og indsatser indenfor eget ressort, der alle knytter sig til an til
de otte Odensemål. Fokus er, at indsatser har de tilsigtede effekter, for dem, vi er til
for – og hvis det ikke er tilfælde, skal vi stoppe indsatserne, og prioritere midler hen,
hvor det har større og ønskede effekter.
Frikommuneforsøg - Odense Kommune har som en ud af ni kommuner haft status
som frikommune i perioden 2014-2017, hvor Odense på en række områder har
været fritaget fra statslige krav og regler – herunder proces- og
dokumentationskrav. Odense har i forbindelse med den nye runde af
frikommuneforsøg igen budt ind på en række områder.
Systemtænkning i praksis – Odense Kommune har i en årrække med arbejdet
med ”Vanguard-metoden” – ud fra og ind perspektiv - på en række områder bl.a. på
pladsanvisningsområdet og byggesagsområdet. Her tages der udgangspunkt i
borgerens behov og arbejdsgangen tilrettes herefter.
Dette har konkret betydet, at ledelsen sammen med medarbejderne i
pladsanvisningen har fundet frem til de konkrete forhold i systemet (regler,
arbejdsprocedurer, funktionsopdeling, budgetfokus), som gør det svært at gøre det
rigtige for borgerne, og fjernet de led, som ikke giver værdi. Det har resulteret i en
mere enkel arbejdsgang samt at medarbejderne møder borgerne på en markant
anderledes måde.
Sammenhængende borgerforløb – Odense Kommune ønsker at styrke
koordineringen af indsatsen til borgere med komplekse forløb på tværs af de store
velfærdsområder. Målet er at levere indsatser, der er målrettede, koordinerede og
tidsafgrænsede og med høj inddragelse af borgeren. Odense Kommune har derfor i
det seneste år arbejdet systematisk med området.
5. Beskriv, hvordan der sikres politisk og ledelsesmæssig opbakning til
projektet i kommunen.
Økonomiudvalget har den 28/2 2017 behandlet og godkendt denne ansøgning til
Økonomi- og Indenrigsministeriet, og vil løbende blive orienteret om fremdrift.
Derudover har Direktørgruppen, som er det øverste administrative niveau i
kommunen godkendt ansøgningen. Hvorved der både er sikret politisk og
ledelsesmæssig opbakning til ansøgningen.
6. Beskriv, hvordan kommunen forventer at arbejde med opfølgning på
analysens resultater.
Analysens resultater vil blive præsenteret for Økonomiudvalget og Direktørgruppen.
Forventningen er, at analysen vil kunne pege på nogle undringsbilleder samt
områder, hvor der kan frigives ressourcer til bedre udnyttelse af den administrative
understøttelse af velfærdsområderne – og ikke mindst indgå i de videre politiske
drøftelser og i bedste fald afstedkomme en omprioritering fra de administrative
områder til gavn for velfærdsområderne.
3/3