1. No category

Scienze della comunicazione
Le determinanti della complessità
del problema di coordinamento
Differenziazione
Interdipendenza
Corso di
Organizzazione aziendale
Esigenze di
integrazione
dott.ssa Francesca Chiara
I meccanismi di coordinamento
Conflitto
di interessi
Corso di Organizzazione aziendale
Differenziazione
Misura la “distanza” tra attività in termini di:
• differenze tecniche (strumenti e conoscenze
richiesti dalle attività)
• differenti orientamenti personali
(atteggiamenti e stili cognitivi richiesti dalle
attività)
• differenti oggetti di attività
Corso di Organizzazione aziendale
Incertezza
Corso di Organizzazione aziendale
Tipi o forme interdipendenza/1
transazionale
relazioni di scambio (trasferimento di beni o servizi
attraverso un’interfaccia tecnologicamente separabile)
associativa
relazioni di condivisione (unione di sforzi,
allineamento di comportamenti, azione comune)
Corso di Organizzazione aziendale
Tipi o forme interdipendenza/2
Interdipendenza generica
L’interdipendenza generica lega due attività che, sebbene
abbiano un fine ultimo comune, non sono legate da flussi
diretti di materiali o informazioni
‰ Generica
‰ Sequenziale
‰ Reciproca
l’insuccesso
di una parte
può minacciare il tutto
e quindi le
altre parti
Corso di Organizzazione aziendale
L’interdipendenza sequenziale lega due attività quando
l’output di una di esse contribuisce al flusso di input
dell’altra
Corso di Organizzazione aziendale
A
B
C
D
Corso di Organizzazione aziendale
Interdipendenza sequenziale
A
RISORSE
ogni parte
fornisce un
contributo
indipendente
al tutto ed è
supportata
dal tutto
B
Interdipendenza sequenziale
bidirezionale
In questo caso i flussi di input e di output sono
incrociati
A
Corso di Organizzazione aziendale
B
Interdipendenza reciproca
Interdipendenza e coordinamento
L’attività di uno influenza direttamente quella dei tutti gli
altri e devono lavorare simultaneamente
Implica co-azione con aggiustamento reciproco e
simultaneo
INTERDIPENDENZA
COORDINAMENTO
generica
standardizzazione
sequenziale
programmi
reciproca
mutuo
aggiustamento
A
B
Î
D
additività
C
+
Corso di Organizzazione aziendale
Conflitto di interessi
difficoltà
+
costo
Corso di Organizzazione aziendale
Incertezza e complessità informativa
• Chiarezza delle preferenze degli attori o obiettivi
degli attori
Presenza di obiettivi diversi e non convergenti tra
soggetti che posseggono risorse diverse e
svolgono diverse attività
Ad esempio:
qualità vs tempi
flessibilità vs efficienza
Corso di Organizzazione aziendale
• Prevedibilità degli eventi (tipo e variabilità)
• Intensità di ricerca delle azioni
• Assegnabilità di probabilità agli eventi
• Valutabilità delle prestazioni
• Numero delle informazioni
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
La tipologia
COORDINAMENTO
ATTRAVERSO IL
FEEDBACK:
COORDINAMENTO
ATTRAVERSO LA
STANDARDIZZAZIONE
• gerarchia
• meccanismi di
coordinamento laterale
• standardizzazione
• cultura
Corso di Organizzazione aziendale
Definizione di autorità
Fra due attori si instaura una relazione di
autorità quando una delle parti esercita il
diritto di influenzare i comportamenti della
controparte, la quale cede alcuni dei propri
diritti di decisione e controllo
Corso di Organizzazione aziendale
Gerarchia
• Si tratta della supervisione diretta, una forma di
coordinamento “a vista”, che si sostanzia in
ordini, direttive e controlli che orientano
direttamente il comportamento degli attori
organizzativi
• Si basa sull’autorità
(accettazione ed esecuzione di ordini subordinata
alla sospensione delle facoltà critiche individuali)
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
I meccanismi di coordinamento
laterale
• evitano o riducono i processi di
comunicazione verticali, attivando
processi di comunicazione e
decisione congiunta
• migliorano la profondità
dell’organizzazione
• realizzano decentramento
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
I meccanismi laterali
I criteri di distinzione
I meccanismi volontari
relazioni volontarie fra le persone
contatti diretti
• grado di stabilità: permanenti - temporanei
• grado di continuità: continui - discontinui
• composizione: individuali - collettivi
• grado di formalizzazione: basso - alto
reti informali
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
I meccanismi volontari
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
I ruoli di collegamento
z Le caratteristiche
¾
¾
le reti informali possono essere rilevate
le reti informali sono modificabili
z I facilitatori
(2)
¾rotazione fra unità organizzative
¾sistemi di valutazione e ricompensa
¾strutture “a specchio”
¾vicinanza fisica
¾comunità di pratiche
Corso di Organizzazione aziendale
PRODUZIONE
ENGINEERING
(1)
RUOLI DI CONFINE
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
Le riunioni
Le riunioni
I vantaggi e gli svantaggi
• programmate - non programmate
• formalità alta - bassa
• composizione: predeterminata - ad hoc
• gerarchiche - di coordinamento (informativedecisionali)
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
Le task forces
• temporaneità
• focalizzazione su un problema specifico,
importante e complesso
• composizione con appartenenti alle diverse
unità organizzative (task force di prodotto o
funzionale)
• continuità
Corso di Organizzazione aziendale
& Scambio di messaggi non verbali
& Comprensione reciproca
& Sviluppo rapporti di conoscenza
& Analisi degli aspetti qualitativi dei problemi
' Costo
' Conflitti
' Utilizzo eccessivo e rituale
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
Le task forces: le condizioni di efficacia
• composizione del gruppo
• funzionamento del gruppo
• collegamento con l’organizzazione
“normale”
• il task
• la cultura
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
Le task forces: le condizioni di efficacia
la composizione del gruppo
caratteristiche organizzative (autorità e responsabilità)
caratteristiche personali (informazioni, competenza e
capacità)
il funzionamento del gruppo
tipo di autorità e di influenza (competenza, informazioni)
modalità di soluzione dei conflitti (confronto)
I meccanismi laterali
Le task forces: le condizioni di efficacia
il collegamento con l’organizzazione
“normale”
informazioni
sistema premiante
il task
(obiettivi, scadenza, risorse, autonomia,
conflitto di interessi)
la cultura
(importanza percepita o attribuita)
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento di gruppo
Le task forces: vantaggi e svantaggi
& capacità di elaborare informazioni
& utilizzo di una gamma di prospettive più ampie
& riducono i tempi di risposta (comprensione,
accettazione, impegno)
& favoriscono l’apprendimento
& soddisfacimento di importanti bisogni psicologici
Corso di Organizzazione aziendale
I metodi per la risoluzione dei
conflitti
+
Assertivo
IMPOSIZIONE
COMPROMESSO
Orientamento a
i
soddisfare i propri
obiettivi
RINUNCIA
' costo
' tempo
' bisogni delle persone
Non assertivo
-
Fonte: Thomas 1976, 900
Corso di Organizzazione aziendale
Corso di Organizzazione aziendale
CONFRONTO
-
ACCOMODAMENTO
+
Non cooperativo
Cooperativo
Orientamento a soddisfare
gli obiettivi degli altri
I meccanismi di coordinamento di gruppo
I meccanismi di coordinamento di gruppo
Il fallimento del gruppo (1)
I ruoli
Il processo
Le tensioni di ruolo
• Formulazione
aspettative
• Ruolo trasmesso
• Ruolo ricevuto
• Comportamento di ruolo
•
•
•
•
Ambiguità
Distorsioni
Incongruenze
Conflitti
Corso di Organizzazione aziendale
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento di gruppo
I meccanismi laterali
Il fallimento del gruppo (2)
I teams
efficacia
(qualità delle
soluzioni)
groupthink
+
+
+
Corso di Organizzazione aziendale
• conformismo
• groupthink
• polarizzazione
• social loafing e diffusione delle responsabilità
Eterogenità del gruppo
Importanza degli obiettivi
Pressioni (tempo; esterna)
Conflitto fra gruppi
impasse
informativo
+
-
Sono task force permanenti che in genere
operano con discontinuità per rispondere a
esigenze di coordinamento che si presentano
in modo ricorrente
comitati
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi laterali
Gli organi di integrazione
I meccanismi laterali
Gli organi di integrazione
realizzano il coordinamento di attività
assegnate alle diverse unità organizzative,
senza disporre di autorità gerarchica
• organi continui
• temporanei o permanenti
• individuali o collegiali
• possono combinarsi con il gruppo
Corso di Organizzazione aziendale
Corso di Organizzazione aziendale
Gli organi di integrazione
Gli organi di integrazione
I principali esempi
Le condizioni di efficacia
• product o brand manager
• category manager
• market manager
• key account manager
• project manager
• process owner
Corso di Organizzazione aziendale
• orientamento intermedio o bilanciato
• influenza significativa basata su
competenze (manageriali), personalità
(competenze sociali) , accesso e controllo
delle informazioni
• risoluzione dei conflitti con il metodo del
confronto
• valutazione e ricompensa su basi
globali
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
I meccanismi di coordinamento
La standardizzazione
La standardizz dei processi di lavoro
il coordinamento viene incorporato nel
programma; viene raggiunto sul “tavolo di
disegno”; opera a preventivo
si riduce la variabilità
¾
¾
¾
¾
standardizzazione dei processi di lavoro
standardizzazione degli output
standardizzazione delle capacità e delle
conoscenze
standardizzazione delle norme culturali
Corso di Organizzazione aziendale
Riguarda i processi di lavoro (il come) che
debbono essere seguiti dalle persone che
svolgono attività interdipendenti
Consiste in: regolamenti, mansionari,
procedure, organigrammi
Leve di regolazione:
¾gamma dei comportamenti
¾grado di dettaglio
Condizioni di efficacia ed efficienza
¾ attività semplici
¾ conoscenza delle relazioni di causa-effetto
¾ varietà e variabilità limitata
Corso di Organizzazione aziendale
La standardizz dei processi di lavoro
Un esempio
La formalizzazione
Vantaggi e svantaggi
START
& prevedibilità dei comportamenti
& controllo a distanza
& definizione dei comportamenti corretti e legittimazione
ACCETTAZIONE
NO
SI’
URGENTE
?
NO
SI’
MEDICI
LIBERI
?
MEDICI
LIBERI
?
SI’
VISITE NON
URGENTI IN
CORSO
?
SI’
INTERROTTA
?
INTERRUZIONE
VISITA URGENTE
NO
INDICAZIONI
PER IL
PEDIATRA
STOP
Corso di Organizzazione aziendale
delle punizioni
NO
SI’
VISITA NON
URGENTE
RICOVERO
?
SI’
NO
PRIMARIO
LIBERO
?
CHIAMARE
SI’
PRIMARIO
NO
& impersonalità
' rigidità e incapacità di adattamento
' inversione mezzi-fine
' appiattimento delle prestazioni
' rinforzo di logiche particolaristiche e di chiusura
RICOVERO
STOP
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
La standardizzazione degli output
• specifica le caratteristiche
del risultato
• opera a preventivo
• la specificazione può essere
più o meno analitica con
effetti su
¾autonomia
¾capacità di coordinamento
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
La standardizzazione delle
capacità e delle conoscenze
• specifica le caratteristiche da
possedere collegate a un percorso
di formazione e di addestramento
(sistema educativo o tirocinio)
• viene effettuata all’esterno
• non è specifica (rispetto a
un’organizzazione)
• comporta l’interiorizzazione
anche di aspetti che riguardano il
coordinamento
• opera a preventivo
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
La standardizzazione degli output
Leve di regolazione
• grado di dettaglio degli obiettivi
• estensione
• partecipazione
• trasparenza
• frequenza
Condizioni di efficacia ed efficienza
¾
¾
¾
conoscenza degli output
misurabilità
controllabilità
Corso di Organizzazione aziendale
La standardizzazione delle conoscenze
Le condizioni di efficacia/efficienza
• risolve il coordinamento di attività complesse
• interdipendenza e incertezza basse
• orientamento specialistico (perseguimento di
“ottimi” locali o particolari)
Corso di Organizzazione aziendale
La cultura
I livelli e i contenuti
La cultura organizzativa
• Insieme sistematico di modi di
pensare, sentire e agire acquisito e
trasmesso, che costituisce
l’elaborazione distintiva di un gruppo
• Sistemi di significati e norme
interiorizzati e operanti per un gruppo
anche al di là della loro accettazione
individuale esplicita e consapevole
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
La standardizzazione delle
norme culturali
• a essere regolate sono le norme
che riguardano un’organizzazione;
tutti operano in base alle stesse
convinzioni, valori e credenze
• facilita i processi di comunicazione
• facilita il funzionamento di
particolari meccanismi di
coordinamento
• può costituire un meccanismo
particolarmente importante
(ambiguità su output, processi di
trasformazione e input)
Corso di Organizzazione aziendale
¾ innovatività
¾ orizzonte temporale
¾ allocazione attenzione
¾ atteggiamento
verso ambiente
¾ relazioni
I livelli possono
avere peso
diverso
RITI
SIMBOLI
ARTEFATTI
(Norme di azione)
NORME
(Norme sulle
procedure di
azione)
VALORI E
ASSUNTI
DI BASE
(Norme
paradigmatiche)
Corso di Organizzazione aziendale
I meccanismi di coordinamento
La scelta
richiede la considerazione della difficoltà del
coordinamento (i meccanismi sono diversamente
efficaci ed efficienti)
implica la scelta di una combinazione di
meccanismi (i meccanismi sono additivi)
Corso di Organizzazione aziendale
La scelta dei meccanismi di coordinamento
L’additività
z I fattori di difficoltà sono additivi
z Le attività presentano gradi di difficoltà diversi
z Il funzionamento efficace ed efficiente di un
meccanismo richiede un efficace ed efficiente
funzionamento dei meccanismi meno potenti
z Fra i meccanismi vi sono relazioni di
apprendimento
Il percorso di progettazione e le leve
minimizzare i costi di coordinamento
- I meccanismi di coordinamento
(diversi a seconda del tipo di
interdipendenza residua)
- La
gerarchia
(interdipendenza reciproca
sequenziale e generica)
- La
dipartimentalizzazione
(interdipendenza reciproca
sequenziale e generica)
Corso di Organizzazione aziendale
La scelta dei meccanismi di coordinamento
Le tendenze recenti
• affermazione dei meccanismi laterali
• ricorso ai meccanismi più potenti
• effetti dell’IT:
¾ aumenta la capacità di coordinamento della
gerarchia
¾ potenzia la standardizzazione dei processi di lavoro
¾ potenzia il coordinamento laterale (senza scambio
diretto delle informazioni)
Corso di Organizzazione aziendale
Corso di Organizzazione aziendale