Los Sistemas de Gestión de Calidad y su relación con los procesos

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD Y SU
RELACIÓN CON LOS PROCESOS
DE ARCHIVO
Inga. Melania Solano Arrieta
Ing. Marco González Víquez
•
•
•
•
•
compromiso de la gerencia
participación de los colaboradores
toda la compañía
ciclo completo del producto/servicio
orientación hacia satisfacción de necesidades del
cliente
Gestión de Calidad
1980
Del Control a la
Gestión la Calidad
Q
1990
1970
Q
Aseguramiento de Calidad
1960
1950
Q
Control de
Calidad
• inspección y ensayos integrados en el proceso de
desarrollo y producción
• mejoramiento de la calidad a través de medidas
preventivas
• orientación paulatina hacia el proceso de producción y
ciclo de vida del producto.
• inspección y ensayos finales
• mejoramiento de la calidad a través de exigencias más
restringidas
• orientación producto - proceso
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¿Qué es el Sistema Nacional de Calidad?
• Es un marco estructural para las actividades vinculadas al
desarrollo y la demostración de la calidad, que facilite el
cumplimiento de los compromisos internacionales en
materia de evaluación, de la conformidad, que contribuya
a mejorar la competitividad de las empresas nacionales y
proporcione confianza en la transacción de bienes y
servicios (Ley 8279, 2002)
El Sistema
Nacional para la
Calidad
EMPRESAS,
INSTITUCIONES
PÚBLICAS Y
CONSUMIDORES
COSTARICENCES
IMPORTADORES,
EXPORTADORES Y
INVERSIONISTAS
EXTRANJEROS
MINISTERIOS
CÁMARAS
EMPRESARIALES
FEDERACIONES
DE CONSUMIDORES
SECTOR
ACADÉMICO
ORGANISMOS
INTERNACIONALES
USUARIOS Y
OTROS
INTERESADOS
MIEMBROS
DEL CONAC
Ente Costarricense de
Acreditación (ECA)
Ente Nacional de
Normalización
(INTECO)
Laboratorio
Costarricense de
Metrología
LACOMET
Órgano de Reglamentación Técnica
ORT
http://www.eca.or.cr/sist_nalcldad.php
ENTES
FACILITADORES
NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y
ACREDITACIÓN
NORMALIZACIÓN
Actividad colectiva orientada a establecer solución a problemas
repetitivos.
“Es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósito
de establecer un orden en una actividad específica, para
beneficio y con la cooperación de todos los interesados y, en
particular, para la obtención de una economía óptima de
conjunto, respetando las exigencias funcionales y de
seguridad. Debe basarse en resultados ciertos, obtenidos por la
ciencia, la técnica y la experiencia. Debe fijar las bases, no
solamente para el presente sino también para el desarrollo futuro.
“ (INTECO)
La normalización hoy en día es el elemento motor en que se
apoyan el desarrollo económico, el comercio internacional, etc. y
es primordial para el desarrollo de cualquier país.
Conceptos básicos de la normalización
• Norma
– Es el resultado de la normalización efectuado por un instituto de normalización.
– Se trata de reglas y medidas que son establecidas por las personas con el deseo de aceptarlas.
– Una norma contiene declaraciones de cómo algo debe ser en su contenido, en su función y en su forma.
Ejemplo: Norma ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos –
• Reglamento
– Documento con carácter obligatorio, el cual es emitido por el estado u otra organización autorizada
Ejemplo: Convenios, Leyes, Reglamentos
• Especificación técnica
– Documento por medio del cual se determina una característica se un producto o servicio.
Ejemplo: especificaciones de una computadora
• Reglamento técnico
Documento que contiene una norma o una especificación técnica o que a ella se refiere.
•
• Directriz Técnica
–
Una regla parecida a una norma, la cual es emitida por una organización o gremio como
recomendación a sus miembros. En la mayor cantidad de casos representa una solución
comprobada hacia los problemas.
Niveles de normalización
Nivel 1:
INTERNACIONAL
(ISO, IEC)
Nivel 2
REGIONAL
(COPANT)
Nivel 3
NACIONAL
(INTECO, UNE)
Nivel 4
ORGANIZÁCIÓN
(MANUALES, PROCEDIMIENTOS)
Certificación
• Es la acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente
de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto,
proceso o servicio está conforme con una norma específica.
• ¿Qué se certifican?
• Productos o servicios
• Procesos
• Sistemas
• Personas
TIPOS DE CERTIFICACIÓN
• Certificación por primera parte:
• La empresa puede realizar controles sobre la calidad del producto
o el servicio, en el momento de su elaboración, respecto a la
observación del pliego de condiciones.
• Certificación por segunda parte:
• Si el cliente realiza una auditoria o un control y certifica después el
producto.
•
• Certificación por tercera parte:
• Si un organismo, que no es ni comprador ni vendedor, certifica el
producto. El sistema de certificación por tercera parte se creó para
garantizar la independencia y la imparcialidad en la evaluación de
la conformidad de las características de un producto y/o de su
método de producción, de su respeto al pliego de condiciones.
ACREDITACIÓN
•
Consiste en el otorgamiento de un reconocimiento
formal de que un cuerpo es competente para efectuar
tareas específicas.
• ¿Qué se acreditan?
• Organismos certificadores
• Pruebas de realizadas en laboratorios de calibración y de ensayo
• Organismos de inspección
• Carreras
Gestión de la Calidad Total
Forma de gestión de una organización, centrada
en la calidad,
calidad basada en la participación de
todos sus miembros, y que apunta al éxito a
largo plazo a través de la satisfacción del cliente
y a proporcionar beneficios para todos los
miembros de la organización y para la sociedad.
sociedad
¿Cómo produce un sistema de gestión de
la calidad?
Prevenir la ocurrencia de
problemas.
Detectarlos cuando ocurran.
Identificar la causa.
Dime lo que haces – (Documenta en
procedimientos o instrucciones)
Haz lo que dices (implementa lo que
documentas)
Registra lo que dices (mantén
evidencia de lo que implementaste)
Eliminar la Causa.
Verifica lo que hiciste
Actúa sobre la diferencia
Ciclo de mejora continua
¿Cómo se gestiona la calidad?
• Normalizando procesos y/o productos-servicios en las organizaciones
que cumplan con los requerimientos establecidos en (criterios de
auditoría):
• Una ley:
• Ley de Control Interno,
• Ley del Sistema Nacional de Archivo
• Un reglamento:
• Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa
• Una norma nacional o internacional
• Normas ISO
• Reglamentos o directrices para la acreditación de carreras
• Brindando fe pública de que los procesos están normalizados contra otra
normativa de un nivel superior por medio de procesos de certificación o
acreditación
Por lo tanto…
¿CÓMO TENGO
QUE HACER?
A TRAVÉS DE
SISTEMAS DE
GESTIÓN BASADOS
EN EL MANEJO DE
LA
DOCUMENTACIÓN
NORMALIZACIÓN
¿QUÉ TENGO
QUE HACER?
LEYES Y
REGLAMENTOS
CARÁCTER
REGLAMENTARIO
NORMAS PARA
CERTIFICAR O
ACREDITAR
CARÁCTER
VOLUNTARIO
Pirámide Documental desde la
perspectiva ISO
Procesos: base de la documentación de procedimientos
(ISO 10013:2000)
• Las organizaciones que están en proceso de implementar, o que
todavía no han implementado, un sistema de gestión de la calidad
deberían:
• identificar los procesos necesarios para la implementación eficaz del
sistema de gestión de la calidad,
• entender las interacciones entre estos procesos, y
• documentar los procesos en la extensión necesaria para asegurar su
eficaz operación y control.
• El análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora para
definir la cantidad de documentación necesaria para el sistema de
gestión de la calidad. No debería ser la documentación la que
conduzca los procesos.
Pirámide Documental desde la
perspectiva ISO
Establece políticas y
describe el sistema
Expresión documental
de un proceso
Expresión documental
de un subproceso
Histórico que hace que
exista evidencia
objetiva y que el
sistema está
implementado
Gestión por procesos
La Gestión por Procesos
consiste
en
visualizar,
analizar y mejorar los flujos
de
trabajo
de
las
organizaciones en función
de sus procesos y como
estos interactúan entre sí;
convirtiéndose
en
la
herramienta más apropiada
para la mejora continua.
Gestión por procesos
Exige:
• Integración de Sistemas
• Trabajo en Equipo
• Control del Proceso y no solo de
las tareas.
• Uso inteligente de la Tecnología.
• Orientación al cliente tanto
interno como externo.
• Es respaldada por un sistema
documental
• Es la base de cualquier sistema
de gestión
Identificando los
procesos actuales
Analizando
nuestros procesos
para encontrar
oportunidades de
mejora
¿Cómo se
ejecuta
efectivamente la
gestión por
procesos?
Rediseñando o
reinventando
nuestros procesos
Documentando
procesos
mejorados en
procedimientos
y/o instructivos
Dejando
evidencia de que
los procesos
corren:
REGISTRANDO
MUCHAS GRACIAS…
Inga. Melania Solano Arrieta
(Consultora especialista en desarrollo
organizacional, planificación y gestión por
procesos y sistemas de gestión)
[email protected]
[email protected]