PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: PR-BI-SAD-001 VERSIÓN: 02 PAGINA: 1 de 5 FECHA: 24 Marzo 2015 1. Objetivo. Formar y actualizar una colección documental bibliográfica que satisfaga las necesidades de información de los usuarios con base en los planes y programas de docencia e investigación. 2. Alcance. Este proceso aplica a todos los estudiantes, servidores públicos y trabajadores que pertenecen a la comunidad académica del Instituto de Altos Estudios Nacionales y del Estado. Lo ejecuta EL Vicerrectorado con su Dirección de Biblioteca, que a su vez es la encargada de velar que se cumplan las disposiciones establecidas en el presente documento. 3. Definiciones. Material Documental: Son todos los documentos que la Biblioteca adquiere (libros, revistas, periódicos, folletos, documentos audiovisuales, Bases de Datos). Desarrollo de la Colección: Mantener las colecciones actualizadas y suficientes para la satisfacción de información de los usuarios. Selección documental: Toda acción que tiene por objeto evaluar, discriminar y, en consecuencia, filtrar (escoger y/o eliminar) información en cualquiera de las fases del proceso documental. Adquisición: Operación que permite aumentar y poner al día los fondos de una biblioteca en función de sus objetivos. Donaciones: es el acto que consiste en dar fondos u otros bienes materiales a favor de otra persona o institución. Canje: Intercambio de documentos entre bibliotecas. 4. Normativa Aplicable. 1.- INSTRUCTIVO DE LA BIBLIOTECA JOSÉ MONCADA. Fecha: 22 de Agosto 2012 Acuerdo: 2012-025-IAEN-R Estado: Vigente 5. Disposiciones Generales.  Se analizará cada una de las solicitudes de compra presentadas por los diferentes Decanatos a fin de iniciar su respectiva adquisición. PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: PR-BI-SAD-001 VERSIÓN: 02 PAGINA: 2 de 5 FECHA: 24 Marzo 2015  Se efectuará un análisis de los documentos ofrecidos a Biblioteca en calidad de donación, para determinar la conveniencia de ser integrados a la colección.  Mantener los mejores canales de comunicación y relaciones con las diferentes entidades involucradas en el proceso de desarrollo de colecciones, tales como proveedores, instituciones académicas y demás.  Asegurar la inclusión de todos los documentos adquiridos para la colección de la biblioteca.  Entregar a Biblioteca el listado de los documentos requeridos 60 días antes de iniciar cada una de las maestrías a desarrollarse en la institución. 6. Listado de Formatos.  Ficha de Selección y Adquisición Documental cód: F-BI-SAD-001 7. Actividades. ACCIONES O TAREAS Unidad Orgánica que Ejecuta la acción Mediante correo electrónico se solicitará a Biblioteca el listado documental (libros, revistas, periódicos, folletos, documentos audiovisuales, Bases de Datos) requeridos. Decanatos 2 Receptará cada una de las solicitudes de adquisición documental. Director/a Biblioteca 3 Mediante correo electrónico solicitará a la Unidad Operativa de Biblioteca el análisis de las solicitudes documentales requeridas por los Decanatos. Director/a Biblioteca N.1 4 Realizará el análisis tomando en cuenta los siguientes aspectos:  Los documentos solicitados deben corresponder a los syllabus y los requeridos para el desarrollo académico de cada maestría.  Los documentos solicitados se encuentren alineados a los objetivos de Biblioteca.  Los documentos que no se encuentren registrados en el inventario de Biblioteca, si se encuentra en inventario no se procederá a la adquisición. Unidad Operativa de Biblioteca 5 Efectuado el análisis se procederá a elaborar el listado de documentos a adquirir, el mismo será remitido al Director/a de Biblioteca para aprobación. Unidad Operativa de Biblioteca 6 Realizará la última revisión al listado de documentos a ser adquirido, en caso de tener observaciones solicitará a la Unidad Operativa de Biblioteca que se efectúen los cambios Director/a Biblioteca PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: PR-BI-SAD-001 VERSIÓN: 02 PAGINA: 3 de 5 FECHA: 24 Marzo 2015 necesarios. 7 8 Si no existe ninguna observación se procederá a solicitar al Vicerrector la adquisición del material documental requerido por los Decanatos. Direccionado el requerimiento, Vice-rector revisará el listado documental. Vice-rector Efectuada la revisión, se procederá a solicitar mediante memorando a la Coordinación General Administrativa Financiera la adquisición del material documental requerido. Vice-rector En el caso de no mantener disponibilidad presupuestaría se solicitará que se efectué la reforma presupuestaría y se realice la adquisición del material documental requerido. 9 Direccionada la solicitud, el Coordinador receptara la solicitud remitida por Vicerrectorado. Coordinador General Administrativo Financiero 10. Direccionará a la Unidad de Compras Públicas para que se efectué el proceso de compra del material documental según lo requerido. Coordinador General Administrativo Financiero 11. Efectuado el proceso de compra, el/la director/a receptara el material documental adquirido y/o donado. Director/a Biblioteca 12. Solicitará la revisión e ingreso del material documental a Biblioteca. Director/a Biblioteca Nota: Dicha solicitud será insumo de entrada para iniciar el Proceso “Gestión de Procesos Técnicos Bibliotecarios”. PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: PR-BI-SAD-001 VERSIÓN: 02 PAGINA: 4 de 5 FECHA: 24 Marzo 2015 8. Flujo de Proceso PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: PR-BI-SAD-001 VERSIÓN: 02 PAGINA: 5 de 5 FECHA: 24 Marzo 2015 9. Control de Cambios. NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA Versión 1.0 Versión Inicial del Manual de procesos Marzo 2015 Versión 2.0 Incluye términos técnicos aplicados Abril 2015