Résoudre la suppression des numéros exemplaires dans BCDI

Résoudre la suppression des numéros
exemplaires dans BCDI
Lors d'une opération de mise en cohérence de la base documentaire, une mauvaise
manipulation peut entraîner la suppression de plusieurs numéros exemplaires.
Exemple de situation :
Lors d'une procédure d'harmonisation des liens entre notices et exemplaires dans le nouveau
module d'harmonisation de la base documentaire de la version 2.52, si vous avez choisi
« Exemplaires sans notice générale », cela entraîne la suppression des numéros exemplaires non
rattachés à une notice générale.
Conséquences :
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BCDI proposera automatiquement, lors de saisies ultérieures, des numéros exemplaires qui
ne correspondent pas au dernier numéro exemplaire proposé avant la mise en cohérence (par
ex. « 37821 »).
En effet, BCDI va attribuer automatiquement de nouveaux numéros exemplaires, à partir
des numéros laissés « vacants » suite à aux différentes opérations d'harmonisation (d'où par
exemple « 256 », « 8562 », « 24775 »...).
Les numéros exemplaires générés automatiquement ne se suivront pas : ils apparaissent dans
l'ordre inverse de suppression des exemplaires (en commençant par le n° de la dernière
notice supprimée).
Cela peut poser des problèmes si vous faites imprimer des codes-barres basés sur les « n°
d'exemplaires », selon leur ordre croissant.
Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015
Académie de Dijon . Site des professeurs documentalistes
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Vous ne pouvez pas empêcher BCDI de gérer vos exemplaires et de leur attribuer
automatiquement un numéro chronologique. Il y a donc plusieurs options possibles :
1ère solution :
suivre l'ordre « aléatoire » des n° d'exemplaires
Accepter que tous les numéros exemplaires des nouveaux documents saisis n'obéissent
pas à un ordre croissant et les étiqueter en fonction du numéro exemplaire généré
automatiquement par BCDI.
Remarques :
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Il faudra bien vérifier lors du prêt que le numéro exemplaire corresponde bien au bon
document.
En effet, l'ancien document portant ce numéro exemplaire avant l'opération d'harmonisation
peut-être toujours physiquement présent dans les rayons du CDI.
Il faudra par conséquent créer pour cet « ancien » document, une nouvelle notice et une
nouvelle fiche exemplaire afin de lui attribuer un nouveau numéro d'exemplaire.
2ème solution :
récupérer la sauvegarde de la veille
Solliciter l'informaticien de son établissement et réinstaller une nouvelle base BCDI à partir
de la dernière sauvegarde enregistrée (sauvegarde de la veille par exemple).
Procédure :
Attention : les dernières opérations de prêt et/ou de saisie du jour ne seront pas enregistrées
Avant l'installation de la sauvegarde : lancer une recherche en mode Gestionnaire/Prêt
• Prêt : Sorti le > ~ date du jour de la dernière sauvegarde~
• Retour : Retourné le >~ date du jour de la dernière sauvegarde~
et imprimer la liste de ces opérations.
Avant l'installation de la sauvegarde : lancer une recherche en mode Gestionnaire/Notices
• Date saisie E.> ~ date du jour de la dernière sauvegarde~
• Format de sortie : Mémonotices
Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015
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Enregistrer les notices sur votre ordinateur (bureau ou autre dossier).
Exporter aussi les exemplaires.
Après l'installation de la sauvegarde : il faudra :
• Enregistrer les opérations de prêt et/ou de saisie des jours suivant la date de la dernière
sauvegarde.
• Importer les notices de vos dernières saisies et vérifier les n° d'exemplaires attribués par
BCDI (il faudra sûrement modifier ceux écrits sur chaque document saisi après la
sauvegarde).
Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015
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3ème solution :
forcer l'ordre des n° d'exemplaires en créant des exemplaires « fictifs »
Procédure :
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Créer une notice générale vide et créer autant d'exemplaires que de fiches manquantes
jusqu'à obtention du dernier numéro exemplaire saisi.
Cette notice générale fictive doit porter un titre clair, par exemple : « Notice fictive pour
gestion des n° d'exemplaires »
Remarques :
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Si vous avez supprimé beaucoup d'exemplaires sans notices : procédez par création
d'exemplaires en lot de 50 jusqu'à l'obtention du numéro exemplaire souhaité, en affinant si
besoin.
En mode Gestionnaire/Exemplaires/, l'équation « Date de saisie exemplaire = ~date du jour
JJ/MM/AAAA~ » permet de trier les fiches et de vérifier le dernier numéro exemplaire
généré.
Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015
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