Résoudre la suppression des numéros exemplaires dans BCDI Lors d'une opération de mise en cohérence de la base documentaire, une mauvaise manipulation peut entraîner la suppression de plusieurs numéros exemplaires. Exemple de situation : Lors d'une procédure d'harmonisation des liens entre notices et exemplaires dans le nouveau module d'harmonisation de la base documentaire de la version 2.52, si vous avez choisi « Exemplaires sans notice générale », cela entraîne la suppression des numéros exemplaires non rattachés à une notice générale. Conséquences : • • • • BCDI proposera automatiquement, lors de saisies ultérieures, des numéros exemplaires qui ne correspondent pas au dernier numéro exemplaire proposé avant la mise en cohérence (par ex. « 37821 »). En effet, BCDI va attribuer automatiquement de nouveaux numéros exemplaires, à partir des numéros laissés « vacants » suite à aux différentes opérations d'harmonisation (d'où par exemple « 256 », « 8562 », « 24775 »...). Les numéros exemplaires générés automatiquement ne se suivront pas : ils apparaissent dans l'ordre inverse de suppression des exemplaires (en commençant par le n° de la dernière notice supprimée). Cela peut poser des problèmes si vous faites imprimer des codes-barres basés sur les « n° d'exemplaires », selon leur ordre croissant. Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015 Académie de Dijon . Site des professeurs documentalistes 1 Vous ne pouvez pas empêcher BCDI de gérer vos exemplaires et de leur attribuer automatiquement un numéro chronologique. Il y a donc plusieurs options possibles : 1ère solution : suivre l'ordre « aléatoire » des n° d'exemplaires Accepter que tous les numéros exemplaires des nouveaux documents saisis n'obéissent pas à un ordre croissant et les étiqueter en fonction du numéro exemplaire généré automatiquement par BCDI. Remarques : • • • Il faudra bien vérifier lors du prêt que le numéro exemplaire corresponde bien au bon document. En effet, l'ancien document portant ce numéro exemplaire avant l'opération d'harmonisation peut-être toujours physiquement présent dans les rayons du CDI. Il faudra par conséquent créer pour cet « ancien » document, une nouvelle notice et une nouvelle fiche exemplaire afin de lui attribuer un nouveau numéro d'exemplaire. 2ème solution : récupérer la sauvegarde de la veille Solliciter l'informaticien de son établissement et réinstaller une nouvelle base BCDI à partir de la dernière sauvegarde enregistrée (sauvegarde de la veille par exemple). Procédure : Attention : les dernières opérations de prêt et/ou de saisie du jour ne seront pas enregistrées Avant l'installation de la sauvegarde : lancer une recherche en mode Gestionnaire/Prêt • Prêt : Sorti le > ~ date du jour de la dernière sauvegarde~ • Retour : Retourné le >~ date du jour de la dernière sauvegarde~ et imprimer la liste de ces opérations. Avant l'installation de la sauvegarde : lancer une recherche en mode Gestionnaire/Notices • Date saisie E.> ~ date du jour de la dernière sauvegarde~ • Format de sortie : Mémonotices Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015 Académie de Dijon . Site des professeurs documentalistes 2 • • Enregistrer les notices sur votre ordinateur (bureau ou autre dossier). Exporter aussi les exemplaires. Après l'installation de la sauvegarde : il faudra : • Enregistrer les opérations de prêt et/ou de saisie des jours suivant la date de la dernière sauvegarde. • Importer les notices de vos dernières saisies et vérifier les n° d'exemplaires attribués par BCDI (il faudra sûrement modifier ceux écrits sur chaque document saisi après la sauvegarde). Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015 Académie de Dijon . Site des professeurs documentalistes 3 3ème solution : forcer l'ordre des n° d'exemplaires en créant des exemplaires « fictifs » Procédure : • • Créer une notice générale vide et créer autant d'exemplaires que de fiches manquantes jusqu'à obtention du dernier numéro exemplaire saisi. Cette notice générale fictive doit porter un titre clair, par exemple : « Notice fictive pour gestion des n° d'exemplaires » Remarques : • • Si vous avez supprimé beaucoup d'exemplaires sans notices : procédez par création d'exemplaires en lot de 50 jusqu'à l'obtention du numéro exemplaire souhaité, en affinant si besoin. En mode Gestionnaire/Exemplaires/, l'équation « Date de saisie exemplaire = ~date du jour JJ/MM/AAAA~ » permet de trier les fiches et de vérifier le dernier numéro exemplaire généré. Émilie MACHIN – référente académique BCDI - e-sidoc Nièvre – 2015 Académie de Dijon . Site des professeurs documentalistes 4