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KONSOLIDIERTER TÄTIGKEITSBERICHT 2014 DES
ÜBERSETZUNGSZENTRUMS
CT/CA-006/2015/01DE
AM 24. MÄRZ 2015 VOM VERWALTUNGSRAT DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS ANGENOMMEN
Dieser jährliche Tätigkeitsbericht in seiner konsolidierten Fassung wurde gemäß Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EG)
Nr. 2965/94 des Rates vom 28. November 1994 zur Errichtung eines Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der
Europäischen Union, zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1645/2003 des Rates vom 18. Juni 2003
(„Gründungsverordnung“), und Artikel 47 der Finanzregelung vom 2. Januar 2014 für das Übersetzungszentrum für die
Einrichtungen der Europäischen Union erstellt.
Konsolidierter Tätigkeitsbericht des Übersetzungszentrums 2014
Diese Veröffentlichung des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union kann auch auf folgender
Website abgerufen werden: http://cdt.europa.eu.
© Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union, 2015. Alle Rechte vorbehalten.
ISBN 978-92-95074-89-7
ISSN 1830-0286
Doi: 10.2817/924136
Weitere Informationen über die Europäische Union erhalten Sie über den Europa-Server: http://europa.eu.
INHALTSVERZEICHNIS
Bewertung durch den Verwaltungsrat
Zusammenfassung
Einführung
TEIL I. ERRUNGENSCHAFTEN DES JAHRES ......................................................................................................... 7
KAPITEL 1 KERNGESCHÄFT: ÜBERSETZUNG ................................................................................................................... 7
KAPITEL 2 UNTERSTÜTZENDE TÄTIGKEITEN ................................................................................................................. 18
KAPITEL 3 TÄTIGKEITEN IM BEREICH DER AUSSENKONTAKTE .......................................................................................... 23
KAPITEL 4 MANAGEMENT- UND ÜBERWACHUNGSTÄTIGKEITEN. ..................................................................................... 26
ZUSÄTZLICHE AKTIVITÄTEN ...................................................................................................................................... 32
TEIL II. MANAGEMENT ................................................................................................................................... 34
KAPITEL 1 TÄTIGKEITEN DES VERWALTUNGSRATS......................................................................................................... 34
KAPITEL 2 HAUSHALTSFÜHRUNG UND FINANZMANAGEMENT ......................................................................................... 36
2.1.
Einnahmen .................................................................................................................................... 36
2.2.
Ausgaben....................................................................................................................................... 36
2.3.
Finanzkennzahlen .......................................................................................................................... 37
KAPITEL 3 PERSONALMANAGEMENT ......................................................................................................................... 38
KAPITEL 4 BEWERTUNG DER AUDIT-ERGEBNISSE IM BERICHTSJAHR ................................................................................. 38
4.1.
Interner Auditdienst (IAS) .............................................................................................................. 38
4.2.
Interne Auditstelle (IAC) ................................................................................................................ 39
4.3.
Europäischer Rechnungshof (EuRH) .............................................................................................. 39
KAPITEL 5 NACHVERFOLGUNG VON EMPFEHLUNGEN UND AKTIONSPLÄNEN FÜR AUDITS ..................................................... 39
KAPITEL 6 NACHVERFOLGUNG VON BEMERKUNGEN DER ENTLASTUNGSBEHÖRDE .............................................................. 40
TEIL III. BEWERTUNG DER WIRKSAMKEIT DER INTERNEN KONTROLLSYSTEME .............................................. 41
KAPITEL 1 RISIKOMANAGEMENT............................................................................................................................... 41
KAPITEL 2 EINHALTUNG UND WIRKSAMKEIT DER NORMEN DER INTERNEN KONTROLLE (ICS) ............................................... 42
TEIL IV. ZUVERLÄSSIGKEIT DER LEITUNG DES ZENTRUMS ............................................................................... 43
KAPITEL 1 ÜBERPRÜFUNG DER ELEMENTE ZUR UNTERSTÜTZUNG DER ZUVERLÄSSIGKEIT...................................................... 43
KAPITEL 2 VORBEHALTE .......................................................................................................................................... 44
KAPITEL 3 GESAMTSCHLUSSFOLGERUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEIT .................................................................................. 44
TEIL V. ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG .......................................................................................................... 45
ANHÄNGE .................................................................................................................................................... 46
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BEWERTUNG DURCH DEN VERWALTUNGSRAT
Dieser Abschnitt wird im Mai/Juni schriftlich nachgereicht.
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ZUSAMMENFASSUNG
Der vorliegende konsolidierte jährliche Tätigkeitsbericht bietet einen Überblick über die Tätigkeiten und
Erfolge des Übersetzungszentrums im Jahr 2014. Er steht im Einklang mit den Leitlinien, die vom EU
Agencies Performance Development Network (Leistungsentwicklungsnetzwerk der EU-Agenturen)1
aufgestellt wurden.
Der Bericht berücksichtigt vollumfänglich die Empfehlungen in der „Analyse und Bewertung des
Tätigkeitsberichts 2013“ des Verwaltungsrats:
a) Das Zentrum hat die Zusammenfassung gekürzt.
b) Das Zentrum hat die Gewichtung seiner vier Tätigkeitsbereiche erneut überprüft: „Kerngeschäft:
Übersetzung“, „Unterstützende Tätigkeiten“, „Tätigkeiten im Bereich der Außenkontakte“ und
„Management- und Überwachungstätigkeiten“. Die verwendete Methode wird in Teil I., Kapitel 4,
Maßnahme 4.9 näher erläutert.
c) Die Anregung, ein Ampel-/Farbenkodierungssystem einzuführen, wurde aufgegriffen und in der
Darstellung der Schlüsselindikatoren und Parameter in Anhang VIII eingesetzt.
d) Das Zentrum hat die Messung der Kundenzufriedenheit analysiert.
Vor der Zusammenfassung der Tätigkeiten und der Arbeit des Übersetzungszentrums im Jahr 2014 sei
darauf hingewiesen, dass das Zentrum im Juli ein Sitzabkommen mit der Regierung des
Großherzogtums Luxemburg unterzeichnet hat. Das Zentrum erfüllt damit die Anforderung bezüglich
eines Sitzabkommens, die im Fahrplan der Kommission zur Weiterverfolgung des Gemeinsamen
Konzepts für die dezentralen EU-Agenturen festgelegt ist.
In Teil I. dieses Berichts, „Errungenschaften des Jahres“, wird die Umsetzung der im
Arbeitsprogramm für 2014 festgelegten Zielsetzungen und Einzelziele vorgestellt. Gemäß der von der
Leitung durchgeführten Jahresendüberprüfung und in Anwendung der neuen Gewichtungsfaktoren
beträgt die Umsetzung des Arbeitsprogramms für 2014 insgesamt 85,5 %.
In Anbetracht der Bedeutung der vier Tätigkeitsbereiche und im Einklang mit den für 2014
vorgesehenen personellen und finanziellen Ressourcen hat das Zentrum die folgenden Gewichtungen
zugewiesen:
• Kerngeschäft: Übersetzung – 70 %
• Unterstützende Tätigkeiten – 18 %
• Tätigkeiten im Bereich der Außenkontakte – 5 %
• Management- und Überwachungstätigkeiten – 7 %
Im Bereich „Kerngeschäft: Übersetzung“ wurden die meisten Maßnahmen vollständig abgeschlossen.
Das Übersetzungsvolumen des Übersetzungszentrums belief sich 2014 auf insgesamt 758 061 Seiten
gegenüber 682 342 im Arbeitsprogramm 2014 veranschlagten Seiten. Im Vergleich zum Jahr 2013, das
ein außergewöhnliches Jahr war, stellt dies jedoch einen Rückgang um 5,8 % dar.
Das Zentrum arbeitete weiterhin eng mit seinen Kunden, insbesondere seinem wichtigsten Kunden,
dem Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt (HABM), zusammen, um effiziente Arbeitsmuster zu
entwickeln und die Qualität weiter zu verbessern.
Im Anschluss an die 2013 durchgeführte Umfrage zu möglichen neuen Produkten und Dienstleistungen
begann das Zentrum im zweiten Halbjahr 2014 mit der Ausarbeitung des Angebots der
Videountertitelung. Diese neue Dienstleistung wurde im Jahr 2015 eingeführt.
1
Das übergeordnete Ziel dieses am 1. Juni 2011 von den Leitern der Agenturen eingerichteten Netzwerks ist es, die
Agenturen dabei zu unterstützen, ihre Ziele besser zu erreichen, den Bedürfnissen der europäischen Interessenträger
besser gerecht zu werden, einen erhöhten Mehrwert für die europäischen Bürgerinnen und Bürger zu erbringen und
unter Betonung auf Werkzeuge und Methoden zur Leistungsverbesserung und Rechenschaftspflicht kosteneffizienter zu
werden.
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Wie wichtig Qualitätssicherung in der Übersetzung ist, machen erneut die zahlreichen Maßnahmen zur
Qualitätsverbesserung und Kundenzufriedenheit deutlich. In diesem Zusammenhang sei darauf
hingewiesen, dass das Zentrum mit der Überprüfung seines Systems zur Bearbeitung von
Kundenfeedback begonnen hat.
Im März richtete das Zentrum einen Workshop für die externen Übersetzer aus, die erfolgreich an
Ausschreibungen teilgenommen hatten, um sie mit den Arbeitsmethoden des Übersetzungszentrums
vertraut zu machen. Der Workshop wurde sehr gut angenommen, und das Zentrum plant, solche
Workshops in Zukunft regelmäßig auszurichten.
Im Bereich „Unterstützende Tätigkeiten“ sind folgende Punkte hervorzuheben: die Entwicklung des
e-CdT-Programms, des neuen Workflow-Managementsystems für die Übersetzung, sowie die
Einführung eines neuen computergestützten Übersetzungstools (CAT-Tool). Im Juli 2014 begannen die
estnischen Übersetzer als erstes Sprachteam mit dem neuen CAT-Tool zu arbeiten. Dieses Pilotprojekt
wurde als erfolgreich gewertet, zeigte jedoch auch, dass eine weitere Automatisierung von
Arbeitsschritten erforderlich war. Diese Anpassung wurde im Dezember 2014 vorgenommen, die
Einführung des CAT-Tools für die anderen Sprachteams wurde für Anfang 2015 festgelegt. Darüber
hinaus wurde 2014 ein neues Werkzeug für die Haushaltsplanung und -überwachung vollständig
eingeführt, und der Haushaltsplan 2015 wurde unter Verwendung dieses Werkzeugs erstellt.
Die „Tätigkeiten im Bereich der Außenkontakte“ des Zentrums beziehen sich in erster Linie auf die
Information der Kunden und Maßnahmen, die sich aus Befragungen der Kunden und Kundenbesuchen
ergeben. Das Zentrum betreute im Namen seiner interinstitutionellen Kunden auch weiterhin die
weltweit umfangreichste Terminologiedatenbank IATE. Das Zentrum engagierte sich weiterhin aktiv in
verschiedenen agenturübergreifenden Netzwerken und führte eine Umfrage zum Umgang der EUAgenturen mit Mehrsprachigkeit durch.
Wie alle öffentlichen Stellen muss auch das Übersetzungszentrum eine große Zahl von „Managementund Überwachungstätigkeiten“ durchführen. Nach dem Inkrafttreten des neuen Statuts und der neuen
Finanzregelung im Januar 2014 passte das Zentrum eine Reihe von Durchführungsbestimmungen an
und überprüfte seine Prozesse und Verfahren.
Die vier übrigen Teile des Berichts (Management, Bewertung der Wirksamkeit der internen
Kontrollsysteme, Zuverlässigkeit der Leitung des Zentrums und Zuverlässigkeitserklärung) wurden wie
üblich erstellt. Es sei darauf hingewiesen, dass das Zentrum im Bereich der Normen der internen
Kontrolle weitere Fortschritte erzielt hat, jedoch noch Anstrengungen im Bereich Geschäftskontinuität
und Dokumentenverwaltung unternehmen muss.
Die Leitung des Zentrums wendete viel Zeit und Energie für die Ausarbeitung der neuen
Strategie 2016-2018: Die Zukunft in Angriff nehmen auf, die vom Verwaltungsrat im Oktober
angenommen wurde.
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EINFÜHRUNG
Das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union wurde offiziell im Jahr 1994
durch die Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates vom 28. November 1994, zuletzt geändert durch die
Verordnung (EG) Nr. 1645/03 des Rates vom 18. Juni 2003, errichtet.
Die Aufgabe des Übersetzungszentrums besteht darin, Übersetzungsdienste für die übrigen
dezentralen EU-Agenturen zu erbringen und jene Organe und Einrichtungen der EU, die über eigene
Übersetzungsdienste verfügen, im Falle von Auftragsspitzen zu entlasten. Im Rahmen seiner zweiten
Hauptaufgabe soll das Übersetzungszentrum einen Beitrag zur interinstitutionellen Zusammenarbeit
zwischen den Übersetzungsdiensten der EU leisten. Mit dieser interinstitutionellen Zusammenarbeit
wird das Ziel verfolgt, die Arbeitsmethoden zu rationalisieren, die Verfahren zu harmonisieren und
insgesamt Einsparungen auf dem Gebiet der Übersetzung zu erzielen.
Die Umsetzung des Auftrags, der strategischen Ziele, der spezifischen Tätigkeiten/Maßnahmen und der
Aktivitäten des Übersetzungszentrums übernehmen vier Abteilungen (Übersetzung,
Übersetzungsunterstützung, Verwaltung und Informationstechnologie) sowie die Direktion.
Die Kunden des Übersetzungszentrums stellen seine Daseinsberechtigung dar. Ende 2014 führte das
Zentrum 60 Kunden in seinem Portfolio. Im Juni unterzeichnete das Zentrum eine Vereinbarung mit
dem Gemeinsamen Unternehmen ECSEL, dem Nachfolger der Gemeinsamen Unternehmen ARTEMIS
und ENIAC, die beide Kunden des Zentrums gewesen waren. Im Dezember wurde eine Vereinbarung
über Zusammenarbeit mit dem Ausschuss für die einheitliche Abwicklung (Single Resolution Board,
SRB) unterzeichnet.
Im Jahr 2014 führte das Zentrum seine Tätigkeiten im Einklang mit den strategischen Prioritäten durch,
die in der „Strategie 2012-2015: Den Herausforderungen begegnen“ dargelegt sind. Diese umfasst fünf
Ziele: die derzeitigen Kunden halten; wettbewerbsfähiger werden; neue Kunden gewinnen;
kosteneffizienter und effektiver werden und ein guter Arbeitgeber sein.
Die Tätigkeiten des Übersetzungszentrums basieren auf jährlichen Arbeitsprogrammen, die in die
nachstehenden vier Tätigkeitsbereiche gegliedert sind:
1. Kerngeschäft: Übersetzung
2. Unterstützende Tätigkeiten
3. Tätigkeiten im Bereich der Außenkontakte
4. Management- und Überwachungstätigkeiten
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TEIL I.
ERRUNGENSCHAFTEN DES JAHRES
Kapitel 1
KERNGESCHÄFT: ÜBERSETZUNG
Das Zentrum gewichtet diese Tätigkeit mit 70 % 2. Die Umsetzungsquote betrug insgesamt 96,9 %.
Maßnahme 1.1 Übersetzung, Änderung, redaktionelle Bearbeitung und Revision von
Dokumenten nach festgelegten Qualitätskriterien
Indikator/Ergebnis: Anzahl der übersetzten, geänderten und revidierten Seiten (Dokumente)
Ziel 2014: 286 276 Seiten
Das Übersetzungsvolumen des Zentrums belief sich auf insgesamt 735 061 Seiten gegenüber 635 342
im Arbeitsprogramm 2014 veranschlagten Seiten, was einen Anstieg um 11,1 % darstellt. Im Vergleich
zu den Zahlenangaben für 2013 ist das Übersetzungsvolumen insgesamt allerdings um 5,8 %
zurückgegangen.
Auf Dokumente entfielen 276 827 Seiten. Dieses Ergebnis lag um 3,3 % unter dem Ziel
(286 276 Seiten).
Abbildung 1 zeigt die Abweichungen zwischen den Prognosen und dem tatsächlichen
Volumenaufkommen.
2Siehe
Teil I., Maßnahme 4.9 Erarbeitung einer Methode zur Berechnung der allgemeinen Umsetzungsrate des jährlichen
Arbeitsprogramms.
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Maßnahme 1.2 Übersetzung und Revision von Gemeinschaftsmarken nach festgelegten
Qualitätskriterien
Indikator/Ergebnis: Anzahl der übersetzten und revidierten Seiten von Gemeinschaftsmarken
Ziel 2014: 396 066 Seiten
Von den insgesamt 758 061 Seiten, die 2014 übersetzt wurden, entfielen 481 234 Seiten (63,5 % des
Gesamtvolumens) auf Marken. Dem stehen veranschlagte 396 066 Seiten im Arbeitsprogramm 2014
gegenüber. Im Juni prognostizierte das HABM in seinem Berichtigungshaushalt für 2014 eine Erhöhung
der Seitenzahl für Gemeinschaftsmarken. Abbildung 1 zeigt die Abweichungen zwischen den
Prognosen und dem tatsächlichen Volumenaufkommen.
Maßnahme 1.3 Sicherstellung einer fristgerechten Lieferung an die Kunden
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der eingehaltenen Fristen
Ziel 2014: 99 %
Das Zentrum hat in 99,3 % der Fälle den Liefertermin für die Übersetzung eingehalten.
Rund 56,5 % der Aufträge für die Übersetzung von Dokumenten entfielen auf die Kategorie „normale“
Lieferfrist, 17,2 % auf die Kategorie „geplant“ und 13,5 % waren „dringend“. Im Jahr 2013 beliefen sich
diese Anteile auf 46,9 %, 24,9 % und 16 %.
Auf Übersetzungen mit „längeren“ Fristen entfielen 12,2 % des Volumens der übersetzten Dokumente,
d. h. ein ähnlicher Prozentsatz wie im Jahr 2013. Die Anforderung von „sehr dringenden“
Übersetzungen blieb mit einem Anteil von 0,6 % des gesamten Übersetzungsvolumens gering.
Maßnahme 1.4 Umsetzung von Maßnahmen gemäß dem „Aktionsplan zur
Qualitätssicherung in der Übersetzung 2013-2014“; endgültige Bewertung und Follow-up
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung der im Plan enthaltenen Maßnahmen
Ziel 2014: 100 % des Aktionsplans zur Qualitätssicherung in der Übersetzung umgesetzt
Indikator/Ergebnis: Evaluierungsbericht
Ziel 2014: Bericht über den „Aktionsplan zur Qualitätssicherung in der Übersetzung 2013-2014“ erstellt
Ende 2012 hatte das Zentrum einen neuen Aktionsplan zur Qualitätssicherung in der Übersetzung für
den Zeitraum 2013-2014 angenommen. Im Arbeitsprogramm des Zentrums für das Jahr 2014 war die
Ausführungsquote für diesen Aktionsplan auf 100 % festgelegt worden. Bis zum Jahresende waren
etwas mehr als 90 % des Plans umgesetzt worden, was dem ursprünglichen Ziel sehr nahe kam.
Der Schwerpunkt lag auf der Überarbeitung des bestehenden Revisionsprozesses zur Optimierung des
Workflows und der Qualität des Endprodukts; der Verbesserung des Informationsflusses bei eng
zusammenhängenden Dokumenten, die von verschiedenen Übersetzern übersetzt oder revidiert
werden; der Durchführung von Ex-post-Qualitätskontrollen von Gemeinschaftsmarken sowie einem
neuen Konzept für die Qualitätssicherung von Übersetzungen aus und in Nicht-EU-Sprachen, ein
Thema, das auch auf interinstitutioneller Ebene diskutiert wurde. Auch der Ex-post-Qualitätsprozess für
interne Übersetzungen wurde überarbeitet.
Das Zentrum erstellte weiterhin zuverlässige und hochwertige Übersetzungsspeicher. Im Jahr 2014
wurde eine enorme Menge an Dokumenten aligniert, um einen hochwertigen Übersetzungsspeicher zu
erstellen, der zum Einsatz kommen soll, sobald alle Sprachteams auf SDL Trados Studio 2014
umgestellt haben.
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Und schließlich wurde auch die Ex-post-Qualitätskontrolle der Übersetzung von Gemeinschaftsmarken
dadurch verbessert, dass die Übersetzungsspeicher grundsätzlich nach jeder Ex-post-Qualitätskontrolle
(EPQC) aktualisiert und die bei diesen Kontrollen entdeckten Fehler systematisch ausgewertet wurden,
damit bei Bedarf geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden konnten.
Indikator/Ergebnisse: Aktionsplan zur Qualitätssicherung in der Übersetzung überarbeitet
Ziel 2014: „Aktionsplan zur Qualitätssicherung in der Übersetzung 2015-2016“ erstellt
Für die Jahre 2015 und 2016 wurde ein neuer Aktionsplan zur Qualitätssicherung in der Übersetzung
erstellt, in dem eine Reihe von Maßnahmen vorgesehen sind, die gewährleisten sollen, dass das
Zentrum weiterhin hochwertige Dienstleistungen für seine Kunden erbringen kann. Dieses neue
Maßnahmenbündel bezieht sich unter anderem auf die Vorteile, die durch die Umstellung auf
SDL Trados Studio 2014 realisiert werden können, insbesondere im Hinblick auf die gesicherte
Verwendung der bevorzugten Terminologie der Kunden. Weitere Schwerpunkte sind Schulungen über
die neuen Dienstleistungen, die das Zentrum anbietet (z. B. Untertitelung), neue Verfahren wie die
Nachbearbeitung maschinell erzeugter Übersetzungen sowie die Anpassung bestimmter Tätigkeitsarten
an die neuen Tools, die im Zentrum eingeführt werden. Auch die Erstellung von Glossaren in
Zusammenarbeit mit den Kunden des Zentrums, die diese auch validieren, bleibt ein wesentlicher
Bestandteil des Aktionsplans.
Maßnahme 1.5 Ex-post-Überwachung der Übersetzungsqualität
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der Übersetzungen von Dokumenten von guter oder ausgezeichneter Qualität
Ziel 2014: 75 %
Der Zweck der Ex-post-Kontrolle intern übersetzter Dokumente, mit der im Jahr 2010 begonnen wurde,
besteht darin, wiederkehrende Probleme im Übersetzungsprozess aufzudecken und anschließend die
erforderlichen Berichtigungsmaßnahmen zu ergreifen.
Im Jahr 2014 fanden unter Verwendung von Dokumenten unterschiedlicher Kunden aus verschiedenen
Bereichen vier Ex-post-Kontrollen, d. h. eine Kontrolle pro Quartal statt. Diese Ex-post-Kontrollen
werden von externen Übersetzern durchgeführt, die mit dem Zentrum einen Rahmenvertrag
abgeschlossen haben und für diese Aufgabe ausgewählt wurden. 96 % der intern übersetzten
Dokumente wurden in Bezug auf die Qualität als „ausgezeichnet“, „gut“ oder „zufriedenstellend“
eingeschätzt. Die übrigen 4 % entsprachen nicht den geforderten Standards. Sie wurden mit den
betreffenden Übersetzungsteams ausgewertet, um aus den Fehlern zu lernen und geeignete
Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
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Abbildung 2: Ergebnis der Ex-post-Qualitätskontrollen intern übersetzter Dokumente im
Jahr 2014
21%
Anzahl der als
„ausgezeichnet“ oder „gut“
eingeschätzten
Übersetzungen
4%
75%
Anzahl der als
„zufriedenstellend“
eingeschätzten
Übersetzungen
Anzahl der als „unter dem
geforderten Standard
liegend“ eingeschätzten
Übersetzungen
Im Juli 2013 erfüllte das HABM die internationalen Qualitätszertifizierungsanforderungen durch eine Expost-Qualitätskontrolle der Übersetzungen von Verwaltungsdokumenten und der Korrekturlesedienste,
die das Zentrum im zweiten Quartal (Q2) 2013 für das HABM erbracht hatte. Im April 2014 wurden dann
beim HABM EPQC-Kontrollen eingeführt. Das Amt führte diese Kontrollen im ersten, zweiten und dritten
Quartal 2014 mit folgenden Ergebnissen durch: 100 % (Q1), 88 % (Q2) und 97 % (Q3) der
Übersetzungen von Verwaltungsdokumenten wurden vom HABM entweder für ausgezeichnet oder als
für den Zweck geeignet befunden. Das Korrekturlesen wurde bei 98 % (Q1), 96 % (Q2) und 97 % (Q3)
aller bearbeiteten Aufträge für ausgezeichnet oder als für den Zweck geeignet befunden.
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der Fehler in Markenübersetzungen (auf der Grundlage von Segmenten)
Ziel 2014: < 3 %.
Ex-post-Kontrollen zur Qualität der Übersetzung von Gemeinschaftsmarken hatten bereits 2012
begonnen, in einer Pilotphase mit zwei Durchgängen.
Ebenso wie im Jahr 2013 wurden auch 2014 in vier auf die Quartale verteilten Kontrollen etwas mehr
als 17 % der Gemeinschaftsmarkenübersetzungen überprüft, wobei in den ersten drei Quartalen
38 Sprachkombinationen und im letzten Quartal 44 Sprachkombinationen einbezogen wurden. Das
Zentrum wandte für diese Ex-post-Qualitätskontrollen etwa 110 Personentage auf.
Für diese Kontrollen gibt es drei Schlüsselindikatoren: Fehlerquote pro Gemeinschaftsmarke,
Fehlerquote pro Sprachkombination und Fehlerquote pro Segment (siehe Abbildung 3).
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Die Verteilung auf die vier Zufriedenheitsgrade (sehr zufrieden, zufrieden, einigermaßen zufrieden und
überhaupt nicht zufrieden) stellte sich wie folgt dar:
Abbildung 5: Verteilung der CSF auf die vier Zufriedenheitsgrade (Gesamtanzahl der
eingegangenen CSF)
11%
24%
19%
sehr zufrieden (ausgezeichnete
Übersetzungsqualität)
zufrieden (gute
Übersetzungsqualität)
46%
einigermaßen zufrieden
(akzeptable
Übersetzungsqualität)
überhaupt nicht zufrieden
(nicht akzeptable
Übersetzungsqualität)
Im Rahmen seines offiziellen Qualitätssicherungsverfahrens wertete das Zentrum sämtliche CSF
einzeln aus und ergriff Maßnahmen, um die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Bei den
vierteljährlichen CSF-Nachverfolgungstreffen wurden 19 Maßnahmen zur Qualitätssteigerung
festgelegt, die im Jahr 2014 zu 53 % umgesetzt wurden. Die Maßnahmen, die aus dem Vorjahr
weitergeführt worden waren, wurden insgesamt zu 85 % abgeschlossen.
In einem internen Brainstorming-Workshop befasste sich das Zentrum im Juni 2014 mit der Erfassung
der Kundenzufriedenheit und dem Umgang mit dieser Thematik, analysierte die Vor- und Nachteile des
aktuellen Systems und machte sich Gedanken über Verbesserungsmöglichkeiten. Die Teilnehmer
erörterten, wie das System zur Erfassung und Bearbeitung von Kundenfeedback so gestrafft werden
könnte, dass es allen Beteiligten weniger Zeit kostet, einen effizienten Kundendienst gewährleistet, dem
Zentrum sinnvollen Aufschluss über die Qualität seiner Arbeit bietet und sowohl für die Kunden als auch
für das Zentrum eine nachhaltige Qualität der Ergebnisse sichert.
Nach einer Auswertung der Vorschläge wurden folgende kurzfristigen (2015) und langfristigen (2016
und darüber hinaus) Maßnahmen vereinbart:
•
4
Auf die Anmerkungen des Verwaltungsrats zum Tätigkeitsbericht für das Jahr 2013 4 hin wird
die Erfassung der Kundenzufriedenheit künftig von der Bearbeitung des Feedbacks getrennt;
die Kundenzufriedenheit wird fortan also nicht mehr durch die CSF-Statistik, sondern durch
jährliche Erhebungen gemessen. 5 Die CSF-Statistik wird nach den bestehenden vier
Bewertungen aufgeschlüsselt und als Ergänzung zu den Erhebungsergebnissen vorgestellt. Im
Interesse einer angemesseneren Wiedergabe des eingegangenen Kundenfeedbacks werden
nicht länger „positive“ und „negative“ CSF zusammengezählt und gegenübergestellt.
Anmerkungen des Verwaltungsrats:
„Bei der Messung des regelmäßigen Kundenzufriedenheitsindexes werden positive Kundenfeedbacks sowie ,keine Feedbacks‘
berücksichtigt. Durch die Einbeziehung von ,keine Feedbacks‘ könnte die Zahl in die Höhe getrieben werden. Der Verwaltungsrat
schlägt deshalb vor, nur positive Feedbacks zu berücksichtigen.
Auch die Rücklaufquote der negativen Feedbacks umfasst lediglich ,überhaupt nicht zufrieden‘, wobei es sich offensichtlich um den
Wert am untersten Ende der Skala handelt. Um eine korrekte Quote zu erhalten, sollten auch sämtliche anderen negativen Punkte in
die Berechnung einbezogen werden.“
5
Siehe auch Abschnitt 3.1.
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•
Im Rahmen des neuen Projekts e-CdT wird das Zentrum seine Bemühungen fortsetzen, die
Abläufe bei der Bearbeitung des Feedbacks sowohl für die Kunden als auch für seine eigenen
Mitarbeiter möglichst weitgehend zu vereinfachen.
Nähere Angaben zu den CSF-Rückmeldungen der einzelnen Kunden und zum Ergebnis des
Brainstorming-Workshops sind dem Bericht „Höhepunkte des Jahres 2014“ zu entnehmen.
Maßnahme 1.7 Durchführung von Audits bei externen Sprachdienstleistern, auf der
Grundlage der Ergebnisse der Audits von 2013
Indikator/Ergebnis: Auditberichte herausgegeben
Ziel 2014: 2 Audits durchgeführt und Auditbericht erstellt
Im Januar 2014 wurde dem Verwaltungsrat und dem beteiligten externen Dienstleister der Bericht über
das im Jahr 2013 vorgenommene Audit übermittelt. Er enthielt zwölf Empfehlungen und eine
Anforderung. Der Dienstleister wies innerhalb der gesetzten Frist nach, dass er der Anforderung
nachgekommen war, und setzte entsprechend den Empfehlungen des Audits eine Reihe von
Verbesserungen bei seinen internen Abläufen um. Insgesamt führte das Audit zu nützlichen
Erkenntnissen über die Arbeitsmethoden des Dienstleisters.
Aus der Erfahrung des Audits 2013 ergab sich, dass das Zentrum mehr Informationen über die
tatsächlichen Arbeitsmethoden der verschiedenen Übersetzungsdienstleister benötigte, um eine klare
Vorgehensweise für Audits mit festen Zielen über deren Häufigkeit festzulegen. Außerdem war aus den
Kosten für Vorbereitung, Reisen, Berichte und Analysen und den damit einhergehenden Zeitproblemen
zu schließen, dass das Zentrum künftig nur ein einziges Audit durchführen konnte. Da der vorgesehene
Dienstleister im Dezember 2014 nicht verfügbar war, wurde das ursprünglich für diesen Termin geplante
Audit auf den Januar 2015 verschoben. Von den Ergebnissen dieses Audits hängt es ab, ob das
Zentrum in den kommenden Jahren seine Audittätigkeit ausdehnen wird oder nicht.
Maßnahme 1.8 Erstellung von Terminologieglossaren
Indikator/Ergebnis: Anzahl der Glossare
Ziel 2014: 4 Glossare erstellt
Mit fünf Terminologieprojekten, je eines für die EIOPA, die EBDD, die ESMA und zwei für die ECHA,
übertraf das Zentrum im Jahr 2014 die im Arbeitsprogramm festgelegten Ziele. Weitere
terminologiebezogene Tätigkeiten wurden im Jahr 2014 für Kunden wie den EuGH, die EZB, die EUA,
die EIB und Eurojust ausgeführt. Projekte für die EZB, die EUA, die EIOPA, die ESMA, Eurojust und die
EBDD wurden in IATE importiert oder aktualisiert.
Darüber hinaus werden einige 2014 begonnene Projekte für den EDSB, die EFSA, die EMA und die
EU-OSHA im Jahr 2015 fortgeführt, wobei im Zuge des letztgenannten die Datenbank IATE an
EuroVoc, den Thesaurus des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union, angebunden wird.
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Maßnahme 1.9 Vorschlag neuer Produkte/Dienstleistungen für die Kunden des Zentrums
Indikator/Ergebnis: Anzahl neuer eingeführter Dienstleistungen
Ziel 2014: 1 neue Dienstleistung
Eine Erhebung des Zentrums im Jahr 2013 hatte ergeben, dass mehrere Agenturen ihre Videos gern
durch das Zentrum untertiteln lassen würden. Im Jahr 2014 wurde ein Pilotprojekt mit dem HABM in die
Wege geleitet, und im Laufe des Jahres wurde erforscht, welche Aspekte bei der Definition einer
solchen neuen Dienstleitung zu berücksichtigen wären. Das Zentrum beschaffte eine
Untertitelungssoftware. Im Oktober 2014 genehmigte der Verwaltungsrat den Vorschlag des Zentrums,
ab 2015 auch die Untertitelung in sein Dienstleistungsangebot aufzunehmen. Im Zuge dieses neuen
Angebots freut sich das Zentrum darauf, im Jahr 2015 Videos von seinen Kunden entgegenzunehmen
und sie bei ihren mehrsprachigen Auftritten in sozialen Medien und im Internet zu unterstützen.
Maßnahme 1.10 Zusammenarbeit mit der GD SANCO 6 und GD Übersetzung zum
Übersetzungsbedarf des Online-Streitbeilegungsprojekts
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung des technischen und administrativen Rahmens
Ziel 2014: Vereinbarung zwischen der GD SANCO und dem Zentrum unterzeichnet; zu 100 % umgesetzt (technische
Umsetzung festgelegt und Machbarkeitsnachweis erstellt); Erbringung von Übersetzungsdienstleistungen für den
geplanten Test der Online-Streitbeilegungsplattform
Das Europäische System zur Online-Streitbeilegung (Online Dispute Resolution, ODR), das die
Kommission derzeit einführt, wird es Verbrauchern und Händlern in der EU ermöglichen, Beschwerden
online einzureichen und Streitigkeiten ohne Gerichtsverfahren beizulegen. Die Plattform soll am
1. Januar 2016 online gehen.
Das Zentrum erklärte sich bereit, zu prüfen, ob die abschließenden Ergebnisse des
Streitbeilegungsverfahrens auf Anforderung einer der beteiligten Parteien übersetzt werden können.
Daher erstellte das Zentrum auf der Grundlage verschiedenen Schätzungen und Annahmen über das
Übersetzungsvolumen insgesamt und über die Wiederverwendungsraten, die durch Vorlagen und
Übersetzungsdatenbanken erzielt werden können, ein Angebot für diese Dienstleistung.
Die vom Zentrum entworfene Dienstgütevereinbarung, in der die für 2015 vorgesehenen
Vorbereitungsarbeiten und die Inbetriebnahme im Jahr 2016 beschrieben werden, wurde von der
GD SANCO positiv aufgenommen. Die Unterzeichnung dieser Vereinbarung wird für Anfang 2015
erwartet, im Anschluss daran kann das Zentrum eine Ausschreibung durchführen und die
Einstellungsverfahren für das zusätzliche Personal, das für diese neue Aufgabe benötigt wird, in die
Wege leiten. Die mit den zukünftigen Arbeitsabläufen verbundenen Neuerungen und die gemeinsame
Kommunikationsplattform, die für die GD JUST und das Zentrum geschaffen werden muss,
werden 2015 eingeführt.
Das mit dem Online-Streitbeilegungsprojekt betraute Referat der GD SANCO gehört seit dem 1. Januar 2015 der GD JUST
an.
6
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Maßnahme 1.11 Organisation einer Konferenz für externe Übersetzer
Indikator/Ergebnis: Konferenz organisiert
Ziel 2014: 1 Konferenz für Auftragnehmer
Im März 2014 richtete das Zentrum einen Workshop für die externen Übersetzer aus, die 2013
erfolgreich an der Ausschreibung für Übersetzungen im Bereich Allgemeine Angelegenheiten
teilgenommen hatten. Etwa 90 Auftragnehmer – einzelne Freiberufler sowie Vertreter von
Übersetzungsagenturen – nahmen an der ganztägigen Veranstaltung in Luxemburg teil.
Das Hauptziel bestand darin, neue Auftragnehmer mit der Arbeitsweise des Zentrums vertraut zu
machen: mit dem Übersetzungs-Workflow, mit den Maßnahmen zur Qualitätssicherung und mit den
sprachlichen Ressourcen. In den Vorträgen wurde auch auf die rechtlichen und administrativen
Vorgaben, beispielsweise vertragliche Verpflichtungen, hingewiesen und erläutert, worauf bei der
Rechnungsstellung für Sprachdienstleistungen zu achten ist. Aus Anlass der Veranstaltung konnte das
Zentrum ferner das Projekt e-CdT vorstellen, mit dem es seinen externen Partnern ein neues Tool für
den Übersetzungs-Workflow zur Verfügung stellen wird. Im Umsetzungsplan für e-CdT ist vorgesehen,
dass im Jahr 2015 eine neue Website eingerichtet wird, die der Zusammenarbeit mit den
Auftragnehmern des Zentrums dient.
Die Möglichkeit, mehr über das Zentrum zu erfahren und die Personen zu treffen, mit denen sie für
gewöhnlich nur per E-Mail oder Telefon in Verbindung stehen, wurde von den Teilnehmern
außerordentlich geschätzt. Die meisten externen Auftragnehmer äußerten den Wunsch, dass das
Zentrum regelmäßig ähnliche Veranstaltungen abhält. Nach der Prüfung dieses Anliegens beschloss
die Leitung des Zentrums, alle zwei Jahre eine solche Konferenz auszurichten.
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Kapitel 2
UNTERSTÜTZENDE TÄTIGKEITEN
Das Zentrum gewichtet diese Tätigkeit mit 18 %. Die Umsetzungsquote betrug insgesamt 57,4 %.
Maßnahme 2.1 e-CdT-Übersetzungs-Workflow: interne Entwicklung des zweiten und
dritten e-CdT-Moduls (Module „Auslagerung“ und „interne Verteilung“)
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der Umsetzung
Ziel 2014: 100 % des zweiten Moduls (Auslagerung) und 40 % des dritten Moduls (interne Verteilung) implementiert
Die Entwicklung der e-CdT-Software, die an die Stelle der elektronischen Tools treten soll, mit denen
das Zentrum das Kerngeschäft seiner Übersetzungsarbeit verwaltet, wurde im gesamten Jahr 2014
fortgesetzt.
Ein stabiles Team aus hochqualifizierten Entwicklern sorgte mit der engagierten Unterstützung der
Mitarbeiter für ein zügiges Fortschreiten des Projekts. Auf dieser Grundlage konnte das Zentrum die
Gesamtplanung des Projekts revidieren und den Termin für die Auslieferung einer ersten Version des eCdT-Workflow-Tools auf das zweite Quartal 2015 legen. Diese erste Version von e-CdT wird alle
grundlegenden Funktionen aufweisen, die für die Verwaltung des Workflows und für die Interaktion des
Zentrums mit Kunden und externen Auftragnehmern benötigt werden. Die für die Software-Entwicklung
gewählte agile Scrum-Methode ermöglicht es, die Anwendung in systematischer Weise allmählich, aber
stetig zu verbessern.
Maßnahme 2.2 Einführung des CAT-Tools SDL Trados Studio
Indikator/Ergebnis: Anzahl der Sprachgruppen, die mit dem neuen Tool arbeiten
Ziel 2014: Alle Sprachgruppen arbeiten mit dem neuen Tool
Im Jahr 2014 begann das Zentrum mit der Einführung von SDL Trados Studio 2014, dem
computergestützten Übersetzungstool, das im Zuge einer interinstitutionellen Ausschreibung
ausgewählt worden war. Das Tool ersetzt die Translator's Workbench (TWB), die das Zentrum seit 1997
verwendet hat. Obwohl es sich bei SDL Trados Studio 2014 um einen „Nachfolger“ der TWB handelt,
beschränkt sich die Umstellung, wie sich zeigte, nicht auf eine technische Aktualisierung.
Im Juli 2014 begann das estnische Sprachteam als Pilotgruppe mit SDL Trados Studio zu arbeiten.
Seine Erfahrungen bestätigten, dass mit Hilfe dieses Tools repetitive Arbeitsschritte ebenso verringert
werden können wie der Arbeitsaufwand im Nachgang der Übersetzung, insbesondere die Berichtigung
von Layout-Fehlern.
Allerdings wurde im Zuge der Erfahrung auch deutlich, dass Bedarf an einem IT-Tool besteht, mit dem
weitere Arbeitsschritte automatisiert werden können, damit der Personalbedarf der Abteilung
Übersetzungsunterstützung nicht steigt und das Fehlerrisiko zugleich gesenkt wird. Es wurde für
notwendig befunden, zunächst ein solches Tool zu installieren, bevor die übrigen Sprachteams nach
und nach auf SDL Trados Studio 2014 umsteigen können.
Aus diesem Grund prüfte das Zentrum, welche Möglichkeiten bestanden, ein solches Tool im letzten
Quartal des Jahres 2014 einzuführen. Die Wahl fiel auf SDL WorldServer, da mit diesem System
Übersetzungsspeicher zentral verwaltet und bestimmte unverzichtbare Vorbereitungsschritte im
Workflow automatisiert werden können.
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Da SDL WorldServer im Dezember 2014 installiert wurde, wurde die Einführung von SDL Trados Studio
für alle Sprachteams auf das erste Quartal 2015 verschoben, um eine reibungslose und störungsfreie
Umstellung zu gewährleisten.
Maßnahme 2.3 Prüfung der möglichen Einführung des Online-Übersetzungsmoduls des
neuen CAT-Tools für externe Dienstleister
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung des Projekts
Ziel 2014: 1 Pilotprojekt abgeschlossen
Bestandteil von SDL WorldServer ist eine browserbasierte Arbeitsumgebung, in der Übersetzer und
Revisoren online arbeiten können und die Ausgangs- und Zieltexte in Form aufeinanderfolgender
Segmentpaare dargestellt werden.
Für das erste Halbjahr 2015 hat SDL die Herausgabe einer neuen, stark verbesserten Version dieser
Browser-Workbench angekündigt. Das Online-Tool wird mit dem von Übersetzern und Revisoren
verwendeten Desktop-Tool von SDL vergleichbar sein.
Im Lichte dieser Ankündigung änderte das Zentrum seine ursprüngliche Planung und beschloss, vor der
Auflage eines Pilotprojekts das neue Online-Übersetzungsmodul zu prüfen, sobald es 2015 verfügbar
ist.
Maßnahme 2.4 Umsetzung der Strategie des Zentrums zur maschinellen Übersetzung
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung des Projekts
Ziel 2014: 1 Pilotprojekt mit dem ausgewählten maschinellen Übersetzungstool umgesetzt
Das Experiment, das Ende 2013 mit dem maschinellen Übersetzungssystem MT@EC der Kommission
durchgeführt worden war, hatte ergeben, dass das Zentrum nicht bereit war, diese Art System in seine
Arbeitsabläufe zu integrieren. Das System müsste mit Texten des Zentrums aus dem ganzen Spektrum
seiner Kunden und Textarten bestückt werden, um es eventuell in der Zukunft brauchbarer zu machen.
Aus diesem Grund legte das Zentrum ein Projekt auf, das dazu dient, Texte in sehr großen Mengen zu
alignieren, um seine Übersetzungsspeicher und in Zukunft auch das System MT@EC damit
auszustatten.
Maßnahme 2.5 Verbesserung des Ablaufs der Übersetzung von Texten auf dem Gebiet des
geistigen Eigentums für das Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt (Marken, Muster
und Modelle) (HABM)
Indikator/Ergebnis: Übertragung von Marken zwischen dem Zentrum und den externen Übersetzern über B2BKommunikation
Ziel 2014: Machbarkeitsnachweis mit einer Agentur erstellt
Dieses Ziel, das eng mit dem nachfolgend beschriebenen Projekt für einen vereinheitlichten
Arbeitsablauf zusammenhängt, wurde vorübergehend ausgesetzt, um das Ergebnis der für 2015
vorgesehenen Beratungen abzuwarten.
Mit dem HABM führte das Zentrum eine voll funktionsfähige B2B-Lösung ein, mit der die Begriffe für die
Terminologiemanagement-Konsole des HABM bearbeitet und übersetzt werden.
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Indikator/Ergebnis: Umsetzung der notwendigen technischen und administrativen Maßnahmen zur weiteren
Verringerung der Bearbeitungszeiten für die Übersetzung von Gemeinschaftsmarken im Jahr 2015
Ziel 2014: neue Ausschreibung für die Übersetzung von Gemeinschaftsmarken
Das Zentrum implementierte die technischen Neuerungen, die notwendig sind, um einen Prozentsatz
der übersetzten Marken vorfristig zu liefern. Das Ziel, im Jahresdurchschnitt 7 % der Dateien nach drei
Tagen zurückzuschicken, wurde Anfang Dezember erreicht. Weitere geringfügige technische
Neuerungen mit Bezug auf die Bearbeitung und Segmentierung der Dateien wurden in Abstimmung mit
dem HABM im November vorgenommen.
Im Oktober eröffnete das Zentrum 23 Ausschreibungen für den Abschluss von Rahmenverträgen für die
Übersetzung von standardisierten Texten im Bereich gewerbliches/geistiges Eigentum. Als
Ausgangs- und Zielsprachen waren alle EU-Amtssprachen mit Ausnahme des Irischen vorgesehen.
Indikator/Ergebnis: Modernisierung der Vorübersetzung und der sprachlichen Ressourcen in Zusammenarbeit mit
dem HABM
Ziel 2014: im Rahmen bilateraler Verhandlungen mit dem HABM festzulegen
Die intensive und fruchtbare Zusammenarbeit zwischen HABM und Zentrum in den vergangenen
Jahren mündete in gemeinschaftliche Überlegungen über die Einführung einer gemeinsamen
Vorbearbeitung von Gemeinschaftsmarken. Im November 2012 hatte das HABM vorgeschlagen, zu
prüfen, ob „das HABM und das Zentrum einander ihre Übersetzungsspeicher zur Verfügung stellen und
ihre Arbeitsabläufe aufeinander abstimmen sollten, um Transparenz und Effizienz, termingerechte
Ergebnisse und ein insgesamt hochwertiges Endprodukt zu gewährleisten, d. h. den Prozess
nachhaltiger zu gestalten“.
Unter erheblichem Aufwand von Kraft und Mühe erarbeitete das Zentrum einen Vorschlag für einen
einheitlichen Workflow, mit dem die Vorübersetzung von Gemeinschaftsmarken abgedeckt und gestrafft
wird. Dieser Vorschlag wurde dem HABM im April 2014 unterbreitet. Er enthält eine Kostensimulation
und verschiedene Szenarien, mit denen die Bearbeitungsdauer für die Veröffentlichung der
Gemeinschaftsmarken insgesamt verkürzt werden kann.
Zwar begrüßte das HABM diesen Vorschlag und bekräftigte sein Interesse an dem zugrundeliegenden
Ansatz, doch kam 2014 noch kein abschließender Beschluss über dieses Projekt zustande. Die
vorgeschlagenen Vereinfachungen haben weitreichende Folgen für die Einrichtungen sowohl in Alicante
als auch in Luxemburg, so dass genauere Analysen und Risikobewertungen erforderlich sind. Die
beiden Organisationen kamen überein, die Chancen und Herausforderungen einer Verwirklichung des
Projekts im Jahr 2015 zu prüfen.
Die monatlichen Videokonferenzen boten den Beteiligten Gelegenheit, eine Reihe verhältnismäßig
geringfügiger Probleme mit Bezug auf die jeweiligen sprachlichen Ressourcen anzusprechen und zu
lösen. Seit Langem bestehen Kontakte für den Austausch von Meinungen, Vorschlägen und
Ratschlägen, mit denen die Zuverlässigkeit und Richtigkeit der sprachlichen Datenbanken bei den
Organisationen gewährleistet werden kann. Darüber hinaus konnte das Zentrum mit Hilfe der
vierteljährlichen Ex-post-Qualitätskontrollen einzelne Fehler entdecken, die systematisch korrigiert oder
gegebenenfalls aus den Übersetzungsspeichern des Zentrums gelöscht werden.
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Maßnahme 2.6 Vertragsmanagement und Ranglisten
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: zu 100 % umgesetzt
Die Projektanalyse für den Bereich Vertragsmanagement und Ranglisten wurde 2014 abgeschlossen.
Der IT-Lenkungsausschuss verschob die Implementierung des neuen Tools auf das Jahr 2015, da dem
e-CdT-Projekt Vorrang eingeräumt werden musste.
Die Implementierung wird den gesamten Vertragslebenszyklus betreffen, von der Ausschreibung bis zur
Überwachung der Vertragsausführung. Parallel dazu prüfte das Zentrum Möglichkeiten zur Integration
der elektronischen Beschaffung in seine Verfahren.
Maßnahme 2.7 System zur Verwaltung der Kompetenzen und der Stellenbeschreibungen
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: zu 100 % umgesetzt
Im Jahr 2014 wurde beschrieben, welche betrieblichen Anforderungen das System zur Verwaltung der
Kompetenzen und der Stellenbeschreibungen erfüllen muss. Der IT-Lenkungsausschuss verschob die
Auswahl und Implementierung des neuen Tools auf das Jahr 2015, da dem e-CdT-Projekt Vorrang
eingeräumt werden musste.
Maßnahme 2.8 Personalakten-Managementsystem
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: 100 % der Analyse erstellt (und 100 % umgesetzt, wenn die Sysper-II-Option beibehalten wird)
Die Analyse des Personalakten-Managementsystems wurde wie im Arbeitsprogramm vorgesehen
abgeschlossen. Die Sysper-II-Lösung wurde beibehalten und der Kommission wurde Anfang 2015 mit
Blick auf die Unterzeichnung einer Dienstgütevereinbarung ein Antrag auf Zugang zu diesem Modul
übermittelt. Unterdessen sind bereits 70 % der Personalakten eingescannt worden.
Maßnahme 2.9 Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung der Übersetzer
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: zu 100 % umgesetzt
Eine der Voraussetzungen für das e-CdT-Projekt bestand in der Entwicklung eines neuen Tools, dem
die Übersetzungsmanager jederzeit die Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung der Übersetzer entnehmen
können. Die Entwicklung eines solchen Tools wurde in die beiden Phasen „Verfügbarkeitsmodul“ und
„Auslastungsmodul“ aufgeteilt. Beide Module wurden, wie im Arbeitsprogramm vorgesehen, im
Jahr 2014 freigegeben.
Maßnahme 2.10 Haushaltsplanungs- und Überwachungstool
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: zu 100 % umgesetzt
Das Zentrum implementierte das Haushaltsplanungs- und Überwachungstool SAP Business Planning
and Consolidation, das 2013 auf der Grundlage eines bestehenden Rahmenvertrags ausgewählt
worden war. Der gesamte Haushaltsplan des Zentrums für das Jahr 2015 wurde unter Verwendung
dieses Tools erstellt.
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Maßnahme 2.11 Ersetzung des Systems der Beurteilungsberichte
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: Analyse möglicher Lösungen
Auf der Sitzung des Netzwerks der Leiter der Verwaltung, die im Oktober 2014 in Wien stattfand, wurde
ein Vorschlag für neue Durchführungsbestimmungen für Leistungsbeurteilungen vorgestellt, die eine
agenturübergreifende Arbeitsgruppe unter Beteiligung der Generaldirektion Humanressourcen und
Sicherheit der Kommission erarbeitet hatte. Aufgrund des Ergebnisses dieses Prozesses wird das
System der Beurteilungsberichte für die Beurteilungsrunde 2015 nicht ersetzt werden. Die
abschließende Analyse wird 2015 erfolgen.
Maßnahme 2.12 Ersetzung des E-Mail-Systems
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: 100 % der Studien zu den Optionen für die Auslagerung des Systems abgeschlossen und analysiert;
Auswahl zwischen Auslagerung und interner Migration getroffen, Machbarkeitsnachweis für interne Migration
abgeschlossen.
Die Studie über die Auslagerung des E-Mail-Systems hat ergeben, dass es nicht ratsam ist, die aktuelle
E-Mail-Plattform in einem einzigen Schritt technisch zu ersetzen und auszulagern. Um das Risiko eines
Ausfalls oder einer Störung des Systems zu verringern, muss das Projekt in zwei Phasen verwirklicht
werden. Der Machbarkeitsnachweis soll in Anbetracht der Komplexität der Studie 2015 abgeschlossen
werden.
Maßnahme 2.13 Aufrüstung der Website des Zentrums auf SharePoint 2013 – Aufrüstung
des internen Dokumenten-Sharing-Systems auf SharePoint 2013
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung (Website)
Ziel 2014: 100 % aufgerüstet
Das Zentrum schloss 2014 die technische Migration seiner externen Website ab. Es nutzte diese
Gelegenheit zur Einführung neuer Funktionen, beispielsweise die automatische Anpassung der
Darstellung der Website zur besseren Lesbarkeit auf einem Notebook oder Smartphone. Die neue
Version der Website wird im Februar 2015 verfügbar sein.
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung (internes Dokumenten-Sharing-System)
Ziel 2014: 100 % aufgerüstet
Die technische Aktualisierung von SharePoint, dem elektronischen Dokumentenverwaltungs- und
Archivierungssystem, ist abgeschlossen. Die neue Version bietet neuartige Funktionen, die das
Zentrum in naher Zukunft einzusetzen beabsichtigt.
Maßnahme 2.14 Implementierung der Module des Microsoft System Centre Service
Managers in Bezug auf Vorfälle/Probleme, Änderungen und Konfiguration
Indikator/Ergebnis: Stand der Umsetzung
Ziel 2014: 100 % der ausgewählten Module implementiert
Das Zentrum hat sich bemüht, effektive Tools für die Bewältigung von Vorfällen und Veränderungen auf
dem Gebiet der IT zu beschaffen. Es entschied sich dafür, die Implementierung der Software Microsoft
System Centre, mit der das Zentrum vollauf zufrieden ist, durch die Module des Microsoft System
Center Service Manager zu vervollständigen. Da auf diesem neuen Gebiet externe Experten tätig sind,
begann diese Implementierung 2014 und wird während der gesamten ersten Jahreshälfte 2015
fortgesetzt.
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Kapitel 3
TÄTIGKEITEN IM BEREICH DER AUSSENKONTAKTE
Das Zentrum gewichtet diese Tätigkeit mit 5 %. Die Umsetzungsquote betrug insgesamt 62,5 %.
Maßnahme 3.1 Umsetzung des Aktionsplans zur 2013 durchgeführten allgemeinen
Umfrage zur Kundenzufriedenheit
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der umgesetzten Maßnahmen
Ziel 2014: 50 % der Maßnahmen umgesetzt
Alle zwei Jahre führt das Zentrum eine allgemeine Umfrage zur Kundenzufriedenheit durch, um zu
erfahren, wie die Kunden das Zentrum als Dienstleister einschätzen. Im Jahr 2014 arbeitete das
Zentrum an der Umsetzung des Aktionsplans für den Zeitraum 2014-2015, der aus der allgemeinen
Umfrage zur Kundenzufriedenheit aus dem Jahr 2013 abgeleitet worden war.
Der Plan umfasst vier Maßnahmengruppen (Qualitätssicherung in der Übersetzung, Prognose und
Preisgebung; Rechnungen und Statistik, Verbesserungen für das Kundenportal) mit insgesamt neun
Untermaßnahmen, die an die in den Antworten auf die Kundenumfrage hervorgehobenen
Verbesserungsbereichen angelehnt sind. Zum Jahresende waren zwei Maßnahmen abgeschlossen,
nämlich die Ausschreibung für Übersetzungsdienstleister im Bereich Finanzen und die Ausrichtung
besonderer Schulungen für Übersetzer in den Bereichen Finanzen und Medizin; drei Maßnahmen liefen
und vier standen noch aus. Die Umsetzungsquote bleibt demnach hinter der Zielvorgabe zurück, was
allerdings keinen Anlass zu Sorge bietet, da die meisten laufenden Maßnahmen bereits weit
fortgeschritten sind.
Nähere Einzelheiten sind dem Bericht „Höhepunkte des Jahres 2014“ zu entnehmen.
Maßnahme 3.2 Fortsetzung der Besuche bei/von Kunden
Indikator/Ergebnis: Sitzungsprotokolle mit Aktionspunkten erstellt
Ziel 2014: 20 % der Kunden/Jahr getroffen
Entsprechend den Prioritäten, die im Ende 2013 erstellten Kundenbesuchsplan festgelegt wurden, hat
das Zentrum 2014 14 7 der 60 Kunden getroffen, die 2014 in seinem Kundenportfolio enthalten waren.
Das im Arbeitsprogramm festgelegte Ziel „20 % der Kunden getroffen“ wurde somit erreicht (23 %). Mit
einigen Kunden (z. B. HABM, EMA und ECHA) wurden im Laufe des Jahres wegen bestimmter Projekte
mehrere Treffen abgehalten.
Zur Verbesserung der Übersetzungsqualität sind Schulungen in den Tätigkeitsbereichen der Kunden
von besonderer Bedeutung. Im Jahr 2013 organisierte das Zentrum mit dem Europäischen
Unterstützungsbüro für Asylfragen (EASO) ein Seminar zu Asylfragen und mit einem Vertreter der
französischen Behörde, die die Europäische Arzneimittelbehörde vertritt (ANSM: Agence nationale de
sécurité du médicament et des produits de santé), einen Informationsaustausch über sprachliche
Besonderheiten.
7
HABM, ERA, DGT/GD, SANCO, DGT EK, EU-OSHA, EIOPA, EBDD, ECHA, ECA, EASO, eu-LISA, EMA, EBA und EIGE.
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Im Gefolge dieser Kundentreffen wurden insgesamt 49 Maßnahmen aufgelegt. Das Zentrum setzte die
Arbeit an zehn Maßnahmen, die von 2013 übertragen wurden, fort. Die Umsetzungsquote der neu
festgelegten sowie der aus den Vorjahren übertragenen Maßnahmen betrug 41 %.
Nähere Einzelheiten über kundenbezogene Tätigkeiten sind dem Bericht „Höhepunkte des
Jahres 2014“ zu entnehmen.
Maßnahme 3.3 Stärkere Bekanntmachung der Produkte, Dienstleistungen und Tätigkeiten
des Zentrums bei den Kunden durch Bereitstellung der erforderlichen Dokumentation
Indikator/Ergebnis: Broschüre zu den Terminologie-Projekten für die Kunden
Ziel 2014: 1 Broschüre
Im Oktober 2014 gab das Zentrum die Broschüre „Terminology – Investing in Quality“ („Terminologie –
Investition in Qualität“) heraus. Sie kann von der Website des Zentrums heruntergeladen werden. In der
Broschüre wird knapp beschrieben, woraus ein Terminologieprojekt besteht und wie es zur
Qualitätssicherung beiträgt.
Indikator/Ergebnis: Kunden-Newsletter „The Language Hub“ veröffentlicht
Ziel 2014: 1 Kunden-Newsletter
Auf der Sitzung des Verwaltungsrats im Oktober 2014 stellte das Zentrum die vierte Ausgabe seines
Kunden-Newsletters „The Language Hub“ vor. Schwerpunktthema dieser Ausgabe ist die Arbeit der
Sektion Unterstützung im Bereich Sprachen und Technologie sowie der Sektion Haushalt und
Strategische Planung; es wird beschrieben, wie das Zentrum seine Tätigkeiten durch
Mehrjahresstrategien und jährliche Arbeitsprogramme plant und überwacht, und die Strategie für den
Zeitraum 2016-2018 wird kurz umrissen; die Untertitelung von Videos als neue Dienstleistung für
Kunden ab 2015 wird vorgestellt und es wird über die Terminologiearbeit und die neue Broschüre über
Terminologie informiert. Außerdem werden die Kunden des Zentrums über die Ergebnisse der Umfrage
zum Umgang der EU-Agenturen mit Mehrsprachigkeit unterrichtet. 8 Der Newsletter wurde den Kunden
auf dem Kundenportal zur Verfügung gestellt.
Indikator/Ergebnis: „Kundenbericht 2013“ veröffentlicht
Ziel 2014: 1 Kundenbericht
Ende 2013 war beschlossen worden, den „Kundenbericht“ in „Höhepunkte des Jahres X“
umzubenennen, da darin nicht nur vorgestellt werden soll, welche Leistungen im Laufe des Jahres für
die Kunden erbracht wurden, sondern auch veranschaulicht werden soll, wie vielfältig die Tätigkeiten
des Zentrums sind und welche Stellung es innerhalb der Familie der Einrichtungen und Organe der EUAgenturen einnimmt. Diesem Beschluss entsprechend wurden dem Verwaltungsrat auf seiner Sitzung
im März 2014 ergänzend zum jährlichen Tätigkeitsbericht auch die „Höhepunkte des Jahres 2013“
vorgestellt. Der Bericht ist auf der Website des Zentrums verfügbar.
Indikator/Ergebnis: „Praktischer Leitfaden für Kunden“ aktualisiert
Ziel 2014: 1 Leitfaden für Kunden
Die Publikation „The Translation Centre – a practical guide for clients“ („Das Übersetzungszentrum – ein
praktischer Leitfaden für Kunden“) wurde 2014 zweimal aktualisiert, um Veränderungen in der
Organisation, bei der Preisstruktur und bei den Dienstleistungsangeboten des Zentrums abzubilden.
Sowohl die PDF- als auch die Online-Version wurde auf dem Kundenportal bereitgestellt, um den
Kunden Hinweise und Informationsmöglichkeiten für Übersetzungsanfragen zur Verfügung zu stellen.
8
Siehe „Zusätzliche Aktivitäten“.
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Maßnahme 3.4 Aktive Rolle im ICTI und bei den IAMLADP/JIAMCATT-Sitzungen
Indikator/Ergebnis: Teilnahmequote
Ziel 2014: 100 %ige Teilnahmequote
Sämtliche ICTI- und IAMLADP-Sitzungen wurden besucht, einschließlich des IAMLADP-Jahrestreffens
im Juni 2014, das von den EU-Organen in Brüssel ausgerichtet wurde. Außerdem nahm das
Übersetzungszentrum am JIAMCATT in Straßburg teil.
Indikator/Ergebnis: Anzahl der angebotenen gemeinsamen Schulungen
Ziel 2014: 1 gemeinsame Schulung
Nachdem die gemeinsamen Schulungen des Zentrums im Jahr 2012 auf große Resonanz gestoßen
waren (500 Teilnehmer), wurde das Zentrum von keiner IAMLADP-Organisation aufgefordert, eine der
beiden im IAMLADP-Katalog angebotenen gemeinsamen Schulungen zu den Themen „Prüftools“ und
„Übersetzungsrevision“ abzuhalten.
Maßnahme 3.5 Bereitstellung technischer und organisatorischer Unterstützung für die
interinstitutionelle Datenbank IATE
Indikator/Ergebnis: Umsetzung des IATE-Arbeitsprogramms für 2014
Ziel 2014: alle Tätigkeitsberichte angenommen
Alle IATE-Dokumente, die im Mandat der IATE-Verwaltungsgruppe (IMG) festgelegt wurden, deren
Vorsitz das Zentrum innehat, wurden von den entsprechenden interinstitutionellen Ausschüssen
genehmigt: der Zwischentätigkeitsbericht, der Zwischenbericht über die Ausführung des Haushaltsplans
und das Arbeitsprogramm 2015.
Zu den wichtigsten Leistungen im Jahr 2014 gehörte auch die Überarbeitung der IATE-Scorecard, die
Indikatoren für die Verwendung und den Inhalt der Terminologiedatenbank bereitstellt. Die öffentliche
Version von IATE wurde 2014 für mehr als 45 Millionen Abfragen genutzt.
Nähere Einzelheiten über Entwicklungen im Zusammenhang mit IATE sind dem Bericht „Höhepunkte
des Jahres 2014“ zu entnehmen.
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Kapitel 4
MANAGEMENT- UND ÜBERWACHUNGSTÄTIGKEITEN.
Das Zentrum gewichtet diese Tätigkeit mit 7 %. Die Umsetzungsquote betrug insgesamt 60,1 %.
Maßnahme 4.1 Umsetzung der Änderungen zur Gewährleistung der fortgesetzten
Einhaltung des EU-Rechtsrahmens (Statut und Finanzregelung)
Indikator/Ergebnis: Entwurf der Durchführungsbestimmungen für das Statut der Kommission vorgelegt
Ziel 2014: 70 % der Durchführungsbestimmungen festgelegt
Das im Arbeitsprogramm für 2014 vorgesehene Ziel wurde erreicht,
Durchführungsbestimmungen zum Jahresende 2014 festgelegt worden waren.
da
72 %
der
Die Mehrheit der neuen Durchführungsbestimmungen, die von der Kommission im Dezember 2013
eingeführt worden waren, wurde im Jahr 2014 analog erlassen (dies betrifft zwölf
Durchführungsbestimmungen). Für eine Durchführungsbestimmung hat das Zentrum seinen eigenen
Beschluss aufgehoben.
Für eine Durchführungsbestimmung beantragte das Zentrum die Nichtanwendung und analog eine
Freistellung von sechs weiteren Durchführungsbestimmungen. Zum Ende des Jahres 2014 hatte die
Kommission diese Anträge auf Nichtanwendung bzw. Freistellung noch nicht beantwortet. Die
betreffenden sieben Durchführungsbestimmungen müssen 2015 angenommen werden.
Im Falle von fünf Durchführungsbestimmungen bestand kein Handlungsbedarf, da diese Bestimmungen
für das Zentrum nicht anwendbar sind (Beschlüsse in Bezug auf Personal in Delegationen).
Indikator/Ergebnis: Finanzregelung vom Verwaltungsrat genehmigt
Ziel 2014: neue Finanzregelung genehmigt
In Zusammenarbeit mit der Generaldirektion Haushalt der Kommission (GD BUDG) konnte das Zentrum
Ende 2013 seine neue Finanzregelung erarbeiten und verabschieden. Dank dieser hervorragenden
Zusammenarbeit verfügte das Zentrum Anfang 2014 über ein angemessenes Regelungsumfeld.
Indikator/Ergebnis: Durchführungsbestimmungen für die Finanzregelung der Kommission vorgelegt
Ziel 2014: Durchführungsbestimmungen übermittelt
Nach der Annahme der neuen Finanzregelung erstellte das Zentrum anhand einer Vorlage, die von der
GD Haushalt und einer agenturübergreifenden Arbeitsgruppe erarbeitet worden war, einen Entwurf der
Durchführungsbestimmungen.
In Anbetracht seiner besonderen Anforderungen führte das Zentrum gemeinsam mit der
GD Übersetzung Verhandlungen mit der GD BUDG über eine Anpassung bestimmter Vorschriften im
Entwurf der Durchführungsbestimmungen. Darüber hinaus schuf es auf Aufforderung seiner Kunden
einen Mechanismus, der es den Kunden ermöglicht, Übersetzungen, die erst im folgenden Jahr geliefert
werden, zum Jahresende im Voraus zu bezahlen. Da die GD BUDG den neuen
Durchführungsbestimmungen erst Ende 2014 zustimmte, werden sie dem Verwaltungsrat 2015 zur
Annahme vorgelegt.
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Des Weiteren gelangte die Leitung zu dem Schluss, dass das Zentrum die Anforderungen der ICS 14
nicht erfüllte und dass in Bezug auf die finanziellen Aspekte neuer Dienstleistungen, Projekte und
Tätigkeiten weitere Verbesserungen erforderlich waren.
Die Maßnahmen, die das Zentrum in die Lage versetzen sollen, die Bestimmungen der ICS 14 zu
erfüllen, sind im Aktionsplan für die interne Kontrolle (Anhang VII) ausführlich beschrieben. Viele
Maßnahmen, die in diesem Aktionsplan aufgeführt sind, stehen mit den Durchführungsempfehlungen
für das Geschäftskontinuitätsmanagement in Zusammenhang. Sobald diese Empfehlungen umgesetzt
(geschlossen) sind, ändert sich der Status des Aktionsplans für die Normen der internen Kontrolle.
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der vollständig umgesetzten sehr wichtigen Empfehlungen
Ziel 2014: 90 % der sehr wichtigen zum 1.1.2014 ausstehenden Empfehlungen vollständig umgesetzt
Zu Beginn des Jahres 2014 waren zehn Empfehlungen, die sich aus den Prüfungen durch den internen
Auditdienst (IAS) und die interne Auditstelle (IAC) ergeben hatten, noch offen, davon zwei „sehr
wichtige“, sieben „wichtige“ und eine „wünschenswerte“. Die Maßnahmen, mit denen die noch offenen
„sehr wichtigen“ Empfehlungen umgesetzt werden sollen, konnten zum Jahresende nicht
abgeschlossen werden. Die „wünschenswerte“ Empfehlung wurde vom IAS geschlossen und eine
„wichtige“ Empfehlung vom Zentrum zur Prüfung freigegeben.
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der dokumentierten Prozesse und Verfahren
Ziel 2014: 70 % der Prozesse und Verfahren dokumentiert
Auf der Grundlage der Prioritäten und Aktionspläne, die aus den Selbstbewertungen im Rahmen der
internen Kontrolle abgeleitet wurden, arbeitete die Leitung des Zentrums weiter an Verbesserungen von
Schlüsselbereichen seines Systems der internen Kontrolle und an der Aktualisierung seiner Prozesse
und Verfahren. Bestandteil dieser Arbeit war auch die Erstellung oder Aktualisierung zahlreicher
Arbeitsanleitungen, die von diesem Indikator nicht erfasst werden.
Maßnahme 4.3 Festlegung genauer Durchführungsbestimmungen in Bezug auf die
Strategie des Zentrums zur Dokumentenverwaltung
Indikator/Ergebnis: Anzahl der angenommenen Durchführungsbestimmungen
Ziel 2014: 2 Durchführungsbestimmungen angenommen
Ende 2012 begann das Zentrum mit der umfassenden Überprüfung seiner Grundsätze zur
Dokumentenverwaltung mit dem Ziel, ein sicheres, effizientes und kohärentes
Dokumentenverwaltungssystem zu entwickeln. Die Umsetzung dieses Vorhabens setzt voraus, dass
Rahmenbestimmungen und Anleitungen für den Dokumentlebenszyklus beschlossen werden. Daher
legte das Zentrum im Jahr 2014 den Schwerpunkt auf die Erarbeitung und Umsetzung seines
Aktenplans. Diese Vorbereitungsarbeit in der abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppe von
Bediensteten, die in der Dokumentenverwaltung tätig sind, mündete in Beschlüsse über die Schaffung
und Einführung eines Aktenplans mit einer gemeinsamen Nomenklatur für alle Dienstleistungen des
Zentrums. Das im Arbeitsprogramm 2014 festgelegte Ziel wurde somit erreicht. Darüber hinaus setzte
das Zentrum die Schaffung der erforderlichen Organisationsstruktur fort, d. h. es wurden in jeder
Abteilung Zentren für die Dokumentenverwaltung eingerichtet, deren Mitarbeiter gemeinsam mit den
Leitern und Mitarbeitern der Abteilungen maßgeblich zu einer effektiven Dokumentenverwaltung
beitragen.
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Maßnahme 4.4 Umsetzung von Maßnahmen für ein effizientes
Geschäftskontinuitätsmanagement
Indikator/Ergebnis: Prozentsatz der erstellten Mini-Notfallpläne für kritische Prozesse
Ziel 2014: 100 % der erstellten Mini-Notfallpläne für kritische Prozesse erstellt
Das neue Prozessmodell, welches das Zentrum im März 2014 veröffentlichte, und der Umzug in neue
Räumlichkeiten
Ende 2013
brachte
zahlreiche
Veränderungen
für
das
Geschäftskontinuitätsmanagement des Zentrums mit sich. Aus diesem Grund wurde im Jahr 2014 damit
begonnen, die Dokumente mit Bezug auf das Geschäftskontinuitätsmanagement, einschließlich der
Mitteilungsvorlagen, zu überarbeiten und anzupassen.
Da das wesentliche Ziel des Geschäftskontinuitätsmanagements darin besteht, im Falle schwerer
Störungen der Arbeitsabläufe im Zentrum die Dienstleistungen für die Kunden aufrechtzuerhalten,
wurde im Juni bei 51 Kunden 9 eine Umfrage durchgeführt, die Aufschluss darüber geben sollte, welche
Dauer der Geschäftsunterbrechung die Kunden für Sprachdienstleistungen höchstens hinnehmen
würden (Maximum Tolerable Period of Disruption, MTPD). 10 Insgesamt gingen 24 Antworten ein, was
einer Rücklaufquote von 47 % entspricht. Auf der Grundlage dieser Antworten schlüsselte das Zentrum
die MTPD-Werte der Kunden (deren Spannbreite von vier Stunden bis hin zu einem Monat reichte)
nach Art der Leistung auf (z. B. allgemeine Veröffentlichungen, Berichte, Verwaltungsdokumente,
Pressemitteilungen, Website-Übersetzungen usw.) und stellte fest, welche Ressourcen aufgewendet
werden müssen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Der Interne Auditdienst hatte u. a. eine Risikobewertung für die besonders kritischen Prozesse des
Zentrums empfohlen. Um dieser sehr wichtigen Empfehlung nachzukommen und eine frühzeitige,
reibungslose und wirkungsvolle Wiederherstellung kritischer Prozesse zu gewährleisten, leitete das
Zentrum Ende 2014 eine Überprüfung der Business-Impact-Analyse in die Wege. Im Anschluss daran
werden auf der Grundlage der Risikominderungsstrategie die Risikobewertung der kritischen Prozesse
und die Aktualisierung der Geschäftskontinuitätspläne auf operativer Ebene (Mini-Notfallpläne) erfolgen.
Indikator/Ergebnis: Anzahl der durchgeführten Tests
Ziel 2014: 1 größerer Test durchgeführt
In Anbetracht der Anzahl der Veränderungen, die am Geschäftskontinuitätsplan vorgenommen werden
müssen, verschob das Zentrum den größeren Test auf Anfang 2015.
Maßnahme 4.5 Entwicklung der Kompetenzen von Mitarbeitern (zur Erhöhung der
Anpassungsfähigkeit)
Indikator/Ergebnis Kernkompetenzen bei mindestens zwei Personen pro Sektion vorhanden
Ziel 2014: Erhöhung um 25 % gegenüber dem Jahr 2013
Das Projekt zur Erhöhung der Anpassungsfähigkeit begann im Jahr 2014 mit Präsentationen für die
Leiter des Zentrums. Die Tätigkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter aller Sektionen wurden erfasst und
es wurde festgestellt, wo Lücken bestanden. Der Weiterbildungsbedarf wurde aufgabenbezogen
festgestellt. Nun, da sich das Zentrum einen Überblick über die Kernkompetenzen seiner Mitarbeiter
verschafft hat, ist es in der Lage, von 2015 an Maßnahmen zur Erhöhung der Anpassungsfähigkeit zu
ergreifen.
Der Fragebogen wurde, mit Ausnahme der GD EMPL (CEE-Emploi) nicht an die europäischen Institutionen geschickt, da
diese über eigene Übersetzungsabteilungen verfügen.
10 Die „maximal tolerierbare Zeit der Geschäftsunterbrechung“ (MTPD) beschreibt die Zeitspanne, innerhalb derer eine
Störung behoben werden muss, bevor sie die Fähigkeit der Organisation, ihre Geschäftsziele zu erreichen, beeinträchtigt
und damit ihren kurz- oder langfristigen Fortbestand gefährdet.
9
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 29
Maßnahme 4.6 Durchführung der Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit 2014
Indikator/Ergebnis: Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit durchgeführt
Ziel 2014: 1 Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit durchgeführt
Ende 2014 führte das Zentrum eine Umfrage durch, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter in Bezug auf
Leitung, Kommunikation, Teamarbeit und andere Bereiche zu erfassen. Die Ergebnisse werden
Anfang 2015 vorliegen.
Maßnahme 4.7 Förderung des internen Informations- und Kommunikationsflusses durch
die regelmäßige Veröffentlichung aktueller Informationen (Beiträge, Newsletter) im Intranet
Indikator/Ergebnis: Anzahl der Intranet-Veröffentlichungen
Ziel 2014: Mindestens 3 Beiträge pro Woche im Intranet veröffentlicht
Im Intranet wurden 2014 beinahe täglich aktuelle Meldungen veröffentlicht. Ihre Anzahl überstieg mit
191 aktuellen Meldungen das im Arbeitsprogramm niedergelegte Ziel. Themen waren u. a. sprachliche
Fragen, neue Technologien, Tätigkeiten des Verwaltungsrats, die Zusammenarbeit zwischen den
Organen und Einrichtungen, die EU-Agenturen, Seminare und Konferenzen, neue Publikationen der
Organisation, Personalverlagerungen, die soziale Verantwortung der Organisation und die lokale
Integration.
Indikator/Ergebnis: Anzahl der Intranet-Veröffentlichungen
Ziel 2014: 2 abteilungsübergreifende Newsletter/Jahr im Intranet veröffentlicht
Wie im Arbeitsprogramm 2014 vorgesehen, erstellte das Übersetzungszentrum einen neuartigen
internen Newsletter, der abteilungsübergreifend konzipiert war. Er erschien im Juli und im Dezember
unter dem Titel „Insides/Insights“ („Innenansichten/Einblicke“). Auf zwölf Seiten bietet er eine andere
Perspektive als die im Intranet veröffentlichten Meldungen, da er gründlichere Analysen enthält und die
Tätigkeiten des Zentrums aus übergeordneter Sicht darstellt.
Maßnahme 4.8 Erarbeitung der Strategie des Zentrums 2016-2018
Indikator/Ergebnis: neue Strategie erarbeitet
Ziel 2014: Strategie 2016-2018 vom Verwaltungsrat angenommen und veröffentlicht
Im Oktober 2014 legte das Zentrum seinem Verwaltungsrat die neue „Strategie 2016-2018: Die Zukunft
in Angriff nehmen“ vor. Im Zeitraum April bis Juni hatte das Zentrum mit Hilfe eines externen Beraters,
der auf dieses Gebiet spezialisiert ist, drei Workshops ausgerichtet, auf denen diese Strategie erarbeitet
wurde; sie geht auf die gemeinsamen Bemühungen der Leitung des Zentrums zurück, die
bevorstehenden Jahre so vorzubereiten, dass den Kunden die von ihnen benötigten Dienstleistungen
weiterhin zu einem angemessenen Preis und in hoher Qualität angeboten werden können.
In der Strategie sind vier strategische Zielsetzungen vorgesehen:
1.
2.
3.
4.
ein kundenorientierter Dienstleister sein, der das Vertrauen seiner Kunden genießt;
Exzellenz durch Weiterentwicklung des Geschäftsmodells erreichen;
ein bevorzugter Arbeitgeber und Geschäftspartner sein;
die Schaffung interinstitutioneller Synergien unterstützen.
Der Verwaltungsrat hat die neue Strategie auf seiner Sitzung am 29. Oktober 2014 angenommen.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 30
Maßnahme 4.9 Erarbeitung einer Methode zur Berechnung der allgemeinen
Umsetzungsrate des jährlichen Arbeitsprogramms (einschließlich Gewichtungsfaktoren)
Indikator/Ergebnis: neue Methode erarbeitet
Ziel 2014: Annahme der neuen Methode durch den Verwaltungsrat
In seinem Arbeitsprogramm für das Jahr 2014 hatte das Übersetzungszentrum vier Tätigkeitsbereiche
festgelegt.
Für jeden Tätigkeitsbereich benannte das Zentrum wichtige Meilensteine, die es zu erreichen galt.
Um die Umsetzung des jährlichen Arbeitsprogramms insgesamt berechnen zu können, hat das Zentrum
alle Tätigkeitsberichte entsprechend ihrer Bedeutung für das Erreichen der gesetzten Ziele gewichtet.
1.
2.
3.
4.
Kerngeschäft: Übersetzung
Unterstützende Tätigkeiten
Tätigkeiten im Bereich der Außenkontakte
Management- und Überwachungstätigkeiten
70 %
18 %
5%
7%
Bei der Gewichtung wurde auch berücksichtigt, welcher Prozentsatz der im Jahr 2014 eingesetzten
personellen und finanziellen Ressourcen im Durchschnitt für die jeweiligen Ziele aufgewendet wurde.
Zur Berechnung, inwieweit die im jährlichen Arbeitsprogramm vorgesehenen Tätigkeiten und
Maßnahmen umgesetzt wurden, dienten Indikatoren, die regelmäßig erfasst wurden. Anschließend wird
die Umsetzung anhand einer Skala von 0 bis 100 bewertet.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 31
ZUSÄTZLICHE AKTIVITÄTEN
Umfrage über den Umgang der EU-Agenturen mit Mehrsprachigkeit
Im Rahmen des Arbeitsprogramms, das sich das Netzwerk der Leiter der EU-Agenturen für
Kommunikation und Information (Heads of Communication and Information Network, HCIN) für 2014
gegeben hatte, führte das Zentrum eine Umfrage zum Umgang der EU-Agenturen mit Mehrsprachigkeit
durch. Auf der Grundlage dieser Umfrage konnte sich das HCIN einen Überblick darüber verschaffen,
wie die EU-Agenturen derzeit mit Mehrsprachigkeit umgehen, Empfehlungen für die Zuständigen der
Agenturen formulieren und bewährte Verfahren ermitteln, die in das Kapitel
„Übersetzungspraxis/Mehrsprachigkeit“ des Kommunikationshandbuchs für EU-Agenturen eingehen
sollen, welches das HCIN in enger Zusammenarbeit mit der Generaldirektion Kommunikation der
Europäischen Kommission erarbeitet.
Netzwerk der Kontaktpersonen für Übersetzungen
Mit der Schaffung des Netzwerks der Kontaktpersonen für Übersetzungen wollte das Zentrum eine
Plattform schaffen, die dem Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen dem Zentrum und seinen
Kunden, dem besseren gegenseitigen Verständnis, der Erörterung aktueller und zukünftiger
Anforderungen, der Optimierung der Arbeitsmethoden und der Suche nach bewährten Verfahren und
Synergien dient. Im Dezember bot die erste Jahresvollversammlung des Netzwerks in Luxemburg den
für die Bearbeitung von Übersetzungsaufträgen zuständigen Mitarbeitern sowohl auf Kunden- als auch
auf Zentrumsseite Gelegenheit zum Meinungs- und Gedankenaustausch, zur Lösung von Problemen
und zu Verbesserungsvorschlägen für den Tagesbetrieb.
Folgeumfrage zur allgemeinen Umfrage zur Kundenzufriedenheit 2013
Anknüpfend an die allgemeine Umfrage zur Kundenzufriedenheit beschloss das Zentrum 2014
erstmalig, im Jahr nach dieser Umfrage erneut mit der Bitte um eine Bewertung der Gesamtleistung des
Zentrums an die Kunden heranzutreten. Die Kunden wurden gebeten, anzugeben, wie zufrieden sie mit
dem Verhältnis zwischen der Gesamtqualität der Dienstleistungen (Übersetzungsqualität,
Kundenbeziehungen und Informationspolitik) und dem Preis sind, damit das Zentrum einen
aussagekräftigen Wert für den allgemeinen Kundenzufriedenheitsindex ermitteln konnte. Die
Rücklaufquote dieser Umfrage betrug 36 % (19 Antworten) und ergab die nachstehend abgebildete
Spanne von Einschätzungen. Für den allgemeinen Kundenzufriedenheitsindex ergab sich als Wert
95 %.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 32
Abbildung 7: Ergebnisse der Folgeumfrage zur allgemeinen Umfrage zur
Kundenzufriedenheit 2013
leicht
unzufrieden
5%
sehr unzufrieden
0%
sehr zufrieden
22%
keine Angabe, da
für die eigene
Arbeit ohne
Belang 0%
einigermaßen
zufrieden
73%
Technische Unterstützungsdienstleistungen für den Gerichtshof
Im Anschluss an ein erfolgreiches Pilotprojekt, das Ende 2013 eingeleitet worden war, wandelte das
Zentrum im Auftrag der Generaldirektion Übersetzung beim Gerichtshof der Europäischen Union PDFDokumente mit einem Umfang von 11 464 Seiten in ein bearbeitbares Format um, damit die
Übersetzungsspeicher gezielt um neue Inhalte ergänzt werden konnten. Die Sätze der umgewandelten
Originaltexte wurden anschließend mit den vom Gerichtshof angefertigten Übersetzungen aligniert.
Insgesamt importierte das Zentrum alignierte Texte mit einem Umfang von 13 149 Seiten in Euramis,
den Übersetzungsspeicher des Gerichtshofs.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 33
TEIL II.
MANAGEMENT
Kapitel 1
TÄTIGKEITEN DES VERWALTUNGSRATS
Als wichtigste Säule der Organisationsführung beim Übersetzungszentrum legt der Verwaltungsrat die
strategische Ausrichtung sowie die Ziele und Schwerpunkte des Übersetzungszentrums fest und ist für
die Überwachung der Umsetzung der Tätigkeiten des Zentrums verantwortlich.
Der Verwaltungsrat setzt sich aus Vertretern der Kunden des Übersetzungszentrums (EUOrgane, -Einrichtungen und -Agenturen), Vertretern aller 28 EU-Mitgliedstaaten sowie zwei Vertretern
der Europäischen Kommission zusammen. Den Vorsitz des Verwaltungsrats führt gegenwärtig Herr
Rytis Martikonis, Generaldirektor der GD Übersetzung der Europäischen Kommission. Eine vollständige
Liste der Mitglieder ist Anhang IX zu entnehmen.
Im Jahr 2014 wurden auf zwei Verwaltungsratssitzungen und im Wege schriftlicher Verfahren zu den
nachstehend aufgeführten Angelegenheiten Beschlüsse gefasst und Informationen ausgetauscht.
Jahresbericht, Jahresabschlüsse und Haushaltsangelegenheiten
 Der Verwaltungsrat war der Ansicht, dass der Tätigkeitsbericht 2013 die Arbeit des Zentrums
im Jahr 2013 getreu und umfassend wiedergibt. Ferner erkannte der Verwaltungsrat an, dass
die Erhöhung des Arbeitsvolumens ohne entsprechende Erhöhung der Ressourcen einherging
und dass der Großteil des Arbeitsprogramms für das Jahr 2013 umgesetzt worden war. Der
Verwaltungsrat gab außerdem Empfehlungen zur weiteren Verbesserung der künftigen
Berichterstattung ab.
 Zu dem von der Direktorin des Zentrums vorgelegten endgültigen Jahresabschluss für das
Haushaltsjahr 2013 gab der Verwaltungsrat eine befürwortende Stellungnahme ab.
 Der Berichtigungshaushaltsplan 1/2014 diente der Übertragung des Überschusses aus dem
Vorjahr auf den Haushaltsplan des laufenden Jahres, der Senkung der Preise für einige
Dienstleistungen des Zentrums, um dessen kumulativen Haushaltsüberschuss zu verringern,
sowie der Annullierung der Rückstellungen für Gehaltsanpassungen, da die
Gehaltsanpassungen für 2011 und 2012 rückwirkend im Jahr 2014 ausgezahlt wurden.
 Der Berichtigungshaushaltsplan 2/2014 umfasste die überarbeiteten Prognosen der Kunden
sowie das Ergebnis der erneuten Überprüfung sämtlicher Ausgabenposten.
Personal- und betriebliche Angelegenheiten
 Da das im Jahr 2013 eingeleitete Auswahlverfahren ergebnislos geblieben war, musste erneut
ein Verfahren zur Ernennung eines neuen Direktors des Übersetzungszentrums
aufgenommen werden. Der Verwaltungsrat genehmigte daher die von der Europäischen
Kommission vorgeschlagene Stellenausschreibung für den Posten des Direktors. Diese wurde
im Amtsblatt der Europäischen Union vom 17. Juni 2014 veröffentlicht
(Referenz KOM/2014/10356).
 Die Europäische Kommission erließ am 16. Dezember 2013 die allgemeinen
Durchführungsbestimmungen und am 15. April 2014 Durchführungsbestimmungen zu
bestimmten Aspekten wie Arbeitszeit, Teilzeitbeschäftigung oder Mutterschaftsurlaub. Das
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 34
Übersetzungszentrum hat hierzu Beschlüsse zur sinngemäßen Anwendung dieser
Durchführungsbestimmungen für die Bediensteten des Übersetzungszentrums verabschiedet.
 Es wurde entschieden, eine Liste der Beschlüsse des Verwaltungsrats auf der Website des
Zentrums (http://cdt.europa.eu) zu veröffentlichen und so die bereits vorliegenden
Informationen bezüglich der Zusammensetzung, Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsrats
zu
ergänzen.
Mit
der
Veröffentlichung
der
Interessenerklärungen
der
Verwaltungsratsmitglieder auf der Website im Einklang mit der im Oktober 2014
verabschiedeten Strategie des Übersetzungszentrums zur Vermeidung und Bewältigung von
Interessenkonflikten wurde die Transparenz weiter verbessert.
 In Bezug auf den im Jahr 2013 in Übereinstimmung mit den von der Europäischen Kommission
erarbeiteten Leitlinien – dem Gemeinsamen Konzept für die dezentralen Agenturen der EU11 –
aufgestellten Fahrplan des Zentrums überwachte der Verwaltungsrat sorgfältig die
Fortschritte, die bei der Umsetzung der 14 für das Jahr 2014 geplanten Maßnahmen
(Abkommen über den Sitz des Zentrums, System zum Schutz von Informanten,
Kommunikationsstrategie usw.) erzielt wurden. Ferner bekundete der Verwaltungsrat sein
Interesse, in die Gespräche über die Ausarbeitung einer neuen Gründungsverordnung des
Zentrums einbezogen zu werden.
Aktivitäten im Jahr 2015 und darüber hinaus
 Der mehrjährige Plan zur Personalpolitik 2015-2017 zeichnet sich durch einen mittelfristig
recht stabilen Stellenplan aus.
 Im Arbeitsprogramm für 2015 sind die wichtigsten Tätigkeitsbereiche sowie die für deren
Umsetzung erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen festgelegt: 1) Kerngeschäft:
Sprachdienstleistungen; 2) Unterstützungstätigkeiten; 3) Tätigkeiten im Bereich der
Außenkontakte; sowie 4) Management- und Überwachungstätigkeiten. Darüber hinaus enthält
das Arbeitsprogramm die wichtigsten Meilensteine, die im Jahr 2015 zu erreichen sind.
 Mit dem geänderten Beschluss Nr. 3 über die Preisstruktur des Zentrums wurde u. a. zum
1. Januar 2015 die neue Sprachdienstleistung „Untertitelung“ eingeführt.
 Der Haushaltsplan 2015 enthält eine Einnahmenvorausschätzung von 43,4 Mio. EUR sowie
ein veranschlagtes Übersetzungsvolumen von 769 964 Seiten und 346 700 Einträgen in
„Begriffslisten“ 12 und sieht die Übertragung eines Teils der im Jahr 2011 generierten
„Rückstellung für Preisstabilität“ (4 850 350 EUR) auf die Einnahmen vor. Dadurch ist es dem
Zentrum möglich, seinen Kunden im Rahmen einer außerordentlichen Maßnahme niedrigere
Preise für die Übersetzung von Dokumenten und Marken anzubieten und so den
Haushaltsüberschuss zu verringern.
 Die Strategie 2016-2018: Die Zukunft in Angriff nehmen enthält die Vision des Zentrums, die
in vier strategischen Zielsetzungen festgehalten ist: 1) ein kundenorientierter Dienstleister sein,
der das Vertrauen seiner Kunden genießt; 2) Exzellenz durch Weiterentwicklung des
Geschäftsmodells erreichen; 3) ein bevorzugter Arbeitgeber und Geschäftspartner sein; 4) die
Schaffung interinstitutioneller Synergien unterstützen. Ferner schafft diese Strategie die
Voraussetzungen für konkrete operative Aktivitäten, die für den Bezugszeitraum dieser
Strategie in die jährlichen Arbeitsprogramme aufgenommen wurden.
11 http://europa.eu/agencies/documents/joint_statement_and_common_approach_2012_de.pdf
12 Diese Dienstleistung beinhaltet die Übersetzung einfacher Listen von Begriffen (Substantive oder Nominalphrasen) ohne die Angabe von Definition,
Quelle, Kontext, Anmerkungen usw.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 35
Kapitel 2
HAUSHALTSFÜHRUNG UND FINANZMANAGEMENT
2.1. Einnahmen
Der Haushaltsplan des Übersetzungszentrums umfasst in erster Linie die Einnahmen, die mit den den
Kunden in Rechnung gestellten Dienstleistungen erwirtschaftet wurden. Er unterliegt der strengen
Finanzkontrolle und -überwachung in Übereinstimmung mit dem geltenden Rechtsrahmen. Das
Zentrum setzt sich regelmäßig mit den einzelnen Kunden in Verbindung, um Prognosen zu deren
geplantem Übersetzungsvolumen und deren Ausgaben anzufordern, und überwacht sehr genau die
Haushaltsprognosen und Ausgaben der Kunden.
Der ursprüngliche Haushaltsansatz des Übersetzungszentrums für das Jahr 2014 in Höhe von
48,3 Mio. EUR war Gegenstand zweier Berichtigungshaushaltspläne, die im Wege des schriftlichen
Verfahrens genehmigt wurden.
Der erste Berichtigungshaushaltsplan wurde vom Verwaltungsrat am 29. Juni 2014 aus folgendem
Grund genehmigt: Zunächst einmal senkte das Zentrum ausnahmsweise die Preise für einige seiner
Dienstleistungen, um so einen Teil des kumulativen Haushaltsüberschusses aufzubrauchen. Zudem
war der erste Berichtigungshaushalt notwendig, um die Rückstellungen für Gehaltsanpassungen zu
annullieren. Im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 423/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates
vom 16. April 2014 wurden die Angleichungen der Bezüge für 2011 und 2012 im Jahr 2014 rückwirkend
vorgenommen und ausgezahlt. Ein weiterer Grund für die Berichtigung des Haushalts bestand in der
Übertragung des kumulativen Überschusses aus den Vorjahren auf den Haushaltsplan des laufenden
Jahres.
Der zweite Berichtigungshaushaltsplan wurde vom Verwaltungsrat am 1. Oktober 2014 angenommen.
Dieser Haushaltsplan diente hauptsächlich dazu, die von den Kunden übermittelten aktualisierten
Vorausschätzungen sowie das Ergebnis der erneuten Überprüfung aller Ausgabenposten
aufzunehmen. Darüber hinaus wurden bei der „Rückstellung für Preisstabilität“ des Zentrums mehrere
Änderungen vorgenommen; diese Rückstellung musste aufgrund höherer Vorausschätzungen der
Kunden nach oben korrigiert werden. Die nach der Annahme des zweiten Berichtigungshaushaltsplans
vorgenommenen Übertragungen wurden im endgültigen Haushaltsplan verbucht, damit dieser eine
aktuelle Mittelverteilung aufweist.
Weitere Informationen zu den Haushaltseinnahmen sind Anhang II Abschnitt A und B zu entnehmen.
Im Jahr 2014 wurden insgesamt 705 Einziehungsanordnungen ausgestellt. Aufgrund der Tatsache,
dass die Kunden des Übersetzungszentrums andere EU-Einrichtungen sind, birgt die
Einnahmenverwaltung ein sehr geringes finanzielles Risiko.
2.2. Ausgaben
Das Übersetzungszentrum wendet ein teilweise dezentralisiertes Modell für die Finanzkreisläufe an. Die
Finanzvorhaben werden in den jeweiligen Abteilungen durch operative und finanzielle Initiatoren
eingeleitet und zentral von der Sektion Haushalt und Strategische Planung verifiziert. Alle Zahlungen
(8339 im Jahr 2014) und Mittelbindungen (355 im Jahr 2014) werden von dieser Sektion einer
finanziellen Ex-ante-Kontrolle unterzogen. Stellen die Finanzprüfer Fehler fest, werden die Akten vor der
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 36
Genehmigung durch die bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten an
die betreffende Abteilung zur Berichtigung zurückgeschickt.
Der Vorteil dieses teilweise dezentralisierten Finanzkreislaufs besteht darin, dass die Sektion Haushalt
und Strategische Planung dadurch der Leitung des Zentrums garantiert, dass in finanzieller Hinsicht alle
Vorgänge im Einklang mit den geltenden Bestimmungen stehen.
Außerdem haben die Finanzprüfer für eine Stichprobe von Vorgängen im Rahmen der
Haushaltslinie 3000 („Leistungen freiberuflicher Übersetzer“) eine Ex-post-Kontrolle durchgeführt.
Rund 72 % der Finanzmittel des Zentrums wurden für das Kerngeschäft aufgewendet (siehe Anhang II).
Davon machten Personalausgaben 36,4 % des Gesamthaushalts aus, auf die Haushaltslinie 3000
(„Leistungen freiberuflicher Übersetzer“) entfielen etwa 27,9 % des Gesamthaushalts.
Zur weiteren Verbesserung und Steigerung seiner Effizienz hat das Zentrum in den Aufbau neuer
qualitativ hochwertiger Übersetzungsspeicher investiert. Im Haushaltsplan 2014 sind Ausgaben in Höhe
von 720 000 EUR veranschlagt. Da die Investition Anfang 2014 ermittelt wurde, erfolgte die Einstellung
erst über den ersten Berichtigungshaushalt für das Jahr 2014.
Weitere Informationen zu den Haushaltsausgaben sind Anhang II Abschnitt C und D zu entnehmen.
2.3. Finanzkennzahlen
Die Finanzkennzahlen (KPI) zum Haushaltsvollzug bei den Einnahmen ergaben ein positives Jahr. Das
Zentrum stellte mehr Seiten in Rechnung als ursprünglich in dem im Oktober 2013 verabschiedeten
Haushaltsplan veranschlagt (+10,6 %), weshalb die Einnahmen gegenüber der ursprünglichen
Vorausschätzung um 2,3 % gestiegen sind. Der Anstieg bei den Haushaltseinnahmen zeigte sich
weniger in finanzieller Hinsicht als in einem Anstieg des Übersetzungsvolumens, was auf die zum 1. Juli
2014 eingeführten Preissenkungen zurückzuführen ist. Hauptgründe für diese Preisanpassungen waren
die positiven Ergebnisse im ersten Halbjahr 2014 sowie der kumulative Haushaltsüberschuss aus den
Vorjahren. Im Hinblick auf diesen Überschuss senkte das Zentrum seine Preise für seine Hauptprodukte
für das Jahr 2015 erneut.
Der Anstieg bei der Gesamtseitenzahl war insbesondere auf die Gemeinschaftsmarken zurückzuführen
(+21,5 % im Vergleich zur ursprünglichen Vorausschätzung), da das Volumen der übersetzten
Dokumente bei nur 95,5 % der Vorausschätzung lag. Im zweiten Berichtigungshaushalt wurden die
Vorausschätzungen der Kunden angepasst. Der Haushaltsvollzug im Zusammenhang mit den Marken
lag nur 1,3 % über der Vorausschätzung des HABM im zweiten Berichtigungshaushalt. Der Anteil der
Gemeinschaftsmarken an den Gesamteinnahmen lag in den Vorjahren bei etwa 40 %, im Jahr 2014
wurde ein Anstieg auf 41,8 % verzeichnet. Das bedeutet, dass die Gemeinschaftsmarken nach wie vor
das Hauptprodukt im Portfolio sind.
Der Haushaltsvollzug bei den Ausgaben betrug 90,5 %. Der beträchtliche Umfang an Annullierungen ist
vor allem auf die zu hoch angesetzten Schätzungen der Kosten für die Vergabe von
Übersetzungsaufträgen sowie die Tatsache zurückzuführen, dass bei den Einstellungen nicht das für
das Haushaltsjahr veranschlagte Niveau erreicht wurde, was zum Teil der Entscheidung geschuldet
war, in einigen Fällen die interne Mobilität zu erleichtern.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 37
Kapitel 3
PERSONALMANAGEMENT
Im Jahr 2014 ernannte das Übersetzungszentrum zwei Beamte und stellte sieben Bedienstete auf Zeit
sowie fünf Vertragsbedienstete in langfristigem Beschäftigungsverhältnis ein. Ende 2014 waren beim
Übersetzungszentrum insgesamt 191 Bedienstete beschäftigt (54 Beamte und 137 Bedienstete auf
Zeit).
2014 organisierte das Zentrum zwei interne Auswahlverfahren für Übersetzer (Portugiesisch und
Spanisch), vier externe Auswahlverfahren für Bedienstete auf Zeit (Übersetzer für die Sprachen
Schwedisch und Spanisch, Assistenten für die Übersetzungsunterstützung und einen Service Delivery
Manager – IT-Infrastruktur) sowie elf Auswahlverfahren für Vertragsbedienstete. Darüber hinaus wurden
in diesem Jahr sieben interne Ausschreibungen, eine interinstitutionelle Ausschreibung sowie zwei
Ausschreibungen für den agenturübergreifenden Arbeitsmarkt veröffentlicht. Insgesamt gingen beim
Übersetzungszentrum mehr als 1650 Bewerbungen zu verschiedenen Verfahren ein.
Von 368 geplanten Schulungskursen wurden im Jahr 2014 insgesamt 298 Kurse durchgeführt, was
einer Umsetzungsquote von 81 % des Schulungsplans entspricht. Das Zentrum selbst organisierte
außerdem vier Kurse (zu englischer Konversation, „ABAC Assets“, Konfliktmanagement sowie zwei
Seminare für Übersetzer).
Das Übersetzungszentrum erließ gemäß der in Artikel 110 Absatz 2 des Statuts festgelegten Fristen
weitere neue Durchführungsbestimmungen.
Die Ernennung von Frau Marie-Anne Fernández zur Direktorin m. d. W. d. G. b. erfolgte am 1. Juli
2014, nachdem sie ein Jahr lang den Posten der Direktorin ad interim (a. i.) bekleidet hatte.
Kapitel 4
BEWERTUNG DER AUDIT-ERGEBNISSE IM BERICHTSJAHR
4.1. Interner Auditdienst (IAS)
Das Übersetzungszentrum hat bislang keine kritischen Empfehlungen des Internen Auditdienstes
(IAS) der Europäischen Kommission erhalten.
Auf Grundlage einer im Jahr 2013 durchgeführten Risikobewertung erstellte der IAS einen
Strategieplan für die interne Prüfung 2014-2016. Der Plan wurde vom Verwaltungsrat genehmigt.
Die künftigen Auditthemen werden folgende Bereiche abdecken: (a) Auftragsverwaltung; (b)
Auftragsausführung und -lieferung; (c) Auftragsvergabe und (d) IT-Sicherheit und damit
verbundene Datenverwaltung.
Der IAS befasste sich Ende November fünf Tage lang mit der Prüfung des ersten Teils dieses
Auditplans (Verwaltung des Workflows für die Übersetzung von Dokumenten). Bei der
Schlussbesprechung stellten die Prüfer ihre vorläufigen Ergebnisse vor und betonten, dass sie
den geprüften Prozess insgesamt für gut umgesetzt und gut verwaltet und im Hinblick auf das
bewältigte Auftragsvolumen und die bekannten technischen Grenzen der gegenwärtig
eingesetzten Tools für erstaunlich effizient befinden. Der Abschlussbericht wird Anfang 2015
verfügbar sein.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
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4.2. Interne Auditstelle (IAC)
Das Übersetzungszentrum verfügt nicht über eine Interne Auditstelle.
4.3. Europäischer Rechnungshof (EuRH)
Bis Ende 2014 hat das Zentrum noch kein Prüfungsurteil zum Jahresabschluss 2014 erhalten.
In seinem Bericht über den Jahresabschluss 2013 des Zentrums gab der Europäische
Rechnungshof folgende Beurteilung ab:
•
Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses: „Nach Beurteilung des Hofes stellt
der Jahresabschluss des Zentrums seine Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2013
sowie die Ergebnisse seiner Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Jahr
in Übereinstimmung mit seiner Finanzregelung und den vom Rechnungsführer der Kommission
erlassenen Rechnungsführungsvorschriften in allen wesentlichen Belangen insgesamt
sachgerecht dar.“
•
Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss
zugrundeliegenden Vorgänge: „Nach Beurteilung des Hofes sind die dem Jahresabschluss des
Zentrums für das am 31. Dezember 2013 endende Jahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen
wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.“
Kapitel 5
NACHVERFOLGUNG VON EMPFEHLUNGEN UND AKTIONSPLÄNEN FÜR AUDITS
IAS
Zu Beginn des Jahres 2014 waren fünf Empfehlungen der IAS offen, davon zwei „sehr wichtige“, zwei
„wichtige“ und eine „wünschenswerte“ Empfehlung.
Darin enthalten waren vier der sechs Empfehlungen, die sich aus der vom IAS im Jahr 2012
durchgeführten Prüfung zum Plan zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität ergeben haben.
Im Laufe des Jahres führte das Zentrum Maßnahmen durch, um die Auditempfehlungen zu den
folgenden beiden Punkten abzuschließen: „Entwicklung und Einführung eines neuen Werkzeugs für die
Haushaltsplanung und -überwachung“ und „Analyse der von den Interessenträgern übermittelten
Daten“.
Im Hinblick auf die erste Empfehlung wurde ein Managementwerkzeug eingeführt, das als voll
funktionsfähig erachtet wird und im Haushaltsplan für das Jahr 2015 berücksichtigt ist. Im Rahmen der
zweiten Empfehlung zum Plan zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität wurde zwischen dem 2.
und dem 23. Juni 2014 eine Umfrage unter allen Kunden des Zentrums durchgeführt. Das Zentrum wird
die Ergebnisse dieser Umfrage im Zuge der Business-Impact-Analyse auswerten und entsprechend
berücksichtigen.
Die drei Empfehlungen, die zum Ende des Jahres noch in Angriff genommen werden mussten, sowie
die Bewertung der entsprechenden Restrisiken sind in der Tabelle in Anhang VI(a) aufgeführt.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 39
IAC
Einzelheiten zu den noch offenen Auditempfehlungen und zur Risikobewertung der Direktorin sind der
Tabelle in Anhang VI(b) zu entnehmen.
Kapitel 6
NACHVERFOLGUNG VON BEMERKUNGEN DER ENTLASTUNGSBEHÖRDE
Dieses Kapitel enthält einen kurzen Überblick über die Bemerkungen und Stellungnahmen der
Entlastungsbehörde vom 3. April 2014 bezüglich des Haushaltsvollzugs des Zentrums für das
Geschäftsjahr 2012 und der vom Zentrum ergriffenen Maßnahmen.
Die Entlastungsbehörde machte insgesamt zwei Bemerkungen, die Maßnahmen seitens des Zentrums
erforderten. Eine betraf den Haushaltsüberschuss, die andere bezog sich auf die Verhinderung und
Behandlung von Interessenkonflikten und die Transparenz.
Von den Bemerkungen in der Entschließung des Europäischen Parlaments vom 3. April 2014 über die
Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Agenturen der Europäischen Union für das
Haushaltsjahr 2012: Leistung, Haushaltsführung und Kontrolle (2013/2256(DEC)) betrafen das Zentrum
drei Bemerkungen und die allgemeiner gehaltenen Bemerkungen über den Umgang mit
Interessenkonflikten.
Die Liste der vom Zentrum ergriffenen Maßnahmen ist in Anhang VI(d) enthalten. Es werden nur die
Bemerkungen aufgeführt, die eine Maßnahme seitens des Zentrums erfordern.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
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TEIL III.
BEWERTUNG DER WIRKSAMKEIT DER INTERNEN KONTROLLSYSTEME
Kapitel 1
RISIKOMANAGEMENT
Zum Erreichen der in der vom Verwaltungsrat im Oktober 2014 angenommenen „Strategie 2016-2018:
Die Zukunft in Angriff nehmen“ festgelegten Leistungsmerkmale hat die Leitung des Zentrums einen
Fahrplan mit Initiativen erarbeitet, der zeitlich begrenzte Projekte und Programme umfasst, die neben
dem Tagesgeschäft des Zentrums auch Tätigkeiten betreffen, die für den maßgeblichen Zeitraum dieser
Strategie mit den zentralen aufgaben- und abteilungsübergreifenden Prozessen abgestimmt werden
müssen.
Nach der Erstellung dieses Fahrplans bewertete die Leitung des Zentrums seine Risikobereitschaft und
wertete die Ergebnisse der im Zuge der Erstellung des Entwurfs für das Arbeitsprogramm 2015
durchgeführten Risikobewertung aus. Folgende Hauptrisiken wurden in das Risikoregister des
Übersetzungszentrums aufgenommen:
1. Ist das Volumen der Kundenaufträge im Bereich Übersetzung von Dokumenten geringer als
prognostiziert, könnte dies zu einer Reduzierung der Einnahmen und Ausgaben führen.
2. Bei einem höheren Kundenauftragsvolumen als prognostiziert im Bereich Übersetzung von
Dokumenten könnte es schwierig werden, sofort mit einem angemessenen
Kapazitätsmanagement zu reagieren, was sich letztendlich auf die Qualität auswirken könnte.
3. Kundenanfragen im Bereich der Gemeinschaftsmarken, die weit unterhalb der Vorhersagen
liegen, könnten zu einer Reduzierung der Einnahmen und Ausgaben führen.
4. Erfüllt das e-CdT-Programm nicht den geplanten Zweck oder steht es verspätet zur Verfügung,
kann dies negative Auswirkungen auf das Ansehen des Zentrums und/oder die Motivation
seiner Mitarbeiter haben und zu höheren Kosten für die Wartung der vorherigen Plattform
führen, wodurch die Änderung aktueller IT-Systeme behindert wird.
5. Ein starker Rückgang bei den Einnahmen könnte den Betrieb des Zentrums gefährden.
6. Chancen können verpasst werden, weil das Dienstleistungsangebot des Zentrums und die
Geschäftsmöglichkeiten die Anforderungen des Kunden nicht mehr erfüllen.
7. Die Verpflichtung, die Anforderungen der Haushaltsbehörde umzusetzen, könnte die Fähigkeit
des Zentrums gefährden, die angefragten Dienstleistungen zu erbringen.
Von den sieben genannten Risiken wurde mindestens eines als „kritisch“ erachtet. Für alle ermittelten
Risiken wurde eine Reaktion der Leitung des Zentrums festgelegt, einschließlich gegebenenfalls der
zugehörigen Kontrollen zur Abmilderung der Risiken. Die Umsetzung der Maßnahmen wurde
vierteljährlich überwacht.
Insgesamt 50 % der Maßnahmen zur Verringerung dieser Risiken waren bis Jahresende bereits
umgesetzt worden.
Das Zentrum überprüfte die Risiken in Verbindung mit seinen Prozessen vor dem Hintergrund der
zentralen Zielsetzungen zum Geschäftsbetrieb, zur Berichterstattung und zur Einhaltung. Das Ergebnis
dieser Bewertung führte zu einer präziseren Aktualisierung der Business-Impact-Analyse. Im Anschluss
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 41
an diese Prüfung wird eine Risikobewertung der kritischen Prozesse vorgenommen (siehe
Maßnahme 4.2).
Kapitel 2
EINHALTUNG UND WIRKSAMKEIT DER NORMEN DER INTERNEN KONTROLLE
(ICS)
2.1. Einhaltung der Normen der internen Kontrolle
Das Zentrum hat den Zeitrahmen für die vollständige Einhaltung der Normen der internen Kontrolle –
eine strategische Schlüsselmaßnahme – aufgrund der Verlängerung seiner derzeitigen
„Strategie 2012-2014: Den Herausforderungen begegnen“ bis 2015 auf das Jahr 2015 verschoben.
Am 20. Januar 2015 hat die Leitung des Zentrums die Einhaltung und die Wirksamkeit der Normen der
internen Kontrolle bewertet.
Auf der Grundlage der Methode zur Bewertung der Angemessenheit des internen Kontrollsystems und
der damit verbundenen Berichterstattung gelangte die Leitung des Zentrums zu dem Schluss, dass der
Grad der Umsetzung für die Erfüllung der ICS 10 „Kontinuitätsmanagement“, der ICS 11
„Dokumentenverwaltung“ und der ICS 14 „Evaluierung der Tätigkeiten“ nicht erreicht worden war. Die
Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, damit das Zentrum die Kontrollnormen erfüllt, wurden in die
Arbeitsprogramme für die Jahre 2014, 2015 und 2016 aufgenommen.
Die Ergebnisse der Umsetzung des Aktionsplans für die Normen der internen Kontrolle sind in
Anhang VII aufgeführt. Was die ICS 10 „Kontinuitätsmanagement“ betrifft, so machte der Umzug des
Zentrums in das Drosbach-Gebäude eine umfassende Neufassung des Plans zur Aufrechterhaltung der
Geschäftskontinuität erforderlich.
In Bezug auf die ICS 7 „Operative Struktur“ ist das Übersetzungszentrum aufgrund seiner Größe nicht in
der Lage, die vorgeschriebene Mobilität zu realisieren. Drei Mitarbeiter mit sicherheitsempfindlichen
Funktionen hatten ihre Stellen 2014 seit fünf Jahren inne, keiner jedoch länger als sieben Jahre. Daher
war die Direktorin der Ansicht, dass die Kontrollen zur Abmilderung von Risiken das Risiko auf ein
angemessenes Maß reduzieren konnten.
2.2. Wirksamkeit der Normen der internen Kontrolle
Aufgrund der verschiedenen Zwänge im Jahr 2013, wie des Umzugs in das Drosbach-Gebäude, fielen
die Fortschritte bei der Umsetzung mehrerer im Aktionsplan für die Normen der internen Kontrolle
enthaltenen Maßnahmen nicht wie ursprünglich vorgesehen aus. Die Leitung des Zentrums bestätigte
daher, dass alle Anstrengungen schwerpunktmäßig auf die Einhaltung der Normen der internen
Kontrolle gerichtet sein sollten, um das Ziel von 100 % für die strategische Maßnahme II.D.4 „Weiterer
Ausbau des Systems für die interne Kontrolle durch Implementierung der Anforderungen in Bezug auf
die Normen der internen Kontrolle (ICS), um deren vollständige Einhaltung sicherzustellen“ zu erfüllen.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 42
TEIL IV.
ZUVERLÄSSIGKEIT DER LEITUNG DES ZENTRUMS
Kapitel 1
ÜBERPRÜFUNG DER ELEMENTE ZUR UNTERSTÜTZUNG DER ZUVERLÄSSIGKEIT
Die von der Anweisungsbefugten auf Grundlage sämtlicher ihr zur Verfügung stehender Informationen
vorgelegte Zuverlässigkeitserklärung beruht auf vier Säulen („Bausteinen“):
(1) Bewertung durch die Leitung des Zentrums (Kontrollen und Überwachungskontrollen,
Beobachtungsprüfungen und Eigenbewertungen)
(2) Zusicherungen und/oder Empfehlungen unabhängiger Überwachungs- und Bewertungsquellen
(Datenschutz, Ergebnisse von Audits und Evaluierungen während des Berichtsjahres)
(3) Nachverfolgung von Vorbehalten und Aktionsplänen aus Audits früherer Jahre sowie
Nachverfolgung von Bemerkungen seitens der Entlastungsbehörde
(4) Zusicherungen der Leitung des Zentrums
Schwächen, die zu Vorbehalten führen, betreffen die hinreichende Gewähr bezüglich der Nutzung von
Ressourcen, der soliden Finanzverwaltung oder der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der
zugrundeliegenden Vorgänge. Derartige Schwächen können auf der Grundlage quantitativer oder
qualitativer Kriterien definiert werden.
Die wichtigsten finanziellen und nicht-finanziellen Indikatoren für Rechtmäßigkeit und
Ordnungsmäßigkeit und für eine solide Finanzverwaltung (siehe Anhang VIII) ergeben keinerlei
Hinweise auf ungeeignete bzw. unwirksame Kontrollen, aufgrund derer das Übersetzungszentrum
wesentlichen Risiken ausgesetzt worden wäre.
Im Jahr 2014 wurden insgesamt 17 Ausnahmen gemäß dem Verfahren für die Aufzeichnung von
Ausnahmen (Ausnahmenregister) bearbeitet, das 2011 von der Leitung des Zentrums angenommen
wurde. Der Anstieg bei der Zahl der erfassten Ausnahmen ist hauptsächlich auf die wachsende
Kenntnis des Verfahrens zurückzuführen. Die meisten Ausnahmen betrafen formale oder
verfahrenstechnische Fehler, durch die das Zentrum keinen wesentlichen Risiken ausgesetzt war und
denen durch sofortige Maßnahmen begegnet wurde, um ein neuerliches Auftreten in der Zukunft zu
verhindern.
Nach eingehender Prüfung der Ergebnisse von Kontrollen und Überwachungsüberprüfungen,
Beobachtungsprüfungen und Eigenbewertungen gelangte die Führungsebene des Zentrums zu der
Ansicht, dass die bis dato umgesetzten Maßnahmen eine hinreichende Gewähr bezüglich der
Architektur des internen Kontrollsystems geben und dass dieses interne Kontrollsystem als Ganzes
ordnungsgemäß funktioniert und somit als angemessen betrachtet werden könne.
Die Kontrollen und Überwachungsüberprüfungen ergaben keinen Nachweis für wesentliche bzw. sich
wiederholende Fehler in der Berichterstattung der Abteilungen, der Berichterstattung zum
Haushaltsvollzug, den Berichten des Rechnungsführers und den Finanzberichten, der Berichterstattung
zu den Befugnisübertragungen einschließlich der zugehörigen Berichte, der Berichterstattung zu
Humanressourcen, der Berichterstattung zu Sicherheit, Informationssicherheit, zum Datenschutz und
zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, den Berichten zur Übersetzungsqualität und dem Bericht
über die Ex-post-Finanzkontrolle.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 43
Nach Ansicht der Leitung des Zentrums ergeben die Überwachungsmaßnahmen keinerlei Hinweise auf
ungeeignete oder unwirksame Kontrollen, aufgrund derer das Übersetzungszentrum wesentlichen
Risiken ausgesetzt worden wäre. Die Prüfungen der Leistung und der Wirksamkeit auf vierteljährlicher
Basis, die zweimal pro Jahr durchgeführten Prüfungen der Ergebnisse des Arbeitsprogramms und die
monatliche Berichterstattung zum Projektmanagement sind wichtige Kontrollen, die immer mehr in die
Routineabläufe aller Abteilungen integriert wurden.
Kapitel 2
VORBEHALTE
In Einklang mit den quantitativen und qualitativen Kriterien, die vom Übersetzungszentrum zur Definition
der Wesentlichkeitskriterien festgelegt wurden, anhand derer die Entscheidung zur Aufnahme eines
Vorbehalts in die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Rahmen des jährlichen Tätigkeitsberichts zu
treffen ist, hat die Anweisungsbefugte des Zentrums keine Vorbehalte geäußert.
Kapitel 3
GESAMTSCHLUSSFOLGERUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEIT
Auf Grundlage aller in den vorstehenden Abschnitten präsentierten Fakten und im Lichte der
Prüfungsurteile des Rechnungshofs zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie der
Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge lässt sich feststellen, dass
das Übersetzungszentrum in einem Umfeld tätig ist, in dem die Risiken angemessen kontrolliert werden.
Des Weiteren gewährleisten die angewandten Kontrollverfahren die Rechtmäßigkeit und
Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge. Die für die in diesem Bericht beschriebenen
Tätigkeiten bereitgestellten Mittel wurden für die vorgesehenen Zwecke und entsprechend den
Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 44
TEIL V.
ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
Die Unterzeichnete, Direktorin ad interim des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der
Europäischen Union,
erklärt in ihrer Eigenschaft als Anweisungsbefugte,
dass die Informationen in diesem Bericht ein wirklichkeitsgetreues Bild abgeben.
bestätigt mit hinreichender Gewähr, dass die Mittel, die für die im Bericht beschriebenen Tätigkeiten
bereitgestellt wurden, für die vorgesehenen Zwecke und entsprechend den Grundsätzen der
Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet wurden, und dass die angewandten
Kontrollverfahren die erforderliche Gewährleistung für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der
zugrundeliegenden Vorgänge bieten.
Diese hinreichende Gewähr beruht auf der Einschätzung der Unterzeichneten sowie den ihr zur
Verfügung stehenden Informationen, z. B. den Ergebnissen der Eigenbewertung, den Ex-postKontrollen, den Prüfungsurteilen des Internen Auditdienstes und den Lehren, die aus den Berichten des
Europäischen Rechnungshofes über frühere Haushaltsjahre gezogen wurden.
Sie versichert, dass ihr keine Informationen vorliegen, die in diesem Bericht nicht dargelegt wurden und
die den Interessen des Zentrums schaden könnten.
Luxemburg, 12. Februar 2015
(unterzeichnet)
Marie-Anne Fernández
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 45
ANHÄNGE
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 46
B. Volumen der übersetzten Dokumente, aufgeschlüsselt nach Kunden (in Standardseiten)
294
556
ACER
GERECK
CCE-EMPLOI
Cedefop
CEPOL
Chafea
EuGH
Rat
UCVV
Clean Sky
EACEA
EACI
AESA
EASO
ABE
CC
BCE
ECDC
ECHA
ECSEL
AED
EDSB
EUA
EFCA
EFSA
BEI
EIGE
EIOPA
EIT
EMA
EMCDDA/EBDD
EMSA
ENISA
ERA
CER
ESMA
ETF
eu-LISA
EU-OSHA
Eurofound
Eurojust
Europol
Fusion for Energy
impresa comune FCH
FRA
Frontex
GSA
IC IMI
INEA
HABM
Bürgerbeauftragter
REA
impresa comune SESAR
6226
334
196
785
193
1671
956
115
5232
119
8885
11431
7365
78
1944
441
189
108
5935
2201
1753
1341
112
1463
2237
339
2509
713
249
7614
80
3174
3065
3396
6872
6114
2050
784
342
46
13872
2277
25
50
497
27443
31767
94604
3095
66
196
0
20000
40000
60000
80000
100000
Diese Grafik enthält nicht die Dokumente, die für den internen Bedarf des Zentrums übersetzt wurden (CdT-Dokumente, entspricht
689 Seiten) sowie keine Dokumente, die auf die Tätigkeiten des Verwaltungsrats entfielen (CdT-CA-Dokumente, entspricht 2711 Seiten).
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 48
A. Aufteilung nach Zielsprachen 2014/2013 im Vergleich
2014
2013
Sprache
Rang
Seiten
%
Rang
Seiten
EN
1
41 304,5
14,92 %
1
55 457
FR
2
33 838
12,22 %
2
36 574
DE
3
17 955,5
6,49 %
3
22 811
IT
4
10 916
3,94 %
4
14 987
ES
5
10 812
3,91 %
5
14 831
HR
6
9627,5
3,48 %
6
10 915
BG
7
9262,5
3,35 %
9
8189
PT
8
8828,5
3,19 %
10
8142
EL
9
8809,5
3,18 %
7
8817
LT
10
8753
3,16 %
14
7754
NL
11
8725,5
3,15 %
13
7792
CS
12
8647
3,12 %
18
7633
SK
13
8601
3,11 %
15
7740
SL
14
8571
3,10 %
16
7719
ET
15
8523
3,08 %
19
7615
PL
16
8506,5
3,07 %
8
8504
LV
17
8489
3,07 %
21
7578
RO
19
8407
3,04 %
12
7860
SV
18
8409,5
3,04 %
20
7594
HU
20
8395
3,03 %
11
7894
DA
21
8179,5
2,95 %
17
7658
FI
22
8165,5
2,95 %
22
7572
MT
23
7166,5
2,59 %
23
7087
GA
24
936,5
0,34 %
24
1700
Sonstige (1)
6997,5
2,53 %
4765
Insgesamt (2)
276 827
100 %
295 188
(1)
NO, IS, KA, AR, TR, RU, MK, ZH, UK, SQ, SR, FA, HY, PS, SO, TI, UR, AZ, ME, FO, JP, KO, CA, EU, HI, GL, LB,
HE, VI, ID, KL.
(2)
Übersetzungsvolumen in Seiten (einschließlich übersetzter Seiten für den laufenden Betrieb des
Übersetzungszentrums).
Abkürzungen
BG (Bulgarisch), ES (Spanisch), CS (Tschechisch), DA (Dänisch), DE (Deutsch), ET (Estnisch), EL (Griechisch),
EN (Englisch), FR (Französisch), GA (Irisch), HR (Kroatisch) IT (Italienisch), LV (Lettisch), LT (Litauisch),
HU (Ungarisch), MT (Maltesisch), NL (Niederländisch), PL (Polnisch), PT (Portugiesisch), RO (Rumänisch),
SK (Slowakisch), SL (Slowenisch), FI (Finnisch), SV (Schwedisch), AR (Arabisch), AZ (Aserbaidschanisch),
BS (Bosnisch), CA (Katalanisch), EU (Baskisch), FA (Farsi), FO (Färöisch), GL (Galizisch), HE (Hebräisch),
HI (Hindi), HY (Armenisch), ID (Indonesisch), IS (Isländisch), JP (Japanisch), KA (Georgisch), KL (Grönländisch),
KO (Koreanisch), LB (Luxemburgisch), ME (Montenegrinisch), MK (Mazedonisch), NO (Norwegisch),
RU (Russisch), SO (Somalisch), SQ (Albanisch), SR (Serbisch), TI (Tigrinya), TR (Türkisch), UK (Ukrainisch), UR
(Urdu), VI (Vietnamesisch) und ZH (Mandarin).
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 49
B. Statistik über die Fristen für Übersetzungen
Kunden
Anzahl der innerhalb
der Frist
übermittelten
Dokumente
Anzahl der
gelieferten
Dokumente*
Frist
+
1-2 Tage
Frist
+
3-5 Tage
ACER
33
33
GEREK
91
91
CCE-EMPLOI
2388
2363
25
CdT/CdT-CA
818
769
2
Cedefop
63
63
CEPOL
60
60
Chafea
78
78
EuGH
18
18
Rat
87
87
CPVO
200
200
CSJU
23
23
576
576
EACI
73
73
EAHC
4
4
EASA
307
307
EASO
336
336
EBA
561
560
18
18
EZB
244
242
2
ECDC
198
195
3
ECHA
3411
3342
46
53
52
1
6
6
EDSB
757
756
EUA
211
210
EFCA
93
86
EFSA
253
253
9
9
EIGE
184
184
EIOPA
251
250
EACEA
EuRH
ECSEL JU
EDA
EIB
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Frist
+
1 Woche
47
1
22
1
1
1
7
1
Seite 50
Anzahl der innerhalb
der Frist
übermittelten
Dokumente
Anzahl der
gelieferten
Dokumente*
Kunden
EIT
Frist
+
1-2 Tage
Frist
+
3-5 Tage
57
57
9073
9071
169
168
EMSA
32
32
ENISA
56
56
ERA
384
384
ERC
72
72
ESMA
279
279
ETF
230
230
eu-LISA
179
179
EU-OSHA
1492
1491
1
Eurofound
945
944
1
Eurojust
24
1
Europol
275
275
F4E
36
36
FCH JU
46
46
916
916
Frontex
71
71
GSA
23
23
IMI JU
24
24
INEA
199
199
11 383
11 315
722
722
REA
31
31
SJU
92
92
Insgesamt
38 214
%
100 %
EMA
EMCDDA/
EBDD
FRA
HABM
Bürgerbeauftragter
Frist
+
1 Woche
2
1
23
36
25
7
37 958
129
119
8
99,3 %
0,3 %
0,3 %
0%
* Ausgenommen Gemeinschaftsmarken, die immer innerhalb der vertraglich festgelegten Frist übermittelt werden.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 51
1003
1004
1005
1006
1007
1008
1009
1010
1012
1014
1015
1016
1017
1018
1019
Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA)
Europäische Agentur für Sicherheit und
Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
(EU-OSHA)
Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt
(Marken, Muster und Modelle) (HABM)
2 986 396
3 823 962
-837 566
-21,90 %
640 265
558 344
81 921
14,67 %
9 616 580
8 322 618
1 293 962
15,55 %
HABM Marken
Gemeinschaftliches Sortenamt (CPVO)
Europäisches Polizeiamt (Europol)
Europäische Stiftung zur Verbesserung der
Lebens- und Arbeitsbedingungen
(Eurofound)
Europäisches Zentrum für die Förderung
der Berufsbildung (Cedefop)
18 018 263
107 333
210 704
18 726 809
105 669
142 276
-708 546
1664
68 428
-3,78 %
1,57 %
48,10 %
692 942
694 507
-1566
-0,23 %
57 663
119 761
-62 098
-51,85 %
1 335 679
1 026 498
309 181
30,12 %
8368
17 969
-9602
-53,43 %
163 112
366 108
-202 996
-55,45 %
222 104
166 446
55 658
33,44 %
59 997
78 548
-18 551
-23,62 %
995 599
1 145 500
-149 901
-13,09 %
559 356
932 565
-373 209
-40,02 %
Agentur der Europäischen Union für
Grundrechte (FRA)
Europäische Investitionsbank (EIB)
Europäische Behörde für
Lebensmittelsicherheit (EFSA)
Europäische Agentur für verstärkte
justizielle Zusammenarbeit (Eurojust)
Europäische Agentur für die Sicherheit des
Seeverkehrs (EMSA)
Europäische Agentur für Flugsicherheit
(EASA)
Europäische Eisenbahnagentur (ERA)
1020
Agentur der Europäischen Union für
Netz- und Informationssicherheit (ENISA)
28 839
99 647
-70 808
-71,06 %
1021
Europäisches Zentrum für die Prävention
und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)
103 634
57 514
46 120
80,19 %
1022
Europäische Agentur für die operative
Zusammenarbeit an den Außengrenzen der
Mitgliedstaaten der Europäischen Union
(Frontex)
189 492
390 081
-200 589
-51,42 %
430 704
408 288
22 416
5,49 %
14 572
22 720
-8148
-35,86 %
34 024
116 121
-82 097
-70,70 %
84 661
139 995
-55 334
-39,53 %
3678
13 225
2 872 104
2861
9094
3 048 557
817
4131
-176 453
28,54 %
45,43 %
-5,79 %
157 311
168 107
-10 797
-6,42 %
38 045
93 193
-55 148
-59,18 %
61 224
49 465
11 759
23,77 %
1023
1024
1025
1026
1027
1028
1029
1030
1031
1033
Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles
und Kultur (EACEA)
Exekutivagentur für kleine und mittlere
Unternehmen
(EASME)
Europäische Polizeiakademie (CEPOL)
Exekutivagentur für Verbraucher,
Gesundheit, Landwirtschaft und
Lebensmittel (Chafea)
Agentur für das Europäische GNSS (GSA)
Europäische Verteidigungsagentur (EDA)
Europäische Chemikalienagentur (ECHA)
Europäische Fischereiaufsichtsagentur
(EFCA)
Europäisches gemeinsames Unternehmen
für den ITER und die Entwicklung der
Fusionsenergie (Fusion for Energy) (F4E)
Exekutivagentur für Innovation und Netze
(INEA)
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 53
1034
Europäisches Innovations- und
Technologieinstitut (EIT)
1035
1036
1037
1038
1039
1040
1041
1042
1043
1044
1045
1046
1047
1048
1049
1050
1051
1052
3000
3002
3004
3005
3008
3010
29 826
15 479
14 347
92,68 %
Exekutivagentur des Europäischen
Forschungsrats (ERCEA)
8177
10 203
-2026
-19,85 %
Exekutivagentur für die Forschung (REA)
9422
8632
790
9,15 %
12 540
30 005
-17 465
-58,21 %
200 112
189 768
10 344
5,45 %
17 848
20 477
-2629
-12,84 %
608 809
589 610
19 199
3,26 %
18 978
4462
14 516
325,32 %
4370
34 445
-30 075
-87,31 %
3950
14 849
-10 899
-73,40 %
0
14 453
-14 453
-100,00 %
1 085 014
1 398 136
-313 122
-22,40 %
26 920
9027
17 893
198,22 %
336 658
667 806
-331 148
-49,59 %
574 688
535 521
39 167
7,31 %
1 226 365 -1 141 663
-93,09 %
Gemeinsames Unternehmen „Clean Sky“
(CSJU)
Europäisches Institut für
Gleichstellungsfragen (EIGE)
Gemeinsames Unternehmen SESAR (SJU)
Europäischer Datenschutzbeauftragter
(EDSB)
Gemeinsames Unternehmen zur
Umsetzung einer gemeinsamen
Technologieinitiative für eingebettete IKTSysteme (ARTEMIS)
Gemeinsames Unternehmen zur
Umsetzung der Technologieinitiative für
Innovative Arzneimittel (IMI JU)
Gemeinsames Unternehmen
„Brennstoffzellen und Wasserstoff“
(FCH JU)
Gemeinsames Unternehmen ENIAC
(Europäischer Beirat für die
Nanoelektronik-Initiative) (ENIAC JU)
Europäisches Unterstützungsbüro für
Asylfragen (EASO)
Agentur für die Zusammenarbeit der
Energieregulierungsbehörden (ACER)
Europäische Wertpapier- und
Marktaufsichtsbehörde (ESMA)
Europäische Bankenaufsichtsbehörde
(EBA)
Europäische Aufsichtsbehörde für das
Versicherungswesen und die betriebliche
Altersversorgung (EIOPA)
Gremium Europäischer Regulierungsstellen
für elektronische Kommunikation (GEREK)
Europäische Agentur für das
Betriebsmanagement von ITGroßsystemen im Raum der Freiheit, der
Sicherheit und des Rechts (eu-LISA)
Gemeinsames Unternehmen
„Elektroniksysteme und -komponenten für
eine Führungsrolle Europas“ (ECSEL JU)
Europäische Kommission – GD
Beschäftigung, Soziales und Integration
(GD EMPL)
Interinstitutionelle Projekte mit den EUOrganen (IATE)
Rat der Europäischen Union (Rat)
Europäischer Rechnungshof (EuRH)
Gerichtshof der Europäischen Union
(EuGH)
Europäische Zentralbank (EZB)
84 702
38 025
119 508
-81 483
-68,18 %
297 090
50 822
246 268
484,57 %
0
0
0
k. A.
1 529 937
1 681 175
-151 238
-9,00 %
664 154
588 422
75 732
12,87 %
133 800
11 614
244 069
14 149
-110 269
-2535
-45,18 %
-17,92 %
98 698
83 424
15 274
18,31 %
168 234
22 038
146 196
663,38 %
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 54
3011
4000
4010
4020
Europäischer Bürgerbeauftragter
(Bürgerbeauftragter)
Bankzinsen
Verschiedene Rückzahlungen
Zuschuss der luxemburgischen Regierung
Einnahmen insgesamt
303 467
141 788
92 349
0
47 035 473
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
508 887
-205 420
-40,37 %
228 929
-87 141
-38,06 %
6085
86 264 1417,65 %
243 250
-243 250 -100,00 %
50 210 831 -3 175 358
-6,32 %
Seite 55
Entwicklung der Ausführung des Haushalts (ohne Berücksichtigung von Titel 10)
Bezeichnung
Haushaltsplan (ohne
Berücksichtigung von
Titel 10)
Eingegangene
Verpflichtungen
In Abgang gestellte Mittel
Geleistete Zahlungen
Übertragene Mittel
2014
Ausführung
2014
Ausführung
2013
2013
Abweichung
in %
49 343 630
k. A.
46 989 600
k. A.
k. A.
44 643 009
90,47 %
43 563 562
92,71 %
-2,24 %
4 700 621
40 498 298
4 144 711
9,53 %
82,07 %
8,40 %
3 426 038
40 542 361
3 021 201
7,29 %
86,28 %
6,43 %
2,24 %
-4,21 %
1,97 %
Die Gesamtausgaben des Haushaltsjahres beliefen sich auf 44 643 009 EUR, d. h. 90,47 % der im Haushaltsplan
vorgesehenen Mittel (ohne Berücksichtigung von Titel 10 „Rückstellungen“).
In Abgang gestellte Mittel – Haushaltsplan 2014
31%
Personal (1 398 548 EUR)
5%
64%
Gebäude, Material und
Sachausgaben (876 466
EUR)
Operationelle Ausgaben
(2 429 606 EUR)
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 57
D. Haushaltsergebnis
2014
Abweichung
in %
2013
Einnahmen
47 035 473
50 210 831
-6,32 %
Übersetzung
44 729 576
47 359 285
-5,55 %
Terminologie
161 274
96 875
66,48 %
Begriffslisten
1 090 787
1 676 735
-34,95 %
Interinstitutionelle Zusammenarbeit – IATE-Datenbank
664 154
588 422
12,87 %
Sonstige betriebliche Erträge
155 546
11 250
1282,63 %
Einnahmen aus Vorgängen
46 801 336
49 732 568
-5,89 %
141 788
228 929
-38,06 %
0
243 250
-100,00 %
92 349
6085
1417,62 %
44 643 009
43 563 562
2,48 %
22 618 624
22 356 774
1,17 %
187 758
233 658
-19,64 %
Zahlungen
4 558 659
5 161 162
-11,67 %
Übertragene Mittel
1 472 575
996 171
47,82 %
13 321 016
13 024 425
2,28 %
2 484 378
1 791 372
38,69 %
2 392 464
6 647 269
-64,01 %
257 248
228 573
12,55 %
257 201
228 573
12,52 %
Finanzielle Erträge
Mietzuschuss der luxemburgischen Regierung
Verschiedenes
Ausgaben
Titel 1 – Personal
Zahlungen
Übertragene Mittel
Titel 2 – Gebäude, Material und verschiedene Sachausgaben
Titel 3 – Operationelle Ausgaben
Zahlungen
Übertragene Mittel
Ergebnis des Haushaltsjahres
Sonstige
Übertragene und später in Abgang gestellte Mittel
Wechselkursdifferenzen
Saldo der Ergebnisrechnung für das Haushaltsjahr
47
0 -11 760,00 %
2 649 712
6 875 841
-61,46 %
7 128 691
3 867 811
84,31 %
-4 757 909
-3 614 961
31,62 %
-11 030 971
-3 723 567
196,25 %
Verwendung und Annullierung der Rückstellung für Preisstabilität
4 106 560
0
Verwendung der Rückstellung für Umzugskosten
Verwendung der Rückstellung für außerplanmäßige Investitionen
(e-CdT)
Rückstellung für die umstrittene Gehaltserhöhung
Verwendung und Annullierung der Rückstellung für die
umstrittene Gehaltserhöhung
Zu übertragendes Haushaltsergebnis
0
1 250 000
-100,00 %
686 002
339 106
102,30 %
-777 000
-1 480 500
-47,52 %
2 257 500
0
5 020 494
7 128 691
Ergebnis des vorangegangenen Haushaltsjahres
Einstellung in die Rückstellung
Rückstellung für Preisstabilität
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
k. A.
k. A.
-29,57 %
Seite 58
ANHANG IV – STELLENPLAN DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS
Funktions- und
Besoldungsgruppen
Zum 31.12.14 besetzt
Im Haushaltsplan genehmigt
Dauerplanstellen
Planstellen auf
Zeit
Dauerplanstellen
Planstellen auf
Zeit
AD 16
0
0
0
0
AD 15
0
0
0
1
AD 14
1
0
1
0
AD 13
0
0
0
0
AD 12
4
4
10
4
AD 11
9
7
9
8
AD 10
7
6
8
6
AD 9
3
6
3
11
AD 8
10
5
8
7
AD 7
2
20
2
24
AD 6
5
17
4
19
AD 5
0
24
0
12
41
89
45
92
AST 11
0
0
0
0
AST 10
0
0
0
0
AST 9
1
1
1
1
AST 8
4
0
4
0
AST 7
2
3
2
3
AST 6
2
2
2
2
AST 5
1
9
2
12
AST 4
3
14
3
14
AST 3
0
12
0
13
AST 2
0
5
0
7
AST 1
0
2
0
0
13
48
14
52
0
0
0
0
AST/SC 5
0
0
0
0
AST/SC 4
0
0
0
0
AST/SC 3
0
0
0
0
AST/SC 2
0
0
0
0
AST/SC 1
0
0
0
0
Zwischensumme AST/SC
0
0
0
0
INSGESAMT
54
137
59
144
Zwischensumme AD
AST/SC 6
Zwischensumme AST
PERSONAL INSGESAMT
191
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
203
Seite 60
ANHANG V – PERSONELLE UND FINANZIELLE RESSOURCEN NACH TÄTIGKEIT
A. Vorausschätzung der personellen und finanziellen Ressourcen für das Jahr 2014 (Teil des geänderten jährlichen Arbeitsprogramms 2014)
Tätigkeiten
Kerntätigkeit: Übersetzung
Unterstützende Tätigkeiten
Maßnahmen im Bereich der
Außenkontakte
Management- und
Überwachungstätigkeiten
Rückstellungen
Gesamtsumme
(*) In Vollzeitäquivalenten (VZÄ).
(**) Gerundete Zahlen.
Insgesamt
(%)
Personelle Ressourcen (*)(**)
Insgesamt
Beamte
BaZ
VB
Titel 1
Finanzielle Ressourcen (**)
Titel 2
Titel 3
Haushaltsplan
insgesamt
64,9 %
25,9 %
2,3 %
145,9
58,3
5,2
31,2
13,6
2,4
99,7
37,7
2,8
15
7
0
17 036 197
4 834 528
741 038
3 805 891
1 511 240
164 793
14 703 000
937 000
705 000
35 545 088
7 282 768
1 610 831
Haushaltsplan
(%)
73,6 %
15,1 %
3,3 %
6,9 %
15,6
11,8
3,8
0
2 631 437
455 676
0
3 087 113
6,4 %
100 %
225
59
144
22
25 243 200
5 937 600
16 345 000
777 000
48 302 800
1,6 %
100 %¤
B. Zur Erreichung der festgelegten Ziele im Jahr 2014 tatsächlich verwendete personelle und finanzielle Ressourcen
Tätigkeiten
Kerntätigkeit: Übersetzung
Unterstützende Tätigkeiten
Maßnahmen im Bereich der
Außenkontakte
Management- und
Überwachungstätigkeiten
Gesamtsumme
Insgesamt
(%)
Personelle Ressourcen (*)(**)
Insgesamt
Beamte
BaZ
VB
Titel 1
Finanzielle Ressourcen (**)
Titel 2
Titel 3
Haushaltsplan
insgesamt
66,5 %
25,4 %
2,2 %
143,8
55,0
4,8
28,4
12,9
2,2
96,2
35,9
2,6
19,2
6,2
0
15 707 625
4 445 183
634 336
4 126 695
1 345 635
128 046
14 455 553
686 002
663 839
34 289 873
6 476 820
1 426 221
Haushaltsplan
(%)
76,8 %
14,5 %
3,2 %
5,9 %
12,8
10,5
2,3
0
2 019 238
430 857
0
2 450 095
5,5 %
100,0 %
216,4
54,0
137,0
25,4
22 806 382
6 031 233
15 805 394
44 643 009
100,0 %
(*) In Vollzeitäquivalenten (VZÄ).
(**) Gerundete Zahlen.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 61
Qualitätsmanagement
für die Übersetzung
Nr. 15 – Dokumentation der
Verfahren
VI(c) – Auftragsvergabe
Wichtig
Geschäftsanwendung, Flosys, wird nicht mehr
weiterentwickelt. Die ermittelte Entwicklung betrifft
die neuen Funktionen des e-CdT-Programms.
Gering – Die Anzahl der Prozesse und
Verfahren, die noch aktualisiert bzw. dokumentiert
werden müssen, ist begrenzt. Die Überprüfung
läuft noch. Die endgültige Umsetzung der
Empfehlung wurde auf 2014 verschoben, um so
auch die Ergebnisse der Risikobewertung
berücksichtigen zu können, die im Rahmen der
Business-Impact-Analyse durchgeführt wurde.
VERWALTUNG
ÜBERSETZUNG
Bezeichnung
Vertragsunterzeichnung
Ergebnisse
LEG14-01DE: Erbringung von Dienstleistungen im
Zusammenhang mit der Übersetzung von Texten im juristischen
Bereich aus dem Englischen und Französischen ins Deutsche
LEG14-02ES:
Erbringung
von
Dienstleistungen
im
Zusammenhang mit der Übersetzung von Texten im juristischen
Bereich aus dem Englischen und Französischen ins Spanische
LEG14-03EN: Erbringung von Dienstleistungen im
Zusammenhang mit der Übersetzung von Texten im juristischen
Bereich aus dem Deutschen, Spanischen, Französischen und
Italienischen ins Englische
AO LEG14-04FR: Erbringung von Dienstleistungen im
Zusammenhang mit der Übersetzung von Texten im juristischen
Bereich aus dem Deutschen, Englischen, Spanischen und
Italienischen ins Französische
LEG14-05SCEN: Erbringung von Dienstleistungen im
Zusammenhang mit der Übersetzung von Texten im juristischen
Bereich aus dem Englischen ins Bulgarische, Tschechische,
Dänische, Griechische, Estnische, Finnische, Kroatische,
Ungarische, Italienische, Litauische, Lettische, Maltesische,
Niederländische, Polnische, Portugiesische, Rumänische,
Slowakische, Slowenische und Schwedische
GENAFF14: Dienstleistungen der Übersetzung im Bereich
Allgemeine Angelegenheiten aus dem Englischen ins
Kroatische, Isländische, Norwegische und Türkische
Dienstleistungen der Übersetzung in verschiedenen Bereichen
aus dem Englischen ins Arabische und Russische
FIN14: Dienstleistungen der Übersetzung im Finanz- und
Bankenbereich aus dem Englischen in alle EU-Amtssprachen
mit Ausnahme von Irisch
TM14: Dienstleistungen der Übersetzung von standardisierten
Texten im Bereich gewerbliches/geistiges Eigentum
Bereitstellung umweltfreundlicher Bürobedarfsmittel
Q3 2014
Abgeschlossen
Q3 2014
Abgeschlossen
Q3 2014
Abgeschlossen
Q2 2014
Abgeschlossen
Q1 2015
Begonnen
Q2 2015
Begonnen
Q2 2015
Q4 2014
Enthalten
in
GENAFF14
Abgeschlossen
Q3 2015
Begonnen
Q3 2014
Begonnen
Bereitstellung von Toilettenpapier und Papierhandtüchern
Q4 2015
Abgeschlossen
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Seite 63
INFORMATIK
Europäische Kommission – Lieferung von Arbeitsplatzrechnern
– DESKTOP III
Europäische Kommission – Lieferung von ComputerSpeichergeräten – NESTOR III
Europäische Kommission – Software für Innovationsvielfalt
und -entwicklung – SIDE
CDT WANS III – Erbringung von Dienstleistungen im
Zusammenhang mit Hochgeschwindigkeitsdatenverbindungen
und Internetdiensten
Gerichtshof der Europäischen Union – Betrieb und Entwicklung
der IT- und Telekommunikationsinfrastruktur
Europäisches Parlament – ITS14
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Q3 2015
Abgeschlossen
Q3 2015
Abgeschlossen
Q3 2015
Abgeschlossen
Q2 2015
Verschoben
2015
2015
Begonnen
Einige
Lose Teilweise
wurden
in abgeschlossen
Q4 2014
unterzeichnet,
weitere
Lose
wurden 2015
unterzeichnet.
Seite 64
auf
VI(d) – Nachverfolgung von Bemerkungen der Entlastungsbehörde
Referenz
2.
7.
Entlastung betreffend die Ausführung des
Haushaltsplans des Übersetzungszentrums für die
Einrichtungen der Europäischen Union für das
Haushaltsjahr 2012
Haushaltsführung und Finanzmanagement
stellt mit Sorge fest, dass das Zentrum laut dem Bericht
des Rechnungshofs Ende des Jahres 2012 Kassenmittel
und kurzfristige Bankeinlagen in Höhe von 35 Mio. EUR
hielt; stellt fest, dass das Zentrum die Preise im Laufe des
Jahres nicht anpassen kann, um Einnahmen und
Ausgaben auszugleichen, seinen Kunden aber
gelegentlich Erstattungen geleistet hat, um den
Überschuss zu reduzieren; fordert das Zentrum auf,
gemeinsam mit der Kommission entsprechende Abhilfe zu
schaffen.
Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten
sowie Transparenz
nimmt Kenntnis davon, dass das Zentrum seine Strategie
zur Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten
auf der Grundlage der Leitlinien der Kommission zur
Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten in
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Stellungnahme und vom Zentrum ergriffene Maßnahmen
Das Zentrum ist sich bewusst, dass es einen Haushaltsüberschuss
generiert hat, weist jedoch darauf hin, dass der Haushaltsüberschuss im
Jahr 2012 vorwiegend auf externe Faktoren zurückzuführen war, die sich
dem Einfluss des Zentrums entzogen. Insbesondere stellte das Zentrum
mehr Seiten in Rechnung als veranschlagt. Auf Grundlage der
Kostenanalyse und der Ertragssimulation senkte das Zentrum im Jahr 2014
seine Preise deutlich, um so nicht nur den veränderten Kosten für die
Produkte Rechnung zu tragen, sondern auch einen Teil des
Haushaltsüberschusses aufzubrauchen.
Der Haushaltsplan 2014 wurde somit anfänglich mit einem negativen Wert
angesetzt und wies ein Defizit in Höhe von 4 106 650 EUR aus, das durch
die 2011 gebildete Rückstellung für Preisstabilität ausgeglichen wird. Als
zusätzliche Maßnahme hat das Zentrum dem Verwaltungsrat erstmals in
seiner Geschichte einen Vorschlag vorgelegt, in dem eine weitere Senkung
der Preise Mitte 2014 vorgesehen war, um dadurch die positiven
finanziellen Ergebnisse des Jahres 2013 an die Kunden weiterzugeben.
Der am 29. Oktober 2014 vom Verwaltungsrat genehmigte
Haushaltsplan 2015 wird gemäß den gleichen Grundsätzen ausgearbeitet,
um so einen Teil des Haushaltsüberschusses der vorangegangenen Jahre
aufzubrauchen.
Auf Grundlage der Leitlinien der Kommission zur Vermeidung und
Bewältigung von Interessenkonflikten hat das Zentrum eine Strategie
vorgestellt, die der Verwaltungsrat am 29. Oktober 2014 verabschiedet hat.
Das Zentrum hat das Europäische Parlament über den Beschluss des
Seite 65
den dezentralen Agenturen der EU bewerten wird; fordert Verwaltungsrats sowie über die ergriffenen Folgemaßnahmen in Kenntnis
das Zentrum auf, die Entlastungsbehörde über die gesetzt. Darüber hinaus hat das Zentrum die Interessenerklärungen der
Ergebnisse der Bewertung zu informieren, sobald diese Direktorin und der leitenden Führungskräfte veröffentlicht.
vorliegen.
Entlastung 2012: Leistung, Haushaltsführung und Kontrolle der EU-Agenturen
Referenz
6.
Entlastung 2012: Leistung, Haushaltsführung und
Kontrolle der EU-Agenturen
Überlegungen über die Agenturen: gemeinsames
Konzept
bedauert, dass es die Mitgliedstaaten versäumt haben,
Sitzabkommen mit zehn in ihrem Hoheitsgebiet gelegenen
Agenturen zu schließen, darunter drei in Frankreich und je
eine in Estland, Irland, Luxemburg, Polen, Spanien und im
Vereinigten Königreich; zeigt sich besorgt darüber, dass
dies schwerwiegende Folgen für die Bediensteten der
Agenturen haben kann, und fordert die betreffenden
Mitgliedstaaten auf, diese Abkommen vor Beginn des
nächsten Haushaltsentlastungsverfahrens zu schließen.
Stellungnahme und vom Zentrum ergriffene Maßnahmen
Am 10. Juli 2014 unterzeichnete das Übersetzungszentrum das
Sitzabkommen mit der Regierung des Großherzogtums Luxemburg.
Demokratische Rechenschaftspflicht
21.
erinnert alle Agenturen an ihre Verpflichtung gemäß
Artikel 72 Absatz 5 der Verordnung (EG, Euratom)
Nr. 2343/2002, der Entlastungsbehörde einen Bericht ihres
Direktors zu übermitteln, der Aufschluss über die Anzahl
und die Art der von ihrem internen Prüfer durchgeführten
internen Prüfungen, seine Empfehlungen und die aufgrund
der Empfehlungen getroffenen Maßnahmen gibt.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Der interne Auditdienst (IAS) der Kommission führte im Jahr 2012 eine
interne Prüfung des Geschäftskontinuitätsmanagements des Zentrums
durch. Einzelheiten zu allen Empfehlungen des IAS und der internen
Auditstelle des Zentrums, die am Ende des Jahres noch in Angriff
genommen werden mussten (keine dieser Empfehlungen wurde als
„kritisch“ erachtet), wie auch die Bewertung der Direktorin bezüglich der
Folgen der entsprechenden Restrisiken sind dem Tätigkeitsbericht des
Seite 66
Übersetzungszentrums 2013 (CT/CA-002/2014DE) zu entnehmen, den der
Verwaltungsrat am 19. März 2014 angenommen hat.
Verwaltung der Haushaltsmittel
42.
nimmt die Erklärungen der Agenturen zu der Schwierigkeit,
Übertragungen bei den operativen Ausgaben zu
vermeiden, zur Kenntnis; vertritt jedoch die Überzeugung,
dass oft Raum für Verbesserungen besteht, insbesondere
durch eine bessere Verwaltung der Mittel für
Verpflichtungen, eine bessere interne Planung und
Einnahmenprognose
und
eine
strengere
Haushaltsdisziplin.
In den letzten Jahren hat das Zentrum erhebliche Anstrengungen
unternommen, um den Anteil der auf das Folgejahr übertragenen Mittel zu
verringern. Im Jahr 2013 wurden nur 7 % der Mittel übertragen. Der beste
Indikator dafür, dass das Zentrum Mittel ausschließlich in begründeten
Fällen überträgt, ist die Tatsache, dass nur 5,5 % der übertragenen Mittel
später in Abgang gestellt wurden. Die Mehrheit dieser Mittel bezog sich auf
vorläufige Mittelbindungen, die größtenteils auf Schätzungen und
Annahmen von Sachverständigen beruhten.
Interessenkonflikte und Transparenz
73.
vertritt die Auffassung, dass die Agenturen infolge der
Veröffentlichung der Leitlinien der Kommission ihre
Maßnahmen zur Unterbindung und Bewältigung von
Interessenkonflikten möglicherweise neu fassen müssen,
um sie umgehend an die Leitlinien der Kommission und die
Empfehlungen des Rechnungshofs anzupassen; nimmt zur
Kenntnis, dass die meisten Agenturen geplant haben, ihre
jeweiligen Verfahren für die Verhütung und die
Bewältigung von Interessenkonflikten aufgrund dieser
Leitlinien zu überarbeiten, und fordert die Agenturen auf,
der Entlastungsbehörde darüber und über die Schritte zu
berichten, die im Rahmen der Folgemaßnahmen zur
Entlastung 2012 bis Ende 2014 ergriffen werden.
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Das Zentrum hat seine Strategie zu Interessenkonflikten überarbeitet und
sie dem Verwaltungsrat am 29. Oktober 2014 zur Annahme vorgelegt. Die
internen Verfahren des Zentrums wurden entsprechend angepasst. Das
Zentrum hat die auf seiner Website veröffentlichte Liste der Mitglieder des
Verwaltungsrats aktualisiert. Darüber hinaus hat das Zentrum die
Interessenerklärungen der Direktorin und der leitenden Führungskräfte
veröffentlicht.
Seite 67
ANHANG X – GLOSSAR
Gängige Bezeichnung/
Abkürzung
ACER
AdR
ARTEMIS JU
Bürgerbeauftragter
CCE-EMPLOI
CdT
Cedefop
CEPOL
Chafea
CPVO
CSJU
EACEA
EACI
EAHC
EASA
EASO
EBA
ECDC
ECHA
ECSEL JU
EDA
EDSB
EFCA
EFSA
EIB
EIGE
EIOPA
EIT
EMA
EMCDDA/EBDD
EMSA
ENIAC JU
ENISA
ERA
ERCEA
ESMA
ETF
Agenturen/Einrichtungen/Ämter/Organe
Agentur für die Zusammenarbeit der Energieregulierungsbehörden
Ausschuss der Regionen der Europäischen Union
Gemeinsames Unternehmen ARTEMIS
Europäischer Bürgerbeauftragter
Generaldirektion Beschäftigung, Soziales und Integration (GD EMPL)
Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union
Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung
Europäische Polizeiakademie
Exekutivagentur für Verbraucher, Gesundheit, Landwirtschaft und
Lebensmittel
Gemeinschaftliches Sortenamt
Gemeinsames Unternehmen „Clean Sky“
Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur
Exekutivagentur für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation
Exekutivagentur für Gesundheit und Verbraucher
Europäische Agentur für Flugsicherheit
Europäisches Unterstützungsbüro für Asylfragen
Europäische Bankenaufsichtsbehörde
Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von
Krankheiten
Europäische Chemikalienagentur
Gemeinsames Unternehmen ECSEL
Europäische Verteidigungsagentur
Europäischer Datenschutzbeauftragter
Europäische Fischereiaufsichtsagentur
Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit
Europäische Investitionsbank
Europäisches Institut für Gleichstellungsfragen
Europäische Aufsichtsbehörde für das Versicherungswesen und die
betriebliche Altersversorgung
Europäisches Innovations- und Technologieinstitut
Europäische Arzneimittel-Agentur
Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht
Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs
Gemeinsames Unternehmen ENIAC
Agentur der Europäischen Union für Netz- und Informationssicherheit
Europäische Eisenbahnagentur
Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats
Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde
Europäische Stiftung für Berufsbildung
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Gängige Bezeichnung/
Abkürzung
EUA
EuGH
eu-LISA
EU-OSHA
EuRH
Eurofound
Eurojust
Europäischer Rat
Europol
EUSC
EWSA
EZB
F4E
FCH JU
FRA
Frontex
GEREK
Europäische Umweltagentur
Gerichtshof der Europäischen Union
Europäische Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen
im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts
Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am
Arbeitsplatz
Europäischer Rechnungshof
Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und
Arbeitsbedingungen
Eurojust
Rat der Europäischen Union
Europäisches Polizeiamt
Satellitenzentrum der Europäischen Union
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss
Europäische Zentralbank
Europäisches gemeinsames Unternehmen für den ITER und die
Entwicklung der Fusionsenergie (Fusion for Energy)
Gemeinsames Unternehmen „Brennstoffzellen und Wasserstoff“
Agentur der Europäischen Union für Grundrechte
Europäische Agentur für die operative Zusammenarbeit an den
Außengrenzen der Mitgliedstaaten der Europäischen Union
Gremium Europäischer Regulierungsstellen für elektronische
Kommunikation
Agentur für das Europäische GNSS
Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt (Marken, Muster und Modelle)
Gemeinsames Unternehmen IMI
Exekutivagentur für Innovation und Netze
Europäische Kommission
Exekutivagentur für die Forschung
Gemeinsames Unternehmen SESAR
Ausschuss für die einheitliche Abwicklung
TF-AA-15-001-DE-N
GSA
HABM
IMI JU
INEA
Kommission
REA
SJU
SRB
Agenturen/Einrichtungen/Ämter/Organe
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