CONTRATO ADMINISTRATIVO No. 004-2015 INFORME MES DE MAYO 2011 ASISTENTE DE SECRETARIA EJECUTIVA Informe de Actividades mes de Mayo/2015. RESUMEN Se realizó el trabajo en base al marco que establece el contrato Administrativo No.004-2015, para la prestación de Servicios Técnicos prestados a Secretaria Ejecutiva del Comité Nacional de Alfabetización CONALFA. El trabajo desarrollado fue para garantizar la importancia del proceso de Alfabetización y viabilizar las gestiones presentadas ante el despacho de Secretaría Ejecutiva. En el presente informe se detalla el trabajo realizado definiendo acciones ejecutadas, con base a instrucciones recibidas por la Secretaria Ejecutiva, en donde se indico la importancia que garantice el buen desempeño en la ejecución de las funciones en el marco que establece el Contrato Administrativo antes mencionado. Informe de Actividades mes de Mayo/2015. 1. APOYO A SECRETARÍA EJECUTIVA 1.1 Recepción de Documentos Se recepcionaron solicitudes en donde indicaban la necesidad de respuesta a través de reunión de Comisión Mixta, asimismo documentos que procedieron para firma de la Secretaria Ejecutiva, ya respectivamente analizados juntamente con el equipo de Secretarias. 1.2 Análisis de documentos que ingresan a Secretaría Ejecutiva Se procedió en dar seguimiento a este proceso y viabilizar, analizando documentos dirigidos a la Secretaria Ejecutiva, con la finalidad de una respuesta objetiva y procedente determinando el tiempo de entrega. 1.3 Seguimiento a los documentos que ingresan al despacho de la Secretaria Ejecutiva. Se procedió a la revisión y análisis de documentos para agilizar a requerimiento de Secretaria Ejeóutiva, que las coordinaciones Departamentales hacen llegar al despacho de la Secretaria Ejecutiva. 2 SEGUIMIENTO DIARIO A LA AGENDA DE LA SECRETARIA EJECUTIVA 2.1 objetivos a) Planificar, recordar y organizar las actividades programadas en la agenda de la Secretaria Ejecutiva. Informe de Actividades mes de Mayo/2015. b) Evaluar con periocidad la planificación. c) Dar seguimiento confirmando y asegurando que se cumpla con lo programado en la agenda teniendo cuidado la prioridad en base a alcanzar los objetivos requeridos. 3 RECEPCION Y REALIZACION DE LLAMADAS 3.1 Convocatoria a distintas reuniones Se realizo convocatoria para reuniones vía telefónica a miembros del Consejo Técnico para socializar y viabilizar el proceso del Alfabetización y declaratoria del los Departamentos para el 2015, a solicitud de la Secretaria Ejecutiva. 3.2 Solicitud de documentos En base a instrucciones se solicitaron documentos a la unidad de apoyo administrativo para facilitar y agilizar el proceso de firma del acuerdo de toma de posesión de la Secretaria Ejecutiva. Se dio el seguimiento a documentos que se emitirían por el departamento de Personal, para presentarlos a la Oficina Nacional del Servicio Civil -ONSEC- en relación a modificación del acuerdo por instrucción de la misma institución. 2.3 Se recepcionaron llamadas para comunicar o emitir respuesta a distintas informaciones a diferentes unidades de la institución CONALFA-. Informe de Actividades mes de Mayo/2015. 4 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS 4.1 Oficios Se dio seguimiento a reuniones programas en donde era necesario la solicitud de gestión de compra de desayunos, refacciones y almuerzos a través de oficios. Por lo tanto se elaboraron dichos dirigidos al Departamento de Compras para los efectos correspondientes, con la autorización de la Secretaria Ejecutiva. 4.2 Elaboración de Certificaciones A solicitud de la unidad de Administración Financiera se entrego Certificación de punto de acta "Red de programación y Categorías Programáticas" tratado en la sesión Extraordinaria del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. Asimismo a solicitud de la Unidad de Apoyo Administrativo se entrego Certificación de punto de acta "Autorización del Bono Personal 2015" tratado en la sesión Ordinaria del Consejo Directivo del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. 4.3 Suscripción de Actas: Cant. Sesión/Reunión Comité del Extraordinaria Sesión Alfabetización- CONALFA- Fecha Nacional de 05-05-2015 Informe de Actividades mes de EVlayo/2015. 1 Reunión Comisión Mixta 11-05-2015 1 Sesión Ordinaria de Consejo Directivo del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA- 14-05-2015 Reunión Consejo Técnico y Secretaria Ejecutiva Sesión Ordinaria de Consejo Directivo del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFASesión Ordinaria del Comité Nacional de AlfabetizaciónCONALFA- 1 1 1 21-05-2015 28-05-2015 28-05-2015 4 COORDINACION Y LOGISTICA DE SESIONES PROGRAMADAS DEL COMITÉ NACIONAL DE ALFABETIZACION —CONALFA- 4.1 OBJETIVOS • Planificación • Organizar la reunión (logística). • Manejo de la reunión (presidir / facilitar). • Seguimiento (resultados efectivos). 4. 2 DESARROLLO Para dar la importancia a las sesiones programadas se tomaron las siguientes acciones en orden de importancia: . Coordinación del lugar donde se lleva a cabo la sesión. • Solicitud de puntos para incluirlos en las agendas a los integrantes del Consejo Técnico y documentos de soportes correspondientes. Redacción y envío de Convocatoria física a cada miembro del Comité Nacional de Alfabetización. • Redacción y envío de agenda a tratar vía correo electrónico a cada miembro del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. • Informe de Actividades mes de Mayo/2015. Coordinación de transporte de traslado de miembros del Comité • Nacional de Alfabetización al lugar programado de la sesión. • Coordinación de transporte de traslado del personal de apoyo que participó en sesiones programadas. Preparación de carpetas que se entregarían a cada miembro participante a las sesiones, para sustentar cada punto de la agenda. ' • Realización de llamadas para confirmar la participación, debido a que es importante la verificación de quórum para poder llevarse a cabo la sesión programada. • Preparación de listado de asistencia, para dejar constancia de la participación a las sesiones llevadas a cabo. • Solicitud de alimentos, al departamento de Compras. 5 ACTIVIDADES PROGRAMADAS En la siguiente tabla se detallan las actividades programadas a la cual se participo por instrucción de la Secretaria Ejecutiva. Fechas No. 1 Sesión Extraordinaria del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA- 05 de mayo 2015 2 Reunión de Comisión Mixta 11 de mayo 2015 3 Sesión de Consejo Directivo 14 de mayo 2015 4 15 de mayo 2015 5 Celebración día de la Madre Audiencia con el Licenciado Félix Gálvez del Ministerio de Gobernación 20 de mayo 2015 6 Reunión de Consejo Técnico 21 de mayo 2015 7 Sesión de Consejo Directivo 28 de mayo 2015 Sesión del Comité Nacional de Informe de Actividades mes de Mayo/2015. 8 Alfabetización -CONALFA 28 de mayo 2015 6. VARIAS. Se sostuvo reunión con la Secretaria Ejecutiva y el equipo de secretarias de Secretaría Ejecutiva, en fecha diecinueve de mayo de dos mil quince, en relación al desempeño del trabajo en el área, en donde se nos instruyo se colabore de manera eficiente y discreta en cuanto a la información documental que ingresa a Secretaría Ejecutiva, llegando a un consenso sobre la importancia de tomar en cuenta la discreción en la información. Atentamente: osib Franco Qu e de secretaría Ej. cutiva 14, DE A- -19 CRETARIA CUTIVA Co ue Carías de Cardon cretaria Ejecutiv ONALFA- Informe de Actividades mes de Mayo/2015. 1