REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORIA MUNICIPAL ROSARIO DE PERIJÁ INSTITUTO AUTÓNOMO (POLIROSARIO) Anexo al Informe de Gestión 2014 DE POLICÍA ROSARIO DE PERIJÁ CONTROL PERCEPTIVO DE PERSONAL La Policía Municipal, tiene como finalidad velar por la seguridad de las personas y bienes, así como el mantenimiento de la moralidad, salubridad, urbanismo, tránsito y ornato público, defensa del ambiente y orden público en la jurisdicción del Municipio Rosario de Perijá del Estado Zulia, igualmente forma parte de su finalidad, todas aquellas funciones que de una u otra forma le sean atribuidas por el ordenamiento legal vigente. Los cargos aprobados en la Ordenanza de Presupuesto 2014, en el Instituto Autónomo Policía del Municipio Rosario de Perijá fueron los siguientes: 5 - Funcionarios de Alto Nivel y Dirección, 88-Empleados Fijos, 1- Obrero Fijo, 1-Obrero Contratado. Alcance y objetivos específico La actuación se oriento a evaluar de manera exhaustiva la efectiva prestación de servicio de todos los empleados fijos, obreros y contratados, adscritos al Instituto Autónomo de Policía del Municipio Rosario de Perijá, en fecha 02 de junio del presente año. Observaciones relevantes Con el objeto de determinar la permanencia de los trabajadores en sus puestos de trabajo, se procedió a solicitar el control de asistencia del personal, evidenciándose que la institución carece de los registros u otro mecanismo de control que compruebe la presencia del personal en sus respectivos puestos de trabajos. Al respecto, el literal a del artículo 10 de la Resolución Nº 01-00-00-015 sobre las Normas Generales de Control Interno (NGCI), Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-1997, señalan: “Los niveles directivos y gerenciales de los organismos o entidades deben: a) Vigilar permanentemente la actividad administrativa de las unidades, programas, proyectos u operaciones que tiene a su cargo; (…)”. Por otra parte, el artículo 189 de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, (LOT) Gaceta Oficial N° 6.076 Extraordinaria de fecha 07-05-2012, establece: “Se entiende por jornada de trabajo el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrono y no puede disponer libremente de su actividad y de sus movimientos. Se considera que el trabajador está a disposición del patrono desde el momento en que se llega al lugar donde deba efectuar su trabajo, o donde deba recibir órdenes o instrucciones respecto al trabajo que se ha de efectuar en cada día, hasta que pueda disponer libremente de su tiempo y de su actividad”. Tales circunstancias se deben a la falta de organización en el ente evaluado, específicamente en el área de Recursos Humanos, en lo que respecta al establecimiento de normas de control interno que regulen todas las operaciones o actividades, lo que trae como consecuencia deficiencias en los procedimientos administrativos internos al momento de realizar los cálculos de horashombres en el desempeño de sus funciones, así como la inexistencia de documentos justificativos que comprueben el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores de acuerdo al horario establecido por el instituto. Mediante oficio dirigido a la gerencia de Recursos humanos de fecha 02-06-2014, se requirió la nomina de altos funcionarios, empleados fijos, contratados y obreros, correspondiente a la segunda quincena del mes de mayo y la Relación de Cargos del personal adscritos al ente policial correspondienre al ejercicio económico 2014, de lo cual se evidenció la cantidad de 98 trabajadores, clasificados categóricamente de la forma siguiente: 5- Alto Nivel y Dirección, 88- Empleados Fijos, 1-Obrero fijo, 1-Contratado y 3Empleados Contratados, coincidiendo con la Relación de Cargos aprobada por el Concejo Municipal para el ejercicio fiscal 2014. Ahora bien, a través de la inspección in situ efectuada por este Órgano de Control se constato : Cuadro N° 01.RESULTADO DEL CONTROL PERCEPTIVO DE PERSONAL N° de funcionarios 55 Instalaciones de Polirosario 08 Reposo Medico 02 Vacaciones 01 Escolta del Alcalde 02 Puesto de control 104 02 Custodia de detenidos en Maracaibo 01 Tribunal de ejecución del Municipio 01 Fiscalía 41 Rosario de Perijá 01 Centro cultural Hugo Chávez Fría 01 Patrullaje 01 Curso en la ciudad de Maracay 01 Turno en Barranquitas 22 Turno Libre Ubicación Total: 98 Al respecto, es importante señalar que al momento de perceptivo no pudo ser confirmada la prestación del servicio de los funcionarios. Cabe destacar, que aun cuando fueron consignados los oficios con los diferentes turnos de trabajo solicitados, el ente no presentó la relación del personal asignado a cada uno. Es decir, el cuadro del personal no inspeccionado se realizó basado en la información suministrada por el jefe de operaciones de la institución. Sobre el particular, el artículo 23 de las mencionadas NGCI, establece: “Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá en cuenta lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivos que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. (…)”. De lo antes descrito se evidencia que el cuerpo policial no cuenta con una planificación o cronograma de actividades donde especifique el personal responsable de su ejecución, lo que conlleva a no contar con registros transparentes y confiables. De la revisión efectuada a las nominas de funcionarios fijos, con el reporte emitido por el sistema operativo de la institución (TXT), se determino lo siguiente: La nomina de pago de empleados fijos asciende a un monto de bolivares doscientos ochenta y tres mil trescientos noventa y cinco con veinte centimos ( Bs. 283.395,20), correspondiente a la segunda quincena del mes de mayo del presente año, sin embargo su respectivo TXT arroja la cantidad de bolivares Doscientos veinti cinco mil setecientos cuarenta y dos con cuarenta centimos (Bs. 225.742,40), arrojando una diferencia de cincuenta y siete mil seiscientos cicuenta y dos con ochenta centimos (Bs. 57.652,80). De lo cual, a diez (10) funcionarios se les cancelo la cantidad de bolivares cinco mil novecientos cincuenta y cinco con ochenta centimos (Bs. 5.955,80) por encima del monto reflejado en nomina, asimismo, cincuenta y cuatro (54) funcionarios cobraron ciento treinta y cinco bolivares con ochenta centimos (Bs. 135,80) por encima del monto real, a veintidós (22) funcionarios se les dejó de pagar bolivares cinco mil seiscientos ochenta y cuatro con veinte centimos (Bs. 5.684,20), un (01) funcionario recibió mil seiscientos treinta y cinco bolivares con ochenta centimos (Bs 1.635,80) sobre lo mostrado en la relación de pago y un (01) funcionario dejó de cobrar bolivares ochocientos treinta y cuatro con veinte centimos (Bs. 834,20). De igual forma, la administración consignó ante la comisión fiscalizadora una relación de vacaciones pagadas durante el mes de mayo, con su respectivo TXT, observándose una diferencias de dos mil doscientos sesenta y tres bolivares con veinte centimos (Bs. 2.263,20) en los montos registrados (Relación de vacaciones: ciento treinte y tres mil ochocientos sesenta (Bs. 133.860,00) y TXT ciento treinta y seis mil ciento veinti tres con veinte centimos (Bs. 136.123,20), debido a que el TXT contiene dos depósitos no mostrados en la relación de vacaciones. Las nominas de pago de funcionarios fijos emitidas en el año 2014, no refleja la retención por concepto de embargo a dos (02) funcionarios. En este sentido, es pertinente resaltar que el artículo 23 de las citadas NGCI, cita textualmente: “Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá en cuenta lo siguiente: a) Los expedientes deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivos que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.” Los hechos que originaron las circunstancias antes expuestas, fueron explicados por la gerente administrativa y el funcionario encargado de realizar las nominas, alegando error involuntario por la utilización del TXT de la primera quincena de mayo 2014 para efectuar el depósito de la segunda quincena correspondiente al mes. Así mismo, expresó haber dado inicio a los correctivos pertinentes en cuanto al reintegro del dinero acreditado en las cuentas del personal, evidenciándose posteriormente la reposición parcial del monto, aun cuando el proceso no es el adecuado, por cuanto no muestra el depósito individual de cada uno de los funcionarios y la respectiva relación firmada. Por otra parte, en relación al TXT que comprueba el pago de las vacaciones, expresaron que se procedió a reintegrarles a dos (02) oficiales el monto del embargo deducido por error, sin describirlo en la relación de pago antes mencionada. La situación planteada, se genera por falta de organización en el ente evaluado, al no establecer, mantener y perfeccionar un sistema de control interno, en cuanto a los parámetros que se deben seguir en cada uno de los procesos administrativos, afectando el nivel de eficacia y eficiencia, lo que conlleva a la ejecución de operaciones poco confiables e inexactas. Se confirmo que la gerencia de recursos humanos y la de administración no emiten un comprobante o recibo por concepto del pago de sueldos y salarios, situación que difiere a lo señalado en el artículo 106 de la mencionada LOT, establece: “El patrono o patrona otorgara un recibo de pago a los trabajadores y trabajadoras, cada vez que pague las remuneraciones y beneficios indicando el monto del salario y, detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, bonificación de fin de año, sobre sueldo, bonos vacacional, recargos por días feriados, horas extraordinarias trabajos nocturno y demás conceptos salariales, así como las deducciones correspondientes. El incumplimiento de esta obligación hará presumir, salvo prueba en contrario el salario alegado por el trabajador o trabajadora sin menoscabo de las sanciones establecidas en esta ley”. Del análisis a las normas transcritas se desprende, que en principio todo trabajador tiene derecho a conocer el monto de las asignaciones recibidas y determinar la exactitud de las deducciones de su salario, ahora bien, descuidar este proceso genera incertidumbre en los trabajadores sobre los pagos otorgados. Se determinó que el monto deducido por concepto de Seguro Social Obligatorio en las nóminas de empleados fijos, altos funcionarios y obreros, correspondiente al mes de mayo de 2014, no se detalla el porcentaje deducido por concepto de Paro Forzoso (0,5 %) y el (4 %) de Seguro Social Obligatorio. Asimismo, es pertinente mencionar que la fórmula aplicada en el calculo de retención no es la educada. A fin de determinar las causas de la situación anteriormente planteada se procedió a entrevistar a la gerente administrativa en vista de la ausencia del gerente de recursos humanos, este manifestó que el monto retenido por concepto de Seguro Social Obligatorio, ya estaba registrado en el sistema operativo de la institución,es decir que el procedimiento genera directamente el monto a deducir a cada trabajador. Así mismo, manifestó desconocimiento de la formula aplicada al momento de realizar la respectiva retención. Situación que afecta el monto aportado por cada funcionario. Se procedió a cotejar los expedientes de los funcionarios de la institución con las nominas de altos funcionarios, personal fijo, obreros y contratados de la segunda quincena del mes de mayo de 2014. Evidenciándose que un 31,58% de los expedientes presentaban diferencia en sus fechas de ingreso con relación a la nomina (Ver cuadro detallado). En atención a lo expuesto debe señalarse, la Resolución 01-00-00-015 de las Normas Generales de Control Interno, emitida por la Contraloría General de la República el 30 de abril de 1997 en su artículo 3°, literal b indica: “El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: (…). b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. (…)”. Este escenario se suscita porque existen funcionarios que han egresado de la institución y posteriormente reincorporados nuevamente, sin que sus expedientes se hayan actualizado. Transfiriendo dificultades al momento de realizar tramitación administrativa relacionada con dichos trabajadores, vale decir, calculo de prestaciones, vacaciones, emisión de constancia de trabajo, entre otros.(Ver anexo) PERSONAL CON DIFERENTES FECHAS DE INGRESO EN NOMINA Y EXPEDIENTES CEDULA DE IDENTIDAD FECHA DE INGRESO EN NOMINA FECHA INGRESO EXPEDIENTE CARLOS A. AÑEZ 19.342.777 01-05-2010 12-11-2012 ANIBAL BARRIOS 15.658.820 01-05-2010 01-05-2009 CARRERA RICHARD 8.596.355 01-05-2010 16-08-2010 VERONICA MORILLO 21.371.193 12-11-2012 13-02-2013 MARCOS CARMONA 19.971.987 12-11-2012 13-02-2013 JOHELVIS ESPLUGA 17.480.610 01-05-2010 29-07-2010 ELIENDER CARDOZO 18.722.579 20-08-2012 14-08-2012 KATHERINE MANDIQUE 17.281.269 01-05-2010 11-07-2013 CARLOS MUJICA 15.134.057 15-062012 11-07-2013 LEONARDO HERNANDEZ 18.703.410 12-112012 13-02-2013 JOEL GONZALES 13.958.088 02-01-2009 29-07-2010 DE LA HOZ YONEIDYS 19.519.609 12-11-2012 13-02-2013 NUMAN COVILLA 19.225.815 12-11-2012 13-02-2013 YORLLI CEDEÑO 16.107.912 12-11-2012 13-02-2013 AGUAS CARLOS 18.704.334 01-05-2010 02-12-2013 VICTOR FIGUEROA 14.748.983 01-052010 29-07-2010 MELVIS FERNANDEZ 16.108.630 01-04-2011 02-04-2011 JOHAN J. FINOL R. 18.408.637 12-11-2012 13-02-2013 JUAN FUENMAYOR 16.550.065 01-05-2010 29-07-2010 JORGE FUENMAYOR 15.253.662 25-11-2012 16-03-2012 RONNY GONZALES 20.863.196 12-11-2012 13-02-2013 EDWUIN NUCETE 13.958.843 01-04-2011 02-04-2011 ISAI M. NOVA 15.660.013 01-05-2010 29-07-2010 NOMBRE Y APELLIDO DE EN KENNY MANDIQUE 19.526.477 12-11-2012 13-02-2013 JOHANDRY MAPPARI 16.550.923 12-11-2012 13-02-2013 EZEQUIEL MARTINEZ 17.859.783 01-04-2011 02-04-2011 ISNERDO MENDEZ 17.280.044 01-05-2010 29-07-2010 ALVIN MENDEZ 16.442.893 12-11-2012 13-02-2013 LEONAR MELEAN 20.985.112 12-11-2012 13-02-2013 JOSÉ L. MONTIEL 18.523.276 01-04-2011 02-04-2011 YULEXIS MORALES 19.972.638 12-11-2012 13-02-2013 En la revisión de los tres (03) expedientes del personal contratado, se constato que dos (02) de ellos presentan contratos laborales vencidos, por otra parte, el tiempo de servicio de estos trabajadores exceden el tiempo legal previsto, convirtiéndose en un contrato indeterminado, tal es el caso de Alirrnida Bermúdez y Ángel Benito Soto, portadores de la cedula de identidad N° 4.592.717 y 11.256.848, respectivamente, prestando servicios como coordinadores, con una remuneración mensual de bolivares dos mil novecientos setenta y tres (Bs 2.973, 00), cuyo salario es inferior al decretado por el Presidente de la República en fecha 29/04/2014 en su decreto N° 935, Gaceta Oficial N° 40.401, (Bs. 4.251,40). Al respecto, la Ley del Estatuto de la Función Pública, en su artículo 37 cita textualmente: “Sólo podrá procederse por la vía del contrato en aquellos casos en que se requiera personal altamente calificado para realizar tareas especificas y por tiempo determinado. Se prohibirá la contratación de personal para realizar funciones correspondientes a los cargos previstos en la presente Ley”. Es necesario mencionar lo establecido en el Clasificador Presupuestarios de Recursos y Egresos, en la sub partida “4.01.01.18.00. Remuneración al Personal Contratado”, establece: “Comprende la asignación para atender el pago de las remuneraciones acordadas en virtud de un contrato individual de trabajo por tiempo determinado, que no exceda del ejercicio fiscal (…). Por otra parte, el literal b, del artículo 57 de la citada LOT, señala: “(…) b) La remuneración y demás beneficios deberán ser adecuados a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrán ser inferiores al salario mínimo, ni a lo que se pague por trabajos de igual naturaleza en la localidad y en la propia entidad de trabajo. (…)”, concatenado con el primer aparte del artículo 59 de la misma Ley, expresa: “(…) El otro ejemplar del contrato de trabajo deberá ser conservado por el patrono o la patrona desde el inicio de la relación de trabajo hasta que prescriban las acciones derivadas de ella”. De la entrevista practicada en fecha 03/06/2014 a la gerente administrativa, expuso que el control perceptivo se efectuó el día 02/06/2014, y el contrato fue renovado el día 01-06-2014 por cuanto estos contratos se encontraban pendientes por firma, por tratarse de personal que labora fuera del municipio Rosario de Perijá (Parroquias San Ignacio y Donaldo García) no había sido posible su legitimación, para el momento del perceptivo. Con relación a los sueldo asignados, alegó que estos funcionarios venían siendo contratadas de ejercicios fiscales anteriores con un sueldo mínimo, por tal motivo se presupuestaron con esa misma remuneracion al cierre del año 2013, y hasta la presente fecha no han recibido los créditos adicionales que permitan subsanar la situación, afectando con ello la legalidad de los procedimientos previstos en materia de contratación Conclusión A continúan se presentan las conclusiones producto del análisis a las observaciones descritas en el presente informe, relativas a evaluar la efectiva prestación del servicio a los empleados, obreros fijos y contratados, acorde con los cargos aprobados por el Concejo Municipal correspondiente al ejercicio fiscal 2014, así como comprobar que tengan conformados sus expedientes de acuerdo a la normativa legale vigente. Las gerencias de Administración y Recursos Humanos del instituto, no cuenta con manuales de normas, procedimientos y descriptivo de cargos debidamente aprobados y publicados, que regulen la ejecución de las actividades que le están atribuidas al personal adscrito a la institucion, así como una efectiva supervisión y control sobre los procesos llevados a cabo, los cuales no se realizaron siguiendo los parámetros establecidos en las respectivas leyes, razón por la cual existen debilidades y deficiencias en las áreas bajo estudio. Recomendaciones Se insta al Instituto Autónomo de Policía Municipal Rosario de Perijá a: Las máximas autoridades del ente, deberá emprender las acciones conducentes a la aprobación e implementación de los manuales de organización, normas y procedimientos, que regulen la ejecución de sus actividades, con el objeto de evitar la discrecionalidad en el ejercicio de las funciones y lograr mejoras en el desempeño de la gestión. Efectuar los registros de control de asistencia del personal adscrito a la institucion, ajustados a las diferentes actividades desarrolladas bajo la responsabilidad de un funcionario autorizado. La gerencia de Recursos Humanos deberá implementar los mecanismos necesarios que coadyuven a la aplicación de los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, con relación a la emisión de los recibos de pagos. Los cargos que actualmente se encuentran desempeñados en el ente deben estar enunciados en la relación de cargos aprobada por el Concejo Municipal en el ejercicio fiscal 2014. En caso de realizarse alguna modificación en su estructura organizativa deberá ser previamente autorizado por Lejislativo Municipal. El Instituto solo deberá proceder por la vía del contrato en aquellos casos que se requiera personal altamente calificado, cuando se requiera cumplir tareas específicas y por tiempo determinado. En referencia al error cometido en el pago de empleados fijo de la segunda quincena de mayo 2014 y el pago del bono vacacional del mismo mes, deberá procederse a levantar un acta justificativa, anexándole una relación firmada por cada uno de los funcionarios involucrados, así como sus respectivos depósitos. Los descuentos efectuados o retenciones realizadas a los trabajadores por cualquier concepto deberán ser reflejados en las nominas de pago, con su respectivos soportes justificativos. Las retenciones del Seguro Social Obligatorio deberá realizarse de acuerdo a la formula emitida esa entidad (Sueldo Mensual X 4% X 12 / 52 X el numero de lunes del mes). La retención del 0,5 % correspondiente a Paro Forzoso deberá realizarse por separado aplicando la misma fórmula (Sueldo mensual X 0,5% X 12 / 52 X el numero de lunes que tenga el mes). Proceder a actualizar los expedientes del personal adscrito al ente, a fin de contar con un registro de sus funcionarios transparente, así como garantizar la veracidad de la información requerida al momento de cualquier tramitación administrativa.
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