REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORIA MUNICIPAL ROSARIO DE PERIJÁ Anexo al Informe de Gestión 2014 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA MUJER Y LA IGUALDAD DE GÉNERO DEL MUNICIPIO ROSARIO DE PERIJA. (INMUJER) OPERACIONES PRESUPUESTARIAS Y ADMINISTRATIVAS La iniciativa de crear el Instituto Municipal para la Mujer y la Igualdad de Género del Municipio Rosario de Perijá (INMUJER), surgió del Alcalde Olegario Nemesio Martínez, en el primer periodo de su gestión 2009- 2013. De esta manera, el día 02 de diciembre de 2010, fue publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 328, la Ordenanza que crea el instituto, la cual tiene como objeto principal realizar en la jurisdicción del Municipio Rosario de Perijá del Estado Zulia, el programa de promoción, organización, coordinación, planificación, supervisión, ejecución y evaluación de políticas públicas dirigidas al desarrollo de las mujeres desde una concepción de género y clase que permita la incorporación de la mujer en todos los ámbitos de la sociedad. El Instituto Municipal para la Mujer y la Igualdad de Género del Municipio Rosario de Perijá (INMUJER), es un ente con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía funcional y administrativa. En lo que se refiere a su administración está a cargo de un Directorio Ejecutivo, conformado por un (1) presidente, cuatro (4) coordinadoras, dos (2) suplentes y un Director o Directora de Administración, todos designados por el Alcalde. Por otra parte, de acuerdo a los registros de ejecución presupuestaria de gastos aprobados por la Alcaldía del Municipio Rosario de Perijá durante los ejercicios fiscales 2011, 2012, 2013 y 2014, le fueron asignados originalmente recursos en la Ordenanza de Presupuestos de Ingresos y Gastos, por Bs. 647.777,00; 800.721,00; 1.100721,00 y 2.300.000,00 respectivamente. Alcance y Objetivos Específicos La actuación fiscal estuvo dirigida a evaluar las operaciones presupuestarias, financieras, administrativas y técnicas realizadas por la administración, así como el examen de todas las retenciones reflejadas en las órdenes de pago, revisión de los procesos de adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, así como también, la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el instituto, durante el periodo comprendido desde el año 2011 hasta septiembre 2014. Observaciones relevantes El instituto no cuenta con manuales de normas y procedimientos u otros instrumentos normativos, relativos a su organización y funcionamiento debidamente aprobados por la máxima autoridad. Asimismo, carece del manual descriptivo de cargos, que sirva de herramienta para administrar el sistema de clasificación de cargos, en el cual se establezcan las características, funciones, obligaciones y atribuciones de cada trabajador, igualmente los requisitos o el perfil requerido para su desempeño, de acuerdo a la normativa legal que rige la materia. Al respecto, el artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, (LOCGRSNCF), publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.013 de fecha 23 de diciembre de 2010, expresa: “Cada entidad del sector público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la Republica, las normas, manuales de procedimiento indicadores de gestión, índices de rendimientos y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno”. Por otra parte, el artículo 46 de la Ley del Estatuto de la Función Pública (LEFP), publicada en Gaceta Oficial N° 37.522 de fecha 6 de septiembre de 2002, indica: “A los efectos de la presente ley, (…). El Manual Descriptivo de Clase de Cargo será el instrumento básico y obligatorio para la administración del sistema de clasificación de cargos de los órganos y entes de la Administración Pública.” Así como, el artículo 20 de las NGCI. De acuerdo a la entrevista efectuada a la administradora, expresó que no poseen los manuales y normas que determinen los procedimientos administrativos por no contar con los recursos para la elaboración de los mismos. Sobre el particular, se levantó Acta Fiscal N° 02 de fecha 04 de diciembre de 2014, con la finalidad de dejar constancia de la referida omisión. La carencia de estos instrumentos impide garantizar un adecuado sistema de control interno en los diferentes procedimientos y métodos específicos en las operaciones desarrolladas, y a su vez, mantener un seguimiento al personal en cuanto a la delimitación de sus funciones, competencias y responsabilidades. No se ha creado la Unidad de Atención Integral para las mujeres víctimas de violencia, grupo familiar dentro de INMUJER, al respecto el artículo 5, numeral 10 de la Ordenanza de creación de INMUJER, establece: “Para el cumplimiento de sus fines el Instituto Municipal para la Mujer y la Igualdad de Género del Municipio Rosario de Perijá “INMUJER”, tendrá las siguientes atribuciones: (…) 10.- Crear la unidad de atención integral, para las mujeres víctimas de violencia, grupo familiar y hacia el agresor para evitar conductas violentas y reincidencias; en coordinación con el Ministerio del Poder Popular Para la Mujer y la Igualdad de Género. (…)”. En entrevista realizada, la presidenta comunico que se está coordinando para crear un Centro de Atencion y Formacion Integral para las Mujeres (CAFIM) en atención a la mujer en sus diferentes áreas, así como implementar otros programas conjuntamente con el Ministerio del Poder Popular para la Mujer y la Igualdad de Género en el Municipio, sin embargo de lo antes expuesto no se observo documentación que avale las gestiones adelantadas, ahora bien tal situación pone de manifiesto que hay una falta por parte de la presidenta en el cumplimiento, ya que desvirtúa el objetivo y la naturaleza así como las funciones atribuidas a la misma. Se evidenció que el Directorio Ejecutivo no ha secionado con en objetivo de dictar normas de administración interna y el Reglamento de funcionamiento de INMUJER. En tal sentido, el numeral 6, del artículo 14 de la Ordenanza de creación, el cual indica: “son competencias del directorio: (…) 6.- Aprobar las normas de Administración Interna y el Reglamento de funcionamiento del Instituto. (…”).”. Al respecto, la entrevistada indicó que no se han realizado las gestiones necesarias para la elaboración de dichos instrumentos. Tal situación obedece a fallas y debilidades en el sistema de control interno existente en el instituto, en razón de que no cumple a cabalidad con los lineamientos establecidos en el instrumento vigente que rige su funcionamiento, esta situacion trae como consecuencia que no se optimice la labor y la calidad de sus actividades. En este sentido, es importante señalar que tal condición fue detectada por este Órgano de Control en actuación realizada mediante control perceptivo de fecha 12-12-2013, formulo las recomendaciones pertinentes donde el instituto no realizo el plan de acciones correctivas, persistiendo las debilidades detectadas, siendo este un deber que tiene atribuido quien ejerce la dirección ejecutiva del instituto. Al respecto, el artículo 48 de la LOCGRSNCF, señala: “Las recomendaciones que contengan los informes de auditoría o de cualquier actividad de control, previa autorización del Contralor o Contralora General de la Republica o de los demás titulares de los órganos de control fiscal externos, cada uno dentro del ámbito de sus competencias, tiene carácter vinculante y, por tanto, son de acatamiento obligatorio por parte de los entes sujetos a control. (…)”. Se constató que los funcionarios responsables del manejo de los fondos y bienes del instituto, no han presentado caución o fianza. Al respecto, el artículo 161 de la LOAFSP, señala: “Los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos nacionales o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, prestarán caución antes de entrar en ejercicio de sus funciones, en la cuantía y forma que determine el reglamento de esta ley. (…)”. A su vez, el artículo 37 del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico sobre el Sistema Presupuestario, publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005, enuncia lo siguiente: “Los funcionarios encargados de la administración y liquidación de los ingresos nacionales de los órganos y entes del sector público, deberán prestar caución (…)”. El funcionario responsable manifestó falta de conocimiento en cuanto a presentar una caución o fianza, concretamente la presidenta y la administradora. Al respecto, se levanto Acta Fiscal N° 02 de fecha 04-12-2014 a fin de dejar constancia. Lo antes referido demuestra el desconocimiento de normas, pautas, procesos administrativos por parte de quienes tienen la responsabilidad de administrar y custodiar los bienes y recursos asignados al instituto, lo que genera poca transparencia y legalidad en sus operaciones, dejando sin garantía los recursos en caso de perjuicio que pudiera sobrevenir por negligencia en el manejo de fondos público. Ausencia de los Planes Operativos Anuales (POA) correspondientes a los años 2011, 2012 y 2013. Lo que reposa en Acta Fiscal Nº 02 de fecha 04-12-2014. Con respecto al POA 2014, no indica con precisión la manera de realizar las actividades programadas y el avance, ni expresa los recursos humanos y financieros necesarios para la ejecución de las mismas. Sobre el particular, el artículo 68 de la Ley Orgánica de Planificación Publica y Popular (LOPPP), publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.011 de fecha 21 de diciembre de 2010, indica: “El plan operativo municipal es aquel que integra los objetivos, metas, proyectos y acciones anuales formuladas por cada órgano y ente del Poder Publico Municipal, a los fines de la concreción de los resultados y metas previstas en el Plan Municipal de Desarrollo. (…)”. Al igual que los artículos 13 y 17 de las NGCI. La administradora alego en primer lugar, que en los archivos del instituto no fue ubicada la información correspondiente al POA de los años antes señalados, en según lugar, manifestó que las coordinaciones existentes no consignaron la documentación relacionada con las estadísticas, asi como de las metas trazadas. Las circunstancias antes descritas, traen consigo a una inadecuada determinación de los costos operativos, a los fines de justificar los recursos a ser solicitados ante el Ejecutivo Municipal en el cumplimiento de sus funciones, lo que podría traer consigo que no sean aprobados en su totalidad. En los años 2012 y 2013, se constato la emisión de tres (3) ODP que totalizan la cantidad de Un Millón Ciento Veinticinco Mil Cuatrocientos Veintiocho bolívares (Bs1.125.428,00), a nombre de la empresa ACONOPER, detinados a la adquisición de juguetes y útiles escolares del Programa “Creando Futuro”, cuyas cantidades superaron las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT), sin contar con el expediente de selección y contratación de la comisión de contrataciones de INMUJER. Al respecto, el artículo 75 de la Ley de Contrataciones Publicas, señala: “En la modalidad de consulta de precio, la unidad contratante deberá estructurar todo el expediente y elaborar el informe de recomendación que se someterá a la máxima autoridad del órgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos casos que por su cuantía superen las dos mil quinientas Unidades Tributarias (2.500 UT), para la adquisición de bienes o prestación de servicios y las diez mil Unidades Tributarias (10.000 UT), para la ejecución de obras, debe contar con la previa aprobación de la comisión de contrataciones”.(subrayado nuestro). En tal sentido, el artículo 32 del RLCP, señala los requisitos que debe contener los expedientes. Tal situación obedece a debilidades y deficiencias en el sistema de control interno, en razón de que los responsables del área no cumplen con los lineamientos establecidos en la norma que los regulan, impidiendo el análisis de ofertas que permitan garantizar el cumplimiento de los principios de economía, eficacia, eficiencia y transparencia, los cuales son básicos en un procedimiento competitivo de selección. El instituto otorgó la cantidad de Seiscientos Setenta Mil Doscientos Cuatro bolívares con setenta céntimos (Bs. 670.204,70), por concepto de ayudas en dinero y especies económicas a personas por diferentes causas, sin contar con los soportes suficientes que los justifiquen, ni la aprobación del Directorio Ejecutivo del Instituto. Los cuales no cuentan con planes o programas que garantice el correcto manejo de los recursos financieros asignados. Ahora bien, dicha facultad no le está atribuida al Directorio del instituto, ya que esta competencia está reservada de manera exclusiva al Alcalde del Municipio, en tal sentido, el numeral 16 del artículo 88 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.015 de fecha 28 de diciembre de 2010, señala: “El alcalde o alcaldesa tendrá las siguientes atribuciones y obligaciones: (…). 16. Conceder ayudas y otorgar becas y pensiones de acuerdo a las leyes y ordenanzas.”. Asimismo, el numeral 4 del artículo 14 de la ordenanza de INMUJER, indica: “Son competencias del directorio: (…) 4. Aprobar el presupuesto, manejo de recursos, erogaciones ordinarias, aprobar los programas y planes de trabajo del instituto en concordancia con el Plan de Desarrollo Municipal”. Asi como, el artículo 23 de las NGCI. Es importante mencionar, que algunas de estas ayudas, fueron otorgadas a ciudadanos del sexo masculino. Al respecto, la Ordenanza de creación del instituto en el artículo 2 contempla como objeto principal: “El Instituto Municipal Para la Mujer y la Igualdad de Género “INMUJER”, es el órgano permanente, de definición, dirección, coordinación, ejecución y supervisión de las políticas y asuntos relacionados con la condición y situación de las mujeres y tendrá por finalidad promover, organizar, coordinar, planificar, supervisar, ejecutar y evaluar políticas públicas dirigidas al desarrollo de las mujeres desde una concepción de género y clase que permita la incorporación de la mujer en todos los ámbitos social, económico, cultural, científico, educativo y político de acuerdo al Plan de Desarrollo Integral, con el objeto de mejorar la calidad de vida de las mujeres que habitan en el Municipio Rosario de Perijá del estado Zulia”. La entrevistada alego en primer lugar, que la falta de soportes obedece a errores involuntarios por la premura en la entrega de las donaciones, en segundo lugar, el desconocimiento sobre la inclusión en el POA. Esta situación deja en evidencia la inobservancia de las atribuciones y obligaciones que tiene el funcionario en el desempeño de sus funciones, lo cual trae como consecuencia la disminución de recursos para atender las obligaciones conferidas y que se incurra en situaciones contrarias a las Leyes que regulan su funcionamiento. Se evidencio en las retenciones formalizadas a los impuestos IVA, ISLR, TIMBRE FISCAL e IMPUESTO MUNICIPAL), que ascienden a la cantidad de Ciento Cuarenta y Ocho Mil Novecientos Veinticuatro Bolívares con Tres Céntimos (Bs. 148.924,03), no han sido enteradas a las respectivas dependencias, permaneciendo dichas cantidades en la cuenta de fondo de terceros. Contraviniendo, el artículo 17 de la Providencia Administrativa N° SNAT/2005/0056-A, Mediante la cual se Designan a los Entes Públicos Nacionales como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial N° 38.188 de fecha 14 de mayo de 2005. Por su parte, el artículo 1 del Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en Materia de Retenciones (RPLISLRMR), publicado en Gaceta Oficial No. 36.203 de fecha 12 de mayo de 1997. Concatenado con el artículo 13 del mencionado Reglamento. Asimismo, el artículo 68 de la Ley de Timbre Fiscal del Estado Zulia (LTFEZ), publicada en Gaceta Oficial del Estado Zulia Extraordinaria Nº 1.452 de fecha 20 de diciembre de 2010. Ademas, el artículo 58 de la Ordenanza Sobre Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicio o Índole Similar del Municipio Rosario de Perijá, publicada en Gaceta Municipal Nº 311 Extraordinaria de fecha 5 de mayo de 2010, y la publicada en Gaceta Municipal Nº 416 Extraordinaria de fecha 5 de noviembre de 2013. La administradora alego que para enterar lo correspondiente al año 2014 se deben enterar los años anteriores, y actualmente se está realizando una relación de la deuda referida a esos años. Lo antes descrito no justifica la situación detectada. Este hecho genera consecuencia que afectan los ingresos nacionales inclusive municipales, y a su vez revelan una clara omisión de las normas que las regulan. Se verifico el retraso en el disfrute de vacaciones del cincuenta y siete por ciento (57%) del personal de INMUJER en los años 2011 hasta el 2014, sin observarse en los expedientes su solicitud. Al respecto, el artículo 219 de la Ley Orgánica del Trabajo, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria No. 5.152 de fecha 19 de junio de 1997, señala: “Cuando el trabajador cumpla un (1) año de trabajo ininterrumpido para un patrono, disfrutara de un periodo de vacaciones remuneradas de quince (15) días hábiles (…)”. Asimismo, el artículo 197 de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, publicada en Gaceta Oficial N° 6.076 de fecha 7 de mayo de 2012, indican: Articulo 197:” El trabajador o la trabajadora deberá disfrutar las vacaciones de manera efectiva y obligatoria, esta misma obligación existe para el patrono o la patrona de concederla.”. Las causas fueron explicadas por la administradora, indicando la falta de funcionarios que reemplacen a quienes salen a disfrutar sus vacaciones. La circunstancia antes descrita, tiene su origen en el hecho que la responsable de área no planifica el disfrute de vacaciones en la instituto, de manera efectiva y obligatoria, trayendo como consecuencia un desgaste físico y mental del funcionario, de tal forma que se considere a las vacaciones como una necesidad del ser humano trabajador, por cuanto coadyuva a rompe con la monotonía de la rutina diaria. Se comprobó el pago oportuno del bono de alimentación a los trabajadores del instituto, conforme a lo establecido en el numeral 4 del artículo 4 de la Ley de Alimentación para los Trabajadores y las Trabajadoras (LATT) publicada en Gaceta Oficial N° 39.666 de fecha 04 de Mayo de 2011. Se constato que la institución no a establecido el fideicomiso dirigido a beneficiar los trabajadores permitiendo de esta forma garantizar sus prestaciones por antigüedad, aún cuando se observaron los créditos presupuestarios solicitados a fin de cumplir con el pago de dicha obligación. Sobre el particular, el artículo 142 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT), publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.076, de fecha 07 de mayo de 2012, establece: “Las prestaciones sociales se protegerán, calcularan y pagaran de la siguiente manera: a) El patrono o patrona depositará a cada trabajador o trabajadora por concepto de garantía de las prestaciones sociales el equivalente a quince días cada trimestre, calculado con base al último salario devengado. (….)”. De igual manera, el artículo 143 de la citada Ley. Al respecto, la administradora alego que no ha podido constituir el fideicomiso, ya que el personal que labora en INMUJER es el mismo que estaba en Asociacion de damas de Villa del Rosario (Asodavir), por tanto, la entidad bancaria necesita el cese de funciones, y asi poder formalizar la constitución del fideicomiso, sin embargo de lo antes expresado no mostro documentación que compruebe las gestiones cumplidas. Lo alegado por el responsable no justifica la omisión de los hechos. Esta situación, obedece a que las autoridades responsables no se han avocado a gestionar eficientemente la apertura de este beneficio, afectando los intereses de los trabajadores. Se observo que las retenciones por concepto de Fondo de Ahorro Obligatorio Habitacional (FAOV) y Seguro Social Obligatorio (SSO), que ascienden a la cantidad de Ochenta Mil Quinientos Treinta y Tres bolívares con Veintinueve Céntimos (Bs. 80.533,29), no son enteradas en la oportunidad y condición que determina la Ley. Observándose en los presupuestos aprobados, los créditos presupuestarios para estas obligaciones patronales. Al respecto, el artículo 86 de la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela (CRBV), publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.908, de fecha 19 de febrero de 2009, establece: “Toda persona tiene derecho a la seguridad social como servicio público de carácter no lucrativo, (…). Los recursos financieros de la seguridad social no podrán ser destinados a otros fines. (…)”. A su vez, el artículo 30 de la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), publicada en Gaceta Oficial N° 39.945 de fecha 15 de junio de 2012, dicta: “El ahorro obligatorio de cada trabajadora o trabajador se registrará en una cuenta individual en este Fondo y reflejará desde la fecha inicial de su incorporación. (…)”. Por otra parte, el artículo 31 de la mencionada Ley especifica: “La empleadora o el empleador deberá retener el ahorro obligatorio de cada trabajadora o trabajador, efectuar su correspondiente aporte y depositarlos en la cuenta de cada uno de ellos, en el Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes.” Por su parte, el artículo 62 de la Ley del Seguro Social (LSS), publicada en Gaceta Oficial N° 39.912 de fecha 30 de abril de 2012, dispone: “El empleador o empleadora está obligado u obligada a enterar al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales su cuota y la de sus trabajadores y trabajadoras por concepto de cotizaciones en la oportunidad y condiciones que establezca esta Ley y su Reglamento. (…)”. Asimismo, el artículo 47 de la Ley de Régimen Prestacional de Empleo (LRPE), publicada en Gaceta Oficial N° 38.281 de fecha 27 de septiembre de 2005, señala: “Las cotizaciones se causaran por meses vencidos, contando el primer mes desde la fecha de ingreso del trabajador o trabajadora (…). Si el empleador o empleadora no retuviere, dicho monto en esta oportunidad, no podrá hacerlo después. (…)”. La funcionaria manifestó que no puede enterar ninguna de las obligaciones antes mencionadas del año 2014, hasta tanto resuelva lo relacionado con los años anteriores. Es de resaltar, que el ente carece de mecanismos de control sobre las operaciones administrativas ejecutadas, circunstancia que trae como consecuencia la vulneración los derechos a los trabajadores, quienes no pueden gozar o disponer de estos beneficios en la oportunidad requerida. Se constato que el instituto no ha sido registrado en el Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Publico (SISROE). Al respecto, el artículo 2 de la Resolución Nº 01-00000049 de fecha 09 de marzo de 2009 sobre el Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Publico (SISROE), publicada en Gaceta Oficial Nº 39.138 de fecha 13 de marzo de 2009, señala: “Los responsables del área de recursos humanos de los órganos y entes señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, deberán efectuar el registro a que refiere el artículo 1 de la presente Resolución,(…)”. De igual forma, lo comunicado en oficio N° CM.047/2009 y N°033/2014 de fechas 20-04-2009 y 14-032014 emitido por este órgano de control. Al respecto, la administradora manifestó que se formalizo la solicitud de acceso al (SISROE) en dos oportunidades siendo la ultima en fecha 16 de julio de 2014, encontrándose en trámite y en espera de la asignación de clave y usuario que permita proceder al registro de los funcionarios del instituto y de esta manera poder cumplir con este requisito, la funcionaria consignó copia del oficio de solicitud. Lo antes descrito, se produce por debilidades de control interno en el área de administración, ella es la encargada de velar por el acatamiento de estas obligaciones, esto transcribe el incumplimiento de la norma legal. Verificación mediante la inspección “in situ”, la existencia, estado actual de las adquisiciones, servicios y obras. Se comprobó que las adquisiciones del año 2014, no se encuentran incorporados en el Inventario de Bienes Muebles (BM-1). Sobre el particular, el artículo 32 de la Ley Orgánica de Bienes Públicos (LOBP), publicada en Gaceta Oficial N° 39.952 de fecha 26 de junio de 2012, establece: “Las unidades administrativas que en cada ente u órgano del Sector Publico administren Bienes Públicos, deberán llevar registro de los mismos, de conformidad con las normas e instructivos que al efecto dicte la Superintendencia de Bienes Públicos.” Por su parte, la Publicación N° 21 sobre las Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la Republica, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 2.681 de fecha 31 de octubre de 1980, en su anexo Nº 4, establece: “Mantenimiento del Inventario Permanente: (…) a) Bienes Muebles: En las unidades de trabajo que mantienen bienes muebles en uso, tanto la formación de inventarios como de las cuentas, están a cargo de los jefes o directores de cada una de ellas.(…)”. Esto obedece a la ausencia de mecanismos de control interno y seguimiento, generando ausencia de información actualizada, necesaria para demostrar la situación patrimonial del instituto, en cuanto a los bienes adquiridos. Percepción que tiene las comunidades acerca del servicio prestado por INMUJER. En base a los resultados obtenidos de las encuestas realizadas sobre la percepción que tienen las comunidades de los servicios prestados por el instituto, se determino que debe implementar mecanismos que contribuyan a la defensa de la mujer a través de programas de sensibilización y orientación, brindando asesorías que se traduzca en beneficio de la calidad de vida de las mujeres que habitan en el Municipio, asímismo, proyectar hacia la población en general, la existencia de la institución, ya que este es un órgano permanente que ostenta como finalidad promover, organizar, coordinar, planificar, supervisar, ejecutar y evaluar políticas públicas, dirigidas al desarrollo de las mujeres de forma tal que permita su incorporación en los ámbitos social, económico cultural, científico, educativo y polític Conclusión Sobre la base de las observaciones desarrolladas en el presente informe, podemos concluir que existen deficiencias administrativas y de control interno, así como inobservancia de disposiciones legales y reglamentarias, que inciden negativamente en el desarrollo de sus actividades, por cuanto se detectaron debilidades relacionadas con: inexistencia de manuales de normas y procedimientos u otros instrumentos normativos que regulen sus actividades medulares y de apoyo, las operaciones contables y financieras no son registradas en los libros principales contables, igualmente las adquisición de bienes y prestación de servicios por cuanto son realizadas en función a las necesidades momentáneas del instituto, conllevando a efectuar gastos de manera improvisada, omitiéndo, lo previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, en cuanto a la selección y contratación de proveedores o contratistas. Ausencia de planes, programas y proyectos sociales dirigidos a la mujer, en referencia a las contribuciones efectuadas por conceptos de ayudas a personas. Asi mismo,existen fallas por cuanto las retenciones depositadas en la cuenta de Fondo de Terceros del personal no son enterados a sus legítimos beneficiarios, lo que impide que el personal este amparado por la seguridad social. Recomendaciones En virtud de la importancia de las observaciones señaladas y con el firme propósito de que estas sean subsanadas en beneficio de una gestión administrativa, eficiente y eficaz, este órgano contralor recomienda:  Las Directiva del instituto deben emprender las acciones conducentes a la elaboración, aprobación e implementación de los manuales de normas y procedimientos necesarios, que regulen la ejecución de sus actividades.  Tomar en consideración los créditos presupuestarios suficientes en el presupuesto 2015 que permita la contratación de los servicios profesionales parta iniciar la actualización de los libros principales.  Los funcionarios que administran, manejan o custodian fondos y bienes municipales, deberán prestar caución o fianza antes de entrar en ejercicio de sus funciones con el objeto de resguardar los bienes y fondos en caso de manejos irregulares.  Elaborar el Plan Operativo Anual (POA), que permita el desarrollo de sus actividades a ejecutar adoptados a su objeto, misión y visión, con indicación a las actividades cumplidas, los recursos humanos y materiales necesarios durante su desarrollo, así como las causas, efectos, justificaciones y medidas adoptadas para su consecución.  Antes de proceder a efectuar adquisiciones o suministros de materiales mayor de 2.500 U.T, debe contar con la aprobación de la Comisión de Contrataciones, según lo establecido en el artículo 75 de la Ley de Contrataciones Públicas.  Diseñar, establecer, ejecutar y evaluar los planes, programas y proyectos del instituto dirigidos a la mujer que habitan en el Municipio Rosario de Perijá.  Enterar todas las retenciones efectuadas en las operaciones de adquisición y servicios realizados por el instituto, ante las instancias correspondientes.  Diseñar un plan de vacaciones de los funcionarios a objeto de actualizar el disfrute de las mismas.  Gestionar la apertura en cualquiera de las garantías ( fideicomiso individual o Fondo Nacional de Prestaciones Sociales) como lo estipula el artículo 143 de la Ley Orgánica del Trabajo.