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Versand von Newslettern aus Sage CRM
mit MailChimp
Autor: Robert Cwicinski
letzte Änderung: 06.05.2015
Inhaltsverzeichnis
1
Ausgangssituation .................................................................................................................. 3
2
Zielsetzung ............................................................................................................................. 3
3
MailChimp Konto ................................................................................................................... 4
3.1
4
Account erstellen .......................................................................................................................... 4
Sage CRM – Zielgruppe und Kampagne anlegen ................................................................... 5
4.1
Definition der Zielgruppe .............................................................................................................. 5
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.2
Anlage einer neuen Kampagne inkl. Schritt und Aktivität ............................................................ 6
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
5
Gruppe erstellen ................................................................................................................................... 5
Definition des Gruppeninhalts .............................................................................................................. 5
Festlegung der Suchkriterien ................................................................................................................ 6
Speichern der neuen Gruppe ................................................................................................................ 6
Anlage der Kampagne ........................................................................................................................... 6
Anlage eines neuen Kampagnenschritts ............................................................................................... 7
Anlage der Kampagnenaktivität ............................................................................................................ 7
Datei für Versand erstellen ................................................................................................................... 7
Erzeugung Kommunikationseintrag ...................................................................................................... 9
Import in MailChimp ............................................................................................................ 10
5.1
Erstellen einer neuen Liste ......................................................................................................... 10
5.1.1
5.2
Import der Empfänger ................................................................................................................ 11
5.2.1
5.3
Erstellung eines zusätzlichen Feldes „Anrede“ ................................................................................... 10
Verknüpfung der Felder ...................................................................................................................... 12
Anschauen der Empfänger in MailChimp ................................................................................... 12
6
Anlage einer Mailvorlage ..................................................................................................... 14
7
Erstellung MailChimp Kampagne und Versand ................................................................... 15
7.1
Auswertung des Versands........................................................................................................... 15
06.05.2015
Versand von Newslettern aus Sage CRM mit MailChimp
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1 Ausgangssituation
Die Zielgruppen innerhalb von Sage CRM sollen einen Newsletter erhalten. Im Prinzip kann Sage CRM
direkt E-Mails verschicken. Das ist allerdings nicht empfehlenswert, wenn häufiger Newsletter
verschickt werden sollen, da hier der interne Firmen-Mailserver verwendet wird.
Das könnte dazu führen, dass der MailServer auf einer „BlackList“ landet. Speziell für den Newsletter
Versand gibt es Dienstleister, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.
2 Zielsetzung
In der Version 7.2 von Sage CRM gab es als möglichen Dienstleister „SwiftPage“, um Newsletter zu
versenden. Der Versand hier ist verhältnismäßig teuer und die Handhabung eher unkomfortabel.
Mit der Version 7.3 existiert eine weitere Möglichkeit Newsletter direkt aus Sage CRM zu versenden.
Der Dienstleister heißt „MailChimp“ und hat sich im Laufe der Zeit zu einem der Marktführer
entwickelt.
Dieses Dokument beschreibt die Vorgehensweise MailChimp mit der Version 7.2 nutzen zu können.
Nach einem erfolgten Upgrade auf Version 7.3 kann die Lösung direkt aus Sage CRM genutzt werden.
Bis dahin wird die folgende Vorgehensweise als Übergangslösung empfohlen.
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3 MailChimp Konto
3.1 Account erstellen
Unter der folgenden Adresse muss ein neuer Account erstellt werden – sofern nicht bereits
geschehen.
https://login.mailchimp.com/signup?
MailChimp ist für Empfängergruppen bis 2000 und bis zu einem Versand von 20.000 Newslettern pro
Monat kostenlos.
Ein erster Einstieg inklusive Einrichtung des Accounts:
https://www.youtube.com/watch?v=p_I5dZUzEOk
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4 Sage CRM – Zielgruppe und Kampagne anlegen
4.1 Definition der Zielgruppe
4.1.1 Gruppe erstellen

Mein CRM -> Gruppen -> Neue Gruppe anlegen
Als Entität sollte „Person“ ausgewählt werden, da hier Personen angeschrieben werden sollen.
4.1.2 Definition des Gruppeninhalts
Als Inhalt der Gruppe sollten die folgenden Felder gewählt werden:

Person – Vorname

Person – Nachname

Person – Email geschäftlich

Person - Briefanrede
Die Suchkriterien dienen als Auswahl der Datenbasis (Newsletter-Empfänger). Im folgenden Beispiel
nehmen wir als Beispiel den Firmennamen.
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4.1.3 Festlegung der Suchkriterien
Im nächsten Schritt fragt das System die zuvor eingestellten Suchkriterien ab.
4.1.4 Speichern der neuen Gruppe
Im letzten Schritt muss nur noch gespeichert werden. Zur Kontrolle sehen wir den Gruppeninhalt.
4.2 Anlage einer neuen Kampagne inkl. Schritt und Aktivität
Sage CRM Kampagnen können mehrstufig aufgebaut werden. Daher besteht eine Kampagne immer
aus 3 Komponenten:

Kampagne

Kampagnenschritt

Kampagnenaktivität
4.2.1 Anlage der Kampagne

Marketing -> Kampagnenliste -> Neue Kampagne
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4.2.2 Anlage eines neuen Kampagnenschritts
4.2.3 Anlage der Kampagnenaktivität
Der Typ der Kampagnenaktivität wird auf „externer Serienbrief“ gesetzt.
Als Gruppe wählen wir hier unsere Newsletter-Empfänger-Gruppe aus.
4.2.4 Datei für Versand erstellen
Nach dem speichern der Kampagnenaktivität, können wir auf der rechten Seite die Datei für den
externen Versand erstellen lassen.
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Speichern:
Die zur Verfügung gestellte Datei lokal abspeichern:
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4.2.5 Erzeugung Kommunikationseintrag
Als Aktion wählen wir „Ausgehende E-Mail“ – als Status „erledigt.
Es kann zusätzlich noch der Zeitpunkt und ein zuständiger CRM-Nutzer ausgewählt werden.
Auf der Registerkarte „Kommunikation“ an unserer Beispielfirma „affinis“ sehen wir nun die beiden
generierten Kommunikationseinträge:
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5 Import in MailChimp
5.1 Erstellen einer neuen Liste
In MailChimp erstellen wir eine neue Liste. Als Namen und zur späteren Wiedererkennung wählen wir
den gleichen Namen wie die CRM-Gruppe.
Als „from“ wählen wir die E-Mail-Adresse des Newsletter-Versenders und einen passenden Namen.
5.1.1 Erstellung eines zusätzlichen Feldes „Anrede“
Wir müssen für unser Feld „Anrede“ noch ein neues Benutzerdefiniertes Feld „Anrede“ innerhalb der
Liste erstellen.
Lists -> Settings -> List fields and MERGE Tags -> Add a field
Als Feldtyp wählen wir „text“ aus.
Alle Felder die in der Liste vorhanden sind können später im Newsletter als Platzhalter verwendet
werden.
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5.2 Import der Empfänger
Nach dem Speichern der neuen Liste müssen wir die zuvor erstellten Empfänger (CSV-Datei) in die
Liste importieren.
Als Import-Quelle wählen wir „Import from a CSV or TXT File“:
Zuvor erstellte Datei auswählen, als Import Option „Subscriber“ wählen und mittels „Upload“ die
Datei hochladen.
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5.2.1 Verknüpfung der Felder
Im nächsten Schritt müssen die Felder aus der zuvor erstellten Datei mit der Liste verknüpft werden.
Grau hinterlegte Felder wurden bereits automatisch verknüpft.
Am Ende sollte es dann wie folgt aussehen:
Abschließen des Imports mittels „Complete Import“
5.3 Anschauen der Empfänger in MailChimp
Lists -> Liste „Newsletterversand No. 1 2015“ auswählen.
Wir sehen die importierten Datensätze:
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6 Anlage einer Mailvorlage
Um ein einheitliches Design beim Versand der Newsletter zu gewährleisten sollte als Basis zuerst
immer ein „Template“ erstellt werden. Dieses Template kann dann von Kampagne zu Kampagne
wiederverwendet werden.
Templates -> Create Template
Man erhält als Auswahl die folgenden Möglichkeiten:

Basic (Erstellung eines neuen Templates)

Themes (fertige Designs)

Code Your Own (hier können bestehende HTML-Vorlagen hochgeladen werden)
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7 Erstellung MailChimp Kampagne und Versand
Für den Versand eines Newsletters muss in MailChimp eine Kampagne erstellt werden.
Hier werden Informationen wie „Betreff“, die Ziele (Listen) und das Design ausgewählt.
Vorhandene Felder wie die neu erstellte „Anrede“ können hier in die zuvor erstellten Vorlagen
(Templates) eingefügt werden.
7.1 Auswertung des Versands
MailChimp bietet im Standard diverse Auswertungsmöglichkeiten pro Kampagne. So können auf einen
Blick Öffnungsraten, Klickraten und nicht zustellbare E-Mails eingesehen werden.
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