2 Objet et portée du marché
CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES BTC/CTB BEN 381 DU 06/04/2015 MARCHÉ DE SERVICES RELATIF A LA MAINTENANCE DES COPIEURS DE LA REPRESENTATION ET DES PROJETS/PROGRAMMES DE LA CTB BENIN TABLE DES MATIÈRES 1 GÉNÉRALITÉS ............................................................................................ 4 1.1 DÉROGATIONS AU CAHIER GÉNÉRAL DES CHARGES ............................................ 4 1.2 POUVOIR ADJUDICATEUR .................................................................................. 4 1.3 RÈGLES RÉGISSANT LE MARCHÉ ........................................................................ 4 1.4 DÉFINITIONS ..................................................................................................... 5 1.5 CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................. 5 2 OBJET ET PORTÉE DU MARCHÉ ............................................................. 6 2.1 NATURE DU MARCHÉ ......................................................................................... 6 2.2 OBJET DU MARCHÉ ........................................................................................... 6 2.3 QUANTITÉ ........................................................................................................ 7 2.4 DURÉE ............................................................................................................. 7 3 PROCÉDURE .............................................................................................. 8 3.1 MODE DE PASSATION ........................................................................................ 8 3.2 PUBLICITÉ ........................................................................................................ 8 3.3 INFORMATION ................................................................................................... 8 3.4 OFFRE ............................................................................................................. 9 3.5 DROIT D’ACCÈS .............................................................................................. 11 3.6 SÉLECTION QUALITATIVE ................................................................................. 11 3.7 ATTRIBUTION .................................................................................................. 12 3.8 NÉGOCIATIONS ............................................................................................... 12 3.9 CONCLUSION DU CONTRAT .............................................................................. 12 4 DISPOSITIONS CONTRACTUELLES PARTICULIÈRES ......................... 13 4.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT............................................................................. 13 4.2 CAUTIONNEMENT (ART.25 À 33) ...................................................................... 13 4.3 CONFORMITÉ DE L’EXÉCUTION (ART. 34) .......................................................... 14 4.4 RÉCEPTION TECHNIQUE PRÉALABLE (ART. 42) ................................................. 14 4.5 MODALITÉS D’EXÉCUTION (ART. 146 ES) .......................................................... 14 4.6 RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES (ART. 152-153) ...................... 14 4.7 MOYENS D’ACTION DU POUVOIR ADJUDICATEUR (ART. 44-53 ET 154-155) ........ 14 4.8 RÉCEPTION DES SERVICES EXÉCUTÉS (ART. 64-65 ET 156) ............................... 16 4.9 PAIEMENTS .................................................................................................... 16 4.10 LITIGES (ART. 73 DE L’AR DU 14.01.2013) ...................................................... 17 CSC BEN 349 : Maintenance Copieurs 5 TERMES DE RÉFÉRENCE ....................................................................... 18 5.1 ENTRETIENS PÉRIODIQUES .............................................................................. 18 5.2 RÉPARATIONS ................................................................................................ 18 6 FORMULAIRES ......................................................................................... 20 6.1 FORMULAIRES D’IDENTIFICATION ..................................................................... 20 6.2 FORMULAIRE D’OFFRE .................................................................................... 21 6.3 DÉCLARATION SUR L’HONNEUR « DROIT D’ACCÈS » ......................................... 23 DÉCLARATION D’INTÉGRITÉ POUR LES SOUMISSIONNAIRES ....................................... 24 CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 3 1 Généralités 1.1 Dérogations au cahier général des charges Le point 4 « Dispositions contractuelles particulières » du présent cahier spécial des charges (CSC) contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation au cahier général des charges (CGCh) ou qui complètent ou précisent celui-ci. 1.2 Pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur du présent marché public est la Coopération Technique Belge, société anonyme de droit public à finalité sociale, ayant son siège social à 147, rue Haute, 1000 Bruxelles (numéro d‟entreprise 0264.814.354, RPM Bruxelles). En application de la loi du 21 décembre 1998 portant création de la « Coopération Technique Belge », la CTB se voit confier l‟exclusivité de l‟exécution, tant en Belgique qu‟à l‟étranger, des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe avec des pays partenaires. En outre, elle peut exécuter d‟autres missions de coopération à la demande d‟organismes d‟intérêt public et développer des actions propres qui contribuent à ses objectifs. Pour ce marché, la CTB est valablement représentée par Monsieur Michel FRANCOYS, Représentant résident de la CTB au Bénin. 1.3 Règles régissant le marché Pour ce marché, sont e.a. d‟application : La Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de 1 fournitures et de services ; La Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l‟information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains travaux, de fournitures et de services ; L‟A.R. du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ; L‟A.R. du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d‟exécution des marchés 1; publics et des concessions de travaux publics 2 La loi du 21 décembre 1998 portant création de la Coopération Technique Belge , 3 modifiée par les lois des 13 novembre 2001 et 30 décembre 2001 ; La Convention relative à la lutte contre la corruption de fonctionnaires étrangers dans des transactions commerciales internationales qui a été transposée en droit belge par la loi du 4 10 février 1999 relative à la répression de la corruption . 1 Une version coordonnée de ce document peut être consultée sur www.16procurement.be ; cliquer sur économie > marchés publics > réglementation > arrêtés. 2 M.B. 30.12.1998 3 M.B. 17.11.01 et 31.12.01 4 Articles 240 à 252, 504bis à 504ter Code pénal et articles 10 quater Code de procédure pénale. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 4 1.4 Définitions Dans le cadre de ce marché, il faut comprendre par : Le soumissionnaire : La personne physique (m/f) ou morale qui introduit une offre ; Le prestataire de service ou l‟adjudicataire : Le soumissionnaire à qui le marché est attribué ; Le pouvoir adjudicateur : La Coopération Technique Belge ; L‟offre : L‟engagement du soumissionnaire d‟exécuter le marché aux conditions qu‟il présente ; Les règles générales d‟exécution RGE: les règles se trouvant dans l‟AR du 14.01.2013 établissant les règles générales d‟exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ; Cahier Spécial des Charges (CSC) : Le présent document adopté par le Pouvoir Adjudicateur. Ce document définit ce dont il a besoin , la procédure d‟attribution du marché ainsi que les clauses contractuelles particulières de la commande. 1.5 Confidentialité Le soumissionnaire ou l'adjudicataire et la CTB sont tenus au secret à l'égard des tiers concernant toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu'après accord écrit et préalable de l'autre partie. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 5 2 Objet et portée du marché 2.1 Nature du marché Le présent marché est un marché de services à bons de commande c'est-à-dire que la quantité totale des services est estimative. Il s‟agit également d‟un marché à bordereaux de prix, c‟est à dire dans lequel seuls les prix unitaires des services sont forfaitaires; le prix à payer est obtenu en appliquant les prix unitaires aux quantités des services livrés. 2.2 Objet du marché Ce marché de services consiste à assurer l‟entretien et la réparation des copieurs de la Représentation et des Projets/Programmes de la CTB Bénin, conformément aux conditions du présent CSC. Cette prestation se fera par une entreprise spécialisée dans l‟entretien et la réparation des copieurs de différentes marques, installés sur différents sites. Le marché est divisé en 03 lots formant chacun un tout indivisible. Le soumissionnaire peut introduire une offre pour un, plusieurs ou tous les lots. Une offre pour une partie d‟un lot est irrecevable. Le soumissionnaire est tenu de remettre prix pour tous les postes d‟un même lot. Lot 1 : Entretien et réparation des copieurs de marque Canon: Poste 1 : sites de Cotonou (Représentation, ASPS, UAC-UFAI) Poste 2 : sites de Djougou-Natitingou (UFD Djougou, UF DDS AD, UFR AD) Lot 2 : Entretien et réparation des copieurs de marque XEROX: Poste 1 : sites de Cotonou (UF AI PASS) Poste 2 : sites de Comé (UFD Comé) Poste 3 : sites de Lokossa (UF DDS MC) Lot 3 : Entretien et réparation des copieurs de marque SHARP: Poste 1 : sites de Cotonou (UAC-UFAI) Poste 2 : sites de Lokossa (UFR MC) CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 6 2.3 Quantité Le parc de copieurs concerné par la présente prestation se présente comme suit : Quantité de copieurs par marque N° SITES Lieu 1 Représentation Cotonou CANON 2 2 ASPS Cotonou 1 3 UF AI PASS Cotonou 4 UAC UFAI Cotonou 5 UFD Comè Come 1 6 UF DDS MC Lokossa 2 7 UFR MC Lokossa 8 UFD Djougou Djougou 2 9 UF DDS AD Natitingou 3 10 UFR AD Natitingou 4 XEROX SHARP 2 1 3 3 Le nombre de copieurs peut augmenter ou diminuer dans le temps. Cette modification des quantités ne peut pas donner lieu à des dommages et intérêts de la part de l‟adjudicataire. Les entretiens périodiques se font mensuellement pour chacun des copieurs. Les réparations seront commandées via un bon de commande 2.4 Durée Le marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où l‟adjudicataire a reçu la notification de la conclusion du marché. Le présent marché a une durée d‟un an, renouvelable trois fois, soit une durée maximale de 4 ans. Le contrat est renouvelable annuellement par écrit. En cas de non-renouvellement du contrat par le Pouvoir Adjudicateur, l‟adjudicataire ne pourra réclamer des dommages et intérêts CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 7 3 Procédure 3.1 Mode de passation Procédure négociée sans publicité en application de : - l‟art.26, § 1 1° a de la loi du 15 juin 2006. 3.2 Publicité 3.2.1 Publicité officielle Pas d‟application. 3.2.2 Publicité CTB Ce marché est publié sur le site Web de la CTB Bénin (www.ctb-benin.org) du 13/04/2015 au 05/05/2015. L‟avis de ce marché est également publié dans les journaux « La Nation » et « Le Matin Libre ». 3.3 Information L‟attribution de ce marché est coordonnée par la Représentation de la CTB au Bénin. Aussi longtemps que court la procédure, tous les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires (éventuels) concernant le présent marché se font exclusivement via ce service et il est interdit aux soumissionnaires (éventuels) d‟entrer en contact avec le pouvoir adjudicateur d‟une autre manière au sujet du présent marché, sauf disposition contraire dans le présent CSC. Tout renseignement doit donc être demandé par écrit ou par courriel à : M Michel FRANCOYS, Représentant résident de la CTB au Bénin, ([email protected]), CTB Bénin, 02 BP 8118, Cotonou, Lot A1 ''Les Cocotiers’’. Jusqu‟à la notification de la décision d‟attribution il ne sera donné aucune information sur l‟évolution de la procédure. Si les soumissionnaires intéressés ont téléchargé le CSC sous forme électronique, ils sont priés de prendre contact avec le gestionnaire de marchés publics afin de lui transmettre leurs coordonnées et de se renseigner sur les éventuelles modifications ou informations complémentaires. Il est également recommandé aux soumissionnaires ayant téléchargé le CSC sous forme électronique de consulter régulièrement le site-web de la CTB-Bénin (www.ctb-benin.org). CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 8 3.4 Offre 3.4.1 Forme et contenu L‟offre est rédigée sur les formulaires d‟offre joints au CSC et doit comprendre toutes les données et documents qui y sont demandés. Le soumissionnaire est prié de lire attentivement les instructions pour l‟établissement de l‟offre et de les suivre de façon rigoureuse, afin d‟éviter que son offre ne soit écartée à cause d‟une irrégularité formelle. Le soumissionnaire qui désire soumissionner pour plusieurs lots doit introduire une offre pour chacun de ces lots. Il peut cependant consigner ces offres dans un seul document et faire référence pour chaque lot à une documentation qu‟il a jointe une fois pour l‟ensemble des lots. 3.4.2 Portée de l’offre Le soumissionnaire doit souscrire sans réserve à l‟ensemble du CSC. Si ce dernier devait présenter des lacunes, des erreurs et/ou des imprécisions, le soumissionnaire doit les indiquer et les corriger dans un document distinct et y exposer les explications utiles et les conséquences, notamment au plan financier et technique. Par le seul fait de déposer une offre, le soumissionnaire déclare renoncer à ses propres conditions générales (de vente). Le soumissionnaire utilise le formulaire destiné à établir son offre et à compléter son inventaire. A défaut d‟utiliser ce formulaire, le soumissionnaire supporte l‟entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu‟il a utilisés et le formulaire. 3.4.3 Composition de l’offre L‟offre du soumissionnaire sera composée comme suit: Le formulaire d‟identification ; La déclaration sur l‟honneur relative au droit d‟accès ; Les documents relatifs aux critères de sélection Les documents relatifs aux critères d‟attribution ; Le formulaire d‟offre ; La déclaration d‟intégrité ; 3.4.4 Détermination, composantes et révision des prix Tous les prix sont énoncés dans l‟offre en euros. Le montant total de l‟offre est exprimé en toutes lettres, il en est de même pour les prix unitaires si les documents du marché l‟exigent. Aucune formule d‟adaptation au taux de change ne sera acceptée. Les prix offerts sont des prix hors TVA. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 9 3.4.4.1 Mode de détermination des prix Le présent marché est un marché à bordereau de prix, ce qui signifie que seuls les prix unitaires sont forfaitaires. L‟adjudicataire est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles grevant les services, à l‟exception de la TVA. En application de l‟article 21, § 2, de l‟arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur peut effectuer toutes les vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l‟exactitude des indications fournis dans le cadre de la vérification des prix. 3.4.4.2 Eléments inclus dans le prix Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les services, à l‟exception de la taxe sur la valeur ajoutée. Sont notamment inclus dans les prix : Les frais administratifs et de secrétariat ; Le coût de la documentation relative aux services et éventuellement exigée par le pouvoir adjudicateur ; La livraison de documents ou de pièces liés à l‟exécution des services ; Les droits de douane et d‟accise relatifs au matériel et aux produits utilisés ; Les frais d‟emballage ; Les frais de réception ; Les honoraires et perdiem. Les frais de déplacement et d‟hébergement 3.4.5 Langue L‟offre sera rédigée en français ou en néerlandais. 3.4.6 Délai d’engagement Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pour une durée de 90 jours de calendrier, à compter du jour suivant celui de la date limite de la réception des offres. 3.4.7 Introduction des offres L‟offre sera rédigée en 3 exemplaires, dont un exemplaire portera la mention « original » et les deux autres « copies » ou « duplicata ». L‟offre comporte les documents nécessaires dans le cadre des critères de sélection et d‟attribution (voir points 3.5 « Droit d‟accès », 3.6 « Sélection qualitative » et 3.7 «Attribution»). CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 10 L‟original et les « copies » ou « duplicatas » signés et datés seront envoyés à la CTB Bénin à l‟adresse suivante: CTB Bénin, 02 BP 8118 Cotonou lot A1 ''Les Cocotiers'' (Bénin) sous enveloppe scellée portant la mention : «OFFRE», CSC BEN 381 "SOUMISSION AU MARCHE DE SERVICE RELATIF L’ENTRETIEN ET LA REPARATION DES COPIEURS DE LA REPRESENTATION ET DES PROJETS DE LA CTB AU BENIN ". Il devra être réceptionné le 04/05/2015 à 10h00 mn au plus tard. Il sera obligatoirement transmis soit par pli recommandé à la Poste, soit par porteur, contre accusé de réception. L‟offre et chacun des documents l‟accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait apportée. Le mandataire doit faire apparaître qu‟il est autorisé à engager le soumissionnaire. 3.5 Droit d’accès En vue de l‟analyse des causes d‟exclusion, le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre : - une déclaration sur l‟honneur attestant qu‟il ne se trouve dans aucun des cas visés à l‟article 61 de l‟A.R. du 15 juillet 2011 ; Le modèle de déclaration sur l‟honneur figure à la partie 6 « Formulaires » du cahier spécial des charges. L‟attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu‟avant la conclusion du marché : (1) le pouvoir adjudicateur vérifiera l‟exactitude de cette déclaration sur l‟honneur dans le chef du soumissionnaire dont l‟offre est la mieux classée et demandera obligatoirement à ce soumissionnaire les documents suivants : - une attestation de la C.N.S.S., relative à l‟avant-dernier trimestre précédant la date de remise des offres. Si le soumissionnaire est un indépendant et/ou ne dispose pas de personnel, celui-ci joindra la preuve du paiement des cotisations de sécurité sociale (comme par exemple, une attestation de sa caisse d‟assurance sociale). (2) le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de l‟inviter à produire le document suivant : - un extrait récent de casier judiciaire ; Le caractère récent des documents susvisés est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de trois mois par rapport à la date ultime de dépôt des offres. 3.6 Sélection qualitative 3.6.1 Capacité technique La capacité technique du prestataire de service sera évaluée en vertu de son savoir-faire et expérience. Le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre : 1. La liste des principaux contrats d‟entretien et de réparation de la (les) marque(s) de copieur effectuées pendant les trois dernières années (minimum 3 importants contrats d‟entretien et de réparation pour chaque marque de copieur, appuyés d‟attestations de bonne exécution, leur date et leurs destinataires publics ou privés). CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 11 2. L‟indication de l‟équipe technique chargée de l‟exécution de la prestation dont un technicien ayant le profil suivant : Technicien supérieur en électro mécanique, génie électrique ou diplôme équivalent. Avoir un minimum de 5 ans d‟expérience professionnelle avec au moins 3 ans dans la la réparation et l‟entretien de copieur avec précision de la marque. Pour ce technicien, le soumissionnaire joindra à son offre, le CV, une copie du diplôme et des attestations de travail 3.7 Attribution Le choix de l‟offre la plus avantageuse est basé sur une évaluation des offres en tenant compte des critères suivants, énumérés par ordre dégressif d‟importance : le prix : (offre financière) formulaire d‟offre à compléter et signer délai d‟intervention pour chaque poste relevant de chacun des lots, en cas de panne de copieur 3.8 Négociations Le(s) soumissionnaire(s) ayant introduit les offres les plus intéressant(es), peut (peuvent) être invités à présenter / préciser leur offre par écrit ou lors d‟un entretien avec le pouvoir adjudicateur. Le cas échéant, il(s) sera (seront) invité(s) à introduire une offre améliorée. 3.9 Conclusion du contrat Le marché sera attribué au soumissionnaire (sélectionné) qui a introduit l‟offre la plus avantageuse, le cas échéant améliorée, sur base des critères mentionnés ci-dessus. Cependant, il est à remarquer qu‟en vertu de l‟art. 18 de la loi du 15 juin 2006 le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode. Le pouvoir adjudicateur se réserve aussi le droit de n‟attribuer que certain(s) lot(s). Le contrat intégral consiste dès lors en un marché attribué par la CTB au soumissionnaire choisi conformément au présent CSC et ses annexes, l‟offre et toutes ses annexes, telles qu‟éventuellement modifiées suite aux négociations, la lettre recommandée portant notification de la décision d‟attribution et les documents éventuels ultérieurs, acceptés et signés par les deux parties. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 12 4 Dispositions contractuelles particulières Le présent chapitre de ce CSC contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation aux Règles Générales d‟Exécution (RGE) ou qui complètent ou précisent celles-ci. Les articles indiqués ci-dessus (entre parenthèses) renvoient aux articles des RGE. En l‟absence d‟indication, les dispositions pertinentes du CGCh sont intégralement d‟application. 4.1 Fonctionnaire dirigeant Le fonctionnaire dirigeant est Monsieur Lazare ALLADASSI, LAF de la CTB-Bénin, 02 BP 8118 Cotonou lot A1 ''Les Cocotiers'', courriel : [email protected] Une fois le marché conclu, le fonctionnaire dirigeant est l‟interlocuteur principal du prestataire de services. Toute la correspondance et toutes les questions concernant l‟exécution du marché lui seront adressées, sauf mention contraire expresse dans ce CSC. Le fonctionnaire dirigeant est responsable du suivi de l‟exécution du marché. Le fonctionnaire dirigeant a pleine compétence pour ce qui concerne le suivi de l‟exécution du marché, y compris la délivrance d‟ordres de service, l‟établissement de procès-verbaux et d‟états des lieux, l‟approbation des services, des états d‟avancements et des décomptes. Le fonctionnaire dirigeant est habilité à prendre toute ordonnance, dans les limites du présent CSC, en vue de permettre la bonne exécution du contrat. Ne font toutefois pas partie de sa compétence : la signature d‟avenants, ainsi que toute autre décision ou accord impliquant une dérogation aux clauses et conditions essentielles du marché. Pour de telles décisions, le pouvoir adjudicateur est représenté comme stipulé au point 1.2 « Pouvoir adjudicateur ». Le fonctionnaire dirigeant n‟est en aucun cas habilité à modifier les modalités (p. ex., délais d‟exécution, …) du contrat, même si l‟impact financier devait être nul ou négatif. Tout engagement, modification ou accord dérogeant aux conditions stipulées dans le CSC et qui n‟a pas été notifié par le pouvoir adjudicateur doit être considéré comme nul. 4.1.1 Confidentialité (art. 18) L‟adjudicataire s‟engage à ne pas faire de publicité concernant ce marché sans l‟accord préalable et écrit du pouvoir adjudicateur. Il peut cependant mentionner ce marché comme référence dans le cadre d‟un marché public, à condition qu‟il en indique l‟état avec véracité (p.ex. „en exécution‟), et pour autant que le pouvoir adjudicateur n‟ait pas retiré cette autorisation pour cause de mauvaise exécution du marché. 4.1.2 Droits intellectuels (art. 19 à 23) §1 Le pouvoir adjudicateur acquiert les droits de propriété intellectuelle nés, mis au point ou utilisés à l'occasion de l'exécution du marché. 4.2 Cautionnement (art.25 à 33) Pour ce marché, un cautionnement n‟est pas exigé. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 13 4.3 Conformité de l’exécution (art. 34) Les services doivent être conformes sous tous les rapports aux documents du marché. Même en l'absence de termes de références, ils répondent en tous points aux règles de l'art. Le prestataire exécutera sa mission dans les règles de l‟art et dans le respect de la déontologie propre à son domaine d‟activités, plus particulièrement les missions et prestations devront être remplies personnellement et avec diligence. 4.4 Réception technique préalable (art. 42) Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit à n‟importe quel moment de la mission de demander au prestataire de services un rapport de prestation (réunions tenues, résumé des résultats, problèmes rencontrés et problèmes non résolus, déviation par rapport au planning et déviations par rapport aux termes de référence, …). 4.5 Modalités d’exécution (art. 146 es) 4.5.1.1 Délais et clauses (art. 147) La fréquence des prestations est d‟une visite mensuelle sur chaque site. Par ailleurs, le prestataire pourra également être sollicité en cas de panne inattendue et pourra intervenir dans un délai maximum qu‟il proposera dans son offre. Le démarrage de la prestation est prévu pour le deuxième trimestre 2015. 4.5.1.2 Lieu où les services doivent être exécutés et formalités (art. 149) Les services seront exécutés à Cotonou (lots 1, 2 & 3), Comè (lot 2), Lokossa (lots 2 & 3), Djougou et Natitingou (lot 1). 4.6 Responsabilité du prestataire de services (art. 152-153) Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l‟exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services. 4.7 Moyens d’action du Pouvoir Adjudicateur (art. 44-53 et 154-155) Le défaut du prestataire de services ne s‟apprécie pas uniquement par rapport aux services mêmes, mais également par rapport à l‟ensemble de ses obligations. Afin d‟éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l‟exécution du marché, il est strictement interdit au prestataire de services d‟offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux préposés du pouvoir adjudicateur concernés directement ou indirectement par le suivi et/ou le contrôle de l‟exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 14 En cas d‟infraction, le pouvoir adjudicateur pourra infliger au prestataire de services une pénalité forfaitaire par infraction allant jusqu‟au triple du montant obtenu par la somme des valeurs (estimées) de l‟avantage offert au préposé et de l‟avantage que l‟adjudicataire espérait obtenir en offrant l‟avantage au préposé. Le pouvoir adjudicateur jugera souverainement de l‟application de cette pénalité et de sa hauteur. Cette clause ne fait pas préjudice à l‟application éventuelle des autres mesures d‟office prévues au RGE, notamment la résiliation unilatérale du marché et/ou l‟exclusion des marchés du pouvoir adjudicateur pour une durée déterminée. 4.7.1 Défaut d’exécution (art. 44) §1 L'adjudicataire est considéré en défaut d'exécution du marché: 1° lorsque les prestations ne sont pas exécutées dans les conditions définies par les documents du marché; 2° à tout moment, lorsque les prestations ne sont pas poursuivies de telle manière qu'elles puissent être entièrement terminées aux dates fixées; 3° lorsqu'il ne suit pas les ordres écrits, valablement donnés par le pouvoir adjudicateur. § 2 Tous les manquements aux clauses du marché, y compris la non-observation des ordres du pouvoir adjudicateur, sont constatés par un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à l'adjudicataire par lettre recommandée. L'adjudicataire est tenu de réparer sans délai ses manquements. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours suivant le jour déterminé par la date de l'envoi du procès-verbal. Son silence est considéré, après ce délai, comme une reconnaissance des faits constatés. § 3 Les manquements constatés à sa charge rendent l'adjudicataire passible d'une ou de plusieurs des mesures prévues aux articles 45 à 49, 154 et 155. 4.7.2 Amendes pour retard (art. 46-154) Les amendes pour retard sont indépendantes des pénalités prévues à l'article 45. Elles sont dues, sans mise en demeure, par la seule expiration du délai d'exécution sans intervention d'un procès-verbal et appliquées de plein droit pour la totalité des jours de retard. Nonobstant l'application des amendes pour retard, l'adjudicataire reste garant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est, le cas échéant, redevable à des tiers du fait du retard dans l'exécution du marché. 4.7.3 Mesures d’office (art. 47-155) § 1 Lorsque, à l'expiration du délai indiqué à l'article 44, § 2, pour faire valoir ses moyens de défense, l'adjudicataire est resté inactif ou a présenté des moyens jugés non justifiés par le pouvoir adjudicateur, celui-ci peut recourir aux mesures d'office décrites au paragraphe 2. Le pouvoir adjudicateur peut toutefois recourir aux mesures d'office sans attendre l'expiration du délai indiqué à l'article 44, § 2, lorsqu'au préalable, l'adjudicataire a expressément reconnu les manquements constatés. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 15 § 2 Les mesures d'office sont: 1° la résiliation unilatérale du marché. Dans ce cas, la totalité du cautionnement ou, à défaut de constitution, un montant équivalent, est acquise de plein droit au pouvoir adjudicateur à titre de dommages et intérêts forfaitaires. Cette mesure exclut l'application de toute amende du chef de retard d'exécution pour la partie résiliée; 2° l'exécution en régie de tout ou partie du marché non exécuté; 3° la conclusion d'un ou de plusieurs marchés pour compte avec un ou plusieurs tiers pour tout ou partie du marché restant à exécuter. Les mesures prévues à l'alinéa 1er, 2° et 3°, sont appliquées aux frais, risques et périls de l'adjudicataire défaillant. Toutefois, les amendes et pénalités qui sont appliquées lors de l'exécution d'un marché pour compte sont à charge du nouvel adjudicataire. 4.8 Réception des services exécutés (art. 64-65 et 156) 4.8.1 Réception Un carnet d‟entretien pour chaque site indiquant le jour, les heures d‟arrivée et de départ, les services prestés ainsi que les informations recueillies aux cours des visites d‟entretien ou de réparation, sera complété par le technicien et sera signé par lui et par la Représentation ou le Projet. 4.9 Paiements L‟adjudicataire envoie après chaque intervention, la facture (en un seul exemplaire) ainsi que la copie du carnet de suivi des entretiens, à l‟adresse de la Représentation ou du Projet concerné: Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification. Cette facture sera signée et datée, et portera la mention suivante : « certifiée sincère et véritable et arrêtée à la somme de ……€ et F CFA (montant en toutes lettres) ». Aucune avance ne peut être demandée par le prestataire de services et le paiement sera effectué après vérification des services prestés. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 16 4.10 Litiges (art. 73 de l’AR du 14.01.2013) Tous les litiges relatifs à l‟exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l‟arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n‟est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l‟exécution de ce marché. L‟adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard. En cas de « litige », c‟est-à-dire d‟action en justice, la correspondance devra (également) être envoyée à l‟adresse suivante : Coopération Technique Belge s.a. Cellule juridique du service Logistique et Achats (L&A) À l‟attention de Mme Inge Janssens rue Haute 147 1000 Bruxelles Belgique CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 17 5 Termes de référence 5.1 Entretiens périodiques 5.1.1 Description Les entretiens périodiques comprennent les tâches minimum suivantes : - Vérifications d‟usage - Nettoyage et dépoussiérage Et toutes autres tâches jugées nécessaires par le prestataire ou selon les instructions du constructeur pour le bon fonctionnement de l‟équipement. 5.1.2 Fréquence et modalités d’intervention Les prestations d‟entretien interviendront mensuellement selon le planning annuel fourni par le prestataire au démarrage du contrat. De plus, 48h à l‟avance, le prestataire confirme le rendez-vous auprès du point de contact communiqué dans la lettre de notification. 5.1.3 Contrôle des prestations Un carnet d‟entretien indiquant le jour, les heures d‟arrivée et de départ, les services prestés ainsi que les informations recueillies aux cours des visites sera tenu par le prestataire de service pour chaque site. Ce carnet sera complété par le prestataire et sera signé par lui et par le représentant du pouvoir adjudicateur. Une copie de la page du carnet se référant à la prestation sera jointe à la facture. 5.2 Réparations 5.2.1 Modalités d’intervention En cas de panne, le prestataire devra intervenir sur le site dans un délai qu‟il précisera dans son offre, en ce qui concerne chaque poste relevant du lot pour lequel il soumissionne. La notification de la panne se fera par téléphone avec confirmation par mail au plus tard dans l‟heure. En cas de panne importante et/ou nécessitant le remplacement d‟une pièce coûteuse, un devis préalable sera soumis à l‟approbation du pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d‟acheter lui-même la pièce à remplacer. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 18 5.2.2 Contrôle des prestations Le contrôle des prestations visant une réparation se fait selon les mêmes modalités que pour les entretiens périodiques 5.2.3 Parc de photocopieurs: Le parc de copieurs avec les précisions de modèles ainsi que las années d‟acquisition se présente comme suit : N° DATE OF PURCHASE DESCRIPTION PROJET / LOCALITE COPIEUR XEROX 1 2010 XEROX WORKCENTRE 3220 DDS MC / Lokossa 2 2010 XEROX WORKCENTRE 3220 BUREAU DEMANDE/ COME 3 2010 XEROX WORKCENTRE 3220 UFC PASS/ Cotonou 4 2009 XEROX WORKCENTRE WC 5020 UFC PASS/ Cotonou 5 2009 XEROX WORKCENTRE PE 120i UFR MC/ Lokossa COPIEUR CANON 6 2011 Canon IR 2530 DDS AD/ Natitingou 7 2011 Canon IR 2530 DDS AD/ Natitingou 8 2011 Canon IR 2530 DDS AD/ Natitingou 9 2011 Canon IR 2530 UF DEMANDE AD/ Djougou 10 2011 Canon IR 2530 UF DEMANDE AD/ Djougou 11 2012 Canon IR 2530 UFR AD/ Natitingou 12 2010 Canon IR 2022 UFR AD/ Natitingou 13 2011 Canon IR 2530 UAC/ Cotonou 14 2013 Canon IR 2530 ASPS / Cotonou 15 2012 Canon IR 2530 Représentation / Cotonou 16 2010 Canon IR 2030 Représentation/ Cotonou 17 2009 Canon IR 2018 UFR AD / Natitingou 18 2009 Canon IR 2018 UFR AD / Natitingou COPIEUR SHARP 19 2011 Sharp AR 5731 UFR MC/ Lokossa 20 2011 Sharp AR 5731 UFR MC/ Lokossa 21 2013 Sharp AR 5731 UAC-UFAI/ Cotonou 22 2013 Sharp AR 5731 UAC-UFAI/ Cotonou 23 2009 Sharp AR 5320E UAC-UFAI/ Cotonou 24 2009 Sharp AR 5127 CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs UFR MC/ Lokossa 19 6 Formulaires 6.1 Formulaires d’identification5 Dénomination de la société / soumissionnaire : Forme juridique : Siège social (adresse) : Représenté(e) par le soussigné Nom, prénom : Qualité : Personne de contact : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : Numéro d‟inscription CNSS ou équivalent : Numéro IFU : N° de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de Signature 5 Formulaire à compléter selon que le soumissionnaire est une personne morale ou physique. CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 20 6.2 Formulaire d’offre En déposant cette offre, le soumissionnaire ………………………………………… déclare explicitement accepter toutes les conditions énumérées dans le CSC BEN 381 et renoncer à ses propres conditions (de vente). Il s‟engage à exécuter le présent marché public aux prix suivants, exprimés en euros et hors TVA (en chiffres) : Lot 1 : Entretien et réparation des copieurs de marque Canon: N° Sites Nombre de copieurs 1 Représentation 2 2 ASPS 1 3 UAC UFAI 1 4 UFD Djougou 2 5 UF DDS AD 3 6 UFR AD 4 Coût unitaire de l'entretien périodique par copieur (non compris les pièces de rechange) Coût intervention en cas d'urgence de panne sur chaque copieur (non compris coût des pièces de rechange) Lot 2 : Entretien et réparation des copieurs de marque XEROX: N° Sites Nombre de copieurs 1 UF AI PASS 2 2 UFD Comè 1 3 UF DDS MC 2 CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs Coût unitaire de l'entretien périodique par copieur (non compris les pièces de rechange) 21 Coût intervention en cas d'urgence de panne sur chaque copieur (non compris coût des pièces de rechange) Lot 3 : Entretien et réparation des copieurs de marque SHARP: Coût unitaire de l'entretien N° Sites Nombre de périodique par copieur (non copieurs compris les pièces de rechange) 1 UAC UFAI 3 2 UFR MC 3 Coût intervention en cas d'urgence de panne sur chaque copieur (non compris coût des pièces de rechange) NB : le forfait par entretien prend en compte tous les frais de la prestation y compris déplacement et hébergement Fait à …………………… le ……………… Signature : CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 22 6.3 Déclaration sur l’honneur « Droit d’accès » Conformément à l‟article 61 de l‟arrêté royal du 15 juillet 2011, est exclu de l‟accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l‟objet d‟une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1°participation à une organisation criminelle telle que définie à l‟article 324bis du Code pénal 2°corruption, telle que définie à l‟article 246 du Code pénal 3°fraude au sens de l‟article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 4°blanchiment de capitaux tel que défini à l‟article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l‟utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Conformément à l‟article 61 de l‟arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux marchés publics, peut être exclu de la participation au marché (quel que soit le stade de la procédure) le prestataire de services : 1° qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de concordat judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales; 2° qui a fait l'aveu de sa faillite ou fait l'objet d'une procédure de liquidation, de concordat judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; 3° qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; 4° qui, en matière professionnelle, a commis une faute grave dûment constatée par tout moyen dont les pouvoirs adjudicateurs pourront justifier; 5° qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale conformément aux dispositions de l'article 69bis de l‟arrêté royal précité ; 6° qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi; 7° qui s'est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre. Je soussigné(e)……………………………………………………………………………. déclare sur l‟honneur ne pas me trouver dans une des situations énumérés ci)dessus. Date :………………………………………. Signature originale et manuscrite : CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 23 Déclaration d’intégrité pour les soumissionnaires Concerne le soumissionnaire : Domicile / Siège social : Référence du marché public : À l‟attention de l‟Agence Belge de Développement (CTB), Par la présente, je / nous, agissant en ma/notre qualité de représentant(s) légal/légaux du soumissionnaire précité, déclare/rons ce qui suit : Ni les membres de l‟administration, ni les employés, ni toute personne ou personne morale avec laquelle le soumissionnaire a conclu un accord en vue de l'exécution du marché, ne peuvent obtenir ou accepter d‟un tiers, pour eux-mêmes ou pour toute autre personne ou personne morale, un avantage appréciable en argent (par exemple, des dons, gratifications ou avantages quelconques), directement ou indirectement lié aux activités de la personne concernée pour le compte de l‟Agence Belge de Développement. Les administrateurs, collaborateurs ou leurs partenaires n'ont pas d'intérêts financiers ou autres dans les entreprises, organisations, etc. ayant un lien direct ou indirect avec la Coopération Technique Belge (ce qui pourrait, par exemple, entraîner un conflit d'intérêts). J'ai / nous avons pris connaissance des articles relatifs à la déontologie et à la lutte contre la corruption repris dans le Cahier spécial des charges et je / nous déclare/rons souscrire et respecter entièrement ces articles. Je suis / nous sommes de même conscient(s) du fait que les membres du personnel de l‟Agence Belge de Développement sont liés aux dispositions d‟un code éthique qui précise ce qui suit : “Afin d’assurer l’impartialité des membres du personnel, il leur est interdit de solliciter, d’exiger ou d’accepter des dons, gratifications ou avantages quelconques destinés à eux-mêmes ou des tiers, que ce soit ou non dans l’exercice de leur fonction, lorsque les dons, gratifications ou avantages précités sont liés à cet exercice. Notons que ce qui importe le plus dans cette problématique est moins l’enrichissement résultant de l’acceptation de dons, gratifications ou avantages de toute nature, que la perte de l’impartialité requise du membre du personnel dans l’exercice de sa fonction. À titre personnel, les membres du personnel n’acceptent aucune gratification, aucun don ni avantage financier ou autre, pour les services rendus”. Si le marché précité devait être attribué au soumissionnaire, je/nous déclare/rons, par ailleurs, marquer mon/notre accord avec les dispositions suivantes : Afin d‟éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l‟exécution du marché, il est strictement interdit au contractant du marché (c'est-à-dire les membres de l‟administration et les travailleurs) d‟offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux membres du CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 24 personnel de l‟Agence Belge de Développement, qui sont directement ou indirectement concernés par le suivi et/ou le contrôle de l'exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. Tout contrat (marché public) sera résilié, dès lors qu‟il s‟avérerait que l‟attribution du contrat ou son exécution aurait donné lieu à l‟obtention ou l‟offre des avantages appréciables en argent précités. Tout manquement à se conformer à une ou plusieurs des clauses déontologiques peut aboutir à l‟exclusion du contractant du présent marché et d‟autres marchés publics pour l‟Agence Belge de Développement. Le contractant du marché (adjudicataire) s‟engage à fournir au pouvoir adjudicateur, à sa demande, toutes les pièces justificatives relatives aux conditions d‟exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu‟il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux inhabituels. Le soumissionnaire prend enfin connaissance du fait que l‟Agence Belge de Développement se réserve le droit de porter plainte devant les instances judiciaires compétentes lors de toute constatation de faits allant à l‟encontre de la présente déclaration et que tous les frais administratifs et autres qui en découlent sont à charge du soumissionnaire. Signature précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé" par : avec mention du nom et de la fonction …………………………….. Lieu, date CSC BEN 381 : Maintenance Copieurs 25
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