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Transacciones
Cuando se habla de transacción se habla de una operación de diverso tipo
que se realiza entre dos o más partes y que supone el intercambio de bienes o
servicios a cambio de dinero, el término se puede aplicar a muchas
situaciones y ámbitos de la vida cotidiana, normalmente se utiliza para señalar
operaciones de tipo económico que implican el uso de capital o dinero para
pagar el costo del bien o servicio adquirido.
Cuando una organización realiza una transacción, ésta puede tener los
siguientes efectos:
a) Aumentar un activo y disminuir un pasivo.
Este efecto se presenta cuando la empresa recibe un bien como pago de
b) Disminuir un activo y aumentar un pasivo.
c) Aumentar un activo y disminuir otro activo.
d) Aumentar el activo y aumentar el pasivo.
Este efecto se puede dar entre otras transacciones cuando se adquieren
bienes a crédito tales como inventarios, terrenos, edificaciones, entre otros.
Éstos están aumentando el activo y a la vez aumentan los pasivos porque la
empresa está adquiriendo obligaciones de pago.
Este efecto se presenta cuando la organización recauda cartera, la cartera
está registrada en la cuenta deudores que es del activo, en esta transacción
se está disminuyendo pero se aumenta la caja o los bancos que también son
del activo.
e) Aumentar un activo y aumentar el patrimonio.
Este efecto se presenta cuando se venden acciones de contado, ingresan los
dineros a la caja o a los bancos que son cuentas del activo, por lo tanto, se
está aumentando el activo, a la vez, se aumenta el capital suscrito y pagado
que es una cuenta del patrimonio, por lo tanto se está aumentando el mismo.
f) Aumentar un activo, disminuir otro activo y aumentar un pasivo.
Este efecto se puede presentar cuando se permuta un bien por otro de mayo
valor y a la vez hay que pagar una suma adicional; al registrar el bien de
mayor valor está aumentando el activo, pero a la vez hay que registrar la
salida del anterior bien, entonces, está disminuyendo los activos y finalmente
como el nuevo bien tiene mayor valor la diferencia se registra como un pasivo,
entonces aumenta el mismo.
g) Se presenta el efecto donde se aumenta un activo, se disminuye otro se
aumentan los ingresos y se aumentan los costos, tal es el caso de las ventas
de contado
Transacción 1: La Empresa recibe cien mil pesos ($100.000) en la caja por la
venta de bienes de contado. El bien le había costado cincuenta mil pesos
($50.000)
Registro Contable 1
Código
de la
Cta.
1105
4135
6135
1435
Nombre de la Cuenta
Débito
Caja
Comercio al por Mayor y al por
Menor (Ventas)
Comercio al por Mayo y al por
Menor (Costo)
Mercancías no fabricadas por
la Empresa
100.000
Crédito
100.000
50.000
50.000
Sumas Iguales
150.000
150.000
En primer lugar hay que tener en cuenta que esta es una empresa comercial,
es decir que compra y vende bienes, no fabrica bienes, sólo los
comercializa, cuando los compra, el valor que para por ellos será el costo de
ese bien. Ahora bien, como se vió anteriormente las empresas comerciales
siempre buscan utilidad lo cual quiere decir que al comercializar los bienes
deben obtener utilidades, es así como en nuestro ejemplo adquiere el bien en
cincuenta mil pesos ($50.000) y lo vende en cien mil pesos (100.000), lo que
quiere decir, que la utilidad es del 100% sobre el costo del bien, porque lo
adquirió en cincuenta y lo vendió en el doble.
Obsérvese:
Que el registro contable se ajusta al sistema de partida doble, porque las
sumas son iguales en el débito y en el crédito;
Además, en este registro se utilizaron más de dos cuentas, dos se afectaron
al débito y se afectaron al crédito.
Se utilizaron cuentas reales o de Balance como son Caja e Inventarios y
cuentas transitorias o del estado de resultados como son: Ingresos y costos.
Las cuentas Ingresos y Costos tienen la misma denominación COMERCIO AL
POR MAYOR Y AL POR MENOR, las diferencia el código, la primera inicia
por 4 que indica que pertenece a la clase Ingresos y la segunda inicia por 6
que indica que pertenece a los costos.
Sumado a lo anterior, la cuenta de inventarios 1435 tiene los mismos tres
dígitos siguientes, la de ventas es 4135, la de costo es 6135 y la de
inventarios es 1435, como se observa hay uniformidad para mejor
identificación.
A continuación se expondrá otra transacción y se realizará el registro
contable:
Transacción 2: La empresa consigna el dinero recibido en la transacción 1 en
la cuenta bancaria que posee.
Registro Contable 2
Código de la Cta.
Nombre de la Cuenta
1110
Bancos
1105
Caja
Sumas Iguales
Débito
100.000
Crédito
100.000
100.000
100.000
En el registro contable 2, se sigue presentando el sistema de partida doble,
aunque solo se utilizaron dos cuentas, Bancos que se afectó al débito y Caja
que se afecto al crédito existe la partida doble.
En este registro se utilizaron dos cuentas reales o de balance, Caja y Bancos.
Obsérvese:
En esta transacción no se aumentó ni se disminuyó el activo, porque el dinero
que salió de la cuenta caja ingresó a la cuenta bancos, las dos cuentas son
del activo.
Recuerde:
Las cuentas del activo que son de naturaleza débito el saldo aumenta cuando
se hacen registros en el débito y el saldo disminuye cuando se hacen
registros en el crédito.
Saldo
Anterior
Mas:
Registros
Débito
al
Menos: Registros
al Crédito
Igual:
Siguiente
Saldo
Las cuentas del pasivo y patrimonio son de naturaleza crédito, entonces la
dinámica es contraria a las cuentas del activo.
Saldo
Anterior
Menos:
Registros
Débito
al
Más: Registros al
Crédito
Igual: Saldo
Siguiente
Nótese:
En la primera tabla se suman los débitos y en la segunda se restan; en la
primera tabla se restan los créditos, en la segunda tabla se suman.
Recuerde:
Las cuentas del estado de resultados como son los gastos y los costos tienen
el mismo comportamiento de las cuentas reales del activo.
Las cuentas transitorias o del estado de resultados de ingresos, tienen el
mismo tratamiento de las cuentas reales o de balance del pasivo y patrimonio.
Continuando con las transacciones, se desarrollará un ejemplo de la
constitución de una empresa, con el fin de hacer el registro inicial.
El día primero de febrero de 2013 en reunión deciden poner en marcha la
empresa que será una empresa de personas, una sociedad Ltda. La cual será
comercial, es decir comprará y venderá bienes, en este caso
electrodomésticos y para el efecto hacen los siguientes aportes:
Socio A: Aporte en efectivo: diez millones de pesos $10.000.000 y 10 neveras
de un millón (1.000.000). Total diez millones de pesos en mercancías
(10.000.000)
Socio B: Aporte en efectivo: diez millones de pesos (10.000.000) y un local
comercial ubicado en un segundo piso de un centro comercial, el valor del
local es de veinte millones de pesos ($20.000.000).
Socio C: Aporte en efectivo diez millones de pesos ($10.000.000) y equipo de
oficina por diez millones de pesos ($10.000.000).
Socio D: Aporte en efectivo diez millones de pesos ($10.000.000) y
computadores para trabajar en el local por diez millones de pesos
(10.000.000).
Socio E: aporta en efectivo diez millones de pesos ($10.000.000) y un
vehículo para el transporte de la mercancía por veinte millones de pesos
($20.000.000).
Registro Contable Inicial:
Código
de la
Cta.
1105
1435
1516
1524
1528
Nombre de la Cuenta
Caja
Mercancías no Fabricadas
por la Empresa
Construcciones
y
Edificaciones
Equipo de Oficina
1540
Equipo de Computación y
Comunicación
Flota y Equipo de Transporte
3115
Aportes Sociales
Sumas Iguales
Débito
Crédito
50.000.00
0
10.000.00
0
20.000.00
0
10.000.00
0
10.000.00
0
20.000.00
0
120.000.0
00
120.000.0
00
120.000.0
00
Verifique:
Que el registro conserva el sistema de partida doble, es decir que las
columnas de débito y crédito dan sumas iguales.
Obsérvese:
Que para este registro se utilizaron varias cuentas pero todas reales o de
balance en donde hubo aumento de activos, no hubo incrementos ni
disminución de pasivos y hubo incremento del patrimonio, porque es la
constitución de la empresa. En este caso, el pasivo es con los dueños de la
empresa.
La contabilidad empieza a ser de la empresa, no tiene nada que ver con la
contabilidad de los dueños si es ellos llevan contabilidad.
Teniendo en cuenta que la empresa constituida es una sociedad limitada, por
lo tanto el capital está compuesto por Aportes Sociales, entonces, se utiliza la
cuenta 3115 Aportes Sociales. Si fuera una sociedad por acciones se utilizaría
la cuenta 3105 Capital Suscrito y Pagado.
No olvide
El costo de la mercancía para la venta que en este caso son las 10 neveras
es de diez millones de pesos ($10.000.000) que es el valor del aporte del
socio. Cuando hay aportes en bienes como es el caso, deben existir las
facturas de compra de los bienes y ésos serán el costo histórico de los
mismos, valores por los cuales se debe hacer el registro. En el caso del local
el socio debe hacer escritura pública a la empresa, documento que evidencia
el traspaso de la propiedad a la misma, además la empresa debe registrar el
documento en la oficina de instrumentos públicos para que allí quede
registrado el traspaso de la propiedad.
Revise
Los artículos 5 a 18 del decreto 2649 de 1993, Normas Básicas con el registro
para que verifique el cumplimiento de éstas.
A continuación otro ejemplo de una transacción de adquisición de mercancías
para la venta por parte de la empresa que se está trabajando.
La Empresa adquiere los siguientes artículos:
10 Televisores plasma de 20 pulgadas a $1.000.000, 10 Televisores plasma
de 30 pulgadas a $1.500.000. 10 neveras de 20 litros a $1.300.000, 10
lavadoras de de 20 libras a $1.200.000. El pago de la compra lo realiza de la
siguiente manera: 30% de contado y el 70% restante le conceden plazo de 30
días. Los productos están gravados con el iva del 16%.
Registro contable:
Código
de la
Cta.
1435
2408
1110
2205
Nombre de la Cuenta
Débito
Mercancías no Fabricadas
por la Empresa
Impuesto sobre las ventas
por Pagar
Bancos
Proveedores Nacionales
50.000.
000
8.000.0
00
Sumas Iguales
58.000.
000
Crédito
23.000.000
35.000.000
58.000.000
En este registro se presenta la partida doble, hay registros en la columna
débito por 58 millones y 58 millones en la columna crédito.
Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no Fabricadas por la Empresa el
valor total de la compra, que a su vez es la base gravable para el cálculo del
impuesto sobre las ventas que para este caso es del 16%; al multiplicar 50
millones por el 16% nos da como resultado 8 millones que son el impuesto
que la empresa tuvo que pagar en esta adquisición.
La cuenta 1110 bancos se afectó, es decir, se disminuyó en $23 millones que
corresponden al 30% del pago de contado de los bienes, $15 millones, más
$8 millones del impuesto.
La cuenta 2205 Proveedores nacionales registra el saldo pendiente de pago
por $35 millones que corresponden al Total de la Compra menos el pago de
contado.
En este caso la cuenta 2408, impuesto sobre las ventas por pagar se debita
porque corresponde a un iva pagado, si fuera una venta sería un iva
generado, por lo tanto se registraría al crédito.
Verifique:
En el plan único de cuentas que se cumplan con los artículos 5 a 18, y en el
catálogo de cuentas que las cuentas utilizadas en este registro corresponden
para la transacción.
A continuación se registrará la realización de un contrato, teniendo en cuenta
lo preceptuado en el artículo 110 del decreto 2649 de 1993, numerales 1 a 5.
Transacción:
La empresa celebra contrato para la ampliación y remodelación del local por
quince millones de pesos ($15.000.000) en el cual se pacta un anticipo del
40% del valor del contrato. El plazo es de 30 días calendario para la ejecución
de la obra.
Para el registro contable de este ejemplo se dan dos registros, en el momento
de la celebración del contrato y en el momento de otorgar el anticipo.
Celebración del contrato
Código
de la
Cta.
81
84
Nombre de la Cuenta
Débito
Derechos Contingentes
Derechos Contingentes por
el contra.
15.000.000
Sumas Iguales
15.000.000
Crédito
15.000.000
15.000.000
De conformidad con el numeral 1 del artículo 110 del decreto 2649, “Se deben
registrar bajo cuentas de orden por derechos contingentes los compromisos o
contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
Es preciso aclarar que todo contrato genera derechos y obligaciones por lo
que se debe hacer análisis si el contrato genera primero derechos u
obligaciones para poder el adecuado registro. Se debe tener presente que las
cuentas de orden registran entre otras, las contingencias y éstas son
transacciones que pueden suceder o no.
En el caso del contrato del ejemplo, a la empresa le genera el derecho a que
le realicen una obra, la obligación es efectuar el pago; para adquirir el derecho
se va a conceder un anticipo del 40% que equivale a $6.000.000, registro que
se presenta a continuación.
Cuando se concede el anticipo
Código
de la
Cta.
84
81
1320
1110
Nombre de la Cuenta
Débito
Derechos Contingentes por
contra
Derechos Contingentes
Anticipos y avances
Bancos
Sumas Iguales
6.000.000
Crédito
6.000.000
6.000.000
15.000.00
0
6.000.000
15.000.00
0
Observe:
Antes de registrar el anticipo se reversan las cuentas de orden en el valor que
corresponde al anticipo, porque el anticipo no es un derecho contingente, es
un derecho real, entonces como se había efectuado el registro por $15
millones como derecho contingente con la respectiva contrapartida, en el
momento del segundo registro se invierte el registro en la parte
correspondiente, además, se registra como derecho el valor entregado al
contratista.
Compruebe:
En el catálogo de cuentas y dinámicas de las mismas su aplicación,
comparando el registro con éstos.
Ahora bien, se presenta el momento del recibo de la obra, entonces se deben
hacer los siguientes registros o afectar las siguientes cuentas:
Código
de la
Cta.
84
81
1320
1516
1110
Nombre de la Cuenta
Débito
Derechos Contingentes por
contra
Derechos Contingentes
Anticipos y avances
Construcciones
y
Edificaciones
Bancos
Sumas Iguales
9.000.000
Crédito
9.000.000
6.000.000
15.000.000
24.000.000
9.000.000
24.000.000
Este registro refleja que los $15 millones del valor del contrato finalmente
quedan registrados en la cuenta 1516 Construcciones y Edificaciones, la
razón porque el local sufrió una ampliación, lo que quiere decir que aumentó
su capacidad, entonces el valor de ese local ya no será de $20 millones sino
de $35. Por ende la depreciación ya no se calculará sobre los $20 millones
sino sobre los $35.
Usted se preguntará ¿Qué son las depreciaciones?. Las depreciaciones son
el reconocimiento del desgaste de los bienes dispuestos por la administración
para poder cumplir son el objeto social. Se deprecian los bienes registrados
en las cuentas que conforman el grupo 15, Propiedad, Planta y Equipo, con
excepción de los terrenos. La razón por la cual éstos no se deprecian es
porque no se desgastan, por el contrario se valorizan. Se debe precisar en
este punto que a los terrenos se les reconoce agotamiento cuando
pertenecen o hay en ellos minas de metales, las cuales son objeto de
explotación. En los demás casos, los terrenos no se deprecian.
Volviendo al tema de las depreciaciones como se afirmó anteriormente, éstas
son el reconocimiento de los desgastes de los bienes; cuando un bien se
desgasta pierde valor, entonces en la contabilidad se registran los desgastes
en las cuentas de los gastos y a la vez se lleva el control de los desgastes,
teniendo en cuenta que las depreciaciones se calculan y registran
mensualmente. Se debe tener en cuenta que los bienes tienen una vida útil y
que ésta depende de la clase de bien.
Las construcciones y edificaciones tienen una vida útil (contablemente) de
veinte (20) años o 240 meses, en el sector privado. En el sector público la
vida útil es de 50 años.
Los Equipos de: Oficina o de laboratorio tiene una vida útil de diez (10) años o
lo que es lo mismo, 120 meses. Los Equipos de Cómputo y Comunicación
tienen una vida útil de 5 años o 50 meses, igualmente los equipos de
transporte. ¿Cuál es el registro contable?
Para el caso del ejemplo trabajado anteriormente, el local vale $35 millones,
tiene una vida útil de 20 años 0 240 meses, entonces vamos a hacer el
registro correspondiente a un mes.
Código
de la
Cta.
5160
1592
Nombre de la Cuenta
Débito
Gastos Operacionales de
Admón (Depreciaciones
Depreciación Acumulada
145.833
Sumas Iguales
145.833
Crédito
145.833
145.833
En este registro se conserva el sistema de partida doble. Se afectan dos
cuentas, una real o de balance, la 1592 Depreciación Acumulada, la otra es
transitoria o del estado de resultados que es la 5160 Gastos Operacionales de
Administración.
El efecto de esta transacción es que se disminuye el activo y se aumentan los
gastos.
Analice: el registro y su efecto con detenimiento para una mejor comprensión.
Para reforzar el conocimiento adquirido hasta el momento, usted debe realizar
los siguientes talleres:
1. Conteste si es falso ( F ) o verdadero ( V )
Falso
Verdadero
Es correcto afirmar que débito significa cargar y
crédito significa abonar.
b) La partida doble hace referencia a la práctica
de utilizar mínimo dos cuentas
c) Si los totales del balance de prueba arrojan
valores iguales no se han cometido errores en
el proceso contable.
d) Si el total de los saldos crédito es inferior al
total de los saldos débito en las cuentas
nominales, se ha presentado pérdida.
e)
Durante
una
conversación
entre
dos
contadores, usted escucha lo siguiente: “Toda
transacción debe involucrar dos o más cuentas,
porque de lo contrario violaría el principio de la
partida doble.
2. Cuáles de las siguientes cuentas se debitan cuando disminuyen
No
a) Obligaciones Bancarias.
b) Terrenos.
c) Ganancias acumuladas
d) Seguros pagados por anticipado.
e) Ingresos recibidos por anticipado.
Si
3. Indique en que lado de la cuenta se deben registrar las siguientes
situaciones
Débito
Crédito
a) Disminución del patrimonio.
(
)
(
)
b) Aumento de un activo.
( )
(
)
c) Aumento de un pasivo.
( )
(
)
d) Disminución de ingresos.
( )
( )
(
)
e) Aumento de gastos.
( )
(
)
4. Para cada uno de los siguientes casos, indique en forma concisa una
transacción que tenga el efecto requerido sobre los elementos de la
ecuación contable:
h) Aumentar un activo y disminuir un pasivo.
i) Disminuir un activo y aumentar un pasivo.
j) Aumentar un activo y disminuir otro activo.
k) Aumentar un activo y aumentar el patrimonio.
Aumentar un activo
Para los numerales 1 2 y 3 se tendrán en cuenta un (1) punto para cada uno.
1. Conteste si es falso (F) o verdadero (V)
a) La partida doble hace referencia a la práctica de utilizar mínimo F(
dos cuentas.
b) Durante una conversación entre dos contadores, usted escucha F(
lo siguiente: “Toda transacción debe involucrar dos o más cuentas,
porque de lo contrario violaría el principio de la partida doble.
) V
(
)
) V
)
(
2. Cuáles de las siguientes cuentas se debitan cuando disminuyen
a) Obligaciones Bancarias.
Si (
) No (
)
b) Terrenos.
Si (
) No (
)
c) Ganancias acumuladas
Si (
) No (
)
d) Seguros pagados por anticipado.
Si (
) No (
)
e) Ingresos recibidos por anticipado.
Si (
) No (
)
3. Indique en qué lado se deben registrar las siguientes situaciones
Débito
Crédito
a) Disminución del patrimonio.
(
)
(
)
b) Aumento de un activo.
(
)
(
)
c) Aumento de un pasivo.
(
)
(
)
d) Disminución de ingresos.
(
)
(
)
e) Aumento de gastos.
(
)
(
)
4. Para cada uno de los siguientes casos, elabore un asiento contable que
tenga el efecto requerido sobre los elementos de la ecuación contable:
l) Aumentar un activo y disminuir otro activo.
m) Aumentar un activo y aumentar el patrimonio.
n) Aumentar un activo, disminuir otro activo y aumentar un pasivo.
 Para el correcto diligenciamiento consultar material que usted tenga.