1. No category

Dirección de proyectos del Fondo Mundial “Conteniendo la epidemia de
VIH en Guatemala, intensificación de las acciones de prevención y
atención integral del VIH/Sida en grupos vulnerables y áreas prioritarias”
Subvención GUA-311-G05-H
Licitación Pública Internacional No LPI/GUA-311-G05-H/2-15
ADQUISICIÓN DE CONDONES Y LUBRICANTES
INVITACIÓN A LICITAR
Mayo de 2015
INDICE
Secciones:
Sección I
Llamado a Licitación
Sección II
Bases de la Licitación
Anexos:
Anexo I
Declaración de Cumplimiento de los términos y condiciones
Anexo II
Anexo III
Especificaciones Técnicas y Cantidades
Formulario Estándar de Oferta
Anexo IV
Etiqueta para presentación de Oferta
1
SECCIÓN I
LLAMADO A LICITACIÓN
Hivos, ha sido nombrada como el Receptor Principal para la gestión de la Subvención
“Conteniendo la Epidemia de VIH en Guatemala, intensificación de las acciones de prevención
y atención integral del VIH/Sida en grupos vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala”, para
lo cual está invitando al proceso identificado como:
Licitación Pública Internacional No LPI/GUA-311-G05-H/2-15
ITEM
DESCRIPCION
1
CONDONES
2
LUBRICANTES EN SACHET
3
LUBRICANTES EN TUBO
Hivos, a través de la Dirección de Proyectos del Fondo Mundial, invita a Licitantes nacionales y
extranjeros a presentar ofertas para la adquisición de Condones y Lubricantes, cuyas
especificaciones, cantidades y plazos de entrega se indican en las Instrucciones a los Licitantes
(IAL) contenidas en las Bases de Licitación.
Las Bases de Licitación podrán ser requeridas vía correo electrónico [email protected]
o ser consultadas en la página web de HIVOS www.hivos.org.gt/hivos/ a partir del martes 22 de
julio de 2014. Las ofertas deberán entregarse de la siguiente manera:
Proveedores Locales: En sobre cerrado (no fax - ni correo electrónico) a la dirección indicada
abajo, a más tardar a las 15:00 horas (República de Guatemala) del día 18 de junio de 2015.
Proveedores Internacionales: Por correo electrónico (documentos firmados y escaneados) a la
dirección [email protected] a más tardar a las 15:00 horas (República de Guatemala) del
día 18 de junio de 2015.
Las ofertas que se reciban fuera de plazo serán rechazadas independientemente que sean
enviadas en sobre o vía correo electrónico. Asimismo, todas las ofertas que se presenten deberán
ser rotuladas indicando el número del proceso y el nombre del proponente, ya que no será
responsabilidad del RP la pérdida de las mismas.
HIVOS, Receptor Principal
Ref.: LPI/GUA-311-G05-H/2-15
Atención: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
14 calle “B” 12-05, Zona 10 Colonia Oakland, 01010 Guatemala, C. A.
Teléfonos: (502) 25050169
E- mail: [email protected]
2
SECCIÓN II:
INSTRUCCIONES A LOS LICITANTES (IAL)
I.
II.
DEFINICIONES
A.
El término "Hivos” significa Hivos Guatemala, identificado como el comprador.
B.
El término “Licitación Pública Internacional”, “Invitación a Licitar" o "Invitación a
Cotizar" significará una solicitud para que se licite, cotice u oferte.
C.
El término “Oferta” significará la Oferta recibida.
D.
El término “Licitante” significa la empresa que somete a consideración una Oferta.
E.
El término "Contrato u Orden de Compra" es el instrumento que formaliza el
acuerdo celebrado, entre Hivos y el Licitante, el cual, está integrado por el
formulario firmado por las partes, incluidos todos sus anexos y apéndices.
PREPARACIÓN DE LA OFERTA
A.
El Licitante deberá examinar la totalidad de la presente documentación, las
Instrucciones a los Licitantes, y las condiciones de la presente Licitación Pública
Internacional y enviarlas de acuerdo a las siguientes instrucciones:
Proveedores Locales: En sobre cerrado (no fax-ni correo electrónico) a la
dirección indicada abajo a más tardar a las 15:00 horas (República de Guatemala),
del día 18 de junio de 2015. Es obligatorio que conjuntamente con la oferta se
envíen los anexos solicitados en la licitación.
Proveedores Internacionales: deberán ser entregadas por correo electrónico, los
documentos enviados deberán ser originales. Deberán ser escaneados no sin
antes ser firmados y sellados; estos deberán enviarse a la siguiente dirección
[email protected] , a más tardar a las 15:00 horas (República de
Guatemala), del día 18 de junio de 2015. Es obligatorio que conjuntamente con
la oferta se envíen los anexos solicitados en la licitación.
B.
La oferta que prepare el Licitante, así como toda la correspondencia y
documentos relativos a ella que intercambien el Licitante e Hivos, deberán
redactarse en español y/o inglés. Los documentos complementarios y literatura
impresa que proporcione el Licitante podrán estar escritos en idioma Inglés.
C.
El Licitante proporcionará toda la información requerida en los documentos de la
Licitación Pública Internacional; el Representante Legal firmará el formulario de
oferta y pondrá sus iniciales en todas las hojas que compongan su presentación.
Toda enmienda o corrección deberá llevar las iniciales de la persona que firma la
Oferta. La Oferta deberá estar acompañada de la documentación que avale el
nombramiento de representación legal.
D.
El Licitante deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones y
especificaciones que figuren en los documentos de licitación. El Licitante que
no incluya toda la información solicitada en dichos documentos o que
3
presente una oferta que no se ajuste sustancialmente a ellos y en todos sus
aspectos asumirá el riesgo que esto contraiga y la consecuencia podrá ser el
rechazo de su oferta.
E.
Los documentos que deben integrar la oferta son los siguientes:
1. La Oferta, de conformidad con el “Formulario Estándar de Oferta” indicado
en el Anexo III,
2. Especificaciones Técnicas ofrecidas, de conformidad con el Cuadro de
Especificaciones Técnicas indicados en el Anexo II,
3. Documentos e informaciones indicadas en los acápites II.E, II.F y II.G, según
corresponda, de la presente Sección,
4. Cualquier otra información que el oferente estime conveniente para explicar
su Oferta y
5. Cada Licitante podrá presentar solamente una oferta, ya sea por sí solo o
como integrante de un grupo o asociación. El Licitante que presente más de
una oferta o participe en más de una de ellas (siempre que no se trate de
propuestas alternativas que se pudieran presentar o que hubieran sido
solicitadas) causará la descalificación de todas las ofertas que incluyan su
participación.
Podrá ser causa suficiente para el rechazo de la oferta si dichos documentos no
son adjuntados a la misma, o si son adjuntados de forma diferente a la
requerida.
F.
En el caso de las empresas locales, deberán presentar documentación en
fotocopia, de lo siguiente:
1.
2.
3.
G.
Patente de Comerciante, inscrita en el Registro Mercantil,
Nombramiento del Representante Legal,
Documento de identificación del Representante legal.
En el caso de las empresas extranjeras, deberán presentar documentación de lo
siguiente:
1.
2.
3.
Documentación que acredite que está autorizado para operar en su país
de origen,
Nombramiento del Representante legal,
Documento de identificación del Representante legal.
H.
El Licitante deberá adjuntar manuales, catálogos y cualquier otra documentación
que estime conveniente relativa a los productos incluidos en su Oferta, a efectos de
permitir un mayor análisis al momento de la evaluación de la Oferta.
I.
El Licitante tendrá presente que las normas de calidad de la mano de obra y
materiales, así como las referencias a marcas o números de catálogo que haya
hecho Hivos en las Especificaciones Técnicas son meramente descriptivas y no
restrictivas. El Licitante podrá incluir en su oferta otras normas de calidad,
marcas y/o números de catálogo, a condición de que demuestre, a satisfacción
de Hivos, que los sustitutos son sustancialmente equivalentes o superiores a los
que se indican en las Especificaciones Técnicas.
4
III.
PRECIOS Y MONEDA DE LA OFERTA
A.
B.
C.
D.
IV.
Todas las cotizaciones deberán ser licitadas en Dólares de los Estados Unidos de
Norteamérica.
Los precios deben ser CIF (Destino Final). Es decir, CIF (Coste, seguro y flete,
puerto de destino convenido, deberá incluir los costos del transporte interno
hasta las bodegas, seguro y otros costos locales inherentes al transporte de
los bienes desde el puerto de entrada hasta su lugar de destino final
convenido. (Entrega hasta las bodegas de Hivos en Ciudad de Guatemala.
Se deberá indicar todo tipo de descuentos que se otorgará a Hivos por la presente
Oferta. Indicar el porcentaje de descuento en el Formulario de Oferta.
Los precios de la oferta tendrán que ser sostenidos por un período de seis meses
(6) a partir de la presentación de la oferta, a menos que el precio de alguno de los
productos disminuya, en cuyo caso el proveedor está obligado a ofrecer dicho
descuento en la entrega requerida por Hivos que corresponda, en el plazo de seis
(6) meses.
ACLARACION DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL
A.
Cualquier Licitante podrá solicitar aclaraciones sobre los documentos de
Licitación Pública Internacional mediante correo electrónico [email protected]
dirigido al oficial de Adquisiciones, hasta el día 10 de junio de 2015 a las 15:00
horas (hora de Guatemala). Es responsabilidad del Licitante solicitar la
confirmación de recepción de sus aclaraciones. Hivos dará respuesta por escrito a
las solicitudes que reciba al otro día de recibidas.
Se enviará copia escrita de las respuestas (incluida una explicación de la consulta
pero sin identificar su origen) a todos los oferentes que hayan recibido las bases de
la Licitación Pública Internacional y serán subidas a la página de Hivos:
www.hivos.org.gt/hivos/
B.
V.
Asimismo, Hivos podrá en cualquier momento antes de que venza el plazo de
presentación de ofertas y por cualquier causa, o por iniciativa propia, modificar los
documentos de licitación mediante enmiendas, incluyendo la cancelación del
proceso ya sea parcial o totalmente.
VALIDEZ DE LA OFERTA
A.
La Oferta será válida por 6 meses calendario a partir de la fecha de entrega de las
mismas a Hivos, la cual se indica en la Sección I. Toda oferta con un período de
validez menor que el requerido será rechazada por Hivos por no ajustarse a los
documentos de la licitación.
B.
Hivos podrá solicitar el consentimiento de los Licitantes para prolongar el período
de validez de sus ofertas. La solicitud y las respuestas serán por escrito.
C.
Los Licitantes deberán presentar ofertas que se ajusten a las condiciones de los
Documentos de Licitación. No se considerará ofertas alternativas, salvo que ellas
se permitan específicamente en las Instrucciones a los Licitantes.
5
VI.
VII.
ENTREGA DE LA OFERTA
A.
La Oferta deberá ser dirigida a la dirección señalada anteriormente en la
sección I.
B.
La Oferta será entregada a más tardar en la fecha y hora señaladas en la Sección
I, en un sobre cerrado y sellado indicándose en el frente el número de la Licitación
Pública Internacional, fecha y hora de entrega, nombre y domicilio del Licitante;
utilizándose para tal fin la etiqueta adjunta como Anexo IV.
C.
Hivos podrá a su discreción, prorrogar el plazo de presentación de las ofertas
mediante una enmienda de los documentos de licitación, en cuyo caso todos los
derechos y obligaciones de Hivos y los Licitantes anteriormente sujetos al plazo
original quedarán sujetos al nuevo plazo.
D.
El Licitante local firmará y sellará el original de la oferta en un sobre que marcará
como “ORIGINAL”.
E.
Si el sobre en el exterior no está sellado y marcado, Hivos no asumirá
responsabilidad alguna en caso de que la oferta se traspapele o sea abierta
prematuramente.
F.
Modificación y retiro de las ofertas
(a)
El Licitante podrá modificar o retirar su oferta después de presentada, a
condición que Hivos reciba la notificación escrita de la modificación,
inclusive la sustitución o el retiro de la oferta, antes de que venza el plazo
fijado para la presentación de ofertas.
(b)
La notificación de modificación o retiro de la oferta será preparada, sellada,
marcada y enviada por el Licitante. La notificación del retiro de la oferta
también podrá efectuarse por fax, en cuyo caso deberá ser seguida de una
confirmación original firmada, a más tardar en la fecha de vencimiento del
plazo para la presentación de ofertas.
(c)
Las ofertas no podrán ser modificadas una vez vencido el plazo para su
presentación.
(d)
Ninguna oferta podrá ser retirada en el intervalo entre el vencimiento del
plazo para la presentación y el vencimiento del período de validez
especificado por el Licitante en el formulario de la oferta.
ENTREGAS ATRASADAS
A.
Toda oferta que reciba Hivos después del plazo fijado para la recepción, será
rechazada y devuelta al Licitante sin abrir y/o notificado vía correo electrónico
para los Licitantes internacionales que hayan enviado su oferta por el mismo
medio.
6
VIII.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA OFERTA
Las Ofertas recibidas serán evaluadas de acuerdo a los siguientes criterios:
a. Hivos con base al Informe de evaluación y recomendación de adjudicación
elaborado por el Comité de Evaluación, adjudicará el Contrato y/o Orden
de Compra al Licitante cuya oferta se ajuste sustancialmente a los
documentos de licitación y haya sido técnicamente evaluada como la más
baja, presente mejor tiempo de entrega, cumpla con todas las
especificaciones técnicas solicitadas y además a condición de que, se
haya determinado que ese Licitante está calificado para cumplir
satisfactoriamente el Contrato u Orden de Compra. “No necesariamente el
valor más bajo será adjudicado”
b. Si existiera una discrepancia entre el monto en números y en palabras,
prevalecerá el monto en palabras y si existiera discrepancia entre un
precio unitario y el precio total resultante de multiplicar ese precio unitario
por la cantidad correspondiente, prevalecerá el precio unitario y el precio
total será corregido.
IX.
SOLICITUD DE ACLARACIÓN DE LA OFERTA
A.
X.
XI.
Hivos podrá solicitar aclaraciones a cualquier oferta recibida. La solicitud de
aclaración y la respuesta se harán por escrito y no se ofrecerán ni pedirán cambios
en el precio, ni en los aspectos substanciales de las ofertas.
CONFIDENCIALIDAD
A.
La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las
Ofertas y las recomendaciones para la adjudicación del Contrato u Orden de
Compra no podrán ser reveladas a las empresas invitadas, ni a otra persona que
no participe oficialmente en dicho proceso.
B.
Cualquier intento por parte de un Licitante de influir en las decisiones de la Terna
de evaluación y comparación de las ofertas y/o en la adjudicación del Contrato u
Orden de Compra podrá dar lugar al rechazo de su oferta.
ADJUDICACIÓN DE LA OFERTA
A.
Hivos se reserva el derecho a aceptar o rechazar cualquier Oferta, así como el
derecho a declarar desierto el proceso de Licitación Pública Internacional y
rechazar todas las Ofertas en cualquier momento con anterioridad a la adjudicación
del Contrato u Orden de Compra, sin que por ello adquiera responsabilidad alguna
ante el (los) Licitante(s) afectado(s) por esta decisión, ni la obligación de informar al
(los) Licitante(s) afectado(s) los motivos de la decisión.
B.
Hivos se reserva el derecho de compra para una oferta que no sea
necesariamente la de menor precio y de aceptar una Oferta en su totalidad o
en parte, es decir de efectuar adjudicaciones parciales.
7
C.
Hivos adjudicará tomando en cuenta todos los aspectos de calidad y fabricación de
los productos solicitados.
D.
Variación en las cantidades: Hivos, en el momento en que adjudica el
Contrato u Orden de Compra, se reserva el derecho a aumentar o reducir, la
cantidad de bienes y servicios especificados originalmente en el Anexo II, sin
ninguna variación del precio unitario o de otros términos y condiciones.
E.
La adjudicación del Contrato u Orden de Compra será realizada por Hivos, al
Licitante que ocupe el primer lugar, después de considerados todos los criterios de
evaluación.
F.
Hivos enviará una notificación de adjudicación por escrito con el documento
contractual correspondiente -Contrato u Orden de Compraal Licitante,
personalmente, o por Courier cuando corresponda, dentro del tiempo de validez
indicado en la Oferta, el que una vez debidamente firmado por las partes, se
interpretará como un compromiso de orden sin necesidad de ninguna otra acción
por ninguna de las partes.
El Licitante tendrá un plazo de siete (7) días calendarios, a partir de la fecha en que
reciba el Formulario del Contrato u Orden de Compra, para firmar, fechar y devolver
el Contrato u Orden de Compra a Hivos.
XII.
G.
Una vez que el Licitante seleccionado haya devuelto firmado el Contrato u Orden
de Compra, Hivos notificará prontamente a cada uno de los Licitantes no
seleccionados que su oferta no ha sido aceptada.
H.
Hivos tiene el derecho de pedir las Fianzas del tipo que considere necesarias
para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contratadas.
PAGO
A.
No se acepta la utilización de cartas de crédito como medio de pago.
B.
Los únicos medios de pago para las compras realizadas serán:
1- Cheque
2- Transferencia Bancaria.
3- Los pagos de los bienes adjudicados se efectuarán dentro de los 15 días
calendario de la fecha de la recepción en las oficinas de Hivos de los bienes
(proveedor extranjero) y de los bienes y la factura, contra entrega de contraseña
de pago (proveedor local). El(los) pago(s) se realizará(n) mediante la entrega de
un cheque o transferencia bancaria al proveedor.
4- No se realizará pago por adelantado en el suministro de bienes, a menos que
por razones justificadas por el Licitante y aceptadas por Hivos, se especifique lo
contrario en las condiciones del Contrato u Orden de Compra.
C.
Por ningún motivo Hivos, aceptará pagar ningún gasto extraordinario bancario por
la entrega de documentos enviados por proveedores internacionales.
8
D.
Los únicos documentos que Hivos, firmará por la adjudicación serán el Contrato u
Orden de Compra con sus respectivas Condiciones Generales y anexos.
E.
El Licitante emitirá factura de la siguiente manera:
F.
1.
Para bienes suministrados en Quetzales por una empresa local:
En Quetzales, anotando al pie el siguiente texto: "Equivalente a
US$000.00 al tipo de cambio de referencia para la venta, publicado por
el Banco de Guatemala, en la fecha de emisión de la factura, (incluir el
tipo de cambio).
2.
Para bienes importados y suministrados por una empresa local:
- En Quetzales, anotando al pie el siguiente texto: "Equivalente a
US$000.00 al tipo de cambio de referencia para la venta, publicado por
el Banco de Guatemala, en la fecha de emisión de la factura, (incluir el
tipo de cambio).
3.
Para bienes suministrados por una empresa extranjera:
- Si el fabricante o la casa matriz presenta oferta y resulta adjudicada, la
factura será en Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.
Las facturas deberán ser emitidas de la siguiente forma:
1. FACTURAS DE PROVEEDORES QUE TENGAN LOS ITEMS EN PLAZA EN
LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Las facturas serán preparadas y enviadas a las oficinas de Hivos. Todas las
facturas deberán contener la siguiente información:
a.
b.
c.
d.
Fecha de emisión
Número del Contrato/Orden de Compra,
Nombre del Comprador: HIVOS
Dirección exacta del comprador: 14 calle “B” 12-05, Zona 10, Colonia
Oakland, Ciudad de Guatemala.
e. Número de NIT: 6964448-9
f. Código y Número del Artículo, Descripción, Cantidades, Precios
Unitarios y Totales Parciales y Finales, términos de venta, forma de
pago, país de origen, No. de lote, fecha de fabricación y fecha de
vencimiento. No se recibirán facturas que no contengan toda la
información requerida.
2. FACTURAS DE PROVEEDORES QUE DEBAN IMPORTAR LOS ÍTEMS A LA
REPÚBLICA DE GUATEMALA
Las facturas serán preparadas y enviadas a las oficinas de Hivos de acuerdo
con las instrucciones de embarque. Todas las facturas comerciales y
documentación adicional para tramitar la franquicia deberán contener la
siguiente información:
a. Fecha de emisión.
b. Número del Contrato/Orden de Compra.
9
c. Nombre del Consignatario: Hivos.
g. Dirección exacta del comprador: 14 calle “B” 12-05, Zona 10, Colonia
Oakland, Ciudad de Guatemala.
d.
XIII.
RETENCIÓN DE LAS OFERTAS
A.
XIV.
Las Ofertas recibidas en respuesta a esta Licitación Pública Internacional no serán
devueltas y serán guardadas por Hivos en sus archivos oficiales, por un período de
tiempo que ésta considere razonable.
INSPECCIONES Y ACEPTACIÓN
A.
XV.
Hivos o su representante tendrá derecho a inspeccionar los bienes y/o someterlos a
prueba a fin de verificar su conformidad con las especificaciones del Contrato u
Orden de Compra. Hivos notificará oportunamente y por escrito al Licitante la
identidad de todo representante designado para estos fines. En cuanto se reciban
los bienes en el lugar de destino final, el representante y/o de Hivos deberá
inspeccionar los bienes para verificar que los mismos se ajustan a los requisitos
exigidos, en las condiciones del Contrato u Orden de Compra y comunicar a Hivos
que han sido recibidos en manifiesto buen estado.
ERRORES U OMISIONES
A.
No se permitirá que el Licitante se aproveche de cualquier error y omisión cometido
en las especificaciones adjuntas. En el caso que se encontraran errores u
omisiones el Licitante debe notificar a Hivos, quien emitirá una corrección.
B.
En caso de surgir desacuerdos entre lo expresado en las cláusulas establecidas en
las Instrucciones a los Licitantes y lo indicado en las cláusulas de los documentos
de licitación, y/o las especificaciones técnicas, se respetará el siguiente orden de
prioridad:
1.
2.
XVI.
Código y Número del Artículo, Descripción, Cantidades, Precios
Unitarios y Totales Parciales y Finales, términos de venta, forma de
pago, país de origen, No. de lote, fecha de fabricación y fecha de
vencimiento. No se recibirán facturas que no contengan toda la
información requerida.
Especificaciones Técnicas,
Instrucciones a los Licitantes.
MODIFICACIÓN DE ESPECIFICACIONES
A.
Las especificaciones de los bienes y/o servicios a cotizar podrán modificarse sólo
cuando se compruebe que ello se traducirá en un beneficio sustancial y a total
satisfacción de Hivos.
10
XVII.
REEMBOLSOS POR GASTOS EN LA PREPARACIÓN DE LA OFERTA
A.
El Licitante será el responsable de todos los costos relacionados con la preparación
y presentación de su oferta e Hivos no será responsable en ningún caso por dichos
costos, prescindiendo de la modalidad o el resultado del proceso de licitación.
XVIII. ENTREGA Y EJECUCIÓN
A.
Presentar oferta para 2 formas de entrega:
a) una sola entrega (especificar tiempo) y
b) 2 entregas parciales de 50% cada una (especificar tiempo). En ambos
casos, las entregas serán confirmadas mediante órdenes de compra y/o
contratos.
B.
Un representante del Licitante local deberá estar disponible en el sitio de entrega
y/o trabajo, para la entrega de los bienes a satisfacción de las condiciones y
especificaciones del Contrato u Orden de Compra de conformidad con el
cronograma propuesto.
C.
Lugar de entrega: Los bienes serán entregados en la de acuerdo a las condiciones
ya sea de proveedores locales e Internacionales por el incoterm acordado; pero
con entrega final las bodegas de HIVOS.
.
Los bienes se considerarán entregados cuando hayan sido revisados por Hivos
para verificar cantidad y calidad de los mismos y su perfecto estado.
D.
E.
Las entregas deberán ser autorizadas y el producto deberá entregarse contra
confirmación de Hivos y/o según órdenes de compra.
F.
En el caso de bienes importados una vez realizado el embarque, el Proveedor
Adjudicado notificará a Hivos y a la compañía de seguros, todos los detalles del
embarque, que comprenderán el número del Contrato u Orden de Compra, una
descripción de los bienes, las cantidades, el nombre de la embarcación, el
número y la fecha del conocimiento de embarque, el puerto de embarque, la
fecha de embarque, el puerto de descarga, etc. El Proveedor Adjudicado
enviará por courier a Hivos, con copia a la compañía de seguros, los siguientes
documentos, consignados a nombre de Hivos.
Correo certificado (vía aérea) - Para bienes importados solamente
a. Tres originales y tres copias del documento de embarque (Bill of Lading) o Guía
Aérea (Air Waybill) negociable, limpio a bordo, con la indicación “flete pagado” y
tres copias del documento de embarque no negociable;
b. Original y tres copias de la factura del proveedor en que se indique la
descripción de los bienes, códigos, cantidades, precio unitario, monto total de los
bienes, términos de venta, país de origen, forma de pago, así como nombre y
11
dirección exactas;
c. Original y tres copias de la lista de empaque, con indicación del contenido de
cada bulto, código del bien, nombre del bien y cantidad;
d. Certificado de seguro;
e. Certificado de garantía del fabricante o Proveedor;
f. Certificado de inspección, emitido por la entidad inspectora autorizada, y el
informe de inspección de la fábrica del Proveedor;
g. Ficha técnica del bien;
h. Certificado de origen y
i. Certificado de análisis de laboratorio.
Hivos deberá recibir los documentos antes mencionados completamente
legibles, sin manchones, tachones ni borrones, por lo menos quince días
antes de la llegada de los bienes al puerto o lugar de destino y, si no los
recibe, el proveedor será responsable por cualquier gasto resultante de ello
(demoras, estadías en puerto o aduanas, almacenaje).
Es necesario que el proveedor envíe los suministros o bienes motivo de
esta licitación totalmente asegurados, inclusive dentro de las instalaciones
de aduanas y puertos y hasta que los mismos sean retirados de dichas
instalaciones. Hivos no se responsabilizará ni pagará los bienes que dentro
de las instalaciones anteriormente descritas sufran un siniestro.
G.
En el caso de bienes nacionales:
Una vez entregados los bienes al transportista, el Licitante notificará y enviará a
Hivos los siguientes documentos:
a. Original y una copia de la factura del Proveedor en que se indique una
descripción, la cantidad, el precio unitario y el monto total de los bienes y forma
de pago.
b. Nota de entrega o recibo para transporte por carretera;
c. Certificado de garantía del fabricante o Proveedor;
d. Certificado de inspección emitido por la entidad inspectora autorizada e informe
de inspección de la fábrica del Proveedor, y
e. Certificado de seguro;
f. Certificado de origen;
g. Ficha técnica del bien;
h. Certificado de análisis de laboratorio; y todos aquellos certificados requeridos en
el documento de Licitación/Cotización respectivos.
Hivos deberá recibir los documentos arriba mencionados antes de la llegada de
los bienes; si no recibe dichos documentos, todos los gastos conexos correrán
por cuenta del Proveedor.
XIX.
CRONOGRAMA
A.
La entrega de bienes y/o suministros por parte del Licitante, que
resultaren de un Contrato y/o Orden de Compra, se hará en
conformidad con el calendario o cronograma presentado. Se requiere
que los bienes sean entregados de acuerdo al anexo II, globalmente,
o bajo este concepto Hivos podrá solicitar entregas parciales de
12
los productos cotizados y bajo confirmación de orden de
Compra y/o Contrato, el precio debe mantenerse durante el
tiempo contractual de todas las entregas.
Tanto los condones como los lubricantes es necesario que sean
entregados en Julio y/o Agosto del año 2016.
Hivos emitirá el contrato respectivo durante el presente año.
El proveedor deberá de enviar conjuntamente con su oferta
una nota de aceptación de entrega en los meses y año
descrito anteriormente
XX.
EMPAQUE Y EMBALAJE
A. El Licitante embalará y empacará los bienes con los mejores materiales y con el
mayor cuidado, de acuerdo con las regulaciones comerciales de empaque de
exportación para este tipo de bienes. Los materiales para empaque a utilizarse
deberán ser adecuados para proteger los bienes mientras están en tránsito.
B. No se permitirá sobre costo por empaque y embalaje, a menos que así lo autorice por
escrito Hivos.
XXI.
GARANTÍAS
A. El Licitante certificará que los insumos Ofertados son nuevos, sin uso y de fabricación
corriente. Asimismo el Licitante deberá garantizar que los bienes estén libres de
defectos de diseño, material y manufactura o fabricación, y que cumplen con todos los
requisitos y especificaciones de la Oferta de acuerdo a las condiciones indicadas en las
especificaciones técnicas. En caso de detectarse alguna deficiencia, y a pesar de esta
certificación o garantía, el Licitante está obligado a la sustitución o arreglo de los
Insumos a su costo incluyendo pagos de impuestos, transportes, envíos, etc.,
etc.
B. Obtener las especificaciones del fabricante.
C. No incluir dentro de los envíos muestras de los productos a los cuales se les realizare
pruebas de control de calidad.
D. El proveedor esta obligado a realizar las pruebas de control de calidad de los productos
solicitados mientras estén en sus instalaciones.
E. Realizar públicas las pruebas de control de calidad realizadas a los productos
solicitados por Hivos.
F. Enviar los documentos aduanales y legales con los datos de información requeridos,
todo bien o suministro importado deberá de venir en “Dólares Norteamericanos”,
cualquier cambio por ser distinta a la moneda, será responsabilidad del Licitante.
13
XXII: CADUCIDAD:
Tanto los condones como los lubricantes deberán de tener una fecha de
vencimiento de como mínimo 3 años a partir de la fecha de fabricación; para tal
caso los productos como tal, deberán de haber sido fabricados con un máximo
de 90 días antes de la entrega.
XXIII. COMPENSACIÓN POR LIQUIDACIÓN DE DAÑOS Y PERJUICIOS
A.
El Licitante pagará a Hivos una compensación por daños atribuibles a la demora en
la entrega de los productos. Dicha compensación será de un 1% por día calendario
de demora respecto de la fecha de entrega Ofertada, y no excederá del 10% del
monto total de la Oferta, pudiendo incluso Hivos cancelar el Contrato y/o Orden de
compra por la falta de entrega de los productos en el tiempo convenido. Para lo
cual Hivos no realizará ningún reembolso o pago por envíos extemporáneos o
tardíos.
Hivos espera recibir su oferta a la brevedad, a más tardar en la fecha y hora límite indicada
anteriormente.
Adquisiciones y Contrataciones
HIVOS.
14