CONJUNTO MIRADOR DE SUBA ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS 12 DE ABRIL DE 2015 CONTENIDO 1. CONVOCATORIA ASAMBLEA 2.015 2. REGLAMENTO PARA SESIONAR 3. ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL 4. INFORME DE ADMINISTRACION INFORME DE CONSEJO DE ADMINISTRACION 2.014 4.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 4.1.1 CONTRATOS 4.1.2 GESTIÓN OPERATIVA 4.2 GESTIÓN FINANCIERA 4.2.1 Balance General Comparativo a Diciembre 2014 4.2.2 Estado de Resultados a Diciembre 2014 4.2.3 Ejecución Presupuestal a Diciembre 2014 4.2.4 Notas explicativas a los Estados Financieros 4.2.5 Proyecto Presupuesto 2015 5. PROYECTOS DE INVERSION 1. CONVOCATORIA ASAMBLEA Bogotá, Marzo 27 del 2015 Señores(as) PROPIETARIOS(AS) CONJUNTO MIRADOR DE SUBA Ciudad REF: CMS-018-03-15 CITACION ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA DOMINGO 12 DE ABRIL DE 2015 HORA 9:00 A.M. Apreciado(a) Propietario(a): Por medio de la presente y dando alcance a la norma legal que regula la propiedad horizontal, Ley 675 de Agosto 03 de 2001 y así mismo al Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto, y en mi calidad de Representante Legal del CONJUNTO MIRADOR DE SUBA me permito convocar a los Propietarios(as) a la ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA que se realizará el día DOMINGO 12 DE ABRIL DEL 2015 EN EL COLEGIO MILITAR ANTONIO NARIÑO UBICADO EN LA CRA 92 No. 157-44 A LAS 9:00 A.M. El ORDEN DEL DÍA a considerarse es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM. ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA. ELECCIÓN COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA. INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DE LA ADMINISTRACIÓN INFORME DEL REVISOR FISCAL. INFORME DE VEEDORES PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA FISCAL DEL AÑO 2015 ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ELECCION DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA ELECCION DEL REVISOR FISCAL. PROPOSICIONES Y VARIOS. En caso de no reunirse el quórum necesario para deliberar y decidir en PRIMERA CONVOCATORIA, (más del 51% del total de los coeficientes), esta sesionara y decidirá válidamente en SEGUNDA CONVOCATORIA con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados, al tercer día hábil de la convocatoria inicial, con el mismo orden del día y en las Instalaciones del Conjunto Mirador de Suba PARÁGRAFO: REPRESENTACIÓN. Los propietarios podrán hacerse representar en la asamblea por otro propietario mediante poder escrito, favor diligenciar el formato (poder) anexo a esta citación y enviarlo con la persona que lo representa. Nota: Los libros de contabilidad se encuentran a disposición de los propietarios en la oficina de la Administración. Los informes consolidados y presupuesto se enviarán en próximos días (previa asamblea). Se recuerda a todos y cada uno de los propietarios estar a Paz y Salvo por concepto de cuotas de administración. La inasistencia a la asamblea acarrea una multa de un canon de Administración vigente Cordialmente, OLGA RODRIGUEZ CASTELLANOS Administradora C.C. File Conjunto 2. REGLAMENTO PARA SESIONAR 1. La elección de los cargos de Presidente y Secretario de la Asamblea General Ordinaria, se hará por mayoría de votos, bajo el sistema que apruebe la Asamblea. 2. Por derecho, es el Presidente de la Asamblea el director del debate, solamente él puede ceder el derecho al uso de la palabra. 3. El secretario general tiene las siguientes funciones dentro de la Asamblea: a. Asignar el orden del derecho al uso de la palabra pasándola al director del debate. b. Llevar el orden de las intervenciones de los copropietarios. c. Tomar nota de los aspectos significativos durante el desarrollo de la reunión y elaborar el acta. 4. Los participantes que quieran hacer uso de la palabra, la pedirán levantando la mano para que sean anotados por el secretario y posteriormente, el director del debate la concederá en el respectivo orden. 5. En cada tema, un participante puede intervenir máximo dos (2) veces y hacer uso de la palabra hasta por (2) minutos en cada intervención. 6. Todo participante que haga uso de la palabra, debe dirigirse con el mayor respeto a la Asamblea y/o a una persona determinada, sin entablar intervenciones personalizadas. 7. Mientras alguien este interviniendo, no podrá ser interrumpido por nadie, solo por el director del debate y esto cuando se esté saliendo del orden o las circunstancias que así lo ameriten. 8. Los copropietarios que no puedan asistir a la asamblea, pueden delegar a otro copropietario, por medio de un poder firmado, presentado con anterioridad en la oficina de administración o entregado en el momento que el apoderado registre su firma. 9. Los miembros de los organismos de administración y dirección de la copropiedad, los administradores y revisores y empleados de la propiedad horizontal, no podrán representar en las reuniones de la Asamblea, derechos distintos a los suyos propios mientras estén en ejercicio de sus cargos. (RPH) 10. Deberá asistir solo un representante (propietario o apoderado) por inmueble. 11. Durante el desarrollo de la reunión, se recomienda a los asistentes tener los celulares en modo silencioso o apagado. 3. ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS CONJUNTO MIRADOR DE SUBA CONSEJO DE ADMINISTRACION REVISOR FISCAL REPRESENTANTE LEGALOLGA A. RODRIGUEZ C. CAROLINA MORALES PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO Contador CLAUDIA SANDOVAL VIGILANCIA SERVICIOS GENERALES TODERO 4. INFORME DE ADMINISTRACIÓN 2014 Dando cumplimiento con lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal, presentamos a ustedes el informe de gestión del Consejo de Administración y la administración de la Copropiedad La Asamblea General en sesión ordinaria realizada el 22 de Marzo de 2014, nombró a nueve (9) propietarios como miembros del Consejo de Administración para la vigencia 2014-2015 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Alfonso Rico José Leónidas Nieto Juan Román Ávila Raúl Herrán Henry Ariza Mauricio Garrido Jorge Murcia Luz Marina de Molina Martha Solano En el presente informe encontrarán relacionadas las diferentes actividades administrativas y operativas que se han realizado en cumplimiento a los requerimientos y necesidades del Conjunto Mirador de Suba en su proceso de funcionamiento durante el año 2014, esto bajo los lineamientos propuestos a los copropietarios por la administración bajo un esquema de administración inicial, la gestión y control promovida por el consejo de administración elegido para el periodo 2014 y el cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal al igual que la Ley 675 de 2001. De igual manera se presentan en este informe las diferentes actividades y conceptos que se requiere implementar para la vigencia del año 2015 esto de acuerdo a las necesidades operativas y administrativas que demanda actualmente el funcionamiento el Conjunto Mirador de Suba en referencia a su ocupación y conservación de las áreas. 4.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 4.1.1 CONTRATOS CONTRATOS DE SERVICIOS OLGA RODRIGUEZ CASTELLANOS 1. Administración Valor del contrato $1.600.000.oo Empresa de Vigilancia IMAN SEGURIDAD 2. Vigilancia 3. Aseo y Mantenimiento Guardas Cuarto de Monitoreo = Día y Noche Guarda Parqueaderos (2) = Día y Noche Guarda Recepción = Día y Noche Valor del contrato $17.044.364.oo Tres (3) operarias de aseo tiempo completo Un (1) todero tiempo completo Valor del contrato$5.943.600.oo Compañía ACE –SEGUROS S.A. 4. Seguros Renovación de la Póliza de Copropiedad Áreas 24 de enero del 2014 Valor Asegurable $6.672.200.000.oo Valor Prima Anual: $10.669.970.oo con 10 pagos mensuales 5. Revisoría Fiscal CAROLINA MORALES 6. Contador Publico CLAUDIA SANDOVAL $616.000.oo del 1 de Agosto al 31 de julio del 2015 CONTRATOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOS 7. Motobombas y Equipo de presión SERVICATAMI Por Valor $232.000.oo mensuales desde el 1 de abril del 2014 4.1.2 GESTIÓN OPERATIVA ACTIVIDAD SUPERVISION SEGURIDAD ASEO MANTENIMIENTO ARCHIVO Y ACTAS OBSERVACIONES Supervisión de las actividades del todero y las operarias de aseo de acuerdo a los cronogramas establecidos desde el mes de Noviembre/2014 Reuniones con el personal de seguridad. Permanente revisión y seguimiento de protocolos de seguridad, instrucciones para trasteos, ingresos de material y salida de escombros. Se le ha radicado 4 cartas a la empresa de vigilancia para que se dé respuesta y solución a los rayones de los vehículos, cambio de personal de vigilancia, control con los vehículos de visitantes, control con los parqueaderos de residentes, control de motos y mayor seguridad en la copropiedad Personal de aseo y mantenimiento. Permanente revisión y seguimiento a los cronogramas de trabajo. Instrucciones para aseo y mantenimientos. No se ha realizado cambio de personal de Señora de oficios varios Con relación al todero se realizaron 3 cambios durante el año 1. Cañuela: Construcción de cañuela 2. Gaviones: Construcción de Gaviones 3. Cuarto de Bombas No 2 Arreglo 4. Demarcación de parqueaderos 5. Compra e instalación de los reductores de velocidad 6. Diseño de Portería 7. Reparación tubería de agua potable 8. Reparación de talanquera 9. Nivelación lozas parqueadero 10. Suministro película de seguridad para cuarto de monitoreo 11. Arreglo de luz 12. Suministro e instalación de equipos de protección 13. Cambio de válvulas de pie de motobombas El archivo de la oficina y las actas se encuentran al día e impresos en los libros respectivos. Se compro computador portátil e impresora con scanner Página Web del conjunto REGISTRO DE PROPIETARIOS Y RESIDENTES Se ha venido actualizando lainformación de Residentes, de acuerdo a lo estipulado por la Ley 675/2001. CONTABILIDAD La contabilidad y manejo financiero del Conjunto se ha llevado de acuerdo a las normas, la ejecución presupuestal y estados financieros han sido presentados oportunamente al Consejo y Revisor Fiscal. Recuperación efectiva de cartera. Se ha hecho el respectivo seguimiento y envío de comunicaciones a los apartamentos y casas que se retrasan en el pago de la administración. NUEVOS RESIDENTES ingreso de nuevos residentes del conjunto: aproximadamente 12 nuevos propietarios 4.2 GESTIÓN FINANCIERA Adjuntamos a este informe: 4.2.1 Balance General Comparativo a Diciembre 2014 4.2.2 Estado de Resultados a Diciembre 2014 4.2.3 Ejecución Presupuestal a Diciembre 2014 4.2.4 Notas Explicativas a los Estados Financieros 4.2.5 Proyecto presupuesto 2015 5. PROYECTOS 2015 Para el año 2015, la Administración del Conjunto Mirador de Suba y el Consejo de Administración, presentan a la Asamblea los siguientes proyectos. PROYECTO Lavada de impermeabilización de fachadas Arreglo de adoquín de los parqueaderos Arreglos de senderos peatonales de acuerdo a la norma en forma de rampla Pintura de torres puntos fijos Cambios de registros de torres y casas Traslado de Chut de Basuras (construcción) La asamblea está programada desde las 9:00 A.M HASTA LA 1.00 P.M 4.2 GESTIÓN FINANCIERA Adjuntamos a este informe: 4.2.1 Balance General Comparativo a Diciembre 2014 4.2.2 Estado de Resultados Comparativo a Diciembre 2014 4.2.3 Ejecución Presupuestal Comparativo a Diciembre 2014 4.2.4 Notas Explicativas a los Estados Financieros 4.2.5 Proyecto presupuesto 2015
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