1. No category

MINISTÈRE DE LA DÉFENSE
ÉTAT-MAJOR
REG_080423_CIMD
DES ARMÉES
CENTRE D’IDENTIFICATION
DES MATERIELS DE LA DEFENSE
REFERENTIEL
AGREMENT TECHNIQUE
Relatif aux
PRESTATIONS
D’IDENTIFICATION/CODIFICATION OTAN
DES ARTICLES DE RAVITAILLEMENT
8ème édition
Approuvée le 15 avril 2015
L’édition en vigueur de ce document est celle accessible via intranet et Internet du CIMD.
S’assurer de la validité de toute copie avant usage.
BP 10 – 35998 RENNES CEDEX 9 – Tél. : Tél. : 02.90.22.60.95 - Fax : 02.90.22.60.94
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CIMD
Référentiel agrément technique
Edition 8
15/04/2015
REG_080423_CIMD
Page 2/15
CYCLE DE VALIDATION
Rédaction
TSEF. Thierry Lainé
Responsable qualité
BPMR/E
Validation
Approbation
Lcl Bernard
Directeur adjoint du CIMD
Date : 15/04/2015
Date : 15/04/2015
Visa : sur exemplaire de Visa : sur exemplaire de référence
référence
Lcl GOEDHEER
Directeur du CIMD
Date : 15/04/2015
Visa : sur exemplaire de référence
MODIFICATIONS
N° édition
1.1
1.2
1.3.
4
5
6
7
8
Paragraphe
Date
23/04/08
27/11/08
10/02/09
18/10/10
5.4.1. Niveau
aptitude
5.4.2. Niveau
expertise
5.5. Diffusion
6/12/12
5.4.1. Niveau
aptitude
5.4.2. Niveau
Expertise
31/07/13
4/02/2014
15/04/2015
Modification
Création
Révision § 3, 5, ajout des annexes
Révision § 1, 3,5, annexe 1
Révision § 3, 5- Charte graphique
- suppression du sigle SGNN
Refonte du document
Modification des conditions
d’attribution
Modification des conditions
d’attribution
Diffusion des coordonnées des
sociétés agréées
Modification des conditions
d’attribution
Origine
DIR/SGNN
DIR/SGNN
DIR/SGNN
DIR/CG/Q
DIR/BPMR
DIR/BPMR
DIR/BPMR/E
DIR/BPMR/E
DIFFUSION
Portail internet du CIMD : http://www.cimd.interarmees.defense.gouv.fr
GESTIONNAIRE(S)
Pour diffusion interne
Pour diffusion externe
DOC_DRM_001_01
BPMR
Portail internet CIMD
2
CIMD
Référentiel agrément technique
Edition 8
15/04/2015
REG_080423_CIMD
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SOMMAIRE
1. OBJET ............................................................................................................................................................... 4
2. DOMAINE D’APPLICATION ........................................................................................................................ 4
3. REFERENCES .................................................................................................................................................. 4
4. TERMINOLOGIE ET ABREVIATIONS ...................................................................................................... 4
5. CONDITIONS D’ATTRIBUTION DE L’AGREMENT TECHNIQUE ................................................... 4
5.1. PRINCIPES ................................................................................................................................................. 4
5.2. AGREMENT D'APTITUDE ....................................................................................................................... 5
5.3. AGREMENT D'EXPERTISE...................................................................................................................... 5
5.4. VALIDITE .................................................................................................................................................. 6
5.5. DIFFUSION ................................................................................................................................................ 6
6. ANNEXES ......................................................................................................................................................... 7
ANNEXE I - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS SOUS AGREMENT D’APTITUDE ......... 7
ANNEXE II - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS SOUS AGREMENT D’EXPERTISE ....... 8
ANNEXE III - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS DE SUIVI DE L’AGREMENT ............... 9
ANNEXE IV - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS D’EVALUATION DE LA
PERFORMANCE ............................................................................................................................................ 10
ANNEXE V - DEMANDE D'AGREMENT TECHNIQUE/RENOUVELLEMENT ...................................... 11
ANNEXE VI – AGREMENT TECHNIQUE NIVEAU APTITUDE OU EXPERTISE ................................... 15
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Référentiel agrément technique
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1. OBJET
Ce document précise les conditions d’attribution de l’agrément technique délivré par le Centre
d’Identification des Matériels de la Défense pour la réalisation des travaux
d’identification/codification OTAN, conformément à l’instruction n° 1444/DEF/EMA/OL4 relative à
la nomenclature « système OTAN » et aux missions du CIMD du 12/08/1993.
Cet agrément, obligatoire, garantit aux donneurs d’ordres du ministère de la Défense que les
organismes agréés, disposent des connaissances professionnelles nécessaires et reconnues pour réaliser
des travaux d’identification/codification selon le système OTAN.
2. DOMAINE D’APPLICATION
Ce document s’adresse à toute société privée qui souhaite exercer des
d'identification/codification des articles de ravitaillement OTAN pour le compte du CIMD.
activités
3. REFERENCES
[R1] : Instruction n° 1444/DEF/EMA/OL4 relative à la nomenclature « système OTAN » et aux
missions du centre d’identification des matériels de la défense (CIMD) du 12/08/1993,
[R2] : Référentiel d’assurance qualité relatif aux prestations d’identification/codification OTAN du
CIMD (REF_080423_CIMD).
4. TERMINOLOGIE ET ABREVIATIONS
AQF : Assurance Qualité Fournisseur,
BMPT : Bureau Méthodes et Pilotage Technique,
BPMR/E : Bureau Performance et Maitrise des Risques/Environnement
CIMD : Désigne le Centre d’Identification des Matériels de la Défense, en tant que bureau national de
codification, et les sections de codification étatiques qui lui sont rattachées fonctionnellement,
OTAN : Organisation du Traité de l'Atlantique Nord,
SACRAL : Système d’Aide et de à la Création et à la Recherche d’Articles pour la Logistique.
PAQ : Plan d’Assurance Qualité
COCOID : COnseiller COordinateur en IDentification
5. CONDITIONS D’ATTRIBUTION DE L’AGREMENT TECHNIQUE
5.1. PRINCIPES
L’agrément technique comporte deux niveaux :
 1er niveau : Agrément d'aptitude
Il est délivré individuellement à chaque établissement d'une société identifiée. Il permet, à l’aide d’un
accès sur le système SACRAL, de réaliser des prestations d'identification/codification OTAN des
articles de ravitaillement.
2ème niveau : Agrément d'expertise
Il est délivré individuellement à chaque établissement d'une société identifiée possédant un agrément
d'aptitude et qui s'engage avec le CIMD dans une démarche d'assurance qualité fournisseur relative
aux prestations d’identification/codification OTAN (document de référence [R2]).
NB : Les bénéficiaires s'engagent à utiliser la langue française dans le cadre des travaux
d'identification/codification OTAN.
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Référentiel agrément technique
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5.2. AGREMENT D'APTITUDE
L’agrément d’aptitude suppose que les personnels en charge des travaux d’identification OTAN
disposent des connaissances techniques suffisantes pour étudier les diverses documentations des
matériels à codifier.
En outre, le responsable des travaux ainsi que le ou les codificateurs doit suivre une formation
minimale au CIMD1 conformément aux règles suivantes :
Acteurs
Niveau minimum requis
Responsable de
codification
Formation de responsable d'organisme de codification délivrée par le CIMD
Codificateur
100% des codificateurs doivent avoir suivi avec succès le niveau 1 de la
formation aux pratiques de la codification OTAN délivrée par le CIMD
L’instruction du dossier de candidature est décrite dans [l’annexe I].
Le dossier de candidature2 est composé des pièces suivantes (annexe V) :



Demande d’agrément technique/renouvellement QUA-DAT-001-01,
Fiche d’identification de l'établissement QUA-FIE-001-01,
Fiche "Ressources humaines" QUA-FRH-001-01.
NB : Le CIMD se réserve le droit de demander au candidat des renseignements complémentaires et
informe le candidat des raisons du refus en cas de décision négative.
5.3. AGREMENT D'EXPERTISE
Pour obtenir un agrément d’expertise, l'établissement ou la société doit disposer d’un agrément niveau
aptitude et exprimer sa volonté de s’engager dans une démarche d’assurance qualité fournisseur telle
que définie dans le document de référence [R2].
Les exigences requises en matière de formation sont synthétisées dans le tableau ci-dessous :
Acteurs
Niveau minimum requis
Responsable de codification
Formation de responsable d'organisme de codification délivrée par le CIMD
Codificateur
Formation aux pratiques de la codification OTAN délivrée par le CIMD :
100% des codificateurs doivent avoir suivi avec succès le niveau 1
50% des codificateurs doivent avoir suivi avec succès le niveau 2
L’instruction du dossier de candidature est décrite dans [l’annexe II].
L’agrément d’expertise permet au candidat de réaliser des travaux d’identification/codification OTAN
en offrant un accès au système SACRAL et d’obtenir s’il le souhaite le droit de COCOID industriel,
lui permettant de maîtriser le processus industriel de codification (cf. document de référence [R2]).
NB : Un modèle d’agrément technique est donné en [Annexe VI].
1
2
: Formation gratuite pour la société.
: Disponible sur le portail internet du CIMD.
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5.4. VALIDITE
5.4.1. Niveau aptitude
L’agrément d’aptitude est accordé pour une période de trois ans, sous réserve d’une activité annuelle
minimum de l’entité agréée de 50 travaux de codification (création ou modification de NNO). Cette
activité sera mesurée à la date anniversaire de l’attribution de l’agrément. En cas de non atteinte de ce
seuil d’activité, l’agrément de la société deviendra automatiquement caduc.
Au terme de ces trois ans, la société devra démontrer sa capacité à devenir « expert »
d’identification/codification OTAN, en adhérent à la démarche d'assurance qualité fournisseur relative
aux prestations d’identification/codification OTAN (document de référence [R2]).
5.4.2. Niveau expertise
L’agrément d’expertise a une durée de validité d’un an pour la première année d’obtention puis de un
à trois ans renouvelable selon le niveau de confiance accordé par le CIMD
Les conditions de maintien et de retrait de l'agrément d'expertise sont précisées ci-après :
Niveau de satisfaction
global
S
A
M
I
Conséquences
Maintien de la confiance
Actions d’amélioration
Retrait de l’agrément possible4
Retrait de l’agrément
Durée
du futur agrément 3
3 ans
1 an
5.5. DIFFUSION
La cartographie des organismes agréés par le CIMD est disponible sur site Internet et Intradef du
CIMD dans la rubrique « le système OTAN de codification ».
Pour les organismes qui ne souhaitent pas être contactés, leurs coordonnées seront remplacées par une
mention de type "Cet organisme ne souhaite pas être contacté pour la réalisation de prestations
d’identification-codification."
3
4
Après échéance de l’agrément en cours.
Après délais d’amélioration négociés avec le CIMD selon la situation.
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6. ANNEXES
ANNEXE I - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS SOUS AGREMENT D’APTITUDE
Phases
Renseignement du dossier de
demande d’agrément technique
Société
Secrétariat
CIMD


Enregistrement du dossier

Examen des exigences requises
pour obtenir l’agrément

Étude de la recevabilité
BMPT



DOC_DRM_001_01


Information sur le portail
intranet – intradef – internet du
CIMD


Directeur
CIMD

Décision de la direction du
CIMD
Droits utilisateurs SACRAL
BPMR



En réception du résultat de l’action
En action
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ANNEXE II - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS SOUS AGREMENT D’EXPERTISE
Phase
Renseignement du dossier de
demande d’agrément technique
Société
Secrétariat
CIMD


Enregistrement du dossier

Étude de la recevabilité :
Plan Assurance Qualité des
travaux d'identification/
codification

Certifications attribuées à
l'établissement





Information sur le portail
intranet – intradef – internet du
CIMD
Droits CoCoId Industriel
Directeur
CIMD

Décision de la direction du
CIMD
Droits utilisateurs SACRAL
BPMR

Examen des exigences requises
pour obtenir l’agrément

BMPT





En réception du résultat de l’action
En action
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ANNEXE III - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS DE SUIVI DE L’AGREMENT
Phase
Société
Secrétariat
CIMD
Modification des informations
concernant la société ou
l’établissement


Enregistrement de l’information
Vérification des
requises
pour
l’agrément
BMPT

Étude de la recevabilité


Décision de la direction du
CIMD




Information sur le portail
intranet – intradef – internet du
CIMD
Droits CoCoId Industriel
Directeur
CIMD

exigences
conserver
Droits utilisateurs SACRAL
BPMR





En réception du résultat de l’action
En action
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ANNEXE IV - ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DU PROCESSUS D’EVALUATION DE LA
PERFORMANCE
Phase
Réalisation
des
travaux
d’identification/codification
Société

CoCoid
BMPT
Sections
étatiques
BPMR
Secrétariat
CIMD
Directeur
CIMD

Vérification :

Dossier de preuves
Délais de réalisation
Enregistrement du niveau de
satisfaction (SAMI)
Pilotage des audits techniques



Réalisation des audits
Evaluation
satisfaction
(SAMI)
du niveau de
des
audits
Mesure de la performance
(SAMI)
Évolution du PAQ


Evaluation
du niveau de
satisfaction du PAQ (SAMI)
Décision de la direction du
CIMD





Information sur le portail
intranet du CIMD
Droits CoCoId




Evaluation de la performance
Droits utilisateurs SACRAL







En réception du résultat de l’action
En action
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Référentiel agrément technique
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ANNEXE V - DEMANDE D'AGREMENT TECHNIQUE/RENOUVELLEMENT
DEMANDE D'AGREMENT TECHNIQUE
EN TRAVAUX D'IDENTIFICATION/CODIFICATION OTAN
NIVEAU D'APTITUDE (1)
NIVEAU D'EXPERTISE (1)
Conformément au référentiel d’assurance qualité relatif aux prestations d’identification/codification OTAN du CIMD,
une société peut demander un agrément d'expertise sous réserve qu'elle dispose d'un agrément d'aptitude en cours de
validité.
J'ai
l'honneur de vous transmettre, dûment renseigné, le dossier de demande d'agrément technique en
identification/codification OTAN concernant :
 SOCIETE : ………………………………………………………………………………………………….…..
 ETABLISSEMENT : ………………………………………………………………………….………………..
Je reconnais avoir pris connaissance des dispositions du référentiel d’assurance qualité relatif aux
prestations d’identification/codification OTAN du CIMD REF_080423_CIMD et en accepter les
dispositions.
J'accepte sans réserve de donner toutes facilités aux auditeurs mandatés par le CIMD pour procéder à un examen
de l'exactitude des renseignements fournis et des procédures utilisées.
J'accepte que les renseignements fournis dans le présent dossier soient utilisés par le CIMD, en vue d'une décision
d'attribution, de maintien ou de retrait de d'agrément technique.
Je m'engage à aviser le CIMD de tout changement de structure, d'activité ou de modalité d'exercice de celle-ci
susceptible d'entraîner la remise en cause de mon agrément.
Je demande à disposer des droits de CoCoId industriel dans SACRAL
Oui
Non
Je
m’engage à déléguer un collaborateur qualifié à toutes les convocations pour réunions demandées par le
CIMD.
Fait à : ………………………………..
le : ………………………………………
Nom, qualité et signature de la personne ayant le pouvoir d'engager l'établissement.
(1) : Cocher la case.
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IDENTIFICATION DU CANDIDAT POUR L'OBTENTION D'UN AGREMENT TECHNIQUE
POUR LES TRAVAUX D'IDENTIFICATION/ OTAN
RAISON SOCIALE : ………………………………………………….SIGLE :……………………....
Forme juridique de la société : …………...............................................Date de fondation :………...
N° SIREN :…………………………………..
N° SIRET :………………………………….. Numéro du registre du Commerce :………………..
Adresse du siège social : …………………………………………………………………………………
Téléphone : ………….
Télécopie :…………….
Courriel :………………………………
Noms et fonctions des dirigeants : ……………………………………………………………………….
Renseignements concernant l'établissement pour lequel un agrément est demandé
Etablissement
Adresse géographique
Adresse postale
SIRET
Coordonnées du responsable de l'établissement
Nom, prénom
Téléphone
Télécopie
Courriel
QUA-IAT-001-01
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Référentiel Agrément Technique
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Organisation
Fournir un organigramme précisant :
 La position de l'établissement au sein de la société,
 La position de la section de codification au sein de l'établissement.
URL du portail internet de la société : ………………………………………………………………………
Identification des personnels
1. RESPONSABLE DE CODIFICATION
Nom
Prénom
Téléphone
Courriel
Téléphone
Courriel
2. CODIFICATEURS
Nom
Prénom
Moyens en place pour les travaux d'identification et de codification
 Plan Assurance Qualité des travaux d'identification/codification OTAN des articles de ravitaillement
Fourniture obligatoire dans le cadre d'une demande d'agrément d'expertise.
 Certifications attribuées à l'établissement par des organismes officiels et domaines concernés
Si le domaine identification/codification OTAN est concerné, fournir une copie du certificat.
QUA-IAT-001-01
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Référentiel Agrément Technique
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RESSOURCES HUMAINES
Diplômes :
Nom
Diplôme
Spécialité
Année d’obtention
Formations suivies au CIMD
Désignation
Année
Désignation
Année
Autres formations
Activités déjà exercées en matière de codification OTAN
Désignation
QUA-FRH-001-01
Société
Année
14
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Référentiel Agrément Technique
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ANNEXE VI – AGREMENT TECHNIQUE NIVEAU APTITUDE OU EXPERTISE
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