I Marketing-Aktionen in UK 2015
I Marketing-Aktionen in UK 2015 UK Roadshow 2013 „Spin with Berlin“– © visitBerlin Das Berlin Convention Office in UK wirbt für die gesamte Destination Berlin Großbritannien ist der wichtigste Auslandsmarkt Berlins für den MICE-Bereich. Daher unterstützt eine Repräsentantin, Lisa Stewart, die Marketingaktivitäten des Berlin Convention Office (BCO) vor Ort. Sie akquiriert neue Kunden und Anfragen für Berlin und sendet diese weiter an das BCO. Dieses leitet die Anfragen an die Berliner Partner weiter. Eine individuelle Unterstützung Ihrer eigenen Marketingaktionen in UK kann unsere Repräsentantin leider nicht leisten. Bitte sehen Sie daher von individuellen Termin-Vereinbarungen mit unserer UK-Repräsentantin ab. Vielen Dank für Ihr Verständnis! Meeting Place Berlin, 2.-6. Juli 2015 Am besten überzeugen sich Kunden von Berlin, wenn sie die Stadt selbst erleben. Im Jahr 2015 steht dafür als zentrales Veranstaltungsformat der Meeting Place Berlin zur Verfügung. Bitte weisen Sie alle Ihre (potenziellen) Kunden darauf hin. Diese können sich direkt auf der Seite www.meetingplace-berlin.com für eine Teilnahme registrieren und werden anschließend qualifiziert. Seite 1 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 In Ergänzung zum Meeting Place Berlin bieten wir Ihnen vor Ort in UK in Kooperation mit der Kongresssäule des visitBerlin Partnerhotel e.V. weitere „Buy-In-Veranstaltungen“ an. Da wir dieses Programm in enger Kooperation mit den Veranstaltern anbieten, können wir Berlin hervorgehoben präsentieren und auf Ihre Wünsche eingehen. Wir bieten Ihnen nach Ihrer Wahl die Teilnahme an 4 verschiedenen Aktionen an. Diese können Sie der jeweils nachfolgenden Beschreibung (Leistungsbeschreibung) entnehmen. Die Teilnahme ist entgeltpflichtig (Teilnahmegebühr). Reiseleistungen, wie z.B. Flug, Hotel und Transfer sind von Ihnen selbst zu buchen und zu zahlen. Die Reiseplanung vor Ort in UK (Transfers zwischen den Stationen der Aktion/Hotelzimmervermittlung etc.) übernimmt visitBerlin in Abstimmung mit den Teilnehmern. Kostenschuldner der Reiseleistungen ist in diesem Fall jedoch ebenfalls der Teilnehmer selbst, es sei denn einzelne Reiseleistungen sind in der Leistungsbeschreibung zur Aktion explizit als inklusive ausgewiesen. Seite 2 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 UK-Aktion 1: Berlin Sales Calls und Teilnahme m&it Awards ---KEINE ANMELDUNG MEHR MÖGLICH--Termin: 2.-3. März 2015 (Di-Mi, ganztags) (An- und Abreise durch die Teilnehmer individuell) Ort: (Greater) London und (Greater) London/Midlands (nach Wunsch der Teilnehmer) Am Ende des zweiten Tages: Teilnahme bei den m&it Awards in London Teilnehmerkreis: Das Kontaktbüro des BCO Hume Whitehead (Marktbetreuung UK) plus max. 3 Anschließer (1-2 Hotels + 1 Location/Agentur) Leistungen: 6 vorqualifizierte Kundentermine (Fokus: große Agenturen) Planung/Organisation der Reise und Vorbereitung der Präsentation 2 x Teilnahme bei den m&it Awards in London (Teilnehmer + 1 Kunde) Nachbereitung mit Follow-up, Telesales und Bericht Bei der Auswahl der Kunden und der Route gehen wir weitgehend auf Ihre Wünsche ein, können aber nicht garantieren, dass diese gänzlich erfüllt werden können. Teilnahmebeitrag (netto) für Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 1.500 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Teilnahmebeitrag für Nicht-Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 1.800 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Anmeldeschluss: 12. Dezember 2014 (keine Anmeldung mehr möglich) First come, first serve (jeweils innerhalb der Kategorie „Hotels“ und „Location/Agentur“) Seite 3 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 UK-Aktion 2: Event 360° mit Berlin Ausstellungsbereich (‚Destination Hub‘) ---KEINE ANMELDUNG MEHR MÖGLICH-- Neues Veranstaltungsformat der Zeitschrift C&IT Magazine, welches 2014 zum ersten Mal angewandt wurde Neben Vorträgen und Diskussion gibt es in diesem innovativen Format Ausstellungsbereiche, Präsentationen für alle Teilnehmer und vorterminierte Gespräche. C&IT bietet uns an, gemeinsam als Destination BERLIN aufzutreten und im Ausstellungsbereich einen „Berlin-Bereich“ zu kreieren Video von dieser Veranstaltung 2014 Link zum Bericht im C&IT Magazine. Informationen zur Kundenstruktur der Veranstaltung 2014 finden Sie anbei. Termin: 5. Juni 2015 (Fr, ganztags) (An- und Abreise durch die Teilnehmer individuell ) Ort: Location in London (tbc) Teilnehmerkreis: Berlin Convention Office plus max. 9 Anschließer Leistungen: min. 12 (Kunden-) Termine für BCO/Berlin (bei denen auch die anderen Aussteller präsentiert werden) sowie min. 5 (Kunden-) Termine für jeden einzelnen Partner (jeweils 20 min/Termin) Kontaktliste aller Teilnehmer der Veranstaltung Alle Mahlzeiten und Getränke während der Veranstaltung inkl. (exkl. Bar-Drinks) „Berlin Zone“: spezieller Destinations-Ausstellungsbereich, den alle Berliner Aussteller gemeinsam gestalten, um Berlin hervorgehoben zu präsentieren. Innerhalb des gebuchten Bereichs kann sich jeder Aussteller auch individuell präsentieren (z.B. eigener Tisch.) Eigenes Firmenlogo auf der Event 360° Webseite Ganzseitige Darstellung/Anzeige in der Event 360° App Möglichkeit, etwas für die Event 360°-Teilnehmer-Goodie-Bags beizusteuern Teilnahmemöglichkeit an der Intro und Icebreaker-Session sowie an den 3 Keynote-Sessions Bei 9 Anschließern: Möglichkeit des BCO, auf einer Podiumsdiskussion Berlin zu präsentieren Teilnahmebeitrag für Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 1800 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Teilnahmebeitrag (netto) für Nicht-Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 2300 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Anmeldeschluss: 06. Februar 2015 (keine Anmeldung mehr möglich) First come, first serve Seite 4 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 UK-Aktion 3: C&IT Agency Forum mit Berlin Ausstellungsbereich (‚Destination Hub‘) ---KEINE ANMELDUNG MEHR MÖGLICH-- Etabliertes Format mit Face-To-Face-Terminen mit UK-Agenturen à 20 min. ca. 70 Kunden und ca. 35 Aussteller (Supplier) C&IT bietet uns an, bis zu 10 Aussteller aus Berlin zuzulassen und diese in einen „Berlin-Bereich“ zu gruppieren, der einen eigenen Networking-Rahmen für Berlin schafft: „This activity has been adapted specifically for Berlin and no destination has been represented like this before. We would have our own destination hub in the centre of the room and partners get both quantity and quality time with agents. We have the opportunity to make a stand and brand it so that we have maximum impact. I believe this will be a one off opportunity for us because after we showcase what can be done at the forum other destinations will want to follow suit.” Video: http://www.citmagazine.com/cit-agency-forum Informationen zur Kundenstruktur der Veranstaltung 2014 finden Sie anbei. Termin: 5.-7. August 2015 (Mi Abend –Fr Mittag) (An- und Abreise durch die Teilnehmer individuell) Ort: Hotel/ Location in London (tbc) Teilnehmerkreis: Berlin Convention Office plus max. 9 Anschließer Leistungen: - Mind. 15 vorterminierte Gespräche für das BCO/Berlin und zusätzlich mind. 5 vorterminierte pro Partner - Kontaktliste aller Kunden und Teilnehmer mit allen Kontaktinformationen - 2 Übernachtungen im Tagungshotel inkl. - Essen und Getränke (außer Bar-Drinks) und Abendprogramm inkl. Teilnahmebeitrag für Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 2.000 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Teilnahmebeitrag (netto) für Nicht-Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 2.300 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Anmeldeschluss: 06. Februar 2015 (keine Anmeldung mehr möglich) First come, first serve Seite 5 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 UK-Aktion 4: Berlin Sales Calls und Teilnahme MIMA Awards Termin: 08. & 09. Oktober 2015 (2 Tage - ganztags) (An- und Abreise durch die Teilnehmer individuell) Ort: (Greater) London und (Greater) London/Midlands (nach Wunsch der Teilnehmer) Am Ende des zweiten Tages ab 18 Uhr: Teilnahme an den MIMA Awards in London Location: QEII Conference Center London Teilnehmer: Berlin Convention Office plus max. 3 Anschließer (1-2 Hotels + 1 Location/Agentur) Destinationen: (Greater) London und (Greater) London/Midlands (nach Wunsch der Teilnehmer) Leistungen: 6 vorqualifizierte Kundentermine (Fokus: große Agenturen) Planung/Organisation der Reise und Vorbereitung der Präsentation 2 x Teilnahme bei den MIMA Awards in London (Teilnehmer + 1 Kunde) Nachbereitung mit Follow-up, Telesales und Bericht Bei der Auswahl der Kunden und der Route gehen wir weitgehend auf Ihre Wünsche ein, können aber nicht garantieren, dass diese gänzlich erfüllt werden können. Teilnahmebeitrag für Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 1.500 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Teilnahmebeitrag (netto) für Nicht-Säulenmitglieder (1 Vertreter/in aus Berlin): 1.800 Euro bei Präsentation von einem weiteren Haus durch den anwesenden Partner: + 550 Euro Anmeldeschluss: 30. Juni 2015 First come, first serve (jeweils innerhalb der o.g. Kategorie „Hotels“ und Location/Agentur“) Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Marco Oelschlegel Robert Luft Seite 6 von 9 T: 030 264748-496 T: 030 264748-828 [email protected] [email protected] I Marketing-Aktionen in UK 2015 Ihre Anmeldung UK-Aktivitäten des visitBerlin BCO in Kooperation mit der Kongresssäule des visitBerlin Partnerhotels e.V. Ja, ich melde mich verbindlich an (Mehrfachanmeldungen möglich): Keine Teilnahmegarantie UK-Aktion 1: Berlin Sales Calls und Teilnahme m&it Awards (Leistungen s.o.) □ 1.500,- € netto für Säulenmitglieder □ 1.800,- € netto für Nicht-Säulen-Mitglieder und weitere Interessenten □ 550,-- € netto für eine zusätzliche Präsentation eines zweiten Unternehmens/Hauses durch den anwesenden Partner Zusätzliche Kosten für Flug, Transfers, Übernachtung und persönliche Ausgaben im Hotel trägt jeder Teilnehmer selbst. Anmeldeschluss: 12. Dezember 2014 UK-Aktion 2: Event 360° mit Berlin Ausstellungsbereich (Leistungen s.o.) □ 1.800,- € netto für Säulenmitglieder □ 2.300,- € netto für Nicht-Säulen-Mitglieder und weitere Interessenten □ 550,-- € netto für eine zusätzliche Präsentation eines zweiten Unternehmens/Hauses durch den anwesenden Partner Zusätzliche Kosten für Flug, Transfers, Übernachtung und persönliche Ausgaben im Hotel trägt jeder Teilnehmer selbst. Anmeldeschluss: 06. Februar 2015 UK-Aktion 3: C&IT Agency Forum mit Berlin Ausstellungsbereich (Leistungen s.o.) □ 2.000,- € netto für Säulenmitglieder □ 2.300,- € netto für Nicht-Säulen-Mitglieder und weitere Interessenten □ 550,-- € netto für eine zusätzliche Präsentation eines zweiten Unternehmens/Hauses durch den anwesenden Partner Zusätzliche Kosten für Flug, Transfers, zusätzl. Übernachtung und persönliche Ausgaben im Hotel trägt jeder Teilnehmer selbst. Anmeldeschluss: 06. Februar 2015 UK-Aktion 4: Berlin Sales Calls und Teilnahme MIMA Awards (Leistungen s.o.) □ 1.500,- € netto für Säulenmitglieder □ 1.800,- € netto für Nicht-Säulen-Mitglieder und weitere Interessenten □ 550,-- € netto für eine zusätzliche Präsentation eines zweiten Unternehmens/Hauses durch den anwesenden Partner Zusätzliche Kosten für Flug, Transfers, Übernachtung und persönliche Ausgaben im Hotel trägt jeder Teilnehmer selbst. Anmeldeschluss: 30. Juni 2015 Seite 7 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 Teilnahmebedingungen: Veranstalter der UK-Aktionen ist die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin). Kooperationspartner des Veranstalters ist der visitBerlin Partnerhotel e.V. Eine Teilnahme ist ausschließlich zu den hier aufgeführten Bedingungen möglich. 1) Mit der Anmeldung zu den UK-Veranstaltungen bestätigen Sie verbindlich Ihre Teilnahme nach Maßgabe des Angebots (Leistungsbeschreibung) nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung und dieser Teilnahmebedingungen. Sollte nur eine Voranmeldung erforderlich sein, ist dieses explizit ausgewiesen. 2) Teilnahmeberechtigt sind Mitarbeiter/Vertreter der visitBerlin Partnerhotels e.V. sowie von Agenturen, Locations und sonstigen Dienstleistern der MICE-Branche aus Berlin. Voraussetzung ist weiterhin, dass der/die Teilnehmer/in das 18. Lebensjahr vollendet hat und seinen aktuellen Wohnsitz in Berlin hat. 3) Je Unternehmen ist nur ein Mitarbeiter/Vertreter zur Teilnahme berechtigt. Die Ersatzteilnahme im Falle der Verhinderung setzt die Stornierung, die Neuanmeldung sowie die Zugehörigkeit zum anmeldenden Unternehmen voraus. Vertritt ein Teilnehmer ein weiteres (Partner-) Hotel, so entstehen zusätzliche Kosten gemäß Leistungsbeschreibung/Anmeldeformular. 4) Der Teilnahmeantrag (Anmeldung) bedarf der Bestätigung von visitBerlin. Die Bestätigung erfolgt per Fax oder EMail in der Regel innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Anmeldung. visitBerlin behält sich die Ablehnung einer Anmeldung zur Teilnahme jederzeit vor. Die Ablehnung bedarf nicht der Angabe von Gründen. 5) Die Reiseorganisation/-planung sowie Reisekosten für Flüge, Hotels und Transfers sind nicht Bestandteil des Angebots, es sei denn es wurde explizit in der Leistungsbeschreibung darauf hingewiesen. 6) Nach verbindlicher Anmeldung wird die Rechnung übersandt. Die Teilnahmegebühr ist durch den Teilnehmer spätestens 10 Tage nach Rechnungseingang auf das in der Rechnung angegebene Konto der Berlin Tourismus & Kongress GmbH zu begleichen. Der Zahlungseingang wird dem Teilnehmer nochmals gesondert bestätigt. Erst nach Zahlungseingang erfolgt die verbindliche Teilnahmebestätigung. 7) Für einen ausreichenden Auslands-Krankenversicherungsschutz sowie die Absicherung etwaiger Unfall-Risiken (Unfallversicherung) sorgt der Teilnehmer selbst und auf eigene Kosten. visitBerlin haftet insoweit nicht. 8) Die vertragliche Haftung visitBerlin`s für Schäden, die nicht aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit resultieren, ist auf den dreifachen Preis der Teilnahmegebühr beschränkt, soweit ein Schaden des Kunden weder vorsätzlich noch grob fahrlässig herbeigeführt wird oder soweit visitBerlin für einen dem Kunden entstehenden Schaden allein wegen eines Verschuldens eines Leistungsträgers verantwortlich ist. visitBerlin haftet nicht für Schäden die der Teilnehmer anlässlich von Leistungen Dritter erleidet, die nicht Bestandteil der Leistungsbeschreibung sind. Der Teilnehmer ist verpflichtet, für eigens mitgeführtes Equipment/Ausstattung/Garderobe selbst Sorge zu tragen. visitBerlin haftet nicht für etwaigen Verlust oder Beschädigungen. Einwilligung zur Nutzung und Weitergabe der Kundendaten: visitBerlin gibt nach dem jeweiligen Aktionsende eine Liste der teilnehmenden Kunden (Vor- und Zuname, Jobtitel, Firma) an alle Teilnehmer aus, soweit die Kunden bei der Anmeldung ausdrücklich ihr Einverständnis hierzu erklärt haben. Die Teilnehmer verpflichten sich wiederum, diese Daten nicht an Dritte weiterzugeben und ausschließlich für den vorgesehenen Zweck zu nutzen. Die Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich zu rein informativen Zwecken. visitBerlin ist zur Nutzung der Kundendaten für nicht veranstaltungsbezogene Zwecke (z.B. Werbung zu Angeboten des Berlin Convention Office, Versand von Infomaterialien, Aufnahme in die Kundendatenbank etc.) nur berechtigt, wenn der Kunde bei der Anmeldung ausdrücklich in diese Nutzung einwilligt. Die Einwilligung kann jederzeit zurückgezogen werden. Eine Weitergabe der Daten an Dritte seitens visitBerlin ist nicht gestattet. Stornierung & No-Show: Die Teilnahme an den UK-Aktionen kann bis zum 12.01.2015 ohne Angabe von Gründen storniert werden. Eine Stornogebühr/Entschädigung des Veranstalters wird dem Teilnehmer in diesem Fall nicht berechnet. Die Stornierung hat Seite 8 von 9 I Marketing-Aktionen in UK 2015 gegenüber visitBerlin schriftlich zu erfolgen. Die Stornierung gilt als erfolgt, wenn sie vom Veranstalter schriftlich bestätigt wurde. Die Bestätigung der Stornierung erfolgt noch am selben Tag. Bei einer Stornierung nach Ablauf des 12.01.2015 bzw. bei Nicht-Erscheinen wird eine Stornogebühr in Höhe der vollen Teilnahmegebühr zzgl. Mwst. pro Person (pauschal) berechnet. Der Teilnehmer ist berechtigt, alternativ eine Ersatzperson zu stellen, vorausgesetzt die Teilnahmekriterien treffen wie oben beschrieben auf diesen zu. Kann die Ersatzperson vom Veranstalter nicht berücksichtigt werden, wird die oben genannte Stornogebühr erhoben. Dem Teilnehmer bleibt es ausdrücklich vorbehalten, dem Veranstalter ersparten Aufwendungen nachzuweisen, bzw. dass eine anderweitige Verwendung des gebuchten Aktionsplatzes stattgefunden hat. Im Falle eines solchen Nachweises ist der Teilnehmer nur verpflichtet, den entsprechend geringeren Betrag zu zahlen. Unternehmen: Name des Teilnehmers: Funktion: Festnetznummer: Mobilnummer: E-Mail: Datum/Unterschrift des Unternehmens (Vertretungsberechtigter/Firmenstempel) Seite 9 von 9
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