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Audit du circuit de l’information
Patrick BATTINI
Présentation
préalable
Sommaire
Patrick BATTINI
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Rappel de l’objet de l’étude
Vision globale de l’activité
Gestion d’une cuisine centrale
Gestion d’un restaurant
Les outils informatique communs
Les outils informatique d’une cuisine centrale
Les outils informatique d’un restaurant
Cas spécifique de CUERS
La gestion informatique
Impression d’ensemble
Pistes de réflexion
Avantages et inconvénients
En quoi puis-je vous être utile ?
Prochaine étape
Audit du circuit de l’information
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Rappel de l’objet de l’étude
Cette présentation a pour but de valider le circuit de l’information afin de passer à la phase
PRECONISATIONS.
J’ai visité les sites suivants
Restaurant : ENSOSP
Cuisine centrale : Bouc Bel Air
Cuisine centrale, restaurant : Cuers
Service informatique : GWL (Mr Lombardo)
J’ai eu une conversation téléphonique avec Mr ALLEMAND au sujet du nouveau MUSTANG.
Concernant CRP, je n’ai pas eu l’occasion de le voir et de l’analyser. Peut-être qu’un audit
auprès de Mr GALEGO serait nécessaire
Aucune investigation au sujet du service commercial
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Patrick BATTINI
Vision globale de l’activité : acteurs et flux
SERVICE
COMMERCIAL ?
COMPTA
EXPLOITATION
DRH
ACHATS
Patrick BATTINI
MERCURIALE
ACHATS
VENTES
FRAIS
GENERAUX
INVENTAIRE
GESTION DE LA
PAYE ET DU
PERSONNEL
GESTION DE
L’EXPLOITATION
NEGOS
COMMANDES
MARCHANDISES
FOURNISSEURS
RESEAU
UTILISATION
CUISINES
CENTRALES
RESTAURANTS
MAINTENANCE
CAISSES
GESTION DES REPAS
FACTURATION
GIL-RECO
GESTION DES REPAS
CLIENTS
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MAINTENANCE
SOLLICITATIONS
DIVERSES
INFORMATIQUE
Gestion d’une cuisine centrale
Fournisseurs
Patrick BATTINI
Livraison
FICHE DE
POINTAGE
Commandes
En rouge, les outils utilisés
SAGE
Commandes
MAILS, FAX
Clients
institut.
Nomenclature
Menus
Inventaire
PROPOSITION SELON ANCIENS MENUS
MUSTANG EXCEL
Validation menus
Fabrication des
plats
Clients
autres
Fiches EXEL par plat
Frais généraux
MUSTANG EXCEL
Salaires
Conditionnement
Fiches EXCEL par client
Livraison REPAS
DOUBLE SAISIE EXCEL + MUSTANG
Fiches de livraison EXCEL
Siège
Facturation
Facturation supp.
MUSTANG EXCEL
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Convives
CCL Commandes clients
MEN Menus
CMD Commandes marchandises
LIV Livraison marchandise
INV Inventaire
FAP Fabrication des plats
CND Conditionnement
LIR Livraison repas
FAC Facturation client
FAS Facturation client supp.
SAL Gestion des salaires
DEV Devis
FGN Frais généraux
Gestion d’un restaurant
Fournisseurs
Patrick BATTINI
Livraison
Document SAGE de contrôle
Commandes
SAGE
En rouge, les outils utilisés
Commandes
Clients
institut.
Menus
MAILS, FAX
Clients
autres
Nomenclature
Inventaire
MENUS MANUELS ETALES SUR PERIODE
MUSTANG EXCEL
Devis
Frais généraux
EXCEL
MUSTANG EXCEL
Repas
Salaires
SELON % DE TAUX DE PRISE
DOUBLE SAISIE EXCEL + MUSTANG
Convives
Siège
Facturation
MUSTANG EXCEL
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Facturation supp.
RECO
MUSTANG EXCEL
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CCL Commandes clients
MEN Menus
CMD Commandes marchandises
LIV Livraison marchandise
INV Inventaire
FAP Fabrication des plats
CND Conditionnement
LIR Livraison repas
FAC Facturation client
FAS Facturation client supp.
SAL Gestion des salaires
DEV Devis
FGN Frais généraux
Les outils informatique communs
Processus
Phase
Logiciel
Observations
Commandes clients
Envoi par mail ou par fax
Commandes march.
ACHATS
SAGE
Produits pas à jour, manipulation pas naturelle
Livraison
Réception
SAGE
Document de pointage produit par SAGE
Facture fournisseur
EXCEL MUSTANG
Pointage avec la commande et recopie
Inventaire
Comptage
Mise à jour
EXCEL MUSTANG
Saisie du comptage
EXCEL MUSTANG
A partir des commandes
Comptage des présences
EXCEL
Le tableau du siège pas pratique : autre classeur
Mise à jour fichier siège
EXCEL MUSTANG
Facturation clients
Gestion des salaires
Manuel
Devis
EXCEL
Frais généraux
Saisie des factures
Outils spécifiques
EXCEL MUSTANG
La saisie des commandes via SAGE pose problème.
Sauf oubli, il n’est pas normal que la commande ne soit pas amendée par la livraison
Il est anormal qu’on doive « tout » reprendre dans Mustang alors que tout a déjà été saisi
Le comptage de l’inventaire prend beaucoup de temps
Un système est à l’étude (voir diapo LOMBARDO)
La facturation client devrait pouvoir être automatique à partir des commandes
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!
Patrick BATTINI
Les outils informatiques d’une cuisine centrale
Patrick BATTINI
Processus
Phase
Logiciel
Observations
Fabrication plats
Fabrication des plats
EXCEL
Une fiche par plat avec quantité totale selon commande
Conditionnement
Après fabrication
EXCEL
Une fiche avec liste des plats et conditionnements
Livraison repas
Clients standards
EXCEL
Bon de livraison
Clients autres
EXCEL
Bon de livraison et feuille d’information
Chaque phase nécessite une ressaisie à partir de la commande client.
Les seuls éléments variables étant les menus et les commandes, les autres phases pourraient être automatisées
A noter que c’est pour cette raison principalement que CUERS n’utilise pas les documents excel de BOUC mais a
créé lui-même ses propres outils.
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!
Les outils informatique des restaurants
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Processus
Menus
Facturation clients supp
Phase
Logiciel
Observations
Composition
EXCEL
Selon menus précédents
Affichage
EXCEL
Mise en forme
Reprise infos de caisse
RECO
Récupération manuelle
EXCEL MUSTANG
Ressaisies
Le logiciel de caisse RECO permet de générer un fichier EXCEL.
Il suffirait d’une macro pour insérer les éléments automatiquement dans MUSTANG
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!
Cas spécifique de CUERS
Cuers est une cuisine centrale qui sert également des couverts chaque jour
Le système de conditionnement des repas est différent de celui de Bouc
Le responsable a créé ses propres outils Excel pour la production
Les autres outils sont gérés actuellement par Yann MOULIN
Les commandes SAGE
MUSTANG
Quel est l’avenir de cette organisation ?
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Patrick BATTINI
La gestion informatique
Le système informatique est géré par la Société GWL dirigée par Gérard LOMBARDO.
Sa société est principalement spécialisée dans le développement de logiciels pour les
transports
Mr LOMBARDO a 3 collaborateurs
Son partenariat avec GARIG est centré sur la gestion du réseau et la sauvegarde des fichiers
Il apporte à l’occasion sa contribution à la mise en place d’automatismes EXCEL et au
paramétrage de SAGE (nouveau MUSTANG avec Mr ALLEMAND)
En cas d’absence, un de ses collaborateurs est à même de prendre le relai au niveau de la
maintenance du réseau.
Les procédures sont répertoriées
Ses connaissances concernant GARIG ne sont pas partagées avec ses collaborateurs
Mr LOMBARDO fabrique des logiciels et ne voie pas EXCEL comme un outil de gestion solide
et rigoureux.
Actuellement, il teste un logiciel spécifique en collaboration avec Michel ALLEMAND, qui
permettrait la saisie via code barre, des inventaires.
Le parc informatique de GARIG est en location et n’est pas géré par lui. A l’occasion, il peut
donner un coup de main
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Patrick BATTINI
Impression d’ensemble
Les phrases écrites en couleur émanent de faits entendus et pas forcément constatés.
Patrick BATTINI
Chacun s’accorde à dire que SAGE n’est pas adapté à la saisie des commandes : trop complexe
Il y a trop de classeurs Excel dans tous les sens
D’une entité à l’autre, aucun outil commun à part SAGE et MUSTANG
Beaucoup de ressaisies et de redondances entre les feuilles EXCEL (Cuisine centrale notamment)
Les mises à jour de MUSTANG font aussi trop l’objet de ressaisies
Les utilisateurs sont livrés à eux-mêmes sans vrai référent.
Il n’existe aucune « main courante » électronique des demandes d’améliorations ou des
dysfonctionnements
Mr LOMBARDO n’a pas le temps et l’esprit à jouer ce rôle.
Le nouveau MUSTANG est perçu comme une « arlésienne » par ceux qui n’en sont pas équipés
Il n’apporte pas vraiment de novations pour les entités, seulement pour le siège.
Est-on bien sûr que GAP et BERRE ont le même fonctionnement que l’ENSOSP ?
J’ai cru comprendre que GAP utilise un progiciel de restauration et que BERRE a un fonctionnement différent des autres
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Pistes de réflexion
Patrick BATTINI
A partir de ce premier état des lieux, un certain nombre de pistes se dégage pour
moi.
Il faut y voir là une simple base de discussion.
Cette discussion, et selon ce qui aura été dit de mon constat, pourra aboutir à
d’autres angles d’attaque.
Qu’en est-il ?...
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Pistes de réflexion
Logiciel
métier
Patrick BATTINI
Progiciel
métier
Excel
Mustang
Prévisionnel
Stock
Frais généraux
Facturation
Fabrication
x
Livraisons
x
Commandes
Mercuriale
Personnel
Comptabilité
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SAGE
Avantages et inconvénients
Les PLUS
Les MOINS
Logiciel
métier
Sur mesure
Productivité accrue
Base de donnée centralisée
Mise à jour des fichiers centraux simplifiée
Evolutions à la carte
Délai de réalisation
Instabilité logicielle en phase de modifs
Coût relatif
Chef de projet côté GARIG
Progiciel
métier
Déjà prêt
Stabilité logicielle
Productivité accrue
Base de donnée centralisée
Mise à jour des fichiers centraux simplifiée
Trouver le progiciel qui correspond
Délai de réalisation
Coût important selon utilisation
Risque de fonctionnalités pas gérées
Maitrise du progiciel : expert à demeure
Excel
Sur mesure
Rapidité de mise en oeuvre
Evolutions à la carte
Obligation d’utiliser des passerelles vers SAGE
Peut s’avérer bloquant en cas d’augmentation
de la taille des données
Risques de complexités
Pertes de productivité
SAGE
Centralisation de l’ensemble
Nécessite une expertise sinon très complexe
Coût élevé
Mises à niveau déstabilisantes
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Patrick BATTINI
En quoi puis-je vous être utile
Patrick BATTINI
Logiciel
métier
Progiciel
métier
Analyse détaillée
Cahier des charges
Trouver un partenaire
Négocier
Suivre le projet
Aide à la mise en place, assistance
Documentation
Formation
Evolutions
Analyse détaillée
Cahier des charges
Assistance pour trouver un produit
Négocier
Suivre le projet
Aide à la mise en place, assistance
Documentation
Formation
Evolutions
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Excel
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Analyse détaillée
Cahier des charges
Mise à niveau des outils dans un
seul (MUSTANG +)
Suivre le projet
Aide à la mise en place, assistance
Documentation
Formation
Evolutions
SAGE
Etude du progiciel
Proposer des solutions
Prochaine étape
Patrick BATTINI
Selon les orientations, pour chaque piste.
Evaluation des délais
Evaluation des ressources
Evaluation des coûts par poste
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C’est terminé…
Patrick BATTINI
Merci beaucoup de votre attention.
Prochain rendez vous ?
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