ESTUDIO ESPECIAL
Agilidad frente a control: la colaboración del futuro
Alberto Belle
IDC OPINION
En este documento se recogen las opiniones y conclusiones que se compartieron en el almuerzo
ejecutivo organizado por IDC en colaboración con Box en abril de 2015 sobre la colaboración del
futuro.
En estos años, se ha producido un cambio significativo en el usuario de la tecnología: como
consumidor accede a herramientas sociales y de compartición de ficheros, que tienen un interfaz
de usuario similar a las herramientas de negocio. De hecho, el usuario se está convirtiendo en el
principal impulsor de herramientas de colaboración en muchas organizaciones.
La creciente madurez y facilidad de uso de las herramientas colaborativas ha extendido su ámbito
de aplicación a una amplia variedad de procesos, así como de sectores.
Los participantes destacan la integración con las soluciones existentes como el aspecto más
valorado en una solución colaborativa. La competitividad en coste también es importante, aunque
no en primer lugar.
La seguridad sigue siendo un factor de gran relevancia, aunque la percepción de la seguridad
varía. Hay algunas organizaciones que por política interna no utilizan la nube pública, mientras
que otras sí lo hacen, tras una negociación que incluye aspectos como la posibilidad de auditar al
proveedor, o verificar el cumplimiento de una serie de normativas.
El cálculo del ROI conlleva una serie de retos, dado que los ahorros en procesos operativos, o de
tiempo, tienen un componente cualitativo que lo hace difícil de medir. No obstante, hay aspectos
de las soluciones en cloud pública, como la conversión de CAPEX a OPEX, o el pago por uso, que
reducen el riesgo, y son generalmente fácilmente entendidos por los decisores financieros.
Las soluciones de colaboración en la nube están en un proceso tanto de madurez por parte de la
oferta, como de crecimiento en adopción por parte de la demanda. Este es un proceso de círculo
virtuoso, en el que como resultado cada vez más procesos de negocio serán colaborativos.
abril 2015, IDC #2015
LA NUEVA COLABORACIÓN IMPULSADA POR EL USUARIO
La gran mayoría de los participantes expresaron que en sus organizaciones se está produciendo
un cambio en el usuario de tecnología: antes era el Departamento de TI el que tenía que ser
proactivo, y proponer soluciones al usuario. Ahora, cada vez más es el propio usuario quien
propone soluciones. Este cambio se ha producido en los últimos años, motivado por los siguientes
factores:

Disponibilidad de tecnología: Antes, la colaboración estaba limitada a videoconferencia, o
a algún tipo de comunicación enriquecida. Ahora, con la tecnología que ofrece el
Smartphone, el empleado puede tomar datos (ej. realizar fotografías), así como compartir
información. En ese aspecto, las estrategias de movilidad han dado como resultado
iniciativas de colaboración.

Experiencia privada del usuario: El usuario ya utiliza las redes sociales, o compartición de
ficheros en su vida privada (la llamada "consumerización"), y cualquier herramienta cuyo
interfaz de usuario se asemeje a esta experiencia, va a ser fácilmente adoptada. De
hecho, el propio usuario (en particular, la generación nativa digital o "millenials"),
demanda cada vez más este tipo de herramientas en el entorno de trabajo, y hay
organizaciones que las implementan para atraer talento.

Globalización: En el caso de empresas con presencia en diferentes países, si hay un
conjunto de herramientas disponibles en un país determinado, los empleados de otros
países las piden para sus respectivos entornos de trabajo.

Concienciación de las posibilidades de colaboración: La generalización de estas
herramientas en el ámbito privado, ha hecho que muchos negocios que antes no
contemplaban la colaboración como una prioridad, comiencen a percibir sus ventajas. En
consecuencia, la colaboración se está extendiendo a prácticamente todos los sectores.
La colaboración no solamente se está extendiendo a los diferentes sectores, sino también a un
número creciente de procesos en una misma organización. La disponibilidad de herramientas está
favoreciendo que algunos procesos se transformen en colaborativos, lo que les da más agilidad y
permite mayor control. En el gráfico a continuación se refleja en qué ámbitos hay demanda de
colaboración:
©2015 IDC
#2015
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GRÁFICO 1
ÁREAS DONDE HAY DEMANDA DE SOLUCIONES COLABORATIVAS
Gestión de proyectos
76%
Comercial
60%
RRHH y formación
52%
Innovación
44%
Cadena de suministro / Compras
28%
Otros (por favor, especificar)
16%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Fuente: IDC, 2015
La demanda creciente de colaboración por parte del usuario, hace que si no es atendida, o su uso
no es aprobado por el Departamento de TI, este termine buscando soluciones por su cuenta (el
uso de Shadow IT). Para muchas organizaciones, Shadow IT es un barómetro de la distancia
entre el Departamento de TI y el usuario, y su detección ha impulsado la implementación de
soluciones de colaboración formalmente en las empresas.
También se sigue dando el caso de que las iniciativas de colaboración provengan de la propia
organización. Por ejemplo, cuando las empresas se embarcan en iniciativas de transformación
digital, la colaboración suele ser parte de la hoja de ruta.
ASPECTOS VALORADOS EN UNA SOLUCIÓN COLABORATIVA
Una vez que las organizaciones ofrecen soluciones colaborativas que resuelvan las necesidades
de los empleados, se espera que se reduzca o desaparezca el fenómeno de Shadow IT, con los
riesgos e ineficiencias que conlleva. En el evento se debatieron los aspectos que tendría que
cubrir una solución colaborativa para ser aceptada por los usuarios.
Se presentan a continuación estos elementos:
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GRÁFICO 2
ASPECTOS VALORADOS EN UNA SOLUCIÓN COLABORATIVA
Integración con redes
3,7
Competitividad en coste
2,4
Seguridad
2,4
Acceder y colaborar
1,7
Compartición de documentos
1,3
Agilidad
0,9
0,0
0,5
1,0
1,5
2,0
2,5
3,0
3,5
4,0
Fuente: IDC, 2015
El aspecto más valorado es la integración con las soluciones existentes. Una solución colaborativa
puede ser utilizada por un número amplio de usuarios, de diferentes departamentos, países, o
incluso diferentes tipos de empresas. La integración con las tecnologías de cada uno es
imprescindible para asegurar que todos los participantes colaboren de forma efectiva.
La competitividad en coste el aspecto valorado en segundo lugar, a cierta distancia del primero.
Las soluciones de colaboración en modo pago por uso (ej. cloud), son apreciadas por las
empresas.
Las garantías de seguridad que ofrezca el proveedor representan un criterio que sigue siendo de
gran importancia. Este aspecto se describirá en más detalle en el apartado siguiente.
La facilidad para acceder y colaborar, entendida como que la solución sea accesible desde
cualquier dispositivo, de forma que el usuario pueda acceder a la herramienta y colaborar en
cualquier contexto, es también valorada.
Los participantes señalaron otros aspectos que valoran en una solución colaborativa en la nube:

Estabilidad de la solución, de forma que el usuario esté protegido de riesgos de
obsolescencia.

Escalabilidad granular, que permita crecer poco a poco.
©2015 IDC
#2015
3

Escalabilidad hacia atrás: Si la organización decide decrecer en el número de usuarios, es
importante que la solución lo permita, sin producir discontinuidades.
Aunque las soluciones de colaboración han existido desde hace años, es ahora cuando se está
generalizando su adopción. Se preguntó a los participantes hasta qué punto las soluciones de
colaboración resuelven sus necesidades:
GRÁFICO 3
DISPONIBILIDAD DE HERRAMIENTAS ADECUADAS
Tengo herramientas que me solucionan solo
parte de mis necesidades
50%
Las herramientas que tengo no me resuelven
mis necesidades de colaboración
23%
Las herramientas de que dispongo resuelven al
completo mis necesidades de colaboración
19%
Otros (por favor, especificar)
8%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Fuente: IDC, 2015
En opinión de los participantes, este resultado refleja dos aspectos:

El mercado de herramientas de colaboración está madurando, y la oferta de soluciones se
irá enriqueciendo en los próximos años.

Las necesidades de colaboración son cada vez más amplias, y es difícil que una solución
única resuelva las necesidades de una empresa.
RETOS Y SOLUCIONES EN LA COLABORACIÓN
Se debatieron también los retos de las soluciones de colaboración, que se presentan en el gráfico
a continuación:
©2015 IDC
#2015
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GRÁFICO 4
RETOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES COLABORATIVAS
Seguridad
77%
Hábitos del usuario (Shadow IT)
73%
Falta de preparación / formación de los usuarios
65%
Silos de información (arquitectura)
58%
Falta de confianza o transparencia interna para
compartir información
31%
Retos de comunicación entre personas de
diferentes países y con diferentes culturas.
31%
Otros (por favor, especificar) 4%
0%
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Fuente: IDC, 2015
El reto que atrajo más la atención fue la seguridad, en particular en relación con la nube. Se
comentaron dos aspectos en particular:

Políticas contrarias al uso de nube pública: Algunas de las organizaciones tienen políticas
que no autorizan subir datos a la nube pública.

Privacidad y acceso por parte del administrador: Los privilegios de acceso del
administrador y los riesgos que puedan ir asociados a acciones del administrador sobre
datos en la nube representan una barrera para alguna de las organizaciones participantes.
Para resolver este reto, los participantes propusieron introducir la conversación sobre seguridad
en el marco de la negociación del contrato con un proveedor, de forma que se cubran los
siguientes aspectos:

Cumplimiento de las normativas de protección de datos y seguridad

Segregación de los datos

Procedimientos de los administradores acordes con la normativa internacional

Posibilidad por parte del cliente de auditar el servicio, y conocer dónde se encuentran los
datos
También es importante realizar un análisis de riesgos, y tener muy claro qué datos se suben a la
nube, y cuáles se quedan dentro de la organización. También se destacó la necesidad de
gestionar adecuadamente las claves de acceso.
©2015 IDC
#2015
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Hay otros retos que se identificaron en relación con las soluciones colaborativas:

Hábitos del usuario: El principal reto está en conseguir que la herramienta se utilice en la
organización. En el caso de usuarios que utilizan Shadow IT, el reto está en conseguir que
adopten la herramienta propuesta por el Departamento de TI. Esto dependerá en cierta
medida de cómo se explique la solución, de llevar a cabo unos pilotos con un grupo de
usuarios comprometido con el éxito del proyecto, que provean feedback adecuado, y que
tengan visibilidad sobre el resto de la organización.

Otro aspecto importante está relacionado con la preparación o formación de los usuarios.
Para muchas organizaciones, es importante que las herramientas de colaboración sean
sencillas, y puedan ser utilizadas por empleados sin conocimientos avanzados de
tecnología. Un caso es el de los comerciales, que gracias a estas herramientas pueden
cerrar transacciones de forma inmediata, y tomar decisiones sobre disponibilidad de
recursos (tiempo, salas, personas), para cerrar una venta.
LA IMPORTANCIA DEL ROI
Presentar un ROI convincente puede ser el criterio que marque la diferencia en la decisión sobre
implementar una tecnología colaborativa. Uno de los retos es que este análisis tiene que resultar
entendible para decisores que están fuera del Departamento TI, y pueden tener un perfil poco
tecnológico.
Asimismo, hay otros elementos que son más complejos de reflejar en el ROI:

Ahorros en costes operativos: esto requiere medir los costes operativos en primer lugar,
que no todas las organizaciones han hecho, y asociar la herramienta a las etapas del
proceso donde se producen los ahorros, que no siempre es fácil de atribuir en detalle

Ahorros de tiempo: para reflejarlos, es necesario medirlos y cuantificarlos
económicamente. Estos ahorros tienen un componente cualitativo, y además medirlos
requiere la participación de diferentes empleados

En nuevas iniciativas, no hay un legacy con el que comparar los resultados, y hay que
medir las ganancias estimando los resultados
Por otro lado, las soluciones colaborativas en la nube tienen una serie de elementos que facilitan
su presentación a decisores financieros:

Conversión de CAPEX a OPEX

Pago por uso

Escalabilidad
En conjunto, las soluciones basadas en cloud público tienen la ventaja de la reducción del riesgo,
dado que si no funcionan, pueden dejarse de usar sin tener que comprometer una inversión, lo
que facilita su aceptación.
©2015 IDC
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