‫ניהול תהליכים נבון בפריוריטי‬ ‫עם טכנולוגיית ‪Process Mining‬‬ ‫האתגרים‬ ‫תהליכים עסקיים‬ ‫‪ ‬ממוקדי לקוח (איכות‪ ,‬מהירות)‬ ‫‪ ‬יעילים (קיצוץ עלויות‪ ,‬הפחתת‬ ‫בזבוז)‬ ‫המצב השכיח‬ ‫תהליך‬ ‫רצוי‬ ‫תהליך‬ ‫מצוי‬ ‫כיצד ניתן לנתח את התהליך המתבצע?‬ ‫הרחבת השימוש בנתוני מערכות המידע‬ ‫במערכות מידע המנהלות תהליכים )‪(ERP, CRM, BPM‬‬ ‫מתועדים נתוני לוג‪:‬‬ ‫‪ ‬מהן הפעילויות שבוצעו‬ ‫‪ ‬מתי‬ ‫‪ ‬על ידי מי‬ ‫מה זה ‪?Process Mining‬‬ ‫הפקת מודל ויזואלי של התהליך המתבצע‬ ‫מנתונים קיימים במערכות המידע‬ ‫היתרונות‪:‬‬ ‫‪ ‬אובייקטיבי (מבוסס על עובדות)‬ ‫‪ ‬הפקה מהירה (אוטומטי)‬ ‫‪ ‬שלם (כל הוריאציות של התהליך)‬ ‫‪6‬‬ ‫הנתונים הנדרשים לניתוח התהליך‬ ‫‪ ‬באמצעות שאילתת מסך פשוטה בפריוריטי‪ ,‬נתוני לוג סטטוסים של התהליך הרצוי‬ ‫נשלפים ומיוצאים לאקסל‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫מזהה התהליך או התעודה (‪)case‬‬ ‫‪2‬‬ ‫מאפיין סטטוס או פעילות (השלב‬ ‫בתהליך)‬ ‫‪3‬‬ ‫תאריך חתימה של שינוי‬ ‫סטטוס‪ ,‬התחלה או סיום‬ ‫של פעילות‬ ‫‪ ‬ניתן להוסיף נתונים כמו לקוח‪ ,‬עובד‪ ,‬מוצר‪,‬‬ ‫סכום הזמנה‪ ,‬ועוד‪.‬‬ ‫‪ ‬כל שורה מייצגת ארוע (‪ :(Event‬פעילות‬ ‫שבוצעה או סטטוס שעודכן בתהליך‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫שלבי פרוייקט ‪Process Mining‬‬ ‫הגדרת‬ ‫התהליך‬ ‫הפקת‬ ‫נתונים‬ ‫• ניסוח שאלות‬ ‫• בעזרת מנהל ‪IT‬‬ ‫• הגדרת תחום‬ ‫הפרוייקט‬ ‫• פורמט ‪ CSV‬או‬ ‫‪XLS‬‬ ‫• זיהוי מקור‬ ‫הנתונים‬ ‫ניתוח‬ ‫הנתונים‬ ‫• ניתוח התהליך‬ ‫הקיים‬ ‫• תשובות לשאלות‬ ‫הצגת‬ ‫התוצאות‬ ‫• הצגת התוצאות‪:‬‬ ‫דו"ח‪ ,‬מצגת‪,‬‬ ‫סדנה וכדומה‬ ‫טיפול בהזמנות לקוח‬ ‫דוגמאות של תוצרי ניתוח‬ ‫משך הטיפול בהזמנות לקוח‬ ‫משך רצוי‪ :‬עד ‪ 3‬ימים‬ ‫המשך בפועל‪ :‬שבוע (עד ‪ 48‬ימים)‬ ‫איתור חוסר יעילות בתהליך‬ ‫‪ ‬ביצוע חוזר של פעולות (‪)1‬‬ ‫‪ ‬ביצוע בזה אחר זה של אותה פעולה (‪)2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫איתור צווארי בקבוק בתהליך‬ ‫אנימציה של התהליך‬ ‫‪ ‬הצגה ברורה של צווארי בקבוק ופעולות חוזרות בתהליך‬ ‫איתור חריגות מנוהלים‬ ‫‪ ‬הצגת מעקפים בתהליך‪ :‬ביצוע הזמנה עם בעיית אובליגו ללא אישור‪.‬‬ ‫איתור שינויים בתעודות לאחר אישור ביצוע‬ ‫‪ ‬ניתן לנתח את התהליך מהסטטוס "מאושרת לביצוע" ואילך‪.‬‬ ‫רשת ארגונית‬ ‫‪ ‬העברת העבודה בין עובדים בארגון‬ ‫‪ ‬בכל מלבן מוצג המספר המזהה של העובד‬ ‫‪ ‬ניתן להציג באותו אופן גם מחלקות‬ ‫השוואת ביצועי עובדים‬ ‫‪ ‬בכל מלבן מוצג סטטוס ומספר מזהה של העובד‬ ‫‪ ‬ניתן לזהות בקלות צווארי בקבוק‬ ‫בדיקת חוק עסקי שהוגדר לסטטוס של תעודה‬ ‫‪ ‬התנאי שהוגדר‪ :‬אם ההזמנה שוהה בסטטוס "מאושרת לביצוע" מעל יומיים‪ ,‬שלח הודעת דוא"ל‬ ‫לעובד שהוקצה לטפל בה‪.‬‬ ‫בדיקת חריגות מהחוק העסקי‬ ‫‪ ‬נתוני הסטטוס מראים שיש תעודות השוהות בסטטוס זה הרבה מעבר לזמן שנקבע‬ ‫דו"ח עם פרטי התעודות החריגות‬ ‫סיכום התועלות של ניתוח עם ‪Process Mining‬‬ ‫‪ ‬הצגה ויזואלית של התהליכים כפי שהם מתבצעים בפועל‬ ‫‪ ‬זיהוי והקטנה מיידית של בזבוז וחוסר יעילות‬ ‫‪ ‬הצגה ברורה של צווארי הבקבוק‪ ,‬המסלולים העיקריים והשיטות היעילות‬ ‫‪ ‬הבנת האופן בו העבודה מועברת בין עובדים ומחלקות‬ ‫‪ ‬הקצאה טובה יותר של העובדים לשיפור תפוקות‬ ‫‪ ‬אימות הציות לנוהלים ותקנים‬ ‫‪ ‬הבנת הסיבות לפערי ביצוע‬ ‫‪ ‬יכולת ניתוח של נתונים ממערכות שונות‬ Process Mining ‫מידע נוסף על‬ ‫דוגמאות לתהליכים שניתן לנתח‬ ‫‪ ‬שיווק ומכירות ‪ -‬הצעות מחיר‪ ,‬הזמנות לקוח‪ ,‬חשבוניות לקוח‪ ,‬החזר כספי‬ ‫‪ ‬רכש ‪ -‬דרישות רכש‪ ,‬הזמנות ספק‪ ,‬חשבוניות ספק‬ ‫‪ ‬לוגיסטיקה ‪ -‬תעודות משלוח‪ ,‬קבלת‪/‬החזרת סחורה‬ ‫‪ ‬ייצור ‪ -‬דיווחי ייצור‪ ,‬העברה מרצפת הייצור לקבלן משנה‬ ‫‪ ‬ניהול מלאי ‪ -‬העברה בין מחסנים‪WMS ,‬‬ ‫‪ ‬שירות לקוחות ‪ -‬טיפול בקריאות שירות ומכשירים‬ ‫‪ ‬משאבי אנוש ‪ -‬גיוס עובד חדש‪ ,‬הפסקת עבודה‬ ‫‪ ‬בתי חולים ‪ -‬מעקב אחר מטופל ( ‪)Care Flow‬‬ ‫‪ ‬בנקאות ‪ -‬פתיחת חשבון‪ ,‬בקשות אשראי והלוואות‬ ‫‪ ‬ביטוח ‪ -‬פתיחת פוליסה‪ ,‬דרישה לפיצוי‬ ‫‪ ‬תוכנה ‪ -‬פיתוח תוכנה‪ ,‬בדיקות תוכנה‪QA ,‬‬ ‫‪ ‬רשויות ועיריות – בקשות לאישורים‪ ,‬ערעורי ארנונה‬ ‫יישומים וסיפורי לקוח‬ ‫ דוגמאות עם פריוריטי‬ ‫ניתוח דיווחי ייצור‬ http://bpmintro.files.wordpress.com/2012/12/manufacturing-intelligence-heb.pdf )‫ (מערכת לניהול מחסנים‬WMS ‫ניתוח תהליכי‬ http://bpmintro.files.wordpress.com/2013/01/process-mining-for-wms-heb1.pdf ‫ניתוח קריאות שירות‬ http://bpmintro.files.wordpress.com/2012/06/process-discovery.pdf ► ► ► ‫ סיפורי לקוח‬ )SAP( ‫שיפור תהליכי רכש‬ http://bpmintro.files.wordpress.com/2012/11/processmining_purchasing.pdf ‫שיפור תהליך של החזר כספי ללקוח‬ http://bpmintro.files.wordpress.com/2012/11/processmining_refund.pdf ‫ייעול הטיפול בבקשות משתמשים לשינויים במערכות מידע‬ http://bpmintro.files.wordpress.com/2012/11/processmining_changeorders.pdf ► ► ► Disco ‫ דף הבית של‬ http://fluxicon.com/disco/ Fluxicon ‫ הבלוג של‬ http://fluxicon.com/blog/ Fluxicon ‫ התוכנית האקדמית של‬ http://fluxicon.com/academic/ ‫פרטי קשר למידע נוסף ולתיאום הדגמה‪:‬‬ ‫דפנה לוי‬ ‫דוא"ל‪[email protected] :‬‬ ‫נייד ‪054-6881739 :‬‬