‫משרד ראש הממשלה ‪ -‬גנזך המדינה‬
‫מגמות‬
‫בניהול רשומות אלקטרוניות‬
‫ינואר ‪2011‬‬
‫הוכן ע"י‪ :‬גיא לוי‪ ,‬גנזך המדינה‬
‫רקע‬
‫אנו נמצאים בעידן של "התפוצצות ידע"‪.‬‬
‫ההתפתחות הטכנולוגית העצומה שחלה בעשורים האחרונים‬
‫מאפשרת לייצר ולהפיץ מידע בקלות רבה באמצעים שונים‪:‬‬
‫• דואר אלקטרוני‬
‫• אינטרנט‬
‫• הודעות ‪SMS‬‬
‫• מערכות מחשוב ייעודיות‬
‫ועוד‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫רקע‬
‫מציאות זו יוצרת אתגרים חדשים וייחודיים בתחום ניהול‬
‫הרשומות והמידע‪:‬‬
‫‪ ‬מה מוגדר כמידע שיש לשמרו (רשומה) ומה לא?‬
‫‪ ‬איך ניתן להגן על מידע על מנת שלא ילך לאיבוד כאשר קל‬
‫מאד למחוק או לשנות מסמכים?‬
‫‪ ‬איך ניתן להבטיח נגישות למידע בעולם בו טכנולוגיות‬
‫ופורמטים מתיישנים במהירות?‬
‫‪ ‬איך ניתן להבטיח ולהוכיח את מהימנות‪ ,‬ומקוריות המידע?‬
‫‪3‬‬
‫מורכבות הרשומה‬
‫הרשומות השונות מכילות בנוסף לטקסט גם סימנים‬
‫נוספים‬
‫מסמך‬
‫מסמך‬
‫‪Word‬‬
‫ נספחים‬‫‪ -‬נוסחאות‬
‫‪Excel‬‬
‫הודעת‬
‫דואר‬
‫אלקטרוני‬
‫ מעטפת‬‫ מסר‬‫‪ -‬צרופות‬
‫סרט‬
‫ גיליונות‬‫ נוסחאות‬‫‪ -‬מאקרו‬
‫ שכבות‬‫‪ -‬תרגום‬
‫‪4‬‬
‫בעולם בו הטכנולוגיות והפורמטים משתנים‬
‫במהירות‪ ,‬על הארגונים ובפרט על הגופים‬
‫המופקדים על ניהול רשומות בארגונים וגניזתן‪,‬‬
‫להבטיח שרשומה תהיה "זהה"‪ ,‬ככל הניתן למקור‬
‫גם בחלוף מספר שנים‪.‬‬
‫דבר המצריך היערכות ארגונית לאחסון‪,‬‬
‫שימור ושיקום חומרים ארכיונים‪ ,‬בכך‬
‫להפחית את הנזק לאותם חומרים‬
‫‪Word‬‬
‫‪95‬‬
‫‪97‬‬
‫‪2000‬‬
‫‪2003‬‬
‫‪2007‬‬
‫‪5‬‬
‫הנחיות לטיפול בחומר ארכיוני‬
‫מסמך ההנחיות תקף עד להסדרת ניהול כל החומרים הארכיונים‬
‫במערכת אלקטרונית לניהול רשומות בכל מוסדות המדינה‪.‬‬
‫ההנחיות מסדירות את אופן שימור ושמירת החומר הארכיוני‪,‬‬
‫ומכינות את התשתית להסבת החומר למערכת ממוחשבת‪.‬‬
‫מאחר וכיום אין אחידות באופי‪ ,‬בשיטה ובטכנולוגיה של ניהול‬
‫חומר ארכיוני‪ ,‬הנחיות הגנזך מותאמות לשיטת הניהול‬
‫ומתייחסות ל‪:‬‬
‫• תיוק בתיקיות ‪Windows‬‬
‫• טיפול בדואר אלקטרוני‬
‫• טיפול בחומר ארכיוני פיזי‬
‫• טיפול בחומר אלקטרוני‬
‫גנזך המדינה קבע את תאריך היעד ‪ 1‬בינואר ‪ 2016‬לתחילת‬
‫עבודת כל משרדי הממשלה במערכת לניהול רשומות‬
‫אלקטרוניות העומדת בדרישות גנזך המדינה‪.‬‬
‫גנזך המדינה הכין הנחיות המסדירות את תהליך הטיפול בחומר‬
‫ארכיוני‪.‬‬
‫‪6‬‬
‫הנחיות לטיפול בחומר ארכיוני‬
‫מסמך ההנחיות מסדיר בשלב ראשון את הטיפול‬
‫בחומרים הארכיונים הבאים‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫מסמכים‬
‫תמונות אלקטרוניות‬
‫דואר אלקטרוני‬
‫תצלומים‬
‫תשלילים ושקופיות‬
‫אמצעים מגנטיים ואופטים‬
‫סרטי קולנוע‬
‫תקליטים‬
‫מיקרו פילם ומיקרו פיש‬
‫‪7‬‬
‫הנחיות טיפול בחומר ארכיוני‬
‫מסמך ההנחיות כולל מספר שלבים לטיפול בחומר‬
‫ארכיוני‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫רישום וארגון החומר‬
‫אריזה ואחסון‬
‫תנאים סביבתיים לאחסון‬
‫שימור אקטיבי(שיקום‪ ,‬שימור ותחזוקה לאורך זמן)‬
‫גיבוי ושרידות המקור‬
‫סילוק (ביעור או הפקדה)‬
‫‪8‬‬
9