ספר הדרכה - אופיס אדמין
ב"ה אופיס אדמין Office Admin גירסה ...1 מערכת להפקת מסמכים חשבונאיים דוחות ועוד... 1 תוכן העניינים לקוח חדש פתיחת חברה חדשה 4 ............................................................................................................................. הגדרות חברה בכניסה הראשונה 5 ........................................................................................................... רישום והתקנת רשיון לתוכנת אופיס אדמין 02 ........................................................................................ שינויים ועדכונים שינוי הגדרות חברה 44 ........................................................................................................................... עדכון והורדת גירסה 44 .......................................................................................................................... הפקת מסמכים הפקת חשבונית 02 .................................................................................................................................. הפקת קבלה 01 ...................................................................................................................................... הפקת חשבונית קבלה 31 ........................................................................................................................ הפקת חשבונית זיכוי 40 ......................................................................................................................... הפקת מסמך אחר 40 .............................................................................................................................. הזנת שדות במסמכים 40 ........................................................................................................................ הפקת קבלה עם ניכוי מס מקור 05 .......................................................................................................... הפקת חשבונית על חודש קודם 20 ........................................................................................................... טיפול במסמכים סגירת מסמכים 02 ................................................................................................................................. שליחת מסמכים במייל04 ....................................................................................................................... שנוי מספרי מסמכים 13 ......................................................................................................................... ביטול מסמך שהופק 12 .......................................................................................................................... גיבוי נתונים שחזור נתונים מגיבוי10 .......................................................................................................................... גיבוי נתונים 15 ...................................................................................................................................... הדפסת מסמכים מספר העתקים להדפסה52 ..................................................................................................................... הדפסת העתק למסמך 33 ........................................................................................................................ הדפסת מקור למסמך שנשמר ולא הודפס 32 ............................................................................................ הגדרת שדות להדפסה 44 ........................................................................................................................ הדפסת מספר רב של מסמכים יחד 020 ................................................................................................... הדפסת מדבקות מדבקות מחירון 004 ............................................................................................................................... מדבקות לקוחות 001 .............................................................................................................................. מדבקות פרטי החברה 000 ...................................................................................................................... הוצאת דוחות דוח מע"מ22 .......................................................................................................................................... דוח מסמכים 22 ..................................................................................................................................... דוח לקוחות021 ..................................................................................................................................... דו"ח פריטים-מחירון 022 ....................................................................................................................... 2 הוצאות סוגי הוצאות52 ...................................................................................................................................... ניהול הוצאות 21 .................................................................................................................................... שונות מחירון 24 .............................................................................................................................................. הוספת לוגו למסמך 45 ............................................................................................................................ הוספת חתימה סרוקה למסמך 21 ........................................................................................................... יצוא לחשבשבת 51 ................................................................................................................................. תשלום למע"מ 005 ................................................................................................................................. פתרון בעיות כיתוב התוכנה בג'בריש 22 ...................................................................................................................... העברת התוכנה ממחשב למחשב 20 ......................................................................................................... 3 פתיחת חברה חדשה על מנת לפתוח חברה חדשה באופיס אדמין לחצו על האייקון של אופיס אדמין ובמסך הראשון שיפתח (מסך החברות) לחצו על הכפתור "פתיחת חברה חדשה" הזינו את שם החברה בחלונית שתיפתח ולאחר מכן לחצו על כפתור "כניסה" כפי שמופיע בצילום המסך הבא (אין צורך למלא את השדה סיסמא): בהצלחה! 4 הגדרות חברה בכניסה הראשונה כדי להזין את נתוני העסק שלכם לחצו על הכפתור “הגדרות” כפי שמופיע בצילום הבא: יפתח המסך הבא בו עליכם להזין נתונים כגון :שם העסק ,כתובת ,ישוב ,מספר עוסק מורשה ,טלפונים וכו. 5 לחצו על הכפתור "פרטים נוספים". במסך זה תוכלו לבחור :האם להציג את רשימת השיקים/אשראי שהגיע מועד הפקדתם בעת כניסה לתוכנה. האם לבצע גיבוי אוטומטי ביציאה מהתכנה. סוג התצוגה של הלקוחות במסך הראשי -הוספת שדות לנוחותכם. כעת לחצו על לשונית "מסמכים חשבונאיים". 6 לחצו על "מספרי אסמכתא". במסך זה הזינו את מספר החשבונית קבלה הראשון ,מספר החשבונית ,הקבלה הראשונים .הזינו את המספר לפני התחלת הפקת המסמכים מאחר ולאחר שתתחילו להפיק את המסמכים מבלי לתת מספר ,אופיס אדמין תבחר במספר ברירת המחדל שקיים במערכת. שימו לב :על המספר להיות בין 4ספרות לפחות כאשר הספרה הראשונה שונה מאפס. בלשוניות המסומנות במסך הבא תוכל להגדיר הגדרות נוספות שקיימות במערכת עבור המסמכים שלכם. 7 כעת לחצו על "מטבע חוץ" כפי שמופיע בצילום המסך הבא: במסך הבא תוכלו להזין את ערכי המטבעות לתוכנת אופיס אדמין. 8 כעת לחצו על "הנהלת חשבונות" לחצו על "הגדרות הנהלת חשבונות " במסך זה הזינו את מספרי החשבונות של הנהלת חשבונות כך שיתאימו לחשבשבת. בהצלחה! 9 הפקת חשבונית על מנת להפיק חשבונית ,סמנו עם העכבר את הלקוח לו מעוניינים להפיק את החשבונית ולחצו על "חשבונית" כפי שמופיע בצילום הבא: 11 יפתח מסך החשבונית .לחצו על "קליטה" כפי שמופיע בצילום הבא: יפתח המסך הבא: מלאו את נתוני הפריט. במסך זה באפשרותכם לבחור בפריט מהמחירון ע"י לחיצה על התיקיה הצהובה או להקליד ידנית את הפריט. הכפתור "חלץ מע"מ" יגרום לכך שסכום הפריט יהיה כולל מע"מ. לאחר הזנת כל הפרטים לשורה זו לחצו על "אישור" והפרטים יופיעו בגוף החשבונית. 11 במידה ומעוניינים לקלוט שורה נוספת בחשבונית חזרו שוב על הפעולה ע"י לחיצה על "קליטה" שוב. לאחר שסיימתם להקליד את כל הנתונים של החשבונית לחצו על: "שמירה ללא הדפסה" על מנת לשמור ולהדפיס את החשבונית במועד מאוחר יותר . "שמירה והדפסה" על מנת להפיק את החשבונית במקום.שימו לב :לאחר לחיצה על "שמירה" לא יהיה ניתן לקלוט פריטים נוספים לחשבונית. בהצלחה! 12 הפקת קבלה על מנת להפיק קבלה לחצו על כפתור "קבלה" במסך הראשי של אופיס אדמין או לחצו על "מסמכים" בסרגל הכלים ובתת בתפריט על "קבלה". 13 כעת לחצו על "קליטה" על מנת להזין את התשלום כפי שמופיע בצילום המסך הבא: לאחר הלחיצה על כפתור זה בחרו בסוג האמצעי תשלום ,סכום ,תאריך פרעון וכו. לאחר סיום הזנת הנתונים לחצו על הכפתור "שמירה ללא הדפסה" או "שמירה והדפסה". בהצלחה! 14 הפקת קבלה עם ניכוי מס מקור כדי להפיק קבלה עם ניכוי מס מקור ראשית עדכנו את אחוז מס המקור והתאריך בהגדרות החברה .לחצו על כפתור "הגדרות" במסך הראשי. כעת לחצו על לשונית "מסמכים חשבונאיים" כפי שמופיע בצילום המסך הבא: 15 ולאחר מכן לחצו על הכפתור "מספרי אסמכתא" . במסך שנפתח עדכנו את שני השדות" :אחוז מס מקור" ותאריך פג תוקף למס מקור" ולאחר מכן לחצו על "אישור". השלב הבא הוא עדכון מס המקור בכרטיס הלקוח. סמנו עם העכבר את הלקוח לו אתם צריכים להפיק קבלה עם מס מקור ולחצו על "עדכון" . 16 לחצו על הלשונית "פרטים חשבונאיים" .יפתח המסך הבא: במסך זה סמנו ב Vאת הריבוע הקטן בשדה "חשב מס מקור". לחצו על אישור לשמירת השינויים. לאחר שביצעתם את הפעולות הללו תוכלו להפיק ללקוח הזה קבלה עם ניכוי מס מקור. פתחו את הקבלה וראו את הכפתור שהתווסף כתוצאה מסימון המס מקור בכרטיס הלקוח. לחצו על הכפתור "חישוב מס מקור" בקבלה כדי לפתוח את מסך הניכוי. 17 יפתח המסך הבא: בשדה הראשון מופיע הסכום שהלקוח חוייב בחשבונית. בשדה השני מופיע אחוז מס המקור שיש להוריד ללקוח. השדה השלישי מציין מה הסכום של המס מקור לקבלה זו והשדה הרביעי מציין כמה הלקוח צריך לשלם בפועל ,שזה סכום החשבונית פחות סכום המס במקור. לחצו על "אישור" . הנתונים עברו לשדות המסומנים בעיגול בצילום המסך הבא: כעת קלטו את התשלום מהלקוח לפי הסכום שנשאר מהחשבונית, הסכום שמופיע בשיק /העברה /המזומן (ובדוגמא הנוכחית תשלום על סך )₪ 081 18 כעת תראו שסך כל הקבלה עומד על ,₪ .111 סכום המורכב מ: ₪ 081תשלום של הלקוח ע"י העברה בנקאית ₪ 01מס מקור של 0% סה"כ הקבלה ₪ .111 :סכום השווה לסכום בו חויב הלקוח בחשבונית ,מצ"ב צילום מסך: בהצלחה! 19 רישום והתקנת רשיון לתוכנת אופיס אדמין כדי לקבל רשיון מחברת אופיס אדמין שלחו אלינו את פרטי הרישום של החברה שלכם. על מנת לעשות זאת לחצו על "אחזקה" >-רישום אופיס אדמין כפי שמופיע בצילום המסך הבא: 21 יפתח מסך הרישום בו הזינו באותיות גדולות באנגלית את שם המשתמש (זה שעובד על התוכנה) ואת שם החברה. שם המשתמש יורכב משם משפחה +שם פרטי .לאחר מילוי הפרטים לחצו על הכפתור "שלח את פרטי הרישום במייל לחברת אופיס אדמין" .כפי שמופיע בצילום המסך הבא: לאחר שלחצתם על הכפתור יפתח חלון באוטלוק ששורת הנושא תכיל את הפרטים הבאים: user:MOSHE MOSHE company:ISRAEL key:V7GR-FPFD-XHNF-X3WC V:11.7.0.14 Vis: Yes כמובן שהפרטים שלכם יופיעו בשורה הזו. את המייל הזה שלחו אלינו. אם אתם מעוניינים לשלוח אלינו את פרטי הרישום בפקס לחצו על הכפתור השני "הדפס את פרטי הרישום ושלח בפקס" .מספר הפקס מופיע על גבי הד המודפס. במידה ואין לכם אוטלוק או שאתם מעוניינים לשלוח את פרטי הרישום בדרך אחרת כדוגמאת GMAILלחצו על הכפתור השלישי "העתק את פרטי הרישום לזכרון" .לחיצה על כפתור זה תביא את ההודעה הבאה: פיתחו מייל חדש ולחצו על "הדבק" בשורת הנושא. כל הפרטים אמורים להופיע בשורת הנושא. לאחר שהפרטים יגיעו אלינו אנחנו נכין לכם רשיון ונשלח אותו אליכם. 21 לאחר שהרשיון יגיע אליכם ,העתיקו עם העכבר את שורת הקוד מתוכן המייל ראו דוגמא למייל שמגיע עם רשיון: 22 לאחר שהעתקתם את שורת הקוד עם הרישיון היכנסו לאופיס אדמין שוב למסך הרישום וסמנו את הריבוע הקטן בצד שמאל של המסך: 23 אין צורך למלא שוב את שם המשתמש והחברה. לאחר לחיצה על הריבוע הקטן תאפשר את סעיפים מס' 3ו 4כפי שמופיע בצילום המסך הבא: 24 לחצו על כפתור הדבק בסעיף מס' 3ולאחר מכן על כפתור "התקנת רשיון" ההודעה הבאה מסמלת לנו שההתקנה הצליחה: במידה ומקבלת הודעה שההתקנה נכשלה בדקו את הדברים הבאים: ..שהתאריך של המחשב שלכם מתאים לתאריך של היום. .0שאתם מתקינים את הרשיון במחשב ממנו שלחתם את פרטי הרישום. .3שהעתקתם את הקוד במלואו. במידה וכל האפשרויות הן כן שלחו אלינו מייל לתמיכה ונשמח לעזור. בהצלחה! 25 סגירת מסמכים על מנת לסגור מסמכים יש לפעול לפי ההנחיות הבאות: הכנסו לאופיס אדמין למסך הראשי וסמנו עם העכבר את הלקוח הרצוי .לאחר מכן לחצו על "דף חשבון" כפי שמסומן בסגול בצילום שלפניכם: לאחר שתלחצו על כפתור "דף חשבון" יפתח מסך עם כל המסמכים של הלקוח .לחצו על "סגירת מסמכים" 26 יפתח מסך של סגירת מסמכים. בחרו את סוג הסגירה "סגירת חשבוניות עסקה/חשבון ”...כפי שמסומן בצילום בסגול .כך תוכלו לסגור חשבונית עסקה מול קבלה. בהצלחה! 27 שליחת מסמכים במייל סמנו את הלקוח הרצוי עם העכבר ולחצו על "דף חשבון" כפי שמופיע בצילום המסך: יפתח מסך עם כל המסמכים של הלקוח. בחרו במסמך הרצוי עם העכבר ולחצו על "הדפסת העתק" כפי שמופיע בעיגול הסגול. 28 לחצו על החץ הקטן שבמסך שיפתח לאחר הלחיצה על "הדפסת העתק". ובחרו באפשרות המופיעה במסך – " PDFהעתק בלבד". סמנו את הריבוע הקטן – "שלח את המסמך במייל". 29 ולחצו על אישור. לאחר לחיצה על מקש האישור יפתח המייל באוטלוק כאשר העתק המסמך מצורף אליו בהצלחה! 31 שחזור נתונים מגיבוי כנסו לחברה אליה ברצונכם להחזיר את הנתונים. במסך הראשי לחצו על "תפריט אחזקה" ומשם על תת תפריט "החזרת נתונים". יפתח המסך הבא: ..אם ברצונכם להחזיר גיבוי מספריית הגיבוי האוטומטי סמנו את הריבוע הקטן כמו במסך הבא. 31 .0אם ברצונכם להחזיר גיבוי מספריית גיבויים אישיים לחצו על סמל התיקיה בצד שמאל. סמנו את התיקיה בה גיביתם את הנתונים ,ולחצו על אישור. 32 כעת תופיע רשימת הגיבויים .סמנו את הגיבוי הרצוי 33 לחיצה על הכפתור "החזר גיבוי" תחזיר את נתוני החברה בהצלחה! 34 גיבוי נתונים במסך הראשי לחצו על "תפריט אחזקה" ומשם על תת תפריט "גבוי נתונים". יפתח החלון הבא: לחצו על סמל התיקיה בצד שמאל. 35 סמנו את התיקיה בה ברצונכם לגבות את הנתונים ,ולחצו על אישור. כעת לחצו על גבה. המתינו שכל התהליך יסתיים . ההודעה הבאה מסמנת שהגיבוי הצליח. לחצו על אישור. בהצלחה! 36 שנוי מספרי מסמכים ניתן לשנות רק את המספר ההתחלתי של מסמך כלשהו ורק במידה שלא הופק עדיין אף מסמך. לחצו על הגדרות. בחלון הבא שהופיע לחצו על לשונית "מסמכים חשבוניים". 37 בחלון הבא שהופיע לחצו על "מספרי אסמכתא". שנו בהתאם את השדות הרלוונטים. שימו לב! שדה הצבוע באפור ,משמעותו שמסמך מסוג זה כבר הופק ,ולכן לא ניתן לשנות יותר את המספר ההתחלתי בסוג מסמך זה. בהצלחה! 38 ביטול מסמך שהופק בחרו את הלקוח לו הפקת את המסמך ולחצו על "דף חשבון". בחלון הבא שהופיע לחצו לחיצה ימנית על המסמך שברצונכם לבטל. ולחצו בתת תפריט על "ביטול מסמך". 39 כעת יופיע לכם חלון לאימות הפעולה .לחצו על אישור. המסמך המבוטל אינו נמחק מהמערכת אלא מסומן כמבוטל באדום. שימו לב! לפי הוראות מס הכנסה לא ניתן לבטל מסמך חשבונאי שהופק ,אלא יש להפיק מסמך נגדי. ולכן אם ניסיתם לבטל מסמך והופיע לכם החלון הבא ,כנראה שרציתם לבטל מסמך שהחוק אינו מאשר לבטלו. לביטול מסמך מסוג כזה יש להפיק מסמך נגדי עפ"י ההנחיות הבאות: בהצלחה! 41 הפקת מסמך הקליקו ימנית על המסך הראשי .או לחצו בתפריט ראשי על מסמכים. בתת התפריט שנפתח בחרו במסמך שברצונכם להפיק. בהצלחה! 41 הזנת שדות במסמכים לאחר שלחצתם על קליטה של מסמך עליכם למלא את כל השדות הרלוונטים לאותו מסמך. ישנם שדות שממתינים להזנת ערך. לדוגמא בשדה סכום הזינו מספר. 42 ישנם שדות מלאים שרק ממתינים לבחירה. לדוגמא בשדה סוג תשלום בחרו בסוג התשלום הנצרך לכם כרגע. ישנם שדות חובה -שלצורך מסמך מסוים חייבים למלא אותם ,ואם לא תמלאו המסמך לא ייסגר. ישנם שדות בחירה -שדות לנוחות המשתמש ,אלו שדות שלא חייבים למלא. לדוגמא במסמך "קבלה" אתם חייבים להזין סכום קבלה .אם לא הזנתם תופיע הודעת שגיאה. 43 לדוגמא במסמך "חשבונית" השדה "תאור פריט" אינו שדה חובה ,ואתם לא חייבים למלא אותו. שדה זה מיעד לנוחותכם כדי לתת את האפשרות להוספת פרטים לזיהוי הפריט. שימו לב! מלאו את השדות בשימת לב ,מילוי השדות קל ומהיר למשתמש. אל תתעלמו מההערות המופיעות ,הם נועדו למנוע בעיות מאוחר יותר. אם מופיעה לכם הערה ,קראו אותה וטפלו בבעיה. בהצלחה! 44 הוספת לוגו למסמך לחצו על הגדרות. בחלון הבא שהופיע לחצו על לשונית "מסמכים חשבוניים"">-הגדרות הדפסה למסמכים" " >-לוגו וחתימה". 45 לחצו על סמל התיקיה בצד כדי לייבא את האיקון .מצאו את האיקון במסך שנפתח ,ולחצו על "."OPEN סמנו האם לכווץ את הלוגו למידות המוגדרות. שימו לב: הלוגו צריך להיות בדיוק במידות המצורפות: רוחב404 : גובה80 : או רוחב.448 : גובה.48 : או רוחב0.40 : גובה064 : וכן שמפיקסל .עד פיקסל .64מוצגים פרטים הקשורים למסמך (ע.מ / .תאריך /שעה) לכן חשוב שבטווח פיקסלים זה ,לא יהיה כלום או שיהיה צבע בהיר. 46 "בהגדרות כלליות" סמנו את האופציות הנוספות לעיצוב המסמכים שלכם. לחצו על אישור. בהצלחה! 47 שינוי הגדרות חברה לחצו על הגדרות. בחלון שנפתח תוכלו לשנות את הגדרות החברה שלכם. 48 שימו לב! פרטים נוספים תמצאו בקובץ עזרה שלנו ב "הגדרות חברה בכניסה ראשונה". בהצלחה! 49 מספר העתקים להדפסה לחצו על הגדרות. לחצו על מסמכים חשבוניים. 51 51 לחצו על הגדרות הדפסה. הקליקו את מספר העתקים שברצונכם להדפיס לכל מסמך כבררת מחדל. לחצו על אישור. בהצלחה! 52 יצוא לחשבשבת ראשית יש להגדיר הגדרות באופן חד פעמי לחצו על הגדרות. בחלון הבא שהופיע לחצו על לשונית "הנהלת חשבונות". 53 לחצו על " הגדרת חשבונות להנה"ח ". בהתייעצות עם הגורם החשבונאי שלכם (למשל רו"ח) מלאו את כל השדות הרלוונטיים ,ועדכנו את השאר במידת הצורך. בסיום לחצו על אישור ,כדי לחזור למסך הראשי. במסך הראשי לחצו על תפריט :הנה"ח ,ותת תפריט :יצוא לחשבשבת. 54 במסך הבא לחצו על "מעקב פעולות ייצוא שונות" כדי לבדוק אילו פעולות ייצוא כבר עשיתם כדי למנוע כפילויות. לאחר שוידאתם חיזרו ללשונית" :רשימת תנועות לייצוא" 55 סמנו את המסמכים אותם ברצונכם לייצא ,והזינו את טווח התאריכים המבוקש. לחצו על " אתר תנועות לייצוא". לחצו על :פרוס הכל על מנת שתוכלו לראות את תוכן הרשומות שקיבלתם 56 וודאו שאין רשומות באדום .רשומות בצבע אדום מראות על בעיה כלשהי .ניתן לפנות לתמיכה ,אך ראשית וודאו שאכן במסך ההגדרות מלאתם את כל השדות הרלוונטיים כפי שמוסבר למעלה. לאחר שווידאתם שהכל תקין ,לחצו על "ייצוא לחשבשבת". יפתח מסך לשמירת קובץ הייצוא .בחרו את התיקייה אליה ברצונכם לייצא את הקובץ ,ולחצו על" :יצא לקובץ" . 57 כעת לחצו על אישור. בהצלחה! 58 סוגי הוצאות לפני קליטת ההוצאות בפעם הראשונה במערכת בדקו את כל סוגי ההוצאות הקיימים במערכת האם הם מתאימים לעסק שלכם ,לשם כך כדאי להתייעץ עם היועץ החשבונאי שלכם. לחצו על הוצאות . לחצו על סוגי הוצאות. 59 עבור כל סוג ההוצאה הרלוונטי לעסק שלכם כדאי לבדוק האם האחוז המוכר למע"מ מתאים ,וזאת ע"י לחיצה כפולה על סוג ההוצאה ,או לחיצה על עידכון. 61 שימו לב בעדכון או הוספה לשדה אחוז מע"מ מוכר להוצאה .במידה והכול מוכר רשמו .4%במידה ורק חלק מוכר רשמו את החלק היחסי ,כמו כן יש להגדיר האם סוג ההוצאה מוגדר כהוצאה רגילה או כציוד ונכסים קבועים. במידה ויש סוג הוצאה שאתם משתמשים בו שאינו קיים במערכת ,לחצו על קליטה. מלאו את כל השדות ולסיום לחצו על אישור. 61 בהצלחה! 62 ניהול הוצאות לחצו על הוצאות . לחצו על קליטת הוצאה. 63 מלאו את השדות הרצויים. שימו לב לתאריך ההוצאה למע" מ שזהו התאריך הקובע באיזה טווח תאריכים ההוצאה תוגדר עבור דיווח מע"מ. שיוך הוצאה לסוג ההוצאה המתאים ,תזין עבורכם אוטומטית במערכת את אחוז המע"מ שאושר ,מתוך מה שהגדרתם בסוג ההוצאה ,וכן תאפשר לעקוב בדוחות אחרי ההוצאות ממוינים לסוגי ההוצאות השונים. 64 ניתן למיין עפ"י הקטגוריות השונות ,ע"י גרירת הכותרת כלפי מעלה. 65 בסיום הגרירה ההוצאות ימוינו על פי גרירתכם. עבור הוצאה שמופיעה בקביעות כל חודש ,ניתן לכפול אותה מחודש קודם עם תאריך של היום במקום לקלוט אותה שנית. 66 בהצלחה! 67 מחירון לחצו על "מחירון" . לחצו על קליטה כדי לקלוט פריט למחירון. 68 מלאו את כל הפרטים הנצרכים. לכל פריט תוכלו לקלוט עד 4מחירים ואח"כ לשייך לכל לקוח קבוצת מחירון. כדי לשייך לקוח לקבוצת מחירון עדכנו זאת בכרטיס הלקוח בלשונית "פרטים נוספים". כאשר תקלטו פריט לתוך חשבונית ( או כל מסמך אחר) מתוך המחירון עבור הלקוח ,המערכת תיקח אוטומטית את המחיר מהמחירון שאליו הלקוח משוייך. 69 מספר המחירון אליו משוייך הלקוח יופיע במסך בצד שמאל של המסמך. כדי לקלוט פריט מתוך המחירון לחצו על קליטה. ב מסך קליטת שורה לחצו על אייקון הכרטסת שבשמאל כדי להגיע למחירון. 71 סמנו את הפריט הרצוי ,ולחצו עליו לחיצה כפולה או לחצו על אישור. כל פרטי הפריט הועתקו לחשבונית כל מה שיישאר לעשות זה לשנות את הכמות או לחלץ מע"מ במידת הצורך. 71 בהצלחה! 72 הפקת חשבונית קבלה על מנת להפיק חשבונית קבלה ,סמנו עם העכבר את הלקוח לו מעוניינים להפיק את החשבונית ולחצו על "חש' קבלה" 73 יפתח מסך החשבונית קבלה .לחצו על "קליטה" כפי שמופיע בצילום הבא: יפתח המסך הבא: מלאו את נתוני הפריט. במסך זה באפשרותכם לבחור בפריט מהמחירון ע"י לחיצה על התיקיה הצהובה או להקליד ידנית את הפריט. הכפתור "חלץ מע"מ" יגרום לכך שסכום הפריט יהיה כולל מע"מ. לאחר הזנת כל הפרטים לשורה זו לחצו על "אישור" והפרטים יופיעו בגוף החשבונית. 74 במידה ומעוניינים לקלוט שורה נוספת בחשבונית חזרו שוב על הפעולה ע"י לחיצה על "קליטה" שוב. לאחר שסיימתם להקליד את כל הפריטים של החשבונית לחצו על הלשונית תקבולים: כעת לחצו על "קליטה" על מנת להזין את התשלום כפי שמופיע בצילום המסך הבא: 75 לאחר הלחיצה על כפתור זה בחרו בסוג האמצעי תשלום ,סכום ,תאריך פרעון וכו. לאחר סיום הזנת הנתונים לחצו על הכפתור "שמירה ללא הדפסה" או "שמירה והדפסה". בהצלחה! 76 הדפסת העתק למסמך על מנת להדפיס העתק למסמך שהופק בעבר ,סמנו עם העכבר את הלקוח ,ולחצו על "דף חשבון" . סמנו את המסמך לו אתם רוצים להדפיס את העתק ,ולחצו על הדפסת העתק. 77 סמנו את המדפסת הרצויה. בחרו מספר העתקים להדפסה ולחצו על אישור. בהצלחה! 78 הדפסת מקור למסמך שנשמר ולא הודפס על מנת להדפיס מקור למסמך שהופק בעבר ולא הודפס ,סמנו עם העכבר את הלקוח ,ולחצו על "דף חשבון" . סמנו את המסמך אותו אתם רוצים להדפיס ,ולחצו על הדפסת העתק. 79 כעת סמנו Vכדי להדפיס מקור. תוכלו לבחור גם מספר העתקים להדפסה. סמנו את המדפסת הרצויה .ולחצו על אישור. בהצלחה! 81 הפקת חשבונית זיכוי סמנו עם העכבר את הלקוח לו מעוניינים להפיק את המסמך ולחצו על מסמכים>-חשבונית מס זיכוי. 81 יפתח מסך החשבונית זיכוי .לחצו על "העתקת מסמכים" כפי שמופיע בצילום הבא: יפתח המסך הבא ,בו מופיע כל המסמכים של הלקוח: סמנו ב Vאת הפריטים מהחשבונית שאותה רוצים לבטל ,ולחצו על "אישור" והפרטים יופיעו בגוף החשבונית. מומלץ לכתוב בהערות 82 לחצו על: "שמירה ללא הדפסה" על מנת לשמור ולהדפיס את החשבונית במועד מאוחר יותר . "שמירה והדפסה" על מנת להפיק את החשבונית במקום.בהצלחה! 83 עדכון והורדת גירסה כנסו לאתר של אופיס אדמין www.oadmin.co.ilולחצו על הורדת תוכנה. או לחצו על הקישור המצורף http://www.oadmin.co.il/Downloads.aspx הקליקו על המילים "לחצו כאן להורדת גירסה מעודכנת של תוכנת אופיס אדמין להפקת חשבוניות וניהול העסק " ** עדכון הגירסה מעדכן את התוכנה בלבד ולא נוגע בנתונים שבתוכנה. לחצו על .Runואח"כ לחצו על .next 84 סמנו את .I acceptולחצו על .next שוב Next 85 עכשיו Install יש להמתין עד שההתקנה תסתיים. 86 ולחצו על סיום. בהצלחה! 87 הגדרת שדות להדפסה כדי להגדיר אילו שדות להדפיס בחשבונית ואת הכותרות ,לחצו על הכפתור “הגדרות” כפי שמופיע בצילום הבא: לחצו על מסמכים חשבונאיים >-הגדרות הדפסה למסמכים>-מסמך פריטים. סמנו Vעבור כל שדה שאתם מעוניינים שיופיע והגדירו לו כותרת .בחרו צבעים לשדות ולכותרת. לחצו על אישור. 88 בהצלחה! 89 כיתוב התוכנה בג'בריש הגדירו את שפת ברירת מחדל של המחשב לעברית. כנסו ללוח הבקרה control panel - לחצו על "שנה שפת תצוגה" ."change display language" - בחלון שנפתח לחצו בלשונית ניהולי – " "administrativeעל הכפתור שינוי אזור המערכת – " ."change system locale 91 שנו את השפה לעברית ולחצו על אישור. בהצלחה! 91 הפקת חשבונית על חודש קודם בהנחה שעדיין לא הופקה חשבונית בתאריך מתקדם מהתאריך שבו אתם רוצים להפיק את החשבונית. כנסו לתוכנה במסך רשימת חברות עם תאריך עבודה של החודש הקודם. כדי להגיע למסך רשימת החברות מתוך התוכנה לחצו על קובץ >-רשימת חברות. שנו את תאריך העבודה של אופיס אדמין. שימו לב :אין לשנות בשום אופן את התאריך של המחשב. בהצלחה! 92 העברת התוכנה ממחשב למחשב בצעו גיבוי במחשב הישן .ראו גיבוי נתונים בדף זה. הורידו מהאינטרנט את הדמו למחשב החדש ,ראה עדכון גירסה בדף זה. פתחו חברה חדשה ,ראו פתיחת חברה חדשה בדף זה. יש להעלות את הנתונים שגובו מהמחשב הישן על המחשב החדש ,ראו שחזור נתונים מגיבוי בדף זה. המלצה :לפני גיבוי הנתונים לבדוק מה המסמך האחרון שהופק מהמחשב שעליו מותקנת אופיס אדמין ולאחר שמעלים את הגיבוי למחשב החדש לבדוק שאכן המספר האחרון במחשב החדש זהה לזה שהופק במחשב הישן .במידה והמספר לא מתאים -העלתם גיבוי ישן ויש להעלות גיבוי עדכני יותר . שלחו אלינו את פרטי הרישום על מנת לקבל רישיון ,ראו רישום והתקנת רשיון לתוכנת אופיס אדמין בדף זה. בהצלחה! 93 הוספת חתימה סרוקה למסמך לחצו על הגדרות. בחלון הבא שהופיע לחצו על לשונית "מסמכים חשבוניים"">-הגדרות הדפסה למסמכים" " >-לוגו וחתימה". 94 לחצו על סמל התיקייה בצד כדי לייבא את החתימה הסרוקה .מצאו את החתימה במסך שנפתח ,ולחצו על "."OPEN שימו לב :החתימה צריכה להיות בדיוק במידות המצורפות: רוחב051 : גובה41 : בהצלחה! 95 דו"ח מע"מ ראשית יש להגדיר את תקופת הדיווח למע"מ. לחצו על הגדרות. בחרו את תקופת הדיווח. 96 לחצו על דוחות>-דו"ח מע"מ. בחרו את טווח של התאריכים לדו"ח ,כבררת מחדל דו"ח מע"מ בוחר את תקופת המע"מ הנוכחית. לחצו על דו"ח מע"מ מרוכז. בטופס תשלום מע"מ קיימים מספר שדות: תקופת הדיווח :התקופה שאליה מתייחס הדוח ,יש לוודא שאכן בחרתם תאריכים נכונים בתוכנת אופיס אדמין עסקאות חייבות :סכום כל חשבוניות המס שהיה בהן מע"מ (הסכום שמופיע הוא סכום החשבוניות ללא המע"מ שבהן) עסקאות פטורות :סכום כל חשבוניות המס שהופקו עם מע"מ 1דהיינו ללא מע"מ המס על העסקאות :סכום המע"מ שהצטבר מכל החשבוניות שהיה בהן מע"מ מס תשומות על ציוד ונכסים קבועים :סכום המע" מ שהצטבר מכל ההוצאות שסוג ההוצאה שלהן מאופיין כציוד ונכסים קבועים מס על תשומות אחרות :סכום המע" מ שהצטבר מכל ההוצאות שסוג ההוצאה שלהן מאופיין כהוצאה רגילה 97 הסכום לתשלום :סה"כ מע"מ לתשלום -זהו הסכום שיש לשלם למע"מ כדי לשלם ראו תשלום מע"מ בדף זה. 98 דו"ח מסמכים לחצו על דו"חות>-דו"חות מסמכים>-לחצו על אחד מסוגי המסמכים. בסוג מסמך תוכלו לציין סוג אחד של מסמך או דו"ח עבור כל סוגי המסמכים יחד. 99 תוכלו לסנן את התוצאה עבור לקוח או תאריכים מסוימים וכו ,תוכלו לציין האם להציג מסמכים מבוטלים או לא. לחצו על "אתר נתונים" ,כעת הנתונים יוצגו ותוכלו לבצע מספר פעולות כגו' הדפסה ,יצוא לאקסל ,צפיה וכו' 111 הכפתור "נקה שדות" מאפשר לכם לנקות את השדות סינון ולסנן ולאתר מחדש. בהצלחה! 111 הדפסת מספר רב של מסמכים יחד הפיקו דו"ח מסמכים עבור המסמכים שברצונכם להדפיס .ראו דו"ח מסמכים בדף זה. לאחר שלחצתם על אתר נתונים והופיעו לכם כל המסמכים הדרושים ,לחצו על הדפסת עותקי מסמכים. כעת הגדירו את אפשרויות ההדפסה ולחצו על אישור. בהצלחה! 112 דו"ח לקוחות לחצו על דו"חות>-דו"חות לקוחות 113 תוכלו לסנן את התוצאה עבור לקוח או תאריכים קליטה מסוימים ,תוכלו לציין האם להציג לקוחות פעילים או כולם וכו' 114 תוכלו לסנן לפי יתרה של לקוח לקוחות בחובה ולקוחות שבזכות וכן מסכום עד סכום מסוים וכו' 115 לחצו על הכפתור הקטן ,ותוכלו לבחור איזה שדות חשובים לכם עבור הדו"ח. 116 לחצו על אתר נתונים ,הנתונים יופיעו בחלון ,תוכלו לראות למטה את מספר הרשומות שקיבלתם ,כעת תוכלו לבצע מספר פעולות שונות על הנתונים כמו יצוא לאקסל הדפסה הפצת מיילים והדפסת מדבקות ועוד. 117 תוכלו ללחוץ על נקה שדות ולסנן ולאתר מחדש. בהצלחה! 118 דו"ח פריטים לחצו על דו"חות>-דו"חות פריטים 119 תוכלו לסנן את התוצאה עבור קבוצה או קוד ,לחצו על אתר נתונים. 111 לחצו על אתר נתונים ,הנתונים יופיעו בחלון ,תוכלו לראות למטה את מספר הרשומות שקיבלתם ,כעת תוכלו לבצע מספר פעולות שונות על הנתונים כמו יצוא לאקסל הדפסה הפצת מיילים והדפסת מדבקות ועוד. 111 תוכלו ללחוץ על נקה שדות ולסנן ולאתר מחדש. בהצלחה! 112 הדפסת מדבקות רשימת לקוחות הפיקו דו"ח לקוחות .ראו דו"ח לקוחות בדף זה. לאחר שהופיעו הנתונים המבוקשים ,לחצו על הדפסת מדבקות. 113 יש לבחור את תוכן המדבקה. לחצו על "טען את נתוני המדבקות". 114 בלשונית "סינון רשימת המדבקות" תוכלו לסמן לאיזה פריטים תרצו להפיק מדבקות. עברו ללשונית הבאה ע"י לחיצה על "הבא" או ע"י לחיצה על הלשונית "הפקת המדבקות (הדפסה)" . 115 הגדירו את מאפייני הדפסת המדבקות .תוכלו תמיד ללחוץ על "שחזר ערכי ברירת מחדל" לאיפוס ההגדרות. על מנת לבדוק האם הגדרתם נכון תוכלו להדפיס דף כיול למדפסת או למסך. 116 אחרי שהגדרתם את גודל המדבקות לחצו על "הפק מדבקות" ,תוכלו להפיק את המדבקות למדפסת או למסך. דף המדבקות. בהצלחה! 117 הדפסת מדבקות מחירון הפיקו דו"ח פריטים .ראו דו"ח פריטים בדף זה. לאחר שהופיעו הנתונים המבוקשים ,לחצו על הדפסת מדבקות. לחצו על "טען את נתוני המדבקות". 118 בלשונית "סינון רשימת המדבקות" תוכלו לסמן לאיזה פריטים תרצו להפיק מדבקות. עברו ללשונית הבאה ע"י לחיצה על "הבא" או ע"י לחיצה על הלשונית "הפקת המדבקות (הדפסה)" . 119 הגדירו את מאפייני הדפסת המדבקות .תוכלו תמיד ללחוץ על "שחזר ערכי ברירת מחדל" לאיפוס ההגדרות. על מנת לבדוק האם הגדרתם נכון תוכלו להדפיס דף כיול למדפסת או למסך. 121 אחרי שהגדרתם את גודל המדבקות לחצו על "הפק מדבקות" ,תוכלו להפיק את המדבקות למדפסת או למסך. דף המדבקות. בהצלחה! 121 הדפסת מדבקות פרטי החברה לחצו על כלים בתפריט ראשי >-הדפסת מדבקות >-הדפסת מדבקות עם פרטי החברה. הגדירו את מאפייני הדפסת המדבקות .תוכלו תמיד ללחוץ על "שחזר ערכי ברירת מחדל" לאיפוס ההגדרות. 122 על מנת לבדוק האם הגדרתם נכון תוכלו להדפיס דף כיול למדפסת או למסך. אחרי שהגדרתם את גודל המדבקות לחצו על "הפק מדבקות" ,תוכלו להפיק את המדבקות למדפסת או למסך. 123 דף המדבקות. בהצלחה! 124 תשלום למע"מ על מנת להקל עליכם במילוי טופס המע"מ ,אופיס אדמין אוספת את כל הנתונים מההכנסות וההוצאות ומציגה כיצד צריך למלא את טופס המע" מ וכל שנשאר לכם זה רק להעתיק את הנתונים לפנקס או לטופס המילוי של מע"מ באינטרנט. עליכם להפיק דו"ח מע"מ ראו דו"ח מע"מ בעמוד זה. הסכום לתשלום :סה"כ מע"מ לתשלום -זהו הסכום שיש לשלם למע"מ כיצד מתבצע תשלום מע"מ ? שתי אפשרויות לתשלום מע"מ ..מילוי ידני של שובר התשלום ,ותשלום המע"מ בבנק. .0תשלום באתר האינטרנט של מע"מ בלינק הבא :תשלום מע"מ ניתן להכנס לאתר התשלום של מע"מ גם דרך תוכנת אופיס אדמין ,תפריט דוחות >-דוח מע"מ >-דיווחי ותשלומי מע"מ דרך האינטרנט בהצלחה! 125
© Copyright 2024